Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van deskundige Rechtspraktijk Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het volgende gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel en 60% op het geheel van de selectieproef.
Uiterste datum indienen kandidatuur 16 augustus 2015
Schriftelijk gedeelte: 3 september 2015
Mondeling gedeelte 28 september 2015
Schriftelijk gedeelte
Opdrachten op basis van de functiebeschrijving
Mondeling gedeelte
Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein.
Diplomavoorwaarde
Je beschikt over een bachelordiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van 1 cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
Kandidaatstelling: hoe
De kandidaturen worden bij voorkeur elektronisch ingediend via
[email protected] of via het elektronisch sollicitatieformulier. De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden.
Kandidaatstelling: - diploma en CV
Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd worden (op sanctie van nietigheid).
Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst P&O, team selectie en loopbaanontwikkeling, Keizersplein 21, 9300 Aalst. Telefoon: 053 72 34 69, e-mail:
[email protected] Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Vera Van den Abbeele.
Algemene informatie Functietitel
Administratief deskundige Juridische zaken en bestuursondersteuning
Cluster
Interne ondersteuning
Dienst
Juridische zaken en bestuursondersteuning
Team
Juridisch advies en bestuursondersteuning
Plaats in de organisatie
De administratief deskundige ondersteunt de bestuurssecretarissen van de dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning
Niveau
B
Weddeschaal
B1-B3
Statuut
Contract onbepaalde duur
Informatie over het team Juridisch advies en bestuursondersteuning Het team Juridisch advies en bestuursondersteuning maakt, naast het team Strategische planning en Europese en internationale samenwerking en team Contracten (patrimonium en overheidsopdrachten) deel uit van de dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning. De dienst valt onder cluster Interne ondersteuning. De missie van de cluster, en bijgevolg ook van de dienst, is als volgt: ‘Het bieden van organisatiebrede ondersteuning op klantvriendelijke, proactieve en innovatieve wijze’. Het team Juridisch advies en bestuursondersteuning is in grote lijnen bezig met (1) alle soorten van besluitvorming binnen een lokaal bestuur (bv. college, gemeenteraad…), (2) adviseren en optreden in juridische dossiers en rechtsgeschillen en (3) het beheren van de verzekeringsportefuille van de stad. Het is binnen dit team dat de administratief deskundige Juridische zaken en bestuursondersteuning een plaats heeft.
VTE team Juridisch advies en bestuursondersteuning Strategische en operationele doelstellingen relevant voor de functie
8 VTE
‘Het bieden van organisatiebrede ondersteuning op klantvriendelijke, proactieve en innovatieve wijze’ Door ondersteuning in juridische dossiers en geschillen Door het beheer van de verzekeringsportefeuille Door het garanderen van een correct besluitvormingsproces
Doel van de functie
De administratief deskundige Juridische zaken en bestuursondersteuning is verantwoordelijk (1) voor de verzekeringen en de aansprakelijkheidskwesties van de stadsorganisatie. Dit houdt in de opstart, het beheer, de afwikkeling, de nazorg in concrete dossiers en het preventief indekken van de aansprakelijkheid. Daarnaast is de administratief deskundige verantwoordelijk (2) voor de voorbereiding van concrete juridische dossiers. Dit betekent het verzamelen en analyseren van de informatie verkregen van de stadsdiensten en andere organisaties en het voorstellen van oplossingen in deze dossiers. Bovendien is de administratief deskundige verantwoordelijk (3) voor het verzorgen van de administratieve modaliteiten bij genomen of te nemen beslissingen (vb. publicaties Belgisch Staatsblad, neerleggen stukken ter griffie, organisatie bijzondere en algemene vergaderingen, commissies, verslagen…).
Functie-inhoud Resultaatsgebieden, doelstellingen en kerntaken (*)
DIENSTVERLENING Doelstelling
Kerntaken
Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de stad, de dienstverlening als kernactiviteit permanent optimaliseren, teneinde bij te dragen aan de missie en visie van de stad als modeldienstverlener.
Bewaken en actief bijdragen tot een uniforme, klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen de dienst volgens vastgelegde termijnen en intern opgestelde richtlijnen.
