STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU

STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU 2.1 Tata Pamong Sistem tata pamong berjalan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati bersama untuk memelihara dan menggerakkan semua unsur, fungsi, dan peran dalam institusi perguruan tinggi. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan oleh tegaknya aturan, tata cara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman dan prosedur pelayanan (administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio). Sistem tata pamong (input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang menjamin terlaksananya tata pamong yang baik) harus diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan, dipantau dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas. Hal-hal yang menjadi fokus di dalam tata pamong termasuk bagaimana kebijakan dan strategi disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan terpilihnya pemimpin dan pengelola yang kredibel dan sistem penyelenggaraan program studi secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab dan menerapkan prinsip-prinsip keadilan. Organisasi dan sistem tata pamong yang baik (good governance) mencerminkan kredibilitas, transparansi, akuntabilitas, bertanggung jawab dan keadilan institusi perguran tinggi. 2.1.1 Uraikan secara ringkas sistem tata pamong (sebutkan lembaga yang berperan, perangkat pendukung, kebijakan dan peraturan/ketentuan termasuk kode etik yang dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan perguruan tinggi, serta prosedur penetapannya) di institusi perguruan tinggi dalam membangun sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil, serta pelaksanaannya. Walaupun secara legal formal struktur organisasi dan tatakelola Undana masih disusun mengacu pada Peraturan Pemerintah No 60 Tahun 1990, akan tetapi tidak berarti kreativitas dan inovasi menjadi terhambat dengan adanya

Borang Akreditasi Universitas Nusa Cendana, Tahun 2014

34

ketentuan peraturan perundangan tersebut (Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1990). Dalam beberapa tahun terakhir, di Undana telah mengalami perkembangan struktur organisasi dan tatapamong yang cukup dinamis yang pada dasarnya diarahkan untuk mewujudkan organisasi yang sehat, akuntabel, dan memiliki tatapamong yang baik (Good University Governance) untuk mendukung penyelenggaraan kegiatan tridharma yang bermutu, efektif dan efisien. Pada dasarnya secara de-facto Statuta Undana 2009 dan OTK Undana 1995 berkaitan dengan struktur organisasi sudah tidak relevan lagi dengan kondisi obyektif dan perkembangan struktur organisasi Undana saat ini, terutama dengan terbentuknya unit-unit baru seperti Lembaga/Pusat/UPT, fakultas dan program studi baru. Menyikapi adanya regulasi baru dibidang penyelenggaraan pendidikan tinggi, maka Undana mulai mengambil langkah responsif dengan menyusun Statuta dan OTK Undana yang baru sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dengan tetap mengedepankan prinsip-prinsip Good University Governance. Pada saat ini Undana telah berhasil menyusun draft Statuta dan OTK yang baru (tahun 2012) dengan mengacu kepada Peraturan Pemerintah Nomor 66 tahun 2010 yang kemudian disempurnakan lagi setelah terbitnya dengan UU Dikti No 12 Tahun 2012. Pada saat ini, draft Statuta dan OTK Undana yang baru ini telah disahkan oleh Senat Universitas dan statusnya saat ini tinggal diusulkan dan menunggu pengesahan legal dari Kemendikbud dan Kemenpan-Reformasi Birokrasi. Sistem tata pamong di Undana diarahkan untuk menjamin terselenggaranya praktek-praktek pengelolaan universitas yang baik berdasarkan lima pilar GUG yaitu (i) kredibel, (ii) transparansi, (iii) akuntabel, (iv) bertanggung jawab, dan (v) adil; yang dapat digambarkan sebagai berikut: 1. Kredibel. Rekam jejak Undana selama ini mengindikasikan diperolehnya kepercayaan dari pemerintah, dunia usaha dan para pemangku kepentingan lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Beberapa fakta bahwa Undana memiliki kredibilitas secara internasional, yaitu (a)


35

kepercayaan untuk mengelola hibah luar negeri seperti ADB, DUE, IMHERE, NUFFIC (Agri-4, SIM-4, Fish-4), dan HPEQ; (b) kepercayaan terhadap Rektor Undana untuk mewakili Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI dalam menyampaikan makalah dalam pertemuan di Perancis; (c) kepercayaan ADS kepada salah satu pakar Undana sebagai interviwer bagi mahasiswa penerima beasiswa ADS; (d) kepercayaan negara Republic Democratic Timor Leste untuk menyusun kurikulum bagi program studi pendidikan jasmani, kesehatan, dan rekreasi (PENJASKESREK); (e) kepercayaan negara Republic Democratic Timor Leste untuk Undana menjadi fasilitator legal drafting untuk rancangan regulasi; (f) kepercayaan Australia dan San Francisco University terhadap Undana di bidang legal drafting; (g) pemanfaatan jasa kepakaran dosen dari Fakultas Hukum, FISIP, dan Perikanan untuk mengajar di sejumlah perguruan tinggi di Republic Democratic Timor Leste; (h) kepercayaan untuk melakukan berbagai kegiatan seminar dan lokakarya internasional; (i) kerjasama dengan IALF (Australia) dalam penyelenggaraan ELTA (English Language Training Assitance) secara rutin. Secara nasional, yaitu (a) penugasan oleh Dikti untuk menyelenggarakan 28 Prodi Di Luar Domisili di Bajawa, Kabupaten Ngada dan di Weetebula, Kabupaten Sumba Barat Daya pada tahun 2013; (b) penugasan Dikti untuk melaksanakan program S3 yaitu program studi Ilmu Ternak dan Ilmu Administrasi pada tahun 2013, pelaksanaan sertifikasi guru, program PHKI, SP4, DUE-LIKE, SM3T, PPKHB, PPG, dan PLPG; (c) Undana mendapatkan kepercayaan untuk mengelola hibah penelitian unggulan perguruan tinggi, penelitian dasar dan hibah bersaing, Hibah Kompetitif seperti Hibah Pekerti, Hibah Kompetensi, Penelitian Disertasi Doktor, Penelitian Stranas, Peneltian MP3EI dan juga hibah pengabdian seperti IbM, IbW, IbIKK, KKN PPM, UJI; (d) Undana ditunjuk

sebagai

penyelenggara

berbagai

pelatihan/lokakarya

dalam rangka peningkatan mutu penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi di Kawasan Timur Indonesia; (e) Rektor Undana sebagai Ketua Forum Rektor


36

Kawasan Indonesia Timur; (f) kepercayaan terhadap Undana sebagai tuan rumah untuk berbagai forum nasional seperti Forum Rektor Kawasan Timur Indonesia tahun 2011; (g) Forum Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan seluruh Indonesia tahun 2012, Forum Dekan Peternakan seluruh Indonesia tahun 2013, dan Forum Dekan Ilmu Sosial dan Politik seluruh Indonesia tahun 2013; (h) pada tahun 2010, Undana menjadi tempat untuk studi strategis dari 5 orang Jenderal siswa Lemhanas; (i) kepercayaan Pemda Aceh, untuk studi pengelolaan Daerah Aliran Sungai (DAS) di Undana; (j) penggunaan tenaga pakar dari Undana di bidang penjaminan mutu sebagai fasilitator dalam kegiatan supervisor dan bimtek evaluasi mutu internal di beberapa perguruan tinggi yaitu Universitas Tanjung Pura Lampung, Universitas Dwijendra Denpasar, dan Universitas Cendrawasih di Jayapura; (k) Undana dipilih sebagai universitas narasumber pembahasan draft RUU oleh DPR dan DPD RI; (l) Undana dipercaya oleh Mahkamah Konstitusi dalam penggelaran perkara konflik hasil pemilukada; (m) Undana sebagai Koordinator Pengawas Ujian Nasional untuk wilayah NTT sejak 2005 sampai kini; (n) kepercayaan kepada dosen Undana menjadi staf Wantimpres; dan (o) Rektor Undana dipercaya sebagai pengurus Majelis Rektor Perguruan Tinggi Negeri (MRPTN). Secara regional, kredibilitas Undana terukur dari (a) kepercayaan pemerintah daerah terhadap Undana dalam merancang kebijakan publik; (b) kepercayaan untuk melakukan kajian akademis dalam pemekaran wilayah otonom, studi penetapan ibukota kabupaten baru, dan penentuan lokasi pembangunan sarana dan prasarana public; (c) kepercayaan kepada dosen Undana untuk menjadi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah di Kabupaten Sumba Barat, Kabupaten Manggarai, Kabupaten Kupang, dan Kabupaten Manggarai Timur; (d) kepercayaan bagi kepakaran Undana untuk melakukan seleksi anggota KPU, Panwaslu dan KPID Provinsi NTT, Kota Kupang, dan beberapa kabupaten di NTT; (e) kepercayaan kepada alumni Undana untuk menduduki jabatan strategis di provinsi (sebagai Gubernur, Wakil Gubernur, Ketua DPRD, dan Sekretaris


37

Daerah) dan kabupaten/kota (sebagai Bupati, Wakil Bupati, Ketua DPRD, dan Sekretaris Daerah) di NTT, dan g) kepercayaan bagi Undana sebagai universitas pembina untuk beberapa perguruan tinggi swasta di NTT; (f) kepercayaan kepada dosen Undana untuk menjadi Ketua Ombudsman NTT dan NTB; (g) kepercayaan kepada dosen Undana menjadi Komisaris Independen Bank NTT; dan (h) Undana sebagai penyelenggara SMPTN. 2. Transparansi. Undana senantiasa menerapkan asas keterbukaan dengan cara mendiseminasikan informasi penting kepada pihak-pihak yang berkepentingan misalnya, proses pengadaan barang dan jasa yang menggunakan

sistem e-

procurement (LPSE) yang dikoordinir oleh unit khusus yaitu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Undana, penerimaan CPNS dilakukan mengacu pada prosedur baku yang berlaku secara nasional, standar tarif yang telah disahkan oleh Kemenkeu dapat diakses melalui website Undana, pendistribusian laporan Rektor setiap Dies

Natalis

kepada

pemangku

kepentingan

termasuk

masyarakat luas, dan memori jabatan rektor setiap periode kepemimpinan, publikasi kinerja Undana pada berbagai media massa lokal dan pelibatan insan pers dalam setiap acara penting baik di dalam Undana maupun di luar Undana. 3. Akuntabilitas. Undana sebagai lembaga publik, maka akuntabilitas yang dianut Undana meliputi i) akuntabilitas program, ii) akuntabilitas hukum, iii) akuntabilitas keuangan dan BMN, iv) akuntabilitas pemangku kepentingan, v) akuntabilitas profesi, dan vi) akuntabilitas kepemimpinan. Akuntabilitas program diarahkan pada dimensi yakni: input, process, output, outcome, dan dampak

secara

profesional

sebagai

indikator

bahwa

Undana

mampu

mempertanggungjawabkan seluruh sumber daya publik yang dikelolanya kepada para pemangku kepentingan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan misinya.

Dalam

menjamin dan

memastikan agar

pelaksanaan renstra sesuai dengan rencana tahunan yang telah disusun, maka monitoring dan evaluasi pelaksanaan renstra secara berkala dilakukan melalui


38

berbagai sistem dan instrumen yang dimiliki oleh Undana antara lain melalui (a) mekanisme pengawasan secara intensif melalui jalur struktural (berjenjang) atau sistem pengendalian internal; (b) mekanisme pengawasan secara intensif oleh pimpinan unit kerja yang bersangkutan dan diberi untuk

tanggung

jawab

menyelesaikan masalah yang dihadapi (built-in control); (c)

pengawasan melalui Satuan Pengawasan Intern (SPI)

dan

Lembaga

Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi; (d) mekanisme intensifikasi Rapat Koordinasi baik di tingkat universitas maupun di tingkat fakultas dan program studi; dan (e) hasil pelaksanaan renstra secara berkala juga disebarluaskan kepada para pemangku kepentingan baik secara vertikal maupun horizontal. Akuntabilitas secara

vertikal

dilakukan

melalui

penyerahan

Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi pemerintah (LAKIP) dan Laporan Keuangan secara tepat waktu kepada Kemendikbud dan Kemenkeu. Sedangkan akuntabilitas horizontal dilakukan melalui publikasi laporan kinerja dan kegiatan melalui berbagai media antara lain: buku laporan dies natalis Undana yang dibagikan kepada publik pada saat perayaan dies, media elektronik seperti website Undana, TV lokal dan nasional yang dapat diakses oleh masyarakat luas, Majalah Warta Undana untuk sivitas akademika dan tenaga kependidikan Undana, serta koran lokal dan nasional yang juga dapat diakses oleh masyarakat luas. Akuntabilitas hukum diarahkan pada dimensi untuk menjamin bahwa pelaksanaan seluruh program dan kegiatan di Undana selalu mengacu pada aturan-aturan yang berlaku meliputi Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan dan Keputusan Rektor, Peraturan dan Keputusan Dekan dan Ketua Lembaga dan standar operasional baku yang telah ditetapkan sebagai acuan pelaksanaan program dan kegiatan. Untuk menjamin bahwa pelaksanaan program dan kegiatan selalu mengacu pada aturan-aturan yang berlaku, maka dilakukan monitoring dan evaluasi secara berkala baik secara internal (pimpinan unit secara berjenjang, SPI, LPMPT, LP3) maupun eksternal (Inspektorat Jenderal,


BAN-PT, dan

39

lembaga akreditasi independen). Akuntabilitas di bidang pengelolaan keuangan dilakukan dalam bentuk pertanggungjawaban secara bulanan, triwulan, semester dan tahunan kepada Kemenkeu dan Kemendikbud. Laporan keuangan tahunan diaudit oleh Inspektorat Jenderal Kemendikbud dan SPI, sedangkan

untuk

akuntabilitas

dalam

pengelolaan

hibah,

Undana

bekerjasama dengan BPKP sejak tahun 2007 dan diperbaharui pada tahun 2011 untuk melakukan pembinaan/pendampingan dan reviu/audit terhadap pengelolaan keuangan Negara khususnya untuk dana hibah PHKI dan dana hibah luar negeri seperti, IMHERE, NUFFIC, dan HPEQ. Di samping itu Undana

bekerjasama dengan

mendukung

program

anti

KPK

dalam

korupsi.

membangun kesepahaman

Akuntabilitas

bagi

pemangku

kepentingan, Undana secara berkala melakukan evaluasi kepuasan pelanggan baik internal meliputi mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan maupun pelanggan eksternal yaitu alumni, pengguna lulusan, orangtua mahasiswa, dan pihak kerjasama. Selain itu untuk akuntabilitas eksternal, Undana melaksanakan akreditasi prodi oleh BAN PT dan khusus untuk Fapet Undana dilaksanakan pula akreditasi berbasis ISO 9001-2008 oleh PT SAI Global. Akuntabilitas profesi, untuk menjamin profesionalisme pelaksana program dan kegiatan di Undana, maka Undana telah membuat dokumen kode etik antara lain kode etik dosen, kode etik pegawai, kode etik mahasiswa, kode etik auditor, kode etik penelitian dan publikasi. Dalam implementasinya dilaksanakan oleh komisi etik yang dibentuk untuk memastikan bahwa kode etik tersebut ditaati dan dilaksanakan. Di samping itu dilakukan akuntabilitas profesi dosen melalui pelaksanaan BKD (beban kerja dosen) setiap tahun. Akuntabilitas kepemimpinan, sebagai bentuk akuntabilitas

kepemimpinan,

maka

Undana

selalu

membuat

dokumen

pertanggungjawaban kinerja setiap masa kepemimpinan dalam bentuk memori akhir jabatan Rektor dan Dekan, selanjutnya dokumen tersebut disampaikan kepada semua pemangku kepentingan dan pihak internal Undana. 4. Tanggung jawab. Penyelenggaraan tridharma perguruan tinggi dilakukan dalam


40

berbagai bentuk sesuai dengan kebijakan K e m e n d i k n a s / Kemendikbud melalui penerapan prinsip – prinsip organisasi yang sehat. Bentuk tanggung jawab tercermin dari adanya berbagai aturan internal mulai dari universitas sampai pada fakultas yang selalu mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Demikian halnya berdasarkan hirarki, aturan internal pada tingkat fakultas tidak boleh bertentangan dengan aturan internal universitas. Adapun hirarki aturan internal Undana dimulai dari (1) peraturan universitas, (2) keputusan rektor, dan (3) peraturan fakultas/lembaga, dan (4) keputusan dekan/ketua lembaga. Undana senantiasa konsisten di dalam menjalankan peraturan dan perundang-undangan, termasuk pelaksanaan kode etik melalui komisi etik, SPI, dan jalur struktural (pengawasan melekat), selain itu bentuk tanggungjawab

Undana

terwujud

dalam

peningkatan

perluasan

akses

(aksesibilitas) pelaksanaan layanan pendidikan bagi masyarakat melalui pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, antara lain penyelamatan mahasiswa dari perguruan tinggi swasta yang belum memiliki ijin operasional, melakukan penelitian untuk menghasilkan naskah akademik untuk usulan pemekaran wilayah otonom di NTT, dan membantu pemerintah daerah dalam membuat kebijakan publik (legal drafting) serta membantu memecahkan masalah pembangunan melalui kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 5. Keadilan. Undana selalu menempatkan kesetaraan dan menjamin ekuitas pemenuhan hak-hak para pemangku kepentingan, beberapa indikator bahwa Undana menerapkan prinsip keadilan adalah 1) dalam pemilihan pejabat dan pengembangan staf diindikasikan oleh a)

proses pemilihan pimpinan pada

berbagai tingkatan dilakukan secara adil (tanpa mempersoalkan gender, suku, agama, dan latar belakang) dan transparan (sivitas akademika dapat mengetahui proses pemilihan tanpa ada yang ditutupi) namun dengan tetap mengikuti peraturan dan perundangan yang berlaku, hal ini terbukti dari beberapa jabatan di Undana dijabat oleh perempuan seperti Direktur program pascasarjana, Ketua Lembaga Penelitian, Pembantu Dekan, Kepala Pusat dan UPT,


dan b)

41

pengembangan

staf,

peningkatan

kualifikasi

dan

kompetensi

serta

penjenjangan karir baik dosen maupun tenaga akademik dilakukan secara adil dengan tetap mengutamakan potensi dan kinerja individu yang bersangkutan, sehingga setiap orang baik laki-laki maupun perempuan memiliki hak yang sama untuk studi lanjut dan mengikuti berbagai kegiatan pelatihan manajerial.

