Bedrijfsplan Zelfstandige entiteit
GovUnited
CONCEPT
Datum: 26 juli 2011 Versie: 0.8.5 Redactie: R.H.W.Jagt
Inhoud 1. Inleiding 2. Context Dienstverlening & ICT Samenwerkingsverband GovUnited 3. Missie en Visie Missie Visie 4. Ambities Beheer en doorontwikkeling front- en midoffice Uitbouw e-dienstverlening gemeenten Informatiebeheer gemeenten op orde brengen Innoverend vermogen verhogen 5. Organisatie & Bestuur Samenwerkingsvorm Rechtsvorm Eigendom Zeggenschap Randvoorwaarden Organisatiestructuur 6. Financiering 7. Implementatie & Communicatie Implementatieplanning Personeel Communicatie Communicatieplanning 8. Risicomanagement
3 3 3 4 5 5 5 6 7 7 7 7 8 8 8 9 9 10 10 11 13 13 14 14 14 16
1. Inleiding GovUnited, een samenwerkingsverband van overheidsorganisaties, voert namens haar deelnemers de regie op de (gezamenlijke) ontwikkeling, implementatie en beheer van e-overheidsvoorzieningen. GovUnited is in 2006 op initiatief van zes gemeenten opgericht. In 2007 is het als zelfstandig programma ondergebracht bij Stichting ICTU. Deze stichting heeft tot doel overheidsorganisaties te ondersteunen en te faciliteren bij het ontwikkelen, introduceren en implementeren van innovatieve ICT-toepassingen. Programma's of projecten van ICTU zijn per definitie tijdelijk 1 . Bij het bereiken van de gestelde programma- of projectdoelen wordt een programma of project beëindigd, elders onder gebracht voor een structurele beheersituatie, of wordt zelfstandig een doorstart gemaakt (de oprichting van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten na afronding van het programma Egem is hier een voorbeeld van). Het programma GovUnited heeft deze zomer haar programma en projectdoel bereikt. In overleg met het bestuur, de leden (deelnemende gemeenten) en de directie van Stichting ICTU streeft GovUnited ernaar per 1 december een passende zelfstandige rechtspersoonlijkheid aan te nemen. Dit bedrijfsplan beschrijft het verzelfstandigstraject, de dienstverlening van GovUnited, de inrichting van de organisatie en de financieringsbehoefte.
2. Context Dienstverlening & ICT Burgers verwachten een transparante en slagvaardige overheid en tegelijkertijd worden overheidsorganisaties geconfronteerd met bezuinigingen, rijkstaken die gedecentraliseerd worden en een vergrijzend personeelsbestand. Digitalisering van de bedrijfsvoering en (regionale) samenwerking in de back office worden gezien als besparingsmogelijkheden. Met de invoering van e-overheidsvoorzieningen willen overheidsorganisaties goede dienstverlening bieden aan burgers en bedrijven tegen een acceptabel kostenniveau. GovUnited bundelt de expertise en slagkracht van afzonderlijke overheidsorganisaties. Door samen te werken worden hun ambities op een efficiënte wijze gerealiseerd. Namens haar deelnemers voert GovUnited de regie op de gezamenlijke ontwikkeling, implementatie en beheer van eoverheidsdiensten die de bedrijfsvoering en dienstverlening van overheidsorganisaties verbeteren. Door de samenwerking tussen overheidsorganisaties te bevorderen worden standaardisatie, beheeren schaalvoordelen bereikt. Van gemeenten wordt geïntegreerde dienstverlening verwacht: een gemeente die burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties centraal stelt. Voor de gemeentelijke elektronische dienstverlening
Kamerstuk 27 510 - nr. 113, vergaderjaar 2000-2001, Oprichting ICT-implementatie organisatie Stichting ICTU
ligt nog een stuk weg open naar het door de commissie-Jorritsma getekende beeld 2 . In dit verband liggen uitdagingen op het gebied van samenhang van gemeentelijke initiatieven, verschillende startpositie en snelheden van implementatie bij gemeenten. In de huidige tijd van toenemende schaarste van geld en middelen is het steeds belangrijker voor gemeenten om de handen ineen te slaan en samenwerking te zoeken. Dit geldt in een bepaalde mate ook voor de provincies, waterschappen en overige overheidsorganisaties. Overheden hebben een eigen verantwoordelijkheid om hun dienstverlening te optimaliseren, de kwaliteit van dienstverlening te borgen en innovatie van het lokaal bestuur te bevorderen. GovUnited ondersteunt hen bij de vertaling van beleid naar uitvoering. Zij fungeert hierbij als linkingpin tussen deelnemers en relevante partijen (KING, VDP, VGS, VIAG). De kennisuitwisseling tussen de overheidsorganisaties en partijen staat ten diensten van concrete veranderingen en uitvoering bij de overheidsorganisaties. Hierbij gebruikmakend van beschikbare standaarden van onder andere KING. Hierin bestaat wisselwerking. Daar waar GovUnited standaarden heeft ontwikkeld die door organisaties als KING kunnen worden overgenomen.
