Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van diensthoofd Juridische zaken en bestuursondersteuning

Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van diensthoofd Juridische zaken en bestuursondersteuning Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een thuisopdracht, een presentatie, een assessment en een interview. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in de thuisopdracht vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het volgende gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel, geschikt bevonden worden op het assessment en 60% op het geheel van de selectieproef. Thuisopdracht Inhoud

Opdracht op basis van de functiebeschrijving

Thuisopdracht: datum

Wordt verstuurd op 7 november 2014, moet digitaal bezorgd worden ten laatste op 14 november, 10 uur

Presentatie

Gebaseerd op de thuisopdracht

Presentatie: datum

Vindt plaats op 18 of 19 november 2014

Assessment

Het assessment vindt plaats tussen 20 en 30 november 2014.

Interview inhoud

Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein.

Interview: datum

Het interview vindt plaats op 6 december 2014.

Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure

1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van ofwel een masterdiploma, ofwel een

diploma van het hoger onderwijs van 2 cycli dat gelijkgesteld is met universitair onderwijs én minimum 3 jaar relevante beroepservaring, waaronder wordt verstaan: 3 jaar werkervaring binnen het werkveld of 3 jaar leidinggevende ervaring Kandidaatstelling: hoe

De kandidaturen worden bij voorkeur elektronisch ingediend via [email protected] of via het elektronisch sollicitatieformulier. De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden.

Kandidaatstelling: - diploma - cv

Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd worden (op sanctie van nietigheid).

Kandidaatstelling: uiterste inschrijvingsdatum

28 oktober 2014

De kandidaat bewijst aan de hand van documenten de 3 jaar beroepsrelevante ervaring.

Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Keizersplein 21, 9300 Aalst. Telefoon: 053 72 34 69, e-mail: [email protected] Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Vera Van den Abbeele.

Algemene informatie Functietitel

Diensthoofd

Cluster

Interne ondersteuning

Dienst

Juridische zaken & bestuursondersteuning (zowel strategische als beleidsmatige ondersteuning)

Plaats in de organisatie

Het diensthoofd Juridische zaken & bestuursondersteuning rapporteert aan de directeur van de cluster Interne ondersteuning

Niveau

A

Weddeschaal

A4a - A4b

Statuut

Statutair / contractueel

Informatie over de dienst De dienst Juridische zaken & bestuursondersteuning bestaat uit drie teams: 1. Team Contracten: bestaat uit twee groepen: enerzijds een groep die zich richt op overheidsopdrachten en anderzijds een groep die verantwoordelijk is voor het patrimonium (stadseigendommen – gronden, veldwegen, voetpaden, concessies…). 2. Team Juridisch advies & bestuursondersteuning: richt zich enerzijds op adviesverlening in juridische dossiers (gaande van arbeidsongevallen, opvolgen procedures, opzetten van reglementen, gemeentelijke administratieve sancties, beheer van de rechtsgeschillen…) en anderzijds op de ondersteuning, voorbereiding en uitwerking van de besluitvormingsprocessen (het college van burgemeester & schepenen, de gemeenteraad en organisaties gelieerd met de stad). 3. Team Strategische planning & Europese en internationale samenwerking: is stadsbreed ondersteunend inzake strategische planning, Europees beleid, data, GIS en internationale samenwerking. De dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning valt onder de cluster Interne ondersteuning. Het doel van deze cluster is het garanderen van een performante interne dienstverlening aan alle stadsdiensten. Interne, maar ook externe klantgerichtheid, correct procesverloop en kwalitatieve dienstverlening staan op de eerste plaats. De dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning is een dienst die organisatiebreed werkt en meedenkt. Het diensthoofd focust zich op de realisatie van de strategische doelstellingen.

VTE Strategische doelstellingen

29,5 VTE 1. Het garanderen van een goede kwalitatieve dienstverlening ten opzichte van de interne en externe klanten 2. Detecteren van synergieën binnen & tussen de teams zodanig dat er stappen kunnen gezet worden in de richting van een slagkrachtige dienst Juridische zaken & bestuursondersteuning. 3. Detecteren van opportuniteiten en mogelijkheden tot verdere samenwerking met andere entiteiten (OCMW, autonome gemeentebedrijven, hogere overheden, andere gemeentes…). 4. Organisatiebreed meewerken en –denken.

Doelstellingen op dienstniveau – operationele doelstellingen

1. Gedegen, neutrale en correcte adviesverlening in juridische dossiers 2. De ondersteuning, voorbereiding en uitwerking van de besluitvormingsprocessen van het bestuur en organisaties gelieerd aan de stad 3. Het correct initiëren, coördineren en opvolgen van overheidsopdrachten 4. Het instaan voor het efficiënt beheer van het patrimonium van de stad Aalst

5. Het begeleiden van alle stadsdiensten in functie van een goede strategische planning op organisatiebreed niveau met aandacht voor de implementering van efficiëntieprocessen (door gebruik van data, GIS, subsidies…)

Doel van de functie

Persoonlijke doelstellingen

Vanuit een leidinggevende en overkoepelende positie staat het diensthoofd Juridische zaken & bestuursondersteuning in voor de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen van deze dienst. De strategische en operationele doelstellingen vormen samen met de resultaatsgebieden en het competentieprofiel de basis voor het formuleren van persoonlijke doelstellingen.

Functie-inhoud Resultaatsgebieden

Kerntaken

Leiding geven



Opstellen van een eigen visie op de dienst dat gebaseerd is op de missie en de doelstellingen van de stad



Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren aan de directeur Interne ondersteuning om een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren.



