Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van diensthoofd Publiekswerking Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een thuisopdracht, een assessment en een interview. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het volgende gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel, geschikt bevonden worden op het assessment en 60% op het geheel van de selectieproef.
Thuisopdracht Inhoud
Opdracht(en) op basis van de functiebeschrijving
Interview inhoud
Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein.
Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure
1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van ofwel een masterdiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van 2 cycli dat gelijkgesteld is met universitair onderwijs én minimum 3 jaar relevante beroepservaring, waaronder wordt verstaan: ervaring in een hiërarchisch leidinggevende functie
Kandidaatstelling: hoe
De kandidaturen worden bij voorkeur elektronisch ingediend via
[email protected] of via het elektronisch sollicitatieformulier. De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden.
Kandidaatstelling: - diploma - cv
Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd worden (op sanctie van nietigheid).
Kandidaatstelling: uiterste inschrijvingsdatum
1 september 2015
De kandidaat bewijst aan de hand van documenten de 3 jaar beroepsrelevante ervaring.
Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Keizersplein 21, 9300 Aalst. Telefoon: 053 72 34 69, e-mail:
[email protected] Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Vera Van den Abbeele.
Algemene informatie
Functietitel
Diensthoofd publiekswerking
Cluster
Externe dienstverlening
Dienst
Loketbeheer
Plaats in de organisatie
Het diensthoofd Publiekswerking rapporteert aan de directeur Externe dienstverlening
Niveau
A
Weddeschaal
A4a - A4b
Statuut
Contractueel/Statutair
Informatie over de dienst Loketbeheer De dienst Loketbeheer omvat alle gecentraliseerde stadsloketten en bestaat uit vier teams:
team onthaal (contact center, snelbalie en onthaal)
team samenleven
team vreemdelingenzaken en inburgering
team ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling
VTE Strategische doelstellingen
Doelstellingen op dienstniveau – operationele doelstellingen
Doel van de functie
Persoonlijke doelstellingen
Functie-inhoud
Deze dienst is in volle uitbouw. De inschatting is ongeveer 40 VTE. Het stadsbestuur van Aalst garandeert haar inwoners dat zij kunnen leven in een kwalitatieve woonomgeving, die veilig en net is. In onze dienstverlening willen wij een modeldienstverlener zijn voor onze bevolking: efficiënt, bereikbaar en performant. We streven naar een optimaal gecentraliseerd aanbod van onze (administratieve) producten en diensten in het nieuw administratief centrum. We kiezen voor een kwaliteitsvol concept en plaatsen klantvriendelijkheid en klantgerichtheid voorop. De grootste prioriteit bij de operationele doelstellingen is het slim digitaliseren. Vanuit een leidinggevende en overkoepelende positie staat het diensthoofd Publiekswerking in voor de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen van deze dienst. De strategische en operationele doelstellingen vormen samen met de resultaatsgebieden en het competentieprofiel de basis voor het formuleren van persoonlijke doelstellingen.
Resultaatsgebieden
Kerntaken
Leiding geven
Opstellen van een eigen beleid/visie dat gebaseerd is op de missie en de doelstellingen van de stad en de dienst
Toewijzen van taken en/of projecten aan medewerkers met het oog op een evenwichtige verdeling en een efficiente inzet van de verschillende medewerkers
Aansturen en motiveren van de medewerkers/teamverantwoordelijken teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling
Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken
Organiseren en voorzitten van werkoverleg
Leveren van input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen teneinde een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen
Rapporteren aan het beleid over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren
Opmaken, beheren, opvolgen en bijsturen van het budget van de dienst voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en beleidscyclus)
Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van het onthaal, de loketwerking en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten
Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, procedures en kwaliteitsnormen
Opvolgen van de regelgeving op vaktechnisch gebied en het waken over de correcte toepassing hiervan
Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen, zowel als projectleider als projectteamlid
Instaan voor een permanente en up-to-date opvolging en rapportering van projecten.
Creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatie- en veranderingsprojecten
In kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking
Bewaken van uniforme, klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen en volgens intern opgestelde richtlijnen
Budgetbeheer en Beleidsondersteuning
Kwaliteitszorg
Proces- en projectbeheer
Dienstverlening
Communicatie
Snel en accuraat behandelen van (complexere) dossiers, klachten, vragen, .. met het oog op een efficiente en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn
Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk en de nodige communicatie en/of correspondentie verzorgen teneinde de voortgang en de inhoudelijke stoffering van een dossier te bevorderen
Alle stadsdiensten, verschillende korpsen binnen de Politie en Brandweer, OCMW-diensten, …
Interne contacten
Burgers, andere stadsbesturen, ..
Externe contacten
Competentieprofiel Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis
Veranderingsmanagement Projectmanagement
Verworven kennis of bereid zijn op korte termijn te verwerven
Kennis m.b.t. het gemeentedecreet en de organen in een gemeente en de werking ervan
Competentiecluster: omgaan met informatie CONCEPTUEEL DENKEN Omschrijving Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten vertalen competentie in werkbare en concrete oplossing. Gedragsindicatoren Denken in globale termen zonder zich te verliezen in details
Denkt kritisch en zelfstandig
“Vertalen” van abstracte concepten naar concreet werkbare oplossingen
Ontwikkelingen in de externe omgeving opvolgen en begrijpen teneinde een aangepaste dienstverlening te kunnen garanderen
Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatieen beleidscontext
Competentiecluster: omgaan met taken PLANNEN EN ORGANISEREN Omschrijving Proactief stellen van doelstellingen, nauwgezet uittekenen van competentie actieplannen. Beheren en opvolgen van tijd, kosten, activiteiten en middelen.
Gedragsindicatoren
Strategische doelstellingen vertalen in concreet meetbare doelstellingen en acties
Efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en in functie van de prioriteiten uitwerken; daarbij de vereiste middelen (mensen, budget, logistiek) juist inzetten.
Mogelijke toekomstige obstakels correct inschatten en in functie daarvan de juiste acties ondernemen.
Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en de behaalde kwaliteit
Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een efficiënte, doelmatige stijl en aanpak om toch de doelstellingen te bereiken
Blijft in alle werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden
OPVOLGING EN RAPPORTERING Omschrijving De voortgang van de resultaten met regelmaat opvolgen en indien nodig competentie consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken doelstellingen. Gedragsindicatoren Formuleert meetindicatoren voor de primaire processen van de dienst.
Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces
Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang
Formuleert gerichte voorstellen om bestaande problemen / processen / procedures te verbeteren om efficiënter en effectiever de doelstellingen te bereiken en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen
Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in
BESLUITVAARDIGHEID & OVERTUIGINGSKRACHT Omschrijving Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en competentie doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren Gedragsindicatoren Neemt de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie , rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn
Kan standpunten op een beargumenteerde en overtuigende manier overbrengen
Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding
Competentiecluster: omgaan met medewerkers ONTWIKKELING VAN MEDEWERKERS (RESULTAATGERICHT COACHEN) Omschrijving Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan competentie medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling) Gedragsindicatoren
Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren
Heeft een actieve rol en brengt een positieve inbreng in het kader van de
persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van medewerkers
Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden
Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken
Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de andere(n) en stimuleert dat ook
Is in staat om zijn/haar advies en coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers
Geeft feedback op een gepaste manier en via correcte gesprekstechnieken
Competentiecluster: omgaan met relaties KLANT- EN KWALITEITSGERICHTHEID Omschrijving Verzekert een kwaliteitsvolle dienstverlening en anticipeert op noden van competentie interne en externe klanten. Gedragsindicatoren Stelt de klanten op de eerste plaats en komt tegemoet aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen.
SAMENWERKEN Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Geeft richting aan het beleid van de dienst opdat het zou voldoen aan de huidige en toekomstige noden van de klanten
Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen
Ontwikkelt procedures om het werk efficiënter te laten verlopen.
Stimuleert medewerkers om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen.
Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen de eigen dienst evenals binnen de cluster en clusteroverschrijdend
Komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren
Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen
Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen
Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe
Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren ORGANISATIEBETROKKENHEID Omschrijving Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de competentie organisatie Gedragsindicatoren Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de beoogde resultaten, tegenover de organisatie en klanten
Zet zich in om de doelstellingen van de cluster en de dienst te realiseren.
ZELFONTWIKKELING Omschrijving competentie Gedragsindicatoren
Neemt actie om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is voor de organisatie als voor de eigen professionele groei
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of het eigen vakgebied
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein
Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling