STANDAR 2. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN DAN PENJAMINAN MUTU 2.1 Sistem Tata Pamong Pelaksanaan tata pamong di program studi dalam mewujudkan visi, melaksanakan misi, untuk mencapai tujuan dan sasaran program studi dapat dijelaskan sebagai berikut. Sistem tatapamong yang diterapkan di program studi pendidikan bahasa Inggris mengacu sekaligus menerapkan sistem tatapamong yang diterapkan pada tingkat pascasarjana
yang
mengacu
kepada
prinsip-prinsip:
kredibilitas,
transparansi,
akuntabilitas, tanggungjawab, dan keadilan dalam hal input, proses, output, dan outcome. Transparansi dalam arti berbagai kebijakan hingga ke program studi dilakukan melalui kesepakatan dalam rapat pasca, akuntabilitas merupakan bentuk implementasi kegiatan yang dapat dijelaskan secara masuk akal sesuai kesepakatan, dan tentunya yang dapat dipertanggungjawabkan, serta adil dalam arti berbagai kegiatan dibedakan sesuai porsi pascasarjana dan porsi program studi termasuk pendanaan yang terbuka pula. Konsentrasi berbagai tugas adalah tridharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian). Untuk melakukan tugas-tugas ini, pimpinan pascasarjana telah membuat pedoman sebagai rujukan yang dibuat di tingkat program studi. Program Studi Pendidikan Bahasa Inggris sudah menyusun berbagai pedoman yang sinergis dengan panduan pascasarjana itu seperti SOP perkuliahan, SOP penulisan tesis, SOP praktikum, SOP penelitian dan SOP pengabdian pada masyarakat. Di tingkat Pascasarjana direktur, yang dibantu oleh asisten direktur bidang akademik dan asisten direktur bidang keuangan, memimpin dan memonitor berbagai kegiatan termasuk program studi. Selain itu, untuk membantu kegiatan administrasi, pimpinan
7
pascasarjana dibantu oleh kabag adimistrasi akademik dan kabag administrasi keuangan. Di tingkat program studi, berbagai kegiatan tridharma perguruan tinggi diketuai oleh ketua program studi (kepro) yang dibantu oleh staf dosen yang semuanya tertuang dalam SOP program studi. Untuk menangani kegiatan administrasi, progam studi dibantu oleh staf administrasi pascasrjana. Sistem tata pamong program studi dilaksanakan dengan menggunakan prinsip-prinsip good governance universitas yaitu: (1) Transparansi: Pada setiap kesempatan rapat, ketua program studi selalu mengingatkan tugas dan kewajiban para dosen sesuai SOP yang berlaku. Perubahan, misalnya, penjadwalan perkuliahan oleh dosen, atau berhalangan masuk harus sepengetahuan ketua program studi. Seluruh staf tahu bahwa bila dosen yang tidak masuk perkuliahan tiga kali tanpa berita, untuk sementara dia diganti oleh dosen lain. Seorang dosen yang melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat diberikan oleh program studi kepada dosen yang bersedia untuk melakukannya. (2) Akuntabel: Sistem tata pamong program studi selama dua tahun ini dapat dipertanggungjawabkan kepada semua pihak. Pengelolaan Program Studi yang dipimpin oleh ketua Program Studi dibantu oleh satu orang staf administrasi partisi dengan pascasarjana. Ketua Program Sudi Pendidikan Bahasa Inggris sekarang ini bukan karena dipilih langsung oleh staf dosen tetapi ditunjuk langsung oleh Rektor Undana, karena program studi baru mulai beroperasi sejak Juli tahun 2012. Untuk selanjutnya akan diberlakukan mekanisme yang berlaku umum di pascasarjana. Dalam menjalankan berbagai kegiatan tridharma perguruan tinggi, ketua program studi bertanggungjawab kepada pimpinana
8
pascasarjana (direktur), sedangkan para dosen bertanggungjawab kepada etua program studi. (3) Kredibel: Sistem tata pamong program studi selama dua tahun terakhir dapat dikatakan dipercayai karena kegiatan perkuliahan berjalan sesuai SOP yang ada. Kegiatan penelitian dan pengabdian telah berjalan dengan baik. Laporan kegiatan penelitian dan pengabdian terekam, baik di program studi maupun di lembaga pascasarjana. Yang terakhir, pada tahun kedua peminat yang mendaftar tiga kali lipat jumlah peminat tahun pertama. Tahun pertama (2012) jumlah mahasiswa aktif 7 orang dan tahun kedua jumlah mahasiswa aktif 20 orang. (4) Akuntabel: Berbagai kegiatan tridharma perguruan tinggi dan rencana kegiatan berikutnya selalu dievaluasi pada rapat program studi pada akhir semester atau awal semester. Ketua program studi selalu menyampaikan