Coachen van de medewerkers van de dienst binnen de vooropgestelde stedelijke kaders en hen stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling



Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken



Organiseren en voorzitten van werkoverleg



Leveren van input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen om zo een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen



Rapporteren aan het beleid over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren



Opmaken, beheren, opvolgen en bijsturen van het exploitatie- en investeringsbudget van de dienst binnen de beheers- en beleidscyclus



Ontwikkelen en opvolgen van indicatoren en hieraan acties aftoetsen

Budgetbeheer en Beleidsondersteuning

Kwaliteitszorg

Proces- en projectbeheer

Dienstverlening

Communicatie



Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten om zo de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten



Opvolgen van de regelgeving op vaktechnisch gebied en het waken over de correcte toepassing hiervan en zorgen voor de communicatie naar de medewerkers



Opstarten, begeleiden en evalueren van controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen, zowel als projectleider als projectteamlid



Instaan voor een permanente en up-to-date opvolging en rapportering van projecten.



Creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatieen veranderingsprojecten



Bewaken van uniforme, klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen en volgens intern opgestelde richtlijnen



Snel en accuraat behandelen van (complexere) dossiers, klachten, vragen, .. met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd



Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn



Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk en de nodige communicatie en/of correspondentie verzorgen teneinde de voortgang en de inhoudelijke stoffering van een dossier te bevorderen

Interne contacten

Alle stadsdiensten

Externe contacten

Andere lokale besturen Autonome gemeentebedrijven Kenniscentrum Vlaamse Steden OCMW Provincie Vlaamse overheid (Agentschap Binnenlands Bestuur) VVSG

Competentieprofiel

Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis

 Publiek recht in de ruime zin (wetgeving overheidsopdrachten, gemeentedecreet, openbaarheid van bestuur, beginselen van behoorlijk bestuur, administratief recht…)  Organisatiemanagement  Peoplemanagement

Verworven kennis of bereid zijn op korte termijn te verwerven

 Het nut, doel en technieken van strategische planning  Affiniteit met data en het belang van objectieve en wettelijke onderbouw van beleid  Werking van een stadsbestuur

Competentiecluster: omgaan met informatie Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

CONCEPTUEEL DENKEN Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten vertalen in werkbare en concrete oplossing.  Denken in globale termen zonder zich te verliezen in details  Denkt kritisch en zelfstandig  “vertalen” van abstracte concepten naar concreet werkbare oplossingen  Ontwikkelingen in de externe omgeving opvolgen en begrijpen teneinde een aangepaste dienstverlening te kunnen garanderen  Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatie- en beleidscontext

Competentiecluster: omgaan met taken Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

PLANNEN EN ORGANISEREN Proactief stellen van doelstellingen, nauwgezet uittekenen van actieplannen. Beheren en opvolgen van tijd, kosten, activiteiten en middelen.  Strategische doelstellingen vertalen in concreet meetbare doelstellingen en acties  Efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en in functie van de prioriteiten uitwerken; daarbij de vereiste middelen (mensen, budget, logistiek) juist inzetten.  Mogelijke toekomstige obstakels correct inschatten en in functie daarvan de juiste acties ondernemen.  Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en de behaalde kwaliteit  Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een efficiënte, doelmatige stijl en aanpak om toch de doelstellingen te bereiken  Blijft in alle werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden

Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

OPVOLGING EN RAPPORTERING De voortgang van de resultaten met regelmaat opvolgen en indien nodig consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken doelstellingen.  Formuleert meetindicatoren voor de primaire processen van de dienst.  Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces  Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang  Formuleert gerichte voorstellen om bestaande problemen / processen / procedures te verbeteren om efficiënter en effectiever de doelstellingen te bereiken en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen  Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in

BESLUITVAARDIGHEID & OVERTUIGINGSKRACHT Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren  Neemt de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie , rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn  Kan standpunten op een beargumenteerde en overtuigende manier overbrengen  Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding

Competentiecluster: omgaan met medewerkers

Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

ONTWIKKELING VAN MEDEWERKERS (RESULTAATGERICHT COACHEN) Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling)  Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren  Heeft een actieve rol en brengt een positieve inbreng in het kader van de persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van medewerkers  Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden  Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken  Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de andere(n) en stimuleert dat ook  Is in staat om zijn/haar advies en coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers  Geeft feedback op een gepaste manier en via correcte gesprekstechnieken

Competentiecluster: omgaan met relaties Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

KLANT- EN KWALITEITSGERICHTHEID Verzekert een kwaliteitsvolle dienstverlening en anticipeert op noden van interne en externe klanten.  Stelt de klanten op de eerste plaats en komt tegemoet aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen.  Geeft richting aan het beleid van de dienst opdat het zou voldoen aan de huidige en toekomstige noden van de klanten  Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen  Ontwikkelt procedures om het werk efficiënter te laten verlopen.  Stimuleert medewerkers om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen.

SAMENWERKEN Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen de eigen dienst evenals binnen de cluster en clusteroverschrijdend  Komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren  Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen  Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen  Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe

Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

ORGANISATIEBETROKKENHEID Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie  Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de beoogde resultaten, tegenover de organisatie en klanten  Zet zich in om de doelstellingen van de cluster en de dienst te realiseren. ZELFONTWIKKELING Neemt actie om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is voor de organisatie als voor de eigen professionele groei  Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of het eigen vakgebied  Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein  Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling