Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
STANDAR 2 TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DAN PENJAMINAN MUTU
2.1.
Tata Pamong
2.1.1.
Uraikan secara ringkas sistem tata pamong (sebutkan lembaga yang berperan, perangkat pendukung, kebijakan dan peraturan/ketentuan termasuk kode etik yang dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan perguruan tinggi, serta prosedur penetapannya) di institusi perguruan tinggi dalam membangun sistem tata pamong yang kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil, serta pelaksanaannya. Sejalan dengan Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing, maka sistem tata pamong UJ memerhatikan lingkungan eksternal dan internal yang ditetapkan melalui sekumpulan peraturan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristek Dikti), peraturan Yayasan Jayabaya, peratuan Rektor UJ, fakultas (pengelola program studi), program studi, dan/atau satuan kerja (Satker) lainnya. Tata pamong memokuskan pada penyusunan kebijakan dan strategi UJ sehingga tercipta budaya organisasi dan sistem tata pamong yang baik (good governance) yang mencerminkan aspek-aspek: (1) kredibel, (2) transparan, (3) akuntabel, (4) bertanggung jawab, dan (5) adil. 1. Kredibel Tata cara pemilihan dan pengangkatan pejabat struktural di lingkungan UJ mencerminkan aspek kredibel. Secara khusus, telah diterbitkan Peraturan Yayasan Jayabaya Nomor: 025 Tahun 2014 Tentang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pejabat Struktural, Tenaga Kependidikan Universitas Jayabaya, Peraturan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 010 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Pengelolaan Sumber Daya Manusia Universitas Jayabaya, Peraturan Ketua Yayasan Nomor: 008 Tahun 2014 Tentang Kode Etik Dosen Universitas Jayabaya, Peraturan Ketua Yayasan Nomor: 018 Tahun 2014 Tentang Kode Etik Mahasiswa Universitas Jayabaya, Peraturan Ketua Yayasan Nomor: 020 Tahun 2014 Tentang Kode Etik Tenaga
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
60
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Kependidikan Universitas Jayabaya. Guna memeroleh sumber daya manusia yang handal pada bidangnya, telah pula disusun dokumen mekanisme job analysis, job specification dan job description, melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: 003 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Panitia Karier Universitas Jayabaya. 2. Transparan Aspek transparan UJ dapat tercermin melalui kegiatan penyusunan Program Kerja dan Rencana Anggaran (PKRA). Dalam kegiatan tersebut, terlihat alokasi keuangan yang disusun oleh masing-masing Satuan Kerja untuk selanjutnya dikonsolidasikan di tingkat Fakultas, Universitas dan dirapatkan dalam Rapat Koordinasi Program dan Anggaran (RKPA). Bentuk lain dari aspek transparan yang dilaksanakan oleh UJ adalah mewujudkan keterbukaan dengan memberikan informasi data akademik, kemahasiswaan dan administrasi secara akurat dan tepat pada saat yang dibutuhkan bagi pihak yang terkait. Informasi tersebut dapat diakses melalui internet (website). Aspek transparan melalui keterbukaan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan dan kegiatan akademik mahasiswa tercantum dalam Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 038 Tahun 2016 Tentang Penetapan Biaya Pendidikan T.A 2016/2017 Universitas Jayabaya dan Surat Keputusan Rektor Nomor: 026 Tahun 2014 Tentang Penetapan Buku Panduan Administrasi Akademik Universitas Jayabaya. Sejalan dengan visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing, maka PKRA dikaitkan dengan proses pembelajaran yang bermutu, misalnya dengan telah diterbitkan surat keputusan Rekor tentang peringatan putus studi pada semester Gasal (contoh: Surat Keputusan Rektor Nomor: 040 Tahun 2015 Tentang Mahasiswa yang Terkena Peringatan Putus Studi pada Akhir Tahun Akademik 2015/2016), dan Putus Studi pada Semester Genap (contoh: Surat Keputusan Rektor Nomor: 041 Tahun 2015 Tentang Mahasiswa yang Dinyatakan Putus Studi pada Akhir Tahun Akademik 2015/2016).
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
61
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
3. Akuntabel Aspek akuntabel diukur dari pertanggungjawaban terhadap kegiatan yang dilaksanakan antara lain dapat dicerminkan melalui pertanggungjawaban kinerja Rektor yang disajikan dan merupakan bagian dari Pidato Rektor pada kegiatan Wisuda. Selain itu, beberapa kegiatan dari aspek akuntabel adalah melaksanakan audit secara berkala terhadap audit akademik dan nonakademik yang tertuang di dalam Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tentang Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya serta Audit eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT telah) melalui penilaian assesmen kecukupan dan assesmen lapangan. Akuntabilitas juga dicerminkan pada pemilihan Rektor dilakukan secara pemilihan langsung oleh dosen dan tenaga kependidikan yang tertuang dalam Peraturan Ketua Yayasan Nomor: 013 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Cara Dan Tata Tertib Pemilihan Rektor Universitas Jayabaya. Sedangkan pemilihan pimpinan struktural yang lainnya dilakukan melalui usulan setelah proses penilaian kinerja yang telah diatur dalam Peraturan Ketua Yayasan Nomor: 010 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Pengelolaan SDM Universitas Jayabaya dan Surat Keputusan Rektor Nomor: 024 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penilaian Rekam Jejak Kinerja Dosen dan Tenaga Kependidikan Universitas Jayabaya. 4. Bertanggung Jawab Aspek bertanggung jawab tercermin dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan oleh UJ, penyaluran lulusan melalui job fair pada tanggal 15-17 Desember 2015 yang diikuti oleh berbagai perusahaan dan pengembangan kelurahan/desa binaan, contohnya pada tanggal 21-22 Maret 2016, FISIP UJ melaksanakan Kegiatan Bakti Sosial dan Lingkungan di Desa Sukamekar Kecamatan Sukawangi Kabupaten Bekasi. Dalam bidang akademik, kegiatan belajar mengajar mengacu pada standar yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya Pasal 39 yang menyatakan bahwa untuk BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
62
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
kepentingan pelaksanaan sistem penjaminan mutu UJ, dibentuk Lembaga Penjaminan Mutu. Sedangkan Unit Penjaminan Mutu sebagai pelaksana penjaminan mutu di tingkat fakultas dan Gugus Kendali Mutu di tingkat program studi, Surat Keputusan Rektor Nomor: 042 Tahun 2014 Tentang Tim Pelaksana Penyusunan Laporan Semesteran melalui Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) Dikti, dan Surat Keputusan Rektor Nomor: 006 Tahun 2014 Tentang Standar Mutu, Sasaran Mutu dan Capaian Mutu Program Studi di lingkungan Universitas Jayabaya. 5. Adil UJ menerapkan prinsip-prinsip keadilan yang tercermin dari kegiatan penerimaan mahasiswa baru, yaitu UJ memberikan peluang yang sama berupa beasiswa seperti Beasiswa Reguler, Mahasiswa Berprestasi Akademik, Mahasiswa Teladan, Beasiswa Mahasiswa Berprestasi Bidang Penalaran, Minat dan Bakat, Olahraga, Seni, Budaya dan sejenisnya, serta Beasiswa dari sumber lain sesuai dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 034 Tahun 2014 Tentang Pedoman Pemberian Beasiswa Universitas Jayabaya. Selain itu, UJ juga memberikan kesempatan secara adil yang ditetapkan dalam Surat Keputusan Rektor Nomor: 002 Tahun 2015 Tentang Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Tahun Akademik 2015/2016 pasal 3 ayat (1) bahwa penerimaan mahasiswa di UJ didasarkan pada potensi akademik, minat, dan bakat, dan tidak membeda-bedakan berdasarkan status sosial ekonomi. Jumlah mahasiwa penerima beasiswa dari UJ dapat dilihat pada tabel di bawah ini. Tabel 2.1 Jumlah Mahasiswa Penerima Beasiswa No
Tahun
Jumlah Mahasiswa
Dasar Beasiswa
1
2013
79 Mahasiswa
SK Rektor Nomor: 032 Tahun 2013
2
2014
55 Mahasiswa
SK Rektor Nomor: 022 Tahun 2014
5
2015
41 Mahasiswa
SK Rektor Nomor: 039 Tahun 2015
Tabel di atas merupakan salah satu contoh dari aspek adil yang telah dilaksanakan oleh UJ, yakni UJ membantu mahasiswa melalui pemberian beasiswa bagi mahasiswa yang kurang mampu secara finansial atau ekonomi tetapi mempunyai kemampuan akademis yang tinggi (berprestasi). BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
63
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Prinsip keadilan juga dicerminkan melalui kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan pengelolaan program studi UJ, yaitu: (1) Bidang pendidikan
Misalnya pada program studi Magister Manajemen UJ dengan rasio dosen 1 : 15,1 (sub-subbab 4.3.1.1.), untuk menentukan pembimbing tesis, program Magister Manajemen melihat rasio dosen tetap dan mahasiswa. Selanjutnya Ketua program studi Magister Manajemen membagi rata dosen yang akan membimbing mahasiswa dalam penulisan tesis. Setelah itu, sisanya dapat dialihkan ke dosen tidak tetap. Begitu juga halnya dalam kegiatan ujian akhir (sidang tesis), program Magister Manajemen memberikan kesempatan secara bergiliran kepada dosen tetap untuk menguji bersama dengan dosen dari luar. Selain contoh di atas, berkaitan dengan beban kerja dosen dalam kegiatan belajar mengajar, setiap semester program studi Magister Manajemen memberikan jadwal secara adil kepada dosen tetap yang mengajar (sesuai dengan ketentuan yang berlaku). Apabila jumlah sks yang diberikan kepada dosen tetap sudah terpenuhi, maka selebihnya akan diberikan kepada dosen tidak tetap. (2) Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Contoh dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat adalah
pemberian
dana
penelitian
dan
pengabdian
kepada
masyarakat. UJ melalui LPPM mempersiapkan dan memberikan dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat secara adil kepada dosen tetap. Setiap semester, satu orang dosen tetap hanya diperbolehkan mengajukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sebanyak 1 (satu) kali dengan tujuan memberikan kesempatan kepada dosen tetap lain untuk melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
64
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(3) Pengeloaan program studi
Dalam hal pengelolaan program studi, prinsip adil dapat dilihat dari proses pemilihan ketua program studi, UJ memberikan kesempatan yang sama kepada dosen tetap yang telah memenuhi syarat untuk menduduki jabatan sebagai ketua program studi. Lembaga-lembaga yang memiliki peranan dalam tata pamong telah disusun berdasarkan Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya antara lain: 1. Yayasan Jayabaya sebagai Badan Penyelenggara. 2. Badan Pelaksana Harian (BPH) adalah badan yang dibentuk oleh Yayasan untuk pelaksanaan langsung tugas sehari-hari Yayasan dalam penyelenggaraan Universitas. 3. Senat Universitas sebagai badan normatif tertinggi yang menjalankan fungsi penetapan dan pertimbangan pelaksanaan kebijakan akademik UJ. 4. Dewan
Penyantun
merupakan
organ
yang
menjalankan
fungsi
pertimbangan non-akademik dan membantu pengembangan UJ. 5. Rektor sebagai pengelola UJ yang dibantu oleh .Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, Wakil Rektor III dan Wakil Rektor IV. 6. Pelaksana akademik, yaitu Fakultas/Pengelola Program Studi, Program Studi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM), serta Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) 7. Pelaksana Administrasi UJ, yaitu Biro Akademik, Biro Sumber Daya Manusia, Biro Administasi, Umum, dan Keuangan, Biro Kemahasiswaan dan Alumni, Biro Perencanaan, Biro Kerjasama, serta Biro Humas. 8. Unit Pelaksana Teknis (UPT), yaitu UPT Otorita Kampus, UPT Laboratorium,
UPT
Komputer
dan
Teknologi
Informasi,
UPT
Perpustakaan, dan Poliklinik
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
65
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Perangkat pendukung sistem tata pamong di UJ sesuai dengan hierarki dibagi menjadi 3 (tiga) bagian besar, yaitu (1) pendukung tingkat yayasan, (2) pendukung tingkat senat universitas, dan (3) pendukung tingkat universitas. 1. Pendukung tingkat yayasan Sebagai bentuk operasionalisasi, maka terbentuknya Yayasan Jayabaya sesuai dengan dokumen pendirian yayasan yang tercantum dalam Akta Notaris Liem Toeng Kie Nomor: 17 tanggal 6 Oktober 1960. Yayasan Jayabaya sebagai Badan Penyelenggara UJ yang berkedudukan di Jakarta. Akta tersebut kemudian diubah dengan Akta Notaris Mohamad Said Tadjoedin Nomor: 221, tanggal 17 Agustus 1983, serta pengesahan Yayasan dari Kementerian Hukum dan HAM Nomor: AHU-2849.AH.01.04. Selanjutnya Yayasan Jayabaya menjadi Badan Penyelenggara UJ dan telah menerbitkan berbagai peraturan antara lain: (1) Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya (2) Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 015 Tahun 2014 Tentang Rencana Induk Pengembangan Universitas Jayabaya 2014-2038 (3) Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 016 Tahun 2014 Tentang Rencana Strategis (Renstra) Universitas Jayabaya Tahun 2014-2018 3. Pendukung tingkat senat universitas UJ memiliki lembaga normatif tertinggi, yaitu Senat Universitas yang beranggotakan Rektor, para Wakil Rektor, para Dekan, Kepala Lembaga, Direktur Program Pascasarjana, para Guru Besar, dan perwakilan dosen dari setiap program studi. Salah satu contoh pendukung tingkat senat universitas adalah menerbitkan Surat Keputusan Senat Nomor: 014 Tahun 2014 Tentang Visi, Misi, dan Tujuan Universitas Jayabaya. 4. Pendukung tingkat universitas Pendirian UJ didasarkan pada Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 112/D/O/1958. Sebagai eksekutif, rektor bertanggung jawab untuk mengendalikan semua proses akademik dan BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
66
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
non-akademik. Rektor dibantu oleh Wakil Rektor I bidang Akademik, Wakil Rektor II bidang Umum dan Keuangan, Wakil Rektor III bidang Kemahasiswaan dan Alumni, dan Wakil Rektor IV bidang Perencanaan, Kerjasama dan Hubungan Masyarakat. Sebagai eksekutif, Beberapa contoh peraturan yang telah diterbitkan Rektor UJ antara lain: (1) Surat Keputusan Rektor Nomor: 017 Tahun 2014 Tentang Rencana Operasional (Renop) Universitas Jayabaya Tahun 2014-2018 (2) Surat Keputusan Rektor Nomor: 019 Tahun 2014 Tentang Rencana Induk Penelitian Universitas Jayabaya. (3) Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya. (4) Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tentang Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya. (5) Peraturan Rektor Nomor: 032 Tahun 2014 Tentang Tatakelola Kerjasama di Universitas Jayabaya.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
67
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Struktur organisasi di atas disusun dalam rangka mewujudkan Visi UJ sebagai universitas
yang
terkemuka,
unggul
dan
berdaya
saing
dengan
mempertimbangkan setiap kebutuhan tenaga sesuai dengan analisis pekerjaan atau jabatan. Struktur organisasi dan uraian dari masing-masing unit yang ada di UJ secara lengkap tercantum dalam Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya dan Surat Keputusan Ketua Yayasan No 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya, yaitu. Tabel 2.2 Nama Unit dan Uraian Tugas Organisasi UJ No
Nama Genrik Unit
Nama Unit di UJ
(1)
(2)
(3)
1
Pimpinan Institusi
Rektor
Tugas pokok: • Memberikan • Memimpin penyelenggaraan penpertanggungjawaban di non didikan, penelitian, dan akademik kepada Yayasan dan pengabdian kepada masyarakat, di bidang akademik kepada membina tenaga kependidikan, Menteri mahasiswa, tenaga administrasi UJ, serta hubungan dengan Fungsi: Penetapan kebijakan nonakademik dan pengelolaan UJ lingkungannya. • Menjalin dan membina kerjasama dengan Perguruan Tinggi dan/atau lembaga-lembaga lain di dalam negeri dengan sepengetahuan Yayasan. • Menjalin dan membina kerjasama dengan Perguruan Tinggi dan/atau lembaga-lembaga lain di luar negeri dengan persetujuan Yayasan, dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 2
Senat Akademik
Senat Universitas
Tugas pokok: • Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan UJ; • Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian sivitas akademika; • Merumuskan norma dan tolok ukur penyelenggaraan pendidikan; • Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar
kan calon-calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi Rektor dan Wakil Rektor; • Memberikan pertimbangan kepada Yayasan berkenaan dengan dosen yang dicalonkan memangku jabatan akademik di atas Lektor; • Memberikan penimbangan kepada Rektor berkenaan caloncalon yang diusulkan untuk diangkat menjadi Direktur dan
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
69
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Nama Genrik Unit
Nama Unit di UJ
(1)
(2) akademik, dan otonomi keilmuan pada UJ; • Memberikan pertimbangan dan persetujuan atas Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja UJ yang akan diusulkan Rektor kepada Yayasan; • Menilai pertanggungjawaban Rektor atas pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan; • Memberikan pertimbangan kepada Yayasam berkenaan dengan kelaya-
(3) Wakil Direktur Program Pascasarjana; • Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi sivitas akademika; • Mengukuhkan pemberian gelar jabatan Guru Besar dan gelar Doktor
Senat Akademik
Senat Fakultas
3
Fungsi: Penetapan dan pertimbangan pelaksanaan kebijakan akademik.
Tugas pokok: • Memberikan pertimbangan • Merumuskan kebijakan akademik kepada pimpinan UJ mengenai Fakultas calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi pimpinan • Merumuskan kebijakan penilaian Fakultas prestasi akademik dan kecakapan serta kepribadian dosen • Merumuskan norma dan tolak ukur Fungsi: Menjabarkan kebijakan dan peraturan UJ di tingkat Fakultas penyelenggaraan Fakultas; • Menilai pertanggungjawaban pimpinan Fakultas atas pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan 4
5
Satuan Pengawasan
Badan Pelaksana Harian (BPH)
Tugas pokok: • Memberi arah dan pertimbangan kepada pimpinan UJ dalam pengelolaan UJ; • Bersama pimpinan UJ menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja tahunan; • Bersama pimpinan UJ dan senat menyusun RIP dan statuta; • Membuat laporan kepada Ketua Yayasan Jayabaya
Fungsi: Sebagai pelaksanaan langsung tugas sehari-hari Yayasan dalam penyeleng-garaan Universitas
Satuan Pengawasan
Satuan Pengawas Internal (SPI)
Tugas pokok: • Pemberian saran dan/atau pertimbangan mengenai perbaikan • Penetapan kebijakan program pepengelolaan kegiatan nonngawas bidang non-akademik; akademik kepada Rektor atas • Pelaksanaan Pengawas internal dasar hasil Pengawas internal ter-hadap pengelolaan pendidikan bidang non-akademik; • Penyusunan laporan hasil Fungsi: Pengawas bidang nonakademik untuk dan atas nama Pengawas internal; Rektor
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
70
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Nama Genrik Unit
Nama Unit di UJ
(1)
(2)
(3)
6
Satuan Pengawasan
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM)
Tugas pokok: • Menyusun dan mengembangkan perangkat penerapan Sistem Penjaminan Mutu di tingkat UJ, Fakultas, Jurusan, Program Studi, dan unit-unit lainnya. • Menerapkan Sistem Penjaminan Mutu secara berkesinambungan, konsisten, efisien, dan akuntabel. • Mengelola data dan informasi yang relevan dengan peningkatan mutu UJ. • Menyusun dan mengembangkan perangkat audit mutu internal, serta melakukan Audit mutu internal.
• Melaksanakan evaluasi dan monitoring mutu internal. • Memberikan rekomendasi kepada Pimpinan UJ tentang penjaminan dan peningkatan mutu dalam berbagai aspek: Tri Dharma Perguruan tinggi; Manajemen ke-uangan; Sumber Daya manusia/ Kepegawaian, dan administrasi Fungsi: Melakukan sistem penjaminan mutu internal secara konsisten dan berkelanjutan sebagai pertanggung-jawaban kepada pemangku ke-pentingan
Satuan Pengawasan
Unit Penjaminan Mutu (UPM)
Tugas pokok: Mendukung Dekan dalam pelaksanaan tugas penjaminan mutu di lingkungan Fakultas
• Memberikan masukan dan rekomendasi kepada Dekan yang terkait dengan penjaminan mutu; • Melaksanakan pengembangan dan pelaksanaan standar mutu dan audit di bidang pendidikan, riset, pengab-dian kepada masyarakat, dan kemahasiswaan di tingkat Fakultas; dan • Melaksanakan koordinasi dengan LPM dalam melaksanakan pen-jaminan mutu
7
Fungsi:. • Melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan pedoman penjaminan mutu UJ; • Melaksanakan pedoman dan tata cara evaluasi internal penjaminan mutu akademik yang ditetapkan UJ; • Melaksanakan instrumen evaluasi internal penjaminan mutu akademik yang ditetapkan UJ; • Melaksanakan penjaminan mutu akademik di seluruh unit kerja di lingkungan Fakultas; 8
Dewan Pertimbangan
Dewan Penyantun
Tugas pokok: • Menjaga hubungan baik antara masyarakat, instansi pemerintah dan badan swasta dengan UJ; • Membantu memecahkan permasa-lahan UJ;
Fungsi: Memberikan pertimbangan dalam memecahkan permasalahan UJ yang anggota-anggotanya terdiri dari tokoh-tokoh masyarakat baik formal maupun non formal.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
71
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Nama Genrik Unit
Nama Unit di UJ
(1)
(2) • Membantu pengembangan UJ; • Menampung aspirasi dan mendorong partisipasi masyarakat dalam me-ningkatkan peranan dan pengembangan UJ
(3)
9
Pelaksana Kegiatan Akademik
Fakultas
Tugas pokok: Mengoordinasikan dan melaksanakan pendidikan akademik dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan dan teknologi tertentu Fungsi: • Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan;
• Melaksanakan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. • Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat; • Melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan melaksanakan urusan tata usaha Fakultas
Pelaksana Kegiatan Akademik
Pascasarjana
Tugas pokok: Mengoordinasikan dan melak-sanakan pendidikan akademik strata 2 (S2) dan strata 3 (S3) dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan dan teknologi tertentu.
• Melaksanakan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. • Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat; • Melaksanakan pembinaan sivitas akademika; dan • Melaksanakan urusan tata usaha Program Pascasarjana
10
Fungsi: • Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan 11
Pelaksana Kegiatan Akademik
Program Studi
Tugas pokok: Menjabarkan kebijakan umum Fakultas dan UJ, menetapkan peraturan Program Studi, norma dan tolak ukur penyelenggaraan kegiatan akademik sesuai arahan dan kebijakan umum Fakultas dan UJ
• Mengoordinasikan pelaksana pene-litian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sesuai pada program studi yang bersangkutan • Memimpin penyelenggaraan peng-abdian kepada masyarakat • Membina sivitas akademika pada program studi yang bersangkutan
Fungsi: • Memimpin penyelenggaraan pendidi-kan pada program studi yang bersangkutan 12
Pelaksana Administrasi
Biro Akademik
Tugas pokok: Melaksanakan layanan teknis dan administratif di bidang akademik dan kerja sama.
