UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI DIPLOMA III
PERANAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN/ARSIP PADA PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN
SKRIPSI MINOR
Diajukan Oleh
NAMA NIM PROGRAM STUDI
: RIZKA DWI JULIA : 052103016 : D-III KESEKRETARIATAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI DIPLOMA III
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI MINOR NAMA NIM PROGRAM STUDI JUDUL
: : : :
Tanggal: ......................, 2008
RIZKA DWI JULIA 052103016 D-III KESEKRETARIATAN PERANAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN/ARSIP PADA PT. BANK SUMUT KANTOR PUSAT MEDAN
Dosen Pembimbing
(Dra. Ramona RI Hsb, MP) NIP. 130 810 744
Tanggal: ......................, 2008
Ketua Jurusan
(Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si) NIP. 132 010 480
Tanggal: ......................, 2008
DEKAN
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP. 131 285 985
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala berkah dan rahmatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik dan selesai tepat pada waktu yang telah direncanakan. Skripsi minor yang berjudul “Peranan Standar Operasional Prosedur Dalam Pengelolaan Dokumen/Arsip Pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan” disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis telah banyak mendapat bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis dengan hati yang tulus ingin menyampaikan penghargaan dan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Jurusan Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Ramona RI Hsb, MP selaku dosen pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu, pikiran dan tenaga untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.
i
5. Ibu Dra. Ulfah, MS dan Dra. Friska Sipayung, M.Si yang telah bersedia memberikan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini. 6. Buat orang tuaku yang tercinta ayahanda H. M. Sofyan, ibunda Hj. Rita Irbani,
kakek H. Bachtiar dan nenek Hj. Mariah berkat iringan doa,
semangat, motivasi dan segenap kasih sayang yang tiada henti sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi minor ini. 7. ToeX abang-Qu M. Rizki Riyanda (Jangan banyak main2 lagi yachhh…, kapan lagi mau bahagiain Papa & Mama), adek2qu yang cuakep M. Rico Fadly & M. Ridho Habibie (rajin2 belajar yach,.. kejar terus prestasinya). 8. Bapak M. Yahya selaku Pemimpin Divisi Sumber Daya Manusia, Bapak Aden Panjaitan dan Bapak M. Zaini yang telah memberikan bimbingan sewaktu penulis melakukan praktek kerja lapangan dan riset di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan. 9. Boeat “Om Doding & Keluarga” makasih telah membantu dan mendukung penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 10. Bapak”, abang”, kakak” karyawan PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan, khususnya Divisi Sumber Daya Manusia terima kasih atas bantuannya selama penulis menyelesaikan skripsi minor ini. 11. Teristimewa toeX soulmate-Q (b’nd) yang selalu memberikan dukungan, nasehat dan sayangnya yang begitu besar kepada penulis,makasih yachh…. 12. Toex buat sobat-sobatqu “WeekLy Girlz”(Nia,Ova,Phita,Cici,Desy,Dwi), thanks yach woiii dah banyak bantuin.
ii
13. Anak-anak D3 Sekretaris khususnya stambuk “2005” dan masih banyak lagi yang penulis tidak dapat menyebutkan satu-persatu. Semua kebaikan & perhatian yang telah diberikan selalu ada dihati &berguna bagi penulis dimasa yang akan datang. Penulis juga menyadari bahwa Skripsi Minor ini masih jauh dari kata sempurna, karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempuranaan skripsi ini agar dapat bermanfaat bagi kita semua. Amiiinn…..
Medan, Juni 2008 Wassalam
Rizka Dwi Julia Penulis
iii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................... iv BAB I
: PENDAHULUAN A. Latar Belakang ............................................................................ 1 B. Perumusan Masalah ..................................................................... 2 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .................................................... 2 D. Metode Penelitian........................................................................ 3
BAB II : GAMBARAN UMUM PT. BANK SUMUT A. Profil PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan .......................... 5 B. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen ..... 12 C. Pengorganisasian dan Pengelolaan Dokumen. ............................ 15 D. Peralatan Dokumen ..................................................................... 19 E. Pengurusan Surat-Surat ............................................................... 22 F. Sistem Penataan Dokumen .......................................................... 24 G. Sistem Pemeliharaan,Perawatan dan Pengamanan Dokumen...... 27 H. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Dokumen ........................... 33 BAB III : ANALISIS DAN EVALUASI ...................................................... 39 BABA IV : KESIMPULAN DAN SARAN .................................................. 49 A. Kesimpulan.................................................................................. 49 B. Saran ............................................................................................ 50 DAFTAR PUSTAKA
iv
B A B I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi sekarang ini, tuntutan akan ketepatan data dan informasi mutlak diperlukan untuk mendukung kontinuitas suatu perusahaan. Oleh karena itu, segala kegiatan perkantoran selalu berhubungan dengan kearsipan. Hal ini disebabkan karena kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting, baik sebagai pusat ingatan, sumber informasi ataupun sebagai suatu alat pengawasan yang diperlukan dalam suatu organisasi. Arsip juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijaksanaan. Oleh karena itu, agar arsip dapat dipergunakan secara efektif dan efisien serta dapat menyajikan informasi secara cepat, lengkap dan benar haruslah ada sistem dan prosedur pengelolaan yang baik di bidang kearsipan. Pengelolaan dokumen/arsip yang dilaksanakan secara terprogram dan terpadu akan mendukung kelancaran kegiatan perusahaan. Sebagai sumber informasi, dokumen/arsip perlu dikelola dengan baik. Agar pengelolaan dokumen/arsip dapat dilakukan secara terpadu di seluruh unit kerja/unit pengolahan, maka perlu dituangkan dalam ketentuan formal Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Dokumen/Arsip (selanjutnya disebut SOP Pengelolaan Dokumen/Arsip). Bank merupakan salah satu lembaga yang mempunyai pengelolaan dokumen/arsip yang sangat baik. Bank SUMUT adalah salah satu perbankan di
1
Sumatera Utara yang maju dan berkembang serta terpercaya. Berdasarkan uraian terdahulu penulis tertarik untuk menulis paper dengan judul ”PERANAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN DOKUMEN/ARSIP PADA PT. BANK SUMUT MEDAN”
B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka masalah yang menjadi perhatian utama dalam penulisan paper ini adalah ”Apa peranan standar operasional prosedur dalam pengelolaan dokumen/arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah: Untuk mengetahui peranan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolaan dokumen/arsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan. 2. Manfaat dalam penelitian ini adalah a) Dapat menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolaan dokumen/arsip. b) Sebagai bahan pembanding bagi penulis untuk mengetahui sejauh mana Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolaan dokumen/arsip yang dilaksanakan di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan. c) Sebagai bahan pembanding bagi penulis lain tentang penerapan Standar
2
Operasional Prosedur (SOP) pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.
D. Metode Penelitian 1. Lokasi
Penelitian mengenai Peranan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Pengelolaan Dokumen/Arsip dilaksanakan pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan, yang beralamat di JL. Imam Bonjol No.18 Medan. 2. Jenis Data
Data-data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari responden yang terdapat di PT. Bank SUMUT Medan. b. Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari buku-buku dan data-data yang be rhubungan de nga n Sta nda r Ope ra siona l Prosedur (SOP) da lam Pengelolaan Dokumen/Arsip. 3.Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: a. Wawancara Wawancara merupakan teknik pengumpulan data secara langsung kepada Pemimpin Bidang Sekretariat Direksi dan para karyawan yang berkaitan. b. Kuiesioner Kuisioner merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data.
