MINIT MESYUARAT PERSIAPAN TEKNIKAL PESTA KONVOKESYEN KE-41 UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA Tarikh
: 29 Ogos 2013
Hari
: Khamis
Masa
: 5.00 petang
Tempat
: Bilik Mesyuarat Unit Kaunseling
Kehadiran
Jawatan
Najwa Bin Ahmad Zawawi
UPP UPSP
Mohd Soufi Bin Zailani
Pengarah Eksekutif
Noraini Bte Osman Basah
Timbalan Pengarah
Khairul Qamar Bin Rusli
Timbalan Pengarah
Siti Khadijah Binti Sarnua
Setiausaha
Norzurekha Binti Mursal
Eksekutif Program
Nor Hanny Dalila Binti Zaini
Eksekutif Pameran
Nai’mah binti Mamat
Eksekutif Kebudayaan & Kesenian
Nurul Izzati Binti Azmi
Eksekutif Cenderamata & Sijil
Muhammad Zamer bin Ismail
Eksekutif ekspo dan jualan
Nor Aishah Binti Ab. Razak
Eksekutif Jamuan & Kebajikan
Syaza binti Abdonasrah
AJK Sekretariat Sukan dan Rekreasi
Siti Khadijah binti Ahmad
Timbalan Eksekutif Pemasaran
Pengerusi
Bil. Agenda 1.0 Pengerusi membuka majlis dengan Ummul Kitab AlFatihah dan ucapan alu-aluan. Setiap ahli yang hadir memperkenalkan diri dan jawatan.
Tindakan Pengerusi
2.0
Pengerusi
MAKLUMAN AWAL 2.1 Ahli sekretariat Pesta Konvokesyen ke-41 diberi kebenaran untuk menggunakan bilik gerakan JPPEL bagi kemudahan tempahan pengerai. 2.2 Pihak sekretariat Pesta Konvokesyen mendapat slot untuk mencari ahli dalam kalangan pelajar
2.3
3.0
baru sesi 2013/2014 semasa program “ekplorasi kampus”. Setip exec perlu menyediakan checklist gerak kerja bagi memudahkan dan melancarkan proses gerak kerja.
Perbincangan Gerak Kerja 2.1 Pengarah Eksekutif 2.1.1 Program Pesta Konvokesyen akan bermula pada hari khamis 24 Oktober 2013 yang melibatkan penggunaan pentas utama, dewan pameran, stadium, dan padang sukan. 2.1.2 Program akan berlangsung selama 6 hari berturutturut mengikut tema yang telah ditetapkan. 2.2 2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
Eksekutif Program Program akan bermula dengan ceramah santai bersama Ustaz Fauzi pada hari jumaat jam 8.30 hingga 11.30 malam. Ustaz Khazim Ilias jadual penuh, tidak dapat masuk program. Sabtu slot ceria bersama Boboiboy pada jam 9.00 pagi hingga 12.30 tengah hari. Boboiboy bawa bersama dua moskot. Program bersama sekolah menengah bermula selepas zohor, iaitu program yang menggunakan barangan kitar semula untuk jadikan pakaian secara kreatif dan inovatif. program “autoshow” pada hari ahad, jemputan kepada proton untuk acara ubahsuai kereta dan sponsor booth untuk promisu dan jualan. Program terbesar, “Battle of the Band” bersama penganjur utama Tune Talk. Tune Talk akan urus program sepenuhnya, disamping itu, buat promosi, pemasaran dan game. Battle of the Band program dari pagi sampai malam. 20 band. Perlu ikut kod etika, dapatkan penerangan dari pihak kebudayaan. Caj yang dikenakan rm100 per band. Maximum setiap band 5 orang. Isnin program pertandingan raja aiskrim pukul 2 petang. Malam program amal Palestin bersama “Usrah Fitrah”. Artis jemputan Heliza dan Zoey, akan dapat kerjasama dari pelajar antarabangsa