Samenwerkingsverband GovUnited GovUnited zijn momenteel bestuurskrachtige gemeenten die besloten hebben om op het gebied van de e-overheid kennis uit te wisselen, gezamenlijk gemeentelijke processen te ontwikkelen en standaardiseren, almede gezamenlijk opdrachtgever te zijn richting leveranciers. Op 1 juli 2011 zijn de 30 samenwerkende overheidsorganisaties de volgende gemeenten:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
gemeente
Inwoners
Aa en Hunze Aalsmeer Alblasserdam Berkeiland Dordrecht Haarlem Haarlemmermeer Heerenveen
25.563 28.187 19.014 44.978 118.480 149.579
16 17 18 19 20 21
142.788 43.418 26.897 84.573 26.426 33.395 47.997 162.963 31.853
22 23 24 25 26 27 28 29 30
H.l. Ambacht Hilversum Leiderdorp Lochem Middelburg Nijmegen Papendrecht
gemeente
Inwoners
Renkum Rheden Roosendaal Sliedrecht Spijkenisse
31.656 43.724 77.566 24.051 72.345 43.208
Steenwijkerland Terneuzen Teylingen Uden Uithoorn Werkendam Westerveld Winterswijk Zutphen Zwijndrecht TOTAAL
54.878 35.759 40.536 28.053 26.371 19.342 29.051 46.870 44.404 1,603,925
De samenwerking uit zich in kennisuitwisseling, gezamenlijke ontwikkeling en standaardisatie van gemeentelijke processen, gezamenlijke aanbesteding en opdrachtgeverschap richting leveranciers. Om gezamenlijk rechtshandelingen te kunnen uitvoeren is in 2007 een gezamenlijke juridische entiteit gevonden in de Stichting ICTU, waar de samenwerkende overheidsorganisaties als programma zijn onder gebracht. Thans staat een zelfstandige juridische entiteit op de agenda, met welke oprichting GovUnited uit de Stichting ICTU zal treden.
Publieke dienstverlening, professionele gemeenten. Visie 2015, juni 2005
GovUnited is een verlengstuk van de samenwerkende overheidsorganisaties. Activiteiten die overheidsorganisaties anders afzonderlijk ontplooien (inkoop, contractmanagement, implementatie, training, beheer, etc), ondernemen zij gezamenlijk. Stichting GovUnited neemt geen activiteiten voor eigen rekening. Zij zal op geen enkele wijze in concurrentie treden met marktpartijen. Integendeel, GovUnited zal zoveel mogelijk realiseren met de inzet vanuit de overheidsorganisaties en de markt. Gezien het doel en de vormgeving van GovUnited moeten de opdrachten van (samenwerkende) overheidsorganisaties aan GovUnited beschouwd worden als zogenoemde «in-house» opdrachten waarop de Europese aanbestedingsregels niet van toepassing zijn. GovUnited zelf is een aanbestedende dienst, waarop deze regels wel van toepassing zijn. GovUnited neemt als het ware de aanbestedingsplicht van de samenwerkende overheidsorganisaties over. De beleidsmatige en inhoudelijke aansturing van de activiteiten ligt bij de deelnemers.
3. Missie en Visie - GovUnited wil de dienstverlening en bedrijfsvoering voor overheidsorganisaties verbeteren. - Het ontwikkelen, onderhouden en beheren van een ICT-infrastructuur is geen kerntaak voor overheidsorganisaties
Missie GovUnited wil de dienstverlening en bedrijfsvoering van overheidsorganisaties in Nederland verbeteren door het organiseren van intensieve samenwerking, delen van kennis en expertise mede door de inzet van moderne, gestandaardiseerde ICT-middelen en daarbij behorende dienstverlening. Deelnemers aan GovUnited menen dat het ontwikkelen, onderhouden en beheren van een ICTinfrastructuur geen kerntaak voor een overheidsorganisatie is. De 'markt' is zeer wel in staat dit voor de overheid te doen. Namens haar deelnemers voert GovUnited de regie op de gezamenlijke inschakeling van de markt in dezen. Zo kan een overheidsorganisatie zich richten op haar kerntaak: de dienstverlening aan burgers en bedrijven.
Visie GovUnited meent de verbetering van gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering te kunnen bewerkstelligen door: Delen kennis & ervaring
het onderhouden van een netwerk voor actieve uitwisseling van kennis, kunde en het toepassen van standaarden.
Regie op de markt
het regisseren van een grotere betrokkenheid van de markt en een noodzaak toegang te hebben tot kwalitatief hoogwaardige kennis van de materie en de markt, alsmede professioneel contractbeheer.
Tegelijk voor allen
het gezamenlijk door gemeenten dragen van alle benodigde kennisgebieden en de onderlinge uitwisseling van (personen met) opgedane kennis en ervaring, boven het ieder voor zich bekwamen en het wiel steeds opnieuw uitvinden.
Organisatie > ICT
het ondersteunen van overheidsorganisaties bij het gebruikmaken van ICT, met name ten opzichte van de organisatorische vraagstukken die daarachter
liggen. GovUnited ondersteunt overheidsorganisaties vertalen van de organisatie naar ICT en vice versa.
in het
concreet
Inkoop voordeel
gezamenlijke inkoopvoordelen te realiseren met een strategische inkooporganisatie die gericht is op het gezamenlijk bereiken van grotere doelmatigheid van bestedingen door het realiseren van een optimale prijskwaliteitverhouding tegen gunstige voorwaarden, zoals deze door de individuele gemeente niet te realiseren zijn.
Slim Opdrachtgeverschap
gezamenlijk en professioneel aansturen van leveranciers, niet beperkt tot de relatie met een leverancier, maar ook in de wijze waarop gezamenlijk van de markt gebruik wordt gemaakt en de gezamenlijke positie daarin een rol kan spelen.
