STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU

Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu

STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU

2.1. Tata Pamong 2.1.1. Sistem Tata Pamong Sistem tata pamong ditetapkan melalui sekumpulan peraturan Kementerian Pertahanan, Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan YKPP (dahulu bernama Yayasan Kejuangan Panglima Besar Sudirman YKPBS), UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, Fakultas/Pengelola Program Studi, Program Studi, dan/atau Satker lainnya. Tata pamong di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta diarahkan pada mekanisme untuk mendapat kesepakatan dan mengakomodasikan kepentingan dari stakeholders. Tata pamong dibangun secara bertahap berkesinambungan untuk memperoleh budaya organisasi yang mencerminkan aspek-aspek: (1) kredibel, (2) transparan, (3) akuntabel, (4) bertanggung jawab, dan (5) menerapkan prinsip-prinsip keadilan. 1. Kredibel Aspek kredibel antara lain dicerminkan atau dinyatakan dalam tata cara pemilihan pejabat struktural di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Secara khusus, telah diterbitkan Surat Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/11/YKPP/III/2008 tentang Peraturan Kepegawaian yang mengatur antara lain penerimaan pegawai, pendidikan dan pelatihan, penggunaan personil, perawatan personil, dan pemberhentian personil. Guna memperoleh sumberdaya manusia yang handal pada bidangnya, telah pula dibentuk mekanisme job analysis, job specification dan job description, melalui Surat

BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013

36


Keputusan Rektor Nomor: SKEP/89/V/2006 tentang Pembentukan Panitia Karier UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 2. Transparan Aspek transparan antara lain dicerminkan dalam tata cara penyusunan Program Kerja dan Rencana Anggaran (PKRA) yang dituangkan dalam Surat Keputusan Rektor setiap tahunnya. Alokasi keuangan disusun oleh masing-masing Satker selanjutnya dikonsolidasikan di tingkat fakultas, universitas dan dirapatkan dalam Rapat Koordinasi Teknis (Rakornis) penyusunan PKRA. Secara khusus, telah diterbitkan Surat Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/13/YKPP/III/2008 tentang Peraturan Anggaran dan Keuangan yang mengatur antara lain struktur program anggaran, penganggaran, pengotorisasian, keuangan, pendanaan, penata bukuan dan pertanggungjawaban keuangan, dan pengendalian. Dikaitkan dengan proses pembelajaran yang bermutu, maka setiap tahun diterbitkan surat keputusan Rekor tentang peringatan putus studi pada semester Gasal (contoh: Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/214/IX/2010 tentang Mahasiswa yang Terkena Peringatan Putus Studi Pada Akhir Tahun Akademik 2009/2010), dan Putus Studi pada Semester Genap (contoh: Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114a/IX/2010 tentang Mahasiswa yang Dinyatakan Putus Studi Pada Akhir Tahun Akademik 2009/2010). 3. Akuntabel Aspek akuntabel antara lain dicerminkan dalam tata cara pertanggungjawaban kinerja Rektor yang disajikan dan merupakan bagian dari Pidato Rektor pada kegiatan Dies Natalis, audit akademik, audit non-akademik maupun Tim Wasrik dari Inspektorat Jenderal Kementerian Pertahanan yang dilakukan setiap tahun. Akuntabilitas juga dicerminkan pada pemilihan Ketua Jurusan (Ketua Program Studi), Dekan, dan Rektor dilakukan secara pemilihan langsung oleh dosen dan tenaga kependidikan yang tertuang dalam Surat Keputusan Ketua Pengurus YKPP Nomor: SKEP/26.a/YKPP/VII/2010 tentang Tata Cara Penyelenggaraan


37


Pemilihan Rektor di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta-Jawa Timur-Jakarta. Sedangkan pemilihan pimpinan struktural yang lainnya dilakukan melalui usulan masing-masing Satuan Kerja (Satker) dan selanjutnya dibahas pada Bidang II yang berangotakan para Wakil Dekan II, Sekretaris Lembaga, dan Sekretaris Badan. 4. Bertanggung jawab Aspek bertanggung jawab dicerminkan dalam kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat Simada (Sinerji Mahasiswa Dewasa) di pelosok (Pulau Bawean) dan daerah perbatasan (Entikong, Kalimantan Barat), melaksanakan Job Fair secara rutin untuk menyalurkan lulusan, dan pengembangan Desa Binaan Desa Ponjong, Kecamatan Ponjong, Kabupaten Gunungkidul. Dalam bidang akademik, proses belajar mengajar mengacu kepada pemenuhan standar BAN-PT melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/73/V/2010 tentang Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas dan Tingkat Program Studi Jenjang S-1 di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, Nomor: SKEP/84.a/V/2012 tentang Tim Pelaksana Penyusunan Laporan Semesteran/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED), maupun Nomor: SKEP/139/X/2012 tentang Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Program Studi Sarjana di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 5. Keadilan Aspek penerapan prinsip-prinsip keadilan dicerminkan dalam seleksi penerimaan mahasiswa baru yang memberikan peluang bagi Penjaringan Bibit Unggul Daerah (PBUD), Penjaringan Bibit Atlet Daerah (PBAD) sebagaimana tercantum pada Pengumuman Nomor: PENG/.0/III/2012 tentang Hasil Seleksi Jalur Non Reguler (PBUD dan PBAD) TA. 2012/2013 UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, dan diterima sebanyak 391 mahasiswa. UPN ―Veteran‖ Yogyakarta juga memberikan berbagai jenis beasiswa bagi mahasiswa yang kurang mampu secara finansial tetapi mempunyai kemampuan akademis yang tinggi yang tertuang dalam Surat


38


Keputusan Rektor Nomor: SKEP/27/II/2013 tentang Ketentuan Evaluasi dan Sanksi Administrasi Akademik Bagi Penerima Bantuan Beasiswa Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan yang Melaksanakan Studi di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Lembaga-lembaga yang berperan dalam tata pamong antara lain: (1)

Sekretaris Jenderal Kementerian Pertahanan sebagai PembinaYayasan.

(2)

Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP), dahulu bernama Yayasan Kejuangan Panglima Besar Sudirman (YKPBS), sebagai Badan Penyelenggara.

(3)

Badan Pelaksana Harian (BPH) selaku Pelaksana Harian.

(4)

Senat Universitas sebagai badan normatif tertinggi.

(5)

Pimpinan Universitas, yaitu Rektor.

(6)

Management executive team, yaitu Wakil Rektor I, Wakil Rektor II dan Wakil Rektor III.

(7)

Pelaksana Akademik, yaitu Fakultas/Pengelola Prodi, dan Program Studi.

(8)

Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), dan Badan Penjaminan Mutu (BPM).

(9)

Unsur penunjang, yaitu Unit Pengelola Teknis (UPT) Perpustakaan, UPT Poliklinik, UPT Telematika, UPT Laboratorium Dasar, UPT Percetakan, dan UPT Museum, dan (Pusat Pengembangan dan Peningkatan Aktivitas Instruksional (P3AI).

(10) Pelaksana

administrasi,

yaitu

Biro

Administrasi

Akademik

dan

Kemahasiswaan, Biro Kerjasama dan Komunikasi, Biro Administrasi Umum, dan Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan. Perangkat pendukung sistem tata pamong di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta berdasarkan hirarkinya dapat dibagi dalam 5 (lima) bagian besar yaitu (1) tata nilai


39


pemersatu pola pikir dan pola tindak, (2) pendukung tingkat Kementerian Pertahanan, (3) pendukung tingkat Yayasan, dan (4) pendukung tingkat Senat Universitas, dan (5) pendukung tingkat Universitas. 1. Tata nilai pemersatu pola pikir dan pola tindak Tata nilai pemersatu pola pikir dan pola tindak UPN ―Veteran‖ Yogyakarta yaitu sesanti Widya Mwat Yasa dan motto Disiplin, Kejuangan, Kreativitas. Untuk menanamkan tata nilai tersebut, maka setiap mahasiswa diwajibkan mengambil matakuliah Widya Mwat Yasa(Wimaya) dengan bobot 2 SKS. Detil tata nilai adalah sebagai berikut: (1) Sesanti Widya Mwat Yasa yang menjadi ruh Tridarma Perguruan Tinggi di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Makna Widya Mwat Yasa adalah mendarmabaktikan ilmu pengetahuan yang diperoleh sebesar-besarnya untuk kepentingan bangsa dan negara. (2) Motto Disiplin, Kejuangan, Kreativitas yang menjadi pedoman pola pikir dan pola tindak dalam tata kelola Universitas. 2. Pendukung tingkat Kementerian Pertahanan Keberadaan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta tidak dapat dilepaskan dari Kementerian Pertahanan (dahulu bernama Departemen Veteran dan Demobilisasi RI) sebagai pendiri dan pembina proses tumbuh kembangnya universitas sampai menjadi bentuk sekarang ini. Oleh sebab itu, pendukung sistem tata pamong juga diwarnai oleh

berbagai

peraturan

yang

berkait

dengan

Kementerian

Pertahanan

sebagaimana disajikan pada Referensi. 3. Pendukung tingkat Yayasan Sebagai

bentuk

operasionalisasi,

maka

Kementerian

Pertahanan

telah

membentuk yayasan sebagai pengelola UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, yaitu Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP) sesuai Akta Notaris


40


Imas Fatimah, SH Nomor 27 tanggal 10 Agustus 2007. YKPP selanjutnya menjadi pengelola universitas, dan telah menerbitkan berbagai peraturan antara lain sebagaimana disajikan pada Referensi. 3. Pendukung tingkat Senat Universitas UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah memiliki lembaga normatif tertinggi, yaitu Senat Universitas yang beranggotakan seluruh eselon satu (Rektor, para Warek, Para Dekan, Ketua LPPM, Kepala BPM, Direktur PPs), para Guru Besar, dan perwakilan dosen dari setiap program studi. Senat Universitas telah menerbitkan berbagi peraturan antara lain sebagaimana disajikan pada Referensi. 4. Pendukung tingkat universitas Pada tataran lebih bawah sebagai eksekutif, maka Rektor bertanggung jawab untuk mengendalikan semua proses akademik dan non-akademik. Rektor dibantu oleh management executive team yaitu Warek I bidang Akademik, Warek II bidang Keuangan dan Sumberdaya Manusia, dan Warek III bidang Kerjasama dan Komunikasi. Sebagai eksekutif, Rektor telah menerbitkan berbagai peraturan antara lain disajikan pada Referensi. 2.1.2. Struktur Organisasi Struktur organisasi disusun untuk memenuhi tuntutan perkembangan zaman, mewujudkan visi, misi dan tujuan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Struktur organisasi secara lengkap tercantum pada Surat Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Bab II Pasal 5.


41


Unsur Pimpinan

Unsur Pelaksana Admin. Unsur Penunjang Unsur Pelaksana Akademik

Keterangan: : Instruktif/Direktif : Pengawasan : Koordinasi/Konsultasi : Pembinaan

Struktur Organisasi UPN “Veteran” Yogyakarta (Sumber: KEP/17/YKPP/III/2008) Melalui peraturan-peraturan, yaitu : (1) Keputusan Menteri Pertahanan selaku Ketua Pembina YKPP Nomor: KEP/05/BINA/YKPP/VIII/2008 tentang Anggaran Rumah Tangga Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (ART YKPP), (2) Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta,


42


(3) Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta UPN ―Veteran‖ Yogakarta, (4) Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/10/I/2005 tentang Uraian Tugas Pokok Badan Pelaksana Harian, telah disusun Unit, Tugas Pokok, dan Fungsi masing-masing Satuan Kerja di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sebagaimana disajikan pada tabel di bawah ini. No.

Nama Generik Unit

Nama Unit di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

(1) 1.

(2) Pimpinan Institusi

(3) Rektor

Tugas Pokok:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab III Pasal 6 Memimpinpenyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan sivitas akademika di lingkungan Universitas dan hubungan dengan lingkungannya.

5. Mengelola dan memelihara asetaset Universitas sehingga proses pendidik-an berjalan dengan baik. 6. Mendorong dan membuka kesempatan untuk melakukan penelitian yang bernilai tambah bagi Universitas. 7. Berupaya menjalin kerjasama dengan pihak lain. Fungsi:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab III 8. Mendorong seluruh sivitas Pasal 6 akademika melakukan pengabdian 1. Memberikan laporan kepada kepada masyarakat Kepala BP-DIK baik berkala 9. Menjaga pengabdian pada maupun insidentil tentang hal-hal masyarakat dengan skala prioritas yang berkaitan dengan pembinaan yang jelas disesuaikan dengan visi Universitas. dan misi Universitas. 2. Menyampaikan pendapat dan 10. Selalu mendorong dan menciptakan saran kepada Ketua Yayasan, suasana akademik. BP-DIK dan BPH tentang hal-hal 11. Selalu berupaya menjadi suri yang berkaitan dengan pembinaan tauladan bagi seluruh sivitas Universitas. akademika. 3. Menentukan kebijakan dan 12. Mendorong sivitas akademika untuk mengambil keputusan dalam memberikan prestasi yang terbaik. rangka memimpin Universitas guna 13. Menyusun rencana strategis yang


43


No.

Nama Generik Unit

(1)

(2) menjamin terselenggaranya fungsifungsi Universitas. 4. Mengelola proses pendidikan di seluruh lingkungan Universitas.

2a.

Nama Unit di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta (3) memuat tujuan dan sasaran perguruan tinggi yang hendak dicapai dalam jangka waktu 5 (lima) tahun. 14. Membina Organisasi Ekstra Struktural.

Senat Perguruan Tinggi/Senat Akademik

Senat Universitas

Tugas Pokok Senat Universitas: KEP/14/YKPP/III/2008 Bab V Pasal 22 huruf b 1. Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan Universitas mengacu kepada Standar Nasional Pendidikan. 2. Merumuskan kebijakan dan tolok ukur penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian sivitas akademika dengan mengacu kepada Standar Nasional Pendidikan. 3. Merumuskan norma dan tolok ukur, serta menilai penyelenggaraan program-program pendidikan dan penyelenggaraan penelitian serta pengabdian kepada masyarakat dengan mengacu kepada Standar Pendidikan Nasional. 4. Merumuskan kebijakan tentang penjaminan mutu akademik dalam penyelenggaraan Universitas. 5. Merumuskan pengaturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik otonomi keilmuan, dan pemberian gelar serta penghargaan akademik. 6. Merukuskan kebijakan dalam pemanfaatan sumberdaya akademik secara efektif dan efisen

8. Memberi pertimbangan usul pembukaan atau penutupan fakultas, jurusan, program diploma, program sarjana, program pascasarjana, dan pusat penelitian. 9. Memilih dan mengusulkan bakl calon Rektor kepada Yayasan untuk diproses sesuai ketentuan yang berlaku. 10. Memberi pertimbangan kepada Rektor mengenai Calon Wakil Rektor dan Pejabat Eselon I. 11. Menilai pertanggungjawabkan Rektor atas pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud dalam butir (1). 12. Merumuskan kebijakan penegakkan dan pemeliharaan nilai-nilai yang dianut oleh Universitas. 13. Merumuskan kebijakan dan tolok ukur penyelenggaraan kerjasama dan komunikasi untuk pengembangan Universitas. 14. Menyelenggarakan sidang senat terbuka dalam anka upacara penerimaan mahasiswa baru, uacara bendera, upacara hari jadi/dies natalis dan upacara yang bersifat husus lainnya. 15. Memberi pertimbangan usul


44


No.

Nama Generik Unit

(1)

(2) untuk menghasilkan kiinerja yang baik bagi penngembanngan Universitas. 7. Mengkaji, menyempurnakan dan kemudian menyetujui Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB) Universitas yang diajukan oleh Rektor sebelum RAPB tersebut diusulkan kepada Yayasan/BP dan mengevaluasi pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Universitas.

2b.

3a.

Senat Perguruan Tinggi/Senat Akademik

Nama Unit di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta (3) pemberian gelas Doktor Kehormatan. Fungsi Senat Universitas: KEP/14/YKPP/III/2008 Bab V Pasal 22 Sebagai lembaga normatif tertinggi di tingkat Universitas.

Senat Fakultas

Tugas Pokok Senat Fakultas: KEP/14/YKPP/III/2008 Bab V Pasal 22 huruf c 1. Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan Fakutas. 2. Merumuskan kebijakan tentang penjaminan mutu akademik di tingkat Fakutas. 3. Merumskan norma dan tolok ukur pelaksanaan penyelenggaraan Fakultas. 4. Memberi pertimbangan di tingkat Faktas atas usul pembkaan atau penutupan jurusan, progam diploma, sarjana, dan pascasarjana. 5. Menyelenggarakan pemilihan Dekan dan mengusulkan calon Dekan terpilih kepada Rektor.

6. Menilai pertanggungjawaban Dekan atas pelaksanaan kebjakan yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud dalam butir (1). 7. Memberikan pertimbangan dan persetujuan terhadap Rencana Angaran Pendapatan dan Belanja Fakultas yang diajukan oleh Pimpinan Fakultas sebelum diusulkan kepada Pimpinan Univesitas. 8. Menangapi kasus-kasus pelanggaran etika akademik dan ketentuan peaturan yang dilakukan oleh sivitas akademika.

Satuan Pengawasan

Badan Pelaksana Harian (BPH)

Tugas pokok: SKEP/10/I/2005 Bab II Pasal 1 Melaksanakan fungsi dan tugas sehari-


Fungsi Senat Fakultas: KEP/14/YKPP/III/2008 Bab VPasal 22 Sebagai lembaga normatif tertinggi di tingkat Fakultas.

