Sociaal jaarverslag 2012
Inhoudsopgave Voorwoord Organisatieontwikkelingen Personeelsbeleid Formatie en bezetting Basis op orde Arbeidsvoorwaarden Ziekteverzuimgegevens Arbeidsomstandigheden Terugblik op 2012
2 3
6
7
9
10
11
12
14
Voorwoord
Diverse ontwikkelingen hebben een enorme invloed op het wel en wee van onze werkorganisatie. In dit sociaal jaarverslag komen meerdere van deze ontwikkelingen kort aan de orde. De vorming van de Omgevingsdienst Rivierenlang bijvoorbeeld. Die gaat op 1 april 2013 van start. Voor de organisatie betekent dit dat circa 13 collega’s vergunningverlening, toezicht en handhaving, en bodem en monumenten naar een kantoor in Tiel vertrekken. De ODR bedient van daaruit tien gemeenten in onze regio. De brandweer Buren‐Culemborg maakt inmiddels formeel geen onderdeel meer uit van de gemeente. Onze brandweermensen, beroeps en vrijwilligers, en ons materieel zijn per 1 januari 2012 overgegaan naar de Veiligheidsregio Gelderland‐Zuid. Ook de samenwerking tussen Culemborg, Geldermalsen en Tiel neemt steeds concretere vormen aan. Op gebied van Informatiemanagement en ICT is het voornemen om medio 2013 een nieuwe organisatievorm in het leven te roepen. Ook de samenwerking op gebied van P&O / financiën gaat hard, in de loop van 2013 moet duidelijk worden welke route ingeslagen moet worden om de samenwerking het meest effectief te laten zijn. Uiteraard heeft de economische crisis ook effect op onze eigen organisatie. Hebben we recent al ruim een miljoen euro bezuinigd, vooral op de eigen bedrijfsvoering, in 2012 heeft de gemeenteraad opdracht gegeven voor nog eens een bezuiniging van ruim 2 miljoen euro en naar schatting komt daar nog eens 2 miljoen bij in 2013. Hiervan moet 1,3 miljoen euro worden gevonden in personele kosten (inclusief externe inhuur). Van de medewerkers van de organisatie wordt veel flexibiliteit en mobiliteit gevraagd. Van de werkgever mag worden verwacht dat die zich maximaal inzet om medewerkers te begeleiden en te ondersteunen bij die mobiliteit. Niet alleen in financieel opzicht was 2012 een zwaar jaar. Helaas zijn wij afgelopen jaar ook getroffen door het overlijden van twee dierbare collega’s. In 2012 zijn Frans van Milligen en Liesbeth Frentz, veel te jong, gestorven. De grootste opgave voor de komende jaren is om ondanks alle veranderingen een effectieve, efficiëntie en fijne werkorganisatie te blijven. Het management van de gemeente Culemborg heeft de visie ‘Naar een succesvolle en aantrekkelijke werkorganisatie’ gepresenteerd. Daarin worden concrete maatregelen benoemd om de Culemborgse organisatie te versterken. Met de Culemborgse medewerkers, hun inzet, loyaliteit, betrokkenheid en creativiteit, moet dat lukken! Een club om trots en zuinig op te zijn. Peter van der Veer Algemeen directeur / gemeentesecretaris
2
Organisatieontwikkelingen
In dit hoofdstuk komen de belangrijkste organisatieontwikkelingen uit 2012 aan de orde. Achtereenvolgens zijn dat regionale samenwerking (Geldermalsen, Tiel, Culemborg), het proces van de vorming van de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD), de oprichting van de Veiligheidsregio, bezuinigingen, mobiliteit, voorbereidingen op de transitie van taken in het sociaal domein en het nieuwe werken. De gemeente Culemborg kent een bijzondere en een geheel eigen complexiteit mede vanuit een grote diversiteit die de gemeente rijk is. We komen uit een periode die de nadruk legde op ruimtelijke ontwikkeling en het verzorgen en faciliteren van burgers. Momenteel betreden we steeds meer een periode die de grenzen aan groei en beschikbaarheid van middelen laat zien, die vraagstukken in het sociaal domein naar voren brengen, die doordenking vereist en de zoektocht stimuleert naar mogelijkheden om krachten met andere partijen (gemeenten/maatschappelijke instanties) te bundelen. Tegelijkertijd hebben we te maken met een Rijksoverheid die taken delegeert naar gemeentelijk niveau. Al deze ontwikkelingen hebben impact op de wijze waarop we onze organisatie richten en inrichten. In 2012 is door de Algemeen Directeur een visie geformuleerd en vastgelegd in de notitie “naar een succesvolle en aantrekkelijke werkorganisatie”. Deze notitie biedt aanknopingspunten om bovengenoemde ontwikkelingen richting te geven en te vertalen in onze organisatie.
Regionale samenwerking Er is bij de gemeenten bewustwording dat het op eigen kracht steeds meer moeite kost om de taken als zelfstandige gemeente te realiseren. Daarom hebben in 2012 het bestuur en directie van de gemeenten Tiel, Geldermalsen en Culemborg opdracht gegeven om de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering gezamenlijk vorm te geven. Het betreffen in eerste instanties de activiteiten van ICT, van Financiën en die van Personeel. Met als doelstelling dat we gezamenlijk beter in staat zijn: nieuwe digitalisering‐ en automatiseringopgaven slagvaardiger te realiseren, waarbij investeringen gedeeld worden en risico’s gespreid. de kwaliteit, bedrijfszekerheid en continuïteit van de gemeentelijke bedrijfsvoerings activiteiten beter te waarborgen en waar nodig te optimaliseren. werkbehoud voor de huidige medewerkers en meer mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. de kosten voor de gemeentelijke bedrijfsvoering betaalbaar te houden. Vanuit dit gegeven is hiervoor een stuurgroep en zijn er werkgroepen ingericht. De stuurgroep heeft een start gemaakt met een verkenningstraject betreffende de genoemde bedrijfsvoeringstaken. De werkgroepen hebben aansluitend een verdieping aangebracht op verschillende werkzaamheden. Deze krachtenbundeling heeft ertoe geleid dat een externe partij , K+V, vanuit de aangeleverde input in december 2012 een businesscase heeft geformuleerd. Hierin zijn een aantal scenario’s geformuleerd voor verdere samenwerking op de bedrijfsvoeringstaken. De verwachting is dat begin 2013 een definitieve keuze zal worden gemaakt. Dit zal dan leiden tot het opstellen van een implementatieplan.
RUD >> ODR Bij wet is de vorming van Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s) geregeld, die allemaal een zelfstandige status krijgen. In Gelderland worden taken en medewerkers van de betrokken gemeenten, de provincie en de regionale milieudiensten overgedragen en geplaatst naar deze RUD’s. Voor de medewerkers die overgaan betekent dit een ingrijpende verandering, die ook onzekerheden met zich meebrengt. Om de overgang van medewerkers goed en zorgvuldig te regelen, is een Gelders
3
Sociaal Plan (GSP) opgesteld. Op 10 december 2012 is het GSP door alle betrokken partijen ondertekend en vanaf 1 april 2013 gaan de RUD’s in Gelderland van start. De regionale uitvoeringsdienst in Rivierenland is de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). Het college van B&W heeft besloten om WABO‐breed over te gaan naar de ODR, d.w.z. 11,84 fte. Voor de medewerkers betekent dit dat als minimaal 80% van het takenpakket overgaat naar de ODR, dat de medewerker zelf overgaat naar de ODR. In 2012 zijn verschillende gesprekken gevoerd met de medewerkers over het takenpakket en de overgang naar de ODR. De betrokken medewerkers konden hun zienswijze op het voorgenomen ontslag en de overgang naar de ODR kenbaar maken bij de (latende) organisatie, de gemeente Culemborg. Hierbij heeft ook de reisafstand naar de ODR een rol gespeeld. De medewerker mocht de overgang naar de ODR weigeren indien daardoor de reistijd woon‐werkverkeer met meer dan 45 minuten (enkele reis) zou toenemen of in totaal langer zou gaan duren dan 1,5 uur. In dat geval wordt deze medewerker boventallig in de eigen organisatie en gelden de sociale regelingen van de eigen organisatie. Ondanks het feit dat verschillende medewerkers zich konden beroepen op dit artikel uit het GSP, hebben alle medewerkers van onze gemeente via de zienswijze ingestemd met het voorgenomen ontslag en voor de overgang naar de ODR. De volgende stap in het proces was dat er samen met de betrokken medewerker een WAS‐lijst is opgesteld. In deze WAS lijst is per functie het totale takenpakket weergegeven. Vervolgens heeft de functie vergelijkingscommissie met behulp van alle ingevulde WAS‐lijsten en het hoofdtakenboek van de ODR een concept plaatsingsplan opgesteld. Deze commissie heeft hierbij ook de knelpunten in beeld gebracht en de directeur van de ODR geadviseerd. Tegelijkertijd is de BOR om advies gevraagd over het hoofdtakenboek, waarin alle taken, het aantal functies en de benodigde formatie per functie is weergegeven. Het advies van de BOR is vervolgens verwerkt en dit heeft eind december 2012 geresulteerd in een definitief hoofdtakenboek van de ODR. Het hele plaatsingsproces neemt in totaal 10 weken in beslag. Om 1 april 2013 van start te kunnen gaan, is snelheid geboden zonder daarbij de zorgvuldigheid uit het oog te verliezen. Vandaar dat de medewerkers vanaf eind december 2012 t/m de 1e week van januari 2013 in de gelegenheid zijn gesteld om hun belangstellingsregistratie in te dienen. Vanaf 15 januari 2013 zijn alle belangstellingsregistraties door de functie vergelijkingcommissie verwerkt in het concept plaatsingsplan. Op 25 januari 2013 wordt het concept plaatsingsplan en de bijbehorende motivering voor advies voorgelegd aan de Plaatsingsadviescommissie (PAC). Voor de plaatsing van medewerkers naar alle RUD’s in Gelderland is één PAC ingesteld. Het PAC zal per RUD adviseren over het concept plaatsingsplan en de totstandkoming daarvan en brengt schriftelijk en gemotiveerd advies uit aan de betreffende directeur. De verwachting is dat het plaatsingsproces in het 1e kwartaal 2013 geheel zal worden doorlopen, zodat ook onze 13 betrokken medewerkers in Rivierenland per 1 april 2013 aan het werk kunnen in de nieuwe Omgevingsdienst Rivierenland.
