Nota: Senarai Semak ini perlu dibaca bersama Standard dan Juruaudit dinasihatkan tidak terlalu terikat kepada senarai semak ini

SENARAI SEMAK BUKTI BERDASARKAN KLAUSA/ELEMEN

KLAUSA 4. Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) 4.1 Keperluan Am

4.2 Keperluan Dokumentasi 4.2.1 Am

4.2.2 Manual Kualiti

4.2.3 Dokumen

Kawalan

4.2.4 Kawalan Rekod

BUKTI

-Dokumen SPK. -Dokumen diselenggara: Minit Jawatankuasa Teknikal ISO. -Senarai Prosedur/Proses yang dibangunkan. -Dokumen SPK yang terdapat Prosedur/Proses -Hubungkait Prosedur ditunjukkan. -Minit Jawatankuasa bukti Kawalan ke atas proses-proses, keberkesanan dan penambahbaikan berterusan ke atas proses. Contoh Minit Jawatankuasa yang terlibat dalam prosedur

-Terdapat penyataan Dasar Kualiti -Terdapat Manual Kualiti yang dibangunkan -Prosedur-prosedur dibangunkan dan terdapat senarai Dokumen rujukan -Skop dinyatakan dalam MK -Dokumen SPK yang terdapat Prosedur/Proses -Hubungkait Prosedur/proses ditunjukkan. -Terdapat bukti kelulusan dokumen (tandatangan kelulusan) -Terdapat bukti dikemaskini melalui Minit Mesyuarat JK berkaitan -Terdapat bukti status perubahan dokumen (Tarikh semakan) dan dokumen adalah terkini -Terdapat dokumen luaran yang diedarkan untuk rujukan -Terdapat bukti dokumen usang tidak digunakan contoh melalui cop pada Dokumen - Adakah rekod diwujudkan dan diselenggara sebagai bukti pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi SPK

JABATAN

CATATAN

-Urus setia ISO -Urus setia ISO dan Jabatan berkaitan prosedur/proses (Pemegang Dokumen)

-Urus setia ISO

-Urus setia ISO

Rujuk Manual Kualiti

-Urus setia ISO Rujuk UMS/PU/15 -Urus setia ISO/JPSU (‘cross check’) -Urus setia ISO -JPSU (bergantung kepada Proses/Prosedur/Klausa yang diaudit)

Rujuk UMS/PU/13

Nota: Senarai Semak ini perlu dibaca bersama Standard dan Juruaudit dinasihatkan tidak terlalu terikat kepada senarai semak ini.


KLAUSA 5 5.1 Komitmen Pengurusan

BUKTI Tanggungjawab Pengurusan -Pengurusan menyampaikan kepada kakitangan bahawa UMS perlu memenuhi kehendak pelanggan melalui ‘awareness’ atau lain kaedah komunikasi dengan pelanggan. -Dasar Kualiti diwujudkan -Objektif Kualiti diwujudkan -Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

JABATAN

CATATAN

-Urus setia ISO/ JFPU

-Wakil Pengurusan/Urus setia ISO

-Rujuk MK

-Urus setia ISO -Urus setia ISO

-Bukti sumber yang perlu disediakan 5.2 Tumpuan kepada Pelanggan 5.3 Dasar Kualiti

5.4 Perancangan 5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.2 SPK

Perancangan

-Bukti pelanggan dikenalpasti ~lihat 7.2.1 dan 8.2.1 -Dasar Kualiti ~ sesuai dengan tujuan penubuhan UMS ~ mengandungi komitmen Pengurusan ~ menyediakan asas untuk wujudkan dan semak semula objektif kualiti ~ disebarkan dan difahami ~ dikaji -Objektif Kualiti diwujudkan bagi aktiviti yang relevan kepada pencapaian dasar kualiti. ~ boleh diukur dan selaras dengan dasar polisi kualiti -Perancangan SPK untuk memenuhi keperluan 4.1 dan objektif kualiti -Integriti SPK dipelihara (bukti SPK dikemaskini diluluskan ~ melalui minit mesyuarat berkaitan/ tarikh semakan)

-JPSU -Urus setia ISO

-Wakil Pengurusan/ Urus setia ISO

-Wakil Pengurusan/ -Urus setia ISO



KLAUSA 5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa 5.5.2 Wakil Pengurusan (Management Representative) 5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi 5.6 Semakan Pengurusan 5.6.1 Am 5.6.2 Input Semula

Kajian

5.6.3 Output Semula

Kajian

BUKTI

JABATAN

-Carta Organisasi (menunjukkan tanggungjawab dan kuasa dikenalpasti) dan bukti ianya disebarkan -Surat lantikan MR ada penyataan tanggungjawab dan kuasa diberi

- JFPU/Urus setia ISO

-Sebaran mengenai SPK kepada kakitangan samada melalui E-mel/bulletin/ucapan/laman web/Mesyuarat dan sebagainya

- JFPU/Urus setia ISO

-Minit MKSP -Minit/laporan menunjukkan penambahbaikan Perubahan dan mengemaskini -Laporan Audit -Penilaian Kursus (Maklumbalas Pelanggan) -Laporan ke MKSP -Minit MKSP -Keperluan Sumber dikenalpasti termasuk HR, bangunan, bahan dan sebagainya.

