Functiebeschrijving Diensthoofd publiekswerking bibliotheek
Graad: diensthoofd A1a - A3a
Versie: 09_03_2011
1
Plaats in de organisatie
stadssecretaris
directeur Cultuur
afdelingshoofd bibliotheek
diensthoofd publiekswerking bibliotheek De Leuvense belevenisbibliotheek wil de link tussen het publiek en het bibliotheek- en cultureel aanbod in Leuven versterken. De publiekswerking speelt daarin een cruciale rol. Zij maakt van de bibliotheek een sfeervolle en aangenaam ingerichte ontmoetingsplek waar de bezoeker zich een gast voelt en kan rekenen op kwaliteitsvolle begeleiding bij het zoeken naar informatie. De klant krijgt een aantrekkelijk opgesteld breed en divers aanbod aan materialen aangevuld met aangepaste activiteiten zoals bijvoorbeeld een project rond grote romanklassiekers die ook als theaterproductie in 30CC staan, een materialenstand rond de werken van een fotograaf die tentoonstelt in M …. Je leidt de dienst publiekswerking (ongeveer 11 VTE) en rapporteert aan het afdelingshoofd bibliotheek. Om je werk naar behoren te kunnen vervullen, werk je nauw samen met de andere diensten en/of medewerkers binnen de bibliotheek (onthaal, collectiebeheer, marketing en promotie, educatieve werking, digitale bib) en met de afdeling 30CC binnen de directie cultuur.
Doel van de functie Als diensthoofd publiekswerking leid en organiseer je je dienst met 4 consulenten (met elk een specialiteit als fictie, non-fictie, muziek&beeld, jeugd) en 2 medewerkers. Daarnaast volg je het team bibliotheeklogistiek (4 VTE), die bibliotheekmaterialen inleveren en terugplaatsen, op. Je geeft het concept belevenisbib vorm. Je zorgt ervoor dat de bezoeker zijn bezoek als een belevenis ervaart die uitnodigt tot verblijven, ontmoeten en terugkomen. Je denkt een rol uit voor de Leuvense bibliotheek bij het overbruggen van de digitale kloof en ondersteunt de gebruiker in zijn exploratie van de digitale wereld. Je vertaalt, samen met het afdelingshoofd, de strategie van je dienst naar operationele doelstellingen voor je medewerkers.
2
Resultaatsgebieden 1. Je zet een duidelijke visie op publiekswerking in een belevenisbibliotheek uit en brengt een eigen langetermijnbeleid naar voor dat hierop gebaseerd is.
Voorbeelden van activiteiten Je formuleert adviezen en voorstellen voor het concept belevenisbibliotheek en houdt daarbij rekening met de missie en de doelstellingen van de organisatie; Je werkt, samen met je team van deskundigen ideeën uit voor de toekomst; Je organiseert en coördineert de beleidsuitvoering voor je afdeling en formuleert korte en middellange termijnplannen op het vlak van publieksbegeleiding en verdieping van klantencontact, inkleding en sfeerschepping, activiteiten; Je brengt ideeën aan binnen een uitgezette visie op publiekswerking in een belevenisbibliotheek (verrassende en ludieke accenten toevoegen binnen de collecties, een hele nieuwe manier van presenteren, meer beeldcultuur, interactief aanbod, aangepaste activiteiten, virtuele aanwezigheid van de bib op het internet op platformen als Google, Facebook, Librarything, Netvibes, Delicious…); Je creëert een omgeving en atmosfeer om de bezoekers quasi als gasten in een woonkamer te ontvangen; Je evalueert systematisch en kritisch het beleid van je dienst; Je anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie of entiteit hierop voor te bereiden.
2. Je leidt, plant, organiseert, coördineert en volgt de activiteiten van de dienst publiekswerking op. Je stuurt bij om een effectieve en efficiënte uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Je rapporteert hierover aan je afdelingshoofd.
Voorbeelden van activiteiten Je plant en volgt de werking van de dienst op en zorgt voor continuïteit en eenvormigheid in de dienstverlening, het aanbod aan activiteiten, de aankleding en sfeerschepping binnen de bib; Je bepaalt de opdrachtenverdeling en prioriteiten binnen je team; Je zorgt voor een adequate bezetting van de publieksinformatiepunten (waar klanten terecht kunnen met informatievragen) en een professionele begeleiding van de klant; Je organiseert werkoverleg met je eigen team; Je organiseert en/of neemt deel aan overleg voor de transversale werking met het team onthaal, collectiebeheer binnen de bib en programmatie 30CC binnen cultuur; Je stelt bestaande situaties voortdurend in vraag met het oog op vernieuwing en verandering en werkt concrete verbetervoorstellen uit; Je past werkwijzen of instrumenten uit andere vakgebieden toe in het eigen domein (bijvoorbeeld marketing, presentatietechnieken…); Je neemt de nodige initiatieven om de kwaliteit en continuïteit van de publiekswerking te verzekeren en te optimaliseren en overlegt daartoe met andere diensten binnen de bibliotheek en binnen de directie cultuur.
3. Je motiveert je medewerkers tot een optimale invulling van hun opdrachten, tot betrokkenheid en verdere ontwikkeling.
Voorbeelden van activiteiten Je staat in voor een goede interne communicatie en informatiedoorstroming binnen je team en naar de andere teams;
3
Je motiveert je team; Je stimuleert vernieuwing bij anderen (door brainstorming, door in te gaan op nieuwe ideeën, door alternatieven te bekijken…); Je stuurt je team en volgt hen in hun leerproces; Je houdt het niveau van je team op peil door regelmatig vormingen te organiseren, hen te laten deelnemen aan studiedagen en prospecties en informatie-uitwisseling te faciliteren …; Je ondersteunt je medewerkers in hun loopbaanbegeleiding; Je creëert een omgeving waarin medewerkers elkaar respecteren en motiveren en waar creativiteit een ruime plek heeft; Je houdt planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluaties.
4. Je geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan en coördineert deze om de doelstellingen van de publiekswerking te bereiken volgens de planning en het belevenisconcept.
Voorbeelden van activiteiten Je voorziet in resultaatgerichte actieplannen met budgetten, middelen, mensen en informatie; Je houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen; Je zet middelen (mensen, instrumenten, budgetten…) optimaal in; Je stemt de werkaanpak van de eigen afdeling af op de werkaanpak of verwachtingen van de andere betrokken partijen (andere diensten binnen de bib, 30CC, externe partners voor een activiteit, …); Je bouwt een sterke transversale werking uit tussen de afdeling 30CC van de directie cultuur en de bibliotheek.
5. Je versterkt je expertise en vertegenwoordigt je dienst in intern en extern overleg.
Voorbeelden van activiteiten Je houdt je expertise zowel op het gebied van kennis van het Leuvense culturele veld, van de bibliotheekwereld als op het gebied van dienstverlening up-to-date; Je volgt bijscholingen, opleidingen en vertaalt de info voor je team; Je legt de nodige contacten met bibliotheken en/of cultuurcentra in andere steden; Je levert vanuit je expertise en vanuit de praktijk een bijdrage aan het beleid, bijvoorbeeld in de vorm van adviezen en voorstellen voor de publieksbegeleiding, het aanmaken van gebruikersprofielen, sfeerschepping in de bib en activiteiten.
4
Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen …); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen.
2. Klantgerichtheid (niveau III) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd; Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes…); Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren; Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten; Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk; Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen …).
5
3. Samenwerken (niveau III) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren; Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen; Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen; Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben; Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen; Geeft opbouwende kritiek en feedback; Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden.
4. Betrouwbaarheid (niveau III) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit; Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit; Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake); Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz.
6
Graadgebonden competenties 1. Delegeren (niveau II) Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheidsdomeinen. Wijst dossiers aan medewerkers toe volgens hun kennis, ervaring en motivatie; Betrekt de medewerkers bij het zoeken naar oplossingen en stelt dat voor als een mogelijkheid om zich te bewijzen, zich te ontplooien; Draagt op een efficiënte wijze taken en verantwoordelijkheden over aan medewerkers zodat hun motivatie verhoogt; Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat; Staat open voor initiatieven van medewerkers.
2. Richting geven (niveau II) Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting op het niveau van processen en structuren. Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden; Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling; Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen); Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan; Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit; Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen; Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers.
7
3. Ontwikkelen van medewerkers (niveau III) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers. Creëert een omgeving die de medewerkers inspireert om zich te ontwikkelen; Verwijdert (organisatorische) obstakels die de medewerkers verhinderen zich te ontwikkelen; Stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor hun loopbaanontwikkeling en biedt daarbij de nodige ondersteuning; Bewaakt de in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken (bv. in een persoonlijk ontwikkelplan) en stuurt bij indien nodig; Beoordeelt het effect van opleidingsinspanningen op de werkvloer en stuurt bij indien nodig; Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie; Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep; Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een “veilige” omgeving kunnen leren.
4. Organisatiebetrokkenheid (niveau II) Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie; Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven; Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur …); Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen; Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in.
8
5. Netwerken (niveau II) Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn. Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor; Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden; Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang; Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen; Gaat actief op zoek naar collega’s uit andere entiteiten voor informatie, expertise; Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact …); Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun).
6. Visie (niveau I) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en
langetermijnperspectief plaatsen. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context. Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in; Kan disciplineoverschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen); Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden; Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, neemt de tijd om vooruit te denken en geeft de grote lijnen aan.
9
7. Voortgangscontrole (niveau II) Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers. Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces; Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen); Checkt afspraken op het afgesproken moment; Wijst medewerkers (collega’s, leveranciers …) op hun planning of afspraken; Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang.
10
Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Initiatief (niveau III) Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief). Spontaan inspelen op kansen die zich aandienen; Anticiperen middels actie op diverse situaties; Initiatief nemen om te vernieuwen; Verbeteringen introduceren in werkaanpak en procedures.
2. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: basiskennis en eenvoudige toepassingen binnen de Excel omgeving; invoeren van gegevens, lay-out van het rekenblad gebruiken en afdrukbeheer: niveau I. Powerpoint: maken van een presentatie: niveau II. Basiskennis van het gebruik en de toepassingen van ALEPH, het bibliotheekautomatiseringssysteem: niveau I. Basiskennis van het gebruik en de toepassingen van het ticketbeheerssysteem (CIPAL): niveau I.
3. Procedures en wetgeving Gevorderd inzicht in relevante wetgeving (kopijrecht, auteursrecht, portretrecht…) en deze wetgeving frequent toepassen in standaarddossiers en occasioneel in complexere dossiers: niveau II. Gevorderde kennis in interne regelgeving (procedures voor collegeverslagen, financiële handelingen, contracten met derden… ): niveau II.
4. Sectorspecifieke competenties Grondige kennis en inzicht in de bibliotheek als organisatie, haar diensten en activiteiten: niveau III. Grondige kennis en inzicht in de Leuvense cultuurdienst, het aanbod en de activiteiten: niveau III.
11
12