Het succes van GovUnited zit in het bereiken van: • een betere informatiehuishouding bij overheidsorganisaties door hen te ondersteunen bij de vertaling van beleid naar ICT-toepassingen (adapter); • zoveel als mogelijk eenmalige realisatie van producten voor alle deelnemende overheidsorganisaties (unificator) • verhoging van de toegang, efficiëntie en kwaliteit van dienstverlening (organisator); • •
verbeteringen in de kosten/baten, alsmede de kwaliteit van de uitvoering door derden c.q. opdrachtnemers (inkoper/contractbeheerder); een kennisnetwerk van overheidsmedewerkers die elkaar vinden om kennis te delen of elkaar ter plaatste bij te staan (netwerker).
4. Ambities GovUnited richt zich op het verwezenlijken van vastgesteld beleid ten aanzien van de e-Overheid (o.a. INUP, @genda 2015) via het beheren en doorontwikkelen van de Mid-Office, de uitbouw van dienstverlening voor verdere besparingen (digitaliseren van poststromen, kanaalsturing en het organiseren van baliebezoek) en het verhogen van het innoverend vermogen (het nieuwe werken, open data, mobiel internet, etc.) GovUnited richt zich nadrukkelijk niet op beleid maar op de verwezenlijking ervan door overheidsorganisaties. In de periode tot 2015 zal GovUnited zich concentreren op het realiseren van beleidsdoelen (zoals vastgelegd in o.a. het iNUP en de @genda 2015) waar de overheidsorganisaties in de komende periode voor zullen staan. De wereld verandert ook in snel tempo en vereist dat actief ingespeeld wordt op nieuwe ontwikkelingen. De doorbraak van cloud-technologie, de snelle groei van mobiel internet (en bijbehorende smartphones/tablets) en de direct daarmee samenhangende ontwikkelingen zoals het gebruik van sociale netwerken, vragen een innovatieve c.q. mee bewegende overheid. Een andere belangrijke ontwikkeling heeft te maken met de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de overheid. De inzet van nieuwe technologie leidt zonder de inzet van slimme oplossingen tot een toename van het energie- en grondstoffenverbruik. Duurzaamheid en energie-efficiency zijn belangrijke opgaven waar GovUnited zich eveneens op richt. Dat gebeurt al door gebruik van slimme datacenters, maar ook door voorzieningen te organiseren die Het Nieuwe Werken (HNW) ondersteunen, zoals videoconferencing en thuiswerken.
Beheer en doorontwikkeling front- en midoffice Logicaheeft een front- en midoffice technologie ontwikkeld waarmee overheden invulling kunnen geven aan het Antwoord© concept (inrichting klant contact centrum), zaakgericht werken en multichannelmanagement. Momenteel zijn dertien gemeenten met dit instrument 'live', en vier leden in implementatie. De technische omgeving is volgens de aanbesteding (ANDEZ3/GU1) en de daaruit voortgekomen Samenwerkingsovereenkomst opgeleverd. Dit brengt de focus op het gebruik ervan, waaruit nieuwe inzichten komen die aanpassingen vragen in de technische omgeving. Ook ontwikkelingen in mobiele diensten en andere innovatie zal druk leggen op de technische omgeving om mee te ontwikkelen. GovUnited is regisseur van de vraagkant voor ontwikkeling, alsmede de beheerder van de leverancier en het contract.
Uitbouw e-dienstverlening gemeenten Overheidsorganisaties kunnen kostenbesparing realiseren door meer dienstverlening elektronisch te laten verlopen. Winsten zitten met name in het digitaliseren van poststromen, kanaalsturing en het organiseren van baliebezoek. Elektronische realisatie van de overheidsketen is complex, zeker voor processen waar meerdere ketens bij betrokken zijn (zorg, openbare orde en veiligheid, etc). Door goede onderlinge samenwerking beschikken deelnemers van GovUnited in korte tijd over meer dan dertig processen die volledig digitaal afgehandeld kunnen worden (onafhankelijk van het gebruikte dienstverleningskanaal, dus ook post en telefoon) en een veelvoud aan webformulieren. Er zijn nog veel gemeentelijke processen te digitaliseren en met de verder gaande decentralisering zullen gemeenten met nieuwe taken worden bedeeld. In de komende tijd zal in dit verband worden gekeken naar de postafhandeling. Hiermee wordt bedoeld het ontvangen van brieven die gecentraliseerd worden ontvangen, gescand en in het systeem aan de geadresseerden te beschikking stelt. Hierin zit ook een organisatorisch aspect van het archief voor de papieren documenten. Standaardisatie en gezamenlijke (liefst steeds eenmalige) ontwikkeling spelen hierin grote rol. Dit is een primair aandachtsgebied van GovUnited.
Informatiebeheer gemeenten op orde brengen Het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid (NUP) bepaalt in grote mate de ontwikkeling van de overheidsinformatiehuishouding. De activiteiten die voortvloeien uit het iNUP (vervolg op het NUP) worden actief gevolgd en in nauwe samenwerking met betrokken gemeenten en andere overheden in de komende tijd opgepakt. GovUnited fungeert als vertaler van beleid naar uitvoering, van organisatie naar ICT. Andere projecten die nu worden uitgewerkt zijn eHerkenning, Digikoppeling en (in nauwe samenwerking met DIMPACT en KING) mGBA. Als een overheidsorganisatie binnen GovUnited behoefte heeft aan extra ondersteuning voor de inrichting van het functioneel beheer, dan is hiervoor binnen de Expert- en Adviespool (EAP) van GovUnited-expertise beschikbaar. Deze pool bestaat uit ervaringsdeskundigen werkzaam bij gemeenten, ZZP-ers en bedrijven uit het netwerk van GovUnited met kennis van onze filosofie, werkwijze en aanpak.
