SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PEMBELIAN PADA PT. ADI CITRA SAKTI
Presti Wardhani, A12.2009.03407 S1 Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Semarang
ABSTRACT The existence of information in the middle of information and technology progress at this time not only as proponent in just company operational activity, but rather it has already become the important that make certain about company strategy. Management of purchasing data that still manually nowdays caused the information that presented for the executive being blocked. Whereas management in this case in executive, having function in taking decision and strategic planning that strive for information presentation which are on time, accurate, and relevance. This executive information system will run purchasing data more effective and efficient by taking advantage of interface graphic Microsoft Visual Basic 6.0 with the support of MySQL database and management report of Crystal Report also supported with client server draft in network technology. The system development method that will be used is waterfall with structured approach or procedural. The purchasing executive information of PT. Adi Citra Sakti is expected can give purchasing information in concise, easy understanding, integrated, and up to date so support executive in determine decision and strategic planning. Keyword: Executive Information System, Waterfall, Structured Approach, Microsoft Visual Basic 6.0, Crystal Report harus mempunyai kualitas yang diukur dari tiga hal yaitu akurat (accurate),
I. Pendahuluan
tepat pada waktunya (timeliness) dan
Latar Belakang Keberadaan informasi di tengah kemajuan teknologi dan informasi saat ini bukan hanya sebagai pendukung dalam kegiatan operasional perusahaan saja, melainkan sudah menjadi bagian penting
yang
menentukan
strategi
perusahaan. Informasi yang dihasilkan
relevan
(relevance)
[1].
Untuk
mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen, maka diperlukan
suatu
sistem
informasi
eksekutif yang dapat terintegrasi dengan baik. EIS System)
(Executive dibangun
Information berdasarkan
kebutuhan
dan
kondisi
perusahaan,
eksekutif
akan
terhambat
karena
karena setiap perusahaan adalah unik
pengelolaan data yang tidak efektif dan
[2].
efisien.
PT. Adi Citra Sakti merupakan
sebuah
perusahaan
penyedia
solusi
Berdasarkan
uraian
tersebut,
penulis
mengambil
teknologi informasi yang berkomitmen
maka
memberikan pelayanan yang terbaik bagi
“SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
pelanggan
bisnisnya.
PEMBELIAN PADA PT. ADI CITRA
Meskipun sudah tidak diragukan dalam
SAKTI”. Dengan adanya perancangan
menyediakan solusi di bidang teknologi
dan pembangunan sistem ini, diharapkan
dan informasi, namun sampai saat ini
pekerjaan manual yang telah dijelaskan
pekerjaan yang berhubungan dengan
sebelumnya
administrasi pembelian masih dilakukan
sehingga dapat mengurangi kesalahan-
secara manual. Pekerjaan manual yang
kesalahan
masih ada adalah sebagai berikut:
hingga pembuatan laporan pembelian
a. input data yang sama secara berulang
yang dibutuhkan manajemen eksekutif
kali, baik pada pendataan proyek,
dalam bentuk angka maupun grafis.
order pembelian, dan pembayaran.
Selain itu, yang paling utama adalah
dan
b. penghitungan
mitra
dan
penulisan
jumlah/total pembelian; c. pembuatan
laporan
dalam
informasi
yang
manajemen yang
masih
dilakukan pada buku jurnal. Apabila akan menginputkan data
dapat
judul
diminimalkan
proses
pendataan
dibutuhkan
oleh
strategis
dapat
tingkat
diakses secara cepat, tepat dan akurat untuk proses pengambilan keputusan dan pembuatan
perencanaan
strategis
yang sama masih harus mulai dari awal.
(strategic planning). Dengan demikian,
Dalam pembuatan laporan pun juga
sistem
harus menulis dari awal, sedangkan
dibangun dapat memberikan informasi
laporan pembelian terkadang diminta
pembelian
secara mendadak, bahkan ketika ada
dipahami, terintegrasi dan up to date.
informasi
secara
eksekutif
ringkas,
yang
mudah
pekerjaan lain yang harus diselesaikan dalam waktu yang hampir bersamaan. Dengan adanya permasalahan tersebut, maka informasi yang disajikan bagi para
Perumusan Masalah Berdasarkan
uraian
latar
belakang masalah tersebut, maka dapat
dirumuskan
permasalahannya,
yaitu
bertujuan
untuk
merancang
dan
bagaimana merancang dan membangun
membangun sebuah sistem informasi
suatu sistem informasi eksekutif yang
eksekutif yang mengelola data-data di
mampu menyajikan informasi pembelian
bagian administrasi pembelian pada PT.
untuk
Adi
mendukung
keputusan
dan
pengambilan
pembuatan
strategic
planning?
