SENARAI SEMAK PASTI PELAKSANAAN AKTIVITI

SENARAI SEMAK PASTI PELAKSANAAN AKTIVITI PROGRAM : TARIKH : MASA : TEMPAT : PERASMI : BIL

PERKARA

1.

BAHAGIAN URUS SETIA -Atur cara program -Atur cara Perasmian -Atur cara Penutup -Lantikan Pengacara Majlis -Skrip Pengacara Majlis -Lantikan Pembaca doa -Skrip Pembaca Doa -Buku Pelawat ( jika ada ) -Pen untuk Buku Pelawat -Persiapan peralatan/dokumen  Dulang hadiah  Alas dulang  Air mineral  Gelas  Coaster / alas gelas  Alas Meja  Skirting Meja  Bunga Meja  Lain-lain -Teks ucapan  Perasmi  Wakil Universiti / Pengarah  Pihak ketiga ( Jika ada ) -Teks ucapan pendua (backup) -Salinan teks-teks ucapan untuk wartawan / siding akhbar. -kata-kata Aluan Buku cenderamata  Naib Canselor  Timbalan Naib Canselor ( HEPA )  Perasmi  Penasihat

TINDAKAN

PERKEMBANGAN

2.

 Pengarah Program  Lain-lain yang berkaitan -Gimik Perasmian  Jenis gimik  Plan pelaksanaan gimik  Harga props gimik  Peralatan tambahan  Raptai (rehearsal) gimik  Plan B (Backup)  Langkah keselamatan -Jurugambar / juruvideo  Atur cara program  Jemputan jurugambar oleh Canseleri  Jamuan jurugambar  Tempat duduk jurugambar  Tag nama jurugambar -Mesyuarat Jawatankuasa Induk  Minit Mesyuarat -Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana  Minit Mesyuarat -Mesyuarat Jawatankuasa Kecil  Minit Mesyuarat BAHAGIAN JEMPUTAN DAN PROTOKOL Surat Jemputan Draf kad jemputan Kad jemputan Senarai jemputan ( Sila rujuk Pegawai Protokol di Pejabat Canseleri ) Senarai kehadiran jemputan Jadual penerbangan jemputan Jadual penginapan jemputan

3.

Kedudukan tempat duduk VVIP / VIP ( Sila rujuk Pegawai Protokol di Pejabat Canseleri ) BAHAGIAN SERANTA Bahan Press Kit (untuk wartawan)  Artikel  Atur cara majlis  Risalah (phamplet)  Teks-teks Ucapan  Cenderamata Bilik Sidang Akhbar ( Press Conference ) ( jika Perlu )

4.

Hebahan menerusi akhbar / tv / radio / internet Draf hebahan akhbar melalui canseleri Kelengkapan  Tempahan tempat  Sistem Siaraya ( PA System )  Bunga hiasan dewan  Backdrop  Logo Universiti  Logo Penaja / kerjasama  Logo program  Susun atur kerusi / kelengkapan  Rostrum Ucapan perasmi  Sofa / kerusi VVIP  Coffee table dan alas meja  Bunga hiasan Coffee table  Tagging nama pada kerusi VVIP dan VIP BAHAGIAN BUKU CENDERAMATA Sebutharga buku cenderamata Draf reka bentuk buku cenderamata Susun atur kandungan buku Contoh cetakan buku cenderamata Naskah pruf buku cenderamata Pembayaran cetakan buku cenderamata Pembayaran cetakan buku cenderamata

5.

BAHAGIAN CENDERAMATA Senarai jenis, anggaran harga, tulisan untuk engraving Survey / Memilih cenderamata Sebutharga cenderamata Menempah cenderamata Mengagihkan cenderamata Door gift ( Jika Perlu )

6.

BAHAGIAN SAMBUTAN Senarai Penyambut Tetamu Penyelarasan dengan bahagian protocol untuk senarai jemputan Senarai jemputan terkini Raptai aspek protocol dan etika ( Rehearsal )

Pelan tempat duduk VIP dan VVIP Menentukan pegawai pengiring ( Jika Perlu ) Taklimat kepada AJK penyambut tetamu Persembahan aluan (gimik) ketibaan perasmi Roset, Tanda nama, blazer dan vest petugas 7.

