Mariaziekenhuis vzw Maesensveld 1 B-3900 Overpelt Tel. + 32 11 826 000 Fax + 32 11 826 001 www.mariaziekenhuis.be
[email protected]
ADMINISTRATIEF LOGISTIEK DIENSTHOOFD APOTHEEK ZORGONDERSTEUNENDE EENHEDEN Plaats in de organisatie Het administratief logistiek diensthoofd apotheek rapporteert aan de directie ZE/ZOE betreffende de administratieve en logistieke processen en aan de algemeen directeur betreffende het aankoopdomein. Hij/zij geeft leiding aan de administratieve medewerkers werkzaam in apotheek en geeft mee leiding aan de apotheekassistenten voor de logistieke processen. Hij/zij werkt nauw samen met de hoofdapotheker en de dienst aankoop.
Doel van de functie Het administratief logistiek diensthoofd apotheek is verantwoordelijk voor organisatie en beleid van de apotheek m.b.t. de administratieve en logistieke processen. Hij/zij is verantwoordelijk, in nauwe samenwerking en in overleg met hoofdapotheker, voor de realisatie en opvolging van een kwaliteitsvolle dienstverlening. Hij/zij staat in voor communicatie en overleg op niveau van de afdeling. Dit ook weer samen/in nauwe samenwerking met de hoofdapotheker Het financieel logistiek diensthoofd apotheek is verantwoordelijk voor de organisatie, de continuïteit en de kwaliteit van de activiteit voor zijn/haar domein en krijgt hiervoor een aantal activiteiten toegewezen, met name activiteiten met betrekking tot: - de strategische visie van de afdeling - de kwaliteit van zorg - het personeelsbeleid - het beheer van middelen - opleiding en ontwikkeling - communicatie en overleg Gezien de dienst twee belangrijke peilers heeft (medisch-farma & administratief-logistiek) zullen bovenstaande activiteiten steeds in nauw overleg met de hoofdapotheker moeten afgestemd en uitgewerkt worden, zodat er voor de dienst slechts 1 beleid is, welke onderdelen bevat die telkens kunnen toegewezen worden aan een van beide hoofden.
Taakinhoud/Functie-inhoud/Resultaatsgebieden 1.
Dagelijkse leiding en organisatie van de teams heeft de algemene leiding over de administratieve medewerkers werkzaam op de afdeling en draagt verantwoordelijkheid over het functioneren van apotheek m.b.t. administratieve en logistieke processen. heeft samen met de hoofdapotheker een leidinggevende functie naar de apotheekassistenten en dit betreffende de logistieke processen. geeft het goede voorbeeld en hanteert een consistente manier van leidinggeven en respecteert gemaakte afspraken. Neemt in alle verwachtingen tav de medewerkers een voorbeeldrol op. bevordert het werkklimaat en de groepssfeer is verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van de activiteiten is verantwoordelijk voor het concretiseren en uitvoeren van het ziekenhuisbreed beleid is verantwoordelijk voor de continuïteit van de administratieve en logistieke processen van de afdeling zorgt er voor dat op een systematische manier gehandeld wordt op de afdeling, steeds vertrekkende vanuit de zorgvraag van de patiënt en/of zijn omgeving. is eindverantwoordelijke voor het logistieke proces binnen de apotheek: o voorraadbeheer o warehousemanagement
o o o o o o 2.
3.
correcte registratie retours cyclecounts besteladministratie opvolging backorders datamanagement inforecords rapportering
Activiteiten mbt de strategische visie van de teams ziet er op toe dat de administratieve en logistieke activiteit van de afdeling afgestemd is op de strategische visie van het ziekenhuis. brengt de visie en missie van het ziekenhuis regelmatig onder aandacht van zijn/haar medewerkers maakt jaarlijks samen met de hoofdapotheker een ABP en een jaarverslag (zorgt er voor dat er wisselwerking is tussen het jaarverslag en het ABP) betrekt medewerkers zoveel mogelijk bij het opstellen en het behalen van de doelstellingen die beschreven worden in het ABP en het jaarverslag. stuurt, begeleidt en volgt de veranderingsprocessen op de afdeling op zorgt er voor dat de wettelijk opgelegde registraties die van toepassing zijn voor zijn/haar afdeling worden uitgevoerd zorgt er voor dat de relevante wetgeving wordt toegepast en informeert de medewerkers van de afdeling hierover. heeft oog voor het behoud en/of het verder verbeteren van het goede imago van de afdeling en het ziekenhuis in het algemeen. Activiteiten mbt de kwaliteit van zorg organiseert, coördineert, houdt toezicht op en evalueert de activiteit; doet opvolging van een consistente toepassing van de geldende procedures. zorgt er voor dat de procedures en werkmethodes van de afdeling up to date gehouden worden (volgens de procedures van het ziekenhuis) is verantwoordelijk voor het aanbieden van een patiëntgerichte zorgorganisatie op afdelingsniveau met bijzondere aandacht voor patiëntenrechten en ethiek, discretieplicht/ beroepsgeheim. houdt toezicht op de kwaliteit van de activiteit en het bevorderen ervan op niveau van de afdeling evalueert het werk in zijn totaliteit staat in voor innovatie, implementatie van nieuw ontwikkelde initiatieven, steeds in overleg met alle betrokken partijen. maakt gebruik van kwaliteitstoetsingsinstrumenten om de resultaten van het werk te blijven verbeteren bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, zowel t.a.v. de interne werking van de apotheek als t.a.v. verpleeg- en andere ziekenhuisdiensten op vlak van administratieve en logistieke processen neemt actief deel aan kwaliteitsprojecten die rechtstreeks verband houden met de administratieve en logistieke activiteiten in de apotheek en staat in voor de implementatie van nieuw ontwikkelde initiatieven zorgt voor een correcte registratie van contracten (via MCS), volgens afspraak met de aankoper stelt inkomende aankoopvragen in vraag mbt mogelijke proces- en efficiëntieverbetering, in nauw overleg met de aankoper / volgens de algemene afspraken/procedure gemaakt met de aankopen analyseert de mogelijke synergiën voor groepsaankopen, in nauw overleg met de aankoper / volgens de algemene afspraken/procedure gemaakt met de aankopen volgt de afspraken met de leveranciers goed op en optimaliseert hierbij het leveranciersportfolio (met focus op on time delivery, kost kwaliteit en innovatie), in nauw overleg met de aankoper / volgens de algemene afspraken/procedure gemaakt met de aankopen
2/5 Laatst bijgewerkt op 7/7/2014
4.
5.
6. 7. 8.
Activiteiten mbt personeelsbeleid zorgt voor een uurroosterregeling voor de administratieve medewerkers met een evenwichtige verhouding tussen de behoefte van de organisatie en de wensen van de medewerkers, rekening houdend met de betreffende wetgeving zorgt voor uurroosters rekening houdend met de minimumstaffing en de geldende afspraken op ziekenhuisniveau neemt deel aan sollicitatiegesprekken van de medewerkers van de afdeling begeleidt nieuwe medewerkers: dwz zorgt voor een gepast onthaal en zorgt dat iedere nieuwe medewerker wordt toegewezen aan een peter of meter is verantwoordelijk voor de inscholing van nieuwe medewerkers. treedt op als coach van de medewerkers van de afdeling. heeft oog voor de arbeidstevredenheid van zijn/haar medewerkers en steunt hierbij op informatie omtrent ziekteverzuim, tevredenheidsmeting,… staat in voor een correcte evaluatie en beoordeling van de medewerkers organiseert één maal per jaar een ontwikkelingsgesprek met elke medewerker houdt toezicht op de toepassing van het arbeidsreglement Activiteiten mbt beheer van middelen is verantwoordelijk voor het optimaal aanwenden van middelen met het oog op een kwaliteitsvolle zorg naar de afdelingen toe. staat in voor een verantwoord en efficiënt gebruik van verbruiksmaterialen op de afdeling je neemt actief deel aan aankoopdossiers voor medische materialen en