PROCESMANAGEMENT IN HET KADER VAN EEN REORGANISATIE

Bestek voor een overheidsopdracht van diensten volgens de procedure van de open offerteaanvraag

Bestek nummer: INVERDE/2015/005

PROCESMANAGEMENT IN HET KADER VAN EEN REORGANISATIE

Uiterste indieningsdatum offertes: 02/06/2015 om 14u in lokaal 4G53, Ferrarisgebouw, Koning Albert II-laan 20 te 1000 Brussel

Pagina 1 van 26

Algemene situering INVERDE Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos (afgekort OC-ANB), bekend onder de commerciële naam Inverde, vertegenwoordigd door mevrouw Marleen Evenepoel, voorzitter van de beheerscommissie. Het Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos (OC-ANB) werd opgericht bij decreet van 19 mei 2006 houdende diverse bepalingen inzake leefmilieu en energie (Belgisch Staatsblad van 20 juni 2006, editie 2). Op 24 november 2006 keurde de Vlaamse Regering het besluit betreffende de werking, het beheer en de boekhouding van het OC-ANB goed, met 1 januari 2007 als datum van inwerkingtreding. Sinds 2012 functioneert het OC-ANB onder de commerciële naam Inverde, hiermee wordt dus het eigen vermogen van het Agentschap voor Natuur en Bos bedoeld. Het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB) is een agentschap van de Vlaamse Overheid en maakt deel uit van het Ministerie van Leefmilieu, Natuur en Energie. Het Agentschap voor Natuur en Bos is in werking getreden op 1 april 2006 en is de fusie van de afdelingen Natuur en Bos & Groen van het vroegere AMINAL. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuurgebieden, bossen en parken. De missie van het Agentschap voor Natuur en Bos is: ‘Meer, beter en samen.’ Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur. Het Agentschap voor Natuur en Bos staat in voor het uitvoeren en het ondersteunen van het beleid, het duurzaam beheren en het versterken van natuur, bos, parken en openbaar groen in Vlaanderen en dit van in de stadskern tot in het buitengebied. Circa 750 medewerkers staan in voor deze waaier van acties en activiteiten. Zij zijn werkzaam over heel Vlaanderen. De centrale diensten zijn in Brussel gehuisvest. In iedere provinciale hoofdplaats is administratieve arbeidsplaats voorzien. Daarnaast zijn er tevens verschillende beheerregio’s.

Omschrijving van de opdracht ANB 2.0 In het voorjaar van 2014 werd gestart met het uitwerken van een nieuw organisatiemodel en een nieuwe structuur, vertrekkende van een wit blad. Met deze reorganisatie, ANB 2.0 genoemd, willen we een antwoord bieden op een aantal pijnpunten die binnen de vorige structuur zichtbaar waren. Deze punten kwamen duidelijk naar voren uit de werklastmeting (voorjaar 2014) en uit werksessies met verschillende medewerkers van het ANB. Bovendien zal de nieuwe structuur ons toestaan om onze strategische doelstellingen op een efficiënte en effectieve manier te behalen. Het ANB wil met deze verandering inspelen op de signalen en noden van de medewerkers. Zowel de bevindingen uit de werklastmeting als verscheidene signalen van de medewerkers onderstrepen de hoogdringendheid van deze reorganisatie.

Bijkomende inlichtingen kunnen worden opgevraagd bij :

Tijs De Langhe Ferrarisgebouw, lokaal 4G53 Koning Albert II-laan 20 bus 8 Pagina 2 van 26

1000 Brussel GSM 0496/28.26.99

Heidi Van Praet Ferrarisgebouw lokaal 4G42 Koning Albert II-laan 20 bus 8, 1000 Brussel T 02 553 84 02, F 02 553 81 05, M 0473 95 79 79 E [email protected]

Pagina 3 van 26

INHOUDSOPGAVE

Pagina 4 van 26

Deel 1: Algemene bepalingen 1.

Aanbestedende overheid 1. Deze opdracht wordt uitgeschreven door het Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos (afgekort OC-ANB), bekend onder de commerciële naam Inverde, vertegenwoordigd door mevrouw Marleen Evenepoel, voorzitter van de beheerscommissie. 2. De administratieve entiteit die belast is met de opvolging van deze opdracht is het OC-ANB (Inverde), Koning Albert II laan 20 bus 22, 1000 Brussel

2.