Innoverend vermogen verhogen GovUnited volgt voor haar deelnemers de ontwikkelingen in techniek en organisatie en de rol van ICT. Soms komt een ontwikkeling vanuit de techniek, soms vanuit de maatschappij en andere keren uit onverwachte hoek. Voor het volgen van en inspelen op innovatie zoekt GovUnited actieve samenwerking met de markt. Zo wordt rondom de front- en midoffice een ecosysteem van partijen
opgezet die aanvullende dienstverlening ontwikkelen, zogenaamde 'plug-ins'. Er zijn al diverse plug ins gerealiseerd zoals voor de Melding Openbare Ruimte waardoor burgers overlast door zwerfvuil of kapotte staaflantaarns via (mobiel) internet kunnen melden en die melding direct in de werkvoorraad van de gemeente terechtkomt; het near time meten van de klanttevredenheid over de dienstverlening; het berekenen van leges in het kader van de Wabo. Het ecosysteem draagt bij aan marktwerking en het gebruik van standaarden door leveranciers. Daarnaast maakt het GovUnited en haar deelnemers minder afhankelijk van één leverancier. Een ander innovatieproject betreft een pilot in het kader van Het Nieuwe Werken bij gemeente Nijmegen. Zij gebruiken videoconferencing om dienstreizen tussen locaties uit te sparen (jaarlijks 260.000 km). Dit brengt besparingen in tijd, geld, maar heeft ook positieve effecten in milieu en ander aspecten van duurzaamheid. GovUnited stimuleert actief de ontwikkelingen rondom open data. Via een subsidie van Agentschap.nl en door samenwerking met het programma Nederland Open in Verbinding (NOiV) wordt gewerkt aan een serviceregister, een standaard API voor de meldingen openbare ruimte (MOR).
5. Organisatie & Bestuur Samen werkingsvorm Analyse wijst uit dat publiekrechtelijk geen passend rechtsfiguur voorhanden is en deze kwaliteit ook niet voor een samenwerkingsverband als de onderhavige zal ontbreken. Veel interbestuurlijke samenwerkingsvormen worden vormgegeven door een Gemeenschappelijke Regelingen (GR), al dan niet met een eigen openbaar lichaam. Bij een enkelvoudige ambtelijke poolvorming wordt ook gebruik gemaakt van privaatrechtelijke rechtsvormen als de stichting. In deze samenwerkingsverbanden grijpt het samenwerkingsverband ergens in de organisatie en besluitvorming van de deelnemende gemeenten. Bij GovUnited is dat niet het geval. GovUnited helpt overheidsorganisaties met elkaar samen te werken en kan niet namens overheidsorganisaties beslissen wat niet al binnen die overheidsorganisaties in de eigen besluitvorming is afgedekt. Dit betekent dat alle bestuurlijke waarborgen al zijn doorlopen voordat iets bij GovUnited terechtkomt. Hiermee is ook het voornaamste bezwaar onttrokken aan het gebruik van een privaatrechtelijke rechtsvorm in verband met de democratische controle. In de te kiezen privaatrechtelijke rechtsvorm zullen het onverminderd de samenwerkende overheidsorganisaties zijn die in meer of mindere mate instaan voor de algemene en specifieke verantwoordelijkheden van de zelfstandige entiteit, waaronder met name de financiële verantwoordelijkheden. Dit zal doorwerken in de eigendom, zeggenschap en financiering van de zelfstandige entiteit.
Rechtsvorm Binnen de privaatrechtelijke rechtsvormen lijkt de stichting de best passende rechtsvorm met ook de meeste flexibiliteit om het besturen ervan in te richten. De nieuwe verzelfstandigde situatie kan grotendeels gelijk zijn aan de huidige constellatie binnen ICTU. Hiermee kan ook tegemoet worden gekomen aan de verschillende posities van overheidsorganisaties binnen GovUnited. GovUnited vormt dit jaar een zelfstandige entiteit. Omdat het een samenwerkingsverband is, zal voor gezamenlijk handelen een gezamenlijke rechtspersoon moeten worden ingericht. Deze kan
publiekrechtelijk of privaatrechtelijk van aard zijn. Zoals hierboven is gesteld, is gekeken naar de mogelijkheden in de privaatrechtelijke rechtsvormen. De eenmanszaak is niet aan de orde, want het betreft in dezen geen natuurlijke persoon. In een V.O.F, ligt een bezwaar dat alle gemeenten 100% voor het geheel aansprakelijk is, dus ook wat andere gemeente ondememen. Bestuurlijk kan een gemeente dit niet verantwoorden, zodat deze vorm moet worden uitgesloten (hiermee ook de CV). Ook een Vereniging is uitgesloten, daar de doelstelling van GovUnited niet past in het bij aan een Vereniging te stellen ideële doel. De privaatrechtelijke rechtspersonen die wel aan de orde kunnen komen zijn de Besloten /Naamloze Vennootschap, Coöperatieve Vereniging en de Stichting. Het bekijken van mogelijke rechtsvormen leidt tot de conclusie dat de stichtingsvorm voor GovUnited de voorkeur geniet.