• Pelaksanaan evaluasi kegiatan pen-didikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; • Pelaksanaan registrasi mahasiswa dan statistik akademik;
Fungsi: • Pelaksanaan layanan teknis dan administratif di bidang pendidikan, BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
72
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No (1)
13
Nama Genrik Unit (2) penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat;
Nama Unit di UJ (3) • Pelaksanaan sama
Pelaksana Administrasi
14
kerja
Biro Sumber Daya Manusia
Tugas pokok: Merumuskan program, mengoordinasikan pelaksanaan dan melaporkan kegiatan di bidang pengadaan dan pengembangan karir, kinerja dan kesejahteraan sumber daya manusia, administrasi kepegawaian, evaluasi kerja, disiplin, dan etika sumber daya manusia Fungsi: • Membantu perumusan rencana strategis di bidang sumber daya manusia; • Merumuskan program dan kegiatan di bidang sumber daya manusia; • Mengusulkan rencana anggaran di bidang sumber daya manusia; • Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan: a. Rekrutmen Dosen dan Tenaga Kependidikan; b. Pembinaan karir Dosen dan Tenaga Kependidikan; c. Pengembangan sistem kepegawaian yang meliputi manajemen dan kelembagaan kepegawaian; d. Pengembangan sistem pengukuran kinerja yang terintegrasi untuk meningkatkan kesejahteraan sumber daya manusia;
kegiatan
•
•
•
•
e. Pemberian penghargaan bagi Dosen dan Tenaga Kependidikan; f. Penegakan disiplin Dosen dan Tenaga Kependidikan; g. Pendidikan, pelatihan dan sertifikasi Dosen dan Tenaga Kependidikan; dan h. Pembinaan purna tugas Dosen dan Tenaga Kependidikan; Mengawasi, mengendalikan, dan mengevaluasi penyelenggaraan program dan kegiatan di bidangnya; Bersama dengan Kepala Unit Pelaksana Teknis Komputer dan Teknologi Informasi mengembangkan sistem informasi di bidang sumber daya manusia; Melakukan pengelolaan sistem kelembagaan dan pembinaan terhadap pegawai UJ non pegawai negeri sipil; dan menyusun dan menyerahkan laporan penyelenggaraan program dan kegiatan secara berkala di bidangnya kepada Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan
Pelaksana Administrasi
Biro Adm, Umum dan Keuangan
Tugas pokok: Melaksanakan urusan ketata-usahaan, kerumahtanggaan, hukum, ketatalaksanaan, keuangan, sumber daya manusia, dan pengelolaan aset milik yayasan
• Pelaksanaan urusan organisasi dan ketatalaksanaan. • Pelaksanaan urusan keuangan dan akuntansi; • Pelaksanaan urusan sumber daya manusia; dan • Pelaksanaan pengelolaan aset milik yayasan
Fungsi: • Pelaksanaan urusan ketatausahaan. • Pelaksanaan urusan kerumahtanggaan. • Pelaksanaan urusan hukum BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
73
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Nama Genrik Unit
Nama Unit di UJ
(1)
(2)
(3)
15
Pelaksana Administrasi
Biro Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas pokok: Melaksanakan layanan teknis dan administratif kemahasiswaan dan alumni.
• Pengelolaan fasilitas kemahasiswaan; • Pelaksanaan layanan informasi pengembangan kemahasiswaan. • Pelaksanaan urusan kesejahteraan mahasiswa; dan • Pelaksanaan penyusunan data dan statistik alumni serta fasilitasi alumni.
Fungsi: • Pelaksanaan pembinaan minat, bakat, dan penalaran mahasiswa. • Pelaksanaan administrasi kegiatan kemahasiswaan 16
Pelaksana Administrasi
Biro Perencanaan
Tugas pokok: Melaksanakan perencanaan melaksanakan penyusunan rencana, program, dan anggaran serta evaluasi dan penyusunan laporan
• Pelaksanaan layanan informasi dan hubungan masyarakat; dan • Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana, program, dan anggaran. • Penyusunan laporan pelaksanaan rencana dan program
Fungsi: • Pelaksanaan penyusunan rencana, program, dan anggaran 17
Pelaksana Administrasi Tugas pokok: kegiatan kerja sama
Melaksanakan
Fungsi: • Pelaksanaan kegiatan kerja sama dalam negeri. 18
Pelaksana Penunjang Akademik dan Sumber Belajar Tugas pokok: Melaksanakan penelitian ilmu pengetahuan dan teknologi serta pem-binaan pengabdian kepada masyarakat dengan berpedoman pada ketentuan yang ditetapkan UJ. Fungsi: • Melaksanakan penelitian murni dan teknologi; • Melaksanakan penelitian ilmu penge-tahuan terpakai untuk menunjang pembangunan; • Melaksanakan penelitian untuk pendidikan dan pengembangan institusi; • Melaksanakan penelitian ilmu penge-tahuan dan teknologi serta
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
Biro Kerjasama • Pelaksanaan kegiatan kerja sama luar negeri; dan • Pelaksanaan layanan mahasiswa, pendidik, dan tenaga kependidikan asing Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) • Mengamalkan ilmu pengetahuan dan teknologi; • Meningkatkan relevansi program UJ/institut dengan kebutuhan ma-syarakat; • Membantu masyarakat dalam melaksanakan pembangunan; • Melaksanakan pengembangan pola pembangunan wilayah/daerah dan konsepsi pembangunan yang se-suai untuk pembangunan wilayah/ daerah melalui kerjasama antar perguruan tinggi dan Badan lainnya di dalam dan di luar negeri
74
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Nama Genrik Unit
Nama Unit di UJ
(1)
(2) penelitian untuk mengembangkan konsepsi pembangunan nasional atau wilayah daerah melalui kerjasama antar Perguruan Tinggi dan badan lainnya di dalam dan di luar negeri
19
Unit Pelaksana Teknis (UPT)
UPT Perpustakaan
Tugas pokok: Memberikan pelayanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat
• Memelihara bahan pustaka; • Memberikan pelayanan dan pendayagunaan bahan pustaka; • Melakukan pelayanan referensi; • Melakukan urusan tata usaha perpustakaan
Fungsi: • Menyediakan dan bahan pustaka; 20
mengolah
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Tugas pokok: Melaksanakan urusan peren-canaan, pengembangan, dan sistem informasi akademik dan nonakademik di lingkungan UJ termasuk dalam pene-rimaan mahasiswa baru Fungsi: • Mengembangkan teknologi informasi dan komunikasi sesuai kebijakan universitas. • Mengelola akses teknologi informasi dan komunikasi untuk kepentingan seluruh sivitas akademika UJ. • Mengatur sistem pangkalan data dan sistem informasi manajemen yang terintegrasi sesuai kebutuhan univer-sitas dan unit kerja. • Menjamin kelancaran akses jaringan internet, hotspot dan intranet. • Melaksanakan pendidikan, pelatihan dan praktikum teknologi informasi dan komunikasi bagi stakeholder internal dan eksternal. • Menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan oleh universitas dan seluruh unit kerja
21
(3)
Pusat Komputer dan Teknologi Informasi (PUSKOMTI) • Mengembangkan dan mengelola website universitas sebagai sarana penyebar informasi bagi khalayak umum. • Membantu universitas dalam hal pengadaan dan perawatan hardware. • Mengamankan aset universitas yang berupa hardware, software, dan produk-produk TIK yang dikembangkan UJ. • Menangani penyalahgunaan fasilitas teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan universitas dan menyerahkan penyelesaiannya kepada rektor. • Mengembangkan unit profit center bidang TIK untuk membantu finansial universitas. • Mengembangkan kerjasama tekno-logi informasi dan komunikasi dengan pihak lain untuk kemajuan universitas
Unit Pelaksana Teknis (UPT)
UPT. Laboratorium
Tugas pokok: Menyelenggarakan kegiatan penunjang pelaksanaan dan
• Melaksanakan penelitian, percobaan, dan pengkajian dalam
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
75
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Nama Genrik Unit
(1)
(2) pengembangan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam cabang ilmu pengetahuan dan teknologi tertentu Fungsi: • Menyiapkan sarana dan fasilitas penunjang untuk melaksanakan penelitian, percobaan-percobaan, pengkajian dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok jurusan/prodi;
22
2.1.3.
(3) cabang ilmu pengetahuan dan teknologi tertentu yang hasilnya dapat diper-gunakan dalam pelaksanaan dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, yang bersangkutan
Unit Pelaksana Teknis (UPT
UPT. Otorita
Tugas pokok: Melaksanakan pengelola-an aset milik yayasan
• Pelaksanaan penyimpanan dan pendistribusian aset milik yayasan; • Pelaksanaan pemeliharaan aset milik yayasan; dan • Pelaksanaan inventarisasi dan aset milik yayasan
Fungsi: • Pelaksanaan penyusunan rencana kebutuhan aset milik yayasan; • Pelaksanaan pengadaan aset milik yayasan; 23
Nama Unit di UJ
Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Poliklinik
Tugas pokok: Menyiapkan dan melak-sanakan kegiatan layanan kesehatan (pemeriksaan, pengobatan dan kesehatan umum) bagi pimpinan, karyawan, dan dosen di lingkungan Yayasan dan UJ
Fungsi: Memberikan pelayanan kese-hatan bagi dosen, pegawai beserta keluarganya dan mahasiswa
Kelembagaan Kode Etik Jelaskan kode etik, lembaga serta prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik sivitas akademika dan tenaga kependidikan di institusi ini beserta sosialisasinya Kelembagaan kode etik di lingkungan UJ dibuat untuk mewujudkan Visi UJ sebagai universitas yang terkemuka, unggul dan berdaya saing. Hierarki kelembagaan tersebut dapat diuraikan menjadi 4 (empat), yaitu: (1) kelembagaan kode etik, (2) peraturan tentang kode etik, (3) prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik, dan (4) sosialisasi 1. Kelembagaan kode etik Dalam mewujudkan Visi UJ sebagai perguruan tinggi yang terkemuka, unggul dan berdaya saing, UJ memiliki kelembagaan kode etik yang dibentuk
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
76
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
berdasarkan Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya dan Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya Pasal 60 yang menyatakan bahwa Dewan Kehormatan Etika Akademik merupakan organ yang menjalankan fungsi memeriksa pelanggaran etika yang dilakukan oleh insan akademik dan mengusulkan kepada Rektor mengenai jenis sanksi administrasi dan atau sanksi akademik yang akan dijatuhkan kepada yang bersangkutan disertai alasan-alasan dan pertimbangannya. Dewan Kehormatan Etika Akademik UJ dibentuk atas usulan dari Senat Universitas dengan anggota yang bersifat ad hoc. Susunan keanggotaan Dewan Kehormatan Etika Akademik terdiri atas sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang dan sebanyak-banyaknya 5 (lima) orang, terdiri dari Guru Besar dan sedikitnya 2 (dua) orang Lektor Kepala. 2. Peraturan tentang kode etik Peraturan tentang kode etik dibuat untuk menciptakan keadilan dan lingkungan yang nyaman bagi stakeholder dalam bekerja di lingkungan UJ sehingga Visi UJ sebagai universitas yang terkemuka, unggul dan berdaya saing dapat dicapai. Oleh karena itu, UJ membuat peraturan kode etik yang mencakup masalah akademik dan non akademik sebagai pedoman bagi sivitas akademik UJ dalam kehidupan akademik, baik pimpinan akademik, dosen, karyawan fungsional akademik, maupun mahasiswa. Peraturan kode etik UJ yang telah ditetapkan adalah. (1) Peraturan Ketua Yayasan Nomor: 008 Tahun 2014 Tentang Kode Etik Dosen Universitas Jayabaya. Kode Etik Dosen diberlakukan untuk dosen UJ dalam mengemban tugas dan kewajibannya sebagai pribadi maupun sivitas akademika sesuai dengan sifat dan hakikatnya yang semenjak dahulu seorang pendidik mempunyai tempat yang terhormat, karena menjadi panutan dan teladan bagi para peserta didiknya (mahasiswa). Dalam hal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, dosen hendaknya mengacu kepada Rencana Induk Penelitian yang telah disahkan BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
77
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: 019 Tahun 2014 Tentang Rencana Induk Penelitian Universitas Jayabaya. (2) Peraturan Ketua Yayasan Nomor: 020 Tahun 2014 Tentang Kode Etik Tenaga Kependidikan Universitas Jayabaya Tenaga kependidikan yang meliputi antara lain Pustakawan, Laboran, dan teknisi akademik, memiliki etika akademik yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya, yaitu masing-masing memberikan
pelayanan
teknis,
melaksanakan
tugas
dan
meningkatkan kemampuan professional sesuai dengan tuntutan perkembangan ilmu. Setiap tenaga kependidikan berkewajiban menjaga nama baik, keharmonisan, citra, dan kehormatan dalam menjalankan tugas profesinya. Baik dengan pimpinan, sesama tenaga kependidikan, dan masyarakat umum, berbangsa, bernegara, serta mampu menjalankan kode etik tenaga kependidikan dengan baik. Oleh sebab itu, tenaga kependidikan harus memiliki kode etik tenaga
kependiikan
sebagai
pedoman
berperilaku
dalam
menjalankan tugasnya yang disebut Kode Etik Tenaga Kependidikan UJ. (3) Peraturan Ketua Yayasan Nomor: 018 Tahun 2014 Tentang Kode Etik Mahasiswa UJ Aktivitas, keragaman, pluralisme, dan dinamika kampus akan memengaruhi perilaku, ucapan, dan tindakan mahasiswa yang dapat membawa perilaku mahasiswa ke arah yang lebih positif. Oleh sebab itu mahasiswa harus memiliki kode etik mahasiswa sebagai pedoman berperilaku dalam segala aktivitasnya di kampus maupun di luar kampus. Tindakan dan perilaku yang melanggar etika bagi mahasiswa meliputi kegiatan intrakurikuler dan ekstrakulikuler. Keduanya berhubungan dengan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan penulisan karya ilmiah serta pengabdian kepada masyarakat.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
78
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
3. Prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik Prosedur penyelesaian pelanggaran kode etik dilakukan secara berjenjang dimulai dari program studi (dimana terjadi pelanggaran) kemudian naik berjenjang ke Fakultas dan diputuskan melalui Dewan Kehormatan Etika Akademik. Contoh bentuk prosedur pelanggaran kode etik adalah: (1) Kasus pelanggaran etika akademik dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) yang terjadi pada tahun 2005 sebanyak 4 (empat) orang dan tahun 2006 sebanyak 2 (dua) orang. (2) Kasus pelanggaran etika akademik dosen Fakultas Teknik Industri (FTI) yang terjadi pada tahun 2006 sebanyak 1 (satu) orang. Setelah dilakukan pemeriksaan secara berjenjang dari tingkat program studi, fakultas dan dibahas di tingkat universitas, selanjutnya Rektor UJ menerbitkan putusan pemberhentian terhadap dosen FISIP pada Bulan November 2005 sebanyak 4 (empat) orang dan pada Bulan Agustus 2006 sebanyak 2 (dua orang). Sedangkan putusan bagi dosen dari FTI pada Bulan Agustus 2006. 4. Sosialisasi Sosialisasi berbagai peraturan kode etik dilakukan dalam berbagai kesempatan dengan berbagai media melalui masing-masing pimpinan formal (Rektor, Dekan, Ketua program studi, Biro dan lain sebagainya). Sedangkan yang bersifat non formal (pada saat kegiatan-kegiatan keagamaan di Masjid kampus). Contoh lainnya mengenai sosialisasi kode etik yang dilaksanakan oleh UJ adalah (1) Rektor memberikan pemahaman mengenai etika diberbagai kesempatan seperti sambutan Rektor pada acara Wisuda, (2) Pada program pengenalan akademik mahasiswa baru. Dalam program ini disampaikan materi mengenai etika kehidupan di kampus, (3) Penyampaian etika dalam rapat rutin pimpinan UJ menyampaikan pentingnya memahami dan melaksanakan
etika bagi sivitas akademika UJ, (4) Pemasangan
Spanduk dan himbauan mengenai kepedulian terhadap lingkungan, bahaya narkoba, dan lain sebagainya.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
79
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
2.2.
Kepemimpinan Jelaskan pola dan kinerja kepemimpinan institusi perguruan tinggi, mencakup informasi tentang kepemimpinan operasional, organisasi, dan publik. Kepemimpinan insitusi perguruan tinggi menjadi fokus dan mendapat perhatian sepenuhnya untuk mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Kepemimpinan di UJ mengacu pada Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya. Di dalam statuta tersebut, kepemimpinan UJ terdiri dari: Bab I Pasal 7 Yayasan merupakan badan hukum penyelenggara Universitas yang bertugas
membina,
menjamin
kelancaran
dan
mengawasi
penyelenggara pendidikan tinggi di UJ Bab I Pasal 1 Badan Pelaksana Harian adalah badan yang dibentuk oleh Yayasan untuk pelaksanaan langsung tugas sehari-hari Yayasan dalam penyelenggaraan Universitas. Selanjutnya disebut BPH Bab VII Pasal 25 (1) UJ dipimpin oleh seorang Rektor (2) Rektor diangkat dan diberhentikan oleh Ketua Yayasan setelah mendapat pertimbangan Senat UJ. Bab VII Pasal 29 Sebagai penanggungjawab utama pada UJ, Rektor mempunyai tugas sebagai berikut: (1) Memimpin
penyelenggaraan
pendidikan,
penelitian,
dan
pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi UJ, serta hubungan dengan lingkungannya.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
80
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(2) Menjalin dan membina kerjasama dengan Perguruan Tinggi dan/atau
lembaga-lembaga
lain
di
dalam
negeri
dengan
sepengetahuan Yayasan. (3) Menjalin dan membina kerjasama dengan Perguruan Tinggi dan/atau lembaga-lembaga lain di luar negeri dengan persetujuan Yayasan, dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. (4) Memberikan
pertanggungjawaban
di
non
akademik
kepada
Yayasan dan di bidang akademik kepada Menteri. Bab VII Pasal 30 (1) Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Rektor dibantu oleh beberapa
Wakil
Rektor
yang
berada
di
bawah
dan
bertanggungjawab kepada Rektor (2) Wakil Rektor terdiri dari: a. Wakil Rektor bidang akademik yang selanjutnya disebut Wakil Rektor I; b. Wakil Rektor bidang umum dan keuangan yang selanjutnya disebut Wakil Rektor II; c. Wakil
Rektor
bidang
kemahasiswaan
dan
alumni
yang
selanjutnya disebut Wakil Rektor III; d. Wakil Rektor bidang perencanaan, kerjasama dan hubungan masyarakat yang selanjutnya disebut Wakil Rektor IV; e. Wakil Rektor Iain yang ditetapkan oleh Ketua Yayasan sesuai dengan
kebutuhan
atas
usul
Rektor
setelah
mendapat
pertimbangan dari Senat UJ. (3) Wakil Rektor diangkat dan diberhentikan oleh Rektor setelah mendapat pertimbangan Senat UJ. (4) Dalam mengangkat Wakil Rektor, Rektor harus mendengar pertimbangan dari Yayasan Untuk memperoleh kepemimpinan yang kredibel, akuntabel, tranparan, dan aseptabel sebagaimana pernyataan Visi UJ sebagai universitas yang terkemuka, unggul dan berdaya saing, maka telah diterbitkan Peraturan Ketua BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
81
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Yayasan Nomor: 013 Tahun 2014 Petunjuk Pelaksanaan Tata Cara dan Tata Tertib Pemilihan Rektor UJ. Dalam menjalankan pengelolaan setiap unit kerja, kepemimpinan yang dijalankan UJ mengacu pada 3 (tiga) pola, yaitu (1) kepemimpinan
operasional,
(2)
kepemimpinan
organisasi,
dan
(3)
kepemimpinan publik. 1. Kepemimpinan Operasional Tujuan dari kepemimpian operasional adalah untuk menyelenggarakan atau mengoperasionalkan
universitas
supaya
mencapai
Visi
UJ
sebagai
universitas yang terkemuka, unggul dan berdaya saing. Oleh karena itu, UJ telah menetapkan berbagai dokumen yang dapat dijadikan acuan dalam kepemimpinan operasional UJ, yaitu (1) Statuta UJ ditetapkan melalui Surat Keputusan Ketua Yayasan
Jayabaya Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya. Statuta dijadikan pedoman dasar dalam merencanakan, mengembangkan dan melaksanakan kegiatan operasional serta fungsional. (2) Rencana
Induk Pengembangan UJ ditetapkan melalui Surat
Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 015 Tahun 2014 Tentang Rencana Induk Pengembangan Universitas Jayabaya 20142038. Rencana Induk Pengembangan dijadikan acuan untuk menyusun rencana jangka menengah (jangka lima tahun) yang dituangkan dalam Rencana Strategis dan rencana jangka pendek (setiap tahun) yang dituangkan dalam Rencana Operasional. (3) Rencana Strategis (Renstra) UJ ditetapkan dalam Surat Keputusan
Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 016 Tahun 2014 Tentang Rencana Strategis Universitas Jayabaya Tahun 2014-2018. Rencana Strategis ditetapkan dalam perode lima tahun sebagai penjabaran Rencana Induk Pengembangan Universitas yang memuat nilai, visi, misi, tujuan, dan sasaran. (4) Rencana operasional (Renop) UJ ditetapkan melalui Surat Keputusan
Rektor Nomor: 017 Tahun 2014 Tentang Rencana Operasional Universitas Jayabaya. Setiap periodenya, Rencana operasional BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
82
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
mengacu pada Rencana Induk Pengembangan dan Rencana Strategis yang telah ditetapkan. (5) Pengelolaan Sumber Daya Manusia di UJ ditetapkan melalaui: a.
Peraturan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 010 Tahun 2014 Tentang
Petunjuk
Pengelolaan
Sumber
Daya
Manusia
Universitas Jayabaya. b.
Surat Keputusan Rektor Nomor: 024 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penilaian Rekam Jejak Kinerja Dosen Dan Tenaga Kependidikan Universitas Jayabaya.
c.
Peraturan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 025 Tahun 2014 Tentang Pengangkatan, Pemindahan, Dan Pemberhentian Pejabat Struktural Tenaga Kependidikan Universitas Jayabaya.
Pengelolaan SDM ini dibuat untuk mewujudkan sumberdaya manusia yang berkualitas untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan nasional sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Dasar 1945, diperlukan pegawai yang profesional dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas, berdedikasi tinggi, berwibawa, percaya diri, berintegritas, dan bertaqwa kepada Tuhan. (6) Pelaksanaan Tri Dharma Pegururuan Tinggi yang ditetapkan dengan: a.
Bidang Pendidikan ditetapkan melalaui (1) Surat Keputusan Rektor Nomor: 037 Tahun 2014 Tentang Standar Proses Pembelajaran Universitas Jayabaya, (2) Surat Keputusan Rektor Nomor: 030 Tahun 2014 Tentang Penetapan Pedoman Proses Pembelajaran Dan Monitoring Evaluasi Universitas Jayabaya, (3) Surat Keputusan Rektor Nomor: 028 Tahun 2014 Tentang Penetapan Buku Penyusunan Kurikulum, (4) Surat Keputusan Rektor Nomor: 021 Tahun 2014 Tentang Kurikulum Program Studi Sarjana dan Pascasarjana Berbasis Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia di Lingkungan Universitas Jayabaya.
b.