Snel en accuraat reageren op vragen, klachten en dossiers, met het oog op een efficiente en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd. Toont zich verbonden met de oganisatie, is goed geïnformeerd over maatschappelijke ontwikkelingen, in het bijzonder de ontwikkelingen in het rechtslandschap (vb. rechtbank van eerste aanleg Dendermonde is gewijzigd in rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen, afdeling Dendermonde), kent het reilen en zeilen van de stad en deelt deze kennis. Is een voorbeeld qua omgangsstijl en getuigt van een beleefd en corect taalgebruik.
PROCES- EN PROJECTOPTIMALISATIE Doelstelling
Kerntaken
Het opzetten, opvolgen, actief deelnemen en/of de leiding op zich nemen van projecten in het kader procesoptimalisatie met het oog op het realiseren van het efficiëntiewinsten.
Verbeteracties uitwerken met het oog op een verbetering van de werkprocessen en een optimalisatie van de procesflow (oa digitalisering van de procesflow). Administratieve afhandeling van tijdsgebonden (project-)dossiers (o.a. aanmaken college- en gemeenteraadsbeslissingen, behandelen van bezwaarschriften, …) met het oog op een snelle en kwalitatieve dienstverlening.
Opstellen en actualiseren van richtlijnen binnen de organisatie inzake verzekeringen, rechtsgeschillen, schadedossiers.
Het verspreiden van dit type van informatie binnen de organisatie.
ADVIES Doelstelling
Instaan voor een correct en adequate adviesverlening met het oog op het realiseren van doelstellingen van de dienst en de functie.
Kerntaken
Verlenen van advies bij juridische dossiers Actief het juridische component in dossiers opvolgen
Zorgen voor een duidelijke en in begrijpbare taal omgezette communicatie naar de stadsdiensten toe
BELEIDSADVIES Doelstelling
Leveren van vaktechnische input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen en wetgeving teneinde een actieve bijdrage te leveren aan de beleidsdoelstellingen zoals opgenomen in de beleids- en beheerscyclus.
Kerntaken
inspelen op nieuwe regelgeving en tendensen met het oog op het voorbereiden van voorstellen voor een efficiëntere (digitale) werking binnen de dienst.
Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren met het oog op een ‘evidence based’ evaluatie van de eigen werking.
Opvolgen van de evoluties binnen het expertisegebied en actief aan meewerken dat de eventuele veranderingen in reglementeringen en/of beleidsbeslissingen in praktische procedures omgezet worden met het oog op de realisatie van een kwalitatieve, professionele en uniforme dienstverlening.
Interne contacten
Alle stadsdiensten
Externe contacten
Burgers, advocaten, notarissen, verzekeringsmaatschappijen, rechtbanken, administratieve rechtscolleges, studiebureaus, andere steden en gemeenten, VVSG.
Competentieprofiel VAKKENNIS Doelstelling
Beheersen van de nodige vakkennis en basiskennis voor deze functie.
Vakkennis
Verbintenissen- en contractenrecht Aansprakelijkheidsrecht Verzekeringsrecht Administratief recht Burgerlijk procesrecht
Basiskennis
Kennis van de juridische structuren en het onderscheid tussen burgerlijk recht en administratief recht Microsoft Office Gemeentedecreet Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Competentiecluster: omgaan met informatie INFORMATIE BEHANDELEN Omschrijving competentie
Zoeken, verwerken en correct weergeven van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn.
Gedragsindicatoren
Informatie verzamelen: gaten in de informatie ontdekken en doeltreffend bijkomende informatie zoeken. Informatie verwerken: grote hoeveelheden informatie binnen de beschikbare termijn en onbevooroordeeld verwerken. Informatie weergeven: de informatie op een correcte en aan het doelpubliek aangepaste wijze weergeven. Discretieplicht.
INFORMATIE ANALYSEREN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
Analytisch denken: een structuur herkennen in de informatie, inzicht krijgen in oorzaak en gevolg en het onderscheid maken tussen het essentiële en het bijkomstige. Informatie beoordelen: kritisch omgaan met de informatie en de beschikbare alternatieven beoordelen.
Competentiecluster: omgaan met taken WERK STRUCTUREREN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.
Prioriteiten stellen: de prioriteiten voor de eigen taken bepalen en uitvoeren. Systematische werken: de eigen taken op een systematische manier afwerken, binnen de beschikbare termijn. Veelheid aan taken uitvoeren: een veelheid aan verschillende taken op een georganiseerde manier uitvoeren.
ZELFSTANDIG PROBLEMEN OPLOSSEN & VERANTWOORDELIJKHEID NEMEN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven, besluiten trekken en uitvoeren van de oplossing.
Omgaan met het onverwachte: onverwachte situaties aanpakken door de situatie te herkennen, te begrijpen en te verwerken. Op eigen initiatief handelen: de taken uitvoeren met een minimum aan begeleiding, op basis van eigen initiatief. Besluitvaardigheid: binnen zijn/haar activiteitendomein en op basis van ervaring en kennis, verschillende opties op een objectieve manier afwegen en de best passende oplossing implementeren. Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties. De eigen werkzaamheden zelfstandig kunnen plannen en afwerken, kalm blijven bij piekmomenten of moeilijke situaties en het overzicht behouden. Fungeren als tussenschakel tussen de bestuurssecretarissen en de administratieve medewerkers met betrekking tot eerstelijnsvragen.
Competentiecluster: omgaan met medewerkers KENNIS EN INFORMATIE DELEN Omschrijving competentie gedragsindicatoren
Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen.
Demonstreren: anderen tonen hoe de dingen het best kunnen aangepakt worden door vaardigheden en technieken te demonstreren. Aanleren: anderen op een gestructureerde manier kennis en inzichten overbrengen. Kennis delen: de eigen kennis en inzichten doorgeven aan anderen via begeleiding op de werkvloer. Signaleren van problemen en voorstellen van oplossingen aan de bestuurssecretarissen.
Competentiecluster: omgaan met relaties COMMUNICEREN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Zich uitdrukken op een duidelijke en begrijpelijke manier zowel schriftelijk als mondeling en gegevens correct rapporteren. Mondeling communiceren: gegevens, ideeën en meningen mondeling correct overbrengen, op een gestructureerde manier, al dan niet ondersteund door aangepaste non-verbale communicatie (intonatie, houding, expressie, ritme, snelheid, articulatie, oogcontact, …). Schriftelijk communiceren: gegevens, ideeën en meningen schriftelijk correct overbrengen met de juiste structuur en terminologie, en zonder taalfouten. Rapporteren: gegevens op een accurate manier weergeven of overbrengen volgens de gestelde regels en procedures.
SAMENWERKEN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en samenwerking aan te moedigen: effectieve werkverbanden opzetten met het oog op het stimuleren van de samenwerking tussen teamleden en teams. Constructief overleggen, ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen. Groepsgevoel stimuleren door het aanmoedigen van communicatie en door het bundelen van krachten. Inspanningen leveren om weerstand of spanningen met collega's te verminderen en actief zoeken naar een consensus. Inspringen in geval van ziekte/verlof van de administratieve medewerkers.
Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren BETROUWBAARHEID EN DISCRETIE TONEN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden. Eerlijk en integer handelen: vertrouwelijkheid respecteren en anderen op een eerlijke en integere wijze benaderen. Consistent handelen: zich consequent tonen in principes, waarden en gedrag, bouwen aan vertrouwen op basis van de eigen authenticiteit en nakomen van verbintenissen. Loyaal handelen: op een gedisciplineerde manier te werk gaan in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie door genomen beslissingen te ondersteunen en uit te voeren.
PLANNEN EN ORGANISEREN – PROJECTWERKING Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Een beleidslijn vertalen in meetbare objectieven; efficiënte overzichtelijke plannen en projecten uitwerken in logische stappen om de vooropgestelde objectieven te behalen. Besteedt aandacht aan een (project)planning en bouwt daarbij voldoende flexibiliteit in om adequaat op veranderingen te kunnen inspelen. Voorziet in een aanpak voor afstemming van opdrachten tussen de verschillende stadsdiensten. Werkt ordelijk, stipt en nauwkeurig. Werkt efficiënt en effectief volgens opgelegde administratieve en uitvoerende procedures U coördineert acties, tijd en middelen in functie van de te behalen resultaten.
ZICHZELF ONTWIKKELEN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
De eigen groei actief beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
Wil voortdurend bijleren en verbeteren m.b.t. de eigen functie en het vakgebied. Is gedreven om het vak grondig te kennen. Vraagt actief naar feedback over geleverde prestaties. Vraagt zelf naar bijscholing indien hij/zij voelt dat er bepaalde tekortkomingen zijn.