2. Mengawasi seluruh kegiatan UPN ―Veteran‖ yang bersangkutan dan segera melaporkan kepada Ketua

45


No. (1)

Nama Generik Unit (2) hari BP UPN ―Veteran‖ di lingkungan UPN ―Veteran‖ yang bersangutan. Fungsi: SKEP/10/I/2005 Bab II Pasal 2 1. Mengawasi pelaksanaan kebijakan BP UPN ―Veteran‖ di UPN ―Veteran‖ yang bersangkutan.

3b.

Satuan Pengawasan Tugas Pokok: Peraturan Menhan Nomor: 08 Tahun 2010 Melakukan pengawasan dan pemeriksaan internal atas pengelolaan keuangan UPN ―Veteran‖. Fungsi:Peraturan Menhan Nomor: 08 Tahun 2010 Melaksanakan kegiatan audit, review, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain

4.

Nama Unit di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta (3) BP UPN ―Veteran‖ bila terjadi penyimpangan-penyimpangan. 3. Mewakili BP UPN ―Veteran‖ dalam hubungan kerja dengan Depdiknas/ Kopertis dan Dinas Pendidikan Darah setempat. 4. Membantu Rektor UPN ―Veteran‖ dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi di UPN ―Veteran‖. Inspektorat Jenderal Kementerian Pertahanan terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk mewujudkan tata kelola yang baik.

Dewan Pertimbangan

Ketua Pembina YKPP

Tugas pokok: KEP/05/BINA/YKPP/VIII/2008 Bab II Pasal 6 Meningkatkankesejahteraan pendidikan, bantuan sosial pendidikan kepada para keluarga prajurit TNI, PNS dan Pensiunan Dephan dan TNI serta Bantuan Uang Muka (BUM) untuk memiliki rumah atau fasilitas Kredit Pemilikan Rumah (KPR).

2. Dapat mendirikan Badan Usaha dan menyelenggaran penyertaan dalam berbagai bentuk usaha yang bersifat prospektif

Fungsi Utama: KEP/05/BINA/YKPP/VIII/2008 Bab II Pasal 7 ayat 1 1. Menyelenggarakan Pembinaan Pendidikan Tinggi UPN ―Veteran‖


Fungsi Organik: KEP/05/BINA/YKPP/VIII/2008 Bab II Pasal 7 ayat 2 Menyelenggarakan kegiatan pembinaan administrasi yang meliputi kesekretariatan, ketatausahaan, urusan dalam, pengelolaan data elektronik, pengamanan, pembinaan personil, pembinaan materiil, pembinaan organisasi dan piranti lunak, pembinaan program dan anggaran, pembinaan

46


No.

Nama Generik Unit

(1)

(2) dan Pendidikan Menengah SMA Taruna Nusantara.

5a.

Pelaksana Kegiatan Akademik Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IX Pasal 107 Melaksanakan pendidikan dan pengajaran dalam program Sarjana unuk satu cabang ilmu pengetahuan dan ketrampilan teknologi. Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IX Pasal 107 1. Melaksanakan, mengembangkan pendidikan dan pengajaran dalam satu atau sekelompok bidang ilmu pengetahuan dan teknologi tertentu untuk program sarjana.

5b.

(3) keuangan serta kebendaharaan. 1. Fakultas 2. Membantu Lembaga Penelitian dan Pengembangan Universitas dalam melaksanakan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 3. Membantu pelaksanaan pengabdian pada masyarakat. 4. Membantu pelaksanaan pembinaan sivitas akademika. 5. Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi.

Pelaksana Kegiatan Akademik

2. Pascasarjana

Tugas Pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VIII Pasal 97 Melaksanakan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam Program Pascasarjana untuk beberapa cabang ilmu pengeahuan dan teknologi.

2. Melaksanakan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 3. Membantu pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat. 4. Membantu pelaksanaan pembinaan sivitas akademika 5. Melaksanakan kegiaan pelayanan administratif. 6. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan Fakultas dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok Program Pascasarjana.

Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VIII Pasal 97 1. Melaksanakan, mengembangkan pendidikan dan pengajaran untuk Program Pascasarjana. 5c.


Pelaksana Kegiatan Akademik

3. Program Studi

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IX Pasal 110 Merencanakan, mengorganisasi, mengkoordinasi, dan mengawasi melaksanaan kegiatan pendidikan dan

3. Mengkoordinasikan dan membina kelompok dosen berdasarkan rumpun ilmu atau bidang minat studi dalam rangka mengembangkan pemutakhiran silabus matakuliah,


47


No.

Nama Generik Unit

(1)

(2) pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan sebagian atau satu cabang ilmu yang dikembangkan di tingkat Jurusan.


4. 5.

Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IX Pasal 110 1. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pendidikan dan penajaran, penelitian serta pengabdian masyarakat. 2. Mengembangkan kurikulum pendidikan sesuai dengan bidang ilmu.

6. 7.

8. 9.

6a.

Pelaksana Administrasi, Pelayanan dan Pendukung

1. Biro Perencana Anggaran dan Keuangan

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 22 Memberikan pemboinaan dan pelayanan teknis di bidang perencanaan, penganggaran dan keuangan di lingkungan Universitas. Fungsi:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 22 1. Merumuskan rencana program kerja dan anggaran dan pembiayaan Universitas baik jangka panjang, jangka sedang dan jangka pendek. 2. Menghimpun, menganalisis, mengevaluasi data dan informasi tentang penyelenggaraan Tridarma Perguruan Tinggi serta pelaksanaan


(3) penyempurnaan silabus matakuliah dan penyusunan modul matakuliah. Merancang pembebanan tugas mengajar dosen. Merancang pembentukan kelas baru. Mengkoordinasikan dan melaksanakan peraturan akademik. Menjalin jaringan kerjasama dengan stakeholer dalam rangka mengembangkan Program Studi (pengembangan kompetensi lulusan, kurikulum, dan jaringan kerja). Mengawasi pelaksanaan kegiatan pelayanan akademik. Mengkordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu akademik tingkat Program Studi.

3. 4.

5.

6.

program kerja yang dilaksanakan satuan kerja Universitas secara berkala bagi keperluan pembinaan, pengendalian, penyusunan laporanlaporan dan bahan penyusunan perencanaan, penyusunan anggaran dan keuangan. Menyelenggarakan pengurusan dan pelayanan keuangan. Menyelenggarakan penatabukuan dan administrasi keuangan dan pertanggungjawaban keuangan. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian anggaran dan keuangan. Menyiapkan laporan Semester dan Tahunan Universitas.

48


No.

Nama Generik Unit

(1)

(2) Pelaksana Administrasi, Pelayanan dan Pendukung

6b.

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 36 Memberikan pelayanan umum di lingkungan Universitas. Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 36 1. Merencanakan program kerja dan anggaran. 2. Mengkoordinasikan pengamanan sivitas akademika dan pegawai di lingkungan Universitas. 3. Mengkoordinasikan pengamanan sarana dan prasarana Universitas.

6c.

6d.


Nama Unit di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta (3) 2. Biro Umum 4. Mengkoordinasikan pengamanan kegiatan di lingkungan Universitas. 5. Mengkoordinasikan kegiatan keprotokolan dan upacara bendera. 6. Menyelenggarakan administrasi kepegawaian Universitas. 7. Mengkoordinasikan pelayanan administrasi sarana prasarana di lingkungan Universitas. 8. Mengkoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan program kerja dan anggaran. 9. Mengkoordinasikan administrasi dan pelayanan pimpinan Universitas. 3. Biro Kerjasama dan Kumunikasi

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 51 Menyelenggarakan administrasi bidang kerjasama, komunikasi, alumni, humas dan hukum Fungsi:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 51 1. Menyusun rencana dan program kerjasama dan komunikasi dengan instansi dalam negeri maupun luar negeri. 2. Menyelenggarakan administrasi, penelusuran dan pemberdayaan alumni. 3. Menyusun rencana promosi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

4. Melaksanakan pengawasan dan pemantauan pelaksanaan seluruh program kerjasama. 5. Membuat rencana program kerja dan anggaran. 6. Mengadakan dan mengembangkan pusat penempatan kerja. 7. Memberikan informasi yang akurat tentang data kerjasama dan alumni. 8. Pendataan dan pelayanan administrasi alumni. 9. Memberikan pertimbangan, dan pelayanan bidang hukum.


4. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 60


3. Menyelenggarakan pelaksanaan pengenalan kehidupan kampus

49


No. (1)

Nama Generik Unit (2) Memberikan pelayanan teknis dan administratif di bidang akademik serta memberikan pelayanan administrasi kemahasiswaan. Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 51 1. Melaksanakan pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan. 2. Melaksanakan administrasi penerimaan mahasiswa baru.

6e.

Pelaksana Administrasi, Pelayanan dan Pendukung Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 73 Menyelenggarakan pelayanan kesehatan bagi dosen, pgawai beserta keluarganya dan mahasiswa. Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 73 1. Memberikan pelayanan kesehatan bagi dosen, pegawai beserta keluarganya dan mahasiswa.

6f.

Nama Unit di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta (3) 4. Menyiapkan sidang senat terbuka dalam rangka penerimaan mahasiswa baru. 5. Merumuskan peraturan di bidang akademik dan kemahasiswaan. 6. Menyusun laporan bidang akademik dan kemahasiswaan. 7. Mengelola sarana dan prasarana akademik dan kemahasiswaan. 8. Mengelola data dan informasi akademik dan kemahasiswaan. 9. Menyiapkanm pelaksanaan wisuda dan dies natalis. 5. UPT Poliklinik 2. Memberikan pelayanan kesehatan pada acara akademik kemahasiswaan dan acara Universitas lainnya. 3. Menyusun rencana program kerja dan anggaran. 4. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan program kerja. 5. Menyusun laporan dan saran sesuai bidang tugasnya.


6. UPT Telematika

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 77 Mengelola seluruh sistem komputerisasi yang ada di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta meliputi sistem software aplikasi termasuk portal, sistem hardware dan jaringan maupun brainware (SDM) dalam rangka memberikan pelayanan teknologi informasi.

3. Menyelenggarakan penyediaan, perawatan dan pengembangan jaringan. 4. Mengembangkan sumberdaya manusia. 5. Mengelola pengamanan perangkat keras dan data base. 6. Melaksanakan pengembangan sistem teknologi informasi Universitas maupun antar instansi terkait.


50


No.

Nama Generik Unit

(1)

(2) Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 77 1. Menyelenggarakan penyediaan, perawatan dan pengembangan perangkat lunak. 2. Menyelenggarakan penyediaan, perawatan dan pengembangan perangkat keras.

6g.

Pelaksana Administrasi, Pelayanan dan Pendukung Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 92 Menyelenggarakan pelayanan praktikum, peneltian dan jasa laboratorium dasar serta kuliah Pengembangan Kepribadian. Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 92 1. Memimpin, mengelola dan mengendalikan UPT Laboratorium Dasar. 2. Menyusun dan melaksanakan program meliputi pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengembangan.

6h.

Pelaksana Administrasi, Pelayanan dan Pendukung Tugas pokok : KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 84 Memberikan pelayanan referensi dan


Nama Unit di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta (3) 7. Melaksanakan pengelolaan mobilitas data intranet, internet dam backup (arsip) data. 8. Menyelenggarakan pendidikan dan latihan yang berkaitan dengan teknologi informasi. 9. Bersama Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan menyelenggarakan proses penerimaan mahasiswa baru.

7. UPT Laboratorium Dasar 3. Merencanakan dan melaksanakan kebutuhan sarana dan prasarana UPT Laboratorium Dasar. 4. Menyiapkan dan melaksanakan matakuliah Pengembangan Kepribadian. 5. Menyelenggarakan pelatihan asistensi pratikum laboratorium. 6. Menyelenggarakan pembinaan dosen matakuliah Pengembangan Kepribadian. 7. Membuat laporan program kerja dan anggaran. 8. Membuat usulan mengajar dosen matakuliah Pengembangan Kepribadian. 9. Menyelenggarakan administrasi matakuliah Pengembangan Kepribadian. 8. UPT Perpustakaan 5. Melakukan pembinaan personil di lingkungan UPT Perpustakaan. 6. Melaksanakan penyediaan

51


No. (1)

Nama Generik Unit (2) informasi ilmiah kepada sivitas akademika, alumni dan masyarakat. Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 84 1. Mengumpulkan dan menyeleksi kebutuhan buku referensi ilmiah. 2. Melaksanakan perawatan koleksi referensi ilmiah. 3. Melayani sivitas akademika, alumni dan masyarakat yang memerlukan referensi dan informasi ilmiah. 4. Menyusun program kerja dan anggaran.

6i.

Pelaksana Administrasi, Pelayanan dan Pendukung Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 88 Menyelenggarakan pengelolaan benda-benda bersejarah yang berkaitan dengan lmu kebumian untuk menunjang Tridarma Perguruan Tinggi. Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VII Pasal 88 1. Mengumpulkan, memelihara, memamerkan benda-benda bersejarah yang berkaitan dengan Geoteknologi Mineral atau Ilmu Kebumian.

6j.

Nama Unit di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta (3) koleksi/buku referensi ilmiah dalam rangka menunjang pelaksanaan Tridarma Perguruan Tinggi. 7. Menjadikan perpustakaan sebagai pusat informasi ilmiah. 8. Mengadakan koordinasi dengan Kasubbag agar dapat meningkatkan kualitas layanan perpustakaan. 9. Menjalin kerjasama dengan instansi dan perpustakaan lain. 10. Melaksanakan koordinasi dengan perpustakaan fakultas dan jurusan.

9. UPT Museum 2. Mempromosikan keberadaan Museum Geoteknologi Mineral. 3. Memberikan pelayanan kepada para pengunjung dalam bentuk informasi tentang koleksi museum. 4. Mengembangkan materi koleksi. 5. Menyusun program kerja dan anggaran. 6. Membuat laporan evaluasi pelaksanaan program kerja dan anggaran.


10. Pusat Pengembangan dan Peningkatan Aktivitas Instruksional (P3AI)

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 69 Memimpin penyelenggaraan pengembangan aktivitas instruksional, SDM akademik dan pusat keunggulan akademik.

6. Menyusun kegiatan untuk peningkatan produktivitas staf akademik. 7. Mengkoordinasi penyelenggaraan asistensi bagi staf akademik melalui perubahan kegiatan instruksional.


52



No.

Nama Generik Unit

(1)

(2) Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab VI Pasal 69 1. Menyusun dan menyia[pkan rencana kerja dan anggaran P3AI. 2. Merencanakan dan mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan peningkatan efektifitas dan efisiensi aktivitas instruksional. 3. Mengelola peningkatan penggunaan sumberdaya pembelajaran. 4. Menyelenggarakan program untuk peningkatan kualitas pengalaman belajar mahasiswa. 5. Menyelenggarakan program untuk peningkatan kepuasan mahasiswa dan dosen atas kegiatan instruksional.

(3) 8. Mengkoordinasi kegiatan pengembangan keahlian, pengetahuan, ketrampilan, sikap staf akademik pada aktivitas instruksional dan peningkatan kapasitas profesional. 9. Mengkoordinasi penyelarasan peran dan fungsi berbagai unit akademik dan unit pendukung yang berbeda ke dalam sinergi akademik. 10. Melaksanakan identifikasi masalah dan kesulitan akademik dan mencari solusi terbaik. 11. Mengembangkan hubungan dan komunikasi akademik dan mekanisme umpan balik. 12. Melaporkan kegiatan P3AI.

7.

Pelaksana Penjaminan Mutu

Badan Penjaminan Mutu (BPM)

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IV Pasal 10 1. Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi dan mengendalikan penjaminan mutu akademik dan non-akademik. 2. Memberikan saran, pendapat dan pertimbangan mutu demi perkembangan universitas berdasarkan hasil audit penjaminan mutu akademik dan non-akademik.

3. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu akademik dan nonakademik. 4. Melaksanakan proses penjaminan mutu akademik dan non-akademik di lingkungan Universitas, Fakultas maupun Jurusan. 5. Menyusun dan menyempurnakan sistem penjaminan mutu. 6. Mengkoordinir Auditor Internal untuk melaksanakan tugas audit dalam proses pelaksanaan penjaminan mutu dan melaporkan hasilnya kepada Rektor. 7. Melakukan analisa mendalam terhadap laporan evaluasi diri dikombinasikan dengan hasil audit internal, serta memberikan saran untuk ditindaklanjuti. 8. Melaporkan pelaksanaan

Fungsi:KEP/17/YKPP/III/2008 Bab IV Pasal 10 1. Menilai kinerja Universitas mulai dari input, proses dan output/outcome yang diselaraskan dengan Tridarma Perguruan Tinggi dalam meningkatkan mutu/kualitas.


53


No.

Nama Generik Unit


(1)

(2) 2. Menyusun dan menyiapkan rencana kerja dan anggaran Badan Penjaminan Mutu.

(3) penjaminan mutu secara berkala sesuai dengan siklus penjaminan mutu.

Unit Perencana dan Pengembangan Tridarma

Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM)

Tugas pokok: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab X Pasal 120 Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

4. Melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 5. Membina, mendorong dan meningkatkan kegiatan penelitian dan pengabdian para dosen. 6. Membina, mendorong dan mengkoordinasi pengembangan Iptek para dosen dan institusi. 7. Merintis dan melaksanakan kerjasama bidang penelitian dan pengabdian dengan pihak stakeholder. 8. Mensosialisasikan dan mengimplementasikan hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 9. Melaporkan pelaksanaan kegaitan penelitian dan pengabdian masyarakat.

8.

Fungsi: KEP/17/YKPP/III/2008 Bab X Pasal 120 1. Menyusun rencana strategis LPPM. 2. Menyusun kebijakan arah pengembangan program dan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 3. Merencanakan, mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

2.1.3. Kelembagaan Kode Etik Kelembagaan kode etik di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dapat dinyatakan dalam melalui hirarki atau susunan yaitu (1) kelembagaan kode etik, (2) peraturan tentang kode etik, (3) prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik, dan (4) sosialisasi.


