Sociaal Jaarverslag 2012 Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden
DM 625195
Inhoudsopgave
Voorwoord
3
1. Personeelsbeleid
4
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
4 4 4 5 5 5 6
IKB operationeel Rafelranden bij MO Overdracht Muskusrattenbeheer Voorbereiding BGHU Continuïteit Arbodienst en bedrijfsarts Fuwater Opleidingen
2. Ontwikkelingen met betrekking tot personeel
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11
Formatie Aantal medewerkers in getal Leeftijdsopbouw Aantal dienstjaren In-, door- en uitstroom Aantal medewerkers per functieschaal Aantal medewerkers met toelagen Ziekteverzuim Meldingen agressie/geweld Bedrijfsongevallen EHBO / BHV
3. Conclusies en vooruitblik naar 2013
7
7 7 8 9 9 10 10 11 12 12 12
14
2
Voorwoord
Hierbij ontvangt u het Sociaal Jaarverslag van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden over 2012. Net als in eerdere jaren hebben we onze cijfers gekoppeld aan die van de brede HR-monitor. Wij verwachten binnenkort de cijfers van deze HR-monitor die in februari 2013 is uitgevraagd te ontvangen. Onze ontwikkelingen kunnen dan vergeleken worden met de trends uit de waterschapssector. In het kader van strategisch personeelsbeleid is dat soort informatie van groot belang.
Met veel plezier ben ik dit jaar aan de slag gegaan om samen met jullie weer in control te komen. Zoals in “bouwen aan vertrouwen” genoemd: er gaat veel goed, maar er kunnen zaken beter.
Het jaar 2012 was een jaar waarin de in 2011 in gang gezette aanpassingen van arbeidsvoorwaarden en sociaal beleid meer handen en voeten hebben gekregen. Het Individueel KeuzeBudget wordt meer en meer benut voor individuele keuzes; tijd- en plaatsonafhankelijk werken komt vaker voor. We zijn gewend geraakt aan de 36-urige werkweek. Deze flexibilisering en ruimte voor individualisering neemt de komende jaren toe. De grootste verandering van onze organisatie in 2012 is ontegenzeglijk de komst van de provinciale collega's die in het muskusrattenbeheer werkzaam zijn. Daarnaast zijn enkele rafelranden afgehecht, zodat onze organisatie nog effectiever is geworden. Verder hebben ontwikkelingen als WINNET en de belastingsamenwerking met de gemeenten in de provincie Utrecht plaatsgevonden. Verandering is een constante factor geworden voor ons waterschap.
J. Miedema Secretaris-algemeen directeur a.i.
3
1. 1.1
Personeelsbeleid IKB (Individueel Keuze Budget) operationeel
In 2012 werd het IKB operationeel. Zo’n eerste jaar is altijd even aftasten. Veel mensen zijn tevreden met uitbetaling van vakantietoeslag in mei en de rest van het budget in december. Een groot deel van de medewerkers heeft in 2012 de weg in het IKB gevonden en gevarieerde keuzes gemaakt. Er zijn in totaal 592 keuzes gemaakt door 155 medewerkers. Met de invoering van het IKB is er meer keuzevrijheid geënt op levensfase. Ieder mens zijn (haar) eigen wens. Je kunt de keuzes maken van extra verlof tot levensloopverlof. Je kunt extra pensioen opbouwen of ervoor kiezen de niet vergoede opleidingskosten vanuit het IKB te financieren. In 2012 kon je evenals in 2011 kiezen voor een fiets. Ook bestond de mogelijkheid om vakbondscontributie vanuit het IKB te betalen.
organisatie/interne controle (AO/IC) zijn daarmee overgegaan.
