CONTOH SENARAI SEMAK TUGAS-TUGAS AJK KONVOKESYEN Status Tugas Bil
Jawatankuasa
1.
Setiausaha/ Urus Setia
2.
Jemputan Lulusan
3.
Raptai Lulusan
Februari 2008
Aktiviti/Tugas
Tarikh Akhir
Sedang
Belum
Selepas
Catatan
• Mesyuarat AJK Induk • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Penempahan bilik mesyuarat/minuman/agenda (tentukan dengan Pengarah • Menyediakan dan mengedarkan surat pelantikan AJK Induk dan AJK Kecil • Mesyuarat Urus Setia – Minit Mesyuarat • Peruntukan • Surat - Menyurat • Atur cara • Atur cara Pentadbiran • Taklimat • Lawatan ke tempat Majlis Konvokesyen ( Jika di luar institut) • Raptai – kawalan masa • Mesyuarat post-mortem • Menyediakan dan menghantar surat penghargaan dan terima kasih • Tugas-tugas lain dari semasa ke semasa • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Menghantar surat makluman • Menerima jawapan • Menerima wang pos dan menyerahkan kepada Bendahari • Memberi maklumat kepada AJK Pendaftaran • Menjalankan raptai mengikut prosedur protokol • Taklimat umum kepada lulusan • Menentukan tempat duduk lulusan
1/6
LAM-PT18-01
Status Tugas Bil
Jawatankuasa
4.
Jubah
5.
Anugerah Hadiah Cemerlang dan Sijil
6.
Siar Raya
7.
Jamuan
Februari 2008
Aktiviti/Tugas
Tarikh Akhir
Sedang
Belum
Selepas
Catatan
• Mesyuarat AJK • Senarai lulusan yang akan menerima sijil • Status jubah untuk lulusan dan tetamu • Menentukan tarikh dan tempat mengambil jubah • Menentukan tempat dan tarikh mengambil sijil • Menentukan tarikh dan tempat memulangkan jubah • Mesyuarat AJK • Mendapatkan sijil yang lengkap dengan tandatangan Pengarah BPG dari BPG • Memastikan nama lulusan dalam sijil betul dan tepat seperti nama dan kad pengenalan • Membuat keputusan • Memaklumkan keputusan kepada SUP dan HEP • Menyediakan biodata dan gambar • Serah kepada jawatankuasa Buku Cenderamata dan Hadiah maklumat yang diperoleh • Mesyuarat AJK • Kenal pasti jenis dan bilangan mikrofon dan pembesar suara yang hendak digunakan • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Menguji alat tersebut • Kemas setelah digunakan • Mesyuarat AJK • Bilangan hadir • Mengurus jamuan • Persiapan bilik jamuan • Menentukan menu/ vegetarian/dll • Menentukan susunan tempat duduk meja VIP • Menentukan jamuan untuk pembantu semasa dan sebelum konvokesyen • Menentukan semua peralatan yang digunakan dalam keadaan baik dan dikembalikan pada tempat berkaitan • Menyediakan hiasan di bilik jamuan
2/6
LAM-PT18-01
Status Tugas Bil
Jawatankuasa
8.
Buku Cenderamata
9.
Sambutan
10.
Teks Ucapan
11.
Pendaftaran
Februari 2008
Aktiviti/Tugas
Tarikh Akhir
Sedang
Belum
Selepas
Catatan
• Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Menentukan Isi Kandungan • Mendapatkan kata alu-aluan Mendapatkan biodata/gambar lulusan cemerlang • Nama lulusan • Menyediakan dummy • Hantar cetak I • Suntingan II • Hantar cetak II • Suntingan II • Hantar cetak III • Suntingan III • Hantar cetak IV • Menerima buku • Pengedaran kepada Jawatankuasa Sambutan dan pihak lain yang berkenaan • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Kenal pasti penyambut tetamu bagi tetamu tertentu • Susunan tempat duduk tetamu – di atas pentas dan di dalam dewan • Persiapan sambutan di luar dewan dan di dalam dewan • Latihan semasa raptai • Pengedaran Buku Cenderamata kepada tetamu di atas pentas • Mengemaskan dewan setelah selesai majlis • Berbicang tentang teks ucapan dan kata alu-aluan dengan Pengarah • Mesyuarat AJK • Penyediaan draf 1 • Kelulusan Pengarah • Hantar ke BPG untuk disunting • Serah teks ucapan yang telah diluluskan kepada urus setia • Pendaftaran • Menyediakan Kad Nama Lulusan
3/6
LAM-PT18-01
Status Tugas Bil
Jawatankuasa
12.
Undangan
13.
Kewangan
14.