BAHAGIAN JAMUAN Menyediakan menu jamuan Mendapatkan sebutharga jamuan Surat melantik penyaji makanan (catering) Bayaran pendahuluan ( Deposit )

8.

Menyediakan minuman ringan ( refreshment ) untuk perasmi / VVIP di Bilik menunggu Menyediakan jamuan untuk petugas  Pemandu  Keselamatan  Polis  Pegawai Khas Kementerian  Pegawai Pengiring  Pegawai-pegawai lain BAHAGIAN PENGANGKUTAN

9.

Jadual penggunaan kenderaan  Pandu arah jalan  Pandu Arah meletak kereta (parking) VIP  Pandu Arah meletak kereta (parking) BAS  Pandu Arah meletak kereta (parking) jemputan Menyediakan pengangkutan untuk VVIP  SUK Johor  Jabatan Kerajaan  Polis  Imigresen  Lain-lain jabatan Menyediakan pengangkutan untuk petugas dan peserta.  Bas peserta  Bas AJK  Pajero/Van Urusetia  Ambulans UTM BAHAGIAN PENGINAPAN Tempahan untuk VVIP

Tempahan untuk petugas Tempahan untuk peserta Tempahan untuk pegawai pengiring Tempahan untuk pemandu bas ( jika perlu ) Menyelesaikan bil-bil penginapan 10.

BAHAGIAN MULTIMEDIA / VIDEO Menyediakan bahan tayangan / story board Kelulusan bahan dan konsep multimedia Menempah peralatan multimedia

11.

BAHAGIAN KESELAMATAN Kawalan sepanjang majlis Kawalan lalu lintas Jaket keselamatan Tanda arah ke tempat majlis Kawalan tempat letak kereta ( parking ) EMS ( Ambulans / First Aid Kit ) Penyediaan Ruang Sakit ( Sick Bay )

12.

BAHAGIAN PERCETAKAN Reka Bentuk poster / sepanduk / panji-panji Kelulusan Unit Media Grafik, Canseleri Sebutharga poster / Sepanduk Bayaran pendahuluan (deposit) percetakan Menempah cetakan poster / Sepanduk / panji-panji Kebenaran menampal / menggantung oleh keselamatan Menyelesaikan bil-bil percetakan

12.

BAHAGIAN PERSEMBAHAN Senarai persembahan bersama sebutharga persembahan Kelulusan dari unit Kebudayaan, Pejabat Canseleri Pembayaran pendahuluan (deposit ) kepada ketua persembahan Persediaan logistik kumpulan persembahan  Kenderaan

       

Tiket kapal terbang Penginapan Makan / Minum Peralatan Audio Visual Peralatan muzik Latihan rehearsal Keselamatan artis Lain-lain keperluan

CARTA ALIR : PENUBUHAN PERSATUAN PELAJAR PELAJAR

MULA



Menyalin perlembagaan persatuan ke dalam pendrive / cd



Menghantar permohonan untuk mendaftarkan persatuan

PEMBETULAN

PUSAT KEGIATAN PELAJAR

TIDAK LENGKAP GAGAL



Menyemak kandungan perlembagaan dan maklumat yang diperlukan



Menyediakan Sijil Pendaftaran Persatuan dan nombor rujukan

LULUS

PELAJAR

TAMAT



Menghantar perancangan aktiviti maklumat persatuan / kelab pada awal semester



Melaksanakan Aktiviti



Mengadakan mesyuarat



Menghantar minit mesyuarat agong dan carta organisasi baru



Rekod

PROSES PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI DI POLITEKNIK



Pelajar merancang aktiviti. Rujuk kepada penasihat Persatuan



Membuat kertas kerja / Borang C dan serah kepada Pejabat Timbalan Dekan (HEP & Alumni)



Kertas kerja / Borang C disemak dan diusulkan ke Mesyuarat Tabung Amanah Fakulti ( Bajet < RM 1000 diluluskan oleh Timb. Dekan HEP tanpa melalui Mesyuarat Tabung Amanah Fakulti.



Surat kelulusan program dikeluarkan



Aktiviti dijalankan



Menghantar laporan lengkap setelah program selesai



Rekod

MULA

< RM 1000

TIDAK LULUS

LULUS

TAMAT

NOTA : Bagi program yang melibatkan kelulusan serta permohonan bajet daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar, Kertas kerja dan Borang C yang lengkap hendaklah dimajukan ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar setelah Fakulti meluluskan program.