54


1. Kelembagaan kode etik Kelembagaan kode etik terdiri dari Senat Universitas sebagai lembaga normatif tertinggi tingkat universitas, Senat Fakutas lembaga normatif tertinggi tingkat fakultas, dan Majelis Jurusan lembaga normatif tertinggi tingkat program studi. Keberadaan Senat Universitas dan Senat Fakultas diatur dalam Surat Keputusan YKPP Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada Bab XI Pasal 139 Senat Universitas dan Pasal 140 Senat

Fakultas.

Untuk

menjamin

keterwakilan

Senat

Universitas,

maka

anggotanya berasal dari para Guru Besar, Rektor, para Wakil Rektor, Ketua LPPM, Kepala BPM, para Dekan, dan seorang dosen sebagai perwakilan masingmasing program studi. Sedangkan keterwakilan Senat Fakultas berasal dari para Guru Besar, Dekan, para Wakil Dekan, para Ketua Prodi, dan perwakilan dosen dari program studi. Di tingkat program studi juga mempunyai lembaga normatif yaitu Majelis Program Studi yang mempunyai anggota Ketua Jurusan/Program Studi, Sekretaris Program Studi, para Ketua Kelompok Bidang Keahlian (KBK), dan perwakilan dosen. Majelis Jurusan dikukuhkan dalam Surat Keputusan Rektor, misal Nomor: SKEP/43/III/2013 tentang Susunan Majelis Program Studi Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Sosial dan lmu Politik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 2. Peraturan tentang kode etik Peraturan kode etik telah diterbitkan oleh universitas untuk menjamin stakeholder diperlakukan secara adil dan mendapat lingkungan nyaman untuk bekerja. UPN ―Vetera‖ Yogyakarta sudah memilki peraturan tentang kode etik yang mencakup masalah akademik dan non-akademik. Peraturan tentang kode etik sudah Beberapa peraturan tersebut antara lain: (1) Ketetapan Senat Universitas Nomor: TAP/01/I/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Senat Akademik.


55


(2) Ketetapan Senat Universitas Nomor: TAP/03/VIII/2007 tentang Kode Etik dan Tata Tertib Dosen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (3) Ketetapan Senat Universitas Nomor: TAP/02/VIII/2006 tentang Kode Etik dan Tata Tertib Mahasiswa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (4) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/46/III/2013 tentang Kode Etik Tenaga Kependidikan di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (5) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/107/VIII/2012 Kode Etik Asesor Laporan Kinerja Dosen (LKD) di Lingkungan Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Yogyakarta. (6) Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/89/V/2006 tentang Pembentukan Panitia Karier UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (7) Surat

Keputusan

Rektor

Nomor:

SKEP/149/VIII/2006

tentang

Pembentukan Komisi Pertimbangan Kemahasiswaan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 3. Prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik Prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik dilakukan secara berjenjang dimulai dari kelembagaan kode etik terkecil yaitu Majelis Jurusan dimana terjadi pelanggaran kemudian naik berjenjang ke Senat Fakultas dan Senat Universitas. Pada pelanggaran kode etik yang tidak terlalu berat, sanksi dapat diberikan oleh Rektor setelah mendapat saran pertimbangan dari Wakil Rektor II. Salah satu bentuk konkret dari prosedur penyelasaian pelanggaran kode etik adalah kasus pelanggaran etika akademik dosen atas nama Srikandi, SE, M.Si (nama disamarkan). Melalui pemeriksaan bertahap dari tingkat progam studi, selanjutnya dilakukan pembahasan di tingkat Senat Fakultas, maka telah dikirimkan Surat Dekan Nomor: R/265/VII/2012 kepada Rektor bahwa yang bersangkutan telah melanggar Kode Etik Dosen Nomor: TAP/03/VII/2007 Pasal 11 huruf b. Selanjutnya melalui pembahasan di tingkat universitas telah diterbitkan


56


Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114/VIII/2012 tentang Penundaan Kenaikan Pangkat. Prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik di kalangan mahasiswa telah pula secara konsisten dilaksanakan. Pada suatu kasus ―perselisihan‖ antar mahasiswa, telah diterbitkan Surat Perintah Rektor Nomor: SPRIN/237-0/X/2009 tentang Pembentukan Tim Pemeriksa dan Penyelidikan ―Perselisihan‖ antar Mahasiswa. Berdasarkan laporan hasil pemeriksaaan Nomor: LHP/01/XI/2009/TPP yang memeriksa 10 Terperiksa maka telah ditetapkan 9 mahasiswa melakukan pelanggaran Kode Etik dan Tata Tertib Mahasiswa Bab V Pasal 8 ayat 3, seorang mahasiswa melanggar Pasal 9 ayat 5, dan 3 mahasiswa melanggar Pasal 9 ayat 7. 4. Sosialisasi Sosialisasi berbagai peraturan kode etik dilakukan dalam berbagai kesempatan dengan berbagai media melalui masing-masing pimpinan formal (Rektor, Dekan, Ketua Program Studi, dll), non formal (Ketua Koperasi, Ketua Takmir Masjid, Ketua Paguyuban, Kultum sholat Dhuhur di masjid kampus, dll) maupun diberbagai kesempatan (amanat Rektor pada upacara bendera dan Dies Natalis, sambutan Rektor pada berbagai peringatan hari besar keagamaan, dll). Untuk kegiatan sosialisasi tersebut, maka telah dibuat dan dibagikan beberapa Buku Saku antara lain: Kode Etik Dosen, Kode Etik dan Tata Tertib Mahasiswa, Kode Etik Tenaga Kependidikan, Peraturan Pemerintah RI Nomor 30 tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, Undang-undang RI Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, Memahami untuk Membasmi Tindak Pidana Korupsi (sumbangan dari Komisi Pemberantasan Korupsi) yang dibagikan kepada seluruh sivitas akademika. Pembinaan kode etik yang dikaitkan dengan kegiatan spiritual juga dilakukan melalui lembaga Pendampingan Agama Islam (PAI) yang dikoordinir Takmir Masjid dibawah pembinaan Dosen. Setiap mahasiswa yang beragama Islam


57


diwajibkan mengikuti kegiatan PAI selama satu tahun penuh supaya menjadi sarjana yang cerdas, beretika, dan bermoral. Pembinaan dan sosialisasi kode etik menjadi fokus bagi universitas sejak tahun 1995 sehingga ditetapkan untuk menerbitkan majalah berkala bulanan bernama Informasi Kampus beregistrasi STT:2102/SK/DIKJEN PPG/SST/1995 dan ISSN: 0894-932. Melalui rubrik ―Dari Meja Rektor‖ secara rutin dilakukan persuasi untuk bekerja berdasarkan team work, profesional, dan menjunjung etika. 2.2. Kepemimpinan Kepemimpinan insitusi perguruan tinggi menjadi menjadi fokus dan mendapat perhatian sepenuhnya untuk mencapai visi, misi, dan tujuan universitas sebagaimana

tercantum

ada

Surat

Keputusan

Ketua

YKPP

Nomor:

KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖

Yogyakarta.

Dalam

Statuta

disebutkan

tentang

kepemimpinan

universitas antara lain: Bab I Pasal 21 (1) huruf a: Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP) merupakan Yayasan Penyelenggara UPN ―Veteran‖ Yogyakarta berkedudukan di Jakarta. Bab I Pasal 21 (2) huruf a Badan Penyelenggara Pendidikan (BP-Dik) YKPP adalah Badan yang dibentuk Yayasan untuk melaksanakan fungsi Pembinaan dan Pengembangan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Bab I Pasal 21 (2) huruf a Badan Pelaksana Harian (BPH) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta merupakan badan yang dibentuk oleh YKPP dengan Keputusan Ketua BP UPN ―Veteran‖ Nomor: Kep/01/IX/1996 tentang Organisasi


58


dan Tta Kerja BPH UPN ―Veteran‖ yang disempurnakan dengan Keputusan Ketua BP UPN ―Veteran‖ Nomor: Kep/01/VII/2000. Bab I Pasal 21 (2) huruf b Secara organisatoris BPH UPN ―Veteran‖ Yogyakarta berkedudukan langsung di bawah BP Pendidikan YKPP, mempunyai tugas pokok membantu BP Pendidikan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari penyelenggaraan pembinaan dan pegembangan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Bab I Pasal 22 (1) huruf a 1)

Rektor adalah pimpinan dan penanggung jawab tertinggi Unversitas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Yayasan.

2)

Rektor memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama serta membina para dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa.

3)

Rektor diangkat dan diberhentikan oleh Yayasan.

4)

Tata cara pemilihan Rektor diatur dengan Surat Keputusan Ketua Senat Universitas.

Bab I Pasal 22 (1) huruf b 1)

Wakil Rektor terdiri dari: a. Wakil

Rektor

membantu

Bidang

dan

Akademik

mewakili

Rektor

dan

Kemahasiswaan

dalam

memimpin

pelaksanaan bidang-bidang akademik dan kemahasiswaan. b. Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum membantu dan mewakili Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan administrasi umum.


59


c. Wakil Rektor Bidang Kerjasama dan Komunikasi membantu dan mewakili Rektor dalam memimpin pelaksanaan bidang kerjasama, alumni, komunikasi, dan hukum Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan dan Wakil

2)

Rektor Bidang Kerjasama dan Komunikasi diangkat dan diberhentikan oleh Ketua Yayasan atas usul Rektor setelah mendapat pertimbangan Senat Universitas. Wakil

3)

Rektor

diberhentikan

Bidang oleh

Administrasi

Ketua

Umum

Yayasan

diangkat

setelah

dan

mendapat

pertimbangan Senat Universitas. Untuk memperoleh kepemimpinan yang kredibel, akuntabel, tranparan, dan aseptabel maka telah diterbitkan Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: SKEP/26.a/YKPP/VII/2010 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pemilihan Rektor di

Lingkungan

UPN

SKEP/25/YKPP/VII/2010

―Veteran‖ tentang

Yogyakarta, Tata

Cara

Jawa

Timur,

Penyelenggaraan

Jakarta; Pemilihan

Wakil Rektor di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, Jawa Timur, Jakarta; dan SKEP/21a/Dik/YKPP/IV/2010 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pemilihan Dekan di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, Jawa Timur, Jakarta. Kepemimpinan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara garis besar dapat dikelompokan

dalam

tiga

bagian,

yaitu

(1)

kepemimpinan

operasional,

(2) kepemimpinan organisasi, dan (3) kepemimpinan publik. 1. Kepemimpinan operasional Kepemimpian

operasional

dimaksudkan

untuk

menyelenggarakan

atau

mengoperasionalkan universitas supaya mencapai visi, misi dan tujuan sebagai dicantumkan dalam Statuta, maka telah ditetapkan berbagai dokumen yang dipakai sebagai kepemimpinan operasional atara lain:


60


(1)

Statuta UPN ―Veteran‖ Yogyakarta ditetapkan melalui Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: KEP/14/YKPP/III/2008. Statuta berisi visi, misi, dan tujuan yang dipakai sebagai pedoman dasar perencanaan, pengembangan, dan kegiatan operasional maupun fungsional.

(2)

Rencana Induk Pengembangan Universitas (RIPU) ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/279/XII/2010 tentang Rencana Induk Pengembangan Universitas (RIPU) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Tahun 2010 sd. Tahun 2035. RIPU menjadi dokumen perencanaan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dalam menyusun Rencana Strategis (Renstra) setiap jangka waktu 5 (lima) tahun dan Rencana Operasional (Renop) setiap tahun.

(3)

Kerangka Kebijakan Strategis melalui Surat Keputusan Sekjen Dephan selaku Ketua Umum YKPBS Nomor: SKEP/1045/XII/2005 tentang Kerangka Kebijakan dan Strategi Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖ tahun 2005-2015. Dalam Kerangka Kebijakan Straegis disebutkan bahwa kebijakan dasar pengembangan Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Yogyakarta kedepan mengacu pada Higher Education Long Term Strategy (HELTS) yang digariskan oleh Depdiknas. Oleh sebab itu RIP diarahkan pada tiga isu utama yaitu meningkatkan daya saing bangsa yang dilandasi adanya otonomi pengelolaan pendidikan dan kesehatan organisasi.

(4)

Rencana Strategis Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Yogyakarta tahun 2012-2017 yang ditetapkan dalam Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/101/VII/2012. Rencana Strategis ditetapkan dalam perode lima tahun sebagai penjabaran RIPU yang memuat prinsip dasar, nilai, visi, misi, dan tujuan.

(5)

Surat Keputusan yang ditetapkan oleh pihak terkait sesuai hirarkinya:  Pendukung Sistem Tata Pamong tingkat Kementerian (lihat Referensi)


61


 Pendukung Sistem Tata Pamong tingkat Yayasan (lihat Referensi)  Pendukung Sistem Tata Pamong tingkat Senat Universitas (lihat Referensi)  Pendukung

Sistem

Tata

Pamong

Tingkat

Universitas

(lihat

Referensi) (5)

Secara khusus telah disahkan Surat Keputusan Ketua Pengurus YKPP Nomor: SKEP/31/YKPP/XI/2008 tentang Petunjuk Teknis Pembinaan Pegawai yang mengatur:  BAB II Ketentuan Umum: tujuan dan sasaran pembinaan pegawai, asas-asas pembinaan pegawai, prinsip-prinsip pembinaan pegawai, penggolongan pegawai, dan pangkat dan golongan ruang pegawai.  BAB III Penerimaan: tujuan penerimaan pegawai, pelaksanaan, penerimaan, prosedur, wewenang dan tanggung jawab, penentuan pangkat/golongan/ruang, dan nomor pegawai.  BAB IV Pendidikan dan Pelatihan: tujuan, pelaksanaan, persyaratan mengikuti

pendidikan

dan

latihan,

prosedur

wewenang

dan

tanggung jawab.  BAB V Penggunaan: tujuan, jenis jabatan, syarat jabatan, status jabatan, masa jabatan, prosedur wewenang dan tanggung jawab, penilaian pelaksanaan pekerjaaan pegawai, kenaikan pangkat, pemindahan pegawai, masa penugasan.  BAB VI Perawatan: tujuan, jenis perawatan, perawatan bersifat materiil, perawatan bersifat non materiil, kewajiban larangan dan sanksi hukum, prosedur wewenang dan tanggung jawab.  BAB VIII Pemisahan: tujuan, pemisahan atau pemberhentian pegawai, batas usia pensiun, hak pegawai yang diberhentikan, prosedur wewenang dan tanggung jawab.


62


(6)

Arah Kebijakan Umum (AKU) Rektor pada berbagai kegiatan antara lain: penyusunan Program Kerja dan Rencana Anggaran (PKRA), dan berbagai Rapat Koordinasi Teknis bidang akademik, administrasi umum, kemahasiswaan, maupun lainnya.

(7)

Pedoman Pembinaan Karakter Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Yogyakarta sebagai pedoman implementasi sesanti Widya Mwat Yasa, dan motto Disiplin, Kejuangan, dan Kreativitas.

(8)

Pemasangan Slogan dan Baliho di lingkungan Kampus yang berbunyi ―Jangan

sia-siakan

hidupmu

dengan

narkoba‖

oleh

Unit

Anti

Nakoba/HIV AIDS (UANH), ―Selamat datang di Kampus Disilin, Kejuangan,

dan

Kreativitas‖,

―Anda

memasuki

Kampus

hijau‖.

Pemasangan slogan dan baliho diharapkan senantiasa mengingatkan sivitas akademika tentang ―DO‖ (hal-hal yang harus dikerjakan) dan ―DO NOT‖ (hal-hal yang tidak layak dikerjakan). (9)

Telah diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/204/XII/2006 tentang Unit Anti Narkoba dan HIV-AIDS di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dengan tugas pokok menyelengarakan upaya pencegahan penyalahgunaan dan/atau peredaran gelap narkoba dan pencegahan berkembangnya virus HIV-AIDS di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogakarta.

2. Kepemimpinan organisasi Kepemimpinan organisasi dimaksudkan sebagai usaha dan cara yang dilakukan unsur pimpinan guna mewujudkan visi, misi dan tujuan universitas melalui rapat koordinasi yang bersifat insidensiil maupun terstruktur. Kepemimpinan organisasi secara terstruktur telah dituangkan dalam Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/160/XII/2007 tentang Rapat Pimpinan dan Rapat Kerja di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, yaitu:


63


(1) Rapim A diadakan setiap hari Senin (setiap Minggu) yang diikuti oleh Rektor, Warek I, Warek II, dan Warek III membahas isu-isu strategis dan arah

kebijakan

umum

yang

akan

didesiminasikan

ke

tingkat

kepemimpinan dibawahnya. (2) Rapim B diadakan hari Senin (setiap bulan) yang diikuti pejabat eselon I (Rektor, para Warek, para Dekan, Direktur PPs, Ketua LPPM, dan Kepala BPM) membahas dan mendapat kesepakatan tentang masalah teknis yang ditemukan dalam tata kelola universitas. (3) Rapim C bidang akademik diadakan setiap bulan atau sesuai kebutuhan yang diikuti oleh Warek I, para Wadek I, Wadir PPs, Sekretaris LPPM dan BPM, Karo AAK, UPT Lab. Dasar, UPT Perpustakaan, Ka. P3AI, Kabag Dikjar, Kabag Minwa. (4) Rapim D bidang administrasi keuangan diadakan setiap bulan atau sesuai kebutuhan yang diikuti oleh Warek II, para Wadek II, Wadir PPs, Sekretaris LPPM dan BPM, Karo Rengarku, Karo Umum, para Kabag Rorengarku, Kabag Kepeg. (5) Rapim E bidang kerjasama dan kumunikasi diadakan setiap bulan atau sesuai kebutuhan yang diikuti oleh Warek III, para Wadek II, Karo Kerjasama dan Komunikasi, para Kabag Rokermakom. (6) Rapim F atau rapat koordinasi universitas setiap bulan atau sesuai kebutuhan yang diikuti oleh bidang Akademik, bidang Adminisrasi Keuangan, bidang Kerjasama dan Komunikasi, para Kaprodi. (7) Rapim G atau rapat pimpinan Satker diadakan setiap bulan atau sesuai kebutuhan yang diikuti oleh anggota Satker terkait. (8) Rapim H atau rapat program studi diadakan setiap bulan atau sesuai kebutuhan yang diikuti oleh Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, para Dekan, dan tenaga kependidikan.


