SECRETARESSEN OVER DE INHOUD VAN HUN FUNCTIE VERSLAG VAN EEN ENQUÊTE VOOR FNV BONDGENOTEN, SAMSOM EN SCHOEVERS

SECRETARESSEN OVER DE INHOUD VAN HUN FUNCTIE

VERSLAG VAN EEN ENQUÊTE VOOR FNV BONDGENOTEN, SAMSOM EN SCHOEVERS

Kea G. Tijdens Amsterdam Instituut voor ArbeidsStudies, AIAS Universiteit van Amsterdam Marian van Vliet Profiel Select, Den Haag F E B R U A R I 2000

Inhoudsopgave Het onderzoeksproject ...................................................................................................1 A) Opleiding en cursussen ...........................................................................................4 De opleidingen van secretaressen.......................................................................4 Dag- of avondopleidingen tot secretaresse.........................................................4 Cursussen............................................................................................................6 Cursussen voor de computer ..............................................................................7 B) De functie ................................................................................................................2 De functiebenaming............................................................................................2 Functiebeschrijving en functiewaardering .........................................................2 C) De inhoud van de functie ........................................................................................4 Postverwerken ..................................................................................................10 Correspondentie en tekstverwerking ................................................................11 Agenda beheer ..................................................................................................13 Vergaderen .......................................................................................................14 Archiveren ........................................................................................................16 Administreren ...................................................................................................17 Organiseren.......................................................................................................19 Organiseren werkzaamheden op secretariaat ...................................................20 Communiceren..................................................................................................21 Functioneren in sociale situaties.......................................................................23 Beheer apparatuur.............................................................................................24 Computer ..........................................................................................................25 D) De organisatie van het werk..................................................................................26 De planning van werkzaamheden van het secretariaat.....................................27 Uw opinie over het werk op uw secretariaat ....................................................27 E) De loopbaan...........................................................................................................29 Arbeidsgeschiedenis .........................................................................................29 Arbeidscontract en promotie ............................................................................30 Toekomstverwachtingen...................................................................................31 Mobiliteit ..........................................................................................................32 Opinie ...............................................................................................................32 F) Arbeidstijden en beloning .....................................................................................33 G) De organisatie waar u werkt..................................................................................37 H) Het beroep van secretaresse ..................................................................................38 I)

De deelnemers aan het onderzoek.........................................................................40

Bijlage Functienamen ..................................................................................................42

I

HET ONDERZOEKSPROJECT In 1994 liet de toenmalige FNV Dienstenbond een onderzoek verrichten naar de functie-inhoud van secretaressen. Dat resulteerde in het boek EEN FUNCTIE MET INHOUD, dat in 1994 door uitgeverij Samsom werd gepubliceerd. In 1999 ontstond het idee om een nieuw boek te publiceren, omdat het vorige boek uitverkocht was en niet herdrukt werd omdat het niet meer actueel was. Daarvoor werd opnieuw een zogenaamd Deskundigenoverleg in het leven geroepen. Een belangrijk onderdeel van het nieuwe boek was een enquête, zoals ook in bij de vorige versie het geval was. Dit rapport bevat het verslag van deze enquête. In december 1999 is deze vragenlijst bijgevoegd bij het vakblad Management Support Magazine en aan alle 12.000 abonnees toegestuurd. Bovendien heeft FNV Bongenoten nog eens 1.000 enquêtes aan haar leden gestuurd waarvan bekend was dat ze secretaresse waren. Aan de secretaressen werd gevraagd de vragenlijst in te vullen. Dat duurde naar schatting ongeveer 30 minuten. Geadviseerd werd om een kopie te maken als een collega ook de vragenlijst wilde invullen. Dit is in grote aantallen gebeurd. Naar schatting een kwart van de geretourneerde vragenlijsten waren gekopieerde exemplaren. In totaal zijn 1712 enquêtes geretourneerd en verwerkt. De enquête is gefinancierd door FNV Bondgenoten, Uitgeverij Samsom en Schoevers (Bedrijfs)Opleidingen. Het Deskundigenoverleg -bestaande uit vertegenwoordigers namens genoemde financiers, het LOSV (Landelijk Overleg Secretaressenverenigingen) en het BCE (Stichting Bureau voor Certificering en Examinering)- heeft constructief commentaar geleverd op de vragenlijst. De resultaten zijn verwerkt in het nieuwe boek EEN FUNCTIE MET INHOUD, dat is gepresenteerd op de Landelijke Secretaresse Dag in april 2000.1

