SELECTIEREGLEMENT generiek-specifieke selectie voor Management assistent (M/V) statutaire functie, rang B1 graad deskundige met standplaats Brussel Departement Bestuurszaken, Beleidsdomein Bestuurszaken Selectienummer 21637 1. Functiecontext In het kader van enkele toekomstige vacatures, legt het Departement Bestuurszaken een wervingsreserve aan voor de functie van management assistent. Deze functieprocedure test zowel de generieke competenties die nodig zijn voor de graad van deskundige als de specifieke competenties voor de functie van management assistent. De geslaagden worden opgenomen in een wervingsreserve.
2.
JE TAKENPAKKET
Doel van de functie : Als management assistent ben je de rechterhand van het afdelingshoofd en zorg je voor een ondersteuning op administratief, organisatorisch en praktisch vlak. Op die manier draag je bij tot een vlotte en efficiënte administratieve werking van de afdeling. Resultaatgebieden 1. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd met het oog op een goed beheer van zijn tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Voorbeelden van activiteiten: Afspraken maken ten behoeve van het afdelingshoofd Dagelijks bespreken van de agenda met het afdelingshoofd Signaleren of herinneren aan afspraken 1
Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets,… Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen,…
2. Je zorgt voor de voorbereiding en opmaak van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) en ziet deze na teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Voorbeelden van activiteiten: Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo’s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota’s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen … Opmaak van presentaties in powerpoint Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen Notuleren tijdens vergaderingen en de verslaggeving hiervan verzorgen Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 3. Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken en/of ad hoc opdrachten uit om bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Voorbeelden van activiteiten: Voorbereiden en organiseren van vergaderingen/seminaries/studiedagen/events: online reservering van vergaderzalen, verzorgen van het logistieke luik (drank, broodjes, beamer, netwerkaansluiting), uitnodigen van de deelnemers via e-mail, outlookkalender of brief, organiseren van werklunches, … Inspringen bij afwezigheid van collega’s Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Mee ondersteunen van de interne communicatie binnen de afdeling Aangeleverde teksten en informatie via de beschikbare tool op de website van de afdeling publiceren 4. Je verzamelt, verwerkt en actualiseert gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk zodat je op elk ogenblik kan beschikken over correcte en recente informatie. Voorbeelden van activiteiten: Input leveren voor het statusrapport voor de secretaris-generaal Verzamelen van documenten ter voorbereiding van vergaderingen zodat het afdelingshoofd volledig gedocumenteerd en efficiënt zou kunnen vergaderen Ontvangen, selecteren en sturen van interne en externe informatie om de informatiestroom van en naar het afdelingshoofd te optimaliseren Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Het afdelingshoofd vanuit de eigen functiecontext optimaal ondersteunen bij zijn lopende projecten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,… Statistieken opmaken en verwerken Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail)
2
5. Je helpt mee met de opmaak van dossiers en de administratieve verwerking ervan met het oog op een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Voorbeelden van activiteiten: Administratief opvolgen en coördineren van dossiers Opvolgen van de timing en erop toezien dat die wordt nageleefd Opvolgen van afspraken (bv. afspraken gemaakt tijdens meetings met klanten, met andere entiteiten, …) en de betrokkenen hieraan herinneren Tijdig versturen van documenten Administratieve ondersteuning bij het nieuwe rapporteringssysteem Voorbereiding directiecomités en belangrijke meetings Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in een opvolgingssysteem 6. Je verzorgt het klassement zodat iedereen snel de gevraagde informatie kan terugvinden. Voorbeelden van activiteiten: Documenten en informatie in het document management systeem bewaren op een geordende wijze Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 7. Je staat in voor een vriendelijk en correct telefonisch onthaal om op die manier bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de afdeling. Voorbeelden van activiteiten: Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen Verzorgen van de telefonische permanentie van de afdeling en het persoonlijk secretariaat van het afdelingshoofd 8. Je neemt deel aan projecten of werkgroepen, of stuurt zelf deelprojecten aan, teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken doelstellingen. Voorbeelden van activiteiten: Leveren van specifieke input en advies voor projecten vanuit de eigen functiecontext (bijv. bij interne optimalisatieprojecten …) Deelprojecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van gemaakte afspraken en beoogde doelstellingen Het opvolgen van de werkzaamheden Rapporteren aan het afdelingshoofd over de voortgang Voorstellen doen tot bijsturing …
3
3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarden Op 23 januari 2015: 1) heb je een diploma dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je een niveaugelijkwaardigheid te kunnen voorleggen bij inschrijving. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen : http://www.ond.vlaanderen.be/naric . Als je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor.