Voorwerp en classificatie opdracht Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten in de zin van artikel 3 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. De CPV-klassificatie van de opdracht: 79 400 000 – 8 (adviezen inzake bedrijfsvoering en management, en aanverwante diensten)

3.

Gunningswijze De opdracht wordt gegund door middel van een open offerteaanvraag.

4.

Indiening offertes Meer informatie rond de indiening van offertes is opgenomen onder artikel 51 en 90 K.B. Plaatsing (zie verder in het bestek). Uiterste indieningsdatum offertes: 02/06/2015 om 14.00uur in lokaal 4G53, Ferrarisgebouw

5.

Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer van toepassing:




Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet Overheidsopdrachten); Koninklijk Besluit Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing); Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);

Pagina 5 van 26




6.

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013

Overige algemeen toepasselijke bepalingen 1. De plannen en alle bijhorende documenten die als basis gelden voor het indienen van de offertes. 2. De opdrachtgever kan aan de inschrijvers vragen alle nodige inlichtingen te verstrekken om de aangeboden prijzen te controleren. 3. Als dit bestek spreekt over gunning- of aanbestedingsdocumenten, dan bedoelt het daarmee het bestek. 4. De inschrijver duidt bij zijn offerte een persoon aan met naam, adres en telefoonnummer, die gemachtigd is hem te vertegenwoordigen en die binnen de 24 uur gevolg kan geven aan een oproep voor het verstrekken van eventueel vereiste verduidelijkingen. 5. De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. Eenieder die toegang heeft tot deze informatie dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter ervan te bewaren. 6. De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan de overheid een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen.

7.

Lijst afwijkingen KB Uitvoering

Artikel 57, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht. Artikel 45 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013

8.

Integriteit De Vlaamse overheid wil een betrouwbare partner zijn voor burgers en bedrijven. Integriteit is daarom een belangrijke kwaliteit die de Vlaamse overheid als organisatie nastreeft. Voor een vlotte en transparante dienstverlening naar burgers en samenwerking met leveranciers, bevat de code volgende afspraken, die ook voor u als partner of leverancier van het Agentschap voor Natuur en Bos nuttig kunnen zijn: 1. Het gelijkheidsprincipe Klanten en leveranciers hebben het recht om in gelijke gevallen op dezelfde manier te worden behandeld. Dat kan maar als personeelsleden van de Vlaamse overheid op ieder moment hun objectiviteit bewaren.

Pagina 6 van 26

Om hun functie op een onbevangen en neutrale wijze uit te oefenen moeten personeelsleden ervoor zorgen dat in de omgang met interne en externe klanten geen persoonlijke voorkeuren meespelen en ernaar streven om elke schijn van partijdigheid te voorkomen. 2. Omgaan met giften en geschenken Om elke schijn van partijdigheid te voorkomen zijn er in de deontologische code ook afspraken gemaakt over het omgaan met giften en geschenken. Personeelsleden van de Vlaamse overheid mogen geen geschenken of uitnodigingen die betaald worden door derden aanvaarden. In bepaalde gevallen zijn uitzonderingen mogelijk, maar een personeelslid dat een geschenk of uitnodiging wil aanvaarden, moet dat steeds melden aan zijn leidinggevende. Geschenken of uitnodigingen die onterecht werden aanvaard, worden teruggestuurd naar de afzender. 3. Vermijden van draaideurconstructies Om elke schijn van partijdigheid en belangenvermenging te vermijden, heeft de Vlaamse overheid ook regels om ‘draaideurconstructies’ te vermijden. Bij een overheidsopdracht met onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking zal de overheid die aanbesteedt daarom geen firma’s uitnodigen waarvan men weet dat ex-medewerkers van de betrokken entiteit bestuurder of werknemer zijn, tot twee jaar na het vertrek van de medewerker uit die entiteit. 4. Zorgvuldig omgaan met overheidsmiddelen De middelen waarmee de Vlaamse overheid werkt, zijn publieke middelen, die onder meer door belastinggeld ter beschikking worden gesteld. Het is dan ook logisch dat personeelsleden van de Vlaamse overheid zorgvuldig met deze middelen omspringen en moeten kunnen verantwoorden hoe ze die middelen gebruiken. Bij het kiezen van een leverancier bijvoorbeeld moet de overheid daarom de procedures volgen van de wet op de overheidsopdrachten.

