Dimpact en GovUnited vergeleken .. en de invulling van zaakgewijs werken
Bob Coret 22 september 2011
Digital Groep
Specialist op het gebied van dienstverlening en digitaal werken.
2
… punt op de horizon 3
Zaakgewijs werken Zaakgewijs werken is je in alles richten op de zaak:
De zaak registreren, starten, aanvullen, koppelen De zaak behandelen De zaak volgen (statussen publiceren) De zaak sluiten, alleen indien nodig heropenen De zaak archiveren De zaak vernietigen
4
Zaakgewijs werken resulteert in … Weten welke zaken spelen, weten waarop je je aandacht moet richten...
Informatie in juiste context beschikbaar Alle afhandelgegevens bij elkaar terug te vinden
Terugkoppelen over status van de zaak (product) Bewaken doorlooptijden afhandeling Eenvoudiger archiveren Managementinformatie 5
Zaakgewijs werken betekent voor organisatie …
Van documentgericht naar zaakgericht
Zaken worden gerouteerd, werken vanuit werkbakjes Alle kanalen zijn gelijkwaardig
Medewerker ‘archiveert’ zelf Informatie 24/7 beschikbaar (zonder DIV)
Uniforme (elektronische) dienstverlening
6
Midoffice 7
Van spaghetti… Klanten
Kanalen
Backoffices BO 1
BO 2
BO 3
BO 4
@ BO 5
BO 6
8
… naar ontkoppelpunt Klanten
Kanalen
Backoffices BO 1
BO 2
BO 3
BO 4
@ BO 5
BO 6
9
Kanaalverkokering
Post
Web
Telefoon
Balie
DMS-pakket
BPEL/broker
Callcentre applicatie
KCC applicatie Workflow
Afhandeling backoffice
Afhandeling backoffice
Routing Workflow ..
Afhandeling backoffice
Afhandeling backoffice
10
Kanaalintegratie met een leidend zaaksysteem
11
Zaaksystemen, genoeg aanbod
Bron: Zaak(systemen) groep op LinkedIn
12
Samenwerkingsvormen 13
Samenwerking op het vlak van midoffices Dimpact
GovUnited MidOffice Community
(Gebruikers)communities Inkooporganisaties/regionaal ICT centrum
Standaarden als GEMMA, StUF, RSGB vormen basis van samenwerking 14
Dimpact en GovUnited Gezamenlijk aanbesteden product/dienst
Generiek, tenzij… Kennis delen: brengen en halen
Participeren in werkgroepen
15
Organisatie GovUnited is in 2006 opgericht door 9 gemeenten
GovUnited (vereniging van gemeenten) als programma ondergebracht bij Stichting ICTU
Logica als (hoofd)leverancier, nieuwe aanbesteding in 2016
Implementatiepartijen keuze uit Atos Origin, Logica of Sogeti … of GovUnited!! 16
Gemeenten (13)
17
Organisatie Initiatief van de gemeente Enschede, samenwerking
met 4 gemeenten Coöperatieve vereniging Dimpact in 2006 opgericht
Shared Service Center in Enschede Atos Consulting als (hoofd)leverancier,
nieuwe aanbesteding loopt…
18
Aanbesteding Aangemelde aanbieders: – Atos – Brein & Solviteers – Exxellence – Inter Access – Logica – PinkRoccade Local Government
Nu dialoogfase (PvE), in december bepaling van Top 3 en begin 2012 de selectie 19
Gemeenten (29)
20
Producten vergelijken 21
Med.portaal
22
Med.portaal
23
Zaaksysteem
24
KCC
25
Zaaksysteem
26
Zaaksysteem
27
Bekijk het vanuit de architectuur Frontoffice
Midoffice
Post
Recordmanagement
KCC/Balie
Doc. Management
Procesmanagement
Zakenmagazijn
Web / PIP Gegevensmagazijn E-Formulieren
CMS
PIOFACH-appl.
BO broker: administratieve data
Telefonie / 014
Backoffice
BO-appl.
Sjablonen X Office
BO-appl.
(Geo-GM) FO/MO Broker
Basis-, kernreg.