Citra
Sakti
penanganannya
dimana
masih
dalam
menggunakan
cara manual sehingga mempermudah penyampaian
informasi
guna
mendukung pengambilan keputusan dan
Batasan Masalah Penulis membatasi permasalahan
strategic planning bagi eksekutif.
hanya pada bagian administrasi, secara khusus prosedur pembelian pada PT. Adi Citra Sakti, yang meliputi: a. proses
pendataan
pembelian,
dan
II. Tinjauan Pustaka Eksekutif
proyek,
order
pembayaran
ke
vendor;
Eksekutif
merupakan manajer
tingkat atas yang memiliki pengaruh kuat pada setiap kegiatan, arah dan
b. penyajian informasi pembelian pada
tujuan organisasi. Dari sudut pandang
PT. Adi Citra Sakti yang dapat di
organisasi atau perusahaan, CE (Chief
drill-down dan disesuaikan dengan
Executive)/eksekutif
kebutuhan eksekutif;
jenjang
c. pembuatan program aplikasi dengan menggunakan
Microsoft
Visual
Basic versi 6.0.
tertinggi
(eksekutif)
atau
administrator
beberapa
manajemen
yang
pengorganisasian,
harus
eksekutif
bagi
Universitas
setiap Dian
dan
berperan
pengarahan), dalam
fungsi
perencanaan (planning). Pada fungsi ini,
Nuswantoro yang sedang menempuh
eksekutif
Tugas akhir untuk menyelesaikan studi
perencanaan
S1 Sistem Informasi. Penelitian ini
fungsi
(perencanaan,
Penelitian ini merupakan syarat
mahasiswa
perusahaan
keseluruhan suatu organisasi [4].
Tujuan Penelitian
dipenuhi
dalam
adalah
diberi tanggung jawab untuk mengatur
Dari
yang
tertinggi
menentukan
tujuan
organisasi
dan secara
keseluruhan agar fungsi-fungsi lain di
summary yang dipergunakan oleh pihak
dalam organisasi juga dapat berjalan.
manajemen senior untuk melakukan monitor performance, assessment dan pengembangan strategi bisnis [6]. Sistem
Sistem Informasi Eksekutif Sistem
Informasi
Eksekutif
Pendukung Eksekutif mengarah pada
(Executive Information System) atau
keputusan-keputusan yang bersifat tidak
Sistem Pendukung Eksekutif (Executive
rutin,
Support System) merupakan salah satu
evaluasi, dan pemikiran karena tidak ada
sistem pendukung manajemen yang
prosedur baku yang disepakati.
yang
memerlukan
penilaian,
khusus dirancang bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. Informasi
Eksekutif
melayani
strategi pada organisasi. pendukung
Sistem
EIS sebagai
eksekutif
mendukung
level
berperan
perencanaan
dan
penyampaian kebutuhan informasi serta pengambilan keputusan manajer tingkat atas.
Sistem
didefinisikan informasi
Informasi
sebagai
berbasis
Eksekutif
suatu
sistem
komputer
yang
Gambar 2.1: Model Sistem Informasi Eksekutif [Sumber: 7]
dirancang untuk menyediakan eksekutif
Model
Sistem
Informasi
dengan informasi internal dan eksternal
Eksekutif dapat dilihat dari Gambar 2.3.
yang mudah diakses dan relevan dengan
Konfigurasi
kegiatan-kegiatan manajemen mereka
biasanya meliputi komputer personal.
[5].