farmaceutische producten, in nauw overleg met de aankoper / volgens de algemene afspraken/procedure gemaakt met de aankopen is verantwoordelijk voor het stockbeheer in apotheek, volgt de totale werkingskosten van de afdeling op, beoordeelt en evalueert de totale middelen van de afdeling op de efficiënte inzet ervan. maakt jaarlijks samen met de hoofdapotheker een investeringsbegroting en personeelsbegroting op. de investeringsbegroting wordt gemotiveerd en gedocumenteerd overgemaakt aan de directie volgens procedure. de personeelsbegroting wordt gemotiveerd en overgemaakt aan directie volgens procedure. Activiteiten mbt opleiding en ontwikkeling stimuleert, motiveert de medewerkers tot het volgen van vorming en bijscholing is zelf bereid bijscholing te volgen wat betreft het leidinggeven maar ook wat betreft de administratieve en logistieke processen maakt jaarlijks een vormingsbehoeftenplan voor de medewerkers. is, in overleg met de stagebegeleiding en –mentoren, verantwoordelijk voor de opvang, de begeleiding en de toewijzing van de studenten geeft, samen met de medewerkers, feedback aan de studenten die stage lopen op de afdeling Activiteiten mbt communicatie en overleg neemt deel aan het medisch farmaceutisch comité en het comité medisch materiaal. organiseert dienstvergaderingen voor de administratieve medewerkers treedt in multidisciplinair overleg is de verbindende schakel tussen de eigen medewerkers de hoofdapotheker en de omgeving onderhoudt een netwerk van relaties met alle disciplines en instanties binnen en buiten de organisatie (buiten de organisatie steeds in overleg met de directie) zal in geval van conflict op de afdeling arbitrair optreden. Houdt toezicht op de algemene en specifieke taken van de hoofdapotheker bepaald in K.B. van 04.03.1991 in samenwerking met de dienst boekhouding houdt het administratief logistiek diensthoofd apotheek de gegevens bij die het mogelijk moeten maken: o het budget van de ziekenhuisapotheek op te stellen o de rekeningen op te volgen o de balans van de ziekenhuisapotheek op te maken
3/5 Laatst bijgewerkt op 7/7/2014
de geldende facturatieregels toe te passen en de integratie van de geneesmiddelen in de algemene facturatie van het ziekenhuis mogelijk te maken. het administratief logistiek diensthoofd apotheek verzekert het economisch beheer van de geneesmiddelen door: o de keuze van leveranciers in overleg met het comité ziekenhuishygiëne en het medischfarmaceutisch comité o het beheer van de geneesmiddelenvoorraad binnen zijn/haar bevoegdheid o
Functieprofiel 1. Opleiding master in de industriële wetenschappen, toegepaste economische wetenschappen, handelsingenieur, handelswetenschappen of gelijkwaardig door ervaring 2. Kennis heeft kennis van SAP 3. Competenties Niveau Generieke competenties
Samenwerken
3
Bijdragen aan een gemeenschappelijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Klantgerichtheid
4
Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant en daarnaar handelen. Integriteit
3
Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben. Functiefamilie competenties
Individugericht leidinggeven
3
Richting en sturing geven aan een medewerker in het kader van diens taakinvulling. Groepsgericht leidinggeven
3
Richting en sturing geven aan een groep, samenwerkingsverbanden tot stand brengen en handhaven. Inzet (prestatievermogen)
4
Gedrag dat getuigt van het stellen van hoge eisen aan eigen werk. Laten zien niet tevreden te zijn met een gemiddelde prestatie. Managementidentificatie
3
Zich identificeren met de belangen en problemen van het management (leidinggevende, directie en hoger management). Functiespecifieke competenties
Delegeren
4
Eigen beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden op duidelijke wijze toedelen aan de juiste medewerkers.
4/5 Laatst bijgewerkt op 7/7/2014
Ondernemerschap
4
Signaleren van kansen in de markt, zowel voor bestaande als nieuwe producten/diensten. Daar naar handelen en daarbij risico’s durven nemen. Voortgangscontrole
4
Opstellen en uitvoeren van procedures om de voortgang van processen, taken of activiteiten van medewerkers en van zichzelf te bewaken en te controleren. Oordeelsvorming
3
Gegevens en mogelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en tot realistische beoordelingen komen. Sensitiviteit
3
Zich bewust tonen van andere mensen en de omgeving, alsmede de eigen invloed hierop. Gedrag dat getuigt van het erkennen van de gevoelens en behoeften van anderen.
Werkomstandigheden
5/5 Laatst bijgewerkt op 7/7/2014