28
Dimpact Frontoffice
Midoffice
Post
Recordmanagement
KCC/Balie
Doc. Management
Telefonie / 014
Web / PIP Digitaal loket
E-Formulieren Digitaal loket
CMS
Procesmanagement Dizit
Zakenmagazijn Zaaksysteem
Gegevensmagazijn
PIOFACH-appl.
BO broker: administratieve data
Medewerkersportaal
Backoffice
BO-appl.
Sjablonen X Office
BO-appl.
(Geo)gegevensmagazijn
FO/MO Broker DataDistributieSysteem
Basis-, kernreg.
29
GovUnited Frontoffice
Midoffice
Post
Recordmanagement
Backoffice PIOFACH-appl.
Alfresco
Doc. Management
Antwoordportaal
Alfresco
Telefonie / 014
Web / PIP GV CMS 2008
E-Formulieren GV CMS 2008
CMS GV CMS 2008
Procesmanagement TRIPLE C / ZTB
Zakenmagazijn TRIPLE C
Gegevensmagazijn
BO broker: administratieve data
KCC/Balie
BO-appl.
Sjablonen X Office
BO-appl.
TRIPLE C
FO/MO Broker TRIPLE C
Basis-, kernreg.
30
Differs Frontoffice
Midoffice
Post
Recordmanagement
Backoffice PIOFACH-appl.
Differs Zaaksysteem/SP
KCC/Balie
Doc. Management
Telefonie / 014
Web / PIP
Procesmanagement Differs Zaaksysteem
Zakenmagazijn Differs Zaaksysteem
E-Formulieren
CMS
Gegevensmagazijn
BO broker: administratieve data
Differs Zaaksysteem/SP
BO-appl.
Sjablonen X Office
BO-appl.
Differs Zaaksysteem
FO/MO Broker Differs Zaaksysteem/BT
Basis-, kernreg.
31
Leveringsmodellen Lokaal geïnstalleerd Extern geïnstalleerd (ASP) Afname dienst (SaaS)
Klant
Server Systeem
Hosting Technisch beheer Netwerkkoppelingen Nieuwe versies
Leverancier
Server Server Server SysteemSysteemSysteem
32
Meer dan software/dienst
Koppelingen (van creatie tot archivering) E-formulieren PDC Zaaktypecatalogus Ingerichte zaaktypen
Implementatie Organisatieontwikkeling 33
… punt op de horizon 34
… punt op de horizon
Huidige situatie
Mogelijkheden
Waardering
Ambitie
35
Ambitie bepalen
Verbetering Digitale dienstverlening (functionaliteit webkanaal)
1-3
Intelligente e-formulieren met koppelingen
1,8
Alle burgers overzicht over alle zaken via Mijn Gemeente
2,0
Verbetering Dienstverlening (functionaliteit balie en telefoniekanaal)
Klant Contact Systeem (KCS) en rijk KCC-portaal
2,3
In 1x overzicht over alle lopende (en afgehandelde) zaken
2,4
Verbetering Bedrijfsvoering en procesafhandeling Digitaal afhandelen
2,5
Uitfasering BO-applicaties door één generieke procesmanagementlaag
1,4
Kostenreductie Shared Services ICT-beheerfuncties (vooral infra en systeembeheer)
2,0
Eén regionaal KCS met 14+ nummer, evt. één organisatorisch KCC
1,0 36
Mogelijkheden waarderen Elke oplossing waarderen op alle ambitie punten (1-5).
Ambitie
Opl. A
Opl. B
Opl. C
Aspect 1 Aspect 2
2,3 1,8
2 3
3 3
5 4
Aspect ..
2,5
2
3
4
37
Mogelijkheden waarderen
Beschikbaarheid functionaliteit Passend binnen architectuur Samenwerkingsvorm Technische haalbaarheid vóór [ambitiedatum] Impact op organisatie: primair proces / beheer Kosten (epij), kwaliteit en gebruikersvriendelijkheid Ambitie Totaal
Opl. A
Opl. B
Opl. C
76
94
48 38
… punt op de horizon
Huidige situatie
Mogelijkheden
Waardering
Ambitie
39
Alleen of samen? 40
Bedankt! Vragen?
Bob Coret Adviseur 06 – 433 60 915
[email protected]
41
