Stagewijzer. Stagebegeleiders en leidinggevenden

Stagewijzer Stagebegeleiders en leidinggevenden

Stagewijzer stagebegeleiders en leidinggevenden In 2012 heeft de gemeente Emmen besloten een proactief stagebeleid te gaan voeren. Het actief aanbieden van stageplaatsen aan toekomstig jonge professionals is één van de mogelijkheden deze doelgroep kennis te laten maken met gemeente Emmen als aantrekkelijk werkgever. Bovendien wil de gemeente Emmen als één van de grootste werkgevers in de regio een voorbeeldrol vervullen in het actief aanbieden van stageplaatsen. Het streven is in 2012 5% van de totale formatie in te vullen met stagiairs, in 2013 is het streefcijfer 6%. Om het proces van stages effectief en efficiënt te laten verlopen, werken we met een centrale coördinatie van stages. De stagecoördinator heeft hierin de spilfunctie. Directie, management, medewerkers van de gemeente Emmen en onderwijsinstellingen weten de stagecoördinator te vinden. In deze Stagewijzer vind je alle informatie die van belang is voor leidinggevenden en stagebegeleiders.

Plaatsing van de stagiair Heb je een geschikte stagiair gevonden? Dan zijn de volgende stappen noodzakelijk om je kandidaat te plaatsen: Als je een keuze hebt gemaakt Als leidinggevende laat je de stagiaire weten dat hij/zij is aangenomen. Je informeert de stagecoördinator over de aanname van de stagiair. De stagecoördinator informeert de eventuele andere kandidaten over het niet verkrijgen van de stageplaats. Uiterlijk drie weken voor de stage begint De leidinggevende en/of stagebegeleider ontvangt van de stagecoördinator een formulierenset met begeleidende brief die je aan de toekomstige stagiair geeft:

• Formulier Gegevens stagiair • Loonheffingformulier belastingdienst • Verklaring omtrent gedrag • Declaratieformulier kosten aanvraag VOG • Stagewijzer voor stagiairs De verklaring omtrent gedrag moet gedeeltelijk door de leidinggevende worden ingevuld voordat deze met de overige formulieren aan de stagiair overhandigd wordt. De formulieren (inclusief kopie ID) dient de stagiair uiterlijk één week vóór aanvang van de stage ingevuld terug te sturen aan de stagecoördinator. De stage kan dan pas starten als de formulieren binnen zijn!

Op jouw signaal verzorgt de managementassistent van jouw afdeling tijdig een PLANON-melding. Nadat de formulierenset van de stagiair is binnengekomen bij de stagecoördinator, ontvangt de leidinggevende de stageovereenkomst van de gemeente Emmen. Deze dient ondertekend te worden door de stagiair en leidinggevende/ stagebegeleider.Eén exemplaar voor de stagiair en één voor de stagecoördinator/ administratie Personeel. Zo snel mogelijk nadat de stagiair is begonnen De stagebegeleider en de stagiair schrijven in overleg met het opleidingsinstituut een stageopdracht en leggen dit vast in de opleidingsstageovereenkomst.

Meestal heeft de opleiding standaardcontracten hiervoor. Bij hbo- en wo- studenten moet naast het contract vanuit de opleiding, ook de stageovereenkomst van de gemeente Emmen gebruikt worden. Binnen drie weken na aanvang van de stage: Stuur of mail een kopie van de opleidingsstageovereenkomst naar de stagecoördinator. De stageovereenkomst dient ondertekend te zijn door de stagiair (of zijn contactpersoon van de opleiding) en door de stageverlener. De stageverlener is de gemeente Emmen. De leidinggevende van de afdeling tekent namens de gemeente Emmen de stageovereenkomst.

De stagebegeleider Keuze stagebegeleider Iedere werknemer van de gemeente Emmen kan een stagebegeleider zijn, of het nu een leidinggevende of een medewerker is. Afhankelijk van de stagiair en de opleiding die de stagiair volgt, verschilt de intensiteit van de begeleiding. Wat er in ieder geval van je verwacht wordt als stagebegeleider is: • Geduldig zijn; • Sensitief zijn en knelpunten kunnen herkennen; • Goed kunnen luisteren; • Consequent zijn over afspraken; • Proactief opstellen naar de stagiair.