Eigendom Een stichting is zelfstandig drager van rechten en plichten. Een beoogde stichting is van alle deelnemende overheidsorganisaties. Strikt genomen is ze zelf drager van rechten en plichten. De invulling van de zeggenschap zal aan de deelnemende overheidsorganisaties zijn, waarmee het ook de aan de deelnemende overheidsorganisaties zal zijn of de stichting zal worden opgeheven, zoals ze ook door deelnemende overheidsorganisaties wordt opgericht. Hiermee is de stichting in materiële zin 'van' de deelnemende overheidsorganisaties, ongeacht het moment waarop een overheidsorganisatie deelneemt. Ook de wijze waarop de doelen van de stichting worden gerealiseerd is aan de deelnemende overheidsorganisaties, zodat het ook in die zin 'van' de deelnemende overheidsorganisaties is. Dit alles laat onverlet dat de stichting een zelfstandige verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van haar bedrijfsvoering, de rechtmatigheid van haar handelen en financiële gezondheid. Toetreden tot het samenwerkingsverband geschiedt door een overeenkomst. Omdat het een toetreden is tot het samenwerkingsverband, worden de afspraken met de toetreder door het samenwerkingsverband gemaakt door de gezamenlijke rechtspersoon. Gelijk nu met ICTU zal dat een Programmaovereenkomst tussen de toetredende overheidsorganisatie en de op te richten stichting zijn. Uittreden uit de samenwerking verloopt door het opzeggen van deze programmaovereenkomst.
Zeggenschap Een stichting wordt bestuurd door het bestuur, de programma's/projecten worden bestuurd door de opdrachtgevende overheidsorganisatie(s) zolang de belangen van de stichting niet worden geraakt. Een stichting kent wettelijk alleen een verplichting tot het benoemen van een bestuur. Daarnaast kunnen andere organen worden georganiseerd, onder andere de Programmaraad en Projectraad zoals GovUnited deze momenteel kent. In deze programma's of projecten beslissen de deelnemende overheidsorganisaties tot het moment dat de belangen van de stichting worden geraakt. Dit zal het geval zijn als de rechtmatigheid van handelingen of uitgaven aan de orde is (o.a. aanbestedingsrecht) dan wel de stichting ongedekt is voor juridische verplichtingen, waaronder financiële. Daarover beslist het bestuur van de stichting.
Randvoorwaarden Omdat de activiteiten binnen de stichting worden geïnitieerd en inhoudelijk gestuurd door de deelnemende overheidsorganisaties, moet worden voorkomen dat de stichting verantwoordelijk of aansprakelijk gehouden kan worden voor zaken waarvoor volledige dekking vanuit de deelnemende overheidsorganisaties ontbreekt. Samenwerken betekent samen de lusten en lasten delen. Resultaten zijn gezamenlijk te delen in voor- en tegenspoed. Hoewel iedere deelnemer een verantwoordelijkheid voor de gezamenlijkheid aanvaardt, zal paradoxaal genoeg moeten worden uitgesloten dat een deelnemer wordt meegezogen in een verantwoordelijkheid die hem niet aangaat of waarop hij geen of nauwelijks invloed heeft kunnen uitoefenen. Omdat overheidsorganisaties een bestuurlijke component in de samenwerking meebrengen, is het zelfs onmogelijk om via de samenwerking voor deelnemers bestuurlijke verantwoordelijkheden te creëren die op andere wijze zijn ontstaan dan de interne besluitvormingsprocessen die in de betreffende organisatie daarvoor zijn aangewezen. Het is voor de stichting en alle deelnemers van GovUnited essentieel vooraf te weten waar ze aan toe zijn. De statuten en processen binnen de stichting zijn hierop gericht en dit brengt enkele voorwaarden met zich mee voor een succesvolle samenwerking. -
Mandaat: vrijblijvendheid maakt plaats voor onvoorwaardelijke dekking vanuit de overheidsorganisaties voor handelingen van de stichting binnen het door de deelnemende overheidsorganisaties aan de stichting gegeven mandaat/volmacht.
-
Gezamenlijkheid: gezamenlijke belangen worden gezamenlijk beschouwd en beoordeeld, opdat individuele belangen niet het gezamenlijke belang zal doorkruisen. Deelnemende overheidsorganisaties stellen zich reeds bij toetreding (financieel) garant voor de activiteiten waaraan ze zelf deelnemen. Hier zal een ter zake bepaling in de Statuten worden opgenomen, zodat deze garantie met het enkele toetreden gegeven is. Deze garantie laat onverlet dat deelnemers onderling ten opzichte van elkaar afwijkende afspraken kunnen maken. Deze nadere onderlinge afspraken raken de garantie jegens de stichting niet.