De taken rond AO/IC (een goed georganiseerde interne organisatie, slimme processen, een scherpe focus op risicofactoren en een gebalanceerde inzet van interne controle) passen prima bij de huidige activiteiten van de afdeling Administratie en maken dat bijvoorbeeld de contacten met de accountant in één hand komen. In het voorjaar zijn verder de secretariaten afgesplitst van de afdeling Managementondersteuning en per vleugel ondergebracht. Daarmee kan sneller worden ingespeeld op de behoeften van de afnemers binnen een kantoorvleugel. Ook is de afstand tussen de secretariaatsmedewerksters en hun direct leidinggevende afgenomen. In de eerste helft van 2013 wordt deze organisatieaanpassing geëvalueerd.
1.3 Overdracht muskusrattenbeheer aan de waterschappen. Op 1 juni 2011 hebben de provincies Noorden Zuid-Holland de muskusrattenbestrijdingsstaak overgedragen aan de waterschappen in hun provincie. Voor ons waterschap betekende dit dat wij er drie collega’s bij kregen. Vanaf 2010 hebben de waterschappen in Midden en West Nederland overlegd om deze taak zoveel mogelijk door één organisatie te laten uitvoeren. Uiteindelijk is er gekozen voor twee organisaties, te weten Waterschap Rivierenland en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.
1.2
Rafelranden bij MO
Het KAM-cluster van MO is sinds het voorjaar van 2012 ondergebracht bij de afdeling Administratie. Zowel de activiteiten op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu als die op het gebied van de administratieve
Tussen voorjaar 2010 en juli 2012 werd onderhandeld over de voorwaarden waaronder de medewerkers overgaan naar deze twee organisaties. Op 29 mei 2012 is er een akkoord gesloten en op 1 juli 2012 droegen de hoogheemraadschappen Hollands Noorderkwartier, Amstel, Gooi en Vecht (Waternet), Rijnland, Schieland en de Krimpenerwaard en Delfland hun bestrijders
4
over aan ons waterschap. Tegelijkertijd gingen de medewerkers van rayon 1, die actief zijn in het gebied van waterschap Vallei en Eem in verband met de aanstaande fusie van de waterschappen Vallei en Eem en Veluwe, over naar waterschap Rivierenland. Per 1 juli 2012 werd de afdeling Muskusrattenbestrijding omgedoopt naar Muskusrattenbeheer en uitgebreid met 70 medewerkers.
organisatie is: Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU). Het aanstaande vertrek van de medewerkers van de afdeling Belastingen naar de nieuwe organisatie heeft er toe geleid dat de juristen weer onderdeel uitmaken van de afdeling Bestuursondersteuning.
Vervolgens is de rayonindeling aangepast, die als gevolg van de provinciegrenzen soms onlogisch was en leidde tot inefficiënte bedrijfsvoering. In 2012 zijn er 2 vacatures voor teamleider ingevuld en worden er 6 vacante functies voor bestrijder vervuld gaan worden in 2013. De afdeling is dan op sterkte.
Het was de wens van het waterschap om de continuïteit in zowel arbodienstverlening als bedrijfsarts te waarborgen. Daarom hebben wij na onderhandelingen met MaetisArdyn het contract met hen verlengd tot 1 januari 2014. Onze bedrijfsarts is Rashied Bakhtali.
1.5
Continuïteit Arbodienst en bedrijfsarts
In 2012 werd vooral energie gestoken in het integreren van de drie organisaties, het stroomlijnen van de vangstmethoden, het inregelen van de verschillende arbeidsvoorwaarden- en arbo-regelingen, kledingpakketten, vervoer en huisvesting. Eind 2012 konden we constateren dat de integratie van de drie organisaties goed op gang is gekomen .
Bedrijfsarts Rashied Bakhtali
1.6
Dagje uit met alle nieuwe Muskusrattenbestrijders naar Texel.
