Stagewijzer. Stagiairs

Stagewijzer Stagiairs

Stagewijzer voor stagiairs

De gemeente Emmen vindt het belangrijk om te investeren in toekomstige jonge professionals. We besteden daarom veel zorg aan de werving en begeleiding van stagiaires en werken met een centrale coördinatie van stages. In deze Stagewijzer vind je alle informatie die van belang is voor jou als stagiair van de gemeente Emmen.

Plaatsing van de stagiair Ga je aan de slag als stagiaire bij de gemeente Emmen, dan zijn de volgende stappen noodzakelijk voordat je begint: Als de keuze op jou is gevallen De teamleider informeert je dat je bent aangenomen. Je maakt afspraken over de eerste werkdag en wie jouw stagebegeleider wordt. Hij of zij geeft dit ook door aan de stagecoördinator. Uiterlijk drie weken voor de stage begint Van de leidinggevende en/of stagebegeleider ontvang je een formulierenset, met daarbij deze stagewijzer. In de formulierenset zitten de volgende formulieren die we uiterlijk één week voor aanvang van jouw stage ingevuld ontvangen: • Formulier gegevens stagiair; • Loonheffingformulier Belastingdienst; • Verklaring omtrent gedrag (VOG); • Declaratieformulier kosten aanvraag VOG; • Kopie van jouw identiteitskaart of paspoort Je stage kan niet eerder starten voordat alle formulieren bij de stagecoördinator binnen zijn!

Zo snel mogelijk nadat de stage is begonnen Voor een aantal opleidingen moet je naast jouw stageovereenkomst met de gemeente Emmen ook een opleidingsstageovereenkomst tussen de opleiding en de gemeente Emmen afsluiten. Jouw stagebegeleider en jij schrijven in overleg met het opleidingsinstituut een stageopdracht en leggen dit vast in die stageovereenkomst van de opleiding. Binnen drie weken na aanvang van de stage Stuur of mail, in overleg met je stagebegeleider, een kopie van de opleidingsstageovereenkomst naar de stagecoördinator. De opleidingsstageovereenkomst moet ondertekend zijn door jou (en/of je contactpersoon van de opleiding) en door de stageverlener. De stageverlener is de gemeente Emmen. De leidinggevende van de afdeling tekent namens de gemeente Emmen de opleidingsstageovereenkomst.

De stagebegeleider Keuze stagebegeleider In principe kan iedere werknemer van de gemeente Emmen jouw stagebegeleider zijn, of het nu een leidinggevende of een medewerker is. Wat je in ieder geval van je stagebegeleider mag verwachten is dat hij/zij: • geduldig is; • knelpunten kan herkennen; • goed kan luisteren; • zich aan de afspraken houdt. Rol stagebegeleider Het doel van een stage is om iets te leren. Je wilt erachter komen of het beroep waarvoor je een opleiding volgt ook echt bij je past. Het is daarom belangrijk dat je taken mag

uitvoeren die je tijdens een echte baan ook zou moeten uitvoeren. Dit is dan ook het uitgangspunt voor een stagebegeleider. Een stagebegeleider verzorgt de begeleiding van jou op de werkplek. Ook onderhoudt hij/zij contacten met de stagementor vanuit de opleiding en met de stagecoördinator. De stagebegeleider heeft de taak om je te motiveren en te sturen. Naast deze taak houdt hij/zij het stagewerkplan in de gaten en geeft inhoudelijk feedback. Zo kijkt de stagebegeleider samen met jou naar de afgesproken leerdoelen en gaat hierover in gesprek. Daarnaast is de stagebegeleider verantwoordelijk voor de beoordeling van jouw stageperiode.

De eerste werkweek Voor aanvang van de stage moet goed nagedacht worden over wat er tijdens de eerste week gedaan wordt. Het is erg fijn om te werken met een introductieprogramma, waarin een aantal algemene onderdelen staat. In een dergelijk introductieprogramma staat bijvoorbeeld: • Wat er tijdens je eerste werkdag gaat gebeuren; • Hoe je kennis gaat maken met de organisatie, collega’s en de stagebegeleider zelf; • Wat de doelstellingen en werkzaamheden zijn van de organisatie en de afdeling; • Hoe jouw stageperiode vormgegeven wordt aan de hand van een stagewerkplan; • Wat de ‘huisregels’ van de afdeling en de organisatie zijn. Vooral in de eerste week is het belangrijk dat de stagebegeleider alle tijd voor je vrij maakt. De stagebegeleider heeft in die week de volgende taken: • Jou opvangen en welkom heten (meestal in de vorm van een kennismakingsgesprek); • Jou voorstellen aan de collega’s en het rondleiden in de organisatie; • Specifieke informatie over de betreffende afdeling en het bureau of team verstrekken; • Jou inwerken en geven van een duidelijke eerste opdracht. Voor alle nieuwe medewerkers van de gemeente is er een introductieprogramma met vijf modules (onder andere kennis van de organisatie, cultuur en de geschiedenis van Emmen en omgeving). Module één is de introductie op je eigen werkplek. Als je voor een langere periode bij de gemeente

gaat werken, dan kun je deelnemen aan dit introductieprogramma. In overleg met stagebegeleider kun je je hiervoor aanmelden bij de stagecoördinator. Ook na de eerste werkweek moet er natuurlijk veel gebeuren. Zo blijft het inwerken en helpen van jou een dagelijkse taak voor de stagebegeleider. Je stagebegeleider voert regelmatig een evaluatiegesprek met je. Hij of zij houdt contact met je opleiding/studiebegeleider.

Rollen en verantwoordelijkheden Rol stagiair Jij bent in principe de belangrijkste verantwoordelijke voor je eigen leerproces en functioneren op de stageplaats. Rol leidinggevende De leidinggevende is op zijn of haar afdeling/ team verantwoordelijk voor een goede opvang en begeleiding van stagiairs en voor de kwaliteit van de stageplaats. Rol stagebegeleider De stagebegeleider verzorgt de begeleiding van jou op de werkplek. Daarnaast is de stagebegeleider verantwoordelijk voor de beoordeling. Ook onderhoudt hij/zij contacten met de stagecoördinator van de gemeente Emmen en de stagementor vanuit de opleiding. Rol stagecoördinator De stagecoördinator is het aanspreekpunt voor alle vragen over stages. Hij/zij biedt de nodige ondersteuning bij de plaatsing van de stagiair en biedt ook tijdens de stageperiode advies en ondersteuning.

Ook draagt de stagecoördinator zorg voor de administratieve afhandeling rondom de stage. De stagecoördinator onderhoudt contacten met onderwijsinstellingen en draagt zorg voor het matchen en werven van stagiairs. De stagecoördinator organiseert twee keer per jaar een Stagedag. Het doel van deze dag is het leren kennen van andere stagiairs, netwerken en het op een informele manier kennismaken met de gemeente Emmen.

Beoordeling van de stagiair Door wie word je beoordeeld? Je wordt beoordeeld door de stagebegeleider van jouw stage bij de gemeente Emmen en de stagementor vanuit de opleiding. De stagementor geeft uiteindelijk de eindbeoordeling van jouw stage bij de gemeente Emmen. Je krijgt dus van de stagementor te horen of je de stage hebt gehaald. Eindbeoordeling Aan het einde van de stage krijg je een beoordeling van de stagebegeleider. Dat betekent dat je moet kennen en kunnen wat van tevoren is afgesproken. Je hebt voldoende tot goede resultaten gehaald als: • Het aantal uren is gewerkt zoals afgesproken in de stageovereenkomst; • Je de stageopdrachten hebt uitgevoerd; • De werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn; • Je hebt gehouden aan de afspraken die in de stageovereenkomst zijn gemaakt. De doelen die je tijdens de stage moet behalen en de manier waarop de beoordeling plaatsvindt, vind je in de opleidingsstageovereenkomst, de

stagegids of de onderwijs- en examenregeling van de opleiding. Tussentijdse beoordeling Er vindt tijdens de stage een aantal evaluatiegesprekken plaats. Daarin wordt besproken hoe je functioneert. Zo krijg je een goed beeld van de competenties en vaardigheden die je al onder de knie hebt, maar ook van de zaken waar je nog aan moet werken. Samen met de stagebegeleider maak je afspraken over verbeterpunten. De beëindiging van de stageovereenkomst De stageovereenkomst eindigt door: • Het verstrijken van de stageperiode; • Het staken van de studie; • Andere omstandigheden. Na overleg met alle betrokken partijen, te weten het opleidingsinstituut, de stagiair en de gemeente Emmen kan de stageovereenkomst tussentijds beëindigd worden door zowel de stagebegeleider als de stagiair; • In alle gevallen van beëindiging van je stageovereenkomst houd je de stagecoördinator op de hoogte.

Regels en voorwaarden Stagiairs hebben geen dienstverband bij de gemeente Emmen. Een stage wordt beschouwd als onderdeel van een studie. Stageovereenkomst opleiding De stagebegeleider en jij schrijven in overleg met het opleidingsinstituut een stageopdracht en leggen dit vast in een overeenkomst. Meestal heeft de opleiding hiervoor standaardcontracten.