Bidang Penelitian dan Pengabdian Masyarakat ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: 019 Tahun 2014 Tentang Rencana
Induk
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
Penelitian
Universitas
Jayabaya,
Surat 83
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Keputusan Rektor Nomor: 029 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penelitian dan Pegabdian Kepada Masyarakat Universitas Jayabaya. (7) Kerjasama yang ditetapkan melalui Peraturan Rektor Nomor: 032
Tahun 2014 Tentang Tatakelola Kerjasama di Universitas Jayabaya. Pedoman ini ditujukan sebagai acuan bagi setiap unit kerja di lingkungan UJ dalam melakukan kerjasama dengan pihak lain secara melembaga, yang berisi berbagai hal yang berhubungan dengan penyelenggaraan dan pelaksanaan kerjasama. Dalam bidang kerjasama, upaya untuk mencapai visi UJ telah melakukan upaya kerjasama internasional dengan Universiti Utara Malaysia dalam bidang pendidikan dan penelitian melalui surat persetujuan senat UJ Nomor: 02/SA/SU/2016. Di bawah ini adalah gambaran mengenai kerjasama internasional UJ:
Gambar 2.2 Penyerahan Draft MoU kepada Prof. Dr. Rushami Zien Yusoff Pada tanggal 19 - 20 September 2016, UJ telah melaksanakan kegiatan kerjasama internasional dalam bidang pendidikan dan penelitian dengan Universiti Utara Malaysia yang berlokasi di Sintok, Kedah Darul Aman, Malaysia. Delegasi Kerjasama Internasional UJ diketuai oleh Dr. Juliansyah Noor, S.E., M.M., menyerahkan Draft MoU kepada Prof. Dr. Rushami Zien Yusoff, Assistant Vice Chancellor merangkap sebagai Dean School of Business Management. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
84
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Gambar 2.3 Penandatangan MoU, MoA dan Seminar Ditjen HKI dengan UJ Direktorat Jenderal Hak Kekayaan Intelektual (Ditjen HKI) melakukan penandatangan MoU, MoA dan seminar dengan UJ pada hari tanggal 8 Mei 2013 di Gd. Rektorat UJ yang dihadiri oleh Direktur Jenderal HaKI, Prof. Dr.Ahmad M. Ramli, S.H., M.H., FCBArb, Rektor Univesitas Jayabaya, Prof. Hj. Amir Santoso, M.Soc. SC, Ph.D, dan Ketua Yayasan Jayabaya, Prof. Dr. Hj. Yuyun Moeslim Taher, S.H. Kerjasama yang dilakukan untuk mendorong para sivitas akademisi Universitas Jayabaya sadar HKI seperti menciptakan inovasi-inovasi baru. Beberapa kerjasama UJ dengan instansi dalam negeri maupun luar negeri tertuang dalam Standar 7 sub-subbab 7.3.2 dan 7.3.3. Salah satu contoh hasil kerjasama antara UJ dengan Dirjen Bea Cukai dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
85
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Gambar 2.4 Kunjungan Mahasiswa FISIP UJ di KPU Bea dan Cukai Tipe A Tanjung Priok, Jakarta Utara Pada tanggal 14 Maret 2016, KPU Bea dan Cukai Tipe A Tanjung Priok menerima kunjungan Mahasiswa FISIP UJ sebanyak 90 orang. Dalam kunjungan ini, Bea Cukai Priok menyajikan beberapa informasi terkait kepabeanan, mulai dari ekspor impor secara umum sampai masalah Dwelling Time. Selain itu, mahasiswa UJ juga diberikan kesempatan untuk melihat melihat langsung kegiatan pegawai Bea dan Cukai di lapangan Pelabuhan Tanjung Priok, pengoperasian HiCo Scan, Gamma Ray, dan proses pengangkutan kontainer ke kapal. Upaya seperti yang disebutkan di atas, diharapkan dapat berkontribusi terhadap pencapaian Visi UJ sebagai universitas yang terkemuka, unggul dan berdaya saing sesuai dengan waktu yang direncanakan. 2. Kepemimpinan Organisasi Kepemimpinan organisasi dimaksudkan sebagai usaha dan cara yang dilakukan unsur pimpinan guna mewujudkan Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing melalui rapat koordinasi yang bersifat rutin maupun insidental. Rapat-rapat yang dilaksanakan di UJ dapat diuraikan sebagai berikut.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
86
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(1) Rapat rutin
Rapat rutin di UJ merupakan rapat koordinasi yang dilaksanakan setiap hari Rabu atau dikenal dengan istilah Reboan. Rapat tersebut terdiri dari: a.
Reboan I; Rapat pimpinan yang dilaksanakan pada minggu pertama. Rapat ini dihadiri oleh senat Universitas, Rektor dan Wakil Rektor membahas isu-isu strategis dan arah kebijakan umum yang akan didesiminasikan ke tingkat kepemimpinan dibawahnya.
b.
Reboan II; Rapat pimpinan yang dilaksanakan pada minggu kedua yang diikuti pejabat Rektor, Wakil Rektor, para Dekan dan Direktur Program Pascasarjana yang membahas dan mendapat kesepakatan tentang masalah teknis yang ditemukan dalam tata kelola universitas.
c.
Reboan III; Rapat pimpinan/bidang yang dilaksanakan pada minggu ketiga. Dalam rapat ini, Wakil Rektor mengadakan rapat dengan Kepala Biro dan Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) terkait permasalahan dan kebutuhan di setiap unit kerja, yaitu: (a) Reboan III Bidang Akademik; Rapat ini dihadiri oleh Wakil Rektor I, Kepala Biro Akademik, Kepala UPT Perpustakaan serta Kepala UPT Komputer dan Teknologi Informasi. (b) Reboan III Bidang Umum dan Keuangan; Rapat ini dihadiri oleh Wakil Rektor II, Kepala Biro Sumber Daya Manusia dan Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan. (c) Reboan III Bidang Kemahsiswaan dan Alumni; Rapat ini dihadiri oleh Wakil Rektor III, Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni serta Kepala UPT Otorita Kampus. (d) Reboan
III
Bidang
Perencanaan,
Kerjasama
dan
Hubungan Masyarakat; Rapat ini dihadiri oleh Wakil Rektor IV, Kepala Biro Perencanaan, Kepala Biro Kerjasama dan Kepala Biro Humas.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
87
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
d.
Reboan IV; Rapat pimpinan yang dilaksanakan pada minggu keempat diikuti oleh Rektor dan Wakil Rektor, SPI, LPPM dan Penjaminan Mutu yang membahas mengenai permasalahan dalam penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan penjaminan mutu pada masing-masing bidang di lingkungan UJ.
(2) Rapat insidental
Selain rapat rutin, UJ juga melaksanakan rapat yang bersifat insidental. Contoh rapat yang bersifat insidentil ini adalah rapat persiapan untuk menghadiri sidang banding dengan Tim Penilai dari Ditjen SDM Kemenristek Dikti terkait peninjauan kembali atas pengajuan Jabatan Fungsional Dosen (JFA) dari Lektor Kepala ke Guru Besar. Gambaran dari kegiatan peninjauan kembali tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.5 Pertemuan Pimpinan UJ dengan Tim Penilai Ditjen SDM Kemenristek Dikti Pimpinan UJ melakukan pertemuan dengan Tim Penilai dari Ditjen SDM Kemenristek Dikti pada hari Kamis, 20 Oktober 2016 untuk membahas permasalahan yang berkaitan dengan Dosen program studi Teknik Kimia UJ yaitu Dr. Flora Elvistia Firdaus, M.Si. yang sudah mengusulkan kenaikan JFA ke Guru Besar, namun belum mendapatkan putusan dari Ditjen SDM Kemenristek Dikti, padahal persyaratan yang diberikan sudah terpenuhi. Peranan pimpinan UJ BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
88
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
dalam setiap kegiatan yang berhubungan dengan internal dan eksternal dapat dijadikan contoh bahwa UJ memiliki kepemimpinan organisasi. 3. Kepemimpinan Publik Kepemimpinan publik dari pimpinan di UJ diarahkan untuk mewujudkan Visi UJ sebagai universitas yang terkemuka, unggul dan berdaya saing. Kepemimpinan publik ditunjukkan dengan kemampuan pimpinan unit kerja dalam menjalin, mengembangkan kerjasama serta pengakuan publik atas kredibilitas sivitas akademika UJ. Misalnya Pengahargaan UJ pada tahun 2013 dari Mix Mareting Communications Magazine sebagai Indonesia Best School of Management 2013 B Accreditation Category Private University. Peringkat Perguruan Tinggi ke 212 se Indonesia versi Kemenristek Dikti Tahun 2015, dan Peringkat ke 19 Perguruan Tinggi Swasta se Jakarta. Contoh lain dari kepemimpinan publik UJ dapat dilihat dari peran UJ dalam berbagai bidang, yaitu (1) Kelembagaan pemerintah, (2) Kelembagaan profesi, dan (3) Pengembangan IPTEK. (1) Kelembagaan Pemerintah, Prof. Dr. JH. Sinaulan, S.H., M.Ag.,
M.Sc., dipercaya sebagai Staf Khusus Menteri Pertahanan RI., Prof. Dr. Nurwidiatmo, S.H., M.H., M.M., dipercaya menjadi Ketua Tim Kompilasi Badan Pembinaan Hukum Nasional Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI, Dr. Otto Hasibuan, M.H, dipercaya menjadi Penasehat Menko Maritim dan Sumber Daya RI, Dr. Hasbi Hasan, MH dosen tetap Magister Hukum UJ dipercaya menjabat di Mahkamah Agung sebagai Direktur Binaan Administrasi Badan Pengadilan Agama RI, Dr. Marsudin Nainggolan dipercaya menjadi Kepala Pengadilan Negeri Pekanbaru. Selain itu, UJ juga dipercaya oleh Universitas Negeri Jakarta untuk menyelenggarakan berbagai kegiatan, yaitu: pertama, Pada tahun 2010, 2011 dan 2012, UJ menjadi tempat penyelenggaraan kegiatan pengawasan Ujian Nasional SMA/MA dan SMK di Provinsi DKI Jakarta. kedua, Pada tahun 2013 dan 2014, UJ menjadi tempat penyelenggaraan kegiatan Ujian Nasional SMA/MA, SMK, Paket C dan Paket C Kejuruan di BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
89
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Provinsi DKI Jakarta. Ruang lingkup kegiatan ini meliputi: (a) Penyiapan dan penyediaan sumber daya mansuia, (b) Penyiapan dan pembuatan Tata Cara Pengawasan Ujian Nasional, (c) Pembinaan, pengawasan, evaluasi dan pelaporan kegiatan Penhawasan Ujian Nasional. (2) Kelembagaan profesi, Dr. Fauzie Yusuf Hasibuan, S.H., M.H
dipercaya menjadi Ketua Umum Dewan Pimpinan Nasional Perhimpunan Advokat Indonesia (DPN PERADI) periode 2015-2020, Dr. Widura Imam Mustopo, M.Psi, Psi, dipercaya menjadi Ketua Himpsi Jaya periode 2016-2020, Dr. Euis Komalawati S.Sos, M.Si sebagai Pengurus Asosiasi Pendidikan Ilmu Komunikasi Wilayah Jabodetabek. (3) Pengembangan
IPTEK telah dilakukan dengan mengadakan
berbagai seminar yang bermutu dan menjadi trend setter di bidangnya, yaitu:
Gambar 2.6 Seminar Internasional Program Doktor Ilmu Hukum UJ Seminar Internasional yang dilaksanakan oleh program Doktor Ilmu Hukum UJ pada tanggal 6 April 2016 yang bertemakan Internasional Law Facing Politics and Trade Turbulences, yang menjadi pembicara dalam kegiatan ini terdiri dari beberapa perguruan tinggi, yaitu, The College of The Ozarks, Missouri, USA, Pusan National University, South Korea, Al - Imam Muhammad Ibn Saud Islamic University, Riyad, KSA, dan Universitas Indonesia. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
90
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Gambar 2.7 Hakim Agung; Prof. Dr. T. Gayus Lumbuun, S.H., M.H, menyampaikan Kuliah Umum Program Doktor Ilmu Hukum UJ Program Doktor Ilmu Hukum UJ menyelenggarakan Kuliah Umum yang bertemakan Darurat Penegakan Hukum di Indonesia, pada tanggal 23 Juli 2016 yang bertempat di Lantai V Gd. Rektorat UJ. Pembicara dalam kegiatan ini adalah Prof. Dr. T. Gayus Lumbuun, S.H., M.H, (Hakim Agung RI).
Gambar 2.8 Wakil Ketua KPK; Dr. Laode Mumamad Syarif memberikan Kuliah Umum Program Doktor Ilmu Hukum UJ. Dr. Laode Mumamad Syarif menyampaikan Kuliah Umum di hadapan mahasiswa Program Doktor Ilmu Hukum UJ pada tanggal 19 Mei 2016 yang
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
91
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
bertempat di Gedung Rektorat UJ dengan tema Tantangan ke depan Komisi Pemberantasan Korupsi.
Gambar 2.9 Seminar Nasional Bidang Ekonomi di UJ Magister Manajemen UJ melaksanakan Seminar Nasional yang bertemakan Strategi Pengembangan Bisnis di Era ASEAN Economic Community pada tanggal 28 Mei 2016. Pembicara dalam Seminar Nasional ini adalah Dr. Ahmad Yani CH, Ak., CA. MM (Direktur Pembiayaan dan Kapasitas Daerah dari Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan, Kementerian Keuangan RI) dan Rifki Ismal, Pd.D (Asisten Direktur Departemen Ekonomi dan Keuangan Syariah, Bank Indonesia).
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
92
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Gambar
2.10
Sandiaga
Uno
memberikan
materi
seminar
creative
entrepreneur Pada tanggal 19 Mei 2016, Senat Mahasiswa FIKOM UJ mengadakan kegiatan Seminar Creative Entrepreneur sebagai salah satu rangkaian acara FIKOM Days For Charity 2016 yang bertempat di Gd. Rektorat UJ. Dalam seminar tersebut Senat Mahasiswa mengundang seorang entreprenuer muda Indonesia, Sandiaga Uno.
Gambar 2.11 Seminar Nasional Magister Ilmu Hukum UJ Program Magister Ilmu Hukum UJ menyelenggarakan Seminar Nasional yang bertemakan Dwi Kewarganegaraan di Ballroom Bidadari, Hotel Mercure, Ancol, Jakarta Utara, tanggal 15 Oktober 2016. Pembicara dalam kegiatan BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
93
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
tersebut adalah Mantan Ketua Mahkamah Agung, Prof. Dr. Bagir Manan, SH, MCL, Pakar Hukum Internasional Hazairin Pohan, SH, MA. P.hD dan Pakar Hukum Tata Negara, Susi Dwi Harijanti, P.hD dari Universitas Padjajaran (Unpad).
Gambar 2.12 Prof DR. Deny Indrayana dalam Kuliah Umum Fakultas Hukum UJ Ketua Yayasan Jayabaya, Prof. Dr. Hj. Yuyun Moeslim Taher menyerahkan Plakat kepada Prof Dr. Deny Indrayana setelah mengisi Kuliah Umum Fakultas Hukum UJ yang membahas permasalahan hukum di Indonesia pada tanggal 18 Maret 2011 yang bertempat di Gd. Rektorat UJ.
Gambar 2.13 Jenderal Pol. Drs. H. Tito Karnavian, M.A., Ph.D (KAPOLRI) berdialog dengan BEM Se-Jakarta BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
94
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Jenderal Pol. Drs. H. Tito Karnavian, M.A., Ph.D (KAPOLRI) mengadakan dialog dengan BEM Se-Jakarta pada tanggal 25 Oktober 2016 yang bertempat di Lobby Fakultas Ekonomi UJ.
Gambar 2.14 Direktur Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Kemenristek Dikti; Prof. Dr. Ocky Karna Radjasa, M.Sc. dan Pembina Jurnal Elektronik Kemenristek Dikti; Assoc. Prof. Dr. Istadi menjadi Pembicara pada Seminar Nasional tentang Internasionalisasi Jurnal dan OJS Seminar Nasional yang bertemakan Strategi Pengelolaan Jurnal Menuju Akreditasi Nasional dan Indeksasi Internasional diselenggarakan pada tanggal 3 Februari 2016 di Lt. V Gd. Rektorat. Dalam kegiatan tersebut, Prof. Dr. Ocky Karna Radjasa, M.Sc. (Direktur Riset dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Kemenristek Dikti) dan Assoc. Prof. Dr. Istadi membahas mengenai Internasionalisasi Jurnal dan OJS: Strategi Penyiapan Jurnal untuk Indeksasi di Lembaga Pengindeks Internasional. Dalam kepemimpinan publik UJ, pimpinan universitas/fakultas/program pascasarjana/program studi berperan penting dalam upaya membuat jejaring dengan para stakeholders dalam rangka pengembangan organisasi maupun kurikulum program studi yang didasarkan kerjasama kemitraan yang saling menguntungkan. Melalui peningkatan jejaring kerjasama ini diharapkan dapat mengembangkan universitas/fakultas/program pascasarjana/program studi terutama untuk pengembangan akademik mahasiswa maupun tenaga akademik yang ada. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
95
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
2.3.
Sistem Pengelolaan
2.3.1.
Jelaskan sistem pengelolaan institusi perguruan tinggi serta dokumen pendukungnya (jelaskan unit / bagian / lembaga yang berperan dalam setiap fungsi pengelolaan serta proses pengambilan keputusan). Sistem pengelolaan UJ telah diatur melalui serangkaian dokumen yang diterbitkan oleh Badan Penyelenggara sebagai unsur penyusun kebijakan akademik dan non akademik, Rektor sebagai pelaksana akademik dan non akademik, dan Senat universitas sebagai pengawas bidang akademik Universitas yang telah diuraikan pada sub-subbab 2.1.1. Sistem pengelolaan fungsional dan operasional UJ mencakup 5 (lima) fungsi pengelolaan yang dilaksanakan secara efektif untuk mengelola dan menyelenggarakan program serta kegiatan UJ, yaitu (1) Perencanaan, (2) Pengorganisasian, (3) Pengembangan staf, (4) Kepemimpinan, dan (5) pengawasan. 1. Perencanaan Perencanaan merupakan awal dari sebuah rangkaian proses manajemen. Oleh karena itu untuk dapat mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing yang telah ditetapkan UJ, Rektor melaksanakan
fungsi
perencanaan
yang
sudah
ditetapkan
melalui
serangkaian peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya. Fungsi perencanaan diwujudkan dalam bentuk: (1) Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 015 Tahun 2014
Tentang Rencana Induk Pengembangan Universitas Jayabaya 20142039. (2) Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 016 Tahun 2014
Tentang Rencana Strategis Universitas Jayabaya Tahun 2014-2018 (3) Surat Keputusan Rektor Nomor: 017 Tahun 2014 Tentang Rencana
Operasional Universitas Jayabaya (4) Surat Keputusan Rektor Nomor: 019 Tahun 2014 Tentang Rencana
Induk Penelitian Universitas Jayabaya.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
96
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(5) Peraturan Rekktor Nomor: 033 Tahun 2014 tentang Pengembangan,
Pemanfaatan dan Penerapan Sistem Informasi dan Komunikasi di Universitas Jayabaya. Pelaksanaan fungsi perencanaan pengembangan program dengan acuan RIP-UJ, Renstra-UJ dan Renop-UJ, maka UJ akan mampu menjawab tantangan dan isu-isu strategis sehingga Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing dapat terlaksana sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 2. Pengorganisasian Fungsi pengorganisasia sudah ditetapkan melalui serangkaian peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan dibawahnya dalam mewujudkan Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Fungsi pengorganisasian diwujudkan dalam bentuk Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya dan Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya yang memuat struktur organisasi UJ sebagaimana telah diuraikan pada sub-subbab 2.1.2 (Struktur Organisasi UJ). Pengorganisasian di UJ tersusun dari unsur-unsur: (1) Yayasan Jayabaya sebagai Badan Penyelenggara. (2) Badan Pelaksana Harian (BPH) adalah badan yang dibentuk oleh Yayasan untuk pelaksanaan langsung tugas sehari-hari Yayasan dalam penyelenggaraan Universitas. (3) Dewan Penyantun merupakan organ yang menjalankan fungsi pertimbangan non-akademik dan membantu pengembangan UJ. (4) Senat Universitas sebagai badan normatif tertinggi yang menjalankan fungsi
penetapan
dan
pertimbangan
pelaksanaan
kebijakan
akademik UJ. (5) Rektor sebagai pimpinan UJ dibantu oleh Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, Wakil Rektor III dan Wakil Rektor IV.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
97
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(6) Pelaksana akademik, yaitu Fakultas/Pengelola Program Studi, Program Studi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM), serta Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) (7) Pelaksana Administrasi UJ, yaitu Biro Akademik, Biro Sumber Daya Manusia,
Biro
Administasi,
Umum,
dan
Keuangan,
Biro
Kemahasiswaan dan Alumni, Biro Perencanaan, Biro Kerjasama, serta Biro Humas. (8) Unit Pelaksana Teknis (UPT), yaitu UPT Otorita kampus, UPT Laboratorium, UPT Komputer dan Teknologi Informasi, UPT Perpustakaan, dan Poliklinik Setiap bidang yang ada dalam lingkup UJ berkoordinasi satu dengan yang lain agar kewenangan yang dijalankan sesuai dengan bidang tugas pokok dan fungsinya masing-masing. 3. Pengembangan staf Fungsi pengembangan staf diarahkan untuk mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing seperti yang telah digambarkan pada sub-subbab 2.1.2 (Struktur Organisasi UJ), dengan pembagian kerja yang telah diatur dalam Statuta dan Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 009 Tahun 2014. Pengembangan staf di UJ dilakukan sesuai dengan keputusan dari Yayasan dan Rektor. Staf akademik dan staf administrasi merupakan unsur yang harus dikelola dengan baik agar memiliki profesionalisme dalam melaksanakan kewajibannya sesuai aturan yang tertulis dalam: (1) Peraturan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 010 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Pengelolaan Sumber Daya Manusia Universitas Jayabaya. (2) Surat Keputusan Rektor Nomor: 024 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penilaian Rekam Jejak Kinerja Dosen Dan Tenaga Kependidikan Universitas Jayabaya, dan (3) Peraturan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 025 Tahun 2014 Tentang Pengangkatan, Pemindahan, Dan Pemberhentian Pejabat Struktural Tenaga Kependidikan Universitas Jayabaya. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
98
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
4. Kepemimpinan Fungsi kepemimpinan menjadi kekuatan dominan dalam tata kelola UJ yang akan secara langsung memberikan dampak pada pencapaian Visi UJ menjadi perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Fungsi kepemimpinan telah diatur melalui serangkaian dokumen, khususnya yang tertulis di dalam Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya. Pola kepemimpinan di UJ memberikan ruang kepada setiap sivitas akademika di lingkungan UJ untuk berpartisipasi dalam meningkatkan kemajuan akademik dan menciptakan keterbukaan atmosfer akademik. Contoh fungsi kepemimpinan UJ adalah pelaksanaan rapat terstruktur yakni rapat Reboan dan rapat insidental. 5. Pengawasan Fungsi pengawasan merupakan fungsi yang secara operasional dilakukan untuk memberikan pemantauan terhadap anggota organisasi dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan untuk mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Arahan formal didokumentasikan dalam bentuk Standar Operating Procedure (SOP) dan Job Description pada masing-masing bagian yang harus ditaati. Selain itu, memberikan evaluasi terhadap kinerja dengan menggunakan ukuran-ukuran yang berlaku seperti: (1) Kebijakan Mutu UJ Nomor: LPM01-0816-00-001 (2) Manual Mutu UJ Nomor: LPM02-0416-002-001 (3) Standar Mutu UJ Nomor: LPM03-0416-02-001 (4) Formulir Mutu UJ Nomor: LPM04-0416-02 Contoh dari fungsi pengawasan melalui serangkaian kegiatan yang dilaksanakan dalam bentuk: (1) Berbagai kegiatan audit akademik yang dilaksanakan oleh Lemabaga
Penjamian Mutu (LPM) UJ dan kegiatan audit mutu non akademik oleh Satuan Pengawas Internal (SPI). (2) Pelaporan PKRA melalui RKPA.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
99
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(3) Dalam bidang akademik setiap semester senantiasa dilaksanakan
evaluasi kemajuan belajar mahasiswa. (4) Pelaksanaan
Penyusunan
Laporan
Semesteran
Berdasarkan
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT) (5) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM)
secara rutin melakukan monitoring dan evaluasi (monev) atas hibah penelitian internal dan penelitian eksternal yang diterima Universitas Contoh lain dari pelaskanaan fungsi pengawasan diadakan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi serta dalam rapat pimpinan Reboan. Hasil rapat di antaranya memutuskan program-program kerja apa yang berjalan dengan baik dan patut dipertahankan, kemudian program-program apa yang tidak berjalan akan dipertimbangkan keberlangsungannya. Selain evaluasi program-program kegiatan, juga dilakukan evaluasi kinerja staf, apakah setiap unit kerja staf berkerja dengan baik, atau mengalami hambatan. Penelurusan hambatan diperlukan untuk menentukan solusi yang harus diambil guna terus meningkatkan kinerja unit kerja. Salah satu solusi yang dilakukan adalah dengan mengganti personil dan mengganti teknis prosedural dalam unit kerja staf tersebut. Secara organisasi, sistem kepemimpinan yang dianut oleh UJ adalah (1) Desentralisasi Akademik dan (2) Desentralisasi Anggaran 1. Desentralisasi Akademik Desentraliasi Akademik melalui pemberian kewenangan kepada program studi untuk menyusun kurikulum dengan mengacu pada pencapaian Visi UJ menjadi perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing erta peraturan yang ditetapkan universitas melalui Surat Keputusan Rektor Nomor: 028 Tahun 2014 Tentang Penetapan Buku Panduan Penyusunan Kurikulum Universitas Jayabaya. Pedoman tersebut memberikan batasan kepada program studi untuk menyusun kurikulum yang dinyatakan dalam bentuk susunan kurikulum universitas (matakuliah yang diasuh universitas), fakultas (matakuliah yang diasuh fakultas), dan program studi (matakuliah yang diasuh program studi). BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
100
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Kurikulum secara berkala dilakukan peninjauan dengan memberi kesempatan bagi stakeholder melalui workshop kurikulum yang diselenggarakan masingmasing program studi, selanjutnya diajukan dan mendapat pengesahan. Ketetapan Rektor yang berkaitan dengan pengesahan kurikulum UJ adalah Surat Keputusan Rektor Nomor: 021 Tahun 2014 Tentang Kurikulum Program Studi Sarjana dan Pascasarjana Berbasis Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia di Lingkungan Universitas Jayabaya. Dalam kegiatan belajar mengajar, proses monitoring dan evaluasi ditetapkan dilakukan melalui kegiatan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) oleh audit internal dari LPM sesuai dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 030 Tahun 2014 Tentang Pedoman Proses Pembelajaran dan Monev Universitas Jayabaya. Sedangkan untuk kegiatan monitoring dan evaluasi dalam kegiatan non-akademik dilaksanakan oleh SPI sehingga dapat memenuhi kelima fungsi sistem pengelolaan. 2. Desentralisasi Anggaran Desentralisasi Anggaran diwujudkan dengan penyusunan PKRA yang dilakukan secara berjenjang dimulai dari masing-masing Prodi kemudian dibahas di tingkat Fakultas selanjutnya dikonsolidasikan di tingkat Universitas. Di tingkat Universitas diselenggarakan RKPA untuk menetapkan anggaran masing-masing satuan kerja berdasarkan Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing yang diterjemahkan dalam serangkaian program kerja dan anggaran. Rancangan anggaran tersebut selanjutnya dibawa ke Senat Universitas untuk mendapatkan persetujuan sebelum dikirimkan ke Yayasan untuk mendapat pengesahan. Sedangkan untuk mendapatkan akuntabilitas anggaran, maka dilakukan audit oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) Drs. H. Zeinirwan Zein, Ak, M.M., CPA. Contoh laporan laporan keuangan yang telah diaudit dapat diuraikan sebagai berikut: (1) Tahun 2013, laporan keuangan keuangan per tanggal 31 Desember 2013 dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). (2) Tahun 2014, laporan keuangan per tanggal 31 Desember 2014 dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
101
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(3) Tahun 2015, laporan keuangan per tanggal 31 Desember 2015 dengan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). 2.3.2.