-
Organisatiestructuur Bestuursleden worden benoemd door de deelnemende overheidsorganisaties. De deelnemende overheidsorganisaties vormen een Programmaraad. Specifieke projecten met een separate financiering kennen een eigen Projectraad. De Stichting wordt bestuurd door een bestuur, wiens leden worden benoemd door de deelnemende overheidsorganisaties. Voor de dagelijkse gang van zaken binnen de stichting is er een directeur. Deze rapporteert aan het bestuur en heeft voor het uitvoeren van zijn taken een bureau tot zijn beschikking. De deelnemende overheidsorganisaties vormen gezamenlijk een Programmaraad. Deze stelt de jaarplannen vast en benoemd de leden van het bestuur. Specifieke projecten met een separate financiering kennen een eigen Projectraad. De Projectraad stelt het projectplan vast en heeft ten opzichte van het project volledige zeggenschap en bevoegdheden, tenzij belangen van de overige deelnemers en/of de stichting worden geraakt. Het Projectplan is onderdeel van het jaarplan.
10
Momenteel staat nog open o f w e l of niet met een Raad van toezicht (RvT) zal worden gewerkt, al lijkt deze niet van toegevoegde waarde. Dit omdat alle deelnemende overheidsorganisaties al in de Programmaraad zitten en zij ook de bestuursleden benoemen. Het staat de oprichting ook niet in de weg, daar de RvT ook met een wijziging in de statuten kan worden ingesteld. De organisatiebeschrijving beperkt zich hierboven tot de relevante onderdelen in het kader van de Eigendom, Zeggenschap en de Financiering. In de samenwerking kent de Projectraad nog een adviescommissie en zijn diverse werkgroepen actief. Hoezeer hun gewicht in de besluitvorming niet kan worden onderschat betreffen het geen organen die formele besluiten nemen.
6. Financiering De business case tot en met 2016 sluit met een positief saldo. Dit saldo geeft de stichting een ruimte van minimaal € 500k per jaar om de samenwerking (stichting) te bekostigen. In een gunstig geval is dat €680k per jaar. Aan de inkomsten van GovUnited ligt een programmaovereenkomst met Stichting ICTU ten grondslag. Deze drukt de deelname uit aan het programma GovUnited en is de grondslag voor een jaarlijkse structurele bijdrage. Als een gemeente de eigen deelname wenst te beëindigen, dan zeggen ze op bij aangetekende brief met inachtneming van tenminste zes maanden opzegtermijn. Inkomsten 1 : structurele bijdrage GovUnited wordt gefinancierd uit structurele bijdrage c.q. lidmaatschapsgeld. Dit is voor iedere deelnemende gemeente een vast bedrag per jaar. De hoogte ervan is gerelateerd aan het aantal inwoners van een gemeente: < 50.000 inwoners € 10.000,00 per jaar 50.000 -100.000 inwoners € 20.000,00 per jaar > 100.000 inwoners € 30.000,00 per jaar Onderstaand een overzicht van te verwachten inkomsten via de huidig vastgestelde algemene bijdrage. Het betreft 29 leden in 2011 en 23 leden in 2012. De zes gemeenten verenigd in de 'Drechtsteden' zijn samen één lid. 2011
2012
2013
2014
2015
2016
€393.333,34
€ 340.000,00
€ 340.000,00
€ 340.000,00
€ 340.000,00
€ 340.000,00
Cumulatief2011-2016: € 2.093.333,34 Bovenstaand overzicht gaat uit dat geen leden erbij komen of weggaan. Als veiligheidshalve enkel van de huidig op TRIPLE C aangesloten gemeenten wordt uitgegaan dan valt te verwachten aan structurele bijdrage: 2011
2012
2013
2014
2015
2016
€393.333,34
€ 340.000,00
€ 230.000,00
€ 230.000,00
€ 230.000,00
€ 230.000,00
Cumulatief2011-2016: € 1.653.333,34 Het is niettemin een reële verwachting dat in het komende jaar drie € 30k gemeenten zullen deelnemen in GovUnited, alsmede twee € 10k gemeenten. Als dit gebeurt dan stijgt de structurele bijdrage cumulatief 2011-2016 met € 550k (zekerheidshalve geen inkomsten in 2011 meegenomen)
11
Met toepassing van een onzekerheidsmarge van 20% hierop, kan een reële prognose van structurele bijdrage over 2011-2016 € 2.533.333,34 bedragen. Inkomsten 2: GU-01 Naast de structurele bijdrage participeren gemeenten ook in projecten waarvoor ze specifieke financiering verzorgen. Een van die projecten is het project GU-01 (afname front- en midoffice, zie ook paragraaf 4.1). Dit is in hoofdzaak de gezamenlijke ontwikkeling en aanschaf van een ICT systeem om gemeentelijke dienstverlening aan de burger te ondersteunen. Het kan gaan om aanvragen van een uittreksel geboorteregister, vergunningen, bezwaren tegen bestuurlijke besluiten enzovoort. De inkomsten in GU-01 worden gegenereerd uit de abonnementsgelden bij aansluiting van een gemeente op TRIPLE C. Van de 100% die de gemeente aan GovUnited voor de aansluiting op TRIPLE C betaalt gaat 65% naar Logica en blijft 35% 'achter' bij GovUnited om (voorgefinancierde) projectkosten te vergoeden. Deze 35%-vergoeding, berekend over de huidig op TRIPLE C aangesloten gemeenten, brengt aan inkomsten: 2011
€ 993.489,00
2012
2013
2014
2015
€ 1.047.260,00 € 1.047.260,00 € 1.047.260,00 € 1.047.260,00
