STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENYELESAIAN SURAT MASUK DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 1 HARI 1 Hari Surat Masuk yang bersifat tertutup (Rahasia dan pribadi) langsung disampaikan kepada yang bersangkutan sesuai tujuan surat. Surat Masuk yang bersifat terbuka (penting dan tidak penting), diregister pada Buku Kendali Surat Masuk dan diberi lembar disposisi, disampaikan ke Ketua Pengadilan Tinggi. Surat masuk yang mendesak dan permohonan perpanjangan tahanan langsung diserahkan ke Panitera Muda Pidana atau pejabat yang bersangkutan.
Setelah diregister surat diberi lembar disposisi, kemudian dicatat pada Buku Kendali KPT dan segera d i s a m p a i k a n .
Setelah di disposisi oleh KPT, kemudia n sura t dis ampaika n kepada Panitera / Sekretaris untuk didisposisi. Setelah didisposisi oleh Panitera / Sekretaris surat kembali dicatat pada Buku Kendali Wapan dan Wasek. Surat dari Wapan dicatat pada Buku Kendali Panmud Pidana, Panmud Perdata dan Panmud Hukum. Surat dari Wasek dicatat pada Buku Kendali Kasub Bag. Keuangan, Kasub Bag. Personalia dan kasub Bag. Umum.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENYELESAIAN SURAT KELUAR DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 1 HARI 1 Hari
Surat Keluar di register pada Buku Surat Keluar dan langsung menyerahkan Arsip Surat Keluar.
Surat setelah dimasukan Amplop dan diberikan Alamat Tujuan dan Nomor Surat kemudian di Cap Stempel dan dicatat dalam buku dan lembar pengiriman Surat.
Surat Keluar disampaikan / dikirim pada pukul 11.00 WIB, lewat dari jam tersebut dikirim besok harinya.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENCATATAN ASET BMN DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 7 HARI 1 Hari
2 Hari
2 Hari
1
2 Setelah dilakukan pembayaran oleh bendahara atau KPPN Kemudian, SPM, SP2D dan Kuitansi disampaikan kepada petugas persediaan atau petugas SIMAK BMN untuk melakukan pencatatan
3 BMN yang sudah dicatat bisa langsung dilakukan penomoran BMN yang bisa di print langsung dari Aplikasi.
Barang masuk di lakukan pemeriksaan barang oleh Petugas/Panitia Penerima Barang yang ditunjuk. Setelah barang diperiksa dan sesuai dengan order/kontrak, Panitia menandatangani Berita Acara Penerimaan Barang. Apabila tidak sesuai barang harus diganti/ditukar dengan yang baru.
Setelah penomoran, dilakukan pendistribusian BMN dan perubahan pada DBR, KIB dengan mengganti yang baru.
2 Hari
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PERBAIKAN/PERAWATAN BMN DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 5 HARI 1 Hari 1 Pemeriksaan BMN yang mengalami kerusakan dilakukan pendataan.
2 Hari 2 Setelah pendataan data dilakukan survei HPS terhadap perbaikan barang dimaksud ke
2 Hari 3 Susun HPS dan melakukan koordinasi dengan bagian keuangan.
sesuai Keppres 4 Melakukan pengadaan barang/jasa.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGADAAN ATK/ART DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 14 HARI 1 Hari 1 Pengajuan ATK dan ART (Barang Persediaan) dari tiap Bagian.
3 Hari
sesuai Keppres
2 Hari
2
3 Melaksanakan Pengadaan sesuai dengan kebutuhan (tiap 3 bulan sekali).
4
Bagian Umum merekap semua kebutuhan dan dibuat Daftar Rencana Pembelian.
4 Hari 5 Stock Opname Manual dilakukan setiap bulan, dan Stock Opname untuk Aplikasi Persediaan setiap akhir Semester.
4 Hari 6 Operator Persediaan mengisi Aplikasi Persediaan dan mengirimkan ke SIMAK
Seluruh Pembelian dimasukkan kedalam Aplikasi, kwitansi diserahkan ke Bag. Keuangan dan seluruh Pengeluaran dicatat dalam Buku Keluar Barang.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM LAPORAN BULANAN DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 4 HARI 3 Hari 1 Pengumpulan Bahan Laporan dari sub-sub bagian dan Panmud.
