MINIT MESYUARAT PERSEDIAAN PESTA KONVOKESYEN SEKRETARIAT PESTA KONVOKESYEN KE-41 UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Tarikh
: 30 September 2013
Hari
: Isnin
Masa
: 8.35 malam
Tempat
: Pejabat Sekretariat Pesta Konvokesyen, Aras 1, Pusanika
Kehadiran
Jawatan
Mohd Soufi Bin Zailani
Pengarah Eksekutif
Noraini bte Osman Basah
Tim. PengarahEksekutif I
Khairul Qamar bin Rusli
Tim. Pengarah Eksekutif III
Mourine Sadang
Tim. Kewangan I
Siti Mastura Mohd Nazer
Tim. Kewangan II
Siti Khadijah binti Sarnua
Setiausaha
Siti Nur Adilah Binti Amin
Tim. Setiausaha
Nurul Izzati binti Azmi
Eksekutif Cenderamata
Nor Afizah binti Ad Zane
Eksekutif Pemasaran
Norzurekha Binti Mursal
Eksekutif Program
Nor Aishah binti Ab Razak
Eksekutif Jamuan dan Kebajikan
Nor Hanny Dalila binti Zaini
Eksekutif Pameran
Mohd Hafizul Akmal b. Jali
Eksekutif Teknikal dan Tugas Khas
Muhammad Zamir bin Ismail
Eksekutif Ekspo dan Jualan
Fatin Nabila binti Ramlee
Eksekutif Protokol dan Sambutan
Nai’mah binti Mamat
Eksekutif Kebudayaan dan Kesenian
Siti Sarah binti Saari
Eksekutif Publisiti,Media, dan Teknologi
Mohammad Baihaqi bin Soibon
Eksekutif Keselamatan, Kebersihan dan Pengangkutan
AJK Sekretariat Protokol dan Sambutan (sila lihat lampiran) AJK Sekretariat Publisiti Media dan Teknologi Dokumentasi (sila lihat lampiran) AJK Ekspo dan Jualan (sila lihat lampiran)
Bil. 1.0
Agenda Pengerusi membuka majlis dengan Ummul Kitab AlFatihah dan ucapan alu-aluan.
2.0
Perbincangan setiap Sekretariat
2.1 Eksekutif Ekspo dan Jualan 2.1.1 15 gerai telah buat bayaran deposit. Tarikh akhir bayaran deposit 11/10/2013. 2.1.2 Taklimat akan diaadakan pada 19/10/2013. 2.1.3 Minta senarai penggerai daripada Kementerian Keusahawanan.
2.2 Eksekutif Publisiti Media dan Teknologi Dokumentasi. 2.2.1 Perlu dapatkan kelulusan poster daripada JPPEL. 2.2.2 Animonsta, Usrah Fitrah dan Tune Talk masih belum sahkan poster. 2.2.3 MPKJ – surat sudah dihantar dan dikenakan bayaran RM 94.00. 2.2.4 E-hebahan – sudah diluluskan. 2.2.5 Hebahan di website radio. 2.2.6 Pengesahan gimik dan montaj – perlu rujuk Pusat Kebudayaan. 2.2.7 Sesi Fotografi – 1/10/2013. Surat telah dihantar. Yang akan hadir – NC dan 3 TNC. 2.2.8 Kerusi – cari dan cuba susun pada malam ini.
Tindakan Pengerusi
2.2.9 Kad jemputan – LPO masih belum siap. 2.2.10 Kad jemputan mesti siap dalam masa seminggu. 2.2.11 Career Fair taja 10 banner, 150 bunting – cuba dapatkan untuk program-program besar. 2.2.12 Buku program masih belum siap.
2.3 Eksekutif Protokol dan Sambutan 2.3.1 Senarai jemputan daripada program, kebudayaan dan sukan masih belum diperoleh. 2.3.2 PKK masih belum membuat taklimat kepada AJK protokol. 2.3.3 Bagi senarai nama MC bagi setiap program.
2.9.1 Program Sukan Bersama Artis dibatalkan.
3.0
Pembentangan Belanjawan Setiap Sekretariat
3.1 Sekretariat Sukan dan Rekreasi 3.1.1 Pendapatan diperoleh daripada yuran pertandingan. 3.1.2 Belanjawan negatif – cari jalan penyelesaian dengan membuat street marketing.