2016
€ 873.716,00
Cumulatief2011-2016: € 6.055.243,84 De juridische grondslag hiervoor is een aanvullende Overeenkomst. Deze is aanvullend op de hierboven al genoemde Programmaovereenkomst met ICTU. Hierin staan de afspraken tussen de gemeente en ICTU rond contractbeheer en de wens tot aansluiten. De beschikbaarheidsdiensten door Logica komen de gemeente overeen in een contract met Logica. Alle overeenkomsten verwijzen en zijn onderdeel van de Samenwerkingsovereenkomst. Hiermee is de consistentie van de afspraken in de overeenkomsten gewaarborgd. Voorfinanciering Het project GU-01 is door ICTU gefinancierd. In de jaren 2007-2009 zijn kosten gemaakt, maar geen inkomsten gegenereerd. Vanaf 2010 worden inkomsten gegenereerd door de 35% marge die de op TRIPLE C aangesloten gemeenten aan ICU betalen. Hiermee heeft reeds (geringe) aflossing kunnen plaatsvinden ondanks continuerende uitgaven voor de activiteiten van het programmabureau van GovUnited. De totale voorfinanciering die ICTU heeft gepleegd bedraagt per 1 januari 2011: € 4.192.512,00. Kosten-Baten De totale inkomsten zoals deze te verwachten valt is ca. 8,5 min, waarvan 7,7 min zeker gesteld is met onderliggende contracten voor afname van TRIPLE C. Van de totale inkomsten moet de voorfinanciering aan ICTU worden terugbetaald, alsmede de uitgaven voor het programmabureau. (structurele bijdrage minimaal + 35% marge)
-financiering
(€ 1.653.333,34 + € 6.055.243,84 )
- € 4.192.512,00
(structurele bijdrage eeliikbliivend + 35% marge)
-financiering
(€ 2.093.333,34 + € 6.055.243,84 )
- € 4.192.512,00
(structurele bijdrage eroei + 35% marge)
-financiering
(€ 2.533.333,34 + € 6.055.243,84 )
- € 4.192.512,00
= €3.516.065,18
= €3.956.065,18
= € 4.396.065,18
12
Gaan we uit van 1 min aan kosten programmabureau in 2011 (huidige bezetting), dan resteert voor de resterende 5 jaren aan kostenruimte voor personele en algemene kosten: minimale scenario: € 500.000,00 per jaar (€ 3.516.065,18-€1.000.000,00)/5
-
gelijkblijvende situatie: € 590.000,00 per jaar (€3.956.065,18 - € 1.000.000,00)/5
-
verwachte groei: € 680.000,00 per jaar (in dit scenario is nog geen inkomsten als gevolg van nieuwe aansluitingen opgenomen, dus conservatief geschat.) (€4.396065,18-€1.000.000,00 j / 5
Voorbehoud Op 31 december 2010 stond een saldo van € 732.763 aan openstaande facturen. Dit zijn facturen van ICTU aan deelnemers. Hierin zit een deel betwiste facturen. Afhankelijk van het vervolg en het betaalgedrag zal op een later moment een geactualiseerde staat worden opgemaakt als dat nodig is. Het wordt hier vermeldt als mogelijkheid, dat het resultaat zoals hierboven onder 'Kosten-Baten' is omschreven hierdoor kan worden geraakt. De businesscase blijft positief.
7. Implementatie & Communicatie In de komende maanden zullen per maand andere prioriteiten gelden. Een kort overzicht is onderstaand gegeven. Naast de processen van oprichting van de rechtspersoon en die binnen het projectbureau lopen daaraan parallel de besluitvormings-/goedkeuringsprocessen bij de gemeenten.
Implementatieplanning Op basis van de onderstaande planning is Stichting GovUnited per 1 januari 2012 operationeel met de volgende prioriteiten in de betreffende periode.
1-4 Juni
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
5-9 Juli
10-11 Augustus
12-13 September
14-15 Oklober
16-17 November
December
ICTU/GovUnited: Onderhandelingen contractverlenging Logica inzake GU-1 Projectraad: bespreken onderhandelingsresultaten verlenging SOK Logica inzake GU-1 GovUnited: Opstellen bedrijfsplan GovUnited: contacten met BNG t.b.v. financiering Stichting GovUnited Projectraad: Instemming verlenging SOK inzake GU-1 Programmaraad (incl. deelnemers Projectraad): Bespreken collegevoorstel en bedrijfsplan GovUnited: Schrijven collegevoorstel inzake verzelfstandiging GovUnited ICTU: Verlenging SOK Logica formaliseren Dagelijks Bestuur: Vaststellen bedrijfsplan GovUnited: Aanvraag financiering BNG GovUnited: Voorbereiden oprichting rechtspersoon GovUnited Programmaraad/Gemeenten: stavaza proces collegevoorstel GovUnited: organiseren huisvesting Programmaraad: Installatie Dagelijks Bestuur Dagelijks Bestuur: Benoeming Directeur GovUnited (a.i.) GovUnited: Transitie ICTU-medewerkers naar Stichting GovUnited GovUnited: Opzetten bedrijfsvoering GovUnited: nazorg
13
Personeel Bij de oprichting van Stichting GovUnited fungeren de directeur en de strategisch adviseur als kwartiermakers. In overleg met het Dagelijks Bestuur worden de overige medewerkers van de stichting aangesteld. Uitgangspunt is dat verworven rechten van ICTU-medewerkers door de overgang naar Stichting GovUnited niet worden aangetast. De kwartiermaker maakt afspraken met de directie van ICTU over overheveling van personeel van ICTU naar GovUnited waar nodig aangevuld met tijdelijke (financiële, administratieve, juridische) ondersteuning in de startfase.