3
Kuisioner akan diberikan kepada para karyawan yang berkaitan. 4. Analisis Data Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Metode Deskriptif Data
disusun,
dikelompok-kelompokkan
kemudian
di
interprestasikan sehingga diperoleh suatu gambaran yang sebenarnya tentang pelaksanaan
Standar
Operasional
Prosedur
(SOP)
dalam
Pengelolaan
Dokumen/Arsip. b. Metode Deduktif Penarikan kesimpulan khusus berdasarkan teori-teori yang telah diterima sebagai suatu kebenaran umum mengenai fakta yang di amati.
4
BAB II GAMBARAN UMUM PT. BANK SUMUT
A. Profil Perusahaan 1. Sejarah Singkat PT. Bank SUMUT Terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor I Tahun 1955 adalah merupakan tonggak awal berdirinya Bank Pembangunan Daerah di seluruh Indonesia. Peraturan Pemerintah tersebut menyatakan bahwa di Daerah-Daerah Propinsi dapat didirikan Bank Pembangunan Daerah. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4 November 1961 dengan Akta Notaris Rusli Nomor 22 dalam bentuk Perseroan Terbatas. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1962 tentang Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah, bentuk usaha diubah menjadi Badan Usaha Miiik Daerah (BUMD) sesuai dengan Peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara Nomor 5 Tahun 1965, dengan modal dasar sebesar Rp. 100 juta (Uang lama) dan saham dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera Utara. Dalam perkembangan selanjutnya, sesuai dengan kebutuhan, terjadi beberapa kali perubahan Peraturan Daerah untuk meningkatkan Modal Disetor. Pada Tanggal 16 April 1999 bentuk Badan Hukum dirubah kembali menjadi Perseroan.Terbatas sesuai dengan Akte Pendirian Perseroan Terbatas No- 38 Tahun 1999 Notaris Alina Hanum Nasution SH yang telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor C-8224 HT.01.01 TH'99, dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik
5
Indonesia Nomor 54 tanggal 6 Juli 1999, dengan Modal Dasar sebesar Rp. 400 milyar. Dasar perubahan Bentuk Hukum dan Modal Dasar sebelumnya telah dituangkan dalam Peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara Nomor 2 Tahun 1999. Sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan selanjutnya dengan Akte Nomor 31 tanggal 15 December 1999 Modal Dasar ditingkatkan menjadi Rp. 500 milyar. Pada tanggal 9 Mei 2003, PT. Bank SUMUT melakukan Launching Logo yang baru. Logo baru dimaksudkan untuk menjadi identitas baru Bank SUMUT yang mewujudkan semangat keterbukaan menghadapi tantangan dan persaingan perbankan di era globalisasi dengan menerapkan good corporate governance, serta untuk memicu semangat kerja seluruh jajaran Bank SUMUT dan menunjukkan adanya kemajuan. Logo baru merupakan cerminan jiwa dan identitas baru Bank Sumut yang merefleksikan visi dan misi yang telah ditetapkan serta mengandung makna optimis, dinamis, profesional, semangat tinggi dan memiliki kemampuan antisipatif terhadap perubahan. Tujuan yang ingin dicapai dalam rangka perubahan logo, antara lain dapat menimbulkan semangat baru dan peningkatan kinerja, dapat menampilkan citra Bank SUMUT sebagai bank profesional, serta menampilkan Bank SUMUT sebagai bank yang dapat diandalkan. Bentuk Logo menggambarkan dua elemen dalam bentuk huruf "U" yang berkait bersinergy membentuk huruf "S" yang merupakan kata awal "Sumut". Sebuah penggambaran bentuk kerjasama yang sangat erat antara Bank SUMUT dengan masyarakat Sumatera Utara sebagaimana visi Bank SUMUT "Menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuha n
6
perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat". Warna orange sebagai simbol suatu hasrat untuk ter us maju yang dilakukan dengan energik yang dipadu dengan warna biru yang sportif dan profesional sebagaimana mini Bank SUMUT "Mengelola dana Pemerintah dan Masyarakat secara profesional yang didasarkan pada prinsip-prinsip compliance". Warna putih sebagai ungkapan ketulusan hati untuk melayani sebagaimana statement Bank SUMUT "Memberikan pelayanan terbaik". Jenis huruf "Palatino Bold" sederhana dan mudah dibaca. Penulisan Bank d e n ga n hu ru f ke c i l da n S UM UT d e n ga n hu ru f ka pi t a l gu na l e bi h mengedepankan Sumatera Utara, sebagai gambaran keinginan dan dukungan untuk membangun dan membesarkan Sumatera Utara. Sebagai alat kelengkapan Otonomi Daerah di bidang Perbankan, PT. Bank SUMUT berfungsi sebagai penggerak dan pendorong laju pembangunan di daerah, bertindak sebagai Pemegang Kas Daerah yang melaksanakan penyimpanan uang daerah serta sebagai salah satu sumber Pendapatan Asli Daerah dengan melakukan kegiatan usaha se bagai Bank Umum seperti dimaksudkan pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang perbankan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998.
2. Struktur Organisasi PT. Bank SUMUT Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur, serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai
7
dengan efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya dalam waktu yang relatif singkat. Prosesi ini akan tercermin pada struktur organisasinya. Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan koordinasi usaha, sehingga operasi perusahaan dapat dilakukan dengan efektif, terarah dan hasilnya dapat terkendali. Koordinasi disusun dalam suatu organisasi. Setiap satuan organisasi harus disusun garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sesuai dengan luasnya organisasi yang dilukiskan dalam struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi memungkinkan adanya tindakan koordinasi terhadap semua kegiatan di perusahaan. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT. Bank SUMUT:
8
9
Berdasarkan gambar struktur organisasi Bank SUMUT, kita dapat melihat bahwa: a. Keputusan tertinggi di dalam struktur organisasi berada pada Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS). b. Dewan Komisaris merumuskan kebijaksanaan pengelolaan Bank serta
mengawasi pelaksanaannya. c. Direksi bertugas untuk menjalankan operasional perbankan dengan
berpedoman pada ketetapan RUPS yang telah dirumuskan oleh Dewan Komisaris. d. Untuk menjalankan kegiatan pada unit-unit operasional, Direksi mengangkat
pemimpin cabang sebagai penanggung jawab unit operasional. Adapun fungsi dari masing-masing divisi adalah sebagai berikut: a. Divisi Pengawasan berfungsi: 1.
Menyelamatkan dan mengamankan harta Bank.
2.
Mengawasi dan membina seluruh unit kerja Bank untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.
b. Divisi Perencanaan, Pengembangan dan Pembinaan Cabang berfungsi: 1.
Merumuskan langkah-langkah strategis untuk pengembangan Bank.
2.
Merencanakan pengembangan usaha Bank.
3.
Menilai dan membina Kantor Cabang Bank.
c. Divisi Kepatuhan berfungsi: 1. Menata
setiap kebijakan dan ketentuan
Bank agar tidak
bertentangan dengan peraturan dan perundangan yang berlaku. 2. Memantau, mengkaji
ulang, mengevaluasi dan memberi
10
rekomendasi serta menyampaikan laporan profil/komposisi risiko secara berkala. d. Divisi Sumber Daya Manusia berfungsi: 1.
Menyediakan kebutuhan Sumber Daya Manusia untuk kelangsungan operasional Bank.
2.
Menciptakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia bank yang profesional.
e. Divisi Teknologi Informasi dan Akuntansi berfungsi: 1.
Merumuskan sistem administrasi keuangan Bank yang handal.
2.
Memelihara
dan
mengembangkan
program
teknologi
sistem
informasi. f. Divisi Umum berfungsi: Memenuhi kebutuhan dan memelihara sarana dan prasarana kerja Bank. g. Divisi Treasury berfungsi: 1.
Mengelola sumber dana Bank untuk mendapatkan hasil yang optimal.
2.
Mengevaluasi sasaran di bidang sumber dana.
3.
Mereview skim produk dan jasa yang ada untuk meraih potensi pasar.
4.
Memperluas pangsa pasar produk dan jasa.
h. Divisi Kredit berfungsi: 1.
Mengevaluasi sasaran di bidang perkreditan.
2.
Mereview skim kredit yang ada untuk meraih potensi pasar.
3.
Memperluas pangsa pasar kredit.
i. Divisi Penyelamatan Kredit berfungsi: Mengelola penyelesaian kredit bermasalah.
11
j. Divisi Usaha Syariah berfungsi untuk : 1. Mengelola dan mengembangkan usaha bank berdasarkan prinsip syariah. 2. Membina dan mengawasi unit-unit operasional dibawahnya. k. Sekretariat Direksi berfungsi : 1.
Menyelenggarakan kegiatan tata usaha pelaksanaan tugas Direksi.
2.
Menyelenggarakan tugas-tugas kehumasan dan protokoler Direksi.
B. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip Kata "arsip" berasal dari Bahasa Belanda yakni archief. Menurut Wursanto (1991:13-14), archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut: 1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta. 2. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut. 3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.
Menurut Wursanto (1991:15), arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Menurut Wursanto (1991:15), surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini
12
maupun untuk masa yang akan datang. 2. Surat tersebut karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Menurut PT. Bank SUMUT (2005: 3), dokumen/Arsip ialah naskahnaskah yang dibuat dan diterima oleh PT. Bank SUMUT, dalam rangka pelaksanaan aktifitas usahanya baik tertulis maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar. Pengelolaan dokumen/arsip yang dilaksanakan secara terprogram dan terpadu akan mendukung kelancaran kegiatan perusahaan. Sebagai sumber dokumen/arsip perlu dikelola dengan baik. Agar pengelolaan dokumen/arsip dapat dilakukan secara terpadu di seluruh unit kerja/unit pengolahan, maka perlu dituangkan dalam ketentuan formal Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Dokumen/Arsip (selanjutnya disebut SOP Pengelolaan Dokumen/Arsip). Menurut PT. Bank SUMUT (2005) Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip ialah standar yang ditetapkan dan dipatuhi oleh perusahaan dalam pengelolaan dokumen/arsip yang meliputi kegiatan: Pengorganisasian Pengelolaan Dokumen/Arsip, Pengurusan Surat, Prosedur Penataan Dokumen/Arsip Aktif dan Inaktif, Penyusutan, Perawatan dan Pemeliharaan Dokumen/Arsip, Program Dokumen/Arsip Vital, Pusat Arsip (Records Center) dan SDM serta lampirannya yang berupa: Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen/Arsip.
13
Pembuatan SOP Pengelolaan Dokumen/Arsip PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara yang selanjutnya disebut PT. Bank SUMUT dilatar belakangi oleh beberapa faktor permasalahan antara lain: 1. Belum adanya standar prosedur pengelolaan dokumen/arsip
yang komperensif dan baku sebagai pedoman pengelolaan dokumen/arsip mulai tahap penciptaan sampai dengan penyusutan arsip. 2. Kebijakan tentang Tata Cara Pengelolaan Dokumen PT. Bank
SUMUT, belum sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam UndangUndang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. 3. Dokumen/arsip dalam kondisi tidak tertata sesuai dengan kaidah-kaidah dan
perundang-undangan dibidang dokumen/arsip perusahaan. 4. Belum terlaksananya kegiatan penyusutan dokumen/arsip secara
periodik dan terprogram. 5. Masih belum tersedianya sumber daya manusia yang khusus mengelola
dokumen/arsip baik secara kuantitas maupun kualitas. 6. Belum tertatanya Pusat Arsip (Records Center) di Lantai IV karena belum
adanya SOP Pengelolaan Dokumen/Arsip. Berdasarkan
uraian terdahulu, maka
kegiatan penyusunan SOP
Pengelolaan Dokumen/Arsip perlu dilakukan sehingga dapat digunakan sebagai pedoman pengelolaan dokumen/arsip yang terpadu bagi seluruh Unit Kerja/Unit Pengolahan di lingkungan PT. Bank SUMUT. SOP Pengelolaan Dokumen/Arsip PT. Bank Sumut bertujuan: 1. Sebagai
pedoman
dan
petunjuk
dalam
penyelenggaraan
kegiatan dokumen/arsip secara menyeluruh.
14
2. Terciptanya standarisasi dan keseragaman dalam penerapan
sistem dokumen/arsip di seluruh Unit Kerja/Unit Pengolahan di lingkungan PT. Bank SUMUT.
C. Pengorganisasian dan Pengelolaan Dokumen/Arsip 1. Pengorganisasian Dokumen/Arsip Menurut Sulaiman (1999: 3-4), yang dimaksud arsip adalah informasi yang terekam atau endapan informasi dari pelaksanaan fungsi kegiatan administrasi instansi/organisasi. Dengan kata lain adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk apapun yang dibuat atau diterima oleh instansi/organisasi dalam rangka operasional instansi/organisasi. Menurut Abu (1997: 91-92), Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab IV Pasal 9, yang berbunyi sebagai berikut: (1) Arsip
Nasional
Pusat
wajib
menyimpan,
memelihara
dan
menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga Negara dan badan-badan Pemerintah Pusat. (2) Arsip
Nasional
Pusat
wajib
menyimpan,
memelihara
dan
menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 huruf b Undang-undang ini dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah Daerah Serta Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah. (3) Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan,
memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan -
15
badan Swasta dan/atau perorangan. Menurut Martono (1994: 30), pada undang-undang kearsipan secara tegas dinyatakan bahwa pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh unit kearsipan. Unit kearsipan tersebut tugasnya sebagaimana yang tertuang pada peraturan. Pemerintah No.34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip adalah melakukan pengendalian arsip aktif yang berada pada lingkungan unit -unit kerja serta menyimpan, memelihara dan menyajikan arsip inaktif yang berasal dari unit-unit kerja (unit pengelola). Menurut Sedarmayanti (2003: 21-22), asas pengorganisasian pengelolaan arsip, terbagi atas: a. Asas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi
seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik. b. Asas
Desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang
ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus. c. Asas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi adalah pelaksanaan
pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang
16
terdapat pada asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi. Peranan SOP mengenai asas pengorganisasian pengelolaan dokumen/arsip yang digunakan di
lingkungan PT.Bank SUMUT
Medan adalah
gabungan antara Asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Organisasi kearsipannya terbagi atas: Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan. 2. Pengelolaan Dokumen/Arsip Menurut Widjaja
(1990: 22-23), Undang-Undang Nomor 7 Tahun
1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1, yang dimaksud dengan arsip ialah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara, dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Menurut Sedarmayanti (2003: 9), berdasarkan fungsinya,
arsip dapat
dibedakan menjadi: a. Arsip
Dinamis
adalah
arsip
yang
dipergunakan
dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi: 1. Arsip Aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus- menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan
17
dari suatu organisasi/kantor. 2. Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi pengguna annya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan
kehidupan
kebangsaan
pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Peranan SOP mengenai pengelolaan dokumen/arsip aktif yang digunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dilaksanakan secara Desentralisasi di masing-masing Unit Pengolahan. Tujuan pengelolaan dokumen/arsip aktif. a. Ketepatan dan kecepatan dalam penemuan kembali dokumen/arsip. b. Tercapainya keamanan baik fisik maupun informasi. c. Memudahkan dalam penyusutan dokumen/arsip.
Pengelolaan dokumen/arsip inaktif yang di gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dilaksanakan secara terpusat pada masing-masing Pusat Dokumen/Arsip. Tujuan pengelolaan dokumen/arsip inaktif: a. Terwujudnya informasi dan tertata dalam series dokumen/arsip
mudah ditemukan ketika diperlukan. b. Tercapainya keamanan fisik dan informasi dokumen/arsip perusahaan. c. Mengurangi jumlah dokumen/arsip di ruang kerja.
Pengelolaan
dokumen/arsip
dilakukan
dengan
menggunakan
Asas
18
Desentralisasi yang dilaksanakan masing-masing Unit Pengolahan baik dalam hal pemeliharaan maupun dalam hal penyimpanan.
D. Peralatan Dokumen/Arsip Menurut Martono (1994: 35), pemilihan peralatan untuk menyimpan arsip harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuannya kembali. Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: 1. Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan pada lokasinya. 2. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip,
seperti: peta, photo, surat, dsb. 3. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang
di simpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti: untuk menyimpan arsip yang bernilai tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dsb. 4. Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau
akumulasi yang tercipta. Peralatan dokumen/arsip aktif yang di gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan menurut SOP adalah: 1. Filing Cabinet.
Merupakan sarana/tempat untuk penyimpanan dokumen/arsip dalam bentuk berkas dimana filing cabinet memiliki bermacam-macam bentuk. 2. Lemari Dokumen/Arsip.
Merupakan salah satu tempat penyimpanan dokumen/arsip aktif selain
19
filing cabinet. 3. Ordner.
Merupakan wadah untuk menyimpan dokumen/arsip yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner. Di dalam ordner terdapat sekat yang berfungsi membedakan berkas atau masalah satu dengan yang lain. 4.
Sekat/Guide. Merupakan penyekat/pembatas antar berkas satu dengan berkas yang lain yang kode klasifikasinya berbeda. Pada sekat/guide terdapat tab yang memuat kode (abjad, nomor, alpha-numerik). Ada tiga jenis sekat/guide:
5.
a.
Sekat/guide primer menunjuk pada pokok masalah.
b.
Sekat/guide sekunder menunjuk pada sub masalah.
c.
Sekat/guide tersier menunjuk pada sub-sub masalah.
Folder/Map. Me r upa ka n m a p te m pat unt uk m e nyi m pa n dokum e n/a rsi p ya n g menggunakan tab untuk mencantumkan kode dan indeks.
6.
Tanda Keluar (Out Indicator). Adalah sarana/alat sebagai pengganti dokumen/arsip yang sedang dipinjam. Bentuknya berupa folder dengan warna, yang berbeda (diupayakan
warna
yang
mencolok/cerah).
Pada
sekat
tersebut
dicantumkan kolom-kolom yang memuat informasi mengenai: No.Urut, jenis dokumen/arsip yang keluar, tanggal dan nama peminjam, tanggal kembali, jumlah dan keterangan. Out Indicator digunakan untuk
20
peminjaman 1 (satu) berkas dokumen/arsip. Apabila peminjaman dokumen/arsip
dalam
bentuk
lembaran
digunakan
buku
peminjaman.
7. Klasifikasi Dokumen/Arsip. Klasifikasi dokumen/arsip dipergunakan sebagai dasar penataan dokumen/ arsip aktif yang bersifat korespondensi di lingkungan PT. Bank SUMUT.
Kode
klasifikasi
dokumen/arsip
menggunakan
kode
gabungan huruf dan angka (alpha-numeric). 8.
Indeks Relatif. Sarana yang dipergunakan untuk membantu mempermudah penemuan kode, klasifikasi dokumen/arsip.
9.
Buku Peminjaman. Adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman dokumen/ arsip. Peralatan dokumen/arsip inaktif yang digunakan di lingkungan PT. Bank
SUMUT Medan menurut SOP adalah: 1. Rak Dokumen/Arsip.
Penyimpanan dokumen/arsip inaktif bisa menggunakan rak statis atau rak bergerak (mobile aisle files). 2. Boks.
Merupakan tempat penyimpanan dokumen/arsip berupa kotak/boks khusus dengan ukuran panjang 38 cm, lobar 10 cm atau 20 cm dan tinggi 27 cm.
21
3. Label.
Merupakan judul/title berkas yang berupa nomor dan ditempelkan pada bagian luar boks. 4. Sampul/Folder.
Sarana untuk menempatkan dokumen/arsip (volume kecil) yang akan
disirnpan
kedalam
boks
dokumen/arsip.
Untuk
volume
dokumen/arsip yang besar dapat tetap mempergunakan ordner. 5. Daftar Pertelaan Dokumen/Arsip.
Merupakan sarana/alat bantu temu dokumen/arsip berupa daftar series dokumen/arsip dan nomor lokasi penyimpanan. 6. Buku Peminjaman.
Adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman dan pelayanan informasi dokumen/ arsip.
E. Pengurusan Surat-Surat Pengurusan surat ialah proses kegiatan penanganan dan penyelesaian surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Menurut PT. Bank SUMUT (2005: 6), surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Yang dimaksud dengan pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang
meliputi
penerimaan,
pencatatan,
pengarahan,
pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
22
Menurut Sedarmayanti (2003: 83-85), sarana pengurusan surat dapat diselenggarakan dengan menggunakan: Buku Agenda dan Kartu Kendali. Tujuan pengurusan surat adalah agar supaya surat dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah. Menurut
Sedarmayanti
(2003:86),
surat
dinas
ialah
segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor/organisasi. Dalam tata kearsipan, berdasarkan sifat, surat dinas dapat dibedakan menjadi: 1. Surat Tertutup adalah surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap bersampul). 2. Surat Terbuka adalah surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan harus dibuka, dicatat oleh petugas kearsipan. Surat terbuka menurut nilai dan kepentingan isinya, dibedakan menjadi: a. Surat Penting, surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan, kelembagaan, kepegawaian,
keuangan
dan
kebendaan.
Surat
penting dicatat dan dikendalikan dengan menggunakan kartu kendali. b. Surat
Biasa/Rutin,
surat
yang
isinya
tidak
mengikat,
tidak
memerlukan tindak lanjut dan bila surat termaksud hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain. Surat Biasa/Rutin dicatat pada lembar pengantar, yang sekaligus digunakan sebagai alai penyimpanan surat atau sebagai pengganti buku ekspedisi dan dapat dijadikan sebagai bukti penerimaan surat.
23
c. Surat
Rahasia,
surat
yang
menurut
isi
maupun
sifatnya
memerlukan perlindungan, karena jika bocor akan dapat menimbulkan kerusakan atau kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya. Surat rahasia dicatat pada lembar pengantar surat rahasia yang berfungsi sama dengan lembar pengantar surat biasa/rutin. Peranan SOP mengenai pengurusan surat-surat yang di gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dalam pengelolaannya dibedakan antara surat masuk dan surat keluar yang dapat dibedakan menjadi ekstern dan intern. Asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan untuk surat masuk dan surat keluar adalah gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi. Standar Operasional Prosedur juga berperan dalam mengatur prosedur pengurusan surat masuk dan keluar. Sarana pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan: 1. Surat masuk ekstern/intern: a.
Buku agenda/ekspedisi surat masuk.
b.
Buku pengendalian Faksimile dan E-mail.
c.
Lembar disposisi.
2. Surat keluar ekstern/intern: a.
Buku agenda/ekspedisi surat keluar.
b.
Buku pengendalian Faksimile dan E-mail surat keluar.