Dalam perusahaan besar PC (Personal Manajer
sistem
senior
informasi
menggunakan
eksekutif
dalam
EIS
berbasis
komputer
Computer) tersebut dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal eksekutif
membuat keputusan. Executive Support
itu
System (ESS) merupakan salah satu
workstation.
bentuk sistem informasi yang disusun
kerasnya
dari banyak sumber data dalam bentuk
sekunder, kebanyakan dalam bentuk
berfungsi
sebagai
executive
Konfigurasi perangkat mencakup
penyimpanan
hardisk,
yang
menyimpan
database
tersebut terkadang disebut pengadaan
eksekutif. Database eksekutif berisi data
barang.
dan informasi
memperoleh
sebelumnya
yang telah diproses
oleh
perusahaan.
komputer
sentral
Eksekutif memilih dari
menu untuk menghasilkan tampilan
Tujuan
serendah dengan
utamanya
bahan
dengan
mungkin kualitas
adalah
yang dan
biaya
konsisten jasa
yang
dipersyaratkan.[8]
layar yang telah disusun sebelumnya
Pembelian merupakan salah satu
atau untuk melakukan sejumlah kecil
fungsi yang penting dalam berhasilnya
pemrosesan.
suatu operasi perusahaan [9]. Fungsi ini
Sistem
itu
juga
memungkinkan pemakai menggunakan
dibebani
kotak surat elektronik perusahaan dan
mendapatkan kuantitas dan kualitas
mengakses data dan informasi dari
bahan-bahan yang tersedia pada waktu
lingkungan [2].
dibutuhkan dengan harga yang sesuai
Ciri-ciri
sistem
informasi
eksekutif yang baik: 1) fokus
pada
dibutuhkan penyajian
informasi eksekutif,
yang
untuk
dalam
proses
yang
pembelian barang adalah permintaan
dengan
pembelian, pemilihan pemasok (vendor),
sederhana
dan
ditelusuri
penempatan penerimaan
2) fokus pada high level summaries dan (dapat
jawab
dengan harga yang berlaku. Aktivitas
interface yang mudah digunakan;
drill-down
tanggung
ke
bawah);
transaksi pembelian
order barang
pembelian pada
pembelian, dan
pencatatan
[10].
Proses
masing-masing
perusahaan berbeda-beda, sesuai dengan
3) menampilkan laporan yang ringkas
prosedur yang telah berjalan.
berupa grafik; 4) mengacu pada struktur organisasi di setiap level eksekutif.
III. Metodologi Penelitian Metode Pengembangan Sistem Dalam penelitian tugas akhir ini metode pengembangan sistem
Pembelian Pembelian penemuan
sumber
adalah dan
proses
digunakan
penulis
adalah
yang dengan
pemesanan
menggunakan model waterfall. Model
bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan
waterfall merupakan model klasik yang
bersifat
sistematis,
berurutan dalam
4. tidak adanya database yang
membangun software [18]. Berikut ini
terintegrasi untuk mengelola
merupakan tahapan waterfall menurut
data-data pembelian.
Pressman: 2.
Identifikasi Sumber Masalah Dari
uraian
masalah
sebelumnya, tujuan utama dari pembangunan sistem ini adalah untuk menangani pekerjaan manual pada
Gambar 3.1: Waterfall Model [Sumber: 18]
IV. Analisa dan Pembahasan 1.
dengan informasi yang dibutuhkan secara
khusus
pada
prosedur pembelian adalah: 1. informasi penting
menjadi dalam
bagian
menentukan
strategi perusahaan. 2. pekerjaan yang masih manual pada
bagian
administrasi
pembelian. 3. informasi yang disajikan bagi para
eksekutif
menjadi
terhambat karena pengelolaan data yang tidak efektif dan efisien.
sehingga
dapat
menyajikan
informasi
yang
dibutuhkan
eksekutif
untuk
keputusan
dan
strategic planning.
Permasalahan yang terjadi pada PT. Adi Citra Sakti berkaitan
administrasi
pembelian
pengambilan
Identifikasi Masalah
eksekutif
bagian
3.
Identifikasi
Kebutuhan
Informasi 3.1 Identifikasi Data dan Informasi a. Identifikasi Data 1. identitas user 2. identitas customer 3. identitas vendor 4. data proyek 5. data order pembelian 6. data pembayaran b. Identifikasi Informasi 1. PCR (Project Condition Report) 2. SO (Sales Order) 3. PO (Purchase Order)
4. BKK (Bukti Kas
keputusan
Keluar)
dan
strategic
planning.
5. Laporan keuangan 6. Laporan pembelian
Context Diagram
7. Laporan vendor
Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
SIE Pembelian ACS e:\udinus\skripsi\desain~1\ dfd00001.dfd Context Diagram Jun-24-2013 PrestiWardhani Sep-01-2013 PrestiWardhani
Username dan password Hak Akses Identitas User Identitas Customer
3.2 Identifikasi Sumber Data dan
Username dan password Hak Akses
Identitas Vendor 0 Data Order Pembelian
Tujuan Informasi
Laporan Pembelian
Data Proyek
ADMIN
Laporan Keuangan SIE Pembelian PT. Adi Citra Sakti
Data Pembayaran
a. Identifikasi Sumber Data 1. Admin
EKSEKUTIF
Laporan Vendor
Project Condition Report Sales Order Purchase Order Bukti Kas Keluar
b. Identifikasi Tujuan Diagram Dekomposisi
Informasi 1. Admin 2. Eksekutif
4.
Alternatif yang Diusulkan Beberapa alasan mengapa perlu
adanya
kebutuhan
pengembangan sistem informasi yang
dibutuhkan
oleh
tingkat
DFD Level 0 Identitas User Username dan Password
Username dan Password
1 User
Hak Akses
Hak Akses
Data User
eksekutif
secara
khusus
pada
Data Customer
user Identitas Customer
sistem pembelian adalah:
Data Proyek
Pendataan Data Proyek Proyek
Identitas Vendor Project Condition Report
1. tuntutan penyajian informasi
customer
vendor
Data Vendor
2
proyek
Data Rincian Proyek
Sales Order
pembelian
yang
dibutuhkan
Data Order Pembelian
3 Order Pembelian
ADMIN Purchase Order
eksekutif secara tepat waktu, purchase_order
akurat dan relevan.
Data Pembayaran Bukti Kas Keluar
2. mempermudah
rincian_proyek
EKSEKUTIF
Data Order Pembelian
4 Pembayaran
pembayaran
Data Pembayaran
dalam proyek
pengelolaan
Data Rincian Proyek
Data Pembayaran Data Proyek
data-data
pembelian.
Data Rincian Proyek
3. kebutuhan informasi eksekutif digunakan untuk pengambilan
Laporan Vendor
5 rincian_proyek
Pelaporan Manajemen
Laporan Keuangan Laporan Pembelian
Data Vendor
purchase_order
Data Order Pembelian
vendor
Project Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
SIE Pembelian ACS e:\udinus\skripsi\desain~1\ dfd00004.dfd DFD level 0 SIE Pembelian Jun-24-2013 PrestiWardhani Sep-01-2013 PrestiWardhani
Hasil Sistem Pembelian
V. Informasi ini
Eksekutif
dirancang
Penutup Kesimpulan
secara
Berdasarkan sistem informasi
khusus untuk dua user, yaitu Admin
eksekutif pembelian pada PT. Adi
dan Eksekutif.
Citra Sakti tersebut, maka penulis
Berikut ini merupakan tampilan dari
dapat menyimpulkan bahwa:
halaman utama admin
1. Fasilitas drill-down yang terdapat dalam sistem ini dapat membantu eksekutif dalam melihat secara lebih
detail
informasi
yang
membutuhkan perhatian khusus. 2. Pembangunan Sistem Informasi Eksekutif Pembelian ini sudah memenuhi kebutuhan pelaporan manajemen
tingkat
eksekutif
dalam lingkup pembelian.
Saran Berdasarkan
pada
sistem
Berikut ini merupakan tampilan dari
informasi eksekutif pembelian pada
halaman utama eksekutif.
