SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PEMBELIAN DAN PENJUALAN BERBASIS WEBSITE PADA PT. GRAHA CELLULAR PRATAMA PALEMBANG Brizman Eka .C (
[email protected]), Dienniyah Manggiasih (
[email protected]) Yulistia (
[email protected]) Jurusan Sistem Informasi STMIK GI MDP Abstrak : Tujuan dari penulisan yang dilakukan adalah untuk merancang serta membangun Sistem Informasi Eksekutif (SIE) berbasis website pada PT. Graha Cellular Pratama Palembang. Metodologi yang digunakan adalah metode Iterasi dan dengan melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan guna mendapat gambaran mengenai permasalah serta kesempatan yang ada melalui prosedur sistem berjalan. Selain itu, penulis juga melakukan wawancara dan mengumpulkan data untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Hasil implementasi sistem mampu menjawab permasalahan yang dihadapi oleh PT. Graha Cellular Pratama dalam penyampaian informasi, asumsi perhitungan pembelian serta dalam melakukan analisis perbandingan penjualan dan pembelian pulsa elektrik secara lebih ringkas, cepat dan sederhana. Selain itu juga, sistem ini diharapkan mampu menigkatkan efektifitas dan efisiensi dan mendukung kinerja general manager dengan lebih baik lagi. Kata Kunci : Sistem Informasi Eksekutif (SIE), Website, General Manager, Iterasi. Abstract : The purpose of the writing is done is to design and build the Executive Information System (SIE) website based on the PT. Graha Cellular Pratama Palembang. The methodology used is the method of iteration and by analyzing the existing system in order to get an overview of the problems and opportunities that exist through the procedure of running the system. In addition, the authors also conducted interviews and gathered data to obtain the information needed. Results of the implementation of the system is able to address issues faced by the company. PT. Graha Cellular Pratama in the delivery of information, assumptions and calculations purchases in the comparative analysis of sales and purchase of electrical pulses are more compact, fast and simple. Also, this system is expected to boost the effectiveness and efficiency and support the performance of the general manager with the better. Keywords: Executive Information System (EIS), Website, General Manager, Itteration.
1
PENDAHULUAN
Peranan seorang eksekutif dalam suatu perusahaan mempunyai pengaruh dalam memimpin, menetapkan kebijakan, serta perencanaan strategis. PT. Graha Cellular Pratama Palembang (PT.GCPP) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang reseller pulsa XL. Dan mempunyai Branch Office (BO) di wilayah Kayuagung, Indralaya, Palembang Ilir dan Palembang Ulu. Sistem
informasi bagi eksekutif pada perusahaan yang disajikan belum dilengkapi oleh fitur – fitur bagi eksekutif serta belum adanya hak akses bagi eksekutif, eksekutif juga belum dapat melihat review dan track record transaksi pembelian dan penjualan yang dibutuhkan secara langsung, sehingga perlu ada pengembangan dari database yang sudah ada. Berdasarkan hal – hal yang telah dijabarkan diatas maka penulis mengambil tema “Sistem Informasi Eksekutif
Hal - 1
Pembelian Dan Penjualan Berbasis Website Pada Pt. Graha Cellular Pratama Palembang” 2 2.1
LANDASAN TEORI Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif (EIS) terkadang disebut sebgai sistem pendukung eksekutif (Executive Support System atau ESS). Sistem ini merupakan sistem Informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses infromasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang. (Abdul Kadir , 2003, hal.120) Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe, seperti tampak dalam model EIS pada Gambar 1.
Dengan pengerjaan software secara iterative ini, menawarkan sejumlah solusi atas masalah utama pengembangan software yaitu : 1 Ketidak mengertian bisa dimunculkan di awal – awal siklus, dengan demikian sangat mungkin untuk mengantisipasinya. 2
Pendekatan ini memungkinkan dan mendorong pengguna untuk memberikan umpan balik sehingga bisa didapatkan requirement sistem secara lebih riil.
3
Anggota tim dipaksa untuk fokus pada isu – isu proyek yang paling kritis yang bisa mengacaukan sistem.
4
Ketidakkonsistenan diantara requirement, perancangan, dan implementasi bisa diketahui sejak dini.
5
Beban kerja tim khusunya bagian testing bisa disebar ke seluruh siklus proyek.
6
Anggota tim bisa melakukan proses pembelajaran sehingga melakukan perbaikan secara kontinu.
7
Stakeholder proyek bisa diberikan bukti konkret dari status proyek di seluruh siklus tanpa harus menunggu sempurnanya pekerjaan.