1

“Een functie met inhoud” Samsom, 2000, ISNB 9014 06 67 16, prijs fl. 19,90 1

A) DE FUNCTIE De functiebenaming In de enquête is natuurlijk gevraagd naar de functiebenaming (zie tabel 1). De grootste groep respondenten is de directiesecretaresse (29%), gevolgd door de secretaresse (21%). Dan is er een groep die we de combi-functie noemen (17%). Dat zijn respondenten die meer dan één functie uitoefenen. Veel voorkomende combinaties zijn management-assistente en directiesecretaresse, office manager en directiesecretaresse, en secretaresse en administratief medewerkster. Als vierde is er een groep met een andere secretaressse-functie, zoals juridisch, medisch, europees secretaresse, telefoniste, receptioniste, assistant to the manager, personal assistant en dergelijke (12%). Deze zijn tot één grote categorie gerekend, omdat in elke functie afzonderlijk erg weinig respondenten werkten. In de bijlage is de precieze verdeling van de respondenten over de functies te zien. Een vijfde, even grote groep, wordt gevormd door de management-assistenten (12%). De office managers sluiten met 6% en de afdelingssecretaressen met 4% de rij. Tabel 1 1 2 3 4

Functienaam (aantal respondenten en percentages) (N=1712)

secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretaresse

358 205 106 62

21% 12% 6% 4%

5 directiesecretaresse 6 anders 7 combi-functie Totaal

502 187 292 1712

29% 11% 17% 100%

Functiebeschrijving en functiewaardering Ruim zeven op de tien respondenten hebben een functiebeschrijving voor hun functie (70%). Ruim twee op de tien hebben geen functiebeschrijving (23%). De resterende groep weet niet of er een

functiebeschrijving

is.

De

afdelingssecretaresse

heeft

veruit

het

vaakst

een

functiebeschrijving (79%), gevolgd door de management-assistente en de directiesecretaresse (76% en 74%). Daarentegen heeft de office manager opvallend vaak geen functiebeschrijving (56%). Gevraagd is of de inhoud van het werk overeen komt met datgene waarvoor de respondent is aangenomen. Ruim vier op de tien zeggen dat dit inderdaad het geval is (42%). De overigen zeggen vooral dat ze meer doen (52%). Slechts een zeer kleine groep zegt dat ze minder doet (3%) en een iets grotere groep doet andere dingen dan waarvoor ze aangenomen zijn (4%). 2

Vooral de management-assistente zegt meer te doen dan waarvoor ze aangenomen is (60% zegt dat ze meer doet), terwijl vooral de afdelingssecretaresse aangeeft andere dingen te doen (6%) en de secretaresse aangeeft minder te doen (5%). Tenslotte is gevraagd of de functie is ingedeeld via een functiewaarderingssysteem. Ja, zeggen zes op de tien respondenten (62%). Nee, zeggen bijna drie op de tien (26%), terwijl de resterende groep dit niet weet (12%). Het zal niemand verbazen dat functiewaarderingssystemen vooral in de grote bedrijven aanmerkelijk vaker voorkomen. De respondenten die zeggen dat hun functie gewaardeerd is, werken in een bedrijf dat gemiddeld iets meer dan 2.000 werknemers telt. Daarentegen werken de respondenten wier functie niet gewaardeerd is, in een bedrijf met gemiddeld slechts 560 medewerkers. De respondenten die niet weten of hun functie gewaardeerd is, zitten hier tussenin, want in hun bedrijven werken gemiddeld bijna 1.100 medewerkers. Opvallend is dat vooral de office managers aangeven niet ingedeeld te zijn in een functiewaarderingssysteem (54%), terwijl de management-assistente juist wel vaak is ingedeeld (73%).

3

B)

OPLEIDING EN CURSUSSEN

De opleidingen van secretaressen De grootste groep secretaressen heeft een opleiding van het middelbaar beroepsonderwijs, gevolgd door secretaressen met een havo- of mms-opleiding (29% en 26%). Berekenen we het gemiddeld aantal opleidingsjaren na de basisschool, dan blijkt dat de functiegroep ‘anders’ met 6,3 jaren de langste opleiding heeft genoten, op de voet gevolgd door de management-assistenten en de office managers. De afdelingssecretaresse heeft met 5,8 opleidingsjaren na de basisschool de kortste opleidingsduur, gevolgd door de secretaresse met 5,9 jaren. Tabel 2

Secretaressen naar opleidingstype en gemiddeld aantal opleidingsjaren na de basisschool (N=1712) lbo

secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretaresse directiesecretaresse anders combi-functie Totaal