SPK:

CATATAN

Rujuk Lampiran pada MK

-Wakil Pengurusan/Urus setia ISO

Pindaan, -Urus setia ISO - JFPU -Urus setia ISO/ JFPU -Urus setia ISO

Peralatan/mesin,



KLAUSA 6 Pengurusan Sumber 6.1 Bekalan Sumber

BUKTI SPK: -SPK dilaksanakan dan sumber disediakan seperti budget, ProsedurProsedur untuk diaudit , Prosedur Kawalan Dokumen SPK, Bukti Penambahbaikan. Kepuasan Pelanggan: -Carta Organisasi, Pelan penempatan kakitangan, jadual utama melibatkan (kakitangan, bahan, peralatan), Prasarana dan infrastruktur.

6.2 Sumber Manusia 6.2.1 Am

6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

6.3 Infrastruktur

6.4 Persekitaran Kerja

-Carta Organisasi untuk kenalpasti anggota. -Senarai Tugas (Rujuk Fail Meja/Surat Lantikan). -Rekod/Sijil Pendidikan, Latihan, Kemahiran dan pengalaman yang sesuai dengan tugas dan penempatan. -Lesen (yang berkaitan). -Kelayakan kakitangan –Diskripsi jawatan, speksifikasi tugas -Latihan –Rekod menjalani latihan -Kawalan keberkesanan- Ujian Kemahiran, Penilaian Pencapaian, Audit -Kesedaran kakitangan – Program Orientasi, Induksi, maklumat dipapan kenyataan, taklimat. -Rekod-rekod mengenai pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman (rujuk 4.2.4) -Tempat, ruang kerja dan kemudahan berkaitan disediakan -peralatan menjalankan kerja disediakan seperti mesin, peralatan, komputer, perisian, video, monitor -kemudahan sokongan seperti elektrik, lampu, telefon, faksimili, pengangkutan, komunikasi (bulletin, laman web) -Suhu (penghawa dingin) -Keselamatan (pemadam api) -Bebas habuk

JABATAN

- JFPU

CATATAN

Budget ~ UMS/PU/07

- JFPU

- JFPU

- JFPU - JFPU - JFPU /BSM -BSM

Rujuk UMS/PU/09

- JFPU /BSM

- JFPU

- JFPU


Rujuk


KLAUSA

BUKTI

JABATAN

CATATAN

7. Pelaksanaan Program Akademik

7.1 Perancangan Program Akademik

Objektif kualiti/Keperluan kualiti bagi Perkhidmatan -Pelan Strategi/KPI/Rekabentuk Program/pangkalan program/silibus (spesifikasi program/kursus)

data

bagi

Keperluan Proses dan Dokumentasi/Sumber/Kemudahan -Prosedur dan Dokumen, carta alir proses Aktiviti pengesahan/pengsahihan/pengawalan/pemeriksaan -Minit-minit mesyuarat meluluskan pembangunan program, kertas soalan, keputusan peperiksaan, penilaian kursus Rekod (lihat 4.2.4)

-Sekolah/PPIB/PKPP -Urus setia ISO/Pemegang Dokumen -Sekolah/PPIB/PKPP

silibus,

7.2 Proses-proses yang berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan yang berkaitan Program Akademik

7.2.2 Semakan terhadap penyampaian program akademik 7.2.3 Komunikasi pelanggan

Keperluan pelajar semasa dan selepas melalui program akademik -Prospektus/struktur pengajian/senarai semak/buku maklumat/kontrak/Peraturan/Arahan/AUKU/buku panduan pelajar/perancangan penilaian kursus. Keperluan yang tidak dinyatakan -Panduan pendaftaran/Tepat pada masa/Manual Keperluan undang2, peraturan dan statutori -Perlembagaan, AUKU, Peraturan, Polisi dan Pekelililing -Bukti keperluan disediakan seperti kelayakan, akreditasi, kelulusan, perancangan sumber sebelum program ditawarkan -surat, memo, faks, kontrak -E-mel/ Brosur/ buku-buku panduan/ Sistem Maklumat Pelajar (SMP)/ Laman Web/sms/Buletin/Mesyuarat/Papan Kenyataan/ Radio/maklumbalas pelanggan/aduan pelanggan/kaunter