64


3. Kepemimpinan publik Kepemimpinan publik dapat menjadi cerminan pengakuan publik atas kredibilitas sivitas akademika UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Melalui Surat Keputusan APTISI Nomor:

Rektor

23/SK/PP-APTISI/X/2008,

UPN

―Veteran‖

Yogyakarta

Prof. Dr. Didit Welly Udjianto, MS telah ditunjuk menjadi Ketua Pengurus Harian APTISI (Asosiasi Perguruan Tinggi Swasta) Wilayah V Daerah Istimewa Yogyakarta dan Dr. Ir. Harry Budiharjo Sulistyarso sebagai Ketua Bidang Akademik periode 2007-2011. Kepemimpinan publik lainnya yang disandang dosen antara lain: (1) Kelembagaan pemerintah, saudara Dr. S. Koesnaryo, M.Sc dipercaya untuk menjabat Asisten Deputi Menteri Bidang Iptek pada Kementerian Pembangunan Daerah Tertinggal (PDT) tahun 2005-2009 dan sebagai Komisaris

Independen

PT.

Bukit

Asam

mulai

tahun

2013,

Dr Ir Barlian Dwinagara sebagai tim independen investasi kecelakaan runtuhnya

batuan

di

PT.

Freeport

Indonesia

tahun

2012,

Ir. Bambang Wisaksono, MT sebagai Ketua KORPRI TNI Propinsi DIY (sampai saat ini), dan Dr. Ardito Bhinadi, M.Si sebagai Staf Ahli Sekda DIY Bidang Ekonomi. (2) Kelembagaan non government organization, saudara Dr. Eko Teguh Paripurno,

MT

sebagai

konsultan

United

Nations

Development

Program(UNDP) 2005-2009, Badan Pengurus Penguatan Institusi dan Kapasitas (PIKUL) 2006-sekarang, Perkumpulan KAPPALA Indonesia 2005-sekarang, International Council for Science Asia Pasific Region 2012-sekarang, Masyarakat Penanggulangan Bencana Indnesia (MPBI) 2008-2012, Dr. Haddy Suprapto, MS sebagai Wakil Rektor III Universitas Muria Kudus, dan Joko Waluyo, SE, MSE sebagai Senior Ekonom ADB Special Office in Timor Leste.


65


(3) Kelembagaan profesi, saudara (1) Dr. Barlian Dwinagara, MT sebagai Ketua Komisariat Daerah Perhimpunan Ahli Tambang (PERHAPI) DIY dan Jawa Tengah tahun 2008-2013, (2) Dr. Ir. Mohammad Nurcholis, M.Agr sebagai Ketua IV Himpunan Ilmu Tanah Indonesia (HITI) Pusat periode 2011-2014, (3) Ir. Sayogo Heru Prayitno, MT sebagai Ketua Komisariat Darah DIY Jateng Ikatan Ahli Teknik Minyak Indonesia IATMI (2012-sekarang), Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc sebagai Anggota Dewan Pembina IAGI (2012-sekarang), dan Prof. Dr. C. Danisworo M.Sc sebagai Anggota Dewan Pendidikan DIY (sampai sekarang). (4) Kelembagaan BAN-PT, mempunyai lima dosen tetap menjadi Asesor BAN-PT

yaitu

(1)

Prof.

Dr.

Ir.

Sari

Bahagiarti

K,

M.Sc,

(2) Prof. Dr. Ir. Sutanto, DEA, (3) Dr. Ir. Dyah Rini Ratnaningsih, MT, (4) Dr. Ir. Barlian Dwi Nagara, MT, dan (5) Dr. Ir. Harry Budiharjo Sulistyarso, MT. (5) Pengembangan Iptek telah dilakukan dengan mengadakan berbagai seminar yang berbobot dan menjadi trend setter dibidangnya antara lain pelaksanaan seminar Internasional tentang Mekanika Batuan yang diselenggarakan oleh International Society for Rock Mechanics Indonesia (ISRMI) yang kemudian disepakati akan diselenggarakan setiap tahun secara bergilir diseluruh Indonesia. (6) Menumbuhkembangkan cinta ilmu kebumian dilakukan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara rutin dengan menyelenggarakan kegiatan Earth Science and Technology International Jamboree and Olympic (ESTIJO) ke-5 selama 3 hari yang diikuti oleh 50 siswa berasal dari 9 SMU dari Jawa Tengah dan SMU dari Kalimantan Barat.


66


2.3.

Sistem Pengelolaan

2.3.1. Sistem Pengelolaan Institusi Perguruan Tinggi Serta Dokumen Pendukung Sistem pengelolaan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah diatur melalui serangkaian dokumen yang diterbitkan sebagai pendukung sistem tata pamong tingkat Kementerian, tingkat Yayasan, tingkat Senat Universitas, dan tingkat Universitas yang telah diuraikan pada sub-subbab 2.1.1. Sistem pengelolaan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah mencakup fungsi-fungsi: (1) planning, (2) organizing, (3) staffing, (4) leading, dan (5) controlling. 1. Planning Fungsi planning sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi planning diwujudkan dalam bentuk: (1)

Keputusan

Menhan

RI

selaku

Ketua

Pembina

YKPP

Nomor:

KEP/06/BINA/YKPP/VIII/2012 tentang Program Kerja dan Rancangan Anggaran (PKRA) Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP) Tahun 2012. (2)

Surat Keputusan Sekjen Dephan selaku Ketua Umum YKPBS Nomor: SKEP/1045/XII/2005 tentang Kerangka Kebijakan dan Strategi Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Tahun 2005-2015.

(3)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/101/VII/2012 tentang Rencana Stratagis Tahun 2012-2017 UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(4)

Surat

Keputusan

Rektor

Nomor:

SKEP/143/X/2012,

Nomor:

SKEP/142/X/2012, Nomor: SKEP/141/X/2012, Nomor: SKEP/140/X/2012, Nomor: SKEP/139/X/2012, dan Nomor: SKEP/55/III/2011 tentang Standar


67


Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (5)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/55/III/2011 tentang Rencana Pembelajaran Semester (RPS) di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(6)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/267/XII/2010 tentang Blue Print Sistem Informasi Terintegrasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(7)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/267/XII/2010 tentang Blue Print Sistem Informasi Terintegrasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(8)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114/VIII/2011 tentang Struktur Kurikulum dan Sebaran Matakuliah di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(9)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/279/XII/2010 tentang Rencana Induk Pengembangan Universitas (RIPU) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Tahun 2010 sd. Tahun 2035.

(10) Setiap tahun Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) merencanakan kegiatan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat atas dasar berbagai proposal hibah LPPM dan proposal hibah Dikti. Dengan planning sebagaimana tersebut dalam peraturan di atas, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah mampu berfungsi dan menjawab berbagai tantangan baik secara akademik maupun non-akademik. 2. Organizing Fungsi oganizing sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi oganizing diwujudkan dalam bentuk Keputusan Ketua Pengurus Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, yang memuat struktur organisasi UPN ―Veteran‖


68


Yogyakarta sebagaimana dijelaskan pada sub-subbab 2.1.2 (Struktur Organisasi). Organisasi tersusun dari unsur-unsur: (1) Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan (YKPP) sebagai lembaga yang menaungi dan mengelola UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, (2) Badan Penyelenggara Pendidikan (BP-DIK) sebagai perwakilan Yayasan dalam penyelengaraan pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, (3) Badan Pelaksana Harian (BPH) sebagai pelaksana atas penyelengaraan pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, (4) Senat Universitas sebagai lembaga normatif tertinggi tingkat universitas, (5) Unsur pimpinan universitas terdiri dari Rektor dan executive management team yaitu Wakil Rektor I bidang akademik dan kemahasiswaan, Wakil Rektor II bidang keuangan dan administrasi umum, dan Wakil Rektor III bidang kerjasama dan komunikasi, (6) Unsur pelaksana administrasi terdiri Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan (Rengarku), Biro Umum, Biro Kerjasama dan Komunikasi, dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, (7) Unsur penunjang terdiri dari Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan, UPT Telematika, UPT Poliklinik, UPT Museum, dan UPT Laboratorium Dasar, (8) Unsur pelaksana akademik terdiri dari Program Pascasarjana, Fakultas, Program Studi, dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, (9) Lembaga mandiri yang betanggungjawab langsung kepada Rektor yaitu Badan Penjaminan Mutu (BPM), Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional (P3AI), Korpri, Koperasi, dan Badan Usaha Universitas (BUU).


69


3. Staffing Fungsi staffing yang mengatur unit, tugas pokok, dan fungsi masing-masing satuan kerja di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dijelaskan pada sub-subbab 2.1.2 (Struktur Organisasi). 4. Leading Fungsi leading menjadi kekuatan dominan dalam tata kelola universitas, yang akan secara langsung memberikan dampak yang luas. Fungsi leading telah diatur melalui serangkaian dokumen, khususnya Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor: KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta Universitas Pembangunan Nasional ―Veteran‖ Yogyakarta, dan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/160/XII/2007 tentang Rapat Pimpinan dan Rapat Kerja di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sebagaimana telah dijelaskan pada sub bab 2.2. (Kepemimpinan, Kepemimpinan organisasi). 5. Controlling Fungsi controlling sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi controlling diwujudkan dalam bentuk: (1)

Berbagai kegiatan audit akademik dan non-akademik yang dilakukan Badan Penjaminan Mutu sebagaimana dijelaskan pada sub-subbab 2.3.4 tentang sistem audit internal dan sub-subbab 2.3.4 tentang sistem audit eksternal.

(2)

Pengawasan dan pemeriksaan yang secara rutin dilakukan oleh Tim Inspektorat Jenderal Kemhan, melalui Surat Inspektorat Jenderal Kemenhan RI Nomor: B/1036/05/04/10/02/ITJEN tentang Pemberitahuan waktu pelaksanaan pengawasan dan pemeriksaan (wasrik).

(3)

Surat Ketua YKPP Nomor: B/SPENG/44/YKPP/2012 tentang Laporan Pelaksanaan Program Kerja dan Rancangan Anggaran Tahun 2012. BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013

70


(4)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/27/II/2013 tentang Ketentuan Evaluasi dan Sanksi Administrasi Akademik bagi Penerima Bantuan Beasiswa YKPP.

(5)

Dalam bidang akademik setiap semester senantiasa dilaksanakan evaluasi kemajuan belajar mahasiswa melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/08/I/2013 tentang Mahasiswa yang Dinyatakan Pra Putus Studi pada TA. 2012/2013 UPN ―Vetean‖ Yogyakarta.

(6)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/176/XII/2012 tentang Instrumen Tingkat Kepuasan Wisudawan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta tahun 2013.

(7)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/67/V/2013 tentang Pembentukan Tim Evaluasi dan Revisi Program Kerja dan Rancangan Anggaran UPN ―Veteran‖ Yogyakarta tahun 2013.

(8)

Surat Rektor Nomor: B/70-02/VII/2012 tentang undangan rapat evaluasi PKRA.

(9)

Keputusan Rektor Nomor: SKEP/84a/V/2012 tentang Tim Pelaksana Penyusunan Laporan Semester/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED).

(10) Surat

Keputusan

Rektor

Nomor:

SKEP/84a/V/2012

tentang

Tim

Pelaksana Penyusunan Laporan Semester/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED). (11) Surat

Keputusan

Rektor

Nomor:

SKEP/45/III/2012

tentang

Tim

Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas, Prodi Jenjang S2, S1 dan D3 di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (12) Surat Wakil Rektor II Nomor: B/UND/82-02/V/2013 tentang undangan rapat evaluasi dan revisi PKRA tahun 2013. (13) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) secara rutin melakukan monitoring dan evaluasi (monev) atas hibah penelitian internal dan penelitian eksternal yang diterima Universitas.


71


Secara organisasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menganut sistem: (1) Desentralisasi Akademik, dan (2) Desentralisasi Anggaran dengan limitasi tertentu. 1. Desentralisasi akademik Desentraliasi Akademik diwujudkan dengan kewenangan program studi untuk menyusun kurikulum dengan tetap memperhatikan rambu-rambu yang ditetapkan universitas. Rambu-rambu tersebut dinyatakan dalam bentuk susunan kurikulum dimana kurikulum harus mengakomodir (1) kurikulum universitas (matakuliah yang diasuh universitas), (2) kurikulum fakultas (matakuliah yang diasuh fakultas), dan (3) kurikulum program studi (matakuliah yang diasuh program studi). Kurikulum secara berkala dilakukan peninjauan dengan memberi kesempatan bagi sumbang saran stakeholder melalui workshop kurikulum yang diselenggarakan masingmasing program studi, selanjutnya diajukan dan mendapat pengesahan melalui Rektor melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/114/VIII/2011 tentang Struktur Kurikulum dan Sebaran Matakuliah di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Untuk memperoleh sosialisasi kurikulum yang maksimal, maka setiap mahasiswa baru akan mendapat Buku Panduan Akademik yang berisi Rancangan Kurikulum, Spesifikasi Program Studi, dan roadmap kurikulum. Beberapa matakuliah universitas yang spesifik tercantum pada kurikulum yang berkaitan dengan tata nilai UPN ―Veteran‖ Yogyakarta antara lain Olahraga dan Wimaya (Widya Mwat Yasa) masing-masing 2 SKS. Untuk monevin, maka terhadap masing-masing prodi setiap tahun dilakukan kegiatan AMAI (Audit Mutu Akademik Internal) oleh auditor internal yang memiliki lisensi dari lembaga kredibel. Monevin juga dilakukan untuk kegiatan nonakademik sehingga diharapkan memenuhi aspek planning, organizing, staffing, leading, dan controlling.


72


2. Desentralisasi anggaran Desentralisasi Anggaran diwujudkan dengan penyusunan Program Kerja dan Rencana Anggaran (PKRA) yang dilakukan secara berjenjang dimulai dari masing-masing

Prodi

kemudian

dibahas

di

tingkat

fakultas

selanjutnya

dikonsolidasikan di tingkat universitas. Di tingkat universitas diselenggarakan Rapat Koordinasi Teknis (Rakornis) untuk menetapkan pagu anggaran masingmasing satuan kerja berdasarkan visi, misi, dan tujuan yang diterjemahkan dalam serangkaian program kerja dan anggaran. Rancangan anggaran tersebut selanjutnya dibawa ke Senat Universitas untuk mendapatkan persetujuan sebelum dikirimkan ke Yayasan untuk mendapat pengesahan. Pada pertengahan tahun anggaran diselenggarakan rapat koordinasi teknis anggaran yang membahas permasalahan program kerja dan anggaran dalam enam bulan berjalan. Beberapa kegiatan yang sangat penting tetapi belum mendapat alokasi anggaran, maka masih dapat diselenggarakan melalui perubahan anggaran (semacam APBN-P). Untuk mengetahui akuntabilitas anggaran, maka setiap tahun dilakukan audit keuangan yang hasilnya dilaporkan kepada Rektor, dan pada akhir anggaran disusun Laporan Pelaksanaan Program Kerja dan Anggaran. Tata cara penyusunan anggaran seperti ini diharapkan memenuhi aspek planning, organizing, staffing, leading, dan controlling. 2.3.2. Program Peningkatan Kompetensi Manajerial Untuk Menjamin Proses Pengelolaan Yang Efektif Dan Efisien Di Setiap Unit Sebagaimana

diketahui

melalui

Surat

Keputusan

Ketua

YKPP

Nomor:

KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta, Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta maupun Nomor: KEP/11/YKPP/III/2008

tentang

Peraturan

Kepegawaian

UPN

―Veteran‖

Yogyakarta disebutkan bahwa setiap posisi manajerial memerlukan pemenuhan kompetensi tertentu serta ditetapkan job analysis, job discription, dan job spesification. Peningkaan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan pada


73


dasarnya untuk memenuhi job analysis, job discription, dan job spesification sehingga pola dan arah penanganan kompetensi mejadi fokus, efisien dan efektif antara lain melalui pelatihan kepemimpinan, pengelolaan administrasi umum, pengelolaan keuangan, pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi, maupun mengirimkan studi lanjut pada program pascasarjana. Oleh sebab itu pada dasarnya KEP/14/YKPP/III/2008, KEP/17/YKPP/III/2008, dan KEP/11/YKPP/III/2008 tersebut telah diatur hal-hal: (1) rancangan dan analisis jabatan, (2) uraian tugas, (3) prosedur kerja, dan (4) program peningkatan kompetensi manajerial. 1. Rancangan dan analisis jabatan Rancangan dan analisis jabatan telah tertuang dalam Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/14/YKPP/III/2008 tentang Statuta. Dalam statuta tersebut dijelaskan pada Bab V pasal 22 tentang Universitas yaitu : (1) Unsur pimpinan: Rektor, dan Wakil Rektor (2) Unsur pelaksana akademik: Fakultas, Jurusan, Pascasarjana, dan LPPM (3) Unsur pelaksana adminstrasi: Biro (4) Badan Penjaminan Mutu (5) Pusat Pengembangan dan Peningkatan Aktivitas Instruksional (P3AI) (6) Unsur penunjang: Unit Pelaksana Teknis, dan Laboratorium (7) Unsur-unsur lain: Dewan Penyantun, Senat Universitas, Senat Fakultas. Rancangan dan analisis jabatan juga tertuang dalam Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/11/YKPP/III/2008 tentang Peraturan

Kepegawaian

Badan

Pelaksana

Pendidikan.