1.4 Voorbereiding BghU, besluit tot oprichting genomen In 2012 is veel tijd en aandacht besteed aan de voorbereidingen om met ingang van 1 januari 2014 een regionale organisatie op te richten. De voorlopige werknaam van deze
Fuwater
In 2012 zijn 7 functies in het kader van onderhoud van het functiegebouw aangepast of toegevoegd. De organisatie had behoefte aan duidelijkheid over de wijze waarop onderhoud aan het functieboek wordt gepleegd. MO-P&O heeft daarom een stappenplan opgesteld over de wijze waarop onderhoud aan het functiegebouw wordt gepleegd. Het directieteam heeft dit voorstel in november besproken en vastgesteld. Het onderhoud in 2013 zal conform deze afspraken worden uitgevoerd. 5
1.7
Opleidingen
In 2012 zijn er geen centraal aangeboden cursussen gevolgd door medewerkers. Wel is er door 13 medewerkers een individuele opleiding gevolgd. Meestal was dit het gevolg van de afspraken die de leidinggevende met de medewerker had gevoerd in het plannings-, voortgangs- en/of beoordelingsgesprek. In nagenoeg alle gevallen is er een 100% vergoeding vanuit de werkgever. Uiteraard is hierop wel de studiekostenregeling van toepassing.
De volgende opleidingen zijn in dit kader gevolgd:
Leergang Coaching voor Professionals HBO Projectmanagement Jacht- en Faunabeheer SJN Masterclass “Uitkomstgericht Adviseren” Beroepsopleiding uitvoering grofwildbeheer Strategisch adviseren in de publieke sector Beïnvloedbaarheden De adviseur met impact Ambtenarenrecht in de personeelspraktijk Communicatie, Interactie en Managementvaardigheden voor niet leidinggevenden Masterclass ‘’Interne Communicatie’’ CIEP-Basisprogramma Leergang Bedrijfskunde
6
2.
Ontwikkelingen met betrekking tot personeel
2.1
Formatie Vastgestelde formatie in fte’s 436 355 351 346 295 257
2012 2011 2010 2009 2008 2007
Werkelijke bezetting in fte’s 421 345 324 314 327 274
Bezettingspercentage 96,6% 97,2% 92,3% 90,8% 110,8% 106,6%
Over- en onderschrijding 15 10 27 32 -/- 32 -/- 17
In 2012 bedroeg de vastgestelde formatie 436. De werkelijke bezetting in fte’s is 421. Derhalve een onderschrijding van 15. De oorzaak hiervan ligt voor een deel in de vacatureruimte bij de Muskusrattenbestrijders. Deze vacatureruimte is ontstaan doordat de provincies de vacante functies vervulde met uitzendkrachten. Eind 2012 is de werving gestart van de vacante functies bij de afdeling Muskusrattenbeheer. Formatie 500 450
aantal medewerkers
400 350 300 toegestaan
250
bezetting
200 150 100 50 0 2007
2008
2009
2010
2011
2012
Zoals in de lijn der verwachting lag, is de werkelijke bezetting in 2012 hoger geworden door het overkomen van de muskusrattenbestrijders van de Noord en Zuid-Hollandse waterschappen naar ons waterschap. 2.2
Aantal medewerkers in getal
Aantal medewerkers die fulltime en parttime werkzaam zijn 2012
man vrouw totaal
FT 307 30
2011
PT 38 76 451
FT 245 31
PT 28 68 372
2010
2009
2008
2007
FT PT FT PT FT PT FT PT 236 29 234 26 216 23 185 24 25 62 25 56 24 51 25 50 352 341 314 284
7
In vorenstaande getallen is duidelijk de overname van de muskusrattenbestrijders van de Noord en Zuid-Hollandse waterschappen naar ons waterschap te zien. Van de 70 overgenomen Muskusrattenbestrijders werken er 8 parttime. 2012
vrouwen PT mannen PT
mannen FT
vrouwen FT
vrouwen FT mannen PT vrouwen PT mannen FT
2.3
Leeftijdsopbouw
Leeftijdscategorie < 24 jaar 25 - 29 jaar 30 - 34 jaar 35 - 39 jaar 40 - 44 jaar 45 - 49 jaar 50 - 54 jaar 55 - 59 jaar 60 jaar en ouder Totaal
2012 Mannen 4 8 29 35 51 61 71 52 34
Vrouwen 2 6 17 15 16 18 13 13 6
Totaal 6 14 46 50 67 79 84 65 40
345
106
451
De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers in 2012 was 46,4 jaar. In 2011 was dat 45,4 jaar en in 2010 was dat 44 jaar. De gemiddelde leeftijd bij de mannen is 47,2 jaar en bij de vrouwen is dat 43,5 jaar. In juli 2012 zijn er 70 muskusrattenbestrijders bij ons waterschap in dienst gekomen. De gemiddelde leeftijd van deze medewerkers ligt relatief hoog. Ondanks het in dienst treden van jongere medewerkers en het vertrek van diverse oudere medewerkers in de rest van de organisatie, is de gemiddelde leeftijd hoger geworden.