Inti proses iteratif adalah bahwa spesifikasi dikembangkan dalam hubungannya dengan perangkat lunak. 2.3 Gambar 1 : Model EIS 2.2
Model Iterasi
Pengembangan pendekatan iteratif adalah sebuah pendekatan untuk analisis dan desain sistem yang melengkapi seluruh informasi sistem secara iterasi, berturut-turut. Pada pendekatan iterasi dilakukan beberapa analisis, beberapa desain, dan beberapa konstruksi. Termasuk disamakan dengan incremental dan spiral
PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP atau Hypertext Preprocessor, merupakan suatu bahasa pemrograman yang difungsikan untuk membangun suatu website dinamis. PHP menyatu dengan kode HTML. PHP berjalan pada sisi server sehingga PHP disebut juga sebagai bahasa Server Side Scripting, artinya bahwa dalam setiap/untuk menjalankan PHP, wajib membutuhkan web server dalam menjalankannya.
Hal - 2
2.4
MySQL
MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. Selain itu, ia bersifat open source pada pelbagai platform. MySQL termasuk jenis RDBMS ( Relational Database Management System) itulah sebabnya, istilah seperti tabel, baris dan kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom. 3 3.1
E
S
Analisis Permasalahan
Tabel 1 : Kerangka PIECES
I
C
ANALISIS SISTEM BERJALAN
Untuk mengetahui permasalahan – permasalahan yang terjadi pada PT. Graha Cellular Pratama. Maka penulis akan melakukan analisis permasalah terhadap prosedur sistem berjalan. Analisis yang dilakukan dengan menggunakan PIECES.
P
E
Pengiriman laporan harian memakan waktu yang cukup lama karena mengalami penundaan waktu, dimana operator komputer harus melakukan pengeditan terlebih dahulu terhadap sumber laporan. Output :
3.2
Perkiraan pembelian terkadang tidak sesuai pada saat pembelian, dimana ada beberapa tambahan biaya tak terduga yang mengharuskan General Manager melakukan pembelian pulsa elektrik dengan jumlah yang lebih banyak. Adanya kesulitan dalam melakukan melakukan kontrol pengeluaran untuk pembelian pulsa elektrik kedepannya. Laporan harian yang telah direkap dan diserahkan oleh operator kepada General Manager, masih harus direkap ulang lagi oleh General Manager, sehingga ada pekerjaan yang diulang 2 kali Penyajian statistik peningkatan pembelian dan penjualan dalam melakukan analisis pembelian dan penjualan serta dalam melakukan pengambilan keputusan, belum disajikan secara maksimal dimana laporan disajikan dalam bentuk tabel yang cukup sulit untuk dipahami. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan tahapan perancangan dalam pengembangan sistem dimana analisis kebutuhan digunakan sebagai pedoman dalam menentukan kebutuhan – kebutuhan yang diinginkan oleh General Manager PT. Graha Cellular Pratama yang digambarkan melalui use case diagram.
Informasi yang diberikan kepada General Manager masih berupa laporan dalam bentuk tabel dengan banyak kolom data yang dimana beberapa kolom data tersebut tidak diperlukan oleh General Manager. Input : Terlalu banyak data yang ada pada setiap laporan yang diberikan kepada General Manager sehingga laporan akan menghasilkan informasi yang terlalu rinci.
Gambar 2 : Use Case Diagram
Hal - 3
3.3
Analisis Kelayakan.
Analisis kelayakan merupakan penelitian tentang dapat tidaknya suatu proyek dilaksanakan dengan berhasil. Proses pengukuran kelayakan sistem dapat dijabarakan melalui matriks analisis kelayakan yang digunakan sebagai pengukuran serta pembanding antar beberapa solusi kansdidat. Matriks analisis kelayakan bagi pengembangan sistem informasi eksekutif pada PT. Graha Cellular Pratama Palembang dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 : Matriks Analisis Kelayakan Kriteria
Kelayak an Operasi onal Kelayak an Teknis Kelayak an Ekonom i Kelayak an Jadwal Peringk at
B ob ot 30 %
30 % 20 %
20 % 10 0 %
Kandidat 1
Gambar 3 : Activity Diagram Sistem yang Diusulkan
Kandidat 2 4.2
Score : 75 ( 30 % x 75 = 22.5 )
Score : 80 ( 30 % x 80 = 24)
Score : 85 ( 30% x 85 = 25,5) Score : 85 (20% x 85 = 17)
Score : 70 ( 30 % x 70 = 21) Score : 60 (20% x 60 = 12)
Score : 70 (20% x 70 = 14)
Score : 70 (20% x 70 = 14)
22,5 + 25,5 + 17 + 14 = 79
Class Diagram
Class diagram atau diagram kelas adalah skema, pola, atau template untuk menjelaskan banyak kemungkinan data dari instans. Diagram kelas menjelaskan objek. Diagram kelas menjelaskan kelas & objek. Class diagram membantu dalam visualisasi struktur kelas dari suatu sistem dan class diagram bisa memberikan pandangan global atas sebuah sistem. Gambar 4 menjelaskan class – class yang ada pada sistem yang diusulkan. Me mbe r + MSISDN_member + Id_dealer + nama_member 1 + alamat + status
t blw2w
1 + SetMSISDN_member() + GetMSISDN_member() 1.. * + SetId_dealer() + GetId_Dealer() + SetNama_member() + GetNama_member() + SetA lamat() + GetAlamat() + SetStatus() + GetStatus()
24 + 21 + 12 + 14 = 71
TbLapMontori ng
TbDe ale r 1 1..*
De al e r
<
> LapMon itori ng
+SetId_Monit oring() +SetIdw2w() +SetId_De aler()
1
1
+Se tId_EndBa la nce() +Get Id_EndBalance() +Se tMSISDN_Member() +Get MSISDN _Membe r() +Se tDe nom() +Get Denom() +Se tUnit () +Get Unit() +Se tEndBalance() +Get EndBalance () +Se tTa nggal() +Get Tangga l()
1 +Selec tLapEndBa lance() +Selec tMonitoring()
TbW il ayah
4
<> LapEn dBal an ce
+Id_de po +De po
RANCANGAN SISTEM
+SetId_de po() +Get Id_depo() +SetD epo() +Get Depo()
<> W i layah
1
1
4.1
Activity Diagram
Activity diagram memodelkan alur kerja (work flow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas pada suatu proses. Diagram ini sangat mirip dengan flowchart karena kita dapat memodelkan prosedur logika, proses bisnis dan alur kerja. Gambar 4 menunjukan
Activity Diagram yang diusulkan.
1
1
+Id +Id_W2W +MSISDN_Member +Ta nggal +V1 +V5 +V10 +De nom +Tot al
1 1
<> Hi stor y
+SetId_W2W() +Get Id_W 2W () +SetT anggal() +Get Tanggal() +SetV1() +Get V1() +SetV5() +Get V5() +SetV10() +Get V10() +SetD enom() +Get Denom() +SetT ot al() +Get Tota l()
1
1
+Main() +uiLogin() 1 +uiWilayah() +uiLapEndBalance() +uiLapW2P () 1 +uiLapW2W() 1 +uiLapMonitoring() +uiRankingIn_Out () +uiHist ory() +uiPerkira anOrder() +uiKeyword()
1 1
1
1. .*
1.. *
+membukaKoneksi() +eksekusiQue rySe lect ()
1
1
1 1
Login
1
1 +Va lidasiLogin() +Logout() 1
1. .* Kone k si D atabase
1.. *
1
1
1
1
+Se tId_Inne r() +GetId_Inner() +Se tIdw2w() +GetIdw2w() 1..* +Se tV1() +GetV1() +Se tV5() +GetV5() +Se tV10() +GetV10() +Se tDP () +GetD P() +Se tTot al() +GetT otal()
+Id_W2P +T angga l +Id_RO +RO +Id_Inner +RO_Inner +Id_Oute r +RO_Outer +T otal
RO _W 2W +Id_RO +Idw2w +V1 +V5 +V10 +DP +Tot al
1 <> Pe rk i raanO rde r +Selec tT anggal() +Selec tBulan() +Selec tT ahun() +Selec tW2W () +Aggregate W2W()
R O_Inn e r +Id_Inner +Idw2w +V1 +V5 +V10 +DP +Tot al
TbLapW 2P
<> LapW 2P +Se lect W2P()
1
+Se lect W2W()
+Se lect Tanggal() +Se lect Bulan() +Se lect Tahun() +Se lect W2W()
1
1
<> Main
1 <> LapW 2W
1
+Set Depo() +Get Depo() +Set MSISDN () +Get MSISD N() +Set Nama_Se rver() +Get Nama_Serve r() +Set Inner() +Get Inne r() +Set Out er() +Get Out er()
1
1
1
+Select Wilayah()
TbLapW 2W
1
+Selec tLapEndBa lance()
1. .*
+D epo +MSISDN +N ama_Server +Inner +O ute r
TbLapEn dBal ance +Id_Endbalance +MSISDN_Member +De nom +Unit +EndBa lance +Ta nggal
<> Ke yword
+SetIdw2w() +GetIdw2w() +SetTanggal() +GetTanggal() +SetId_Depo() +GetId_Depo()
TbRank in gIn_O ut +Se lect Ra nkingIn_Out ()
1
+Select LapMonit oring() +Select Dea ler() +Select LapW2W() +Count Deale r()
+Idw2w +Tanggal +Id_Depo
<> Ran k in gIn _Ou t
1
+Set Id_Dea le r() +Ge tId_De aler() +Set Id_Depo() +Ge tId_De po() +Set Na ma _Dealer() +Ge tN ama_Dea le r() +Set Type() +Ge tT ype ()
1
+Select Dea ler() +Select Wilayah()
1.. *
+Id_Monit oring +IdW2W +Id_Dea ler +Na maDea le r