Vakantie en vrije dagen In de stageovereenkomst van de gemeente Emmen staat wat de begin- en einddatum van de stage is. Tijdens een schoolvakantie betekent het niet dat je ook vrij hebt voor de stage. Jij en stagebegeleider spreken samen af wanneer je eventueel vakantie op kan nemen. Werktijden De gemeente Emmen kent flexibele werktijden. Je wordt in principe geacht tijdens de bloktijden, van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 14.00 uur tot 16.00 uur, op de werkplek aanwezig te zijn. Een fulltime werkweek bestaat uit 36 uur. In overleg met de stagebegeleider leg je de verdeling van de werkuren vast. Het afgesproken aantal uren per week wordt vermeld in de stageovereenkomst van de gemeente Emmen. Stagevergoeding In het toekennen van een stagevergoeding is de vraag of er sprake is van van een individuele stage of een collectieve stage. Bij het bepalen van de hoogte van de stagevergoeding wordt gekeken naar de volgende zaken: • Is er sprake van een individuele stage of een collectieve stage? • Het onderwijsniveau: mbo, hbo, wo? • De lengte van de stage: korter dan 1 maand, 1 tot 3 maanden, 3 maanden of langer? 1. Individuele stage De genoemde bedragen zijn netto per maand. Er wordt uitgegaan van een 36-urige werkweek. Bij een deeltijdstage zijn de bedragen naar rato. Stageperiode van korter dan 1 maand: geen stagevergoeding

Stageperiode van 1 tot 3 maanden: • mbo, € 50,- per maand • hbo, € 75,- per maand • wo, € 100,- per maand Stageperiode van 3 maanden of langer: • mbo, € 200,- per maand • hbo, € 300,- per maand • wo, € 400,- per maand 2. Collectieve stage Bij een collectieve stage ontvangt de stagiair een eenmalige stagevergoeding van € 50,-. Je bent zelf verantwoordelijk voor eventuele financiële consequenties die de stagevergoeding voor jou kan hebben, in verband met de Wet Studiefinanciering 18+ en de Algemene Kinderbijslagwet. De stagevergoeding kan op jouw verzoek op een lager bedrag of niets worden vastgesteld.

Reiskostenvergoeding Je ontvangt geen reiskostenvergoeding. Ziekteverzuim Als je ziek bent, dien je je voor 09.00 uur ziek te melden bij jouw stagebegeleider. Voor sommige opleidingen geldt dat de periode van ziekte ingehaald dient te worden. Verzekeringen Je bent via de gemeente Emmen verzekerd tegen de gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid, op dezelfde wijze als de medewerkers. Ook onderwijsinstituten hebben in de regel een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor studenten die stage lopen.

Je bent wettelijk verplicht een ziektekostenverzekering af te sluiten. De gemeente Emmen draagt hier geen verantwoordelijkheid voor. Gedragscode Integriteit De gemeente Emmen hanteert een gedragscode die ook voor jou, stagiair bij de gemeente Emmen, geldt. De gedragscode kent naast een aantal algemene gedragsregels ook nadere uitwerkingen op het gebied van ICT-gebruik en informatievoorziening, het aanvaarden van geschenken, het verrichten van nevenwerkzaamheden, inkoop en het melden van vermoedens van misstanden. (Zie intranet INGE > projecten > integriteit).

Begrippenlijst Hieronder volgt een beschrijving van de gehanteerde begrippen in deze stagewijzer. Stagiair: Een persoon die als onderdeel van een opleiding praktijkervaring komt opdoen op de werkvloer.

op zich neemt gedurende de stageperiode. Uiteraard kan de leidinggevende zelf ook de rol van stagebegeleider op zich nemen.

Stageverlener: Gemeente Emmen.

Stagementor: Een door het opleidingsinstituut aangewezen docent die het mentorschap van de stagiair vanuit de opleiding op zich neemt gedurende de stageperiode.

Stageovereenkomst gemeente Emmen: Een overeenkomst, afgesloten tussen de stagiair en de gemeente Emmen. Hierin is een aantal afspraken vastgelegd over de stage. Stagecoördinator: Het aanspreekpunt binnen de gemeente Emmen voor alle vragen over stages. Stagebegeleider: Een door de leidinggevende aangewezen medewerker die de begeleiding van de stagiair op de werkplek

Collectieve stage: Er is sprake van een collectieve stage als een groep van minimaal vier stagiairs een gezamenlijke opdracht heeft van minimaal drie maanden. De individuele stagiairs werken de totale duur van de collectieve stage gemiddeld minimaal acht uur per week aan de gezamenlijke opdracht.

Contactgegevens De stagecoördinator is er voor stagebegeleiders, leidinggevenden en stagiairs. Voor vragen over de inhoud van deze stagewijzer en overige vragen over stages kun je contact opnemen met:

Neem dus gerust contact op voor al je vragen en/of opmerkingen. Alle nodige documenten en informatie rondom stages vind je ook op intranet ‘INGE’: http://inge/projecten/stages-bij-de-gemeente-emmen.html

45971

Marieke ten Brinke, Stagecoördinator Afdeling: PJC, team Oganisatie en Advies Telefoonnummer: (0591) 68 58 54 Persoonlijk e-mailadres: [email protected] E-mailadres stage: [email protected]