PENERAPAN ETIKET KANTOR PADA PT WAHANA TRANS LESTARI MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh DEDI MARTONO BERUTU NIM 1105092085
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014 i
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Kasih dan Karunia-Nya yang telah memberikan kesehatan, kesempatan dan kemudahan selama menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat waktu. Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 jurusan Administrasi Niaga, Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Dalam penelitian Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bantuan, pengarahan dan bimbingan berupa materil, moral, spiritual dari berbagai
pihak
sehingga
laporan
ini
dapat
terselesaikan.
Pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Admministrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Netty S.E., M.Si., Dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan pengarahan dan masukan kepada Penulis. 6. Faulina, S.E., M.Si., Dosen pembimbing II yang telah banyak memberikan pengarahan dan masukan kepada penulis.
7. Seluruh pegawai dan staff PT Wahana Trans Lestari Medan (NISSAN). 8. Teman-teman di kelas AB-6F terkhusus Mayjen, Sara, nisa yang sangat membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya. 9. Ayahanda tercinta Pardomuan Berutu dan Ibunda tercinta Riama Simbolon, yang telah memotivasi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis menyadari Tugas Akhir ini jauh dari sempurna. Karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai kalangan sehingga menjadi lebih baik lagi ke depannya. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada pembaca dan harapan penulis semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi peningkatan wawasan kita semua.
Medan, Agustus 2014 Penulis,
Dedi Martono Berutu 1105092085
ii
ABSTRAK Etiket kantor bertujuan untuk membangun hubungan dan kerja sama yang saling menghormati, mengerti, dan menguntungkan sehingga tercipta hubungan dan pola kerja yang harmonis, efektif, efisien, dan sinergis. Dengan dilaksanakannya etiket kantor dalam suatu organisasi maka dapat menciptakan keharmonisan dan keeratan hubungan antar pegawai. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan etiket kantor pada PT Wahana Trans Lestari Medan. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode penelitian lapangan yaitu teknik observasi dan teknik wawancara dan serta metode penelitian kepustakaan. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, sedangkan untuk teknik analisis data menggunakan teknik analisis deskriptif. Berdasarkan data yang telah diperoleh, dapat disimpulkan bahwa penerapan etiket kantor pada PT Wahana Trans Lestari Medan yang meliputi Etiket Menerima Tamu, Etiket Bertamu, Etiket Menerima Telepon, Etiket Bertelepon, Etiket Surat Menyurat, Etiket Menghadiri dan Mengikuti Rapat, Etiket Memimpin Rapat, Etiket Atasan Terhadap Bawahan, Etiket Bawahan Terhadap Atasan, Etiket Antar Rekan Kerja, Etiket Berbincangbincang, Etiket Bekerja dan Menggunakan Waktu Kerja, Etiket Berpakaian dan Berpenampilan, Etiket Mengelola dan Menggunakan Uang Kantor, Etiket Mengelola dan Menggunakan Fasilitas Kantor, Etiket Mengelola dan Menggunakan Perjalanan Dinas, Etiket Makan, Etiket Memarkir Kendaraan, dan Etiket Merokok sudah diterapkan dengan baik, walaupun belum sempurna.
Kata kunci: Etiket, Kantor
iii
ABSTRACT Office etiquette aims to bulid a relationship of mutual and ccoperation understanding, and mutual relationship and patterns so as to create a harmonious working, effective, efficient, and synergistic. The implementation of office etiquette in an organization, it can create a whole harmony and closeness of relationships between employees. The purpose of this thesis is to determine how the application at the office etiquette in PT Wahana Trans Lestari. The data was collected using field research methods, namely observation and interview techniques as well as methods of library research. The type of data used are primary data and secondary data, while data analysis techniques using descriptive analysis techniques. Based on the data obtained, it can be concluded that the application of etiquette office in PT Wahana Trans Lestari Medan that include Receiving Guest Etiquette, Etiquette Meet, Receive Phone Etiquette, Telephone Etiquette, Coresspondence Etiquette, Etiquette and Attend a Meeting, Chaired a Meeting Etiquette, Etiquette Superiors to Subordinate, Subordinate to Supervisor Etiquette, Etiquette Between Colleagues, Chat etiquette, Ettiquette Work and Use Work Time, Etiquette Dress and Appreance, Ettiquette and Use The Money to Manage The Ofiice, Ettiquette Manage and Use The Office Facilities, Etiquette and Manage Official Travel Receipts, Dining Etiquette, Etiquette Parked Vehicles, and The Etiquette of Smoking are well implemented, although not perfect. Key Words: Etiquette, Office
iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ............................................................................... i ABSTRAK ............................................................................................... iii ABSTRACT ............................................................................................. iv DAFTAR ISI ............................................................................................. v BAB 1 PENDAHULUAN ......................................................................... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir ........................... 1 1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir................................................ 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir .................................................. 2 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir ................................................ 3 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir .......................................... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ................................................................. 6 2.1 Pengertian Etiket ..................................................................... 6 2.2 Pengertian Etiket Kantor ......................................................... 7 2.3 Manfaat Etiket Kantor.............................................................. 7 2.4 Penerapan Etiket Kantor ......................................................... 9 2.4.1 Etiket Menerima Tamu ................................................. 9 2.4.2 Etiket Bertamu .............................................................. 11 2.4.3 Etiket Menerima Telepon .............................................. 12 2.4.4 Etiket Bertelepon .......................................................... 14 2.4.5 Etiket Surat Menyurat ................................................... 15 2.4.6 Etiket Menghadiri dan Mengikuti Rapat ........................ 16 v
2.4.7 Etiket Memimpin Rapat ................................................ 18 2.4.8 Etiket Atasan Terhadap Bawahan ................................ 20 2.4.9 Etiket Bawahan Terhadap Atasan ................................ 21 2.4.10 Etiket Antar Rekan Kerja .............................................. 23 2.4.11 Etiket Berbincang-bincang ............................................ 24 2.4.12 Etiket Bekerja dan Menggunakan Waktu Kerja ............ 26 2.4.13 Etiket Berpakaian dan Berpenampilan ......................... 27 2.4.14 Etiket Mengelola dan Menggunakan Uang Kantor ....... 29 2.4.15 Etiket Mengelola dan Menggunakan Fasilitas Kantor ... 30 2.4.16 Etiket Mengelola dan Melakukan Perjalanan Dinas...... 32 2.4.17 Etiket Makan ................................................................. 34 2.4.18 Etiket Memarkir Kendaraan .......................................... 35 2.4.19 Etiket Merokok .............................................................. 37 BAB 3 METODE PENELITIAN................................................................ 39 3.1 Cara Pengumpulan Data......................................................... 39 3.2 Jenis Sumber Data.................................................................. 40 3.3 Teknik Analisis Data................................................................ 41 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 42 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ............................................... 42 4.1.1 Sejarah Berdirinya PT Wahana Trans Lestari Medan .. 42 4.1.2 Logo Perusahaan ......................................................... 46 4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan ............................................. 46 4.1.4 Uraian Struktur Organisasi Perusahaan ....................... 47 4.2 Penerapan Etiket Kantor Pada PT Wahana Trans Lestari ...... 55
vi
4.2.1 Etiket Menerima Tamu ................................................. 56 4.2.2 Etiket Bertamu .............................................................. 56 4.2.3 Etiket Menerima Telepon .............................................. 57 4.2.4 Etiket Bertelepon .......................................................... 58 4.2.5 Etiket Surat Menyurat ................................................... 58 4.2.6 Etiket Menghadiri dan Mengikuti Rapat ........................ 59 4.2.7 Etiket Memimpin Rapat ................................................ 59 4.2.8 Etiket Atasan Terhadap Bawahan ................................ 60 4.2.9 Etiket Bawahan Terhadap Atasan ................................ 60 4.2.10 Etiket Antar Rekan kerja ............................................... 61 4.2.11 Etiket Berbincang-bincang ............................................ 62 4.2.12 Etiket Bekerja dan Menggunakan Waktu Kerja ............ 62 4.2.13 Etiket Berpakaian dan Berpenampilan ......................... 63 4.2.14 Etiket Mengelola dan Menggunakan Uang Kantor ....... 63 4.2.15 Etiket Mengelola dan Menggunakan Fasilitas Kantor ... 64 4.2.16 Etiket Mengelola dan Melakukan Perjalanan Dinas...... 64 4.2.17 Etiket Makan ................................................................. 65 4.2.18 Etiket Memarkir Kendaraan .......................................... 65 4.2.19 Etiket Merokok .............................................................. 66 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 73 5.1 Simpulan ................................................................................. 73 5.2 Saran ...................................................................................... 76 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