F. Sistem Penataan Dokumen/Arsip Menurut Sulaiman (1999: 30), penataan arsip adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali. Dengan kegiatan ini
24
pengendalian arsip baik secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara optimal. Saat ini, dikenal lima macam sistem penataan arsip yaitu: 1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System). Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang pada umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. 2. Sistem Masalah (Subject Filing System). Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah -masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. 3. Sistem Nomor (Numerical Filing System). Sistem
nomor
adalah
salah
satu
sistem
penataan
berkas
berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Menurut Wursanto (1991: 122-141), sistem nomor dibedakan menjadi dua macam: a. Sistem Numerik Agenda adalah tata cara penyimpanan arsip dengan mempergunakan
nomor agenda
surat
masuk/keluar
sebagai
pedoman dalam penyusunannya. Sistem numerik agenda ada beberapa macam yaitu: filing menurut nomor urut, filing menurut dua nomor akhir, dan filing menurut tiga nomor akhir. b. Sistem Klasifikasi Persepuluhan Dewey yaitu sistem yang terdiri 10
kelas utama, 100 divisi dan 100 seksi. 4. Sistem Tanggal (Chronological Filing System) Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
25
urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat). 5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System) Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Peranan SOP mengenai sistem penataan dokumen/arsip yang digunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan: 1. Penataan dokumen/arsip aktif dan inaktif yang bersifat korespondensi
menggunakan
sistem
subyek
dengan
mempergunakan
klasifikasi dokumen/arsip sebagai dasar penataan. 2. Untuk dokumen/arsip pegawai menggunakan sistem numerik dari nama-
nama karyawan yang di urut berdasarkan nomor pokok pegawai (NPP). File nasabah menggunakan sistem alfabetis dari nama-nama nasabah yang di urut secara abjad. Serie naskah dinas menggunakan sistem numerik dari nomor-nomor surat yang disusun secara urut. Peranan SOP mengenai prosedur dalam penataan dokumen/arsip aktif dilakukan dengan cara pemeriksaan, penentuan indeks, pengkodean, pembuatan tunjuk silang, penyortiran, pelabelan dan penyimpanan dokumen/arsip. Prosedur penataan dokumen/arsip inaktif penemuan kembali dokumen/arsip dan peminjaman dokumen/arsip aktif dan inaktif juga di atur didalam SOP.
26
G. Si ste m P e me l i har aan, Per aw atan dan P e ngamanan Dokumen/Arsip 1. Sistem Pemeliharaan Dokumen/Arsip Menurut Sedarmayanti (2003: 110-111), yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Pengaturan ruangan. Ruang penyimpanan arsip harus: 1. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan
kelembaban antara 50-60%). 2. Terang (terkena sinar matahari tak langsung). 3. Mempunyai ventilasi yang merata. 4. Terhindar
dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan
sebagainya. b. Tempat penyimpanan arsip. Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip. Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barns di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala. d. Larangan-larangan. Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
27
1. Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip. 2.Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran). e. Kebersihan. Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan pemeliharaan arsip adalah: a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri.
Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip suclah tersimpan pada tempat yang seharusnya. b. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi
apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. Peranan SOP mengenai sistem pemeliharaan dokumen/arsip yang d i lingkungan PT. Bank SUMUT Medan mempunyai ruangan yang menggunakan dokumen/arsip yang diberi filter untuk menyaring udara. Ruangan arsip yang terpisah dari ruang kerja lainnya yang berguna untuk keamanan dan efisiensi kerja suhu/temperatur dan kelembaban udara yang selalu terjaga karena dilengkapi alat pendingin (AC). Kebersihan ruangan dokumen/arsip
selalu
terjaga
dari
berbagai
sumber
kerusakan
dokumen/arsip baik yang bersifat biologic (serangga dan sebagainya), kimiawi (pencemaran udara), maupun fisik. 2. Sistem Perawatan Dokumen/Arsip Menurut Sedarmayanti (2003: 112), bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya arsip, antara lain dengan cara:
28
a. Penggunaan Air Condition. Dalam
ruangan
penyimpanan,
menyebabkan
kelembaban
dan
kebersihan udara dapat diatur dengan baik. b. Fumigasi. Yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu: 1. Fumigasi untuk seluruh gudang. 2. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip. 3. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip. 4. Fumigasi rutin.
c. Restorasi arsip. Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu: 1. Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon. 2. Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar
plastik. d. Mikrofilm. Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Ini adalah salah satu cara yang digunakan untuk mencegah kerusakan arsip. Peranan SOP mengenai sistem perawatan dokumen/arsip yang di gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan adalah dengan menjaga kebersihan,
29
suhu dan kelembaban ruangan pada tingkat yang ideal, tiap bulan tempat penyimpanan dokumen/arsip disemprot dengan racun serangga, di atas rak selalu diletakkan kapur barus pada jarak yang berdekatan, setiap ruangan disediakan alas pemadam api dan setiap saat ruangan harus dikontrol dari kemungkinan bocor(terutama pada musim hujan). Teknik merawat dokumen/ arsip dapat dilakukan dengan cara menghilangkan asam dan setelah itu dokumen/arsip yang asamnya sudah dihilangkan direstorasi. 3. Sistem Pengamanan Dokumen/Arsip Menurut Widjaja (1990: 20), Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 3, yang berbunyi sebagai berikut: Tujuan
kearsipan
ialah
untuk
menjamin
keselamatan
bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Menurut Abu Bakar (1997: 92), yang dimaksud pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No.7 tahun 1971 pasal 11, tentang ketentuan pidana: (1) Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a undang-undang ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. (2) Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam
pasal
1
huruf
a
Undang-undang
ini,
yang
dengan
sengaja
memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang
30
tidak
berhak
mengetahuinya,
sedangkan
isinya
diwajibkan
merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun. (3) Tindak pidana yang termaksud dalam ayat (1) dan ayat (2) pasal ini adalah kejahatan. Menurut Sedarmayanti (2003: 109-110), secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan external. a. Faktor Internal. Yang terdiri dari: kualitas kertas, tinta dan bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas. b. Faktor External.
Yang
dapat
mempengaruhi
kerusakan
terhadap
dokumen/arsip:
lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur. Dokumen/arsip vital ialah dokumen/arsip yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi sehingga perlu dipelihara secara abadi selama organisasi yang bersangkutan masih ada. Menurut Sedarmayanti (2003:111), jenis dokumen/arsip vital adalah: a. Sertifikat. b. Akte pendirian perusahaan. c. Gambar teknik bangunan maupun peralatan. d. Site plan. e. Surat-surat berharga/surat-surat kepemilikan obligasi.
31
f. Sertifikat asli deposito. g. Master database. h. Sertifikat jaminan/agunan. Menurut Martono (1994: 84-85), ancaman terhadap dokumen/arsip vital dapat dibagi dalam 4 kelompok, yaitu: a. Kerusakan. Kerusakan terhadap dokumen/arsip (elektronik maupun konvensional) dapat disebabkan karena perang, bencana alam ataupun akibat kecerobohan manusia. b. Hilang. Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri, salah meletakkan dalam penyimpanan, atau karena sebab lain. c. Pemalsuan. Disket magnetik, optical disk, magnetik tape, sangat mudah dipalsukan. Pemalsuan dapat dilakukan dengan pengubahan terhadap informasinya. Apa yang disebut kena virus adalah termasuk kejahatan arsip komputer. d. Penyingkapan. Penyingkapan dokumen/arsip elektronik atau konvensional yang vital dapat disebabkan karena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau dengan cara menyuap. Peranan SOP mengenai sistem pengamanan dokuman/arsip yang di gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dari segi kerusakan dengan menjaga kelembaban udara, menghindari sinar matahari langsung dan menjaga kebersihan dokumen/arsip. Pengamanan dokumen/arsip vital pada PT. Bank
32
SUMUT Medan dilakukan dengan cara: menyimpan dokumen/arsip vital pada tempat penyimpanan yang khusus (sejenis brankas), dibuatkan duplikat, dengan cara alih media baik dalam bentuk back up data dan dokumen asli berbentuk kertas disimpan pada tempat khusus di Records Center, membatasi orang
yang
dapat
mengakses
dan
menggunakan
dokumen/arsip
vital.
