SEMINARIE B.I.B.F. Kantoororganisatie in de 21 ste eeuw: Is dit nog haalbaar?

SEMINARIE B.I.B.F

Kantoororganisatie ste in de 21 eeuw: Is dit nog haalbaar? 23/03/2013

Bart Van Coile Accountant-Belastingconsulent, bestuurder Van Coile & Partners CVBA Raadslid en lid uitvoerend comité IAB Ondervoorzitter V.A.B.F vzw Ondervoorzitter I-Prof vzw

Niets uit deze uitgave, inclusief de specifieke vormgeving, mag door middel van elektronische of andere middelen, met inbegrip van automatische informatiesystemen, worden gereproduceerd en/of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur. Mede door de rechtsonzekere wetgeving kan de auteur niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele foutieve interpretaties.

1

Inhoud

Deel 1: Paperless Office en kantoororganisatie

p. 3

Deel 2: E-Invoicing

p. 85

Deel 3: Rendabiliteit

p. 147

Deel 4: ISRS

p.173

DEEL 1:

Paperless Office Kantoororganisatie

3

Paperless ka antoor Weg na aar paperle ess office bezaaid b me et vele obsttakels Ondankks de prolife eratie van sm martphoness, tabletcom mputers en goedkope g o opslagmoge elijkheden blijvven we versslaafd aan papier. p De droom d van een e paperle ess office iss nog ver we eg.

at hallucinante cijfer sttaat voor de e verwachte wereldwijd de vraag naa ar pa400 miljjoen ton. Da pier in 2012. 2 Volge ens de Finse e papierpro oducent Foe ex een recorrd. Hoe kom mt het toch dat we pap pier blijven verslinden? v ? Al veertig jaar j worden n magazines s en kranten volgepend d met voorsp pellingen ovver volledig digitale werkplekken w waar docum menten enkel viia computerrs beschikbaar zijn en waar geen velletje pap pier te besp peuren valt. Nooit waren er e zoveel mo ogelijkhede en om die drroom waar te maken. Smartphone S es en tablettcomputers zijn n wijdversprreid, de capaciteit om digitale d docu umenten op p te slaan iss vrijwel onb beperkt en goed dkoop, en er e zijn ontelb bare programma’s om papieren do ocumenten te digitalise eren en ze tijden ns hun leve ensduur te volgen v en te e bewerken..

Maar de e realiteit laat een ande er beeld zie en. Van een n ‘paperlesss office’ of een ‘clean de esk’ is geen sp prake. De Belg B is de op p een na gro ootste papie erverbruiker ter wereld d. Tussen 19 980 en 2000 ve erdubbelde het papiervverbruik in het h Westen, net toen ie edereen een n pc op zijn kantoor kreeg. Een E gemidd delde kantoo orwerker prrint volgens een Nederrlandse stud die 34 vellettjes per dag. v onze papierversla p aving is puur economisch. Het is e erg goedkoo op en Een eerrste reden voor eenvoudig geworden om te prrinten. Een kleine inkje etprinter heb b je al voor 50 euro. De e verleiding om m die e-mail snel even af a te drukke en is erg gro oot. Het aan ntal bronnen n waarop we w via het interrnet een be eroep kunne en doen, is vermenigvu uldigd.

4

Soms is er ook geen digitaal alternatief voorhanden. Vooral de overheid eist vaak nog een papieren formulier. Maar ook in het onderwijs vindt de digitalisering moeilijk ingang. Nog anderen zeggen dat papier een voordeel behoudt omdat het tastbaar is, of omdat het prettiger zou lezen. Noteren op papier zou de informatieverwerking sneller laten verlopen. Hoewel bovenstaande redenen valabel zijn, worden de excuses om nog papier te gebruiken kleiner. Digitaal is sneller, minder foutgevoelig en milieuvriendelijker. Dankzij elektronische facturen en digitale handtekeningen kunnen bedrijven perfect op een veilige en legale manier digitaal werken (lees de getuigenissen hieronder). En de nieuwste generatie computerschermen maakt het prettiger om digitaal te lezen. De believers in een paperless office zijn zeldzaam geworden. Elk document digitaliseren is te omslachtig en niet wenselijk. Maar overheden en bedrijven blijven streven naar minder papier, minstens voor interne doeleinden. Zelfs wanneer het een werk van lange adem is, komen tijdens het proberen heel wat efficiëntiebesparingen aan de oppervlakte. Papierloos werken mag dan wel een utopie zijn, papierarm werken is in crisistijden een nobrainer. 'Zweven tussen hoop en ontgoocheling' Philippe Wartel van Sparks-Surveyors was vastbesloten te streven naar een papierarm kantoor. 'Onze experts doen soms nodeloze verplaatsingen naar ons kantoor om een papieren dossier op te halen. Door alles digitaal beschikbaar te maken wilden we ze makkelijker van thuis uit laten werken.' Vandaag, na een aantal jaren proberen, kan Wartel nog niet van een succes spreken. 'Ik zweef nog tussen een gevoel van ontgoocheling en hoop. We dachten dat het wel te doen zou zijn om paperless te werken maar we botsen op veel problemen. De documenten die we intern aanmaken zijn digitaal maar ons bureau krijgt heel wat brieven binnen. Het vergt enorm veel werkuren om alles in te scannen en te linken aan het juiste dossier. Idem voor de gigantische hoeveelheid mailverkeer. Eigenlijk hebben we een extra parttime kracht nodig.' Dankzij de elektronische handtekening is Sparks-Surveyors juridisch volledig in orde. Maar niet alle klanten zitten op dezelfde lijn. 'Rederijen of advocatenkantoren vragen nog erg vaak naar een papieren kopie.' Wartel laat het hoofd niet hangen. 'Het is een duidelijke besparing gebleken, vooral qua efficiëntiewinst. Dossiers gaan niet meer verloren en zijn onmiddellijk terug te vinden. We blijven volharden.'

5

'We laten niets meer aan het toeval over' 'Intern gebruiken we geen papier meer. Enkel voor externe communicatie werken we met papier.' Thomas Van Eeckhout van het ICT-bedrijf Easi.net is na tien jaar volhouden een fervent voorstander van werken zonder papier. 'Het grootste voordeel is dat we niets meer aan het toeval overlaten. Door alles te digitaliseren konden we veel meer automatismen in onze werking inbouwen. We volgen contracten beter op, we zijn beter gedocumenteerd, we hebben meer vat op wat er gebeurt. De foutenmarge is veel kleiner dan bij papieren documenten.' Alle teksten die bij Easi.net digitaal worden aangemaakt krijgen tags mee. Zo zijn ze makkelijk opspoorbaar. Ook e-mailen naar collega's is verbannen. Het oeverloze e-mailverkeer werd vervangen door een eigen alternatief. 'Het heeft ons een paar honderdduizenden euro's gekost, maar we worden niet meer geleid door die warrige inbox, wel door welomlijnde taken en documenten.' Zijn alle medewerkers overtuigd? 'Over het digitaal lezen krijgen we geen klachten. Natuurlijk zijn er ook nadelen. Door onze gespecialiseerde manier van werken wordt het moeilijker om iemand te integreren die lange tijd op de 'klassieke' manier gewerkt en gecommuniceerd heeft. Aanpassen duurt dan een tijdje. Maar jongeren hebben daar weinig moeite mee.' Artikel in “De Tijd” 09:29 - 19 september 2012 door Dieter Snoeck

6

PERMANENT DOSSIER

Dossierbeheerder

PD 1.

Identificatie

- Opdrachtbrief en belangrijke briefwisseling - Algemeen  Naam, adres, vennootschapsvorm  Ondernemingsnummer, RPR  Nacebel, registratienummer - Gemachtigden  Kopie identiteitskaarten / paspoorten  Data van benoemingen  Duur van de mandaten  Kopie huwelijks- of wettelijke samenlevingscontracten - Aandeelhouderslijst - Aandelen en rechten dienaangaande - Organigram van de onderneming - Groepsstructuur - Commissaris - Identificatie Kruispuntbank  Uittreksels KBO  Nacebel codes - Antiwitwas  Identificatie & verificatie  Formulier risicobepaling  Verklaring uiteindelijke begunstigde(n)

Model BBB

7

PERMANENT DOSSIER

Dossierbeheerder

PD 2.

Juridisch

PD 2.1

Eigen juridische gegevens

- Statuten :  Oprichting  Wijzigingen  Gecoördineerde statuten - Publicaties :  Statuten en wijzigingen  Benoemingen, ontslagen  Publicaties BS  Notulen B.A.V. en bestuursorgaan - Financieel plan - Verslagen bijzondere mandaten - Overdrachtsovereenkomsten PD 2.2

Contracten met derden

- Huurcontracten en zakelijke rechten (erfpachten, vruchtgebruiken, opstal, …) - Verzekeringscontracten - Handelscontracten - Expertiseverslagen PD 2.3

Vergunningen

- Exploitatievergunning - Milieuvergunning - Specifieke vergunningen - Vestigingsattest - Andere DP 2.4

Eigendomstitels

- Onroerend goed (aankoopakte, …) - Octrooien, merken, patenten, …

Model BBB

8

PERMANENT DOSSIER

Dossierbeheerder

PD 3.

Boekhouding, fiscaal, sociaal en financieel

PD 3.1

Boekhouding

- Waarderingsregels - Boekhoudkundige specificaties  Prorata’s  Voordelen van alle aard  Wagenpark (CO2, …)  Andere - Evolutietabel van het kapitaal - Evolutietabel van de reserves - Afschrijvingstabel PD 3.2 Directe en indirecte fiscaliteit - Fiscale volmachten - Fiscale specificiteiten van het dossier - Gegevens van de fiscale administraties - Brieven met een gevolg in de toekomst - Belangrijke controles en overeenkomsten - Tabel KI onroerend goed & outillering PD 3.3

Sociaal

- Sociale gegevens  Aansluitingsnummers  Gegevens sociaal secretariaat - Sociale specificaties van het dossier - Briefwisseling en belangrijke controles PD 3.4

Financieel

- Bankrelaties - Leningen - Hypotheken en waarborgen - Leasing- en rentingcontracten - Subsidies - Deposito’s en borgstellingen - Andere verplichtingen (beslagen, …)

Model BBB

9

PERMANENT DOSSIER

Dossierbeheerder

PD 4. Overige gebruikte checklisten - …………. - …………. - …………. - …………. - ………….

Model BBB

10

Algemeen Dossiernummer Naam Rechtsvorm Nacebel

Ondernemingsnummer RPR

Maatschappelijke zetel : Straat : Postcode: Tel : E-mail Exploitatiezetel : Straat : Postcode: Tel : E-mail

Nr Gemeente: Fax :

bus Land:

GSM URL Nr

Gemeente: Fax :

bus Land:

GSM URL

BIC BIC BIC

IBAN 1 IBAN 2 IBAN 3

Gestructureerde mededeling (OGM) te vermelden bij betalingen aan FOD

Datum Algemene vergadering, indien formulering Datum Algemene vergadering, indien vaste datum Boekjaar van Eerste afsluitingsdatum

tot en met

Model BBB

11

Gemachtigden Natuurlijke personen Naam

M/V

Adres

Functie

Postcode

Plaats

Land

Rijksregisternummer

Rechtsvorm

Adres

Functie

Postcode

Plaats

Land

Ondernemingsnummer

Rechtspersonen Naam

Model BBB

12

Nummer Sociale Kas

Huwelijkscontract info

Begin Mandaat

Einde Mandaat

Beroep

RSZ nummer

Begin Mandaat

Einde Mandaat

Naam vaste vertegenw.

M/V

Model BBB

Adres VV

Functie VV

13

Postcode VV

Plaats VV

Land VV

Beroep VV

Rijksregisternummer VV

Model BBB

Huwelijkscontract info VV

14

Commissaris Natuurlijke personen Naam

M/V

Adres

Functie

Postcode

Plaats

Land

Rijksregisternummer

Rechtsvorm

Adres

Functie

Postcode

Plaats

Land

Ondernemingsnummer

Rechtspersonen Naam

Model BBB

15

Lidmaatsch.nr instituut

Begin Mandaat

Einde Mandaat

Lidmaatsch.nr instituut

Begin Mandaat

Einde Mandaat

Naam vaste vertegenw.

Model BBB

M/V

Adres VV

Functie VV

16

Postcode VV

Plaats VV

Land VV

Beroep VV

Rijksregisternummer VV

Model BBB

Lidmaatsch.nr instituut VV

17

Aandeelhouderslijst Naam

Rijksregisternummer

Huwelijkscontract

Geboorteplaats

Adres

Postcode

Plaats

Land

Totaal

Model BBB

18

Aantal aandelen Opmerkingen

0

Model BBB

19

Organigram van de onderneming

Walter Boma Algemeen directeur

Dorothy Plumo

Johny Voners

Financieel directeur

Babette Janssens

Boekhoudster

Commercieel directeur

Ann Noens Facturatie

Model BBB

Bart Maes Vertegenwoordiger

20

Groepsstructuur

Holding Company Kiekendief BVBA

Woestijnvos NV

Model BBB

Peikestroef BVBA

21

BTW BTW periodiciteit Wie stelt BTW aangifte op Controlekantoor te

Historiek fiscale controle Datum van controle

Gecontroleerde AJ

Naam controleur

Beknopte omschrijving opmerkingen nav controle

Datum akkoordverklaring

Vennootschapsbelasting Wie stelt VenB aangifte op Controlekantoor te

Historiek fiscale controle Datum van controle

Gecontroleerde AJ

Naam controleur

Beknopte omschrijving opmerkingen nav controle

Model BBB

Datum akkoordverklaring

22

Sociaal RSZ nummer Paritair comité

Sociaal secretariaat Naam Contactpersoon Straat Postcode Tel E-mail

Aansluitingsnummer

Gemeente: Fax

Nr URL

Model BBB

GSM

Land:

bus

23

Verschillende stappen om doelstellingen te realiseren 1.

Organisatie van bestanden 1.1. Bestendig dossier Voorbeeld van een dossierindeling:

24

Voorbeeld van een inlichtingsfiche:

Voobeeld van een permanent dossier: (Model BBB)

25

1.2. Jaardossier Voorbeeld van een dossierindeling:

1.3. Bestandsnamen Doel: indexering van bestanden en opzoeken van bestanden vergemakkelijken Te gebruiken structuur: YYYY-MM-DD NK SD Omschrijving YYYY MM DD

dag van opmaak van het document

NK

Naam van de Klant

SD

Soort Document UF uitgaande fax IF inkomende fax UB IB

uitgaande brief inkomende brief

UM IM

uitgaande mail inkomende mail

TB AF VF

tussentijdse berekening aankoopfactuur verkoopfactuur

26

BB DGB DB GBAR GBKL GBLV TB

bank aan te vullen met benaming bank vb Fortis, ING alle dagboeken diverse boeking grootboek algemene rekening grootboek klanten grootboek leveranciers tussentijdse berekening tussentijdse balans

PS

proef & saldibalans (vb uit eigen pakket van de klant)

FP ST BS OL

financieel plan statuten publicatie Belgisch Staatsblad ondernemingsloket

ATP ATV

attest personenbelasting attest vennootschapsbelasting

BE CO

besprekingen contract

BH FD DOC

boekhouding (vb exceltopaccount van klant) fiscale documenten (vb ………..) documentatie

Balans: als YY einddatum van de periode opnemen YYYY naam klant jaarrekening v0.1 YYYY naam klant jaarrekening v0.2 etc

Aangiften personenbelasting YYYY naam klant aangifte PB v0.1 YYYY naam klant aangifte PB v0.2 etc

BTW-aangifte: einddatum van de periode vermelden YYYY-MM-DD naam klant BTW-aangifte

27

De persoon die het excelbestand opmaakt zal er ook onmiddellijk volgende nummering aan koppelen: V0.1 V0.2 (bij aanpassingen) V0.3 (bij nog aanpassingen) V1.1 (na bespreking) V2.0 (bij definitieve afwerking) Indien de jaarrekening niet wordt besproken (dit enkel bij hoge uitzondering), zal de persoon die het bestand definitief opmaakt het onmiddellijk nummeren als V2.0 (direct na V0…. – dus dan bestaat er geen V1….)

2.

Briefwisseling 2.1. Scannen Gebruik een “All-in-one kopieertoestel (fax/scan/kopieer). Scan ontvangen documenten van klanten of overheidsdiensten onmiddellijk in en bewaar ze met de juiste bestandsnaam op de juiste plaats in het dossier van de klant. De originele documenten kunnen terug meegegeven worden aan de klant.

2.2. Archiveren van mails Verschillende bedrijven bieden een aantal functies aan waarmee bedrijven op efficiënte wijze hun e-mails kunnen beheren. Uw mailserver is niet de ideale plaats om alle e-mail van uw organisatie op te slaan. Opslag van alle e-mail op de mailserver leidt op den duur tot een ernstige verslechtering van de prestaties. U kunt het best oude e-mails verplaatsen naar een afzonderlijke database, waardoor de prestatie van uw mailserver op een hoog peil en de opslag van e-mail compact blijft. Zonder veel extra handelingen kunt u e-mails archiveren in de directory bij het juiste onderwerp. Gearchiveerde e-mails kunnen ook door collega's gelezen worden. U deelt nu uw belangrijke e-mails. Bovendien hoeft u niet meer te zoeken naar een email, deze heeft u immers opgeslagen bij het juiste onderwerp. Voordelen: - Alle belangrijke e-mails zijn altijd eenvoudig terug te vinden in de directory structuur of op de file-server. - In één oogopslag is alle correspondentie per klant/project/onderwerp te zien, zoals Word-documenten, Excelsheets en Outlook-berichten. - Collega´s kunnen lezen welke e-mails u verzonden/ontvangen hebt over een onderwerp. - De Outlook mailbox kan zorgeloos opgeschoond worden. - Mails blijven te openen, te beantwoorden, door te sturen.

28

Bedrijven die dit aanbieden: GFI Mailarchiver, MailToFile …

29

3.

PDF Reader / PDF Writer

Wat zijn PDF-documenten? PDF-Bestanden zijn elektronische documenten die u kunt openen met het programma Adobe. Deze bestanden kan je gemakkelijk zelf aanmaken via verschillende methodes.

Waarom PDF-documenten? - De PDF-documenten zijn relatief klein van omvang en daarom snel binnen te halen via Internet. - U kunt gemakkelijk een PDF-document lezen, doorbladeren, doorzoeken, vergroten of verkleinen. - De PDF-documenten kunt u perfect afdrukken met elke soort printer. - PDF-documenten zijn betrouwbaar, veilig i.v.m. virussen en beschermen het copyright. - PDF's zien eruit als de originele documenten en behouden alle informatie van het bronbestand.

30

-

De lay-out wordt behouden, ongeacht op welk besturingssysteem het bestand bekeken wordt. Je kan het document eenvoudig beveiligen tegen aanpassingen of zelfs printen.

3.1. PDF Reader Gratis progamma waarmee u PDF-bestanden kunt bekijken. PDF-bestanden op internet kunt u direct openen en lezen, of downloaden en opslaan op uw eigen computer.

3.2. PDF Writer De mogelijkheden: - PDF’s exporteren naar Word, Excel en PouwerPoint - Tekst en afbeeldingen bewerken in PDF-bestanden - PDF- en webformulieren maken - Bestanden combineren in één PDF - Documenten elektronisch ondertekenen - PDF’s met een wachtwoord beveiligen - Geleide acties maken om herhalende taken te automatiseren

Voorbeeld: Markeren van tekst

(Bron: Foxit-reader)

31

Voorbeeld: Tekst en afbeeldingen bewerken

(Bron: Acrobat Help)

3.3. Doorzoekbaar maken van PDF-bestanden Bestaande PDF-Bestanden Tekst in eerder gescande documenten die al naar PDF zijn geconverteerd, kunnen met de OCR-software (Optical Character Recognition) worden herkend. Tekst in één document herkennen 1. Open de gescande PDF. 2. Kies Gereedschappen > Tekst herkennen > In dit bestand. 3. Selecteer in het dialoogvenster Tekst herkennen een optie onder Pagina's. 4. Klik indien nodig op Bewerken om het dialoogvenster Tekst herkennen Algemene instellingen te openen en geef de gewenste opties op. (Bron: Help en zelfstudies Adobe Acrobat XI)

Documenten naar PDF scannen Duidt het ‘doorzoekbaar maken’ (OCR uitvoeren) aan bij de scanopties. Met deze optie worden tekstafbeeldingen in de PDF omgezet in doorziekbare en selecteerbare tekst.

32

4.

Twee schermen

Uw computerervaring kan op een eenvoudige manier verbeteren door het gebruik van twee schermen. U zult plotseling minder tijd besteden aan het bladeren door geopende bestanden, programma's en e-mails, op zoek naar wat u wilt. Met een muisklik of via het toetsenbord tussen toepassingen en vensters schakelen duurt maar heel even. Maar kleine vertragingen lopen al snel op als u deze actie tientallen of honderden keren per dag uitvoert. Een opstelling met twee monitoren biedt u meer schermruimte om dergelijke vertragingen te helpen beperken en de algemene productiviteit te verbeteren. Met al die schermruimte voor u zult u zich al snel realiseren hoeveel tijd u eerder hebt verspild aan het schakelen tussen vensters en het zoeken naar dingen. U zult zichzelf afvragen hoe u ooit met slechts één beeldscherm hebt kunnen leven. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt. Hier volgens enkele manieren waarop u twee beeldschermen kunt gebruiken: - Bekijk op elk beeldscherm een ander document of spreadsheet. - Raadpleeg het ene bestand terwijl u aan het andere werkt en sleep gegevens tussen de bestanden. - Zoek op het ene beeldscherm naar informatie in een webbrowser en typ op het andere scherm een e-mailbericht of document. - Let via één monitor op uw e-mail door uw postvak open te laten staan en werk tegelijk op de tweede monitor in een andere toepassing.

5.

Informaticatoepassingen

Op het VABF colloquium van 2012 werden vragen gesteld aan de leden met betrekking tot de gebruikte informaticatoepassingen in hun kantoor. Hieronder vindt u enkele van de gestelde vragen met de antwoorden. 5.1. Communicatie met klanten

33

5.2. Gebruik van algemene zoekmodules

5.3. Gebruik van fiscale zoekmodules

34

5.4. Takenbeheer

5.5. Klantenbeheer

35

5.6. Ondersteunende programma’s naar een “paperless office’

5.7. Software om bestanden te versturen

36

Uitleg betreffende de programma’s Admin en Fogbuz Admin Admin is een software voor tijdsregistratie, facturatie, contractbeheer, taakopvolging en rapportage voor accountants, boekhouders en bedrijfsrevisoren. Admin-IS software biedt accountants, boekhouders en bedrijfsrevisoren een up-to-date totaaloverzicht: - U houdt eenvoudig en overzichtelijk alle tijdsregistraties bij voor het factureren en doorberekenen van kosten aan uw klanten. - Opvolging van de taken in uw kantoor met behulp van de Admin-IS TaskFlow - Planningstool - agendabeheer. - Bruikbaar zowel op één PC in de eenmanszaak als in een netwerkomgeving in kantoren met meerdere medewerkers. - Admin-IS is gebruiksvriendelijk, zonder onnodige toeters en bellen, maar met een correct beheer van alle (wettelijke) documenten en gegevens. - Historieken van de gewerkte uren en klantenfacturen. - Importmogelijkheid van oude gegevens uit andere databanken. - Velerlei rapportagemogelijkheden, in te stellen volgens need-to-know principe. - Rapporten exporteerbaar naar verschillende Microsoft-applicaties (Word, Access, Excel). - Regelmatige updates en gegarandeerde follow-up van wetgeving.

Overzichtelijk en centraal beheer van klanten presentatiegegevens:

(Bron: www.syneton.be)

Admin-IS bevat ook een module projectbeheer. Voor accountants hét middel voor een overzichtelijke planning van werkzaamheden en complete kostenadministratie per project. In Admin-IS zijn er meerdere manieren waarop u uw uren overzichtelijk kunt registreren. Reden te meer dus om Excel spreadsheets of gewone losse papiertjes achterwege te laten.

37


Admin-IS helpt u uw werk te organiseren en alle deadlines te zetten en op te volgen. -

BTW-opvolging Belastingsaangiften Controles …

Alle fiscale controles kunnen eenvoudig opgevolgd worden: wie wat waar wanneer voor welke klant gedaan heeft.

38

Alle gegevens eenvoudig bereikbaar voor wie ze nodig heeft Elke medewerker heeft beveiligde toegang tot de gegevens die hij nodig heeft, elk gegeven hoeft maar één keer te worden ingegeven en iedereen registreert in hetzelfde programma welke acties er voor een bepaald project ondernomen zijn en hoeveel tijd dat gekost heeft. Bijhorende documenten kunnen vanuit Admin-Consult opgeslagen en geraadpleegd worden, maar ook rechtstreeks via de Microsoft Office applicaties. Admin-Consult genereert documenten op basis van templates die u eenvoudig zelf kan maken. Deze documenten kunnen dan afgedrukt worden, of verstuurd worden via e-mail of fax.

Rapporten Gegevens verzamelen is één ding, het is vooral nuttig als deze gegevens u informatie verschaffen over de stand van zaken van uw projecten en uw bedrijf. Admin-Consult bevat een groot aantal standaard rapporten, die u rechtstreeks kan openen in Admin-Consult zelf, of in Excel om er verdere bewerkingen op te doen of de gegevens grafisch voor te stellen. Daarnaast bevat Admin-Consult een report generator, waarmee u zelf de gewenste rapporten kan opstellen. Deze kan u dan eventueel ter beschikking stellen van uw medewerkers. Rapporten die gemaakt zijn met de report generator kunnen ook geopend worden in Excel.


39

Fogbuz

Desktop zoekmachines Martin Gijzemijter - 4 mei 2012, 16:31 Google Desktop Search (GDS) is een krachtig en handig programma voor het doorzoeken van uw harde schijf. Helaas heeft Google enige tijd geleden aangekondigd de ontwikkeling van het programma stop te zetten. Een voorheen prettig gratis alternatief (Copernic Free) is inmiddels zo beperkt gemaakt dat ook dit programma eigenlijk geen bruikbaar alternatief meer is. Vervelend, maar gelukkig zijn er nog andere opties.

40

Google heeft uiteraard geen monopolie op zoeken, al is het natuurlijk zacht uitgedrukt om te zeggen dat het bedrijf wel het een en ander weet van efficiënt zoeken. Het is dan ook oprecht jammer dat Google geen heil meer ziet in ontwikkelen van software voor het doorzoeken van desktops (uitleg over de motivatie van het bedrijf vindt u in het kader 'Google stopt met Desktop Search'), want daar is daadwerkelijk nog behoefte aan. Immers, harde schijven worden alleen maar groter en de hoeveelheid data neemt exponentieel toe. De grote vraag is dan ook, als we niet kunnen kiezen voor GDS of Copernic Free, welk programma is dan wel in staat ons wegwijs te maken in de jungle die onze bestanden heet? Wij hebben er een aantal voor u getest. Testverantwoording Er zijn verschillende facetten die een desktopzoekprogramma goed of juist heel slecht kunnen maken, maar wat wij in deze test primair van belang achten, is dat we kunnen vinden wat we zoeken. Daarvoor is het natuurlijk belangrijk dat we de zoekopdracht tot in detail kunnen opgeven, filters kunnen gebruiken om zaken te specificeren, waarbij we als het even kan, geholpen willen worden door voorgedefinieerde zoeksjablonen om ons het werk makkelijker te maken. Maar als er dan bestanden gevonden worden, willen we daar ook snel doorheen kunnen bladeren. Is het mogelijk om previews te zien van de zoekresultaten? Kunnen we e-mailarchieven doorzoeken, tekst zoeken in bestanden, kunnen we alleen zoeken op lokale schijven of ook in het netwerk? En hoe zit het met de snelheid? Het hoeft echt niet onmiddellijk op het scherm te staan (al is dat wel fijn natuurlijk), maar we willen er ook niet belachelijk lang op wachten. Ook zitten we niet te wachten op een programma dat onze systeemprestaties zienderogen achteruit doet hollen. Om dit laatste goed te testen, hebben we elk programma uitgeprobeerd op een schone installatie, om te voorkomen dat de ene zoekmachine de andere hindert. Google stopt met Desktop Search De verplaatsing van activiteiten naar de Cloud heeft volgens Google ervoor gezorgd dat een desktopzoekmachine helemaal niet meer zo relevant is. Dat is een motivatie waar wij zo onze vraagtekens bij hebben. Dat 'cloud computing' de toekomst is, daar zullen weinigen over twijfelen, maar nu is dat nog allerminst het ge val. Natuurlijk, het bestaat, het werkt en wint snel aan populariteit, maar hoeveel van uw activiteiten vinden al daadwerkelijk plaats in de cloud? We durven in te zetten op lang niet genoeg, om het afschaffen van een desktopzoekmachine om die reden te valideren. Wellicht is dat met een jaar of vijf anders, als cloud computing zo'n vlucht heeft genomen dat we niet meer de behoefte hebben om onze bestanden (of een back-up daarvan) op de harde schijf te bewaren, maar voorlopig is dat echt nog niet het geval. Gelukkig zijn er nog plekken waar u de laatste versie van GDS nog gewoon kunt downloaden.

41

Windows Search We beginnen uiteraard met de meest voor de hand liggende software, namelijk de software die al in Windows is ingebouwd. Windows Search (4.0) is standaard geïntegreerd in Windows 7 en ook in Windows Vista. Wie nog Windows XP draait, hoeft de boot niet te missen, want op de site van Microsoft is Windows Search gratis te downloaden. Het handige van Windows Search is uiteraard dat de software is geïntegreerd in het besturingssysteem en u er dus niet iets apart voor hoeft te installeren of te starten. Windows Search is software die de inhoud van uw harde schijf (of schijven) indexeert, hetgeen betekent dat er een overzicht wordt bijgehouden van welke bestanden waar staan, om vrijwel direct resultaat te kunnen tonen bij een zoekopdracht. Wanneer u Windows (of Windows Search in XP) net hebt geïnstalleerd, dan duurt dat indexeren lang. Hoewel het afhankelijk is van de grootte van uw harde schijf en de hoeveelheid data die erop staan, is dat geen minutenwerk. Het duurt dus even voor u ervan kunt profiteren. Daarna wordt de index voortdurend bijgehouden, zodat u daar geen last van hebt. Fijn daarbij is dat dit, in tegenstelling tot voorgaande versies, nagenoeg geen effect lijkt te hebben op de systeemprestaties (er is geen voortdurend geratel of een plotseling tijdelijk traag systeem). De zoekfunctie zelf is krachtig, u kunt niet alleen zoeken naar bestanden, maar ook naar de inhoud van die bestanden, die, in het geval van tekst, ook keurig wordt weergegeven met het gezochte woord gemarkeerd. Zoekt u vanuit het startmenu, dan worden de resultaten netjes gegroepeerd weergegeven op type, maar kunt u de inhoud niet zien. Zoekt u echter via de Verkenner, dan is dat juist omgekeerd. Jammer dat het niet allebei tegelijk kan: op type

42

groeperren én de in nhoud bekijkken. De inte erface is in dat opzicht ook wat ve erwarrend. Window ws Search heeft h nameliijk veel opties, zoals zo oeken over het netwerkk, zoeken in n natuurlijjke taal (duss mensenta aal in plaatss van zoekte ermen), zoe eken op een n specifieke e datum etc., ma aar die optie es zitten zo geïntegree erd en versto opt in de intterface dat het al snel lijkt alsof u niets n kunt met m de zoekkfunctie. Win ndows Search is razen ndsnel en helpt u ongetwijfeld vinden wat w u zoektt, maar het grootste g ma anco is en blijft b de interrface. Zoalss de prachtige optie waarbij u de zoeka actie kunt op pslaan, waa arbij niet duidelijk wordt hoe u dezze terug kun nt halen, om hem m later ineen ns onder de e favorieten te zien. Ofttewel, een juweeltje j wa aarvan vele en de ware kra acht nooit zullen z kenne en.

Window ws Search 4.0 Prijs Grratis Taal Ne ederlands OS Win ndows XP/V Vista/7 Maker Microsoft M Oordee el 8/10 Pluspunten Zoeken n is razends snel Zoeken n in (gecom mprimeerde e) bestande en Ook zoeken over het netwerrk Minpun nten Indexerren kan hee el lang durren Interfac ce is verwa arrend

6.

W Witboek k IAB 6.1. Cliëntacce eptatiebeleid d

43

Antiwitwasregelgeving

Beslissingsboom I

(Wet van 11 januari 1993)

Aanknopen van een zakenrelatie met een nieuwe, rechtstreekse (1) cliënt-natuurlijke persoon

v24-05-2011

NB: - Huidige beslissingsboom behandelt enkel het onderdeel antiwitwassen van het cliëntenacceptatie-en opvolgingsbeleid dat de beroepsbeoefenaar in toepassing van hoofdstuk 8 van het reglement dient uit te werken en toe te passen(2) - Huidige beslissingsboom is een instrument bedoeld om de toepassing van de antiwitwasreglementering te vergemakkelijken maar is niet bedoeld om het geheel van de reglementering, die de enige officiële referentie blijft, weer te geven

W: Wet R: Reglement

W7§1 R 3-4

De cliënt is een gewone cliënt

Neen

W7§1 R4

Occasionele cliënt: - kans dat één of opeenvolgende verrichtingen 10.000 EUR overschrijden - OF de occasionele cliënt vertegenwoordigt een verhoogd witwasrisico(3)

Geen identificatieverplichting

Neen

(tenzij er een strikter cliëntenacceptatiebeleid is)

Ja

Ja

W 7 § 1, 3°

Identificatie van de cliënt

In de relatie met de beroepsbeoefenaar wordt de cliënt door één of meerdere lasthebbers vertegenwoordigd

De cliënt handelt voor rekening van één of meer uiteindelijke begunstigden

- elektronische identiteitskaart - of gekwalificeerd certificaat - of bewijskrachtig stuk(5)

EN

W 12 § 3, al. 5, 2°

Ja

Identificatie van de lasthebber(s) en verificatie van hun identiteit volgens procedure A of B en nazicht van hun bevoegdheden

- Herkomst vermogen en betrokken fondsen is vastgesteld(6) W 12 § 3,

- aard van de verrichting waarvoor de cliënt een beroep doet op de beroepsbeoefenaar

Ja

Ja

Ja - Toestemming van het passend hiërarchisch niveau beroepsbeoefenaar

Neen

Ja

Identificatie van het voorwerp en de verwachte aard van de zakenrelatie:

Ja

- doel van de zakenrelatie

Identificatie van de uiteindelijke begunstigde(n) en verificatie van hun identiteit volgens beslissingsboom III

Ja W8 R 13

W7§2 R 12

al. 5, 3°

W 12 § 1 R 22

De cliëntenacceptatieprocedure kan worden voortgezet

Een risicoprofiel wordt bepaald voor de cliënt Het toegekende risicoprofiel is van een laag niveau

Neen

Ja

Neen

Neen

Cumulatieve voorwaarden: - bestaan van uitzonderlijke omstandigheden(4) - cliënt met laag risico op witwassen - verhoogde waakzaamheid tot tijdstip van identificatie - identificatie volgt zo snel mogelijk

W 12 § 3

Ja - Identificatie op W12§2 R6§2 afstand: (Procedure B)

Neen

Neen

R3

- Identificatie W7§1 face to face R 6 § 1-§ 3 (Procedure A) - identiteitskaart (of paspoort) - niet-Belgische inwoners: paspoort - of bewijskrachtig stuk(5)

W 7 § 1 al5 R 10

Ja

Neen

De cliënt is een in het buitenland verblijvende politiek prominente persoon of een direct familielid ervan of een persoon die er nauw mee verbonden is

7 - BEPALEN VAN HET RISICOPROFIEL

6 - VOORWERP EN AARD VAN DE ZAKENRELATIE

Verhoogd risicoprofiel: (verhoogde waakzaamheid) Aanvullende informatie wordt bekomen en het nazicht van de documenten is strikter door bv met externe bevestiging te vragen

W 12 § 1 R 23

Ja

Neen

5 - UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN

Neen

Ja W7§1 R3

Identificatie in de loop van het aangaan van de zakenrelatie W7§1

Neen

4 - LASTHEBBERS

(minstens: naam, voornaam, datum & plaats van geboorte)

Neen

Neen

Identificatie vóór het aanknopen van de zakenrelatie

3 - POLITIEK PROMINENTE PERSONEN

2 - CLIËNT

1 - TIJDSTIP VAN IDENTIFICATIE

De beroepsbeoefenaar knoopt geen zakenrelatie aan

(1) Cliënt niet aangebracht door een derde zaakaanbrenger. (2) Deze procedure moet het risiconiveau van de cliënt op het gebied van witwassen en financiering van terrorisme bepalen. (3) De term "witwassen" omvat het witwassen van geld en de financiering van terrorisme zoals omschreven in artikel 5 van de Wet van 11 januari 1993. (4) De uitzonderlijke omstandigheden moeten omschreven zijn in door de beroepsbeoefenaar opgestelde interne procedures. (5) Voor zover dat bewijsstuk pertinent en geloofwaardig is, de identificatie geschiedt met het oog op het aanknopen van een zakenrelatie en voor zover noch de cliënt, noch de zakenrelatie een specifiek risico van witwassen van geld of terrorismefinanciering inhoudt. (6) De beroepsbeoefenaar moet minstens de passende, in functie van het risico, maatregelen nemen om de herkomst van het vermogen en van de fondsen vast te stellen die bij de zakelijke relaties of verrichtingen worden gebruikt ( art. 12, al. 5, 3° van de Wet).

44


Beslissingsboom II


Aanknopen van een zakenrelatie met een nieuwe, rechtstreekse (1) cliënt-entiteit(2)

v25-05-2011

W: Wet R: Reglement

NB: - Huidige beslissingsboom behandelt enkel het onderdeel antiwitwassen van het cliëntenacceptatie-en opvolgingsbeleid dat de beroepsbeoefenaar in toepassing van hoofdstuk 8 van het reglement dient uit te werken en toe te passen(3) - Huidige beslissingsboom is een instrument bedoeld om de toepassing van de antiwitwasreglementering te vergemakkelijken, maar is niet bedoeld om het geheel van de reglementering, die de enige officiële referentie blijft, weer te geven

De cliënt is een kredietinstelling of financiële instelling gevestigd in de Europese Economische Ruimte, een op een in de Europese Economische Ruimte gereglementeerde markt genoteerde vennootschap, een Belgische publieke overheidsinstantie, een Europese publieke autoriteit of instelling EN er is geen vermoeden van witwassen

Ja

Neen

W 11 § 1

Geen identificatieverplichting W7§1 R4§2

Neen

Ja

W7§1 R3

W 7 § 1,3°

(tenzij er een strikter cliëntenacceptatiebeleid is)

Neen

Ja

De cliënt is een gewone cliënt

- De cliënt is een occassionele cliënt en het is waarschijnlijk dat de opeenvolgende verrichtingen 10.000 EUR overschrijden - OF de occassionele cliënt vertegenwoordigt een witwasrisico(4)

Identificatie van de entiteit

Ja

Voor onverdeeldheden en bij splitsing van rechten tevens: - Identificatie van elke onverdeelde eigenaar/ titularis van rechten R9

Lasthebbers natuurlijke personen: R 12 § 1 identificatie volgens beslissingsboom I

Neen

Identificatie van het voorwerp en de verwachte aard van de zakenrelatie:

W 7 § 1 al 5 R 4.10

- aard van de verrichting waarvoor de cliënt een beroep doet op de beroepsbeoefenaar

Ja

Lasthebbers entiteiten: identificatie volgens R 12 § 1 beslissingsboom II

- doel van de zakenrelatie

Identificatie van de uiteindelijke begunstigde(n) en verificatie van de identiteit volgens beslissingsboom III

W8 R 13

Een risicoprofiel wordt bepaald voor de cliënt(8)

W 12 § 1 R 22

Het toegekende risicoprofiel is van een laag niveau

Ja

Verhoogd risicoprofiel: (verhoogde waakzaamheid)

Ja

W 12 § 1 R 23

Aanvullende informatie wordt bekomen en het nazicht van de documenten is strikter door bv met externe bevestiging te vragen

Ja

+ nazicht vertegenwoordigingsbevoegdheden R 12 § 2


Neen

Ja

De cliënt heeft één of meer uiteindelijke begunstigden (meest voorkomend geval)

6 - BEPALEN VAN HET RISICOPROFIEL

Ja

Neen

- bestaan van uitzonderlijke omstandigheden(5) - cliënt met laag risico op witwassen - verhoogde waakzaamheid tot tijdstip van identificatie - identificatie volgt zo spoedig mogelijk

Voor de juridische structuren zonder rechtspersoonlijkheid tevens (7): R 8 Bewijskrachtige stukken betreffende : - bestaan, aard en doel entiteit - beheersen vertegenwoordigingsmodaliteiten

De lasthebbers zijn de personen die de opdrachtbrief tekenen of bij gebreke van opdrachtbrief het lid van het bestuursorgaan belast met het dagelijks bestuur of, bij gebreke daaraan, alle leden van het bestuursorgaan.

5 - VOORWERP EN AARD ZAKENRELATIE

Neen

Cumulatieve voorwaarden:

W7§1 R3

W 7 §1 al 4+5 R7

4 - UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN

Ja

Identificatie in de loop van het aangaan van de zakenrelatie

Voor alle entiteiten(6): - Benaming - Maatschappelijke zetel - Statuten (coörd.) - Lijst bestuurders - Vertegenwoordigingsbevoegdheden - Aard van de verrichting - Doel, aard en finaliteit zakenrelatie

W7§2 R 12 § 1

Neen

Neen

Identificatie vóór het aanknopen van de zakenrelatie

Ja

Neen

W7§1 R3

Neen

3 - LASTHEBBERS

2 - ENTITEIT

Neen

1 - TIJDSTIP VAN IDENTIFICATIE

De beroepsbeoefenaar knoopt geen zakenrelatie aan (1) Cliënt niet aangebracht door een derde zaakaanbrenger. (2) Rechtspersoon, feitelijke vereniging of elke andere juridische structuur zonder rechtspersoonlijkheid zoals een trust of fiducie. (3) Deze procedure moet het risiconiveau van de cliënt op het gebied van witwassen en financiering van terrorisme bepalen. (4) De term "witwassen" omvat het witwassen van geld en de financiering van terrorisme zoals omschreven in artikel 5 van de Wet van 11 januari 1993.

(5) De uitzonderlijke omstandigheden moeten limitatief worden opgesomd en gerechtvaardigd door de noodzaak om de werkzaamheden niet te onderbreken. (6) Voor vreemde rechtspersonen: gelijkwaardige bewijskrachtige documenten. (7) Trusts, fiducies, feitelijke vereniging of elke andere juridische structuur zonder rechtspersoonlijkheid.

45


Beslissingboom III Identificatie van een uiteindelijke begunstigde


NB: - Huidige beslissingsboom behandelt enkel het onderdeel antiwitwassen van het cliëntenacceptatie-en opvolgingsbeleid dat de beroepsbeoefenaar in toepassing van hoofdstuk 8 van het reglement dient uit te werken en toe te passen(1) - Huidige beslissingsboom is een instrument bedoeld om de toepassing van de antiwitwasreglementering te vergemakkelijken maar is niet bedoeld om het geheel van de reglementering, die de enige officiële referentie blijft, weer te geven

Ja

W 8 § 1 al 4

Geen identificatieverplichting van de uiteindelijke begunstigde(n)

Neen

De cliënt is een op een in de Europese Economische Ruimte gereglementeerde markt genoteerde vennootschap

Alle personen die de controle over de cliënt hebben zijn: - een op een in de Europese Economische Ruimte gereglementeerde markt genoteerde vennootschap - een kredietinstelling of financiële instelling gevestigd in de Europese Economische Ruimte - een Belgische publieke overheidsinstantie, een Europese publieke autoriteit of instelling

v25-06-2011

W: wet R: reglement

Ja

(tenzij er een strikter cliëntenacceptatieb eleid is)

W 11

Neen

EN er is geen vermoeden van witwassen(2)

Identificatie van de uiteindelijke begunstigde(n)

Neen

Ja

W 8 § 3 al 2 R 17 § 1

Aanvullende maatregelen, aangepast aan het risicoprofiel, maken het mogelijk om de uiteindelijke begunstigde(n) te identificeren en er is geen bedoeling om de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n) te verhullen W8§4 Neen

R 13

R 17 § 2

W8§4 R 17 § 2

In toepassing van op het risico afgestemde maatregelen, worden de identiteitsgegevens geverifieerd

Ja

Neen

De cliënt heeft de identiteit van de uiteindelijke begunstigde(n) verstrekt (naam en voonaam, alsook, in de mate van het mogelijke, geboortedatum en geboorteplaats en, naargelang het risico op witwassen, het adres) EN de verstrekte informatie lijkt afdoende en geloofwaardig te zijn

Eventueel melding aan de CFI

2 - VERIFICATIE VAN DE IDENTITEIT VAN DE W 8 § 1 al 1+4 UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDE(N)

W 8 § 3 al 1

Er wordt een schriftelijk verslag gemaakt, en bewaard, van de genomen maatregelen

Ja

EN

Ja

de onmogelijkheid tot verificatie leidt niet tot een betekenisvolle toename van het risico van witwassen W8§4 Neen

1 - IDENTIFICATIE DOOR DE CLIËNT


R 17 § 2

W8§4 R 17 § 2

Eventueel melding aan de CFI

De beroepsbeoefenaar knoopt geen zakenrelatie aan

(1) Deze procedure moet het risiconiveau van de cliënt op het gebied van witwassen en financiering van terrorisme bepalen. (2) De term "witwassen" omvat het witwassen van geld en de financiering van terrorisme zoals omschreven in 46 artikel 5 van de Wet van 11 januari 1993 .

IDENTIFICATIE & VERIFICATIE I. Algemeen : in te vullen bij zowel natuurlijke personen en rechtspersonen

Tijdstip identificatie : zie art 3 norm /4.2.2 tot 4.2.5 van de omzendbrief IAB

Referentie/dossiernummer Naam van de cliënt A. INSCHATTING WITWASRISICO : Omschrijf hier kort de aard van de opdracht /verrichtingen/zakelijke relatie & voorlopige inschatting van het risico op witwassen (laag / verhoogd)

Laag risico JA/NEE Omschrijf waarom :

Verhoogd i i

JA/NEE

B. INDIEN IDENTIFICATIE CLIENT B.1. De cliënt is een occasionele cliënt en het geheel van de opeenvolgende operaties bedraagt niet meer dan 10.000 € ?

JA

NEEN*

*indien neen ga verder. Indien ja zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij andersluidend cliëntenacceptatiebeleid

B.2. AARD & VOORWERP VAN DE ZAKELIJKE RELATIE Omschrijf kort de aard van de opdracht :

C. INDIEN IDENTIFICATIE LASTHEBBER Referentie dossier cliënt :

VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID Omschrijf / documenteer vertegenwoordigingsbevoegdheid :

47

II. NATUURLIJKE PERSOON II.1. PERSOONSGEGEVENS Voornaam:

Naam:

Geboorteplaats :

Geboortedatum :

Straat :

Nr

Postcode:

Gemeente:

Tel :

Fax :

Land: GSM

E-mail

URL

Vet = verplicht in te vullen

bus

cursief = aanbevolen

http//:

overige = optioneel

II.2. VERIFICATIE PERSOONSGEGEVENS (*) A: Artikel 6 § 1 norm – FACE TO FACE: de cliënt is fysiek aanwezig bij de identificatie Identiteitskaart

JA / NEEN

Nr -identiteitskaart

Paspoort (**)

JA / NEEN

Nr-paspoort

B: Artikel 6 § 2 norm – OP AFSTAND ! de cliënt is niet fysiek aanwezig bij de identificatie - verhoogde waakzaamheid vereist! E-id

JA / NEEN


Certificaat

JA / NEEN

Uitgereikt door :

Vervaldatum-herroeping C. Artikel 6 § 3 norm – andere pertinente en geloofwaardige bewijsstukken dan onder A of B en geen specifiek risico op witwassen Omschrijf & documenteer

(*) kopie (papier-elektronisch) nemen van het document op basis waarvan de identiteit geverifieerd wordt (**) natuurlijke persoon met woonplaats in het buitenland (***)natuurlijke persoon is in België gevestigd doch heeft geen identiteitskaart : inschrijving vreemdelingen register of andere document uitgereikt door Belgische overheid

II.3 CONTROLE PEP* – LIJSTEN / DATABESTANDEN Is de persoon een PEP ?

JA** / NEEN

*PEP : Politically Exposed Person / Politiek Prominente Personen die in het buitenland wonen – zie omschrijving in art 4.5.2 van de Omzendbrief IAB **Indien ja dan moeten verscherpte onderzoeksmaatregelen worden toegepast

48

III. RECHTSPERSOON-JURIDISCHE STRUCTUUR III.1. DE RECHTSPERSOON IS een Kredietinstelling of financiële instelling in België, de EU of een ander land van de EER

JA

NEEN*

een Vennootschap die genoteerd is op een beurs in België, de EU of een ander land van de EER een Uiteindelijke begunstigde van een gezamenlijke rekening van notarissen en andere onafhankelijke juridische beroepsbeoefenaars

JA

NEEN*

JA

NEEN*

een Belgische publieke overheidsinstantie

JA

NEEN*

*Indien de rechtspersoon niet tot één van deze categorieën behoort ga verder. Indien wel, dan zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij andersluidend cliëntenacceptatiebeleid

III.2 DE RECHTSPERSOON Naam + rechtsvorm Gecoördineerde statuten:

JA / NEEN

Ondernemingsnummer

Maatschappelijke zetel : Straat :

Nr

Postcode:

Stad:

Tel :

Fax :

bus Land

GSM

E-mail

URL Exploitatiezetel :

Straat :

Nr

Postcode:

Gemeente

Tel :

Fax:

E-mail Vet = verplicht in te vullen

bus

GSM URL

overige: niet verplicht

III.3 DE BEVOEGDHEID OM DE RECHTSPERSOON TE VERBINDEN Voornaam+ Naam / Rechtsvorm + Maatschappelijke benaming (*)

Hoedanigheid (**)

(***)Publicatie benoeming /vertegenwoordigingsbevoegdheid JA / NEEN JA / NEEN JA / NEEN

(*) De natuurlijke personen bestuurders/zaakvoerders die de opdrachtbrief tekenen of belast zijn met het dagelijks bestuur dienen vervolgens elk afzonderlijk geïdentificeerd te worden als natuurlijke persoon (zie onder II) – [norm Art 12§1] (**) zaakvoerder, bestuurder, lid directiecomité of andere hoedanigheid zoals vaste vertegenwoordiger van “ naam rechtspersoon + ondernemingsnummer). (***) Bron publicatie benoeming /vertegenwoordigingsbevoegdheden toevoegen (papier of link).

49

III.4 JURIDISCHE STRUCTUUR ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID [ART 8-9 norm] III.4.1. Omschrijf hier kort de aard, doel van de structuur en documenteer :

III.4.2. Beheer & vertegenwoordiging (*) Voornaam+ Naam / Rechtsvorm + Maatschappelijke benaming

Hoedanigheid

vertegenwoordigingsbevoegdheid :

(*) indien de structuur een onverdeeldheid is heeft de verplichting tot identificatie en verificatie betrekking op alle onverdeelde eigenaars (zie omzendbrief IAB art. 4.3.3.)

