diensthoofd Secretariaat en Archief AANWERVINGSVOORWAARDEN EN PROCEDURE 1
AANWERVINGSVOORWAARDEN:
De algemene toelatingsvoorwaarden en de algemene aanwervingsvoorwaarden Kandidaten moeten: 1° een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren: dit betekent dat een blanco uittreksel uit het strafregister moet voorgelegd worden. Wanneer het uittreksel niet blanco is, kan de kandidaat een verklaring toevoegen. Op basis van die verklaring zal het College van Burgemeester en Schepenen beslissen of de kandidaat al dan niet toegelaten wordt. 2° de burgerlijke en politieke rechten genieten. 3° medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie: bij een effectieve tewerkstelling zal de kandidaat uitgenodigd worden bij de arbeidsgeneesheer. 4° aangezien de jurist ook zal instaan voor het vaststellen of opleggen van administratieve sancties, moet hij / zij de Belgische nationaliteit bezitten. 5° de kandidaat moet aantonen dat hij / zij voldoende kennis heeft van het Nederlands (diploma of attest). 6° voldoen aan de diplomavereiste: master in de rechten of daarmee gelijkgesteld
2
AANWERVINGSPROCEDURE:
De selectieprocedure bestaat uit 3 onderdelen: 1. een schriftelijke proef. Deze proef zal plaatsvinden de eerste week van oktober. Om te slagen moet de kandidaat de helft van de punten behalen. 2.
een mondelinge proef op afspraak op 28 oktober 2015. Om te slagen moet de kandidaat de helft van de punten behalen.
3.
Een assessment voor de kandidaten die voor de schriftelijke en mondelinge proef samen 60% van de punten behalen. Het assessment is op afspraak op 12 of 13 november 2015.
FUNCTIEBESCHRIJVING EN COMPETENTIEPROFIEL 3 IDENTIFICATIEGEGEVENS Functietitel
diensthoofd Secretariaat en Archief
Werktitel
Jurist
Niveau
A1a – A3a
Graad
Av
Statuut
contractueel
Competenties
1, 2, 3, 6, 7, 15, 23, 26, 29 en 32
4 PLAATS IN HET ORGANOGRAM Behoort tot de cluster
Ondersteunende diensten
Behoort tot de dienst
Secretariaat en Archief
Rapporteert aan
Gemeentesecretaris en OCMW-secretaris
Geeft leiding aan
administratief medewerkers Secretariaat en Archief
5 HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE Ontwikkelen van een goede dossiervorming en procesbegeleiding van de verschillende bestuursorganen met oog voor zowel de organisatorische, de juridische als de bestuurlijke aspecten.
6 KERNRESULTAATSGEBIEDEN 1.
Adviseren van de besturen op vlak van beleid in het algemeen teneinde toe te laten correcte en goed onderbouwde beslissingen te nemen die bijdragen tot het realiseren van de doelstellingen van het bestuur. Dit omvat o.m. volgende taken • Voorbereiden van juridische dossiers voor gemeenteraad, OCMW-raad en College van Burgemeester en Schepenen, Vast Bureau, Raad van Bestuur en Directiecomité AGB • Adviseren van andere diensten bij en opvolgen van dossiers voor Gemeenteraad, OCMW-raad en College van Burgemeester en Schepenen, Vast Bureau, Raad van Bestuur en Directiecomité AGB • Visie ontwikkelen en adviseren van het bestuur • Actief deelnemen aan het diensthoofdenoverleg • …
2.
Dragen van eindverantwoordelijkheid over het uitvoeren van de opdrachten van het Secretariaat en Archief om ervoor te zorgen dat op een correcte manier vorm wordt gegeven aan de dossiers van de bestuursorganen. Dit omvat o.m. volgende taken • Opvolgen van de juridische correctheid van de dossiers voor de bestuursorganen • Juridisch adviseren van diverse diensten bij de opmaak van dossiers voor de bestuursorganen • Bewaken van het eindresultaat van dossiers voor de bestuursorganen • Opvolgen en beheren van de dossiers inzake intercommunale samenwerking • Opvolgen en beheren van de dossiers inzake contracten en eigendommen (koop, verkoop, erfpacht, opstal, …) • …
3.