Dalam

Peraturan

Kepegawaian tersebut dijelaskan:


74


 Bab II

: Penerimaan

 Bab III

: Pendidikan dan Pelatihan

 Bab IV

: Penggunaan

 Bab V

: Perawatan

 Bab VI

: Pemberhentian

2. Uraian tugas Uraian tugas masing-masing satuan kerja telah didefinisikan secara lengkap melalui Keputusan Ketua Yayasan Kesejahteraan Pendidikan dan Perumahan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tenang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Dalam Organisasi dan Tata Kerja dijabarkan kedudukan, tugas pokok, dan fungsi masing-masing satuan kerja yaitu :  Bab III

: Unsur pimpinan (Rektor dan para Wakil Rektor)

 Bab IV

: Badan Penjamian Mutu

 Bab V

: Sekretaris Universitas

 Bab VI

: Unsur Pelaksana Administrasi

 Bab VII

: Unsur Pelaksana Teknis Universitas

 Bab VIII : Program Pascasarjana  Bab IX

: Fakultas

 Bab X

: Lembaga Universitas

 Bab XI

: Unsur Kelengkapan Universitas/Fakultas

 Bab XII

: Mekanisme Hubungan Prosedur Kerja dan Tata Kerja


75


3. Prosedur kerja Prosedur kerja dilaksanakan dalam berbagai Standar Operating Prosedure (SOP), Manual Prosedur (MP) atau sebutan lain yang dimiliki oleh universitas dan satuan kerja. Prosedur kerja yang secara rutin menjadi acuan pada tata kelola universitas akan dijelaskan pada sub-subbab 2.3.4 (Sistem audit internal). 4. Program peningkatan kompetensi manajerial Program peningkatan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan mendapat perhatian dan menjadi fokus dalam program peningkatan sumberdaya manusia karena merupakan investasi jangka panjang dan akan menjamin sustainabilitas universitas. Untuk menilai dan meningkatkan kompetensi, maka secara rutin dilakukan audit ―Penilaian Kinerja Pegawai dan Pejabatan Struktural‖ yang hasilnya dilaporkan kepada

Rektor untuk bahan evaluasi pembinaan

sumberdaya

manusia,

khususnya melalui Rapat Pimpinan D yang dipimpin oleh Wakil Rektor bidang Administrasi Keuangan. Program peningkatan kompetensi manajerial yang sistematis telah direkam oleh Bagian Kepegawaian, bagi tenaga kependidikan antara lain disajikan pada tabel di bawah ini. No.

Program Peningkatan Kompetensi

Instansi Penyelenggara

(1)

(2)

(3)

1.

Latihan Pra Jabatan

UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

2.

Penataran Tata Naskah dan Tata Kearsipan

Pusat Pendidikan dan Latihan SDM Dephan RI

3.

Pendidikan dan Pelatihan Administrasi Umum (Diklat ADUM)


4.

Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV


5.

Pelatihan Tenaga Tata Usaha dan Administrasi Keuangan PTS di Kopertis Wil. V

Kopertis Wilayah V DIY


76


No.



(1)

(2)

(3)

6.

Kursus Pemeliharaan Komputer Dephankam


7.

Basic Internet Course

PT. Blue Net Training Division

8.

Pelatihan MS Office 2007 + Internet

Lembaga Pendidikan SMILE group

9.

Pelatihan Web Design

Lembaga Informatika Kejuruan Gama Informatika

10.

Kursus Operator Komputer


11.

Computer Technician

Yayasan Technician Technology

12.

Pelatihan Angka Kredit Jabatan Dosen bagi PTS Kopertis Wilayah V


13.

Pelatihan Penjadwalan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta


14.

Pelatihan dan Pengisian Laporan Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED)


15.

Pelatihan Mengetik 10 Jari

Biro Bina Ilmu Jakara

16.

Pelatihan Pelayanan Prima (Service Exellence)


17.

Pelatihan Manajemen dan Pelayanan Perpustakaan

UGM Yogyakarta

18.

Pelatihan Tenaga Perpustakaan Perguruan Tinggi Kopertis Wilayah V DIY


19.

Sistem InformasiManajemen Perpustakaan (LYBSIS)

PT. Mandiri Solusi Informatika

20.

Training of Trainers (TOT): Pemanfaatan Portal GARUDA dan Jurnal Online

Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi DIY

21.

Dokumentasi Digital Perustakaan

PT. Partner Imaji Solusindo

22.

Workshop Penyusunan Manual Prosedur dan Instruksi Kerja bagi Pengelola Laboratorium dan Administrasi


23.

Pendidikan Khusus Profesi Advokat (PKPA)

Perhimpunan Advokat Indonesia (PERADI)


77


No.



(1)

(2)

(3)

24.

Pelatihan Jurnalistik

Lembaga Pelathan Jurnalistik BERNAS Jogja

25.

Pelatihan Bidang Anggaran dan Keuangan

Badan Penyelenggara UPN ―Veteran‖

26.

Keahlian Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Tingkat Dasar

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah RI

27.

Bimbingan Teknis Perpajakan Nasional

Lembaga Pendidik dan Pengkaji Pajak

28.

Penataran Bendaharawan

Departemen Keuangan RI

29.

Bimbingan Teknis Tata Cara Perhitungan dan Pelaporan Pajak

Yayasan Bina Arta (Pendidikan Konsultan Pajak)

30.

Pelatihan Pembukuan Bendahara bagi Pengelola Bantuan Dana Pemerintah pada PTS di Lingkungan Kopertis Wilayah V


31.

Pelatihan Kewrausahaan bagi Tenaga Administrasi

LPPM UPN ―Veteran‖ Yoyakarta

32.

Pelatihan Tanaga Teknis Museum

Dinas Kebudayaan Propinsi DIY

Sedangkan program peningkatan kompetensi manajerial bagi dosen disajikan pada Tabel di bawah ini. No. (1)

Program Peningkatan Kompetensi (2)

1.

Pelatihan Peningkatan dan Pengembangan Mutu Pembelajaran (P3MP)

P3AI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

2.

Workshop metodologi Penelitian Kebumian, Ketahanan Pangan dan Lingkungan

LPPM UPN ―Veteren‖ Yogyakarta

3.

Pelatihan Training of Trainer (TOT) Pengadaan Barang dan Jasa

Kementerian Pekerjaan Umum

4.

Pelatihan Metodologi Penelitian untuk Meraih Hibah


5.

Workshop Menjadi Reviewer


6.

Workshop Penulisan Artikel Jurnal Ilmiah


7.

Outbond Management Training



Instansi Penyelenggara (3)

78


No. (1)

Program Peningkatan Kompetensi (2)

Instansi Penyelenggara (3)

8.

Workshop Kejuangan


9.

Pengiriman studi lanjut Pascasarjana

UGM, ITB, UI, Unair, dll.

10.

Pelatihan Training of Trainer (TOT) bidang Jasa Kostruksi di DIY

Pusat Pembinaan Kompetensi dan Pelatihan Konstruksi

11.

Penyusunan Analisis Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL Tipe B)

Pusat Studi Lingkungan Hidup UGM

12.

Workshop Penyusunan Manual Prosedur dan Instruksi Kerja


13.

Pelatihan Penulisan Artikel Ilmiah di Jurnal Terakreditasi

Dirlitabmas Dirjen Dikti

14.

Workshop Penulisan Atikel Pengabdian kepada Masyarakat

Dirlitabmas Dirjen Dikti

15.

Workshop Enterpreunership

P3AI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

16.

Awareness SPMI


17.

Pelatihan SPMI

UGM, IPB

18.

Pelatihan Pengisian Borang Akeditasi BAN-PT

C-Dev, UII, UMY, Dikti

19.

Pelatihan Auditor Internal SPMI

UGM

20.

Awareness ISO 9001:2008

PT. Panji Konsultan Technology Services, UGM

21.

Pelatihan Auditor Internal ISO 9001:2008

PT. Panji Konsultan Technology Services

2.3.3. Desiminasi Hasil Kerja Perguruan Tinggi Sebagai Akuntabilitas Publik LPPM secara lembaga maupun dosen secara individu secara rutin melakukan desiminasi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui berbagai media baik internal maupun eksternal yang didokumentasikan melalui UPT Perpustakaan pada htpp://repository.upnyk.ac.id. Secara internal desiminasi dilakukan melalui jurnal ilmiah berkala maupun prosiding seminar yang dilakukan di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, antara lain: (1)

Jurnal Agrivet: ISSN 1410-3796


79


(2)

Jurnal Dinamika Sosial Ekonomi: ISSN 1411-5793X

(3)

Jurnal Tanah dan Air (Soil and Water Journal): ISSN 1411-5719

(4)

Jurnal Kebumian Teknologi Mineral: ISSN 0854-2554

(5)

Buletin Ekonomi: ISSN 1410-2299

(6)

Kajian Akuntansi: ISSN 1907-1442

(7)

Perspeksif Ekonomi: ISSN 1907-607X

(8)

Jurnal Ilmu Komunikasi: ISSN 1693-3029

(9)

The Indonesian Journal of Communication Studies: ISSN 1978-323X

(10) Jurnal Paradigma: ISSN 1410-3133 (11) Jurnal Studi Diplomasi Keamanan: ISSN 2085-7853 (12) Jurnal Ilmu Administrasi Bisnis: ISSN 1829-7277 (13) Jurnal Eksergi: ISSN 1410-394X (14) Jurnal Telematika: ISSN 1829-667X (15) Jurnal Optimasi: ISSN 1693-2102 (16) Jurnal Manajemen Bencana dan Lingkungan: ISSN 0853-845X (17) Jurnal Hasil Penelitian UPN ―Veteran‖ Yogyakarta: ISSN 1410-9557 (18) Majalah Ilmiah Geologi Indonesia: ISSN 0216-1061 (19) Prosiding Seminar Nasional Teknik Kimia KEJUANGAN: ISSN 1793-4393 (20) Prosiding Seminar Nasional Ketahanan Pangan dan Enerji: ISBN 978602-98216-0-4 (21) Prosiding Internasional on Agro-tourism Development: ISBN 978-97918768-1-0 (22) Pertemuan Ilmiah Tahunan (PIT) Ikatan Ahli Geologi Indonesia (IAGI): ISBN 979-8126-12-2


80


Secara eksternal desiminasi dilakukan melalui jurnal ilmiah berkala maupun prosiding seminar yang dilakukan di luar lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, antara lain: (1) International Journal of Innovation, Management and Technology. (2) International Journal of Information, and Communication Technology Research: ISSN 223-4985. (3) Jurnal EKUITAS: ISSN 1411-0393 Akreditasi 11/DIKTI/Kep/2009. (4) Jurnal Public Relations Indonesia: ISSN 1978-4600. (5) Prosiding Seminar Nasional Pengembangan Teknologi Berbasis Bahan Baku Lokal: ISBN 978-979-18047-0-7. (6) Prosiding Seminar Nasional Inovasi Teknologi untuk Pengembangan Kedelai Menuju Swasembada: ISBN 978-979-1159-7. (7) Prosiding International Conference on Sustainable Agriculture and Food Security: ISBN 978-979-8246-11-1. Diseminasi

hasil

kerja

dikaitkan

dengan

pengelolaan

universitasyang

bertanggungjawab, maka telah diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/84a/V/2012

tentang

Tim

Pelaksana

Penyusunan

Laporan

Semesteran/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) ke Kopertis Wilayah V. Tim tersebut merupakan panitia adhoc yang memelihara, dan memutahirkan data setiap semester berjalan. Diseminasi juga diwujudkan dalam kegiatan Sosialisasi Penelitian LPPM UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Diseminasi hasil kerja, khususnya kinerja manajemen, juga dilakukan melalui Laporan Wisuda Pascasarjana, Sarjana dan Diploma setiap triwulan maupun Laporan Tahunan melalui Dies Natalis setiap Desember yang menggambarkan secara komperhensif perkembangan universitas satu tahun terakhir dan dibagikan kepada undangan dan orangtua wisudawan.


81


2.3.4. Sistem Audit Internal Unit kerja yang bertanggung jawab atas sistem audit internal adalah Badan Penjaminan Mutu (BPM) sebagai unit kerja independen yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Berdasakan Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor: KEP/17YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Bab IV pasal 10, BPM mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagaimana disajikan pada sub-subbab 2.1.2. (Struktur Organisasi). Sistem audit internal sudah ditetapkan dan dimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik yang berisi antara lain: (1)

Bab VII

: Prosedur audit mutu akademik internal

(2)

Bab IX

: Prosedur audit mutu penilaian dan publikasi internal

(3)

Bab X

: Prosedur audit pengabdian kepada masyarakat

(4)

Bab XI

: Prosedur audit mutu kerjasama

(5)

Bab XII

: Prosedur evaluasi beban kerja dosen

(6)

Bab XIII

: Prosedur audit kinerja manajemen

(7)

Bab XIV

: Prosedur audit sumberdaya manusia

(8)

Bab XV

: Prosedur audit keuangan internal

(9)

Bab XVI

: Prosedur audit sarana dan prasarana

(10) Bab XV

: Prosedur evaluasi staf akademik

Dokumen-dokumen atau instrumen survei yang selalu rutin dilaksanakan setiap semester dan/atau tahun telah mempunyai kriteria dan instrumen penilaian, dan ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor meliputi: (1) Nomor: SKEP/176/XII/2012 tentang Instrumen Wisudawan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

Tingkat

Kepuasan

(2) Nomor: SKEP/191/XII/2011 tentang Instrumen Pengukuran Kepuasan Dosen Terhadap Manajemen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.


82


(3) Nomor: SKEP/263/XII/2010 tentang Instrumen Pengukuran Kepuasan Tenaga Kependidikan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (4) Nomor: SKEP/14/I/2009 tentang Instrumen Audit Internal Kerjasama di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (5) Nomor: SKEP/174/XII/2007 tentang Instrumen Audit Internal Keuangan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (6) Nomor: SKEP/181/I/2009 tentang Instrumen Audit Internal Penelitian dan Publikasi di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (7) Nomor: SKEP/264/XII/2010 tentang Instrumen Pengukuran Kepuasan Mahasiswa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (8) Nomor: SKEP/182/XII/2009 tentang Instrumen Audit Internal Pengabdian kepada Masyarakat di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Target Sistem Manajemen Mutu difokuskan pada dua hal yaitu bidang akademik dan bidang non-akademik, sehingga struktur organisasi BPM sesuai Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta susunan sebagai berikut.


83


Ketua Sekretaris

Kelompok auditor akademik

Kelompok auditor non-akademik

Tim monitoring proses pembelajaran

Auditor keuangan

Auditor penelitian

Asesor LKD

Auditor pengabdian kepada masyarakat

Dokumen-dokumen survei

Auditor kerjasama Auditor AMAI

Kapus Akademik Kabid. penjaminan mutu proses pembelajaran

Kapus. Non-akademik

Kabid. penjaminan mutu penelitian dan pengabdian masyarakat

Kabid. penjaminan mutu keuangan dan sarana prasarana

Kabid. penjaminan mutu sumberdaya manusia

Tim penjaminan mutu Fak/PPS Tim penjaminan mutu Prodi

Struktur Organisasi Sistem Penjaminan Mutu BPM (Sumber: KEP/17/YKPP/III/2008) Kegiatan SPMI-PT, khususnya AMAI, masing-masing satuan kerja telah dievaluasi secara internal oleh 48 Auditor Internal (bidang akademik dan non-akademik) yang memiliki berlisensi (mendapat pelatihan sebagai auditor) dari UGM, IPB dan BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013

84


lembaga kompeten lainnya. Masing-masing satuan kerja akan diaudit oleh 3 (tiga) auditor internal atau sesuai kebutuhan dan kompetensi dengan memegang azas fairness yaitu auditor tidak boleh mempunyai konflik kepentingan dengan auditee.Kegiatan audit dan monitoring dilakukan enam bulan atau setahun sekali tergantung jenisnya. Untuk meningkatkan kepedulian terhadap SPMI, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah memberikan Program Hibah Kompetisi Internal (PHKI) sebesar 100 juta, yaitu program studi yang memiliki kinerja SPMI yang baik mendapat dana hibah 50 juta (terbaik pertama SPMI), 30 juta (terbaik kedua SPMI), dan 20 juta (terbaik ketiga SPMI) untuk terus mempertahankan dan meningkatkan kinerja SPMI. Berbagai kegiatan SPMI dilakukan sebagai bentuk quality assurance disajikan pada tabel di bawah ini. No.

Kegiatan Audit

Ruang Lingkup

Tujuan

Waktu

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Monitoring Proses Pembelajaran

Monitoring parameter standar mutu proses pembelajaran dan sub parameter terkait

 Mengetahui pelaksanaan penjaminan mutu akademik  Memberi motivasi Timlak Penjaminan Mutu Akademik dan Fakultas  Membangun komitmen bersama atas pelaksanaan penjaminan mutu

Januari dan Juli

2.

Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)

 Mengecek hasil tindak lanjut AMAI tahun sebelumnya  Memastikan keberadaan dokumen akademik dan mutu di Prodi  Memastikan kesesuaian pelaksanaan standar mutu akademik

Memastikan konsistensi pelaksanaan, pencapaian standar mutu akademik dan evaluasi standar mutu yang ditetapkan Surat Keputusan Rektor

September

3.

Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal (AMPPI)

 Tindak lanjut hasil AMPPI  Pelaksanaan kagiatan penelitian

 Mengecek tindak lanjut hasil AMPPI yang lalu  Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan Penelitian dan Publikasi

Akademik

1.


Mei

85


No.

Kegiatan Audit

(1)

(2)

Ruang Lingkup (3) dan publikasi LPPM  Keberadaan dokumen mutu di LPPM

Tujuan (4) dengan SPM-PT  Mengecek keberadaan dokumen mutu

Waktu (5)

Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Internal (AMPMI)

 Tindak lanjut hasil audit mutu AMPMI  Pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di LPPM  Keberadaan dokumen mutu

 Melakukan verifikasi Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) yang lalu  Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan SPMI-PT  Memastikan keberadaan dokumen mutu  Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan dokumen di LPPM

Mei

Audit Mutu Kerjasama

 Memastikan keberadaan dokumen mutu  Memastikan kesesuaian pelaksanaan kerjasama dengan peraturan Universitas.

Menjamin kepatuhan, kepastian dan relevansi sesuai dokumen kerjasama.

Mei

Audit Keuangan

 Pelaksanaan PKRA  Dokumen keuangan

Mengetahui tingkat ketercapaian program kerja dan serapan anggaran serta kepatuhan terhadap indeks keuangan

JuniAgustus

2.

Penilaian Kinerja Pegawai dan Pejabat Struktural

 Prestasi kerja  Ketaatan dan kedisiplinan  Loyalitas  Prakarsa  Kerjasama dan komunikasi  Kejujuran  Tanggung jawab  Kepemimpinan  Kompetensi jabatan

Mengetahui kinerja pegawai yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan karir pegawai dan pengembangan pegawai

AprilMei

3.

Laporan Kinerja Dosen (LKD)

Pelaksanaan tridarma pergruan tinggi sesuai

Mengetahui kinerja dosen sesuai beban kerja yang telah ditetapkan

JanuariFebruari dan JuliAgustus

4.

5.

Non-akademik

1.


86


No.

Kegiatan Audit

(1)

(2)

Ruang Lingkup (3) instrumen Kemendikbud

Tujuan

Waktu

(4)

(5)

4.

Rapor Kinerja Dosen (RKD)

 LKD  Penilaian Persepsional Atatan (PA)  Penilaian Persepsional Mahasiswa (PM)

Membuat Rapor Kinerja Dosen (RKD)

JanuariFebruari dan JuliAgustus

5.

Penilaian Kepuasan Dosen terhadap Manajemen

 Kebijakan umum  Kegiatan tridarma  Kegiatan penunjang

Mengetahui tingkat kepuasan dosen terhadap manajemen

MaretApril

6.

Penilaian Kepuasan Pegawai Kependidikan terhadap Manajemen

 Kebijakan umum

Mengetahui tingkat kepuasan tenaga kependidikan terhadap manajemen

Maret

Penilaian Kepuasan Mahasiswa

 Kegiatan akademik  Fasiltas kampus  Kegiatan pengembangan mahasiswa  Pelayanan administrasi akademik

Mengetahui tingkat kepuasan mahasiswa terhadap manajemen

Maret

7.

BPM sebagai unit quality assurance (QA) mempunyai kuwajiban untuk memastikan implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang dirancang dapat dicapai melalui serangkaian siklus Plan Do Check Action (PDCA), dimana saat ini telah memasuki siklus keenam dan mempunyai serangkaian kegiatan terstruktur. Secara umum struktur kegiatan audit dan monitoring: (1) Penerbitan Surat Perintah Rektor tentang kegiatan audit dan monitoring yang akan dilakukan.


87


(2) Mengadakan Rapat Koordinasi Teknis (Rakornis) atas kegiatan audit dan monitoring yang akan dilakukan, dan menjelaskan ruang lingkup dan tujuan audit. (3) Manajer audit menyusun daftar auditor dan jadwal pelaksanaan audit (harus mendapat persetujuan auditor dan auditee). (4) Melakukan

desk

evaluation

atas

dokumen

berdasarkan

laporan

pencapaian target mutu semester gasal dan genap yang diajukan oleh auditee. (5) Pelaksanaan audit, menemukan ketidaksesuaian (Kts mayor, Kts minor, observasi Obs) dan pemeriksaan permintaan tindakan koreksi audit yang lalu. (6) Penyusunan laporan audit dari tim auditor. (7) Pelaporan pencapaian standar mutu akademik ke Rektor. (8) Masing-masing satuan kerja melakukan Rapat Tinjauan Manajemen atau sebutan lain (misal: rapat koordinasi teknis, rapat internal, dll). 2.3.5. Sistem Audit Eksternal Evaluator eksternal SPMI-PT yang berkait dengan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta adalah lembaga akreditasi BAN-PT yang secara rutin sesuai siklusnya melakukan evaluasi atas program studi (baik ijin peyelenggaraan maupun akreditasi), dan institusi. Sampai saat ini, semua program studi di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah memiliki ijin perpanjangan program studi, dan sudah memiliki akreditasi tanpa ada berstatus kadaluwarsa. Akreditasi institusi perguruan tinggi yang dimiliki juga masih berlaku sampai bulan Januari 2014, dan sudah dipersiapkan re-akreditasi enam bulan sebelum masa kadaluwarsa. UPN ―Veteran‖ Yogyakarta juga berkemauan kuat untuk memasuki milestone baru dengan meningkatkan pengakuan sistem audit internal melalui penerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Komitmen implementasi Sistem


88


Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 telah ditetapkan oleh top management untuk menjamin dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan dan sebagai tindak lanjut bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah waktunya memasuki era SMM mengingat adanya sinerji dokumen antara SPMI, SPME dan ISO. Menindaklanjuti komitmen tersebut maka telah dilaksanakan Kerjasama (MoU) antara PT. Panji Teknologi Consultant Services sebagai konsultan dengan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Nomor: 25/PKS/UPN/XII/2012 dan Nomor: PTS/158PN/ISO/2012.

Sedangkan

sebagai

lembaga

sertifikasi

manajemen

mutu

direncanakan dilakukan oleh PT. British Standard Institute (BSI) Jakarta. Evaluator eksternal juga dilakukan melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/84a/V/2012

tentang

Tim

Pelaksana

Penyusunan

Laporan

Semesteran/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) yang menunjuk petugas masing-masing program studi sebagai pelaksana/penanggung jawab. Mengingat arti penting dokumen EPSBED, maka telah dibentuk tim adhoc yang khusus menangani input, update, perawatan dan pemutakhiran data EPSBED. Mengingat UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara rutin memperoleh dana hibah dari pemerintah melalui Ditjen Dikti (PHK-A2, PHKI, dll.), maupun Kopertis Wilayah V DIY, maka secara rutin juga dilakukan audit internal melalui monitoring dan evaluasi dari lembaga pemerintah tersebut. Sebagaimana diketahui bahwa dalam hal-hal tertentu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta masih menggunakan dana APBN, maka secara rutin juga dilakukan monitoring dan evaluasi dari Inspektorat Jenderal Kementerian Pertahanan (Irjen Kemhan) dimana menurut peraturan Menhan Nomor: 08 tahun 2010, Irjen Kemhan mempunyai tugas pokok melakukan pengawasan dan pemeriksaan internal atas pengelolaan keuangan UPN ―Veteran‖, dan fungsi melaksanakan kegiatan audit, review,

evaluasi,

pemantauan,

dan

kegiatan

pengawasan

lain

terhadap

penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok


89


ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk mewujudkan tata kelola yang baik. Siklus evaluasi diawali dengan taklimat awal (tindaklanjut temuan tahun lalu), kegiatan pengawasan dan pemeriksaan, penyusunan temuan, dan ditutup dengan taklimat akhir. Saat ini sedang dipersiapkan pula evaluator eksternal melalui implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Uraian lebih detil tentang hal ini disajikan pada subbab 2.4. Sistem Penjaminan Mutu. 2.4.

Sistem Penjaminan Mutu

2.4.1. Keberadaan Manual Mutu Yang Mencakup Informasi Tentang Kebijakan, Pernyataan, Unit Pelaksana, Standar, Prosedur, SOP, Dan Tahapan Sasaran Mutu Perguruan Tinggi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara bertahap berkelanjutan untuk memenuhi tuntutan stakeholder dan sepenuhnya sadar bahwa persiangan hanya dapat dimenangkan dengan memberikan mutu sesuai harapan stakeholder. Oleh sebab itu, telah dipersiapkan berbagai dokumen, peraturan, dan satuan kerja mengenai: (1) pernyataan mutu, (2) kebijakan mutu dan sasaran mutu, (3) unit pelaksana, (4) standar mutu, (5) prosedur mutu, (6) instruksi kerja, dan (7) pentahapan sasaran mutu.

1. Pernyataan mutu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta memilik pernyataan mutu bahwa ―Semua kegiatan pengelolaan universitas harus mempunyai Key Performance Indicator (KPI) yang memenuhi dan/atau melebihi standar mutu yang ditetapkan pemerintah‖. Pengertian Key Performance Indicator (KPI) saat ini adalah sebagaimana dimaksud dalam Instrumen Akreditasi BAN-PT.


90


2. Kebijakan mutu dan sasaran mutu Sebagaimana disebutkan di atas, telah disusun dokumen ISO 9001:2008 yang meliputi Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir. Manual Mutu dengan kode MP-UPN-01 ini merupakan dasar penerapan Sistem Manajemen Mutu yang mengacu pada ISO 9001-2008. Manual Mutu ini bertujuan memberikan panduan bagi seluruh jajaran sivitas akademika di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta untuk memahami, menghayati untuk kemudian mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sehingga dapat merealisasikan Kebijakan Mutu dan mencapai Sasaran Mutu yang telah ditetapkan, dan kepuasan pelanggan (peserta didik, mahasiswa, dan pengguna lulusan) dapat tercapai. Dalam Manual Mutu disebutkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu: (1)

Kebijakan Mutu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta adalah ―Mengelola Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME), dan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) sebagai bentuk komitmen terhadap penyelenggaraan universitasyang terdepan di era global.

(2)

Sasaran Mutu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta adalah: Akreditasi  Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) BAN-PT minimal B pada tahun 2014.  Dari 23 Prodi yang diselenggarakan saat ini, minimal 50% terakreditasi BAN-PT dengan peringkat A dan tanpa peringkat C pada tahun 2017. Sistem Manajemen Mutu  Memiliki Sertifikasi ISO 9001:2008 tahun 2014. Mahasiswa dan lulusan


91


 Indek Kepuasan Mahasiswa (IKM) rata-rata minimal 3 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2014.  Indek Kepuasan Lulusan (IKL) rata-rata minimal 3 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2014. Sumberdaya manusia  Rapor Kinerja Dosen (RKD) rata-rata minimal 3 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2014.  Indek Prestasi Dosen (IPD) rata-rata minimal 3 (skala 1 sd. 5) pada tahun 2014.  Sertifikasi Dosen Tetap 100% pada tahun 2014.  Jenjang pedidikan dosen tetap minimal 30% berijazah doktor (S3) ada tahun 2014.  Jabatan fungsional dosen tetap minimal 10% guru besar (profesor) ada tahun 2014. Layanan jenjang pendidikan  Menyelenggaraan program doktor minimal satu program studi ada tahun 2017. Melengkapi dokumen-dokumen di atas, telah pula ditetapkan Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu sebagaimana disajikan pada sub-subbab 2.4.1. (4. Standar mutu) 3. Unit pelaksana UPN ―Veteran‖ Yogyakarta mempunyai unit pelaksana mutu yang terstruktur dan independen selevel Wakil Rektor yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor sebagaimana dinyatakan melalui Keputusan Ketua Yayasan Nomor: KEP/17/YKPP/III/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.


92


Untuk menjamin efektifitas unit penjamian mutu, maka di tingkat Fakultas dan Program Studi telah dibentuk Tim Pelaksanan Penjaminan Mutu yang dipimpin oleh Wakil Dekan I dan Sekretaris Program Studi melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/73/V/2010 tentang Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas dan Tingkat Program Studi Jenjang S-1 di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Unit pelaksana mutu dijelaskan pada sub-subbab 2.1.2. (Struktur Organisasi) dan Gambar tentang Struktur Organisasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, dan sub-subbab 2.3.4 (Sistem Audit Internal) dan gambar tentang struktur organisasi penjaminan mutu BPM. 4. Standar mutu Menindaklanjuti pernyataan mutu, kebijakan mutu dan sasaran mutu di atas, maka UPN ―Veteran‖ telah menetapkan standar mutu, sasaran mutu, dan capaian mutu yang sepenuhnya mengacu pada Buku III Pedoman Penyusunan Borang BANPT yang telah ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor, dan menjadi fokus kegiatan AMAI yang dilakukan setiap tahun. Dokumen borang standar mutu, sasaran mutu, dan capaian mutu yang dikirimkan masing-masing Program Studi ke BPM akan menjadi desk evaluasi bagi auditor internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dan selanjutnya dilakukan audit pada masing-masing satuan kerja. Surat Keputusan standar mutu, sasaran mutu, dan capaian mutu disajikan pada tabel di bawah ini. No

Nomor SKEP

Tentang

(1)

(2)

1.

SKEP/140/X/2012

2.

SKEP/141/X/2012

Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Prodi Diploma di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

3.

SKEP/142/X/2012

Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu

(3) Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Fakultas/Pengelola Program Studi Diploma di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta


93


No

Nomor SKEP

Tentang

(1)

(2)

4.

SKEP/139/X/2012

Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Program Studi Sarjana di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

5.

SKEP/137/X/2012

Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Pengelola Program Studi Magister di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

6.

SKEP/143/X/2012

Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu Program Studi Magister di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

(3) Fakultas/Pengelola Program Studi Sarjana di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

5. Prosedur mutu Sebagaimana diketahui dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 terdiri dari Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir. Dalam rangka mempersiapkan dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, maka telah disusun berbagai Prosedur Mutu yaitu (1) PM-BPM-01

: Pengendalian Dokumen dan Rekaman

(2) PM-BPM-02

: Internal Audit

(3) PM-BPM-03

: Pengendalian Pelayanan Tidak Sesuai

(4) PM-BPM-04

: Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

(5) PM-BPM-05

: Pedoman Rapat Tinjauan Manajemen

(6) PM-BPM-06

: Monitoring Proses Pembelajaran

6. Instruksi kerja Sebagaimana disebutkan di atas, telah disusun dokumen ISO 9001:2008 yang meliputi Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir.


94


Dalam rangka mempersiapkan dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, maka telah disusun berbagai Instruksi Kerja sebagaimana disajikan pada tabel berikut : Kode Dokumen (3)

No.

Satker

(1)

(2)

1.

BPM

IK-BPM-01

Pedoman Pengembangan Kurikulum

2.

idem

IK-BPM-02

Buka Tutup Progam Studi

3.

idem

IK-BPM-03

Pedoman Pengembangan Suasana Akademik

IK-BPM-04

Pedoman Penilaian Kinerja Sumberdaya Manusia

IK-BPM-05

Pedoman Penyusunan Rencana Pembelajaran Semester

4. 5.

idem idem

Nama Dokumen (4)

6.

idem

IK-BPM-06

Standar Pengarsipan

7.

idem

IK-BPM-07

Standar Penomoran Dokumen

8.

idem

IK-BPM-08

Daftar dokumen eksternal

9.

idem

IK-BPM-09

Daftar dokumen internal

10.

Biro Administrasi IK-BAAK-01 Akademik dan Kemahasiswaan

Penerimaan mahasiswa baru

11.

idem

IK-BAAK-02

Pra putus studi dan putus studi

12.

idem

IK-BAAK-03

Wisuda

13.

idem

IK-BAAK-04

Dispensasi penerimaan mahasiswa baru

14.

idem

IK-BAAK-05

Penanganan keluhan mahasiswa

IK-BAAK-06

Perkuliahan, penilaian hasil belajar dan monitoring

15.

idem

16.

idem

IK-BAAK-07

Pengukuran kepuasan mahasiswa dan lulusan

17.

idem

IK-BAAK-08

Penyusunan skripsi

18.

Idem

IK-BAAK-09

Pedoman kerja praktek

19.

idem

IK-BAAK-10

Penanganan soal ujian

20.

idem

IK-BAAK-11

Cuti akademik


95


No.

Satker

(1)

(2)

Kode Dokumen (3)

21.

idem

IK-BAAK-12

Mahasiswa alih jenjang dan pindahan

22.

Biro Umum

IK-BUM-01

Pengebangan prasarana dan sarana

23.

idem

IK-BUM-02

Pedoma pembinaan pegawai

24.

idem

IK-BUM-03

Perencanaan kepegawaian

25.

idem

IK-BUM-04

Pengembangan sumberdaya manusia

26.

idem

IK-BUM-05

Pengembangan karier

27.

idem

IK-BUM-06

Pengadaan barang dan jasa

28.

idem

IK-BUM-07

Pemeriksaan dan penerimaan barang

29.

Biro Kerjasama dan Komunikasi

IK-BKK-01

Pedoman kerjasama

30.

idem

IK-BKK-02

Penulusuran alumni

31.