Jelaskan program peningkatan kompetensi manajerial untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit. Program peningkatan kompetensi manajerial ini diarahkan untuk mewujudkan Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Peningkaan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan pada dasarnya untuk memenuhi job analysis, job discription, dan job spesification yang diatur dalam Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya dan Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya sehingga pola dan arah penanganan kompetensi mejadi fokus, efisien dan efektif antara lain melalui
pelatihan
kepemimpinan,
pengelolaan
administrasi
umum,
pengelolaan keuangan, pengelolaan komputer dan teknologi informasi, maupun mengirimkan studi lanjut pada program pascasarjana. Oleh sebab itu pada dasarnya dalam Peraturan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 010 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Pengelolaan SDM Universitas Jayabaya telah diatur hal-hal: (1) Pasal 2 dan 3 berisikan Jenis dan kedudukan pegawai, (2) Pasal 4 berisikan Perencanaan kepegawaian, (3) Pasal 6, 7 dan 8 berisikan Orientasi dan penempatan pegawai, (4) Pasal 9 berisikan Pembinaan dan pengembangan karir, serta (5) Pasal 41 dan 42 berisikan Penilaian prestasi kerja pegawai. Dalam program peningkatan kompetensi manajerial untuk menjamin proses pengelolaan UJ yang efektif dan efesien dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Rancangan dan analisis jabatan Rancangan dan analisis jabatan tertuang dalam Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya Bab VII Pasal 24, yaitu: (1) Rektor dan Wakil Rektor sebagai pimpinan UJ.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
102
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(2) Pelaksana akademik, yaitu Fakultas/Pengelola Program Studi,
Program Studi, Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM), serta Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) (3) Pelaksana Administrasi UJ, yaitu Biro Akademik, Biro Sumber Daya
Manusia,
Biro
Administasi,
Umum,
dan
Keuangan,
Biro
Kemahasiswaan dan Alumni, Biro Perencanaan, Biro Kerjasama, serta Biro Humas. (4) Unit Pelaksana Teknis (UPT), yaitu UPT Otorita kampus, UPT
Laboratorium, UPT Komputer dan Teknologi Informasi, UPT Perpustakaan, dan Poliklinik Rancangan jabatan disusun mengacu pada Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 010 Tahun 2014 Tentang Petunjuk Pengelolaan SDM Universitas Jayabaya dan Surat Keputusan Rektor Nomor: 024 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penilaian Rekam Jejak Kinerja Dosen dan Tenaga Kependidikan UJ. Di dalam Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 010 Tahun 2014 tersebut dijelaskan: (1) Bab III
: Perencanaan Kepegawaian.
(2) Bab IV
: Rekrutmen dan Seleksi Pegawai.
(3) Bab V
: Orientasi dan Penempatan Pegawai.
(4) Bab VI
: Pembinaan dan Pengembangan
(5) Bab VII
: Penghargaan dan Seleksi Pegawai Universitas
(6) Bab XI
: Pemberhentian Pegawai
(7) Bab XII
: Kepangkatan Pegawai UJ
Berdasarkan aturan tersebut, analisis jabatan (job analysis) dilaksanakan secara sistematis untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan, dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam suatu organisasi sehingga Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing dapat tercapai.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
103
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
2. Uraian Tugas Masing-masing Jabatan di setiap Unit kerja di UJ memiliki uraian tugas pokoknya masing-masing. Uraian tugas pokok dan fungsi terdapat dalam Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya serta Surat Keputusan Ketua Yayasan Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya. Kedudukan, tugas pokok, dan fungsi masing-masing satuan kerja yaitu: (1) Pasal 25
: Rektor
(2) Pasal 30
: Wakil Rektor
(3) Pasal 34
: Senat
(4) Pasal 37
: Satuan Pengawas Internal (SPI)
(5) Pasal 39
: Lembaga Penjaminan Mutu (LPM)
(6) Pasal 40
: Fakultas
(7) Pasal 42
: Program Pascasarjana
(8) Pasal 43
: Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
(LPPM) (9) Pasal 44
: Pelaksana Administratif
(10) Pasal 45
: Unit Pelaksana Teknis (UPT)
3. Prosedur kerja Prosedur kerja di lingkungan UJ dilaksanakan sesuai dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 044 Tahun 2014 Tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) Universitas Jayabaya dan Manual Mutu UJ Nomor: LPM020416-002-001. Setiap Unit kerja di lingkungan UJ memiliki prosedur kerja masing-masing yang semuanya untuk mendukung terlaksananya Visi UJ sebagai perguruan tinggi yang terkemuka, unggul dan berdaya saing serta mengembangkan Tri Darma Perguruan Tinggi. SOP yang telah dibuat oleh UJ dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
104
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Tabel 2.3 Daftar Dokumen SOP UJ No
Dokumen
Kode
(1)
(2)
(3)
Biro Sumber Daya Manusia (SDM) 1
Usul Kenaikan Dosen
Jabatan
Fungsional
2
Usul Cuti Pegawai
SOP-02/SDM/2014
3
Pengembangan Karir
SOP-03/SDM/2014
SOP-01/SDM/2014
UPT. Perpustakaan 4
Pelayanan Koleksi Karya Ilmiah
SOP01/UPT.PERPUSTAKAAN/2014
5
Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan
SOP02/UPT.PERPUSTAKAAN/2014
6
Pelayanan Referensi
SOP03/UPT.PERPUSTAKAAN/2014
UPT. Pusat Komputer dan Teknologi Informasi (PUSKOMTI) 7 8 9 10
Permintaan Subdomain Web Fakultas/ Program Studi Pemasangan / Perawatan Jaringan Internet Pendaftaran Akun Email Universitas Jayabaya (jayabaya.ac.id) Pencetakan Ulang Kartu Hasil Studi (KHS)
SOP-01/UPT.PUSKOMTI/2014 SOP-02/UPT.PUSKOMTI/2014 SOP-03/UPT.PUSKOMTI/2014 SOP-04/UPT.PUSKOMTI/2014
11
Pendaftaran Akun E-Learning
SOP-05/UPT.PUSKOMTI/2014
12
Peminjaman Ruang di UPT-Puskomti
SOP-06/UPT.PUSKOMTI/2014
13
Perubahan Data Kurikulum
SOP-07/UPT.PUSKOMTI/2014
Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) 14
Publikasi Informasi Penelitian Pengajuan Proposal Penelitian Dosen/Peneliti Sistem Seleksi Proposal Penelitian Penetapan Nama Penerima Dana Penelitian Pencairan/Pembayaran Dana Penelitian
SOP-01/LPPM/2014
19
Pelaksanaan Penelitian
SOP-06/LPPM/2014
20
SOP-07/LPPM/2014
22
Surat Pergantian Personil Penelitian Laporan Kemajuan, Laporan Keuangan dan BCHP Pembentukan Pusat Studi
23
Pembuatan Laporan Akhir Penelitian
SOP-10/LPPM/2014
24
Seminar Hasil Penelitian
SOP-11/LPPM/2014
15 16 17 18
21
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
SOP-02/LPPM/2014 SOP-03/LPPM/2014 SOP-04/LPPM/2014 SOP-05/LPPM/2014
SOP-08/LPPM/2014 SOP-09/LPPM/2014
105
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Dokumen
Kode
(1) 25
(2) Diseminasi Hasil Penelitian
(3) SOP-12/LPPM/2014
26
Rekrutmen Tim Reviewer Internal
SOP-13/LPPM/2014
27
Penugasan Tim Reviewer Internal
SOP-14/LPPM/2014
28
SOP-15/LPPM/2014
30
Pendataan Publikasi Penelitian Pelatihan/Sosialisasi/Workshop Program Penelitian Penerbitan Dokumen Hasil Penelitian
31
Penanganan Plagiarisme Penelitian
SOP-18/LPPM/2014
32
Pengolahan Data Penelitian
SOP-19/LPPM/2014
33
Pembubaran Pusat Studi
SOP-20/LPPM/2014
34
Pengusulan HaKI Prosedur Pengabdian Mono Years Ibm dan KKN-PPM Pengabdian Mandiri Prosedur Pengabdian Multi Years (HILINK, IbK, IbPE, IbIKK, IbW, dan IbW antar PT-CSR atau PT-PEMDA-CSR)
SOP-21/LPPM/2014
29
35 36 37
SOP-16/LPPM/2014 SOP-17/LPPM/2014
SOP-22/LPPM/2014 SOP-23/LPPM/2014 SOP-24/LPPM/2014
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) 38 39 40 41 42 43 44 45 46
Perpanjangan Ijin Operasional Rogram Studi Pengusulan Pembukaan Program Studi Baru Pengusulan Akreditasi Program Studi Baru Monitoring dan Evaluasi Internal (Monev-In) Audit Internal Mutu Akademik Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Ujian Masuk Universitas Survey Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan Survey Penilaian Mahasiswa Terhadap Dosen Penyusunan Kurikulum Program Studi
SOP-01/LPM/2014 SOP-02/LPM/2014 SOP-03/LPM/2014 SOP-04/LPM/2014 SOP-05/LPM/2014 SOP-06/LPM/2014 SOP-07/LPM/2014 SOP-08/LPM/2014 SOP-09/LPM/2014
Biro Kerjasama 47
Administrasi Memorandum of Understanding
SOP-01/KERJASAMA/2014
48
Monitoring Evaluasi Hasil Kerjasama
SOP-02/KERJASAMA/2014
49
Penanganan Tenaga Akademik Asing
SOP-03/KERJASAMA/2014
50
Penerimaan Calon Mahasiswa Warganegara Asing
SOP-04/KERJASAMA/2014
Biro Administrasi, Umum dan Keuangan (BAUK)
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
106
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No (1) 51
Dokumen (2) Proses Rekruitmen Pemberian Beasiswa
Kode (3) SOP-01/BAUK/2014
52
Pemrosesan Surat Masuk
SOP-02/BAUK/2014
53
Pemrosesan Surat Keluar Proses Bantuan Dana Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan Peminjaman/Penggunaan Kendaraan Operasional Pembebasan SPP bagi Mahasiswa yang Orang Tuanya Pensiunan Pegawai/Dosen Universitas Jayabaya, Anak Panti Asuhan dan Mahasiswa Berprestasi Tingkat Nasional Prosedur Peminjaman/Penggunaan Peralatan Kerumah-Tanggaan Pengajuan Kebutuhan Konsumsi Rapat Usulan Pemrosesan Keputusan/Peraturan Rektor Penetapan Besaran UPP Usulan Pembayaran Gaji dan Tunjangan Lainnya Penerimaan UPP dan Penerimaan Lainnya
SOP-03/BAUK/2015
63
Penerimaan Uang Pendidikan
SOP-13/BAUK/2023
64
Pembayaran Uang Muka Kerja
SOP-14/BAUK/2023
65
Pembayaran Biaya Perjalanan Dinas
SOP-15/BAUK/2023
66
Penerimaan Uang Wisuda
SOP-16/BAUK/2023
67
Laporan Keuangan Semester dan Tahunan
SOP-17/BAUK/2023
Usul Penilaian Peer Review Karya Ilmiah Perbaikan/Pemeliharaan Kendaraan Dinas di Lingkungan Universitas Jayabaya Perbaikan/Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor di Lingkungan Universitas Jayabaya
SOP-18/BAUK/2023
54 55
56
57 58 59 60 61 62
68 69 70
SOP-04/BAUK/2016 SOP-05/BAUK/2017
SOP-06/BAUK/2018
SOP-07/BAUK/2019 SOP-08/BAUK/2020 SOP-09/BAUK/2021 SOP-10/BAUK/2022 SOP-11/BAUK/2023 SOP-12/BAUK/2023
SOP-19/BAUK/2023 SOP-20/BAUK/2023
Biro Administrasi (BAA) 71
Penataan Homebase Dosen
SOP-01/BAA/2014
72
Pembuatan Laporan PDPT
SOP-02/BAA/2014
73
Update Biodata Dosen
SOP-03/BAA/2014
74
Pengelolaan Ruang Kuliah Umum
SOP-04/BAA/2014
75
Registrasi Mahasiswa Lama
SOP-05/BAA/2014
76
Alih Program
SOP-06/BAA/2014
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
107
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Dokumen
Kode
(1) 77
(2) Registrasi Mahasiswa Baru
(3) SOP-07/BAA/2014
78
Pelaksanaan Wisuda
SOP-08/BAA/2014
79
Mahasiswa Jayabaya
Pindah
ke
Universitas SOP-09/BAA/2014
4. Program peningkatan kompetensi manajerial Program peningkatan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan mendapat perhatian dan menjadi fokus dalam program peningkatan sumber daya manusia karena sumber daya merupakan investasi jangka panjang dan akan menjamin sustainabilitas universitas. Untuk menilai dan meningkatkan kompetensi, maka secara rutin dilakukan audit Penilaian Kinerja Pegawai dan Pejabatan Struktural yang hasilnya dilaporkan kepada Rektor untuk bahan evaluasi pembinaan sumber daya manusia, khususnya melalui Rapat Reboan III yang dipimpin oleh Wakil Rektor II dan dihadiri Kepala Biro Sumber Daya Manusia dan Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan. Program peningkatan kompetensi manajerial yang sistematis telah diarsipkan oleh Biro Sumber Daya Manusia, bagi tenaga kependidikan antara lain disajikan pada tabel di bawah ini: Tabel 2.4 Program Peningkatan Kompetensi Tenaga Kependidikan UJ No (1) 1 2
3
4
5
Program Peningkatan Kompetensi (2) Hak Kekayaan Intelektual (HKI) Terhadap Pembangunan Indonesia Peran Riset Akuntansi dalam Kebijakan Keuangan Sektor Publik yang Efektif Seminar Nasional Seri-1 Membangun Kembali Indonesia Raya Berdasarkan Konstitusi Pelatihan Metodologi Penelitian Call for Papers dan Seminar Nasional “Quo Vadis Integritas?”
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
Instansi Penyelenggara (3) Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia, Direktorat Jenderal HKI Program Pascasarjana Ilmu Akuntansi Fakutas Ekonomi Universitas Indonesia
Tahun (4) 2013 2013
Institut Madani Nusantara dan Asosiasi Dosen Indonesia
2013
Fakutas Ekonomi UJ
2013
Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis Universitas Pendidikan Indonesia Program Studi Akuntansi
2013
108
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No (1) 6
7
8
9
10
11
12 13 14 15 16 17 18
Program Peningkatan Kompetensi (2) Seminar Nasional “Redenominasi dan Upaya Penguatan Rupiah” Kuliah Umum Sistem Pertahanan Negara dalam Demokrasi oleh Menteri Pertahan RI Letjen TNI Purn Sjafri Sjamsudin Pelatihan Sehari Pengisian Borang Akreditasi Fakultas dan Program Studi Universitas Jayabaya Civil Society Group dan Hukum sebagai Tools of Social Engineering dalam RUU Keamanan Nasional Membangun Akuntabilitas Partai Politik Menaklukkan Korupsi (Tantangan Pemberantasan Korupsi 2014) Pelatihan Penulisan Proposal Pengabdian Masyarakat Berstandar Nasional Perdospi and Perkespra Congress Human Factors Workshop on Fasting Pelatihan “ASSESSMENT PAPI KOSTIK, DISC & MBTI” Pelatihan “ASSESSMENT PAPI KOSTIK, DISC & MBTI” Behavior Event Interview Training Program Workshop for Assessor TOT and workshop for Job Seekers Program
Instansi Penyelenggara
Tahun
(3)
(4)
Institut Bisnis dan Informatikan Kwik Kian Gie
2013
Lembaga Eksekutif Mahasiswa Universitas Jayabaya
2013
Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan Universitas Jayabaya
2013
Direktorat Jenderal Potensi Pertahanan Kementerian Pertahanan RI
2013
KPK dan Australian AID
2013
FlipMAS Fatahillah Jabodetabek
2013
Continuing Aerospace Medicine Education (CAME), Jakarta International Aerospace Medicine Symposium (JIAMS), Gadjah Mada University Yogyakarta
2013 2013
OneSpiritConsulting
2013
OneSpiritConsulting
2013
Interview Edge
2013
Logos Consulting
2013
Yayasan Semesta Indonesia
2013
19
Kolokium Psikologi Nasional XXIII
Asosiasi Penyelenggara Perguruan Tinggi Psikologi Indonesia
2013
20
Pengawas Ujian Nasional SMA/MA/SMP Kejuruan dan Paket C
Universitas Negeri Jakarta
2013
21
Seminar Psikologi Kesehatan
Fakultas Psikologi Universitas YARSI Jakarta
2013
22
Pemantapan Nilai-Nilai Kebangsaan bagi Anggota Partai Politik Peserta Pemilu tahun 2014 Angkatan II
Lembaga Ketahanan Nasional (Lemhannas)
2013
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
109
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No (1) 23 24 25 26 27 28 29
30 31 32
33
34 35 36
37
38
39
Program Peningkatan Kompetensi (2) Workshop Kurikulum Perguruan Tinggi “Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia” Seminar Nasional “Psikologi Militer” Pelatihan Asesor Auditor Hukum Lokakarya Manajemen Jurnal Ilmiah “Psikologi Peduli” Bagi korban bencana alam . Legislative Drafting Training (Advanced Level)
Instansi Penyelenggara (3) Fakultas Psikologi Universitas Katolik Atma Jaya dan AP2TPI Wilayah Jakarta Asosiasi Psikologi Militer Indonesia Badan Nasional Sertifikasi Profesi dan Asosiasi Auditor Hukum Indonesia
Tahun (4) 2014 2014 2014
Universitas Negeri Malang
2014
Universitas Gadjah Mada
2014
Dirjen Peraturan PerundangUndangan dan Jimly School Lawang Govenrment
2014
Universitas Gadjah Mada
2014
Monash University
2014
Seminar dan Dialog Nasional Pancasila: Antara Harapan dan Kenyataan. Seminar “Research Methods in Cognitive Neuroscience: Laboratory Experiments and Clinical Studies” Seminar Kurikulum Berbasis Kompetensi Developing Team Work International Workshop Series on Psychometrics: Developing Performance Task and Assessment to Improve Student Learning Seminar “Health Status and Quality of Life” Dialog Nasional dan Bedah Buku “The Dance of Change”
Universitas Negeri Yogyakarta
2014
Belantara Adventure
2014
Universitas Paramadina
2014
Indonesian Family Life Survey
2014
Freedom Institute
2014
Kolokium Psikologi Indonesia XXIV
Asosiasi Penyelenggara Perguruan Tinggi Psikologi Indonesia
2014
Universitas Pancasila dan Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR)
2014
Universitas Jayabaya Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan
2014
Universitas Jayabaya Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan
2014
Seminar Nasional “Evaluasi Kedudukan dan Fungsi Komisi-Komisi Negara dalam Sistem Ketatanegaraan di Indonesia” Workshop Strategi mendapatkan Penelitian Hibah Bersaing Stadium General Peran SKK Migas dalam Pembangunan Nasional melalui Pemberdayaan Mahasiswa di Bidang Migas
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
110
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No (1) 40 41 42 43
44 45 46 47
48
49
50 51
52
53 54
Program Peningkatan Kompetensi (2) Panelis Kuliah Umum Lomba Kampus Bersih dari Narkoba tahun 2015 Kolokium Psikologi Indonesia XXV Mengases Uji Kompetensi Auditor Hukum Temu ilmiah Nasional & Kongres XIII Himpunan Psikologi Indonesia Lokakarya Pembinaan/ Penyusunan Kurikulum Berbasis Kompetensi Fakultas Psikologi Psikologi S1 Tim Pemantau Independen Ujian Nasional Pelatihan Penjaminan Mutu dan ISO Perguruan Tinggi Workshop Sertifikasi Gelar Insinyur Profesional Seminar Nasional Pengembangan Infrastruktur Indonesia Sektor Udara Seminar Konstruksi “Peran Asosiasi Profesi, Perguruan Tinggi dan Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi menurut UU No. 11 tahun 2014 tentang Keinsinyuran” Semiloka Pengelolaan dan Penulisan Jurnal Ilmiah Strategi Pengelolaan Jurnal Menuju Akreditasi Nasional dan Indeksasi Internasional International Conference of Communication Industry and Community Kongres Asosiasi Pendidikan Tinggi Ilmu Komunikasi (Aspikom) Seminar Nasional Kesiapan dan Daya Saing di Era Komunikasi Digital
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
Instansi Penyelenggara
Tahun
(3) Senat Fakultas Universitas Jayabaya dan Badan Narkotika Nasional (BNN) Asosiasi Penyelenggara Perguruan Tinggi Psikologi Indonesia Badan Nasional Sertifikasi Profesi
(4) 2014 2015 2015
Himpunan Psikologi Indonesia
2015
Universitas Negeri Yogyakarta
2015
Universitas Brawijaya
2015
Universitas Jayabaya Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan Universitas Jayabaya Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan Kerja Sama dengan Persatuan Insinyur Indonesia (PII)
2015 2015
Universitas Jayabaya Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan
2015
Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Prov. DKI, Ikatan Nasional Tenaga Ahli Konsultan Indonesia dan Universitas Jayabaya Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan
2015
Universitas Tarumanagara Fakultas Ilmu Komunikasi
2015
Program Pascasarjana UJ
2016
Universitas Tarumanagara Fakultas Ilmu Komunikasi, Universiti Sains Malaysia (USM) dan Institut Hindu Dharma Negeri Denpasar (IHDN)
2016
Asosiasi Pendidikan Tinggi Ilmu Komunikasi (Aspikom)
2016
Asosiasi Pendidikan Tinggi Ilmu Komunikasi (Aspikom)
2016
111
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No (1) 55
56
57
58
59
60
61
62 63
2.3.3.
Program Peningkatan Kompetensi (2) Seminar Peningkatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Pelatihan Pembuatan Usulan Penelitian (UP) bagi Mahasiswa Fikom Universitas Jayabaya Seminar Peningkatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat di Universitas Seminar Internasional dengan tema Internasional Law Facing Politics and Trade Turbulences Kuliah Umum yang bertemakan Darurat Penegakan Hukum di Indonesia Kuliah Umum Wakil Ketua Komisi Pemberantasan Korupsi Seminar Nasional dengan tema Strategi Pengembangan Bisnis di Era ASEAN Economic Community Seminar Creative Entrepreneur Seminar Nasional yang bertemakan Dwi Kewarganegaraan
Instansi Penyelenggara
Tahun
(3)
(4)
LPPM UJ
2016
Fakultas Ilmu Komunikasi UJ
2016
Kemenristek Dikti
2016
Program Doktor Ilmu Hukum UJ
2016
Program Doktor Ilmu Hukum UJ
2016
Program Doktor Ilmu Hukum UJ
2016
Magister Manajemen UJ
2016
Fakultas Ilmu Komunikasi UJ
2016
Magister Ilmu Hukum UJ
2016
Jelaskan diseminasi hasil kerja perguruan tinggi sebagai akuntabilitas publik Diseminasi hasil kerja UJ merupakan tanggungjawab dan usaha UJ mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Diseminasi hasil kerja yang telah dilaksanakan oleh UJ meliputi (1) Bidang pendidikan, (2) Bidang penelitian dan HaKI, dan (3) Bidang manajemen atau tata kelola UJ 1. Bidang Pendidikan Diseminasi hasil kerja UJ dalam bidang pendidikan dapat dilihat dari penyusunan Laporan Semesteran/Pangkatan Data Pendidikan Tinggi (PDPT). Penyusunan laporan tersebut bertujuan untuk memelihara dan memutakhirkan data setiap semester.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
112
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
2. Bidang Penelitian dan HaKI Diseminasi hasil kerja dalam bidang penelitian LPPM UJ secara lembaga maupun dosen secara individu secara rutin melakukan desiminasi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui berbagai media baik internal
maupun
eksternal
yang
didokumentasikan
melalui
http://www.ejournal.jayabaya.ac.id. Secara internal, desiminasi dilakukan melalui jurnal ilmiah berkala maupun prosiding seminar yang dilakukan di lingkungan UJ antara lain: Tabel 2.5 Hasil Desiminasi Hasil Penelitian No
Nama Jurnal / Prosiding
ISSN
(1) 1
(2) Manajerial
(3) 2502-5546
2
Jurnal Communicate
2502-5538
3
Jurnal Nuansa Kenotariatan
2502-552X
4
Jurnal Penelitian Hukum Legalitas
2502-5511
5
The Southeast Asia Law Journal
2502-5503
6
Alternatif
2087-7048
7
Testimoni : Berita Untuk Keadilan
2087-6114
8
Dialektika
0852-9752
9
Mimbar Kita
0854-2295
10
Warta Jayabaya
0854-6363
11
Hipotesa
0854-6649
12
Jurnal Ilmu Komunikasi Citra
1411-9439
13
Visi Ekonomi
1412-2413
14
Buletin Hubungan Internasional Phenomenon
1412-5196
15
Jurnal Teknik Sipil-Arsitektur
1412-9299
16
Jurnal Teknologi
1693-0266
17
Jurnal Ilmu Hukum Proyeksi
1693-2269
3. Bidang Manajemen atau tata kelola UJ Diseminasi hasil kerja dalam bidang manajemen adalah laporan semesteran dari masing-masing Fakultas dan laporan tahunan yang disampaikan Rektor kepada Yayasan Jayabaya serta kegiatan Wisuda. Laporan Rektor tersebut menggambarkan perkembangan UJ secara komprehensif selama satu tahun. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
113
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
UJ bertanggung jawab menyebarluaskan hasil kinerjanya secara berkala kepada semua stakeholders. Diseminasi hasil kerja UJ juga disampaikan melalui informasi-informasi yang dapat diakses oleh masyarakat luas, yakni dalam website http://www.jayabaya.ac.id. Dari pelaksanaan program dan kegiatan, hasil kerja UJ maupun dari masing-masing unit didesiminasikan dan dilaporkan dalam bentuk: (1) Pertanggungjawaban Program dan Kegiatan Laporan
hasil
pelaksanaan
program
yang
disusun
memuat
pencapaian pelaksanaan program dengan rincian: rancangan program, pelaksanaan program, hasil pelaksanaan program disertai dengan faktor penyebab keberhasilan pelaksanaan program dan faktor penyebab kegagalan atau hambatan/ masalah yang ditemukan selama pelaksanaan program dan cara mengatasinya. Sedangkan laporan hasil kegiatan dilaksanakan untuk menilai secara sistematis terhadap ketercapaian pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program yang telah ditetapkan, digunakan pengukuran kinerja. Dalam melakukan pengukuran kinerja digunakan instrumen pengukuran yang valid dan dapat dipercaya (reliable) sehingga data yang diperoleh dapat dijadikan rujukan untuk melakukan evaluasi kinerja dari masing-masing unit kerja di lingkungan UJ. Instrumen dibuat berdasarkan indikator-indikator ketercapaian yang telah ditetapkan oleh masing-masing unit kerja. Alur pertanggungjawaban program dan kegiatan dilakukan sebagai berikut: a. Dekan, Direktur Program Pascasarjana, Ketua Lembaga, dan Kepala Biro menyusun laporan pertanggungjawaban unit kerja masing-masing
untuk
disampaikan
kepada
Kepala
Biro
Perencanaan. b. Kepala Biro Perencanaan menghimpun laporan pelaksanaan program para Dekan, Direktur Program Pascasarjana, Ketua Lembaga, dan para Kepala Biro dalam bentuk hard copy dan soft copy untuk disampaikan kepada Wakil Rektor IV dan Rektor
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
114
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
sebagai laporan pertanggung-jawaban pelaksanaan program di UJ. c. Rektor menyusun laporan program UJ dan menyampaikan laporan pelaksanaan program secara periodik setiap akhir tahun anggaran dalam bentuk hard copy dan soft copy kepada Yayasan. (2) Pertanggungjawaban dan Pelaporan Keuangan Pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan UJ dilakukan sebagai berikut: a. Setiap Transasksi keuangan UJ di akuntansikan dan dokumen pendukungnya dikelola secara tertib. b. Setelah ditetapkan menjadi satuan kerja yang menerapkan system akuntansi UJ mengembangkan akuntansi sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang diterbitkan oleh asosiasi profesi akuntasi Indonesia c. Laporan
keuangan
UJ
meliputi
laporan
realisasi
anggaran/laporan operasional, neraca, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan disertai laporan kinerja UJ. d. Laporan keuangan tersebut secara periodik yaitu setiap bulan, triwulanan, semester dan tahunan disampaikan kepada Yayasan Jayabaya. Alur pertanggungjawab kegiatan dilakukan sebagai berikut: a. Dekan, Direktur Program Pascasarjana, Ketua Lembaga, dan Kepala
Biro
pelaksanaan
menyusun kegiatan
unit
laporan kerja
pertanggungjawaban masing-masing
untuk
disampaikan kepada Kepala Biro Administrasi, Umum dan Keuangan. b. Kepala
Biro
Biro
Administrasi,
Umum
dan
Keuangan
menghimpun laporan pelaksanaan kegiatan para Dekan, Direktur Program Pascasarjana, Ketua Lembaga dan para Kepala Biro
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
115
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
dalam bentuk hard copy dan soft copy nya untuk disampaikan kepada Wakil Rektor II dan Rektor sebagai laporan kegiatan UJ. c. Rektor menyusun laporan kegiatan UJ dan menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan secara periodik tiap akhir semester dalam bentuk hard copy dan soft copy kepada Yayasan. 2.3.4.
Jelaskan sistem audit internal (lembaga/unit kerja, ruang lingkup tugas, prosedur kerja dsb). Sistem audit internal yang ada di UJ merupakan bentuk komitmen dalam mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi yang terkemuka, unggul dan berdaya saing. Oleh karena itu, sistem audit internal meliputi (1) Lembaga yang berwenang melakukan audit internal, (2) Ruang lingkup tugas, (3) Prosedur kerja, (4) Tahap kegiatan penjaminan mutu. 1. Lembaga yang berwenang melakukan Audit Internal Lembaga yang bertanggaung jawab menangani audit internal di UJ adalah Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) untuk tingkat universitas dan Unit Penjaminan Mutu (UPM) untuk tingkat fakultas dan Gugus Kendali Mutu (GKM) di tingkat program studi berdasarkan Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
116
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Berikut merupakan gambar struktur organisasi LPM UJ yang menjalankan audit internal: REKTOR
Kepala Lembaga Penjaminan Mutu
Sekertaris Lembaga Penjaminan Mutu
Kepala Bagian Standarisasi Mutu
Kepala P3AI (Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional)
Staf Administrasi Standarisasi Mutu
Kelompok Assesor
Keterang
Kepala Bagian Audit Mutu Akademik
Staf Administrasi Audit Mutu
Kelompok Fungsional
Kelompok Auditor
Hubungan Hierarkis Hubungan Fungsional
Gambar 2.15 Struktur Organisasi LPM UJ Masing-masing lembaga mempunyai lingkup tugas sendiri yang telah diatur di dalam Kebijakan Mutu UJ Nomor: LPM01-0816-00-001 yang mengacu pada Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tahun Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya. Target Sistem Penjaminan Mutu difokuskan pada dua hal, yaitu bidang akademik dan non akademik sesuai dengan dokumen Manual Mutu UJ Nomor: LPM02-0416-002-001. 2. Ruang Lingkup Tugas Ruang lingkup tugas LPM UJ telah diatur dalam Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya dan Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
117
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
3. Prosedur Kerja Berdasarkan Manual Mutu UJ Nomor: LPM02-0416-002-001 BAB III, subbab 3.3 tentang prosedur pelaksanaan dan monitoring Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah. (1)
LPM merumuskan dan senat mengesahkan dokumen akademik (kebijakan akademik dan standar-standar mutu) tingkat universitas.
(2)
UPM menyusun dokumen mutu tingkat Fakultas (mengacu pada dokumen mutu Universitas). Manual Mutu dan Borang/formulir
(3)
Program studi menyusun kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi. (dapat dibantu oleh UPM).
(4)
GKM melakukan pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester. Bekerjasama dalam kegiatan AMAI yang dikoordinir UPMF
(5)
UPM Menyusun laporan hasil Audit AMAI dan usulan Rencana Tindak Lanjut (RTL) untuk peningkatan mutu proses pembelajaran dan melaporkannya kepada LPM dan Dekan
(6)
Dekan mempelajari laporan UPM dan menyusun RTL untuk peningkatan mutu proses pembelajaran dan memasukkan dalam PKRA.
(7)
UPM
dan
GKM
melaksanakan
peningkatan
mutu
proses
pembelajaran (mengacu pada RTL). UPM melaporkan hasil RTL ke LPM. (8)
LPM berkoordinasi dengan Rektor menetapkan SK pengangkatan Tim AMAI, yang terdiri dari Koordinator Prog. AMAI (KP-AMAI), Sekretaris dan Anggota Tim.
(9)
Tim AMAI melaksanakan audit.
(10) KP-AMAI menyerahkan laporan hasil audit dan Permintaan
Tindakan Koreksi (PTK) kepada UPM dengan tembusan Senat Fakultas. (11) Senat Fakultas membahas RTL bersama pimpinan Fakultas untuk
melakukan tindakan koreksi sesuai PTK.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
118
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(12) LPM melaporkan hasil audit Tim AMAI berupa evaluasi diri, hasil
audit, dan tindak lanjut PTK ke Rektor dengan tembusan Senat Universitas. (13) Senat Universitas merekomendasikan kebijakan dan peraturan
Universitas untuk peningkatan mutu akademik. Dari prosedur tersebut di atas, untuk meningkatkan mutu pendidikan di UJ secara berkelanjutan dapat dimanifestasikan dalam bentuk siklus kegiatan penjaminan mutu yang dilaksanakan satu tahun atau satu kalender akademik. Siklus kegiatan penjaminan mutu di UJ meliputi (1) Tahap penetapan standar, (2) Tahap pelaksanaan/pemenuhan standar, (3) Tahap pengendalian standar, dan (4) Tahap pengembangan/peningkatan standar. (1) Tahap Penetapan Standar Tahap penetapan standar SPMI dilakukan melalui suatu langkahlangkah atau prosedur sebagai berikut: a.
Menjadikan VMTS UJ sebagai titik tolak dan tujuan akhir dari mulai merancang sampai menetapkan standar.
b.
Mengumpulkan dan mempelajari isi peraturan perundangundangan yang relevan dengan aspek lingkup standar SPMI.
c.
Mencatat norma-norma hukum atau syarat yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan yang tidak dapat disimpangi.
d.
Melakukan evaluasi diri dengan menerapkan SWOT analysis.
e.
Melaksanakan studi pelacakan tentang aspek yang hendak dibuat standarnya terhadap kepentingan penyelenggaraan pendidikan di UJ.
f.
Merumuskan draf awal standar dengan menggunaan rumus ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree).
g.
Melakukan Uji publik dengan mensosialisasikan standar dalam rapat pleno atau seminar di lingkungan UJ untuk mendapatkan masukan.
h.
Menyempurnakan standar atau merumuskan kembali standar dengan memperhatikan masukan dari unit kerja di UJ.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
119
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
i.
Melakukan pengendalian dan verifikasi tentang pernyataan standar untuk memastikan tidak ada kesalahan gramatikal atau kesalahan penulisan.
j.
Mensahkan dalam bentuk surat keputusan Rektor
Secara garis besar tahapan penetapan SPMI dapat digambarkan sebagai berikut
Analisis Kebutuhan Standar
Pengumpulan dokumen Internal dan
Pengujian dan Review Standar SPMI
Perumusan Standar SPMI
Pengesahan Standar SPMI
• LPM penyusunan Standar SPMI • Mmelakukan analisis kebutuhan standar mutu mengacu pada visi, misi, PP No. 19 Tahun 2005, Renstra, Kebijakan Mutu UJ
• LPM melakukan pengumpulan dokumen terkait dengan penetapan standar SPMI berupa : - Dokumen internal : peraturan-peraturan yang berlaku di UJ - Dokumen eksternal : UU dan PP mengenai SPMI
• Draf Standar SPMI dipresentasikan dalam rapat pleno dengan pimpinan dan program studi untuk mendapatkan masukan dan umpan balik (bila ada) untuk penyempurnaan standar SPMI
• LPM melakukan perumusan draf standar SPMI mengacu pada visi, misi dan tujuan, Renstra dan Perundang-Undangan yang berlaku
• Hasil penyempurnaan standar SPMI, SOP, dan Borang dilaporkan kepada pimpinan UJ untuk mendapatkan pengesahan • Rektor UJ mengeluarkan Surat Keputusan tentang standar SPMI sebagai pedoman dalam pelaksanaan standar SPMI di seluruh unit kerja.
Gambar 2.16 Tahap Penetapan Standar SPMI Tujuan dari penetapan standar diperlukan sebagai acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka mewujudkan Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Acuan dasar tersebut meliputi kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi di program studi agar dapat
meningkatkan
kinerja
dalam
memberikan
pelayanan
pendidikan dan sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu di UJ. Penetapan SPMI dimaksudkan pula sebagai acuan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
120
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
tingkat universitas, fakultas, program pascasarjana, program studi, lembaga, UPT dan Biro dalam upaya peningkatan mutu secara terusmenerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta di UJ. Pihak-pihak yang harus menjalankan penetapan Standar SPMI adalah: a. LPM sebagai penyusun standar SPMI, dan b. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, dalam standar yang diberlakukan (2) Tahap Pelaksanaan/Pemenuhan Standar Tahap pelaksanaan/pemenuhan standar SPMI diimpementasikan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan oleh seluruh unit kerja di UJ pada semua tingkatan baik tingkat universitas, fakultas, program studi, lembaga, UPT, Biro, organisasi mahasiswa dan alumni, maupun sumber daya akademik dan non-akademik. Pelaksanaan/pemenuhan standar SPMI dilakukan melalui langkahlangkah atau prosedur sebagai berikut: a. Melakukan persiapan teknis dan atau administratif pelaksanaan standar SPMI yang disesuaikan dengan isi standar. b. Menyiapkan prosedur kerja/SOP, instruksi kerja atau sejenisnya sesuai dengan isi standar untuk pelaksanaan isi standar yang telah ditetapkan. c. Melakukan sosialisasi SPMI yang diberlakukan kepada seluruh pejabat struktural, karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan)
dan
karyawan
non-akademik
(karyawan
administrasi, sopir, dan satpam), serta mahasiswa dan alumni secara periodik dan konsisten d. Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan isi standar SPMI yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur pencapaian/pemenuhan Standar SPMI. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
121
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Secara garis besar tahapan pelaksanaan/pemenuhan standar SPMI dapat digambarkan sebagai berikut.
Persiapan Teknis dan atau Administratif
Penyusunan SOP (Borang) Instruksi
Sosialisasi Standar SPMI SOP dan Borang
Pelaksanaan Standar SPMI
• LPM melakukan persiapan teknis dan administratif untuk keperluan pelaksanaan isi standar • UPM melakukan koordinasi dengan universitas, fakultas dan program stud di seluruh unit kerja
• LPM menyusun SOP dan Formulir (Borang) yang terkait dengan masingmasing standar SPMI
• Pimpinan beserta LPM menyelenggarakan sosialisasi standar mutu berikut SOP dan formulir (Borang) kepada seluruh unit kerja di UJ baik bidang akademik maupun non akademik serta dosen dan tenaga kependidikan berserta mahasiswa dan alumni
• Seluruh unit kerja di UJ melaksanakan standar SPMI dengan berpedoman pada Isi Standar, SOP dan formulir (Borang) yang telah ditetapkan.
Gambar 2.16 Tahap Pemenuhan/Pelaksanaan Standar SPMI Tujuan pelaksanaan standar adalah untuk meningkatkan kinerja dalam rangka peningkatan proses penyelenggaran dan peningkatan mutu serta sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di UJ secara terus-menerus dan berkelanjutan sehingga budaya mutu tercipta. Pihak-pihak yang harus melaksanakan penetapan Standar SPMI adalah: a. Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan. b. Karyawan akademik (dosen dan tenaga kependidikan) dan karyawan non akademik (karyawan administrasi, sopir dan satpam) berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
122
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
c. Mahasiswa dan alumni berdasarkan tugas dan fungsinya dalam standar yang diberlakukan (3) Tahap Pengendalian Standar Tahap pengendalian standar SPMI dilaksanakan secara paralel atau bersamaan dalam suatu siklus penjaminan mutu internal, minimal satu tahun atau satu kalender akademik di seluruh unit kerja yang dilaksanakan baik dengan cara monitoring dan evaluasi maupun audit internal. Pengendalian standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi, melalui langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut: a.
Melakukan pemantauan secara periodik (harian, mingguan, bulanan, atau semesteran) terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan sesuai dengan program kerja yang telah ditetapkan.
b. Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan berupa
penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari pelaksanaan
kegiatan
penyelenggaraan
pendidikan
dibandingkan dengan isi standar SPMI c. Melakukan
pencatatan
bila
ditemukan
ketidaklengkapan
dokumen, seperti prosedur kerja dan formulir (borang) dari setiap standar yang telah dilaksanakan. d. Melakukan pemeriksaan dan mempelajari alasan atau penyebab
terjadinya penyimpangan dari isi standar atau bila isi standar tidak tercapai. e. Melakukan tindakan korektif terhadap setiap pelanggaraan atau
penyimpangan dari isi standar. f.
Melakukan pencatatan atau rekaman tindakan korektif.
g. Melakukan pemantauan terus-menerus efek dari tindakan korektif
tersebut, untuk melihat apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan dapat berjalan sesuai dengan isi standar.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
123
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
h. Melakukan pembuatan laporan tertulis secara periodik tentang
hal-hal yang menyangkut pengendalian standar kepada LPM. i.
Membuat laporkan hasil evaluasi Standar SPMI kepada Rektor untuk ditindaklanjuti.