Regionalisering Brandweer
Bij besluit van 13 november 2012 is door het college vastgelegd, dat de gemeentelijke samenwerkings‐ organisatie Brandweer Buren‐Culemborg ingaande 1 januari 2013 wordt opgeheven en tegelijk wordt ondergebracht bij de bij wet geregelde, regionale Brandweer Gelderland‐Zuid, onderdeel van de Veiligheidsregio Gelderland‐Zuid (VRGZ). Aan dit besluit gingen vele maanden van voorbereidingen vooraf in diverse regionale werkgroepen en overleg op het niveau van de Bijzondere ondernemingsraad (BOR) en het Bijzonder georganiseerd overleg (BGO) inzake sociaal statuut, sociaal plan en de rechtspositieregeling welke per januari 2013 zal gelden voor de beroeps en vrijwilligers van de Brandweer Gelderland‐Zuid. Basis voor de rechtspositie van de Brandweer Gelderland‐Zuid is de
4
Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Nijmegen. Per 1 januari 2013 neemt de gemeente Culemborg op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) brandweerzorg af van de VRGZ. Overigens zijn de voormalige beroeps en vrijwilligers nog steeds gehuisvest aan de TRIO.
Transities sociaal domein Het rijk draagt een groot aantal taken aan de gemeente over. Vanaf 2014/15 wordt ze verantwoordelijk voor de ondersteuning van de kwetsbare burgers. Dit gaat over de AWBZ functies begeleiding en verzorging, de jeugdzorg en de participatiewet. Omdat de overdracht van de taken gepaard gaat met bezuinigingen betekent dit dat we de ondersteuning op een hele andere manier moeten gaan vormgeven. Een manier waarbij de burger aan tafel zit en aan zet is. Dit vergt voor onze manier van werken een andere houding. Vorig jaar hebben we samen met medewerkers en partners een visie op het sociale domein opgesteld. De visie ‘de samenredzame samenleving’ is inmiddels vastgesteld door de gemeenteraad en overgenomen in de regio. Deze visie wordt vertaald in concrete plannen die we lokaal en in regionaal verband gaan uitvoeren.
Personele bezuinigingen In maart 2012 heeft P&O een rapport ‘Inzicht in formatie: nu en in de toekomst’ opgeleverd. Het rapport was een inventarisatie van bestaande en mogelijke nieuwe bezuinigingen op de formatie enerzijds en consequenties van overheidsmaatregelen (nieuwe taken en veranderende wetgeving) voor de formatie anderzijds. Het doel van dit inzicht was te komen tot een plan van aanpak voor formatiereductie zonder gedwongen ontslagen. Als vervolg op het rapport ‘Inzicht in formatie: nu en in de toekomst’ zijn er randvoorwaarden gecreëerd voor mobiliteit en flexibiliteit van medewerkers. Hierbij ging het om de coördinatie van vraag en aanbod (mobiliteitspunt), spelregels voor het openstellen en invullen van vacatures en tijdelijke werkzaamheden en het beschikbaar stellen van middelen voor het herplaatsen van medewerkers (loonbaanonderzoek, opleidingen en andere frictiekosten). In juli 2012 gaf de Raad opdracht om aanvullend 1,3 miljoen te bezuinigen op de personele kosten. Hiervoor is een projectorganisatie ingericht. De opdracht zal langs vier lijnen worden uitgewerkt: reductie van taken middels de methode van zero‐based budgetting (voorstellen worden in het voorjaar van 2013 aan de raad voorgelegd), verminderen van externe inhuur, werken aan mobiliteit en flexibiliteit en ambtelijke samenwerking met Geldermalsen en Tiel. Als randvoorwaarde is gesteld dat de personele reductie gerealiseerd wordt zonder gedwongen ontslagen. Hiertoe wordt een sociaal plan opgesteld waarvoor in 2012 een tweetal technische overleggen heeft plaatsgevonden met het GO. Het sociaal plan heeft als uitgangspunt medewerkers van wie taken komen te vervallen van werk naar werk te helpen en deze mobiliteit te faciliteren.
Het Nieuwe Werken Veel gemeenten zijn met de invoering van Het Nieuwe Werken (HNW) bezig. Dit containerbegrip staat voor nieuwe werkwijzen voor medewerkers en leidinggevenden. Meestal is het plaats‐ tijdonafhankelijk kunnen werken een belangrijk onderdeel van HNW. Andere onderdelen zijn: Flexibel gebruik van werkplekken. Samenwerken door slim gebruik te maken van ICT en sociale media. HNW is in veel situaties in het belang van zowel de werkgever als de werknemer. Voor de werknemer geeft het meer werkplezier doordat HNW een betere balans tussen werk en privé mogelijk maakt. Bovendien presteren medewerkers het beste als zij zelf bepalen hoe, wanneer en met wie ze werken. Daarnaast nemen de huisvestingskosten af doordat medewerkers minder op kantoor werken.
5
Het nieuwe werken is gebaseerd op een mensbeeld dat vooral uitgaat van vertrouwen tussen werkgever en medewerker. Er wordt minder gestuurd op de “ouderwetse manier”. Deze sturing kenmerkte zich door aanwezigheid. De nieuwe manier vraagt om sturing op resultaat. Dit zal om aanpassing vragen van de HRM‐instrumenten. Er is in 2012 een werkgroep gestart om de directie te ondersteunen bij de invoering van HNW, met focus op plaats‐ en tijdonafhankelijk werken en slim gebruik van ICT. Eind 2012 hebben een aantal medewerkers en leidinggevenden zich aangemeld voor de pilot. De uitkomsten van de pilot biedt inzicht op resultaatsturing, aanpassing van ICT en digitaliseren van wensen. Voor de komende jaren is dit voor iedereen een uitdaging om vorm te geven.
Personeelsbeleid
Opleidingen Het opleidingsbudget voor 2012 bedroeg € 208.106. Dit bedrag is nagenoeg geheel besteed. Uiteindelijk is er € 5.407 (2,5%) overgehouden. Opleidingsbudget Begroot Gerealiseerd Verdeeld over afdelingen / teams € 156.106 € 139.814 Organisatiebreed
€ 52.000
€ 62.885
Totaal
€ 208.106 € 202.699
Functionerings‐ POP‐gesprekken In 2012 zijn functionerings‐ POP‐gesprekken gehouden tussen leidinggevenden en medewerkers. Enkele teams hebben reeds de overstap gemaakt naar individuele werkplannen, waarbij resultaatafspraken met medewerkers worden gemaakt (medewerkergesprekscyclus). In totaal is met 170 medewerkers een functionerings‐/POP of resultaatgesprek gehouden, dat wil zeggen met 66% van de 258 medewerkers. Medewerkers met een tijdelijke aanstelling zijn buiten beschouwing gelaten. In 2011 bedroeg het percentage 90%. Geconstateerd kan worden dat de aandacht in het afgelopen jaar is uitgegaan naar andere zaken, waardoor het aantal gesprekken is afgenomen. Om ongewenste ontwikkelingen te voorkomen zullen in 2013 bewuste keuzes gemaakt moeten worden, zowel wat betreft de noodzaak tot het voeren van gesprekken als het type gesprekken.
Mantelzorg
In januari/februari 2012 hebben de medewerkers van de gemeente Culemborg een enquête ingevuld. Hiermee hebben wij een beeld gekregen van het aantal mantelzorgers binnen onze gemeente. Wij willen het thema bespreekbaar maken en bewustwording in de organisatie creëren voor onze collega’s die tevens mantelzorgers zijn. De uitkomst van het rapport is besproken met de directie en het MT en de medewerkers zijn geïnformeerd. Het heeft niet geleid tot een aanpassing in onze huidige regelingen. Wij mogen als gemeente Culemborg ‘trots’ zijn op de uitkomsten. We kennen het begrip mantelzorg en we weten heel goed binnen onze organisatie wie onze mantelzorgers zijn en kennen de situatie. Mantelzorger ben je als je langdurig en intensief onbetaald zorgt voor bijvoorbeeld een chronisch zieke partner, gehandicapt kind of hulpbehoevende ouder, vriend of buur. Het is natuurlijk een triest gegeven dat binnen de gemeente Culemborg 1 op de 5 medewerkers mantelzorger is, dat is veel. De gemeente Culemborg biedt echter de mogelijkheid van flexibele werktijden waar de (mantelzorg) collega’s gebruik van maken en dit is een belangrijke en gewaardeerde regeling. Als we een
6
ontwikkelpunt moeten noemen dan zou het zijn om de mantelzorgsituatie nog meer bespreekbaar te maken tussen collega’s en mantelzorgers. Hierin ligt dus ook een rol voor ons allemaal.
Stagebeleid
Op 1 november 2012 is het stagebeleid van de gemeente Culemborg ingegaan. De gemeente Culemborg had nog geen vastgesteld stagebeleid, terwijl in 2012 12 betaalde stagiaires en 1 snuffelstagiaire stage hebben gelopen binnen de gemeente Culemborg. Het bieden van stageplaatsen vraagt tijd en aandacht van de organisatie maar het kan ook voordeel opleveren zoals actuele kennis en inzichten, een frisse blik, uitgevoerde werkzaamheden en goodwill. Door stagiaires een plek te bieden levert de organisatie tevens ook een maatschappelijke bijdrage. Stage 2012: Aantal stagiaires Directie 0 Wijkzaken 2 Stadswinkel 3 Stadsontwikkeling 0 Bedrijfsvoering 2 Veiligheid/handhaving, juridische zaken 2 Veiligheid/Brandweer 0 Programma’s 0 Bestuur‐ en directieondersteuning 3 Griffie 0 Totaal 12
Beroepenmarkt 2012 De gemeente Culemborg heeft dit jaar twee keer op de beroepenmarkt gestaan van het KWC en het Lek & Linge. Namelijk in februari en in november 2012. De beroepenmarkt is bedoeld voor leerlingen van de hogere klassen HAVO en VWO van de Culemborgse middelbare scholen. De gemeente Culemborg wil de leerlingen tijdens deze beroepenmarkt graag adviseren bij het maken van de profielkeuze en informeren over de mogelijke beroepen die zij als werkorganisatie te bieden heeft. De beroepenmarkt in november is grotendeels voorbereid door een viertal stagiaires van de gemeente.
Formatie en bezetting
Vaste formatie De vaste formatie betreft het begrote, toegestane aantal voltijdsaanstellingen of fulltime equivalenten (fte). In 2012 (227,1 fte) is de formatie met 1,1 fte afgenomen ten opzichte van het jaar ervoor. Dit is het gevolg van bezuinigingen.
Vaste bezetting De bezetting betreft het werkelijk gerealiseerde aantal fte. De bezetting is afgenomen van 217,7 fte in 2011 tot 216,1 fte in 2012 (afname met 1,6 fte). Een deel van de formatie (227,1‐216,1 = 11,0 fte) wordt niet bezet om te anticiperen op bezuinigingen op formatie. De budgetten zijn echter wel ingezet voor onder meer externe inhuur en/of uitbesteding van werkzaamheden.
7
Tijdelijke formatie en bezetting De tijdelijke formatie 2012 (13,1 fte) is toegenomen met 3,3 fte ten opzichte van 2011 (10,0 fte). Bij tijdelijke formatie kan gedacht worden aan ondersteuning ten behoeve van een tijdelijk project. Vaste formatie en bezetting (fte) Tijdelijke formatie en bezetting (fte) peildatum 31 december 2011 Jaar Formatie Bezetting Jaar Formatie Bezetting 2008 224,3 199,2 2008 7,6 7,0 2009 228,6 216,7 2009 5,5 5,4 2010 229,0 218,5 2010 8,4 9,0 2011 228,2 217,7 2011 10,0 8,4 2012 227,1 216,1 2012 13,1 13,1 De toename van de tijdelijke formatie en bezetting vindt met name plaats binnen de afdeling stadswinkel. Er zijn een aantal medewerkers tijdelijk aangesteld om de bezetting bij TIC/receptie en burgerzaken op peil te houden. Het totaal aantal medewerkers (vast en tijdelijk) dat op 31 december 2012 in dienst was bedroeg 270, dat is 2 minder dan in 2011.
In‐ en uitstroom In 2012 stroomden 16 medewerkers in en vertrokken er 18 medewerkers. De redenen van vertrek waren ondermeer eigen verzoek (3), FPU en ouderdomspensioen (7), WAO/WIA (1), overlijden (2) en einde aanstellingen voor bepaalde tijd (eindigend van rechtswege) (5). Instroom Uitstroom In‐ en uitstroom (aantal medewerkers)
2008
17
26
2009
42
16
2010
14
7
2011
13
14
2012
16
18
In‐ en uitstroom per afdeling/team Directie
Instroom 2012 0
Uitstroom 2012 0
Wijkzaken
3
4
Stadswinkel
8
4
Stadsontwikkeling
0
2
Bedrijfsvoering
3
4
Veiligheid/Handhaving en juridische zaken 1
0
Veiligheid/Brandweer
0
1
Programmaʹs
0
0
(aantal medewerkers)
Bestuur‐ en directieondersteuning
1
2
Griffie
0
0
Bovenformatief
0
1
Totaal
16
18
8
Leeftijd De gemiddelde leeftijd in onze organisatie bedroeg 47 jaar in 2012.
Geslacht De verhouding mannen – vrouwen is nagenoeg gelijk in onze organisatie, waarbij de vrouwen de laatste jaren iets in de meerderheid zijn (48% mannen, 52 % vrouwen). Geslacht 160 140 120
132 134
128
135
138
134
140
138 130
115
100 Aantal mannen
80
Aantal vrouwen
60 40 20 0 2008
2009
2010
2011
2012
40‐urige werkweek (artikel 2:7a CAR‐UWO) Op 1 november 2012 eindigde bij één medewerker van rechtswege zijn 40 urige werkweek. Conform de bepalingen in de Cao‐gemeenten is hiervan melding gedaan aan de OR en gerapporteerd in het sociaal jaarverslag. Betrokkene was de enige met een 40 urige werkweek (een fulltime dienstverband is 36 uur).
Ambtsjubilea In 2011 hebben 19 medewerkers hun ambtsjubileum gevierd.
Basis op orde
Basis op orde/RAP Om de dienstverlening aan (interne) klanten te verbeteren, heeft team Advies & Administratie (bestaande uit de clusters P&O en financiën) voor 2012 gekozen voor het thema ‘basis op orde’. Eén van de onderdelen om dit voor elkaar te krijgen, was het in gebruik nemen van een digitale tool Rechtspositie Ambtelijk Personeel (RAP). Via RAP kunnen alle medewerkers naast de CAR‐UWO, ook de eigen lokale rechtspositie en arbeidsvoorwaardenregelingen raadplegen. In 2012 zijn alle lokale rechtspositieregelingen naar aanleiding van de organisatiewijziging OP KOERS geactualiseerd en vervolgens gedigitaliseerd opgenomen in RAP. Het is de bedoeling dat RAP begin 2013 wordt opengesteld voor alle medewerkers van de gemeente Culemborg.
9
Mavim
In 2012 heeft cluster P&O gewerkt aan ‘de basis op orde’ voor wat betreft de werkprocessen voor P&O in de zogenaamde MAVIM processchema’s. Er zijn inmiddels 44 werkprocessen beschreven.
Decos / digitaliseren PD’s
In 2012 is gestart met het digitaliseren van de personeelsdossiers. De verwachting is dat in 2013 alle personeelsdossier digitaal beschikbaar zijn voor medewerker, direct leidinggevende en P&O.
Internet/Intranet Op de website www.gemeenteculemborg.nl is het gedeelte voor vacatures en nieuw personeel aangepast. Zo is er voor sollicitanten en stagiaires actuele informatie over onze organisatie te vinden. De Gemeente Culemborg heef in november 2012 een nieuw intranet gekregen. P&O heeft haar basisinformatie momenteel geplaatst. In 2013 wordt dit nog verder geoptimaliseerd.
Arbeidsvoorwaarden
Rechtspositie wijzigingen (CAO)/Loga
De belangrijkste rechtspositionele wijziging in 2012 betrof enerzijds de datum van ingang van de AOW‐gerechtigde leeftijd. Deze is verschoven van de eerste van de maand, waarin men 65 jaar wordt, naar de dag waarop men 65 jaar wordt. Anderzijds de per 29 juni 2012 overeengekomen Cao‐ gemeenten voor de periode 1 juni 2011 tot en met 31 december 2012. Daaruit vloeiden voort een salarisverhoging à 1% per 1 januari 2012 en idem per 1 april 2012 alsmede een eenmalige bruto‐ uitkering (voor medewerkers in salarisschaal 6 en lager € 400,00 en daarboven € 200,00). Daarnaast zijn er in 2012 door de sociale partners afspraken gemaakt, welke nadere uitwerking behoeven vooraleer deze in landelijke afspraken worden omgezet voor het jaar 2013. Gedacht moet hierbij worden aan loopbaanbeleid, van‐werk‐naar‐werk‐beleid, aanstelling in algemene dienst en flexibilisering van werktijden.
Fuwa
In 2012 zijn voor 14 verschillende functies (her‐)waarderings‐ resp. inpassingsverzoeken in behandeling genomen. In totaal betrof het 28 medewerkers. De Toetsingscommissie boog zich over de inpassingsadviezen zoals gegeven door systeemeigenaar Leeuwendaal en adviseerde op haar beurt aan de directie, aan wie besluitvorming over deze aangelegenheden is gemandateerd. De kosten die met een eventueel hogere inschaling zijn gemoeid, worden opgevangen binnen de loonsom van de beschikbare formatie (dus ten koste van vacatureruimte). De bezwarencommissie functiewaardering handelde 2 bezwaarschriften af.
Nieuwe lokale bezoldigingsregeling Op basis van de CAR‐UWO dient het bezoldigingsbeleid te worden opgesteld in een eigen lokale bezoldigingsregeling. Deze lokale regeling was bij de gemeente Culemborg niet alleen verouderd als gevolg van OP KOERS, maar ook inhoudelijk was de regeling niet langer actueel. In 2012 heeft P&O verschillende al reeds vastgestelde interne uitvoeringsregelingen op het gebied van bezoldiging samengevoegd in een nieuwe lokale bezoldigingsregeling. Bij het opstellen van de bezoldigingsregeling is ook meer aansluiting gezocht bij de artikelen uit de CAR‐UWO, hetgeen de leesbaarheid ten goed komt. Eind 2012 is de nieuwe lokale bezoldigings‐ regeling in de OR en het GO besproken. De opmerkingen vanuit medezeggenschap OR en GO zullen in de concept regeling worden verwerkt voordat de regeling voor besluitvorming wordt aangeboden
10
aan het college van B&W. We hopen dat de regeling in het 1e kwartaal 2013 definitief wordt vastgesteld en aan RAP kan worden toegevoegd.
Fiets naar je werk Net als in voorgaande jaren sponsorde de werkgever ook in 2012 de kilometers woon‐werkverkeer en dienstreizen die door medewerkers met de fiets zijn afgelegd voor € 0,10 per kilometer, tot een maximum van € 2.000. In 2012 zijn in totaal 2.483 kilometers geregistreerd. Dit heeft geresulteerd in een sponsoropbrengst van € 248,30. Meer informatie is te vinden op www.fietsenscoort.nl.