IV. IDENTIFICATIE VAN DE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN ! GA NAAR HET FORMULIER VERKLARING UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN !

Opgemaakt op Naam + voornaam beroepsbeoefenaar/verantwoordelijke voor de toepassing van de wet :

handtekening Opdracht voor cliënt /lasthebber werd beëindigd op ……../……/201…

Bijwerking /nazicht gegevens op ……../……/201…

Voornaam + naam + handtekening beroepsbeoefenaar


50

IDENTIFICATIE NATUURLIJKE PERSOON - CLIËNT Tijdstip identificatie : zie art 3 norm /4.2.2 tot 4.2.5 van de omzendbrief IAB

Referentie/dossiernummer Voornaam & naam van de cliënt I. INSCHATTING WITWASRISICO : Omschrijf hier kort de aard van de opdracht /verrichtingen/zakelijke relatie & voorlopige inschatting van het risico op witwassen (laag / verhoogd)


Verhoogd i i

JA/NEE

II. De cliënt is een occasionele cliënt en het geheel van de opeenvolgende operaties bedraagt niet meer dan 10.000 € en er is geen verhoogd witwasrisico ?

JA

NEEN*

*indien NEEN ga naar III. Indien JA, dan zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij andersluidend cliëntenacceptatiebeleid

III. PERSOONSGEGEVENS Voornaam:

Naam:

Geboorteplaats :

Geboortedatum :

Straat :

Nr

Postcode:

Gemeente:

Tel :

Fax :

E-mail

Land: GSM URL



bus

http//:

overige = optioneel

IV. VERIFICATIE PERSOONSGEGEVENS (*) IV.1 Artikel 6 § 1 norm – FACE TO FACE / cliënt is fysiek aanwezig bij de identificatie Identiteitskaart

JA / NEEN


Paspoort (**)

JA / NEEN

Nr-paspoort

IV.2 Artikel 6 § 2 norm – OP AFSTAND ! verhoogde waakzaamheid vereist! /cliënt is niet fysiek aanwezig bij de identificatie E-id

JA / NEEN


Certificaat

JA / NEEN

Uitgereikt door :

Vervaldatum-herroeping IV.3 Artikel 6 § 3 norm – andere pertinente en geloofwaardige bewijsstukken dan onder IV.1. of IV.2. en geen specifiek risico op witwassen*** Omschrijf & documenteer

(*) kopie (papier-elektronisch) nemen van het document op basis waarvan de identiteit geverifieerd wordt (**) natuurlijke persoon met woonplaats in het buitenland (***)natuurlijke persoon is in België gevestigd doch heeft geen identiteitskaart : inschrijving in het vreemdelingenregister of een ander document uitgereikt door Belgische overheid 51

V. CONTROLE PEP* – LIJSTEN / DATABESTANDEN Is de persoon een PEP

JA** / NEEN

*PEP : Politically Exposed Persons / Politiek Prominente Personen die in het buitenland wonen – zie omschrijving in art 4.5.2 van de Omzendbrief IAB **Indien ja, dan moeten verscherpte onderzoeksmaatregelen worden toegepast.

VI. AARD & VOORWERP VAN DE ZAKELIJKE RELATIE Omschrijf kort de aard van de opdracht /verrichtingen/zakenrelatie:

VII. IDENTIFICATIE VAN DE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN ! GA NAAR HET FORMULIER VERKLARING UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN !

Opgesteld op Naam + voornaam beroepsbeoefenaar/verantwoordelijke voor de toepassing van de wet :

handtekening



Opdracht voor cliënt werd beëindigd op ……../……/201…


52

IDENTIFICATIE NATUURLIJKE PERSOON-LASTHEBBER Referentie dossier cliënt :

I. PERSOONSGEGEVENS Voornaam:

Naam:

Geboorteplaats :

Geboortedatum :

Straat :

Nr

Postcode:

Gemeente:

Tel :

Fax :

E-mail

Land: GSM URL



bus

http//:

overige = optioneel

II. VERIFICATIE PERSOONSGEGEVENS (*) II.1 Artikel 6 § 1 norm – FACE TO FACE / lasthebber is bij u aanwezig Identiteitskaart

JA / NEEN


Paspoort (**)

JA / NEEN

Nr-paspoort

II.2 Artikel 6 § 2 norm – OP AFSTAND ! verhoogde waakzaamheid vereist!/lasthebber is niet fysiek aanwezig bij de identificatie E-id

JA / NEEN


Certificaat

JA / NEEN

Uitgereikt door :

Vervaldatum-herroeping II.3 Artikel 6 § 3 norm – andere pertinente en geloofwaardige bewijsstukken dan onder II.1. of II.2. en geen specifiek risico op witwassen Omschrijf & documenteer

(*) kopie (papier-elektronisch) nemen van het document op basis waarvan de identiteit geverifieerd wordt (**) indien natuurlijke persoon met woonplaats in het buitenland (***)natuurlijke persoon is in België gevestigd doch heeft geen identiteitskaart : inschrijving vreemdelingen register of andere document uitgereikt door Belgische overheid

III. VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID Omschrijf / documenteer vertegenwoordigingsbevoegdheid (bv neem een kopie van de statuten):

53

IV. CONTROLE PEP (*) – LIJSTEN / DATABESTANDEN Persoon is een PEP ?

JA(**) / NEEN

*PEP : Politically Exposed Person / Politiek Prominente Personen die in het buitenland gevestigd zijn – zie 4.5.2. van de omzendbrief IAB. **Indien ja, dan moeten verscherpte onderzoeksmaatregelen worden toegepast.


handtekening



Opdracht als lasthebber voor cliënt werd beëindigd op ……../……/201…


54

IDENTIFICATIE RECHTSPERSOON-JURIDISCHE STRUCTUUR-CLIËNT Tijdstip identificatie : zie art 3 norm /art. 4.2.2 van de omzendbrief IAB Referentie/dossiernummer Voornaam& naam van de cliënt

I. INSCHATTING WITWASRISICO : Omschrijf hier kort de aard van de opdracht /verrichtingen/zakelijke relatie & voorlopige inschatting van het risico op witwassen (laag / verhoogd)


Verhoogd i i

JA/NEE

II. De cliënt is een occasionele cliënt en het geheel van de opeenvolgende operaties bedraagt niet meer dan 10.000 € en er is geen verhoogd witwasrisico ?

JA

NEEN*

*indien neen ga naar III. Indien JA zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij andersluidend cliëntenacceptatiebeleid

III. De rechtspersoon-cliënt is ? een Kredietinstelling of financiële instelling in België of EER

JA

NEEN*

een Vennootschap die genoteerd is op een beurs in België of EER

JA

NEEN*

een Uiteindelijke begunstigde van een gezamenlijke rekening van notarissen en andere onafhankelijke juridische beroepsbeoefenaars

JA

NEEN*


JA

NEEN*

*Indien de rechtspersoon niet tot één van deze categorieën behoort, ga verder. Indien wel, dan zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij andersluidend cliëntenacceptatiebeleid

IV. RECHTSPERSOON Naam + rechtsvorm Gecoördineerde statuten:

JA / NEEN

Ondernemingsnummer


Nr

Postcode:

Stad:

Tel :

Fax :

bus Land

GSM

E-mail


Straat :

Nr

Postcode:

Gemeente

Tel :

Fax:


bus

GSM URL

Overige: niet verplicht

55

V. DE BEVOEGDHEID OM DE RECHTSPERSOON TE VERBINDEN Voornaam+ Naam / Rechtsvorm + Maatschappelijke benaming (*)

Hoedanigheid (**)

(***)Publicatie benoeming /vertegenwoordigingsbevoegdheid JA / NEEN JA / NEEN

(*) De natuurlijke personen bestuurders/zaakvoerders die de opdrachtbrief tekenen of belast zijn met het dagelijks bestuur dienen vervolgens elk afzonderlijk geïdentificeerd te worden via het formulier identificatie natuurlijke persoon lasthebber – [norm Art 12§1] (**) zaakvoerder, bestuurder, lid directiecomité of andere hoedanigheid zoals vaste vertegenwoordiger van “ naam rechtspersoon + ondernemingsnummer). (***) Bron publicatie benoeming /vertegenwoordigingsbevoegdheden toevoegen (papier of link).

VI. JURIDISCHE STRUCTUUR ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID [ART 8-9 norm] VI.1 Omschrijf hier kort de aard, doel van de structuur en documenteer :

VI.1. Beheer & vertegenwoordiging (*) Voornaam+ Naam / Rechtsvorm + Maatschappelijke benaming

Hoedanigheid

vertegenwoordigingsbevoegdheid :

(*) indien de structuur een onverdeeldheid is heeft de verplichting tot identificatie en verificatie betrekking op alle onverdeelde eigenaars (zie omzendbrief IAB art. 4.3.3.)

VII. AARD & VOORWERP VAN DE ZAKELIIJKE RELATIE Omschrijf kort de aard van de opdracht :

VIII. IDENTIFICATIE VAN DE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN ! GA NAAR HET FORMULIER VERKLARING UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDEN ! Opgesteld op Naam + voornaam beroepsbeoefenaar/verantwoordelijke voor de toepassing van de wet :

handtekening Opdracht voor cliënt werd beëindigd op ……../……/201…




56

IDENTIFICATIE RECHTSPERSOON-JURIDISCHE STRUCTUUR-LASTHEBBER Referentie cliënt : I.DE RECHTSPERSOON-LASTHEBBER IS ? een Kredietinstelling of financiële instelling in België of EER

JA

NEEN*

een Vennootschap die genoteerd is op een beurs in België of EER

JA

NEEN*

een Uiteindelijke begunstigde van een gezamenlijke rekening van notarissen en andere onafhankelijke juridische beroepsbeoefenaars

JA

NEEN*


JA

NEEN*

*Indien de rechtspersoon niet tot één van deze categorieën behoort ga verder naar punt II. Indien wel, dan zijn de volgende rubrieken facultatief, tenzij andersluidend cliëntenacceptatiebeleid

II. RECHTSPERSOON-LASTHEBBER Naam + rechtsvorm Gecoördineerde statuten:

JA / NEEN

Ondernemingsnummer


Nr

Postcode:

Stad:

Tel :

Fax :

bus Land

GSM

E-mail


Straat :

Nr

Postcode:

Gemeente

Tel :

Fax:


bus

GSM URL

Overige : optioneel

III. DE BEVOEGDHEID OM DE RECHTSPERSOON LASTHEBBER TE VERBINDEN Voornaam+ Naam / Rechtsvorm + Maatschappelijke benaming (*)

Hoedanigheid (**)

(***)Publicatie benoeming /vertegenwoordigingsbevoegdheid JA / NEEN JA / NEEN JA / NEEN

(*) De natuurlijke personen bestuurders/zaakvoerders die de opdrachtbrief tekenen of belast zijn met het dagelijks bestuur moeten vervolgens elk afzonderlijk geïdentificeerd worden via het formulier identificatie natuurlijke persoon lasthebber – [norm Art 12§1] (**) zaakvoerder, bestuurder, lid directiecomité of andere hoedanigheid zoals vaste vertegenwoordiger van “ naam rechtspersoon + ondernemingsnummer). (***) Bron publicatie benoeming /vertegenwoordigingsbevoegdheden toevoegen (papier of link).

57

IV. LASTHEBBER IS JURIDISCHE STRUCTUUR ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID [ART 8-9 norm] IV.1. Omschrijf hier kort de aard, het doel van de structuur en documenteer :

IV.2. Beheer & vertegenwoordiging (*) Voornaam+ Naam / Rechtsvorm + Maatschappelijke benaming

Hoedanigheid

Vertegenwoordigingsbevoegdheid :

(*) indien de structuur een onverdeeldheid is heeft de verplichting tot identificatie en verificatie betrekking op alle onverdeelde eigenaars (zie omzendbrief IAB art. 4.3.3).

V. VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID VAN DE LASTHEBBER Omschrijf / documenteer (bv kopie statuten) vertegenwoordigingsbevoegdheid :


handtekening Opdracht van lasthebber voor cliënt werd beëindigd op ……../……/201…




58

VERKLARING UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDE(N) DE CLIËNT Naam :

A. Verklaart (verklaren) dat op datum van ……….. volgende van identificatie vrijgestelde (rechts-) personen (zie keerzijde-punt A ) haar uiteindelijke begunstigden (zie keerzijde) zijn Reden-vrijstelling

Naam

B. verklaart (verklaren) dat op datum van ……….. volgende natuurlijke perso(o)n(en) haar uiteindelijke begunstigden (zie keerzijde-punt B) zijn en voegt hier bij documenten (bv kopie identiteitskaart of paspoort) waaruit de identiteit van betrokken personen blijkt. Voornaam:

Naam:

Geboorteplaats :

Geboortedatum :

Straat : Postcode: Voornaam:

Nr Gemeente:

Land:

Naam:

Geboorteplaats :

Geboortedatum :

Straat : Postcode:

bus

Nr Gemeente:

bus Land:

De beroepsbeoefenaar behoudt zich het recht voor om de zakelijke relatie met de cliënt stop te zetten bij twijfel over de waarachtigheid van de identificatiegegevens. . Deze gegevens zullen vertrouwelijk behandeld worden. Ik/ Wij verkla(a)ren op eer dat de op het inlichtingenformulier verstrekte gegevens oprecht en juist zijn en verbinden er zich toe iedere wijziging onverwijld door te geven. Opgemaakt te……………………………… op ………………………..

Handtekening(en)*:…………………………………………………………. (*) voornaam + naam en handtekening van de zaakvoerder(s), bestuurder(s) of andere lasthebbers die deze verklaring heeft/hebben opgemaakt

59

Waarover gaat dit ? De Belgische preventieve antiwitwaswetgeving verplicht onder meer de banken, advocaten, notarissen en de economische beroepen tot het identificeren van de uiteindelijke begunstigden van haar cliënten. Over wie gaat het ? De term uiteindelijke begunstigden zijn die natuurlijke personen ten voordele van wie een verrichting wordt gedaan of een zakelijke relatie wordt aangegaan of die de uiteindelijke eigenaar of bezitter zijn de cliënt. Wij vestigen de aandacht op het feit dat als uiteindelijke begunstigde(n) steeds natuurlijke personen moeten worden opgegeven. Indien de eigenaars/bestuurders van een vennootschap zelf weer één of meer vennootschappen zijn, moet er verder gekeken worden wie daar dan weer de eigenaars- of bestuurders-natuurlijke personen van zijn. Het zijn die natuurlijke personen van wie de gegevens moeten worden verzameld en medegedeeld worden aan de beroepsbeoefenaar. Teneinde u toe te laten deze informatie te verzamelen en mede te delen aan uw accountant of belastingconsulent volgt een overzicht van wie als uiteindelijke begunstigde beschouwd kan worden en in welke mate de verdere identificatie moet gebeuren. A. Indien blijkt dat één of meerdere uiteindelijke begunstigden een rechtspersoon of juridische structuur zijn dient men de procedure (onder B.) te herhalen tot men bij één of meerdere natuurlijke personen komt, tenzij het een uiteindelijke begunstigde betreft die is vrijgesteld van verdere identificatie. In dit geval moet u geen verdere opgave doen van de natuurlijke personen. Het volstaat dan om de naam en de reden van vrijstelling op te geven : bv “: betreft NV XYZ die genoteerd is op de beurs van Brussel”. Het betreft : A.1. A.2. A.3. A.4.

Kredietinstelling of financiële instelling in België, in de EU of in een ander land van de EER (Noorwegen, Liechtenstein of IJsland) Vennootschap die genoteerd is op een beurs in België, in de EU of in een ander land van de EER (Noorwegen, Liechtenstein of IJsland) Uiteindelijke begunstigde van een gezamenlijke rekening van notarissen en andere onafhankelijke juridische beroepsbeoefenaars Belgische publieke overheidsinstantie

B. Volgende uiteindelijke begunstigden moeten wel verder worden geïdentificeerd en wij verzoeken u om, indien mogelijk, bv kopie van identiteitskaart of paspoort toe te voegen. I. U (=cliënt) bent een handelsvennootschap 1. De natuurlijke perso(o)n(en) aandeelhouders die eigenaar zijn van meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten, of die dit percentage rechtstreeks of onrechtstreeks houden. 2. De natuurlijke perso(o)n(en) die geen 25 % van de aandelen of stemrechten bezitten maar die wel op een andere wijze de controle hebben over het bestuur van de vennootschap. Wie dergelijke controle heeft over het bestuur van de vennootschap kan bepaald worden aan de hand van de artikelen 5-9 van het wetboek vennootschappen :

60

Art. 5. § 1. Onder " controle " over een vennootschap moet worden verstaan, de bevoegdheid in rechte of in feite om een beslissende invloed uit te oefenen op de aanstelling van de meerderheid van bestuurders of zaakvoerders of op de oriëntatie van het beleid. § 2. De controle is in rechte en wordt onweerlegbaar vermoed : 1° wanneer zij voortvloeit uit het bezit van de meerderheid van de stemrechten verbonden aan het totaal van de aandelen van de betrokken vennootschap; 2° wanneer een vennoot het recht heeft de meerderheid van de bestuurders of zaakvoerders te benoemen of te ontslaan; 3° wanneer een vennoot krachtens de statuten van de betrokken vennootschap of krachtens met die vennootschap gesloten overeenkomsten over de controlebevoegdheid beschikt; 4° wanneer op grond van een overeenkomst met andere vennoten van de betrokken vennootschap, een vennoot beschikt over de meerderheid van de stemrechten verbonden aan het totaal van de aandelen van die vennootschap; 5° in geval van gezamenlijke controle. § 3. De controle is in feite wanneer zij voortvloeit uit andere factoren dan bedoeld in § 2. Een vennoot wordt, behoudens bewijs van het tegendeel, vermoed over een controle in feite te beschikken op een vennootschap, wanneer hij op de voorlaatste en laatste algemene vergadering van deze vennootschap stemrechten heeft uitgeoefend die de meerderheid vertegenwoordigen van de stemrechten verbonden aan de op deze algemene vergaderingen vertegenwoordigde aandelen. Art. 6. Voor de toepassing van dit wetboek wordt verstaan : 1° onder " moedervennootschap ", de vennootschap die een controlebevoegdheid uitoefent over een andere vennootschap; 2° onder " dochtervennootschap ", de vennootschap ten opzichte waarvan een controlebevoegdheid bestaat. Art. 7. § 1. Om de controlebevoegdheid vast te stellen : 1° wordt de onrechtstreekse bevoegdheid via een dochtervennootschap bij de rechtstreekse bevoegdheid geteld; 2° wordt de bevoegdheid van een persoon die optreedt als tussenpersoon van een andere persoon, geacht uitsluitend in het bezit te zijn van laatstgenoemde. Om de controlebevoegdheid vast te stellen wordt geen rekening gehouden met een schorsing van stemrechten, noch met de stemrechtbeperking bedoeld in dit wetboek of in wettelijke of statutaire beperkingen met een soortgelijke uitwerking. Voor de toepassing van artikel 5, § 2, 1° en 4° moeten de stemrechten verbonden aan het totaal van de aandelen van een dochtervennootschap worden verminderd met de stemrechten verbonden aan de aandelen van deze dochtervennootschap, gehouden door laatstgenoemde zelf of door haar dochtervennootschap. Dezelfde regel is van toepassing in het in artikel 5, § 3, tweede lid, bedoelde geval, wat de aandelen betreft die op de laatste twee algemene vergaderingen zijn vertegenwoordigd. § 2. Onder " tussenpersoon " moet worden verstaan, elke persoon die optreedt krachtens een overeenkomst van lastgeving, commissie, portage, naamlening, fiducie of een overeenkomst met een gelijkwaardige uitwerking, voor rekening van een andere persoon. Art. 8. Onder " exclusieve controle " moet worden verstaan, de controle die een vennootschap alleen of samen met één of meer van haar dochtervennootschappen uitoefent. Art. 9. Onder " gezamenlijke controle " moet worden verstaan, de controle die een beperkt aantal vennoten samen uitoefenen, wanneer zij zijn overeengekomen dat beslissingen omtrent de oriëntatie van het beleid niet zonder hun gemeenschappelijke instemming kunnen worden genomen. Onder " gemeenschappelijke dochtervennootschap " moet worden verstaan, de vennootschap ten opzichte waarvan een gezamenlijke controle bestaat.

II. U (= de cliënt)bent wel een rechtspersoon doch geen handelsvennootschap: bv een VZW of stichting. Hier gaat het om de natuurlijke perso(o)n(en) bestuurders van de rechtspersoon, doch anderen dan diegenen die optreden in de relatie met de beroepsbeoefenaars. III. U (= de cliënt) bent een feitelijke vereniging of een andere juridische structuur Hier gaat het om de natuurlijke perso(o)n(en) die een aanzienlijke invloed hebben op het bestuur, doch anderen dan diegenen die optreden in de relatie met de beroepsbeoefenaars. IV. U (= de cliënt) bent een natuurlijke persoon. : voor welke andere natuurlijke perso(o)n(en) treedt u dan op ?

61

Schema identificatie natuurlijke persoon = cliënt / lasthebber Natuurlijke persoon = cliënt / lasthebber Te identificeren gegevens Verplichte gegevens: • Naam, voornaam • Geboorteplaats en -datum

Verificatiedocument Belg met woonplaats in België: identiteitskaart of geldig paspoort (is document gelijkwaardig aan identiteitskaart). Niet-Belg met woonplaats in België: een document dat hem door de Belgische overheden wordt uitgereikt conform zijn statuut op het Belgisch grondgebied (verblijfsvergunning, bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister) Natuurlijke persoon met woonplaats in het buitenland: elk officieel identiteitsdocument zoals de identiteitskaart, het paspoort, het rijbewijs, de belastingaangifte (VS), sociale zekerheidskaart, enz.

Facultatieve gegevens (in de mate van het mogelijke): • Adres

• • • •

Indien het adres niet op de hierboven vermelde documenten werd opgenomen: • Verklaring ondertekend door cliënt betreffende zijn adres (indien cliënt met laag witwasrisico) • In voorkomend geval, versturen van post op naam met follow-up van teruggekeerde zending of opdrachtbrief.

Aanvullende maatregelen in functie van het risiconiveau in hoofde van de cliënt, zakelijke relatie of verrichting, identificatie al dan niet op afstand: Afschrift van het certificaat van een geldige elektronische handtekening afkomstig van een certificatieautoriteit; Fiscale aangifte, paspoort, rijbewijs, sociale zekerheidskaart, geboortebewijs...; Aftoetsen aan de hand van betrouwbare andere bronnen: onafhankelijke externe bronnen of zoekmotoren (o.a. Companyweb, Graydon, Belfirst, Dun & Bradstreet…); Binnen een redelijke termijn overgaan tot een face-to-face-identificatie

62

Schema identificatie rechtspersoon / juridische structuur Cliënt/lasthebber = een rechtspersoon / juridische structuur Te identificeren gegevens Rechtspersoon: • Maatschappelijke benaming • Maatschappelijke zetel • Lijst van bestuurders • Bepalingen betreffende de vertegenwoordigingsbevoegdheid

Verificatiedocument Rechtspersoon naar Belgisch recht: • de gecoördineerde statuten die ter griffie van de rechtbank van koophandel zijn neergelegd of in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad zijn gepubliceerd; • de lijst van de bestuurders van de cliëntrechtspersoon en de bekendmaking van hun benoeming in het Belgisch Staatsblad, of enig ander bewijsstuk aan de hand waarvan hun hoedanigheid van bestuurder kan worden bewezen, zoals elke publicatie in het Belgisch Staatsblad waarin die personen als bestuurders worden vermeld, of de bij de Nationale Bank van België neergelegde jaarrekening; • de recentste publicatie van de vertegenwoordigingsbevoegdheden van de cliëntrechtspersoon in het Belgisch Staatsblad; • of enig ander document afkomstig van betrouwbare, onafhankelijke externe bronnen of opzoekings- en zoekmotoren indien de cliënt, zakelijke relatie of verrichting een laag risico op witwassen van geld of terrorismefinanciering inhouden. Rechtspersoon naar buitenlands recht: • gebruik van gelijkaardige bewijsstukken als deze opgesomd voor de rechtspersonen naar Belgisch recht: Kbis (Fr), Mémorial Luxembourgeois, Kamers van Koophandel; • of enig ander document afkomstig van betrouwbare, onafhankelijke externe bronnen of zoekmotoren indien de cliënt, zakelijke relatie of verrichting een laag risico op witwassen van geld of terrorismefinanciering inhouden.

Juridische structuren andere dan een rechtspersoon: • bestaan, aard, doel; • wijze van beheer; • vertegenwoordiging van de betrokken juridische structuur.

• •

De lasthebber die de cliënt vertegenwoordigt in zijn zakelijke relatie met de beroepsbeoefenaar: identificatie van de lasthebber; identificatie van de bevoegdheid van de lasthebber om de vennootschap te verbinden.

Juridische structuren rechtspersoon:

andere

dan

een

Verificatie van die informatie aan de hand van alle documenten die daartoe als bewijs kunnen dienen eventueel aangevuld met informatie afkomstig van betrouwbare, onafhankelijke externe bronnen of zoekmotoren • verificatie van de identiteit van de lasthebber aan de hand van de identiteitskaart, het paspoort, het bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister of enig ander document dat hem door een overheid wordt uitgereikt, rijbewijs, belastingaangifte (VS), inschrijving bij de sociale zekerheid of enig ander bewijsstuk naargelang de risicogevoeligheid van de cliënt, zakelijke relatie of verrichting; • verificatie van de bevoegdheid om de rechtspersoon/juridische structuur te verbinden: publicatie in het BS van de vertegenwoordigingsbevoegdheden, organigram, een organisatienota, een interne of externe mededeling aan de rechtspersoon of juridische structuur, een persbericht of enig ander document afkomstig van onafhankelijke externe bronnen of zoekmotoren.

63

Schema identificatie uiteindelijke begunstigden Uiteindelijke begunstigden Wie? De uiteindelijke begunstigde beoogt de persoon of personen: • die in rechte de controle hebben over de rechtspersoon: de personen die meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten van een niet-genoteerde vennootschap bezitten of dit rechtstreeks of onrechtstreeks controleren; • die in feite een controle uitoefenen op de rechtspersoon: de personen die de controlebevoegdheid uitoefenen op de vennootschap door het uitoefenen van mandaten in het bestuursorgaan en die haar beheer als dusdanig beïnvloeden doch niet optreden in de relatie met de beroepsbeoefenaar • die voordeel halen uit de verrichting of zakelijke relatie

Te identificeren gegevens •

Verplichte gegevens: Naam, voornaam

Hoe?

• Taak van de cliënt: verplichting om de identiteit van zijn uiteindelijke begunstigden mee te delen aan de hand van de oprichtingsakte van de vennootschap, het nominatief aandeelhoudersregister, of de vennotenlijst, de lijst van de aanwezigheden op algemene vergaderingen, enz.; • Taak van de beroepsbeoefenaar: o onderzoek van de pertinentie en de geloofwaardigheid van de door de cliënt meegedeelde informatie; o bijkomende verificaties via de toetsing aan de hand van andere openbare of onafhankelijke externe bronnen of zoekmotoren. Deze bijkomende verificaties hangen af van de risicogevoeligheid van de cliënt, zakelijke relatie of verrichting op het vlak van witwassen van geld of terrorismefinanciering.

Verificatiedocument

Documenten te leveren door de cliënt zelf indien het gaat om de uiteindelijke begunstigde van een rechtspersoon: • Oprichtingsakte (publicatie Belgisch Staatsblad, KBis, Kamers van Koophandel…), • Aandelenregister, aanwezigheidslijst algemene vergadering… Natuurlijke persoon is uiteindelijke begunstigde van de opdracht: identiteitskaart, paspoort, bewijs van inschrijving in vreemdelingenregister of elk ander overheidsdocument, rijbewijs, fiscale aangifte (US), sociale zekerheidskaart of rekening houdende met risiconiveau in hoofde van de cliënt, zakelijke relatie of verrichting elk ander bewijskrachtig document

Facultatieve gegevens (in de mate van het mogelijke): • Geboorteplaats en –datum • adres.

Indien het adres niet vermeld is in voormelde documenten: •

Verklaring ondertekend door cliënt betreffende het adres (indien cliënt met laag witwasrisico)

•

In voorkomend geval, versturen van post op naam met follow-up van teruggekeerde zending.

Indien uiteindelijke begunstigde ook lasthebber is : identificatie overeenkomstig de regels voor lasthebbers

64

Schema identificatie van het voorwerp en de aard van de zakelijke relatie Identificatie van het voorwerp en de aard van de zakelijke relatie • kennisneming van de doelstelling die de cliënt nastreeft met het aanknopen van de zakelijke relatie; • kennisneming van het type verrichtingen dat hij wenst uit te voeren, in het bijzonder in het kader van bepaalde wettelijke opdrachten zoals de inbreng in natura, de ontbinding van vennootschappen, fusies of andere opdrachten die vallen buiten het klassiek kader waarbinnen de beroepsbeoefenaar werkzaam is. Dit onderzoek hangt af van: • de activiteitensector waarbinnen de cliënt werkzaam is; • de geografische ligging van de activiteiten; • de risicogevoeligheid van de cliënt. Identificatie: • Activiteit van de cliënt; • herkomst van de fondsen of van het vermogen; • samenhang van de aangegeven activiteit van de cliënt met de boekhoudkundige en financiële gegevens

Bronnen: • afstemming met de statuten en het jaarverslag; • website van de cliënt; • onafhankelijke externe bronnen of zoekmotoren (bv. Graydon, Companyweb, Dun & Bradstreet, enz..

65

7.

Modeldocumenten

Voorbeeld modelbrief BTW Uw BTW aangifte – KWARTAAL/ MAAND …

Geachte

Wij hebben de btw-aangifte van het … kwartaal van … van 't Jampens Cecile opgemaakt en elektronisch doorgezonden. Het saldo van uw btw-aangifte bedraagt: Te betalen: €… Vorig tegoed €… Te betalen vóór 20 … 2013: €… Als voorschotten voor het komende kwartaal dienen volgende bedragen betaald te worden: tegen 20/../2013: tegen 20/../2013:

€… €…

In bijlage sturen wij u de openstaande klanten en leveranciers, wachtrekening en tussentijds resultaat.

Wij hopen u hiermee van dienst te zijn en staan steeds ter uwer beschikking voor verdere informatie. Met de meeste hoogachting

66

Kwalificatieproces van het personeel Witboek kwaliteit De Raad van het Instituut heeft de laatste jaren kwaliteit voorop gezet en er een belangrijk stuk van zijn beleid op afgestemd. Het engagement van de Raad bestaat erin dat alle leden deze kwaliteit samen zullen aanvoeren. 10 Leidraden: 1. Inventaris activiteiten uitgeoefend door kantoor 2. Organigram 3. Eenvormige dossierindeling 4. Cliëntacceptatie- en opvolgingsbeleid 5. De opdrachtbrief 6. Tijdsbeheer en de “timesheet” 7. Personeelsbeleid 8. Plichtenleer 9. Interne kwaliteitsbeheersing 10. Beleidsverklaring

7. Personeel Het belangrijkste middel van een kantoor, naast de professionele beroepsbeoefenaar (meestal de zaakvoerder of bestuurder) , zijn de medewerkers. Zij bepalen mee de naam en faam van uw kantoor. Het is dan ook heel belangrijk om stil te staan bij verschillende aspecten van het personeelsbeleid. Want ook voor kantoren met één of enkele personeelsleden is het nodig om stil te staan bij bepaalde aspecten van het personeelsbeleid.

7.1. Bedoeling De eerste maar ook een niet zo evidente stap , is om bekwame en gedreven mensen te vinden. Als men een geschikte kandidaat gevonden heeft, willen we die dan ook graag houden. Een goed onderbouwd personeelsbeleid kan daartoe bijdragen. Het is daarom belangrijk dat de medewerkers o.a. op de juiste manier begeleid worden, met een correct loonbeleid, bijhorende communicatie van de doorgroeimogelijkheden enz., Dit alles zorgt ervoor dat de medewerkers gemotiveerd blijven . Het is dan ook aan te bevelen dat een kantoor een beleid uittekent en procedures opstelt die op zijn minst de hierna opgesomde aspecten omvatten: -

vaardigheden en profiel van de te rekruteren medewerkers; aanwervingsprocedures en inschakeling van de beginnende medewerkers; beschrijving van elk functietype in het kantoor; begeleidings- en opleidingsproces van de medewerkers van het kantoor; verloning en andere elementen tot motivatie van de werknemers; opstellen van dienstverleningscontracten met zelfstandige medewerkers; naleven van het beroepsgeheim en van de discretieplicht; evaluatie van de prestatie van de medewerkers.

67

7.2. Welke zijn de voordelen van een personeelsbeleid De human resources zijn een essentiële factor voor de ontwikkeling en het voortbestaan van een kantoor van beroepsbeoefenaars. De vaardigheden en het talent van de tewerkgestelde personen zullen immers grotendeels het kwaliteitsniveau bepalen van de aan de cliënten verstrekte diensten. De mate waarin de leidinggevenden van het kantoor erin slagen om medewerkers aan te trekken, te motiveren en te leiden in de diverse expertisedomeinen die noodzakelijk zijn om de cliënten te bedienen en tevens om de administratieve taken - ter ondersteuning van proactieve en efficiënte diensten - uit te voeren, zal één van de voornaamste drijfveren zijn om een gezonde, doordachte en gestructureerde groei van het kantoor te verzekeren. Een passend beheer van de uitdagingen en problemen in verband met de human resources zal in ruime mate bijdragen tot het ontstaan en het behoud van een goede werksfeer die de productiviteit en het rendement van het kantoor bevordert. Een goed uitgebouwd H.R.-beleid zorgt dus voor het rendement en de toekomst van het kantoor waar het bovendien aangenaam werken is. Laat ons heel kort enkele van de bovenstaande elementen van zo'n H.R.-beleid overlopen. De" handleiding van de organisatie van kantoren en procedures" geeft u een uitgebreid aantal voorbeelden. 7.2.1. Aanwervingsprocedures Voorbeelden van rekrutering- en selectiecriteria en procedures a. Planning: vaardigheden en profiel van de te aan te werven medewerkers Basisopleiding Het (de) diploma(‘s) of het niveau van het door het kantoor geëiste diploma specificeren (te bepalen op basis van de diensten die het kantoor aan de cliënten verleent, het aantal activiteiten en de vereiste graad van specialisatie voor de in te vullen functie). In voorkomend geval wordt aangegeven of de sollicitant de stage, om de hoedanigheid van accountant of belastingconsulent te verwerven, al dan niet moet hebben aangevat. Kwalificatie - Theoretische en, naargelang het niveau van de functie, praktische kennis op het gebied van boekhouding en accountancy - Theoretische en, naargelang het niveau van de functie, praktische kennis op het gebied van de directe en/of indirecte fiscaliteit - Behoorlijke kennis van het gebruik van informatica (bv. mail, internet, basissoftware zoals Word, Excel, PowerPoint, enz.) - Kennis van de boekhoudsoftware (voor de accountants) Kennis van de boekhoudsoftware (voor de accountants) Persoonlijke eigenschappen - Zin voor detail en nauwkeurigheid. - Mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden - Teamgeest - Zin voor initiatief - In staat om tot een optimale tijdsbesteding te komen in functie van verschillende prioriteiten - Leergierigheid

68

-

Verzorgd voorkomen Proactieve en positieve ingesteldheid

Verder wordt, met betrekking tot de rekruterings- en selectieprocedure gesuggereerd dat het kantoor de volgende maatregelen overweegt: - de standaardprocedures van het sollicitatiegesprek volgen, inclusief het opnemen ervan in de documentatie; - normen in acht nemen voor de vaardigheden van de diverse niveaus (junior, medior, senior) en de sollicitanten de verwachte vaardigheden uiteenzetten in de loop van het rekruteringsproces; - … Hier moeten de voornaamste stappen van de aanwervingsprocedure worden beschreven, en zulks rekening houdend met de omvang van het kantoor en dus met het meer of minder formeel karakter van deze procedure. Hier kan bijvoorbeeld worden uiteengezet dat de sollicitatiegesprekken worden georganiseerd met medewerkers en/of de leidinggevenden van het kantoor (met vermelding eventueel van het feit dat de personen die deze gesprekken leiden al dan niet een opleiding daartoe hebben gekregen), dat het kantoor, in voorkomend geval, eist dat de sollicitanten referenties voorleggen, dat de documenten meteen na het sollicitatiegesprek worden ingevuld en dat de verschillende personen die de sollicitant hebben ontmoet, overleg plegen alvorens de beslissing tot aanwerving te nemen, enz.

7.2.2. Inschakelingsproces van de aangeworven personen in het kantoor Het inschakelingsproces van de nieuw aangeworven personeelsleden vormt zowel de laatste fase van de aanwerving als de eerste stap in de opleiding en de beroepsontwikkeling van deze personen. De voordelen van een inschakelingsproces of van een gestructureerde oriëntatie kunnen als volgt worden samengevat: -

-

Dit proces draagt bij tot een goede indruk over de organisatie van het kantoor en stimuleert het enthousiasme van de voor de functie aangeworven personen. Dit proces maakt het mogelijk een goede arbeidsrelatie met de nieuwe medewerkers op te bouwen, door uiteenzetting van hun taak ten aanzien van de andere personeelsleden van het kantoor. Door duidelijk de waarden, de regels en de richtlijnen die in het kantoor worden gehanteerd uiteen te zetten, wordt het risico op misverstanden en tijdsverlies, of op de fouten die eruit kunnen voortvloeien, verminderd. Door de medewerkers de kans te geven zich beter en sneller aan hun functie en aan hun nieuwe beroepsomgeving aan te passen, verhoogt dit proces de productiviteit.

Het strekt ten zeerste tot aanbeveling dat het kantoor oriëntatiemateriaal uitwerkt en eist dat alle nieuwe werknemers, zo snel mogelijk na hun indiensttreding, een (eventuele) oriëntatiesessie volgen. De oriëntatiedocumenten zouden over het algemeen elementen moeten bevatten als:

-

een uiteenzetting over de geschiedenis, de visie, de structuur, de diensten en de cliënten van het kantoor; de communicatielijnen binnen het kantoor: de formele en de informele; uitleg over het verband van de functies van de nieuw aangeworven personeelsleden en de functies van de andere medewerkers,

69

-

-

-

alsook over de verwachtingen van de cliënten, de hiërarchische oversten en de collega’s; een volledig exemplaar van het beleid en de procedures van het kantoor; een handleiding betreffende het personeelsbeleid en de sociale voordelen; een overzicht van de documentatiebronnen ter beschikking van het personeel op de diverse gebieden die door de voor de cliënten gepresteerde diensten worden beoogd, alsook de typeformulieren en de modeldossiers die op het kantoor worden gebruikt (als ze niet op een elektronische drager staan); (desgevallend) de details van de opleidingsprogramma’s; het proces inzake de evaluatie van het personeel; de praktische modaliteiten inzake de werking van het kantoor, zoals (niet-volledige lijst): rondleiding doorheen de lokalen, beheer van de cliëntendossiers, Electronic Data Processing, netwerk, internet, email, fax, briefwisseling, kantoorbenodigdheden, telefooninstallatie, kopiëren en verzenden van documenten, registratie van de aan de opdrachten bestede tijd; en alle andere informatie die eigen is aan het kantoor.

Het wordt aanbevolen om voor elke nieuwe medewerker een specifiek personeelslid aan te wijzen waartoe hij zich, gedurende een vast te stellen periode (bijvoorbeeld drie of zes maanden), kan richten voor praktische inlichtingen, zodat hij zo snel mogelijk in staat is om efficiënt te werken (zie ook hierna de wettelijke verplichtingen dienaangaande). Het kantoor zal doorgaans voor nieuwe medewerkers een proeftijd instellen (rekening gehouden met de dienaangaande toepasselijke wetgeving op het gebied van het sociaal en arbeidsrecht), alsook een evaluatie van de prestaties op het einde van de proeftijd. De nieuwe personeelsleden moeten grondig gesuperviseerd worden en moeten geregeld feedback krijgen over hun prestaties tijdens deze periode.

7.2.3. Al het voorafgaande moet worden aangepast aan de omvang van het kantoor. In bepaalde structuren kan het inschakelingsproces de vorm aannemen van een gesprek met een vennoot die in het bezit is van de details die hem door een senior medewerker werden bezorgd. In grotere kantoren kan zulks een onderhoud met de human resources manager, vennoten en directeurs inhouden en verschillende dagen (of zelfs weken) opleiding impliceren.

7.2.4. Verloning en andere elementen tot motivatie van de werknemers Het kantoor doet er goed aan om in zijn procedures een duidelijk verloningsbeleid vast te stellen, rekening houdend met de hier hoger beschreven verantwoordelijkheden en de categorie waartoe het personeelslid behoort. Het wordt ten stelligste aanbevolen om voorafgaandelijk loonschalen per personeelscategorie en per functie vast te stellen. Het is handig om loonschalen op te stellen waarin de evolutie van de brutolonen of eventueel extra- legale voordelen worden bepaald . Dit kan op basis van het aantal jaren ervaring, de kwaliteiten, de gedragen verantwoordelijkheden. Als voorbeeld om deze gedragen verantwoordelijkheden te quoteren, geven we hierna enkele voorbeeldvragen dit tot inspiratie kunnen dienen : (De structuur van de hiernavolgende lijst is dus niet exhaustief en verre van uniek)

70

-

Kan men op kantoor perfect inboeken (m.a.w. perfecte kennis BTW en belastingen voor inboekwerk) Kan men zich feilloos integreren bij de klanten (voor inboekwerk - kleine besprekingen) Kan men zelf, zonder fouten, een jaarrekening opstellen kan men de bijlagen of de aangifte in de P.B. en de Venn. bel perfect invullen Maakt men een vermogensafrekening op Maakt men budgetten op Scoort men een omzet van minstens …….euro per jaar Is men accountant en / of belastingconsulent Voert men zelfstandig onderhandelingen met klanten, banken e.d. Kan men verslagen inzake fusie, splitsingen, omvorming, vereffening e.d. zelfstandig opmaken Heeft men de uitsluitende verantwoordelijkheid over personeel of organisatie Beslist men over facturatieproblemen t.o.v. klanten Heeft men een volledig engagement tegenover het kantoor Weet men mensen te motiveren Heeft men een "onmisbare" taak binnen het kantoor Enz.

Naast het eigenlijk loon, kunnen andere elementen worden vastgesteld om de werknemers te motiveren, zoals voordelen van alle aard en diverse vormen van waardering en erkentelijkheid voor het geleverde werk. Om het loonniveau vast te stellen, moet rekening worden gehouden met de marktpraktijken in de omgeving van het kantoor, maar ook met de hoeveelheid werk en de van het personeel geëiste productiviteit. Deze parameters moet duidelijk aan de betrokken personeelsleden worden meegedeeld: bijvoorbeeld het aantal uren dat jaarlijks kan worden gefactureerd en het globaal factureringspercentage ten aanzien van de gepresteerde tijd. Het is raadzaam om voor elke categorie en functie het vast gedeelte en eventueel het variabel gedeelte (bonus) van het loon vooraf vast te stellen. Met betrekking tot het variabel loon, is het van belang dat de doelstellingen die moeten worden behaald om het in het vooruitzicht gesteld variabel loon te bekomen, vooraf duidelijk aan de werknemer worden uiteengezet. Het is ook nuttig om de periodiciteit van de eventuele loonsverhogingen en de criteria waarop die verhoging is gebaseerd, vast te stellen. Het verloop van de loonsverhoging of de verhoging van de andere voordelen (zie hierna) moet in principe verband houden met de prestatie en dus met de evaluatie ervan (zie afdeling 6 hierna), alsook, in bepaalde mate, met de anciënniteit. Bij de periodieke herziening van de lonen, is het nuttig na te gaan in welke mate het kantoor voldoende opleiding, begeleiding, bijstand en steun heeft verstrekt (bijvoorbeeld behoorlijke materiële arbeidsvoorwaarden (lokalen, uitrusting, enz.) zodat de werknemers hun prestaties op optimale wijze kunnen verrichten. Ook moet worden vermeden dat het loonbeleid aanleiding geeft tot gedrag dat schadelijk is voor de goede verstandhouding onder het personeel en het behoorlijk functioneren van het kantoor: bijvoorbeeld: loonsverhogingen die te nauw verband houden met het aantal uren dat kan gefactureerd worden, kunnen de delegatie van taken of de interne opleiding van de minder ervaren medewerkers afremmen (zie hiervoor), of het

71

investeren van tijd in interne projecten met het oog op de verbetering van de werkingssystemen en –procedures van het kantoor naargelang de groei van de activiteiten ontmoedigen. Het is raadzaam het loonbeleid in een ruimere context te beschouwen en er diverse financiële en andere voordelen aan te koppelen, zoals de hierna beschreven voordelen, die de meest voorkomende zijn: -

-

permanente terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen, een mobiel communicatieapparaat en een draagbare computer; terbeschikkingstelling van aansluitingen aan communicatienetwerken; forfaitaire vergoedingen tot dekking van diverse kosten; verzekeringen zoals een hospitalisatieverzekering; aanvullende pensioenverzekeringen (zoals groepsverzekeringen); flexibele arbeidsuren (vaste uren of glijdende werkroosters); de mogelijkheid tot deeltijdse arbeid (waarbij het eventueel gevolg van de beperkte beschikbaarheid op de loopbaanontwikkeling in het kantoor en de eventuele promotiekansen duidelijk dient uiteengezet te worden); de toekenning van extra vakantiedagen bovenop de wettelijke verplichtingen ter zake; de mogelijkheid om onbetaalde vakantie te nemen; de mogelijkheid om studies te volgen die volledig of gedeeltelijk door het kantoor worden betaald de besteding van relatief veel tijd aan interne opleiding; de werknemers toegang geven tot interessante en nieuwe werkzaamheden, waardoor ze meer mogelijkheden krijgen om bij te leren en ervaring op te doen; steun bij het behalen van beroepskwalificaties zoals de titel van accountant en/of belastingconsulent.

Dergelijke voordelen brengen voor het kantoor zeer vaak slechts beperkte kosten teweeg, maar hebben voor de werknemers een aanzienlijke waarde en kunnen hun loyaliteit jegens de werkgever verhogen. Door middel van dergelijke voordelen kan het kantoor ook zich onderscheiden en een specifieke benadering op het gebied van verloning accentueren. Er moet evenwel duidelijk worden aangegeven welke voordelen voor elke personeelscategorie en/of functie binnen het kantoor beschikbaar zijn, waarbij uiteraard ook het administratief personeel en het secretariaat niet mag worden vergeten. De fiscale behandeling van deze voordelen moet, vóór de toekenning ervan, duidelijk worden vastgesteld en aan het personeel meegedeeld. Uiteraard moet erop worden toegezien dat het kantoor en de verkrijgers van de voordelen de wettelijke bepalingen dienaangaande in acht nemen. Ten slotte is het raadzaam om, bovenop het eigenlijk loon en de hiervoor vermelde voordelen, andere vormen van waardering en erkentelijkheid voor de door de werknemers geleverde arbeid in aanmerking te nemen, en zulks zowel voor de beroepsbeoefenaar als voor het administratief personeel en het secretariaat. Het kantoor kan op diverse, min of meer formele, manieren oprecht en persoonlijk zijn waardering en erkentelijkheid laten blijken, bijvoorbeeld voor constant geleverde hoogkwalitatieve prestaties, inclusief onder moeilijke omstandigheden, of voor de levering van uitzonderlijke prestaties in perioden met een hoge werkdruk. Iedereen heeft, bovenop het hem verschuldigde loon, doorgaans behoefte aan blijken van waardering en erkentelijkheid voor de geleverde arbeid, zodat hij gemotiveerd en

72

toegedaan blijft om de van hem verwachte arbeid op hoogkwalitatieve wijze te verrichten. Dit zal ook een gunstig effect hebben op de productiviteit van de medewerkers en derhalve op de rendabiliteit van het kantoor. In de praktijk kan deze waardering worden uitgedrukt op velerlei wijzen, zoals: - een eenvoudig mondeling of schriftelijk woord van dank (korte nota, e-mail, enz.) vanwege de beroepsbeoefenaar met - één enkel kantoor of vanwege de werkende vennoot die belast is met het beheer van het kantoor; - in de interne communicatie binnen het kantoor of met de cliënten of de buitenwereld de naam van één of meer medewerkers in verband brengen met de projecten waartoe zij hebben bijgedragen; - de tijd nemen om een werknemer gehoor te verlenen en een informeel gesprek met hem te voeren, bijvoorbeeld tijdens een lunch; - erop letten om regelmatig positieve commentaar te geven op de geleverde arbeid; - het aandeel interessanter werk voor de werknemer verhogen en de routinetaken aan een minder ervaren personeelslid toevertrouwen; - de werknemer afvaardigen op externe conferenties, zowel als voordrachtgever en als deelnemer; - hem het kantoor laten vertegenwoordigen op diverse belangrijke bijeenkomsten; - de werknemer raadplegen of nauwer betrekken bij de formulering van doelstellingen, ideeën voor de ontwikkeling van activiteiten van het kantoor en/of het nemen van beslissingen. 7.2.5. Evaluatie van de prestatie van de medewerkers Een periodiek (minstens jaarlijks) evaluatiegesprek is nodig. Dit gesprek wordt gevoerd door iemand van de directie. Wanneer deze gesprekken door verschillende leden van de directie gevoerd worden is het belangrijk dat een vast stramien gevolgd wordt. Op dit gesprek kunnen verschillende onderwerpen aan bod komen. Uiteraard zal de medewerker verwachten dat zijn verloning aan bod komt. Samen kunnen de verschillende quoteringspunten overlopen worden en kan er uitleg gegeven worden waarom iemand in een bepaalde klasse valt (zie voorbeeldvragen hierboven) Maar het is eveneens een moment van aanmoediging. Op een evaluatiegesprek moet vooral opbouwende kritiek gegeven worden. Het is de bedoeling om de medewerker in kennis te stellen over : -

de verwachtingen van het kantoor betreffende de prestaties en de ethische beginselen; de evaluatie van zijn prestaties en het advies hierover, van zijn vooruitgang en zijn loopbaanplan; het personeel leren inzien dat promotie tot functies die meer verantwoordelijkheid inhouden, onder meer afhankelijk is van de kwaliteit van zijn prestaties en de naleving van de ethische beginselen, en dat tekortkomingen aan het beleid en de procedures van het kantoor tot sancties kan leiden.

Het is immers belangrijk om het evaluatieproces in een langetermijnperspectief te plaatsen en zulks zowel in het belang van de geëvalueerde persoon als van het kantoor. In dat langetermijnperspectief zijn het niet alleen de productiviteit en de factureerbare uren die tellen. De volgende aspecten zijn minstens even belangrijk: aandacht voor de begeleiding, de coaching, eventuele belangstelling van de geëvalueerde persoon voor deeltijdse academische activiteiten, relaties met de cliënten en tevredenheid van de cliënten, investering in de technische opleiding, maar ook in de persoonlijke ontwikkeling.