- JFPU /BPA

Rujuk UMS/PK/06

-Sekolah/PPIB/PKPP

- JFPU



KLAUSA 7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan program/kursus 7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan program/kursus 7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan Program/Kursus

7.3.3 Output kepada AKtiviti Rekabentuk dan Pembangunan Program/kursus

7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Pembangunan Program/kursus 7.3.5 Varifikasi Rekabentuk dan Pembangunan

BUKTI

JABATAN

Peringkat-peringkat terlibat dalam kertas cadangan pembangunan program/semakan program/kursus: -Minit Mesyuarat JK Akademik Sekolah, Minit Mesyuarat Sekolah, Minit Mesyuarat Pembangunan Program, Minit Mesyuarat Senat @ petikan minit -Kertas kerja penawaran program baru/semakan program yang tercatat tujuan penawaran program baru/semakan program. -Surat kelulusan/arahan/cadangan baru/semakan kursus.

bagi

penawaran

program

-Garis Panduan program baru/semakan program/kursus baru. -Silibus Kursus (berdasarkan keperluan MQA: penggunaan LOKI). -Bukti aktiviti perancangan perolehan sebagai persediaan melaksanakan pengajaran dan pembelajaran. -Prospektus/struktur program/peraturan/modul/manual/Kertas Cadangan Penilaian Program bagi memastikan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran yang betul dan selamat. -Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akademik, Jawatankuasa Pembangunan Program, Minit membuktikan kelulusan Pembangunan Program

Minit Mesyuarat Mesyuarat Senat

-Silibus seperti yang diluluskan pada kertas cadangan pembangunan program/semakan program/kursus (lihat 7.3.1) -Rekod mesti dipelihara (lihat 4.2.4)

CATATAN

-Sekolah/PPIB/PKPP /PPA

Rujuk UMS/PK/01

-Sekolah/PPIB/PKPP

Rujuk UMS/PK/01

-Sekolah/PPIB/PKPP

-Sekolah/PPIB/PKPP

-Sekolah/PPIB/PKPP



KLAUSA 7.3.6 Validasi Rekabentuk dan Pembangunan Program

BUKTI -Minit Mesyuarat Senat/Minit Mesyuarat Lembaga -Surat kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi Negara

7.3.7 Kawalan Terhadap Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan Program/kursus

-Kertas Cadangan semakan Program/kursus setiap 3 hingga 5 tahun. -Pandangan/Alasan/komen pihak tertentu seperti penilai luar, Industri terhadap program yang ditawarkan. -Minit Mesyuarat Jawatankuasa berkaitan.

JABATAN

CATATAN

-Sekolah/PPIB/PKPP/ Urus setia Senat/Urus Setia LPU -Sekolah/PPIB/PKPP

Rujuk UMS/PK/01



KLAUSA

BUKTI

JABATAN

CATATAN

7.4 Perolehan

7.4.1 Perolehan

Proses

7.4.2 Perolehan

Maklumat

7.4.3 Verifikasi terhadap produk yang diterima daripada pembekal

-Senarai Pembekal yang berdaftar di UMS -Kriteria Penilaian Pembekal disediakan oleh Jabatan Bendahari -Rekod Penilaian Pembekal

- JFPU /Bendahari

Rujuk UMS/PU/08

-Kelulusan perolehan/perkhidmatan -Bukti kelayakan kakitangan terlibat dalam aktiviti perolehan -speksifikasi disediakan dan lengkap -Laporan pemeriksaan barangan yang dibeli (DO) -Laporan pengujian dan bukti kelulusan

- JFPU

Rujuk UMS/PU/08

- JFPU

7.5 Penyediaan Proses Pengajaran dan Pembelajaran

7.5.1 Kawalan ke Atas proses Pengajaran dan Pembelajaran

-Pangkalan Data Program/struktur pengajian yang menjelaskan ciri-ciri program akademik/silibus -Senarai Peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran. -Terdapat bukti aktiviti pemantauan dan pengukuran ke atas pengajaran dan pembelajaran. -Bukti Aktiviti Pendaftaran kursus, Penjadualan, peperiksaan dan Penilaian kursus.