Maklumat dan tindakan
2.2.7
2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4
2.3.5 2.3.6
2.3.7
2.3.8
2.4 2.4.1
dari Palestin. program hari selasa bertemakan kesihatan. Akan adakan ceramah kesihatan anti merokok yang akan diadakan oleh Pakar Perubatan pusat kesihatan Hulu Langat, disamping akan adakan pameran kesihatan dan kaunter saringan dan pemeriksaan kesihatan. Jemputan VIP perlu nasihat daripada JPPEL. Eksekutif Kebudayaan Perasmian pembukaan dan penutup akan diadakan oleh pihak kebudayaan sendiri. Kebudayaan tentukan gimik, ada perancangan tambahan sekiranya cuaca tak mengizinkan. Dapatkan kerjasama dengan stesen radio, akhbar televisyen untuk hebahan program. Ada 5 program dibawah penyeliaan sekretariat karaoke, seni pentas, nasyid, kompang berirama Islamic Fashion Show. Program seni pentas akan mesyuarat pada minggu hadapan untuk menentukan tema dan konsep. Program nasyid telah hantar kertas kerja ke stesen radio Nasyid fm dan mesyuarat akan diadakan pada 30 Ogos 2013 jam 8 malam. Program kompang berirama, sudah dapatkan kelulusan PPD dan seterusnya perlu berurusan dengan Jabatan Pelajaran Selangor. Program Islamic Fashion Show sudah hantar kertas kerja pada syarikat Double A Muslimah, tapi perlu reka baju ciptaan sendiri, sediakan model dan booth, atas sebab pihak mereka akan keluarkan bajet yang lebih dari mencukupi. Perancangan lain, sedang menunggu jawapan daripada pihak Ajaba untuk mendapatkan kerjasama. Eksekutif Pameran Pameran diadakan dalam Dewan Gemilang dibahagikan kepada 22 untuk booth fakulti dan 22 dan persatuan yang akan bertapak di dalam Dewan Gemilang selama 6 hari iaitu bermula 24 hingga 29 Oktober. Manakala 22 buah booth lagi disediakan kepada pempamer Career Fair yang akan diadakan selama 4 hari iaiut bermula pada 24
hingga 27 Oktober. 2.4.2 Akan membuat pemohonan untuk membawa masuk mesin air automatik daripada pembekal. 2.5 2.5.1
2.5.2
2.5.3
2.4.2
2.4.3
2.6 2.6.1
Eksekutif Ekspo dan Jualan Booth jualan gerai basah disediakan sebanyak 15 tapak yang bersaiz 40’ x 20’. Tempahan penggerai sudah penuh, hanya tunggu pengesahan daripada pihak penggerai. Gerai jualan serbanika (kering) dibahagian atas disediakan sebanyak 134 tapak expo jualan dengan keluasan 20’ x 20’ dengan booth khemah arabic. 134 booth akan dibahagikan kepada 3 bahagian iaitu booth untuk penaja adalah sebanyak 20, 16 untuk pihak korporat dan 98 buah booth untuk aneka jualan. Untuk gerai jualan serbanika ini, baru ada 11 tempahan setakat ini. Bagi pihak ekspo dan jualan Pesta Konvo pada tahun ini, akan mengadakan sistem undian untuk menetukan kedudukan gerai penggerai untuk berlaku adil pada semua penggerai. Pihak sekretariat juga akan mengenakan penalti sekiranya pihak penggerai melanggar peraturan yang telah ditetapkan.