73

Voorts is het in elk evaluatieproces van belang om de elementen vast te stellen waarop de persoon zal worden geëvalueerd: de evaluatiefactoren. Evaluatiefactoren De evaluatiefactoren zijn van velerlei aard en kunnen op diverse wijzen worden ingedeeld. De structuur van de hiernavolgende lijst is dus niet exhaustief en verre van uniek. - Technische kennis - Analytische kennis en capaciteit om een oordeel uit te brengen op professioneel vlak - Competenties op het gebied van de organisatie en de uitvoering van de opdrachten voor de cliënten - Relaties met de andere leden van het kantoor (meerderen, gelijken en ondergeschikten) - Relaties met de cliënten of andere externe partners van het kantoor (openbare overheden, financiële instellingen) - Productiviteit met betrekking tot de voor de cliënten geleverde diensten - Communicatievermogen (mondeling en schriftelijk) - Competentie op het gebied van leidinggeven en opleiding - Naleving van de in het kantoor ingestelde kwaliteitsbewakingsbeleid - Naleving van de deontologische beginselen en regels en de beroepsnormen - Vertegenwoordiging van het kantoor op het gebied van de externe betrekkingen - Persoonlijke eigenschappen (persoonlijke ontwikkeling op professioneel vlak, houding, enz.) Open gesprek Zoals eerder vermeld, is een evaluatiegesprek echter geen eenrichtingsverkeer. Het is het moment waarop open kan gepraat worden over de eventuele verbeteringen die de medewerker zou kunnen aanbrengen. Er wordt in eerste instantie aan de medewerker gevraagd om zijn standpunt uiteen te zetten betreffende het werk dat hij heeft verricht en de resultaten die hij heeft behaald sinds het voorgaande gesprek. Het is raadzaam open vragen te stellen om de uitwisseling van informatie en standpunten uit te lokken, zoals: “wat denkt u dat u in het bijzonder goed gedaan hebt?” “Wat had u beter kunnen doen?” “Kunt u aangeven op welke hinderpalen u stuit die u beletten uw werk uit te voeren zoals u het zou willen?” “Eén van uw doelstellingen was…: hoe vindt u dat dit verlopen is?” Struikelblokken die bij de bespreking van niet-bevredigende resultaten moeten worden vermeden: - Eerste indrukken die niet bevestigd worden door de feiten. - Voortgaan op praatjes vooral over het gedrag van de geëvalueerde personen (“u weet wel, die is echt lui, niet coöperatief”, - “ik heb horen zeggen dat …”). - De goede of slechte prestaties in één of twee domeinen van het werk de evaluatie in de andere domeinen laten beïnvloeden, - wat resulteert in een globaal heel goede of heel slechte evaluatie. - Personen beoordelen door vergelijking met anderen, in de plaats van zich strikt aan de eisen van de functie te houden. - Vermijden om alle geëvalueerden “gemiddelde” prestaties toe te wijzen, zonder ooit goede of slechte prestaties te erkennen.

74

-

-

Vermijden om personen gunstiger te beoordelen als ze gelijkaardige eigenschappen als de beoordelaar betonen. Veronderstellingen maken die niet op bewezen feiten berusten of uitgaan van praatjes. De tendens iemand vooral te evalueren op basis van recente gedragingen of feiten. Te toegeeflijk of te streng zijn (overdreven toegeeflijkheid is blijkbaar een veel voorkomend struikelblok). Factoren negeren die de geëvalueerde medewerker niet kan controleren en die zeer goede of zeer slechte prestaties veroorzaken en hem dus ten onrechte verdiensten of verwijten aanrekenen. Ongerechtvaardigde veralgemeningen vermijden, door alleen te steunen op één of twee evaluatiepunten.

Einde van het gesprek Het gesprek samenvatten en op positieve toon spreken met betrekking tot de toekomst: bijvoorbeeld: “We herhalen wat we zijn overeengekomen. … Ik ben tevreden over wat we hebben besproken”. Dienaangaande is het belangrijk om de medewerker te verzoeken te bevestigen dat hij de overeengekomen doelstellingen goed heeft begrepen, ook al werden ze schriftelijk vastgelegd. Zo nodig dient te worden nagegaan of de medewerker gerust is in hetgeen hij moet realiseren: de vraag kan hem, bijvoorbeeld, ook op volgende wijze worden gesteld: “Voorziet u moeilijkheden om de doelstellingen te realiseren die wij hebben besproken?” Dan moet men de vragen die rijzen bespreken en de vrees en bezorgdheid trachten te verdrijven vóór het einde van de bijeenkomst en alvorens de medewerker het formulier van zijn evaluatie en tot vaststelling van zijn doelstellingen ondertekent. Het evaluatiedocument dat de resultaten van de geëvalueerde periode, de voor de komende periode gestelde doelstellingen en de andere besproken punten in verband met toekomstige projecten bevat wordt ondertekend door de geëvalueerde en door de vertegenwoordiger van het kantoor die het evaluatiegesprek heeft gevoerd. Het gesprek afsluiten met een positieve en bemoedigende noot, door het vertrouwen dat in de medewerker wordt gesteld voor de uitvoering van zijn opdrachten en/of functies te herbevestigen en hem, in naam van de vennoten, te bedanken voor de geleverde inspanningen, de behaalde resultaten en zijn bijdrage aan de ontwikkeling van het kantoor.

7.2.6. Naleving van het beroepsgeheim en de discretieplicht

Elk kantoor moet in zijn arbeidsreglement, alsook in de individuele arbeidsovereenkomst met elke werknemer of in het dienstverleningscontract met elke zelfstandige medewerker een deontologische bepaling opnemen, en meer bepaald inzake het beroepsgeheim en/of de beroepsdiscretieplicht. Het kantoor heeft de plicht om zijn personeel en de zelfstandige medewerkers van deze aspecten bewust te maken. Wat de wettelijke en reglementaire bepalingen dienaangaande betreft, wordt verwezen naar Deel I van deze handleiding.

75

In de praktijk kan de nadruk worden gelegd op de hierna opgesomde punten: -

-

het onderwerp regelmatig aansnijden tijdens vergaderingen met medewerkers of tijdens evaluatiegesprekken, en niet alleen bij de aanwerving van de werknemer of bij de afsluiting van het dienstverleningscontract met een zelfstandige medewerker; wat onder discretieplicht wordt verstaan; wat onder beroepsgeheim wordt verstaan.

Alle medewerkers zijn voor al hun activiteiten in het kader van het kantoor gehouden tot de discretieplicht en de absolute naleving van het beroepsgeheim. Alle personen die de hoedanigheid hebben van accountant of van belastingconsulent of die beide hoedanigheden hebben en die zijn ingeschreven op de deellijst van de externe leden van het IAB moeten het beroepsgeheim in acht nemen op grond van artikel 458 van het Gerechtelijk Wetboek. In de praktijk moet elke medewerker, bij twijfel over de naleving van het beroepsgeheim of van de discretieplicht, de persoon raadplegen die zijn werk superviseert en hem de situatie waarmee hij wordt geconfronteerd uiteenzetten. Indien nodig kunnen de supervisor en de medewerker zich wenden tot de directie om hun verplichtingen in het betreffend geval te verduidelijken

7.3. De moeilijkheden overwinnen Om een aanwervingsprocedure uit te schrijven is het handig om na te denken welk profiel je NU nodig hebt, maar ook om verder na te denken in de toekomst. Welk niveau van medewerker heb je nu nodig en welk niveau binnen tien jaar. Welke activiteiten, verantwoordelijkheden, … bestaan er in uw organisatie en welk profiel heb je nodig om je hierin bij te staan. Voor het opstellen van een loontabel is het belangrijk om de wettelijke bepalingen te hanteren voorgeschreven door het paritair comité, om te luisteren wat gangbaar is op de markt en om rekening te houden met de indexering. Voor een evaluatieformulier is het nodig om zelf te bepalen welke onderwerpen aan bod moeten komen. Om een gesprek op gang te brengen is het handig om jaarlijks dezelfde vragenlijst vooraf naar de geëvalueerde door te sturen zodat die kan stilstaan bij de vorderingen die hij/zij al dan niet gemaakt heeft.

76

Evaluatiefomulier van de coach COACH: Leerling: Datum:

Evaluatie - vaardigheden: •

• • • • •

KWARTAAL 4/2012 uitgelegd beoordeling

KWARTAAL 1/2013 uitgelegd beoordeling

Contactvaardig o Met klanten o Telefonisch o Met collega’s neemt intiatief "Durft" vragen stellen Gebruik software pakketten Gebruik boekhoudpakketten Algemene kennis uit: o reeds besproken onderwerpen op interne opleidingen o reeds gevolgde opleidingen o actualiteit (lezen fiscologen, …)

Evaluatie –onderneming •

Procedures o BTW aangifte o BTW listing o Voorafbetaling o aangifte pb o jaarrekening o aangifte venn.b. o neerlegging jr o opleidingen o vergaderingen o aanmaken nieuwe klant o rappels o archivering o de structuur van de server o back-ups van de servers o bestandsnamen o enkele geheugensteuntjes (werking postverdeling, …)

• •

Kwaliteitshandboek (structuur onderneming, functies collega’s, …) Wegwijs in bibliotheek

Evaluatie – kennis takenpakket • • • • • • • • • • • •

BTW-aangifte Verder nadenken + al enkele controles doen BTW-listing Inboekwerk Verder nadenken + al enkele controles doen Nazicht inboekwerk van klanten Aangifte personenbelasting Aangifte vennootschapsbelasting Voorbereiden jaarrekening Lay out goed op letten Opmaken neerlegging Voorbereiden financieel plan voorbereiden controles voorbereiden specifieke adviesverlening uitwerken vermogensplanning

77

Evaluatieformulier Naam:

Evaluatie over

periode:

Functie:

2012

Duurtijd in huidige functie:

[Date]

Afnemer evaluatiegesprek:

Datum [Manager]

evaluatiegesprek:

In te vullen voor het evaluatiegesprek en aan de afnemer van het evaluatiegesprek te overhandigen, 1 week voor de datum van het evaluatiegesprek.

1.1. Richtlijnen 

Beantwoord elke vraag to the point en zo kort mogelijk



Vul dit formulier in op een rustige plek waar je niet gestoord wordt, bij voorkeur thuis

1.2. Taken en verantwoordelijkheden

Wat is uw job, waarom ben je hier en wat zie jij als jouw verantwoordelijkheden?

1.3. Evaluatiepunten van de voorbije periode (tot vandaag) 1.

Een blik terug, wat vind je van het afgelopen jaar? Was het zeer goed/slecht/voldoende goed voor jou en waarom?

2.

Wat beschouw jij als jouw belangrijkste verwezenlijking in het afgelopen jaar?

78

3.

Waar beleef je plezier mee bij Van Coile & Partners, wat zou je willen veranderen?

4.

Welke elementen/aspecten van jouw werk vind je het moeilijkst?

5.

Welke aspecten in jouw werk vind je interessant, welke niet?

1.4. Evaluatiepunten voor de komende periode 6.

Op welke doelstellingen en taken wil jij de nadruk leggen in de volgende 12 maanden?

7.

Welke acties kunnen jij en het bestuur nemen om je resultaten te verbeteren?

8.

Hoe zie jij jezelf evolueren in het komende jaar en in de volgende twee en vijf jaar?

79

9.

Welke competenties zou je willen bijleren of je in verdiepen de komende 12 maand? Niet enkel vaktechnische vaardigheden, maar ook persoonlijke vaardigheden waar jij en jouw werkomgeving beter zouden kunnen van worden.

1.5. Objectieven

Som de objectieven op die vooropgesteld zijn voor de voorbije 12 maand en de manier waarop we die gingen meten. Geef jezelf een score op elk objectief en omschrijf je prestatie of argumenteer met redenen. Scores: 1-3 = slecht, 4-6 = voldoende, 7-9 = goed, 10 = excellent Objectief

Hoe meten we dat?

Score

Commentaar

1.

2.

3.

4.

5.

80

1.6. Jouw vaardigheden

Geef jezelf een score op onderstaande vaardigheden, gebruik de eerste kolom. Voor het evaluatiegesprek zal het betuur ook scores geven in de 2de kolom. Tijdens het gesprek worden de punten samen overlopen. Scores: 1-3 = slecht, 4-6 = voldoende, 7-9 = goed, 10 = excellent Omschrijving

Commerciële aanpak Als je contact hebt met klanten, hoe positief kom je dan over? Voel je de noden van de klant aan, kan je die vertalen naar business voor Van Coile & Partners?

Product / technische kennis Hoe snel assimileer je nieuwe wetgeving, hoe gemakkelijk is het voor jou om op vaktechnisch gebied scherp te blijven? Hoeveel energie/tijd stop je hierin - ook buiten het werk? Worden er voldoende opleidingmogelijkheden aangeboden ? Wat vind je van de gevolgde seminaries ?

Eigen score

Score bestuur

Omschrijving

Ben je een team-player, maak je tijd voor je collega's en help je hen beter te worden?

Uitstraling ‘Van Coile & Partners” naar de buitenwereld Hoe draag jij bij aan de uitstraling, tijdens als buiten de kantooruren ? Denk maar aan seminaries, toevallig contact met klanten, met derden…

Doorzettingsvermogen

Hoe vlot ga je om met tijd en prioriteiten? Kan je zonder stress voor jezelf en je team je dagelijkse taken realiseren?

Ga je in noodsituaties door tot het probleem is opgelost, deadline gehaald is, ook buiten de werkuren?

Hoe accuraat kan je tijd & budgetten inschatten? Hoe betrokken ben je hiermee tijdens het uitvoeren van het project? Hoe bewust ben je over de economische balans tussen tijd en geld?

Score bestuur

Team-working

Tijd- en prioriteitsmanagement

Planning, budgettering en lijst ‘juiste omzet’

Eigen score

Stressbestendigheid Hoe goed functioneer je onder druk?

Rapportering, administratie en gebruik Admin-is

Leiderschap en integriteit

Hoe stipt en accuraat ga je om met administratieve taken, documenten klasseren, documentatie schrijven, enz.?

Volgen de mensen jou? Neem je automatisch de leiding? Ervaren de mensen jou als een integer persoon? Je doet wat je zegt, en je zegt wat je doet ?

81

Communicatievaardigheden

Flexibiliteit

Vind je van je zelf dat je communiceert, zowel intern als extern? Zowel in geschreven als gesproken communicatie. Straal je empathie & positieve energie uit? Is je boodschap duidelijk, kan je goed luisteren?

Je bent flexibel en hebt een groot aanpassingsvermogen. Je legt de focus op vooruitgang en innovatie i.p.v. weerstand te bieden tegen verandering.

Delegatievaardigheden

Persoonlijk voorkomen

Hoe gemakkelijk is het voor jou om taken in vertrouwen door te geven aan anderen? Kan je verantwoordelijkheid en beslissingsmacht doorgeven, zonder een controlefreak te zijn?

Hoe kom je over bij anderen – verzorgd, fris en dynamisch?

Respecteren van deadlines en afspraken

Ondernemings-

Haal je de deadlines? Kom je jouw beloftes - zowel intern als naar klanten toe na? Kan je daarover ook juist communiceren, bijvoorbeeld als er iets tussenkomt?

verantwoordelijkheid Hoe betrokken en verantwoordelijk voel je je bij het geheel,met Van Coile & Partners

Creativiteit, ideeën en initiatief

Ethiek en deontologie

Kom je - vanuit eigen initiatief - met ideeën, suggesties en deel je die met de groep? Leiden ze tot verbetering?

De kernwaarden van Van Coile & Partners: hoe beleef je ze zelf en hoe draag je ze naar buiten?

Probleemoplossend werken

Vertrouwen en verantwoordelijkheid

Ben je vlot in het nemen van beslissingen en oplossen van problemen? Weet je met wie je welke problemen kan bespreken en aanpakken ?

Kunnen anderen jou taken toevertrouwen en er met een gerust hart zeker van zijn dat het goed komt – zowel naar kwaliteit van afwerking als timing? Geef je voldoende feedback? Neem je zelf initiatief voor contact als er een probleem is? Kijk je jouw eigen werk (voldoende) na ?

82

1.7. Waar gaan we naartoe?

Stel 5 objectieven voor waar je in de volgende 12 maanden de nadruk wil op leggen. Distilleer deze uit de voorgaande antwoorden. Noteer bij elk objectief hoe je voorstelt deze te meten. M.a.w., hoe kunnen wij weten of je het objectief hebt gehaald? Objectief

Hoe te meten?

1.

2.

3.

4.

5.

83

1.8. Samenvatting evaluatiegesprek (formele conclusie door het bestuur) -

Te volgen opleidingen

-

Te bekomen bekwaamheden

-

Te bekomen vaardigheden

-

Conclusie

84

DEEL 2:

E-facturatie of E-invoicing

85

1.

Factuur (Vandaele) :

Lijst van geleverde goederen, met opgave van de berekende prijzen, van plaats en datum van de aflevering, de wijze van vervoer enz. Samen of tegelijk met de goederen aan de afnemer verzonden.

2.

Wettelijk kader van “de factuur”

Verplichte vermeldingen op de factuur (bron : Marc Govers - Patrick Wille)

Algemeen De opname van alle verplichte vermeldingen op de factuur is van belang zowel in hoofde van de belastingplichtige - dienstverrichter/leverancier maar ook in hoofde van de afnemer. Het Hof van Cassatie bevestigde in een arrest van 19 september 1996 dat de afnemer zijn recht op aftrek slechts mag uitoefenen op voorwaarde dat hij in het bezit is van een conforme factuur (toepassing art. 3 § 1 lid 1 KB nr. 3; zie ook Conforme factuur) (PV 1216 dd. 19.03.2001) Datum De datum waarop de factuur wordt uitgereikt. (art. 5, § 1, 1°, K.B. nr. 1); Volgnummer Het unieke volgnummer, volgens één of meer reeksen, waaronder de factuur wordt ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen (art. 5, § 1, 1°, K.B. nr. 1).

Identiteit van de leverancier/ dienstverrichter De volledige identiteit van de belastingplichtige die de levering of de dienst heeft verricht (art. 5, § 1, 2°, KB nr. 1). Daartoe moeten worden vermeld: de naam of de maatschappelijke benaming van de belastingplichtige; het adres van zijn administratieve of maatschappelijke zetel; zijn btw-identificatienummer (zie Toekenning van het btw-identificatienummer); In het kader van de btw-eenheid worden deze vermeldingen vervangen door de vermeldingen eigen aan het betrokken lid. Identiteit van de afnemer Algemeen De volledige identiteit van de afnemer van de levering of de dienst (art. 5 § 1 3° KB nr. 1). Daarvoor moeten in ieder geval op de factuur voorkomen: de naam of de maatschappelijke benaming van de afnemer; het adres van de afnemer.

86

Voor een levering van een goed/dienst voor een motorvoertuig dat moet worden ingeschreven in het wegverkeer mogen deze gegevens worden vervangen door de nummerplaat van het voertuig. Dit mag alleen indien: de factuur onmiddellijk wordt uitgereikt; de prijs inclusief btw maximum 61,97 EUR is; en dadelijk wordt betaald (Aanschrijving dd. 04.12.1981).

Vermelding btw-identificatienummer De medecontractant heeft een Belgisch btw-identificatienummer Dit B.T.W.-identificatienummer van de medecontractant moet altijd op de factuur worden vermeld (art. 5 § 1 3° K.B. nr. 1) De medecontractant heeft geen Belgisch BTW-identificatienummer maar een btwidentificatienummer dat door een andere EU-Lidstaat werd toegekend Het btw-identificatienummer van de medecontractant moet niet altijd op de factuur worden vermeld, maar slechts in de volgende gevallen: de belastingplichtige heeft een dienst verricht waarvoor de B2B-hoofdregel van toepassing is (art. 21 § 2 WBTW); de belastingplichtige heeft een vrijgestelde intracommunautaire levering gedaan. Voor het geval 1 is het btw-identificatienummer dat op de factuur wordt opgenomen, het nummer waaronder de ontvanger voor btw-doeleinden is geïdentificeerd en waaronder hem de dienst werd verstrekt. Indien de ontvanger van de dienst zowel een Belgisch als buitenlands nummer heeft, wordt op de factuur het btw-identificatienummer vermeld dat de opdrachtgever bij zijn bestelling heeft opgegeven. Voor de vrijgestelde intracommunautaire leveringen is het nummer dat op de factuur wordt vermeld, het btw-identificatienummer waaronder de koper voor btw-doeleinden is geïdentificeerd in een andere EU-lidstaat (dus niet België) (art. 5, § 1, 4° a) en b) KB nr. 1). Wanneer door toepassing van de regels die gelden voor de plaats van de dienst de buitenlandse dienstverrichter, een handeling verricht die in België plaatsvindt, is de Belgische regelgeving op het stuk van facturering op hem van toepassing en dient hij het btwidentificatienummer van zijn klant op de uit te reiken factuur te vermelden (PV 199 dd. 19.012009

FREE 19.012009 ).

De medecontractant heeft wel een Belgisch btw-identificatienummer en de niet in België gevestigde belastingplichtige maakt gebruik van de vereenvoudigingsmaatregel voor driehoeksverkeer De verwerving van de niet in België gevestigde maar in een andere EU-Lidstaat geïdentificeerde belastingplichtige is onder bepaalde voorwaarden niet aan Belgische btw onderworpen. Bovendien wordt de voldoening van de over de daaropvolgende binnenlandse levering verschuldigde btw verlegd naar de medecontractant. In geval van toepassing van de bijzondere regeling voor driehoeksverkeer, moet de factuur die de laatste in de driehoek (C) ontvangt van de tweede in de driehoek (B), via een uitdrukkelijke vermelding C aanduiden als de shuldenaar van de btw. In dit verband stelt de administratie dat de factuur volgende vermeldingen moet bevatten: het btw-identificatienummer van B;

87

het btw-identificatienummer van C; een verwijzing naar art. 25ter, § 1, lid 2, 3° Wbtw; de vermelding 'belasting te voldoen door de medecontractant'; de uitdrukkelijke verwijzing naar hetzij art. 197 Btw-richtlijn (art. 21, 1e lid, c) Zesde Richtlijn), hetzij art. 51, § 2, eerste lid, 2° Wbtw (Circulaire dd. 28.08.2006). Datum levering De datum van de levering of van de voltooiing van de dienst of de datum van de incassering van (een deel van) de prijs. Deze datum moet worden vermeld voor zover de datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur. Voor doorlopende leveringen/diensten moet de periode worden vermeld waarop de factuur betrekking heeft. Bij facturering vóór de levering van het goed/de dienstverrichting dient de melding bijvoorbeeld ‘te leveren’ of ‘te voltooien ’ te worden opgenomen.

Vermelding van gegevens inzake de verrichte handeling Principe Alle gegevens die nodig zijn om de aard van de handeling en om het btw-tarief van de verschuldigde btw vast te stellen moeten op de factuur worden opgenomen. In het bijzonder moeten worden vermeld: de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen/verstrekte diensten; de hoeveelheid van de geleverde goederen; het voorwerp van de diensten (art. 5 § 1 6° KB nr. 1). De geleverde hoeveelheden moeten vermeld worden, zowel deze tegen betaling als de gratis hoeveelheden. De omschrijving van de geleverde goederen of de verrichte diensten mag worden vervangen door een code. Voorwaarde is evenwel dat deze code voldoende gedetailleerd is om de aard van de verrichte handeling en het tarief van de verschuldigde btw te bepalen. De sleutel van de code moet bovendien in het bezit zijn van de afnemer. Ook de administratie moet erover kunnen beschikken (Btw-Handleiding, nr. 439/1).

Op te nemen gegevens m.b.t. vervoermiddelen Voor de leveringen van nieuwe vervoermiddelen moet in ieder geval het volgende voorkomen op de factuur: voor schepen: de lengte; de datum van ingebruikneming; het aantal vaaruren; voor luchtvaartuigen: het totaal opstijggewicht; de datum van ingebruikneming;

88

het aantal vlieguren; voor landvoertuigen: de cilinderinhoud of het vermogen; de datum van ingebruikneming; het aantal gereden kilometers. Indien het landvoertuig dat wordt geleverd een nieuwe personenauto of auto voor dubbel gebruik is moet daarenboven op de factuur het volgende voorkomen: het merk; het model; het jaartal; de cilinderinhoud; de motorsterkte; het carrosseriemodel; het chassisnummer. Wanneer het gaat om tweedehandse personenauto's en tweedehandse auto's voor dubbel gebruik, moeten de volgende gegevens op de factuur worden vermeld: het merk; het model; het jaartal; de cilinderinhoud; de motorsterkte; het carrosseriemodel; het chassisnummer; de datum waarop zij voor het eerst in het verkeer werden gebracht. Voor werken aan motorvoertuigen, met uitzondering van het wassen, moet de nummerplaat van het voertuig worden vermeld op de factuur. Deze verplichting geldt niet voor het wassen van motorvoertuigen (art. 5 § 1 7° K.B. nr. 1; PV 14 dd. 14.12.2011).

De maatstaf van heffing en de elementen waaruit hij is samengesteld Per toepasselijk btw-tarief of elke vrijstelling moeten de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs (exclusief btw) en de eventuele vooruitbetalingkortingen, prijskortingen en -rabatten indien deze nog niet zijn begrepen in de eenheidsprijs. De maatstaf van heffing, de eenheidsprijs en de eventuele kortingen of rabatten mogen in gelijk welke munteenheid worden opgemaakt. Wanneer de geleverde goederen of de verrichte diensten aan verschillende btw-tarieven zijn onderworpen, moet de maatstaf van heffing dus per btw-tarief worden opgesplitst. Indien deze splitsing niet gebeurt, dan is het hoogste btw-tarief toepasselijk op de volledige maatstaf (art. 64 § 3 Wbtw). De maatstaf van heffing, de eenheidsprijs en eventuele kortingen mogen in gelijk welke munteenheid worden vermeld. Het principe van de aanduiding van de eenheidsprijs op een factuur is van toepassing, ongeacht of deze factuur een levering van goederen of een dienstprestatie vaststelt. Met het oog daarop komt het aan de partij die de factuur opmaakt toe om de aard van de eenheid te bepalen die als basis zal dienen voor de berekening van de prijs die door de verwerver van

89

de goederen of ontvanger van de dienst moet worden voldaan. De gekozen eenheid moet uiteraard steeds op de factuur worden vermeld. Voor de leveringen van goederen moeten de prijzen per type artikel en per eenheid worden vermeld. Inzake dienstverrichtingen kan de door de partijen te bepalen prijs voor deze diensten op grond van het principe van de wilsautonomie of gelet op de geldende commerciële gebruiken, zeer verschillende vormen aannemen. Een geval dat zich veelvuldig voordoet, is dat waarbij de totale prijs van de dienstprestatie niet vaststaat vóór de effectieve realisatie van de handeling. Het gaat bv. om gevallen waar enkel een uurtarief werd bepaald. In deze veronderstelling wordt de eenheidsprijs bepaald door de partij die de factuur opmaakt. Deze eenheidsprijs geeft het criterium weer op basis waarvan de uiteindelijke prijs wordt bepaald. Deze eenheidsprijs komt bijgevolg, in deze veronderstelling, neer op een uurtarief dat in het kader van deze dienstprestatie van toepassing is. Overigens, in de veronderstelling dat, vóór de realisatie van een vooraf duidelijk omschreven handeling, de totale prijs op definitieve wijze tussen de partijen werd overeengekomen, kan deze prijs, in bepaalde gevallen, door de partij die de factuur opmaakt, beschouwd worden als zijnde de eenheidsprijs van de betreffende handeling. Het bewijs van de vóór de realisatie van de handeling vastgestelde prijs moet op vraag van de administratie door de partijen kunnen worden voorgelegd. Een accountant - belastingconsulent die bv. vijf werkuren aan één van zijn klanten heeft gewijd en die een uurtarief van 80 EUR, excl. btw toepast, zal op zijn factuur een eenheidsprijs van 80 EUR vermelden voor een totaal gefactureerd bedrag van 400 EUR, excl. btw. Hetzelfde geldt voor een accountant-belastingconsulent die voor een andere klant een bepaalde tijd aan het invullen van zijn aangifte inzake inkomstenbelasting heeft gewijd en die in principe hetzelfde uurtarief van 80 EUR toepast maar die met deze klant contractueel is overeengekomen dat het invullen van deze aangifte hem 70 EUR excl. btw zou kosten, zal op zijn factuur een eenheidsprijs vermelden die overeenstemt met de maatstaf van heffing excl. btw van 70 EUR. Deze accountant - belastingconsulent moet dus op zijn factuur niet noodzakelijk het aantal uren vermelden die hij aan de handeling heeft besteed noch het uurtarief dat hij meestal toepast. Momenteel wordt aan een administratieve aanschrijving met betrekking tot de verplichtingen inzake facturering gewerkt (PV 3-6215 dd. 03.11.2006). De tarieven van de verschuldigde btw De tarieven van de verschuldigde btw moeten worden vermeld op de factuur (art. 5 § 1 9° KB nr. 1). Deze tarieven mogen door codes worden vervangen, op voorwaarde dat de sleutel van de code op de factuur voorkomt (Btw-Handleiding, nr. 439/1).

Het totaalbedrag van de verschuldigde btw moet in euro worden opgegeven Principe Met ingang van 1 januari 2004, dient enkel het totaalbedrag van de verschuldigde btw te worden vermeld. Het bedrag van verschuldigde btw per btw-tarief moet niet meer uitdrukkelijk worden vermeld. Het totaalbedrag aan verschuldigde btw moet worden uitgedrukt in de nationale munteenheid van de EU-Lidstaat waar de levering of dienst werd verricht. Deze bedragen aan verschuldigde btw moeten in dezelfde munteenheid als de maatstaf van heffing uitgedrukt worden, i.e. in euro. Ook wanneer de prijs inclusief btw wordt gefactureerd, dient het btw-bedrag toch afzonderlijk op de factuur voor te komen. Wanneer de btw verschuldigd is door de medecontractant, moet de vermelding worden opgenomen: 'Belasting te voldoen door de medecontractant - Btw-wetboek, artikel 51, § 2' of de verwijzing naar de betreffende bepaling in de Richtlijn of een gelijkaardige bepaling. Deze

90

vermelding komt dan in de plaats van de vermelding van de btw-tarieven en van het totaalbedrag van de verschuldigde btw (art. 5, § 1, 9°, KB nr. 1) (PV 457 dd. 02.03.1993). Deze vermelding zal in de praktijk alleen voorkomen op inkomende facturen. Indien de leverancier/dienstverrichter deze vermelding niet opneemt op de factuur, dan dient de afnemer deze vermelding zelf toe te voegen aan de factuur. Indien hij dit niet doet, kan de aftrek van de verschuldigde btw worden geweigerd (toepassing art. 3 § 3 KB nr. 3, zie Conforme factuur). Administratieve toegevingen Facturering aan particulieren Wanneer een factuur wordt uitgereikt aan een particulier, omdat de ontheffing van facturering niet mag worden toegepast, dan mag de prijs inclusief btw worden vermeld. Alleen het toegepaste btw-tarief moet dan worden opgegeven. De factuur moet dan wel vermelden: 'Handeling met een natuurlijke persoon. Prijs gefactureerd btw inbegrepen. Aanschrijving 119/1971' De Btw-administratie aanvaardt deze handelwijze voor de volgende verrichtingen: de leveringen van goederen en de diensten bestemd voor de oprichting van een nieuw gebouw; de verkopen op afbetaling en de huurkopen; de leveringen van goederen kennelijk bestemd voor economisch gebruik; de leveringen verricht in inrichtingen of op plaatsen die normaal niet toegankelijk zijn voor particulieren; de leveringen verricht door voortbrengers- of grossiersbedrijven; de verrichtingen van verhuizing of meubelbewaring en de erbij horende prestaties: de verkopen op afstand (Aanschrijving dd. 29.07.1971 en dd. 13.12.1972; BtwHandleiding, nr. 439/1). Facturering van leveringen met toepassing van de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge De belastingplichtige wederverkoper mag de btw voor de leveringen van de goederen waarop de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge wordt toegepast niet afzonderlijk vermelden op de factuur. De factuur moet dan het volgende vermelden: 'Levering onderworpen aan de bijzondere regeling van belastingheffing over de winstmarge. Btw niet aftrekbaar' (Art. 8 KB nr. 53; Aanschrijving dd. 02.01.1995, nr. 34 en Aanschrijving dd. 02.01.1995, nr. 25). Facturering in detailzaken De Btw-administratie aanvaardt voor handelingen verricht in detailzaken, dat de et bedrag vermeldt inclusief btw. Dit mag zelfs indien de afnemers geen particulieren zijn. De volgende voorwaarden moeten vervuld zijn: het totaalbedrag is maximaal 61,97 EUR, btw inbegrepen; de handeling moet verricht zijn in een detailzaak; dit zijn inrichtingen waar gewoonlijk goederen worden geleverd of diensten worden verricht aan natuurlijke personen, die deze voor privégebruik bestemmen, zoals bijvoorbeeld een winkel, benzinestation, …; de factuur moet onmiddellijk uitgereikt worden (Aanschrijving dd. 04.12.1981; BtwHandleiding, nr. 445/6).

91

De wettelijke bepaling waarop de vrijstelling is gebaseerd Indien de handeling van de btw is vrijgesteld of er geen btw wordt aangerekend, dan moet de betreffende bepaling van de Richtlijn of de overeenkomstige nationale bepaling of een andere reden waarop dit gebaseerd is op de factuur worden vermeld (art. 5 § 1 10° KB nr. 1) Wanneer een in België gevestigde belastingplichtige een handeling verricht die niet in België plaatsvindt en dus geen Belgische btw aanrekent aan zijn medecontractant, moet op de factuur de vermelding worden aangebracht van de betreffende bepaling van de Richtlijn of de overeenkomstige nationale bepaling of een andere reden krachtens dewelke de Belgische btw niet in rekening wordt gebracht. Wanneer de belastingplichtige geen specifieke vermelding op de factuur aanbrengt, wordt de handeling steeds geacht in België plaats te vinden. De vermelding van de plaats van de handeling, zou volgens de minister dan ook geen enkel aanvullend element van betekenis met zich brengen. De vermelding van de plaats van de levering of de plaats van de dienst moet dus niet op de factuur worden vermeld (PV 314 dd. 29.02.1996). De Administratie mag niet eisen dat de belastingplichtige die de wettelijke bepaling inroept, bewijst dat de btw effectief is voldaan in het land waar de desbetreffende levering of dienst plaatsvindt (PV 943 dd. 16.06.1997). Voorbeeld Een onderneming doet een intracommunautaire levering. De voorwaarden voor vrijstelling zijn voldaan. Op de factuur kunnen bijvoorbeeld de volgende redenen van vrijstelling worden gemeld: 'Vrijgesteld van btw - art. 39bis Wbtw' of 'VAT exemt - IC supply' of 'Vrijgesteld van btw - art. 138 Richtlijn 2006/112/EG'. Volgens de mededeling van 27 februari 2007 staat de Btw-administratie toe dat de btwplichtigen in de overgangsperiode van 1 januari tot 30 juni 2007 op hun facturen nog verwijzen naar de bepalingen van de Zesde Richtlijn. Eens die overgangsperiode verstreken is, mag volgens de Belgische btw-administratie nog enkel worden verwezen naar de Btwrichtlijn (Informaties en mededelingen dd. 27.02.2007). Een verwijzing naar vroeger uitgereikte stukken Indien er voor dezelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgesteld, dan moet de latere factuur een verwijzing bevatten naar het vroeger uitgereikte stuk (art. 5, § 1, 11°, K.B. nr. 1) De factuur mag de medecontractant niet debiteren voor een bedrag aan BTW dat reeds eerder werd aangerekend.

Alle vermeldingen die worden voorgeschreven ter uitvoering van het WBTW of van haar uitvoeringsbesluiten Alle andere vermeldingen die worden voorgeschreven ter uitvoering van het Wbtw of van haar uitvoeringsbesluiten, moeten worden opgenomen op de facturen. Wanneer het Wbtw of de uitvoeringsbesluiten meer factuurvermeldingen voorschrijven dan vereist door de Btw-richtlijn, dan is er een tegenstrijdigheid met de direct werkende bepalingen van art. 226 Btw-richtlijn. In de mate dat de vereisten enkel een verduidelijking inhouden van de factuurvermeldingen, opgenomen in de Btw-richtlijn (bijvoorbeeld omtrent de aard van de dienst of de goederen), lijken zij nog steeds enig nut te hebben maar kunnen zij evenwel niet verplicht worden

92

opgelegd. Voorbeelden Wanneer de geleverde diensten werken in onroerende staat zijn, en de btw moet worden voldaan door de medecontractant, dan schrijft KB nr. 1 voor dat op de factuur wordt gemeld: 'Belasting te voldoen door de medecontractant - koninklijk besluit nr. 1, art. 20' (zie Art. 20 KB nr. 1: de uitvoering van een werk in onroerende staat. Dit is voorgeschreven in voormeld koninklijk besluit. Wanneer de levering van beleggingsgoud aan btw onderworpen wordt (zie art. 44bis, § 1, lid 2 of 3 Wbtw), en de btw moet worden voldaan door de medecontractant, dan wordt op de factuur vermeld: 'Belasting te voldoen door de medecontractant - Koninklijk Besluit nr. 1, art. 20bis' (zie Leveringen van beleggingsgoud waarvan het bedrag meer dan 2.500 EUR bedraagt). Wanneer het een overdracht van CO2-emissierechten betreft en de btw moet worden voldaan door de medecontractant, dan wordt op de factuur vermeld: 'Belasting te voldoen door de medecontractant - koninklijk besluit nr. 1, art. 20ter' (zie Overdrachten van CO2-emissierechten). Belastingplichtigen onderworpen aan de regeling 'Kleine ondernemingen' (zie Algemeen ) dienen op hun facturen te vermelden: 'Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk'. Voor de goederen die vanuit België naar een andere Lidstaat zijn verzonden op zicht of op proef, moet bij hun verkoop op de factuur verwezen worden naar de Aanschrijving dd. 15.09.1994 (zie Zendingen op proef en zicht). Indien een consignatiezending naar een andere EU-lidstaat wordt verkocht, moet de Belgische consignant op zijn factuur verwijzen naar de Aanschrijving nr. 16 dd. 04.07.1994 (zie Goederen in consignatie).

Verplichte factuurvermeldingen - Artikel 226 Richtlijn 2006/112/EG (oud EU Richtlijn van 20 december 2001) Hieronder worden ter verduidelijking de verplichte factuurvermeldingen, zoals voorzien in de Richtlijn 2006/112/EG, opgesomd: datum van uitgifte, een sequentieel uniek nummer, het btw-nummer van de belastingplichtige, volledige benaming en adres van de belastingplichtige, ingeval de medecontractant gehouden is tot voldoening van de btw, het btw-nummer waaronder de goederen of diensten hem werden verstrekt (Lidstaten mogen dit evenwel steeds eisen voor pure locale handelingen); volledige benaming en adres van de klant, de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of, de omvang en de aard van de diensten, de datum waarop de goederenlevering of dienstverrichting heeft plaatsgevonden of voltooid is, of de datum waarop een voorafbetaling werd verricht, in zoverre deze datum vastgesteld is en deze verschillend is van de datum van uitreiking van de factuur; maatstaf van heffing per btw-tarief, de eenheidsprijs (excl. btw) en vooruit betalingskortingen, prijskortingen en - rabatten nog niet begrepen in de eenheidsprijs; het toegepaste btw-tarief,

93

bedrag te betalen btw, tenzij de Btw-richtlijn dit niet vereist, uitgedrukt inde munteenheid van het land waar de handeling plaatsvindt; in geval van een vrijgestelde handeling, verwijzing naar het betreffende artikel van de Btw-richtlijn, of naar de nationale bepaling of een andere vermelding dat de handeling is vrijgesteld; in geval dat de verschuldigde btw voor de levering van het goed of de dienstprestatie moet worden voldaan door de medecontractant (verlegging van heffing), verwijzing naar het betreffende artikel van de Richtlijn 2006/112/EG, of naar de nationale wettelijke bepaling of een andere vermelding dat de levering onder de toepassing van de verleggingsregeling valt; de specifieke vermeldingen van artikel 138 en 2(2)(b) van Richtlijn 2006/112/EG (oud art. 28a(2) Zesde Richtlijn) in geval van levering van nieuwe voertuigen (zie Verkoop van een nieuw vervoermiddel); voor handelingen onder de margeregeling, een referentie naar artikel 306, 313, 326 en 333 van Richtlijn 2006/112/EG (oud art. 26 of 26a Zesde Richtlijn), naar de nationale wettelijke bepaling of enige andere verwijzing dat de margeregeling van toepassing is (zie Tweedehandse goederen); indien de btw moet worden voldaan door een fiscale vertegenwoordiger moetop de factuur ook het btw-identificatienummer van de fiscale vertegenwoordiger, samen met zijn volledige naam en adres op de factuur worden opgenomen. EU-Lidstaten kunnen evenwel strengere of minder strenge voorwaarden opleggen (b.v. bij kleinere factuurbedragen). De EU-Lidstaten mogen geen ondertekening eisen van de factuur. De factuur mag in om het even welke taal worden opgesteld. Voor controledoeleinden kunnen de EU-Lidstaten een vertaling eisen naar de nationale taal voor op hun grondgebied geleverde goederen/diensten en ook voor inkomende facturen ontvangen door belastingplichtigen die op hun grondgebied zijn gevestigd. De Btw-richtlijn voorziet ook in de mogelijkheid om het factureringsproces uit te besteden aan een derde partij of de klant (zie ook Uitreiking van de factuur door de medecontractant (selfbilling)). Inzake elektronische facturering wordt verwezen naar "Implementatie in de Belgische wetgeving - elektronische facturering en archivering". Implementatie van de Richtlijn diende te gebeuren tegen 1 januari 2004.

Vereenvoudigde facturen Het is mogelijk dat een factuur of een stuk (Gevallen waarbij de factuur door een ander stuk mag worden vervangen) minder vermeldingen moet bevatten voor leveringen die in België plaatsvinden (art. 13 KB nr. 1). Dit is het geval bij: een onbeduidend factuurbedrag, of indien de gangbare praktijk in de sector of de technische voorwaarden de naleving van alle vermeldingen bemoeilijkt. Het bedrag van 125 EUR inclusief btw werd door België verstrekt in een antwoord op een vragenlijst vanwege de Europese Commissie. Dit bedrag zou nog bevestigd moeten worden in een te publiceren aanschrijving. Tevens zouden vereenvoudigingen voorzien zijn voor facturen voor doorlopende leveringen van goederen en diensten, voor facturen voor vervoersbewijzen, alsook voor facturen voor banken financiële verrichtingen. De afwijking geldt niet voor facturen uitgereikt voor: leveringen met installatie of montage; verkopen op afstand;

94

intracommunautaire (gelijkgestelde) leveringen en verwervingen. In elk geval moet de factuur minstens de volgende vermeldingen bevatten: de datum waarop de factuur wordt uitgereikt; de identiteit van de leverancier/dienstverrichter (in geval van een btw-eenheid: het betrokken lid); de aard van de geleverde goederen of verrichte diensten, en het bedrag van de btw of de gegevens nodig voor de berekening ervan. De Minister van Financiën bepaalt de voorwaarden waaronder een afwijking kan worden toegestaan. Restaurant- en cateringdiensten De exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt, is, voor de restaurant- en cateringdiensten die hij verricht voor een ontvanger die niet handelt in de hoedanigheid van belastingplichtige voor de behoeften van zijn economische activiteit, gehouden een vereenvoudigde factuur uit te reiken (art. 13bis KB nr. 1 - sinds 1 januari 2010 ) (Ref.) . De vereenvoudigde factuur moet de volgende vermeldingen bevatten: de datum en het uur van uitreiking en een volgnummer; de identificatie van de belastingplichtige dienstverrichter, door vermelding van zijn naam of maatschappelijke benaming, zijn adres en zijn btw-identificatienummer; de aard en de prijs van de verstrekte dienst; het bedrag van de verschuldigde btw en de gegevens aan de hand waarvan dat bedrag kan worden berekend. De vereenvoudigde factuur wordt door een geregistreerd kassasysteem, waarvan de kenmerken zijn bepaald door het KB van 30 december 2009 tot het bepalen van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen, uitgereikt op het tijdstip waarop de dienst is beëindigd, als het een exploitant betreft van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt. De vereenvoudigde factuur wordt uitgereikt onder de vorm van de rekening of het ontvangstbewijs (art. 22 KB nr. 1) wanneer de uitreiking van de vereenvoudigde factuur door een geregistreerd kassasysteem niet verplicht is. Door of vanwege de minister van Financiën worden de toepassingsmodaliteiten bepaald van deze regeling. Onder een geregistreerd kassasysteem wordt verstaan het elektronische kasregister, de terminal met kassasoftware, de computer met kassasoftware of gelijk welk ander gelijkaardig apparaat, dat gebruikt wordt voor de registratie van uitgaande handelingen. Het geregistreerd kassasysteem dient te voldoen aan volgende minimale technische vereisten en dient volgende waarborgen te bieden: de onveranderlijkheid van de ingebrachte gegevens, vanaf het moment van invoer in het kassasysteem tot op het einde van de wettelijke bewaartermijnen; de bewaring van alle ingebrachte gegevens, gelijktijdig met de aanmaak van het kasticket dat geldt als vereenvoudigde factuur overeenkomstig artikel 13bis van het KB nr. 1, in een elektronisch journaal of journaalbestand; dit bevat tevens elke wijziging van de software of programmaparameters en elk gebruik van specifieke functionaliteiten; de mogelijkheid tot controle door de ambtenaren van de administratie die de btw onder haar bevoegdheid heeft; een minimum verplichte inhoud van het kasticket bepaald als volgt: de volledige benaming « BTW-kasticket »;

95

de datum en het uur van de uitreiking van het kasticket; het volgnummer van het kasticket, genomen uit een ononderbroken reeks; de identificatie van de belastingplichtige dienstverrichter, door vermelding van zijn naam of maatschappelijke benaming, zijn adres en zijn btw-identificatienummer; de identificatie van de gebruiker; de aard en de prijs van de verstrekte diensten; het bedrag van de verschuldigde btw en de gegevens aan de hand waarvan dat bedrag kan worden berekend; de korting en teruggegeven bedragen; de identificatie van de kassa/terminal; het algoritme berekend op basis van de vermeldingen opgenomen in de voorgaande punten a) tot en met i); een verplichte aanmaak van een dagelijks financieel rapport en een dagelijks gebruiker rapport die de verkopen en het gebruik van de andere functionaliteiten van de kassa tijdens deze openingsperiode samenvatten (Z-rapporten); een verplichte registratie van alle gesimuleerde dienstprestaties uitgevoerd in het kader van een vorming; uitgerust zijn met een module, die op onveranderlijke en beveiligde wijze, relevante data van de kastickets opslaat en verwerkt tot een algoritme en eventuele andere controlegegevens die worden afgedrukt op het kasticket en die toegankelijk zijn voor de controleambtenaren.

3. Boete (bron : Marc Govers - Patrick Wille)

Indien de factuur niet tijdig wordt uitgereikt of niet alle verplichte vermeldingen bevat, dan kan een boete van 50 EUR per factuur worden opgelegd (KB nr. 44, Bijlage, eerste afd., II). Al naargelang het geval kunnen deze boetes worden kwijtgescholden of verminderd tot 25 EUR per factuur. Bovendien worden er maxima voorzien gaande van 1 250 EUR tot 2 500 EUR (Ref.) . Wordt de factuur niet in dubbel opgemaakt, dan bedraagt de boete 50 EUR per ontbrekend dubbel (KB nr. 44, Bijlage, eerste afd., XI, 4) (zie ook Algemeen). Al naargelang het geval kunnen deze boetes worden kwijtgescholden of verminderd tot 25 EUR per factuur. Bovendien worden er maxima voorzien gaande van 1.250 EUR tot 2.500 EUR (Ref.) . Deze boete wordt opgelegd, indien de proportionele geldboete niet wordt opgelegd. Deze bedraagt maximum 200 % van de btw. Ze wordt verminderd, bij afwezigheid van fraude tot 100 %, dan wel 60 % van de verschuldigde btw (art. 70, § 2 Wbtw, KB nr. 41, Bijlage, Tabel C, zie ook Algemeen). De Minister bevestigde deze boetes (PV 963 dd. 01.07.1997).

96

Bron : accounting Plaza

97

4. De digitale samenleving (bron : e-factureren voor accountants en adminstratiekantoren : Fou-Khan – Tonny Dirkx)

In het afgelopen decennium is onze wereld sterk veranderd; onze wereld is in hoge mate gedigitaliseerd, zowel zakelijk als in de privé-omgeving. We kijken vandaag de dag digitale televisie, we fotograferen digitaal, we bellen digitaal (VoIP, Skype), we luisteren naar digitale muziek, we lezen een digitale krant of boek, we communiceren steeds vaker digitaal (mail, chat, twitter) en zo kunnen we nog wel even doorgaan. De ontwikkeling naar ‘steeds meer digitaal’ is in de zakelijke omgeving langer gaande. Het bedrijfsleven had namelijk al veel eerder haar (logistieke) processen gedigitaliseerd door de ingebruikname van ERP-systemen. Maar ook de processen tussen bedrijven werden gedigitaliseerd middels EDI-berichtgeving. Feitelijk spreken we dan van ketendigitalisering. Toch is er in zowel de privé-sfeer als de zakelijke markt een proces dat nog steeds grotendeels via papier verloopt. België kent 1 miljard facturen (ook Nederland spreekt van 1 miljard facturen). Er zouden 600 miljoen B2B facturen zijn. En 400 miljoen B2C facturen. Het VBO becijferde dat slecht 1% vandaag digitaal verloopt. (bron : Edwin Jacobs www.timelex.eu) Volgens Ricoh :

Na al die volledig digitale processen komt er ergens nog een keer een factuur uit een printer rollen. Deze wordt in een envelop gedaan, gefrankeerd en vervolgens naar de afnemer opgestuurd. Bij bedrijven maken die facturen een reis door de organisatie van stapel naar stapel, om uiteindelijk goedgekeurd, ingevoerd en betaald te worden. Voert het bedrijf niet zelfstandig zijn administratie, dan is de kans zelfs groot dat de factuur twee keer handmatig wordt ingevoerd: door de ondernemer in het telebankiersysteem en door de accountant in de financiële administratie. Bij particulieren wordt de factuur ontvangen en in het telebankiersysteem ingevoerd en betaald. Eigenlijk heeft de papieren factuur dus maar een kort leven. Hij wordt meteen weer gedigitaliseerd en verdwijnt vervolgens voor zeven jaar, op papier, in een map. En dat alles dus 1 miljard keer per jaar. Deze slag, van digitaal naar papier naar weer digitaal, is eigenlijk een beetje onlogisch en kost daarbij ook geld. Een logische stap zou dus zijn om over te gaan op een elektronische wijze van factureren, waardoor de slag van digitaal naar papier naar digitaal kan worden voorkomen. Wij spreken dan over elektronische facturen of e-factureren.