7.5.2 Validasi Proses Penyediaan dan Perkhidmatan

-Semakan Program berdasarkan keperluan MQA/JPT. -bukti kelulusan peralatan, bukti pengujian dan pemeriksaan peralatan. -kelayakan kakitangan sesuai dengan aktiviti pengajaran (CV/Sijil). -Semakan semula program hasil maklum balas pihak berkaitan

7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan program pengajian 7.5.4 Hartamilik Pelanggan

-Bukti maklumat program/kursus dikemas kini (contoh melalui cop/label/tag/tarikh semakan/nombor siri/nama lokasi) -Maklumat penawaran program/kursus mudah dikesan -Tesis pelajar, kertas tugasan, skrip jawapan dan data pelajar -Rekod perlu dipelihara (lihat 4.2.4)

-Sekolah/PPIB/PKPP/BPA

Rujuk UMS/PK/06, UMS/PK/07, UMS/PK/08, UMS/PK/09, UMS/PK/10

-Sekolah/PPIB/PKPP

-Sekolah/PPIB/PKPP /BPA/SMP -Sekolah/PPIB/PKPP/BPA/ SMP



KLAUSA 7.5.5 Pemuliharaan Sistem Akademik

BUKTI -Rekod berkaitan pelajar (rekod pelajar, kurikulum, kertas soalan, peperiksaan, transkrip, ijazah dan sebagainya) dijaga secara sistematik. (lihat 4.2.4) -Pengendalian bilik Kebal

7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran

-Senarai alat ditentukur -Standard Of Prosedur (SOP) -Sijil Pengujian, pengesahan perisian -Jadual alat ditentukur -Rekod dan pengujian semula

JABATAN -Sekolah/PPIB/PKPP/BPA/ SMP

CATATAN Rujuk UMS/PK/12

-BPA - JFPU



KLAUSA 8. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan 8.1 Am 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.2 Audit Dalaman

8.2.3 Pengawal selia dan Pengukuran Proses 8.2.4 Mengawal selia dan Pengukuran Produk (program pengajian) 8.3 Kawalan ke atas Produk yang Tidak Menepati keperluan yang ditetapkan 8.4 Analisa Data

BUKTI

-Bukti penambahbaikan dalam SPK -Bukti prosedur yang dibangunkan dipatuhi

-Penilaian kursus dijalankan -Komunikasi dengan pelanggan (pengendalian e respon/aduan) -Prosedur Audit Dalam didokumenkan -Pelan/ Jadual Audit -Laporan Audit -Kelayakan Auditor -Laporan Tindakan Pembetulan -Pelan Penambahbaikan -Pindaan Dokumen -Penilaian ke atas proses -Laporan Audit -Laporan Penilaian Kursus -Laporan Semakan semula Program (setiap 3 hingga 5 tahun) ~adakah bukti laporan penilai luar dilaksanakan. -Bukti Pengajaran dan Pembelajaran dijalankan seperti yang dirancang (contoh: semak fail pensyarah dan ‘cross check’ pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran adakah seperti pada silibus) -Bukti tindakan diambil ke atas kursus yang memperolehi Min kurang daripada 2 -Laporan Audit Dalam -Data Kepuasan Pelanggan -Data Kepuasan Pembekal

JABATAN

-Urus setia ISO/Pemegang Dokumen/ JPSU

CATATAN

Rujuk semua prosedur

-JPSU -Urus setia Juruaudit

ISO/Ketua

Rujuk UMS/PU/14

-Urus setia ISO -Urus setia ISO/Pemegang Dokumen -Sekolah/PPIB/PKPP

-Sekolah/PPIB/PKPP

Rujuk UMS/PK/08

-JPSIU



KLAUSA 8.5 Peningkatan 8.5.1 Peningkatan Berterusan

8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.3 Tindakan Pencegahan

BUKTI -Pelaksanaan Audit -MKSP -Pelan Strategi -Projek/program penambahbaikan seperti projek-projek KIK -Pelaksanaan Majlis Anugerah -Pelaksanaan Anugerah/penghargaan peringkat Jabatan -Laporan Audit, NCR -Pelan Tindakan -Minit Mesyuarat MKSP -Senarai tindakan pencegahan -Bukti tindakan pencegahan dapat mengelak ketakakuran dan punca ketakakuran daripada berlaku.

JABATAN

-JPSIU/Urus setia Jabatan Pendaftar

CATATAN

ISO/

-JPSIU/Urus setia ISO

Rujuk UMS/PU/11

-JPSIU/Urus setia ISO

Rujuk UMS/PU/12

‘Selamat Menjalankan Audit kepada semua Juruaudit selaku Agen Perubahan’


Nota: Senarai Semak ini perlu dibaca bersama Standard dan Juruaudit dinasihatkan tidak terlalu terikat kepada senarai semak ini

Recommend Documents