Transparantie en gelijke mededinging zijn ook bij overheidsopdrachten belangrijke waarden. Kandidaat-leveranciers hebben inzage in de lopende aanbestedingen op www.publicprocurement.be>>ondernemingen. De Vlaamse overheid biedt gratis opleidingen aan om bedrijven vertrouwd te maken met digitale overheidsopdrachten (e-procurement). U kunt zich inschrijven voor deze opleidingen op: http://www.bestuurszaken.be/vorming-0 Meer informatie over overheidsopdrachten: http://www.bestuurszaken.be/eprocurement Meer informatie over de deontologische code en het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid vindt u op: http://www.bestuurszaken.be/deontologische-code

Pagina 7 van 26

Deel 2: ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN (De nummers van de artikelen waarnaar wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikelen van het KB Plaatsing en KB Uitvoering. De bepalingen van beide K.B.’s gelden ten volle op deze opdracht, behoudens afwijkingen, opgenomen in dit bestek.)

KONINKLIJK BESLUIT VAN 15 JULI 2011 PLAATSING OVERHEIDSOPDRACHTEN KLASSIEKE SECTOREN 1. Selectie ART. 61, 62 en 64. UITSLUITING EN KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. * De binnenlandse inschrijver legt een uittreksel uit het strafregister waaruit blijkt dat de inschrijver: - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; * Voor de buitenlandse inschrijver is een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst noodzakelijk waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet bevindt in één van de volgende gevallen: - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen; - niet in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt of een gerechtelijke reorganisatie heeft bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, geen procedure van vereffening of van gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem en niet het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; Daarnaast zal de aanbestedende overheid zich ervan verzekeren dat de inschrijver: - bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan; - zich niet in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse

Pagina 8 van 26

verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen opvorderbaar in het kader van de kwalitatieve selectie. * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of voor de ontvangst van de offertes, overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar de werknemers gevestigd zijn. In toepassing van artikel 60 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. * In navolging van art. 63 van het KB van 15 juli 2011 moet de kandidaat of inschrijver bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte een attest toevoegen waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. Voor de Belgische inschrijver zal de aanbestedende overheid de informatie betreffende de fiscale verplichtingen zelf opvragen.

Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) * Een lijst van soortgelijke diensten die de afgelopen vijf jaar werden verricht, met opgave van de opdrachtgever, contactpersoon bij de opdrachtgever, beschrijving van de opdracht, periode van uitvoering, en het duiden van de relevantie met betrekking tot voorliggende opdracht.

ART 74 BEROEP OP DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing.

2. Modaliteiten ART 11 en 89: PERCELEN / ART 9: VARIANTEN

Pagina 9 van 26

Er zijn geen verplichte varianten. Het indienen van vrije varianten is niet toegestaan

ART 10: OPTIES Er zijn geen verplichte opties. Het indienen van vrije opties is toegestaan De aanbestedende overheid beslist welke vrije opties ze in aanmerking neemt voor de bepaling van de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte. Het bod voor opties wordt afzonderlijk vermeld in de offerte. De inschrijver geeft steeds duidelijk aan dat het om opties gaat.

3. Offerte: opening, indiening, vorm en inhoud ART 92: OPENING VAN OFFERTES De opening van de offertes vindt plaats in openbare zitting op dinsdag 02/06/2015 om 14.00 uur in lokaal 4G53, te Brussel, Koning Albert II-laan 20.

ART 51 EN 90: INDIENING VAN DE OFFERTES De offertes worden elektronisch overlegd via de e-tendering applicatie. De offertes moeten worden opgemaakt in pdf-format. De offerte moet digitaal moet ondertekend worden door iemand die de inschrijver rechtsgeldig kan vertegenwoordigen of verbinden. De overlegging van de offertes via elektronische middelen moet gebeuren via de etendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, §1 KB Plaatsing. Op deze pagina bevindt zich onderaan een link naar een brochure met informatie voor ondernemingen (Checklist ondernemingen.pdf:http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/beep %20algemeen/eprocurement/faq/checklist_etendering_offertesindienen_ondernemer_nl.pdf). Belgische inschrijvers kunnen hun offerte digitaal ondertekenen via hun elektronische identiteitskaart. Buitenlandse inschrijvers kunnen hun offerte digitaal ondertekenen via een digitaal certificaat. Algemene informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 58.

ART 52 EN 91: WIJZIGEN OF INTREKKEN VAN EEN REEDS INGEDIENDE OFFERTE Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91. De wijziging of Pagina 10 van 26

intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, §1 of op papier. Om een reeds ingediende of opgestuurde offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per fax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, §1 worden meegedeeld voor zover: 1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, 2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden de laatste dag voor de openingszitting. ART 80 EN 82: VORM EN INHOUD OFFERTE De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Alle documenten en nota’s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: “Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden” of dienen minstens te worden geïnventariseerd. In geval van ondertekening in naam van een rechtspersoon, wordt een bewijs toegevoegd waaruit blijkt dat de persoon bevoegd is zich te verbinden voor de rechtspersoon voor wie hij tekent. Elke wijziging, toevoeging of schrapping aan de essentiële voorwaarden van de offerte (prijzen, termijnen, technische voorwaarden) moet van een handtekening voorzien worden (en niet geparafeerd), van de persoon die de offerte ondertekend heeft. Naast de documenten die volgens dit en andere artikelen verplicht bij de offerte moeten worden gevoegd, dienen ook volgende documenten te zijn bijgevoegd:




Documenten die het mandaat bewijzen, indien de offerte door volmachthouders werd ingediend;

ART 12 EN ART 12 KB UITVOERING: VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende overheid.

ART 57 VERBINTENISTERMIJN

Pagina 11 van 26

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig (120) kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes.

4. Prijs ART 13: PRIJSVASTSTELLING De onderhavige opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen globale prijs. ART 16 PRIJSOPGAVE Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is, mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren. De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de offerte.

ART 19: INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN Zijn inbegrepen in de prijzen van deze opdracht, alle kosten, metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht, met name: 1° 2° 3° 4° 5° 6° de

de administratie en het secretariaat, de verplaatsing, het vervoer en de verzekering, de documentatie die met de diensten verband houdt, de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering, de voor het gebruik noodzakelijke vorming, in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving inzake de veiligheid en gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk

GSM-kosten, parkeerkosten, verblijfskosten, wagenkosten,…dienen verrekend te zijn in de opgegeven prijs.

ART 20: PRIJSHERZIENING

Pagina 12 van 26

De prijsherziening wordt berekend met volgende formule: Prijsherziening = herzieningscoëfficiënt (k) * herzienbaar gedeelte k = 0,8 * s/S + 0,2 S =het gemiddelde van de uurlonen van de geschoolde werklieden, de geoefende werklieden en de handlangers, zoals die door het Nationaal Paritair Comité van het Bouwbedrijf vastgesteld zijn, vermeerderd met het totaal percentage van de sociale lasten en verzekeringen, zoals aangenomen door de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, 10 kalenderdagen voor de opening van de offertes. s = hetzelfde gemiddelde van de uurlonen, zoals aangenomen door de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, op de aanvangsdatum van de maandelijkse periode van het voorschot.

ART 21: PRIJSONDERZOEK Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt.

5. Gunningscriteria ART 107: GUNNINGSCRITERIA

De beoordeling van de offertes en de keuze van de voor de aanbestedende overheid voordeligste regelmatige bieding zal geschieden, rekening houdend met de hieronder vermelde criteria. Het dient duidelijk gesteld, op straffe van absolute nietigheid, dat de opdracht vermeld in dit bestek een opdracht intuitu personae is: de persoon of het team die de inschrijver voorstelt moet ook effectief de opdracht uitvoeren. Mocht deze persoon of één van de teamleden tijdens de uitvoering van de opdracht door overmacht of andere, door de aanbestedende overheid aanvaarde omstandigheden, niet meer in staat zijn deze opdracht uit te voeren, dan kan de dienstverlener een vervanger voorstellen. De aanbestedende overheid behoudt zich in dit geval het recht voor deze vervanger al dan niet te aanvaarden. Bij niet-aanvaarding wordt de opdracht verbroken, zonder recht op schadevergoeding in hoofde van de dienstverlener. De gunningscriteria, gewogen op 100 punten, afgerond op twee decimalen, zijn de volgende: 1. Plan van aanpak (50%) De inschrijver geeft op een duidelijke manier weer hoe hij de opdracht zal aanpakken en welke termijn hij hier voor nodig heeft. Dit criterium zal worden beoordeeld aan de hand van:

Pagina 13 van 26

-

-

Gehanteerde methodologie (15 punten), waarbij duidelijk moet worden aangegeven hoe samengewerkt en overlegd wordt met de opdrachtgever, De efficiëntie en de hands-on aanpak (15 punten): inschrijver zet duidelijk zijn stappen uiteen, met omschrijving van elke stap en het resultaat waartoe dit moet leiden, gekoppeld aan termijnen De voorgestelde consultant of team van consultants (20 punten), waarbij van elke persoon een C.V. en referenties worden meegegeven. Bovendien wordt de persoon/het team uitgenodigd voor een interview, tijdens hetwelke het plan van aanpak wordt voorgesteld; Naast het C.V. en de referenties, zullen een aantal persoonlijkheidsvaardigheden beoordeeld worden zoals o.a. analytisch inzicht, zin voor initiatief, communicatieve vaardigheden, flexibiliteit in functie van wisselende prioriteiten, … . Een inschrijver die voor dit kwaliteitscriterium geen 60% van de te behalen punten haalt, wordt als materieel onregelmatig beschouwd en wordt niet meegenomen in de verdere evaluatie.

2. De geboden inschrijvingsprijs –weging: 40 punten Dit criterium zal beoordeeld worden aan de hand van volgende formule: Aantal punten offerte X = 50 x laagste offerte/offerte X Ondanks het feit dat deze opdracht beschouwd wordt als een opdracht tegen globale prijs, wordt van de inschrijvers gevraagd dat zij aan het stappenplan een overzicht koppelen van de verschillende profielen, uurlonen van deze profielen en te besteden tijd per stap. 3. Voorgestelde termijn (10 punten) In het criterium ‘plan van aanpak’ wordt aan de inschrijver gevraagd de onderscheiden stappen te omschrijven en er een termijn voor te bepalen. Deze termijn vormt een afzonderlijk gunningscriterium. Dit stelt de opdrachtgever in staat de boetes voor laattijdige uitvoering op te trekken tot 10% van de waarde van de gebeurlijk te laat geleverde diensten aan de hand van de door inschrijver zelf opgegeven milestones.

Pagina 14 van 26

KONINKLIJK BESLUIT VAN 14 JANUARI 2013 TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS VAN DE OVERHEIDSOPDRACHTEN EN VAN DE CONCESSIES VOOR OPENBARE WERKEN

B.

1. Algemene uitvoeringsbepalingen ART 147: UITVOERINGSTERMIJN De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn uit te drukken in kalenderdagen die de inschrijver verplicht in zijn offerte vermeldt. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag die volgt op deze waarop de dienstverlener de kennisgeving van het sluiten van de opdracht heeft ontvangen. Aangezien de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is, zal het niet vermelden van deze termijn een substantiële onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. Alle dagen zonder onderscheid worden in de termijn gerekend. Als voor bepaalde stappen input moet verkregen worden van de opdrachtnemer of zijn personeelsleden, kan de opdracht geschorst worden zodat de inschrijver zijn opgegeven timing niet in het gedrang komt.

ART 149: DIENSTVERLENINGSPLAATS De plaats van dienstverlening is Vlaanderen zoals noodzakelijk door de noden van de opdracht.

ART 11 LEIDING EN TOEZICHT OP DE UITVOERING Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit: a) De technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met de oplevering; b) De keuring van de prestatie, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c) Het nazicht van de schuldvorderingen en facturen; d) Het opstellen van de processen-verbaal; e) De opleveringen; f) het instaan voor het toezicht op de prestaties; dit toezicht omvat onder meer het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn

ART 25 TOT EN MET 33: BORGTOCHT a) Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het totale offertebedrag zonder BTW; b) De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende overheid Pagina 15 van 26

de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van artikel 29 KB Uitvoering toe. De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 26 en 27 KB uitvoering, met name: 1° in speciën, 2° in publieke fondsen, 3° in de vorm van een gezamenlijke borgtocht, 4° via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende wetgeving Voor wat 1° tot en met 3° betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas http://depositokas.belgium.be/Contact/Contact.htm c) Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid. Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering of op de bovenvermelde site van de Deposito- en Consignatiekas

2. Betalingen ART 66: WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD De diensten zullen maandelijks worden uitbetaald na goedkeuring van de ingezonden schuldvorderingen. Een berekend bedrag in euro wordt desgevallend afgerond naar de hogere of lagere eurocent, al naargelang het eerste decimaal getal minstens vijf of minder bedraagt.

ART 150 EN 160: PROCEDURE a. De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen. De opdrachtnemer dient samen met elke factuur een gedetailleerde prestatiestaat in, die een overzicht biedt van de gefactureerde prestaties. b. De factuur geldt als schuldvordering. c. De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf het verstrijken van bovenvermelde verificatietermijn. d. De facturen (in drievoud) dienen te worden gericht aan: Inverde Wouter Vanlerberghe Ferrarisgebouw, lokaal 4G50 Koning Albert II-laan 20, bus 22 1000 Brussel e. Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 B.W. inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de intresten

Pagina 16 van 26

3. Intellectuele rechten en vertrouwelijkheid

ART 18: VERTROUWELIJKHEID De informatie die de aanbestedende overheid in het kader van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.

4. Sancties en rechtsvorderingen ART 45: STRAFFEN a. Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt berekend overeenkomstig artikel 45, §2, 1° en 2°. De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn: -

Wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen termijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data, Ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid, Wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van het bestuur niet worden nageleefd, Wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdracht b. De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: - De inbreuk is gepleegd; - Er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld.

Pagina 17 van 26

Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing mogelijk is van een recidiverende dienstverlener.

ART 46 EN 154: VERTRAGINGSBOETES De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig artikel 154, eerste alinea.

ART 73: RECHTSVORDERINGEN Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot tussenkomst in een bestaand geding.

5. Keuringen en oplevering ART 41 TOT EN MET 43: KEURINGEN De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener meegedeeld worden op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart. De reis- en verblijfskosten van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid vallen ten laste van de dienstverlener.

ART 64 EN 156: OPLEVERING Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een emailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en de conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen.

ART. 152. AANSPRAKELIJKHEID Onverschillig de keuringen blijft de inschrijver aansprakelijk voor een eventuele zware fout en het bedrog van de DIENSTVERLENER. De aansprakelijkheid van de inschrijver blijft tevens weerhouden wanneer de opdracht niet volgens de regels van goed vakmanschap wordt uitgevoerd. Pagina 18 van 26