1% 1% 0% 2% 2% 1% 1% 1%

mavo mulo 12% 9% 8% 16% 11% 10% 9% 10%

mbo 34% 31% 29% 45% 23% 24% 29% 29%

havo mms 27% 24% 20% 11% 29% 23% 28% 26%

vwo hbs ath. 11% 11% 21% 10% 14% 16% 10% 13%

hbo

wo

anders

totaal

11% 21% 17% 8% 17% 23% 17% 17%

3% 2% 4% 3% 3% 3% 5% 3%

2% 2% 1% 5% 2% 2% 2% 2%

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

gemid deld 5,9 6,2 6,2 5,8 6,0 6,3 6,1 6,1

Dag- of avondopleidingen tot secretaresse In de enquête is uitgebreid gevraagd welke dag- of avondopleidingen tot secretaresse men heeft gevolgd. De respondenten hadden de mogelijkheid meerdere opleidingen aan te kruisen. Gemiddeld hebben ze 1,17 dag- of avondopleidingen tot secretaresse gevolgd. De office manager heeft met gemiddeld 1,25 het hoogste aantal en de afdelingssecretaresse met 1,02 het laagste aantal opleidingen gevolgd. Ruim een kwart van de respondenten heeft een opleiding tot management-assistente gevolgd (27%). Het zal niet verbazen dat de respondenten die de functie van management-assistente uitoefenen het vaakst zo’n opleiding hebben gevolgd (38%). Ook de directiesecretaressen hebben vaak een opleiding tot management-assistente gevolgd (30%). De chikwadraat toets, een statistische toets, laat zien dat er een zodanig groot verschil is tussen de functiegroepen, dat dit niet meer aan toeval kan worden toegeschreven. Sommige functiegroepen hebben dus significant vaker dan andere een opleiding tot management-assistente gevolgd.

4

Ruim een kwart van de respondenten heeft een opleiding tot directiesecretaresse gevolgd (27%). Ook hier is er een significant verschil tussen de functiegroepen. De directiesecretaressen hebben uiteraard het vaakst een opleiding gevolgd tot directiesecretaresse (33%). Daarentegen hebben secretaressen het minst vaak zo’n opleiding gevolgd (21%). Bijna een kwart van de respondenten heeft een opleiding tot secretaresse gevolgd (23%). Hier is er geen significant verschil tussen de functiegroepen. Weliswaar hebben de secretaresse en de afdelingssecretaresse het vaakst deze opleiding gevolgd (28% en 27%), de andere functiegroepen doen hier niet veel voor onder. Zo heeft 23% van de office managers deze opleiding gevolgd en 25% van de groep met de combinatiefuncties. Ruim één op de tien respondenten heeft een opleiding MBO-secretarieel gevolgd. Ook hier is er geen significant verschil tussen de functiegroepen. Verder heeft 8% een opleiding tot office manager gevolgd. Hier is er wel een significant verschil tussen de functiegroepen, want de office managers hebben beduidend vaker zo’n opleiding gevolgd dan de anderen. Daarnaast heeft 6% een opleiding tot Europees secretaresse gevolgd, 5% een opleiding tot medisch secretaresse, 4% een opleiding tot receptioniste, 3% een opleiding tot medisch secretaresse en 2% een opleiding HBO-secretarieel. Eén op de zes respondenten heeft geen enkele dag- of avondopleiding tot secretaresse gevolgd (16%). Ook hier is er geen significant verschil tussen de functiegroepen. Het valt op dat de respondenten die in de gecombineerde functies werken, het vaakst geen opleiding tot secretaresse hebben gevolgd (20%). We kunnen niet nagaan of nu voor dergelijke gecombineerde functies nu juist werknemers worden aangetrokken zonder adequate opleiding, of dat juist andersom secretaressen zonder opleiding vaker allerlei andere taken erbij krijgen. Tabel 3

Percentage respondenten dat een dag- of avondopleiding tot secretaresse heeft gevolgd en gemiddeld aantal dag- of avondopleiding tot secretaresse, uitgesplitst naar functiegroep(N=1712) NB *** significant op 0,1%, ns = niet significant

secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretar directiesecretar anders combi-functie Totaal Chi-kwadraat

secr 28% 20% 23% 27% 20% 25% 25% 23% ns

europ secr 6% 4% 11% 2% 7% 5% 7% 6% ns

direct secr 21% 23% 27% 20% 33% 26% 29% 27% ***

5

hbo secr 1% 3% 0% 3% 3% 3% 2% 2% ns

mbo secr 15% 13% 14% 10% 9% 11% 12% 12% ns

recept 5% 3% 0% 7% 4% 3% 4% 4% ns

jurid secr 3% 1% 3% 3% 2% 4% 2% 3% ns

VERVOLG TABEL secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretar directiesecretar anders combi-functie Totaal Chi-kwadraat