8
Leeftijdscategorieen 80 70
aantal medewerkers
60 50 40 Vrouw 30
Man
20 10 0 0-24
2.4
25-29
30-34
35-39
40-44
Man Vrouw
45-49
50-54
55-59
60 en ouder
Aantal dienstjaren bij ons waterschap
Mannen Vrouwen 2012 2012 < 3 jaar 3 tot 10 jaar 10 tot 20 jaar 20 > Totaal
119 114 97 15 345
34 37 28 7 106
Totaal 2012
Totaal 2011
Totaal 2010
153 151 125 22 451
88 143 119 22 372
71 143 120 18 352
In bovenstaande kolom is het aantal medewerkers dat korter dan drie jaar in dienst is enorm toegenomen. Ook hier loopt de overname van de Muskusrattenbeheer als een rode draad door het Sociaal Jaarverslag. Vandaar de stijging van 88 medewerkers in 2011 naar 153 medewerkers in 2012. 2.5
In- door- en uitstroom
In- door- en uitstroom Vervulde vacatures (waarvan 70 mannen overgenomen Instroom Muskusrattenbestrijders) Doorstroom Aantal medewerkers dat intern andere functie heeft gekregen Uitstroom (Vrijwillig) ontslag VUT/FPU/pensioen (bovenwettelijke) WW Overlijden Totaal uitstroom
2012 2011 Mannen Vrouwen Totaal Mannen Vrouwen
Totaal
80
21
101
25
13
38
0
0
0
4
2
6
15 1 2 1 19
1 1 1
8 6
4 0
12 6
3
22
9
Opvallend bij de uitstroom is dat het aantal aanzienlijk hoger is dan in 2011. Reden hiervoor is onder andere het aantal muskusrattenbestrijders (9) dat overgegaan is naar Waterschap Rivierenland. Als je het aantal vertrokken medewerkers corrigeert met die 9 medewerkers, dan is het cijfer voor 2012 nagenoeg gelijk aan dat van 2011. 2.6
Aantal medewerkers per functieschaal
Aantal medewerkers per functieschaal Functieschaal
Mannen
Vrouwen
114 115 99 14 3 345
22 41 42 1
5-6 7-9 10-12 13-15 16-18 totaal
Totaal 2012
%
totaal 2011
%
136 156 141 15 3 451
30,1 34,6 31,3 3,3 0,7 100,0
103 125 127 14 3 372
27,7 33,6 34,1 3,8 0,8 100,0
106
Als we naar het totale beeld kijken van de functieschalen is er een stijging te zien van het aantal medewerkers dat geplaatst is in de functieschalen 5 tot en met 9. Reden hiervoor is onder andere de aanpak van het achterstallig onderhoud in Fuwater voor de afdeling Uitvoering. aantal medewerkers per functieklasse 140 120
aantal medewerkers
100 80 vrouwen 60
mannen totaal 2012
40 20 totaal 2012
0 5-6
7-9
10-12
schaal
2.7
vrouwen 13-15
16-18
Aantal medewerkers met toelagen
Wachtdiensten Onregelmatige diensten Inconveniëntentoeslag Persoonlijke toelage Arbeidsmarkttoelage Waarnemingstoelage Gratificaties
2012 50 n.v.t. 145 33 10 0 84
Aantal medewerkers 2011 54 n.v.t. 117 38 4 1 94
2010 45 n.v.t. 115 45 1 3 50
10
2012 126.206 n.v.t. 127.624 47.143 13.513 0 39.122
Bedragen toeslagen 2011 122.351 n.v.t. 102.675 73.876 7.432 1.201 52.668
2010 115.556 n.v.t. 102.147 84.366 2.078 2.058 30.064
2012 20.135.305 0,63% n.v.t. 0,64% 0,24% 0,07% 0 0,20% 1,76%
Aandeel op loonsom 2011 16.654.921 0,73% n.v.t. 0,62% 0,44% 0,04% 0,01% 0,32% 2,16%
2010 15.970.703 0,72% n.v.t. 0,64% 0,53% 0,01% 0,01% 0,19% 2,10%
Wachtdiensten Onregelmatige diensten Inconveniëntentoeslag * Persoonlijke toelage ** Arbeidsmarkttoelage Waarnemingstoelage Gratificaties
Loonsom Wachtdiensten Onregelmatige diensten Inconveniëntentoeslag Persoonlijke toelage Arbeidsmarkttoelage Waarnemingstoelage Gratificaties Totaal
* De hogere inconveniëntentoeslag in 2012 is een gevolg van de indiensttreding van de muskusrattenbestrijders. ** De persoonlijke toelage is t.o.v. 2011 verminderd. Dit is het gevolg van bevorderingen naar hogere schalen. De persoonlijke toelage wordt dan in het salaris geïncorporeerd. 2.8 Ziekteverzuim 2012
2011
2010
M
V
Totaal
M
V
Totaal
M
V
Totaal
Verzuim%
3,36
6,14
3,95
3,98
5,66
4,32
4,04
4,8
4,19
Meldingsfrequentie
1,29
1,87
1,43
1,47
1,70
1,53
1,52
1,85
1,60
Gemiddelde verzuimduur
10,31 14,29 11,44 10,93 10,73
10,87
7,58
9,89
8,31
Bovenstaand overzicht laat zien dat het ziekteverzuimpercentage 2012 ten opzichte van 2011 en 2010 is gedaald naar 3,95%. Bij de mannen is het ziekteverzuimpercentage gedaald, bij de vrouwen licht toegenomen. In dit overzicht zijn zwangerschappen niet meegenomen (zwangerschap is immers geen ziekte!). De totale meldingsfrequentie (aantal ziekmeldingen) is gedaald t.o.v. 2011 en 2010. Zoals het overzicht laat zien, is de frequentie bij de mannen gedaald en bij de vrouwen licht gestegen. Bovenstaande cijfers komen uit ons salaris- en personeelsinformatiesysteem Beaufort. Hierin worden alle ziek- en hersteldmeldingen verwerkt en doorgestuurd naar de arbodienst MaetisArdyn. Hierna staat de grafische weergave van het ziekteverzuimoverzichtpercentage van 2010, 2011 en 2012 verdeeld naar man/vrouw en het totaal.
