DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU 15 FEBRUARI 2008
SALINAN TERKAWAL
Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI TERAS
PENGENDALIAN MAJLIS KONVOKESYEN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
2/6
BPG-PPK-PT-18
1.0
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memastikan pengendalian konvokesyen IPG dapat dijalankan dengan teratur dan lancar mengikut garis panduan yang ditetapkan.
2.0
SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua pegawai yang terlibat dalam pengendalian konvokesyen IPG.
3.0
RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01
3.2 Garis Panduan Pengendalian konvokesyen IPG.
4.0
DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1. Konvokesyen merujuk kepada satu majlis yang diadakan untuk menganugerahkan Diploma Perguruan Malaysia dan Diploma Pendidikan kepada lulusan KDPM dan KPLI IPG.
4.1.2. Jawatankuasa Induk Konvokesyen merujuk kepada Jawatankuasa yang mengendalikan pelaksanaan konvokesyen IPG. Ahlinya terdiri daripada Pengarah sebagai Pengerusi, Timbalan Pengarah sebagai Timbalan Pengerusi, seorang Ketua Jabatan dilantik menjadi Setiausaha. Anggota Jawatankuasa lain akan dilantik oleh Pengerusi.
4.1.3. Tetamu Kehormat merujuk kepada orang kenamaan yang diundang untuk menyempurnakan Penganugerahan Diploma Perguruan dan Diploma Pendidikan kepada lulusan.
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI TERAS
PENGENDALIAN MAJLIS KONVOKESYEN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
3/6
BPG-PPK-PT-18
4.2 Singkatan
Februari 2008
AJK
:
Anggota Jawatankuasa
BPG
:
Bahagian Pendidikan Guru
HEP
:
Hal Ehwal Pelajar
IPG
:
Institut Pendidikan Guru
JK
:
Jawatankuasa
JKIK
:
Jawatankuasa Induk Konvokesyen
KDPM
:
Kursus Diploma Perguruan Malaysia
KPLI
:
Kursus Perguruan Lepas Ijazah
MPPP
:
Mesyuarat Pengurusan, Pentadbiran dan Profesional
PISMP
:
Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan
SU
:
Setiausaha
PROSEDUR KUALITI TERAS
PENGENDALIAN MAJLIS KONVOKESYEN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
4/6
BPG-PPK-PT-18
5.0
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB Pengarah IPG
SU
TINDAKAN 1. Mengarahkan SU JKIK mengadakan mesyuarat bagi membincangkan perancangan konvokesyen. 2. Menyediakan kertas perancangan konvokesyen institut yang mengandungi butiran yang berikut : • Tarikh • Tetamu Khas • Cadangan AJK 3. Memanggil mesyuarat pertama JKIK.
Pengarah IPG
4. Mempengerusikan mesyuarat JKIK dan membincangkan kertas perancangan majlis konvokesyen dan agihan tugas kepada AJK. 5. Menghantar maklumat berkaitan cadangan tarikh, tetamu kehormat dan bilangan lulusan ke Unit Hal Ehwal Pelajar, BPG untuk tujuan pengesahan dan penyelarasan.
BPG
6. Mengumpul maklumat yang berkaitan dengan cadangan tarikh dan tetamu kehormat bagi tujuan penyelarasan. 7. Mengadakan mesyuarat penyelarasan konvokesyen dengan Setiausaha Majlis Konvokesyen Institut. 8. Menghantar surat undangan kepada tetamu kehormat. 9. Menyunting kata alu-aluan buku cenderamata konvokesyen dan mendapatkan tandatangan daripada pihak-pihak yang terlibat. 10. Menyunting teks ucapan tetamu kehormat dan mengembalikannya kepada pihak institut untuk disampaikan kepada tetamu kehormat. 11. Melantik pegawai untuk menjalankan pemantauan semasa raptai dan konvokesyen berlangsung.
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI TERAS
PENGENDALIAN MAJLIS KONVOKESYEN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
5/6
BPG-PPK-PT-18
TANGGUNGJAWAB JKIK
TINDAKAN 12. Meminta JK Kecil mengadakan mesyuarat dan membuat perancangan dan agihan tugas kepada AJK. (Rujuki LAMPT18-01) 13. Mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa untuk mendapat maklum balas dan laporan dari setiap jawatankuasa. 14. Menyediakan Atur Cara Pentadbiran bagi melicinkan perjalanan konvokesyen 15. Mengadakan raptai sebelum majlis sebenar berpandukan Atur Cara Pentadbiran.
SU
16. Membuat penilaian keberkesanan pelaksanaan konvokesyen dari persepsi pelajar dan Timbalan Pengarah dengan menggunakan LAM-PT18-02 dan LAM-PT18-03.
Pengarah IPG
17. Mengarahkan SU memanggil mesyuarat ‘post-mortem’ selewat-lewatnya lima belas hari bekerja selepas konvokesyen untuk membuat refleksi dan mengenal pasti kelemahan dan membuat cadangan tindakan penambahbaikan sebagai panduan semasa menguruskan majlis yang akan datang.
SU
18. Membuat laporan analisis keberkesanan konvokesyen dan membentangkannya dalam mesyuarat MPPP sebelum laporan dan analisis tersebut dihantar ke Unit Hal Ehwal Pelajar, BPG untuk makluman.
Februari 2008
PROSEDUR KUALITI TERAS
PENGENDALIAN MAJLIS KONVOKESYEN
NO.KELUARAN
:
05
NO.PINDAAN
:
00
TARIKH KUAT KUASA
:
15.02.08
MUKA SURAT
:
6/6
BPG-PPK-PT-18
6.0
REKOD KUALITI
BIL.
JENIS REKOD
LOKASI
TEMPOH
LAMPIRAN
SIMPANAN 1.
Kertas Perancangan Konvokesyen
Pejabat Am
5 Tahun
2.
Surat Panggilan Mesyuarat JKIK
Pejabat Am
5 Tahun
3.
Minit Mesyuarat JKIK
Pejabat Am
5 Tahun
4.
Senarai Semak Tugas AJK Konvokesyen
Pejabat Am
5 Tahun
5.
Atur Cara Pentadbiran
Pejabat Am
5 Tahun
6.
Pejabat Am
5 Tahun
7.
Surat Undangan kepada Para Graduan dan Maklumat Majlis Lulusan Senarai Lulusan
Pejabat Am
5 Tahun
8.
Senarai Undangan
Pejabat Am
5 Tahun
9.
Draf Teks Ucapan
Pejabat Am
5 Tahun
10.
Minit mesyuarat ‘post –mortem’
Pejabat Am
5 Tahun
11.
Laporan Konvokesyen Institut
Pejabat Am
5 Tahun
12.
Pemantauan Keberkesanan Konvokesyen daripada Persepsi Pelajar Pemantauan Keberkesanan Konvokesyen daripada Persepsi Timbalan Pengarah