WOB‐verzoeken In het jaar 2012 zijn er bij het team A&A twee verzoeken op basis van Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) ingediend. In deze verzoeken ging het niet alleen om gegevens met betrekking tot bestuursleden, maar ook om gegevens met betrekking tot de ambtenaren. Bij het behandelen van deze WOB‐verzoeken worden de volgende richtlijnen van de VNG gevolgd: “Gevraagde gegevens dienen niet herleidbaar te zijn tot de bij de aangelegenheid betrokken personen. Voor zover de documenten tot personen herleidbare informatie betreffen kan de gemeente openbaarmaking daarvan in redelijkheid weigeren op grond van het in artikel 10, tweede lid, onder e, van de WOB omschreven belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Indien het alleen om statistische gegevens (cijfers) gaat kunnen deze wel worden verstrekt, mits deze op een relatief eenvoudige wijze kunnen worden verzameld of uit het systeem worden gehaald. Indien dat niet mogelijk is hoeven deze ook niet verstrekt te worden.”
Ziekteverzuimgegevens
Verzuimpercentage 2012 De verzuimgegevens voor 2012 voor de totale organisatie zijn: ‐ verzuimpercentage: 5,8% ‐ aantal ziekmeldingen per medewerker: 1,4 keer ‐ gemiddelde verzuimduur: 13,6 dagen. Het verzuimpercentage van 5,8% is als volgt onder te verdelen: Kort verzuim (0‐8 kalenderdagen) 0,9% Middellang verzuim (8‐42 kalender‐ 0,9% dagen) Langdurig verzuim (>42 kalender‐ 4,0% dagen) Totaal 5,8%
11
Verzuimpercentage 7,0%
Percentage
6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% 2008
2009
2010
2011
2012
Aantal ziekm eldingen per m edewerker
Aantal ziekmeldingen
1,6 1,5
1,4 1,3 1,2 2008
2009
2010
2011
2012
Frequent verzuim In 2012 is het frequent verzuim, op basis van een besluit van de directie, nadrukkelijk een gespreksonderwerp geworden tussen leidinggevenden en medewerkers. Het frequent verzuim wordt bepaald door het aantal keer dat een medewerker zich gedurende een periode ziek meldt. Landelijk gezien is een ‘normale’ meldingsfrequentie 1,5, d.w.z. een medewerker meldt zich gemiddeld 1,5 keer per jaar ziek. In 2011 en 2012 kende de gemeente Culemborg een meldingsfrequentie van 1,4. In 2013 blijft dit onderwerp aandacht krijgen. P&O zal ieder kwartaal de verzuimcijfers verstrekken aan het management en signaleren welke medewerkers frequent verzuim hebben.
Arbeidsomstandigheden
Bedrijfsongevallen In 2012 waren er twee bedrijfsongevallen. Een accommodatiebeheerder scheurde zijn achillespees bij het duwen van een kar met judomatten. Naar aanleiding van dit ongeval zijn binnen accommodaties afspraken gemaakt over het voorkomen van fysiek zware arbeid. De arbeidsinspectie heeft geconstateerd dat hiermee voldaan is aan de eisen.
12
Het andere incident had te maken met een losgebroken hert. Een medewerker die het dier probeerde te vangen, werd door het hert besprongen. Uit onderzoek in het ziekenhuis bleek dat er behalve een kapotte bril geen ernstig letsel was en kon de medewerker weer naar huis.
Agressie en geweld In 2012 is er twee maal een bezoeker uit het pand verwijderd wegens verbale agressie. Door de preventieve aanwezigheid van de beveiliging, is het aantal incidenten teruggelopen. Medewerkers kunnen de beveiliging zonodig vragen extra toezicht te houden. Het duidelijk in het zicht staan voor de persoon in kwestie is vaak al voldoende.
Rie’s In het sociaal jaarverslag van 2011 is aangeven dat er in 2012 een aantal Risico Inventarisatie‐ en Evaluaties (RIE’s) uitgevoerd zouden worden. De volgende urgente RIE’s zijn in 2012 uitgevoerd: het stadhuis, de Saalamander en het participatiehuis. Ook zijn de verbeterpunten naar aanleiding van de RIE’s inmiddels uitgevoerd. Voor 2013 staat de RIE stadskantoor gepland, zodat ook de nieuwe ontvangsthal meegenomen kan worden.
Integriteit / Eed en belofte
In 2012 is er gewerkt aan de verdere actualisering van de lokale regelgeving op het vlak van integriteit. Het betreft de gedragscode voor ambtenaren en de meldingsprocedure voor het melden van een misstand. Deze regelingen zullen formeel vastgesteld worden in 2013 en vervolgens worden geïmplementeerd. Daarnaast heeft de gemeente Culemborg deelgenomen aan de I‐monitor, een landelijk onderzoek dat is geïnitieerd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. De resultaten van het onderzoek kunnen fungeren als een nulmeting van het integriteitsbewustzijn van onze organisatie. Daarmee kan er gericht gewerkt worden aan het verhogen van dit bewustzijn. De resultaten worden in januari 2013 bekend.
Vertrouwenspersoon klokkenluiden Bij de vertrouwenspersoon zijn in 2012 op hun verzoek met vier medewerkers gesprekken gevoerd over vier onderwerpen. Geen van deze gesprekken hebben geleid tot een melding.
Beleid ongewenste omgangsvormen In januari 2013 heeft een gesprek plaatsgevonden met de externe vertrouwenspersoon mw. I. Gerritsma. Voor het jaar 2013 zullen de medewerkers via Intranet op de hoogte gebracht worden van het bestaande beleid en de inzet van een externe vertrouwenspersoon als het gaat om grensoverschrijdend gedrag. Haar rapportage over het jaar 2012 is als volgt:
“De gemeente Culemborg heeft sinds 2009 het Bureau Bezemer & Kuiper als externe vertrouwens‐ persoon ongewenste omgangsvormen aangesteld. De aanstelling van een vertrouwenspersoon past in het beleid ter voorkoming van psychosociale arbeidsbelasting, dat werkgevers op grond van de Arbo‐ wet verplicht zijn te voeren. Bij de vertrouwenspersoon kunnen werknemers terecht die last ervaren van ongewenste omgangsvormen op het werk door collega’s. Hieronder vallen seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie. In een vertrouwelijk gesprek wordt samen met de melder gezocht naar een mogelijke oplossing, zodat de ongewenste omgangsvormen ophouden. In 2012 is er geen sprake van nieuwe meldingen. Er vindt één afrondend gesprek plaats van een melding uit 2011. Dit betrof een adviesvraag ter voorkoming van een melding. De adviezen en de daarop volgende activiteiten hebben het gewenste resultaat gehad. Het jaargesprek 2012 vindt plaats in januari 2013.”
13
Terugblik op 2012 (Jaap Schep, bedrijfsarts Arbo Unie) Zoals in eerdere jaarverslagen vermeld heeft de gemeente Culemborg een heldere, eigen regierol op het gebied van verzuim en arbeidsongeschiktheid ontwikkeld en is er sprake van een laagdrempelige samenwerking met korte lijnen wederzijds, waarbij de bedrijfsarts met name als medisch adviseur opereert. De organisatie verwijst steeds vaker medewerkers pro‐actief naar de bedrijfsarts voor een preventief consult, het zogenaamde arbeidsomstandighedenspreekuur. Dit is een belangrijk instrument om (mogelijk dreigend) verzuim voor te zijn en op tijd eventuele noodzakelijke interventies zoals psychologische hulp, bedrijfsmaatschappelijk werk of coaching in te kunnen zetten. Om verzuim in een vroegtijdig stadium te signaleren dan wel voor te zijn, blijft het derhalve van groot belang dat de organisatie de mogelijkheden voor een preventief consult bij de bedrijfsarts onder de aandacht van de medewerkers blijft brengen. Het afgelopen verslagjaar is er een stijging waarneembaar geweest van het verzuimpercentage tot 5,8 % , voor een belangrijk deel verklaarbaar uit een aantal langdurige verzuimgevallen met een duidelijk medische oorzaak waar door de werkgever over het algemeen weinig invloed op kan worden uitgeoefend. Anderzijds is er op sommige afdelingen sprake van een gemiddeld hoger verzuimpercentage, deels verklaarbaar door fysiek belastende factoren, zoals bij medewerkers van de buitendienst, deels verklaarbaar door een hoge ervaren werkdruk (zoals met name bij medewerkers van de stadswinkel/ publieksbalie is aangegeven). In een separaat overleg tussen bedrijfsarts en OR is dit ook nog gesignaleerd en besproken. Van het totaal verzuimpercentage van 5,8 % is 4,05 % te herleiden naar langdurig verzuim (dat wil zeggen een verzuim > 42 kalenderdagen). Het aantal ziekmeldingen per medewerker is gemiddeld te noemen (gemiddeld 1,4 ziekmelding per medewerker per jaar). Over het algemeen is een dergelijk verzuimpercentage in vergelijking met landelijke verzuimcijfers bij gemeentes van een vergelijkbare omvang overigens nog gemiddeld te noemen, maar het zal een uitdaging zijn om in het nieuwe verslagjaar met elkaar naar een verzuimpercentage van minder dan 5% te streven. En uiteindelijk is een zeer essentiële factor bij het managen van de inzetbaarheid van medewerkers: hoe beter men als organisatie de contacten onderhoudt met de medewerkers, hoe eerder men mogelijke knelpunten signaleert en waar nodig intervenieert dan wel passende werkaanpassingen met elkaar afspreekt (met name is hierbij uiteraard een belangrijke rol weggelegd voor de leidinggevende, denk bijvoorbeeld aan het regelmatig voeren van functioneringsgesprekken) des te minder verzuim zal dit opleveren en des te beter kunnen medewerkers goed inzetbaar en met plezier aan de slag blijven. Jaap Schep, bedrijfsarts Arbo Unie (januari 2013)
14