98

Bron : Ricoh

De afgelopen jaren, mede door de toename van verkopen op het internet, zien we de elektronische factuur in de consumentenmarkt in aantal snel groeien. De banken zijn daarnaast begonnen om de elektronische factuur te integreren met telebankieren voor de consumentenmarkt. De vraag rijst nu al snel waarom e-factureren niet veel eerder een veel grotere vlucht heeft genomen? Wij denken dat dit komt door de perceptie van technische complexiteit, gebrekkige standaardisatie en de vele vragen die er leven rondom beveiliging en weten regelgeving.

99

5.

Nieuwe regels vanaf 1 januari 2013

Ter omzetting van richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010, harmonisering tussen de lidstaten van de regels voor het opstellen van een factuur en elektronische facturering. Vanaf 1993 : via individuele vergunning Vanaf 2004 : twee voorwaarden : Voorafgaandelijk akkoord tot het ontvangen van een elektronische factuur Garanderen van o Authenticiteit van de herkomst o Integriteit van de inhoud Door of beveiligde elektronische handtekening EDI (Electronic Data Interchange) Een ander systeem dat aan de voorwaarden voldeed van (toen) art. 1, §3 en 4 KB nr.1 Vanaf 2010 : schrapping van de drie mogelijkheden voor het geven van de garantie. De belastingplichtige kiest zelf de wijze van verzending (wel nog garanderen van authenticiteit en integriteit) Vanaf 2013……. Nu ook de leesbaarheid van de factuur

Definitie van een factuur : Elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarde vastgesteld in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten. Elektronische factuur is toegestaan mits aanvaarding van de afnemer. Deze aanvaarding kan impliciet zijn. Bv. door het betalen van de factuur.

Vorm : Alle vormen zijn toegelaten : Gestructureerde XML-berichten, Word-documenten, pdf, elektronische fax… --- Zolang je ze maar elektronisch verstuurd.

Garantie : o Authenticiteit van de herkomst o Integriteit van de inhoud o Leesbaarheid van de factuur Het is niet voldoende om louter de onveranderlijkheid van de factuur aan de tonen of de identiteit van de leverancier. Men moet ook aantonen dat de factuur overeenstemt met een werkelijke levering. “Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of dienst aantoont, kan worden gebruikt om deze waarborg te leveren. Die bedrijfscontroles bestaan in het in overeenstemming brengen van bewijsstukken van de onderneming, waardoor wordt aangetoond dat de facturering deel uitmaakt van en geïntegreerd bedrijfs-en boekhoudproces en niet als een alleenstaand proces. Een betrouwbaar controlespoor moet een verband aantonen tussen de handeling en de facturering, zodat kan worden gewaarborgd dat de uitgereikte factuur een handeling weerspiegelt die werkelijk heeft plaatsgevonden. (Parl. St. Kamer 2012-2013 nr 43-2450/001, 27)

100

Factuurvermeldingen : (bron : Jurgen Opreel – BTW-lijn)

En wat de op de factuur verplichte vermelding betreft, daar wijzigt ten opzichte van de huidige regelgeving het volgende (art. 5 KB nr. 1) : • de datum van het belastbare feit voor goederenleveringen en dienstverrichtingen of de datum van de ontvangst van de prijs of een deel ervan. • onder de huidige wetgeving is die datum enkel verplicht te vermelden als hij verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur, vanaf 2013 wordt dit niet gewijzigd (art. 5 KB nr. 1); voor de levering van nieuwe en tweedehandse personenauto's hoeft niet langer het jaartal en het carrosseriemodel te worden vermeld; • het totaalbedrag van de te betalen of te herziene btw moet worden uitgedrukt in de nationale munteenheid van de lidstaat waarvan de regels inzake facturering van toepassing zijn (zie supra, bespreking art. 53decies Wbtw); • de vermelding «btw verlegd» wanneer de btw door de afnemer moet worden voldaan via de verlegging van heffing. Er zal dus niet langer naar het wetsartikel zelf van de verlegging van heffing verwezen moeten worden, ook niet ingeval van bv. KB 1 artikel 20 (medecontractant voor werken in onroerende staat); • de vermelding «factuur uitgereikt door afnemer» ingeval van selfbilling; • Self-billing : voorafgaandelijk akkoord tussen beide partijen en van aanvaarding (geen expliciete aanvaarding) van de factuur (1) • de vermelding «bijzondere regeling - reisbureaus» als die wordt toegepast; • de vermelding «bijzondere regeling - gebruikte goederen», «bijzondere regeling - kunstvoorwerpen», «bijzondere regeling - voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten», als één van die bijzondere regelingen wordt toegepast. (1)

Nota over de aanvaarding van self-billing (zie hierboven)

Het is voortaan dus niet langer mogelijk een uitdrukkelijk of schriftelijk voorafgaandelijk akkoord te eisen. Er moet echter wel worden op gewezen dat een “voorafgaandelijk” akkoord betekent dat er tussen de beide partijen een akkoord moet bestaan vooraleer men begint met de uitreiking van de facturen overeenkomstig de self-billing procedure. Anderzijds moet het bestaan van een dergelijk akkoord door elke partij kunnen worden aangetoond bij een onderzoek van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft. Derhalve is het omwille van de rechtszekerheid in het belang van de contracterende partijen, een “schriftelijk” voorafgaandelijk akkoord te hebben. De procedure van de aanvaarding factuur per factuur mag eveneens uitdrukkelijk of stilzwijgend zijn, naar keuze van de partijen. Deze aanvaarding kan blijken uit het voorafgaandelijk akkoord of de behandeling van de factuur of nog van de ontvangst van betaling door de leverancier of de dienstverrichter.

Belastbaar feit en opeisbaarheid : Belastbaar feit : het feit waardoor de wettelijke voorwaarden worden vervuld die vereist zijn voor het opeisbaar worden van de belastingen Opeisbaarheid van de belasting : het recht dat de Schatkist heeft om krachtens de wet de btw vanaf een bepaald tijdstip te vorderen van personen die de btw moet voldoen, ook al kan de betaling daarvan worden uitgesteld.

101

Goederenleveringen : het belastbaar feit vindt plaats en de btw wordt opeisbaar op het tijdstip waarop de levering wordt verricht. Dat blijft nog steeds het tijdstip waarop het goed ter beschikking van de verkrijger of de overnemer wordt gesteld. Doorlopende goederenleveringen (langer dan een kalendermaand en intracommunautair) : bij het verstrijken van elke kalendermaand totdat de levering wordt beëindigd. Diensten : op het tijdstip waarop de dienst wordt verricht (momenteel : het tijdstip waarop de dienst is voltooid) Doorlopende diensten : dus geen afrekening gedurende kalenderjaar; dan is de BTW opeisbaar bij het verstrijken van elk kalenderjaar totdat de dienst is beëindigd. (voor diensten tussen BTWplichtigen in België en afnemer met verlegging van heffing art. 51 § 2 1° Wbtw)

Factuur is geen basis van BTW-aftrek : Zolang er geen betaling van de klant wordt ontvangen, is de btw niet verschuldigd (en dus ook aftrekbaar) zolang de levering of de dienstverrichting niet effectief heeft plaatsgevonden. Dus als facturen worden uitgereikt vooraleer de levering of de dienstverrichting heeft plaatsgevonden dan mag men de facturen niet in de BTW-aangifte opnemen, tot zolang de klant niet heeft betaald. Opname in de BTW-aangifte van de periode waarin de betaling is ontvangen of de levering of de dienst effectief werd verricht. Grote gevolgen voor de boekhouding ! Nu dus ook het financieel moet rekening worden gehouden.

Bewaring van de facturen : Zowel de ontvangen facturen als een kopij van de uitgaande facturen. Voortaan kunnen (elektronische en papieren) facturen zowel in een elektronisch formaat of op papier worden bewaard. In principe : nu toegelaten om een elektronische factuur op papier te bewaren. Belastingplichtige kan kiezen waar hij die bewaart, maar moeten op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter beschikking worden gesteld van de btw-adminstratie. Dus in België, in Europa of buiten de Gemeenschap. Indien bewaring elektronisch : Belgische btw-plichtige waarborgt een online toegang Zoniet in België bewaard worden.

102

Gedurende 7 jaar. (incl. authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid het van de factuur) Artikel 60, § 5, eerste lid, van het Wetboek verduidelijkt dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur moeten worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn, ongeacht of het een factuur betreft op papier dan wel in een elektronisch formaat (omzetting van artikel 233, lid 1, eerste alinea, van de btw-richtlijn). Het tweede en derde lid van artikel 60, § 5, van het Wetboek verduidelijkt het begrip “authenticiteit van herkomst”, namelijk het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur (omzetting van artikel 233, lid 1, derde alinea, van de btw-richtlijn) alsook het begrip “integriteit van de inhoud”, namelijk het feit dat de krachtens de toepasbare regels voorgeschreven inhoud geen wijzigingen heeft ondergaan (omzetting van artikel 233, lid 1, vierde alinea, van de btw-richtlijn). Zowel de leverancier als de klant zijn verplicht de authenticiteit van de herkomst van een factuur te waarborgen. De leverancier moet kunnen aantonen dat hijzelf aan de oorsprong ligt van de factuur, namelijk dat hijzelf de factuur heeft uitgereikt of dat de factuur werd uitgereikt door een derde of door de klant (self-billing) handelend in de naam en voor de rekening van de leverancier, niettegenstaande het feit dat de factuur in ieder geval moet geboekt worden in zijn eigen boekhouding. In het geval van self-billing of indien een derde belast werd met de uitreiking van de factuur, kan de authenticiteit van de herkomst worden aangetoond door passende bewijsstukken. Dezelfde verplichting geldt, mutatis mutandis, voor de klant. Het waarborgen van de authenticiteit van de herkomst van de factuur mag overigens niet worden verward met de verplichting die vermeld wordt in overweging nr. 10 van richtlijn 2010/45/EU waarin wordt verduidelijkt dat “De factuur dient een weerspiegeling te zijn van de feitelijke prestatie…”. Deze laatste verplichting impliceert dat de identiteit van de leverancier, die uiteraard op de factuur moet worden vermeld, moet kunnen worden vastgesteld. De integriteit van de inhoud van de factuur, met andere woorden de onveranderlijkheid ervan, heeft betrekking op de verplichting die rust op zowel de leverancier van het goed of de dienst als op de klant, zelfs indien deze integriteit naargelang het geval op een verschillende wijze kan worden gewaarborgd. De leesbaarheid van de factuur wordt niet gedefinieerd door de btw-richtlijn. Dit betekent gewoon dat de factuur voor iedereen leesbaar moet zijn, op papier of op een scherm, in een stijl waarin alle btw-gegevens duidelijk leesbaar zijn, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is (bvb.: XML berichten of andere gestructureerde berichten, in hun origineel formaat, zullen kunnen worden beschouwd als menselijk leesbaar na een transparant conversieproces). Elke belastingplichtige bepaalt zelf hoe hij deze drie voorwaarden zal naleven. Artikel 233, lid 1, tweede alinea, van de btw-richtlijn, bepaalt dat dit kan worden bereikt door elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor aantoont tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst (artikel 60, § 5, vierde lid, van het Wetboek). Ter herinnering, facturen moeten beantwoorden aan werkelijk verrichte leveringen van goederen of diensten en hun authenticiteit, integriteit en leesbaarheid moeten vanaf dan gewaarborgd worden, door zowel de leverancier of de dienstverrichter als door zijn medecontractant. De bedrijfscontroles die reeds bestaan in een onderneming of die door de belastingplichtige moeten worden opgezet en die een betrouwbaar controlespoor aantonen tussen facturen en leveringen van goederen of diensten, kunnen dus er toe bijdragen te waarborgen dat de facturen beantwoorden aan de voorwaarden van authenticiteit en integriteit. Die bedrijfscontroles kunnen bijvoorbeeld bestaan in het in overeenstemming brengen van bewijsstukken van de onderneming, waardoor wordt aangetoond dat de facturering deel uitmaakt van een geïntegreerd bedrijfs en boekhoudproces en niet als een alleenstaand proces. Naast deze bedrijfscontroles, en meer in het bijzonder bij elektronische facturen, zijn methodes zoals de geavanceerde elektronische handtekening of de elektronische uitwisseling van gegevens

103

(EDI), die voorheen werden opgelegd door het oude artikel 233, lid 1, van de btw-richtlijn, naast ook nog andere systemen die het naleven van deze drie voorwaarden waarborgen, voorbeelden van mogelijke technologieën (artikel 233, lid 2, van de btw-richtlijn). Aangezien de bedrijfspraktijken overigens kunnen evolueren gedurende de periode waarin deze drie voorwaarden moeten worden gewaarborgd — vanaf de uitreiking van de factuur tot het einde van de bewaringstermijn — kan de wijze waarop de belastingplichtige tracht deze voorwaarden na te leven eveneens wijzigen. Om te voldoen aan de vereisten opgelegd in artikel 60, § 5, eerste lid, van het Wetboek, moet dus onder meer elke mogelijke manipulatie van de facturen achteraf worden vermeden en moet de onveranderlijkheid van de facturen vanaf de uitreiking en ontvangst tot het einde van de bewaringstermijn worden gewaarborgd. Dit betekent niet dat de vorm of het formaat van facturen niet mag worden gewijzigd, maar alleen dan als de waarborgen van authenticiteit en integriteit behouden blijven. Indien belastingplichtigen er aldus voor kiezen om facturen te bewaren in een andere vorm of een ander formaat als dat waarin ze werden uitgereikt of ontvangen, dan moeten ze er over waken dat geen afbreuk wordt gedaan aan de vereisten van artikel 60, § 5, eerste lid van het Btw-Wetboek. De belastingplichtige bepaalt zelf hoe hij aan deze verplichting voldoet. Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen, gevestigd in België, zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid. In afwijking van het tweede lid, begint de bewaringstermijn, ten aanzien van de gegevens met betrekking tot de analyses, de programma’s en de uitbating van geïnformatiseerde systemen, te lopen vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt.

De voorlegging van boeken, facturen en andere stukken : In artikel 61, § 1, van het Wetboek, met betrekking tot de verplichtingen tot voorlegging, wordt in het derde lid verduidelijkt, dat wanneer een belastingplichtige de door hem verzonden of ontvangen facturen en kopieën van facturen, elektronisch bewaart, waarbij een onlinetoegang tot de gegevens, zoals bedoeld in artikel 60 van het Wetboek, wordt gewaarborgd, de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, het recht heeft deze facturen en kopieën van facturen ter controle in te zien, te downloaden en te gebruiken, indien deze belastingplichtige in België is gevestigd of indien de belasting in België is verschuldigd. Het recht om elektronisch bewaarde facturen of kopieën van facturen in te zien betekent geenszins dat er vanuit de kantoren van de administratie een onelinetoegang tot deze gegevens moet mogelijk zijn.

104

Art 37 “§ 1. (….) Deze administratie kan eveneens degene in het eerste lid bedoeld verzoeken om in hun bijzijn en op zijn uitrusting kopieën te maken onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens, evenals om de informaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om de juiste heffing van de belasting na te gaan. § 2. De administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft, heeft het recht om de boeken, facturen, kopieën van facturen en andere stukken of hun kopieën, die overeenkomstig artikel 60 moeten worden bewaard, tegen afgifte van een ontvangstbewijs te behouden, telkens wanneer zij meent dat de boeken, stukken of kopieën de verschuldigdheid van een belasting of een geldboete in hoofde van de betrokkene of van derden aantonen of ertoe bijdragen die aan te tonen. Dat recht bestaat niet ten aanzien van de boeken die niet zijn afgesloten. Wanneer die boeken in een elektronisch formaat worden bewaard, heeft de voornoemde administratie het recht zich kopieën van die boeken te doen overhandigen onder de door haar gewenste vorm.”.

Valsheid in informatica : De wet van 28 november 2000 inzake informaticacriminaliteit (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 3 februari 2001), voegt in Boek II van het Strafwetboek een artikel 210bis in dat, zoals de valsheid in geschriften, ook de valsheid in informatica strafbaar maakt. De inbreuk valsheid in informatica wordt gedefinieerd als het opzettelijk vermommen van de waarheid via datamanipulatie met betrekking tot juridisch relevante gegevens. Gegevens in een elektronisch formaat kunnen derhalve worden vervalst door wijziging of verwijdering (geheel of gedeeltelijk), tijdens hun invoer, hun herstelling of tijdens de bewaring.

Inwerkingtreding 1 januari 2013

105

6. Wat is e-factureren ? U zal ontdekken dat elektronisch factureren zeer veel verschijningsvormen kent. Van een factuur in PDF-formaat tot aan zeer technische formaten, die feitelijk alleen door computers te lezen zijn. Wij kunnen e-factureren daarom als volgt definiëren: E-factureren is het proces van het elektronisch verzenden van een factuur, die vervolgens elektronisch kan worden verwerkt en opgeslagen.

Met deze omschrijving benadrukken wij dat e-factureren een proces is, dat onderdeel is van een informatiestroom en dat e-factureren onderdeel is van een keten. Daarnaast benadrukt deze definitie dat de voordelen zowel aan de kant van de verzender liggen als aan de kant van de ontvanger. In de praktijk komen er echter ook hele andere vormen van e-factureren voor, die strikt genomen niet onder deze definitie vallen. Denkt u dan bijvoorbeeld aan een factuur in PDF-formaat die per e-mail is verzonden en bij de afnemer wordt ontvangen. Een nadeel van deze werkwijze is dat de voordelen vooral bij de verzender van de factuur liggen. De ontvanger kan namelijk een PDFfactuur meestal niet direct digitaal verwerken (ook al komen daar ook mogelijkheden voor). Het is goed op te merken dat onze aandacht zich richt op het verzenden ontvangproces van efacturen. Zo zijn er bijvoorbeeld ook ondernemingen die ervoor kiezen om papieren facturen bij binnenkomst te scannen en dan geautomatiseerd te verwerken. Feitelijk zetten zij een papieren factuur om in een e-factuur. Hierop gaan wij niet in. De wijze van verwerking van papieren facturen in een onderneming, staat namelijk los van de vraagstukken rondom het verzenden en ontvangen van e-factureren.

106

6.1

Verschijningsvormen

We hebben elektronisch factureren als volgt gedefinieerd: E-factureren is het proces van het elektronisch verzenden van een factuur, die vervolgens elektronisch kan worden verwerkt en opgeslagen. Niet alle hieronder beschreven verschijningsvormen voldoen aan deze definitie. Immers, deze definitie impliceert dat een elektronische factuur ook elektronisch verwerkt kan worden, wat betekent dat de factuur door een computer ‘gelezen’ en geïnterpreteerd moet kunnen worden. Deze verschijningsvormen kunnen vaak weer niet of zeer moeilijk door de mens gelezen (en geïnterpreteerd) worden. Dus zien we in de praktijk vaak dat er verschijningsvormen worden gecombineerd: één die door de mens gelezen en geïnterpreteerd kan worden en één die door de computer gelezen en geïnterpreteerd kan worden. Langs deze tweedeling willen wij ook de verschillende verschijningsvormen van elektronische facturen behandelen.

Door de mens lees- en interpreteerbare elektronische facturen De meest primaire vorm van een elektronische factuur is een gescande papieren factuur. Vaak is de factuur dan omgezet in een grafisch bestand, zoals GIF,TIFF of JPEG. Duidelijk is dat een dergelijke factuur niet elektronisch kan worden verwerkt door de ontvanger. Immers, er is niets anders gebeurd dan dat er een digitale foto is gemaakt van het papieren origineel. Daarnaast kunnen elektronische facturen uiteraard ook opgeslagen worden in de formaten van tekstverwerkingsprogramma’s of spreadsheets. Nadeel van facturen in deze formaten is dat deze eenvoudig aan te passen zijn door de ontvanger en dat de integriteit van de factuur dus niet gewaarborgd is. Vaak zijn deze formaten wel te beveiligen met een wachtwoord, maar deze voldoen niet aan de vereisten van een elektronische handtekening. Ook zijn deze formaten vaak niet in te lezen en te interpreteren door andere systemen, omdat de informatie niet duidelijk gestructureerd is. De meest voorkomende verschijningsvorm van een door de mens leesbare elektronische factuur is het portable document format (PDF). Dit formaat, dat ooit ontwikkeld is door Adobe, is een open standaard (ISO 32000) en was primair ontwikkeld om documenten te digitaliseren en leesbaar te maken op verschillende computerplatformen. Belangrijk voordeel van het PDF-formaat is, dat het te beveiligen is tegen het veranderen van de inhoud en dat het voorzien kan worden van een (geavanceerde) elektronische handtekening. Toch voldoet het PDF-formaat niet aan onze definitie van een elektronische factuur, omdat deze meestal niet elektronisch door een ander computersysteem gelezen en geïnterpreteerd kan worden. Maar voor de business-to-consumer (B2C) markt is de werkwijze van e-facturen met bijvoorbeeld PDF-formaten wel zeer geschikt. Het kunnen verwerken van de e-factuur op elektronische wijze is daar immers helemaal geen issue. Door de computer lees- en interpreteerbare elektronische facturen Bij door de computer lees- en interpreteerbare elektronische facturen zijn er feitelijk twee groepen verschijningsvormen. Dat zijn de zogenaamde UN/EDIFACT(Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport)-standaarden enerzijds en de standaarden gebaseerd op Extensible Markup Language (XML) anderzijds.

107

UN/EDIFACT De UN/EDIFACT-standaard is ontstaan in 1987 toen er behoefte ontstond om internationaal afspraken te maken over de standaardisatie van het elektronische berichtenverkeer. Het beheer van de standaarden is ondergebracht bij de Verenigde Naties. In deze standaard is een groot aantal definities vastgelegd voor verschillende vormen van elektronische gegevensuitwisseling, waaronder ook elektronische facturen. Daarbij moet worden opgemerkt dat er verschillende definities zijn voor elektronische facturen onder EDIFACT, omdat deze vaak branche- of bedrijfstakgeoriënteerd zijn. De EDIFACT-standaarden worden veelal gebruikt binnen logistieke ketens waarbij de elektronische factuur slechts één onderdeel is van het totale elektronische berichtenverkeer. Bron van verwarring is de meer recente standaard “UN/CEFACT”, beoogd opvolger van UN/EDIFACT, waarvan de ontwikkeling in 2009/2010 in de afrondende fase terecht was gekomen. UN/CEFACT en EDIFACT zullen waarschijnlijk nog lange tijd naast elkaar blijven bestaan. Extensible Markup Language (XML) Extensible Markup Language (XML) is in de eerste plaats een technisch formaat om op een gestructureerde wijze informatie tussen computers uit te wisselen dan wel op te slaan. Er zijn zeer veel toepassingen van XML. Een voor u waarschijnlijk bekende toepassing is XBRL, waarmee het mogelijk is om financiële verantwoordingsinformatie tussen computers uit te wisselen. Voor elektronische facturen wordt in sommige omgevingen gekeken naar de Universal Business Language (UBL)-standaard. UBL is één van de nadere invullingen van XML. Daarmee is een bibliotheek opgesteld van elektronische berichten voor zakelijk gebruik zoals inkooporders, facturen enz. Het protocol E-FFF (en dus het samengaan van verschillende softwarehuizen – zie verder) en ook de Nederlandse overheid heeft een voorkeur uitgesproken voor UBL 2.0 bij het ontvangen van elektronische facturen.

Andere formaten zoals GS1 in de retail of de door de overheid erkende SETU-standaard in de uitzendbranche. Hoe meer verzendende en ontvangende organisaties dezelfde standaard kiezen, hoe lager de conversiekosten. Daarom is het verstandig bij nieuwe projecten, als men start met e-factureren, om te kiezen voor UBL 2.0. Deze standaard migreert binnen afzienbare tijd naar UN/CEFACT: een stabiele en mondiale standaard.

Combinatie In de praktijk zien we ook e-facturen waarbij de formaten gecombineerd worden. Let op: dit mag niet leiden tot twee facturen. Een rechtsgeldige combinatiewerkwijze is die waarbij een intelligent PDF-bericht een leesbare factuur biedt, waaruit factuurgegevens in XML geëxtraheerd en ingeboekt kunnen worden.

108

6.2

Modellen van elektronisch factureren

Er zijn niet alleen verschillende vormen van de elektronische factuur, maar ook verschillende manieren van verzenden. Of beter nog: modellen van verzenden. De keuze van het juiste model is belangrijk en is mede afhankelijk van de rol die uw cliënt speelt binnen de keten en van wie de ontvanger(s) is van de elektronische facturen. Is er sprake van een keten waarin één klant of één leverancier een machtspositie inneemt? Is er sprake van een keten waarin al veel elektronische afstemming onderling plaatsvindt? Wat zijn in de keten de belangrijkste klanten van de onderneming? Welk model zou de onderneming zelf willen toepassen? Dit zijn vragen die de onderneming vooraf moet beantwoorden. Wanneer een onderneming kiest voor het gaan verzenden van e-facturen, kan één van onderstaande modellen als uitgangspunt worden genomen.

Vervolgens heeft de onderneming de keuze om het verzenden van elektronische facturen zelf te doen, dan wel dit uit te besteden aan een Billing Service Provider. (zie verder) Biller direct / direct billing of ook wel seller direct model In het biller direct model neemt de onderneming het initiatief om e-facturen aan klanten te sturen. Dit kan in de vorm van e-mailberichten, al dan niet voorzien van een bijlage. De onderneming kan er ook voor kiezen om klanten een notificatie te sturen, waarbij gevraagd wordt de factuur op te halen van de website van de onderneming. Het biller direct model wordt voornamelijk gebruikt in de consumentenmarkt (B2C), waarbij één onderneming verkoopt aan een groot aantal klanten. De investering en ook de besparingen liggen hierbij bij de ondernemer/de biller. Vaak wordt er ook een financiële prikkel gegeven aan klanten die op elektronische wijze de facturen willen ontvangen. De verschijningsvorm is bij dit model vrijwel altijd door de mens leesbaar en interpreteerbaar, bijvoorbeeld de vorm van een PDF. Dit model zien we bijvoorbeeld terug bij mobiele telecomaanbieders, nutsvoorzieningen enz. In Nederland verstrekken deze bedrijven de klanten gratis elektronische facturen, maar voor een papieren factuur moet vaak extra betaald worden. Dit fenomeen is in België nog niet zo sterk ingeburgerd. Buyer direct model In het buyer direct model legt één klant (ontvanger van facturen) e-facturering op aan zijn leveranciers. De klant heeft een machtspositie in de keten en verlangt dat (vele) leveranciers hun factuurgegevens (en vaak ook andere gegevens) elektronisch bij hem aanleveren. Dit model werkt alleen bij ondernemingen met een grote machtspositie, die in staat zijn om elektronisch factureren af te dwingen. De klant zal in dat geval ook het formaat waarin aangeleverd dient te worden, afdwingen. En hoewel in dit geval zowel de leverancier als de afnemer investeren, zal het voordeel vooral bij de afnemer liggen. Dit model zien we vooral terug bij dominante marktpartijen met een groot aantal toeleveranciers. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld de automobielindustrie en de levensmiddelenbranche.

109

Consolidator Model: Three Corner of Four Corner In dit consolidator model zorgen één of meer derde partijen (tussenliggende platforms) er voor dat facturen van meerdere leveranciers aan meerdere klanten worden gepresenteerd of toegezonden. Het is daarmee een model dat veel kopers en veel verkopers aan elkaar verbindt. Voordeel aan de verzendingskant is dat de consolidator vaak de technisch complexe zaken rondom autorisatie en beveiliging regelt. Voor de ontvanger is het een voordeel dat hij één gesprekspartner heeft voor al zijn facturen. De leverancier is in dit model minder zichtbaar dan in een biller direct model. Een Billing Service Provider die meerdere aanbieders en ontvangers met elkaar verbindt is zo’n consolidator: er is dan sprake van een three corner model. Er is naast de zender en ontvanger één derde partij betrokken bij het e-factureren: de BSP. Er zijn momenteel al een groot aantal Billing Service Providers actief; ook loopt er een initiatief waarbij geprobeerd wordt of het mogelijk is om efacturen tussen BSP’s uit te wisselen. Een voorbeeld vind je in onderstaan de link van het bedrijf Delta Points DCS te Antwerpen. BillingByWeb: Daar ligt de focus op het aanvaarden van de factuur die je digitaal of per gewone post verstuurd. De aanvaarding van een factuur is een fundamenteel belangrijke stap voor dat deze wordt betaald. De dag van vandaag gaat men ervan uit wanneer je een factuur verstuurd dat deze na vb 30 dagen wordt betaald. En als je niet akkoord gaat moet je binnen de 8 dagen reageren op de factuur. Dus je legt de volledig verantwoordelijkheid bij de debiteur (jou klant). Wij gaan proactief te werk. Wij vragen actief aan de debiteur dat hij ze aanvaard ja of nee, indien ja geen discussie meer, indien nee weet je quasi onmiddellijk dat er een probleem is. Zo kan je deze onmiddellijk behandelen met als doel dat je dan binnen de betalingstermijn wordt betaald. Je zal u ook de vraag stellen wat als men niet reageert, wel dan gaan wij (via een parameter) een mail uitsturen naar debiteur dat we geen reactie hebben gehad en dat wij de factuur als aanvaard beschouwen. Door deze aanpak worden discussie geminimaliseerd. Filmpje BillingByWeb: NL: http://www.youtube.com/watch?v=RiYair9soc0 FR: http://www.youtube.com/watch?v=eAfQgzNkW3Y CollectingByWeb: Wanneer de factuur niet wordt betaald gaat het systeem automatisch over naar het beheer van de factuur. Nu dit gebeurt ook dynamisch. Ik geef een voorbeeld, hoeveel keer krijg je niet de vraag wanneer men niet heeft betaald "kan je de factuur nog eens verzenden", wel de debiteur kan dit aanvragen in CollectingByWeb en wanneer de factuur in het systeem zit zullen wij onmiddellijk tegen de debiteur zeggen dat hij ze kan downloaden. Dus wij zorgen ervoor dat alle creativiteit die een debiteur kan misbruiken wordt weggewerkt. Dit geeft ons mooie resultaten. Voorbeeld een horeca toeleverancier waarvan wij 10 000 facturen beheren heeft nu een DSO van 35 dagen op een factuurvoorwaarden van 30 dagen wat zeer goed is in de horeca. NL: http://www.youtube.com/watch?v=jcQzin4EL7w FR: http://www.youtube.com/watch?v=ytSPwy3y6W0 Belangrijkste kenmerk van CashflowByWeb is de interactiviteit tussen crediteur / debiteur / en eventueel dienstverlener, dit zorgt ervoor dat er transparant en efficiënt wordt gecommuniceerd.

110

Een ander voorbeeld is Advalvas :

Met de implementatie van elektronische facturatie zorgt AdValvas Software Group voor belangrijke besparingen zowel in tijd als in geld bij haar Top 1000 klanten. Onze oplossingen automatiseren validatie, verrijking, kost allocatie en analyse bij de verwerking van grote volumes facturen voor zowel aankoop als verkoop. AdValvas is een pionier in e-Invoicing, en lag 10 jaar geleden reeds aan de basis van de eerste oplossingen voor de Telecom sector. Vandaag zijn we op weg om de belangrijkste aanbieder te worden voor e-Invoicing software en diensten. Gebruik makend van AdValvas Invoice Manager for Accounts Payable (AIM A/P), kan een klant elektronische aankoopfacturen verwerken. Na ontvangst van een factuur, worden kosten gecontroleerd en toegewezen aan kost categorieën. Gebruik makend van regels, worden de detail elementen van een factuur toegewezen aan kostenplaatsen en kostensoorten of gekoppeld aan een aankooporder. Via een web toepassing verlenen verantwoordelijken goedkeuring voor kosten die aan hun budget zijn toegewezen. Na vrijgave, worden facturen omgevormd tot een analytisch boekingsdocument en opgenomen in de boekhouding of ter beschikking gesteld van de aankoopmodule.

Een derde voorbeeld komt van Popsy :

111

Het four corner model is een vorm van het consolidator model, waarin banken of Billing Service Providers van verzender en ontvanger een centrale rol spelen. De factuur van de verzender wordt naar de bank / BSP van de verzender gestuurd en vervolgens naar de bank / BSP van de ontvanger, de klant. De klant kan in zijn eigen online bankomgeving (indien de bank als BSP wordt gebruikt) vervolgens elektronische facturen accepteren en betaalbaar stellen, maar hij kan deze ook parkeren, archiveren, printen en importeren. Voordeel van deze methode is dat banken vaak al een zeer beveiligde infrastructuur kennen voor online bankieren. Voordeel voor de ontvanger van de factuur is dat hij deze direct betaalbaar kan stellen zonder gegevens handmatig over te nemen. Door de rol van de banken is tevens de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd.

In België kennen we voornamelijk Zoomit als partij die deze rol vervult. Onderstaande link geeft een beeld van deze werkwijze. http://www.zoomit.be/nl-BE/index.php http://www.zoomit.be/nl-BE/videos/index.php

Direct processing / EDI Direct processing is het model waarbij factuurgegevens door middel van gestructureerd dataverkeer rechtstreeks tussen bedrijven of Billing Service Providers worden uitgewisseld. Ontvangen (EDI-)berichten worden automatisch verwerkt in de transactieprocessen en -systemen van betrokken partijen. EDI omvat meer dan het uitwisselen van factuurgegevens, zo bevat het bijvoorbeeld ook logistieke informatie. Vaak wordt direct processing toegepast binnen een bepaalde bedrijfsketen, het voordeel ligt hierbij zowel bij de leverancier als bij de afnemer. EDI : elektronische uitwisseling van gegevens Self billing Ondernemingen zullen meestal zelf de factuur uitreiken. Bij self billing laat een onderneming dat echter over aan zijn klanten. De klant stelt dan de verkoopfactuur op voor zijn leverancier. Self billing komt voornamelijk voor in omgevingen waarbij er een zeer hechte samenwerking bestaat tussen leverancier en afnemer.

112

6.3

Zelf doen of uitbesteden

Wanneer een onderneming kiest voor het gaan verzenden van e-facturen, kan de onderneming één van de modellen hierboven uitgangspunt kiezen. Afhankelijk van het model heeft de onderneming de keuze om het verzenden van elektronische facturen zelf te doen, dan wel om dit uit te besteden aan een Billing Service Provider. Onderneming gaat facturen zelf verzenden Hierbij gaan wij er vanuit dat de onderneming geautomatiseerd is met een financiële of ERPapplicatie.

Het begrip ERP staat voor Enterprise resource planning, waarmee in de regel een computerprogramma ofwel software wordt bedoeld. Dit soort computerprogramma's wordt voornamelijk binnen organisaties gebruikt ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden. Waarbij voorheen veel bedrijven gebruikmaakten van verschillende programma’s om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP-programma een heel groot aantal processen (afdelingen) worden ondergebracht. Een gevolg van een dergelijk ERPsysteem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten (denk aan adresgegevens van klanten) binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat een enkele database wordt gehanteerd. Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en soms zelfs kostenreductie. Veel financiële of ERP-applicaties kennen op dit moment al de mogelijkheid om facturen aan te maken in PDF-formaat. In de praktijk is er echter een gestaag groeiende behoefte om hiervan ook een XML-, UBL- of ander elektronisch formaat te kunnen maken, dat direct kan worden verwerkt in het administratieve pakket van de ontvangende partij. Dat is meteen de eerste eis die gesteld wordt. Maar de applicatie zal (idealiter) ook aan andere eisen moeten voldoen; enerzijds om de controleerbaarheid door de Fiscale administratie en de accountant te ondersteunen en anderzijds om een efficiënte werkwijze mogelijk te maken. Een aantal van deze eisen is dus niet zozeer administratief van karakter, maar veeleer procesmatig. Deze eisen zullen wellicht moeten worden geïncorporeerd in pakketten rondom het administratieve pakket, zoals een workflow- of dossiertoepassing en/of een specifiek e-factureringspakket. De volgende eisen (en wensen) kunt u meenemen bij de selectie van een administratief/efactureringspakket: • de factuur bevat alle verplichte gegevens, maar deze eis geldt uiteraard voor papieren facturen ook al; • het pakket ondersteunt het aanmaken van diverse standaardformaten voor e-facturen; • het pakket voorkomt dat er verschillen zijn tussen de informatie die in de diverse formaten wordt gepresenteerd (m.a.w. het moet niet mogelijk zijn dat een XML-factuur een ander bedrag presenteert dan de bijbehorende PDF-factuur);

113

•

•

• • •

•

•

• •

de facturen moeten ten minste 7 jaar bewaard kunnen worden; het pakket kent daartoe een koppeling met bijvoorbeeld e-dossiertoepassingen. Van daaruit moeten facturen binnen een redelijke termijn beschikbaar kunnen zijn voor de Fiscale Administratie; het pakket maakt gebruik van open (of breed in de markt geaccepteerde) technische standaarden voor koppelingen. Immers, hoe opener het pakket, hoe meer mogelijkheden er zijn voor uitwisseling met andere pakketten; het pakket ondersteunt technische mogelijkheden om authenticiteit en integriteit van de factuur te waarborgen; het pakket biedt de mogelijkheid om een derde (denk daarbij aan accountant of Fiscale Administratie) toegang te geven tot het pakket in verband met controledoeleinden; het pakket ondersteunt een optimale werkwijze rondom het verzenden van facturen en maakt het bijvoorbeeld mogelijk om: o de factuur via een workflow ter goedkeuring intern voor te leggen aan de verantwoordelijken; het fiat wordt op een elektronische wijze gegeven en vastgelegd in het systeem; o de factuur (op de door de klant gewenste wijze) toe te sturen; o gegevens uit het CRM-systeem te gebruiken om de factuur juist te adresseren (zowel ten behoeve van e-mail als voor het klaarzetten ervan in de portal/op de eigen website) en efficiënt te verzenden; o in het pakket vast te leggen welke facturen wanneer aan wie verzonden zijn of op de portal worden ingezien; o een e-factuur op een eenvoudige wijze (groepsgewijs) toe te sturen aan een derde partij (zie eerdergenoemde modellen); o facturen groepsgewijs op te stellen en op de gewenste/juiste datum te verzenden (in verband met BTW-perioden voor BTW-terugvraag); het pakket kent koppelingen met andere pakketten of onderdelen van een ERP-pakket, waarin prijzen, contracten, logistieke documenten en dergelijke zijn vastgelegd. Door deze koppelingen is het eveneens mogelijk om geautomatiseerd verbanden te leggen voor het controleren van bijvoorbeeld aantal en prijs conform offerte, kortingen, BTW-percentages en dergelijke; overige eisen: afhankelijk van uw behoeften kunt u daarnaast eisen stellen zoals o directe betalingsmogelijkheid o mogelijkheid tot herzien van facturen o automatisch aanmanen o vastleggen van vragen en reacties bij een factuur; de leverancier van het pakket levert diensten op het gebied van e-factureren; de leverancier van het pakket volgt de (laatste) ontwikkelingen en past de laatste standaarden toe.

Als we dit rijtje aan eisen zien, dan ligt het voor de hand om een onderneming in elk geval te adviseren om hiervoor niet altijd zelf een pakket te gaan ontwikkelen. Ook maatwerk op het huidige pakket ontwikkelen, is geen aanrader. Voor ondernemingen zijn hier belangrijke nadelen aan verbonden, te weten: de hoge ontwikkelkosten van een systeem/maatwerk om te e-factureren en om de authenticiteit en integriteit van de factuur te waarborgen. Uiteraard kan er wel worden gezocht naar standaardsoftware die aan deze eisen voldoet. Deze software kan zowel worden aangeschaft (in licentie) als worden gebruikt middels een gebruiksrecht (ASP/SaaS-oplossing). Leveranciers die een pakket bieden voor e-factureren, hebben de waarborgen voor authenticiteit en integriteit van facturen doorgaans in hun pakketten opgenomen. Daarnaast bieden de meeste aanbieders de mogelijkheid om het e-factureringssysteem aan de bestaande administratieve systemen te koppelen. Ook kan er voor worden gekozen om zaken als herinneringen, aanmaningen en opdrachtbevestigingen te integreren. En soms kan zelfs de betaling worden ondersteund. Ten slotte: omdat e-factureren nog relatief nieuw is, is de markt volop in beweging. Het belangrijkste advies dat u een onderneming kunt geven, is om te kiezen voor een open systeem.

114

Op dit moment is er geen enkel pakket dat de standaard vormt in de markt. De markt is gewoonweg nog niet rijp.

Onderneming besteedt het verzenden van facturen uit Bovenstaand hebben we gelezen dat de onderneming zelf software kan aanschaffen of kan huren/gebruiken om facturen te versturen; het is echter ook mogelijk het volledig efactureringsproces uit te besteden aan een Billing Service Provider (BSP). U als accountant kunt de onderneming helpen bij de keuze van een BSP. Daarbij kunt u min of meer dezelfde criteria aanhouden als die in het vorig deel zijn genoemd bij de pakketkeuze. Er zijn wel een aantal bijzonderheden. Billing Service Providers kunnen – afhankelijk van de door hen geboden dienstverlening – het proces van aanmaken, verzenden, en presenteren van facturen voor hun rekening nemen, tot en met het afhandelen van klantvragen, sturen van herinneringen, aanmaningen en dergelijke. De onderneming stelt de factuurgegevens beschikbaar aan de service provider. Let in deze processtap ook op de authenticiteit en integriteit van de factuur. Bij de verschillende modellen kunnen de onderneming en de klant door datacommunicatie toegang krijgen tot de facturen bij de service provider na identificatie en authenticatie. Het is mogelijk dat meerdere service providers (denk aan het four cornermodel) een rol vervullen binnen het factureringsproces. In dat geval vormt de integriteit van de factuur een extra aandachtspunt: vanaf het moment van uitreiking door de leverancier tot en met het moment van ontvangst door de leverancier mogen er geen wijzigingen plaatsvinden. Voor de onderneming is het van belang om een contract op te stellen met de service provider, waarin de dienstverlening nauwkeurig wordt afgesproken. Rechten en plichten worden geregeld. Overigens blijft – ondanks contractuele bepalingen – de leverancier verantwoordelijk voor zijn wettelijke verplichtingen inzake facturering: juistheid, volledigheid en tijdigheid van de facturering. Een specifiek aandachtspunt is de bewaarplicht. Niet alleen de factuur maar ook de vaste gegevens (klantnummers, artikelnummers, e.d.) moeten volledig en historisch juist worden bewaard gedurende de fiscale bewaartermijn. Zowel de afnemer als de leverancier moeten de factuur gedurende de wettelijke termijn bewaren en op verzoek in controleerbare vorm kunnen overleggen aan de Fiscale Administratie. Beiden kunnen dit neerleggen bij de service provider. In dat kader is het ook van belang om afspraken te maken over het ‘verbreken van de relatie’ (tussen onderneming en service provider en/of tussen onderneming en klant). Er moeten afspraken gemaakt worden die garanderen dat men ook na het beëindigen van de relatie kan beschikken over de e-facturen. Voor de service provider is het van belang om processen te documenteren en bewijsbaar op orde te hebben, bijvoorbeeld door periodiek een audit-trail te overleggen.

115

6.4

Het ontvangen en verwerken van e-facturen

Terwijl ondernemingen die elektronische facturen verzenden hier bewust voor kiezen, wordt de ontvangende kant nog wel eens overrompeld wanneer zij opeens geconfronteerd wordt met dit fenomeen. Vooral wanneer zij op dat moment nog niet heeft nagedacht over de consequenties. We hebben ook al gelezen dat er modellen zijn waarbij leveranciers en klanten eerst tot afstemming komen. Dan is deze plotselinge confrontatie uiteraard niet aan de orde. Mede door de fiscale verplichting van (stille) acceptatie heeft de ontvangende partij de keuze om een elektronische factuur af te wijzen. De onderneming die een elektronische factuur ontvangt, zal zichzelf daarom de vraag moeten stellen welke voor- en nadelen er kleven aan het elektronisch ontvangen van facturen. Overwegingen bij het ontvangen van e-factureren De eerste vraag die een onderneming zal stellen is: ‘Welk voordeel is er voor ons te behalen indien wij e-facturen gaan ontvangen?’. Indien de geautomatiseerde gegevensverwerking zodanig is ingericht, dat e-facturen ook daadwerkelijk ingelezen en verwerkt kunnen worden, dan is in elk geval één voordeel te realiseren. In de praktijk zal het echter vaak betekenen dat de onderneming extra moet investeren om e-facturen te kunnen inlezen. Overwegingen die dan spelen zijn: wat zijn de kosten van de aanpassing, om welke volumes gaat het, welke gegevens kunnen er worden ingelezen en zijn er meer factuurverzenders die hetzelfde formaat gebruiken? De mate waarin gegevens ingelezen kunnen worden, is mede afhankelijk van afspraken die zijn gemaakt tussen de leverancier en afnemer of bijvoorbeeld binnen de branche. Zo wordt binnen de levensmiddelenbranche gebruik gemaakt van een uniforme artikelcodering, waardoor het afstemmen van inkoopfacturen veel eenvoudiger is. We kunnen daarom ook wel spreken over een ‘beperkte’ elektronische factuur en een ‘rijke’ elektronische factuur. Bij de beperkte e-factuur wordt feitelijk alleen de betaalinformatie van de factuur meegezonden. Herkend kan worden van wie de factuur afkomstig is en welk bedrag verschuldigd is, verdere detaillering ontbreekt. Bij een rijke elektronische factuur worden ook de individuele factuurregels (en eventuele bijlagen) meegezonden, waardoor de factuur automatisch gecontroleerd kan worden en direct kan worden omgezet in een financiële journaalpost. Een afnemer zal er bij gebaat zijn als meerdere van zijn toeleveranciers met één model voor efacturen werken. In de praktijk zien we dan ook vaak branche-initiatieven rondom e-factureren ontstaan, waardoor de drempel om over te stappen door een afnemer wordt verlaagd. Zoals hiervoor beschreven, is de beslissing elektronische facturen te ontvangen mede afhankelijk van de positie die de afnemer inneemt in de keten. Dit houdt echter niet in dat een afnemer van iedere leverancier e-facturen hoeft te accepteren. In het ergste geval wordt een afnemer dan geconfronteerd met verschillende verschijningsvormen en modellen van elektronisch factureren. Administratieve organisatie en interne beheersing Net als bij het verzenden van e-facturen brengt ook het ontvangen en verwerken van elektronische facturen risico’s met zich mee, die vragen om een aanpassing van de administratieve organisatie en interne beheersing . De belangrijkste risico’s bij het ontvangen van elektronische facturen hebben betrekking op de authenticiteit en de juistheid van de factuur en de onderliggende transactie.

116

Authenticiteit en integriteit Belangrijk risico bij het ontvangen van e-facturen is het vraagstuk rondom de authenticiteit (herkomst) en integriteit van de factuur. Uiteraard speelt dit ook bij papieren facturen; hier vindt echter altijd nog een fysieke controle plaats, bijvoorbeeld aan de hand van poststempels, logo’s op briefpapier, e.d. De ondernemer zou er voor kunnen kiezen om alleen elektronische facturen te accepteren waarvan hij de authenticiteit en integriteit kan vaststellen. Er zijn verschillende manieren om de authenticiteit en integriteit vast te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door de geavanceerde elektronische handtekening of door van te voren gemaakt afspraken met de leverancier over de wijze van aanleveren. Dit is uiteraard afhankelijk van de verschijningsvorm en het model van verzending. Zo zijn de maatregelen bij het ophalen van een e-factuur vanuit een portaal (denk dan aan beveiligde omgeving https) anders dan bij ontvangst via e-mail (bijvoorbeeld gebruik van geavanceerde elektronische handtekening). De onderneming zal daarom beleid moeten ontwikkelen om te bepalen van welke leveranciers men elektronische facturen wil ontvangen en op welke wijze men in staat is om de authenticiteit van de facturen vast te stellen. Bij integriteit speelt met name de vraag op welke wijze kan worden vastgesteld of datgene wat gefactureerd is, ook overeenkomt met datgene wat de afnemer heeft afgenomen. Bij het papieren proces zal dat vaak een vergelijking van de fysieke factuur met andere (papieren) documenten zijn. Bij een e-factuur is mate waarin deze controle geautomatiseerd kan plaatsvinden, mede afhankelijk van de mate waarin de factuur in het geautomatiseerde systeem kan worden ingelezen. Bij een ‘rijke’ e-factuur zal een geautomatiseerd systeem in staat zijn de factuur te matchen met de bestelling en de ontvangst van bijvoorbeeld de goederen. Daarnaast zullen echter ook e-facturen ontvangen worden waarmee geen directe relatie te leggen is met bijvoorbeeld een bestelling van goederen. Het bezwaar bestaat dan zelfs dat de e-factuur uitgeprint wordt en fysiek ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de verantwoordelijke binnen de organisatie. Een belangrijk voordeel van elektronisch factureren verdwijnt daarmee. Steeds meer ondernemingen stappen echter over op het gebruik van zogenaamde workflows, waarmee het autorisatieproces elektronisch kan plaatsvinden. In principe is het matchen van e-facturen aan brondata eenvoudiger en betrouwbaarder dan bij papieren facturen. Een deel van de controles kan namelijk worden ‘ingebouwd’ en volledig geautomatiseerd verlopen.

117

7. Opdracht van de accountant – te nemen stappen

118

Bron : Brochure Nota Bene – de adoptie van elektronische facturen

Vele ondernemingen zullen in de toekomst de stap naar het e-factureren nemen. De opdrachten van de accountant is opgenomen in artikel 34 van de Wet betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen – 22 april 1999.

Art. 34. De werkzaamheden van accountant bestaan erin, in privé-ondernemingen, openbare instellingen of voor rekening van elke belanghebbende persoon of instelling, de volgende opdrachten uit te voeren: 1° alle boekhoudstukken nazien en corrigeren; 2° zowel privé- als gerechtelijke expertise met betrekking tot de boekhoudkundige organisatie van ondernemingen alsook de analyse met boekhoudtechnische procédés, van de positie en werking van ondernemingen vanuit het oogpunt van hun kredietwaardigheid, rentabiliteit en risico's; 3° boekhoudkundige en administratieve diensten bij ondernemingen organiseren en advies verstrekken inzake boekhoudkundige en administratieve organisatie bij ondernemingen; 4° de boekhouding van derden organiseren en voeren; 5° de in artikel 38 bedoelde werkzaamheden, met uitzondering van de in artikel 38, 3°, bedoelde werkzaamheden voor ondernemingen waarin hij opdrachten bedoeld in 6° en in artikel 37, eerste lid, 2°, verricht; 6° de opdrachten andere dan deze bedoeld in 1° tot 5° en waarvan de uitvoering hem bij of krachtens de wet is voorbehouden.