PT. Adi Citra Sakti ini, maka penulis memberikan
saran
untuk
pengembangan selanjutnya. 1. Sistem
Informasi
Eksekutif
Pembelian ini dibangun dengan based
on
menggunakan sehingga kantor.
desktop
dan
jaringan
LAN
terbatas Untuk
selanjutnya
pada
area
pengembangan
diharapkan
dapat
dikembangkan dengan based on
web supaya ketika eksekutif tidak
[3]
Laudon, Kenneth C. dan Jane P.
berada di area kantor dapat
Laudon. (2005). Sistem Informasi
melihat laporan yang dibutuhkan
Manajemen:
sewaktu-waktu.
Perusahaan Digital. Yogyakarta:
2. Dalam
hal
pengembangan
database, dapat dikembangkan
Penerbit Andi. [4]
http://id.wikipedia.org/wiki/Pejabat_te
data warehouse sebagai dasar
rtinggi_eksekutif diakses tanggal
dalam pengelolaan sumber data.
1 Agustus 2013 waktu 11:42 am.
3. Dalam lingkup jaringan, untuk
[5]
Mariana, Novita. (2006). “Pengukur-
pengembangan selanjutnya dapat
Pengukur
Kesuksesan
Sistem
dikembangkan dengan jaringan
Informasi
Eksekutif”.
Jurnal
LAN (Local Area Network) yg
Teknologi Informasi DINAMIK.
bersifat privat (Virtual Private
11(1), 30-37.
Network) sebagai salah satu cara
[6]
meningkatkan keamanan.
Christian, Joko. (2010). “Model Data Warehouse Oriented
[2]
Service
Architecture
Untuk
Sistem
Informasi
Eksekutif”. Jurnal TELEMATIKA
Jogiyanto, H. M., Akt, MBA, Prof, Dr. (2005).
Dengan
Menunjang
Daftar Pustaka [1]
Mengelola
Analisis
dan
Desain
MKOM. 2(2). [7]
McLeod, Jr., Raymond dan George P.
Sistem Informasi : Pendekatan
Schell. (2007). Sistem Informasi
Terstruktur Teori dan Praktik
Manajemen.
Aplikasi Bisnis. Edisi Ketiga.
Terjemahaan: Ali Akbar Yulianto
Yogyakarta: Andi.
dan
Supriyatna,
Alam.
(2010).
“Rancangan Aplikasi Executive Information
System
Afia
Edisi
R.
10.
Fitriati (2008).
Jakarta: Salemba Empat. [8]
Dengan
http://indonesia.smetoolkit.org/indones ia/id/content/id/435/Pengelolaan-
Pendekatan Struktur Organisasi
Bahan-Anda/, diakses tanggal 6
Untuk
April 2013 waktu 8.44 am.
Memantau
Perusahaan”.
Jurnal
Teknologi dan Sains. 1(1).
Kinerja Ilmiah
[9]
Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi
dan
Operasi.
Edisi
Revisi 2008. Jakarta: Lembaga Penerbit
Fakultas
Ekonomi
Universitas Indonesia.
[17] Bunafit, Nugroho. (2005). Database Relational
dengan
Yogyakarta: Andi.
[10] Mulyadi. (2007). Sistem Perencanaan
[18] Pressman,
R.
S.,
dan Pengendalian Manajemen.
Software
Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat.
Practitioner’s
[11] Waluyo, Akt., Drs., M.M., M.Sc., dan Drs. Wirawan B. Ilyas, MSi, Akt. (2002).
Perpajakan
Indonesia.
Jakarta: Penerbit Salemba Empat. [12] http://www.pajak.go.id/content/seripph-pajak-penghasilan-pasal-22 diakses tanggal 22 Agustus 2013 waktu 4:43 pm. [13] Utomo,
St.
Dwiarso,
M.Kom.,
Dr.,
Perpajakan:
Akt.,
Dkk.
S.E., (2011).
Aplikasi
dan
Terapan. Yogyakarta: Penerbit Andi. [14] Sutanta, Edhy. (2004). Sistem Basis Data. Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu. [15] Pohan,
Husni
Kusnassriyanto
Iskandar Saiful
dan Bahri.
(1997). Pengantar Perancangan Sistem.
Jakarta:
Penerbit
Erlangga. [16] Macdoms.
(2001).
MySQL.
Seri
Panduan
Pemrograman Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Andi Offset.
Ph.D.
(2010).
Engineering
A
Approach.
New
York: McGraw-Hill.