11
Verzuim % 7 6 5 4
2010 2011
%
2012
3 2 1 0 mannen
2.9
vrouwen
totaal
Meldingen agressie en geweld
Binnen ons waterschap worden we helaas regelmatig geconfronteerd met agressie en geweld. Om agressie en geweld tussen medewerkers en burgers zo veel mogelijk te voorkomen, is in 2012 gestart met de opzet en implementatie van beleid tegen agressie en geweld. Daarvoor is een werkgroep opgericht die zich tot en met september 2013 met dit beleid bezig houdt. Het beleid gaat uit van drie categorieën agressie en geweld met bijbehorende maatregelen. Tevens zal de werkgroep een tweetal specifieke trainingen voor de verschillende doelgroepen organiseren. 2.10
Bedrijfsongevallen
In 2012 zijn er 11 ongevallen gemeld. Van de gemelde ongevallen heeft er één ongeval geleid tot ziekteverzuim, de overige gevallen hebben soms wel geleid tot verwondingen, maar niet tot ziekteverzuim. Het ging hier om vallen, struikelen, uitglijden, geraakt door voorwerp(en) of biologische agentia. De gemelde ongevallen zijn niet goed te rubriceren naar bijvoorbeeld “Type oorzaak”. Daarvoor is het aantal meldingen te gering. Dit brengt met zich mee dat gemelde ongevallen individueel worden afgehandeld en dat er geen of slechts beperkt gebruik kan worden gemaakt van het systematisch treffen van preventieve maatregelen. Het vermoeden bestaat dat er meer (bijna-) ongevallen plaatsvinden dan er gemeld worden. Daarom is het vooral zaak de inspanningen te richten op het verhogen van de meldingsbereidheid binnen onze organisatie. 2.11
Deelnemers EHBO / BHV
EHBO BHV EHBO + BHV Hoofd BHV Totaal
2012 28 15 51 5 99
2011 30 15 50 5 100
2010 30 15 46 5 96
2009 16 15 44 5 80
2008 15 15 40 5 75
2007 14 33 4 60
12
EHBO & BHV 120
aantal medewerkers
100
80
EHBO BHV EHBO + BHV
60
Hoofd BHV Totaal 40
20
0 2007
2008
2009
2010
2011
2012
In 2012 zijn er enkele nieuwe EHBO-ers bijgekomen. Alle EHBO-ers hebben bij Ricas een opleiding gevolgd. Iedereen is daarvoor geslaagd. Jaarlijks moet er verplicht een dag geoefend worden om het certificaat te behouden. Tijdens de oefening wordt er gewerkt met het AEDapparaat dat gebruikt wordt voor eventuele reanimatie en defibrillatie. In 2012 heeft er geen gebouwontruiming plaats gevonden. Dit is één keer per twee jaar verplicht. Bij zo’n ontruiming is ook altijd een externe auditor aanwezig om de procedure te observeren.
13
3.
Conclusies en vooruitblik naar 2013
Op basis van de informatie over 2012 kunnen we vaststellen dat er veel is gebeurd. De toename van het aantal medewerkers is grotendeels het gevolg van de indiensttreding van de 70 muskusrattenbestrijders. Zoals te zien is bij diverse onderwerpen loopt dit gegeven als een rode draad door het sociaal jaarverslag 2012 heen. In 2013 zullen er twee dagdelen van de managementdagen besteed worden aan de training van uitval naar inzetbaarheid ter voorkoming en beheersing van het ziekteverzuim. Deze training wordt georganiseerd voor alle directieleden, leidinggevenden en teamleiders. Er zal veel tijd en aandacht besteed worden aan de voorbereidingen voor de samenwerking van de afdeling Belastingen en de Utrechtse gemeenten om te komen tot een gezamenlijke belastingorganisatie. In december 2012 is de samenwerkingsovereenkomst Winnet getekend tussen ons waterschap en 14 gemeenten binnen ons werkgebied. Winnet is een samenwerkingsplatform op het gebied van de afvalwaterketen. Winnet staat voor Water Innovatie Netwerk. Doel van Winnet is het verlagen van de kosten, het verhogen van de kwaliteit én het boeien en binden van medewerkers op het terrein van de afvalwaterketen door middel van samenwerking. In 2012 heeft ons Directieteam besloten dat ons waterschap het gastheerschap heeft van de te werven programmamanager en data-analist voor het op te zetten kenniscentrum. Bijzonder daarbij is de wervingsprocedure, die in overleg met onze OR, is gehanteerd. Onze interne werving- en selectieprocedure is open gesteld voor de medewerkers van alle partners bij de samenwerkingsovereenkomst. Dit is succesvol gebleken en heeft geresulteerd in de aanstelling van de programmamanager per 1 april 2013.
14