1
+Id_Deale r +Id_Depo +Nama _D ealer +Type
1
1
1
+Se tId_RO() +Get Id_RO() +Se tIdw2w() +Get Idw2w() +Se tV1() +Get V1() +Se tV5() +Get V5() +Se tV10() +Get V10() +Se tDP () +Get DP() +Se tTot al() +Get Tota l()
1
1..*
+Set Id_W2P () +Get Id_W2P() +Set Tangga l() +Get Tanggal() +Set Id_RO() +Get Id_RO() +Set RO() +Get RO () +Set Id_Inner() +Get Id_Inner() +Set RO_inner() +Get RO _Inner() +Set Id_O ute r() +Get Id_Out er() +Set RO_Oute r() +Get RO _Out er() +Set Tota l() +Get Tot al()
RO _Ou te r
1..*
+Id_Out er +Idw2w +V1 +V5 +V10 +DP +Tot al
1
+Se tId_Out er() +GetId_Outer() +Se tw2w() +Getw2w() +Se tV1() +GetV1() +Se tV5() +GetV5() +Se tV10() +GetV10() +Se tDP () +GetD P() +Se tTot al() +GetT otal()
1.. * 1.. * 1.. *
1. .* 1. . * 1. . * 1.. * 1. . * 1.. *
Gambar 4 : Class Diagram Sistem yang Diusulkan
Hal - 4
4.3
Sequence Diagram
Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah skenario. Diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dan message yang diletakkan diantara objek – objek di dalam use case. Gambar 6 menunjukan Sequence Diagram yang diusulkan.
Gambar 6 : State Transition Diagram yang Diusulkan 4.5 Rancangan Antarmuka Pada rancangan antarmuka, pengguna akan dihadapkan pada halaman login terlebih dahulu sebelum dapat masuk ke dalam website.
Gambar 5 : Sequence Diagram yang Diusulkan 4.4
State Transition Diagram
State Transition Diagram (STD) adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi layar yang dapat terjadi selama pemakaian. Gambar 7 : Halaman Login State diagram menyediakan variasi simbol dan sejumlah ide untuk pemodelan. Tipe diagram ini mempunyai potensi untuk menjadi sangat kompleks dalam waktu yang singkat. Gambar 6 menunjukan State Transition Diagram yang diusulkan.
Setelah melakukan login, general manager akan ditampilkan pilihan wilayah laporan pada halaman home.
Gambar 8 : Halaman Home
Hal - 5
General Manager harus memilih wilayah laporan terlebih dahulu untuk menampilkan halaman laporan seperti pada Gambar 9.
Gambar 11 : Halaman Laporan W2P
Gambar 9 : Halaman Laporan Pada halaman laporan terdapat pilihan jenis laporan yang menampilkan laporan sesuai dengan kebutuhan general manager, dimulai dengan laporan end balance seperti pada Gambar 10.
General Manger dapat melihat history penjualan pada tahun sebelumnya dan bulan yang sama atau tidak pada halaman history penjualan.
Gambar 12 : Halaman History Penjualan 5 5.1 Gambar 10 : Halaman Laporan End Balance General Manager dapat melihat laporan W2P dengan fitur drill down dengan pilihan tahun dan bulan laporan.
PENUTUP Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pengembangan sistem informasi eksekutif yang penulis lakukan pada PT. Graha Cellular Pratama selama ini, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa denga adanya website ini general manager dapat memperoleh laporan lebih cepat, mudah dalam melakukan perkiraan order pembelian, dan dapat memantau target penjualan serta pencapaian target penjualan.
Hal - 6
5.2
Saran
Saran yang ingin disampaikan penulis yaitu PT. Graha Cellular Pratama disarankan dapat menggunakan website sistem informasi eksekutif dalam membantu kinerja general manager. DAFTAR PUSTAKA [1] Kadir,
Abdul. 2003, Pengenalan Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.
[2] McLeod, JR, Raymond. 2001, Sistem
Info rmasi Manajemen Jilid – 2, Prenhallindo, Jakarta. [3] Munawar. 2005, Pemodelan Visual Dengan UML. Graha Ilmu, Yogyakarta. [4] O’Brien, James. 2005, Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta. [5] Setiawan, Andi. 2004, Mudah Tepat Singkat Pemrograman HTML. Yrama Widya, Bandung. [6] Whitten, Jeffrey L, Lonnie D. Bentley. 2007, System Analysis And Desain Methods. McGraw-Hill, New York. [7] Whitten, Jeffrey L. 2006, Metode Desain Dan Analisis Sistem. Andi Offset, Yogyakarta.
Hal - 7