Aansturen van de rechtstreekse medewerkers teneinde te beschikken over een gemotiveerd en competent team dat de opdrachten van het Secretariaat en Archief kan realiseren. Dit omvat o.m. volgende taken • Afspraken maken, doelstellingen overeenkomen, houden van functioneringsgesprekken, prestaties beoordelen en bijsturen • Zorgen voor een goede informatiedoorstroming en communicatie binnen de dienst Functieprofiel diensthoofd Secretariaat en Archief – p. 2
• • • 4.
Zorgen voor een efficiënte en adequate werkverdeling Medewerkers kansen bieden tot vorming en ontwikkeling …
Optreden als sanctioneringsambtenaar in het kader van de gemeentelijke administratieve sancties teneinde een correct sanctioneringsbeleid uit te voeren. Dit omvat o.m. volgende taken • • • •
5.
Opvolgen, beheren en beslissen van dossiers inzake gemeentelijke administratieve sancties. Opvolgen van het algemeen politiereglement Opvolgen van de reglementering omtrent het algemeen politiereglement en gemeentelijke administratieve sancties …
Samenwerken met juridische diensten van andere gemeenten, in het bijzonder Beernem en Zedelgem teneinde de juridische ondersteuning optimaal uit te werken. Dit omvat o.m. volgende taken • • • •
6.
Regelmatig overleg plegen met de juristen van andere gemeenten Regelmatig overleg plegen met de medewerkers van de Secretariaten van de andere gemeenten Ondersteuning bieden op het vlak van overheidsopdrachten, klachtenbehandeling en openbaarheid van bestuur (expertise op te bouwen) …
Onderhouden van goede interne contacten met de verschillende diensten en personeelsleden binnen gemeente / OCMW / AGB. Dit omvat o.m. volgende taken • • • • •
7.
Regelmatig overleg plegen met beleidsmensen Collega’s en diensten juridisch adviseren Overleg plegen met de collega-diensthoofden omtrent opmaak van dossiers voor de bestuursorganen Geïntegreerd werken en denken binnen de cluster Ondersteunende diensten …
Onderhouden van goede externe contacten relevante instanties teneinde tot een optimale samenwerking te komen en informatie uit te wisselen. Dit omvat o.m. volgende taken • • •
8.
Onderhouden van contacten met andere (lokale) overheden Contacten onderhouden met relevante actoren uit het werkveld: collega-groepen, belangenverenigingen, … …
Collega’s bijspringen op de eigen dienst of bijspringen voor gelijkwaardige taken op andere diensten om een optimale dienstverlening en een vlotte werking van de besturen te bewaken. Dit omvat o.m. volgende taken • Bijspringen bij collega’s van de eigen dienst bij afwezigheid of tijdelijke werktoename • Bijspringen bij collega’s van andere diensten om te helpen bij afwezigheid of een tijdelijke werktoename • …
Functieprofiel diensthoofd Secretariaat en Archief – p. 3
7 COMPETENTIES 7.1 Kennisgebonden competenties Kennis bij aanwerving • • • • • •
Kennis van MS office Kennis van de organieke wetgeving van lokale besturen Ruime juridische kennis binnen de bestuurlijke context van de lokale besturen. Inzicht in de organisatie van een gemeente en OCMW Basisinzicht in modellen van overheidsmanagement en – organisatie Kennis van beheers-en beleidscyclus
Kennis tijdens de loopbaan • • • • •
Verder uitdiepen en ontwikkelen van de kennis bij aanwerving Kennis van de toepassingssoftware Kennis van de Wet op Overheidsopdrachten Kennis van de wetgeving Openbaarheid van Bestuur Kennis klachtenbehandeling openbare besturen
7.2 Gedragscompetenties OOSTKAMP 1. Dynamisch: Openstaan voor vernieuwing en over een goed aanpassingsvermogen beschikken. Met een nieuwsgierige en enthousiaste geest meedenken en meewerken aan de toekomst van de organisatie. Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: past zich aan veranderende omstandigheden aan accepteert nieuwe ideeën en initiatieven voor verandering past zijn reacties aan in functie van mensen en werksituaties / omstandigheden houdt een positieve kijk op het werk gaat goed om met kritiek en leert ervan 2. Klantgericht: Denken en handelen vanuit het perspectief van de klant waarbij een hoge prioriteit gegeven wordt aan de tevredenheid van klanten (extern en intern) Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend op voor iedereen speelt in op de wensen van klanten binnen de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid 3. Professioneel: Met de nodige bekwaamheid, kennis, vaardigheid en motivatie de functie uitoefenen en deze toepassen in de concrete werksituatie waarbij het eigen temperament wordt overstegen. Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: werkt met enthousiasme en gedrevenheid verdedigt een beslissing gaat ervoor om taken uit te voeren streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling durft verantwoordelijkheid te nemen blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening ziet en signaleert kansen of opportuniteiten