2) Je combineert een diploma dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid met minimaal 6 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie in een bestuurlijke context. Behaalde je een diploma in de afstudeerrichting office-management dan heb je minstens twee jaar relevante werkervaring in een gelijkaardige functie in een bestuurlijke context. Als relevante werkervaring geldt: ervaring mbt administratie van een afdeling én als persoonlijk assistent van de manager.
Je technische competenties
Je hebt inzicht in de structuur, cultuur en werking van de Vlaamse overheid. Je kunt vlot werken met de meest courante softwaretoepassingen, zoals Word, Excel en Powerpoint.
Je persoonsgebonden competenties Voortdurend Verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. II. Je ontwikkelt je binnen de eigen functie en werk actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk
4
Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. I Ziet de essentie van het probleem Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. II. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen taakdomein op te lossen (reactief en structureel) Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Hanteert een schrijfstijl die past bij de boodschap en de doelgroep. II. Structureert de boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek Nauwgezetheid = Volbrengt taken nauwgezet en met zin voor detail. III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Plannen = Brengt structuur aan in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. II. Plant eigen werk en dat van anderen effectief Flexibel gedrag = Kan de eigen gedragsstijl veranderen om een gesteld doel te bereiken. Kan in verschillende situaties en ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn/haar gedrag aanpassen. I. Past gedrag of aanpak aan als de concrete situatie dat vereist
Indien je bijkomende uitleg wenst, kan je contact opnemen met: Peter Rabaey, Afdelingshoofd Overheidsopdrachten Departement Bestuurszaken tel.: 02 553 01 27
[email protected]
4. Aanbod
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privé-situatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 6 tot 9 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds Vlaams ambtenaar bent in de graad van de vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.
5
5. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1° 2° 3° 4° 5° 6° 7°
Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; Je voldoet aan de dienstplichtwetten; Je bent medisch geschikt voor deze functie; Je slaagt in de selectieprocedure Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland
6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan online op de vacature op www.jobpunt.be uiterlijk tot 23 januari 2015.
7. Selectieprocedure 7.1. CV-screening Voor deze functie zal er gekeken worden of je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder de paragraaf ‘formele deelnemingsvoorwaarden’ (cf. diploma en werkervaring). Het is bijgevolg belangrijk om je ervaring voldoende te beschrijven in het online sollicitatieformulier. Als we niet over de nodige informatie uit het online sollicitatieformulier beschikken om de formele deelnemingsvoorwaarden te beoordelen, word je uitgesloten voor het vervolg van de selectieprocedure. Enkel de kandidaten die aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV-screening zal eind januari 2015 worden afgerond.
7.2. Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn: • • • •
klantgerichtheid betrouwbaarheid samenwerken voortdurend verbeteren
Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I. 6
7.2.1. Standaardvragenlijst Je antwoorden op de standaardvragenlijst worden beoordeeld op volgende punten: • motivatie voor de functie • inzicht in de functie en de organisatie • relevante werkervaring in een gelijkaardige functie in een bestuurlijke context. Als relevante werkervaring geldt: ervaring mbt administratie van een afdeling én als persoonlijk assistent van de manager. • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Dit gedeelte is eliminerend. Om te slagen dien je minstens een score van 12/20 te behalen op de standaardvragenlijst. Enkel de 20 geslaagde kandidaten met de hoogste score worden uitgenodigd voor het volgende deel van de selectie. Wie zijn kandidatuur intrekt, wordt mogelijks vervangen door de volgende best scorende kandidaat. Bij een ex aequo worden alle kandidaten met de 20ste score toegelaten. De voorselectie zal worden afgerond begin februari 2015.
7.2.2. Schriftelijke proef De schriftelijke proef (functiespecifiek onderdeel) peilt naar je technische competenties en de competentie plannen. De proef bestaat uit twee delen. In deel één zijn de antwoordmogelijkheden multiple choice. Deel twee bestaat uit open vragen (functiespecifieke cases). Deel één is eliminerend. Je moet minstens 12/20 behalen. Enkel wanneer je minstens een voldoende behaalt op deel één, worden je antwoorden op deel twee verbeterd. Om praktische redenen vragen we je om deel twee samen met deel één te beantwoorden, ook al weet je nog niet je resultaat op deel één. Ook deel twee is eliminerend. Je moet minstens 12/20 behalen om uitgenodigd te worden voor de volgende selectiefase. De schriftelijke proef zal in februari 2015 doorgaan (onder voorbehoud).
7.2.3 Psychotechnische screening Tijdens deze selectiefase (generiek onderdeel) beoordeelt een selectieverantwoordelijke volgende competenties aan de hand van een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en computergestuurde oefeningen: Voortdurend Verbeteren Klantgerichtheid Samenwerken Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” Probleemanalyse (analytisch denken) Initiatief Nauwgezetheid Flexibel gedrag Deze fase is eliminerend. Je krijgt een beoordeling ‘gunstig’ of ‘ongunstig’ ten aanzien van de beoordeelde criteria. 7
Enkel wie ‘gunstig’ behaalt, kan opgenomen worden in de wervingsreserve.
Deze selectiefase zal plaatsvinden begin maart 2015 (datum onder voorbehoud). Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Shari Meskens (
[email protected])
8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, kan je dit meedelen bij je sollicitatie. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.
9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in maart 2015. Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer tel. 016/38 10 06 of per mail naar
[email protected].
10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectieprocedure een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van management assistent (deskundige) binnen het departement Bestuurszaken. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Het Departement Bestuurszaken kan beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Gedurende deze 2 jaar kan het departement Bestuurszaken je op de hoogte brengen van openstaande concrete vacatures binnen een van de entiteiten. Ook andere entiteiten van de Vlaamse overheid kunnen, mits bijkomend gesprek, putten uit deze wervingsreserve. Concrete vacatures zullen bekend gemaakt worden aan de volledige wervingsreserve. Geïnteresseerde kandidaten zullen per vacature uitgenodigd worden voor bijkomende gesprekken met de wervende entiteit. Tijdens dit gesprek kunnen onder meer volgende elementen aan bod komen: -
Inzetbaarheid in de specifieke entiteit Motivatie voor de specifieke entiteit inzicht in de functie voor de specifieke entiteit 8
Op basis van dit gesprek kan je de volgende beoordeling krijgen: ‘geschikt’ of ‘niet geschikt’ voor een specifieke entiteit. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze uit de lijst van geschikte kandidaten. Hierbij wordt rekening gehouden met de resultaten uit de volledige selectieprocedure. De sollicitanten die niet deelnemen aan of niet geselecteerd worden na een bijkomend gesprekken voor een specifieke entiteit blijven in de oorspronkelijke wervingsreserve opgenomen. Indien je twee keer een indiensttreding weigert voor een specifieke entiteit, kom dan niet langer in aanmerking voor vacatures in deze entiteit. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, dan kom je niet meer in aanmerking voor een vacature in die entiteit. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de wervingsreserve behoort.
9