LPPM

IK-LPPM-01

Penelitian

32.

idem

IK-LPPM-02

Pengabdian kepada masyarakat

Nama Dokumen (4)

Pengertian Instruksi Kerja dalam SMM ISO 9001:2008 mempunyai kesetaraan dengan pengertian Surat Keputusan, Manual Prosedur, Standar Operation Prosedure (SOP) maupun istilah lain. Oleh sebab itu, peraturan-peraturan yang tercantum pada Referensi dan tertulis pada dokumen borang dan evaluasi diri dapat dapat dipandang sebagai Instruksi Kerja. Selain hal tersebut, UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah mempunyai Manual Prosedur di bidang sumber daya manusia yaitu: (1)

Nomor: PEG-01 tentang Penerimaan Pegawai.

(2)

Nomor: PEG-02 tentang Pengangkatan Calon Pegawai Menjadi Pegawai Tetap.

(3)

Nomor: PEG-03 tentang Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3).


96


(4)

Nomor: PEG-04 tentang Usulan Pengangkatan dan Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(5)

Nomor: PEG-05 tentang Usulan Kenaikan Pangkat (UKP).

(6)

Nomor: PEG-06 tentang Kenaikan Gaji Berkala (KGB).

(7)

Nomor: PEG-07 tentang Dosen Berprestasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(8)

Nomor: PEG-08 tentang Tenaga Kependidikan Berprestasi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(9)

Nomor: PEG-09 tentang Usulan Tenaga Kependidikan Berprestasi Kopertis V DIY.

(10) Nomor: PEG-11 tentang Satyalancana Karya Satya PNS Kemenhan DPK UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (11) Nomor: PEG-12 tentang Ijin Nikah Pegawai UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (12) Nomor: PEG-13 tentang Ijin Cerai Pegawai UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (13) Nomor: PEG-14 tentang Pensiun PNS Kemenhan DPK UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (14) Nomor: PEG-15 tentang Pensiun Pegawai Tetap Yayasan. (15) Nomor: PEG-16 tentang Studi Banding Kepegawaian. 7. Pentahapan sasaran mutu Pentahapan sasaran mutu tercakup dalam Surat Keputusan Rektor sebagaimana tercakup dan disajikan dalam sub-subbab 2.4.1 (4. Standar mutu). Secara ringkas, pentahapan sasaran mutu dicapai dengan langkah-langkah sebagai berikut: (1) Menetapkan butir dan deskripsi, bobot, dan standar mutu sebagaimana atau mengacu pada Buku III Pedoman Penyusunan Borang BAN-PT. (2) Menetapkan base line masing-masing Pengelola Program Studi dan Program Studi. BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013

97


(3) Masing-masing Pengelola Program Studi dan Progam Studi menetapkan sasaran mutu pada TA 2013/2014, TA. 2014/2015, TA 2015/2016, dan seterusnya. (4) BPM

melalui

dikomparasikan

kegiatan dengan

AMAI

menetapkan

sasaran

mutu

capaian

mutu

masing-masing

yang

Pengelola

Program Studi dan Program Studi. Dengan pentahapan sasaran mutu yang terus menerus setiap semester dengan mengacu kepada Buku III Pedoman Penyusunan Borang BAN-PT diharapkan setiap Program Studi sudah siap dalam menyusun dokumen akreditasi BAN-PT karena dokumen senantiasa dirawat dan dimutakhirkan setiap semester. Oleh sebab itu, diharapkan sasaran mutu akreditasi dari 23 Prodi yang diselenggarakan saat ini, minimal 50% terakreditasi BAN-PT dengan peringkat A dan tanpa peringkat C dapat dicapai pada tahun 2017. 2.4.2. Implementasi Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Implementasi penjaminan mutu perguruan tinggi dilaksanakan melalui kegiatan audit, monitoring, dan menjaring persepsi stakeholder tentang mutu layanan manajemen sebagaimana dijelaskan pada Kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Internal. Sedangkan untuk kegiatan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) telah dijelaskan pada sub sub bab 2.3.4 Sistem Audit Internal. Implementasi penjaminan mutu di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah melalui serangkaian millstone untuk secara berkelanjutan mencapai posisi saat ini, yaitu (1) pembentukan Badan Penjaminan Mutu (BPM), (2) deklarasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI-PT), (3) implementasi SPMIPT, (4) Re-evaluasi implementasi SPMI-PT, dan (5) komitmen melaksanakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. 1. Pembentukan Badan Penjaminan Mutu (BPM)


98


Pembentukan Badan Penjaminan Mutu (BPM) yang mandiri menjadi kebijakan penting dan komitmen universitas untuk mendukung proses penjaminan mutu yang efektif. Oleh sebab itu diterbitkan Surat Keputusan Ketua BP UPN ―Veteran‖ Nomor:

Skep/206/XII/2005

tentang

Badan

Penjaminan

Mutu

Unversitas

Pembangunan Nasional ―Veteran‖. Tujuan pembentukan BPM adalah dalam rangka

memelihara

dan

meningkatkan

mutu

pendidikan

tinggi

secara

berkelanjutan oleh UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sesuai kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholder). 2. Deklarasi SPMI-PT Deklarasi

SPMI-PT

di

lingkungan

UPN

―Veteran‖

Yogyakarta

sebagai

implementasi berkomitmen untuk melaksanakan SPMI-PT maupun Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) untuk mencapai penjaminan mutu (quality assurance)

secara

bertahap

berkelanjutan

dan

memperoleh

continuous

improvement sebagaimana dicanangkan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi di dalam Higher Education Long Term Strategy (HEALTS) 2003 – 2010. Menindaklanjuti hal tesebut, maka telah disosialisasikan penjaminan mutu dalam bentuk piagam Deklarasi Pelaksanaan Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi di UPN “Veteran” Yogyakarta oleh Rektor pada tanggal 4 September 2006 sebagaimana di bawah ini.


99


3. Implementasi SPMI-PT Implementasi SPMI-PT dilakukan sebagai tindak lanjut deklarasi tersebut, maka sejak tanggal 4 September 2006 ditetapkan sebagai milestone implementasi SPMI-PT di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dan mulai dipersiapkan berbagai Dokumen Mutu yang diperlukan. Untuk memperoleh pengakuan legal formal atas implementasi SPMI-PT, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah memperoleh hasil evaluasi Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi 2008 dari Departemen Pendidikan Nasional Dirjen Dikti pada Desember 2008. Sebagaimana diketahui untuk mengevaluasi implementasi SPMI-PT, Direktorat Akademik

telah

melaksanakan

Program

Evaluasi

Implementasi

Sistem

Penjaminan Mutu Internal perguruan tinggi di Indonesia. Pada tahap tersebut evaluasi lebih dititikberatkan pada keberadaan dan kelengkapan dokumen sehingga bobot penilaian untuk implementasi lebih kecil. Pada bulan Agustus BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013

100


2008, ditetapkan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sebagai salah satu dari 127 perguruan tinggi yang ditetapkan mengikuti Site Verification dan Technical Assistance. Hasil evaluasi implementasi SPMI-PT dari Site Verification dan Technical menempatkan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada peringkat 19 dari 62 perguruan tinggi yang dinilai telah menerapkan SPMI-PT. Selanjutnya, berdasarkan surat Ditjen Dikti Nomor: 0229/D2.4/2010 perihal Diseminasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Perguruan Tinggi 2010 tanggal 3 Februari 2010 bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dinyatakan masuk dalam “List 68 Perguruan Tinggi Terbaik Dalam Evaluasi SPMI Tahun 2008”. UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara bertahap berkelanjutan melengkapi dokumen SPMI-PT. Untuk meningkatkan pemahaman tentang SPMI-PT, termasuk audit akademik dan audit non-akademik, beberapa anggota BPM telah dikirim ke berbagai intitusi pendidikan, antara lain UGM, IPB, dan Kopertis Wilayah V DIY sehingga sampai saat ini telah memiliki dari 48 auditor Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) yang bersertifikat maupun mempunyai sertifikat Pelatihan SPMI dan SPME. 4. Re-evaluasi implementasi SPMI-PT Re-evaluasi implementasi SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dilaksanakan sesuai surat Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan Dirjen Dikti tanggal 26 Januari 2012 perihal re-evaluasi imlementasi SPMI dimana UPN ―Veteran‖ Yogyakarta merupakan salah satu dari kelompok 68 perguruan tinggi. Akan tetapi sampai saat ini belum terbit hasil re-evaluasi implementasi SPMI dari Dirjen Dikti. Dalam re-evaluasi SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada dasarnya telah memberikan konfirmasi ―Ya‖ atau bernilai ―telah melakukan‖ untuk berbagai pernyataan yang diajukan dalam borang. Secara umum pernyataan borang mencakup 5 bagian besar yaitu (1) kebijakan SPMI-PT 10 butir pernyataan, (2) Manual SPMI-PT 5 butir pernyataan, (3) Standar dalam SPMI-PT 46 butir


101


pernyataan, (4)

Implemenasi SPMI-PT 10 butir pernyataan, (5) Peningkatan

Berkelanjutan SPMI-PT 7 butir pernyataan. 5. Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 telah ditetapkan oleh top management untuk menjamin dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan dan sebagai tindak lanjut bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah waktunya memasuki era SMM mengingat adanya sinerji dokumen antara SPMI, SPME dan ISO. Menindaklanjuti komitmen tersebut maka telah dilaksanakan Kerjasama (MoU) antara PT. Panji Teknologi Consultant Services sebagai konsultandengan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Nomor: 25/PKS/UPN/XII/201 dan Nomor:

PTS/158-PN/ISO/2012.

Sedangkan

sebagai

lembaga

sertifikasi

manajemen mutu direncanakan dilakukan oleh PT. British Standard Institute (BSI) Jakarta. Menindaklanjuti komitmen implementasi SMM tersebut, maka diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/130/X/2012 tentang Partisipasi Satuan Kerja pada Kegiatan ISO 9001:2008, Nomor: SKEP/05/I/20013 tentang Management Representative pada Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, dan Nomor: SKEP/21/II/2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Selanjutnya telah ditetapkan bahwa tanggal 13 Maret 2013 sebagai milestone implementasi SMM ISO 9001:2008 di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Saat ini secara bertahap sedang disusun berbagai dokumen sebagai persyaratan yang ditetapkan lembaga sertifikasi manajemen mutu meliputi Manual Mutu (1 dokumen), Prosedur Mutu (6 dokumen), Instruksi Kerja (31 dokumen), dan Formulir (disesuaikan kebutuhan satuan kerja), tetapi belum diimpementasikan. Diharapkan pada saat visitasi asesor AIPT, UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah mendapat sertifikasi ISO 9001:2008.


102


Sampai sertifikasi tersebut telah diterima, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta masih memberlakukan dokumen Sistem Penjaminan Mutu yang telah dirintis sejak tahun 2006 dan masih diimplementasikan sampai dokumen Borang Akreditasi Institusi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 2013 ini disusun. Dokumen SPMI-PT yang dimiliki UPN ―Veteran‖ Yogyakarta SAAT INI sebanyak 36 buah sebagaimana disajikan pada tabel di bawah ini. No.

Kode Dokumen

Nama Dokumen

(1)

(2)

(3)

1.

UPNVY-BKM-05.01.00

Buku Pedoman Pelaksanaan Jaminan Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

2.

UPNVY-BKM-05.01.01

Manual Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

3.

UPNVY-BKM-05.01.02

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik dan Audit Mutu Akademik Internal UPN ―Veteran Yogyakarta

4.

UPNVY-BPM-06.01.03

Manual Mutu Penelitian UPN ―Veteran Yogyakarta

5.

UPNVY-BPM-06.01.04

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Penelitian dan Audit Mutu Penelitian Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

6.

UPNVY-BPM-06.01.05

Manual Mutu Pengabdian kepada Masyarakat UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

7.

UPNVY-BPM-07.01.01

Kebijakan SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

8.

UPNVY-BPM-07.01.02

Manual Prosedur Penetapan Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

9.

UPNVY-BPM-07.01.03

Manual Prosedur Pelaksanaan Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

UPNVY-BPM-07.01.04

Manual Prosedur Pengendalian Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

11.

UPNVY-BPM-07.01.05

Manual Prosedur Peningkatan Standar SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

12.

UPNVY-BPM-07.01.06

Manual Mutu Sumberdaya Manusia UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

10.


103


No.

Kode Dokumen

Nama Dokumen

(1)

(2)

(3)

13.

UPNVY-BPM-07.01.07

Kode Etik Auditor Mutu Akademik

14.

UPNVY-BPM-07.01.08

Manual Prosedur Imlementasi Penjaminan Mutu Pengabdian Masyarakat dan Audit Mutu Abdikemas Internal

15.

UPNVY-BPM-08.01.09

Manual Mutu Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

16.

UPNVY-BPM-08.01.10

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

17.

UPNVY-BPM-08.01.11

Manual Mutu Sarana dan Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

18.

UPNVY-BPM-08.01.12

Manual Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

19.

UPNVY-BPM-08.01.13

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakara dan Audit Mutu Sarana dan Prasarana Internal

20.

UPNVY-BPM-08.01.14

Instrumen Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

21.

UPNVY-BPM-08.01.15

Manual Prosedur Pengembangan Karier dan Penilian Kinerja Sumberdaya Manusia UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

22.

UPNVY-BPM-10.01.15

Manual Prosedur Penyusunan Rencana Stratagis Tahun 2007—20012, Rencana Operasional dan Anggaran Tahun Satker UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

23.

PHKI-MM 10.01.01

Manual Mutu Sarana Prasarana

24.

PHKI-MM 10.01.02

Manual Mutu Sumberdaya Manusia

25.

PHKI-MP 10.01.03

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana dan Audit Mutu Sarana Prasarana Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

26.

PHKI-MP 10.01.04

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sumberdaya Manusia Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

27.

UPNVY-BPM-11.01.04 Revisi 01


Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Penelitian dan Publikasi serta Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal

104


No.

Kode Dokumen

Nama Dokumen

(1)

(2)

(3)

28.

29.

UPNVY-BPM-11.01.08 Revisi 01 UPNVY-BPM-11.01.00 Revisi 01 UPNVY-BPM-11.01.10

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Pengabdian kepada Masyarakat dan Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

Revisi 01

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Kerjasama dan Audit Mutu Kerjasama Internal

31.

UPNVY-BPM-11.01.16

Kebijakan SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

32.

UPNVY-BPM-11.01.17

Manual Prosedur Monitoring Proses Pembelajaran UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

30.

33.

UPNVY-BPM-11.01.02 Revisi 01

Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

34.

UPNVY-BPM-11.01.18

Buku Pedoman Pengembangan Suasana Akademik

35.

UPNVY-BPM-12.01.19

Manual Prosedur Penilaian Indeks Kinerja Dosen (IKD) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

36.

UPNVY-BPM-12.01.20

Instruksi Kerja Penerimaan Tamu

37.

UPNVY-BPM-12.01.21

Manual Prosedur Permohonan Dispensasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru

38.

UPNVY-BPM-12.01.22

Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Diploma

39.

UPNVY-BPM-12.01.23

Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Sarjana

40.

UPNVY-BPM-12.01.24

Manual Prosedur Tata Cara Penyelenggaraan Beasiswa Bagi Putra Putri Anggota TNI dan PNS di Lingkungan Kemhan yang Melaksanakan Pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

41.

UPNVY-BPM-12.01.25

Manual Prosedur Tata Cara Penyiapan Dokumen Akreditasi Program Studi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta

42.

UPNVY-BPM-12.01.26

Manual Mutu Tata Cara Pendaftaran Wisuda


105


Melengkapi dokumen tentang Sistem Penjaminan Mutu pada tersebut di atas, maka telah ditetapkan Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu melalui 6 (enam) Surat Keputusan Rektor yaitu SKEP/140/X/2012, SKEP/140/X/2012, SKEP/140/X/2012, SKEP/139/X/2012, SKEP/137/X/2012, dan SKEP/143/X/2012. Pada dasarnya Standar Mutu yang ditetapkan sepenuhnya mengacu pada tujuh Standar Borang Akreditasi sebagaimana tercantum pada Buku III Pedoman Penyusunan Borang, sehingga secara otomatis dokumen tersebut berfungsi sebagai SPMI sekaligus sebagai SPME. 2.4.3. Monitoring Dan Evaluasi Penjaminan Mutu, Serta Tindak Lanjutnya Monitoring dan evaluasi ditetapkan melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu maupun Kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Internal, telah dilaksanakan secara reguler setiap semester atau setiap tahun yang telah terdokumentasi, disosialisasikan, dan ditindaklanjuti dengan baik dalam bidang: (1) pendidikan, (2) penelitian, (3) pengabdian kepada masyarakat, (4) sarana dan prasarana, (5) keuangan, (6) manajemen, (7) audit mutu kerjasama, dan (8) sumberdaya manusia. Hasil kegiatan monevin selanjutnya dilaporkan kepada Rektor untuk mendapat tindak lanjut. 1. Pendidikan Monitoring dan evaluasi bidang pendidikan dilakukan dalam bentuk: (1) Montoring Proses Pembelajaran yang dilaksanakan pada bulan Januari dan Juli, (2) Audit Mutu Akademik yang dilaksanakan pada bulan September. Berkaitan monitoring dan evaluasi pendidikan, maka telah diterbitkan Surrat Keputusan Rektor: (1) Nomor: SKEP/73/V/2010 tentang tentang Tim Pelaksana Penjaminan Mutu tingkat Fakultas dan tingkat Program Studi. Tim tersebut akan bertindak sebagai penghubung antara BPM dengan dengan Fakultas dan Program Studi terkait sistem penjaminan mutu, dan (2) Nomor: SKEP/03/I/2012


106


tentang Tim Monitoring dan Evaluasi Penyusunan Laporan Semester (EPSBED) UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, (3) Nomor: SPRIN/162-0/XI/2012 tentang Pelatihan Auditor Internal ISO 9001:2008. Auditor internal diharapkan akan menjadi tulang punggung kegiatan monitoring dan evaluasi Sistem Manajemen Mutu, dan (4) Nomor: SKEP/21/II/2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. Dalam surat keputusan tersebut mencantumkan struktur organisasi SMM dan Management Representative masing-masing Fakultas/Program Studi. 2. Penelitian Monitoring dan evaluasi bidang penelitian dilakukan dalam bentuk Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal (AMPPI) yang dilaksanakan pada bulan Mei. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan diimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4). 3. Pengabdian kepada masyarakat Monitoring dan evaluasi bidang pengabdian kepada masyarakat dilakukan dalam bentuk Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Internal (AMPMI) yang dilaksanakan pada bulan Mei. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan dimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16

tentang

Panduan

Pelaksanaan

Penjaminan

Mutu

Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4). 4. Sarana dan prasarana Monitoring dan evaluasi bidang sarana dan prasarana dilakukan dalam bentuk Audit Sarana dan Prasarana yang akan dilakukan sesuai kebutuhan. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan dimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4).