Functieprofiel diensthoofd Secretariaat en Archief – p. 4
ZIJN 6. Besluitvaardig: Zich eenduidig uitspreken over een bepaald standpunt of over een bepaalde actie en het verzamelen van voldoende informatie om tot een besluit te komen Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: kan snel en doordacht een standpunt innemen neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit kan ook beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met een onzeker resultaat informeert alle betrokkenen neemt verantwoordelijkheid voor acties en mensen 7. Flexibel: Zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan veranderende omgeving, werkwijzen, werktijden, taken, verantwoordelijkheden, beleidswijzigingen en gedragingen van anderen om een gesteld doel te bereiken. Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: - verandert de wijze en/of organisatie van werken om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken - kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen - herkent weerstand en gaat hier gepast mee om - toont bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen - past werktijd aan aan de noodzaak van de organisatie en de vraag van klanten en bewoners
DOEN 15. Samenwerken Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming tussen de eigen kwaliteiten en belangen én die van de groep / de ander. Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na helpt anderen stelt het gezamenlijk belang boven het eigen belang stelt zich positief op en brengt energie en dynamiek in de groep zoekt mee naar oplossingen bij conflicten gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten
COMMUNICEREN 23. Schriftelijk communiceren: Ideeën, meningen, standpunten, feiten, toelichtingen, adviezen en besluiten in begrijpelijke en correcte taal op schrift stellen, afgestemd op de lezer. Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw past taalgebruik aan de doelgroep aan hanteert correct taalgebruik schrijft helder en foutloos
Functieprofiel diensthoofd Secretariaat en Archief – p. 5
DENKEN 26. Conceptueel denken Problemen en situaties in een meer omvattend kader plaatsen waardoor een breder en dieper inzicht ontstaat. Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: kan abstraheren en het hier en nu overstijgen denkt in globale termen van waarden, systemen en processen zonder zich ter verliezen in details distilleert werkbare oplossingen vanuit abstracte concepten en adviseert deze kijkt naar zaken vanuit verschillende invalshoeken en komt op basis hiervan tot nieuwe oplossingen of ideeën 29. Visie ontwikkelen Een inspirerend toekomstbeeld voor de organisatie / afdeling / diensten ontwikkelen en uitdragen, afstand nemend van de dagelijkse praktijk. Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: neemt afstand van dagelijkse problemen neemt tijd om vooruit te denken overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties ziet trends en verbanden richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn
LEIDEN 32. Leiding geven Afdelings- en functiedoelen formuleren, taken verdelen, instructies geven, afspraken maken, de voortgang bewaken, corrigeren. Deze competentie komt tot uiting via onder meer volgende acties: zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien de prestaties niet goed zijn staat open voor vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft komt op voor de behoeften en verwachtingen van de medewerkers voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig oplossen leidt het team naar een gezamenlijk resultaat past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie.
Functieprofiel diensthoofd Secretariaat en Archief – p. 6