vii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Lingkungan organisasi atau tempat kerja pun memiliki berbagai aturan atau ketentuan yang dipandang baik, yang senantiasa perlu dan bahkan harus diperhatikan bagi setiap personel di dalamnya untuk membangun hubungan dan kerja sama yang saling menghormati, mengerti, dan menguntungkan sehingga tercipta hubungan dan pola kerja yang harmonis, efektif, efisien, dan sinergis. Etiket merupakan suatu aturan sopan santun yang mengatur tingkah laku yang baik dalam berhubungan dengan orang lain. Sejak kecil kita telah dikenalkan dan diajarkan bersikap, bertutur kata, dan berperilaku yang baik, baik dalam keluarga, kantor maupun dalam masyarakat. Orang yang mengerti dan menghayati etiket akan lebih berhasil dalam pergaulan dan pekerjaan. Etiket mengajarkan kita untuk memelihara hubungan baik dalam pergaulan, sehingga dapat meningkatkan keakraban dan membangun persahabatan dengan orang lain. Dengan memahami etiket rasa percaya diri
akan
meningkat,
dihormati
disegani,
serta
disenangi
dalam
lingkungan. Demikian juga dalam lingkungan organisasi atau tempat kerja pun memiliki berbagai aturan atau ketentuan yang dipandang baik, yang senantiasa perlu dan bahkan harus diperhatikan bagi setiap orang di dalamnya untuk membangun hubungan dan kerja sama yang saling
1
2
menghormati, mengerti, dan menguntungkan sehingga tercipta hubungan dan pola kerja yang harmonis, efektif, efisien, dan sinergis. Etiket kantor yang terdiri dari etiket menerima tamu, etiket bertamu, etiket menerima telepon, etiket bertelepon, etiket surat menyurat, etiket menghadiri dan mengikuti rapat, etiket memimpin rapat, etiket atasan terhadap bawahan, etiket bawahan terhadap atasan, etiket antar rekan kerja, etiket berbincang-bincang, etiket bekerja dan menggunakan waktu kerja, etiket berpakaian dan berpenampilan, etiket mengelola dan menggunakan uang kantor, etiket mengelola dan menggunakan fasilitas kantor, etiket mengelola dan melakukan perjalanan dinas, etiket makan, etiket memarkir kendaraan, dan etiket merokok harus dapat diterapkan dengan baik mengingat pada masa sekarang banyak karyawan perusahaan/organisasi yang kurang memperhatikan dan menerapkan etiket kantor tersebut dengan baik. Kesuksesan suatu perusahaan/organisasi tidak hanya dilihat dari kemampuan atau kualitas manusianya saja tetapi juga membutuhkan manusia yang memiliki etiket yang baik agar dapat bertanggung jawab pada pelaksanaan pekerjaan yang dilakukannya, maka sudah sewajarnya etiket kantor di suatu organisasi/perusahaan perlu lebih diperhatikan, karena hal ini merupakan nilai positif bagi organisasi/perusahaan untuk menjaga nama baik serta kemajuan organisasi/perusahaan tersebut. PT Wahana Trans Lestari Medan juga menerapkan etiket kantor yang berguna untuk menjaga kualitas kerja professionalisme mereka di
3
kantor. Dengan adanya etiket kantor maka dapat membangun hubungan kerja yang sinergis, efektif, dan efisien. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul Tugas Akhir yaitu “PENERAPAN ETIKET KANTOR PADA PT WAHANA TRANS LESTARI MEDAN”. 1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir Rumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah “Bagaimanakah Penerapan Etiket Kantor pada PT Wahana Trans Lestari Medan?” 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui Penerapan Etiket Kantor pada PT Wahana Trans Lestari Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk menambah pengetahuan, wawasan dan pemahaman penulis mengenai etiket kantor seorang pegawai di PT Wahana Trans Lestari Medan. 2. Untuk mengetahui penerapan etiket kantor pada PT Wahana Trans Lestari Medan. 3. Sebagai referensi bagi pembaca khususnya Mahasiswa Politeknik Negeri Medan yang ingin membahas tentang penerapan etiket kantor. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Penulisan Tugas Akhir ini berpedoman pada sistematika Penulisan Tugas Akhir yang sudah diterapkan oleh Program Studi Administrasi
4
Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menguraikan tentang Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir, Rumusan Masalah Tugas Akhir, Tujuan Penulisan Tugas Akhir, Manfaat Penulisan Tugas Akhir, dan Sistematika Penulisan Tugas Akhir. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini menguraikan tentang Pengertian Etiket, Pengertian Kantor, Pengertian Etiket Kantor, Manfaat Etiket Kantor dan Penerapan Etiket Kantor yang meliputi Etiket Menerima Tamu, Etiket Bertamu, Etiket Menerima Telepon, Etiket Bertelepon, Etiket Surat Menyurat, Etiket Mengahadiri Rapat, Etiket Memimpin Rapat, Etiket Atasan Terhadap Bawahan, Etiket Bawahan Terhadap Atasan, Etiket Antar Rekan Kerja, Etiket Berbincang-bincang, Etiket Bekerja dan Menggunakan Waktu Kerja, Etiket
Berpakaian
dan
Berpenampilan,
Etiket
Mengelola
dan
Menggunakan uang Kantor, Etiket Mengelola dan Menggunakan Fasilitas Kantor, Etiket Mengelola dan Melakukan Perjalanan Dinas, Etiket Makan, Etiket Memarkir Kendaraan, Etiket Merokok. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan tentang Cara Pengumpulan Data, Jenis Sumber Data, dan Teknis Analisis Data.
5
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menguraikan tentang Sejarah Berdirinya PT Wahana Trans Lestari Medan, Logo dan Makna PT Wahana Trans Lestari Medan, Visi dan Misi PT Wahana Trans Lestari, Struktur Organisasi PT Wahana Trans Lestari, dan Pembahasan tentang Penerapan Etiket Kantor pada PT Wahana Trans Lestari Medan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab
ini
merupakan
bab
penutup
dari
Tugas
Akhir
yang
menguraikan tentang simpulan yang dibuat berdasarkan hasil dan pembahasan yang telah dilakukan serta memberikan saran yang mungkin berguna bagi PT Wahana Trans Lestari Medan.