medisch secr

secr pz

8% 3% 5% 5% 2% 7% 8% 5% ***

1% 1% 0% 2% 2% 0% 1% 1% ns

Office manag 5% 7% 22% 2% 8% 8% 8% 8% ***

manag assist 27% 38% 21% 25% 30% 24% 21% 27% ***

an ders

geen opl

14% 14% 12% 13% 12% 18% 12% 13% ns

15% 14% 13% 15% 16% 16% 20% 16% ns

gemid deld 1,16 1,16 1,25 1,02 1,21 1,12 1,18 1,17

Cursussen In de enquête is ook gevraagd welke cursussen de respondent heeft gevolgd. Men had de mogelijkheid meerdere cursussen aan te kruisen. Gemiddeld hebben de respondenten 2,91 cursussen gevolgd. De management-assistente heeft met gemiddeld 3,34 het hoogste aantal en de secretaresse met 2,62 het laagste aantal cursussen gevolgd. Ruim de helft van de respondenten heeft een cursus typen gevolgd (27%). De afdelingssecretaressen hebben het vaakst zo’n cursus gevolgd, terwijl de office manager daarentegen het minst vaak een cursus typen gevolgd (73% en 43%). De chikwadraat toets, een statistische toets, laat zien dat er een zodanig groot verschil is tussen de functiegroepen, dat dit niet meer aan toeval kan worden toegeschreven. Sommige functiegroepen hebben dus significant vaker dan andere een cursus typen gevolgd. Ruim een derde van de respondenten heeft een cursus notuleren gevolgd (34%). Ook hier is er een significant verschil tussen de functiegroepen. De afdelingssecretaressen hebben het vaakst en de office manager het minst vaak een cursus notuleren gevolgd (47% en 24%). Een kwart van de respondenten heeft een cursus steno gevolgd (25%). Opnieuw is er een significant verschil tussen de functiegroepen. De directiesecretaressen hebben het vaakst en de afdelingssecretaressen het minst vaak deze cursus gevolgd (30% en 15%). Er is ook gevraagd naar cursussen die meer algemeen zijn en niet uitsluitend met het beroep van secretaresse verbonden zijn. Daarbij valt op dat bij de meeste van deze cursussen geen significant verschil

tussen

de

functiegroepen

is.

Cursussen

om

een

vreemde

taal

te

leren,

managementcursussen, cursussen voor public relations, voor marketing, of voor personeel en organisatie zijn door veel respondenten gevolgd (36%, 25%, 13%, 12% en 12%). Ook is gevraagd naar cursussen om het persoonlijk functioneren te verbeteren. De respondenten hebben 6

ook hier in groten getale cursussen persoonlijke groei, time management, assertiviteit en conflicthantering gevolgd (31%, 29%, 14% en 12%). Opnieuw zijn er weinig verschillen tussen functiegroepen. Een zeer kleine groep respondenten heeft geen enkele cursus gevolgd (3%). Een analyse welke groepen geen cursus hebben gevolgd laan zien dat er eigenlijk maar één belangrijke factor is, en dat is de werkervaring (niet in tabelvorm). Des te korter de werkervaring, des te groter de kans dat men nog geen cursus heeft gevolgd. Andere factoren, zoals sector, bedrijfsgrootte, functiegroep of leeftijd zijn in dit verband niet relevant. Tabel 4

Percentage respondenten dat een cursus heeft gevolgd en gemiddeld aantal cursussen, uitgesplitst naar functiegroep(N=1712) NB *** significant op 0,1%, ns = niet significant typen

secretaresse management-ass. office manager afdelingssecretar directiesecretar anders combi-functie Totaal Chi-kwadraat

VERVOLG TABEL secretaresse managementassistente office manager afdelingssecretar directiesecretar anders combi-functie Totaal Chi-kwadraat