119

Als we deze (nieuwe) taak wensen uit te voeren, dan kan onderstaand lijstje een overzicht geven van de belangrijkste stappen. •

•

•

•

•

•

Wat zijn de gevolgen voor het optimaliseren van uw factuur(verwerkings)proces voor andere processen die niet direct met factureren te maken hebben: inkoop, logistiek, voorraadbeheer, etc.? Welke processen zijn dat en op welke manier moet u met deze gevolgen rekening houden? Oriënteer u bij deze eigen aan het bedrijf, en ook een of meerdere andere, softwareleveranciers. Kunnen de mogelijkheden voor optimalisatie gerealiseerd worden met de ICT die men op dit moment gebruikt? Zo nee: is er dan maatwerk nodig of heeft u voldoende aan standaardfunctionaliteit? Ga in gesprek met de medewerkers van het bedrijf : welke veranderingen staan hen te wachten wanneer u knelpunten gaat oplossen en optimalisatie probeert te bereiken. Waar ligt de weerstand? Hoe gaat u rekening houden met deze weerstand? Bij veranderingen in de manier van factureren zult u nooit alle klanten of leveranciers in één keer meekrijgen. Gevolg is dat u misschien met verschillende soorten facturen te maken krijgt. Hoe wilt u, bij het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, omgaan met verschillen tussen klanten en leveranciers? Ga in gesprek met de zakelijke partners van uw cliënt van wie het bedrijf het meest afhankelijk is bij het realiseren van uw optimalisatie en het oplossen van knelpunten. Niet alleen om draagvlak te krijgen voor uw ideeën, maar ook om na te gaan hoe u het beste gegevens kunt uitwisselen (kunnen systemen direct gegevens uitwisselen, zijn er service providers die daarbij kunnen bemiddelen?). Welke ontwikkelingen zijn er in uw branche wat betreft gegevensuitwisseling? En ten slotte: u moet afstemmen welke gegevens u gaat uitwisselen, of organisatorische processen op elkaar moeten worden afgestemd, en er moet besloten worden welk formaat gekozen wordt bij de uitwisseling van gegevens. Welke mogelijkheden voor samenwerking komen daaruit naar voren? Welke investeringen zijn daarbij noodzakelijk? Wat betekenen deze gesprekken voor uw plannen voor optimalisatie en het oplossen van knelpunten? Ga, als accountant, in gesprek met cliënt over de mogelijkheden om financiële, fiscale of juridische risico’s te beperken. Wat zijn de aandachtspunten bij het beperken en beheersen van deze risico’s?

120

8. Gevolgen voor het accountantskantoor In het voorgaande hebben wij steeds gesproken over de gevolgen van e-factureren voor uw cliënten, maar de vraag is of e-factureren ook gevolgen heeft voor de accountant belastingconsulent. Hierbij willen wij even voorbij gaan aan het feit dat een accountantskantoor natuurlijk ook een onderneming is, die zou kunnen kiezen voor het verzenden dan wel ontvangen van e-facturen. Wij zullen ons daarom toeleggen op de administratieve dienstverlening, het opmaken van de jaarrekening (zie in de volgende hoofdstukken over de samenstellingsopdracht) en de advisering. Administratieve dienstverlening Veel kleinere ondernemingen laten soms zelfs hun financiële (boekhoudkundige) administratie verzorgen door een accountantskantoor, hoewel dit aantal afneemt. De cliënt zorgt gelukkig vaak zelf voor het verzenden van zijn verkoopfacturen en het betalen van inkoopfacturen. Periodiek stuurt hij dan deze gegevens op naar het accountantskantoor, of een medewerker van het kantoor werkt op de locatie van de cliënt de financiële administratie bij. Ook komt het steeds meer voor dat de ondernemer online zijn boekhouding bijwerkt in een financieel pakket dat door de dienstverlener eveneens ingezien en bijgewerkt kan worden. Bij dit proces kan een administratief dienstverlener natuurlijk geconfronteerd worden met efacturering, hetzij dat de cliënt ervoor kiest om zelf elektronische facturen te gaan verzenden, dan wel dat de cliënt elektronische facturen ontvangt. Indien de cliënt gebruikmaakt van een eigen financieel geautomatiseerd systeem, zal de medewerker van de dienstverlener onderricht moeten worden op welke wijze hij de elektronische facturen kan verwerken in de financiële administratie. Wanneer de administratie met behulp van het financiële systeem van het accountantskantoor verwerkt wordt, zal de accountant - belastingconsulent afspraken moeten maken met de cliënt over de wijze waarop dit zal plaatsvinden. In veel gevallen zal het hier wel om een beperkte e-factuur gaan, omdat afstemming met logistieke gegevens niet binnen het systeem van de accountant - belastingconsulent zal plaatsvinden. Het laatste dat wenselijk is, is dat de cliënt voor de accountant zijn factuur weer moet uitprinten. Maar het kan ook nog anders. Accountants kunnen immers ook e-factureren inzetten om hun eigen administratieve dienstverleningsproces verder te automatiseren. In Nederland bestaat een uitgewerkt voorbeeld genaamd Edi-Circle opgericht door een aantal agrarische accountantskantoren. Edi-Circle ontvangt van een zeer groot aantal zuivelcoöperaties en veevoederleveranciers ‘rijke’ elektronische facturen van de aangesloten cliënten van de accountantskantoren. Edi-Dircle zet deze e-facturen door naar de individuele accountantskantoren, die deze facturen rechtstreeks inlezen in de financiële administratie, waarbij deze ook omgezet worden in een financiële transactie. Inmiddels zijn een kleine 4000 cliënten van accountantskantoren aangesloten op EDI-Circle. Het voordeel van het elektronisch inlezen van facturen mag duidelijk zijn: het scheelt veel handmatig werk en beperkt het maken van fouten. In België kennen we van 6 december 2012 de nieuwe standaard E-FFF. Een aantal (6-tal, en vele andere zullen volgen) boekhoudsoftwareproducent zullen deze standaard integreren in het boekhoudpakket. Vanaf 1 januari 2013 zullen we een nieuwe stap kennen in onze (gesloten ?) boekhoudwereld. Zie hierover verder.

121

Het opmaken van de jaarrekening of de samenstelpraktijk In de samenstelpraktijk maakt de accountant veelal gebruik van de financiële gegevens van zijn cliënt en hij zal op basis daarvan een financiële verantwoording samenstellen. Internationaal gelden de nieuwe normen ISRS 4410 (zie hierover verder). Deze normen werden in België (nog) niet geïmplementeerd. In mijn persoonlijk inzicht is niet of deze worden ingevoerd, maar wanneer deze worden ingevoerd. Er zijn immers tal van positieve elementen aanwezig in deze norm en haar gevolgen. Hoe de jaarrekening verwerkt werd, heeft geen invloed op de beschikbare historieken (of anders genaamd : grootboeken). De samenstellingsopdracht zal op zich dus geen invloed hebben door de e-facturatie op de uit te voeren werken, tenzij dan een betere consultatie over de onderliggende documenten. En dus een makkelijker nazicht en controle. De uit te voeren werkzaamheden zijn er niet op gericht en stellen de accountant niet in staat enige zekerheid omtrent de getrouwheid van een financieel overzicht te verschaffen. De gebruikers van een samengesteld financieel overzicht kunnen echter enige toegevoegde waarde ontlenen aan de betrokkenheid van de accountant, aangezien hij verplicht is de werkzaamheden met professionele deskundigheid en zorgvuldigheid uit te voeren. Uit het bovenstaande wordt duidelijk dat de accountant niet gericht hoeft te zijn op het vaststellen of de informatie juist en volledig is. Hij hoeft daarom niet de maatregelen van interne beheersing te beoordelen of te toetsen. Hij is conform artikel 4410 wel verplicht om een globaal beeld te verkrijgen van de bedrijfsactiviteiten en de inrichting van de administratie van de cliënt. Strikt formeel zal de accountant dus in het samenstelproces wel kijken naar de administratieve organisatie om een globaal inzicht te krijgen, maar deze niet beoordelen of toetsen. Echter, wij verwachten wel dat de cliënt de accountant vragen zal stellen over de maatregelen die hij moet nemen, dan wel dat de accountant vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie de cliënt zal adviseren. Dit wordt nader besproken in de volgende paragraaf.

122

Advies Zoals al eerder aangegeven, denken wij dat er een belangrijke adviesrol ligt bij de accountant, wanneer zijn cliënt overweegt om te gaan e-factureren, dan wel dat deze geconfronteerd wordt met e-facturen die hij ontvangt. Dat is ook de belangrijkste reden van dit seminarie : om u een eerste globaal beeld te geven van wat er speelt bij elektronisch factureren. Wij verwachten, en zien ook in de praktijk, dat door de fiscale vereenvoudiging e-factureren in de komende jaren een enorme vlucht zal nemen. Dit betekent dat u zich in deze materie moet verdiepen, om uw cliënt adequaat te kunnen begeleiden. De advisering kan zich dan toespitsten op zowel de fiscale advisering, als op de gevolgen voor de administratieve organisatie en interne beheersing. Tenslotte wijzen wij u er op dat een aantal vragen zeer inhoudelijk en / of ICT-technisch van aard kunnen zijn. U zult zich dan af moeten vragen of u de aangewezen persoon bent om deze vragen van klanten te beantwoorden. Verwijzing naar specialisten in ICT kan zeker nodig en in het belang van uw klant zijn.

123

9. De beginselen van het protocol E-FFF Het doel van het protocol is om een "protocol ter uitwisseling” op te stellen die een zo groot mogelijke interoperabiliteit (onderlinge uitwisseling) tussen de Belgische actoren van de elektronische factuur moeten verzekeren, voor de KMO's, en overeenkomstig met de ontwikkeling van internationale standaarden die op dit moment bestaan. Het protocol verzamelt vijf categorieën van actoren: o De softwarehuizen; o De bedrijven; o De economische beroepen; o De dienstverleners (service providers); o De publieke Administraties en autoriteiten Het protocol heeft als einddoel, een In overleg gerealiseerde technische oplossing uit te werken door de softwarehuizen, om deze vervolgens voor te leggen aan de overige vier categorieën die het protocol ondertekend hebben, namelijk een protocol van uitwisseling FFF. Dit protocol zal na overleg kunnen verschijnen. De eerste versie van het protocol moet worden afgerond vóór 30 juni 2012. De softwarehuizen zullen worden uitgenodigd om deze technologie te integreren voor 31 december 2012 en om deze integratie in avant-première te presenteren in het kader van het vierde congres van het economische beroepen (6 december 2012). De basis van een mogelijke ontplooiing van een ecosysteem voor elk bedrijf Het protocol heeft tot doel een interoperabiliteit (onderlinge uitwisseling) tot stand te brengen tussen de actoren van de elektronische factuur. Het Is niet de bedoeling om beperkingen te creëren met betrekking tot opslag, identificatie of ondertekening. Elke categorie van ondergetekenden of elk privé of publiek bedrijf die het uitwisselingsprotocol wenst te gebruiken, kan op deze basis een min of meer complete en krachtige oplossing ontwikkelen die voldoet aan de behoeften van het bedrijf in functie van zijn grootte en de wettelijke vereisten, in het bijzonder betreffende de integriteit en authenticatie.

De voorstellen van de vertegenwoordigers van de softwarehuizen UBL 2.0 Het protocol verhoudt de standaard "UBL2" als technische basis en dit vanwege het “internationale” karakter. Dit impliceert dat het bestand van het type "XML" is waarbij de ondergetekenden van het protocol zich verplichten om hierin een pdf van de factuur te integreren (dit zal het computerbestand "menselijk" maken). Elke elektronische factuur zal dus worden vertegenwoordigd door 1 enkel XML bestand. Het protocol bepaalt ook, zowel voor de hoofd als de detaillijnen van de factuur, een lijst met velden die een soort van bandbreedte van het protocol zullen ingelezen-weggeschreven worden. Deze velden zijn aangegeven als: • verplicht (opgenomen in bijlage met code M) • optioneel (opgenomen in bijlage met code X) Verplichte velden zijn nodig voor de herkenning van elektronische facturering. Optionele velden zullen noodzakelijkerwijze worden ondersteund door de gebrulkers van het protocol in de mate dat de gebruiker over de juiste module beschikt.

124

Andere velden van de UBL 2.0 standaard worden niet ondersteund door het protocol “e-.fff”. Het protocol ondersteunt ongeveer 200 velden van de 1.000 beschikbare velden in UBL 2.0 standaard, hieruit volgt dat 800 velden over het algemeen niet opgenomen zijn in het protocol e-fff voor KMO's, wat een derde partij niet belet om deze velden toe te voegen, te gebruiken en parallel te verwerken, zonder dat ze officieel worden ondersteund. Het geheel van de velden is opgenomen in een Exel tabel die de kenmerken van elk veld beschrijft en waarbij in voorkomend geval verwezen wordt naar externe standaarden (GS1, ISO-lijsten enz.). Indien nodig worden de velden ook van commentaar voorzien met betrekking tot de uitvoering van het protocol e·fff.

125

10.

Conclusie

De e-facturatie is een (nieuwe) uitdaging voor en in het beroep. Voor het beroep Bijstand en begeleiding van ons cliënteel in deze (nieuwe) vorm van communicatie met integratie van de betaalfaciliteiten en boekhoudadministratie.

In het beroep Een voorbereiding en uitwerking van een (nieuwe) kantoororganisatie waarin adviesverlening centraler staat en waarbij de verwerking van gegevens een andere dimensie krijgt. Meer accenten van toewijzen (aan de juiste kostensoort / kostenplaats) dan het eigenlijk verwerken van de cliëntengegevens.

Het bedrijfsleven zal sneller en makkelijker beroep doen op een externe accountant voor het mee helpen verwerken van zijn gegevens dan overgaan tot het aanwerven van een eigen personeelslid. De accountant krijgt in de toekomst een grotere toegevoegde meerwaarde. We moeten samen deze aangeboden kans gebruiken.

126

11.

Bijlagen deel 1: E-invoicing

11.1

Bent u klaar voor elektronische facturen?

Facturen betalen wordt er misschien niet leuker door, maar wel een stuk gemakkelijker. Elektronische facturen kunnen verzender en ontvanger heel wat geld besparen. De technologie is er, het wetgevend kader ook. Kan u e-invoicing nog negeren? Een papieren factuur wordt geprint, in een enveloppe gestoken, gefrankeerd, verstuurd en door de ontvanger weer uit de enveloppe gehaald, waarna de gegevens manueel in het computersysteem worden ingevoerd. Een hele rompslomp die, volgens sommige berekeningen, tot 20 euro per factuur kan kosten. Het alternatief heet elektronische facturatie. Een heel algemene definitie van het begrip “e-business” zou ongeveer als volgt kunnen luiden: “de optimalisering, via het internet, van processen tussen bedrijven.” Als u het zo bekijkt, is elektronische facturatie een voorbeeld bij uitstek van ebusiness: een stokoud papieren proces wordt via het internet vervangen door een geautomatiseerde uitwisseling van elektronische berichten. Elektronische facturen zijn op het eerste gezicht veel minder revolutionair dan pakweg een elektronische marktplaats, maar de mogelijke besparingen zijn daarom niet minder groot, en ze zijn makkelijker te realiseren. België over de drempel

Ook al staat het bij veel bedrijven nog in de kinderschoenen, nieuw is de digitale verwerking van facturen absoluut niet. Het gaat bij e-facturatie om veel meer dan bijvoorbeeld het encoderen en versturen van elektronische facturen. Een eerste aandachtspunt is om al je inkomende en uitgaande facturen zoveel mogelijk volgens eenzelfde eenduidig formaat te behandelen. Ook al werk je via een leveranciersportaal, OCR (Optical Character Recognition, of optische tekenherkenning) of scanning: als je papieren facturen digitaliseert, gebeurt dat best in het zelfde formaat. Ook op het vlak van de archivering van de documenten zijn er enkele zaken om in het achterhoofd te houden. Het risico bij e-facturatie bestaat er namelijk in dat je al snel te maken hebt met een zeer gefragmenteerd archief. Belangrijk is dat je je archief volledig consolideert, desnoods via doorverwijzingen. De wetgever hielp in deze context ook een handje. Tot 2006 moesten bedrijven hun facturen namelijk nog bewaren in het hetzelfde medium waarin ze die ontvingen. Een regeling die nu niet meer van kracht is, met terugwerkende kracht overigens. Automatiseren doet besparen In de markt van service providers duiken doorgaans twee dezelfde namen op: Isabel en Certipost. Al hebben de twee aanbieders een totaal verschillende voorgeschiedenis: Isabel is een initiatief van de Belgische banken, terwijl Certipost een joint-venture is van Belgacom en De Post. Mede hierdoor hebben ze ook hun eigen specialiteit. Certipost is al een tiental jaar actief in de B2B-markt, biedt meer flexi-biliteit in het aantal ondersteunde formaten voor e-facturatie en richt zich in eerste instantie op de inkomende stroom aan facturen. Isabel heeft dan weer een andere benadering. Het is doorgaans eerder gericht op kleinere bedrijven en leunt aan bij uitgaande facturatie. Via hun Zoom IT-toepassing, geïntegreerd in veel online banking toepassingen, zitten ze overigens meteen in een interface die al heel veel mensen gebruiken. Dat e-facturatie direct zware besparingen oplevert voor een bedrijf, zou wel eens kunnen tegenvallen. De traditionele verwerking van een papieren factuur kost 15 tot 30 euro. Als je die encodeert naar een digitaal formaat kan je - volgens onafhankelijke studies - misschien 2 euro besparen. Maar de grootste winst situeert zich op het vlak van het hele proces dat erachter zit, zoals bij de goedkeuring van de facturen. Bovendien is e-facturatie vaak een drijfveer voor verdere automatisering van een bedrijf. Vaak zit daar zelfs nog zijn grootste meerwaarde.

127

Het juiste boekhoudpakket Om elektronische facturen uit te wisselen, moet u (minstens) met twee zijn. Beide partijen moeten ofwel voor een rechtstreekse koppeling zorgen, ofwel allebei kiezen voor dezelfde tussenpartij. En dat is voorlopig niet zo simpel. Maar daarmee is lang niet alles gezegd. Elektronische facturen zijn pas efficiënt wanneer zij automatisch aangemaakt kunnen worden door de boekhoudsoftware (of het ERP-pakket) van de verzender en geïmporteerd in de boekhoudsoftware van de ontvanger. Digitalisering is een belangrijke trend en dus ook een element waar heel wat aanbieders van boekhoudsoftware zich mee willen onderscheiden. Vooral de ondersteuning van e-facturatie is hier een belangrijk argument. Voor de inkomende facturen bouwen sommige aanbieders een scanmodule in waarmee klanten papieren facturen kunnen digitaliseren en zo een elektronisch archief uitbouwen. De boekhouding legt dan een link tussen de boekhouding en het brondocument dat medewerkers te allen tijde kunnen oproepen. Sommigen werken met een scanprogramma dat in zijn eenvoudigste vorm het beeld van de facturen registreert en archiveert. In de lijn hiervan is er software die facturen omzet in een digitaal formaat dat de boekhoudsoftware herkent en kan verwerken. Andere kiezen dan weer voor ‘echte’ e-facturatie en laten facturen die elektronisch binnenkomen automatisch boeken. Geleidelijk aan ontvangen bedrijven via diverse kanalen hun aankoopfacturen, zoals via Zoom-it, via Certipost, via e-mail in pdf of xml. Maar ook dan gaat nog het merendeel op papier via de post, en daarom is flexibele accounting software vereist, die toelaat om vlot aankoopfacturen te verwerken ongeacht het kanaal waarmee ze de boekhouder bereiken. Geplakt uit

128

11.2

Elektronisch factureren in 1, 2, 3

Iets voor uw bedrijf?

Met ingang van dit jaar werden de “strenge” technische vereisten afgeschaft om rechtsgeldig elektronisch te factureren. Strikt genomen hoeft u dus geen certificaten meer aan te kopen of elektronische handtekeningen te zetten. Een eenvoudige mail met uw factuur in attachment kan volstaan. Maar of de elektronische facturatie daarmee eindelijk zal doorbreken, valt nog af te wachten. Iets voor uw bedrijf misschien? Zo maakt u uw rekening in 1, 2, 3.

1. Wat zijn de voordelen? De elektronische factuur biedt inderdaad wel wat voordelen. Zo bespaart u op uw papieren verzendingskosten. En een elektronische factuur is heel snel en makkelijk via mail verstuurd, zeker nu u de authenticiteit ervan niet meer voorafgaand moet staven met elektronische handtekeningen, certificaten en/of door het gebruik van gespecialiseerde elektronische platforms. Zet u uw boekhouder bij de verzending in kopie, dan beschikt ook die in één beweging over de nodige input om zijn werk te doen. En zo zijn er nog wel wat argumenten pro te bedenken. Toch gaat het hier nog om relatief marginale voordelen. Pas wanneer de boekhoudsoftware, het debiteurenopvolgingsprogramma en de elektronische facturatie met elkaar zouden communiceren zou de meerwaarde echt substantieel worden. Elektronische facturatie als onderdeel van ERP, of een geïntegreerde softwarebenadering dus. Maar is uw bedrijf hier al aan toe?...

2. Wat zijn de nadelen? Voor u elektronisch begint te factureren, moeten uw klanten zich hiermee akkoord verklaren. Dat kan mondeling, maar u zet het akkoord hierover beter op papier. Strikt juridisch kan u ook een ‘impliciet akkoord’ van uw klanten afdwingen, bijvoorbeeld door in de algemene voorwaarden op uw laatste papieren factuur te vermelden dat u in de toekomst enkel nog elektronisch factureert. Betaalt uw klant deze factuur zonder commentaar, dan heeft die zich ‘impliciet’ akkoord verklaard met uw toekomstige elektronische facturatie. Maar erg tactvol is die laatste aanpak niet. De kans is immers groot dat uw klanten de kleine lettertjes op uw factuur niet lezen, vooral niet wanneer ze al geruime tijd in vertrouwen zaken met u doen. Wedden dat ze uit de lucht komen gevallen bij de eerste elektronische factuur die u hen stuurt? En dan beginnen de discussies. U moet er in elk geval van uit gaan dat op dit ogenblik nog lang niet al uw klanten open zullen staan voor elektronische facturen. Dat betekent dus dat u nog geruime tijd met zowel papieren als digitale facturen zal moeten werken. En wettelijk gezien moet u elke factuur in die vorm bewaren waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. Een digitaal opgemaakte factuur moet u dus ook digitaal bewaren. Een outprint om uw papieren klassement aan te vullen is strikt juridisch niet geldig. Bewaar daar maar eens een duidelijk overzicht in, voor uzelf en uw boekhouder, én voor de belastingcontroleur. Met het wegvallen van de strikte technische ‘authenticiteits’-vereisten voor elektronische facturen (certificaten, elektronische handtekeningen…), duikt het vraagteken van de bewijslast weer op. Terwijl een gecertificeerde, elektronisch ondertekende en/of via een beveiligd platform verstuurde factuur bijna de bewijskracht van een aangetekende zending heeft, gaat van een gewone mail in het beste geval slecht de bewijskracht van een standaard brief uit. Bij die standaard brief bent u meestal nog zeker van het postadres, maar wat als uw klant onaangekondigd van e-mailadres verandert?... Een klassieke postbus heeft ook geen apart ‘vergeetvak’ voor ‘ongewenste mails’ of ‘spam’… Extra goed opvolgen is dus de boodschap.

3. Meer nadelen dan voordelen dus? Niet noodzakelijk. De vraag is trouwens al lang niet meer of elektronische facturatie de norm wordt voor de toekomst, maar wel wannéér. De onafwendbare doorbraak van de elektronische factuur is nog slechts een kwestie van tijd, maar hoe snel het precies zal gaan… Europa hoopt alvast voor een versnelde doorbraak te zorgen met de afschaffing van de technologievereiste. Maar of dit wel de meest wenselijke aanpak is, vormt stof tot discussie. De lat zou nu wel eens té laag kunnen liggen , de verleiding te groot om er ondoordacht en ongestructureerd mee te beginnen. Bezint dus eer u begint… Mispak u niet aan die versoepeling!

Wellicht toch beter in één keer formeler… • Volgens de regels van de kunst of niet? Wanneer u elektronisch wil factureren, vraag u dan eerst en vooral af of u dat op de meest laagdrempelige manier wil doen (met eenvoudige mails en zonder specifieke vormvereisten), dan wel op een formelere manier en al dan niet via een gespecialiseerd betaalplatform. Gewone mails versturen is doodsimpel, maar weegt de besparing op een paar postzegels en enkele vellen papier wel op tegen de eerder genoemde nadelen? Is het dan niet beter om in één keer toch formeler tewerk te gaan? • Is de ‘authentieke’ elektronische facturatie echt (nog) zo loodzwaar? De tot vorig jaar van kracht zijnde wetgeving inzake e-facturatie had/heeft de reputatie ‘loodzwaar’ te zijn en een nodeloze drempel te vormen. Maar is dat vandaag nog wel zo? o Een authentieke, rechtsgeldige elektronische handtekening onder een digitaal document zetten, is dat alvast niet meer, nu een eID-kaartlezer haast niets meer kost en vaak standaard zit ingebouwd in de nieuwste computers. Met zo’n handtekening onderbouwt u veel krachtiger de authenticiteit van uw factuur, waardoor hierover veel minder betwisting kan ontstaan, en u beveiligt uw elektronische facturatie ook tegen, bijvoorbeeld, schriftvervalsing. o Werken via een beveiligd elektronisch platform, lijkt op het eerste gezicht omslachtiger dan een gewoon mailtje versturen, en uiteraard betaalt u ook voor deze dienst, maar uiteindelijk werkt dit systeem veel eenvoudiger, overzichtelijker én bedrijfszekerder dan gewoon te zitten mailen.

129

- Om te beginnen verstuurt u al uw elektronische facturen, voor al uw verschillende klanten, via éénzelfde platform (waar u ook ten allen tijde een mooi overzicht bewaart) en dus niet naar 1001 verschillende e-mailadressen. - Klanten die zich akkoord verklaren om uw elektronische facturen via dit platform te ontvangen, beschikken nu over een volledig aparte elektronische brievenbus, (los van hun algemene mailbox) waarin de afrekeningen niet kunnen worden ondergesneeuwd door talloze andere mailberichten. Veel minder kans dus dat openstaande facturen uit het oog worden verloren. Eenmaal de klant facturen via dit platform heeft aanvaard, kan er ook geen betwisting meer ontstaan over de ontvangst- en vervaldata. - De beveiligde platforms bieden veelal ook de mogelijkheid voor de klant om de rekening meteen online te vereffenen, al dan niet via een rechtstreekse koppeling aan hun PC-bankingsysteem. Dat extra gebruikscomfort kan een belangrijke incentive zijn om uw klanten tot het aanvaarden van elektronische facturen te verleiden. De kans dat facturen netjes op tijd worden betaald en niet ‘blijven liggen’ wordt hier ook een stuk groter door. Reken maar uit... • Hoe wil u zelf uw facturen ontvangen? Terwijl u zich nog beraadt over het wanneer en hoe van uw eigen elektronische facturatie, bent u misschien al in snelheid gepakt door sommige van uw leveranciers, die u sinds dit jaar of reeds langer e-facturen sturen. Zeg eens eerlijk, wat vindt u de meest gebruiks- en klantvriendelijke aanpak: standaardmails met facturen in attachment, kris kras tussen alle andere mails, of één centrale elektronische brievenbus voor uw facturen, waarover u vooraf met uw leveranciers een akkoord heeft gesloten, en waar u een algemeen overzicht bewaart van uw nog openstaande en reeds betaalde e-facturen? De vraag stellen, is ze beantwoorden. Geplakt uit

130

11.3

Adobe/EchoSign

Adobe heeft voor een niet onthuld bedrag EchoSign overgenomen. EchoSign is gespecialiseerd in elektronische handtekeningen. Het bedrijf uit Californië biedt zijn diensten aan via het web. Adobe is van plan de technologie van EchoSign te integreren in zijn platform voor documentuitwisseling en ook met andere producten zoals SendNow, FormsCentral en CreatePDF. Doel is op een veilige manier toegang te bieden tot documenten om deze te kunnen bekijken, beoordelen en bekrachtigen met een elektronische handtekening. Wereldwijd al 3 miljoen gebruikers EchoSign claimt dat zijn oplossing op dit moment wereldwijd al 3 miljoen gebruikers telt bij ‘duizenden’ bedrijven. De oprichters en alle werknemers van EchoSign komen na de acquisitie in dienst van Adobe. Het bedrijf uit Palo Alto (Californië), met verkoopkantoren in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland, gaat er overigens prat op dat het 100 procent van zijn energiebehoefte uit windenergie haalt. EchoSign levert zijn dienst op abonnementsbasis via het web; de eindgebruiker hoeft zelf niets te downloaden of te installeren. De dienst wordt geleverd inclusief een aantal applicatieprogramma-interfaces (API’s) die in klantspecifieke oplossingen kunnen worden geïntegreerd. Een uitleg van de werking staat op de website van EchoSign. Inefficiënte papierstroom indammen De vinding die Adobe met EchoSign binnenhaalt is vooral interessant voor toepassingen waarbij de authenticiteit van juridisch bindende documenten en transacties moet vaststaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk om op deze manier een contract door alle partijen digitaal te laten ondertekenen en toegankelijk te maken. Dat zou de ‘inefficiënte papieren documentenstroom’, zoals Adobe het uitdrukt, kunnen indammen. EchoSign-topman Jason Lemkin verwacht dat de elektronische handtekening in de nabije toekomst de gangbare methode is waarmee mensen documenten ondertekenen. Ook zou het afsluiten van contracten in de vorm van PDF-documenten geautomatiseerd kunnen worden. Digitale ondertekening maakt overeenkomsten ook makkelijker traceerbaar.

131

11.4

Definities volgens The Working Group for Task 4 of the European e-Invoice Multi-Stakeholder Forum on e-Invoicing (EUMSFEI)

Definitions 1.

Audit Trail: An audit trail is: a paper and/or electronic record that gives a step by step documented history of a transaction, which can validate or invalidate accounting entries. Components of an audit trail include: (i) source records, (ii) list of transactions processed and (iii) transaction identifiers so that reference can be made to the source of a transaction.

2.

Business Control: The COSO3 Model defines “business control” as a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in effectiveness and efficiency of operations, reliability of financial reporting, and compliance with applicable laws and regulations.

3.

Business Control requirement: The Directive recognizes the obligation for invoices to accurately reflect actual supplies of goods and services and therefore requires that the authenticity of the origin, the integrity of the content and the legibility of invoices are insured from their issue until the end of the period of storage. This can be achieved through business controls that provide a reliable audit trail between the invoice and the supply, and that assure the identity of the supplier or issuer of the invoice (authenticity of origin), that the VAT details (the invoice content required by the VAT Directive) on the invoice are unchanged (integrity of content) and that the invoice is legible.

4.

Business Process Analysis (BPA) is a methodology that supports the analysis of a business with a view to understanding the processes and improving the efficiency and effectiveness of its operations. It describes the processes involved, parties participating, information exchanged and the rules that govern these exchanges.

5.

Data Content usually refers to syntax or the format of a business message. a) Syntax In message standards and within the context of this document it refers to how the message is to be physically represented such as using xml as defined by xml schema. b) XML Schema provides a means for defining the structure and content of XML documents (http://www.w3.org/XML/Schema). However it can also be used to create representations of semantics such as UN/CEFACT CCTS.

c) File Format The method of organizing electronic data in an electronic document e.g. XML, EDIFACT, PDF etc. A file format is a particular way that information is encoded for storage in a computer file (Wikipedia). Many popular formats include jpeg, pdf and message Standard formats such as EDIFACT. d) Form In the context of eInvoicing, form refers to whether the invoice is in paper or electronic form. Whereas the format of an eInvoice may change (transformed), once and eInvoice is transformed into paper, it is no longer governed. The new e-Invoice Directive states that once an invoice is in electronic form, it cannot be changed to paper but may change format. 6.

Data model According to PEPPOL (a large scale project funded by the EU) "a data model refers to the set of data included in a business document, and to the structure and metadata according to which the data is organised".

132

UN/CEFACT Cross Industry Invoice CII Data Model

a) Semantic Data model; A process that represents the entities, relationships, and activities of an enterprise in terms of a set of abstract concepts of a chosen data model for specific purposes. (http://www2.cis.gsu.edu/dmcdonald/cis8040/Semantic.pdf). b) Reference Data Model; A reference data model would be a model to which all message implementers within a community would reference to. It would have to be a library which contains all the necessary entities and their relationships to each other within a specific domain. So whereas a Data Model would have information for a context, a Reference Data Model would also contain related information to deal with multiple scenarios. Examples of Reference Data Models would be UN/CEFACT Core Component Library (CCL) and World Customs organisation (WCO) Data Model. 7.

Digital certificate according to ISO/IEC 9594-8: public key of a user, together with some other information rendered unforgeable by digital signature with the private key of the certification authority which issued it. The EU Directive 1999/93/ECstates that an electronic attestation which links signature-verification data to a person and confirms the identity of that person. a) Electronic signature means data in electronic form which is attached to or logically associated with other electronic data and which serves as a method of authentication. Source: Directive 1999/93/EC b) Advanced Electronic Signature (AdES) means an electronic signature which meets the following requirements: a) it is uniquely linked to the signatory; b) it is capable of identifying the signatory; c) it is created using means that the signatory van maintain under its sole control; and d) it is linked to the data to which it relates in such a manner that any subsequent change of the date is detectable. Source: Directive 1999/93/EC Article 2 (2nd Paragraph) c) Qualified Electronic Signature A certificate which meets the requirements laid down in Annex I of DIRECTIVE 1999/93/EC and is provided by a certification-serviceprovider who fulfils the requirements laid down in Annex II of DIRECTIVE 1999/93/EC.

8.

E-Business Document: Typically these include electronic forms of Invoices and Orders but can also include Order Response, Credit Note, Delivery Note, Remittance Advice etc. Documents contain data but also consider media for visualisation.

133

9.

E-Business Document Exchange Models a) 2-Corner Model A model for the exchange of information directly between a Buyer and a Supplier in a one-to-one relation. This model requires interoperability between Buyer and Supplier. b) 3-Corner Model An exchange model where Suppliers and Buyers of are connected to or communicate with a single service provider for the dispatch and receipt of messages. Typically, the Buyer selects the single Service Provider and requires its Suppliers to connect to, or communicate with, that Service Provider in order to exchange messages. This model requires that Buyers use only one Service Provider or Suppliers will be required to engage with more than one Service Provider. c) 4-Corner Model An exchange model where Suppliers and Buyers are connected to or supported by their own Service Provider. This model requires interoperability between Service Providers e.g. PEPPOL.

10.

E-Business Message: In our context, a business message refers to any exchange of data between disparate companies e.g. trading partners. These exchanges can be either document or data centric. Data Centric messages may not consider visualisation of the data whereas document centric messages must do so.

11.

Electronic data interchange agreements comprise a set of agreed formats, directories and guidelines for the electronic interchange of structured data between independent computerized information systems.

12.

EDI Electronic data interchange is the electronic transfer, from computer to computer, of commercial and administrative data using an agreed standard to structure an EDI message. 1994/820/EC (Annex 1, Art 2.1). For purposes of clarity, EDI systems may use any type of structured messaging including UN/EDIFACT and XML.

13.

EDI message An electronic data interchange message (EDI message) consists of a set of information, structured using agreed formats, prepared in a computer readable form and capable of being automatically and unambiguously processed.

14.

eInvoicing: The issuing and receipt of VAT compliant invoices in an electronic format. According to Article 217 of VAT Directive No. 2010/45/EU, an electronic invoice is ... "an invoice that contains the information required in the Directive, and which has been issued and received in any electronic format”.

15.

Electronic invoice (eInvoice) is a document or dataset that can be considered an invoice under Council Directive 2006/112/EC as modified by 2010/45/EU and which has been issued and received in any electronic format. a) Structured Invoice Creation of a structured invoice document consists of the compilation of the required data into an agreed e-invoice message in electronic form with a known structure, format and content such as is the case with EDI and XML messages. This means that contrary to the case with a paper document, where the receiver may well be unfamiliar with the format, with a structured invoice message the format is pre-defined and known to the parties involved. b) Unstructured Invoice Unstructured refers to any data that has no identifiable structure. For example, images, videos, email, documents and text are all considered to be unstructured data within a dataset. While each individual document may contain its own specific structure or formatting that based on the software program used to create the data, unstructured data may also be considered “loosely structured data” because the data sources do have a structure but all data within a dataset will not contain the same structure. (source Webopedia).

16.

ERP: Enterprise Resource Planning (ERP) systems integrate internal and external management information across an entire organization, embracing finance/accounting, manufacturing, sales and service, customer relationship management, etc.

17.

Implementation Guideline this is usually in the form of documents which describe the contents of an electronic message. CEN published the Guide for a European CORE INVOICE data model, which defines the EU Core eInvoice and its requirement for use in all

134

Member States. The Trade Facilitation Implementation Guide published by UNECE has a wider scope and provides information on Cross Border Trade. 18.

Integrity of content Means that the content required under applicable law has not been altered. Source: Article 233(1) Directive, 2010/45/EU

19.

Interchange Agreement The provisions of Interchange Agreements are intended to govern the rules of conduct and methods of operation between business partners in relation to the interchange of electronic messages.

20.

Interoperability is the ability of two or more disparate systems or components to exchange information and to use the information that has been exchanged. Typically interoperability will be undertaken at two levels; semantic and technical. a) Semantic interoperability allows stakeholders to describe the requirements without consideration of the technical implementation. b) Technical interoperability is used to describe the technical capability to exchange data via interfaces or a common set of exchange formats, to read and write the same file formats, and to use the same protocols.

21.

Invoice portal: A web portal of an E-Invoice service provider to which trading partners can log on with a username and password (or other means of secure access) in order to manage, receive or input e-invoice data. This should be a secured environment.

22.

Metadata Metadata is structured information that describes, explains, locates, or otherwise makes it easier to retrieve, use, or manage an information resource. Metadata is often called data about data or information about information (source NISO). In standardised e-business document exchanges, metadata is often used to provide context, so that ambiguity is removed. This ensures that the receiver of the document understands the data sufficiently so that it can be used within their business processes. An example of standardised metadata is UN/CEFACT Core Components and the Business Information Entity (BIE) Library. These BIEs are used in many XML systems; _ all Core Components and BIE’s, including association types, are collectively referred to as Data Element Metadata or DEM objects (source OASIS ebXML) _ The UN/CEFACT Context Methodology is based on the unique design of organized metadata from authoritative sources, placing the organizational aspects of information into its metadata -metadata is what is organized. The methodology recognizes that establish and authoritative values already exist in industry which are well understood, such as codes and identifiers, and organizing such values from multiple sources results in contextual metadata (source UN/CEFACT).

23.

Secure transmission - security includes the protection of the content against access/alteration by unauthorised 3rd parties and ensuring the authenticity of both sender and recipient.

24.

Service Provider: In our context a Service Provider is an ICT companies who specialises in providing business message solutions and facilitates E-Business Document Exchange and who based on an agreement and legal constraints, may perform certain processes on behalf of a Buyer or Supplier. A company to whom specific tasks or services are outsourced. In electronic invoicing some or all of the tasks associated with the creation, issuance, format conversions, transmissions, storage etc. may be outsourced to a third party.

25.

Transformation – if the software system cannot generate or process the technical format used for data exchange, a transformation of the proprietary format of the software system into the exchange format is necessary.

26.

Value Added Network (VAN): Third-party private network service provider that offers data exchange related services to their subscribers. See also Service Providers.

27.

Validation – is used to check the validity of the technical format and the content of an einvoice before sending and directly after receiving.

28.

Visualisation: since structured messages are not usually readable by human beings, provisions have to be made to convert the structured message into a human readable format. This also provides a fall-back solution for the sender in case the automated processing of the

135

received messages does not work. 29.

Web EDI: Web EDI covers the techniques used to facilitate structured data exchange via the Internet which may include web forms to capture business content and to convert it into structured data. In these cases typically one trading partner is capable of exchanging structured data but the other partner is expected to type their data in manually into a web form, or, in the opposite direction, structured data are converted into human readable documents which then have to be downloaded and processed manually

136

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

DEEL 3:

Rendabiliteitanalyse, budgettering en boordtabellen In samenwerking met Johan Van Haeverbeke

Rendabiliteitanalyse, budgettering en boordtabellen in het accountantskantoor. Vooraf. Hierna spreken we telkens over het accountantskantoor maar eigenlijk bedoelen we het dienstverlenend kantoor in de economische beroepen. Dit kan een accountantskantoor, boekhoudkantoor, fiscaal advieskantoor, revisorenkantoor, ja, zelfs het advocatenkantoor zijn. Ook ingenieursbureaus, makelaarskantoren enzoverder kunnen passen in dit verhaal. Eigenlijk lijkt het vrij logisch dat deze dienstverlenende kantoren bij uitstek diegenen zijn die hun prestaties kunnen meten, hun kostprijzen kunnen bepalen en hun boordtabellen als financiële instrumenten dagdagelijks gebruiken. Dergelijke vaardigheden bevinden zich meestal in hun aanbod van dienstverlening. In de praktijk merken we echter dat veel kantoren of organisaties deze oefeningen niet of slechts gedeeltelijk, sporadisch en/of onsamenhangend maken als het hun eigen administratie betreft. Deze syllabus en de bijhorende seminaries zijn bedoeld om kantoorleiders en verantwoordelijken de nodige inzichten (voor zover deze al niet aanwezig zouden zijn) te geven en hen praktisch bruikbare tools aan te bieden betreffende deze materie. De auteurs van de teksten staan zelf al jaren in de praktijk, zowel in kleinere accountantskantoren als in grotere accountantsorganisaties en willen hun ervaringen en kennis met collega’s delen. Het beroep kan er maar baat bij hebben als we duidelijke en beredeneerd opgebouwde ereloontarieven kunnen naar voor schuiven, gebaseerd op kostprijs en marktconform rendement. Regelmatige opvolging van cijfers, mét boordtabellen en vergelijking van de cijfers met budget, verhogen het inzicht en maken beter bestuur mogelijk. Dit komt de overlevingskansen en de professionele ernst van het economische beroep ten goede. Bij de bepaling van het ereloon moet de houder van een vrij beroep blijk geven van enige gematigdheid. Zijn erelonen moeten de afspiegeling zijn van de kwaliteit van het geleverde werk en in verhouding staan met zijn inspanningen en kennis. Te lage erelonen leiden tot kwaliteitsverlies, financiële problemen, claims en imagoschade. Onverantwoord hoge tarieven schaden het imago en zijn ethisch niet te verantwoorden. De houder van een vrij beroep moet rekening houden met: ° De omvang van de geleverde prestaties en de tijd die hij/zij er werkelijk aan besteed heeft, de toegevoegde waarde van het verstrekte advies, zijn/haar eigen naamsbekendheid gebaseerd op ervaring en bekwaamheid en zelfs in sommige gevallen de economische situatie van de cliënt; ° De hoogdringendheid van het dossier, de complexiteit van de gestelde vraag of problematiek en de grondigheid van het onderzoek om de vraag, probleem of geschil op te lossen, het belang van de oorzaak, de specialisatiegraad van de te verrichten opdrachten, de kansen op succes of de risico’s van mislukking en de argumenten van een eventuele tegenpartij (bv. bij fiscale zaken, geschillen tussen vennoten).

148

Opmerkingen inzake de kenmerken van het accountantskantoor. In tegenstelling tot de kostprijscalculatie die algemeen bekend is in de industriële en in de grote dienstverlenende ondernemingen ( o.a. banken of verzekeringsinstellingen) is het grootste aantal van de ondernemingen uit de dienstverlenende sector niet vertrouwd met een intern kostprijscalculatiesysteem. De aard van deze dienstverlenende sector maakt trouwens dat het kostprijsprobleem niet dringend is: men stelt zich meestal tevreden met het feit dat de opbrengsten van de totale massa te factureren prestaties groter is dan de som van de kosten en dus een zeker batig saldo vertoont. Daarbij dient opgemerkt te worden dat de prestaties meestal in een “marktprijsrange” kunnen geplaatst worden waar de dienstverlener zich kan (of moet) aan houden wil hij opdrachten binnen halen of behouden. Een inzicht wat betreft de kostprijs van een cliënt of een opdracht of een activiteit, is in vele kantoren nog nooit uitgewerkt en ook gegevens daaromtrent zijn niet beschikbaar. We gaan dan nog niet spreken over de risico’s die in bepaalde opdrachten kunnen schuilen en die niet gedetecteerd of te laat gedetecteerd worden. Het is nochtans duidelijk dat de kennis ervan nuttige informatie zou kunnen opleveren voor het beleid van dergelijke ondernemingen.

Welke zijn de kenmerken van het accountantskantoor? Het eindproduct Er wordt niets materieel aanwijsbaar gemaakt, tenzij wat teksten, formulieren en gegevensuitwisseling. Het eindproduct is een organisatieadvies, een fiscaal advies, de waarmerking van een jaarrekening, het invullen van een aangifte, mondelinge adviezen, raad enzoverder…. Daarnaast heeft men per soort beroep een onvoorstelbare variatie aan activiteiten, alles uitgedrukt in verslaggeving met totaal andere inhoud of totaal andere invalshoeken en doelstellingen. Dit heeft tot gevolg dat in de dienstensector geen aanduiding kan gebeuren van een eenduidige aanwijsbare kostendrager. Ter opfrissing: Kostendragers zijn calculatietechnische interne eenheden of afdelingen, waarin de onderneming gesplitst wordt ten einde de toerekening van de indirecte kosten aan de kostendragers te bewerkstelligen. De kostendragers kunnen verschillende vormen aannemen en zijn meestal de 'prestaties' die binnen een bedrijf zijn geleverd. Dit kan bijvoorbeeld zijn: Een bepaalde opdracht voor een cliënt.

149

Bijkomende moeilijkheid: eigenlijk zouden de accountantskantoren moeten werken met voorschotten op prestaties – meteen wordt duidelijk dat dit niet evident is. Het voorschot is in deze te beschouwen als een financiële actie.

Variatie en differentiatie in eindprestatie Een belangrijk ander verschil met de industriële onderneming is de wijze waarop het eindresultaat tot stand komt. In de industriële productieomgeving ligt enerzijds de aard van de te verrichten werkzaamheden vrij vast, alsook onbetwistbaar het eindproduct. Eenmaal het technische proces is vastgelegd verloopt de productie meestal vrij eenvormig en kan men de gemaakte kosten nauwkeurig bepalen. In de dienstensector daarentegen is het dikwijls vooraf moeilijk te bepalen welke werkzaamheden noodzakelijk zullen zijn voor het bereiken van het eindresultaat. Meestal is het zo dat er diverse soorten activiteiten nodig zijn, die per opdracht of per cliënt veel kunnen verschillen. Zo is het bij voorbeeld moeilijk vast te stellen wat voor soort werkzaamheden nodig zullen zijn om tot een bepaald organisatieadvies te komen voor cliënt A en hetzelfde advies voor cliënt B. Dit kan een wereld van verschil zijn zowel inzake moeilijkheidsgraad als in uurbesteding én in “risico “. Wijze raad: de “risico reflex” dient als een rode draad door alle overwegingen en berekeningen te lopen en zal uw inspanning en kostprijs moeten beïnvloeden. Een accountant die bijvoorbeeld een verificatie opdracht uitvoert zal wel een algemeen controleprogramma en vaste procedures hebben, evenwel de deelresultaten van de opdracht zullen meestal de intensiteit en werkzaamheden (de uitbreiding van de werkzaamheden) ervan bepalen.

Vervloeiing van de kostenplaatsen Ter herinnering: Kostenplaatsen zijn organisatorische eenheden in een onderneming waar de verdeling van de kosten zich op richten kan. Voor het verdelen van indirecte kosten kiest men verdeelsleutels (bijvoorbeeld het aantal vierkante meters in een bedrijf) als basis om (bijvoorbeeld de huurkosten) toe te rekenen aan afdelingen. Men onderscheidt doorgaans drie soorten kostenplaatsen: ·- hulpkostenplaatsen (geen zelfstandige afdelingen, maar vanuit de organisatie als eenheid aangemerkt) - zelfstandige kostenplaatsen (wel zelfstandige afdelingen, maar geen directe relatie met de eindproducten) - hoofdkostenplaatsen (zelfstandige afdelingen die de eindproducten voortbrengen en dus de indirecte kosten verder kunnen toerekenen aan de eenheden product die zij voortbrengen). Door beide voorgaande aspecten (differentiatie en vervloeiing) is het in een dienstensector ook moeilijk, bijna onmogelijk om vaststaande kostenplaatsen te bepalen. De prestaties nodig voor het eindresultaat lopen zodanig door elkaar dat men moeilijk tot afzonderlijke kostenplaatsen kan komen. Zo zal bijvoorbeeld de opdracht tot het uitwerken van een financiële planning voor een bedrijf

150

door het team dat er mee belast is, verschillende activiteiten vergen: - Financiële analyse van het verleden, en een audit op deze cijfers en de consistentie; - Organisatorisch onderzoek naar de huidige toestand en werkwijzen; - Prognose van het werk en de activiteiten in functie van voorgaande. Deze werkzaamheden lopen door elkaar en beïnvloeden soms elkaar zodat het nauwkeurig aflijnen in kostenplaatsen onmogelijk is. Daarenboven wordt er beroep gedaan op diverse medewerkers naargelang beschikbaarheid, specialisatie en algemeen niveau (hetzij technisch hetzij communicatief enz…. )

Arbeidsintensief en persoonsgebonden Verder is het noodzakelijk te wijzen op de grote arbeidsintensiteit van de besproken dienstensector. De totaliteit van het werk, het eindproduct steunt op de persoonlijke inzet van de dienstverlener: de uurbesteding (naast kennis, kunde, ervaring ).

Welk systeem van prijszetting? In de industriële sector is de kostprijscalculatie van belang voor de uiteindelijke prijszetting. In de dienstensector is dit soms minder van belang. Het prijszettingsysteem als vergoeding voor bv. controlemandaten, het overeengekomen procent voor de architect voor het tekenen van een gebouw, het percentage van de verkoopprijs van te verzenden goederen bij expediteurs enzoverder. Deze zaken dwingen niet altijd tot het onmiddellijk beschikbaar hebben van een kostprijsberekening. Deze prijszetting kan markt gebonden zijn en er is geen grote variatie. Wat niet uitsluit dat het berekenen van de marge op dergelijke verrichtingen of activiteiten geen zin heeft, in tegendeel.

Meer concrete prijszetting in het accountantskantoor Het accountantskantoor is nog steeds volop in evolutie. Economische veranderingen (en globalisatie) en een explosie van wetgevingen en regeltjes zijn hier niet vreemd aan. Denk hier aan de invloed die de elektronische facturatie en verwerking van gegevens op termijn zullen hebben op de werkzaamheden van veel kantoren. En wat is de invloed van de antiwitwas verplichtingen en bijhorende werkzaamheden. Schaalvergroting en uitbreiding van het dienstenpakket veroorzaken soms omzet verhoging (productieverhoging) maar niet noodzakelijk een winst verhoging of resultaatsverbetering. Het is eigen aan de aard van de accountant om zich zo efficiënt mogelijk te organiseren zonder de kwaliteit van zijn prestaties te verminderen. Dit is ook noodzakelijk om te overleven. Kwaliteit is een must om risico’s en claims te vermijden en om cliënteel te behouden.

151

Het inzicht in de kosten kan belangrijke informatie verschaffen voor het bepalen van de prijs van de prestaties. Al deze tendensen leiden tot verhoogde aandacht voor de efficiënte werking van het kantoor en de winstgevendheid van de diverse prestaties.

