SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT GRUTI LESTARI PRATAMA MEDAN
TUGAS AKHIR
Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Diajukan Oleh
NURUL FIKRI DIANTI NIM 1205081066
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
ABSTRAK Permasalahan penelitian dalam tugas akhir ini adalah bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian pada PT Gruti Lestari Pratama. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi pembelian pada PT Gruti Lestari Pratama Medan. Data yang dikumpulkan adalah jenis-jenis pembelian,fungsi-fungsi, dokumen, prosedur,catatan akuntansi, dan pengendalian internal yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan menggunakan bagan alir sebagai pengolahan data. Dari hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa sistem akuntansi pembelian pada PT. Gruti Lestari Pratama Medan sudah cukup baik.
Kata Kunci : Sistem Akuntansi, Pembelian.
ABSTRACT Problem of this research this paper is how is the application of purchase accounting system at PT Gruti Lestari Pratama. The purpose of this research is to know the application of purchase accounting system at PT Gruti Lestari Pratama Medan. The data collected is kinds of purchase, functions, documents, procedure, accounting record, internal control of purchase accounting system. Data collection techniques used are interview and flowchart as processing data. The result shows that the Purchase Accounting System at PT Gruti Lestari Pratama Medan has been good enough.
Keyword : Accounting System, Purchase
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT karena rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT GRUTI LESTARI PRATAMA”. Penulisan Tugas Akhri ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Diploma 3 pada program studi akuntansi Politeknik Negeri Medan. Proses pembuatan Tugas Akhir ini, tentunya penulis mendapatkan bimbingan, arahan, koreksi, saran, serta dukungan, untuk itu rasa terima kasih penulis sampaikan kepada : 1.
M. Syahruddin, ST., M. T., Direktur Politeknik Negeri Medan.
2.
Darwin S.H Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
3.
Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
4.
Sastra Karo-Karo, S.E. Ak, M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
5.
Dra. Dameria Naibaho, M.Si., Ak, Dosen pembimbing utama yang telah banyak membantu, mengarahkan, dan memberi masukan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6.
Muhammad Zuardi,S.E., MM, Dosen pembimbing pendamping yang telah bersedia meluangkan waktunya untuk memberikan motivasi, bimbingan, dan arahan dalam penulisan tugas akhir ini
7.
Drs. Syahrudin Marpaung, Wali kelas AK-6A Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan.
8.
Rusmin Ali, Direktur Keuangan dan Pemasaran PT Gruti Lestari Pratama.
9.
Sutamto, SE. MM., Manager Kantor PT Gruti Lestari Pratama.
10. Rianto, SE. MM., Kepala Bagian Accounting. 11. T. Badrun Hanif, SP., MM., Kepala bagian Internal Control PT Gruti Lestari Pratama. i
12. Riza Ambia, A.Md. Kepala Bagian Perpajakan PT Gruti Lestari Pratama 13. Seluruh staf dan karyawan di PT Gruti Lestari Pratama khususnya Dedi Hendri, SE., Sari Bunga Nauli, SE., Idham Kadi, S.Kom., Syahrial Siregar, Trisno, SP., Bobby Erick G. N, SP., Juniaty Tambunan, A.Md., S. Mulia Harahap, Rio Simorangkir, SE., dan Misno Wibowo. 14. Teristimewa buat kedua orangtua yang penulis sayangi Drs. M Ilyas AR dan Vivi Sundari yang selalu memberikan doa dan dukungannya baik secara moril maupun materil. Juga adik-adik penulis Fajar, Thori, Mira, Fitria yang selalu menjadi motivasi bagi penulis. 15. Seluruh teman kelas AK-6A yang berjuang bersama selama 3 tahun yang tak terlupakan ini. Khususnya untuk Rifka Puri Handayani dan Sri Kartika yang selalu memberikan masukan-masukan bermanfaat untuk penulis. 16. Sahabat penulis di TravG, khususnya Arif Sanjaya yang selalu memberikan semangat,
dukungan
dan
motivasi
serta
banyak
membantu
dalam
menyelesaikan tugas akhir ini. 17. Semua pihak tanpa terkecuali yang telah membantu penulis dalam penyusunan laporan ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi perbaikan. Penulis berharap, Tugas Akhir ini bisa memberi manfaat bagi pembacanya.
Medan,
Agustus 2015
Penulis
Nurul Fikri Dianti NIM 1205081066 ii
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR ...................................................................................
i
DAFTAR ISI ................................................................................................... iii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................
v
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul .................................................................
1
1.2. Perumusan Masalah ....................................................................................
2
1.3. Tujuan Pembahasan ....................................................................................
2
1.4. Manfaat Penelitian ......................................................................................
2
1.5. Teknik Pengumpualan dan Pengolahan Data ..............................................
3
1.5.1. Teknik Pengumpulan Data .......................................................................
3
1.5.2. Pengolahan Data .......................................................................................
3
1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan ....................................................
3
BAB 2 TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat PT Gruti Lestari Pratama Medan ......................................
5
2.2. Ruang Lingkup PT Gruti Lestari Pratama Medan ......................................
7
2.3. Keunggulan PT Gruti Lestari Pratama Medan ............................................
8
2.4. Struktur Organisasi PT Gruti Lestari Pratama Medan ................................
8
BAB 3 TINJAUAN KEPUSTAKAAN 3.1. Sistem Akuntansi Pembelian ...................................................................... 10 3.2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian .......................... 12 3.3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ...............
12
3.4. Jaringan yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ..........................
14
3.5. Catatan Akuntansi yang Digunakan ...........................................................
15
3.6. Sistem Pengendalian Internal Pembelian .................................................... 16 3.7. Bagan Alir Dokumen ( Document Flowchart ) Sistem Akuntansi Pembelian .................................................................................................... 18
BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1. Pengumpulan Data ..................................................................................... 21 4.2. Pengolahan Data ........................................................................................ 27
BAB 5 PEMBAHASAN 5.1 Sistem Akuntansi Pembelian pada PT Gruti Lestari Pratama ..................... 33 5.2 Pengendalian Internal dalam Sistem Akuntansi Pembelian PT Gruti Lestari Pratama ........................................................................................... 33
BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1. Simpulan ..................................................................................................... 36 6.2. Saran ............................................................................................................ 36
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................. 37 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1
Surat Pesanan Barang.................................................................. 38
Lampiran 2
Surat Permintaan Penawaran Harga ........................................... 39
Lampiran 3
Surat Order Pembelian................................................................
Lampiran 4
Surat Pengantar Barang............................................................... 41
Lampiran 5
Surat Izin PKL ............................................................................ 42
Lampiran 6
Surat Permohonan Pengajuan Judul Tugas Akhir ...................... 43
Lampiran 7
Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Utama .............................. 44
Lampiran 8
Surat Kesediaan Dosen Pembimbing Pendamping .................... 45
Lampiran 9
Kartu Bimbingan Mahasiswa ..................................................... 46
40
Lampiran 10 Kartu Bimbingan Mahasiswa ..................................................... 47 Lampiran 11 Formulir Revisi ........................................................................... 48 Lampiran 12 Formulir Bebas Revisi ................................................................ 49 Lampiran 13 Formulir Pernyataan Bebas Revisi Penguji 1 ............................. 50 Lampiran 14 Formulir Pernyataan Bebas Revisi Penguji 2 ............................. 51 Lampiran 15 Biodata......................................................................................... 52
i
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Pemilihan Judul
Perusahaan merupakan suatu organisasi yang di dalamnya terjadi kegiatan produksi secara terus menerus yang teratur dan terencana untuk mencapai tujuan organisasi. Biasanya disamping mencari laba, tujuan perusahaan mencakup pertumbuhan yang terus menerus dan mempertahankan kelangsungan hidupnya. Untuk mencapai tujuan ini dibutuhkan sistem dan prosedur yang baik untuk memberikan perlindungan seiring berjalannya aktivitas perusahaan. Sistem dan prosedur yang akurat dan memadai akan memudahkan aktivitas perusahaan agar berjalan lancar dan teratur.
Semua jenis perusahaan, baik perusahaan dagang, jasa maupun manufaktur pasti membutuhkan barang-barang yang bermutu untuk menunjang perkembangan perusahaan. Barang-barang tersebut harus dibeli dari pihak lain atau pemasok dan membutuhkan dana yang tidak sedikit. Semakin besar kegiatan operasional perusahaan, maka semakin besar pula barang-barang yang dibutuhkan perusahaan. Karena pembelian terkait dengan pengeluaran kas yang merupakan aset lancar dalam perusahaan maka manajer dituntut untuk lebih handal dalam mengelola pengeluaran kas atas transaksi pembelian tersebut agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Pengadaan barang-barang tersebut membutuhkan sistem akuntansi pembelian yang baik, agar nantinya kegiatan pembeliaan dapat dipertanggungjawabkan dengan benar. Sistem akuntansi pembelian berguna memberikan andil bagi pelaksanaan pengendalian untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Karena suatu sistem dirancang agar operasi perusahaan berjalan efektif dan efisien, maka sistem akuntansi pembelian yang baik merupakan alat bantu
1
2
perusahaan dalam mengontrol terjadinya pembelian sehingga dapat mengurangi kesalahan maupun kecurangan dalam proses pembelian. Dalam Tugas Akhir ini, penulis merasa tertarik untuk lebih mengetahui dan memahami tentang sistem akuntansi pembelian yang diterapkan dalam suatu perusahaan, mengingat pentingnya fungsi pembelian bagi kegiatan operasional dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis memilih judul “Sistem Akuntanasi Pembelian pada PT Gruti Lestari Pratama Medan”.
1.2.
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka masalah yang akan dibahas pada penelitian Tugas Akhir ini dapat dirumuskan sebagai berikut: Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian pada PT Gruti Lestari Pratama?
1.3.
Tujuan Pembahasan
Berdasarkan perumusan masalah, maka tujuan pembahasan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi pembelian pada PT Gruti Lestari Pratama.
1.4. Manfaat Penelitian 1.
Bagi penulis Penelitian ini bermanfaat untuk memperluas pengetahuan tentang sistem akuntansi pembelian.
2.
Bagi PT Gruti Lestari Pratama Menjadi masukan atau bahan pertimbangan bagi perusahaan dalam menerapkan sistem akuntansi pembelian pada perusahaan.
3
3.
Bagi pembaca Sebagai tambahan pengetahuan, bahan masukan dan referensi bagi para pembaca yang ingin mengetahui sistem akuntansi pembelian pada PT Gruti Lestari Pratama Medan.
1.5.
Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data
1.5.1. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara secara langsung dengan Kepala bagian pembelian, dan staff accounting PT Gruti Lestari Pratama. Dalam penelitian penulis mengumpulkan data antara lain: 1.
Jenis-jenis barang yang dibeli
2.
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian.
3.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian.
4.
Prosedur pembelian yang dilakukan perusahaan.
5.
Catatan akuntansi dalam sistem akuntansi pembelian.
6.
Pengendalian internal pembelian.
1.5.2. Teknik Pengolahan Data Berdasarkan data yang dikumpulkan dari wawancara atas pertanyaan tidak terstruktur yang di ajukan, maka penulis akan megolah data tersebut dalam bentuk flowchart sistem akuntansi pembelian pada PT Gruti Lestari Pratama.
1.6.
Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan
Kegiatan dalam penulisan tugas akhir ini membutuhkan waktu selama kurang lebih 5 bulan melalui proses pencatatan, pelaksanaan dan penulisan laporan dengan alokasi waktu sebagai berikut:
4
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir No
Nama Kegiatan
April
Persiapan
2.
Pengumpulan data
3.
Tabulasi dan analisa
Menyusun konsep laporan
5.
Konsultasi pada dosen pembimbing
6.
Sidang Tugas Akhir
7.
Perbaikan laporan Tugas Akhir
8.
Juli
Agustus
4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
data 4.
Juni
MINGGU 3
1.
Mei
Penggandaan Laporan
Sumber : Buku Pedoman Tugas Akhir, 2015