1 Hari 2 Pengetikan data/Resume/Laporan.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGHAPUSAN BMN DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 12 HARI 4 Hari 1 Pembuatan SK Panitia Penghapusan Barang yang diajukan oleh PN.Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK BMN
4 Hari 2 Setelah PN melengkapi Persyaratan Penghapusan BMN, Berkas Penghapusan diteruskan kepada KPKNL setempat untuk mendapatkan persetujuan penghapusan BMN.Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) Melakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) dengan melakukan pengiriman data (SIMAK BMN ke SAKPA)
4 Hari 3 Setelah terbit surat persetujuan dari KPKNL setempat, kemudian Pengadilan Tinggi membuat permohonan SK Penghapusan Barang Kepada Kepala BUA cq. Bagian Perlengkapan MARI.Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN (BUKU MASUK) DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 12 HARI 2 Hari 1 Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke Buku Register Induk.
10 Hari 2 •Setelah diregister Induk, diregister kembali ke Buku Register Klasifikasi masing-masing bidang. •Kemudian Buku halaman pertama diberi nomor dan dicap Stempel Perpustakaan dan dimasukkan Nomor Register. •Pemberian label pada buku, kemudian buku disusun pada rak buku sesuai klasifikasi masing-masing. •Pembuatan Katalog Buku.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN (PEMINJAMAN BUKU) DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 4 HARI 2 Hari 1 •Buku yang dipinjam dicatat pada Register Buku peminjaman masing-masing anggota. •Kartu diambil dan disimpan di laci khusus. •Penyerahan Buku kepada peminjam dan pengembaliannya paling lama 1 minggu.
2 Hari 2 Membuat Surat Teguran/Surat Peringatan kepada Peminjam Buku yang belum mengembalikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGAMANAN TAMU DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = Segera (limitasi waktu 30 MENIT) 5 Menit 1 Tamu wajib lapor ke Petugas Piket dan mengisi buku tamu
10 Menit 2 Hubungi Pejabat apakah besedia menerima atau tidak.
5 Menit 3 Apabila bersedia, tamu diantar langsung oleh Petugas Piket.
10 Menit 4 Setelah selesai, kartu identitas bisa diserahkan kembali dengan terlebih dahulu menyerahkan tanda tamu.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENGAMANAN KANTOR DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 1 Hari
1 Menyusun jadwal piket untuk pegawai dan Satpam setiap akhir bulan.
2 Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 3 jam sekali, dilaksanakan oleh petugas keamanan.
Smencatat dalam buku piket, semua kegiatan di lingkungan kantor oleh yang melaksanakan piket.
3 Melakukan koordinasi dengan aparat keamanan terkait (POLRES, POLSEK, KODIM).
4 Mengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM KEBERSIHAN KANTOR DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 1 HARI/SESUAI JADWAL
1 Pelaksanaan Kebersihan dilakukan rutin setiap hari kerja, meliputi kebersihan dalam ruangan dan luar ruangan/ halaman kantor oleh petugas (cleaning service)
2 Pelaksanaan kebersihan untuk kegiatan khusus misal : pelantikan dll dilaksanakan pada hari tersebut sebelum dan sesudah pelaksanaan.
3 Pengangkutan sampah dilaksanakan oleh petugas kebersihan seminggu tiga kali.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PELAPORAN BMN DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 8 Hari 3 Hari 1 Pelaporan SIMAK BMN Semesteran, terlebih dahulu Aplikasi Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK BMN
2 Hari
2 Hari
2
1 Hari
3
4
Melakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) dengan melakukan pengiriman data (SIMAK BMN ke SAKPA)
Melakukan Rekonsiliasi dengan KPKNL dengan melampirkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan lainnya
Pengiriman Hasil Rekonsiliasi dengan KPKNL ke Korwil beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiranlampiran lainnya.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PELAPORAN BMN TINGKAT WILAYAH DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 15 Hari 5 Hari 1 Pelaporan SIMAK BMN Tingkat Wilayah, terlebih dahulu ADK SIMAK BMN satuan kerja DIPA 03 di input ke Aplikasi SIMAK BMN WILAYAH
2 Hari
5 Hari
2
3 Hari
3
4
Melakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) dengan melakukan pengiriman data (SIMAK BMN ke SAKPA)
Melakukan Rekonsiliasi dengan KANWIL DJKN dengan melampirkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan lainnya
Pengiriman Hasil Rekonsiliasi dengan Eselon I (Dirjen Badilum) beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiran-lampiran lainnya (CALBMN Wilayah).
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENETAPAN STATUS BMN DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 9 Hari 3 Hari 1 Usulan Status BMN Satuan Kerja diterima oleh Bagian umum dengan melampirkan data pendukung yang telah ditentukan
3 Hari
2 Hari
2
1 Hari
3
4
Mengajukan usulan status penggunaan sesuai dengan Kewenangannya (KPKNL, KANWIL DJKN, DJKN PUSAT)
Menerima Penetapan Status dari (KPKNL, KANWIL DJKN, DJKN PUSAT) jika tidak terdapat kekurangan Data
Pengiriman Penetapan status BMN ke Stuan Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGELOLAAN SURAT MASUK
No
PEJABAT PELAKSANA
1
Staf Umum
2
Staf Umum
3
Staf Umum
4
Staf Umum
5
Ketua/Wakil Ketua
6
Panitera/Sekretaris /Wapan /Wasek
7
Staf Umum
8
Staf Umum
TENGGANG WAKTU
AKTIVITAS
1 Jam
Penerimaan surat, validasi dan memberikan tanda bukti penerimaan surat Pengelompokan dan pemisahan surat pribadi dan dinas (mendesak dan biasa) Memproses dan mendisposisi Surat dinas penting dan mendesak
1 Jam 1 Jam 1 Jam
Memproses dan mendisposisi surat dinas biasa 1 Jam
Mendisposisi surat 1 Jam
Mendisposisi Surat 1 Jam
Pencatatan surat di buku kendali Panmud Pidana, Perdata, Hukum dan Tipikor sesuai arah tujuan surat 1 Jam
TOTAL WAKTU
Pencatatan surat di buku kendali Kasub.Bag. Keuangan, Personalia, dan Umum sesuai arah tujuan surat 8 Jam (1 Hari Kerja)
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGELOLAAN SURAT KELUAR
No
PEJABAT PELAKSANA
1
Staf Umum
2
Staf Umum
3
Staf Umum
4
Staf Umum
TENGGANG WAKTU 2 Jam
AKTIVITAS Penerimaan surat keluar dari tiap bagian dan meregisternya Memasukan surat ke amplop dan memberikan cap stempel pengadilan
2 Jam 2 Jam
Pencatatan surat keluar yang akan dikirim 2 Jam
TOTAL WAKTU
Pengiriman surat melalui pos atau jasa pengiriman lainnya 8 Jam (1 Hari Kerja)
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENCATATAN ASET BMN (BARANG MILIK NEGARA) No
1
2
3
4
5
PEJABAT PELAKSANA Pejabat atau Panitia penerima barang yang ditunjuk Pejabat atau Panitia penerima barang yang ditunjuk
TENGGANG WAKTU
1 Hari
Penerimaan, Pengecekan dan Pemeriksaan barang masuk dan surat/dokumen pendukungnya
Penandatanganan Berita Acara Serah Terima barang 2 Hari
Memproses dan melakukan pembayaran ke pihak Rekanan/Penyedia barang baik secara tunai maupun kontrak melalui KPPN
Bendahara Pengeluaran Operator Aplikasi Persediaan dan SIMAK BMN Staf Umum/ Operator Apl.Persediaan/ SIMAK BMN
AKTIVITAS
2 Hari
Pencatatan dan penomoran BMN yang masuk pada aplikasi persediaan dan SIMAK BMN 2 Hari
TOTAL WAKTU
Pendistribusian BMN dan perubahan KIB pada aplikasi persediaan dan SIMAK BMN 7 Hari Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERBAIKAN/PERAWATAN BMN No
PEJABAT PELAKSANA
1
Staf Umum
2
Staf Umum
3
Staf Umum
4
Panitia/Pejabat Pengadaan Barang
TENGGANG WAKTU 1 Hari
AKTIVITAS Pendataan BMN yang rusak
2 Hari
Survey HPS ke penyedia barang/jasa 2 Hari
Penyusunan HPS dan koordinasi dengan bagian keuangan Sesuai Keppres
TOTAL WAKTU
Melakukan Pengadaan barang/jasa 5 Hari Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGADAAN BARANG PERSEDIAAN
No
PEJABAT PELAKSANA
1
Semua Bagian
2
Staf Umum
3 4
Panitia/Pejabat pengadaan barang Operator Apl. Persediaan
5
Operator Apl. Persediaan
6
Operator Apl. Persediaan
TENGGANG WAKTU
AKTIVITAS
1 Hari
Pengajuan kebutuhan ATK dan ART dari semua bagian 3 Hari
Merekap dan membuat daftar rencana pembelian Sesuai Keppres
Pengadaan barang 2 Hari
Pencatatan pembelian barang ke aplikasi 4 Hari
Stok opname 4 Hari
TOTAL WAKTU
Pengisian data dan Pelaporan Semesteran 14 Hari Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU LAPORAN BULANAN
No
PEJABAT PELAKSANA
1
Staf Umum
2
Staf Umum
TENGGANG WAKTU 3 Hari
AKTIVITAS Pengumpulan bahan laporan dari semua bagian
1 Hari TOTAL WAKTU
Pembuatan laporan bulanan 4 Hari Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PELAPORAN SIMAK BMN SEMESTERAN
No
1
2
3
4
PEJABAT PELAKSANA Operator Apl. Persediaan/SIMAK BMN Operator Apl. Persediaan/SIMAK BMN Operator Apl. Persediaan/SIMAK BMN Operator Apl. Persediaan/SIMAK BMN
TENGGANG WAKTU 3 Hari
AKTIVITAS
Input data persediaan ke SIMAK BMN 2 Hari
Rekonsiliasi internal dengan bag.keuangan 2 Hari
Rekonsiliasi dengan KPKNL 1 Hari
TOTAL WAKTU
Pengiriman hasil rekonsiliasi ke kantor wilayah (PTA) 8 Hari Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGHAPUSAN BMN DI PENGADILAN NEGERI No 1 2 3
PEJABAT PELAKSANA Pejabat/Pegawai yang ditunjuk Pejabat/Pegawai yang ditunjuk Pejabat/Pegawai yang ditunjuk
TENGGANG WAKTU 4 Hari
AKTIVITAS Pembuatan SK Panitia penghapusan
4 Hari
Meminta persetujuan penghapusan ke KPKNL 4 Hari
TOTAL WAKTU
Permohonan SK penghapusan ke Kepala BUA cq. Bagian Perlengkapan MA RI 12 Hari Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERPUSTAKAAN (BUKU MASUK) No
PEJABAT PELAKSANA
1
Staf Perpustakaan
2
Staf Perpustakaan
3
Staf Perpustakaan
4
Staf Perpustakaan
5
Staf Perpustakaan
TENGGANG WAKTU 2 Hari
AKTIVITAS Penerimaan Buku dicatat di Buku Register Induk
3 Hari
Pencatatan di Buku Register Klasifikasi masingmasing bidang 3 Hari
Penomoran buku dan distempel cap perpustakaan 2 Hari
Pemberian label pada buku 2 Hari
TOTAL WAKTU
Pembuatan katalog buku 12 Hari Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERPUSTAKAAN (PEMINJAMAN BUKU) No
PEJABAT PELAKSANA
1
Staf Perpustakaan
2
Staf Perpustakaan
3
Staf Perpustakaan
4
Staf Perpustakaan
TENGGANG WAKTU 1 Hari
AKTIVITAS Pencatatan peminjaman buku
1 Hari
Penyimpanan kartu peminjam buku 1 Hari
Pencatatan penyerahan dan pengembalian buku 1 Hari
TOTAL WAKTU
Membuat surat teguran keterlambatan pengembalian buku 4 Hari Kerja
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGAMANAN TAMU No
PEJABAT PELAKSANA
1
Petugas Piket
2
Petugas Piket
3
Petugas Piket
4
Petugas Piket
TENGGANG WAKTU Segera
AKTIVITAS Tamu melapor dan memberikan identitas pribadi Menanyakan kesediaan pejabat untuk menerima tamu
Segera Segera
Mengantar tamu ke pejabat yang dituju Segera
TOTAL WAKTU
Penyerahan kembali identitas tamu (Segera)
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU KEAMANAN KANTOR No
PEJABAT PELAKSANA
1
Kasub.Bag. Umum
2
Petugas Keamanan
3
Kasub.Bag. Umum
4
Petugas Keamanan
5
Petugas Keamanan
TENGGANG WAKTU 1 Hari
AKTIVITAS Penyusunan jadwal piket pegawai dan satpam
Sesuai jadwal
Pengontrolan lingkungan kantor Koordinasi dengan aparat keamanan terkait bila diperlukan
Segera Segera
Mengarahkan tamu untuk melapor ke bag.piket Sesuai jadwal
TOTAL WAKTU
Pencatatan kegiatan piket 1 Hari Kerja (dan sesuai jadwal)
REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU KEBERSIHAN/KENYAMANAN KANTOR No 1 2 3
PEJABAT PELAKSANA Staf Umum/Honorer Staf Umum/Honorer Dinas Kebersihan
TENGGANG WAKTU Sesuai jadwal
AKTIVITAS Pelaksanaan kebersihan yang rutin
Sesuai jadwal
Pelaksanaan kebersihan untuk acara khusus Sesuai jadwal
TOTAL WAKTU
Pengangkutan sampah (Sesuai Jadwal)