2)

Rekruitmen CPNS, Undana menerapkan prinsip keadilan dalam penerimaan CPNS tanpa membedakan suku, ras, agama, gender, dan wilayah asal serta mengacu pada aturan yang berlaku secara nasional. 3) Rekruitmen Mahasiswa, penerimaan mahasiswa di Undana selalu dilakukan dengan mengacu pada aturan yang berlaku, sehingga

Undana

menerapkan

prinsip

keadilan

dan

kesetaraan

tanpa

membedakan gender, suku, ras, agama, dan latar belakang ekonomi, sosial dan politik serta wilayah asal berasal seluruh Indonesia dan luar negeri, sejauh mahasiswa

yang

diterima

telah

memenuhi

mutu

kompetensi

yang

dipersyaratkan, hal ini dibuktikan bahwa mahasiswa Undana berasal dari 17 propinsi, 21 kabupaten/kota, dan 2 negara tetangga (Australia dan RDTL). 4) keadilan dalam pemberian beasiswa, Undana menerapkan kebijakan pemberian beasiswa yang adil bagi mahasiswa yang kurang mampu, yang mana saat ini di Undana terdapat ribuan mahasiswa yang mendapat program Bidik Misi, dan pembebasan SPP bagi mahasiswa yang berkemampuan terbatas. 5) prinsip keadilan dalam pemberian kesempatan untuk menempuh pendidikan kepada mahasiswa Papua melalui program afirmatif. 6) pemberian kesempatan yang adil bagi guru dan wilayah otonom di NTT melalui program PPKHB bagi guru yang belum bergelar sarjana dan guru cerdas melalui kerjasama dengan Pertamina, sehingga memperoleh kesempatan yang sama dalam program sertifikasi guru. 7) prinsip keadilan dalam penerapan uang kuliah tunggal dengan lima kategori. 8) keadilan dalam pemberian kesempatan bagi pulau lain di NTT untuk mengakses pendidikan tinggi negeri melalui program kuliah di luar domisili dengan membuka kampus Undana 2 di Kabupaten Ngada (Pulau Flores) dan kampus Undana 3 di Kabupaten Sumba Barat Daya (Pulau Sumba). 9) prinsip keadilan dalam


42

penerimaan lulusan FKIP Undana untuk mengikuti program SM3T yang ditenpatkan di daerah Papua dan Kalimantan. 2.1.2 Struktur Organisasi, Koordinasi, dan Cara Kerja Institusi Perguruan Tinggi. Gambarkan struktur organisasi perguruan tinggi serta tugas dan fungsi dari tiap unit yang ada. Sebutkan nama lembaga, fakultas, jurusan dan laboratorium yang ada. Berdasarkan lima pilar prinsip good university governance tersebut di atas, maka sistem tata kelola Undana terdiri atas unsur-unsur, sebagai berikut : a. Dewan Penyantun: melaksanakan fungsi pertimbangan b. Unsur

pimpinan

(rektor

dan

wakil

rektor):

pemimpin

pelaksana

akademik dan manajemen universitas) c. Senat universitas: fungsi pengawasan akademik d. Satuan Pengawas Internal: fungsi pengawasan non-akademik e. Unsur pelaksana akademik (fakultas dan lembaga) f. Unsur pelaksana administrasi: biro g. Pelaksana Penjaminan Mutu (Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi) h. Unsur penunjang: Tim Pengembangan Tridharma Sebagai organisasi pendidikan tinggi yang merupakan bagian dari satuan kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, maka secara vertikal Rektor selaku pemimpin bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan tridharma dan manajemen Undana. Dalam penyelenggaraan kegiatan tridharma, fungsi pengawasan akademik dilakukan oleh senat universitas, sedangkan fungsi pengawasan non akademik dilakukan oleh Satuan Pengawasan Intern. Secara hukum, Rektor merangkap sebagai ketua senat universitas, di mana dalam praktek penyelenggaraan sehari-hari senat universitas dibantu oleh sekretaris senat. Walaupun

secara organisatoris Rektor selaku pimpinan eksekutif Undana tidak

bertanggungjawab kepada senat universitas, namun semua kebijakan dan peraturan yang sifatnya strategis seperti: renstra, statuta, OTK, peraturan akademik, harus mendapat

persetujuan senat

terlebih

dahulu. Hubungan antara


pimpinan

43

universitas dengan unsur pertimbangan lainnya seperti dewan penyantun hanya berupa hubungan koordinasi. Dalam praktek penyelenggaraan sistem tata kelola dan hubungan antara kedua unsur

tersebut

cukup

dekat.

Setiap

enam

bulan,

pertemuan atau rapat berkala selalu dilaksanakan antara kedua unsur tersebut. Baik diminta atau tidak, Dewan Penyantun memberikan berbagai pertimbangan kepada rektor terkait dengan aspek penyelenggaraan kegiatan tridharma serta sistem tata kelola dan manajemen universitas. Sementara rektor selaku penanggung jawab dan pimpinan tertinggi

universitas, juga selalu melakukan rapat koordinasi secara

berkala, sekali sebulan, dengan unsur-unsur di bawahnya. Khusus pada level pimpinan universitas, Rektor dan Pembantu Rektor, bahkan dengan para Dekan Fakultas dan Direktur PPs berkoordinasi melalui tatap muka maupun dengan komunikasi melalu telepon, undangan tertulis, pesan singkat (SMS), dan email untuk menjaga terlaksananya program-program yang telah dieksekusi dan pemecahan masalah yang muncul setiap saat dengan berbagai tingkat kerumitan. Struktur organisasi Undana yang berlaku sesuai kondisi obyektif Undana dapat dilihat pada (Gambar 4) Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Undana ditetapkan dalam Keputusan Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Republik Indonesia Nomor:

0180/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Undana. Melengkapi ketentuan tersebut, telah ditetapkan pula Statuta Undana dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor: 2 Tahun 2009. Di dalam Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor:

0180/O/1995, ditetapkan bahwa

Undana mempunyai

tugas pokok untuk menyelenggarakan pendidikan akademik dan atau profesional, dalam sejumlah disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau kesenian tertentu. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Undana mempunyai fungsi: i.

Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi;

ii.

Melaksanakan

penelitian

dalam

rangka

pengembangan

ilmu

pengetahuan, teknologi, dan/atau kesenian; iii. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat; iv. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan hubungannya dengan


44

lingkungan; v.

Melaksanakan kegiatan layanan administratif yang diintensifkan melalui optimalisasi pola interaksi organisasi melalui rapat-rapat seperti rapat pengambilan keputusan strategis, rapat konsultatif, rapat informative, rapat pertanggung jawaban, rapat penyelesaian kasus-kasus, dan rapat untuk tugas kepanitian.

Struktur Organisasi Undana

Gambar 4. Struktur Organisasi Undana


45

Organisasi dan Manajemen Undana masih mengacu pada Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 2 tahun 2009 dan SK Mendikbud Nomor 0180/O/1995, yang didasari oleh Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1990 tentang Susunan Organisasi Perguruan Tinggi, namun susunan organisasi Undana telah mengalami penyesuaian sesuai dengan perkembangan yaitu: 1.

Senat Universitas

2.

Rektor dan Pembantu Rektor

3.

Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi

4.

Biro Administrasi Umum dan Keuangan

5.

Program Pascasarjana

6.

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

7.

Fakultas Peternakan

8.

Fakultas Hukum

9.

Fakultas Sosial dan Ilmu Politik

10. Fakultas Pertanian 11. Fakultas Sains dan Teknik 12. Fakultas Kesehatan Masyarakat 13. Fakultas Kedokteran 14. Fakultas Kelautan dan Perikanan 15. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis 16. Fakultas Kedokteran Hewan 17. Lembaga Penelitian 18. Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat 19. Lembaga Pembinaan dan Pengembangan Pembelajaran (LP3) 20. Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (LPMPT) 21. Satuan Pengawasan Intern (SPI) 22. Dewan Penyantun 23. UPT Perpustakaan


46

24. UPT Pusat Komputer 25. UPT Pusat Bahasa 26. UPT PPL 27. UPT MKU 28. UPT Laboratorium Terpadu (Bio Science) Struktur organisasi menjelaskan manajemen/tata kelola kepemimpinan dan tugas pokok dan fungsi serta peran masing-masing unsur sebagai berikut: a) Senat Universitas. Senat Undana yang selanjutnya disebut senat adalah badan normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan Undana (Statuta Undana Bab I Pasal 1). Selanjutnya senat universitas di atur dalam Bab II Pasal 31 dan Pasal 32. Senat diketuai oleh rektor dibantu oleh seorang Sekretaris Senat yang dipilih di antara anggota senat. Senat terdiri atas unsur guru besar atau profesor, rektor dan pembantu rektor, dekan, wakil dosen, dan unsur lain yang ditetapkan senat. Jumlah dan tata cara pemilihan wakil dosen dan unsur lain sebagai anggota senat ditetapkan oleh senat. Masa tugas anggota senat adalah 4 (empat) tahun. Dalam melaksanakan tugasnya, senat dapat membentuk komisi yang diperlukan yang beranggotakan anggota senat. Ketua dan sekretaris komisi ditetapkan oleh rektor setelah mendapat persetujuan Senat. Rapat senat rutin diselenggarakan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Rapat senat khusus diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan. Rapat senat kecuali untuk pemberian pertimbangan dan penetapan nama calon rektor dan calon pembantu rektor, ditetapkan dengan keputusan rektor. Pengambilan keputusan dalam rapat senat kecuali rapat senat untuk pemberian pertimbangan dan penetapan nama calon rektor dan calon pembantu rektor, didasarkan atas musyawarah untuk mufakat dan bila musyawarah untuk mufakat tidak berhasil dicapai, pengambilan keputusan dilakukan melalui pemungutan suara. Hasil keputusan rapat Senat didokumentasikan oleh Sekretaris Senat. b) Rektor: sebagai pimpinan tertinggi lembaga,

memimpin penyelenggaraan

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi serta menciptakan hubungan yang


47

harmonis dengan lingkungan internal maupun eksternal. Disamping itu, rektor secara aktif menginisiasi, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengembangkan dan membina kerjasama dengan berbagai instansi pemerintah, swasta dan masyarakat untuk membantu mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul terkait tanggungjawabnya. c) Pembantu

Rektor

(PR):

PR1,

secara

intensif

membantu

rektor

dalam

mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; PR2, membantu rektor dalam mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum, kepegawaian dan keuangan; PR3, membantu rektor dalam mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan serta layanan kesejahteraan mahasiswa; PR4, membantu rektor dalam menginisiasi, memfasilitasi, mengembangkan dan membina pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan berbagai institusi dan hubungan alumni. d) Dekan: memimpin dan memantau seluruh kegiatan dan penyelenggaraan pendidikan,

penelitian,

pengabdian

kepada

masyarakat,

membina

tenaga

kependidikan, mahasiswa, tenaga administras dan bertindak sebagai penjamin mutu dan layananan akademik, serta bertanggungjawab kepada rektor. e) Pembantu Dekan: Pembantu Dekan1, membantu dekan dalam memfasilitasi pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengadian kepada masyarakat; Pembantu Dekan 2, membantu dekan dalam pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan; Pembantu Dekan 3, membantu dekan dalam memfasilitasi pelaksanaan di bidang pembinaan serta layanan kesejahteraan mahasiswa. f) Jurusan/Bagian/Program Studi: melaksanakan pendidikan akademik dan/atau professional dalam sebagian dan/atau cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian tertentu. g) Laboratorium: melakukan kegiatan dalam cabang ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau

kesenian

tertentu

sebagai

penunjang pelaksanaan

tugas

pokok

jurusan/bagian sesuai dengan ketentuan bidang yang bersangkutan.


48

h) Lembaga

Penelitian:

melaksanakan,

mengkoordinasi,

memantau,

menilai

pelaksanaan kegiatan penelitian yang dilaksanakan oleh pusat-pusat penelitian dan ikut mengusahakan serta mengendalikan administrasi sumberdaya yang diperlukan. i) Lembaga

Pengabdian

kepada

Masyarakat:

menyelenggarakan

kegiatan

pengebadian kepada masyarakat dan ikut mengusahakan sumberdaya yang diperlukan. j) Lembaga Pembinaan Pendidikan dan Pembelajaran: melaksanakan dharma pendidikan dan pembelajaran yang mengkoordinasikan, memantau dan menilai kegiatan pembinaan dan pengembangan dan/atau satuan pelaksana lainnya. Ikut pula mengusahakan dan mengendalikan administrasi sumberdaya yang diperlukan. k) Lembaga Penjaminan Mutu Perguran Tinggi: melaksanakan dan mengembangkan sistem penjaminaan mutu dan audit internal pada semua program studi, strata pendidikan dan unit kerja di Undana. l) Satuan Pengawasan

Intern : melaksanakan tugas reviu laporan keuangan dan

BMN, audit kinerja institusi (keuangan, kepegawaian, BMN), audit perencanaan dan anggaran, audit pelaporan, audit dalam bidang pengadaan barang dan jasa, monev dan pendampingan dalam pengelolaan institusi, tindak lanjut hasil audit internal dan eksternal. m) Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem informasi: memberi layanan administrasi di bidang akademik. Kemahasiswaan, perencanaan dan sistem informasi. n) Biro Administrasi Umum dan Keuangan: memberikan layanan administrasi umum dan keuangan o) UPT Perpustakaan: memberi layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat p) Pusat Komputer: mengumpulkan, mengolah, menyajikan dan menyimpan data dan layanan untuk program-program pendidikan informasi serta member, penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat. q) Bengkel/studio/kebun percobaan.


49

Struktur organanisasi dan kelembagaan Undana, sejalan dengan perubahan dan perkembangan pendidikan dan IPTEKS yang berkembang secara cepat. Di samping organisasi formal, Undana juga telah membentuk organisasi non formal yaitu Ikatan Alumni Undana dan Asosiasi Purnabhakti Undana (APU) sebagai organisasi mitra dalam upaya pengembangan Undana ke depan. Adapun tugas dan fungsi setiap personil dalam struktur organisasi Undana, sebagai berikut : a. Dewan Penyantun Dewan penyantun adalah suatu dewan yang dibentuk oleh Rektor dengan persetujuan senat, tertuang dalam Statuta Undana Bab VIII Bagian Ketujuh Pasal 50. Dewan penyantun berkedudukan sebagai pembina dan pengasuh Undana melalui Rektor dan mempunyai tugas dan fungsi ikut membina, mengasuh dan membantu memecahkan permasalahan Undana. Dewan penyantun terdiri dari tokoh-tokoh masyarakat yang memiliki kepedulian dalam bidang pendidikan. Pengurus dewan penyantun dipilih oleh dan dari anggota dewan penyantun dan bersidang sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. b. Rektor dan Pembantu Rektor Rektor: sebagai pimpinan tertinggi lembaga,

memimpin penyelenggaraan

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi serta menciptakan hubungan yang harmonis dengan lingkungan internal maupun eksternal. Di samping itu, rektor secara aktif menginisiasi, mengkoordinasikan, melaksanakan, mengembangkan dan membina kerjasama dengan berbagai instansi pemerintah, swasta dan masyarakat untuk membantu mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul terkait tanggungjawabnya. Pembantu Rektor (PR) : PR1, secara intensif membantu Rektor dalam mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan pendidikan, penelitian dan

pengabdian

kepada

masyarakat;

PR2,

membantu

Rektor

dalam

mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan; PR3, membantu Rektor dalam mengkoordinasikan dan


50

memfasilitasi

pelaksanaan

kegiatan

kesejahteraan

mahasiswa;

PR4,

di

bidang

membantu

pembinaan

Rektor

dalam

serta

layanan

menginisiasi,

memfasilitasi, mengembangkan dan membina pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan berbagai institusi dan hubungan alumni. c. Senat Universitas Senat Universitas Nusa Cendana yang selanjutnya disebut senat adalah badan normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan Undana (Statuta Undana Bab I Pasal 1). Selanjutnya senat universitas di atur dalam Bab II Pasal 31 dan Pasal 32. Senat diketuai oleh rektor dibantu oleh seorang sekretaris senat yang dipilih di antara anggota senat. Senat terdiri atas unsur guru besar atau profesor, rektor dan pembantu rektor, dekan, wakil dosen, dan unsur lain yang ditetapkan senat. Jumlah dan tata cara pemilihan wakil dosen dan unsur lain sebagai anggota senat ditetapkan oleh senat. Masa tugas anggota senat adalah empat tahun. Dalam melaksanakan tugasnya, senat dapat membentuk komisi yang diperlukan yang beranggotakan anggota senat. ketua dan sekretaris komisi ditetapkan oleh rektor setelah mendapat persetujuan senat. Rapat senat rutin diselenggarakan setiap 3 (tiga) bulan sekali. Rapat senat khusus diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan. Rapat senat kecuali untuk pemberian pertimbangan dan penetapan nama calon rektor dan calon pembantu rektor, ditetapkan dengan keputusan rektor. Pengambilan keputusan dalam rapat senat kecuali rapat senat untuk pemberian pertimbangan dan penetapan nama calon rektor dan calon pembantu rektor, didasarkan atas musyawarah untuk mufakat dan bila musyawarah untuk mufakat tidak berhasil dicapai, pengambilan keputusan dilakukan melalui pemungutan suara. Hasil keputusan rapat senat didokumentasikan oleh sekretaris senat. d. Fakultas Pimpinan Fakultas terdiri dari dekan, pembantu dekan dan ketua jurusan/program studi/bagian. Undana mempunyai 11 fakultas. Fakultas, Jurusan, dan Program Studi yang dimiliki oleh Undana adalah sebagai berikut : Pada awal berdirinya pada 1 September 1962, Undana hanya memiliki satu


51

fakultas yakni FKIP. Kini Undana telah berkembang menjadi 11 fakultas, yakni FAPET, FISIP, FH, FAPERTA, FKM, FST, FK, FKH, FEB, FKP dengan 43 Program Studi S-1 dan 8

Program Studi S-2, masing-masing: Managemen

Pembangunan Peternakan (MPP), Ilmu Lingkungan, Ilmu Administrasi Publik, Ilmu Hukum, Ilmu Linguistik, Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial (PIPS), Pendidikan Bahasa Inggris, dan Ilmu Kesehatan Masyarakat, sedangkan program studi S-3 yang telah dibuka adalah Program Studi Ilmu Peternakan dan Program Studi Ilmu Administrasi. Pengembangan Program Studi di Undana disesuaikan dengan potensi wilayah dan perkembangan pasar kerja baik regional, nasional, dan internasional. Organisasi Fakultas, Program Pascasarjana, dan Lembaga I. Program pascasarjana I.1. Strata-2 1. Program Studi Ilmu Administrasi Publik 2. Program Studi Peternakan 3. Program Studi Ilmu Lingkungan 4. Program Studi Ilmu Hukum 5. Program Studi Linguistik 6. Program Studi Pendidikan IPS 7. Pendidikan Bahasa Inggris 8. Ilmu Kesehatan Masyarakat I.2. Strata-3 1. Ilmu Ternak 2. Ilmu Administrasi II. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan ( FKIP ) 1. Jurusan pendidikan Bahasa dan Seni 1. Program Studi Pendidikan Bahasa, Sastra Indonesia dan Daerah 2. Program Studi Pendidikan Bahasa Inggris


52

2. Jurusan Pendidikan MIPA 1. Program Studi Pendidikan Matematika 2. Program Studi Pendidikan Biologi 3. Program Studi Pendidikan Fisika 4. Program Studi Pendidikan Kimia 3. Jurusan Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan (PPKn) 4. Jurusan Pendidikan Ekonomi 5. Jurusan Pendidkan Geografi 6. Jurusan Pendidikan Sejarah 7. Jurusan Pendidikan Teknik dan Kejuruan 1. Program Studi Pendidikan Teknik Bangunan 2. Program Studi Pendidikan Teknik Mesin 3. Program Studi Pendidikan Teknik Elektro 8. Jurusan Ilmu Pendidikan 1. Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar (PGSD) 2. Program Studi Bimbingan dan Konseling 3. Program Studi Pendidikan Guru Anak Usia Dini (PGAUD) 4. Program Studi Pendidikan Luas Sekolah (PLS) 5. Program Studi Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi Laboratorium 1. Laboratorium Pendidikan Bahasa 2. Laboratorium Pendidikan MIPA 3. Laboratorium Pendidikan Geografi 4. Laboratorium Pendidikan Sejarah 5. Laboratorium Pendidikan Teknik Kejuruan 6. Laboratorium Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi

III. Fakultas Peternakan 1. Jurusan Produksi Ternak


53

2. Jurusan Nutrisi dan Makanan Ternak 3. Program Studi Peternakan Laboratorium 1. Laboratorium Teknologi Hasil Ternak 2. Laboratorium Biologi Reproduksi & Kesehatan Ternak 3. Laboratorium Kimia Makanan Ternak 4. Laboratorium Lapangan

IV. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik 1. Jurusan Ilmu Administrasi Negara 2. Jurusan Ilmu Administrasi Niaga 3. Jurusan Sosiologi 4. Jurusan Ilmu Politik 5. Jurusan Ilmu Komunikasi Laboratorium 1. Laboratorium Administrasi Negara 2. Laboratorium Bisnis 3. Laboratorium Sosiologi

V. Fakultas HUKUM 1. Bagian Hukum Pidana 2. Bagian Hukum Perdata 3. Bagian Hukum Tata Negara 4. Bagian Hukum Acara 5. Bagian Hukum Administrasi Negara 6. Bagian Hukum Internasional Laboratorium 1. Laboratorium Ilmu Hukum


54

VI. Fakultas Pertanian 1. Jurusan Agroteknologi 1. Program Studi Agronomi 2. Program Studi Ilmu Tanah 3. Program Studi Ilmu Hama dan Penyakit Tanaman 2. Jurusan Agribisnis Laboratorium 1. Laboratorium Produksi Tanaman dan Teknologi Benih 2. Laboratorium Kimia Tanah 3. Laboratorium Hama Tumbuhan 4. Laboratorium Kebun Percobaan dan Rumah Kaca 5. Laboratorium Lahan Kering 6. Laboratorium Penyakit Tumbuhan 7. Laboratorium lapangan dan Kolam Percontohan 8. Laboratorium Fisika dan Tanah 9.

Laboratorium Mikrobiologi

10. Laboratorium Agribisnis 11. Laboratorium Penyuluhan dan Komunikasi Pertanian

VII. Fakultas Kesehatan Masyarakat 1.

Jurusan Epidemologi dan Biostatistika

2.

Jurusan Gizi Kesehatan Masyarakat

3.

Jurusan Kesehatan Lingkungan dan kesehatan kerja

4.

Jurusan Administrasi dan Kesehatan Kerja

5.

Jurusan Pendidikan Kesehatan dan Perilaku

Laboratorium 1.

Laboratorium Komputasi dan Pengelolaan Data

2.

Laboratorium Pengembangan Media Promosi Kesehatan

3.

Laboratorium Gizi Kesehatan Masyarakat


55

4.

Laboratorium kesehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja

VIII. Fakultas Sains dan Teknik 1.

Jurusan Matematika

2.

Jurusan Biologi

3.

Jurusan Fisika

4.

Jurusan Kimia

5.

Jurusan Teknik Sipil

6.

Jurusan Teknik Mesin

7.

Jurusan Teknik Elektro

8.

Jurusan Ilmu Komputer

9.

Jurusan Teknik Arsitektur

10. Jurusan Teknik Pertambangan Laboratorium 1.

Laboratorium Kimia

2.

Laboratorium Biologi

3.

Laboratorium Fisika

4.

Laboratorium Matematika

5.

Laboratorium Teknik Mesin

6.

Laboratorium Teknik Elektro

7.

Laboratorium Ilmu Komputer

8.

Laboratorium Arsitektur

9.

Laboratorium Mekanik Tanah

10. Laboratorium Beton 11. Laboratorium Teknik Pertambangan

IX. Fakultas Kedokteran 1.

Program Studi Kedokteran

2.

Medical Education Unit


56

Laboratorium 1.

Laboratorium Kedokteran dan CSL

X. Fakultas Kedokteran Hewan 1. Program Studi Kedokteran Hewan Laboratorium Klinik Hewan

XI. Fakultas Kelautan dan Perikanan 1. Program Studi Kelautan dan Perikanan Laboratorium Kelautan

XII. Fakultas Ekonomi dan Bisnis 1. Program Studi Ekonomi pembangunan 2. Program Studi Akuntansi Lembaga – Lembaga dan UPT I. Lembaga Penelitian (LP) 1. Pusat Penelitian dan Pengembangan ARBORETUM 2. Pusat Penelitian dan Pengembangan Sapi Timor 3. Pusat Penelitian dan Pengembangan Umbi – umbian dan Kacang-kacangan 4. Pusat Penelitian dan Pengembangan Hak Kekayaan Intelektual (HAKI) 5. Center For Australia and Pasific Studies 6. Pusat Penelitian Gender dan Anak 7. Pusat Penelitian Lahan Lering 8. Pusat Studi Hak Asasi Manusia 9. Pusat Penelitian Sumberdaya Alam dan Lingkungan Hidup 10. Pusat Penelitian Kependudukan 11. Pusat Penelitian Manajemen 12. Pusat Penelitian Kebudayaan dan Pariwisata


57

13. Pusat Penelitian Perikanan dan Kelautan 14. Pusat Studi Perubahan Sosial Politik Lokal 15. Pusat Penelitian Kebijakan Kesehatan II. Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat ( LPM ) 1. Pusat Inovasi dan Pengembangan IPTEKS 2. Pusat Informasi Kesempatan Kerja dan Pengembangan Karier 3. Pusat Pendidikan dan Pelayanan pada Masyarakat 4. Pusat Pengembangan KKN 5. Pusat Legal Drafting 6. Pusat Pengembangan Wilayah dan Desa Binaan III. Lembaga Pembinaan dan Pengembangan Pembelajaran ( LP3 ) 1. Pusat Penelitian dan Pengembangan Kurikulum 2. Pusat Pelatihan dan Evaluasi Pembelajaran 3. Pusat Perancangan dan Pengembangan Media Pembelajaran IV. Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi V.

Satuan Pengawasan Intern (SPI)

VI. Unit Pelaksana Teknis ( UPT ) 1. UPT Program Pengalaman Lapangan (PPL) 2. UPT Mata Kuliah Umum (MKU) 3. UPT Perpustakaan 4. UPT Komputer 5. UPT Pusat Bahasa 6. UPT Laboratorium Terpadu (Bio Science) 7. Unit Bimbingan Konseling Tabel 2. Tugas Pokok dan Fungsi Generik Unit dan Unit di Undana No Nama . Generik Unit 1 Pimpinan institusi

Nama Unit di PT Rektor

Tugas Pokok dan Fungsi Rektor mempunyai tugas 1) meminmpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan


58

pengabdian pada masyarakat , membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi serta hubungan dengan lingkungan, dan 2) membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi, badan swasta, dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul, terutama yang menyangkut bidang tanggungjawabnya. PR I

Memiliki tugas membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat

PR II

Memiliki tugas membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang keuangan dan administrasi umum

PR III

Memiliki tugas membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan tugas di bidang pembinaan serta layanan kesejahteraan mahasiswa

PR IV

Memiliki tugas membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang kerjasama, kesejahteraan pegawai dan dosen serta pengawasan alumni baik di dalam lingkungan Undana maupun di luar Undana

2

Senat

Senat

Memiliki tugas untuk menjalankan fungsi

Perguruan

Universitas

pertimbangan dan pengawasan akademik

Satuan

Satuan

SPI mempunyai tugas melaksanakan

Pengawasan

Pengawasan

pengawasan terhadap pelaksanaan tugas di

Tinggi/senat Akademik 3


59

Intern (SPI)

lingkungan Undana dan untuk menjalankan tugas, SPI menyelenggarakan fungsi : 1. Penyusunan program pengawasan 2. Pengawasan/audit kebijakan dan program 3. Pengawasan /audit pengelolaan kepegawaian, keuangan, dan barang milik negara

4. Pemantauan dan pengkoordinasian tindak lanjut hasil pemeriksaan internal dan eksternal 5. Pendampingan dan reviu laporan keuangan 6. Pemberian saran dan rekomendasi 7. Penyusunan laporan hasil pengawasan/audit, dan 8. Pelaksanaan evaluasi hasil pengawasan/audit 4

Dewan

Dewan

Pertimbangan Penyantun/ Dewan Pertimbangan

Memiliki tugas : 1. Melakukan telaahan terhadap kebijakan Rektor di bidang non akademik 2. Memberikan pertimbangan kepada kebijakan Rektor di bidang non akademik 3. Merumuskan saran dan pendapat terhadap kebijakan Rektor di bidang non akademik 4. Memberikan pertimbangan kepada Rektor dalam mengelola Undana Dewan pertimbangan dalam melaksanakan fungsi pertimbangan non akademik memiliki ruang tugas yang mencakup organisasi, SDM (dosen, pegawai, mahasiswa), sarana dan prasarana, keuangan, pengembangan unit


60

usaha, pengelolaan universitas 5

Pelaksana

Fakultas

Fakultas mempunyai tugas mengkoordinir

Kegiatan

dan/atau melaksanakan pendidikan akademik

Akademik

dan/atau professional dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau kesenian tertentu. Untuk menyelenggarakan tugas, fakultas memiliki fungsi : 1. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan 2. Melaksanakan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi,dan/atau seni 3. Melaksanakan pengabdian pada masyarakat 4. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika 5. Melaksanakan urusan tata usaha fakultas Program

Mempunyai tugas menyiapkan mahasiswa

Pascasarjana

menjadi intelektual dan/atau ilmuan yang berbudaya, mampu memasuki dan/atau menciptakan lapangan kerja serta mampu mengembangkan diri menjadi professional. Untuk melaksanakan tugas, Program Pascarajana memiliki fungsi : 1. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan magister dan doktor 2. Melaksanakan penelitian untuk pengembangan IPTEKS pada tingkat


61

magister dan doktor 3. Melaksanakan pengabdian pada masyarakat pada tingkat magister dan doktor 4. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika pada tingkat magister dan doktor

5. Melaksanakan urusan tata usaha program pascasarjana Lembaga

Memiliki tugas melaksanakan,

Penelitian (LP)

mengkoordinasikan, memantau, menilai pelaksanaan kegiatan penelitian yang diselenggarakan oleh pusat-pusat penelitian, dan ikut mengusahakan, serta mengendalikan administrasi sumberdaya yang diperlukan. Dalam melaksanakan tugasnya, lembaga penelitian mempunyai fungsi : 1. Melaksanakan penelitian ilmiah murni 2. Melaksanakan penelitian ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian tertentu untuk menunjang pembangunan 3. Melaksanakan penelitian pendidikan dan pengembangan institusi 4. Melaksanakan penelitian ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian serta penelitian untuk mengembangkan konsepsi pembangunan nasional, wilayah, dan/atau daerah melalui kerjasama baik di dalam maupun dengan luar negeri 5. Melaksanakan urusan tata usaha lembaga


62

Lembaga

Bertugas melaksanakan, menyelenggarakan

Pengabdian Pada kegiatan pengabdian kepada masyarakat dan Masyarakat

ikut mengusahakan sumberdaya yang

(LPM)

diperlukan. Dalam melaksanakan tugas, LPM memiliki fungsi : 1. Mengamalkan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian 2. Meningkatkan relevansi program Undana sesuai dengan kebutuhan masyarakat 3. Membantu masyarakat dalam melaksanakan pembangunan 4. Melaksanakan pengembangan pola dan konsepsi pembangunan nasional, wilayah, dan/atau daerah melalui kerjasama antar perguruan tinggi dan/atau badan lain baik di dalam maupun dengan luar negeri 5. Melaksanakan urusan tata usaha lembaga

Lembaga


Pembinaan dan

kegiatan pendidikan dan pengajaran serta ikut

Pengembangan

mengusahakan sumber daya yang diperlukan.

Pembelajaran

Dalam melaksanakan tugas, LP3 memiliki

(LP3)

fungsi : 1. Mengamalkan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian 2. Meningkatkan relevansi program Undana sesuai dengan kebutuhan masyarakat 3. Membantu masyarakat dalam melaksanakan pendidikan


63

4. Melaksanakan pengembangan pola dan konsepsi pembangunan nasional, wilayah, dan/atau daerah melalui kerjasama antar perguruan tinggi dan/atau badan lain baik di dalam maupun dengan luar negeri 5. Melaksanakan urusan tata usaha lembaga 6

Pelaksana

Biro

Bertugas memberikan layanan administrasi di

Administrasi,

Administrasi

bidang akademik, kemahasiswaan,

Pelayanan

Akademik,

perencanaan, dan Sisteminformasi di

dan

Kemahasiswaan,

Lingkungan Undana. Dalam melaksanakan

Pendukung

Perencanaan,

tugas, BAAKPSI memiliki fungsi :

dan

1. Melaksanakan administrasi pendidikan

SistemInformasi (BAAKPSI)

dan kerjasama 2. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan 3. Melaksanakan administrasi perencanaan dan sistim informasi

Biro

Bertugas memberikan layanan administrasi

Administrasi

umum dan keuangan di lingkungan Undana.

Umum Keuangan (BAUK)

dan Dalam melaksanakan tugasnya, BAUK memiliki fungsi : 1. Melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga, hokum dan tatalaksana, serta perlengkapan 2. Melaksanakan urusan kepegawaian 3. Melaksanakan urusan keuangan

7

Pelaksana

Lembaga


Penjaminan

Penjaminan

kegiatan penjaminan mutu perguruan tinggi

Mutu

Mutu Perguruan serta ikut mengusahakan sumber daya yang


64

Tinggi (LPMPT)

diperlukan. Dalam melaksanakan tugas, LPMPT memiliki peran: 1. Melakukan pelatihan, pendampingan, dan kerjasama di bidang penjaminan mutu akademik 2. Pengembangan sisteminformasi penjamin mutu akademik 3. Pengembangan dan pelaksanaan sistempenjamin mutu akademik sesuai dengan keadaan sosial budaya kampus Undana 4. Pengembangan dan pelaksanaan audit mutu akademik, kinerja organisasi dan masalah keuangan internal Undana (dialihkan ke SPI) 5. Melaksanakan pengembangan pola dan konsepsi pembangunan nasional, wilayah, dan/atau daerah melalui kerjasama antar perguruan tinggi dan/atau badan lain baik di dalam maupun dengan luar negeri 6. Melaksanakan urusan tata usaha lembaga

8

Unit

Tim

Perencana

pengembangan

dan

tridharma

Bertugas : 1. Menyusun dokumen-dokumen strategis seperti: renstra, blueprint pengembangan

Pengembang

Undana, Rencana Induk pengembangan

an Tridharma

universitas 2. Monitoring dan mengevaluasi pelaksanaan renstra 3. Melakukan kajian-kajian strategis


65

manajemen pendidikan tinggi 2.1.3 Kelembagaan Kode Etik Jelaskan kode etik, lembaga serta prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik sivitas akademika dan karyawan di institusi ini beserta sosialisasinya. Dalam rangka meningkatkan displin serta menciptakan suasana akademik yang sehat dan kondusif bagi sivitas akademika dan tenaga kependidikan, Undana telah memiliki sistem, instrumen dan lembaga terkait dengan kode etik. Pada saat ini Undana telah memiliki dokumen kode etik mahasiswa, kode etik dosen, kode etik audit (audit charter), kode etik PNS, kode etik penulisan ilmiah, serta kode etik plagiasi dan penanganannya. Dokumen kode etik tersebut dicetak dalam bentuk buku saku dan dibagikan kepada seluruh sivitas akademika dan tenaga kependidikan untuk kepentingan sosialisasi internal. Untuk sosialisasi eksternal, dokumen kode etik diunggah pada website Undana. Secara kelembagaan Undana telah mempraktekkan sistem dan kelembagaan untuk menangani berbagai permasalahan yang terkait dengan pelangaran kode etik. Undana membentuk lembaga etik untuk menangani berbagai pelanggaran displin. Penanganan terhadap pelanggaran disiplin baik yang dilakukan oleh mahasiswa, dosen, maupun tenaga kependidikan, dilakukan oleh pihak pimpinan terkait. Apabila pelanggaran kode etik berhubungan dengan akademik dilakukan oleh dosen, maka Rektor melalui PR I akan melakukan penanganan yang berkoordinasi dengan PD I di fakultas yang terjadi kasus pelanggaran kode etik akademik dan melakukan penindakan sesuai dengan sanksi yang telah ditetapkan dalam kode etik. Apabila pelanggaran etika akademik dilakukan oleh tenaga kependidikan, maka Rektor melalui PR II akan melakukan penanganan berkoordinasi dengan PD II di fakultas, dimana yang bersangkutan bekerja dan melakukan penindakan sesuai dengan sanksi yang telah ditetapkan dalam kode etik. Apabila pelanggaran etika akademik dilakukan oleh mahasiswa, maka Rektor melalui PR III melakukan penanganan berkoordinasi dengan PD III di fakultas, dimana mahasiswa yang


66

bersangkutan kuliah dan melakukan penindakan sesuai dengan sanksi yang telah ditetapkan dalam kode etik. Implementasinya, kode etik telah dilakukan pada 11 mahasiswa FST dan FKIP yang melakukan tawuran dalam kampus dan miras dengan pemberian skorsing selama 2 semester. Dalam kerangka antisipasi, maka pada tahun 2010, Rektor Undana bersama mahasiswa mendeklarasikan Undana sebagai Kampus Anti Kekerasan dan Miras. Dari aspek penghargaan, pemerintah memberikan Satya Lencana bagi pegawai yang berkerja 10, 20, 30 tahun. Setiap tahun dilakukan pemilihan dosen teladan/berprestasi pada tingkat Program Studi, fakultas dan universitas. Hal yang sama dilakukan terhadap tenaga administrasi, laboran, pustakawan, teknisi, dan mahasiswa. Undana juga telah memberikan apreasiasi terhadap dosen, pegawai, mahasiswa yang memiliki prestasi dalam bentuk pemberian piagam penghargaan dan finansial, hal ini dilakukan untuk menumbuhkan motivasi dari berbagai elemen sivitas akademika untuk meningkatkan kinerjanya. 2.2 Kepemimpinan Kepemimpinan efektif mengarahkan dan mempengaruhi perilaku semua unsur dalam institusi perguruan tinggi mengikuti nilai, norma, etika, dan budaya organisasi yang disepakati bersama serta mampu membuat keputusan yang tepat dan cepat. Kepemimpinan mampu memprediksi masa depan, merumuskan dan mengartikulasi visi yang realistik, kredibel, serta mengkomunikasikan visi ke depan yang menekankan pada keharmonisan hubungan manusia dan mampu menstimulasi secara intelektual dan arif bagi anggota untuk mewujudkan visi organisasi, serta mampu memberikan arahan, tujuan, peran, dan tugas kepada seluruh unsur dalam institusi perguruan tinggi. Dalam menjalankan fungsi kepemimpinan dikenal kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi, dan kepemimpinan publik. Kepemimpinan operasional berkaitan dengan kemampuan menjabarkan visi, misi ke dalam kegiatan operasional institusi perguruan tinggi. Kepemimpinan organisasi berkaitan dengan pemahaman tata kerja antar unit dalam organisasi institusi perguruan tinggi dan dalam sistem pendidikan tinggi nasional. Kepemimpinan publik berkaitan dengan kemampuan menjalin kerjasama dan menjadi rujukan bagi publik.


67

2.2.1. Jelaskan pola dan kinerja kepemimpinan institusi perguruan tinggi, mencakup informasi tentang kepemimpinan operasional, organisasi, dan publik. 1.

Pola dan Kinerja kepemimpinan Undana Pola kepemimpinan Undana merupakan sebuah proses manajemen pendidikan

tinggi yang sistemik, strategis, dan inovatif dengan memperhatikan input, proses, output, dan outcome. Pada aras sistem, maka sumberdaya yang dimiliki Undana meliputi sumberdaya manusia, sumberdaya fisik, sumberdaya finansial, sumberdaya informasi, sumberdaya intelektual atau hardware, software, dan brainware terus didorong untuk digunakan secara optimal dalam mendukung pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran organisasi secara efektif, efisien dan akuntabel. Dalam implementasinya, sistem kepemimpinan tersebut dapat dibedakan dalam 3 aspek yaitu kepemimpinan operasional, organisasi, dan publik. Efektivitas kepemimpinan operasional berhubungan dengan kemampuan untuk menjabarkan visi dan misi organisasi ke dalam program dan kegiatan operasional institusi. Untuk mencapai target tersebut kepemimpinan operasional Undana ditandai dengan perumusan visi misi Undana pada tahun 2007 dan mendapat legalitas dengan terbitnya Permendiknas Nomor 2 Tahun 2009 tentang Statuta Undana. Dalam statuta tersebut, pernyataan visi Undana adalah ”Perguruan Tinggi Berwawasan Global”. Secara operasional visi misi Undana telah dijabarkan ke dalam program dan kegiatan dengan fokus pada tridharma perguruan tinggi, yaitu 1) di bidang pendidikan dan pengajaran melalui kegiatan operasional, yaitu a) Undana telah meningkatkan kompetensi dosen dalam pencapaian mutu pembelajaran melalui pelatihan PEKERTI dan AA bagi dosen, melakukan revisi kurikulum secara berkala yang disesuaikan dengan perkembangan IPTEKS, b) upaya peningkatan sarana dan prasarana pendidikan seperti penyiapan ruang kuliah yang layak secara bertahap melalui pembangunan gedung kuliah FK, FKM, FKIP, PPs, dan untuk tahun 2014 akan dilakukan pembangunan gedung kuliah FEB dan FKP, c) upaya peningkatan sarana dan prasarana penunjang, Undana telah membangun gedung Rektorat, laboratorium di beberapa fakultas seperti FST, Faperta, FKH, FKIP, dan pembangunan laboratorium


68

Bio Science serta pengadaan peralatan laboratorium secara bertahap, selain itu pada tahun 2013, Undana telah membangun tahap I auditorium berkapasitas 4000 orang dan akan dilanjutkan pada tahun 2014, di samping itu Undana juga telah memprogramkan untuk pembangunan sport center, studio center, Rumah Sakit Pendidikan, dan Laboratorium Lapangan Lahan Kering, d) peningkatan koleksi perpustakaan baik melalui pengadaan bahan pustaka buku teks dan jurnal untuk perpustakaan pusat maupun untuk taman baca pada fakultas dan program studi, di samping itu Undana juga telah memfasilitasi dana bagi dosen untuk penyediaan bahan ajar, e) penyediaan fasilitas internet gratis bagi semua sivitas akademika. Melalui upaya peningkatan sarana dan prasarana di bidang pendidikan dan pengajaran, secara nyata berdampak pada kinerja yang dicapai, di mana saat ini rataan lama studi mahasiswa Undana < 5 tahun, rataan IPK lulusan Undana > 3,0, angka efisiensi edukasi (AEE) mencapai 60 % diatas AEE nasional yaitu 50 %, dan angka DO mahasiswa Undana di bawah 3 % atau lebih rendah dari angka DO nasional sebesar 5 %, dan 2) Di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui Lembaga Penelitian (LP) dan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat (LPM) berupaya a) terus mendorong para dosen untuk mengusulkan proposal kepada berbagai sumber dana antara lain DP2M Dikti, Kemenristek, LIPI, dan juga pendanaan proposal penelitian dan pengabdian melalui dana DIPA Undana, di samping itu kedua lembaga tersebut dalam mendorong kompetensi dosen di bidang penelitian dan PkM telah melaksanakan kegiatan pelatihan penulisan proposal penelitian dan pengabdian pada masyarakat setiap tahun. Peran Undana di bidang pengabdian pada masyarakat mampu bersaing secara nasional, dimana pada tahun 2008-2010, Undana menempati urutan 5 besar se Indonesia berdasarkan jumlah kegiatan PkM yang didanai, 2) aktif menggalang kerja sama dengan pemerintah daerah (kabupaten/kota dan propinsi) antara lain pada tahun 2012, Undana bekerjasama dengan pemerintah daerah melalui seminar nasional pencalonan Almarhum Drs. Fransiskus X. Seda sebagai pahlawan nasional, selanjutnya dalam kegiatan penelitian, pendampingan, dan pemberdayaan masyarakat terus menggalang kerjasama dengan pemda dan pihak swasta antara lain


69

dengan pihak Bank Indonesia (BI) dan Pertamina di bidang pemberdayaan masyarakat. Untuk mendukung kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat, Undana juga menetapkan wilayah binaan pada beberapa kabupaten/kota yaitu FKM, FK, FST, FKIP, FISIP memiliki wilayah binaan di Kota Kupang dan Kabupaten Kupang; Fapet memiliki wilayah binaan di Kabupaten Sabu Raijua; Faperta memiliki wilayah binaan Kabupaten Kupang, Kabupaten TTS, Kabupaten TTU, Kabupaten Belu, Kabupaten Rote Ndao, Kabupaten Manggarai, dan 3) mendorong publikasi ilmiah dosen, melalui LP telah menyediakan wadah publikasi melalui pengelolaan jurnal ”Media Exakta” dan melakukan pelatihan penulisan artikel ilmiah setiap tahun. Kepemimpinan secara organisasi. Secara organisatoris, pola kepemimpinan Undana memiliki ciri kepemimpinan visioner dan transformasional. Hal ini tampak dari penetapan visi Undana sebagai Perguruan Tinggi Berwawasan Global tahun 2007, yang ditindaklanjuti dengan transformasi kelembagaan. Dalam satu dekade terakhir Undana telah mengalami perubahan struktural secara signifikan melalui penambahan jumlah fakultas dari tujuh fakultas pada tahun 2005 menjadi 11 fakultas pada tahun 2013. Undana juga telah mengembangkan beberapa program studi baru pada jenjang sarjana seperti Prodi Ilmu Politik, Kedokteran, Ilmu Komunikasi, Arsitektur, Ilmu Komputer, Teknik Pertambangan, Ekonomi Pembangunan, Akuntansi, Kedokteran Hewan, PAUD, dan Penjaskesrek. Pada jenjang magister dari empat prodi pada tahun 2005 menjadi delapan prodi pada

tahun 2013 melalui pembukaan Prodi Ilmu

Pendidikan Sosial, Linguistik, Pendidikan Bahasa Inggris, dan Ilmu Kesehatan Masyarakat. Tahun 2013, Undana membuka jenjang pendidikan doktor yakni Prodi Ilmu Ternak dan Ilmu Administrasi. Dalam rangka perluasan dan pemerataan akses pendidikan tinggi, pada tahun 2013 Undana melaksanakan perkuliahan di luar domisili sebanyak 28 Prodi di Bajawa, Kabupaten Ngada dan di Weetabula di Kabupaten Sumba Barat Daya. Sebagai konsekuensi dari kebijakan ekspansi dan diferensiasi struktural, maka jumlah mahasiswa undana mengalami pertumbuhan yang besar dari sekitar 7.000 mahasiswa (2005) menjadi 22.000 mahasiswa (2013). Dari aspek kelembagaan penunjang tridharma, Undana juga terus mengembangkan unit-unit


70

baru dan mendorong masing-masing unit untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan tetap mengacu pada hubungan tata kerja antar unit yang sudah ada dalam statuta Undana. Dalam tataran implementasi, untuk menjamin mutu pelayanan, maka tiap unit dilengkapi prosedur standar operasional (SOP). Secara organik untuk menjawab perkembangan yang terjadi khususnya di bidang pendidikan tinggi, Undana juga telah membentuk unit-unit baru dengan tugas dan fungsi yang sifatnya mendukung peningkatan kinerja institusi antara lain Lembaga Penjaminan Mutu dan Audit Internal (LPMAI) pada tahun 2006 dan mengalami perubahan nama menjadi pada tahun 2009 menjadi Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT), International Relationship Office (IRO) pada tahun 2006, Unit Layanan Pengadaan (ULP) pada tahun 2010, Satuan Pengawasan Intern (SPI) dengan SK. Inspektur Jenderal Kemdiknas Nomor 67/B/Kp.2010 tanggal 10 Februari 2010. Sebagai bentuk komitmen Undana dalam pengembangan pola ilmiah pokok (PIP) yaitu perrtanian lahan kering, kelautan dan pariwisata, maka secara organisasi telah dibentuk beberapa pusat terkait di LP yaitu Pusat Penelitian Lahan Kering; Pusat Penelitian Umbi-Umbian dan Kacang-Kacangan dengan SK. Rektor Nomor 20/KP/2006, Pusat Penelitian Kebudayaan dan Pariwisata; Pusat Penelitian Sapi Timor dengan SK. Rektor Nomor 13/KP/2006,

Pusat Penelitian Perikanan dan

Kelautan; Pusat Penelitian Arboretum dengan SK. Rektor Nomor 14/KP/2012. Untuk mewujudkan visi Undana sebagai Perguruan Tinggi Berwawasan Global dan sebagai bentuk respons terhadap isu global, maka secara organisasi telah dibentuk Center for Australia and Pacific Studies; Pusat Penelitian HAM, Pusat Penelitian Gender dan Anak dengan SK. Rektor Nomor 438/KL/2010, Pusat Penelitian Lingkungan Hidup, Pusat Penelitian Kebijakan Kesehatan dan Kedokteran dengan SK. Rektor Nomor 604/KL/2012. Bentuk respons Undana terhadap pembangunan daerah dan pemberdayaan masyarakat, maka secara organisasi dibentuk beberapa pusat seperti Pusat Studi Perubahan Sosial Politik Lokal dengan SK. Rektor Nomor 04/KP/2007, Pusat Penelitian Manajemen dengan SK. Rektor Nomor 29/KP/2006, dan Pusat Penelitian Kependudukan dengan SK. Rektor Nomor 45 Tahun


71

1986, di Lembaga Penelitian dan di Lembaga Pengabdian pada Masyarakat yaitu Pusat Inovasi dan Pengembangan IPTEKS; Pusat Informasi Kesempatan Kerja dan Pengembangan Karier; Pusat Pendidikan dan Pelayanan pada Masyarakat; Pusat Pengembangan KKN; Pusat Legal Drafting; dan Pusat Pengembangan Wilayah dan Desa Binaan; Dalam upaya peningkatan mutu pembelajaran, maka secara organisasi di LP3 telah dibentuk Pusat Penelitian dan Pengembangan Kurikulum; Pusat Pelatihan dan Evaluasi Pembelajaran; dan Pusat Perancangan dan Pengembangan Media Pembelajaran. Efektivitas kepemimpinan publik, dalam beberapa tahun terakhir keberterimaan Undana di masyarakat semakin baik yang diindikasikan meningkatnya animo masyarakat untuk mempercayakan anak-anak mereka untuk kuliah di Undana bukan saja dari wilayah NTT tetapi dari berbagai wilayah di Indonesia bahkan luar negeri terutama Australia dan RDTL. Kepemimpinan publik Undana juga dapat dilihat dari jumlah menjalin kerjasama dalam berbagai aspek dengan berbagai pihak baik pada aras regional, nasional, dan Internasional. Pada aras regional atau daerah berbagai kerjasama yang dilakukan adalah kerjasama dengan hampir semua kabupaten/kota untuk melaksanakan program pengumpulan kredit hasil belajar (PPKHB) bagi guru non S-1 untuk disertifikasi, kerjasama di bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dan pada tahun 2013, Undana juga telah bekerjasama dengan Kabupaten Ngada dan Sumba Barat Daya untuk membuka program studi di luar domisili yang merupakan kebijakan nasional, Undana juga membantu pengalihan ribuan mahasiswa STKIP Weetebula, STIKES CHMK, STKIP Betun dan Universitas Uyelindo yang belum memiliki ijin operasional dan menjadi pembina perguruan tinggi swasta (PTS) di NTT. Pada aras nasional, Undana juga telah menjalin kerjasama dengan berbagai kementerian meliputi kementerian pendidikan dan nasional untuk pelaksanaan Pelatihan Profesi Guru (PLPG), Sarjana Mengajar di daerah Terpencil, Terdepan dan Terluar (SM3T), Pendidikan Profesi Guru (PPG), penugasan pembukaan program studi di luar domisili yaitu Undana 2 di Bajawa, dan Undana 3 di Weetebula.


72

Kementerian Perumahan Rakyat untuk membangun RUSUNAWA, BAPPENAS untuk pelaksanaan evaluasi kinerja pembangunan daerah (EKPD), kementerian PDT untuk pengembangan daerah tertinggal, pihak swasta yaitu PT. Pertamina untuk pembangunan studio center dan juga melalui kerjasama dengan FLIPMAS Hetfen bergerak di bidang pendidikan dan pemberdayaan masyarakat di NTT, PT. PLN untuk bantuan beasiswa dan peningkatan sarana prasarana, Bank Indonesia dan LIPPO Bank untuk bantuan beasiswa, perguruan tinggi lainnya yaitu Universitas Airlangga dan UNDANA untuk pembukaan dan pengembangan Fakultas Kedokteran, UB, UM, dan Unair untuk studi S-3 dosen Undana, UNJ dan Undana untuk studi lanjut calon dosen dari kampus 2 Undana Bajawa. Pada aras internasional, Undana telah menjalin kerjsama dengan perguruan tinggi dan lembaga di luar negeri Dili Institute of Technology, The University of Newcastle, Australia, Flinders University, Food And Agriculture Organization (FAO),

Kumamoto

University,

Universidade

Dili,

Forum

For

Integrated

Development of eleven Universities on Energy, Marine and human Settlement (FIND11), Utah State University Logan, Utah USA, Universidade Da Paz, Charles Darwin University (CDU), AUSAID (Amerika), Cooperative Research Centre for National Plant Biosecurity (CRC NPB Ltd), Pasific Institute for Sustainnable Development, University Of Tasmania, Flinders Overseas Health Group Inc, University Of New England, Tiri-Making Integrity Work, London, UK, and Indonesia Australia Language Foundation, Universidade De Coinbro, Portugal, Papua Nuigenia, University Vilnius Lithuania, Korea Thechnology University, Vriej University, The Asia Foundation, ACIAR, World Vision International (WVI) . Selain itu, Undana juga telah menjadi rujukan untuk pelaksanaan kegiatan penting antara lain pada tahun 2008 sampai saat ini Undana menjadi koordinator penyelenggaraan Ujian Nasional (UN) di Provinsi NTT. Pada tahun 2012, Undana menjadi tuan rumah penyelenggaraan Forum Rektor Wilayah Indonesia Timur dan Rektor Undana menjadi Ketua Forum Perguruan Tinggi Negeri (PTN) Indonesia Timur dan pelaksanaan Forum Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan


73

seluruh Indonesia. Pada tahun 2013 Undana dipercaya untuk menjadi tuan rumah pelaksanaan forum Dekan Peternakan seluruh Indonesia dan Forum Dekan FISIP seluruh Indonesia. Disamping itu juga Undana sering dipilih sebagai mitra dalam diskusi untuk penyempurnaan sejumlah draft Undang-Undang yang dilakukan oleh DPR dan DPD RI seperti RUU Perbatasan, RUU Kode Etik DPR, RUU Daerah Kepulauan, dan RUU Susunan dan kedudukan DPR; kerjasama antara Mahkamah Konstitusi (MK) dan FH Undana dalam persidangan semu dan kerjasama dengan BPKP pusat dalam rangka pendampingan pengelolaan keuangan dan audit keuangan untuk program Hibah luar negeri seperti PHKI, I-MHERE, dan HPEQ serta kerjasama dengan KPK untuk pendidikan anti korupsi, sebagai implementasinya, maka dalam setiap pembekalan KKN bagi mahasiswa diberikan materi tentang anti korupsi. Undana juga menjadi tempat pelaksanaan konfrensi internasional 8 negara dengan tema Aplikasi GIS dalam pembangunan. Efektivitas kepemimpinan Undana didukung oleh garis perintah yang jelas, seperti telah diatur dalam statuta dan OTK Undana. Dokumen tersebut memastikan bahwa implementasi kepemimpinan memiliki alur yang jelas dari hulu ke hilir, sehingga beban kepemimpinan dan tata kelola dapat didistribusikan secara merata berdasarkan tingkat otoritas elemen kepemimpinan sesuai dengan aturan yang berlaku. Oleh karena itu, jika karena satu dan lain hal salah satu elemen pada level kepemimpinan tertentu tidak menjalankan tugas tertentu, maka beban tugas tersebut dapat dialihkan kepada elemen kepemimpinan yang setara atau di bawahnya. Alur kepemimpinan dari hulu ke hilir tersebut sekaligus menggambarkan alur pertanggungjawaban, walaupun alur pertanggunjawaban tersebut dimulai dari hilir ke hulu atau level kepemimpinan dari bawah ke level puncak. Secara umum pengalihan (deputizing) dalam paraktik kepemimpinan di Undana selama ini dapat dikatakan cukup berjalan efektif dan mencerminkan proses yang sistemik yaitu input-prosesoutput. Input dalam hal ini berupa kebijakan atau informasi yang dapat diproses melalui eksekusi oleh elemen-elemen yang relevan baik secara langsung maupun melalui mekanisme delegasi. Hasil eksekusi (output) kemudian dilaporkan kembali


74

kepada elemen pemberi wewenang. 2.3 Sistem Pengelolaan Sistem pengelolaan fungsional dan operasional institusi perguruan tinggi mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading, dan controlling) dalam penyelenggaraan program dan kegiatan perguruan tinggi. 2.3.1 Jelaskan sistem pengelolaan institusi perguruan tinggi serta dokumen pendukungnya (jelaskan unit / bagian / lembaga yang berperan dalam setiap fungsi pengelolaan serta proses pengambilan keputusan). Sistem pengelolaan fungsional dan operasional Universitas Nusa Cendana, meliputi : 1. Perencanaan (planning). Perencanaan di Undana secara terpusat dilakukan oleh Bagian Perencanaan pada Biro Adminsitrasi Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan dan SistemInformasi (BAAKPSI) dengan menerima usulan kegiatan dari masing-masing unit dan untuk pemantapannya dilakukan Rapat Koordinasi Perencanaan yang melibatkan semua unit di lingkungan Undana. Adapun usulan program dan kegiatan yang diusulkan unit harus berpedoman pada visi, misi, tujuan, dan sasaran yang tertuang dalam Rencana Strategis Undana (RENSTRA) dan rencana kegiatan tahunan (RKT). Penyusunan RKT diawali dengan pelaksanaan rapat koordinasi (RAKOR) perencanaan dengan melibatkan semua unit pengguna anggaran meliputi biro, lembaga, fakultas/PPs, dan UPT. Dari aspek perencanaan anggaran dimulai dengan penyusunan rencana kegiatan anggaran kementerian lembaga (RKAKL) dan dibahas pada tingkat kementerian sebelum menetapkan DIPA. Dalam perencanaan juga selalu memperhatikan perkembangan di bidang regulasi khususnya keuangan dengan mengacu pada regulasi terkait yang mengatur tentang pengelolaan anggaran. 2. Pengorganisasian (organizing). Untuk memberikan gambaran jelas tentang mekanisme dalam melakukan perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan-kebijakan perguruan tinggi, maka diperlukan adanya Standar Operasional Prosedur (SOP). Standar


75

adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakati bersama serta dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan SOP adalah tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Dokumen standar operasional prosedur (SOP) yang meliputi : 1. Akademik, terdiri dari 60 SOP 2. Administrasi keuangan, terdiri dari 25 SOP 3. Administrasi kemahasiswaan, terdiri dari 24 SOP 4. Perencanaan dan sistem informasi pada biro terdiri dari 5 SOP 5. Administrasi umum, terdiri dari 1 1 0 SOP 6. Audit Internal terdiri dari 6 SOP SOP Undana tersebut bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. 3. Kepegawaian (staffing) Pengelolaan kepegawaian di Undana dikoordinir langsung oleh PR II dan dilaksanakan oleh BAUK bagian kepegawaian, seperti rencana pengadaan/seleksi pegawai. Pelaksanaan manajemen kepegawaian dilakukan berdasarkan uraian tugas bagian dan sub bagian di fakultas, program pascasarjana, bagian, lembaga, UPT, Pusat-Pusat di Lingkungan Undana. Pengelolaan kepegawaian diarahkan pada peningkatan kompetensi, kinerja, jabatan, karir, dan kepuasan baik untuk dosen maupun tenaga kependidikan. 4. Kepemimpinan (leadership). Dalam implementasinya, kepemimpinan Undana mengacu pada OTK dan Statuta Undana. Undana menggerakkan sumberdaya dengan memberi pernghargaan dan sanksi, dan pemberian gaji tepat waktu. Dalam implementasinya, kepemimpinan Undana mengacu pada OTK dan Statuta Undana. Undana menggerakkan sumberdaya dengan memberi penghargaan dan sanksi, dan pemberian gaji tepat waktu. Pemberian penghargaan didasarkan pada evaluasi kinerja yang telah dilakukan dan sumberdaya yang memberikan kinerja


yang tinggi akan

76

mendapatkan reward dan melalui penegakan disiplin pegawai, maka pegawai yang melakukan hal-hal yang bertentangan dengan peraturan yang telah ditetapkan akan diberikan sanksi sesuai dengan tingkat indisipliner yang dilakukan. 5. Pengawasan (controlling), dilakukan rapat evaluasi secara berjenjang oleh pimpinan unit dari aras paling tinggi sampai ke unit paling rendah. Untuk pengawasan kinerja akademik dan non akademik dilakukan oleh SPI, sedangkan di bidang pembelajaran dan kurikulum dilakukan oleh LP3 Undana. Sebagai bahan evaluasi kinerja unit organisasi, masing-masing unit pengguna anggaran membuat Laporan Akuntabiltas Instansi Pemerintah (LAKIP) setiap tahunnya. Pengawasan juga dapat dilakukan oleh stakeholder melalui komplain atau juga melalui masukan dalam pelaksanaan survei kepuasan pelanggan. Selain itu, setiap semester dilakukan evaluasi Beban Kerja Dosen (BKD) baik secara internal oleh Undana maupun ke Direktorat Ketenagaan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2.3.2 Jelaskan program peningkatan kompetensi manajerial untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit. Program peningkatan kompetensi manajerial pimpinan yang dilakukan Undana adalah : 1. Program Peningkatan Kompetensi Manajerial Pimpinan Peningkatan komptensi manajerial pimpinan di Undana dilakukan mulai dari pimpinan Program Studi sampai kepada pimpinan unit lebih tinggi terutama dalam bidang pengelolaan organisasi pendidikan tinggi. Adapun kegiatan peningkatan kompetensi diikuti oleh pimpinan baik secara in house training (SPMI, mengembangkan akreditasi) maupun mengirimkan pimpinan unit untuk mengikuti kegiatan non degree training di luar Undana yaitu Diklat Kurikulum Perguruan Tinggi oleh DIKTI, Diklat Penulisan Jurnal Ilmiah Terakreditasi, Pengembangan Sistem e-learning, Diklat Reviu Keuangan Pemerintah bagi anggota Satuan Pengawasan Intern (SPI) oleh Inspektorat Jenderal Kemendiknas, Diklat Audit Perencanaan bagi anggota Satuan Pengawasan Intern (SPI) oleh


77

Inspektorat Jenderal Kemendiknas, Diklat Pengadaan Barang dan Jasa. Melalui pendanaan NUFFIC tahun 2011, Undana melaksanakan kegiatan ”Leadership Training” untuk pimpinan rektorat dan fakultas di Soe Kabupaten TTS. Peningkatan kompetensi manajerial pimpinan Undana dilakukan melalui kegiatan benchmarking baik di perguruan tinggi dalam negeri antara lain IPB, UGM, UB, UNHAS, UNAIR, ITS, UKSW, UNS, UNJ, UI, ITB, INSTITUT TEKNOLOGI 10 NOPEMBER, UNHAS, UNS; maupun luar negeri antara lain RDTL, Australia, Thailand, Jepang, Belanda, Inggris, USA, Lithunia, Tasmania, Portugal. Kegiatan tersebut menjadi best practice untuk pelaksanaan tugas pimpinan di unit kerja masing-masing. 2. Program peningkatan Kompetensi manajerial Tenaga Kependidikan dan Tenaga Fungsional non Dosen (Pustakawan dan Laboran). Kegiatan peningkatan kompetensi manajerial tenaga kependidikan dan tenaga fungsional non dosen (pustakawan dan laboran) dilakukan baik melalui in house training maupun melalui pengiriman staf untuk kegiatan non degree training di luar Undana. Adapun beberapa kegiatan yang telah diikuti oleh staf tenaga kependidikan dan tenaga fungsional non dosen, yaitu 1) DIKLAT ADUM, 2) DIKLATPIM III, 3) DIKLATPIM IV, 4) Diklat Tenaga Laboran, 5) Diklat Pustakawan, 6) pelatihan Arsiparis, 7) pelatihan pengadaan barang dan jasa, 8) pelatihan pengelolaan keuangan, 9) pelatihan Sistemakuntasi keuangan, 10) pelatihan sekretaris pimpinan, 11) pelatihan pengelolaan BMN, 12) pelatihan SIMPEG, 13) pelatihan SIMAK BMN, 14) pelatihan penatausahaan barang milik negara, 15) pelatihan penghapusan barang milik negara, 16) pelatihan manajemen SDM perguruan tinggi, 17) Diklat Administrasi Kepegawaian, 18) pelatihan teknis

mekanisme

pengelolaan

adminsitrasi

keuangan,19)

Diklat

Keprotokolan/Kehumasan. 2.3.3 Jelaskan diseminasi hasil kerja perguruan tinggi sebagai akuntabilitas publik. Laporan tahunan Undana atas tanggungjawabnya sebagai unit pelayanan


78

pemerintah di bidang pendidikan tinggi menjadi keharusan dan didiseminasikan dalam beberapa bentuk atau media. Materi pertanggungjawaban tersebut, berfungsi sebagai laporan pertanggungjawaban kepada pemerintah dan masyarakat, menjadi acuan perbaikan dan peningkatan mutu kinerja Undana ke depan, sumber acuan para pemangku kepentingan dalam rangka memperoleh manfaat semaksimal mungkin atas pelayanan yang disediakan, dan menjadi acuan atau menginspirasi, memberikan kritik untuk kemajuan institusi. Diseminasi capaian hasil kerja Undana merupakan bentuk akuntabilitas publik yang disampaikan kepada pemangku kepentingan melalui: 1. Perayaan Dies Natalis, Rektor menyampaikan pidato dies natalis pada Rapat Senat Luar Biasa, bersifat terbuka, diselenggarakan setiap tahun, minggu kedua bulan September.

Pidato ini berupa laporan capaian kinerja universitas dan dikemas

dalam bentuk buku yang isinya meliputi (1) Visi, Misi, dan Nilai yang menjadi acuan dasar dalam pengelolaan dan pengembangan Undana, (2) capaian program tridharma prioritas, (3) kinerja manajemen keuangan, dan (4) rencana pengembangan jangka pendek dan jangka panjang. Rapat ini diikuti oleh para pemangku kepentingan antara lain Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Gubernur Provinsi Nusa Tenggara Timur selaku Ketua Dewan Penyantun, para anggota Dewan Penyantun secara ex-officio sebagai anggota Forum Pimpinan Daerah Provinsi NTT, para pebisnis dan tokoh masyarakat nasional dan daerah. Selain itu rapat ini juga dihadiri oleh tamu khusus yang dianggap penting dalam rangka pengembangan universitas, antara lain tokoh nasional dan internasional yang sedang berpengaruh, pimpinan perguruan tinggi dan atau lembaga riset dalam/luar negeri; dengan kegiatan dalam bentuk orasi ilmiah dan atau penandatanganan nota kesepahaman/ kerja sama. 2. Rapat Kerja Tahunan Undana, diselenggarakan setiap bulan Desember. Rektor melaporkan hasil kerja setahun terakhir yang akan menjadi acuan penetapan strategi implementasi program tahunan, jangka pendek, dan jangka panjang untuk tahun-tahun berikutnya. Pada rapat kerja ini dilakukan dua kegiatan utama, yaitu laporan kinerja setiap unit (fakultas, pascasarjana, lembaga, biro, dan UPT)


79

dan penetapan Program Kerja setahun kedepan. Walaupun rapat kerja ini tidak terbuka

bagi

masyarakat

pertanggunjawaban

kinerja

umum setiap

tetapi unit

tetap

yang

akan

merupakan

wahana

dirangkum

menjadi

pertanggunjawaban kinerja universitas dan masyarakat berhak mendapatkan informasi tanpa membuka rahasia negara. 3. Pidato Wisuda, Rektor melaporkan hasil kerja Undana, khusus tentang penyelenggaraan Wisuda Sarjana dan Magister sebanyak empat kali setahun, yaitu bulan Februari, Juni, September yang dirangkaikan dengan dies natalis, dan Desember. Dalam pidato wisuda tersebut, rektor melaporkan hasil praktek baik

usaha

pengembangan

pembelajaran

yang

sedang

diselenggarakan,

ditunjukkan oleh peningkatan IPK rata-rata lulusan dan masa studi rata- rata yang makin pendek.

Usaha perbaikan pembelajaran tersebut dimulai dari pelatihan

dosen, penyediaan bahan ajar secara manual dan digital, dan perbaikan sarana/prasarana pembelajaran serta penciptaan lingkungan belajar yang makin kondusif dalam tahun berjalan. 4. Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT), sebelumnya bernama Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED),

yang dikelola oleh

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kemdikbud, dapat ditemui data hasil kerja Undana, khusus yang berhubungan dengan masalah akademik, yaitu mahasiswa terdaftar dan aktif setiap tahun, dosen dan kegiatan tridharma, dan nilai hasil belajar setiap mahasiswa dari

semester ke

semester.

Pemenuhan

pelaporan data ke PDPT menjadi syarat awal pengajuan akreditasi program studi dan syarat awal pengajuan dosen mengikuti proses sertifikasi. 5. Akreditasi BAN-PT, penyajian data dan pengisian borang akreditasi bagi setiap program studi juga merupakan wujud pertanggungjawaban hasil kerja universitas melalui program-program studi yang ada. Melalui LPMPT,

teranggarkan

pembiayaan reakreditasi setiap program studi sekali 4 tahun dan pengajuan akreditasi bagi program studi baru. LPMPT, selain mengelola pembiayaan tersebut juga menjadi pusat koordinasi pengisian borang akreditasi yang melalui


80

tiga tahap, yaitu (1) internalisasi pengisian borang akreiditasi melalui lokakarya, dan (2) pengisian borang akreditasi oleh suatu task force program studi. 6. Website Undana, yaitu www.undana.ac.id, memuat profil Undana, yang terdiri atas profil setiap unit, hasil kerja dan kegiatan, berita aktivitas yang telah berlangsung, serta bentuk pelayanan Undana baik kepada sivitasnya sendiri maupun kepada masyarakat luas. Website ini telah diperkenalkan sejak tahun 2005. Pengelola website ini adalah unit pelaksana teknis tersendiri, yaitu Pusat Komputer (PUSKOM). Website ini juga dipersiapkan untuk mengelola pelayanan online

berbagai

kegiatan akademik, seperti pendaftaran peserta seleksi

mahasiswa baru, registrasi dan pengisian KRS mahasiswa, pendaftaran calon peserta KKN, pendaftaran calon peserta wisuda semua level, S-1 dan S-2, repositori karya ilmiah dan laporan pengabdian kepada masyarakat. 7. Majalah “Warta Undana”, dimana Undana memberitakan hasil-hasil kerja dan aktivitas yang telah/sedang/akan berlangsung, terbit secara berkala sekali sebulan. Majalah ini juga berfungsi sebagai media ekspresi atau unjuk kemampuan menulis sivitas akademika dan memberitakan ide-ide cemerlang yang dapat menginspirasi dan memotivasi masyarakat berbuat lebih produktif. 8. Jumpa pers untuk pemberitaan yang dilakukan secara periodik atau dalam waktuwaktu tertentu 2.3.4

Jelaskan sistem audit internal (lembaga/unit kerja, ruang lingkup tugas, prosedur kerja dsb). Undana memiliki sistem audit internal yang menjamin kepastian semua

program yang telah direncanakan dan semua lini organisasi berfungsi dengan baik, bukan hanya diperlukan perencanaan yang baik dan sesuai dengan ketersediaan pembiayaan dan tenaga yang terampil, juga diperlukan pemantauan yang terencana. Untuk itu, Undana memiliki unit-unit pemantau sebagai berikut : Satuan Pengawasan Intern (SPI), dibentuk tahun 2010 berdasarkan SK Inspektur Jenderal Nomor 67/B/Kp.2010 tanggal 10 Februari 2010. Tugas pokok dan fungsi SPI adalah:


81

1. Memonitor dan mengevaluasi laporan pengelolaan keuangan, asset, kinerja sumber daya manusia, dan administrasi akademik; 2. Melakukan klarifikasi, verifikasi, dan investigasi, terhadap unit kerja atau perorangan

yang

keuangan,

asset,

dinilai

melakukan penyimpangan dalam

kinerja

sumber

daya

manusia,

pengelolaan dan

atau

administrasi/penyelenggaraan kegiatan akademik. 3. Melakukan audit internal bidang non akademik dan sejak tahun 2013, SPI Undana juga melakukan tugas audit di bidang akademik. 4. Melaporkan hasil a u d i t , p e n ga w a s a n , klarifikasi, verifikasi, dan investigasi kepada pimpinan universitas sebagai acuan tindakan penertiban untuk menjamin terlaksananya program sebagaimana mestinya. Dalam melaksanakan tugas, anggota SPI Undana berpedoman pada peraturan yang berlaku baik eksternal maupun dokumen internal antara lain kode etik auditor, manual prosedur pelaksanaan audit, program kerja audit, dan instrumen pengawasan dan audit yang semua sudah disiapkan oleh SPI Undana. Hasil kerja SPI, temuan kesesuaian/ketidaksesuaian, dilaporkan kepada rektor sebagai bahan pertimbangan kebijakan pimpinan universitas. Pelaporan hasil verifikasi dan atau investigasi suatu masalah kepada Rektor dilakukan segera mungkin bila masalah tersebut dipandang perlu mendapat penyelesaian secepatnya.

Sedangkan hal-hal yang memerlukan

penyelesaian oleh beberapa jenjang struktural maka dilaporkan berkala minimal enam bulan sekali/semester. Diseminasi hasil temuan SPI disampaikan oleh Rektor melalui rapat koordinasi tingkat universitas yang diikuti pimpinan unit kerja, fakultas, program pascasarjana, lembaga, biro, dan UPT, atau pada rapat senat universitas. Lembaga Penjaminan Mutu P e r g u r u a n T i n g g i (LPMPT), sebagai salah satu lembaga yang dibentuk oleh Rektor dengan tugas menyediakan berbagai dokumen penjaminan mutu akademik dan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi berbagai dokumen mutu sekaligus mendampingi program studi dalam melakukan evaluasi mutu internal dan dalam proses akreditasi.


82

Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3), sebagai salah satu lembaga dengan fungsi utama mengkaji dan mengembangkan kurikulum dan teknologi pembelajaran di Undana. LP3 di Undana dibentuk dengan SK. Rektor Nomor 128/LK/2003 tanggal 19 Desember 2003. Lembaga ini bertugas untuk menangani

pembinaan,

pengkajian,

peningkatan,

dan

pengembangan

pembelajaran/pendidikan. LP3 berperan mendampingi program studi dalam program pengembangan kurikulum dan sekaligus

melakukan monitoring dan evaluasi

terhadap implementasi kurikulum dan teknologi pembelajaran pada program studi, di samping itu juga bertanggungjawab dalam penyusunan dokumen yang berhubungan dengan mutu pembelajaran antara lain Norma dan Tolok Ukur Undana, kode etik dosen dan pegawai serta mahasiswa.

2.3.5. Jelaskan sistem audit eksternal (lembaga/unit kerja, ruang lingkup tugas, prosedur kerja dsb). Sebagai institusi pendidikan tinggi negeri yang merupakan satuan kerja dari Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan serta sekaligus sebagai wujud akuntabilitas publik Undana, maka secara berkala dilakukan audit eksternal yang antara lain dilakukan oleh berbagai lembaga eksternal seperti: Inspektorat Kemendikbud, BPK/BPKP, BAN-PT, Audit ISO 9001:2008. Dalam mengelaborasi audit eksternal tersebut, Undana melalui SPI (Satuan Pengawasan Intern) melakukan koordinasi dengan unit kerja dalam lingkup Undana, terutama pada unit kerja yang akan menjadi cakupan audit dari lembaga eksternal yang bersangkutan. Khusus audit dari BAN-PT, koordinasi dilakukan oleh Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT) terutama pada program studi yang akan divisitasi. Hasil temuan audit kemudian dirangkum oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT) untuk kemudian didiskusikan dengan pimpinan guna menindaklanjuti hasil temuan audit. Lembaga, ruang lingkup tugas, dan prosedur kerja audit eksternal dipaparkan pada uraian berikut: 1. Inspektorat Kemendikbud


83

Inspektorat Kemendikbud (IK) melakukan audit setiap tahun terhadap Undana yang dengan ruang lingkup pemeriksanan: aspek akademik (penyelenggaraan kegiatan tridharma), SDM (dosen dan tenaga kependidikan), keuangan, dan aset (sarana dan prasarana). Audit oleh IK biasanya biasanya dilakukan sekitar bulan Agustus atau September selama 12 hari kerja. Pelaksanaan audit diwali dengan penyampaian surat Inspektur IK kepada Rektor Undana yang berisi waktu rencana audit dan tim auditor (ketua dan anggota) yang akan bertugas.

Tahapan

aktivitas auditor IK di Undana adalah: i.

Rapat temu pertama yang diikuti pimpinan unit-unit seperti fakultas, PPs, lembaga, dan biro; rapat dipimpin oleh Rektor Undana dengan Ketua Tim Auditor

sebagi

narasumber.

Rapat

ini

memaparkan jadwal,

pendistribusian tugas auditor, unit sasaran, dan bidang pemeriksaan. ii.

Pelaksanaan audit, hari berikut setelah Tim Auditor turun ke unit-unit sampel sesuai jadwal yang telah disampaikan pada rapat temu pertama, dan pimpinan

dan

staf

yang

berubungan

dengan

bidang

pemeriksaan.

Pemeriksaan setiap unit biasanya memerlukan waktu 2 – 3 hari. Pemeriksaan dilakukan dengan cara melakukan verifikasi antara hasil pekerjaan dan aturan yang bersesuaian. Apabila hasil kerja yang tidak sesuai dengan aturan yang mengaturnya maka disebut temuan. Auditor meminta klarifikasi pimpinan unit mengenai temuan; bila pimpinan unit dapat menyanggah temuan tersebut dengan menunjukkan aturan yang membenarkan atau mampu memberikan pembenaran pengecualian karena pertimbangan yang lebih produktif maka temuan tersebut dieleminir; tetapi bila temuan itu tidak dapat dibenarkan oleh aturan yang berlaku maka tetap akan menjadi temuan dan dituliskan dalam Lembar Hasil Pemeriksaan, ditandatangani auditor dan pimpinan unit bersangkutan. iii. Penyusunan laporan hasil pemeriksaan, setelah semua unit yang direncanakan sebagai sasarana pemeriksaan selesai diperiksa, tim auditor dipimpin oleh Ketua Tim Auditor, menyusun laporan hasil pemeriksanaan


84

yang intinya menghasilkan daftar temuan. iv. Rapat temu akhir, seperti rapat temu awal, rapat ini dipimpin oleh Rektor Undana dengan Ketua Tim Auditor sebagi narasumber, diikuti pimpinan unit-unit:

fakultas,

PPs,

Auditormemaparkan

laporan

lembaga, hasil

dan

biro. Ketua

pemeriksaan

yang

Tim intinya

menyampaiakan daftar temuan. v. Penyampaian

hasil

pemeriksaan

IK

secara

resmi,

Inspektur

IK

menyampaian secara resmi kepada Rektor Undana hasil pemeriksaan IK, melalui surat beseta lampiran berupa daftar temuan, dan meminta menindak lanjuti untuk memulihkan berlakunya ataran dalam menyelenggarakan pendidikan tinggi. vi. Tindak lanjut temuan IK, Rektor memerintahkan unit atau perorangan yang terkait dengan temuan tersebut untuk memulihkan kembali hal-hal yang tidak sesuai menjadi sesuai aturan yang berlaku dan memberikan snksi kepada mereka yang tidak patuh dengan aturan. vii. Laporan

pemulihan,

Rektor

menyampaikan

kepada

Inspektur

IK

pemulihan dan tindakan pendisiplinan yang telah dilakukan dari semua temuan yang ada, dan unit-unit yang terkait diminta mengusahakan mengeliminir temuan- temuan sehingga tidak terjadi lagi waktu yang akan datang. 2. Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) Dalam rangka mencapai “good university governance” Undana telah melakukan kerjasama dengan BPKP Pusat sejak tahun 2007 dan diperbaharui melalui MoU No 78/K/D2/2011 tanggal 31 Januari 2011, dengan fokus reviu dan pendampingan dalam hal pengelolaan keuangan dan asset. Kegiatan audit oleh BPKP di Undana dilakukan melalui penugasan oleh kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang berfokus pada pengelolaan dana Hibah seperti dana PHKI, IMHERE dan HPEQ. Ruang lingkup pemeriksaan BPKP dipusatkan pada pembiayaan pembangunan dan proyek bantuan luar negeri. Tahapan kegiatan pemeriksaan BPKP:

i. Penyampaian

rencana

pemeriksaan

oleh

BPKP,


Kepala

BPKP

85

menyampaikan rencana pemeriksaan yang akan dilakukan, jadwal, dan pesonil yang akan bertugas.

ii. Rapat temua awal, dipimpin rektor dan didampingi oleh Tim auditor dari BPKP, diikuti pimpinan unit yang telah ditetapkan sebagai sasaran pemeriksaan. iii. Pelaksanan pemeriksanaan, bila ada sesuatu yang ditemukan tidak sesuai tata kelola keuangan negara maka pimpinan unit diminta menjelaskan atau meperbaikinya; bila tidak bisa dijelaskan dan tidak dapat diperbaiki maka akan menjadi temuan. iv. Laporan hasil pemeriksaan, apabila pemeriksanaan telah selesai semua sesuai rencana maka Tim Audit BPKP menyusun laporan hasil pemeriksaan yang menghasilkan daftar temuan. v. Rapat temu akhir, dipimpin oleh Rektor dengan narasumber Tim Auditor BPKP dan diikuti oleh pimpinan unit-unit sasaran pemeriksaan. Oleh pimpinan auditor BPKP menyampaikan temuan yang telah diperoleh. vi. Penyampaian hasil pemeriksaan BPKP secara resmi, Kepala BPKP menyampaian secara resmi kepada Rektor Undana hasil pemeriksaan BPKP, melalui surat disertai lampiran berupa daftar temuan, dan meminta untuk menindak

lanjuti

dalam

memulihkan

berlakunya

aturan

dalam

menyelenggarakan pendidikan tinggi vii. Tindak lanjut temuan BPKP, Rektor memerintahkan unit yang merupakan objek temuan/auditi

atau perorangan yang terkait dengan temuan tersebut

untuk menindaklanjuti kembali hal-hal yang tidak sesuai, s e h i n g g a menjadi sesuai d e n g a n aturan yang berlaku dan memberikan sanksi kepada mereka yang tidak patuh dengan aturan. viii. Laporan pemulihan, Rektor menyampaikan kepada BPKP pemulihan dan tindakan pendisiplinan yang telah dilakukan dari semua temuan yang ada, dan unit-unit yang terkait diminta mengusahakan mengeliminir temuan-temuan sehingga tidak terjadi lagi waktu yang akan datang.


86

3. Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Ruang lingkup audit BPK serupa dengan BPKP, yaitu

tata kelola keuangan

negara, namun lebih mengarah pada pembinaan pengelolaan keuangan dan asset. BPK juga memusatkan pemeriksaannya pada masalah yang menjadi temuan Inspektorat Jenderal Kemdikbud dan ditindaklanjuti segera sesuai ketentuan yang berlaku. Prosedur pelaksanaan pemeriksaannya serupa dengan BPKP,

namun

BPK

berwewenang

menerbitkan

opini

pelaporan

penyelenggaraan pengelolaan keuangan. 4. Audit/Surveillance ISO 9001:2008 Mengingat pada saat ini sudah ada 1 unit kerja dalam Undana yang telah menerapkan ISO 9001:2008 yaitu Fakultas Peternakan, maka setiap 6 bulan sekali tim ISO 9001:2008 yakni PT. SAI Global melakukan audit terhadap unit kerja tersebut. Adapun lingkup audit ISO 9001:2008 mencakup aspek kesesuaian dengan SOP manajemen (input, proses dan output) hasil atau capaian sasaran mutu yang telah dijanjikan dalam dokumen ISO yang telah ditetapkan oleh unit kerja yang bersangkutan. Tahapan audit atau surveillance ISO adalah sebagai berikut: i. Dua bulan sebelum waktu surveillance jatuh tempo, Tim Audit Internal ISO melakukan verifikasi kesesuaian kinerja nyata sasaran mutu dan standar pelayanan minimal yang dijanjikan; semua temuan atau ketidaksesuaian yang ditemukan auditor internal perlu ditindaklanjuti oleh manajemen. ii. Setelah semua ketidaksesuaian telah dipulihkan, pimpinan unit pemegang sertifikat ISO 9001:2008 menyampaikan kepada perwakilan ISO di Indonesia yaitu SEI Indonesia yang berkedudukan di Surabaya, unit kami siap dilakukan audit. iii. Sebelum auditor ISO datang di Undana, terlebih dahulu menetapkan sasaran mutu secara sampling yang akan diperiksa.

Selanjutnya

menyampaikan surat yang berisi jadwal pelaksanaan audit dan personil yang akan melakukan audit.


87

iv. Temu awal auditor ISO, dipimpin pimpinan unit pemegang sertifikat ISO, diikuti oleh pimbinan sub-sub unit yang berkaitan dengan sasaran mutu, dan Auditor ISO sebagai narasumber, menjelaskan HaKIkat surveillance dan jadwal pelaksanaannya. v.

Pelaksanan pemeriksaan, jika ada sesuatu yang ditemukan tidak sesuai mutu yang

dijanjikan

maka

pimpinan

unit

diminta

menjelaskan

atau

memperbaikinya; dan sedapat mungkin dapat diperbaiki. vi. Rapat temu akhir, dipimpin oleh pimpinan unit pemegang sertifikat ISO vii. Narasumber Auditor ISO dan diikuti oleh pimpinan unit-unit terkait. Apabila temuan itu dapat dipulihkan maka sertifikat ISO akan terbit paling lambat 2 minggu kemudian. viii. Penangguhan setifikat surveillance, bila terdapat kinerja sasaran mutu tidak mencapai standar minimal seperti yang dijanjikan maka unit yang bersangkutan diberi kesempatan maksimal 6 bulan untuk memulihkannya; dan bila terpulihkan sertifkat surveillance terbit, tetapi bila tidak pulih sertifikat ISO dicabut. 5. BAN-PT BAN-PT melakukan asesmen akreditasi terhadap program studi dalam lingkup Undana, maupun akreditasi institusi perguruan tinggi sesuai permintaan. Dalam hal audit eksternal dari BAN-PT, Undana melalui Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT) melakukan koordinasi dengan program studi yang akan dan atau perlu melakukan pengajuan akreditasi, baik pada saat penyiapan dokumen

borang/evaluasi diri, penyiapan data, dan persiapan

visitasi. Ruang lingkup pemeriksaan BAN-PT yaitu melakukan verifikasi standar yang wajib dipenuhi perguruan tinggi sebagai berikut: Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian Standar 2.

Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu

Standar 3. Mahasiswa dan lulusan


88

Standar 4. Sumber daya manusia Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama Tahapan pelaksanaan akreditasi dimulai dengan pengisian Dokumen Borang Akreditasi dan Evaluasi diri sesuai pedoman yang diterbitkan BAN-PT, setelah borang rampung dikirim ke BAN-PT, selanjutnya: 1. BAN-PT melakukan desk assessment, yaitu verifikasi asesor BAN-PT atas borang dan kelengkapannya yang telah diajukan dan kesesuian dengan pedoman borang akreditasi, dan diberikan skor berdasarkan lembar skor borang yang telah ditetapkan BAN-PT, hasilnya adalah skor desk assesment. 2. BAN-PT menetapkan personil asesor yang ditugaskan melakukan visitasi ke program studi atau perguruan tinggi yang mengajukan borang akreditasi dan mengirim surat ke program studi atau perguruan tinggi bersangkutan serta menerbitkan surat penugasan asesor yang bersesuaian. 3. Pelaksanaan visitasi dilakukan untuk melakukan verifikasi isi borang akreditasi dan fakta di lapangan dengan menemui: a) Pimpinan universitas, fakultas, dan program studi/UPT; b) Satgas (task force) penyusun borang akreditasi; c) Sampel dari sejumlah mahasiswa dari semua angkatan; d) Dosen dan pegawai; e) Kunjungan

lapangan,

sarana

dan

prasarana,

serta

dokumen

pendukung borang; dan f) Menyampaikan hasil visitasi tanpa tanya jawab dan skor tetap menjadi rahasia BAN-PT, diikuti oleh pimpinan fakultas/ perguruan tinggi dan Satgas (task force). 4. Asesor BAN-PT melaporkan hasil visitasi kepada Komisi BAN-PT. 5. BAN-PT menerbitkan sertifikat akreditasi berdasarkan hasil p e n i l a i a n d a n pertimbangan Komisi BAN-PT.


89

Setelah

program

studi

atau

perguruan

tinggi

menerima

surat keputusan

BAN-PT tentang hasil akreditasi maka program studi atau perguruan tinggi mengambil sikap dan tindakan yang perlu dilakukan bila skor akreditasi yang diperoleh tidak memuaskan 2.4 Sistem Penjaminan Mutu Sistem penjaminan mutu meliputi kebijakan mutu, perangkat penjaminan mutu (organisasi, pernyataan mutu, manual mutu, standar mutu), pelaksanaan penjaminan mutu, serta monitoring dan evaluasi. 2.4.1 Jelaskan keberadaan manual mutu yang mencakup informasi tentang kebijakan, pernyataan, unit pelaksana, standar, prosedur, SOP, dan pentahapan sasaran mutu perguruan tinggi. Undana telah mulai melaksanakan upaya peningkatan mutu penyelenggaraan tridharma secara berkelanjutan sejak pendiriannya pada tahun 1962. Upaya tersebut dilakukan melalui evaluasi pelaksanaan kegiatan tridharma, terutama kegiatan perkuliahan, secara periodik. Hasil evaluasi ini digunakan sebagai masukan dalam rapat tinjauan manajemen. Dalam rapat ini dirumuskan tindakan-tindakan koreksi terhadap masalah-masalah yang ditemukan selama penyelenggaraan kegiatan tridharma. Dengan demikian diharapkan mutu penyelenggaraan tridharma dapat ditingkatkan. Namun demikian, pelaksanaan upaya ini belum bersifat melembaga dan sistemik. Pada tahun 2003, dengan terbitnya Undang-undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, berlaku paradigma baru dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, yaitu bahwa penyelenggaraan satuan pendidikan tinggi didasarkan pada prinsip otonomi, akuntabilitas, jaminan mutu dan evaluasi yang transparan. Menindaklanjuti paradigma baru tersebut maka Undana mulai mempersiapkan penerapan

Sistem

Penjaminan

Mutu

Akademik

(SPMA).

Tugas

untuk

mempersiapkan penerapan SPMA ini diserahkan kepada Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan

Tinggi

(LPMPT).

Dalam

langkah

persiapan

tersebut,

LPMPT

melaksanakan beberapa kegiatan sosialisasi SPMA kepada pimpinan universitas, fakultas, jurusan dan program studi. Sosialisasi tersebut dilaksanakan dengan


90

menggunakan narasumber dari luar Undana. Dengan terbit Peraturan Pemerintah RI Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, yang mewajibkan semua satuan pendidikan formal dan nonformal untuk melaksanakan penjaminan mutu pendidikan (pasal 91), maka tekad Undana semakin bulat untuk melaksanakan penjaminan mutu melalui penerapan sistem penjaminan akademik. Salah satu manifestasi dari tekad ini adalah dibentuknya lembaga baru pada tahun 2006, yang bertugas merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu akademik internal. Nama lembaga tersebut adalah Lembaga Penjaminan Mutu dan Audit Internal (LPMAI). Lembaga ini dibentuk dengan SK rektor Nomor SK Rektor Undana Nomor 15/KP/2006 Tanggal 13 Februari 2006. Namun pada tahun 2010, melalui SK Rektor Nomor 259/KP/2010 tanggal 30 Februari 2010, nama LPMAI berubah menjadi Lembaga Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (LPMPT). Perubahan nama ini dilakukan untuk menyesuaikan nama lembaga dengan tugasnya sebab mulai tahun 2010 LPMPT tidak lagi bertanggungjawab untuk kegiatan audit internal tetapi tanggungjawab audit internal telah diserahkan kepada Satuan Pengawasan Intern (SPI). SPI dibentuk pada tahun 2010 berdasarkan tuntutan Permendiknas Nomor 16 Tahun 2009 tentang Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Depatemen Pendidikan Nasional. Untuk mendukung implementasi manajemen mutu di Undana khususnya di bidang audirt internal, maka Undana telah memiliki sebanyak 80 orang auditor internal yang bersertitifikat melalui DIKLAT audit internal baik yang dilaksanakan di Undana maupun di luar Undana oleh PT. SGS dan SAI Global. Dokumentasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Undana mengacu pada buku panduan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), yang diterbitkan pada tahun 2010 oleh Ditjen Dikti. Dokumen yang digunakan dalam penjaminan mutu dari tingkat universitas sampai tingkat jurusan/Program Studi disajikan dalam Tabel 3.


91

Tabel 3. Dokumen Mutu, Penyusun dan Penanggungjawab dan Pelaksanaannya

Tingkat

Dokumen

Penyusun

Universitas

• Kebijakan SPMI • Manual SPMI • Standar SPMI • Standard Operating Procedure (SOP) • Standard Operating Procedure (SOP) • Instruksi Kerja • Dokumen Pendukung • Spesifikasi Program Studi • Standard Operating Procedure (SOP) • Instruksi Kerja • Dokumen Pendukung

Rektor dibantu LPMPT

Fakultas/ Pascasarjana

Jurusan/ Program Studi/ Bagian

Dekan/Direktur Pascasarjana dibantu Gugus Penjamin Mutu Ketua Jurusan/Progra m Studi/Bagian dibantu Gugus Kendali Mutu

Penanggungjawab Penanggungjawab Pelaksanaan Audit Mutu Sistem Akademik Internal Penjaminan Mutu Pembantu Rektor Rektor dibantu oleh SPI dan Bidang Akademik Kelompok Auditor Internal

Pembantu Dekan Bidang Akademik/Asisten Direktur Bidang Akademik Ketua Jurusan/Program Studi/Bagian

Dokumen Kebijakan, Manual dan Standar SPMI berlaku secara umum dari tingkat universitas sampai fakultas/Pascasarjana/jurusan/Program Studi/bagian. Dokumen Kebijakan SPMI berisi antara lain tentang pernyataan mutu, kebijakan mutu, definisi, tujuan, strategi, jenis standar, organisasi pelaksana dan prioritas SPMI. Dokumen Manual Mutu berisi antara lain tentang mekanisme perencanaan, penerapan, pengendalian, dan pengembangan standar, serta internal stakeholders yang menjalankan mekanisme tersebut di dalam SPMI. Dokumen Standar SPMI berisi antara lain rumusan atau isi standar yang digunakan dalam SPMI di Undana, yang di dalamnya mencakup sepuluh standar minimal wajib bagi perguruan tinggi dan standar lain yang diperlukan bagi pengembangan Undana. Di samping itu, dokumen ini juga memuat pentahapan sasaran mutu per tahun. Di samping 3 dokumen pokok tersebut, semua unit kerja di Undana memiliki dokumen prosedur mutu atau Standard Operating Procedure (SOP) dan dokumen Instruksi Kerja (IK). Jumlah dokumen SOP dan IK di tiap unit kerja tergantung dari


92

jumlah proses atau prosedur yang menjadi tanggungjawab masing-masing. Semua dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan SPMI saling terkait satu dengan yang lain menjadi kesatuan yang padu. Semua dokumen tersebut dikendalikan dengan cara memberi Nomor dan Nomor dokumen tersebut tercatat dalam buku kendali sehingga keberadaan dokumen dan petugas yang memegang/mengarsipkan setiap dokumen dapat diketahui. 2.4.2 Jelaskan implementasi penjaminan mutu perguruan tinggi. Implementasi SPMI di Undana telah dimulai sejak tahun 2009 sejak diterbitkannya dokumen Kebijakan Mutu, standar Mutu dan Manual Prosedur. Namun pada saat itu, hanya beberapa Program Studi yang menerapkan SPMI. Implementasi SPMI di seluruh Program Studi di lingkungan Undana secara serentak baru terlaksana mulai tahun 2012. Hal ini terjadi karena baru pada tahun 2011, semua Program Studi telah memiliki dokumen SPMI secara lengkap dan telah terbentuknya gugus penjamin mutu di semua fakultas dan gugus kendali mutu di setiap Jurusan/Program Studi. Langkah-langkah implementasi SPMI di Undana adalah sebagai berikut: 1. Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (LPMPT)-Undana melakukan koordinasi dengan stakeholder eksternal dan internal untuk menetapkan SPMI 2. LPMPT melakukan sosialisasi dan menyebarluaskan

standar SPMI ke semua

Fakultas/Pascasarjana/Jurusan/Program Studi untuk dilaksanakan 3. Gugus Kendali Mutu (GKM) di Jurusan/Program Studi mengawasi pelaksanaan standar SPMI di masing-masing Jurusan/Program Studi 4. GKM melaksanakan rapat evaluasi pelaksanaan standar minimal satu kali dalam satu semester untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang menghambat pencapaian standar dan memperbaiki secepat mungkin. Bila ada masalah yang tidak bisa diselesaikan oleh Jurusan/Program Studi maka harus dikoordinasikan dengan Gugus Penjamin Mutu (GPM) di tingkat Fakultas. 5. Pada setiap pertengahan tahun, LPMPT melaksanakan monitoring dan evaluasi untuk memantau perkembangan pelaksanaan standar SPMI di semua fakultas


93

6. Pada akhir tahun atau akhir satu siklus SPMI, GKM menyampaikan laporan hasil pelaksanaan standar SPMI ke GPM. 7. GPM menyusun laporan evaluasi diri fakultas yang mencakup semua Program Studi di lingkungan fakultas masing-masing. 8. GPM menyerahkan laporan evaluasi diri fakultas ke LPMPT 9. LPMPT mengkoordinir pelaksanaan audit mutu akademik ke fakultas-fakultas 10. LPMPT menyusun laporan hasil audit, yang memuat hasil audit dan rekomendasi perbaikan. 11. LPMPT menyerahkan laporan hasil audit ke Rektor dan semua fakultas yang diaudit, dengan tujuan agar rekomendasi perbaikan yang diberikan dapat ditindaklanjuti. 2.4.3 Jelaskan monitoring dan evaluasi penjaminan mutu perguruan tinggi, serta tindak lanjutnya. Monev Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di Semua Program Studi Monitoring dan Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di semua Program Studi di lingkungan Undana dilaksanakan setiap pertengahan tahun, sekitar bulan JuniJuli. Kegiatan Monev ini mulai dilaksanakan pada tahun 2012 dan dikoordinir oleh LPMPT. Instrumen Monev yang digunakan adalah borang Evaluasi Mutu Internal (EMI), yang disusun oleh Pusat Penjaminan Mutu Pendidikan, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Borang EMI ada dua jenis, yaitu borang EMI untuk Program Studi Kependidikan dan borang EMI untuk Program Studi Nonkependidikan. Borang EMI untuk Program Studi Kependidikan mencakup 10 standar, yaitu standar isi, proses, kompetensi lulusan, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, pengelolaan, pembiayaan, penilaian pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sedangkan borang EMI Non-kependidikan mencakup 11 standar, yaitu standar isi, proses, kompetensi lulusan, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, pengelolaan, pembiayaan, penilaian pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan kerjasama. Monev penyelenggaraan pendidikan tinggi pada tahun 2012 hanya dilaksanakan


94

pada Program Studi-Program Studi kependidikan. Hal ini karena borang EMI yang tersedia baru borang EMI untuk Program Studi Kependidikan. Borang EMI untuk Program Studi Non-kependidikan baru diterbitkan pada tahun 2013 dan, oleh sebab itu, `Monev untuk Program Studi Non-kependidikan baru dilaksanakan pada tahun 2013. Mekanisme pelaksanaan Monev adalah sebagai berikut: 1. LPMPT menyiapkan borang EMI 2. LPMPT memberikan pengarahan pengisian borang EMI kepada semua Ketua Program Studi 3. Ketua Program Studi mengisi borang EMI didampingi oleh staf LPMPT 4. Dekan memverifikasi hasil pengisian borang EMI dan menandatanganinya 5. Dekan menyerahkan hasil pengisian borang EMI Program Studi ke LPMPT 6. LPMPT memverifikasi dan menandatangani hasil pengisian borang EMI dari semua Program Studi 7. LPMPT melaporkan hasil pengisian EMI dari semua Program Studi ke Rektor. Berdasarkan pada standar-standar yang tercakup dalam borang EMI, terlihat bahwa pelaksanaan monev ini telah mencakup aspek-aspek penting dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di tingkat Program Studi, seperti aspek pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, sarana dan prasarana, keuangan dan manajemen.

Hasil monev ini disebarluaskan ke semua fakultas/jurusan/Program

Studi dan dibahas dalam rapat pimpinan untuk kemudian ditindaklanjuti. Di masa depan, hasil pengisian borang EMI ini akan digunakan sebagai dasar perencanaan pengembangan program studi. Monev Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal dan Tindak Lanjutnya. Monitoring dan Evaluasi (Monev) sistem penjaminan mutu internal di semua fakultas/jurusan/program studi di lingkungan Undana dilaksanakan pada pertengahan tahun. Tujuan dari monev ini adalah untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang dihadapi oleh fakultas/jurusan/program studi dalam menerapkan SPMI terutama dalam


95

pelaksanaan standar-standar yang telah ditetapkan. Kegiatan monev ini dikoordinir oleh LPMPT. Mekanismenya adalah sebagai berikut:

1. LPMPT menyebarkan kuestioner tentang penerapan SPMI ke semua fakultas. 2. Fakultas mengisi kuestioner tersebut dan mengembalikan ke LPMPT. 3. Setelah mempelajari hasil pengisian kuestioner tersebut, LPMPT akan melakukan visitasi ke beberapa fakultas untuk memverifikasi data yang diberikan oleh fakultas. 4. LPMPT menyusun laporan monev dan menyerahkan kepada Rektor dan membagikan laporan tersebut ke fakultas/jurusan/Program Studi. 5. Rektor memimpin rapat yang dihadiri oleh pimpinan fakultas/jurusan/Program Studi untuk membahas hasil monev. Pada rapat ini, rektor meminta para pimpinan fakultas/jurusan/Program

Studi

untuk

menindaklanjuti

tindakan-tindakan

perbaikan yang telah dirumuskan sebelumnya untuk mengatasi masalah-masalah yang teridentifikasi melalui kegiatan monev. Monev Penjaminan Mutu di Bidang PenelitianTindak Lanjutnya Ada dua prosedur terpisah dalam kegiatan monitoring dan evaluasi (monev) penjaminan mutu di bidang penelitian, yaitu (1) prosedur monev bagi kegiatan penelitian yang didanai dengan dana PNBP Undana, dan (2) prosedur monev untuk penelitian yang didanai dari dana BOPTN yang berasal dari Ditjen Dikti. Dana PNBP yang dialokasikan untuk kegiatan penelitian dikelola oleh masing-masing fakultas. Mekanisme monev penjaminan mutu untuk kegiatan ini adalah sebagai berikut ini. Dosen menyerahkan proposal penelitian ke fakultas. Proposal-proposal yang masuk akan direviu oleh ’peer group’, yang dibentuk oleh fakultas, untuk menentukan kelayakan berdasarkan pada kriteria/standar yang telah ditetapkan. Proposal yang dianggap layak akan didanai untuk dilaksanakan sedangkan proposal yang tidak layak dikembalikan. Pembantu Dekan I mengoordinir pelaksanaan monev kegiatan penelitian selama masa pelaksanaan kegiatan penelitian. Hasil monev ini akan dibahas di rapat tingkat fakultas untuk ditindaklanjuti oleh pihak-pihak yang bersangkutan.


96

Pada akhirnya fakultas melaporkan hasil monev kegiatan penelitian yang didanai dengan dana PNBP kepada Rektor. Berbeda dengan kegiatan penelitian yang didanai PNBP Undana, pelaksanaan monev penjaminan mutu kegiatan penelitian yang didanai BOPTN dilaksanakan melalui langkah-langkah berikut ini. Proposal penelitian dari dosen diverifikasi ditingkat fakultas. Proposal yang lolos verifikasi di tingkat fakultas dikirimkan ke Lembaga Penelitian. Proposal-proposal yang masuk di lembaga penelitian akan direviu oleh ’peer group’, yang dibentuk oleh lembaga penelitian, berdasarkan pada kriteria/standar yang telah ditetapkan. Proposal yang lolos reviu dianggap telah memenuhi standar dan didanai untuk dilaksanakan sedangkan proposal yang dianggap tidak layak akan dikembalikan. Monev di lokasi penelitian akan dilaksanakan pada masa pelaksanaan penelitian. Monev ini akan dilaksanakan oleh staf dari Ditjen Dikti didampingi oleh staf dari Lembaga Penelitian. Hasil monev tersebut akan dilaporkan kepada Rektor. Selanjutnya, hasil monev tersebut akan dibahas dalam rapat pimpinan agar dapat ditindaklanjuti oleh semua pihak yang berkepentingan. Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu di Bidang Pengabdian Kepada Masyarakatnya dan Tindak Lanjutnya Pada prinsipnya prosedur monev untuk kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) sama seperti pada monev kegiatan penelitian. Ada dua prosedur terpisah dalam kegiatan monev penjaminan mutu di bidang penelitian, yaitu (1) prosedur monev bagi kegiatan penelitian yang didanai dengan dana PNBP Undana, dan (2) prosedur monev untuk penelitian yang didanai dari dana BOPTN yang berasal dari Ditjen Dikti. Prosedur monev penjaminan mutu untuk kegiatan PKM yang didanai dengan dana PNBP Undana adalah sebagai berikut ini. Dosen menyerahkan proposal PKM ke fakultas. Proposal-proposal yang masuk akan direviu oleh ’peer group’, yang dibentuk oleh fakultas, untuk menentukan kelayakan berdasarkan pada kriteria/standar yang telah ditetapkan. Proposal yang dianggap layak akan didanai untuk dilaksanakan sedangkan proposal yang tidak layak akan dikembalikan. Pembantu dekan I akan mengkoordinir pelaksanaan monev kegiatan PKM selama masa pelaksanaan kegiatan


97

PKM. Hasil monev ini akan dibahas di rapat tingkat fakultas untuk ditindaklanjuti oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Pada akhirnya fakultas melaporkan hasil monev kegiatan PKM yang didanai dengan dana PNBP kepada Rektor. Pelaksanaan monev penjaminan mutu kegiatan PKM yang didanai dengan dana BOPTN dilaksanakan melalui langkah-langkah berikut ini. Proposal penelitian dari dosen diverifikasi ditingkat fakultas. Proposal yang lolos verifikasi di tingkat fakultas dikirimkan ke Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPM). Proposal-proposal yang masuk di LPM akan direviu oleh ’peer group’, yang dibentuk oleh LPM, berdasarkan pada kriteria/standar yang telah ditetapkan. Proposal yang lolos reviu dianggap telah memenuhi standar dan didanai untuk dilaksanakan sedangkan proposal yang dianggap tidak layak akan dikembalikan. Monev di lokasi penelitian akan dilaksanakan pada masa pelaksanaan penelitian. Monev ini akan dilaksanakan oleh staf dari Ditjen Dikti didampingi oleh staf dari LPM. Hasil monev tersebut akan dilaporkan kepada Rektor. Selanjutnya, hasil monev tersebut akan dibahas dalam rapat pimpinan agar dapat ditindaklanjuti oleh semua pihak yang berkepentingan. Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu di Bidang Sarana dan Prasarana dan Tindak Lanjutnya Monev di bidang sarana dan prasarana dilaksanakan oleh SPI berkoordinasi dengan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Secara berkala SPI berkoordinasi dengan BAUK membentuk tim teknis, yang kemudian ditugasi untuk melakukan monev di bidang sarana dan prasarana. Dalam kegiatan monev ini, tim teknis melakukan inventarisasi dan apraisal terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh Undana, dengan mengacu kepada SIMAK BMN. Hasil monev dibahas dalam rapat koordinasi yang dipimpin oleh Rektor atau Pembantu Rektor II dan dihadiri oleh para pimpinan unit untuk merumuskan tindak lanjut atas temuan-temuan hasil monev.


98

Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu di Bidang Keuangan dan Tindak Lanjutnya Monev di bidang keuangan dilaksanakan oleh SPI berkoordinasi dengan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Secara berkala SPI berkoordinasi dengan BAUK membentuk tim teknis, yang kemudian ditugasi untuk melakukan monev di bidang keuangan. Dalam kegiatan monev ini, tim teknis melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan keuangan mulai dari perencanaan, penatausahaan, penggunaan anggarandan pelaporan anggaran unit kerja. Hasil monev akan dibahas dalam rapat koordinasi yang dipimpin oleh Rektor atau Pembantu Rektor II dan dihadiri oleh para pimpinan unit untuk merumuskan tindak lanjut atas temuantemuan hasil monev. Monitoring dan Evaluasi Penjaminan Mutu di Bidang Manajemen dan Tindak Lanjutnya Sama seperti monev di bidang keuangan, monev di bidang manajemen dilaksanakan oleh SPI berkoordinasi dengan Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Secara berkala SPI berkoordinasi dengan BAUK membentuk tim teknis, yang kemudian ditugasi untuk melakukan monev di bidang manajemen. Dalam kegiatan monev ini, tim teknis melakukan monitoring dan evaluasi terhadap aspek manajemen di semua unit kerja dalam lingkungan Undana. Hasil monev dibahas dalam rapat koordinasi yang dipimpin oleh Rektor atau Pembantu Rektor II dan dihadiri oleh para pimpinan unit untuk merumuskan tindak lanjut atas temuan-temuan hasil monev. 2.4.4

Jelaskan peranan institusi dalam pembinaan program studi (pengembangan program studi serta bantuan penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk pelatihan, dana dan informasi).

Berkaitan dengan upaya pengembangan Program Studi, Undana menyediakan arah dan panduan pengembangan kegiatan akademik yang terdokumentasi dan telah didistribusikan ke semua fakultas. Arah pengembangan kegiatan akademik ini


99

didiskripsikan dalam dokumen ”Roadmap” Pengembangan Kegiatan Akademik Undana”, yang di dalamnya termuat arah pengembangan kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Undana hingga tahun 2025. Sedangkan panduan pengembangan kegiatan tridharma berupa dokumen Norma dan Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan di Undana, Panduan Penelitian Edisi IX yang diterbitkan Ditjen Dikti dan Standar SPMI. Undana memiliki tekad untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi yang bermutu dan memperoleh pengakuan masyarakat baik secara nasional maupun internasional sesuai dengan visinya sebagai universitas yang berwawasan global. Sesuai dengan tekad ini, Undana sepenuhnya mendukung upaya semua Program Studi untuk memperoleh akreditasi. Bentuk dukungan ini ada beberapa macam seperti berikut ini: 1. Undana melalui LPMPT melaksanakan sosialisasi akreditasi program studi secara rutin setiap tahun. 2. Undana menyediakan staf untuk mendampingi setiap Program Studi yang sedang menyusun borang akreditasi 3. Undana membantu menyediakan dana sebesar Rp. 25.000.000, untuk setiap Program Studi yang sedang menyusun borang akreditasi. 2.4.5 Jelaskan ketersediaan dan pelaksanaan basis data institusi dan program studi untuk mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri. Pada saat ini Undana telah memiliki basis data yang terintegrasi baik pada tingkat institusi dan program studi melalui Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikembangkan dari hasil pelaksanaan program I-MHERE. Sistem informasi dimaksud mencakup SIM Akademik, SIM Sumberdaya Manusia (SDM), SIM Keuangan dan SIM Aset yang telah terintegrasi. Dalam rangka kelengkapan dan akurasi data, setiap unit kerja telah dilengkapi dengan operator untuk input data secara

berkala

kemudian

setelah diverifikasi data dikompilasi pada tingkat

fakultas dan universitas. Pangkalan data dalam SIM Undana juga kompatibel dengan sistem PDPT Dikti serta dengan mudah dapat diakses oleh program studi dalam mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri.


100

Undana memiliki basis data yang lengkap untuk mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri. Hal ini karena Undana memiliki unit kerja yang cukup lengkap, khususnya bagian perencanaan dan sistem informasi. Di samping itu, setiap unit kerja diwajibkan menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) setiap akhir tahun anggaran. Secara berkala setiap fakultas diwajibkan pula memperbarui Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) secara online. Keadaan inilah yang menyebabkan Undana memiliki data yang lengkap, termasuk data/informasi tentang 7 standar akreditasi, dan karena hampir semua data tersedia dalam bentuk on-line atau dalam bentuk data elektronik dan hardcopy maka data tersebut mudah diakses setiap kali dibutuhkan untuk menyusun evaluasi diri baik oleh pihak institusi maupun program studi.

2.4.6 Tuliskan jumlah program studi yang ada dan status akreditasi BAN-PT. Tabel 4. Jumlah Program Studi dan Status Akreditasi BAN-PT No. (1) 1 2 3 4 5

Status Akreditasi (2) Terakreditasi A Terakreditasi B Terakreditasi C Akreditasi Kadaluwarsa Belum Terakreditasi

Akademik S-3 S-2 S-1 (3) (4) (5) 3 17 2 5 22

Jumlah Program Studi Profesi Sp-2 Sp-1 Profesi D-4 (6) (7) (8) (9)

Vokasi D-3 D-2 (10) (11)

Total D-1 (12)

(13) NA= 0 NB= 20 NC= 29

-

-

4

NK= 4

-

-

-

NO=0 Jumlah

NPS = 53

Catatan: Program studi yang dihitung adalah yang sudah memiliki izin operasional lebih dari dua tahun, dan sudah ada sistem akreditasi BAN-PT.


101

STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU

Recommend Documents