De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

Pagina 19 van 26

Deel 3: Technische bepalingen

ANB 2.0 In het voorjaar van 2014 werd gestart met het uitwerken van een nieuw organisatiemodel en een nieuwe structuur, vertrekkende van een wit blad. Met deze reorganisatie, ANB 2.0 genoemd, willen we een antwoord bieden op een aantal pijnpunten die binnen de vorige structuur zichtbaar waren. Deze punten kwamen duidelijk naar voren uit de werklastmeting (voorjaar 2014) en uit werksessies met verschillende medewerkers van het ANB. Bovendien zal de nieuwe structuur ons toestaan om onze strategische doelstellingen op een efficiënte en effectieve manier te behalen. Het ANB wil met deze verandering inspelen op de signalen en noden van de medewerkers. Zowel de bevindingen uit de werklastmeting als verscheidene signalen van de medewerkers onderstrepen de hoogdringendheid van deze reorganisatie. ANB 2.0 is geleidelijk tot stand gekomen tijdens verschillende seminaries, vergaderingen en workshops voor de leden van de directieraad en het managementcomité. Zowel kwantitatieve (cijfers) als kwalitatieve bevindingen (feedback, advies) werden tijdens het denkproces gebruikt: resultaten van de werklastmeting, peilingen zoals Elk Talent Telt, Great Place to Work, bottom-up evaluatierapporten … Ook verschillende medewerkers zijn betrokken geweest in een aantal focusgroepen waar nagedacht werd over de huidige en toekomstige werking. De meerwaarde van ANB 2.0 zit voornamelijk in volgende dimensies: • meer communicatie door de leidinggevenden • minder hiërarchische lagen • duidelijke rollen en verantwoordelijkheden • structuur aangepast aan de objectieve analyse werkdruk • minder versnippering en vermenging van taken • focus en standaardisering In de nieuwe structuur wordt afgestapt van een territoriaal georganiseerde organisatie en zullen de activiteiten functioneel georganiseerd worden. De verschillende entiteiten die vastgelegd werden in het organigram zijn de volgende: - Algemeen directeur (natuurinspectie, audit, Sigmaplan/Scheldeproject, sponsorship Europese natuurdoelen & geïntegreerd beheer van natuur) - Adviezen, vergunningen en subsidies (AVES) - Communicatie - Gebiedsgerichte werking en Relatiebeheer (GGW&RB) - Staf en ondersteunende diensten - Strategie en innovatie - Terreinbeheer Oost - Terreinbeheer West - Terreinbeheer koepel - Natuurinvest (Inverde) Voor elke entiteit werd een transitieverantwoordelijke aangeduid die zal instaan voor het uitwerken en implementeren van een transitieplan. Hierbij zal ook rekening gehouden moeten worden met het zoeken en implementeren van efficiëntiewinsten. Om deze reorganisatie te begeleiden werd een stuurgroep van ANB 2.0 opgericht, bestaande uit de Administrateur-Generaal en de transitiemanagers. Deze groep kan uitgebreid worden in functie van de agenda. De stuurgroep draagt de finale Pagina 20 van 26

verantwoordelijkheid voor transitie naar ANB 2.0. Het projectteam van ANB 2.0 bestaat uit ANB-medewerkers en externe begeleiders en heeft de opdracht om het overkoepelend projectplan ANB 2.0 voor een succesvolle implementatie van transitie ANB 2.0 op te maken en te realiseren. Het projectteam toetst voorstellen af bij de klankbordgroep, die ook bestaat uit ANB-medewerkers. In elke entiteit zal ook een transitieteam worden ingericht dat instaat voor de implementatie van onder andere de structuur, processen en projecten. De implementatie zal geleidelijk aan gebeuren. Uiteraard moeten we de continuïteit van de reguliere werking en projecten garanderen. Hiervoor zullen specifieke afspraken gemaakt worden rond rapportering en delegaties. Het zal 1 tot 1,5 jaar duren eer alle (nieuwe) processen en functies volledig actief zijn. De nieuwe structuur zal definitief in werking treden op 1.7.2015.