Communicatie Communicatie vormt een belangrijke succesfactor in deze fase. Communicatie over proces en inhoud is van wezenlijk belang voor acceptatie van de verzelfstandiging van GovUnited onder deelnemers. Tegelijkertijd grijpt GovUnited dit moment aan om zich te positioneren als sterk samenwerkingsverband. Adequate communicatie wordt gericht op de volgende aspecten: • Intern GovUnited eenduidige communicatie tussen direct belanghebbenden (deelnemende gemeenten) en de directie van ICTU/bestuur GovUnited. Een goede samenwerking draagt bij aan een vlotte transitie van Stichting ICTU naar Stichting GovUnited. Er wordt ingezet op de dialoog. Partijen moeten inzien dat hun belangen goed worden vertegenwoordigd. De activiteiten van Stichting GovUnited moet aansluiten op de behoefte van haar deelnemers. •
Richting potentiële leden, kennispartners (DIMPACT, KING, VDP, VIAG, etc), leveranciers (Logica i.s.m. Green Valley, GovMetric, GemNet, Berkely Bridge, ICATT, Impactive en de andere partners binnen het ecosysteem). Partijen moeten zich bewust worden van de positieve invloed die GovUnited kan hebben op de samenwerking tussen gemeenten onderling, met andere overheidsorganisaties en met de markt.
•
RichtinR media (vakpers, overheidsbladen en social media) worden onze stakeholders beïnvloed. Het is belangrijk dat onze doelgroepen snappen hoe GovUnited bijdraagt aan het verbeteren van de dienstverlening en de bedrijfsvoering van gemeenten. Het is belangrijk dat we een profiel opbouwen van 'thought leader' als het gaat om de in hoofdstuk 4 (Ambities), vastgelegde onderwerpen.
Communicatieplanning Ten aanzien van de hierboven genoemde punten wordt een separaat communicatieplan opgesteld ter ondersteuning van de Verzelfstandiging van GovUnited. Dit plan zal onderstaande communicatieactiviteiten bevatten: Doelgroep Deelnemers GovUnited
Activiteit Deelnemers meenemen in verzelfstandiging via Programmaraden, Projectraden, nieuwsbrieven
Planning Jun - Q2 2012 Continue agenda
en Management Letters Versterken onderlinge samenwerking via werkgroepen, gebruikersdagen, online community Aanspreekbaar zijn op resultaten tijdens Programmaraden
Potentiële leden
Lancering Stichting GovUnited Versterken imago Stichting GovUnited via nieuwsbrieven, congressen, PR/PA-campagne,
Start campagne 11 okt 2011 tijdens ICTU Lustrum congres. Doorlopende acties tot in Q2 2012
captains dinners, Praktijkdagen, KING-congres, DBC-congres, congres Overheid&ICT (Q2 2012)
Kennispartners
Lancering Stichting GovUnited
Start campagne 11 okt 2011 tijdens ICTU 1
14
Leveranciers
Media
Aanhalen samenwerkingsrelaties tijdens captains dinners, KING congres (jan 2012) en DBC congres en captains dinners Versterken imago Stichting GovUnited via nieuwsbrieven, congressen, PR/PA-campagne.
Lustrum congres. Doorlopende acties tot in Q l 2012
Lancering Stichting GovUnited Versterken imago Stichting GovUnited via nieuwsbrieven, congressen, PR/PA-campagne, en captains dinners. Uitdragen gedachtegoed ecosysteem Lancering Stichting GovUnited met persbericht en interviews in oktober 2011. PR-beleid gericht op verkrijgen van media aandacht op de in hfdst. 4 (Ambities) genoemde onderwerpen
Start campagne 11 okt 2011 tijdens ICTU Lustrum congres. Doorlopende acties tot in Q l 2012
Start oktober 2011 met doorlopende activiteiten. (Planning wordt beïnvloed door voortgang activiteiten GovUnited en actualiteiten in de pers.)
15
8. Risicomanagement De risico's van de verzelfstandiging van GovUnited in financiële zin is zeer beperkt. Uitdaging ligt meer in het behoud en uitbouw van de samenwerking binnen GovUnited met minimale middelen en capaciteit. Geen financiering In het geval de stichting geen lening verkrijgt, dan kan de voorfinanciering niet aan ICTU worden terugbetaald. Dan zal ICTU de GU-1 contracten onder zich houden (niet instemmen met een overdracht van de Samenwerkingsovereenkomst naar een derde) teneinde de voorfinanciering terug te krijgen. De deelnemers aan GovUnited (nu: gemeenten) moeten dan de rest van de samenwerking elders organiseren. Bemensing Stichting GovUnited Naast de kwartiermakers heeft Stichting GovUnited kennis en kunde nodig om de samenwerking met en tussen de deelnemende gemeenten te organiseren. Het ligt zelfs in onze ambitie om die verder uit te bouwen. Daarnaast vraagt inkoop en contractmanagement om specifieke 'skills.' Ontvlechting van ICTU zal voor de medewerkers van het programma GovUnited de nodige onrust met zich meebrengen. Indien medewerkers niet overgaan naar de nieuwe stichting moet (tijdelijk) een beroep worden gedaan op de kennis van en capaciteit bij deelnemende gemeenten.
16