Tahapan pengendalian standar SPMI yang dilakukan dengan cara monitoring dan evaluasi digambarkan dalam gambar di bawah ini:
Monitoring dan Evaluasi
• LPM membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi • Tim monitoring dan evaluasi melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan standar SPMI secara berkala sesuai jadwal yang
Pencatatan dan Pemeriksanaan
• Tim monitoring dan evaluasi melakukan pencatatan, pemeriksaan terhadap pelaksanaan standar SPMI di masing-masing unit kerja (untuk menyesuaikan fakta dengan isi standar SPMI) • Tim monitoring dan evaluasi mempelajari hasil temuan-temuan pelaksanaan standar SPMI dan kelegkapan standar SPMI
Pengambilan Tindakan Korektif
• Tim monitoring dan evaluasi melakukan tindakan koreksi baik terhadap penyimpangan pelaksanaan standar SPMI maupun ketidaklengkapan dokumen terkait dengan pelaksanaan standar SPMI • Tim Monitoring dan Evaluasi mengadakan rapat dengan pimpinan universitas, fakultas dan program studi untuk menyimpulkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan dan ketidaklengkapan dokumen terkait
Pembuatan Laporan
• Tim monitoring dan evaluasi membuat laporan tertulis tentang hasil monitoring dan evaluasi disampaikan kepada pimpinan unit kerja dan ketua Lembaga Penjaminan Mutu • LPM menindaklanjuti hasil laporan
Gambar 2.17 Tahap Pengendalian Standar SPMI Melalui Monev Pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Internal, melalui suatu langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut: a.
Melakukan audit internal terhadap dokumen Sistem SPMI dalam rangka penyelenggaraan pendidikan di program studi UJ dengan mengacu pada SOP Audit Internal dan Formulir (Borang) yang telah ditetapkan secara berkala dan disahkan oleh surat keputusan atau atas permintaan pimpinan UJ, dan atau unit kerja.
b.
Mengkomunikasikan jadwal visitasi kegiatan audit internal kepada unit kerja sebagai Auditi.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
124
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
c.
Melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan lokasi secara komprehensif.
d.
Melakukan diskusi hasil temuan audit internal dengan Auditi untuk mendapatkan
persetujuan
atas
hasil
temuan.
Temuan
penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara Tim audit internal dengan Auditi. e.
Membuat laporan kepada LPM untuk diteruskan kepada Rektor disertai dengan tindakan koreksi dan rekomendasi.
Secara garis besar tahapan pengendalian Standar SPMI yang dilakukan dengan cara Audit Internal digambarkan dalam gambar di bawah ini : Perencanaan Audit Internal
Pelaksanaan Audit Internal
Tindak Lanjut Hasil Audit
Pembuatan Laporan
• Tim audit internal membuat perencanaan audit untuk setiap unit kerja di UJ secara periodik dan atau berdasarkan permintaan pimpinan universitas, fakultas, program studi dan atau unit kerja sebagai auditi • Tim audit internal menyampaikan jadwal audit kepada auditi
• Tim audit internal melakukan pencatatan atau rekaman atas semua temuan hasil wawancara, pemeriksaan dokumen, rekaman aktivitas dan keadaan di lokasi auditi • Tim audit internal mempelajari hasil temuan-temuan : - Penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar atau gagal dipenuhi • Tim audit internal melakukan diskusi hasil temuan audit dengan auditi untuk mendapatkan persetujuan atas hasil temuan. Temuan penyimpangan dan atau ketidaklengkapan dokumen harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati antara tim audit internal dan
• Tim audit internal membuat laporan tertulis hasil audit disertai dengan rekomendasi kepada pimpinan unit kerja dan LPM • Lembaga Penjaminan Mutu menindaklanjuti hasil laporan tim audit internal untuk diteruskan kepada Rektor • Rektor menindaklanjuti laporan tim audit internal
Gambar 2.18 Tahap Pengendalian Standar SPMI Melalui Audit Internal Pengendalian Standar SPMI bertujuan mengukur kesesuaian dan ketercapaian pelaksanaan standar, dibandingkan dengan standar SPMI yang telah ditetapkan sehingga standar SPMI yang ditetapkan tercapai atau terpenuhi. Pengendalian Standar SPMI bertujuan pula sebagai sarana dalam upaya meningkatkan kinerja peningkatan proses penyelenggaraan dan peningkatan mutu, serta sebagai perangkat untuk BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
125
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
terwujudnya budaya mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi di program studi UJ secara terus-menerus dan berkelanjutan. Selain itu, pengendalian Standar SPMI merupakan manajemen kendali mutu untuk mengevaluasi implementasi standar mutu secara periodik dan menjaga keberlanjutan kualitas yang diikuti dengan peningkatan standar SPMI. Evaluasi tersebut meliputi pengendalian atau pengecekan kesesuaian pelaksanaan standar dengan standar yang telah ditetapkan, serta penetapan standar baru setelah melalui kaji ulang. Pihak-pihak yang harus menjalankan pengendalian Standar SPMI adalah a.
LPM, Tim monitoring dan evaluasi, serta Tim audit internal
b.
Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan.
c.
Mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan.
(4) Tahap Pengembangan/Peningkatan Standar Tahap pengembangan/peningkatan standar dilaksanakan melalui benchmarking standar mutu, untuk mengetahui telah seberapa jauh standar SPMI yang diimplementasikan, dibandingkan dengan yang terbaiknya. Terdapat 2 (dua) benchmarking yaitu benchmarking internal dan eksternal. Benchmarking internal adalah upaya membandingkan
pelaksanaan/
pemenuhan
standar
SPMI
di
lingkungan unit kerja UJ. Benchmarking eksternal adalah upaya membandingkan pelaksanaan/pemenuhan standar SPMI terhadap standar SPMI dengan perguruan tinggi lain. Pengembangan/peningkatan
standar
SPMI
dilakukan
melalui
langkah-langkah atau prosedur sebagai berikut : a.
Mempelajari laporan hasil pengendalian standar, sebagai upaya perbaikan dan pengembangan/peningkatan mutu dari setiap isi
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
126
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
standar SPMI yang telah ditetapkan yang dilaksanakan secara periodik b.
Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan laporan hasil monitoring dan evaluasi, serta hasil audit Internal dengan para pejabat struktural yang terkait dengan standar SPMI.
c.
Melaksanakan evaluasi isi standar berdasarkan: (a) Hasil pelaksanaan isi standar pada periode waktu sebelumnya, (b) Perkembangan situasi dan kondisi UJ dan unit terkait atau tenaga akademik atau non-akademik yang melaksanakan isi standar serta tuntutan kepentingan universitas, fakultas, program studi dan stakeholder, dan (c) Relevansinya dengan visi, misi dan tujuan.
d.
Melaksanakan tindakan kaji ulang untuk revisi isi standar, dan melakukan rumusan stadar baru untuk peningkatan mutu. Bila pemenuhan standar telah tercapai, pengembangan/peningkatan mutu dilakukan dengan benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar SPMI.
Secara garis besar tahapan pengembangan/peningkatan standar SPMI dapat digambarkan dalam gambar di bawah ini:
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
127
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Peninjauan Laporan Hasil Monitoring dan
Evaluasi Laporan Hasil Monitoring dan
Kaji Ulang dan Tindak Lanjut
Benchmarking
Penetapan Standar Baru
• Pimpinan dan Lembaga Penjaminan Mutu mempelajari dan melakukan peninjauan terhadap hahsil laporan tim monitoring dan evaluasi serta tim
• Pimpinan dan Lembaga Penjaminan Mutu menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk membahas laporan monitoring dan evaluasi serta hasil audit internal dengan auditi dan pimpinan unit yang terkait dengan standar SPMI • Pimpinan dan Lembaga Penjaminan Mutu melaksanakan evaluasi • Pimpinan dan Lembaga Penjaminan Mutu melaksanakan tindakan kaji ulang utuk revisi standar • Lembaga Penjaminan Mutu melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu melalui prosedur seperti dalam penetapan standar
• Lembaga Penjaminan Mutu melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu. Bila pemenuhan standar telah tercapai, pengembangan/peningkatan mutu dilakukan dengan benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam penetapan standar • Lembaga Penjaminan Mutu melakukan rumusan standar baru untuk peningkatan mutu dan bila pemenuhan standar telah tercapai, dengan melakukan benchmarking untuk penetapan standar baru melalui prosedur seperti dalam
Gambar 2.19 Tahap Pengembangan/Peningkatan Standar SPMI Pengembangan/peningkatan standar SPMI bertujuan untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap berakhirnya siklus masingmasing standar SPMI yang telah ditetapkan. Pengembangan/ peningkatan Standar SPMI bertujuan pula untuk diversifikasi standar dan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan standar yang diimplementasikan di program studi UJ. Pihak-pihak yang harus menjalankan pengembangan/peningkatan SPMI adalah: a.
Pimpinan dan LPM, Tim Monitoring dan Evaluasi, Tim Audit Internal sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
b.
Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan.
c.
Mereka yang secara eksplisit disebut dalam pernyataan standar yang bersangkutan
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
128
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Dari beberapa uraian di atas, manajemen kendali mutu yang dilaksanakan oleh UJ dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 2.20 Manajemen Kendali Mutu UJ Perumusan standar dalam menjamin mutu harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree) yang berarti: (1) Audience; menyebutkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa yang bertanggungjawab dalam pencapaian standar tersebut (2) Behaviour; menjelaskan kondisi/keadaan, tindakan, perilaku yang bersifat “should be” yang harus selalu dapat diukur. (3) Competence; menjelaskan target/sasaran/tugas/materi/objek dalam perilaku (behaviour) yang telah dirumuskan (4) Degree; menetapkan waktu/periode yang harus dicapai untuk mencapai atau melakukan tindakan/perilaku pada standar tersebut. Dalam upaya pelaksanaan dan pemenuhan standar yang telah ditetapkan, tiap unit kerja yang telah menetapkan standar mutu perlu melaksanakan mekanisme sebagai berikut: BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
129
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(1) Tiap unit kerja perlu menyusun kebijakan yang terstruktur agar
mampu menjalankan fungsi dan tugasnya untuk melaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai standar yang telah ditetapkan. (2) Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan
sesuai dengan kebijakan terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya. (3) Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten mengacu
pada pencapain standar-standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan di unit kerjanya. (4) Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit
kerja perlu memastikan efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-standar kinerja dan standar mutu yang ditetapkan. (5) Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti
secara sistematis untuk mengupayakan perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan. (6) Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan
secara efektif, efisien dan sistematis. Pengendalian standar dilaksanakan dengan prinsip umum yaitu untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di UJ berpedoman pada pencapaian standar dan dengan mengikuti prosedur yang disepakati. Perubahan standar hanya dapat dilakukan melalui mekanisme yang telah ditetapkan dalam penyusunan dan penetapan standar. Kemudian, untuk mengendalikan standar, semua unit yang ada di lingkungan UJ perlu menetapkan secara sah standar-standar yang diberlakukan. Dalam Pelaksanaan Standar, tahap pemantauan dan evaluasi penerapan standar merupakan tahap penting yang menjadi bagian dari aspek pengendalian standar. Selain memantau dan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar, pemimpin unit dapat menggunakan hasil pemantauan dan evaluasi tersebut untuk mengendalikan standar yang telah ditetapkan.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
130
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Tahap ini mencakup tiga hal yaitu: a) pemantauan, evaluasi pelaksanaan dan pengukuran
ketercapaian
standar;
b)
upaya
perbaikan,
serta
c)
pengembangan dan peningkatan standar. Ketiga hal ini bersifat siklus dan dilakukan secara berkesinambungan dan konsisten. Siklus-siklus ini pada akhirnya akan mewujudkan konsep Kaizen (perbaikan dan peningkatan berkelanjutan) seperti pada gambar di bawah ini : (1) Evaluasi Diri
(5) Peningkatan Standar
(4) Solusi dan Hasil Perbaikan
(2) Upaya Perbaikan
(3) Audit Mutu
Gambar 2.21 Siklus SPMI UJ Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya dicapai melalui pelaksanaan audit mutu internal. Audit mutu internal harus dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan berjalan sesuai dengan rencana, dengan prosedur yang benar, dan mengarah pada pencapaian standar yang telah ditentukan. Mekanisme audit internal yang perlu diperhatikan dalam rangka implementasi SPMI adalah sebagai berikut: (1) Audit internal dapat dilakukan pada aspek akademik maupun non
akademik. Audit mutu merupakan audit yang wajib dilaksanakan pada semua program studi dan penyenggara program pendidikan lainnya. (2) Audit
internal non akademik dilaksanakan sesuai kebutuhan
manajemen, sedikitnya satu tahun sekali. (3) Cakupan audit mutu internal ditetapkan berdasarkan hasil audit
sebelumnya dan hasil evaluasi diri, atau atas keperluan tertentu. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
131
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(4) Hasil dan rekomendasi audit mutu internal harus ditindaklanjuti oleh
pemimpin unit kerja dan tindak lanjut rekomendasi yang dilakukan dilaporkan kepada pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya. (5) Laporan audit internal harus dapat diakses oleh pemimpin unit kerja
yang diaudit serta pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya. (6) Mekanisme rinci pelaksanaan audit mutu harus diuraikan pada
Standar Prosedur Operasional Audit Mutu Internal. Kebijakan Mutu pada prinsipnya adalah arah dari upaya sistematis dan bertahap
untuk
peningkatan
mutu
pendidikan
tinggi
berkelanjutan.
Implementasi penjaminan mutu dilakukan secara siklus dengan tahap: a) penetapan Standar Mutu, b) penetapan SOP, c) pemantauan dan audit mutu internal, d) pelaksanaan Evaluasi Diri secara sistematis dan berkala, e) penyusunan Rekomendasi Tindakan Perbaikan (Rumusan Koreksi), dan f) pelaksanaan program dan kegiatan untuk peningkatan mutu secara berkelanjutan dapat di lihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 2.22 Siklus Implementasi SPMPT Evaluasi kebijakan mutu dilakukan untuk mengevaluasi arah SPMI. Evaluasi kebijakan mutu harus dilaksanakan secara keseluruhan, tiap empat tahun sekali. Sementara itu, evaluasi implementasi SPMI akademik di tingkat program studi dilakukan tiap semester, baik dalam bentuk laporan PDPT BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
132
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
maupun dalam bentuk lain yang disepakati. Evaluasi kesesuaian mutu, baik standar maupun prosedur, dilakukan melalui pelaksanaan audit mutu dan evaluasi diri untuk mengukur gap mutu. Evaluasi dalam satu siklus kebijakan mutu mencakup tujuh komponen sebagai berikut : (1) Arah dan sasaran mutu merupakan aspek yang dievaluasi secara mendasar tentang arah dan sasaran mutu dalam kebijakan mutu. Kebijakan mutu dipengaruhi oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, perkembangan visi, misi serta pencapaian Renstra (2) Standar mutu berupa dokumen mutu yang harus dapat diukur atau dinilai, dan merupakan hasil kesepakatan bersama. Standar mutu, baik akademik maupun manajemen, yang ditetapkan merupakan acuan
target
dalam
penyelenggaraan
proses-proses
dan
pelaksanaan kegiatan-kegiatan akademik dan manajemen. Standar mutu
bukan
merupakan
upaya
untuk
menyeragamkan
keluaran/output. Keberadaan standar mutu lebih diharapkan menjadi dorongan untuk meraih kinerja (performance) terbaik dari tiap individu, unit kerja secara keseluruhan. Standar mutu akademik dan standar mutu manajemen mencakup standar masukan (input), proses, dan keluaran (output) dan dapat bersifat kuantitatif maupun kualitatif. (3) SOP berupa dokumen yang menjabarkan pengorganisasian dan prosedur pelaksanaan pada tingkat Universitas, Fakultas dan Program Studi, termasuk di dalamnya adalah pejabat/personalia untuk melaksanakan prosedur tersebut. (4) Pemantauan dan audit mutu internal meliputi audit kepatuhan yang secara internal dilakukan oleh tingkat Universitas, Fakultas untuk unitunit di bawahnya dilakukan oleh unit tingkat di atasnya ataupun unit terkait. (5) Evaluasi diri dilakukan oleh unit pelaksana akademik (fakultas dan program studi). (6) Rumusan koreksi atau rekomendasi tindakan perbaikan didasarkan pada temuan hasil kegiatan monitoring dan audit mutu internal. BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
133
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(7) Implementasi program dan kegiatan untuk peningkatan mutu berkelanjutan (Continuous Quality Improvement) di semua jenjang unit pelaksanaan akademik Implementasi SPMI pada dasarnya membutuhkan kondisi prasyarat yang harus ada dan prinsip-prinsip yang menjadi landasan implementasi. Secara umum, prinsip utama implementasi SPMI
adalah bahwa semua sivitas
akademika bertanggungjawab untuk menjaga dan menjunjung tinggi standar mutu profesi. Selain itu, semua sivitas akademika harus menunjukkan tanggungjawab dan kesungguhan kerja dalam lingkungan kerja yang kondusif untuk penjaminan dan perbaikan mutu. Prinsip dasar implementasi penjaminan mutu adalah sebagai berikut (1) Bertujuan untuk mencapai kondisi hasil dan proses kerja yang bermutusecara konsisten dengan menerapkan prinsip perbaikan mutu secara terus-menerus (CQI-continuous quality improvement). (2) Menjunjung tinggi norma dan etika akademik. (3) Mengutamakan prinsip kesetaraan, kejujuran, keterbukaan, dan keadilan. (4) Memberi kebebasan kepada unit kerja pelaksana kegiatan akademik untuk menyusun standar, prosedur dan persyaratan secara mandiri sesuai
dengan
kebutuhannya
dengan
mengacu
pada
pedoman/standar yang berlaku. 4. Tahapan Kegiatan Penjaminan Mutu Tahapan kegiatan penjaminan mutu yang akan dilaksanakan pada Semester Ganjil 2016/2017 adalah: Tabel 2.6 Tahap Kegiatan Penjaminan Mutu UJ No (1)
Kegiatan Audit (2)
Ruang Lingkup
Tujuan
Waktu
(3)
Akademik 1
Monitoring Proses Pembelajaran
Monitoring standar mutu proses pembelajaran dan standar terkait
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
• Mengetahui pelaksanaan penjaminan mutu akademik
Januari dan Juli
134
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No (1)
2
Kegiatan Audit (2)
Ruang Lingkup
Waktu
(3) • Membangun komitmen bersama atas pelaksanaan penjaminan mutu
• Mengecek hasil tindak lanjut AMAI tahun sebelumnya • Memastikan keberadaan Audit Mutu dokumen Akademik akademik dan Internal (AMAI) mutu di Prodi • Memastikan kesesuaian pelaksanaan standar mutu akademik
Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal (AMPPI)
• Tindak lanjut hasil AMPPI • Pelaksanaan kagiatan penelitian dan publikasi LPPM • Keberadaan dokumen mutu di LPPM
4
Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Internal (AMPMI)
• Tindak lanjut hasil audit mutu AMPMI • Pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di LPPM • Keberadaan dokumen mutu
5
Audit Mutu Kerjasama
• Memastikan keberadaan dokumen mutu
3
Tujuan
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
Memastikan ponsistensi pelaksanaan, pencapaian standar mutu September akademik dan evaluasi standar mutu yang ditetapkan
• Mengecek tindak lanjut hasil AMPPI yang lalu • Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan penelitian dan publikasi dengan SPM-PT • Mengecek keberadaan dokumen mutu • Melakukan verifikasi Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) yang lalu • Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan SPMI-PT • Memastikan keberadaan dokumen mutu • Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan dokumen di LPPM Menjamin kepatuhan, kepastian dan relevansi sesuai dokumen kerjasama.
Mei
Mei
Mei 135
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No (1)
Kegiatan Audit (2)
Ruang Lingkup
Tujuan
Waktu
(3) • Memastikan kesesuaian pelaksanaan kerjasama dengan peraturan Universitas.
