Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de functie van stafmedewerker Kwaliteit, beleid en organisatie

Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de functie van stafmedewerker Kwaliteit, beleid en organisatie Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte, een assessment en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen voor het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het assessment. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op het schriftelijk gedeelte, geschikt bevonden worden op het assessment, 60% van de punten behalen op het mondeling gedeelte en 60% op het geheel van de selectieproef. Schriftelijk gedeelte (50 punten) Inhoud

Opdracht op basis van de functiebeschrijving

Schriftelijk gedeelte: datum

Vindt plaats op 17 december 2014

Assessment

Tussen 8 januari 2015 en 20 januari 2015

Mondeling gedeelte (50 punten) inhoud

Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein.

Mondeling gedeelte: datum

27 januari 2015

Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure

1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van ofwel een bachelordiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van 1 cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs én 7. een absolute vereiste van minstens 3 jaar relevante beroepservaring

Kandidaatstelling: hoe

De kandidaturen worden bij voorkeur elektronisch ingediend via [email protected] of via het elektronisch sollicitatieformulier

Kandidaatstelling: - diploma - cv

Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd worden (op sanctie van nietigheid). De kandidaat bewijst aan de hand van documenten de 3 jaar beroepsrelevante ervaring.

Kandidaatstelling: uiterste inschrijvingsdatum

3 december 2014

Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Keizersplein 21, 9300 Aalst. Telefoon: 053 72 34 69, e-mail: [email protected] Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Vera Van den Abbeele.

Algemene informatie Functietitel

Stafmedewerker kwaliteit, beleid en organisatie

Plaats in de organisatie

De stafmedewerker rapporteert rechtstreeks aan de stadssecretaris.

Niveau

B

Weddeschaal

B4-B5

Statuut

Statutair

Doel van de functie

De stafmedewerker Kwaliteit, beleid en organisatie is een staflid die taken en verantwoordelijkheden heeft op het gebied van  integraal kwaliteitsmanagement  voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de beleidsuitvoering  organisatiebeheersing, de implementatie en de uitvoering van een managementsysteem waardoor de stad haar missie en visie, haar doelstellingen en waarden op een systematische wijze realiseert en evalueert en bijstuurt vanuit een duidelijke strategie, gericht naar alle belanghebbenden. De stafmedewerker maakt ook deel uit van het managementteam.

Functie-inhoud Onderstaande gebieden geven de resultaten aan die de titularis op termijn moet verwezenlijken. Op ieder van de resultaatsgebieden moet de titularis in staat zijn op te treden: - adviserend, op vraag van de stadssecretaris of het managementteam; - beslissend, binnen de delegaties hem/haar gegeven door de stadssecretaris; - uitvoerend, als implementatie van de gemaakte keuzes en genomen beslissingen. Hierbij moet de titularis in staat zijn op te treden

- op strategisch en tactisch niveau - op operationeel niveau wanneer zijn/haar persoonlijke interventie is vereist en in het bijzonder op het vlak van kwaliteit, beleid of organisatiemanagement. Het is de bedoeling om:  via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie.  de belangrijkste taken aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.

Resultaatgebieden

Kerntaken

kwaliteit

De stafmedewerker KBO initieert, stimuleert en coördineert Qinitiatieven waarbij medewerkers, partners en klanten worden betrokken opdat de gehele werking van de organisatie continu wordt verbeterd. Voorbeelden:

beleidsuitvoering



Toepassen van de PDCA-cyclus op de volledige organisatie



Implementeren van kwaliteitsborging



Verzekeren van participatie van medewerkers, partners en andere stakeholders

instrumenten

met

het

oog

op

De stafmedewerker KBO is verantwoordelijk voor de voorbereiding, opvolging en evaluatie van de uitvoering van het beleid om dichter bij onze missie te komen. Voorbeelden:

organisatiebeheer



Adviseren, coördineren, evalueren - samen met het managementteam – van de ontwikkeling en uitwerking van het beleid



In kaart brengen beleidsadvisering



Uitvoeren van studiewerk



Coördineren van de strategische nota MJP



Onderling afstemmen van verschillende initiatieven tot een geïntegreerd beleid



Opzetten en opvolgen van beleid- en managementindicatoren



Aanzetten geven voor opportuniteiten op verschillende beleidsdomeinen (excl. subsidiologie).

van

dienstverlening

beleidsoriënterend

en

m.o.o.

inventariserend

De stafmedewerker initieert, stimuleert en coördineert een organisatiebrede, continue invulling van een integraal beheersysteem teneinde zo optimaal mogelijk de organisatie te beheersen. Voorbeelden: 

Implementeren van een (verbeter)managementsysteem



Werkt actief mee aan de ontwikkeling van organisatiestructuur, procedures en processen die nodig zijn

in kader van organisatiebeheersing

Interne contacten Externe contacten

      



Reflecteert samen met de belanghebbenden over de invoering van de noodzakelijke veranderingsprocessen, de opeenvolgende stappen die daarbij moeten worden gevolgd, met aanduiding van de na te leven termijnen; en voert deze in



Ontwikkelt en hanteert uniforme methoden, precieze criteria en meetinstrumenten die toelaten de gemaakte vorderingen en effecten van ingevoerde (veranderings)processen cyclisch en periodiek te meten



Initieert, stimuleert en coördineert acties in functie van de uitvoering van het regelgevend kader en het organisatorisch kader van de stad, met name het strategische meerjarenplan, het interne controlesysteem, interne en externe auditing, procesmanagement en andere



Creëert draagvlak voor organisatiebeheer binnen en tussen teams, diensten, clusters

stadssecretaris & managementteam gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen middenkader Collega’s uit andere (centrum)steden VVSG OCMW Aalst Organisaties en verenigingen gelinkt aan kwaliteit, beleid en/of organisatieontwikkeling

Competentieprofiel Kennis en vaardigheden die de titularis niet bezit bij de aanwerving moet hij/zij bereid zijn en in staat zijn zich op betrekkelijk korte termijn eigen te maken.

Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis

          



Kennis van relevante wet- en regelgeving Kennis van administratief en financieel beheer (BBC) Heeft kennis van regelgeving en voorschriften inzake integrale kwaliteitszorg Heeft een inzicht in de beleidsstructuur, de organisatie en werking van de organisatie/clusters/diensten/teams Kennis van organisatie, organisatieveranderingen en managementprincipes (in het bijzonder in de principes van strategische planning) Technische kennis van (de ontwikkeling van) kwaliteitssystemen en beleid Kennis van (normen en richtlijnen) voor modellen en systemen Kennis van proces- en projectmanagement Kennis van de praktische toepassingsmogelijkheden van informatietechnologie ten behoeve van de administratieve organisatie en de registratie van de (kwaliteits)gegevens Heeft theoretische inzichten, past methoden en technieken inzake integrale kwaliteitszorg, strategische en organisatieontwikkeling toe Is vertrouwd met rekruterings-, functionering- en evaluatietechnieken Heeft een goede informatica kennis

Competentiecluster: omgaan met informatie CONCEPTUEEL DENKEN Omschrijving Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten competentie vertalen in werkbare en concrete oplossing. Gedragsindicatoren  Denken in globale termen zonder zich te verliezen in details 

Denkt kritisch en zelfstandig



“vertalen” van abstracte concepten naar concreet werkbare oplossingen



Ontwikkelingen in de externe omgeving opvolgen en begrijpen teneinde een aangepaste dienstverlening te kunnen garanderen



Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatie- en beleidscontext

Competentiecluster: omgaan met taken WERK STRUCTUREREN

Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren. 

Prioriteiten stellen: de prioriteiten voor de eigen taken bepalen en uitvoeren.



Systematische werken: de eigen taken op een systematische manier afwerken, binnen de beschikbare termijn.



Veelheid aan taken uitvoeren: een veelheid aan verschillende taken op een georganiseerde manier uitvoeren.

PROBLEMEN OPLOSSEN Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van Omschrijving alternatieven en uitvoeren van de oplossing. competentie  Omgaan met het onverwachte: onverwachte situaties aanpakken door Gedragsindicatoren  

de situatie te herkennen, te begrijpen en te verwerken. Op eigen initiatief handelen: de taken uitvoeren met een minimum aan begeleiding, op basis van eigen initiatief. Oplossingen uitvoeren: binnen zijn/haar activiteitendomein en op basis van ervaring en kennis, verschillende opties op een objectieve manier afwegen en de best passende oplossing implementeren.

Competentiecluster: omgaan met relaties COMMUNICEREN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Zich uitdrukken op een duidelijke en begrijpelijke manier zowel schriftelijk als mondeling en gegevens correct rapporteren.   

Mondeling communiceren: gegevens, ideeën en meningen mondeling correct overbrengen, op een gestructureerde manier Schriftelijk communiceren: gegevens, ideeën en meningen schriftelijk correct overbrengen met de juiste structuur en terminologie. Rapporteren: gegevens op een accurate manier weergeven of overbrengen volgens de gestelde regels en procedures.

ADVISEREN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensrelatie met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.  

Advies geven: het adviseren van klanten, burgers en anderen binnen en buiten de organisatie op basis van eigen expertise. Credibiliteit verwerven: een relatie opbouwen met anderen op basis van zijn/haar geloofwaardigheid en expertise.

RELATIES LEGGEN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Opbouwen van relaties en netwerken met mensen binnen en buiten de organisatie, met gelijken en doorheen verschillende hiërarchische niveaus.   

Relaties leggen met gelijken: het opbouwen en onderhouden van formele en informele contacten om zo op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen binnen het vakgebied. Relaties leggen tussen niveaus: het in stand houden van goede relaties doorheen verschillende organisatieniveaus, overweg kunnen met zowel mensen uit de hogere als de lagere niveaus. Externe relaties opbouwen: opbouwen en onderhouden van contacten met externe partners, instanties en organisaties.

Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren BETROUWBAARHEID TONEN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.  Eerlijk en integer handelen: vertrouwelijkheid respecteren en anderen op een eerlijke en integere wijze benaderen.  Consistent handelen: zich consequent tonen in principes, waarden en gedrag, bouwen aan vertrouwen op basis van de eigen authenticiteit en nakomen van verbintenissen.  Loyaal handelen: op een gedisciplineerde manier te werk gaan in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie door genomen beslissingen te ondersteunen en uit te voeren.

ZELFONTWIKKELING Omschrijving Neemt actie om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is competentie voor de organisatie als voor de eigen professionele groei Gedragsindicatoren  Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of het eigen vakgebied 

Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein



Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling