Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van diensthoofd Onderhoud gebouwen

Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van diensthoofd Onderhoud gebouwen Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte, een assessment en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het assessment. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op het schriftelijk gedeelte, geschikt bevonden worden op het assessment, 60% van de punten behalen op het mondeling gedeelte en 60% op het geheel van de selectieproef. Schriftelijk gedeelte (50 punten) Inhoud

-

werkgerelateerde en functiespecifieke cases

Schriftelijk gedeelte: datum

Het schriftelijk gedeelte van de selectie vindt plaats op 5 september 2014 van 9 uur tot 13 uur en gebeurt op pc.

Mondeling gedeelte (50 punten) inhoud

Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein.

Assessment

Het assessment vindt plaats tussen 22 en 29 september 2014.

Mondeling gedeelte: datum

Het mondeling gedeelte vindt plaats op 7 oktober 2014.

Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure

1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van ofwel een masterdiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van 2 cycli of daarmee gelijkgesteld onderwijs of slagen in een gelijkwaardige niveau- of capaciteitstest én 7. 3 jaar beroepsrelevante leidinggevende ervaring binnen

Functiebeschrijving diensthoofd onderhoud gebouwen

juni 2014

een technische omgeving waarbij het aansturen van groepen medewerkers met technische profielen (o.a. arbeiders) de hoofdtaak is. Onder beroepsrelevante ervaring wordt verstaan, o.a.; Facilitair beheer en onderhoudsplanning Werken met een Facility Management Informatiesysteem Interpreteren van bouwplannen en technische schema’s Werfopvolging en contractorbeheer Wetgeving overheidsopdrachten en opmaak van technische lastenboeken Kandidaatstelling: hoe

De kandidaturen kunnen ingediend worden op de volgende manieren: -

door een aangetekende, per post verzonden sollicitatiebrief gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Grote Markt 3 te 9300 Aalst;

-

door tegen ontvangstbevestiging te worden afgegeven op de dienst Personeel-Selecties, Keizersplein 21, 9300 Aalst;

-

door online te solliciteren voor de betreffende vacature op de website van de stad Aalst;

-

door een e-mail met ontvangstbevestiging te sturen naar: [email protected].

Kandidaatstelling: - diploma - cv

Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd worden (op sanctie van nietigheid). Indien geen masterdiploma wordt ingediend, moet het attest dat bereidheid tot deelname aan de niveau- of capaciteitsproef bevestigd, worden bezorgd. De kandidaat bewijst, aan de hand van documenten, de 3 jaar beroepsrelevante (leidinggevende) ervaring.

Kandidaatstelling: uiterste inschrijvingsdatum

9 juli 2014

Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Keizersplein 21, 9300 Aalst. Telefoon: 053 72 34 69, e-mail: [email protected] Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Vera Van den Abbeele. Algemene informatie Functietitel Cluster Dienst Plaats in de organisatie

Niveau

Diensthoofd Facility Onderhoud gebouwen Het diensthoofd Onderhoud gebouwen rapporteert aan de clusterverantwoordelijke Facility en werkt nauw samen met het diensthoofd Onderhoud Openbaar Domein en met het diensthoofd Gebouwen en Technieken. A

Functiebeschrijving diensthoofd onderhoud gebouwen

juni 2014

Weddeschaal Statuut

A4a - A4b Contractueel/statutair

Informatie over de dienst Onderhoud gebouwen De dienst Onderhoud gebouwen bestaat uit 7 teams, elk aangestuurd door een teamverantwoordelijke: Onderhoud gebouwen (schrijnwerk, dakwerk, schilderwerk, ..) Onderhoud technische installaties (loodgieterij, elektriciteit, ..) Beheer magazijn, garage en smidse Schoonmaak en catering (3 teams) Vervoer en feestelijkheden VTE 170 VTE Strategische Verlenen van technische en logistieke ondersteuning voor de doelstellingen stadsorganisatie en dit op een correcte en vlotte manier om zo mee te zorgen voor een ideale werkomgeving en tevreden stadsmedewerkers. Doelstellingen op Een efficiënte, kostenbewuste en klantgerichte uitvoering dienstniveau – garanderen van de volgende facilitaire activiteiten: operationele • het onderhoud van de gebouwen, het wagenpark en de doelstellingen technische installaties, dit in lijn met de geldende wet- en regelgeving • het magazijnbeheer en de werking van garage en smidse • de schoonmaak en catering, in lijn met de actuele normen en wetgeving • vervoer en feestelijkheden Doel van de functie Vanuit een leidinggevende en overkoepelende positie staat het diensthoofd Onderhoud gebouwen in voor de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen van de dienst. Persoonlijke De strategische en operationele doelstellingen vormen samen doelstellingen met de resultaatsgebieden en het competentieprofiel de basis voor het formuleren van persoonlijke doelstellingen. Functie-inhoud: algemeen Resultaatsgebieden Leiding geven

Kerntaken • Opstellen van een eigen beleid/visie dat gebaseerd is op de missie en de doelstellingen van de stad en de dienst • Toewijzen van taken en/of projecten aan medewerkers met het oog op een evenwichtige verdeling en een efficiënte inzet van de verschillende medewerkers • Aansturen en motiveren van de medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling • Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken • Organiseren en voorzitten van werkoverleg

Functiebeschrijving diensthoofd onderhoud gebouwen

juni 2014

Proces- en projectbeheer

•

•

• Budgetbeheer en Beleidsondersteuning

•

• • Kwaliteitszorg

•

• • Dienstverlening

• •

Communicatie

• •

Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen, zowel als projectleider als projectteamlid Instaan voor een permanente en up-to-date opvolging en rapportering van projecten, optreden als projectleider in optimalisatie- en veranderingsprojecten en hiervoor actief betrokkenheid en engagement creëren In kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking Leveren van input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen teneinde een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen Rapporteren aan het beleid over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren Opmaken, beheren, opvolgen en bijsturen van het budget van de dienst voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en beleidscyclus) Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de investeringswerken en projecten en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, procedures en kwaliteitsnormen Opvolgen van de regelgeving o.a. op vaktechnisch gebied en het waken over de correcte toepassing hiervan Bewaken van uniforme, klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen en volgens intern opgestelde richtlijnen Snel en accuraat behandelen van (complexere) dossiers, klachten, vragen, .. met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk en de nodige communicatie en/of correspondentie verzorgen teneinde de voortgang en inhoudelijke stoffering van een dossier te bevorderen

Functie-inhoud: aanvullend Facilitair beheer en organisatie van de dienst

• • •

Veiligheid

•

Het realiseren van het facilitair beheer zoals beschreven in de operationele doelstellingen. Overkoepelend coördineren van de planning en de uitvoering van de dienstverlening, werkzaamheden en projecten, samen met de teamverantwoordelijken Aansturen van de opvolging en zelf opvolgen van (eigen) werven en diverse (uitbestede) diensten Aandacht hebben voor de veiligheid en het welzijn van medewerkers en onderaannemers en op dit vlak een

Functiebeschrijving diensthoofd onderhoud gebouwen

juni 2014

• • •

•

Interne contacten Externe contacten

voorbeeldfunctie vervullen De verantwoordelijkheid opnemen die op het vlak van veiligheid wordt verwacht van de hiërarchische lijn en dit ook bij de teamverantwoordelijken stimuleren. Het in de praktijk omzetten van de adviezen van de preventieadviseur Toepassen en laten toepassen van de preventiemaatregelen op basis van de risicoanalyses en ook zelf risicoanalyses uitvoeren voor de aanvang van niet-routinematige werkzaamheden (LMRA). Ondernemen van de nodige acties om het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen te verzekeren waar nodig

Alle stadsdiensten, in het bijzonder de dienst Gebouwen en technieken. Aannemers, contractors en leveranciers, externe klanten van de cluster Facility

Functiebeschrijving diensthoofd onderhoud gebouwen

juni 2014

Competentieprofiel Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis

•

Interpreteren van bouwplannen en technische schema’s

Verworven kennis of bereid zijn op korte termijn te verwerven

•

Facilitair beheer, energiebeheer, milieuzorg, ergonomie & veiligheid, risicoanalyses veiligheid en relevante wetgeving (o.a. overheidsopdrachten) en normen met betrekking tot de activiteiten van de dienst

Competentiecluster: omgaan met informatie CONCEPTUEEL DENKEN Omschrijving Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten competentie vertalen in werkbare en concrete oplossing. Gedragsindicatoren • Denken in globale termen zonder zich te verliezen in details • Denkt kritisch en zelfstandig • “vertalen” van abstracte concepten naar concreet werkbare oplossingen • Ontwikkelingen in de externe omgeving opvolgen en begrijpen teneinde een aangepaste dienstverlening te kunnen garanderen • Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatie- en beleidscontext Competentiecluster: omgaan met taken PLANNEN EN ORGANISEREN Omschrijving Proactief stellen van doelstellingen, nauwgezet uittekenen van competentie actieplannen. Beheren en opvolgen van tijd, kosten, activiteiten en middelen. Gedragsindicatoren • Strategische doelstellingen vertalen in concreet meetbare doelstellingen en acties • Efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en in functie van de prioriteiten uitwerken; daarbij de vereiste middelen (mensen, budget, logistiek) juist inzetten. • Mogelijke toekomstige obstakels correct inschatten en in functie daarvan de juiste acties ondernemen. • Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en de behaalde kwaliteit • Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een efficiënte, doelmatige stijl en aanpak om toch de doelstellingen te bereiken • Blijft in alle werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden

OPVOLGING EN RAPPORTERING Omschrijving De voortgang van de resultaten met regelmaat opvolgen en indien competentie nodig consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken

Functiebeschrijving diensthoofd onderhoud gebouwen

juni 2014

doelstellingen. Gedragsindicatoren

• • • •

•

Formuleert meetindicatoren voor de primaire processen van de dienst. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang Formuleert gerichte voorstellen om bestaande problemen / processen / procedures te verbeteren om efficiënter en effectiever de doelstellingen te bereiken en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in

BESLUITVAARDIGHEID & OVERTUIGINGSKRACHT Omschrijving Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en competentie doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren Gedragsindicatoren • Neemt de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie , rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn • Kan standpunten op een beargumenteerde en overtuigende manier overbrengen • Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding

Competentiecluster: omgaan met medewerkers ONTWIKKELING VAN MEDEWERKERS (RESULTAATGERICHT COACHEN) Omschrijving Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven competentie aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling) Gedragsindicatoren • Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren • Heeft een actieve rol en brengt een positieve inbreng in het kader van de persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van medewerkers • Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden • Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken • Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de andere(n) en stimuleert dat ook • Is in staat om zijn/haar advies en coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers • Geeft feedback op een gepaste manier en via correcte gesprekstechnieken

Competentiecluster: omgaan met relaties KLANT- EN KWALITEITSGERICHTHEID Omschrijving Verzekert een kwaliteitsvolle dienstverlening en anticipeert op noden competentie van interne en externe klanten.

Functiebeschrijving diensthoofd onderhoud gebouwen

juni 2014

Gedragsindicatoren

• • • • •

SAMENWERKEN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren

Stelt de klanten op de eerste plaats en komt tegemoet aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen. Geeft richting aan het beleid van de dienst opdat het zou voldoen aan de huidige en toekomstige noden van de klanten Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen Ontwikkelt procedures om het werk efficiënter te laten verlopen. Stimuleert medewerkers om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen.

Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen de eigen dienst evenals binnen de cluster en clusteroverschrijdend • Komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren • Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen • Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen • Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe

Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren ORGANISATIEBETROKKENHEID Omschrijving Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de competentie organisatie Gedragsindicatoren • Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de beoogde resultaten, tegenover de organisatie en klanten • Zet zich in om de doelstellingen van de cluster en de dienst te realiseren.

ZELFONTWIKKELING Omschrijving Neemt actie om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is competentie voor de organisatie als voor de eigen professionele groei Gedragsindicatoren • Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of het eigen vakgebied • Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein • Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling

Functiebeschrijving diensthoofd onderhoud gebouwen

juni 2014