apa yang sudah dilakukan, apa yang belum tuntas dilaakukan, dan hambatan yang sempat direkam saat rapat dengan staf dosen. Para dosen pun memberikan pendapatnya tentang berbgai hal yang sudah dilakukan termasuk solusi persoalan yang tengah dihadapi dan renana kerja yang mau dilakukan. Hal yang sama disampaikan ketua program studi kepada pimpimpinan pasasarjana saat rapat tingkat pasca. (5) Bertanggungjawab: Selama dua tahun ini berbagai kegiatan tridharma perguruan tinggi dapat dipertnggungjawabkan. Dalam kegiatan perkuliahan, misalnya, para dosen melakukan tugasnya minimal 16 kali dan melakukan penilaian dengan mengacu pada Norma dan Tolok Ukur Undana yang terdiri atas empat komponen: soft skill (25%), tugas semester (15%), ujian tengah semester (30%) dan ujian akhir semester (30%). Tugas dan ujian
9
bisa dalam bentuk sit in test atau tugas-tugas makalah. Dalam bidang penelitian dan pengabdian, para dosen yang ditugaskan menyelesaikan tugas-tugas itu tepat waktu dengan memasukkan lapora akhir. Dokumen laporan ada di program studi atau pascasarjana. (6) Adil: Hal ini tercermin dalam, misalnya, penerimaan mahasiswa baru untuk program studi Pendidikan Bahasa Inggris bagi siapa saja yang berminat dan memenuhi syarat-syarat yang berlaku. Di tingkat program studi, pembagian tugas perkuliahan dilakukan berdasarkan spesialisasi dosen dan kesediaannya. Setiap dosen mendapat tugas untuk mengajar satu matakuliah setiap semester. Dosen luar biasa berhak mengajar bila ada jadwal matakuliah yang sesuai dengan keahliannya. Di bidang penelitian dan pengabdian berlaku prinsip yang bersedia (mempunyai waktu) tetapi wajib tim (memasukkan dua orang dosen lain sebagai tim). Singkatnya, program studi menerapkan sistem kolegial yang transparan, saling mempercayai, serta adil dengan memperhatikan kapabilitas dan kesempatan para staf dosen dalam mengasuh matakuliah, melakukan penelitian dan pengabdian. Seluruh dosen harus menerapkan SOP yang ada.
2.2 Kepemimpinan. Kepemimpinan dalam program studi yang mencakup informasi tentang kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik, dapat dijelaskan sebagai berikut. 1. Kepemimpinan Operasional. Hal ini berkaitan dengan kemampuan merealisasi visi dan misi ke dalam kegiatan operasional tridharma perguruan tinggi di tingkat program studi. Selama dua tahun ini, dalam mengemban tugas, ketua program studi
10
untuk sementara belum ada sekretaris untuk membantu ketua program studi, tetapi ada seorang staf administrasi yang sifatnya partisi dengan pascasarjana. Program kerja yang diusulkan setiap tahunnya mencakup berbagai kegiatan dalam pelaksanaan tridharma perguruan tinggi yang bisa dibedakan atas program rutinitas, program tahunan, program jangka pendek, dan program jangka panjang. Namun yang bisa dilakukan selama dua tahun ini hanya yang sifatnya rutinitas dan tahunan. Praktis, selama ini program studi mengandalkan staf dosen untuk melakukan atau menggiatkan kerjasama sehingga tidak terkesan semua beban dipundak ketua program studi. Ketua program studi melakukan arahan, pendelegasian wewenang, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja kepada staf dosen dalam rapat program studi.Terkait kegiatan operasional program studi, telah disusun standar operasional prosedur (SOP) yang relevan untuk dijadikan pedoman dalam setiap kegiatan. Setiap pelaksanaan kegiatan dimonitor dan dievaluasi melalui dokumen-dokumen evaluasi (feedback) serta dibahas dalam rapat-rapat rutin program studi. 2. Kepemimpinan Organisasi. Terkait dengan kepemimpinan organisasi, ketua prodi berpedoman pada preraturan yang berlaku di lembaga Undana dan Pascasarjana khususnya. Dalam menjalankan fungsinya, prodi pendidikan bahasa Inggris tidak bisa lepas dari program studi lain di Pascasarjana, termasuk perpustakaan, lembaga penelitian dan lembaga pangabdian kepada masyarakat Undana. Oleh karena itu, untuk melaksanakan tridharma perguruan tinggi, program studi pendidikan bahasa Inggris senantiasa menjaga hubungan baik dengan program studi lain dan unit kerja lain yang ada di Undana yang diwujudkan melalui diskusi nonformal dan rapat koordinasi di tingkat pascasarjana. 3. Kepemimpinan Publik. Untuk menjalankan kepemimpinan publik, program studi
11
secara koordinatif terlibat dalam berbagai kegiatan publik. Para dosen aktif terlibat dalam berbagai kegiatan yang melibatkan komponen luar perguruan tinggi seperti mengikuti seminar atau pelatihan/sosialisasi program pusat. Selama ini misalnya dua staf program studi menjadi narasumber nasional kurikulum 2013 setelah mengikuti sosialisasi di Surabaya. Semua staf terlibat dalam kegiatan PLPG dan PPG yang dipercayakan kepada FKIP Undana, termasuk kegiatan English Language Training Assistance (ELTA) bagi sarjana NTT yang hendak studi di luar negeri. Kegiatan mandiri yang dilakukan secara perorangan oleh beberapa staf program studi menjadi bukti kerjasama dengan lembaga lain. Di samping itu, beberapa dosen aktif menulis di media massa dan jurnal tingkat lokal, nasional dan internasional. Semua kegiatan ini mengangkatkan martabat Program Studi Magister Pendidikan Bahasa Inggris, Pascasarjana, Undana, Kupang.
2.3 Sistem Pengelolaan Pelaksanaan sistem pengelolaan program studi dapat dijelaskan sebagai berikut. Proses Perencanaan: Perencanaan program studi dimulai menjelang akhir tahun kegiatan akademik. Biasanya program studi diminta untuk memasukkan program kerja selama setahun berikutnya sesuai program pascasarjana, dan disampaikan saat rapat tingkat pascasarjana.
Saat
rapat
itu
program
studi
diminta
untuk
menyampaikan
pertanggungjawaban ketuntasan kegiatan tridharma perguruan tinggi untuk tahun sebelumnya. Anggaran disesuaikan dengan anggaran yang ditentukan oleh Undana (Pascasarjana). Rencana program kerja dalam rapat itu dibahas dan diputuskan menjadi usulan program kerja dan anggaran pascasarjana untuk semua program studi. Dengan demikian, rencana kerja dan anggaran kolektif program studi yang ada di Pascasarjana untuk disahkan oleh Rektor Undana. Pada akhir pelaksanaan kegiatan, program studi 12
menyampaikan laporan pertanggung-jawaban kegiatan dan keuangan pada akhir tahun anggaran. Proses Pengorganisasian: Pada program studi pendidikan bahasa Inggris, struktur organisasi yang didasarkan pada kondisi yang ada, yaitu merujuk kepada peraturan yang berlaku di Undana atau di Pascasarjana. Untuk sementara struktunya sebagai berikut: Pimpinan Pasca
Ketua program Studi yang lain
Ketua Program Studi Pend Bhs Inggris
(kolegial) Staf Dosen
Mahasiswa
2.4 Penjaminan Mutu Sistem dan pelaksanaan penjaminan mutu pada program studi dapat dijelaskan sebagai berikut. Untuk menjamin mutu keluaran (outcome) yang akan dihasilkan, program studi berkoordinasi dengan Pascasarjana dan unit Penjamin mutu dalam melakukan upaya
13
penjaminan mutu terhadap kegiatan masukan, proses dan output Undana. Selama dua tahun ini, kerjasama internal dengan unit penjamin mutu Undana dikoordinir oleh pimpinan Pascasarjana yang terealisasi dalam sosialisasi pembuatan SOP dan kegiatan audit internal program studi (dokumen ada di prodi) untuk mengukur kinerja atau ketercapaian sekaligus untuk mengidentifikasi kelemahan sehingga di perbaiki, dan hal ini sangat direspons secara positif oleh program studi Pendidikan Bahasa Inggris. Program studi pendidikan bahasa Inggris, dalam merealisasikan mutu, merujuk kepada Norma dan Tolok Ukur Undana dengan (SK Rektor Nomor 520/PP/2012) dan pedoman penyelenggaran program pascasarjana. Di tingkat program studi, misalnya, sudah didesain kurikulum berdasarkan petunjuk SK Rektor tersebut, dan diimplementasi dengan pedoman-pedoman produk program studi seperti: SOP perkuliahan (termasuk dukumen perangkat perkuliahan), SOP penulisan tesis, SOP praktikum matakuliah, SOP praktek mengajar (PPL), dan SOP kode etik program studi. Selama ini implementasi perkuliahan (termasuk penelitian dan pengabdian) dinilai baik berdasarkan hasil evaluasi feedback dari mahasiswa yang dilakukan setiap akhir tahun (dokumnen ada di program studi). Instrumen evaluasi yang dimaksud bertujuan untuk mengukur kinerja para dosen. Hasilnya diinformasikan saat rapat program studi untuk dilakukan perbaikan. Penjaminan mutu berdasarkan informasi lulusan dan pengguna lulusan belum dilakukan (walaupun instrumennya sudah disiapkan) karena belum ada lulusan (karena program studi baru berumur 2 tahun). Evaluasi
kegiatan
mahasiswa
dalam
perkuliahan
dilakukan
lewat
observasi/pengamatan para dosen dan selalu disampaikan atau dibahas saat rapat (agenda rapata ada).
14
2.5 Umpan Balik Umpan balik tentang proses pembelajaran hanya dari mahasiswa dan para dosen, seperti yang dijelaskan pada tabel berikut ini. Umpan Balik (1) Dosen (Dalam bentuk dialog saat rapat prodi) Mahasiswa (Dalam bentuk kuesioner) Alumni (Belum ada lulusan) Pengguna lulusan (Belum ada lulusan)
Isi Umpan Balik (2) Kelemahan/keurangan prodi, dan kinerja mahasiswa Kinerja dosen khusus tentang perkuliahan matakuliah -----
Tindak Lanjut (3) Untuk feedback dosen tentang kinerja mahasiswa dibicarakan pada saat rapat program studi, kemudian kepro menyampaikan kepada mahasiswa. Untuk feedback mahasiswa tentang kinerja dosen, input mahasiswa dipresentasikan dalam bentuk grafik dan dibicarakan saat rapat prodi.
Catatan: instrumen evaluasi feedback mahasiswa ada di program studi.
2.6 Keberlanjutan Upaya untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) program studi. Upaya-upaya yang dilakukan program studi Pendidikan Bahasa Inggris dalam menjamin keberlanjutan program studi adalah sebagai berikut: 1. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa : a. Menulis visi dan misi serta profil prodi di setiap edisi jurnal program studi (Jurnal Ilmu Bahasa dan Pendidikan) b. Mensosialisasikan secara nonformal saat para dosen melakukan kegiatan PPL mahasiswa S1 di sekolah-sekolah c. Memampang visi dan misi program studi di pintu masuk ruang kerja kepro. d. Lewat mahasiswa diinformasikan kepada masyarakat yang berminat. 2. Upaya peningkatan mutu manajemen : a. Melakukan monitoring dan evaluasi perkuliahan secara berkala dan menidaklanjuti hasilnya b. Memanfaatkan teknologi dalam pelaksanaan administrasi akademik.
15
d. Merancang dokumen mutu dan melaksanakannya. 3. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan : a. Memonitor dan mengevaluasi kurikulum secara periodik. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan melengkapi dan merevisi perangkat perkuliahan (silabus, RKPS/Course Outline, SAP/power point) c. Meningkatkan belajar mandiri dengan memberi tugas-tugas dan referensireferensi terkini. d. Menghadirkan dosen tamu untuk kuiah umum. e. Mengevaluasi SOP-SOP yang sudah ada. d. Mewajibkan mahasiswa untuk menulis di jurnal ilmiah dan Surat Kabar (harian) e. Meningkatkan budaya displin perkuiahan para dosen dan mahasiswa. g. Menghimbau para dosen tertentu untuk mengurus profesorship. 4. Upaya pelaksanaan kerjasama kemitraan : a. Menghimbau dosen untuk terlibat secara mandiri dengan instansi-instansi lain b. Menjalin kerjasama dengan lembaga pendidikan tinggi lain dalam hal ketenagaan. c. Menjalin kerjasama dengan lembaga pendidikan tinggi negeri lewat studi banding. d. Menjalin kerjasama dengan dinas PPO provinsi, kota dan kabupaten. 5. Upaya dan prestasi memperoleh dana hibah kompetitif : Menghimbau para dosen untuk selalu terlibat dalam kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui unit Lemlit dan PPM Undana atau Pascasarjana. Selama ini ada dosen yang berhasil melakukan penelitian dengan menggunakan biaya APBN (lihat data pendukung standar 7).
16