Rol stagebegeleider Het doel van een stage is om iets te leren. De stagiair wil erachter komen of het beroep/ werkzaamheden waarvoor hij/zij een opleiding volgt ook echt bij hem/haar past. Het is daarom belangrijk dat de stagiair taken mag uitvoeren die hij/zij tijdens een echte baan ook zou moeten uitvoeren. Dit is dan ook het uitgangspunt voor een stagebegeleider. Een stagebegeleider verzorgt de begeleiding van de stagiair op de werkplek. Ook onderhoudt hij/zij contacten met de stagementor vanuit de opleiding en de stagecoördinator van de gemeente Emmen. De stagebegeleider heeft de taak om de stagiair te motiveren en te sturen. Naast deze taak

houdt hij/zij het stagewerkplan in de gaten en geeft inhoudelijk feedback. Zo kijkt de stagebegeleider samen met de stagiair naar de afgesproken leerdoelen en gaan hierover in gesprek. Daarnaast is de stagebegeleider verantwoordelijk voor de beoordeling van de stagiair. De eerste werkweek Voor aanvang van de stage moet goed worden nagedacht over de activiteiten tijdens de eerste stageweek. Het is erg fijn om te werken met een introductieprogramma, waarin een aantal algemene onderdelen staat. In een dergelijk introductieprogramma staat bijvoorbeeld: • Wat gebeurt er tijdens de eerste werkdag van de stagiair? • Hoe wordt kennis gemaakt met de organisatie, collega’s en jijzelf als stagebegeleider? • Wat zijn de doelstellingen en werkzaamheden van de organisatie en de afdeling? • Hoe de stageperiode vormgegeven wordt aan de hand van een stagewerkplan; • Wat zijn de huisregels van de organisatie? O.a. flexwerken, telefoongebruik, etc. Vooral in de eerste week is het belangrijk dat de stagebegeleider zich volledig richt op de nieuwe stagiair. De stagebegeleider heeft in die week de volgende taken: • Opvangen en welkom heten van de nieuwe stagiair (meestal in de vorm van een kennismakingsgesprek); • Voorstellen aan de collega’s en het rondleiden in de organisatie; • Verstrekken van specifieke informatie over de betreffende afdeling en team; • Inwerken en geven van een duidelijke eerste opdracht.

Voor alle nieuwe medewerkers in de gemeente Emmen is er een introductieprogramma met vijf modules, waarvan de eerste module de introductie op eigen afdeling/team is. Stagiairs die een langere periode (zes maanden) bij de gemeente komen te werken, kunnen deelnemen aan dit programma. Aanmelding kan via de stagecoördinator. Ook na de eerste werkweek moet er natuurlijk veel gebeuren. Zo blijft het inwerken en helpen van de stagiair een dagelijkse taak, maar ook voert de stagebegeleider regelmatig een evaluatiegesprek met de stagiair en wordt er contact gehouden met het opleidingsinstituut. Training voor stagebegeleiders Wat komt er kijken bij de begeleiding van een stagiair? Hoeveel tijd gaat erin zitten? Welke verwachtingen zijn er over en weer tussen stagebegeleider en de stagiair? Hoe ga je om met een ‘lastige’ stagiair? Dit zijn vragen die aan bod kunnen komen in een training voor stagebegeleider. Deze training wordt ontwikkeld. Zodra deze van start gaat, ontvangen de stagebegeleiders hiervan bericht.

Rollen en verantwoordelijkheden Rol stagiair De stagiair is in principe de belangrijkste verantwoordelijke voor zijn/haar eigen leerproces en functioneren op de stageplaats. Rol leidinggevende Het versturen van de personele mutatie (Planon) en het afsluiten van de stageovereenkomst is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende. De stagecoördinator geeft waar nodig advies

en houdt de registratie stageplaatsen en stagiairs bij.

Beoordeling van de stagiair

Rol stagebegeleider De stagebegeleider verzorgt de begeleiding van de stagiair op de werkplek. Daarnaast is de stagebegeleider verantwoordelijk voor de beoordeling van de stagiair. Ook onderhoudt hij/zij contacten met de stagecoördinator en de stagementor vanuit de opleiding.

Door wie wordt de stagiair beoordeeld? De stagiair wordt beoordeeld door de stagebegeleider en de stagementor vanuit de opleiding. De stagementor geeft uiteindelijk de eindbeoordeling van de stagiair. De stagiair krijgt dus van de stagementor te horen of hij/ zij de stage heeft gehaald.

Rol stagecoördinator • De stagecoördinator is het aanspreekpunt voor alle vragen over stages. • De stagecoördinator biedt de nodige ondersteuning bij de plaatsing van de stagiair en biedt ook tijdens de stageperiode advies en ondersteuning. • De stagecoördinator zorgt voor de administratieve afhandeling rondom de stage. • De stagecoördinator onderhoudt contacten met onderwijsinstellingen en draagt zorg voor het matchen en werven van stagiairs. • De stagecoördinator organiseert twee maal per jaar een Stagedag. Het doel van deze dag is het leren kennen van andere stagiairs, netwerken en het op een informele manier kennismaken met de gemeente Emmen.

Eindbeoordeling Aan het einde van de stage krijgt de stagiair een beoordeling van de stagebegeleider. Dat betekent dat de stagiair moet kennen en kunnen wat van tevoren is afgesproken. Een stagiair heeft voldoende tot goede resultaten gehaald als: • Het aantal uren is gewerkt zoals afgesproken in de stageovereenkomst; • De stagiair de stageopdrachten heeft uitgevoerd; • De werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn; • De stagiair zich heeft gehouden aan de afspraken die in de stageovereenkomst zijn gemaakt. De doelen die een stagiair tijdens de stage moet behalen en de manier waarop de beoordeling van de stagiair plaatsvindt, zijn te vinden in de praktijkovereenkomst, de stagegids of de onderwijs- en examenregeling van de opleiding. Tussentijdse beoordeling Meestal vindt er tijdens de stage ook een aantal evaluatiegesprekken plaats. Daarin wordt besproken hoe de stagiair functioneert. Zo krijgt de stagiair een goed beeld van

de competenties en vaardigheden die hij/ zij al onder de knie heeft, maar ook van zijn/haar ontwikkelpunten. Samen met de stagebegeleider maakt de stagiair afspraken over verbeterpunten. De beëindiging van de stageovereenkomst De stageovereenkomst eindigt door: • Het verstrijken van de stageperiode; • Het staken van de studie; • Andere omstandigheden. Na overleg met alle betrokken partijen, te weten het opleidingsinstituut, de stagiair en de gemeente Emmen kan de stageovereenkomst tussentijds beëindigd worden door zowel de stagebegeleider als de stagiair; • In alle gevallen van beëindiging van de stageovereenkomst wordt de stagecoördinator geïnformeerd door de leidinggevende en/of stagebegeleider.

Regels en voorwaarden Stagiairs hebben geen dienstverband bij de gemeente Emmen. Ze hebben een stageovereenkomst. Een stage wordt beschouwd als onderdeel van een studie. Opleidingsstageovereenkomst De stagebegeleider en de stagiair schrijven in overleg met het opleidingsinstituut een stageopdracht en leggen dit vast in een opleidingsstageovereenkomst. Meestal heeft de opleiding hiervoor standaardcontracten.

Vakantie en vrije dagen In de stageovereenkomst van de gemeente Emmen staat wat de begin- en einddatum van de stage is. Tijdens schoolvakanties is de stagiair niet automatisch ook vrij van de stage. De stagiair en stagebegeleider kunnen hier over eventueel andere afspraken maken. Werktijden De gemeente kent flexibele werktijden. De stagiair wordt in principe geacht tijdens de bloktijden, van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 14.00 uur tot 16.00 uur, op de werkplek aanwezig te zijn. Een fulltime werkweek bestaat uit 36 uur. De stagiair en stagebegeleider leggen in overleg de verdeling van de werkuren vast. Het afgesproken aantal uren per week wordt vermeld in de stageovereenkomst.

Stagevergoeding In het toekennen van een stagevergoeding is de vraag of er sprake is van een individuele stage of een collectieve stage. Als het om een collectieve stages gaat, gelden onderstaande bedragen niet. Bij een collectieve stage ontvangt de stagiair een eenmalige stagevergoeding van € 50,-. Bij het bepalen van de hoogte van de stagevergoeding wordt gekeken naar de volgende zaken: • Is er sprake van een individuele stage? • Wat is het onderwijsniveau? mbo, hbo, wo; • Wat is de lengte van de stage?