Gevraagde ondersteuning Ter ondersteuning van de transitieverantwoordelijken zijn we op zoek naar een organisatie die mee zal instaan voor het uittekenen van de nieuwe processen binnen de entiteiten, waarbij aandacht is voor optimalisatie en het zoeken naar efficiëntieverbetering. Ook de objectieven die voorzien zijn in het Regeerakkoord van de Vlaamse Regering met betrekking tot ‘radicaal digitaal’ dienen hierbij meegenomen te worden. In eerste instantie voorzien we ondersteuning voor volgende entiteiten: 1. AVES: deze entiteit bevat alle activiteiten met betrekking tot adviezen, vergunningen en financiële tegemoetkomingen. Vermits de procedures momenteel vrij log zijn geïnstalleerd en het feit dat hier een grote werklast wordt uitgevoerd, is het essentieel om significante efficiëntiewinsten te boeken. Er is ook een grote uitdaging omtrent veranderingsmanagement. Momenteel zijn op deze processen ongeveer 80 personeelsleden tewerkgesteld. 2. Staf en ondersteunende diensten: deze entiteit bevat alle ondersteunende diensten (personeel, logistiek, financiën en ICT) en de stafdiensten. De nood van deze entiteit is een goede begeleiding te voorzien van gedecentraliseerde naar een gecentraliseerde aansturing van processen. Het zal dus nodig zijn om duidelijke beslissingsprocedures te maken en te implementeren. In deze entiteit zijn snelle quick wins te realiseren. Momenteel zijn op deze processen ongeveer 50 personeelsleden tewerkgesteld. 3. Relatiebeheer en gebiedsgerichte projecten: deze entiteit zet in op het uitbouwen en onderhouden van externe relaties en het opzetten en uitwerken van gebiedsgerichte projecten samen met externe partners. Relatiebeheer is een nieuw accent binnen de organisatie waarbij de processen nagenoeg van nul moeten uitgebouwd worden. Bij de gebiedsgerichte werking ligt de focus op projectmatig werken. Momenteel zijn op deze processen ongeveer 50 personeelsleden tewerkgesteld. Van de externe ondersteuning wordt verwacht dat hij de transitieverantwoordelijken zal bijstaan bij: - beschrijven van de processen: helder maken van de processen en vaststellen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden - bepalen van de doelstellingen van de processen en vaststellen van de controlepunten zowel op de kwantiteit als op de kwaliteit - het opstellen van een plan met verschillende procesverbeteringen (inclusief digitalisering).

Pagina 21 van 26

De procesverbeteringen moeten er toe leiden dat bij de bestaande processen (AVES, Staf en ondersteunde diensten, gebiedsgerichte projecten) een efficiëntiewinst van 10% wordt behaald, uitgedrukt in verschil tussen het aantal VTE’s dat in de as-is situatie met een bepaald proces bezig is, en het aantal VTE’s dat aan hetzelfde – verbeterde - proces wordt toegewezen in de tobe situatie. Voorliggende opdracht is in die zin een resultaatsverbintenis.

Bestek opgemaakt op 02/04/2015 te Brussel,

Tijs De Langhe

Nagezien en voorgesteld door,

Goedgekeurd door,

Tom Embo

Marleen Evenepoel

Pagina 22 van 26

DEEL 4 OFFERTEFORMULIER INVERDE Koning Albert II-laan 20 bus 22 1000 Brussel Bestek nummer: INVERDE/2015/005 Omschrijving van de opdracht: Procesmanagement in het kader van een reorganisatie

1. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL

1

De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Adres:

OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):

Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)

OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreedt (optreden) als vereniging zonder rechtspersoon (voor elke deelnemer gegevens als hierboven):

Vereniging die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name:

Verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van:

(in cijfers, inclusief BTW, in euro): 1

Doorhalen wat niet van toepassing is. Pagina 23 van 26

2. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van vereniging zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer):

- Ondernemingsnummer: - BTW-nummer:

3. ONDERAANNEMERS OFWEL

2

Er zullen geen onderaannemers worden aangewend.

OFWEL De onderaannemers die zullen worden aangewend, hebben als nationaliteit:

4. PERSONEEL Het personeel dat zal worden aangewend, heeft als nationaliteit:

5. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr. van de financiële instelling op naam van

6. BIJLAGEN Bij deze inschrijving zijn eveneens gevoegd: • Nota ivm selectiecriteria en gunningscriteria • Documenten ivm ondertekingsbevoegdheid (in geval de inschrijver een vennootschap is) • Curriculum vitae. • Kopie rijbewijs B + verklaring dat de kandidaat over een eigen wagen en GSM beschikt.

Gedaan te …………………………………. op …………………………………….

De inschrijver(s),

2

Doorhalen wat niet van toepassing is. Pagina 24 van 26

Deel 5: Inventaris INVERDE Koning Albert II-laan 20 bus 22 1000 Brussel Bestek nummer: INVERDE/2015/005 Omschrijving van de opdracht: Procesmanagement in het kader van reorganisatie Omschrijving Prestaties in kader van deze opdracht

Aard

Prijs in letters

Eenheidsprijs in cijfers

Globale prijs

Totaal zonder BTW BTW (bedrag + aanslagvoet) Totaal met BTW

Gedaan te ………………………………op (datum) …………………………………………………………

De inschrijver(s) (naam + handtekening)

25

Pagina 26 van 26