107


5. Keuangan Monitoring dan evaluasi bidang keuangan dilakukan dalam bentuk Audit Keuangan yang dilaksanakan pada bulan Juni sd. Agustus. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan dimplementasi melalui

dokumen

mutu

Nomor:

UPNVY-BPM-11.01.16

tentang

Panduan

Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4). 6. Manajemen Monitoring dan evaluasi bidang manajemen dilakukan dalam bentuk: (1) survei Kinerja Pegawai dan Pejabat Struktural yang dilaksanakan pada bulan April-Mei, (2) survei Penilaian Kepuasan Dosen terhadap Manajemen yang dilaksanakan pada bulan Maret, dan (3) survei Penilaian Kepuasan Pegawai Kependidikan terhadap Manajemen yang dilaksanakan pada bulan Maret, dan (4) survei Penilaian Kepuasan Mahasiswa yang diilaksanakan pada bulan Maret. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan dimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4). 7. Kerjasama Monitoring dan evaluasi bidang kerjasama Audit Mutu Kerjasama yang dilaksanakan pada bulan Mei. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan diimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16

tentang

Panduan

Pelaksanaan

Penjaminan

Mutu

Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4). 8. Sumberdaya manusia Monitoring dan evaluasi bidang sumberdaya manusia dilakukan dalam bentuk: (1) Laporan Kinerja Dosen (LKD) setiap semester, dan (2) Rapor Kinerja Dosen (RKD) setiap semester. Landasan legalitas kegiatan tersebut adalah sistem audit internal yang ditetapkan dan diimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013

108


UPNVY-BPM-11.01.16

tentang

Panduan

Pelaksanaan

Penjaminan

Mutu

Akademik (lihat sub-subbab 2.3.4). Prosedur monitoring dan evaluasi SPMI-PT di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dijelaskan pada sub-subbab 2.3.4 (Sistem Audit Internal). 2.4.4. Peranan Institusi Dalam Pembinaan Program Studi (Pengembangan Program Studi Serta Bantuan Penyusunan Dokumen Akreditasi Dalam Bentuk Pelatihan, Dan Informasi) Peringkat akreditasi program studi merupakan salah satu tolok ukur kinerja pendidikan sehingga mendapat perhatian yang besar dari universitas. Secara terus menerus pimpinan universitas senantiasa mengingatkan bahwa akreditasi harus merupakan budaya bukan merupakan tujuan akhir sehingga memerlukan komitmen stakeholder. UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara institusional mempunyai komitmen dan memberikan pembinaan secara maksimal atas: (1) pengembangan program studi, dan (2) penyusunan dokumen akreditasi. 1. Pengembangan program studi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menyadari bahwa kinerja Program Studi menjadi ujung tombak atas kredibiltas Unverstas di masyarakat. Oleh sebab itu Progam Studi senantiasa dikembangkan sesuai dengan peraturan pemerintah, kebutuhan industri dan masyarakat. Beberapa bentuk komitmen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dalam pengembangan Program Studi dengan menerbitkan berbagai Surat Keputusan Rektor antara lain: (1) Nomor: SKEP/117/IX/2012 tentang Pembukaan dan Penutupan Program Studi di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (2) SKEP/45/III/2012: Tim Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas, Prodi Jenjang S2, S1 dan D3 UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.


109


(3) SKEP/38/III/2012: Penerbitan Jurnal Berkala Ilmiah di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (4) Nomor: SKEP/114/X/2011 tentang Struktur Kurikulum dan Sebaran Matakuliah di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogakata. (5) Nomor: SKEP/55/III/2011 tentang Renana Pembelajaran Semester (RPS) di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (6) SKEP/64/V/2010 tentang Peraturan Keikutsertaan dalam Program Pasca Doktoral (PPD) dan Program Dosen Tamu (PDT) UPN ―Veteran Yogakarta. (7) SKEP/14/II/2004 tentang Ketentuan Studi Lanjut bagi Dosen UPN ―Veteran‖ Yogakarta. Untuk menjamin kegiatan proses belajar mengajar dan Tridarma Perguruan Tinggi di Program Studi, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta menganut sistem manajemen Desentralisasi Anggaran dan Desentralisasi Akademik. Hal itu berarti Program Studi diberi kewenangan untuk menyusun dan mengelola anggaran sesuai kaidah yang ditetapkan Universitas, dan juga menetapan kebijakan akademik khususnya kurikulum sesuai kaidah yang ditetapkan Universitas. Bagi Progam Studi yang mempunyai animo mahasiswa yang sangat tinggi (Program Studi di Lingkungan Fakultas

Teknologi

Mineral)

mendapat

pendanaan

tambahan

untuk

pengembangan sarana dan prasarana sehingga tetap mampu dan bahkan meningkatkan mutunya. 2. Penyusunan dokumen akreditasi Untuk memberdayakan seluruh potensi universitasmaka telah diterbitkan berbagai peraturan/dokumen/kegiatan untuk mendukung akreditasi program studi, antara lain: (1)

Diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/102/VII/2012 tentang Asesor Internal di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Asesor internal


110


dimaksud adalah dosen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta yang menjadi asesor BAN-PT

yaitu

Prof.

Dr.

Ir.

Sari

Bahagiarti

K,

M.Sc,

Prof. Dr. Ir. Sutanto, DEA, Dr. Ir. Dyah Rini Ratnaningsih, MT, Dr. Ir. Barlian Dwi Nagara, MT, dan Dr. Ir. Harry Budiharjo Sulistyarso, MT. Asesor internal bertindak untuk memberi pengarahan awal dan menjadi nara sumber pada saat penyusunan dokumen akreditasi, dan menjadi internal reviewer akreditasi sebelum dokumen tersebut dikirim ke BAN-PT. (2)

Diterbitkan 6 (enam) Surat Keputusan Rektor tentang Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu yang menjadi fokus dari kegiatan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI).

(3)

Menerbitkan Manual Prosedur Nomor: UPNVY-BPM-12.01.25 tentang Tata Cara Penyiapan Dokumen Akreditasi Program Studi di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Dalam Manual Prosedur, peran universitas antara lain menerbitkan Surat Keputusan Rektor tentang pembentukan Tim Akreditasi Prodi pada 11 (sebelas) bulan sebelum masa ijin akreditasi berakhir, dan menunjuk dua asesor internal untuk menjadi pendamping penyusunan dokumen akreditasi.

(4)

Surat

Keputusan

Rektor

Nomor:

SKEP/84a/V/2012

tentang

Tim

Pelaksana Penyusunan Laporan Semesteran/Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED) yang menunjuk petugas masingmasing program studi sebagai pelaksana/penanggung jawab atau tim adhoc. (5)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/81/V/2012 tentang Pangkalan Data Tridarma Perguruan Tinggi di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.  Masing-masing

jurusan/program

studi

menyediakan

rak

(almari

terbuka) sebagai pangkalan data tridarma perguruan tinggi.  Setiap dosen diwajibkan menyimpan seluruh dokumen tridarma perguruan tinggi pada kotak yang disediakan, dan segera memasukan data tersebut pada komputer yang disediakan.


111


(6)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/163/XII/2012 tentang Inventarisasi Data Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat bagi Dosen di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.  Kegiatan Tridarma Perguruan Tinggi bidang penelitian dan bidang pengabdian kepada masyarakat yang telah dilakukan dosen harus dilaporkan kepada universitas cq. Lembaga Penerlitian dan Pengabdian keada Masyarakat (LPPM) paling lambat 3 (tiga) bulan sejak kegiatan dinyatakan berakhir.  Kegiatan yang tidak dilaporkan kepada universitas sebagaimanan waktu yang telah ditentukan, maka tidak dapat dipergunakan untuk kenaikan Angka Kredit.

(7)

Surat

Keputusan

Pelaksana

Rektor

Penjaminan

Nomor:

Mutu

SKEP/84a/V/2012

Jurusan

dan

Fakultas

tentang

Tim

yang

akan

mengumpulkan, memelihara, merawat dan memutakhirkan data secara berkelanjutan. (8)

Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP/38/III/2012 tentang Penerbitan Jurnal Berkala Ilmiah di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta.

(9)

Laporan Rektor yang diterbitkan setiap tahun dalam Dies Natalis.

(10) Data yang disimpan secara struktural pada masing-masing satuan kerja. (11) Mengikuti pelatihan SPMI, SPME, dan pengisian borang akreditasi yang

diselenggarakan oleh Kopertis Wilayah V DIY maupun lembaga lain yang kredibel. (12) Mengadakan pelatihan SPMI, SPME, dan pengisian borang akreditasi

yang diselenggarakan oleh UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. (13) Universitas mempersiapkan kepanitiaan dan komitmen pendanaan yang

mencukupi untuk kegiatan akreditasi.


112


2.4.5. Ketersediaan Dan Pelaksanaan Basis Data Institusi Dan Program Studi Untuk Mendukung Penyusunan Dokumen Evaluasi Diri Dalam berbagai kesempatan management representative team senantiasa menekankan bahwa evaluasi diri merupakan kebutuhan melekat atau borang melekat tanpa dikaitkan dengan kegiatan akreditasi. Dengan prinsip tersebut, maka setiap saat permintaan evaluasi diri dari lembaga manapun dapat dipenuhi secara maksimal karena memiliki azas ―kerjakan yang anda tulis dan tulis yang anda kerjakan” dan keyakinan bahwa evaluasi diri harus didukung dengan ―basis data yang lengkap dan cepat”. UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah mengembangkan Computer Base Information System (CBIS) yang berisi 6 (enam) basis data penting dalam tata kelola universitas,

yaitu

(1) Sistem

Informasi Akademik, (2) Sistem Informasi

Perpustakaan, (3) Sistem Informasi Kepegawaian, (4) Sistem Informasi Alumni, (5) Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru, dan (6) Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa. Ke enam basis data tersebut diharapkan menjadi pendukung dalam penyusunan borang akreditasi dan evaluasi diri. Walaupun sudah cukup lama dikembangkan, Computer Base Information System (CBIS) pada saat ini belum memberikan hasil yang maksimal dan masih terus dikembangkan untuk mencapai kesempurnaan yang diinginkan. Untuk menghadapi akreditasi, UPN ―Veteran‖ Yogyakarta mengembangkan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) yang sepenuhnya mengacu kepada tujuh parameter BAN-PT. Sebagai desk evaluation Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), maka telah diterbitkan 6 (enam) Surat Keputusan Rektor tentang Standar Mutu,

Sasaran

Mutu,

dan

Capaian

Mutu

Program

Studi

yang

harus

didokumentasikan setiap semester. Basis data lain untuk mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri berada pada masing-masing satuan kerja (Warek, Dekan, PPs, LPPM, BPM, Biro, UPT) dan


113


jajarannya, yang telah mendokumentasikan kegiatan Tridarma Perguruan Tinggi secara memadai. 2.4.6. Jumlah Program Studi Dan Status Akreditasi BAN-PT UPN ―Veteran‖ Yogyakarta mengelola 5 (lima) Fakultas dan 1 (satu) Pascasarjana

No

Program Studi

SK Dan Tanggal Akreditasi

SK Dan Tanggal Ijin Prodi

Status

dengan program studi disajikan sebagaimana tabel berikut:

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

025/BAN-PT/Ak-XI/S1/X/2008 17 Oktober 2008 025/BAN-PT/Ak-XI/S1/X/2008 17 Oktober 2008 025/BAN-PT/Ak-XI/S1/X/2008 17 Oktober 2008 061/BAN-PT/Ak-XIV/S1/VI/2012 20 Juni 2012 018/BAN-PT/Ak-XII/S1/VII/2009 10 Juli 2009

9590/D/T/K-V/2011 10 November 2011 9589/D/T/K-V/2011 10 November 2011 9580/D/T/K-V/2011 10 November 2011 11743/D/T/K-V/2012 1 Mei 2012 14678/D/T/K-V/2013 20 Februari 2013

FAKULTAS TEKNOLOGI MINERAL (1)

Prodi Teknik Perminyakan

(2)

Prodi Teknik Pertambangan

(3)

Prodi Teknik Geologi

(4)

Prodi Teknik Lingkungan

(5)

Prodi Teknik Geofisika

1.

B B B B C

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

2.

(1)

Prodi Teknik Kimia

(2)

Prodi Teknik Industri

(3)

Prodi Teknik Informatika

(4)

Prodi Teknik Kimia (D3)

017/BAN-PT/Ak-XI/S1/VIII/2008 3 Agustus 2008 044/BAN-PT/Ak-XI/S1/VIII/2008 4 Februari 2011 042/BAN-PT/Ak-XV/S1/XI/2012 23 November 2012 012/BAN-PT/Ak-IX/DpI-III/VII/2009 17 Juli 2009

9579/D/T/K-V/2011 10 November 2011 9588/D/T/K-V/2011 10 November 2011 10930/D/T/K-V/2012 8 Maret 2012 11744/D/T/K-V/2012 1 Mei 2012

024/SK/BAN-PT/Ak-XV/S/I/2013

9582/D/T/K-V/2011

25 Januari 2013

10 November 2011

044/SK/BAN-PT/Ak-XV/S/II/2013

9581/D/T/K-V/2011

7 Februari 2013

10 November 2011

011/BAN-PT/Ak-XI/S1/VI/2008

9584/D/T/K-V/2011

20 Juni 2008

10 November 2011

B B B C

FAKULTAS PERTANIAN

3.

(1)

Prodi Agroteknologi

(2)

Prodi Agribisnis

B B

FAKULTAS EKONOMI 4. (1)

Prodi Manajemen


B

114

No

Program Studi

SK Dan Tanggal Akreditasi

SK Dan Tanggal Ijin Prodi

Status


(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

030/BAN-PT/Ak-V/S1/XII/2007

9591/D/T/K-V/2011

14 Desember 2007

10 November 2011

014/BAN-PT/Ak-XI/S1/VII/2008

9583/D/T/K-V/2011

5 November 2008

10 November 2011

(2)

Prodi Akuntansi

(3)

Prodi Ilmu Ekonomi

B B

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK (1)

Prodi Ilmu Hubungan Internasional

5. (2)

Prodi Ilmu Komunikasi

(3)

Prodi Administrasi Bisnis

053/BAN-PT/Ak-XIII/S1/VII/2011

9587/D/T/K-V/2011

18 Maret 2011

10 November 2011

020/BAN-PT/Ak-XI/S1/VIII/2008

9586/D/T/K-V/2011

29 Agustus 2011

10 November 2011

043/BAN-PT/Ak-XIII/S1/I/2011

9585/D/T/K-V/2011

28 Januari 2011

10 November 2011

023/BAN-PT/Ak-V/S2/XI/2007

12371/D/T/K-V/2012

26 November 2007

12 Juni 2012

023/BAN-PT/Ak-V/S2/XI/2007

6612/D/T/K-V/2011

26 November 2007

26 April 2011

025/SK/BAN-PT/Ak-X/M/I/2013

14677/D/T/K-V/2013

25 Januari 2013

20 Februari 2013

011/BAN-PT/Ak-IX/S2/VIII/2011

3618/D/T/K-V/2010

12 Agustus 2011

31 Agustus 2010

093/SK/BAN-PT/Ak-X/M/II/2013

13200/D/T/K-V/2012

21 Februari 2013

8 Oktober 2012

005/BAN-PT/Ak-VIII/S2/VI/2010

13178/D/T/K-V/2012

24 Juni 2010

3 Oktober 2012

B B A

PROGRAM PASCASARJANA

6.

(1)

Magister Teknik Geologi

(2)

Magister Teknik Pertambangan

(3)

Magister Agribisnis

(4)

Magister Teknik Industri

(5)

Magister Manajemen

(6)

Magister Ilmu Ekonomi

C C B C B C

23 Program Studi

Rekapitulasi akreditasi Program Studi di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta disajikan sebagaimana tabel berikut:


115


No

(1)

(2)

Akademik

Profesi

Total

Jumlah Program Studi Status Akreditasi

Vokasi

S-3

S-2

S-1

Sp-2

Sp-1

Profesi

D-4

D-3

D-2

D-1

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

1.

Terakreditasi A

-

-

1

-

-

-

-

-

NA=1

2.

Terakreditasi B

-

2

14

-

-

-

-

-

NB=16

3.

Terakreditasi C

-

4

1

-

-

1

-

-

NC=6

4.

Akreditasi Kadaluwarsa

-

-

-

-

-

-

-

-

NK=0

5.

Belum Terakreditasi

-

-

-

-

-

-

-

-

NO=0

-

6

16

-

-

1

-

-

NPS=23

Jumlah

Catatan:

Program studi yang dihitung adalah yang sudah memilk izin operasional lebih dari dua tahun, dan sudah ada sistem akreditasi BAN-PT. (

(

) (

)

(

) (

)

)

(

)

= 2,78


116

STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU

Recommend Documents