Het belang van een kostprijssysteem en rendabiliteitsopvolging in het accountantskantoor Het standaard accountantskantoor beschikt normaal niet over een in de boekhouding geïncorporeerd kostprijssysteem. De boekhouding geeft enkel informatie over de soort van de gemaakte kosten en over het ondernemingsresultaat. Een dergelijk systeem geeft enkel het globaal behaalde resultaat, de structuur van de kosten naar soort. Het is onmogelijk de kostprijs per cliënt te kennen, het is onmogelijk de kosten van gelijkaardige prestaties over een bepaalde periode te kennen. Inzake beleidsinformatie geeft een dergelijk systeem een inzicht in de globale kostenmassa naar de soort en in het resultaat dat per periode (jaarlijks bv.) behaald wordt. Deze informatie dient dan voornamelijk voor het opstellen van de jaarrekening en de fiscale aangifte. Evenwel is andere bedrijfsinformatie evenzeer nodig. Men kan zich de vraag stellen -

Op welke cliënten is er een batig of een nadelig resultaat? Dit is ook van belang wanneer men vaste offertes moet maken - en uit nacalculatie kan men veel leren.

-

Welke prestaties die een kantoor in het kader van een globaal dienstenpakket verricht zijn winstgevend of verlieslatend? Deze informatie is in de dienstverlenende sector zeker noodzakelijk, enerzijds om de differentiatie van de werkzaamheden over de personeelstructuur naargelang de vereiste kwalificaties te kunnen uitsplitsen, en anderzijds om de differentiatie van de werkzaamheden over de personeelstructuur diensten te kunnen beheersen. Immers in ondernemingen van kleine tot middelgrote taille is het inderdaad dikwijls zo dat er personen worden ingezet – dikwijls te hoog gekwalificeerd – en prestaties worden verricht waarvan de vergoeding niet overeenstemt met de kwalificatie. Een degelijk kostprijssysteem kan hier inzicht verstrekken. Een ander verschijnsel in de accountancy sector is dat tal van werkzaamheden verricht worden die bijkomend zijn en een eerder acquisitie aspect hebben. (Voorbeeld: prestaties voor het opvolgen van welke aangiften nu ingediend zijn en welke opdrachtbrieven door cliënten nog niet getekend zijn en terugbezorgd.) Ook hier moet het kostprijssysteem degelijke informatie geven. Verder steunt het werk in de dienstensector veelal op de intellectuele vaardigheden en kennis, waarvoor training en studie nodig zijn. Ook de kostprijs van deze werkzaamheden moeten ergens “gedekt” worden.

-

Tot slot zijn er in veel accountantskantoren piekperiodes. Dit impliceert dat er in sommige periodes misschien te weinig bezetting of betere productiviteit is, wat de vraag stelt hoe dit kan worden bijgestuurd?

152

De organisatie van het kostprijssysteem Voor de hier besproken dienstensector is het noodzakelijk dat het systeem: -

Eenvoudig blijft (niet omdat accountants dit niet zouden aankunnen) maar “beschränkung ist meisterschaft” De kostprijs van het kostprijs systeem moet in verhouding staan tot de baten ervan. Het verhaal van “ het sop en de kolen”.

Wat meteen tot de conclusie leidt dat het kostprijs systeem bij voorkeur buiten de boekhouding zal opgezet worden – evenwel zoveel mogelijk (liefst automatisch) gegevens uit de boekhouding zal gebruiken.

Hoe beginnen we eraan? Welke zijn de voorbereidende stappen? 1 Analyse van de prestaties 2 Analyse van de cliënten of opdrachten 3 Analyse van de kostensoorten 4 Analyse van de personeelsstructuur 5 Analyse van codificaties en organisatie van de codificatie

1 Analyse van de prestaties Het urenregistratie systeem is echt een must. Er zijn tal van programma’s op de markt die goede oplossingen aanbieden. Vergeet echter niet dat de discipline en het naleven van de interne conventies met betrekking tot het correct en volledig invullen van de uren even belangrijk zijn als de tools die gebruikt worden. Gebruik en misbruik kunnen dicht bij elkaar liggen… Het doel is om tot een inzicht te komen in de grote soorten van werkzaamheden en die uiteraard in de opdracht van de cliënt voorkomen. De cliënt kan ook de interne cliënt zijn namelijk het kantoor zelf. De cliënt of de Job is hier eigenlijk de kostendrager. Een eerste indeling zou kunnen zijn: Werkzaamheden rechtstreeks toerekenbaar aan de opdrachtgever. Werkzaamheden niet rechtstreeks toerekenbaar. Onderschat deze laatste activiteiten in de dienstensector niet. Algemene documentatie, interne vorming, dossierorganisatie, aww en communicatie (of opvolging ingediende aangiften) enz ...

2 Analyse van de cliënten of opdrachten Vaste cliënten: cliënten waarvoor men op permanente basis en steeds terugkomend prestaties uitvoert. Dit staat in principe omschreven in de opdrachtbrief… Bijvoorbeeld de jaarlijkse afsluiting fiscaal, jaarrekening en verslagen, de tussentijdse balans na zes maanden en de jaarlijkse bespreking.

153

Eenmalige of tijdelijke cliënten: de opdrachten die vermeld zijn in de opdrachtbrief zijn eenmalig of aflopend per project zoals bv. een financieel plan opstellen. De Interne cliënt: het kantoor zelf. Alle activiteiten die niet kunnen toegewezen worden aan cliënten of opdrachten. Het is van belang ook hier de prestaties uit te splitsen zodat men kan zien hoeveel opleiding, studiewerk, interne procedures er door wie en wanneer gebeuren. Soms moeten keuzes gemaakt worden. Bijvoorbeeld kan het aanleggen van een dossier, de anti-witwas wetgeving opvolging en het opstellen van een opdrachtbrief (niet de offerte) dat 3 uur in beslag neemt als productief toerekenbaar beschouwd worden of eventueel als een interne cliënt prestatie worden opgevat? Hoe dan ook de kost moet toch verhaald worden hetzij bij de individuele cliënt hetzij via de toeslag.

3 Analyse van de kostensoorten Het doel hiervan is tot een logische indeling te komen van de kosten. Meestal zal men zich hier kunnen baseren op de in de boekhouding gebruikte indeling naar kostensoorten. Bijkomende opmerking inzake de reguliere boekhouding is dat men deze beter zeer consistent en zeer actueel bijwerkt. Immers bij het opstellen van boordtabellen en KPI (key point indicators, of key points of intrest) is bijvoorbeeld het dagelijks bijwerken van de banken van belang om de openstaande tegoeden correct te rapporteren.

4 Analyse van de personeelstructuur Het absolute werkkapitaal zijn de mensen/medewerkers. Zij maken het verschil door hun kennis, kunde, werkvermogen, inzichten, vermogen om met de cliënten een goede werkrelatie op te bouwen en het aantal productieve uren. De personeelstructuur moet goed in kaart gebracht en bestudeerd worden. Een paar voorbeelden van functies: - Er zijn medewerkers met eindverantwoordelijkheid en maturiteit die de contacten met de cliënten en de “buitenwereld” verzorgen. Zij doen communicaties en tekenen adviezen. - Er zijn medewerkers die rapporteren aan eindverantwoordelijken en ook een deel aan cliënten – zij doen geen bindende communicatie (bv.: zij gaan geen advies (mogen dat niet doen = risk management) per mail geven over toepassing btw tarief). - Medewerkers met algemene interne taken en met onthaaltaken of specifieke interne opdrachten. - Medewerkers die soms niet in voorgaande types passen en die correct moeten geplaatst worden in de organisatie. - Zelfstandige “medewerkers” zijn onderaannemers en staan niet onder gezag en toezicht, vragen geen verlof aan en factureren hun prestaties aan het accountantskantoor. (Opgelet voor herkwalificatie als schijnzelfstandige! ) - De eigenaars/vennoten/aandeelhouders gemandateerden in allerlei verschijningsvormen en activiteiten.

154

Wat is hun kostprijs, wat is hun kennis en kunde, welke activiteiten ontwikkelen ze en wat is hun rendabiliteit? Hoe staat hun kostprijs ten opzichte van hun ereloon tarief en hun productie? Hoe is hun cliënteel verankering en wat is de “houdbaarheidsdatum”. Dit laatste ludiek bedoeld: de leeftijdspiramide is ook van belang. Is er een gezonde piramide structuur of zit het kantoor opgezadeld met een “waterhoofd”? (Veel kapiteins en weinig matrozen). Zijn er medewerkers die onder hun niveau werken en omwille van retentie snel een andere functie moeten krijgen? Gaat men bij promotie wel degelijk moeilijkere zaken aanpakken en meer verantwoordelijkheid dragen en een hoger tarief ereloon genereren gezien hogere kostprijs en minder productiviteit? Met andere woorden: het evaluatierapport van de medewerker en de carrière planning maakt deel uit van de personeelsanalyse.

5 Analyse van codificaties en codificatie organisatie En dan gaan we codificeren. Cliënten kunnen intelligent gecodificeerd worden zodat men aan de code al een en ander kan afleiden en men bijvoorbeeld gerichte mededelingen kan sturen, of analyses kan maken. Men kan kiezen om een cliënt bijvoorbeeld tweemaal aan te maken bij echt verschillende dienstverleningen. Meestal gaat de voorkeur naar één cliënt met meerdere opdrachten en opdrachten codes. Naargelang de structuur van het kantoor en de relevantie dient men dit zelf in te schatten. Ook de werkzaamheden kunnen/moeten gecodificeerd worden. Deze werkzaamheden worden best in families ingedeeld met subcodes tot op niveau dat er een verantwoording van prestaties kan gegeven worden (aard, tijd, eventueel met commentaarlijn). Aan deze werkzaamheden koppelt men best een jaarlijks herzienbare facturatieprijs. De analyse van de werkzaamheden per persoon, per afdeling, per kantoor enzoverder worden hierdoor mogelijk. De medewerkers kunnen het best ingedeeld worden in groepen die ongeveer dezelfde kwalificaties hebben en hetzelfde werk doen. Ook voor benchmark binnen het kantoor is dit goed. Ook hier kan men allerlei zinvolle codes geven. Bedenk dat medewerkers kunnen carrière maken en in een andere functie groeien… hun codificatie moet dit kunnen opvangen. Kostensoorten codificeren is simpel. Dit zijn gewoon de rekeningnummers van de rekeningenstelsels. Consequent en consistent inboeken, steeds zeer actueel alles bijwerken enzoverder is wel de boodschap.

De kostenstructuur Er zijn directe kosten en er zijn indirecte kosten (overhead). Indirecte kosten zijn niet onmiddellijk toewijsbaar zoals huur, verwarming enzoverder, dit moet verdeeld worden. Indirecte prestaties zoals telefoon permanentie, cliënt ontvangen,

155

archieven bij werken en lijsten opvolgen kunnen meestal niet toegewezen worden en dienen verdeeld te worden via een omslag sleutel. Directe kosten kunnen dankzij codificaties toegewezen worden. Directe personeelskosten kunnen per cliënt toegewezen worden mits urenregistratie per cliënt.

Hierna volgen een aantal bedenkingen inzake facturatie, overname kantoor en boordtabellen en een Excel oefening als voorbeeld van budget en toeslag van de indirecte kosten.

156

jaar 2013 STANDAARROOSTER

Dagen

weekend dagen

uren uren uren uren (=38/5) aantal verlof 20 per uren per dagen + uren na productie uren dagen dag maand ancieniteit ? verlof opleiding

feest dagen

ziekte /afwezig heid

gewerkte uren

Productief aanreken baar effectief %

januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december

31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31

8 8 10 8 8 10 8 9 9 8 9 9

1

2 1

22 20 21 21 20 20 22 21 21 23 19 21

365

104

10

251

1 3 1 1

7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6

167,2 152 159,6 159,6 152 152 167,2 159,6 159,6 174,8 144,4 159,6

12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7

154,5 139,3 146,9 146,9 139,3 139,3 154,5 146,9 146,9 162,1 131,7 146,9

1907,6

152

1755,6

Niet aanreken baar budget best case %

%

154,5 139,3 146,9 146,9 139,3 139,3 154,5 146,9 146,9 162,1 131,7 146,9

0

0

1755,6

157

Feestdagen in 2013 Nieuwjaar 2013

dinsdag 1 Januari 2013

Paasmaandag 2013

maandag 1 April 2013

Feest van de Arbeid 2013

woensdag 1 Mei 2013

Onze Lieve Heer Hemelvaart 2013

donderdag 9 Mei 2013

Pinkstermaandag 2013

maandag 20 Mei 2013

Nationale Feestdag 2013

zondag 21 Juli 2013

Onze Lieve Vrouw Hemelvaart 2013

donderdag 15 Augustus 2013

Allerheiligen 2013

vrijdag 1 November 2013

Wapenstilstand 2013

maandag 11 November 2013

Kerstmis 2013

woensdag 25 December 2013

158

Ter herhaling : Welke gegevens input is er nodig : Prestatielijsten in te vullen door alle medewerkers Ieder personeelslid heeft een eigen code nummer : (gestructureerd) personeelscode nummer Ieder client of opdracht heeft een onderscheiden nummer : (gestructureerd ) clientencode en of (gestructureerd) job code Iedere activiteit of taak heeft een eigen code (ook de niet productieve) : (gestructureerde ) activiteitscode Bij iedere activiteit wordt een tijdsbesteding ingevuld (per 15 minuten) Bijkomende opmerking : men kan (warm aanbevolen )naast de activiteiten code een veld voorzien om bijkomende commentaar te leveren teneinde factuurverantwoording voor te bereiden. Kostenverrekening (kan geintegeerd worden in het prestatieblad) clientencode (gestructureerd) cliënten nummer personeelscode (gestructureerd ) nummer per medewerker kostencode of kosten omschrijving (en verantwoording) bedrag

159

Toeslagverdelingsmethode De directe kosten zijn aanwijsbaar namelijk de productieve uren die op de prestatielijst vermeld worden voor een bepaald client of opdracht. Directe kosten : de totale kostprijs uurtarief van een productiebeheerder VOORBEELD totale kost = de directe kosten op jaarbasis 57.300,00 aantal productief aanrekenbare uren 1.506,32 uurtarief 38,04 Deze uurtarief moet verhoogd worden met de toeslag van de indirecte kosten en met de winsttoeslag Een winsttoeslag creëert meteen ook een marge voor kredietnota (discussie enz..) en om onbetaalde facturen op te vangen Direct toewijsbare kostenrecuperatie kunnen zijn: kosten neerlegging betaalt (voorgeschoten) voor de cliënt verplaatsingsvergoeding en representatie rechtstreeks voor een cliënt kosten publicatie betaalt (voorgeschoten) voor cliënt Dit zijn kostendoorrekeningen die eigenlijk buiten de kostprijsberekening staan. Indirecte kosten :

alle kosten die niet onmiddellijk rechtstreeks toewijsbaar zij aan cliënten of dossiers volgens resultaten rekening rek 61 , rekening 63 ,64 ,65 enz … niet productieve uren die moeten gerecupeerd worden (in methode B)

160

Toewijzing van de indirecte kosten gebeurt met een verdeelsleutel , Methode A totaal indirecte kosten (jaarbasis) totaal directe kosten (jaarbasis)

Onder de indirecte kosten worden ook de niet productieve of niet aanrekenbare uren toegewezen.

Methode B

totaal indirecte kosten (jaarbasis) totaal productieve uren (jaarbasis)

Men kan een verhoudingsgetal toepassen tussen de totaal indirecte kosten en de totaal van de productieve uren

161

jaar 2013 SECRETARESSE A (= 70% productie aanrekenbaar)

Dagen

weekend dagen

uren uren uren uren

productie dagen

feestdagen

(=38/5)uren aantal uren per dag per maand

verlof 20 dagen + ancieniteit ?

ziekte /afwezighe gewerkte id uren

opleiding

Niet aanrekenba ar

Productief aanrekenbaar profiel

effectief

budget

best case

75%

75%

analyse

dossierbeheerder januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december

31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31

8 8 10 8 8 10 8 9 9 8 9 9

1

2 1

22 20 21 21 20 20 22 21 21 23 19 21

365

104

10

251

facturatie tarief per medewerker gebudgetteerde omzet per medewerker kostprijs medewerker (pc ,,,) Bruto loon per maand total cost jaar basis directe kostprijs per per productief uur Omslag indirecte kosten algemeen verhouding

1 3 1 1

7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6

167,2 152 159,6 159,6 152 152 167,2 159,6 159,6 174,8 144,4 159,6

12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7

154,5 139,3 146,9 146,9 139,3 139,3 154,5 146,9 146,9 162,1 131,7 146,9

1907,6 0

152

1755,6

3

3 7,6 7,6 3

9

15,2

70% 108,17 95,43 102,85 102,85 95,43 92,21 108,17 97,53 102,85 111,39 92,21 102,85

154,5 136,3 146,9 146,9 136,3 131,7 154,5 139,3 146,9 159,1 131,7 146,9

1731,4

0

1211,98 € 60,00 € 72.718,80

Methode A

Methode B

€ 36,25

€ 36,25

€ 51,25

55,76

€ 2.300,00 € 43.930,00

€ 43.642,59

€ 62.109,94 € 10.608,86

162

jaar 2013 SECRETARESSE B (= 30% productie aanrekenbaar)

uren uren uren uren

weekend productie (=38/5)uren aantal uren per dag per maand Dagen dagen feestdagen dagen


ziekte /afwezigh gewerkte Productief uren aanrekenbaar opleiding eid

Niet aanrekenba ar

profiel

effectief

budget

best case

analyse

dossierbeheer januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december

31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31

8 8 10 8 8 10 8 9 9 8 9 9

1

2 1

22 20 21 21 20 20 22 21 21 23 19 21

365

104

10

251


1 3 1 1

7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6

167,2 152 159,6 159,6 152 152 167,2 159,6 159,6 174,8 144,4 159,6

12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7

154,5 139,3 146,9 146,9 139,3 139,3 154,5 146,9 146,9 162,1 131,7 146,9

1907,6 0

152

1756

3

3 7,6 7,6 3

9

15,2

30% 46,36 40,90 44,08 44,08 40,90 39,52 46,36 41,80 44,08 47,74 39,52 44,08

154,5 136,3 146,9 146,9 136,3 131,7 154,5 139,3 146,9 159,1 131,7 146,9

1731,4

0

75%

75%

519,42

0

€ 60,00 € 31.165,20 Methode A

Methode B

€ 84,58

€ 84,58

€ 119,58

84,58

€ 2.300,00 € 43.930,00 € 43.642,59

€ 62.109,94 € 30.944,74

163

jaar 2013 DOSSIERBEHEERDER MET VIJF JAAR ERVARING (87 % aanrekenbaar)

weekenddag en

Dagen

uren uren uren uren

productie dagen

feestdagen



ziekte /afwezighei d

opleiding

gewerkte uren

Productief aanrekenb aar profiel dossierbeh eerder

Niet aanrekenba ar effectief

87% januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december

31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31

8 8 10 8 8 10 8 9 9 8 9 9

1

2 1

22 20 21 21 20 20 22 21 21 23 19 21

365

104

10

251


1 3 1 1

7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6

167,2 152 159,6 159,6 152 152 167,2 159,6 159,6 174,8 144,4 159,6

1907,6 0

12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7

154,5 139,3 146,9 146,9 139,3 139,3 154,5 146,9 146,9 162,1 131,7 146,9

152

1755,6

3

3 7,6 7,6 3

9

15,2

154,5 136,3 146,9 146,9 136,3 131,7 154,5 139,3 146,9 159,1 131,7 146,9

1731,4

budget

90%

best

case

analyse

95%

134,444 118,61 127,832 127,832 118,61 114,608 134,444 121,22 127,832 138,446 114,608 127,832

0

1506,318

0

€ 80,00 € 120.505,44 Methode A

Methode B

€ 38,04

€ 38,04

€ 53,23

57,55

€ 3.000,00 € 57.300,00 € 57.159,90

€ 80.185,62 € 40.319,82

164

jaar 2013 EINDVERANTWOORDELIJKE FACTURATIE PERSONEEL CLIENTEEL DOSSIERS of ZAAKVOERDER 65% aanrekenbaar

weekenddag en

Dagen

productie dagen

feestdagen


uren uren uren uren


ziekte /afwezighei d

opleiding

gewerkte uren

Productief aanrekenb aar profiel dossierbeh eerder

januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december

31 28 31 30 31 30 31 31 30 31 30 31

8 8 10 8 8 10 8 9 9 8 9 9

1

2 1

22 20 21 21 20 20 22 21 21 23 19 21

365

104

10

251


1 3 1 1

7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6 7,6

167,2 152 159,6 159,6 152 152 167,2 159,6 159,6 174,8 144,4 159,6

1907,6 0

12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7 12,7

154,5 139,3 146,9 146,9 139,3 139,3 154,5 146,9 146,9 162,1 131,7 146,9

152

1755,6

3

3 7,6 7,6 3

9

15,2

154,5 136,3 146,9 146,9 136,3 131,7 154,5 139,3 146,9 159,1 131,7 146,9

1731,4

Niet aanrekenba ar effectief

budget

best case ?

65%

70%

80%

analyse

100,45 88,62 95,51 95,51 88,62 85,63 100,45 90,57 95,51 103,44 85,63 95,51

0

1125,41

0

€ 105,00 € 118.168,05 Methode A

Methode B

€ 75,54

€ 75,54

€ 106,80

95,05

€ 4.500,00 € 85.015,00

€ 120.197,50 € 2.029,45

165

Voorbeeld KOSTEN BUDGET INDIRECTE KOSTEN OP BASIS VAN RESULTATEN REKENING Totaal kost indirecte

januari

februari

maart

april

mei

juni

juli

augustus

september

oktober

november

december

61 huur kantoor regies drukwerk kantoorkosten informatica documentatie lidgelden opleiding receptie /repr autokosten PTT diversen

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

1.600,00 350,00 150,00 200,00 500,00 500,00 500,00 500,00 300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

500,00 300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

300,00 1.500,00 250,00 250,00

19.200,00 4.200,00 1.800,00 2.400,00 6.000,00 6.000,00 500,00 1.000,00 3.600,00 18.000,00 3.000,00 3.000,00

500,00

500,00

500,00

500,00

500,00

500,00

500,00

500,00

500,00

500,00

500,00

500,00

6.000,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

200,00 100,00

63 afschrijving 64 65 66

75.000,00

29,27%

toeslag 41,38%

prod

directe 62 personeelskost secrateresse A dossierbeheerder zaakvoerder

1.211,98 1.506,32 1.125,41

55,76 57,55 95,05

67.578,65 86.691,89 106.974,46

43.930,00 57.300,00 80.000,00 181.230,00

70,73%

per uren toeslag 1.211,98 1.506,32 1.125,41 3.843,71

uur van

19,51

261.245,00 256.230,00 totaal indirecte kosten (jaarbasis) totaal productieve uren (jaarbasis)

166

Budget klein kantoor

INDIRECT BUDGET KOSTENSTRUCTUUR HUUR REGIES DOCUMENTATIE INFORMATICA COMMICATIE KANTOORMATERIEEL VERPLAATSING

8.400,00 6.000,00 1.200,00 2.400,00 2.400,00 16.000,00

AFSCHRIJVINGEN DIVERSEN

6.000,00 8.000,00

DIRECT BUDGET PERSONEELS KOSTEN Secretaresse A 70 productief Zaakvoerder zelfstandige

toeslag kostenverdeling 50.400,00

29,27%

121.800,00 172.200,00

70,73%

BUDGET UREN TOTAAL UREN

TOTAAL PRODUCTIE

per uur

18,6770428

37.800,00 84.000,00

Totale te recuperen kosten

SECRETARESSE ZELFSTANDIGE

41,38%

indirecte productie

1.755,00 2.100,00

PROD UREN KOST /PROD UUR 70,00% 70,00%

1.228,50 1.470,00 2.698,50 (is minimum gelijk aan facturatie en inning ..?? )

30,77 57,14

37.800,00 84.000,00

Methode A prijs per uur prestaties 53.441,64 43,50 118.759,20 80,79

53.441,64 118.759,20

172.200,84

172200,84

winsttoeslag

Methode B

49,45 75,82

60.744,75 111.455,25

bepaling tarief toetsing en afronding

65,00 85,00

172.200,00

gebudget teerde productie

theoretische boni

79.852,50 124.950,00 204802,5

32.601,66

totaal indirecte kosten (jaarbasis) totaal productieve uren (jaarbasis) gemiddeld tarief 75,89

167

Budget groter kantoor (ideale pyramide) totaal 20 personen INDIRECT BUDGET KOSTENSTRUCTUUR HUUR REGIES DOCUMENTATIE INFORMATICA COMMUNICATIE KANTOORMATERIEEL VERPLAATSING AFSCHRIJVINGEN DIVERSEN

48.000,00 12.000,00 18.000,00 36.000,00 20.000,00 140.000,00 18.000,00 80.000,00 (ongeveer 15000 à 20000 PER PERSOON INDIRECTE)

DIRECT PERSONEELSKOSTEN KOSTPRIJS SECRETARESSE A KOSTPRIJS 2 SECRETARESSE B KOSTPRIJS 12 DOSSIERBEHEERDERS KOSTPRIJS 3 DOSSIERBEHEERDERS KOSTPRIJS EINDVERANTWOORDELIJKE KOSTPRIJS ZELFSTANDIGE

372.000,00

23,65%

1.201.017,59 1.573.017,59

76,35%

indirecte per productie uur toeslag kostenverdeling 30,97% 14,09

toeslag winst/bonus

43.642,59 87.860,00 687.600,00 171.900,00 85.015,00 125.000,00

BUDGET UREN TOTAAL UREN

PROD UREN

methode A prijs per uur

KOST /PROD UUR

Methode B correctie

prestaties KOSTPRIJS SECRETARESSE A KOSTPRIJS 2 SECRETARESSE B KOSTPRIJS 12 DOSSIERBEHEERDERS KOSTPRIJS 3 DOSSIERBEHEERDERS KOSTPRIJS EINDVERANTWOORDELIJKE KOSTPRIJS ZELFSTANDIGE

TOTAAL PRODUCTIE

1 2 12 3 1 1 20

1.731,40 3.462,80 20.776,80 5194,2 1.731,40 2.100,00 34.996,60

70% 30% 87% 75% 65% 50%

1.211,98 1.038,84 18.075,82 3.895,65 1.125,41 1.050,00 26.397,70

(is minimum gelijk aan facturatie en inning ..?? )

36,01 84,58 38,04 44,13 75,54 119,05

43.642,59 87.860,00 687.600,00 171.900,00 85.015,00 125.000,00

1.201.017,59

47,16 110,77 49,82 57,79 98,94 155,92

57.160,33 115.073,52 900.575,40 225.143,85 111.347,32 163.717,17

1.573.017,59

50,10 98,67 52,13 58,22 89,63 133,14

60.721,98 102.499,48 942.326,91 226.798,04 100.874,43 139.796,75

1.573.017,59

totaal indirecte kosten (jaarbasis) totaal productieve uren (jaarbasis)

bepaling tarief toetsing en afronding winsttoeslag 20% 60,00 60,00 70,00 70,00 90,00 110,00

gebudget teerde productie

theoretische boni

winstmarge

72.718,80 62.330,40 1.265.307,12 272.695,50 101.286,90 115.500,00

1.889.838,72

316.821,13

0,20

71,59 gemiddeld tarief op jaar basis

168

Boordtabellen (Key performers indicators)

Boordtabellen geven een overzicht van de belangrijke processen en meten de resultaten Men kan meten tov het budget , men kan meten tov de vorige jaren Boordtabellen geven de mogelijkheid om bij te sturen of om structurele problemen enz .. Tijdig aan te pakken Algemene gegevens van het kantoor (telkens in vgl met budget en met vorig jaren) maandelijks Opvolging productiviteit kantoor en groepen (en verlof opleiding ziekte) Opvolging van de outstanding (cliëntentegoeden verhoogd met te factureren prestaties) Te factureren prestaties Gemiddeld tarief kantoor (voorschrijdend per jaar en vlg met vorige jaren ) algmeen kosten budget : opvolgen en vgl met budget

Individuele gegevens per medewerker (telkens in vgl met budget en met vorige jaren) maandelijks Opvolging productiviteit per persoon (en verlof opleiding ziekte) opvolging te factureren per facturatie verantwoordelijke Gemiddeld tarief per persoon , gemiddeld tarief per activiteit per persoon Clientenanalyse driemaandelijks Clienten gemiddelde tarieven degressief (van hoog naar laag) Clienten met de hoogste productie degressief (van hoog naar laag en vermelding gemiddeld tarief) Clienten met slechtste score op aging list Analyse van de afboekingen (slechte betalers, faillissementen) en van de kredietnota's Controle systeem op de doorrekening van de kosten eigen aan de cliënt Evaluatie cijfers Correcte interpretatie, analyse en afweging Functionering en evaluatie : in overleg cijfers mededelen aan medewerkers Bijsturen - bespreken - actie ondernemen - misbruiken of fouten voorkomen opsporen

169

Overname van het kantoor Algemeen Genuanceerd verhaal - verkoper kan veel verwachtingen hebben - standpunt koper is bepalend Algmene berekeningen of standaardformulers zijn in vele gevallen niet aan de orde Betaling wordt meestal gespreid omwille van retentie (cliënten en medewerkers) en (behoud van ) de marge Juridische begeleiding (opbouwende) en een goed contract is geen overbodige luxe Invalshoek verkoper Ouderdom , ziekte, geen opvolging , andere roeping .. ?? Verkoop handelsfonds of verkoop aandelen Continuiteit voor cliënten en medewerkers Overname is pensioen correctie ,maximalisatie overnamebedrag Verder uitbollen, overdracht en retentie (mits vergoeding prestaties) Invalshoek koper Groei, strategie, marktaanwezigheid , synergien , ambitie, pizzavergroting Welke productie en welke omzet aan welke tarief an welke marge Welke medewerkers (en blijven deze ?) pyramide en ouderdomstabel, competenties, performances en hippos,bedrijfscultuur Ouderdoms tabel clienten Dlientensectoren, aard en omvang van de clienten (kleine, grote, venootschappen enz…) Synergien (kantoorbesparing , documentatie besparing , secretariaat optimalisatie , informatica besparing enz, cliëntenspecialisaties ..enz) Loonkosten structuur in vgl met …. (eigen kantoor of marktconform) - bedrijfscultuur Retentie clienten (zeker de goede) Retentie personeel (zeker de goede) Kwaliteitsaangelegenheden (is het kantoor in orde met de aww verplichtingen?), geschillen, claims (zeker bij overname aandelen) "Groei mogelijkheden" in de dossiers bvb juridisch werk of organisatie advies (low hanging fruit) Prijs en bijsturing prijs (hoge bijsturingsmogelijkheden = hogere prijs voor overname = resultaatsgebonden) En zeer belangrijk : de ROI ( return on investment) : het terugverdieneffect over max 7 jaar !?

170

Inzake facturatie Vooraf In de voorbeelden hiervoor vertrekken we van het standpunt : prestatie x tarief = productie (+ kosten) geeft aanleiding tot periodieke facturatie Wat met voorschotten, wat met vaste afgesproken prijzen voor een cliënt of per prestatie groep Voorschotten Sommige kantoren kunnen met voorschotten werken. Een voorschot is gewoon een financiële transactie die later afgerekend word met het geheel van de te factureren prestatie Facturatie Prestaties dienen conform de BTW wetgeving gefactureerd te worden binnen de vijftien werkdagen na de maand van prestatie Omwille van de voorfinanciering en het kort op de bal spelen is een "snelle" facturatie absoluut noodzakelijk De prestaties zitten nog vers in het geheugen van de medewerker en de cliënt en kunnen zo beter verantwoord worden Daarenboven zal bij discutie,misverstand of ontsporing van de overeenkomst snel kunnen gecorrigeerd worden Vaste prijzen voor prestatiegroepen Sommige kantoren vragen vaste bedragen voor bepaalde prestaties. Voorbeeld : 250 euro voor kleine BTW aangifte (Wat is een kleine aangifte ??) Voorbeeld : 3500 euro voor de boekhoudafsluiting, bespreking verslagen en jaarrekening en de Venb. Aangifte. In de praktijk is dit soms (meestal niet) een vrij goede en rendabele oplossing mits een aantal voorwaarden Hier is noodzaak aan een goede voorcalculatie en een noodzakelijk nacalculatie van de prestaties in vergelijking met de offerte . Het budget vaste prestaties of algemene offerte met vast bedrag dient ingepast te worden in de raming van het urenbudget Men dient correctiemogelijkheden te voorzien indien het budget in uren ten opzichte van de offerte ontspoort.

171

Optimalisatie dienstverlening facturatie Time sheet maand maart 2013 client xyz Dossierbeheerder 04 02 2013 jobcode BH 002

per persoon tarief

per job tarief

voorbereiding jaarafsluiting afwerking overeenstemmingen VAA berekeningen

10 uur

80

800

75

750

voorbereiding jaarafsluiting afwerking overeenstemmingen VAA berekeningen

10 uur

140

1400

75

750

Eindverantwoordelijke 04 02 2013 jobcode BH 002

2200

1500

172

DEEL 4: ISRS4410

173

1.

ISRS4410: In welk nationaal en internationaal kader moeten we dit zien?

a) Vooreerst is er de wettelijke bepaling in de Wet betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen – 22 april 1999 . (zie hierna) b) Daarnaast is het internationaal karakter van de term “accountant”. Een van de redenen waarom het I.A.B zich lid heeft gemaakt van het I.F.A.C. (International Federation of Accountants). c) Maar ook de toename van de complexiteit van de omgeving waarbinnen het beroep uitgeoefend wordt. d) En tot slot, en misschien de belangrijkste : het versterken van het vertrouwen van de stakeholders, onze cliënten.

174

1.1 Wet betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen – 22 april 1999 (B.S., 11 mei 1999 (tweede uitg.)) TITEL I. [ALGEMENE BEPALINGEN] Opschrift vervangen bij art. 1 KB 19 november 2009 (BS 7 december 2009 (ed. 2)). Art. 1. Deze wet regelt een aangelegenheid als bedoeld in artikel 78 van de Grondwet. [Art. 1/1. In deze wet wordt verstaan onder “toegetreden staat”, de lidstaten van de Europese Economische Ruimte (EER) en de landen buiten de EER vanaf het ogenblik dat de Richtlijn 2005/36/EG van het Europees Parlement en de Raad van 7 september 2005 betreffende de erkenning van beroepskwalificaties, op deze landen van toepassing is.] Ingevoegd bij art. 2 KB 19 november 2009 (BS 7 december 2009 (ed. 2)). TITEL II. HET INSTITUUT VAN DE ACCOUNTANTS EN DE BELASTINGCONSULENTEN HOOFDSTUK I. Oprichting, doel, leden Art. 2. Er wordt een Instituut van de accountants en de belastingconsulenten, hierna het Instituut genoemd, opgericht, dat rechtspersoonlijkheid heeft. Het Instituut treedt in de rechten en verplichtingen van het Instituut der accountants. Zijn zetel is gevestigd in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad. Art. 3. [Het Instituut heeft als opdracht toe te zien op de opleiding, en de permanente organisatie van een korps van specialisten te verzekeren die bekwaam zijn om de functies van accountant en belastingconsulent uit te oefenen, waarvan het Instituut de organisatie kan controleren en bijsturen, met alle noodzakelijke waarborgen qua bekwaamheid, onafhankelijkheid en professionele rechtschapenheid. Het Instituut ziet er eveneens op toe dat de aan zijn leden en aan de personen die onderworpen zijn aan zijn toezicht en tuchtbevoegdheid, toevertrouwde opdrachten, behoorlijk worden uitgevoerd. Het ziet er eveneens op toe dat de in artikel 37bis bedoelde personen, de modaliteiten en voorwaarden naleven van de tijdelijke en occasionele uitoefening van de activiteit van accountant in België. Het Instituut is gemachtigd om van de bevoegde overheid in andere toegetreden staten, de informatie aan te vragen en te verkrijgen die nodig is voor de uitvoering van deze opdracht. Deze inlichtingen worden verwerkt en bewaard overeenkomstig de voorschriften van de wet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de uitvoeringsbesluiten van deze wet. Het Instituut is eveneens gemachtigd om, mits naleving van diezelfde bepalingen, informatie aan de bevoegde overheid van een andere toegetreden staat mede te delen, met betrekking tot zijn leden die nodig is voor de behandeling van hun aanvraag tot vestiging of de uitoefening van hun vrijheid van dienstlevering in deze toegetreden staat.] Vervangen bij art. 3 KB 19 november 2009 (BS 7 december 2009 (ed. 2)).

175

1.2

Wat is I.F.A.C.?

Hiervoor kan met het best kijken naar de eigen omschreven doelstellingen. Onze missie IFAC's missie is om het algemeen belang te dienen door: -

bij te dragen tot de ontwikkeling, goedkeuring en uitvoering van kwalitatief hoogwaardige internationale normen en richtsnoeren;

-

bijdragen tot de ontwikkeling van sterke professionele boekhouding organisaties en accountantskantoren, en tot kwalitatief hoogwaardige praktijken door professionele accountants;

-

bevordering van de waarde van professionele accountants wereldwijd;

-

uitspreken over openbaar belang kwesties waar de boekhouding beroep van deskundigheid het meest relevant is.

Onze visie IFAC's visie is dat de algemene boekhoudkundige beroepen erkend worden als een waardevolle leider in de ontwikkeling van sterke en duurzame organisaties, financiële markten en economieën. (bron : website Ifac)

History Founding The International Federation of Accountants was founded on October 7, 1977, in Munich, Germany, at the 11th World Congress of Accountants. IFAC was established to strengthen the worldwide accountancy profession in the public interest by: Developing high-quality international standards in auditing and assurance, public • sector accounting, ethics, and education for professional accountants and supporting their adoption and use; Facilitating collaboration and cooperation among its member bodies; • Collaborating and cooperating with other international organizations; and • Serving as the international spokesperson for the accountancy profession. • At the first meeting of the IFAC Assembly and Council in October 1977, a 12-point work program was developed to guide IFAC committees and staff through the first five years of activities. Many elements of this work program are still relevant today. Beginning with 63 founding members from 51 countries in 1977, IFAC's membership has grown to now include 167 members and associates in 127 countries and jurisdictions worldwide.* Bron :

176

IFAC Boards & Committees IFAC has established a number of boards and committees to develop international standards and guidance and to focus on specific sectors of the profession: Board/Committee

Date Established

International Auditing and Assurance Standards Board (formerly the International Auditing Practices Committee)

October 1977

International Accounting Education Standards Board (formerly the Education Committee)

October 1977

International Ethics Standards Board for Accountants (formerly the October 1977 Ethics Committee) Professional Accountants in Business Committee (formerly the Financial and Management Accounting Committee and originally established as the Management Accounting Committee)

October 1977

International Public Sector Accounting Standards Board (formerly the Public Sector Committee)

May 1986

Transnational Auditors Committee

May 2000

Compliance Advisory Panel

November 2003

Professional Accountancy Organization Development Committee (formerly Developing Nations Committee)

November 2005

Small and Medium Practices Committee

November 2005

Bron : Membership IFAC is comprised of 167 members and associates in 127 countries and jurisdictions*, representing approximately 2.5 million accountants in public practice, education, government service, industry, and commerce. IFAC members are professional accountancy organizations recognized by law or general consensus within their countries as substantial national organizations. National organizations may apply to become an IFAC associate where the organization is working toward membership. Members are required to support IFAC's mission and programs; demonstrate compliance with the Statements of Membership Obligations; be financially and operationally viable, and have an appropriate governance structure; make financial contributions; and meet the other criteria described in the Membership Application Process, the IFAC Constitution, and the IFAC Bylaws.

177

Associate status is open to professional accountancy organizations that do not yet meet all of the member admission criteria, but demonstrate commitment to meeting such criteria and progressing to membership. IFAC also has Affiliates, organizations that do not meet the associate admission criteria but are involved in the development of the accountancy profession. IFAC also works with Recognized Regional Organizations and Acknowledged Accountancy Groupings, independent bodies that support the development of the international accountancy profession, facilitate convergence to international standards, and provide leadership in addressing issues affecting the accountancy profession in their region and/or constituencies. Regional Organizations support IFAC members and the profession within a geographic region; Accountancy Groupings bring together professional accountancy organizations with specific commonalities, such as language, culture, proximity, trade, etc. *As of November 16, 2011 Bron :

Is er een voordeel voor een kantoor ? Zoals reeds hierboven vermeld : de internationale erkenning van uw beroepsnaam “accountant”. Maar het voordeel zit hem in de doelstellingen die het I.A.B. heeft met o.a. het invoeren van de kwaliteitstoetsing, zijnde Doelstelling: Streven naar verdere verbetering van het globale niveau van al onze kantoren om de kwaliteit van de aan de cliënten geleverde diensten nog te verhogen. Creëren van een gezonde dynamiek van permanente invraagstelling bij de leden/kantoren die leidt tot een verdere verbetering van de kwaliteit van de beroepsuitoefening. Immers zetten alle raadsleden van het I.A.B zich 100% in opdat elk lid, met een beperkte inspanning, deze doelstelling kan halen. Het formaliseren van bestaande “informele” procedures, duidelijke taakverdeling en structuur van kantoor, ervaringsuitwisselingen met andere kantoren, begeleiding door toetsers, aanpasbare tools IAB… De publicatie van het “witboek” moet in deze context gezien worden.

178

1.3

Wat is IAASB?

179

IAASB Members The IAASB consists of a full-time chairman and 17 volunteer members from around the world. The board is balanced between practitioners in public practice with significant experience in the field of auditing and other assurance services and individuals who are not in public practice; in addition, at least three members are nominated by the public. Members are appointed by the IFAC Board based on recommendations from the IFAC Nominating Committee and are approved by the PIOB. A complete list of IAASB members along with their biographies is available on the IAASB’s website: www.iaasb.org. In addition, there are a small number of observer members who have speaking rights at IAASB meetings but no voting rights. The IAASB is supported by a technical staff which has a wide range of standard-setting experience.

180

2.

Wat is ISQC 1?

(vertaling door IBR) International Standard on Quality Control (ISQC 1) , “Kwaliteitsbeheersing voor kantoren die controle- en beoordelingsopdrachten betreffende financiële overzichten, alsmede andere assurance- en aan assurance verwante opdrachten uitvoeren” moet worden gelezen in samenhang met ISA 200, “Algehele doelstellingen van de onafhankelijke auditor, alsmede het uitvoeren van een controle overeenkomstig de International Standards on Auditing. De doelstelling van het kantoor is een stelsel van kwaliteitsbeheersing vast te stellen en te onderhouden om het kantoor een redelijke mate van zekerheid te verschaffen, dat (a) het kantoor en zijn personeel de professionele standaarden en de van toepassing zijnde door weten regelgeving gestelde vereisten naleven, en (b) de door het kantoor of de opdrachtpartners uitgebrachte rapportages in de gegeven omstandigheden passend zijn. Volgende link brengt u naar de vertaling van het IBR: http://www.ibr-ire.be/nl/regelgeving/normen_en_aanbevelingen/isas/Documents

181

182

2.1 Assurance, aan assurance verwante opdrachten en nonassurance opdrachten - Zijn deze opdrachten van belang voor ons beroep? Als we al deze documenten bekijken, komen enkele minder gebruikelijke termen naar voor. Zijnde assurance , aan assurance verwante opdrachten en non-assurance opdrachten. Hoe moeten wij dit plaatsen binnen de context van onze opdrachten zoals bepaald in art. 34 van de Wet betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen – 22 april 1999 TITEL IV. SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR DE FUNCTIE VAN ACCOUNTANT EN BELASTINGCONSULENT HOOFDSTUK I. De functie van accountant Art. 34. De werkzaamheden van accountant bestaan erin, in privé-ondernemingen, openbare instellingen of voor rekening van elke belanghebbende persoon of instelling, de volgende opdrachten uit te voeren: 1° 2°

3° 4° 5° 6°

alle boekhoudstukken nazien en corrigeren; zowel privé- als gerechtelijke expertise met betrekking tot de boekhoudkundige organisatie van ondernemingen alsook de analyse met boekhoudtechnische procédés, van de positie en werking van ondernemingen vanuit het oogpunt van hun kredietwaardigheid, rentabiliteit en risico's; boekhoudkundige en administratieve diensten bij ondernemingen organiseren en advies verstrekken inzake boekhoudkundige en administratieve organisatie bij ondernemingen; de boekhouding van derden organiseren en voeren; de in artikel 38 bedoelde werkzaamheden, met uitzondering van de in artikel 38, 3°, bedoelde werkzaamheden voor ondernemingen waarin hij opdrachten bedoeld in 6° en in artikel 37, eerste lid, 2°, verricht; de opdrachten andere dan deze bedoeld in 1° tot 5° en waarvan de uitvoering hem bij of krachtens de wet is voorbehouden.

HOOFDSTUK II. De functie van belastingconsulent Art. 38. De functie van belastingconsulent bestaat erin: 1° 2° 3°

advies te verstrekken in alle belastingaangelegenheden; belastingplichtigen bij te staan bij de nakoming van hun fiscale verplichtingen; belastingplichtigen te vertegenwoordigen.

183

2.2

Verschil tussen Assurance en non-assurance Assurance, aan Assurance verwant en non Assurance Definities

I. 1.

ASSURANCE OPDRACHT

De opdracht waarbij een lid van het Instituut een conclusie formuleert die is bedoeld om het vertrouwen van de beoogde gebruikers, niet zijnde de verantwoordelijke partij, in de uitkomst van de evaluatie van of de toetsing van het object van onderzoek ten opzichte van de criteria te versterken. De uitkomst van de evaluatie of de toetsing van het object van onderzoek is de informatie die het gevolg is van de toepassing van de criteria. Deze conclusie kan leiden tot:

2.

-

een redelijke mate van zekerheid: het lid van het Instituut kan met een behoorlijke stelligheid oordelen dat de informatie betrouwbaar is. De conclusie is positief verwoord;

-

een beperkte mate van zekerheid: het lid van het Instituut gaat minder diepgaand te werk en kan minder stellig zeggen dat de informatie betrouwbaar is. Om dat tot uitdrukking te brengen gebruikt het lid van het Instituut een negatief geformuleerde conclusie (“ons is niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft”).

In een attest-opdracht (“assertion-based Assurance engagement”), heeft de conclusie van het lid van het Instituut betrekking op een expliciete bewering van de verantwoordelijke partij. De bewering is de conclusie die de verantwoordelijke partij zelf trekt, op basis van bepaalde van toepassing zijnde criteria, ten aanzien van het object van onderzoek. In dat geval kan de beroepsbeoefenaar kiezen uit twee vormen van rapportering (a) een conclusie uitspreken over de bewering van de verantwoordelijke partij; of (b) een conclusie uitspreken over het object van onderzoek, in bewoordingen die vergelijkbaar zijn met de expliciete bewering van de verantwoordelijke partij. In het laatste geval bestaat de zekerheid die het lid van het Instituut verschaft uit het feit dat zijn conclusie een objectieve bevestiging inhoudt van de bewering van de verantwoordelijke partij omtrent het object van onderzoek. In een “direct reporting-opdracht” formuleert het lid van het Instituut een conclusie ten aanzien van het object van onderzoek – op grond van van toepassing zijnde criteria, ongeacht de vraag of er sprake is van een schriftelijk vastgelegde bewering van de verantwoordelijke partij.

1.

Naargelang de aard van het object van onderzoek zijn er verschillende soorten assuranceopdrachten: -

assuranceopdrachten met betrekking tot historische financiële informatie;

-

assuranceopdrachten met betrekking tot financiële informatie, andere dan historische financiële informatie;

184

-

assuranceopdrachten met betrekking tot niet-financiële informatie;

-

assuranceopdrachten met betrekking tot systemen en processen;

-

assuranceopdrachten met betrekking tot gedrag.

II.

WETTELIJK VOORBEHOUDEN OPDRACHTEN

Elke opdracht die wettelijk voorbehouden wordt aan een bedrijfsrevisor of een externe accountant. Deze opdrachten zijn uit hun aard assuranceopdrachten met betrekking tot historische financiële informatie.

III.

NON ASSURANCE OPDRACHTEN

A. AAN ASSURANCE VERWANTE OPDRACHTEN Tot de aan Assurance verwante opdrachten behoren de opdracht tot het samenstellen van financiële informatie en de opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie.

1. Samenstellingsopdracht Dit betreft een opdracht waarbij de externe accountant wordt ingeschakeld vanwege zijn deskundigheid op het gebied van de verslaggeving, en niet vanwege zijn controledeskundigheid, om financiële informatie te verzamelen, te verwerken, te rubriceren en samen te vatten.

2. Opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden Een opdracht waarbij het lid van het Instituut die werkzaamheden verricht die hij, de entiteit en mogelijke andere belanghebbenden zijn overeengekomen en rapporteert over feitelijke bevindingen. De ontvangers van het rapport trekken daaruit hun eigen conclusies. Het rapport is uitsluitend bestemd voor partijen waarmee de te verrichten werkzaamheden zijn overeengekomen, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden, de resultaten onjuist kunnen interpreteren.

185

B. OVERIGE OPDRACHT De door een lid van het Instituut voor een cliënt bedrijfsmatig uitgevoerde professionele diensten, bestaande uit andere dan Assurance- of aan Assurance verwante opdrachten.

ASSURANCEOPDRACHTEN ANDERE DAN OPDRACHTEN TOT CONTROLE OF BEOORDELING VAN HISTORISCHE FINCANCIELE INFORMATIE HISTORISCHE FINANCIELE INFORMATIE waaronder jaarrekening

(ISAE-standaarden)

OVERIGE FINANCIELE INFORMATIE Vb. toekomstgerichte financiële informatie

ACCOUNTANTSVERKLARING

BEOORDELINGS VERKLARING

REDELIJKE MATE VAN ZEKERHEID Opdrachten tot controle van historische financiële informatie

BEPERKTE MATE VAN ZEKERHEID Opdrachten tot beoordeling van historische financiële informatie

ASSURANCERAPPORT MET REDELIJKE MATE VAN ZEKERHEID

ASSURANCERAPPORT MET BEPERKTE MATE VAN ZEKERHEID

NIET FINANCIELE INFORMATIE Vb. informatie omtrent corporate governance



SYSTEMEN EN PROCESSEN Vb. Systemen voor corporate governance/systemen voor interne beheersing



GEDRAG Vb. gedrag inzake corporate governance/ naleving weten regelgeving



(ISA-standaarden) (ISRE-standaarden)

186

1. De beroepsbeoefenaar formuleert een conclusie die een bepaalde mate van zekerheid verschaft ten aanzien van de vraag of het object van onderzoek in alle van materieel belang zijnde opzichten voldoet aan bepaalde van toepassing zijnde criteria. Bij een redelijke mate van zekerheid kan de beroepsbeoefenaar met een behoorlijke stelligheid oordelen dat de informatie betrouwbaar is. De conclusie is positief verwoord. Bij een beperkte mate van zekerheid gaat de beroepsbeoefenaar minder diepgaand te werk en kan hij minder stellig zeggen dat de informatie betrouwbaar is. Om dat tot uitdrukking te brengen gebruikt de accountant een negatief geformuleerde conclusie (“ons is niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft”). 2. In een attest-opdracht (“assertion-based Assurance engagement”), heeft de conclusie van de beroepsbeoefenaar betrekking op een expliciete bewering van de verantwoordelijke partij. De bewering is de conclusie die de verantwoordelijke partij zelf trekt, op basis van bepaalde van toepassing zijnde criteria, ten aanzien van het object van onderzoek. In dat geval kan de beroepsbeoefenaar kiezen uit twee vormen van rapportering (a) een conclusie uitspreken over de bewering van de verantwoordelijke partij; of (b) een conclusie uitspreken over het object van onderzoek, in bewoordingen die vergelijkbaar zijn met de expliciete bewering van de verantwoordelijke partij. In het laatste geval bestaat de zekerheid die de beroepsbeoefenaar verschaft uit het feit dat de conclusie van de beroepsbeoefenaar een objectieve bevestiging inhoudt van de bewering van de verantwoordelijke partij omtrent het object van onderzoek. In een “direct reporting-opdracht” formuleert de beroepsbeoefenaar een conclusie ten aanzien van het object van onderzoek – op grond van van toepassing zijnde criteria, ongeacht de vraag of er sprake is van een schriftelijk vastgelegde bewering van de verantwoordelijke partij.