Eksekutif Pemasaran Akan menyediakan 3 pakej untuk ditawarkan kepada pihak penaja iaitu platinium, emas dan gangsa. 2.6.2 Pihak Tune Talk berminat, dan akan bagi hot ballon yang akan diletakkan di stadium. Penggungjung yang membeli simkad yang berharga RM10 akan dapat naik hot ballon secara percuma. Akan mohon booth dan penajaan untuk menaja program terbesar pesta iaitu Battle of the Band. 2.6.4 Pihak Firefly akan bayar harga tiket sahaja dan memberi tiket percuma mengikut destinasi sebanyak 4 keping. 2.6.5 Pihak IM4U tidak akan menaja pesta atas alasan program yang diadakan bukan berbentuk sukarela. Tiada duit tunai. Jika hendak bekerjasama dengan pihak IM4U perlu mereka sesuatu acara yang berbentuk sukarelawan.
2.6.6 Pihak CESMED tiada peruntukan untuk pesta kali ini. 2.6.7 Pihak NESTLE masih menunggu jawapan. Telah hantar pakej penajaan. 2.6.8 Semua pihak bank menolak penajaan kerana tiada peruntukan. 2.6.9 Alternatif daripada sekretariat pemasaran, akan adakan street marketing untuk mendapatkan dana. Selain daripada mewujudkan ruangan iklan dalam buku prgram. 2.7 2.7.1
Eksekutif Jamuan dan Kebajikan Santapan diraja oleh Pangkalan Selera, dengan dua pilihan menu utama. 2.7.2 Telah hantar suart untuk Dr. Roslan dan masih menunggu jawapan untuk mendapatkan kerjasama daripada pihak beliau dari segi kebajikan kesihatan. 2.7.3 Makanan untuk urusetia perlu berbincang dengan pengurus makanan yang lain sama da didalam UKM atau restoran disekitar UKM untuk dapatkan penajaan makanan untuk semua sekretariat pesta. 2.8 Eksekutif Cenderamata dan Sijil 2.8.1 Telah mendapat senarai hadiah dan cenderamata daripada sekretariat sukan, kebudayaan dan program untuk peserta, urusetia dan jemputan. 2.8.2 PKK tidak bersetuju dengan hadiah yang dicadangkan, perlu membuat cadangan baru dengan bajet yang diperuntukkan untk hadiah Tuanku RM500 dan hadiah untuk Tuanku Ampuan RM450. PKK minta rujuk pada Cik Azimah untuk hadiah diraja. 2.9 Eksekutif Sukan 2.9.1 Kelulusan masih ditangguhkan untuk program senam erobik. 2.9.2 Sukan rakyat akan hantar surat pada pihak kebudayaan yang akan diadakan di pentas utama. 2.9.3 sukan rakyat akan diprogramkan sukan yang tidak memerlukan peralatan yang banyak dan susah untuk didapati. 2.9.4 Futsal dan bola jaring akan diadakan di gelanggang dari pagi hingga petang.
2.9.5 Cadangan daripada pihak sekretariat sukan akan adakan sukan bersama artis kerjasama dengan pihak Berita Harian. Pihak Berita Harian akan sediakan artis dan program. 2.10 Eksekutif Publisiti 2.10.1 Draf poster dan kad jemputan telah dilakukan, masih menunggu kelulusan logo dan tema. Pihak PKK minta kad contoh. 2.10.2 Buku program ada pembaharuan berbanding yang lepas, akan tentukan kandungan yang perlu ada dalam buku program. 3.0
Hal-hal lain 3.1 Duit daripada PALAPES yang terambil duit Pesta Konvo masih belum diselesaikan. 3.2 Surat yang diminta daripada Bendahari masih tidak diluluskan. Duit tidak boleh dikeluarkan. 3.3 Buku resit tidak boleh disediakan disebabkan tidak menggunakan akaun rasmi UKM, perlu tempah sendiri oleh pihak sekretariat. 3.4 PMUKM minta ada logo sebab sekretariat memohon kerjasama, PMUKM akan meminta ahlinya membantu urusetia pesta konvo kali ini.
Maklumat dan tindakan
3.0
Penutup Mesyuarat ditangguhkan dengan bacaan tasbih kifarah dan surah al-Asr pada jam
Pengerusi