Korter dan 1 maand, 1 tot 3 maanden, 3 maanden of langer. De genoemde bedragen zijn netto per maand. Er wordt uitgegaan van een 36-urige werkweek. Bij een deeltijdstage zijn de bedragen naar rato. Stageperiode van korter dan 1 maand: Hierbij is geen stagevergoeding van toepassing.

Stageperiode van 1 tot 3 maanden: • mbo, € 50,- per maand • hbo, € 75,- per maand • wo, € 100,- per maand Stageperiode van 3 maanden of langer: • mbo, € 200,- per maand • hbo, € 300,- per maand • wo, € 400,- per maand De stagevergoeding wordt betaald uit het afdelingsbudget van de desbetreffende afdeling. De stagiair is zelf verantwoordelijk voor eventuele financiële consequenties die de stagevergoeding voor hem/haar kan hebben, in verband met de Wet Studiefinanciering 18+ en de Algemene

Kinderbijslagwet. De stagevergoeding kan op verzoek van de stagiair op een lager bedrag of op niets worden vastgesteld. Reiskostenvergoeding De stagiair ontvangt geen reiskostenvergoeding. Ziekteverzuim Is een stagiair ziek, dan dient hij/zij zich voor 09.00 uur ziek te melden bij zijn/haar stagebegeleider. Voor sommige opleidingen geldt dat de periode van ziekte ingehaald dient te worden.

Verzekeringen De stagiair is via de gemeente Emmen verzekerd tegen de gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid, op dezelfde wijze als de medewerkers. Ook onderwijsinstituten hebben in de regel een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor studenten die stage lopen. De stagiair is wettelijk verplicht een ziektekostenverzekering af te sluiten. De gemeente draagt hier geen verantwoordelijkheid voor.

kent naast een aantal algemene gedragsregels ook nadere uitwerkingen op het gebied van ICT-gebruik en informatievoorziening, het aanvaarden van geschenken, het verrichten van nevenwerkzaamheden, inkoop en het melden van vermoedens van misstanden (zie INGE > projecten > integriteit).

Gedragscode Integriteit De gemeente Emmen hanteert een gedragscode die ook voor stagiairs bij de gemeente Emmen geldt. De gedragscode

Begrippenlijst Hieronder volgt een beschrijving van de gehanteerde begrippen in deze stagewijzer. Stagiair: Een persoon die als onderdeel van een opleiding praktijkervaring komt opdoen op de werkvloer.

van de stagiair op de werkplek op zich neemt gedurende de stageperiode. Uiteraard kan de leidinggevende zelf ook de rol van stagebegeleider op zich nemen.

Stageverlener: Gemeente Emmen. Stageovereenkomst gemeente Emmen: Een overeenkomst, afgesloten tussen de stagiair en de gemeente Emmen. Hierin is een aantal afspraken vastgelegd over de stage. Stagecoördinator: Het aanspreekpunt binnen de gemeente Emmen voor alle vragen over stages. Stagebegeleider: Een door de leidinggevende aangewezen medewerker die de begeleiding

Stagementor: Een door het opleidingsinstituut aangewezen docent die het mentorschap van de stagiair vanuit de opleiding op zich neemt gedurende de stageperiode. Collectieve stage: Er is sprake van een collectieve stage als een groep van minimaal vier stagiairs een gezamenlijke opdracht heeft van minimaal drie maanden. De individuele stagiairs werken de totale duur van de collectieve stage gemiddeld minimaal acht uur per week aan de gezamenlijke opdracht.

Contactgegevens De stagecoördinator is er voor stagebegeleiders, leidinggevenden en stagiairs. Voor vragen over de inhoud van deze stagewijzer en overige vragen over stages kun je contact opnemen met:

Neem dus gerust contact op voor al je vragen en/of opmerkingen. Alle nodige documenten en informatie rondom stages vind je ook op intranet ‘INGE’: inge/stage.

45971

Marieke ten Brinke, Stagecoördinator Afdeling PJC, team Organisatie en Advies Telefoonnummer: (0591) 68 58 54 Persoonlijk e-mailadres: [email protected] E-mailadres stage: [email protected]