187

NON-ASSURANCE Niet gericht op het verstrekken van zekerheid

OVERIGE OPDRACHTEN

AAN ASSURANCE VERWANT De opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie en de opdracht tot het samenstellen van financiële overzichten (ISRS-standaarden)

Het verzorgen van een belastingaangifte, incl. het opstellen van de winstbijlage; OVEREENGEKOMEN SPECIFIEKE WERKZAAMHEDEN RAPPORT VAN FEITELIJKE BEVINDINGEN De beroepsbeoefenaar verricht werkzaamheden die met de client en mogelijke andere belanghebbenden zijn overeengekomen en rapporteert zijn feitelijke bevindingen. De beroepsbeoefenaar verstrekt daarbij geen zekerheid omtrent de getrouwheid. De ontvangers van het rapport trekken daaruit hun eigen conclusies. Vb. het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden met betrekking tot de naleving van overeenkomsten/afzonderlijke aspecten van financiële gegevens (bv. debiteuren, crediteuren, aankopen bij verbonden partijen, de verkopen en resultaten van een onderdeel van de onderneming).

SAMENSTELLEN De administratieve dienstverlening Samenstellen is het opstellen van een financieel overzicht op basis van de criteria zoals opgenomen in een verslaggevingstelsel op grond van door de entiteit aangeleverde financiële informatie. Samenstellen vereist deskundigheid op gebied van verslaggeving, niet op gebied van controle. Het betreft: het verzamelen van financiële informatie; het verwerken van financiële informatie; het rubriceren van financiële informatie; het samenvatten van financiële informatie tot financiële overzichten.

De consultancy- en adviesopdracht Het opstellen van een kengetallenoverzicht Transactiegerelateerde adviesdiensten: D.i. het ondersteunen van de gebruiker bij aspecten van een besluitvormingsproces inzake een voorgenomen transactie. Voorbeelden: Transactie-evaluatie of due diligence ondersteuning, al dan niet geïnitieerd door de verkoper Assistentie bij het opstellen en analyseren van waarderingsmodellen of prognoses Bedrijfswaarderingen, incl. Conclusies met betrekking tot waarden Het ondersteunen bij het ontwikkelen van een businessplan Assistentie bij het opstellen of het analyseren van koop- of verkoopcontracten met name gericht op afrekeningsmechanismen of op specifieke boekhoudkundige aspecten met betrekking tot garanties Assistentie bij openbare biedingen Strategische en commerciële analyses Ondersteunen bij onderhandelingen Etc.

188

2.3 Problematiek Assurance en wettelijk voorbehouden opdrachten PROBLEMATIEK ASSURANCE EN WETTELIJK VOORBEHOUDEN OPDRACHTEN (nota Liesbet Dhaene – Juridische dienst IAB)

Het huidig KB van Deontologie moet aangepast worden aan de bepalingen van de Code of Ethics van IFAC. De Code of Ethics vaardigt specifieke onafhankelijkheidsregels uit die toegepast moeten worden in het kader van de uitvoering van de zogenaamde “assurance opdrachten”. Dit zijn in essentie controle/beoordelingsopdrachten van al dan niet financiële informatie met het oog op het verlenen van zekerheid aan “beoogde gebruikers”. De controleopdrachten van de externe accountants (naar analogie met het IBR, de “wettelijke voorbehouden opdrachten”) worden ingedeeld in de volgende categorieën: -

-

exclusieve monopolieopdracht voor de externe accountants (artikel 166 W. Venn.); monopolieopdrachten waarvan de uitvoering door de wet of krachtens de wet voorbehouden is aan externe accountants of de bedrijfsrevisoren (artt. 34, 1° en 2° juncto 37); bijzondere controleopdrachten (wetboek vennootschappen); andere door diverse wettelijke bepalingen aan de externe accountants toevertrouwde opdrachten.

Hierna wordt gepoogd: 1. de controleopdrachten van de externe accountants te verzoenen met het begrip “assurance opdracht met betrekking tot historische financiële staten”, zoals voorzien door IFAC. 2. de opdrachten voorzien door het begrip “assurance opdrachten”, die voorzien zijn door de Code of Ethics, maar niet echt gekend zijn in het kader van de huidige wetgeving, implementeren in het nieuwe K.B. Deontologie; Op die manier kunnen de onafhankelijkheidsregels van de Code of ethics dan coherent worden geïmplementeerd en toegepast.

189

CODE OF ETHICS IFAC Objectiviteit en onafhankelijkheid NON ASSURANCE OPDRACHTEN OBJECTIVITEIT

ASSURANCE OPDRACHTEN ASSURANCE OPDRACHTEN ANDERE DAN DEZE m.b.t. HISTORISCHE FINANCIËLE STATEN

ASSURANCE OPDRACHTEN m.b.t. HISTORISCHE FINANCIËLE STATEN

ONAFHANKELIJKHEID

ONAFHANKELIJKHEID Toepassingsgebied van de bepalingen wordt uitgebreid, ngl. de bepaling tot: -

-

-

de rechtstreekse en onrechtstreekse dochtervennootschappe n van de gecontroleerde entiteit de entiteiten naar Belgisch recht die de gecontroleerde entiteit controleren of er een betekenisvolle invloed op uitoefenen het lid van het netwerk.

190

WAT ZIJN ASSURANCE OPDRACHTEN? Een Assurance opdracht is een opdracht, waarbij de accountant een conclusie formuleert die is bedoeld om het vertrouwen van de beoogde gebruikers, niet zijnde de verantwoordelijke partij, in de uitkomst van de evaluatie van of de toetsing van het object van onderzoek ten opzichte van de criteria, te versterken. De uitkomst van de evaluatie of de toetsing van het object van onderzoek is de informatie die het gevolg is van de toepassing van de criteria. Onder Assurance opdracht is mede begrepen de controleopdracht van de jaarrekening. WAT IS HET DOEL VAN ASSURANCE OPDRACHTEN? Assurance opdrachten zijn gericht op het verlenen van zekerheid. Assurance opdrachten zijn bedoeld om de geloofwaardigheid van het bedoelde object van onderzoek te vergroten, doordat nagegaan wordt of het object van onderzoek, in alle van materieel belang zijnde opzichten, voldoet aan bepaalde van toepassing zijnde criteria, waardoor het méér dan waarschijnlijk wordt dat het object van onderzoek voldoet aan de behoeften van de beoogde gebruiker(s). De conclusie van de accountant, en de daarin geformuleerde mate van zekerheid, geeft aan in hoeverre de beoogde gebruiker mag vertrouwen op de geloofwaardigheid van het object van onderzoek. WAT ZIJN DE ELEMENTEN VAN EEN ASSURANCE OPDRACHT? De elementen van een Assurance opdracht zijn: -

drie partijen, waaronder een externe accountant, de verantwoordelijke van de informatie en de beoogde gebruiker van de informatie; een geschikt object van onderzoek; voldoende geschikte en toereikende informatie; criteria waaraan het object getoetst kan worden en een schriftelijk assurance-rapport.

191

WAT ZIJN DE WETTELIJK VOORBEHOUDEN OPDRACHTEN VAN DE EXTERNE ACCOUNTANT?

Voorgestelde definitie WETTELIJK VOORBEHOUDEN OPDRACHTEN (naar analogie met de definitie van het IBR): Elke opdracht die wettelijk voorbehouden wordt aan een externe accountant of die wettelijk voorbehouden wordt aan een bedrijfsrevisor of een externe accountant.

ART. 166 W. Venn. Exclusieve monopolieopdracht accountant

Moet met toepassing van artikel 141 geen commissaris worden benoemd, dan is het bestuursorgaan er niettemin toe verplicht het verzoek van één of meer vennoten tot benoeming van een commissaris, belast met de taak bedoeld in 142, voor te leggen aan het bevoegde orgaan. Wordt geen commissaris benoemd, dan heeft, niettegenstaande enige andersluidende statutaire bepaling, iedere vennoot individueel de onderzoeksen controlebevoegdheid van een commissaris. Hij kan zich laten vertegenwoordigen of bijstaan door een accountant.

ARTIKEL 34, 1° en 2° Gedeelde monopolieopdrachten

-

-

alle boekhoudstukken nazien en corrigeren; zowel privéals gerechtelijke expertise met betrekking tot de boekhoudkundige organisatie van ondernemingen; de analyse met boekhoudtechnische procédés, van de positie en werking van ondernemingen vanuit het oogpunt van hun kredietwaardigheid, rentabiliteit en risico’s.

ARTIKEL 34, 6° Bijzondere controleopdrachten

De opdrachten andere dan deze bedoeld in 1° tot 5° en waarvan de uitvoering hem bij of krachtens de wet is voorbehouden. - W. Venn. - specifieke wetgeving

192

TOEPASSING BEGRIP “ASSURANCE OPDRACHT” OP ART. 166 W. Venn. M.i. inziens is de opdracht bedoeld in artikel 166 W. Venn. uit zijn aard een assuranceopdracht met betrekking tot historische financiële staten: A.

drie partijen

De externe accountant, de vennootschap (“verantwoordelijke partij”) en de individuele vennoot (“beoogde gebruiker”).

B.

een geschikt object van onderzoek

Naar analogie met de wettelijke omschrijving van de commissarisopdracht (art. 142 W. Venn.), is het object van onderzoek “de controle in vennootschappen op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid, ten aanzien van het Wetboek van vennootschappen en de statuten, van de in de jaarrekening weergegeven verrichtingen”.

C.

voldoende geschikte en toereikende informatie

De mogelijkheid bestaat om ter plaatse inzage te hebben van de boeken, brieven, notulen en in het algemeen van alle documenten en geschriften van de vennootschap. Bovendien kan de externe accountant van het bestuursorgaan, van de gemachtigden en van de aangestelden van de vennootschap alle ophelderingen en inlichtingen vorderen en alle verificaties verrichten die hij nodig acht (artikel 137, §1 W. Venn.)

D.

criteria waaraan het object getoetst kan worden

Boekhoudkundige en juridische regelgeving en normen.

E.

een schriftelijk assurance-rapport

Volgens de algemene controlenorm moet de opdracht uitmonden in een verslag, dat de afwikkeling en de resultaten van de opdracht die hem werd toevertrouwd meedeelt, verklaart en verantwoordt. In essentie is er sprake van een controle/onderzoek van historische financiële staten o.b.v. bepaalde criteria met het oog op een verslag gericht op het verstrekken van zekerheid t.a.v. een beoogde gebruiker (hier de individuele vennoot), i.e. van een “assuranceopdracht van financiële staten”. De onafhankelijkheidsregels van de Code of ethics voor “assuranceopdrachten van historische financiële staten” dienen dan ook toepasselijk gemaakt worden op deze opdracht.

193

TOEPASSING BEGRIP “ASSURANCE OPDRACHT” OP ART. 34 1° ORGANIEKE WET M.i. inziens is de opdracht bedoeld in artikel 34, 1° uit zijn aard een assuranceopdracht met betrekking tot historische financiële staten:

A.

drie partijen

De externe accountant, de onderneming (“verantwoordelijke partij”) en de derdeopdrachtgever (“beoogde gebruiker”);

B.


Volgens artikel 34, 1° moeten “alle boekhoudstukken” nagezien en gecontroleerd worden. Deze boekhoudstukken worden verduidelijkt in het kader van de algemene controlenorm.

C.

voldoende geschikte en toereikende informatie

Dit wordt ook verduidelijkt in de controlenorm. De accountant vermeldt in welke mate hij, bij de uitvoering van opdrachten, heeft kunnen steunen op een administratieve organisatie en een passende en sluitende interne controle. De accountant vermeldt in zijn verslag het eventueel voorbehoud dat hij op bepaalde punten meent te moeten maken.

D.

criteria waaraan het object getoetst kan worden

Deze criteria zijn terug te vinden in de algemene controlenorm.

E.

een schriftelijk Assurance-rapport

Artikel 34, 1° legt niet expliciet op dat er een verslag dient opgemaakt te worden in het kader van deze opdracht. Uit de algemene controlenorm blijkt echter dat deze opdracht dient uit te monden in een schriftelijk verslag. In essentie is er sprake van een controle/nazicht van historische financiële staten o.b.v. bepaalde criteria met het oog op een verslag gericht op het verstrekken van zekerheid t.a.v. een beoogde gebruiker, i.e. van een assuranceopdracht van historische financiële staten. De onafhankelijkheidsregels van de Code of ethics voor “assuranceopdrachten van historische financiële staten” dienen dan ook toepasselijk gemaakt worden op deze opdracht.

194

TOEPASSING BEGRIP “ASSURANCE OPDRACHT” OP ART. 34 2° ORGANIEKE WET M.i. inziens is de opdracht bedoeld in artikel 34, 2° uit zijn aard een assuranceopdracht met betrekking tot historische financiële staten:

A. drie partijen: Is er in het kader van artikel 34, 1° altijd sprake van een beoogde gebruiker? De externe accountant, de onderneming (“verantwoordelijke partij”) en de derdeopdrachtgever/de rechter (“beoogde gebruiker”);

B.


Het gaat om de boekhoudkundige organisatie van ondernemingen, de positie en werking van ondernemingen vanuit het oogpunt van hun kredietwaardigheid, rentabiliteit en risico’s.

C. voldoende geschikte en toereikende informatie/criteria waaraan het object kan getoetst worden/ een schriftelijk Assurance-rapport Cfr. hetgeen uiteengezet in het kader van artikel 34,1°. In essentie is er sprake van een controle/nazicht van historische financiële staten o.b.v. bepaalde criteria met het oog op een verslag gericht op het verstrekken van zekerheid t.a.v. een beoogde gebruiker, i.e. van een assuranceopdracht van historische financiële staten. De onafhankelijkheidsregels van de Code of ethics voor “assuranceopdrachten van historische financiële staten” dienen dan ook toepasselijk gemaakt worden op deze opdracht.

195

TOEPASSING BEGRIP “ASSURANCE OPDRACHT” OP ARTIKEL 34, 6° ORGANIEKE WET BIJZONDERE CONTROLEOPDRACHTEN

I.

DE OPDRACHTEN IN HET WETBOEK VENNOOTSCHAPPEN

Het betreft controleopdrachten in het kader van de volgende verrichtingen: a) de ontbinding en vereffening van vennootschappen; b) uitgifte van aandelen zonder vermelding van nominale waarde beneden de fractiewaarde c) opheffing of beperking van het voorkeurrecht in het kader van een kapitaalverhoging d) de omzetting van vennootschappen e) de fusie en (partiële) splitsing van vennootschappen f) uitkoopbod in de NV of de commanditaire vennootschap op aandelen die geen openbaar beroep op het spaarwezen doet of heeft gedaan M.i. zijn deze opdrachten uit hun aard assuranceopdrachten met betrekking tot historische financiële staten. Er is immers sprake van een controle/onderzoek van historische financiële staten o.b.v. bepaalde criteria met het oog op een verslag gericht op het verstrekken van zekerheid t.a.v. beoogde gebruikers. De onafhankelijkheidsregels van de Code of ethics voor “assuranceopdrachten van historische financiële staten” dienen dan ook toepasselijk gemaakt worden op deze opdrachten. II.

ANDERE SPECIFIEKE WETGEVING

De aard van deze opdrachten is zo divers dat men niet met zekerheid kan stellen dat het altijd om een controle/beoordeling gaat, noch dat het altijd over historische financiële staten gaat. Aan de andere kant is de toewijzing door de wetgever van deze opdrachten aan een externe accountant/bedrijfsrevisor – die onderworpen zijn aan kwaliteitsvereisten en een deontologie - altijd verantwoord door een bepaald publiek belang. Deze opdrachten zijn voor het beroep dan ook belangrijk omdat zij een maatschappelijke erkenning van de kwaliteit en deontologische houding van onze leden inhouden. Mijn inziens is het dan ook te verantwoorden om deze opdrachten te onderwerpen aan de onafhankelijkheidsvoorwaarden voor “assurance opdrachten op historische financiële staten”, zelfs al vereist de code of ethics dit niet voor alle opdrachten.

196

ASSURANCE OPDRACHTEN ANDERE DAN DEZE M.B.T. HISTORISCHE FINANCIELE STATEN

ASSURANCEOPDRACHTEN ANDERE DAN DEZE M.B.T. HISTORISCHE FINANCIELE STATEN

OVERIGE FINANCIELE INFORMATIE

NIET FINANCIELE INFORMATIE

SYSTEMEN EN PROCESSEN

GEDRAG

Assurance over toekomstgerichte financiële informatie

Assurance over statistische informatie (kengetallen)

Assurance over ICT: de continuïteit en/of betrouwbaarheid van IT-systemen (vb. bij uitbesteding);

Assurance over de naleving van weten regelgeving, zoals belastingen en subsidies (de accountant geeft een oordeel over de mate van naleving van relevante weten regelgeving en rapporteert over afwijkingen hiervan)

Tax assurance

Assurance over interne beheersing, systemen voor corporate governance (bijvoorbeeld bij uitbesteding)

Assurance over gedrag inzake corporate governance Het personeelsbeleid

I.

PROBLEMATIEK

Externe accountants én belastingconsulenten verrichten ook “assuranceopdrachten “ met betrekking tot informatie die niet van historische financiële aard is. Zij zijn een neutrale partij, die aan een gebruiker zekerheid verschaft over een uitspraak van een ander. Accountants zijn bij uitstek geschikt om verschillende assuranceopdracht uit te voeren. Zij zijn specifiek opgeleid om informatie op deskundige en onafhankelijke wijze te controleren. Accountants zijn experts op het gebied van administratieve organisatie en maatregelen voor interne beheersing. Een accountant stelt vast dat de gecontroleerde organisatie zelf de processen beheerst en daardoor betrouwbare informatie tot stand brengt1.

1

Het Assurance-raamwerk: de accountant en het verstrekken van zekerheid (NIVRA), p. 5.

197

In onze wetgeving worden deze opdrachten niet wettelijk geregeld. Zij zijn dan ook niet onderworpen aan specifieke deontologische regels. De Code of Ethics voorziet echter specifieke deontologische regels (cfr. onafhankelijkheid) in het geval dat de leden van het Instituut dergelijke opdrachten uitvoeren. Indien leden van het Instituut in het kader van voormelde opdrachten dan ook een conclusie formuleren die is bedoeld om het vertrouwen van de beoogde gebruikers, niet zijnde de verantwoordelijke partij, in de uitkomst van de evaluatie van of de toetsing van het object van onderzoek ten opzichte van de criteria, te versterken, dienen deze onafhankelijkheidsregels opgelegd worden.

II.

VOORSTEL VAN OPLOSSING

Het huidig wettelijk kader voorziet geen afzonderlijke regels m.b.t. dergelijke opdrachten. Er dient dus een kader gecreëerd te worden. Voorgesteld wordt dan ook om in de definities het begrip “Assurance opdracht” definiëren in de zin van IFAC: Opdracht waarbij de leden van het Instituut een conclusie formuleren die is bedoeld om het vertrouwen van de beoogde gebruikers, niet zijnde de verantwoordelijke partij, in de uitkomst van de evaluatie van of de toetsing van het object van onderzoek ten opzichte van criteria, te versterken. In het KB Deontologie wordt dan een hoofdstuk ingevoegd waarbij de onafhankelijkheidsvereisten van de Code of Ethics geïmplementeerd worden op “Assurance opdrachten”.

198

CONCLUSIE

I. ALLE ASSURANCE OPDRACHTEN KUNNEN GEIMPLEMENTEERD WORDEN EN ONDERWORPEN AAN DE ONAFHANKELIJKHEIDSREGELS M.B.T. ASSURANCE OPDRACHTEN II. ALLE WETTELIJK VOORBEHOUDEN OPDRACHTEN AAN DE EXTERNE ACCOUNTANT VALLEN ONDER/KUNNEN ONDERWORPEN WORDEN AAN DE ONAFHANKELIJKHEIDSREGELS VOOR ASSURANCE OPDRACHTEN M.B.T. HISTORISCHE FINANCIËLE STATEN III. DE OPDRACHTEN BEDOELD DOOR HET BEGRIP “ASSURANCE OPDRACHT M.B.T. HISTORISCHE FINANCIËLE STATEN” VALT M.I. SAMEN MET DE OPDRACHT BEDOELD IN ARTIKEL 34,1°

KB DEONTOLOGIE OBJECTIVITEIT EN ONAFHANKELIJKHEID

ALGEMENE BEPALINGEN INZAKE OBJECTIVITEIT

Accountants én belastingconsulenten

SPECIFIEKE ONAFHANKELIJKHEIDSB EPALINGEN INZAKE ASSURANCE OPDRACHTEN

Accountants belastingconsulenten

én

SPECIFIEKE ONAFHANKELIJKHEI DSBEPALINGEN INZAKE DE WETTELIJK VOORBEHOUDEN OPDRACHTEN Accountants

199

3. ISRS4410 – is dit de toekomst? 3.1

Situatie

Op 16 maart 2012 heeft de IAASB de herziene ISRS 4410 inzake samen-stellingsopdrachten uitgebracht. Hierna worden beknopt de belangrijkste gevolgen van de toepassing van de ISRS 4410 in de praktijk besproken.

3.2

Gevolgen van de toepassing van de ISS 4410

a) Wanneer moet de ISRS 4410 toegepast worden? 1. De ISRS 4410 moet toegepast worden van zodra er een risico is dat de accountant ten aanzien van derde partijen zal geassocieerd worden met de financiële informatie. In het kader van deze afweging wordt rekening gehouden met de volgende elementen: -

de financiële informatie is vereist volgens wet of regelgeving; de openbaarheid van de financiële informatie is wettelijk vereist; externe partijen andere dan de beoogde gebruikers zullen waarschijnlijk de accountant associëren met de financiële informatie en het risico bestaat dat de mate van betrokkenheid van de accountant met de informatie zou verkeerd opgevat worden, bijvoorbeeld: o o

indien de financiële informatie bedoeld is voor partijen andere dan het bestuur of kan verschaft of verkregen worden door partijen die niet de beoogde gebruikers zijn; indien de naam van de beroepsbeoefenaar verbonden is aan de financiële informatie.

Het meest courante voorbeeld is het neerleggen van een jaarrekening waarbij de naam van de accountant vermeld wordt. 2. Alhoewel de samenstellingsopdracht geen controleopdracht is, geeft de associatie van de accountant met de financiële informatie meer geloofwaardigheid aan deze financiële informatie. Aan de andere kant houdt de associatie van de accountant met deze financiële informatie meer aansprakelijkheidsrisico’s in voor de accountant. 3. Het toepassingsgebied laat ruimte voor een afweging: wil de accountant/klant dat de financiële informatie verbonden wordt met de naam van de accountant? Bijvoorbeeld: -

financiële informatie opgevraagd door een bank met het oog op het verlenen van een lening => de klant heeft er voordeel bij dat de geloofwaardigheid van de financiële informatie maximaal is en heeft hiervoor de extra kost van de toepassing van de ISRS 4410 over;

-

jaarlijkse neerlegging van een jaarrekening van een kleine BVBA => bijkomende geloofwaardigheid ten aanzien van bepaalde derden is niet noodzakelijk. De klant vindt de extra kost die de toepassing van de ISRS 4410 met zich meebrengt niet noodzakelijk.

200

b) Belangrijkste gevolgen van de toepassing van de ISRS 4410 1. Schriftelijke opdrachtaanvaarding De opdrachtvoorwaarden moeten schriftelijk overeengekomen zijn, of in een opdrachtbrief of via een bevestigingsbrief, vóór de uitvoering van de overeenkomst. Essentieel is dat reeds in dit kader schriftelijk moet bevestigd worden dat het bestuur zich bewust is van het feit verantwoordelijk te zijn voor de samenstelling en de voorstelling van de financiële informatie. 2. Ruime documentatieverplichtingen De ISRS 4410 voorziet in ruime documentatieverplichtingen (zie nota in bijlage). 3. Controle in het kader van de uitvoering van de samenstellingsopdracht? De samenstellingsopdracht is geen controleopdracht. De accountant moet de accuraatheid en de volledigheid van de achterliggende informatie niet verifiëren. Toch worden bepaalde “verificatie-eisen” gesteld aan de accountant, die de grens met controle moeilijk te interpreteren maken: a.

Indien de accountant constateert dat verstrekte gegevens onjuist, onvolledig of anderszins onbevredigend zijn, moet hij dit ter kennis brengen van het bestuur en bijkomende of verbeterde informatie opvragen. Indien de accountant niet in staat is om de opdracht te volbrengen omdat het bestuur de gevraagde bijkomende of verbeterde informatie niet geeft, dan moet hij een einde stellen aan de opdracht. Het bestuur dient hiervan op de hoogte gesteld te worden, samen met de redenen van de beëindiging van de opdracht.

b.

Indien de accountant zich tijdens het verloop van de opdracht bewust wordt dat: -

dat de samengestelde financiële informatie het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving niet adequaat beschrijft of er niet naar verwijst;

-

dat er wijzigingen moeten gebeuren aan de samengestelde financiële informatie opdat deze niet materieel onjuist zou zijn;

-

dat de samengestelde financiële informatie op andere wijze misleidend is,

dan dient de accountant de nodige wijzigingen voor te stellen aan het bestuursorgaan. Indien het bestuur niet toelaat dat de voorgestelde wijzigingen aangebracht worden, dan zal de accountant zijn opdracht beëindigen en het bestuursorgaan hiervan en van de redenen hiervan informeren. Indien het niet mogelijk is om zich terug te trekken uit de opdracht, dan zal de accountant zijn wettelijke en professionele aansprakelijkheden evalueren. De accountant zal een bevestiging ontvangen van het bestuursorgaan dat zij de eindverantwoordelijkheid van de eindversie van de samengestelde financiële informatie dragen.

201

4. Opmaak van een samenstellingsverklaring De samenstellingsverklaring moet schriftelijk zijn. Het doel van de samenstellingsverklaring is het risico beperken dat derden de mate van betrokkenheid van de accountant met de financiële informatie met de informatie verkeerd zouden interpreteren. Essentieel is dan ook dat in de samenstellingsverklaring benadrukt wordt dat het geen assuranceopdracht betreft en dat het bestuur alle verantwoordelijkheid draagt voor de financiële informatie.

202

3.3

Nota juridische dienst IAB ISRS 4410

I. DE SAMENSTELLINGSOPDRACHT A. WAT? In het kader van een samenstellingsopdracht verzamelt, verwerkt, rubriceert, analyseert de accountant gegevens en vat deze samen. Samenstellen is het opstellen van een financieel overzicht op basis van de criteria zoals opgenomen in een stelsel inzake financiële verslaggeving op grond van door de entiteit aangeleverde financiële informatie (1). De uit te voeren werkzaamheden zijn er niet op gericht en stellen de accountant niet in staat enige zekerheid te verschaffen omtrent de financiële informatie. Bij een samenstellingsopdracht wordt de accountant ingeschakeld vanwege zijn deskundigheid op het gebied van administratieve verwerking van financiële gegevens tot toereikende verslaggeving en niet vanwege zijn controledeskundigheid. Dit heeft tot gevolg dat de accountant niet gehouden is om de correctheid of volledigheid van de informatie verschaft door het bestuur na te gaan. Het bestuursorgaan blijft verantwoordelijk voor de financiële informatie en de basis waarop deze werd opgemaakt en voorgesteld. B. WAAROM EEN SAMENSTELLINGSOPDRACHT? Het bestuursorgaan van een entiteit kan beroep doen op een accountant om hem bij te staan bij de opmaak en voorstelling van financiële informatie. De toegevoegde waarde die de accountant levert bij het samenstellen van financiële informatie is gelegen in: (1) de deskundigheid en zorgvuldigheid van de accountant; (2) de professionele en ethische eisen waaraan de accountant is onderworpen; en, (3) de duidelijke communicatie van de aard en de omvang van de betrokkenheid van de beroepsbeoefenaar met de samengestelde financiële informatie. C. WANNEER ISRS 4410 TOEPASSEN? De ISRS 4410 moet toegepast worden van zodra er een risico is dat de accountant ten aanzien van derde partijen zal geassocieerd worden met de financiële informatie (2). In het kader van deze afweging wordt rekening gehouden met de volgende elementen: - de financiële informatie is vereist volgens wet of regelgeving; - de openbaarheid van de financiële informatie is wettelijk vereist; - externe partijen andere dan de beoogde gebruikers zullen waarschijnlijk de accountant associëren met de financiële informatie en het risico bestaat dat de mate van betrokkenheid van de accountant met de informatie zou verkeerd opgevat worden, bijvoorbeeld:

1 Opmerking: Het voeren (inboeken) van de financiële administratie of de boekhoudkundige verwerking, valt niet onder werkzaamheden van een samenstellingsopdracht. 2 Opmerking: In Nederland moet een samenstellingsverklaring worden afgegeven als de accountant toestaat dat zijn betrokkenheid bij een door hem samengesteld financieel overzicht aan een derde partij kenbaar wordt gemaakt.

203

a.

b.

indien de financiële informatie bedoeld is voor partijen andere dan het bestuursorgaan of kan verschaft of verkregen worden door partijen die niet de beoogde gebruikers zijn; indien de naam van de accountant verbonden is aan de financiële informatie.

D. ACHTERLIGGENDE REDEN VAN DE ISRS 4410 De oorsprong van de nieuwe ISRS 4410 ligt in de doelstelling van de IAASB om standaarden te maken die tegemoet komen aan de specifieke noden van KMO’s en de gebruikers van hun financiële informatie. IAASB erkent de marktvraag naar diensten – andere dan audit van financiële informatie – die de geloofwaardigheid van de financiële informatie van KMO’s versterken. Dit zeker ten aanzien van die vennootschappen die niet onderworpen zijn aan verplichte wettelijke controle. E. INWERKINGTREDING ISRS 4410 Vanaf 1 juli 2013.

II. DE VOORWAARDEN VAN ISRS 4410 A. WELKE INFORMATIE? De standaard is van toepassing op samenstellingsopdrachten m.b.t. historische financiële informatie. Deze standaard kan echter toegepast worden – indien nodig aangepast – op samenstellingsopdrachten met betrekking tot financiële informatie andere dan van historische aard en met betrekking tot niet-financiële informatie (3). B. VOORWAARDEN IN HET KADER VAN HET UITVOEREN VAN DE SAMENSTELLINGSOPDRACHT 1) Uitvoering in overeenstemming met de ISRS 4410 De accountant moet een goed begrip hebben van de volledige tekst van deze ISRS, zodat hij het doel van deze ISRS goed begrijpt en de voorwaarden ervan correct kan toepassen. 2) Voldoen aan ethische voorwaarden De accountant moet in het kader van de samenstellingsopdracht de relevante ethische regelgeving in acht nemen (4).

(3) Bijvoorbeeld: pro forma financiële informatie, toekomstgerichte financiële informatie, waaronder financiële budgetten of vooruitzichten, milieuattesten etc. (4) Hierbij wordt verwezen naar de Code of Ethics. Opmerking: uit de verwijzing naar de Code of Ethics volgt dat onafhankelijkheid geen vereiste is voor het uitvoeren van een samenstellingsopdracht. De accountant die een samenstellingsopdracht uitvoert moet wel objectief zijn. De eis van objectiviteit houdt onder meer in dat de accountant niet toelaat dat zijn professioneel of zakelijk oordeel wordt aangetast door een vooroordeel, belangentegenstelling of ongepaste invloed van een derde. Bovendien geldt dat de accountant iedere situatie moet vermijden die zijn professionele oordeelsvorming op een ongepaste wijze beïnvloedt.

204

3) Professionele oordeelsvorming De accountant dient de uit te voeren werkzaamheden te bepalen op basis van zijn professionele oordeelsvorming. 4) Kwaliteitscontrole De ISRS 4410 legt voorwaarden op het niveau van individuele samenstellings-opdrachten op. Deze voorwaarden gaan echter uit van het gegeven dat het kantoor van de accountant onderworpen is aan een kwaliteitstoetsing in de zin van ISQC1 (5). 5) Schriftelijke opdrachtaanvaarding en –verderzetting De accountant mag de opdracht niet aanvaarden tenzij hij voorafgaandelijk met het bestuursorgaan de voorwaarden van de opdracht is overeengekomen. De opdrachtvoorwaarden moeten schriftelijk overeengekomen zijn of in een bevestigingsbrief of in een andere vorm van schriftelijke overeenkomst (opdrachtbrief). De elementen die in de opdrachtvoorwaarden moeten voorkomen: -

het beoogd gebruik en verspreiding van de financiële informatie, en eventuele beperkingen op dit gebruik en de verspreiding ervan;

-

identificatie van het van toepassing zijnde stelsel van financiële verslaggeving, en, indien het een stelsel voor bijzondere doeleinden betreft (6), alle beperkingen op het beoogde gebruik en verspreiding van de financiële informatie;

-

het doel en de omvang van de samenstellingsopdracht;

-

de verantwoordelijkheden van de accountant, m.i.v. de voorwaarde te voldoen aan de toepasselijke ethische regels;

-

de verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan voor: a.

-

de financiële informatie, en voor het samenstellen en de voorstelling ervan, in overeenstemming met een stelsel inzake financiële verslaggeving dat aanvaardbaar is gelet op het beoogd gebruik van de financiële informatie en de beoogde gebruikers; b. de accuraatheid en volledigheid van de boeken, documenten, uitleg en andere informatie, ter beschikking gesteld door het bestuur; c. beoordelingen nodig in het kader van het samenstellen en het voorstellen van de financiële informatie, met inbegrip van deze waarvoor de accountant bijstand heeft verleend in het kader van de samenstellingsopdracht; de verwachte vorm en inhoud van het samenstellingsverslag.

Essentieel is dat de accountant voorafgaandelijk aan de aanvaarding van de opdracht de schriftelijke bevestiging van het bestuursorgaan verkrijgt dat deze zich bewust is verantwoordelijk te zijn voor de samenstelling en de voorstelling van de rekeningen. Bij voortdurende samenstellingsopdrachten moet de accountant evalueren of het nodig is om de opdrachtbrief aan te passen of dat het nodig is de bestaande voorwaarden in herinnering te brengen. (5) ISQC1 legt een systeem van interne kwaliteitscontrole op. (6) Partijen kunnen overeenkomen een algemeen stelsel inzake financiële verslaggeving aan te passen in het kader van een samenstellingsopdracht met een specifiek doel.

205

6) Communicatie met het bestuur De accountant zal op regelmatige basis tijdens de duur van de opdracht alle zaken communiceren die volgens zijn professioneel oordeel voldoende belangrijk zijn om aan het bestuursorgaan te melden. C. SAMENSTELLEN VAN DE FINANCIËLE INFORMATIE 1) Inzicht van de accountant De accountant moet een beeld krijgen van: a) de bedrijfsactiviteiten, met inbegrip van het boekhoudsysteem en de boekhoudkundige gegevens van de entiteit; b) het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving. Het inzicht van de accountant moet niet even omvangrijk zijn als dat van het bestuursorgaan. Het moet voldoende zijn om de beroepsbeoefenaar toe te laten de financiële informatie samen te stellen in overeenstemming met de opdrachtvoorwaarden. 2) Samenstellen van de informatie De accountant stelt de financiële informatie samen op basis van de boeken, documenten, uitleg en andere informatie, met inbegrip van de belangrijke beoordelingen, ter beschikking gesteld door het bestuursorgaan. De accountant bespreekt met het bestuur deze belangrijke beoordelingen waarvoor de accountant bijstand heeft verleend in het kader van het samenstellen van de financiële informatie. 3) Doorlezen van de financiële informatie De accountant moet een door hem samengesteld financieel overzicht doorlezen in het licht van zijn inzicht in de bedrijfsactiviteiten en het van toepassing zijnde stelsel voor financiële verslaggeving. 4) Eventuele afwijkingen voorstellen Wanneer de accountant constateert dat de door het bestuursorgaan verstrekte boeken, documenten, uitleg en andere informatie onjuist, onvolledig of anderszins onbevredigend zijn, moet hij dit ter kennis brengen van het bestuur en bijkomende of verbeterde informatie opvragen. Indien de accountant niet in staat is op de opdracht te volbrengen omdat het bestuursorgaan de gevraagde boeken, documenten, uitleg of andere informatie – met inbegrip van belangrijke beoordelingen (7) - niet geeft, dan stelt hij een einde aan zijn opdracht. Hij informeert het bestuursorgaan van het beëindigen van de opdracht en van de redenen hiervan. Indien de accountant zich tijdens het verloop van de opdracht bewust wordt dat (8): (7) In bepaalde samenstellingsopdrachten kan de accountant het bestuursorgaan bijstaan in het kader van belangrijke beoordelingen. In andere niet. Indien bijstand overeengekomen is, moet er voldoende communicatie zijn, zodat het bestuursorgaan deze belangrijke beoordelingen die weerspiegeld worden in de financiële informatie begrijpt en er de verantwoordelijkheid voor opneemt. (8) Volgens de Code of Ethics, mag het lid van het Instituut niet welbewust in verband worden gebracht met verslagen, verklaringen of andere informatie, indien hij weet of zou moeten weten dat deze: - een stellingname bevatten die wezenlijk fout of misleidend is; - stellingnames of informatie bevatten die niet weloverwogen zijn, of; - omettent ou occultent des informations devant être obligatoirement incluses, lorsquecette omission ou cette modification est de nature trompeuse. Indien de accountant zich bewust wordt van het feit dat hij met dergelijke informatie geassocieerd wordt, neemt hij de nodige stappen om hieraan een einde te stellen.

206

- de samengestelde financiële informatie het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving niet adequaat beschrijft of er niet naar verwijst; - er wijzigingen zijn vereist teneinde ervoor te zorgen dat de samengestelde financiële informatie niet materieel (9) onjuist zou zijn; - de samengestelde financiële informatie op andere wijze misleidend is, dan dient de accountant de nodige wijzigingen voor te stellen aan het bestuursorgaan. Indien het bestuursorgaan weigert of niet toelaat dat de voorgestelde wijzigingen aangebracht worden aan de samengestelde informatie, dan stelt de accountant een einde aan zijn opdracht. Hij informeert het bestuursorgaan van het beëindigen van de opdracht en van de redenen hiervan. Indien het niet mogelijk is om een einde te stellen aan de opdracht, dan zal de accountant zijn wettelijke en professionele aansprakelijkheden vaststellen. De accountant zal een bevestiging ontvangen van het bestuur dat zij de verantwoordelijkheid van de eindversie van de samengestelde financiële informatie dragen. D. DOCUMENTATIE De accountant moet o.a. in de werkdocumenten bewaren: - belangrijke zaken die tijdens de opdracht voorgekomen zijn en hoe ermee omgegaan werd door de beroepsbeoefenaar; - de wijze waarop de samengestelde informatie verzoend wordt met de onderliggende boeken, documenten, uitleg of andere informatie, ter beschikking gesteld door het bestuursorgaan; - een kopie van de eindversie van de samengestelde financiële informatie waarvoor het bestuursorgaan verantwoordelijkheid heeft aanvaard, en de samenstellings-verklaring van de accountant.

(9) Afwijkingen, met inbegrip van weglatingen, worden als “materieel” beschouwd indien zij, individueel of in het geheel, redelijkerwijze kunnen vermoed worden de economische beslissingen van gebruikers gebaseerd op de financiële informatie te beïnvloeden. Beslissingen inzake materialiteit worden gemaakt in het licht van de omringende omstandigheden en worden beïnvloed door de omvang of aard van een afwijking of door een combinatie van beiden. Beslissingen over zaken die materieel zijn ten aanzien van gebruikers van de financiële informatie zijn gebaseerd op een in achtname van de algemene financiële informatienoden van de gebruikers als een groep. Het mogelijke effect van een afwijking op specifieke individuele gebruikers, wiens noden zeer verschillend kunnen zijn, wordt niet in aanmerking genomen.

207

E. DE SAMENSTELLINGSVERKLARING Een belangrijk doel van de samenstellingsverklaring is de duidelijke communicatie van de aard van de samenstellingsopdracht, de rol en de verantwoordelijkheden van de accountant in het kader van de opdracht. De samenstellingsverklaring is geen middel om een opinie of conclusie over de financiële informatie op enige wijze ook te verwoorden. De samenstellingsverklaring moet schriftelijk zijn, op papier of via een elektronisch medium, en bevat de volgende elementen. (a) het opschrift; (b) de geadresseerde, zoals voorzien door de opdrachtvoorwaarden (10); (c) de vaststelling dat de accountant de financiële informatie heeft samengesteld op basis van financiële informatie, ter beschikking gesteld door het bestuur; (d) een beschrijving van de verantwoordelijkheden van het bestuur in het kader van de samenstellingsopdracht en in verhouding tot de financiële informatie; (e) de identificatie van het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving en, indien er een stelsel voor bijzondere doeleinden werd gebruikt, een beschrijving van of verwijzing naar de beschrijving van dat stelsel voor bijzondere doeleinden in de financiële informatie en de vermelding dat hierdoor de financiële informatie niet geschikt kan zijn voor andere doelstellingen dan het beoogd gebruik; (f) de identificatie van de financiële informatie, met inbegrip van het opschrift van elk element van de financiële informatie indien het meerdere elementen omvat en de datum van de financiële informatie of de periode waartoe ze behoort; (g) een beschrijving van de verantwoordelijkheden van de accountant bij het samenstellen van de financiële informatie, met inbegrip dat de opdracht verricht werd in overeenstemming met de ISRS 4410 en dat de accountant de toepasselijke ethische vereisten nageleefd heeft; (h) een beschrijving van wat een samenstellingsopdracht met zich meebrengt in overeenstemming met deze ISRS; (i) uitleg dat: a. aangezien een samenstellingsopdracht geen assuranceopdracht is, de accountant niet de accuraatheid of volledigheid van de informatie die ter beschikking werd gesteld door het bestuur dient te verifiëren; b. de accountant bijgevolg geen zekerheid verschaft over of de financiële informatie opgesteld werd in overeenstemming met het van toepassing zijnde stelsel van financiële verslaggeving; (j) indien de financiële informatie werd opgesteld volgens een stelsel voor bijzondere doeleinden, een paragraaf die: a. het doel waarvoor de financiële informatie werd opgesteld beschrijft en, indien nodig, de beoogde gebruikers, of een verwijzing bevat naar een noot in de financiële informatie die deze informatie bevat; b. vestigt de aandacht van de lezers van het verslag op het feit dat de financiële informatie werd samengesteld volgens een stelsel voor bijzondere doeleinden en dat, als gevolg daarvan, de informatie niet nuttig zou kunnen zijn voor andere doeleinden; (k) datum van de samenstellingsverklaring (11); (l) ondertekening door de beroepsbeoefenaar; (m) adres van de accountant. De accountant kan afspreken dat de samenstellingsverklaring enkel bedoeld is voor specifieke beoogde gebruikers van de financiële informatie. Het gebruik en de verspreiding van het rapport kan beperkt worden.

208

III. MODEL OPDRACHTBRIEVEN/MODEL SAMENSTELLINGSVERKLARINGEN De ISRS 4410 voorziet in verschillende model opdrachtbrieven en model samenstellingsverklaringen.

+++++ 10 De samenstellingsverklaring wordt in principe geadresseerd aan de opdrachtgever, meestal het bestuur van de entiteit. 11 De accountant dateert het verslag op de datum dat hij de samenstellingsopdracht heeft afgesloten overeenkomstig de voorwaarden van de ISRS 4410.

FAC Board

209

4. Bijlagen deel 2: ISRS4410 4.1

International Standard on Related Services ISRS 4410 (Revised) Compilation Engagements

The International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) develops auditing and assurance standards and guidance for use by all professional accountants under a shared standard-setting process involving the Public Interest Oversight Board, which oversees the activities of the IAASB, and the IAASB Consultative Advisory Group, which provides public interest input into the development of the standards and guidance. The objective of the IAASB is to serve the public interest by setting high-quality auditing, assurance, and other related standards and by facilitating the convergence of international and national auditing and assurance standards, thereby enhancing the quality and consistency of practice throughout the world and strengthening public confidence in the global auditing and assurance profession. --------------------

INTERNATIONAL STANDARD ON RELATED SERVICES 4410 (REVISED) COMPILATION ENGAGEMENTS (Effective for compilation engagement reports dated on or after July 1, 2013) CONTENTS Paragraph Introduction Scope of this ISRS The Compilation Engagement Authority of this ISRS Effective Date . Objectives Definitions Requirements Conduct of a Compilation Engagement in Accordance with this ISRS Ethical Requirements Professional Judgment Engagement Level Quality Control Engagement Acceptance and Continuance Communication with Management and Those Charged with Governance Performing the Engagement Documentation The Practitioner’s Report Application and Other Explanatory Material Scope of this ISRS The Compilation Engagement Ethical Requirements Professional Judgment Engagement Level Quality Control Engagement Acceptance and Continuance Communication with Management and Those Charged with Governance Performing the Engagement Documentation The Practitioner’s Report Appendix 1: Illustrative Engagement Letter for a Compilation Engagement Appendix 2: Illustrative Practitioners’ Compilation Reports International Standard on Related Services (ISRS) 4410 (Revised), Compilation Engagements, should be read in conjunction with the Preface to the International Quality Control, Auditing, Review, Other Assurance, and Related Services Pronouncements.

210

Introduction Scope of this ISRS 1. This International Standard on Related Services (ISRS) deals with the practitioner’s responsibilities when engaged to assist management with the preparation and presentation of historical financial information without obtaining any assurance on that information, and to report on the engagement in accordance with this ISRS. (Ref: Para. A1–A2) 2. This ISRS applies to compilation engagements for historical financial information. The ISRS may be applied, adapted as necessary, to compilation engagements for financial information other than historical financial information, and to compilation engagements for non-financial information. Hereinafter in this ISRS, reference to “financial information” means “historical financial information.” (Ref: Para. A3–A4) 3. When the practitioner is requested to assist management with the preparation and presentation of financial information, appropriate consideration may need to be given to whether the engagement should be undertaken in accordance with this ISRS. Factors that indicate that it may be appropriate to apply this ISRS, including reporting under this ISRS, include whether: The financial information is required under provisions of applicable law or regulation, and whether it is required to be publicly filed. External parties other than the intended users of the compiled financial information are likely to associate the practitioner with the financial information, and there is a risk that the level of the practitioner’s involvement with the information may be misunderstood, for example: If the financial information is intended for use by parties other than management or those charged with governance, or may be provided to, or obtained by, parties who are not the intended users of the information; and If the practitioner’s name is identified with the financial information. (Ref: Para. A5) Relationship with ISQC 11 4. Quality control systems, policies and procedures are the responsibility of the firm. ISQC 1 applies to firms of professional accountants in respect of a firm’s compilation engagements.2 The provisions of this ISRS regarding quality control at the level of individual compilation engagements are premised on the basis that the firm is subject to ISQC 1 or requirements that are at least as demanding. (Ref: Para. A6–A11) The Compilation Engagement 5. Management may request a professional accountant in public practice to assist with the preparation and presentation of financial information of an entity. The value of a compilation engagement performed in accordance with this ISRS to users of financial information results from the application of the practitioner’s professional expertise in accounting and financial reporting and compliance with professional standards, including relevant ethical requirements, and the clear communication of the nature and extent of the practitioner’s involvement with the compiled financial information.

1 International Standard on Quality Control (ISQC) 1, Quality Control for Firms that Perform Audits and Reviews of Financial Statements, and Other Assurance and Related Services Engagements 2 ISQC 1, paragraph 4

(Ref: Para. A12–A15)

211

6. Since a compilation engagement is not an assurance engagement, a compilation engagement does not require the practitioner to verify the accuracy or completeness of the information provided by management for the compilation, or otherwise to gather evidence to express an audit opinion or a review conclusion on the preparation of the financial information. 7. Management retains responsibility for the financial information and the basis on which it is prepared and presented. That responsibility includes application by management of the judgment required for the preparation and presentation of the financial information, including the selection and application of appropriate accounting policies and, where needed, developing reasonable accounting estimates. (Ref: Para. A12–A13) 8. This ISRS does not impose responsibilities on management or those charged with governance, or override laws and regulations that govern their responsibilities. An engagement performed in accordance with this ISRS is conducted on the premise that management, or those charged with governance where appropriate, have agreed certain responsibilities that are fundamental to the performance of the compilation engagement. (Ref: Para. A12–A13) 9. Financial information that is the subject of a compilation engagement may be required for various purposes including: (a) To comply with mandatory periodic financial reporting requirements established in law or regulation; or (b) For purposes unrelated to mandatory financial reporting under relevant law or regulation, including for example: For management or those charged with governance, prepared on a basis appropriate for their particular purposes (such as preparation of financial information for internal use). For periodic financial reporting undertaken for external parties under a contract or other form of agreement (such as financial information provided to a funding body to support provision or continuation of a grant). For transactional purposes, for example to support a transaction involving changes to the entity’s ownership or financing structure (such as for a merger or acquisition). 10. Different financial reporting frameworks can be used to prepare and present financial information, ranging from a simple entity-specific basis of accounting to established financial reporting standards. The financial reporting framework adopted by management to prepare and present the financial information will depend on the nature of the entity and the intended use of the information. (Ref: Para. A16–A18) Authority of this ISRS 11. This ISRS contains the objectives of the practitioner in following the ISRS which provide the context in which the requirements of this ISRS are set, and are intended to assist the practitioner in understanding what needs to be accomplished in a compilation engagement. 12. This ISRS contains requirements, expressed using “shall,” that are designed to enable the practitioner to meet the stated objectives.

212

13. In addition, this ISRS contains introductory material, definitions, and application and other explanatory material, that provide context relevant to a proper understanding of the ISRS. 14. The application and other explanatory material provides further explanation of the requirements and guidance for carrying them out. While such guidance does not in itself impose a requirement, it is relevant to the proper application of the requirements. The application and other explanatory material may also provide background information on matters addressed in this ISRS that assists in the application of the requirements. Effective Date 15. This ISRS is effective for compilation engagement reports dated on or after July 1, 2013.

Objectives 16. The practitioner’s objectives in a compilation engagement under this ISRS are to: (a) Apply accounting and financial reporting expertise to assist management in the preparation and presentation of financial information in accordance with an applicable financial reporting framework based on information provided by management; and (b) Report in accordance with the requirements of this ISRS.

Definitions 17. The Handbook’s Glossary of Terms3 (the Glossary) includes the terms defined in this ISRS and also includes descriptions of other terms found in this ISRS, to assist in consistent interpretation. The following terms have the meanings attributed below for the purposes of this ISRS: (a) Applicable financial reporting framework – The financial reporting framework adopted by management and, where appropriate, those charged with governance in the preparation of the financial information that is acceptable in view of the nature of the entity and the objective of the financial information, or that is required by law or regulation. (Ref: Para. A30–A32) (b) Compilation engagement – An engagement in which a practitioner applies accounting and financial reporting expertise to assist management in the preparation and presentation of financial information of an entity in accordance with an applicable financial reporting framework, and reports as required by this ISRS. Throughout this ISRS, the words “compile”, “compiling” and “compiled” are used in this context. (c) Engagement partner – The partner or other person in the firm who is responsible for the engagement and its performance, and for the report that is issued on behalf of the firm, and who, where required, has the appropriate authority from a professional, legal or regulatory body. (d) Engagement team – All partners and staff performing the engagement, and any individuals engaged by the firm or a network firm who perform procedures on the engagement. This excludes external experts engaged by the firm or a network firm.

3 The Glossary of Terms relating to International Standards issued by the IAASB in the Handbook of International Quality Control, Auditing, Review, Other Assurance and Related Services Pronouncements (the Handbook), published by IFAC

213

(e) Misstatement – A difference between the amount, classification, presentation, or disclosure of a reported item in the financial information, and the amount, classification, presentation, or disclosure that is required for the item to be in accordance with the applicable financial reporting framework. Misstatements can arise from error or fraud. Where the financial information is prepared in accordance with a fair presentation framework, misstatements also include those adjustments of amounts, classifications, presentation, or disclosures that, in the practitioner’s judgment, are necessary for the financial information to be presented fairly, in all material respects, or to give a true and fair view. (f) Practitioner – A professional accountant in public practice who conducts the compilation engagement. The term includes the engagement partner or other members of the engagement team, or, as applicable, the firm. Where this ISRS expressly intends that a requirement or responsibility be fulfilled by the engagement partner, the term “engagement partner” rather than “practitioner” is used. “Engagement partner” and “firm” are to be read as referring to their public sector equivalents where relevant. (g) Relevant ethical requirements – Ethical requirements the engagement team is subject to when undertaking compilation engagements. These requirements ordinarily comprise Parts A and B of the International Ethics Standards Board for Accountants’ Code of Ethics for Professional Accountants (IESBA Code) (excluding Section 290, Independence—Audit and Review Engagements, and Section 291, Independence—Other Assurance Engagements in Part B), together with national requirements that are more restrictive. (Ref: Para. A21)

Requirements Conduct of a Compilation Engagement in Accordance with this ISRS 18. The practitioner shall have an understanding of the entire text of this ISRS, including its application and other explanatory material, to understand its objectives and to apply its requirements properly. Complying with Relevant Requirements 19. The practitioner shall comply with each requirement of this ISRS unless a particular requirement is not relevant to the compilation engagement, for example if the circumstances addressed by the requirement do not exist in the engagement. 20. The practitioner shall not represent compliance with this ISRS unless the practitioner has complied with all requirements of this ISRS relevant to the compilation engagement. Ethical Requirements 21. The practitioner shall comply with relevant ethical requirements. (Ref: Para. A19–A21) Professional Judgment 22. The practitioner shall exercise professional judgment in conducting a compilation engagement. (Ref: Para. A22–A24) Engagement Level Quality Control 23. The engagement partner shall take responsibility for: (a) The overall quality of each compilation engagement to which that partner is assigned; and

214

(b) The engagement being performed in accordance with the firm’s quality control policies and procedures, by: (Ref: Para. A25) (i) Following appropriate procedures regarding the acceptance and continuance of client relationships and engagements; (Ref: Para. A26) (ii) Being satisfied that the engagement team collectively has the appropriate competence and capabilities to perform the compilation engagement; (iii) Being alert for indications of non-compliance by members of the engagement team with relevant ethical requirements, and determining the appropriate action if matters come to the engagement partner’s attention indicating that members of the engagement team have not complied with relevant ethical requirements; (Ref: Para. A27) (iv) Directing, supervising and performing the engagement in compliance with professional standards and applicable legal and regulatory requirements; and (v) Taking responsibility for appropriate engagement documentation being maintained. Engagement Acceptance and Continuance Continuance of Client Relationships, Engagement Acceptance and Agreeing the Terms of the Engagement 24. The practitioner shall not accept the engagement unless the practitioner has agreed the terms of engagement with management, and the engaging party if different, including: (a) The intended use and distribution of the financial information, and any restrictions on either its use or its distribution where applicable; (Ref: Para. A20, A28–A29, A32–A33) (b) Identification of the applicable financial reporting framework; (Ref: Para. A20, A30–A33) (c) The objective and scope of the compilation engagement; (Ref: Para. A20) (d) The responsibilities of the practitioner, including the requirement to comply with relevant ethical requirements; (Ref: Para. A20) (e) The responsibilities of management for: (Ref: Para. A34–A36) (i) The financial information, and for the preparation and presentation thereof, in accordance with a financial reporting framework that is acceptable in view of the intended use of the financial information and the intended users; (ii) The accuracy and completeness of the records, documents, explanations and other information provided by management for the compilation engagement; and (iii) Judgments needed in the preparation and presentation of the financial information, including those for which the practitioner may provide assistance in the course of the compilation engagement; and (Ref: Para. A22) (f) The expected form and content of the practitioner’s report. 25. The practitioner shall record the agreed terms of engagement in an engagement letter or other suitable form of written agreement, prior to performing the engagement. (Ref: Para. A37–A39)

215

Recurring Engagements 26. On recurring compilation engagements, the practitioner shall evaluate whether circumstances, including changes in the engagement acceptance considerations, require the terms of engagement to be revised and whether there is need to remind management of the existing terms of engagement. (Ref: Para. A40) Communication with Management and Those Charged with Governance 27. The practitioner shall communicate with management or those charged with governance, as appropriate, on a timely basis during the course of the compilation engagement, all matters concerning the compilation engagement that, in the practitioner’s professional judgment, are of sufficient importance to merit the attention of management or those charged with governance, as appropriate. (Ref: Para. A41) Performing the Engagement The Practitioner’s Understanding 28. The practitioner shall obtain an understanding of the following matters sufficient to be able to perform the compilation engagement: (Ref: Para. A42–A44) (a) The entity’s business and operations, including the entity’s accounting system and accounting records; and (b) The applicable financial reporting framework, including its application in the entity’s industry. Compiling the Financial Information 29. The practitioner shall compile the financial information using the records, documents, explanations and other information, including significant judgments, provided by management. 30. The practitioner shall discuss with management, or those charged with governance as appropriate, those significant judgments, for which the practitioner has provided assistance in the course of compiling the financial information. (Ref: Para. A45) 31. Prior to completion of the compilation engagement, the practitioner shall read the compiled financial information in light of the practitioner’s understanding of the entity’s business and operations, and of the applicable financial reporting framework. (Ref: Para. A46) 32. If, in the course of the compilation engagement, the practitioner becomes aware that the records, documents, explanations or other information, including significant judgments, provided by management for the compilation engagement are incomplete, inaccurate or otherwise unsatisfactory, the practitioner shall bring that to the attention of management and request the additional or corrected information. 33. If the practitioner is unable to complete the engagement because management has failed to provide records, documents, explanations or other information, including significant judgments, as requested, the practitioner shall withdraw from the engagement and inform management and those charged with governance of the reasons for withdrawing. (Ref: Para. A52) 34. If the practitioner becomes aware during the course of the engagement that: (a) The compiled financial information does not adequately refer to or describe the applicable financial reporting framework; (Ref: Para. A47)

216

(b) Amendments to the compiled financial information are required for the financial information not to be materially misstated; or (Ref: Para. A48–A50) (c) The compiled financial information is otherwise misleading, (Ref: Para. A51) the practitioner shall propose the appropriate amendments to management. 35. If management declines, or does not permit the practitioner to make the proposed amendments to the compiled financial information, the practitioner shall withdraw from the engagement and inform management and those charged with governance of the reasons for withdrawing. (Ref: Para. A52) 36. If withdrawal from the engagement is not possible, the practitioner shall determine the professional and legal responsibilities applicable in the circumstances. 37. The practitioner shall obtain an acknowledgement from management or those charged with governance, as appropriate, that they have taken responsibility for the final version of the compiled financial information. (Ref: Para. A62) Documentation 38. The practitioner shall include in the engagement documentation: (Ref: Para. A53–A55) (a) Significant matters arising during the compilation engagement and how those matters were addressed by the practitioner; (b) A record of how the compiled financial information reconciles with the underlying records, documents, explanations and other information, provided by management; and (c) A copy of the final version of the compiled financial information for which management or those charged with governance, as appropriate, has acknowledged their responsibility, and the practitioner’s report. (Ref: Para. A62) The Practitioner’s Report 39. An important purpose of the practitioner’s report is to clearly communicate the nature of the compilation engagement, and the practitioner’s role and responsibilities in the engagement. The practitioner’s report is not a vehicle to express an opinion or conclusion on the financial information in any form. 40. The practitioner’s report issued for the compilation engagement shall be in writing, and shall include the following elements: (Ref: Para. A56–A57, A63) (a) The report title; (b) The addressee(s), as required by the terms of the engagement; (Ref: Para. A58) (c) A statement that the practitioner has compiled the financial information based on information provided by management; (d) A description of the responsibilities of management, or those charged with governance as appropriate, in relation to the compilation engagement, and in relation to the financial information; (e) Identification of the applicable financial reporting framework and, if a special purpose financial reporting framework is used, a description or reference to the description of that special purpose financial reporting framework in the financial information;

217

(f) Identification of the financial information, including the title of each element of the financial information if it comprises more than one element, and the date of the financial information or the period to which it relates; (g) A description of the practitioner’s responsibilities in compiling the financial information, including that the engagement was performed in accordance with this ISRS, and that the practitioner has complied with relevant ethical requirements; (h) A description of what a compilation engagement entails in accordance with this ISRS; (i) Explanations that: (i) Since a compilation engagement is not an assurance engagement, the practitioner is not required to verify the accuracy or completeness of the information provided by management for the compilation,; and (ii) Accordingly, the practitioner does not express an audit opinion or a review conclusion on whether the financial information is prepared in accordance with the applicable financial reporting framework. (j) If the financial information is prepared using a special purpose financial reporting framework, an explanatory paragraph that: (Ref: Para. A59–A61) (i) Describes the purpose for which the financial information is prepared and, if necessary, the intended users, or contains a reference to a note in the financial information that discloses this information; and (ii) Draws the attention of readers of the report to the fact that the financial information is prepared in accordance with a special purpose framework and that, as a result, the information may not be suitable for other purposes; (k) The date of the practitioner’s report; (l) The practitioner’s signature; and (m) The practitioner’s address. 41. The practitioner shall date the report on the date the practitioner has completed the compilation engagement in accordance with this ISRS. (Ref: Para. A62) ***

Application and Other Explanatory Material Scope of this ISRS General Considerations (Ref: Para. 1) A1. In a compilation engagement where the engaging party is someone other than management or those charged with governance of the entity, this ISRS may be applied adapted as necessary. A2. A practitioner’s involvement with services or activities in the course of assisting management of an entity with the preparation and presentation of the entity’s financial information can take many different forms. When the practitioner is engaged to provide such services or activities for an entity under this ISRS, the practitioner’s association with the financial information is communicated through the practitioner’s report provided for the engagement in the form required by this ISRS. The practitioner’s report contains the practitioner’s explicit assertion of compliance with this ISRS.

218

Application to Compilation Engagements Other than for Historical Financial Information (Ref: Para. 2) A3. This ISRS addresses engagements where the practitioner assists management in the preparation and presentation of historical financial information. The ISRS may, however, also be applied, adapted as necessary, when the practitioner is engaged to assist management in preparing and presenting other financial information. Examples include: Pro forma financial information. Prospective financial information, including financial budgets or forecasts. A4. Practitioners may also undertake engagements to assist management in the preparation and presentation of non-financial information, for example, greenhouse gas statements, statistical returns or other information returns. In those circumstances, the practitioner may apply this ISRS, adapted as necessary, as relevant to those types of engagements. Considerations Relevant to Application of the ISRS (Ref: Para. 3) A5. Mandatory application of this ISRS may be specified in national settings for engagements where practitioners undertake services relevant to the preparation and presentation of financial information of an entity (such as in relation to preparation of historical financial statements required for public filing). If mandatory application is not specified, either under law or regulation, or under applicable professional standards or otherwise, the practitioner may nevertheless conclude that applying this ISRS is appropriate in the circumstances. Relationship with ISQC 1 (Ref: Para. 4) A6. ISQC 1 deals with the firm’s responsibilities to establish and maintain its system of quality control for related services engagements, including compilation engagements. Those responsibilities are directed at establishing: The firm’s quality control system; and The firm’s related policies designed to achieve the objective of the quality control system and its procedures to implement and monitor compliance with those policies. A7. Under ISQC 1, the firm has an obligation to establish and maintain a system of quality control to provide it with reasonable assurance that: (a) The firm and its personnel comply with professional standards and applicable legal and regulatory requirements; and (b) Reports issued by the firm or engagement partners are appropriate in the circumstances.4

4

ISQC 1, paragraph 11

219

A8. A jurisdiction that has not adopted ISQC 1 in relation to compilation engagements may set out requirements for quality control in firms performing such engagements. The provisions of this ISRS regarding quality control at the engagement level are premised on the basis that quality control requirements adopted are at least as demanding as those of ISQC 1. This is achieved when those requirements impose obligations on the firm to achieve the aims of the requirements of ISQC 1, including an obligation to establish a system of quality control that includes policies and procedures that address each of the following elements: Leadership responsibilities for quality within the firm; Relevant ethical requirements; Acceptance and continuance of client relationships and specific engagements; Human resources; Engagement performance; and Monitoring. A9. Within the context of the firm’s system of quality control, engagement teams have a responsibility to implement quality control procedures applicable to the engagement. A10. Unless information provided by the firm or other parties suggests otherwise, the engagement team is entitled to rely on the firm’s system of quality control. For example, the engagement team may rely on the firm’s system of quality control in relation to: Competence of personnel through their recruitment and formal training. Maintenance of client relationships through acceptance and continuance systems. Adherence to legal and regulatory requirements through the monitoring process. In considering deficiencies identified in the firm’s system of quality control that may affect the compilation engagement, the engagement partner may consider measures taken by the firm to rectify the situation that the engagement partner considers are sufficient in the context of that compilation engagement. A11. A deficiency in the firm’s system of quality control does not necessarily indicate that a compilation engagement was not performed in accordance with professional standards and applicable legal and regulatory requirements, or that the practitioner’s report was not appropriate.

The Compilation Engagement Use of the Terms “Management” and “Those Charged with Governance” (Ref: Para. 5, 7–8) A12. The respective responsibilities of management and those charged with governance will differ between jurisdictions, and between entities of various types. These differences affect the way the practitioner applies the requirements of this ISRS regarding management or those charged with governance. Accordingly, the phrase “management and, where appropriate, those charged with governance” used in various places throughout this ISRS is intended to alert the practitioner to the fact that different entity environments may have different management and governance structures and arrangements.

A13. Various responsibilities relating to the preparation of financial information and external financial

220

reporting fall to either management or those charged with governance according to factors such as: The resources and structure of the entity. The respective roles of management and those charged with governance within the entity as set out in relevant law or regulation or, if the entity is not regulated, in any formal governance or accountability arrangements established for the entity (for example, as recorded in contracts, or a constitution or other type of document by which an entity is established). In many small entities, there is often no separation of the management and governance roles for the entity, or those charged with governance of the entity may also be involved in managing the entity. In most other cases, especially in larger entities, management is responsible for execution of the business or activities of the entity and reporting thereon, while those charged with governance have oversight of management. In larger entities, those charged with governance will often have or assume responsibility for approving the financial information of the entity, particularly when it is intended for use by external parties. In large entities, often a subgroup of those charged with governance, such as an audit committee, is charged with certain oversight responsibilities. In some jurisdictions, the preparation of financial statements for an entity in accordance with a specified framework is the legal responsibility of those charged with governance, and in other jurisdictions it is a management responsibility. Involvement in Other Activities Relating to Preparation and Presentation of Financial Information (Ref: Para. 5) A14. The scope of a compilation engagement will vary depending on the circumstances of the engagement. However, in every case it will involve assisting management in the preparation and presentation of the entity’s financial information in accordance with the financial reporting framework, based on information provided by management. In some compilation engagements, management may have already prepared the financial information itself in a draft or preliminary form. A15. A practitioner may also be engaged to undertake certain other activities on behalf of management, additional to the compilation engagement. For example, the practitioner may be requested to also collect, classify and summarize the underlying accounting data of the entity and process the data in the form of accounting records through to production of a trial balance. The trial balance would then be used as the underlying information from which the practitioner can compile the financial information that is the subject of a compilation engagement undertaken in accordance with this ISRS. This is often the case for smaller entities that do not have well-developed accounting systems, or entities that prefer to outsource the preparation of accounting records to external providers. This ISRS does not address such additional activities that the practitioner may perform to assist management in other areas, in advance of compiling the entity’s financial statements. Financial Reporting Frameworks (Ref: Para. 10) A16. The financial information may be prepared in accordance with a financial reporting framework designed to meet: The common financial information needs of a wide range of users (that is, a “general purpose financial reporting framework”); or

221

The financial information needs of specific users (that is, a “special purpose financial reporting framework”). The requirements of the applicable financial reporting framework determine the form and content of the financial information. The financial reporting framework may, in some cases, be referred to as the “basis of accounting.” A17. Examples of commonly used general purpose financial reporting frameworks are: International Financial Reporting Standards (IFRS) and established national financial reporting standards applicable to publicly-listed entities. International Financial Reporting Standards for Small- and Medium-Sized Entities (IFRS for SMEs) and established national financial reporting standards applicable to small- and medium-sized entities. A18. Examples of special purpose financial reporting frameworks that may be used, depending on the particular purpose of the financial information, are: The tax basis of accounting used in a particular jurisdiction to prepare financial information to fulfill tax compliance obligations. For entities not required to use an established financial reporting framework: ○ A basis of accounting used in the financial information of a particular entity that is appropriate for the

intended use of the financial information and the entity’s circumstances (for example, use of the cash basis of accounting with selected accruals, such as accounts receivable and accounts payable, leading to a balance sheet and income statement; or use of an established financial reporting framework that is modified to suit the particular purpose for which the financial information is prepared). ○ The cash basis of accounting leading to a statement of receipts and disbursements (for example, for the purpose of allocating the excess of cash receipts over disbursements to the owners of a rental property; or to record movements in the petty cash fund of a club). Ethical Requirements (Ref: Para. 21) A19. Part A of the IESBA Code establishes the fundamental principles of professional ethics that practitioners must comply with, and provides a conceptual framework for applying those principles. The fundamental principles are: (a) Integrity; (b) Objectivity; (c) Professional competence and due care; (d) Confidentiality; and (e) Professional behavior. Part B of the IESBA Code illustrates how the conceptual framework is to be applied in specific situations. In complying with the IESBA Code, threats to the practitioner’s compliance with relevant ethical requirements are required to be identified and appropriately addressed.

222

Ethical Considerations Regarding the Practitioner’s Association with Information (Ref: Para. 21, 24(a)– (d)) A20. Under the IESBA Code,5 in applying the principle of integrity, a professional accountant is required to not knowingly be associated with reports, returns, communications or other information where the professional accountant believes that the information: (a) Contains a materially false or misleading statement; (b) Contains statements or information furnished recklessly; or (c) Omits or obscures information required to be included where such omission or obscurity would be misleading. When a professional accountant becomes aware that the accountant has been associated with such information, the accountant is required by the IESBA Code to take steps to be disassociated from that information. Independence (Ref: Para. 17(g), 21) A21. Notwithstanding that Section 290, Independence—Audit and Review Engagements and Section 291, Independence—Other Assurance Engagements in Part B of the IESBA Code do not apply to compilation engagements, national ethical codes or laws or regulations may specify requirements or disclosure rules pertaining to independence. Professional Judgment (Ref: Para. 22, 24(e)(iii)) A22. Professional judgment is essential to the proper conduct of a compilation engagement. This is because interpretation of relevant ethical requirements and the requirements of this ISRS, and the need for informed decisions throughout the performance of a compilation engagement, require the application of relevant knowledge and experience to the facts and circumstances of the engagement. Professional judgment is necessary, in particular, when the engagement involves assisting management of the entity regarding decisions about: The acceptability of the financial reporting framework that is to be used to prepare and present the financial information of the entity, in view of the intended use of the financial information and the intended users thereof. The application of the applicable financial reporting framework, including: ○ Selection of appropriate accounting policies under that framework; ○ Development of accounting estimates needed for the financial information to be

prepared and presented under that framework; and ○ Preparation and presentation of financial information in accordance with the applicable

financial reporting framework. The practitioner’s assistance to management is always provided on the basis that management or those charged with governance, as appropriate, understand the significant judgments that are reflected in the financial information, and accept responsibility for those judgments. A23. Professional judgment involves the application of relevant training, knowledge and experience, within the context provided by this ISRS and accounting and ethical standards, in making informed 5

IESBA Code Part A, paragraph 110.2

223

decisions about the courses of action that are appropriate in the circumstances of the compilation engagement. A24. The exercise of professional judgment in individual engagements is based on the facts and circumstances that are known to the practitioner up to the date of the practitioner’s report on the engagement, including: Knowledge acquired from performance of other engagements undertaken for the entity, where applicable (for example, taxation services). The practitioner’s understanding of the entity’s business and operations, including its accounting system, and of the application of the applicable financial reporting framework in the industry in which the entity operates. The extent to which the preparation and presentation of the financial information requires the exercise of management judgment. Engagement Level Quality Control (Ref: Para. 23(b)) A25. The actions of the engagement partner and appropriate messages to the other members of the engagement team, in taking responsibility for the overall quality on each engagement, emphasize the importance to achieving the quality of the engagement of: (a) Performing work that complies with professional standards and regulatory and legal requirements; (b) Complying with the firm’s quality control policies and procedures as applicable; and (c) Issuing the practitioner’s report for the engagement in accordance with this ISRS. Acceptance and Continuance of Client Relationships and Compilation Engagements (Ref: Para. 23(b)(i)) A26. ISQC 1 requires the firm to obtain such information as it considers necessary in the circumstances before accepting an engagement with a new client, when deciding whether to continue an existing engagement, and when considering acceptance of a new engagement with an existing client. Information that assists the engagement partner in determining whether acceptance or continuance of client relationships and compilation engagements is appropriate may include information concerning the integrity of the principal owners, key management and those charged with governance. If the engagement partner has cause to doubt management’s integrity to a degree that is likely to affect proper performance of the engagement, it may not be appropriate to accept the engagement. Compliance with Relevant Ethical Requirements in Conducting the Engagement (Ref: Para. 23(b)(iii)) A27. ISQC 1 sets out the responsibilities of the firm for establishing policies and procedures designed to provide it with reasonable assurance that the firm and its personnel comply with relevant ethical requirements. This ISRS sets out the engagement partner’s responsibilities with respect to the engagement team’s compliance with relevant ethical requirements.

224

Engagement Acceptance and Continuance Identifying the Intended Use of the Financial Information (Ref: Para. 24(a)) A28. The intended use of the financial information is identified with reference to applicable law, regulation, or other arrangements established concerning the provision of financial information of the entity, bearing in mind the financial information needs of parties internal or external to the entity who are the intended users. Examples are financial information required to be provided by an entity in connection with undertaking transactions or financing applications with external parties such as suppliers, banks or other providers of finance or funding. A29. The practitioner’s identification of the intended use of the financial information also involves understanding such factors as the particular purpose(s) of management, or those charged with governance, where applicable, that are intended to be served through requesting the compilation engagement, and those of the engaging party where different. For example, a grant funding body may require the entity to provide financial information compiled by a professional accountant to obtain information about certain aspects of an entity’s operations or activities, prepared in a specified form, to support provision of a grant or continuation of an existing grant. Identification of the Applicable Financial Reporting Framework (Ref: Para. 17(a), 24(b)) A30. The decision about the financial reporting framework that management adopts for the financial information is made in the context of the intended use of the information as described in the agreed terms of engagement, and the requirements of any applicable law or regulation. A31. The following are examples of factors that indicate it may be relevant to consider whether the financial reporting framework is acceptable: The nature of the entity, and whether it is a regulated form of entity, for example, whether it is a profit-oriented business enterprise, a public sector entity or a not-for-profit organization. The intended use of the financial information and the intended users. For example, the financial information could be intended to be used by a wide range of users or, alternatively, could be for use by management or by certain external users in the context of a particular purpose specified as part of agreeing the terms of the compilation engagement. Whether the applicable financial reporting framework is prescribed or specified, either in applicable law or regulation, or in a contract or other form of agreement with a third party, or as part of governance or accountability arrangements adopted voluntarily by the entity. The nature and form of the financial information that is to be prepared and presented under the applicable financial reporting framework, for example, a complete set of financial statements, a single financial statement, or financial information presented in another format agreed between parties to a contract or other form of agreement. Relevant Factors When Financial Information Is Intended for a Particular Purpose (Ref: Para. 24(a) – (b)) A32. The engaging party generally agrees the nature and form of financial information that is intended for a particular purpose with the intended users, for example as specified under the financial reporting provisions of a contract or a project grant or as needed to support the entity’s transactions or activities. The relevant contract may require use of an established financial reporting framework, such as a general purpose financial reporting framework established by an authorized or recognized standard-setting body or by law or regulation. Alternatively, the parties to the contract

225

may agree on the use of a general purpose framework with modifications or adaptions that fit their particular needs. In that case, the applicable financial reporting framework may be described in the financial information and in the practitioner’s report as being the financial reporting provisions of the specified contract rather than with reference to the modified financial reporting framework. In such cases, notwithstanding that the compiled financial information may be made more broadly available, the applicable financial reporting framework is a special purpose framework, and the practitioner is required to comply with the relevant reporting requirements of this ISRS. A33. When the applicable financial reporting framework is a special purpose financial reporting framework, the practitioner is required by this ISRS to record any restrictions on either the intended use or distribution of the financial information in the engagement letter, and to state in the practitioner’s report that the financial information is prepared using a special purpose financial reporting framework, and as a result may not be suitable for other purposes. Responsibilities of Management (Ref: Para. (24(e)) A34. Under this ISRS, the practitioner is required to obtain the agreement of management, or where applicable those charged with governance, on management’s responsibilities in relation to both the financial information and the compilation engagement as a condition precedent to accepting the engagement. In smaller entities, management, or those charged with governance where applicable, may not be well-informed about what those responsibilities are, including those arising in applicable law or regulation. In order to obtain management’s agreement on an informed basis, the practitioner may find it necessary to discuss those responsibilities with management in advance of seeking management’s agreement on its responsibilities. A35. If management does not acknowledge its responsibilities in the context of a compilation engagement, the practitioner is not able to undertake the engagement, and it is not appropriate for the practitioner to accept the engagement unless required to do so under applicable law or regulation. In circumstances where the practitioner is nevertheless required to accept the engagement, the practitioner may need to communicate with management about the importance of these matters and the implications for the engagement. A36. The practitioner is entitled to rely on management to provide all relevant information for the compilation engagement on an accurate, complete and timely basis. The form of the information provided by management for the purpose of the engagement will vary in different engagement circumstances. In broad terms, it will comprise records, documents, explanations and other information relevant to the compilation of the financial information using the applicable financial reporting framework. The information provided may include, for example, information about management assumptions, intentions or plans underlying development of accounting estimates needed to compile the information under the applicable financial reporting framework. Engagement Letter or Other Form of Written Agreement (Ref: Para. 25) A37. It is in the interests of both management, and the engaging parties where different, and the practitioner that the practitioner sends an engagement letter to management and, where applicable, to the engaging parties prior to performing the compilation engagement, to help avoid misunderstandings with respect to the compilation engagement. An engagement letter confirms the practitioner’s acceptance of the engagement and confirms such matters as: The objectives and scope of the engagement, including the understanding of the parties to the engagement that the engagement is not an assurance engagement.

226

The intended use and distribution of the financial information, and any restrictions on its use or distribution (where applicable). The responsibilities of management in relation to the compilation engagement. The extent of the practitioner’s responsibilities, including that the practitioner will not express an audit opinion or a review conclusion on the financial information. The form and content of the report to be issued by the practitioner for the engagement. Form and Content of the Engagement Letter A38. The form and content of the engagement letter may vary for each engagement. In addition to the matters required by this ISRS, an engagement letter may make reference to, for example: Arrangements concerning the involvement of other practitioners and experts in some aspects of the compilation engagement. Arrangements to be made with the predecessor practitioner, if any, in the case of an initial engagement. The possibility that management or those charged with governance, as appropriate, may be requested to confirm in writing certain information or explanations conveyed orally to the practitioner during the engagement. Ownership of the information used for purposes of the compilation engagement, distinguishing between documents and information of the entity provided for the engagement and the practitioner’s engagement documentation, having regard to applicable law and regulation. A request for management, and the engaging party if different, to acknowledge receipt of the engagement letter and to agree to the terms of the engagement outlined therein. Illustrative Engagement Letter A39. An illustrative engagement letter for a compilation engagement is set out in Appendix 1 to this ISRS. Recurring Engagements (Ref: Para. 26) A40. The practitioner may decide not to send a new engagement letter or other written agreement each period. However, the following factors may indicate that it is appropriate to revise the terms of the compilation engagement, or to remind management or the engaging party, where applicable, of the existing terms of the engagement: Any indication that management or the engaging party, where applicable, misunderstands the objective and scope of the engagement. Any revised or special terms of the engagement. A recent change of senior management of the entity. A significant change in ownership of the entity. A significant change in nature or size of the entity’s business. A change in legal or regulatory requirements affecting the entity.

227

A change in the applicable financial reporting framework. Communication with Management and Those Charged with Governance (Ref: Para. 27) A41. The appropriate timing for communications will vary with the circumstances of the compilation engagement. Relevant circumstances include the significance and nature of the matter and any action expected to be taken by management or those charged with governance. For example, it may be appropriate to communicate a significant difficulty encountered during the engagement as soon as practicable if management or those charged with governance are able to assist the practitioner to overcome the difficulty. Performing the Engagement The Practitioner’s Understanding (Ref: Para. 28) A42. Obtaining an understanding of the entity’s business and its operations, including the entity’s accounting system and accounting records, is an ongoing process that occurs throughout the compilation engagement. The understanding establishes a frame of reference within which the practitioner exercises professional judgment in compiling the financial information. A43. The breadth and depth of the understanding the practitioner has or obtains about the entity’s business and operations is less than that possessed by management. It is directed at the level that is sufficient for the practitioner to be able to compile the financial information under the terms of the engagement. A44. Examples of matters the practitioner may consider in obtaining an understanding of the entity’s business and operations and the applicable financial reporting framework include: The size and complexity of the entity and its operations. The complexity of the financial reporting framework. The entity’s financial reporting obligations or requirements, whether they exist under applicable laws and regulation, under the provisions of a contract or other form of agreement with a third party, or in the context of voluntary financial reporting arrangements. The level of development of the entity’s management and governance structure regarding management and oversight of the entity’s accounting records and financial reporting systems that underpin the preparation of financial information of the entity. The level of development and complexity of the entity’s financial accounting and reporting systems and related controls. The nature of the entity’s assets, liabilities, revenues and expenses. Compiling the Financial Information Significant Judgments (Ref: Para.30) A45. In some compilation engagements, the practitioner does not provide assistance to management with significant judgments. In other engagements, the practitioner may provide such assistance, for example, in relation to a required accounting estimate or helping management with its consideration of appropriate accounting policies. Where assistance is provided, discussion is needed so that management and those charged with governance, as appropriate, understand the

228

significant judgments reflected in the financial information, and accept their responsibility for those judgments. Reading the Financial Information (Ref: Para. 31) A46. The practitioner’s reading of the financial information is intended to assist the practitioner in fulfilling the practitioner’s ethical obligations relevant to the compilation engagement. Proposing Amendments to the Financial Information Reference to or description of the applicable financial reporting framework (Ref: Para. 34(a)) A47. There may be circumstances when the applicable financial reporting framework is an established financial reporting framework with significant departures therefrom. If the description of the applicable financial reporting framework in the compiled financial information makes reference to the established framework with significant departures, the practitioner may need to consider whether the reference to the established framework is misleading in the circumstances of the engagement. Amendment for material misstatements, and for the information not to be misleading (Ref: Para. 34(b)–(c)) A48. The practitioner’s consideration of materiality is made in the context of the applicable financial reporting framework. Some financial reporting frameworks discuss the concept of materiality in the context of the preparation and presentation of financial information. Although financial reporting frameworks may discuss materiality in different terms, they generally explain that: Misstatements, including omissions, are considered to be material if they, individually or in the aggregate, could reasonably be expected to influence the economic decisions of users taken on the basis of the financial information; Judgments about materiality are made in light of surrounding circumstances, and are affected by the size or nature of a misstatement, or a combination of both; and Judgments about matters that are material to users of the financial information are based on a consideration of the common financial information needs of users as a group. The possible effect of misstatements on specific individual users, whose needs may vary widely, is not considered. A49. If present in the applicable financial reporting framework, such a discussion provides a frame of reference for the practitioner in understanding materiality for the purpose of the compilation engagement. If not present, the above considerations provide the practitioner with a frame of reference. A50. The practitioner’s perception of the needs of users of the financial information affects the practitioner’s view of materiality. In this context, it is reasonable for the practitioner to assume that users: Have a reasonable knowledge of business and economic activities and accounting, and a willingness to study the financial information with reasonable diligence; Understand that financial information is prepared and presented to levels of materiality;

229

Recognize the uncertainties inherent in the measurement of amounts based on the use of estimates, judgment and the consideration of future events; and Make reasonable economic decisions on the basis of the information in the financial information. A51. The applicable financial reporting framework may include the premise that the financial information is prepared on the going concern basis. If the practitioner becomes aware that uncertainties exist regarding the entity’s ability to continue as a going concern, the practitioner may, as appropriate, suggest a more appropriate presentation under the applicable financial reporting framework, or appropriate disclosures concerning the entity’s ability to continue as a going concern, in order to be in compliance with that framework, and to avoid the financial information being misleading. Conditions that Require the Practitioner to Withdraw from the Engagement (Ref: Para. 33, 35) A52. In circumstances addressed by the requirements of this ISRS where withdrawal from the engagement is necessary, the responsibility to inform management and those charged with governance of the reasons for withdrawing provides an opportunity to explain the practitioner’s ethical obligations. Documentation (Ref: Para. 38) A53. The documentation required by this ISRS serves a number of purposes, including the following: Providing a record of matters of continuing relevance to future compilation engagements. Enabling the engagement team, as applicable, to be accountable for its work, including recording the completion of the engagement. A54. The practitioner may consider also including in the engagement documentation a copy of the entity’s trial balance, summary of significant accounting records or other information that the practitioner used to perform the compilation. A55. In recording how the compiled financial information reconciles with the underlying records, documents, explanations and other information provided by management for the purpose of the compilation engagement, the practitioner may, for example, keep a schedule showing the reconciliation of the entity’s general ledger account balances to the compiled financial information, including any adjusting journal entries or other amendments to the financial information that the practitioner has agreed with management in the course of the engagement. The Practitioner’s Report (Ref: Para. 40) A56. The written report encompasses reports issued in hard copy format and those issued using an electronic medium. A57. When the practitioner is aware that the compiled financial information and the practitioner’s report will be included in a document that contains other information, such as a financial report, the practitioner may consider, if the form of presentation allows, identifying the page numbers on which the financial information is presented. This helps users to identify the financial information to which the practitioner’s report relates.

230

Addressees of the Report (Ref: Para. 40(b)) A58. Law or regulation may specify to whom the practitioner’s report is to be addressed in the particular jurisdiction. The practitioner’s report is normally addressed to the party who engaged the practitioner under the terms of the engagement, ordinarily the management of the entity. Financial Information Prepared Using a Special Purpose Financial Reporting Framework (Ref: Para. 40(j)) A59. Under this ISRS, if the financial information is prepared using a special purpose financial reporting framework, the practitioner’s report is required to draw the attention of readers of the report to the special purpose financial reporting framework used in the financial information, and to state that the financial information may therefore not be suitable for other purposes. This may be supplemented by an additional clause that restricts either the distribution or use, or both, of the practitioner’s report to the intended users only. A60. Financial information prepared for a particular purpose may be obtained by parties other than the intended users, who may seek to use the information for purposes other than those for which the information was intended. For example, a regulator may require certain entities to provide financial statements prepared using a special purpose financial reporting framework, and those financial statements to be on public record. The fact of the wider availability of those financial statements to parties other than the intended users does not mean the financial statements would then become general purpose financial statements. The practitioner’s statements required to be included in the practitioner’s report are needed to draw readers’ attention to the fact that the financial statements are prepared under a special purpose financial reporting framework, and may not, therefore, be suitable for other purposes. Restriction on Distribution and Use of the Practitioner’s Report A61. The practitioner may consider it appropriate to indicate that the practitioner’s report is intended solely for the specified intended users of the financial information. Depending on the law or regulation of the particular jurisdiction, this may be achieved by restricting either the distribution or use, or both, of the practitioner’s report to the intended users only. Completion of the Compilation Engagement and Dating of the Practitioner’s Report (Ref: Para. 37, 38, 41) A62. The process that exists within the entity for the approval of the financial information by management, or by those charged with governance as appropriate, is a relevant consideration for the practitioner when completing the compilation engagement. Depending on the nature and purpose of the financial information, there may be an established approval process that management or those charged with governance are required to follow, or that is prescribed in applicable law and regulation, for the preparation and finalization of financial information or financial statements of the entity. Illustrative Reports (Ref: Para. 40) A63. Appendix 2 to this ISRS contains illustrations of practitioners’ compilation reports incorporating the required elements of the report.

231

Appendix 1 (Ref: Para. A39)

Illustrative Engagement Letter for a Compilation Engagement The following is an example of an engagement letter for a compilation engagement that illustrates the relevant requirements and guidance contained in this ISRS. This letter is not authoritative but is intended only to be a guide that may be used in conjunction with the considerations outlined in this ISRS. It will need to be adapted according to the requirements and circumstances of individual compilation engagements. It is drafted to refer to the compilation of financial statements for a single reporting period and would require adaptation if intended or expected to apply to a recurring engagement as described in this ISRS. It may be appropriate to seek legal advice that any proposed letter is suitable. This engagement letter illustrates the following circumstances: The financial statements are to be compiled for sole use by the management of a company (ABC Company), and use of the financial statements will be restricted to management. Use and distribution of the practitioner’s report is also restricted to management. The compiled financial statements will comprise only the balance sheet of the company as at December 31, 20X1 and the income statement for the year then ended, without notes. Management has determined that the financial statements be prepared on an accrual basis as described. *** To the Management6 of ABC Company: [The objective and scope of the compilation engagement] You have requested that we provide the following services: On the basis of information that you will provide, we will assist you in the preparation and presentation of the following financial statements for ABC Company: the balance sheet of ABC Company as at December 31, 20X1 and the income statement for the year then ended, on the historical cost basis, reflecting all cash transactions with the addition of trade accounts payable, trade accounts receivable less an allowance for doubtful accounts, inventory accounted for on an average cost basis, current income taxes payable as at the reporting date, and capitalization of significant long-lived assets at historical cost amortized over their estimated useful lives on the straight-line basis. These financial statements will not include explanatory notes, other than a note describing the basis of accounting as set out in this engagement letter. The purpose for which the financial statements will be used is to provide full-year financial information showing the entity’s financial position at the financial reporting date of December 31, 20X1 and financial performance for the year then ended. The financial statements will be solely for your use, and will not be distributed to other parties.

6 Throughout this illustrative engagement letter, references to “you,” “we,” “us,” “management,” “those charged with governance” and “practitioner” would be used or amended as appropriate in the circumstances.

232

Our Responsibilities A compilation engagement involves applying expertise in accounting and financial reporting to assist you in the preparation and presentation of financial information. Since a compilation engagement is not an assurance engagement, we are not required to verify the accuracy or completeness of the information you provide to us for the compilation engagement, or otherwise to gather evidence to express an audit opinion or a review conclusion. Accordingly, we will not express an audit opinion or a review conclusion on whether the financial statements are prepared in accordance with the basis of accounting you have specified, as described above. We will perform the compilation engagement in accordance with the International Standard on Related Services (ISRS) 4410 (Revised), Compilation Engagements. ISRS 4410 (Revised) requires that, in undertaking this engagement, we comply with relevant ethical requirements, including principles of integrity, objectivity, professional competence and due care. For that purpose, we are required to comply with the International Ethics Standards Board for Professional Accountants’ Code of Ethics for Professional Accountants (IESBA Code). Your Responsibilities The compilation engagement to be performed is conducted on the basis that you acknowledge and understand that our role is to assist you in the preparation and presentation of the financial statements in accordance with the financial reporting framework you have adopted for the financial statements. Accordingly, you have the following overall responsibilities that are fundamental to our undertaking the compilation engagement in accordance with ISRS 4410 (Revised): (a) Responsibility for the financial statements and the preparation and presentation thereof in accordance with a financial reporting framework that is acceptable in view of the intended use of the financial statements and the intended users. (b) Responsibility for the accuracy and completeness of the records, documents, explanations and other information you provide to us for the purpose of compiling the financial statements. (c) Responsibility for the judgments needed in the preparation and presentation of the financial statements, including those for which we may provide assistance in the course of the compilation engagement. Our Compilation Report As part of our engagement, we will issue our report attached to the financial statements compiled by us, which will describe the financial statements, and the work we performed for this compilation engagement [see attached]. The report will also note that the use of the financial statements is restricted to the purpose set out in this engagement letter, and that use and distribution of our report provided for the compilation engagement is restricted to you, as the management of ABC Company. Please sign and return the attached copy of this letter to indicate your acknowledgement of, and agreement with, the arrangements for our engagement to compile the financial statements described herein, and our respective responsibilities. [Other relevant information] [Insert other information, such as fee arrangements, billings and other specific terms, as appropriate.] XYZ & Co.

Acknowledged and agreed on behalf of the management of ABC Company by (signed) ...................... Name and Title Date

233

Appendix 2 (Ref: Para. A63)

Illustrative Practitioners’ Compilation Reports Compilation Engagement for General Purpose Financial Statements Illustration 1: Practitioner’s report for an engagement to compile financial statements using a general purpose financial reporting framework. Compilation Engagement for Financial Statements Prepared for a Special Purpose Illustration 2: Practitioner’s report for an engagement to compile financial statements using a modified general purpose financial reporting framework. Compilation Engagements for Financial Information Prepared for a Special Purpose where Use or Distribution of the Financial Information Is Restricted to the Intended Users Illustration 3: Practitioner’s report for an engagement to compile financial statements using the basis of accounting specified in a contract. Illustration 4: Practitioner’s report for an engagement to compile financial statements using a basis of accounting selected by the management of an entity for financial information required for management’s own purposes. Illustration 5: Practitioner’s report for an engagement to compile financial information that is an element, account or item, being [insert appropriate reference to information required for a regulatory compliance purpose].

234

Illustration 1: Practitioner’s report for an engagement to compile financial statements using a general purpose financial reporting framework. General purpose financial statements required under applicable law that specifies that the entity’s financial statements are to be prepared applying International Financial Reporting Standards for Small- and Medium-sized Entities (IFRS for SMEs). PRACTITIONER’S COMPILATION REPORT [To Management of ABC Company] We have compiled the accompanying financial statements of ABC Company based on information you have provided. These financial statements comprise the statement of financial position of ABC Company as at December 31, 20X1, the statement of comprehensive income, statement of changes in equity and statement of cash flows for the year then ended, and a summary of significant accounting policies and other explanatory information. We performed this compilation engagement in accordance with International Standard on Related Services 4410 (Revised), Compilation Engagements. We have applied our expertise in accounting and financial reporting to assist you in the preparation and presentation of these financial statements in accordance with International Financial Reporting Standards for Small- and Medium-sized Entities (IFRS for SMEs). We have complied with relevant ethical requirements, including principles of integrity, objectivity, professional competence and due care. These financial statements and the accuracy and completeness of the information used to compile them are your responsibility. Since a compilation engagement is not an assurance engagement, we are not required to verify the accuracy or completeness of the information you provided to us to compile these financial statements.. Accordingly, we do not express an audit opinion or a review conclusion on whether these financial statements are prepared in accordance with IFRS for SMEs. [Practitioner’s signature] [Date of practitioner’s report] [Practitioner’s address]

235

Illustration 2: Practitioner’s report for an engagement to compile financial statements using a modified general purpose financial reporting framework. Financial statements prepared using a general purpose financial reporting framework adopted by management on a modified basis. The applicable financial reporting framework is International Financial Reporting Standards for Small- and Medium-sized Entities (IFRS for SMEs) excluding the treatment of property, which has been revalued rather than being carried at historical cost. Use or distribution of the financial statements is not restricted. PRACTITIONER’S COMPILATION REPORT [To Management of ABC Company] We have compiled the accompanying financial statements of ABC Company based on information you have provided. These financial statements comprise the statement of financial position of ABC Company as at December 31, 20X1, the statement of comprehensive income, statement of changes in equity and statement of cash flows for the year then ended, and a summary of significant accounting policies and other explanatory information. We performed this compilation engagement in accordance with International Standard on Related Services 4410 (Revised), Compilation Engagements. We have applied our expertise in accounting and financial reporting to assist you in the preparation and presentation of these financial statements on the basis of accounting described in Note X to the financial statements. We have complied with relevant ethical requirements, including principles of integrity, objectivity, professional competence and due care. These financial statements and the accuracy and completeness of the information used to compile them are your responsibility. Since a compilation engagement is not an assurance engagement, we are not required to verify the accuracy or completeness of the information you provided to us to compile these financial statements. Accordingly, we do not express an audit opinion or a review conclusion on whether these financial statements are prepared in accordance with the basis of accounting described in Note X. As stated in Note X, the financial statements are prepared and presented in accordance with International Financial Reporting Standards for Small- and Medium-sized Entities (IFRS for SMEs), excluding property which is revalued in the financial statements rather than being carried at historical cost. The financial statements are prepared for the purpose described in Note Y to the financial statements. Accordingly, these financial statements may not be suitable for other purposes.

[Practitioner’s signature] [Date of practitioner’s report] [Practitioner’s address]

236

Illustration 3: Practitioner’s report for an engagement to compile financial statements using the basis of accounting specified in a contract. Financial statements prepared to comply with the provisions of a contract, applying the basis of accounting specified in the contract. The practitioner is engaged by a party other than management or those charged with governance of the entity. The financial statements are intended for use only by the parties specified in the contract. Distribution and use of the practitioner’s report is restricted to the intended users of the financial statements specified in the contract. PRACTITIONER’S COMPILATION REPORT [To the Engaging Party7] We have compiled the accompanying financial statements of ABC Company (“the Company”) based on information provided by the management of the Company (“management”). These financial statements comprise [name all the elements of the financial statements prepared under the basis of accounting specified in the Contract and the period/date to which they relate]. We performed this compilation engagement in accordance with International Standard on Related Services 4410 (Revised), Compilation Engagements. We have applied our expertise in accounting and financial reporting to assist management in the preparation and presentation of these financial statements on the basis of accounting described in Note X to the financial statements. We have complied with relevant ethical requirements, including principles of integrity, objectivity, professional competence and due care. These financial statements and the accuracy and completeness of the information used to compile them are management’s responsibility. Since a compilation engagement is not an assurance engagement, we are not required to verify the accuracy or completeness of the information provided to us by management to compile these financial statements. Accordingly, we do not express an audit opinion or a review conclusion on whether these financial statements are prepared in accordance with the basis of accounting described in Note X. As stated in Note X, the financial statements are prepared and presented on the basis described in Clause Z of the provisions of the Company’s contract with XYZ Limited dated [insert date of the relevant contract/agreement] (“the Contract”), and for the purpose described in Note Y to the financial statements. Accordingly, these financial statements are intended for use only by the parties specified in the Contract, and may not be suitable for other purposes. Our compilation report is intended solely for the parties specified in the Contract, and should not be distributed to other parties. [Practitioner’s signature] [Date of practitioner’s report] [Practitioner’s address]

7

Alternatively, the appropriate addressee specified in the relevant contract

237

Illustration 4: Practitioner’s report for an engagement to compile financial statements using a basis of accounting selected by management of an entity for financial information required for management’s own purposes. Financial statements prepared using a special purpose financial reporting framework, intended for use only by the management of a company for management’s own purposes. The financial statements incorporate certain accruals, and comprise only a balance sheet, an income statement, and a single note that refers to the basis of accounting used for the financial statements. The financial statements are intended for use only by management. Distribution and use of the practitioner’s report is restricted to management. PRACTITIONER’S COMPILATION REPORT [To Management of ABC Company] We have compiled the accompanying financial statements of ABC Company based on information you have provided. These financial statements comprise the balance sheet of ABC Company as at December 31, 20X1 and an income statement for the year then ended. We performed this compilation engagement in accordance with International Standard on Related Services 4410 (Revised), Compilation Engagements. We have applied our expertise in accounting and financial reporting to assist you in the preparation and presentation of these financial statements on the basis of accounting described in Note X to the financial statements. We have complied with relevant ethical requirements, including principles of integrity, objectivity, professional competence and due care. These financial statements and the accuracy and completeness of the information used to compile them are your responsibility. Since a compilation engagement is not an assurance engagement, we are not required to verify the accuracy or completeness of the information you provided to us to compile these financial statements. Accordingly, we do not express an audit opinion or a review conclusion on whether these financial statements are prepared in accordance with the basis of accounting described in Note X. Note X states the basis on which these financial statements are prepared, and their purpose is described in Note Y. Accordingly, these financial statements are for your use only, and may not be suitable for other purposes. Our compilation report is intended solely for your use in your capacity as management of ABC Company, and should not be distributed to other parties. [Practitioner’s signature] [Date of practitioner’s report] [Practitioner’s address]

238

Bronnen Wettelijk kader van de factuur Boete

Marc Govers – Patrick Wille Marc Govers – Patrick Wille

De digitale samenleving

E-factureren voor accounants en administratiekantoren: Fou-Khan – Tonny Dirkx Ricoh Modellen van elektronische facturen BillingByWeb CollectingByWeb Advalvas Popsy Zoomit Opdracht van de accountant – te nemen stappen Brochure Nota Bene – de adoptie van elektronische facturen Nieuwe regels vanaf 1 januari 2013

Bent u klaar voor elektronische facturen? Elektronisch factureren in 1,2,3

Wat is I.F.A.C? Wat is I.A.A.S.B? Wat is I.S.Q.C.1? Problematiek Assurance en wettelijk

Jurgen Opreel – BTW lijn Fiscoloog 1315 - 2012 Unizo

www.ifac.org www.iaasb.org www.ibr-ire.be nota Liesbet Dhaene – Juridische dienst IAB voorbehouden opdrachten

239

SEMINARIE B.I.B.F. Kantoororganisatie in de 21 ste eeuw: Is dit nog haalbaar?

Recommend Documents