Non Akademik
1
2
3
4
5
Audit Keuangan
Penilaian Kinerja Pegawai dan Pejabat Struktural
Penilaian Kepuasan Dosen terhadap Manajemen Penilaian Kepuasan Pegawai Kependidikan terhadap Manajemen
Penilaian kepuasan mahasiswa
• Pelaksanaan PKRA • Dokumen keuangan • Prestasi kerja • Ketaatan dan kedisiplinan • Loyalitas • Prakarsa • Kerjasama dan komunikasi • Kejujuran • Tanggung jawab • Kepemimpinan • Kompetensi jabatan
Mengetahui tingkat ketercapaian program kerja dan serapan anggaran serta kepatuhan terhadap indeks keuangan
Mengetahui kinerja pegawai yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan karir pegawai dan pengembangan pegawai
JuniAgustus
April-Mei
• Kebijakan umum • Kegiatan tridarma • Kegiatan penunjang
Mengetahui tingkat kepuasan dosen Maret-April terhadap manajemen
Kebijakan umum
Mengetahui tingkat kepuasan tenaga kependidikan terhadap manajemen
Maret
• Kegiatan akademik • Fasiltas kampus • Kegiatan pengembangan mahasiswa • Pelayanan administrasi akademik
Mengetahui tingkat kepuasan mahasiswa terhadap manajemen
Maret
LPM sebagai unit penjaminan mutu di UJ memiliki kewajiban untuk mengevaluasi implementasi SPMI yang dirancang dapat dicapai melalui serangkain siklus Plan Do Check Action (PDCA). Secara umum struktur BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
136
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
kegiatan audit dan monitoring mengacu pada prosedur kerja (seperti yang telah dikemukakan di atas). 2.3.5
Jelaskan sistem audit eksternal (lembaga/unit kerja, ruang lingkup tugas, prosedur kerja dsb) Dalam menjamin terwujudnya Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing, dalam menjalankan penjaminan mutu selalu direview, dan diaudit secara berkala oleh lembaga audit eksternal. UJ di audit oleh BAN-PT dalam proses akreditasi, dan hasil auditnya digunakan serta didokumentasikan dengan baik. Evaluator eksternal SPMI-PT yang berkait dengan UJ adalah lembaga akreditasi BAN-PT yang secara rutin sesuai siklusnya melakukan evaluasi atas program studi (baik ijin peyelenggaraan maupun akreditasi), dan institusi. Sampai saat ini, semua program studi di lingkungan UJ sudah memiliki ijin perpanjangan program studi, dan sudah memiliki akreditasi, hanya ada satu program studi yaitu DIII Teknik Kimia yang berstatus kadaluwarsa. Hal tersebut dikarenakan sudah 3 (tiga) tahun tidak menerima mahasiswa baru. Pola audit eksternal di UJ mengacu pada Undang-Undang No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi dan Permendikbud No. 50 Tahun 2014 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi dengan pola penjaminan mutu sebagai berikut:
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME)
M MUTU
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti)
Gambar 2.23 Sistem Audit Mutu Audit eksternal dilakukan oleh Badan Akreditasi Nasional-Perguruan Tinggi (BAN-PT). Tugas utama BAN-PT menurut Pasal 8 ayat 2 Permendiknas No. 28 tahun 2005 adalah : BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
137
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
1. Merumuskan kebijakan dan menetapkan akreditasi perguruan tinggi. 2. Merumuskan kriteria dan perangkat akreditasi perguruan tinggi untuk diusulkan kepada menteri. 3. Melaksanakan sosialisasi kebijakan, kriteria, dan perangkat akreditasi perguruan tinggi. 4. Melaksanakan dan mengevaluasi pelaksanaan akreditasi perguruan tinggi. 5. Memberikan rekomendasi tentang tindak lanjut hasil akreditasi. 6. Mengumumkan hasil akreditasi perguruan tinggi secara nasional. BAN-PT wajib melaporkan hasil akreditai perguruan tinggi kepada Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) Agar UJ terakreditasi, maka harus menyerahkan isian borang dan evaluasi diri yang antara lain berisi pencapaian penerapan Standar Nasional Pendidikan (SNP). Selanjutnya isian borang dan evaluasi diri tersebut akan dievaluasi oleh BANPT, dan BAN-PT akan melakukan assesmen lapangan ke UJ untuk melakukan verifikasi. Dari hasil evaluasi tersebut, BAN-PT akan memberikan peringkat akreditasi terhadap UJ. Dalam tataran implementasi pada satuan pendidikan, untuk mencapai Standar Nasional Pendidikan, serta memenuhi kebutuhan stakeholder seperti yang diminta dalam audit mutu BAN-PT, satuan pendidikan dapat menerapkan sistem penjaminan mutu yang sesuai dengan kondisi satuan pendidikan tersebut. Gambar di bawah ini memperlihatkan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi, yaitu :
Gambar 2.24 Sistem Penjaminan Mutu PT BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
138
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Upaya peningkatan mutu secara terus menerus yang dilakukan di UJ diharapkan akan menumbuhkan budaya mutu sehingga akan tercapai peningkatan
standar
yang
berkelanjutan
(continous
quality
improvement/kaizen). Perkembangan mutu yang diharapkan di UJ secara terus menerus dapat digambarkan dengan pola PDCA – Kaizen, yaitu: SDCP
SDCP
SDCP
SDCP
P D C A
S D C P
P D C A
P D C A
P D C A
Standard Do Check Plan
Plan Do Check Action
Gambar 2.25 Pola Penjaminan Mutu Kaizen Pelaksanaan penjaminan mutu di UJ dilaksanakan dengan mengacu pada pola yang sederhana, yaitu pola PDCA (Plan – Do – Check – Action) atau mengadopsi pola penjaminan mutu dari SPM-PT. Dengan kata lain operasional PDCA diartikan sebagai suatu aktivitas yang bersifat mengalir berputar dari setiap kegiatan yang dilaksanakan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, penilaian dan upaya perbaikan. Dengan demikian, PDCA dapat dimaknai dengan : 1. Plan;
Setiap
kegiatan
mempertimbangkan
terlebih
segala
aspek
dahulu
direncanakan
internal
maupun
dengan eksternal,
perencanaan jangka panjang (5 tahun) dituangkan dalam Rencana Strategis (Renstra), selanjutnya dirinci dalam rencana jangka pendek (Rencana operasional/Renop) yang memuat seluruh kegiatan dan sub kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun yang akan datang. 2. Do; Pelaksanaan kegiatan disesuaikan dengan rencana yang telah disusun berdasarkan tugas dan fungsi masing-masing serta kemampuan anggaran dengan mengacu kepada indikator pecapaian sebagai target yang akan dicapai.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
139
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
3. Check; Kegiatan evaluasi diadakan secara terstruktur melalui rapat, monitoring dan audit dengan melibatkan pimpinan universitas, fakultas, program studi, LPM, unit terkait dan stakeholders. 4. Action; Hasil evaluasi disampaikan kepada pimpinan sebagai bahan penyusunan rencana untuk periode yang akan datang dengan melakukan perbaikan dan peningkatan. Saat
ini
UJ
sedang
mempersiapkan
evaluator
eksternal
melalui
implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Uraian lebih detil tentang hal ini disajikan pada subbab 2.4. Sistem Penjaminan Mutu. 2.4
Sistem Penjaminan Mutu
2.4.1
Jelaskan keberadaan manual mutu yang mencakup informasi tentang kebijakan, pernyataan, unit pelaksana, standar, prosedur, SOP, dan pentahapan sasaran mutu perguruan tinggi. Sistem penjaminan mutu UJ dijalankan secara bertahan dan berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan stakeholder dan tercapainya Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Oleh karenanya, UJ telah mempersiapkan berbagai dokumen, peraturan, dan satuan kerja mengenai: (1) pernyataan mutu, (2) kebijakan mutu dan sasaran mutu, (3) unit pelaksana, (4) standar mutu, (5) prosedur mutu, (6) instruksi kerja, dan (7) pentahapan sasaran mutu. 1
Pernyataan Mutu
Pernyataan Mutu UJ sebagaimana tertuang di dalam Kebijakan Mutu UJ Nomor: LPM01-0816-00-001 dan Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 015 Tahun 2014 Tentang Rencana Induk Pengembangan Universitas Jayabaya 2014-2038. Pernyataan Mutu UJ tersebut diarahkan pada Visi UJ sebagai perguruan tinggi yang terkemuka, unggul dan berdaya saing sehingga pada tahun 2038 menjadi Asia Class University. Oleh karena itu, semua kegiatan pengelolaan UJ harus memiliki Key Performance Indicator (KPI) untuk dapat mencapai standar mutu yang ditetapkan pemerintah (Kemenristekdikti).
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
140
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
2. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Kebijakan mutu dan sasaran mutu yang disusun UJ untuk memberikan arah dan landasan pengembangan UJ dalam mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Hal tersebut sesuai dengan Kebijakan Mutu UJ Nomor: LPM01-0816-00-001, yakni: (1) Meningkatkan
kualitas penyelenggaraan Tridharma Pendidikan
Tinggi di lingkungan UJ. (2) UJ sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. (3) Mewujudkan transparansi dan akuntabilitas kepada masyarakat, dan
pemangku kepentingan (stakeholder) tentang penyelenggaraan Tri Dharma Pendidikan tinggi sesuai dengan standar yang ditetapkan. (4) Mengajak semua pihak di lingkungan internal dan eksternal UJ untuk
bekerjasama mencapai tujuan dengan berpedoman pada standar mutu dan secara berkelanjutan berupaya untuk meningkatkan mutu. (5) Mendapatkan pengakuan kualitas akademik UJ baik di tingkat
nasional maupun internasional sesuai dengan visi yang telah dicanangkan. Kebijakan mutu dan sasaran mutu sebagaimana disebutkan di atas, sebagaimana yang telah disebutkan dalam sub-subbab 2.3.4, UJ sedang mempersiapkan
evaluator
eksternal
melalui
implementasi
Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Selain itu, untuk memperisapkan ISO 9001:2008, UJ membuat dokumen Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan Formulir. 3. Unit Pelaksana Unit pelaksana kebijakan penjaminan mutu UJ merupakan tanggung jawab setiap komponen yang ada baik pimpinan universitas, fakultas, program pascasarjana, Biro, program studi serta unit-unit terkait. Organisasi penyelenggara penjaminan mutu di UJ seperti yang telah dijelaskan pada subsubbab 2.3.4 yang mengacu pada Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jayabaya.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
141
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Berdasarkan Peraturan Rektor tersebut di atas, untuk menjamin mutu UJ, maka telah dibentuk LPM (tingkat universitas) dan UPM (tingkat fakultas) dan GKM (tingkat program studi). 4. Standar Mutu Standar Mutu UJ mengacu pada Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tentang Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya. Keseluruhan Komponen yang menjadi jaminan mutu UJ ditetapkan sebagai Standar Mutu UJ Nomor: LPM03-0416-02-001. Standar mutu pada Sistem Penjaminan Mutu Internal UJ mencakup komponen-komponen yang mencerminkan tingkat efektivitas dan efisiensi pengelolaan pendidikan tinggi yang bermutu. Komponen yang tercakup dalam standar mutu untuk menerapkan SPMI UJ adalah. Tabel 2.7 Standar Mutu LPM UJ Nomor: LPM03-0416-02-001 No (1) 1
Standar Nasional (2) Standar Nasional Pendidikan
2
Standar Nasional Penelitian
3
Standar Nasional Pengabdian kepada Masyarakat
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Isi Standar (3) Standar kompetensi lulusan; Standar isi pembelajaran; Standar proses pembelajaran; Standar penilaian pembelajaran; Standar dosen dan tenaga kependidikan; Standar sarana dan prasarana pembelajaran; Standar pengelolaan pembelajaran; dan Standar pembiayaan pembelajaran. Standar hasil penelitian; Standar isi penelitian; Standar proses penelitian; Standar penilaian penelitian; Standar peneliti; Standar sarana dan prasarana penelitian; Standar pengelolaan penelitian; dan Standar pendanaan dan pembiayaan penelitian Standar hasil PkM; Standar isi PkM; Standar proses PkM; Standar penilaian PkM; Standar pelaksana PkM; Standar sarana dan prasarana PkM; Standar pengelolaan PkM; dan Standar pendanaan dan pembiayaan PkM
142
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Semua unsur/komponen ini harus terus diupayakan agar berada pada kondisi sebaik mungkin untuk mencapai mutu terbaik, yang sekaligus mencerminkan mutu UJ. Upaya peningkatan kinerja dan mutu dilakukan terhadap hasil pelaksanaan dan pencapaian 24 Standar Nasional tersebut. 5. Prosedur Mutu Prosedur mutu yang telah dipersiapkan oleh UJ untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah berbagai produk mutu, seperti: (1) PM-LPM-01 : Audit Internal (2) PM-LPM-02 : Monitoring Proses Pembelajaran (3) PM-LPM-03 : Pengendalian Dokumen dan Rekaman (4) PM-LPM-04 : Pengendalian Pelayanan Tidak Sesuai (5) PM-BPM-05 : Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahanan (6) PM-LPM-06 : Pedoman Rapat Tinjauan Manajemen 6. Instruksi Kerja Instruksi kerja yang dibuat oleh UJ mengarah kepada persiapan ISO 9001:2008. Beberapa instruksi kerja yang sudah dibuat dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 2.8 Instruksi Kerja UJ No
Kode Dokumen
Nama Dokumen
(1)
(3)
(4)
Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) 1
IK-LPM.UJ-01
Pedoman pengembangan kurikulum
2
IK-LPM.UJ-02
Buka tutup Program Studi
3
IK-LPM.UJ-03
Pedoman pengembangan suasana akademik
4
IK-LPM.UJ-04
Pedoman penilain kinerja SDM
5
IK-LPM.UJ-05
Pedoman penyusunan RPS
6
IK-LPM.UJ-06
Pedoman pengarsipan
7
IK-LPM.UJ-07
Standar penomoran dokumen
8
IK-LPM.UJ-08
Daftar dokumen eksternal
9
IK-LPM.UJ-09
Daftar dokumen internal
Biro Akademik (BAA) 10
IK-BAA.UJ-01
Penerimaan mahasiswa baru
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
143
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Kode Dokumen
Nama Dokumen
(1) 11
(3) IK-BAA.UJ-02
(4) Putus studi
12
IK-BAA.UJ-03
Wisuda
13
IK-BAA.UJ-04
Dispensasi penerimaan mahasiswa baru
14
IK-BAA.UJ-05
Penanganan keluhan mahasiswa
15
IK-BAA.UJ-06
Perkuliahan, penilaian hasil belajar dan monitoring
16
IK-BAA.UJ-07
Pengukuran kepuasan mahasiswa dan lulusan
17
IK-BAA.UJ-08
Penyusunan skripsi, tesis, dan disertasi
18
IK-BAA.UJ-09
Pedoman Kuliah Kerja Lapangan
19
IK-BAA.UJ-10
Penanganan soal ujian
20
IK-BAA.UJ-11
Cuti akademik
21
IK-BAA.UJ-12
Mahasiswa alih jenjang dan pindahan
Biro Administrasi, Umum Dan Keuangan (BAUK) 22
IK-BAUK.UJ-01
Pengambangan prasarana dan sarana
23
IK-BAUK.UJ-02
Pengadaan barang dan jasa
24
IK-BAUK.UJ-03
Pemeriksaan dan penerimaan barang
Biro Sumber Daya Manusia (SDM) 25
IK-SDM.UJ-01
Pedoman pembinaan pegawai
26
IK-SDM.UJ-02
Perencanaan kepegawaian
27
IK-SDM.UJ-03
Pengembangan sumber daya manusia
28
IK-SDM.UJ-04
Pengembangan karir
Biro Kerjasama (BK) 29
IK-BK.UJ-01
Pedoman kerjasama
30
IK-BK.UJ-02
Penelusuran alumni
Lembaga Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) 31
IK-LPPM.UJ-01
Penelitian
32
IK-LPPM.UJ-02
Pengabdian kepada masyarakat
Instruksi Kerja dalam SMM ISO 9001:2008 mempunyai kesetaraan dengan pengertian Surat Keputusan, Manual Prosedur, SOP maupun istilah lain. Namun instruksi kerja hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja. Selain instruksi kerja dan SOP (sub-subbab 2.3.2.), Manual Prosedur yang telah dibuat dalam bidang sumber daya manusia, UJ adalah: (1) Manual Prosedur Nomor: MP-PEG.UJ-01 tentang Penerimaan
Pegawai BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
144
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(2) Manual Prosedur Nomor: MP-PEG.UJ-02 tentang Pengangkatan
Calon Pegawai menjadi Pegawai Tetap (3) Manual
Prosedur
Nomor:
MP-PEG.UJ-03
tentang
Usulan
Pengangkatan dan Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen Tetap. (4) Manual Prosedur Nomor: MP-PEG.UJ-04 tentang Kenaikan Gaji
Berkala. (5) Manual Prosedur Nomor: MP-PEG.UJ-05 tentang Dosen Berprestasi. (6) Manual
Prosedur
Nomor:
MP-PEG.UJ-06
tentang
Tenaga
Kependidikan Berprestasi. (7) Manual Prosedur Nomor: MP-PEG.UJ-07 tentang Usulan Tenaga
Kependidikan Berprestasi. (8) Manual Prosedur Nomor: MP-PEG.UJ-08 tentang Pensiun Pegawai
Tetap Yayasan. (9) Manual Prosedur Nomor: MP-PEG.UJ-08 tentang Studi Banding
Kepegawaian. 7. Pentahapan Sasaran Mutu Penetapan sasaran mutu sebagaimana tertulis di dalam Manual Mutu UJ Nomor: LPM02-0416-002-001 meliputi penjaminan mutu akademik dan non akademik. Pentahapan sasaran mutu dicapai dengan langkah-langkah sebagai berikut: (1) Penetapan subbab dan deskripsi, bobot, dan standar mutu dengan mengacu pada Buku III Pedoman Penyusunan Borang BAN-PT. (2) Penetapan base line masing-masing fakultas/pengelola program studi dan program studi. (3) Pengelola program studi/fakultas dan progam studi menetapkan sasaran mutu masin-masing, contohnya sasaran mutu TA 2013/2014, TA. 2014/2015, TA 2015/2016, dan seterusnya. (4) Penetapan capaiian mutu yang dikomparasikan dengan sasaran mutu dari masing-masing pengelola program studi/fakultas dan program studi melalui kegiatan AMAI yang dilaksanakan LPM.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
145
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Dari langkah-langkah di atas, apabila penetapan sasaran mutu dilaksanakan setiap semester secara berkelanjutan, maka program strudi dapat menyusun dokumen akreditasi BAN-PT dari dokumen-dokumen yang terawat dan dimutakhirkan setiap semester. Karenanya diharapkan sasaran mutu dari 20 program studi yang ada di UJ, minimal 50% teakreditasi BAN-PT dengan peringkat A dan tidak ada program studi yang berperingkat C tercapai pada tahun 2018. 2.4.2
Jelaskan implementasi penjaminan mutu perguruan tinggi. Implementasi dari penjaminan mutu UJ mengarah kepada pencapain Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka yang unggul dan berdaya saing. Penjaminan mutu di UJ sudah berjalan di seluruh unit kerja yang mencakup bidang
akademik
dan
non
akademik
melalui
siklus
perencanaan,
pelaksanaan, analisis dan evaluasi, tindakan perbaikan yang dibuktikan dalam bentuk laporan monitoring dan evaluasi serta audit. Implementasi penjaminan mutu di lingkungan UJ telah melalui serangkaian millstone untuk secara berkelanjutan mencapai posisi saat ini, yaitu (1) pembentukan LPM, (2) Sosiallisasi SPMI UJ (SPMI-UJ), (3) implementasi SPMI-UJ, (4) Re-evaluasi implementasi SPMI-UJ, dan (5) komitmen melaksanakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 1
Pembentukan LPM
Dasar pembentukan LPM adalah Surat Keputusan Ketua Yayasan Jayabaya Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Jayabaya dan Surat Keputusan Ketua Yayasan No 009 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Jayabaya. Sesuai dengan aturan tersebut, pembentukan LPM adalah untuk Melakukan sistem penjaminan mutu internal secara konsisten dan
berkelanjutan
sebagai
pertanggung-jawaban
kepada
pemangku
kepentingan. 2. Sosialisasi LPM Sosialisasi LPM di lingkungan UJ sebagai bentuk komitmen UJ untuk melaksanakan penjaminan mutu yang dilaksanakan secara bertahap dan
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
146
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
berkelanjutan. Kegiatan sosialisasi yang telah dilaksanakan oleh LPM UJ dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Gambar 2.26 Kepala LPM UJ; Ir. Endang Sri Rahayu, M.Kom melaksanakan kegiatan Sosialisasi Penjaminan Mutu. Kegiatan sosialisasi LPM dilaksanakan pada tanggal 8 Oktober 2014 yang bertempat di Gd. Rektorat UJ. Kegiatan tersebut diikuti oleh seluruh Unit Penjamin Mutu (UPM) dan Kepala Biro dan UPT yang akan menjalankan pengendalian mutu di tingkat Fakultas dan Unit Kerja. 3. Implementasi SPMI UJ Implementasi
SPMI
merupakan
tindak
lanjut
dari
sosialisasi
yang
dilaksanakan pada tanggal 8 Oktober 2014 untuk mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Untuk memperoleh pengakuan secara legal formal atas implementasi SPMI, maka Rektor UJ mengeluarkan Surat Keputusan Nomor: 031 Tahun 2014 Tentang Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya. Salah satu contoh kegiatan implementasi SPMI yang telah dilaksanakan adalah AMAI (Audit Mutu Akademik Internal) di Program Studi Teknik Mesin, Fakultas Teknik Industri UJ, yaitu:
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
147
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(1) AMAI semester Genap Tahun Akademik 2014/2015 berakhir dilaksanakan pada tanggal 11 Agustus 2015 dengan Permintaan Tindakan Koreksi tanggal 20 Agustus 2015. (2) AMAI semester Ganjil Tahun Akademik 2015/2016 berakhir dilaksanakan pada tanggal 2 Februari 2016 dengan Permintaan Tindakan Koreksi tanggal 12 Februari 2016. 4. Re-evaluasi Implementasi SPMI UJ Re-evaluasi implementasi SPMI UJ mengacu pada standar borang akreditasi dari BAN-PT yang memuat pernyataan borang mengenai (1) Kebijakan SPMI PT sebanyak 10 butir pernyataan, (2) Manual SPMI PT sebanyak 5 butir pernyataan, (3) Standar dalam SPMI PT sebanyak 46 butir pernyataan, (4) Implementasi SPMI PT sebanyak 10 butir pernyataan, dan (5) Peningkatan berkelanjutan SPMI PT sebanyak 7 butir pernyataan. Selain re-evaluasi implementasi yang mengacu pada standar borang akreditasi, salah satu contoh re-evaluasi implementasi SPMI UJ adalah monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan oleh Kopertis III Jakarta pada tanggal 19 Agustus 2019. Tim yang ditugaskan untuk monitoring dan evaluasi adalah Putut Pujogiri, S.H. (Sekretaris Kopetis) dan Sri Mastuti, S.Kom, M.Kom (Seksi Kelembagaan dan Kerjasama). Hasil yang diperoleh dari monitoring tersebut adalah dari 35 indikator tentang kelembagaan dan kerjasama, hanya 85,72% indikator telah terpenuhi, adapun indikator yang tidak terpenuhi (14,28%) menyangkut hal yang tidak ada/dilaksanakan oleh UJ seperti konflik internal/eksternal (indikator ke 12) dan penyelenggaraan kelas jauh/di luar domisili (indikator ke 25). 5. Komitmen Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 telah ditetapkan oleh pimpinan UJ untuk menjamin dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan serta tindak lanjut UJ memasuki era SMM sebagai bentuk sinergitas antara SPMI, SPME dan ISO. Upaya UJ untuk memasuki SMM, secara bertahap dipersiapkan sebagai syarat dari lembaga sertifikasi manajemen mutu, yaitu: BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
148
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(1) Manual Mutu sebanyak 1 dokumen. (2) Prosedur Mutu sebanyak 6 dokumen. (3) Instruksi Kerja sebanyak 31 dokumen. (4) Formulr (disesuaikan dengan kebutuhan satuan kerja). Komitmen yang dimiliki UJ dalam implementasi SMM ISO 9001:2008, dokumen SPMI yang dimiliki UJ saat ini sebanyak 35 buah, yaitu: Tabel 2.9 Dokumen SPMI UJ No
Kode Dokumen
Nama Dokumen
(1) 1
(3) LPM.UJ-01-01-001
(4) Pelaksanaan
2
LPM.UJ-01-01-002
Manual Mutu Akademik UJ
3
LPM.UJ-01-01-003
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik dan Audit Mutu Akademik Internal
4
LPM.UJ-01-01-004
Manual Mutu Penelitian UJ
5
LPM.UJ-01-01-005
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Penelitian dan Audit Mutu Penelitian Internal
6
LPM.UJ-01-01-006
Manual Mutu Pengabdian kepada Masyarakat
7
LPM.UJ-01-01-007
Kebiajakan SPMI UJ
8
LPM.UJ-01-01-008
Manual Prosedur Penetapan Standar SPMI
9
LPM.UJ-01-01-009
Manual Prosedur Pelaksanaan Standar SPMI
10
LPM.UJ-01-01-010
Manual Prosedur Pengendalian Standar SPMI
11
LPM.UJ-01-01-011
Manual Prosedur Peningkatan Standar SPMI
12
LPM.UJ-01-01-012
Manual Mutu Sumber Daya Manusia
13
LPM.UJ-01-01-013
Kode Etik Auditor Mutu Akademik
14
LPM.UJ-01-01-014
Manual Prosedur Imlementasi Penjaminan Mutu Pengabdian Masyarakat dan Audit Mutu PkM Internal
15
LPM.UJ-01-01-015
Manual Mutu Kerjasama
16
LPM.UJ-01-01-016
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Kerjasama
17
LPM.UJ-01-01-017
Manual Mutu Sarana Prasarana
18
LPM.UJ-01-01-018
Manual Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru
19
LPM.UJ-01-01-019
Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana
20
LPM.UJ-01-01-020
Instrumen Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi
21
LPM.UJ-01-01-021
Manual Prosedur Penilaian Kinerja
Buku Pedoman Akademik
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
Jaminan
Pengembangan
Karir
Mutu
dan
149
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
2.4.3
No
Kode Dokumen
Nama Dokumen
(1) 22
(3) LPM.UJ-01-01-022
(4) Manual Prosedur Penyusunan Rencana Strategis dan Rencana Operasional
23
LPM.UJ-01-01-023
Manual Mutu Sarana Prasarana Internal
24
LPM.UJ-01-01-024
Manual Mutu Sumber Daya Manusia
25
LPM.UJ-01-01-025
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana dan Audit Mutu Sarana Prasarana
26
LPM.UJ-01-01-026
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sumber Daya Manusia
27
LPM.UJ-01-01-027
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Penelitian dan Publikasi serta Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal
28
LPM.UJ-01-01-028
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Pengabdian kepada Masyarakat dan Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat
29
LPM.UJ-01-01-029
Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu UJ
30
LPM.UJ-01-01-030
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Kerjasama dan Audit Mutu Kerjasama Internal
31
LPM.UJ-01-01-031
Manual Prosedur Monitoring Proses Pembelajaran
32
LPM.UJ-01-01-032
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal
33
LPM.UJ-01-01-033
Buku Pedoman Akademik
34
LPM.UJ-01-01-034
Manual Prosedur Penilaian Indeks Kinerja Dosen
35
LPM.UJ-01-01-035
Manual Prosedur Permohonan Dispensasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
37
LPM.UJ-01-01-036
Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Diploma
38
LPM.UJ-01-01-038
Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Sarjana
39
LPM.UJ-01-01-039
Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Pascasarjana
40
LPM.UJ-01-01-040
Manual Prosedur Tata Cara Penyiapan Dokumen Akreditasi Program Studi
41
LPM.UJ-01-01-041
Manual Mutu Tata Cara Pendaftaran Wisuda
Pengembangan
Suasana
Jelaskan monitoring dan evaluasi penjaminan mutu perguruan tinggi, serta tindak lanjutnya. Pelaksanaan dan pencapaian sasaran penjaminan mutu di UJ diarahkan untuk mencapai Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing yang meliputi berbagai bidang, yaitu:
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
150
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
1.