3.2 Sekretariat Program 3.2.1 Pendapatan diperoleh daripada yuran pertandingan. 3.2.2 Belanjawan negatif – semak semula belanjawan. Potong perkara yang tidak diperlukan. 3.2.3 Buat street marketing untuk atasi masalah.
3.3 Sekretariat Kebudayaan dan Kesenian 3.3.1 Pendapatan diperoleh daripada yuran.’
3.3.2 Baki belanjawan positif. 3.4 Sekretariat Publisiti Media dan Teknologi Dokumentasi. 3.4.1 Perbelanjaan lebih daripada RM 5000
3.5 Sekretariat Jamuan dan Kebajikan 3.5.1 Perbelanjaan lebih kurang RM 27 ribu. 3.5.2 Baru mendapat tajaan makanan – minum pagi dan makan tengah hari pada hari Jumaat.
3.6 Sekretariat Pemasaran 3.6.1 Tunai terkini – RM 810. 3.6.2 Cuba dapatkan sumbangan tunai daripada ADUN, Sime Darby.
3.7 Sekretariat Cenderamata dan Sijil 3.7.1 Sila beritahu Sekretariat Cenderamata dan Sijil jika terdapat sebarang perubahan kerana perbelanjaan bergantung kepada secretariat lain.
3.8 Sekretariat Teknikal dan Tugas Khas 3.8.1 Perbelanjaan – Tag – RM1 x 800 unit = RM 800. 3.0
Pengerusi
Penutup Mesyuarat ditangguhkan dengan bacaan tasbih kifarah dan surah al-Asr pada jam 11.30 malam.
Disediakan oleh,
DILLA
Disemak oleh,
SOUFI
…………………………
……………………………..
Siti Nur Adilah binti Amin Timbalan Setiausaha Sekretariat Pesta Konvokesyen ke-41 Universiti Kebangsaan Malaysia
Mohd Soufi bin Zailani Pengarah Eksekutif Sekretariat Pesta Konvokesyen ke-41 Universiti Kebangsaan Malaysia
LAMPIRAN SEKRETARIAT PROTOKOL DAN SAMBUTAN Bil.
NAMA
1 Farah Nadiah bt. Rosli 2 Nur Syazwani bt Shahbani 3 Fatin Raihana binti Kamarudin 4 Mohd Firdaus bin Ab Ghani 5 Nurul Afiqah binti Ahmad Kamal 6 Fatin 'Atikah binti Khairuddin 7 Muhammad Faris bin Abdullah 8 Mohammad Hakimi bin Mohammed Ridzuan 9 Shafiqah bt Ibrahim 10 Norfazila binti Hamzah 11 Afif Amirah Binti Zainal 12 Nur Shahira bt Abdul Rahman 13 Syahirah binti Ibrahim SEKRETARIAT PUBLISITI MEDIA DAN TEKNOLOGI DOKUMENTASI Bil.
NAMA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Fauziah binti Abdul Manaf Siti Fauziah binti Zainon Ummi Zakiah Zainodin Loh Siew Lik Kittymont a/p Chelin Nor Asma binti Ab Aziz Afiq Fahmi bin Rasdi Mohd Hail Gafur bin Ruhmad Hafizin bin Kasah Mohd Zaidi bin Ibrahim
SEKRETARIAT EKSPO DAN JUALAN Bil.
NAMA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Zaza Norfarid Ahmad Tarmizi Muhammad Naim b Ismail Suhaili binti Subaira Nur Wafiyah binti Azman Nur Syazwana binti Mohd Yusof Muhamad Fauzan bin Ibrahim Muhammad Faris Fahmi bin Muhammad Fakhri Che Ku Fatimah Amirah binti Che Ku Azlan Mohd Noraliff bin Zazliza Reuben Dass Nur Adiera Hanna binti Rosli Nur Amalina Binti Masri
13 14 15
Siti Husnul Hotimah Binti Samsudin Nurul Izzati binti Mohd Fadzil Norasyikin binti Abdul Latif