Pemeliharaan perawatan dan pengamanan dokumen/arsip inaktif tidak berbeda pada saat aktif, seperti: terjaga kebersihannya, terjaga dari bahaya yang dapat merusak fisik dokumen/arsip, terjaga keamanan informasi dokumen/arsip dan tempat penyimpanan dokumen/arsip diusahakan terkunci.
H. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Dokumen/Arsip 1. Sistem Penyusutan Dokumen/Arsip Penyusutan merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Dokumen/arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap dokumen/arsip yang mempunyai nilai guna. Menurut Widjaja (1990:133), berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 pasal 2 tentang penyusutan arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
33
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Tujuan penyusutan dokumen/arsip: a.
Menghemat penggunaan prasarana dan sarana penyimpanan dokumen/arsip.
b.
Mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja perusahaan.
c.
Menekan biaya serendah mungkin dalam pengelolaan dokumen/arsip perusahaan.
d.
Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen/arsip jika sewaktu waktu diperlukan.
e. Terjaminnya penyelamatan dokumen/arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan. Menurut Wursanto (1991: 210), jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan: a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif). b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI. Menurut Sedarmayanti (2003: 103), guna jadwal retensi adalah: a. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif. b. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. c. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya. d. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanan. e. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
34
Menurut Sedarmayanti (2003: 104-105), yang dimaksud nilai guna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi: a. Nilai guna primer, meliputi: nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan tekonologi. b. Nilai guna sekunder, meliputi: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasi. Penentuan Nilai Guna Arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip lain. Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan penyusutan atau pemindahan arsip. Menurut Sedarmayanti (2003: 106) ada 2 macam Metode Penyusutan arsip: a. Metode berkala. Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut. Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu: 1.
Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu.
2.
Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu.
3.
Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum.
b. Metode berulang-ulang atau terus-menerus. Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
35
Menurut Wursanto (1991: 217-219), pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip melalui prosedur sebagai berikut: a. Menyiangi (Weeding). b. Mempersiapkan Alat-alat. c. Membuat Daftar. d. Menyiapkan Daftar atau Surat Isia n Pemindahan Arsip ke Pusat Penyimpanan Arsip. e. Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Menurut Sedarmayanti (2003: 107-108), penyerahan dokumen/arsip ke Arsip Nasional dengan cara: a. Instansi/kantor membuat daftar arsip yang disusutkan dalam rangkap dua. b. Menandatangankan daftar tersebut kepada pihak Arsip Nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan. c. Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi/kantor yang menyerahkan arsip sebagai bukti. Peranan SOP mengenai asas penyusutan dokuman/arsip yang digunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan adalah Asas Sentralisasi, dalam hal penyerahan yang dilakukan sepenuhnya oleh Sekretariat Direksi, dan Asas Desentralisasi dalam pemindahan atau penyusutan dokumen/arsip dari unit pengolahan ke unit kearsipan. Pemindahan dokumen/arsip dilakukan dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan berdasarkan Jadwal Retensi Dokumen/Arsip (JRD/JRA) setelah retensinya menjadi inaktif, dengan prosedur pemindahan dokumen/arsip yang telah diatur. Untuk dokumen/arsip yang memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional wajib diserahkan ke Arsip Nasional Republik
36
Indonesia/Lembaga Kearsipan Daerah berdasarkan prosedur penyerahan. Kriteria arsip statis yang akan diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia dapat berupa arsip permanen instansi yang tidak dipergunakan secara langsung oleh PT. Bank SUMUT yang perlu diselamatkan untuk kepentingan nasional, yang terlebih dahulu harus melalui proses penyeleksian dan penilaian. 2. Sistem Pemusnahan Dokumen/Arsip Menurut Sedarmayanti (2003:103), yang dimaksud dengan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain, sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Pelaksanaan pemusnahan dokumen/arsip caranya adalah: a. Instansi/kantor membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan. b. Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan/persetujuan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut Arsip Nasional. c. Buat berita acara pemusnahan arsip. d. Mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan (contoh: arsip tidak dimusnahkan, tetapi dijual) Peranan SOP mengenai asas pemusnahan dokuman/arsip yang digunakan di lingkungan PT.- Bank SUMUT Medan adalah Asas Sentralisasi, dalam hal pemusnahan yang dilakukan sepenuhnya oleh Sekretariat Direksi. Prinsip pemusnahan dilakukan oleh Unit Kearsipan sedangkan Unit Pengolahan hanya memusnahkan duplikasi dan non dokumen/non arsip berdasarkan prosedur
37
pemusnahan. Setiap
perusahaan
dapat
melaksanakan
pemusnahan
dokumen/arsip yang : a. Telah melampaui jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi. b. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan. c. Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional. d. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang. e. Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam proses (Pasal 10 Peraturan Pemerintah RI Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan).
38
B A B
I I I
ANALISIS DAN EVALUASI
A.
Analisis Peranan SOP dalam Pengorganisasian dan Penataan Dokumen/Arsip Peranan SOP mengenai asas pengelolaan dokumen/arsip yang digunakan
di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan adalah gabungan antara Asas Sentralisasi dan Asas Desentralisasi. Sentralisasi dalam hal: 1. Pembakuan sistem dan sarana. 2. Pembinaan dan pengendalian sistem (SOP) secara menyeluruh. 3. Pengendalian surat masuk dan surat keluar. 4. Penyimpanan dokumen/arsip inaktif central di masing-masing Kantor Pusat, Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang. 5. Pemusnahan dan penyerahan dokumen/arsip. 6. Penomoran Surat produk hukum intern (Surat Edaran, Surat Keputusan, Surat Instruksi). Desentralisasi dalam hal: 1. Penerimaan dan pengiriman surat melalui faksimile dan e-mail. 2. Penomoran surat selain produk hukum intern (Surat Edaran, Surat Keputusan, Surat Instruksi). 3. Pengelolaan dokumen/arsip aktif khususnya di Kantor Pusat dan Cabang Utama. 4. Pemindahan dokumen/arsip inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan. Peranan SOP mengenai organisasi kearsipan di PT. Bank SUMUT terbagi:
39
1. Unit Kearsipan. Kedudukan Unit Kearsipan di lingkungan PT. Bank SUMUT: a. Sekretariat Direksi yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan 1. b. Cabang Utama Medan, Kantor Cabang/Cabang Syariah, Cabang Pembantu dan Kantor Kas yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan II. Tugas-tugas Unit Kearsipan I adalah: a. Melaksanakan pembinaan sistem kearsipan (SOP) secara menyeluruh. b. Melakukan pencatatan dan pengendalian surat masuk dan keluar. c. Melakukan penyimpanan dan merawat dokumen/arsip inaktif (di Records Centre/Pusat arsip) dari seluruh Unit Pengolahan. d. Melakukan Pelayanan Peminjaman dokumen/arsip inaktif. e. Melakukan penyerahan dokumen/arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia/Lembaga Kearsipan Daerah. f. Membimbing tenaga pelaksana kearsipan di lingkungan unit pengolahan. g. Mengusulkan kepada Direksi pemusnahan dokumen/arsip inaktif dari seluruh unit pengolahan berdasarkan jadwal retensi. Tugas-tugas Unit Kearsipan II adalah: a. Melaksanakan pembinaan sistem kearsipan intern pada unitmya (cabang). b. Menyimpan dokumen/arsip inaktif sesuai jadwal retensi ke Records Center/Pusat Arsip masing-masing cabang. c. Melakukan pengendalian surat masuk dan keluar. 2. Unit Pengolahan. Susunan Unit Pengolahan di lingkungan PT. Bank SUMUT terdiri dari
40
Pimpinan Unit Pengolahan, Pelaksana Unit Pengolahan, dan Tata Usaha Unit pengolahan. Tugas-tugas Pimpinan Unit Pengolahan: a.
Memberikan arahan melalui lembar disposisi.
b.
Menandatangani surat yang menjadi kewenangannya.
Tugas-tugas Pelaksana Unit Pengolahan: a.
Memproses surat masuk dan keluar.
b.
Menyimpan berkas kerja yang masih dalam proses.
c.
Memberikan perintah simpan pada berkas yang telah selesai proses.
Tugas-tugas Tata Usaha Unit Pengolahan: a.
Mencatat surat masuk dan keluar pada buku agenda atau ekspedisi.
b.
Melengkapi surat masuk dengan lembar disposisi untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolahan.
c.
Menyimpan disposisi lembar kedua.
d.
Menyampaikan dan melayani peminjaman dokumen/arsip aktif.
e.
Melakukan pemindahan dokumen/arsip inaktif ke records center/pusat arsip. Analisis peranan SOP dalam pengorganisasian dokumen/arsip merupakan
suatu analisis yang digunakan untuk melihat seberapa besar peran SOP dalam pengorganisasian dokumen/arsip. Sebelum diimplementasikannya sistem pengarsipan sesuai dengan ketentuan arsip nasional, sistem pengorganisasian dokumen/arsip pada seluruh unit operasional PT. Bank SUMUT terdokumentasi belum memenuhi standar pengarsipan.
41
Melihat kebutuhan tersebut, maka pada tahun 2005, PT. Bank SUMUT bekerjasama dengan PT. Arsip Nasional RI untuk melakukan pengorganisasian dokumen/arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pada tahap awal dilakukan pengorganisasian dokumen/arsip di Kantor Pusat PT. Bank SUMUT yaitu di Pusat Arsip yang berlokasi dilantai IV gedung PT. Bank SUMUT. Tindaklanjut dari kegiatan tersebut, terbitan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang Pengelolaan Dokumen/Arsip. Selanjutnya dilakukan pendidikan dan pelatihan bagi petugas di unit operasional tentang pengorganisasian arsip. Pada awal tahun 2006 dimulailah pengimplementasian penataan dokumen arsip pada kantor cabang PT. Bank SUMUT. Pada proses implementasi tersebut petugas unit operasional yang telah diberikan pelatihan dilibatkan secara langsung pada proses penataan ruang arsip sampai pada pengorganisasian arsip. Sampai saat penulis melakukan PKL di PT. Bank SUMUT Cabang Utama Medan, penulis melihat secara langsung bagaimana penataan, pengorgansasian
dokumen/arsip
yang
dilakukan
berdasarkan
Standar
Operasional Prosedur (SOP). PT. Bank SUMUT merupakan Bank Daerah yang pada 5(lima) tahun terakhir
mengalami
pertumbuhan
yang
sangat
pesat.
Seiring
dengan
pertumbuhan tersebut berbanding lurus dengan kebutuhan pegawai yang tinggi. Dengan dibukanya unit-unit operasional tentu saja
menyebabkan terjadinya
mutasi karyawan. Hal ini secara tidak langsung mempunyai imbas bagi pengorganisasian arsip. Yang menjadi kekhawatiran adalah jika petugas yang selama ini melakukan pengorganisasian dokumen/arsip terkena mutasi
42
karyawan, maka siapa yang melakukan pengorganisasian dokumen/arsip selanjutnya? Apakah dapat dipastikan pengorganisasian tersebut telah berjalan sesuai dengan SOP yang berlaku? B. Analisis Peranan SOP dalam Pengurusan Surat-Surat Peranan SOP mengenai asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan untuk surat masuk dan surat keluar adalah gabungan antara Asas Sentralisasi dan Asas Desentralisasi. Sentralisasi dalam hal penerimaan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat serta desentralisasi dalam hal penomoran surat keluar baik ekstern maupun intern yang dilakukan oleh masing-masing divisi kecuali untuk produk ketentuan intern dilakukan oleh Sekretariat Direksi (sentral). Tujuan pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan adalah: 1. Menyampaikan informasi (surat) secara cepat, tepat dan aman ke tempat tujuan alamat surat. 2. Adanya efisiensi. Peranan SOP mengenai sarana pengurusan surat: 1. Surat masuk ekstern dan intern. a.
Buku agenda/ekspedisi surat masuk.
b. Buku pengendalian Faksimile dan E-mail di unit pengolahan. c.
Lembar disposisi. Lembar disposisi dipergunakan untuk memberikan arahan, instruksi, perintah, persetujuan dari atasan kepada bawahan. 2. Surat keluar ekstern dan intern.
a. Buku agenda/ekspedisi surat keluar.
43
b. Buku pengendalian Faksimile dan E-mail surat keluar. Peranan SOP mengenai prosedur pengurusan surat masuk: 1. Di Unit Kearsipan. a. Penerimaan Surat, meliputi: 1) Memeriksa kebenaran alamat Surat. 2) Memilah/mensortir surat antara surat dinas, surat pribadi maupun surat yang salah alamat, terhadap surat pribadi diteruskan kepada t uj ua n t a npa di c a t a t da n t e r ha da p sura t ya n g sa l a h a l a m a t dikembalikan. 3) Menggolongkan surat antara surat tertutup (rahasi a) dan surat terbuka yang akan ditujukan ke Unit Pengolahan. 4) Membuka amplop untuk surat terbuka yang ditujukan kepada Unit Pengolahan. 5) Memeriksa kelengkapan dan keutuhan surat serta membuat catatan pada balik surat dengan pencil, apabila terdapat kekurangan surat. 6)
Membubuhkan Stempel waktu penerimaan surat pada: a)
Amplop untuk surat tertutup.
b)
Halaman belakang untuk surat terbuka.
7) Membaca keseluruhan isi surat terbuka untuk menentukan Unit Pengolahan. 8) Surat yang memerlukan kebijakan di sampaikan kepada Direksi di Kantor Pusat, kepada Pemimpin Cabang di Cabang Utama Medan/ Kantor Cabang/Cabang Syariah/Cabang Pembantu serta.
44
Kepala Kantor Kas di Kantor Kas. b. Pencatatan/Pengendalian Surat, meliputi: 1) Mencatat surat terbuka atau yang tertutup/rahasia pada buku agenda sesuai kolom isian. 2) Menyampaikan surat yang telah dicatat kepada Unit Pengolahan atau kepada pimpinan beserta buku agenda yang sekaligus berfungsi sebagai buku ekspedisi. 3) Menerima kembali buku agenda yang telah diparaf oleh unit pengolahan sebagai bukti bahwa Surat telah diterima.
2. Di Unit Pengolahan. a. Sekretaris/Pegawai yang ditunjuk sebagai pengelola kearsipan di Unit Pengolahan. 1) Menerima Surat dari Unit Kearsipan atau unit kerja lain untuk surat intern beserta buku agenda. 2) Memeriksa kelengkapan surat dan kebenaran Unit Pengolahan yang dituju. 3)
Membubuhkan paraf tanda terima pada buku agenda.
4)
Menyerahkan buku agenda yang telah diparaf kepada Unit Kearsipan atau unit kerja lain yang mengirim surat intern.
5) Menyerahkan surat beserta Lembar Disposisi rangkap 2 kepada Pimpinan Pengolah (apabila surat tersebut memerlukan tindak lanjut). 6)
Menerima kembali surat dan Lembar Disposisi rangkap 2 yang
45
telah di disposisi pimpinan. b. Pelaksana Pengolahan. 1) Menerima Surat dan Lembar Disposisi rangkap 2. 2) Memberi paraf Lembar
Lembar Disposisi dan menyerahkan
Disposisi lembar kedua kepada Sekretaris Unit
Pengolahan. 3) Memproses surat sesuai disposisi pimpinan. Peranan SOP mengenai prosedur pengurusan surat keluar: 1. Di Unit Kearsipan. a. Menerima surat yang akan dikirim setelah diberi nomor surat: 1) Kantor Pusat oleh Sekretariat Direksi. 2) Cabang Utama oleh Seksi Umum, Bagian Operasional. 3) Kantor Cabang/Cabang Syariah/Cabang Pembantu oleh Seksi Operasional. 4) Kantor Kas oleh Wakil Kepala Kantor Kas. b.
Menerima surat yang selanjutnya membubuhkan paraf pada buku agenda untuk disampaikan kembali kepada unit pengolahan.
c.
Mengirimkan surat keluar ke alamat yang dituju.
2. Di Unit Pengolahan. a.
Surat yang merupakan jawaban atau tindak lanjut atau karena adanya fungsi dari instansi di konsep oleh pelaksana pengolah.
b.
Konsep diketik oleh Unit Pengolahan (Sekretaris/Staf Administrasi) untuk disampaikan kepada Pimpinan (Kepala Divisi, Direksi atau Direktur Utama) untuk ditandatangani, rangkap 2 (dua).
46
c.
Unit Pengolahan mencatat pada Buku Agenda dan pemberian nomor oleh masing-masing divisi, kecuali surat produk hukum intern.
d.
Surat beserta Buku Agenda disampaikan ke Unit Kearsipan untuk di paraf.
e.
Surat pertinggal dan Buku Agenda yang telah di paraf oleh Unit Kearsipan disampaikan kembali ke Unit Pengolahan.
f.
Konsep surat dan pertinggal diserahkan kepada pelaksana Unit Pengolahan untuk disimpan. Analisa terhadap peranan SOP dalam pengurusan surat-surat hanya untuk
melihat apakah sistem yang berjalan saat ini dapat mempermudah pekerjaan dalam mendokumentasikan, mencari dan lain sebagainya tentang surat-surat tersebut. Sistem pengorganisasian surat-menyurat yang berjalan saat ini pada PT. Bank SUMUT telah terorganisasi dengan baik. Namun, masih terdapat celah yang sangat membuat pusing petugas ketika harus mencari sebuah surat yang tanggal surat tersebut pada tahun sebelumnya. Hal ini tentu saja membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk mendapatkan surat tersebut. C. Evaluasi atas Pengorganisasian, Penataan Dokumen/Arsip dan SuratSurat Melihat
permasalahan
yang
terjadi
pada
uraian
terdahulu,
penulis
mengevaluasi bahwasanya kekhawatiran yang dimungkinkan dapat terjadi dapat diminimalisir dengan : a.
Untuk permasalahan pengorganisasian, penataan dokumen/arsip, yaitu : i.
Petugas di unit operasional dapat memberikan pelatihan kepada rekan-
47
rekan pegawai di unit tersebut tentang bagaimana pengorganisasian dan penataan arsip yang sesuai dengan SOP yang berlaku sehingga siapapun yang ditugaskan untuk melakukan pengoraganisasian dan penataan arsip tidak terkendala . ii.
Sekretariat Direksi yang bertanggung jawab secara langsung tentang pengorganisasian surat hendaknya dapat mengawasi pengorganisasian, penataan dokumen arsip dengan dilakukannya kunjungan ke unit operasional untuk melakukan pengecekan langsung.
b. i.
Untuk permasalahan pengurusan surat-surat , yaitu : Sudah sepatutnya PT. Bank SUMUT melakukan pencatatan dan dokumentasi surat-surat menggunakan sebuah sistem. Dengan kemajuan teknologi saat ini, sistem dokumentasi yang masih dilakukan secara manual sudah dapat dihilangkan. Dengan sistem pencatatan secara digital proses pencatatan dan pencarian surat-surat akan berlangsung dengan cepat.
ii.
Penggunaan sistem databases sebagai sarana penyimpanan surat-surat akan memudahkan dalam pencarian surat dan meminimalkan tempat untuk penyimpanan berkas-berkas surat.
48
B A B
I V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan penulis dan dari uraian pada bab yang terdahulu, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip yang telah ditetapkan oleh PT. Bank SUMUT Medan telah dilaksanakan dengan baik oleh setiap Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan yang ditunjuk. 2. Peranan SOP mengenai asas pengorganisasian pengelolaan dokumen/arsip yang digunakan di lingkungan PT.Bank SUMUT Medan adalah gabungan antara Asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Organisasi kearsipannya terbagi atas: Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan. 3. Peranan SOP mengenai asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan untuk surat masuk dan surat keluar adalah gabungan antara Asas Sentralisasi dan Asas Desentralisasi. 4. Peranan SOP mengenai sistem penataan yang digunakan di PT. Bank SUMUT Medan adalah sistem subyek dengan mempergunakan klasifikasi dokumen/arsip sebagai dasar penataan. Untuk dokumen/arsip pegawai/ karyawan menggunakan sistem numerik dari nama-nama karyawan yang di urut berdasar Nomor Pokok Pegawai (NPP). File nasabah menggunakan sistem alfabetis dari nama-nama nasabah yang di urut secara abjad. Serie naskah dinas menggunakan sistem numerik dari nomor-nomor Surat yang disusun secara urut. Sistem ini telah sesuai dengan lingkungan perusahaan
49
sebagai suatu perusahaan besar. 5. Sistem pemeliharaan, perawatan dan pengamanan dokumen/arsip dilakukan dengan berbagai prosedur dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh SOP. 6. Sistem penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip dilakukan secara periodik dan terprogram, atas persetujuan Pimpinan Unit Kearsipan dan Direksi, dilaksanakan oleh tim khusus dan dilihat oleh beberapa saksi yang telah ditentukan, serta menurut prosedur dan ketentuan yang telah ditetapkan oleh SOP.
B. Saran Dari penelitian yang telah dilakukan, maka penulis memberikan saran yang mungkin berguna: Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip yang telah ditetapkan oleh PT. Bank SUMUT Medan telah dilaksanakan dengan baik oleh setiap Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan yang ditunjuk, dan inilah yang harus tetap terus dipertahankan oleh PT. Bank SUMUT Medan.
50
DAFTAR PUSTAKA
Wursanto, Ig. 1991, Kearsipan 1, Kanisus, Yogyakarta. Wursanto, Ig. 1991, Kearsipan 2, Kanisus, Yogyakarta. Abu Bakar, Hadi , 1997, Cara-cara Pengelolaan Kearsipan Yang Praktis dan
Efisien, Djambatan, Jakarta. Martono, Boedi, 1994, Penyusutan dan Pengamatan Arsip Vital dalam Menajemen Kearsipan, Pustaka Seminar Harapan, Jakarta. Martono, Boedi, 1994, Penataan Berkas dalam Menajemen, Pustaka Seminar Harapan, Jakarta. PT. Bank Sumut, 2005, Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Dokumen/Arsip, PT. Bank SUMUT, Medan. Widjaja, A.W, 1990, Himpunan Undang-Undang dan Peraturan Kearsipan Republik Indonesia, Rajawali Pers, Jakarta. Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Manjur Maju, Bandung.s Sulaiman, M; Hadiwardoyo, Sauki; Sitompul, Binner; Irawan, Mustari; Anton, Rudi; Gunarto, Iman; Yuniarti, F; Sujono . 1999. Aukisisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi. Modul, Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta.
51