Pendidikan
Monitoring dan evaluasi bidang pendidikan mengacu pada Surat Keputusan Rektor Nomor: 030 Tahun 2014 Tentang Penetapan Pedoman Proses Pembelajaran Dan Monitoring Evaluasi dan dokumen SPMI (tabel 2.9 subsubbab 2.4.2). Oleh karena itu pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan ditingkat program studi oleh Unit Penjaminan Mutu (UPM), kegiatan tersebut dilakukan agar pelaksanaan proses pembelajaran sesuai dengan yang telah direncanakan, diantaranya kesesuaian antara materi dengan RPS, kesiapan
dosen
dalam
memberikan
kuliah,
ketersediaan
peralatan,
kenyamanan ruangan dan pemberian penilaian. 2.
Penelitian
Monitoring dan evaluasi bidang penelitian dilakukan dalam bentuk Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal (AMPPI) yang dilaksanakan pada bulan Mei. Dasar dari monitoring dan evaluasi bidang penelitian adalah Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tahun Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya dan sesuai dengan dokumen SPMI yang telah diuraikan (tabel 2.9 sub-subbab 2.4.2). 3.
Pengabdian kepada Masyarakat
Monitoring dan evaluasi pengabdian kepada masyarakat dilakukan selama kegiatan berlangsung dalam bentuk Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Internal (AMPMI). Landasan dari monotoring dan evaluasi bidang pengabdian kepada masyarakat mengacu pada pada Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tahun Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya dan dokumen SPMI (tabel 2.9 sub-subbab 2.4.2) 4.
Sarana prasarana
Monitoring dan evaluasi bidang sarana prasarana dilakukan dalam bentuk audit sarana dan prasarana yang dilakukan sesuai kebutuhan. Landasan kegiatan tersebut adalah pada Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tahun Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya dan dokumen SPMI (tabel 2.9 sub-subbab 2.4.2).
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
151
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
5.
Keuangan
Monitoring dan evaluasi bidang keuangan dilaksanakan dalam bentuk audit keuangan. Landasan audit dalam bidang ini mengacu pada Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tahun Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabayaba dan dokumen SPMI (tabel 2.9 sub-subbab 2.4.2) 6.
Manajemen
Monitoring dan evaluasi bidang manajemen dilakukan dalam bentuk survey. Beberapa survey yang dilakukan oleh LPM adalah (1) survei Kinerja Pegawai dan Pejabat Struktural yang dilaksanakan pada bulan April-Mei, (2) survei Penilaian Kepuasan Dosen terhadap Manajemen yang dilaksanakan pada bulan Maret, dan (3) survei Penilaian Kepuasan Pegawai Kependidikan terhadap Manajemen yang dilaksanakan pada bulan Maret, dan (4) survei Penilaian Kepuasan Mahasiswa yang diilaksanakan pada bulan Maret. Landasan dari monitoring dan evaluasi dalam bidang manajemen adalah pada Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tahun Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya dan dokumen SPMI (tabel 2.9 sub-subbab 2.4.2). 7.
Kerjasama
Monitoring dan evaluasi bidang kerjasama dilaksanakan pada bulan Mei dengan landasan pada Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tahun Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya dan dokumen SPMI (tabel 2.9 sub-subbab 2.4.2). 8.
Sumber daya manusia
Monitoring dan evaluasi bidang sumber daya manusia dilakukan dalam bentuk rekan jejak kinerja yang ditinjau satu semester sekali. Landasan kegiatan ini adalah Surat Keputusan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tahun Penetapan Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya. Dan dokumen SPMI (tabel 2.9 sub-subbab 2.4.2).
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
152
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Contoh hasil AMAI pada Program Studi Teknik Mesin UJ semester Genap 2014/2015 dan semester Ganjil 2015/2016 dapat diuraikan sebagai berikut: 1. AMAI dilakukan setelah semester Ganjil Tahun Akademik 2015/2016 berakhir. Mengikuti penjadwalan yang sudah disepakati, kegiatan audit diawali pada tanggal 2 Februari 2016 dengan melakukan desk evaluation terhadap laporan prodi. Dokumen yang diaudit adalah hasil pengisian borang audit dengan data penunjang laporan PDPT program studi. Pada tanggal 9 Februari 2016 dilakukan audit kepatuhan dengan beberapa pertanyaan untuk mempertajam hasil temuan. Hasil temuan dan pernyataan dari hasil desk evaluation dimintakan tanggapan kepada program studi. Selanjutnya semua Tim audit menyerahkan hasil kepada UPMF. Pada tanggal 12 Februari 2016 bersama dengan tim audit, UPMF menyusun Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) untuk diserahkan ke Senat dan ditembuskan ke Dekan seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini:
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
153
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Gambar 2.27 Hasil AMAI Program Studi Teknik Mesin Semester Genap 2014/2015 2. Pelaksanaan AMAI Semester Genap Tahun Akademik 2014/2015 berakhir. AMAI dilakukan setelah semester Genap Tahun Akademik 2014/2015 berakhir. Mengikuti penjadwalan yang sudah disepakati, kegiatan audit diawali pada tanggal 11 Agustus 2015 dengan melakukan desk evaluation terhadap laporan prodi. Dokumen yang diaudit adalah hasil pengisian borang audit dengan data penunjang laporan PDPT program studi. Pada tanggal 18 Agustus 2015 dilakukan audit kepatuhan dengan beberapa pertanyaan untuk mempertajam hasil temuan. Hasil temuan dan pernyataan dari hasil desk evaluation dimintakan tanggapan kepada BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
154
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
program studi. Selanjutnya semua Tim audit menyerahkan hasil kepada UPMF. Pada tanggal 20 Agustus 2015 bersama dengan tim audit, UPMF menyusun Permintaan Tindakan Koreksi untuk diserahkan ke Senat dan ditembuskan ke Dekan seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.28 Hasil AMAI Program Studi Teknik Mesin Semester Genap 2014/2015
Dari gambar di atas, dapat diketahui bahwa UJ selalu berusaha untuk memperbaiki dan mempertahan mutu UJ. Implementasi dari hasil audit mutu tersebut sebagai bentuk komitmen UJ dalam mewujudkan Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
155
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
2.4.4
Jelaskan peranan institusi dalam pembinaan program studi (pengembangan program studi serta bantuan penyusunan dokumen akreditasi dalam bentuk pelatihan, dana dan informasi). Peranan UJ dalam membina program studi dapat diuraikan dalam bentuk: (1) pengembangan program studi, dan (2) penyusunan dokumen akreditasi 1
Pengembangan Program Studi
Pengembangan program studi dirahkan kepada pencapain Visi UJ sebagai perguruan tinggi yang terkemuka, unggul dan berdaya saing. UJ melakukan pembinaan program studi dengan mengeluarkan berbagai kebijakan, yaitu: (1) Surat Keputusan Rektor Nomor: 021 Tahun 2014 Tentang Kurikulum
Program Studi Sarjana dan Pascasarjana Berbasis Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia di Lingkungan Universitas Jayabaya (2) Surat Keputusan Rektor Nomor: 030 Tahun 2014 Tentang Pedoman
Proses Pembelajaran dan Monev Universitas Jayabaya (3) Surat Keputusan Rektor Nomor: 026 Tahun 2014 Tentang Penetapan
Buku Panduan Administrasi Akademik Universitas Jayabaya (4) Surat Keputusan Rektor Nomor: 028 Tahun 2014 Tentang Penetapan
Buku Panduan Penyusunan Kurikulum Universitas Jayabaya (5) Surat Keputuan Rektor Nomor: 031 Tahun 2014 Tentang Penetapan
Buku Pedoman Penjaminan Mutu Internal Universitas Jayabaya (6) Surat
Keputusan Rektor Nomor: 027 Tahun 2014 Tentang
Pelaksanaan Tracer Study Lulusan Universitas Jayabaya (7) Surat Keputusan Rektor Nomor: 037 Tahun 2014 Tentang Standar
Proses Pembelajaran (8) Surat Keputusan Rektor Nomor: 024 Tahun 2014 Tentang Pedoman
Penilaian Rekam Jejak Kinerja Dosen dan Tenaga Kependidikan Universitas Jayabaya (9) Peraturan Rektor Nomor: 012 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan
Tata Kerja Universitas Jayabaya Sebagai Pelaksana Kegiatan Akademik, program studi diberikan kewenangan untuk menjalankan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
156
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
kepada masyarakat di bawah koordinasi Fakultas. Misalnya dalam hal kurikulum,
program
studi
diberikan
kewenangan
untuk
menyusun,
mengevaluasi dan memonitoring kegiatan belajar mengajar dosen yang ada di program studi tersebut. Apabila mengalami kendala, maka program studi dapat berkoordinasi dengan Fakultas. 2
Penyusunan dokumen akreditasi dalam pelatihan, dana, dan informasi.
Penyusunan dokumen akreditasi untuk mempersiapka AIPT UJ dilaksanakan dengan beberapa tahap kegiatan, yaitu: (1) Rapat Persiapan Akreditasi Institusi dan Lokakarya
Persiapan penyusunan Borang AIPT UJ di awali dengan rapat kordinasi yang di pimpin oleh Prof. Amir Santoso, M.Soc., Sc, Ph.D. Kemudian dilanjutkan dengan penjelasan mengenai kewajiban AIPT bagi setiap perguruan tinggi dan rencana menyelenggarakan workshop Bimbingan Teknis Internal (BIMTEKIN) disampaikan oleh Dr. Juliansyah Noor, Koordinator AIPT UJ 2016. Rapat koordinasi AIPT-UJ 2016 dihadiri oleh seluruh pemangku kepentingan UJ yaitu; unsur
Yayasan
pelaksanaan
Jayabaya,
akademik,
unsur
pelaksana
Rektorat, Teknis,
unsur
pimpinan
dan
pelaksana
administrasi. (2) Pembekalan Awal Penyusunan Borang AIPT
Pembekalan awal AIPT-UJ dilakukan dua tahap yaitu; tahap pertama dilaksanakan tanggal 8 Agustus 2016, membahas tentang penulisan standar 1, 2, 7 dan evaluasi diri kemudian tahap berikutnya dilaksanakan pada tanggal 9 Agustus 2016 membahas tentang penulisan standar 3,4,5, dan 6. Hasil dari pembekalan awal penulisan borang AIPT-UJ 2016 adalah pointer-pointer dan pengumpulan dokumen-dokumen
yang
diperlukan
untuk
didiskusikan
pada
workshop BIMTEKIN.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
157
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(3) Pelaksanaan Workshop BIMTEKIN AIPT-UJ 2016
Pelaksanaan kegiatan ini dilaksanakan di Kampus A UJ pada tanggal 10 Agustus 2016. Para peserta workshop BIMTEKIN AIPT adalah Tim Penyusunan AIPT UJ yang telah di tugaskan oleh Rektor UJ berdasarkan Surat Keputusan Rektor Nomor: 019 Tahun 2016 Tentang Pengangkatan Tim Penyusunan Borang Akreditasi Institusi Universitas Jayabaya. Secara khusus lokakarya/workshop BIMTEKIN AIPT ini adalah untuk meningkatkan pemahaman, penguasaan materi dan implementasi tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Instrumen Akreditasi Institusi; dan Evaluasi Diri. Untuk narasumber, sebagai Keynote Speaker Prof. Dr. Mansyur Ramly, Kepala BAN-PT periode 2012-2016. Sedangkan narasumber Borang AIPT terdiri dari 3 (tiga) Asesor yaitu: a. Prof. Dr. Ir. Johny Wahyuadi Soedarsono (Asesor Ban-PT dari UI) Dengan materi pengisian borang standar 1, 2 dan 3. b. Prof. Ir. Sofia W. Alisjahbana, M.Sc., PhD (Asesor Ban-PT dan Rektor Universitas Bakrie). Dengan materi pengisian borang standar 4, 5 dan 6. c. Dr. Ir. Fauzri Fahimuddin (Asesor dari Politeknik Negeri Jakarta dan Tim Borang Ban-PT). Dengan materi pengisian borang standar 7 dan Evaluasi Diri. Hasil dari workshop BIMTEKIN AIPT-UJ 2016 adalah Tim AIPT-UJ 2016
menambah
keterampilan
teknis
dalam
penulisan
dan
pengumpulan dokumen-dokumen yang wajib ada dan dokumen pendukung, sehingga dalam mendiskripsi butir-butir borang dari standar 1-7 dan evaluasi diri, sehingga TIM Penyusunan AIP-UJ 2016 dapat menyelesaikan tugasnya pada akhir Oktober 2016. Seluruh kegiatan ini menggunakan dana yang dibiayai oleh Yayasan Jayabaya. Berikut adalah bukti pelaksanaan workshop BIMTEKIN AIPT-UJ 2016: BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
158
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Gambar 2.29 Pengarahan Tim AIPT UJ oleh Prof. Dr. Masyur Ramly Kegiatan BIMTEKIN AIPT-UJ dilaksanakan pada tanggal 8 Agustus 2016, materi yang disampaikan oleh Prof. Dr. Masyur Ramly terkait perkembangan dan kebijakan-kebiajakan mengenai AIPT.
Gambar 2.30 Pembahasan Borang AIPT Tim Standar 4, 5, dan 6 bersama Prof. Ir. Sofia W. Alisjahbana, M.Sc., PhD
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
159
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
Gambar 2.31 Pembahasan Borang AIPT Standar 1, 2, dan 3 oleh Prof. Dr. Ir. Johny Wahyuadi Soedarsono
Gambar 2.32 Pembahasan Borang AIPT Standar 7 dan Evaluasi Diri oleh Dr. Ir. Fauzri Fahimuddin
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
160
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
(4) Evaluasi Borang AIPT
Evaluasi Borang AIPT dilaksanakan setelah Borang tersusun oleh Tim AIPT UJ. Kegiatan evaluasi Borang AIPT seperti yang terlihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 2.33 Evaluasi dokumen dan Borang AIPT UJ bersama dengan Tim AIPT UJ Evaluasi Borang AIPT UJ dilaksanakan secara bertahap oleh evaluator eksternal dari BAN-PT dan diikuti oleh seluruh Tim AIPT UJ. Tahap pertama dilaksanakan pada tanggal 28 September 2016 oleh Prof. Ir. Sofia W. Alisjahbana, M.Sc., PhD, dan pelaksanaan tahap kedua tanggal 18 Oktober 2016. Salah satu hasil dari kegiatan tersebut adalah evaluator memberikan masukan pada Sub-subbab 2.1.1 yang berkaitan dengan sistem tata pamong, hendaknya memasukan aspek kelembagaan dan perangkat pendukung. 2.4.5
Jelaskan ketersediaan dan pelaksanaan basis data institusi dan program studi untuk mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri. Semua kegiatan pelaksanaan basis data diarahkan untuk mewujudkan Visi UJ sebagai perguruan tinggi terkemuka, unggul dan berdaya saing. Penyediaan basis data institusi dan program studi untuk mendukung penyusunan dokumen evaluasi diri dilaksanakan oleh Biro Administrasi, Umum dan Keuangan, Biro Akademik dan perangkat pendukung yaitu UPT Komputer dan Teknologi Informasi. Data tersebut dikoordinasikan Wakil Rektor dan Lembaga Penjaminan Mutu menjadi bahan untuk mendukung
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
161
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
kemudahan institusi dan prodi melakukan penyusunan borang dan evaluasi diri. UPT Komputer dan Teknologi Informasi ditugaskan untuk mendukung secara strategis pelaksanaan kegiatan UJ yang sarat dengan data dan kebutuhan informasi yang dapat diandalkan, cepat, memiliki integritas dan relevan. UJ telah mengembangkan sistem informasi berbasis IT yang berisi 6 (enam) sumber data penting dalam tata kelola UJ, yaitu (1) Sistem Informasi Akademik, (2) Sistem Informasi Perpustakaan, (3) Sistem Informasi Kepegawaian, (4) Sistem Informasi Alumni, (5) Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru, dan (6) Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa. Ke enam sumber data tersebut diharapkan menjadi pendukung dalam penyusunan borang akreditasi dan evaluasi diri. Evaluasi program studi berdasarkan evaluasi diri dilakukan setiap semester dengan cara melengkapi borang yang ada di Sistem Informasi Manajemen Perguruan TInggi Terpadu. Untuk keperluan evaluasi institusi sesuai dengan 7 standar BAN-PT, Lembaga Penjaminan Mutu beserta UPT Komputer dan Teknologi Informasi menyusun, melengkapi dan mengolah data yang berkaitan dengan VMTS UJ; data tentang Tata Pamong beserta Tupoksinya; Data tentang Mahasiswa dan Lulusan; Data tentang SDM tenaga pendidik dan tenaga kependidikan; Data tentang Kurikulum dan pembelajaran; Data tentang Dana, sarana dan prasarana serta sistem informasi; dan data tentang Penelitian serta PKM dan Kerjasama yang diperlukan oleh prodi dalam penyusunan borang akreditasi. Dokumen tersebut disiapkan oleh UJ untuk menghadapi akreditasi, UJ mengembangkan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) yang sepenuhnya mengacu kepada tujuh parameter BAN-PT. Sebagai desk evaluation Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), maka telah diterbitkan dokumen Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Manual Mutu, dan Formulir Mutu UJ yang telah didokumentasikan.
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
162
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
2.4.6
Tuliskan jumlah program studi yang ada dan status akreditasi BAN-PT Jumlah dan program studi di UN yang sudah terakreditasi BAN-PT dapat dilihat pada tabel di bawah ini: Tabel 2.27 Hasil Akreditasi Program Studi di Lingkungan UJ No
Program Studi
Jenjan g
Nomor SK
Peringka t
(1) 1
(2)
(3)
(4)
(5)
2
3
Fakultas Ekonomi Akuntansi
S1
Manajemen
S1
Manajemen
S2
Ilmu Hukum
S1
Ilmu Hukum
S2
Ilmu Hukum
S3
6
7
C B
2180/SK/BANPT/Akred/S/X/2016 005/SK/BANPT/Akred/M/I/2014 239/SK/BAN-PT/AkXI/D/XI/2013
B A B
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik S1 S1
240/SK/BAN-PT/AkXVI/S/XI/2013 065/SK/BANPT/Akred/S/II/2014
B A
Fakultas Psikologi Psikologi
5
B
Fakultas Hukum
Ilmu Administrasi Negara Ilmu Hubungan Internasional 4
483/SK/BANPT/Akred/S/XII/2014 1262/SK/BANPT/Akred/S/XII/2015 090/SK/BANPT/Akred/M/III/2014
S1
030/BAN-PT/AkXV/S1/X/2012
C
Fakultas Ilmu Komunikasi Ilmu Komunikasi
S1
lmu Komunikasi
S2
392/SK/BANPT/Akred/S/X/2014 843/SK/BANPT/Akred/M/VIII/2015
B B
Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan Teknik Sipil
S1
Teknik Arsitektur
S1
0451/SK/BANPT/Akred/S/V/2016 012/BAN-PT/AkXV/S1/V/2012
B B
Fakultas Teknologi Industri Teknik Mesin
S1
Teknik Elektro
S1
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
1815/SK/BANPT/Akred/S/IX/2016 1104/SK/BANPT/Akred/S/VII/2016
B B 163
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
No
Program Studi
Jenjan g
(1)
(2)
(3)
Teknik Kimia
S1
Teknik Elektronika
D3
Teknik Mesin
D3
8
Nomor SK
Peringka t
(4) 1122/SK/BANPT/Akred/S/X/2015 0100/SK/BANPT/Akred/Dipl-III/III/2016 151/SK/BANPT/Akred/Dpl-III/V/2014
(5) B C C
Kenotariatan Kenotariatan
S2
212/SK/BANPT/Akred/M/VII/2014
B
Berdasarkan tabel di atas, rekapitulasi hasil akreditasi BAN-PT dapat dilihat pada tabel di bawah ini Tabel 2.28 Rekapitulasi Hasil Akreditasi Program Studi di Lingkungan UJ No .
Status Akredita si
S-3
S-2
(1)
(2)
(3)
(4)
1 2 3 4 5
Terakreditasi A Terakreditasi B Terakreditasi C Akreditas i Kadaluwarsa Belum Terakreditasi Jumlah
Catatan:
Jumlah Program Studi Profesi Vokasi ProS-1 Sp-2 Sp-1 D-4 D-3 D-2 fesi (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
Total
Akademik
1
D-1 (12)
(13)
1
1
NA= 2
3
9
NB= 13
2
2
NC= 4
1
NK= 1 NO= NPS = 20
Program studi yang dihitung adalah yang sudah memiliki izin operasional lebih dari dua tahun, dan sudah ada sistem akreditasi BAN-PT
Dari tabel di atas, dari 20 program studi yang dikelola UJ, program studi yang ada di lingkungan UJ seluruhnya telah teakreditasi BAN-PT dengan jumlah Program Studi yang terakreditasi A sebanyak 2 Program Studi (10%), terakreditasi B sebanyak 13 program studi (65%), dan terakreditasi C sebanyak 4 program studi (20%). Hanya ada satu program studi yaitu DIII Teknik Kimia yang berstatus kadaluwarsa. Hal tersebut dikarenakan sudah 3 (tiga) tahun
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
164
Standar 2 | Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
tidak menerima mahasiswa baru (seperti yang telah disebutkan dalam subsubbab 2.3.5). Dengan demikian, skor hasil akreditasi adalah: 𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆 =
(4×𝑁𝑁𝐴𝐴 ) + (3×𝑁𝑁𝐴𝐴 ) + (2×𝑁𝑁𝐴𝐴 ) + (1×𝑁𝑁𝐴𝐴 ) 20
𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆 =
(4×2) + (3×13) + (4×4) + (1×1) 20
𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆𝑆 = 3,2
BAN-PT: Borang Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Universitas Jayabaya Tahun 2016
165