Hadiah dan Cenderamata
Februari 2008
Aktiviti/Tugas
Tarikh Akhir
Sedang
Belum
Selepas
Catatan
• Mesyuarat AJK • Menentukan tetamu undangan • Menyediakan senarai nama tetamu undangan • Menyediakan pelekat kereta • Menyediakan senarai nama tetamu undangan yang hadir • Menyediakan dummy kad jemputan • Mencetak kad undangan • Mengedar kad undangan Penerimaan kad jawapan • Menyediakan tag tempat duduk tetamu khas • Taklimat kepada AJK Sambutan • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran belanjawan • Bentang kedudukan kewangan dalam mesyuarat JK Induk • Putuskan pungutan setiap lulusan dengan persetujuan JK Induk • Dapatkan anggaran belanjawan setiap JK • Buat agihan untuk semua JK • Pembayaran bil-bil • Menyediakan penyata kewangan • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Terima senarai cadangan daripada AJK Anugerah Hadiah Cemerlang • Cadangkan jenis hadiah dan cenderamata bagi tetamu kehormat dengan mendapat persetujuan tetamu tersebut • Cadangkan jenis hadiah untuk lulusan cemerlang yang telah ditentukan • Dapatkan persetujuan Pengarah • Pembelian hadiah • Persediaan tempat hadiah di atas pentas • Tentukan pembantu di atas pentas semasa penyampaian hadiah
4/6
LAM-PT18-01
Status Tugas Bil
Jawatankuasa
15.
Persiapan Dewan
16.
Muzik dan Persembahan
17.
Pengangkutan
18.
Seranta
19.
Pengurusan Lalu Lintas
Februari 2008
Aktiviti/Tugas
Tarikh Akhir
Sedang
Belum
Selepas
Catatan
• Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Lawatan ke tempat konvokesyen ( jika diadakan di luar institut) • Persediaan latar pentas • Susunan kerusi, meja dan rostrum • Susunan kerusi lulusan • Susunan kerusi waris lulusan • Bunga-bungaan • Tempat Persembahan • Tempat Jurucara • Susunan kerusi tetamu • Susunan kerusi staf • Persediaan terakhir • Pelan tempat duduk • Mengemaskan dewan • Mesyuarat AJK • Bilangan/jenis Persembahan • Latihan • Menentukan tempat persembahan • Menentukan makan/minum ahli-ahli persembahan • Tempat duduk ahli di dalam dewan • Pengurusan • Pengangkutan alat muzik pergi dan balik • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Menentukan bilangan kenderaan yang diperlukan • Meminjam bas daripada organisasi lain, jika perlu • Menentukan jadual pergi balik • Mendapakan nama pemandu • Memastikan bas sentiasa dalam keadaan baik • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Menghubungi media massa • Promosi dan liputan • Undangan media massa • Atur sidang akhbar • Teks ucapan • Membuat guntingan akhbar, ,jika ada • Mesyuarat AJK • Menetapkan tempat letak kereta mengikut jenis pelekat kereta yang disediakan • Menghubungi pihak polis • Menghubungi pihak hotel • Menghubungi lulusan
5/6
LAM-PT18-01
Status Tugas Bil
Jawatankuasa
20.
Penginapan
21.
Rakaman Video
22.
Bacaan Doa
23.
Gambar Lulusan dan Tetamu
24.
Jurucara
Februari 2008
Aktiviti/Tugas
Tarikh Akhir
Sedang
Belum
Selepas
Catatan
• Mesyuarat AJK • Mendapat senarai lulusan yang perlu penginapan di asrama • Persediaan bilik • Pemberian kunci • Pemulangan kunci • Mesyuarat AJK • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Persediaan alat • Persediaan Cenderamata penggambaran • Lokasi kamera • Menyunting video • Mesyuarat AJK • Buat draf doa rasmi • Bincang dengan Pengarah • Menyertai raptai • Hubungi jurugambar profesional • Pastikan harga dan cara bayaran • Pastikan jurugambar hadir semasa raptai • Pastikan cara gambar diedarkan kepada lulusan • Pastikan jurugambar menyerahkan satu set gambar semasa konvokesyen kepada institut. • Mesyuarat AJK • Menyediakan skrip juru acara • Mendapatkan senarai nama tetamu undangan • Mendapatkan senarai nama lulusan • Mendapatkan senarai penerima anugerah hadiah cemerlang • Mendapatkan maklumat persembahan daripada AJK Muzik dan Persembahan • Mengikut latihan semasa raptai • Mendapat persetujuan Pengarah skrip juruacara I dan skrip mutakhir sebelum konvokesyen • Berkerjasama dengan AJK Raptai untuk penyelarasan