ALIRAN KERJA PEMOHONAN DAN PENGURUSAN TAJAAN

Pegawai bertanggungjawab

Penjelasan MULA

Program Fakulti / Bahagian / Cawangan Dekan / Ketua / Pengarah

Program Pelajar Penasihat Program

Program Fakulti / Bahagian / Cawangan Kuasa Naib Canselor

Program Pelajar Kuasa Kem. Pengajian Tinggi.

Permohonan Kelulusan Tajaan

Program

Program Pelajar

Fakulti / jab / Bahagian

LULUS

Permohonan tajaan program pelajar perlu disalurkan melalui Timbalan Naib Canselor HEP / HEA

Tajaan yang telah diluluskan perlu dimaklumkan kepada Jawatankuasa Amanah berkenaan

LULUS

Surat Kuasa di keluarkan oleh Bendahari

Surat Kuasa Mengutip

1. Program AntarabangsaTandatangan naib Canselor

Shah Alam Bahagian Akaun Amanah

Cawangan Bahagian Kewangan Cawangan

Surat Permohonan Tajaan

Program Fakulti / Bahagian / Cawangan Dekan / ketua / Pengarah 1 Program Pelajar Penasihat Program

Surat Permohonan Tajaan

2. Program NasionalTandatangan Dekan / Ketua Bahagian / Pengarah Cawangan

Pegawai Bertanggungjawab

Penjelasan 1

Bahagian Akaun Amanah / Kewangan Cawangan

1. Rekod Terimaan. 2. Keluarkan Resit

Surat Kuasa Mengutip

3. Makluman kepada Fakulti / Bahagian / Cawangan 4. Pengurusan bayaran berdasarkan pengesahan Fakulti / Ketua / Bahagian

Bayaran

Program Fakulti / Bahagian / Cawangan

5. Pelarasan terimaan dan bayaran

Penyediaan penyata

Bendahari Program

Program Pelajar Penasihat Program

Bahagian Akaun Amanah / Cawangan

Baki Pendapatan

Tamat

Lebihan pendapatan akan dimasukkan ke dalam akaun amanah berkenaan kekurangan pendapatan akan ditampung oleh akaun amanah fakulti / Bahagian/Am / cawangan

CARTA ALIRAN : PERMOHONAN KENDERAAN

PELAJAR

MULA

LENGKAP TIDAK

YA

TAMAT



Surat kelulusan aktiviti



Isi borang tempahan kenderaan 2 minggu sebelum aktiviti



Pengesahan dan hantar borang ke unit kenderaan

UNIT KENDERAAN 

Semak borang



Semak penjadualan kenderaan



Kelulusan dari unit kenderaan



Pelajar buat susulan



Dapatkan maklumat kenderaan dan pemandu



Pegawai Pengiring ikut serta bersama pelajar



Pelaksanaan aktiviti



Penilaian dari pelajar mengenai perkhidmatankenderaan



Rekod

CARTA ALIR : PROSES PERMOHONAN PINJAMAN PERALATAN

PELAJAR

MULA 

Surat kelulusan program



Isi borang permohonan



Hantar borang kepada Penolong Pendaftar ( pentadbiran) untuk kelulusan

HEP / PEJABAT PENTADBIRAN 

Semak borang pinjaman dan surat kelulusan program



Kelulusan pinjaman



Pelajar mengambil peralatan



Pemulangan peralatan oleh pelajar



Pengesahan penerimaan oleh staf



Tindakan jika tidak hantar peralatan



Rekod

TIDAK YA

TAMAT

CARTA ALIRAN KERJA



Mengisi borang permohonan pendahuluan setelah aktiviti diluluskan



Serahkan borang yang telah diluluskan beserta salinan aktiviti



Proses kelulusan bayaran



Penyediaan cek oleh Unit Kewangan Zon 4 ( Siap 7 hari bekerja dari tarikh penghantaran borang )



Penerimaan cek di kaunter Unit Kewangan Zon 4



Rekod

MULA

TIDAK LULUS LULUS

TAMAT

*Nota : Pelarasan pendahuluan hendaklah dibuat dalam masa satu (1) bulan dari tarikh penerimaan cek. Pemotongan gaji akan dibuat tanpa notis peringatan jika gagal membuat pelarasan.