55% 55% 43% 73% 52% 56% 50% 53% ***

notu leren 32% 38% 24% 47% 37% 35% 30% 34% ***

p&o

asserti viteit

conflict hantering

9% 18%

17% 23%

15% 12% 12% 9% 12% 12% *

11% 15% 12% 12% 13% 14% **

Steno

vreemde taal 31% 36% 32% 41% 39% 41% 36% 36% ns

22% 25% 19% 15% 30% 30% 22% 25% ***

publ relat 10% 15% 17% 8% 14% 11% 13% 13% ns

marke ting 10% 14% 14% 7% 12% 12% 11% 12% ns

persoonl groei 28% 35% 30% 31% 31% 32% 29% 31% ns

managem ent cursus

andere cursus

geen cursus

gemid delde

10% 14%

Time mana gement 27% 36%

17% 34%

45% 45%

4% 3%

2,62 3,34

10% 14% 11% 15% 12% 12% ns

34% 36% 29% 27% 25% 29% ns

38% 24% 27% 22% 25% 25% ***

49% 64% 44% 47% 50% 47% ns

5% 0% 3% 3% 4% 3% ns

2,83 3,06 3,01 3,01 2,74 2,91

Cursussen voor de computer Gemiddeld werken de respondenten 5,19 uren per dag met de computer. Daarbij zijn er weinig verschillen tussen de functiegroepen. De directiesecretaresse werkt met gemiddeld 4,9 uur het minst met de computer en de afdelingssecretaresse met 5,6 uur het meest. Gemiddeld hebben de respondenten 3,7 cursussen gevolgd. Er is een kleine groep van 5% van de 7

respondenten die geen enkele cursus heeft gevolgd. Daarentegen heeft 20% wel vijf of meer cursussen gevolgd. Opnieuw zijn er weinig verschillen tussen de functiegroepen. De management-assistente heeft met gemiddeld 4,0 de meeste cursussen gevolgd, terwijl de office manager met 3,4 cursussen het laagst scoort. In de enquête is ook gevraagd welke computercursussen gevolgd zijn (zie tabel 5). De meest gevolgde cursussen zijn voor tekstverwerking. Zo heeft bijna driekwart van de respondenten een cursus voor Word gevolgd (73%), terwijl meer dan de helft met WP kan werken (54%). Ook nieuwe programmatuur wordt snel geleerd. Zo heeft al bijna een derde van de respondenten een cursus gevolgd voor het recente programma Outlook (32%) en bijna een kwart een cursus voor het gebruik van Internet (22%). Daarentegen hebben slechts weinig respondenten cursussen gevolgd om te werken met boekhoudprogramma’s, presentatieprogramma’s, DTP-programma’s of het onderhouden van een homepage. Evenals bij het gebruik van de computer is er ook bij het volgen van cursussen weinig verschil tussen de functiegroepen. Opvallend is dat de office manager minder vaak een cursus heeft gevolgd voor Outlook (31%), maar wel veel vaker dan de anderen een cursus heeft gevolgd om homepages te maken (8%) of voor een boekhoudprogramma (15%). Tabel 5

Cursussen om de computer te gebruiken (N=1712)

tekstverwerking voor Word Windows spreadsheetprogramma (bijv. Excel) tekstverwerking voor WP Outlook (e-mail) gebruik van Internet

73% 60% 54% 53% 32% 22%

Databaseprogramma (bijv. Access) Boekhoudprogramma’s Homepage onderhouden Presentatieprogramma (bijv. Powerpoint) DTP-programma

8

22% 7% 4% 4% 2%

C) DE INHOUD VAN DE FUNCTIE In de enquête zijn een groot aantal taken opgesomd die tot het takenpakket van de respondent zouden kunnen behoren. Gevraagd is of men per taak wilde aangeven hoe vaak men deze taak uitvoerde: dagelijks, wekelijks, maandelijks, hooguit paar keer per jaar, of nooit. Dit heeft een score gekregen van 1=dagelijks oplopend naar 5=nooit. Voor iedere taak wordt de gemiddelde score gepresenteerd. Let op, een score van 3,0 kan betekenen dat alle respondenten de taak wel uitvoeren, maar weinig frequent, óf dat slechts een kleine groep de taak dagelijks uitvoert en de anderen nooit. Hierna volgen de resultaten. Deze zijn steeds uitgesplitst naar functiegroep. Om te toetsen in hoeverre de taken verschillen tussen functiegroepen, is een discriminant analyse uitgevoerd. Daarmee wordt gemeten of de scores op de taken meer verschillen tussen de functiegroepen dan binnen iedere functiegroep. Dit wordt aangeduid met de gestandaardiseerde waarde voor iedere taak. Naarmate deze waarde hoger is, verschilt de taak meer tussen de functiegroepen. Dan is de taak dus geconcentreerd bij enkele functies en niet bij anderen. Een lage score betekent dat alle functiegroepen de taak in dezelfde mate uitoefenen. In deze analyse zijn de functiegroepen ‘anders’ en ‘combi-functies’ niet betrokken, omdat deze twee een scala aan functies bevatten. Daardoor wordt het nutteloos om te meten in hoeverre de taken rond de functiegroep clusteren. Hierna worden per functiegroep ook de resultaten gepresenteerd van de mate van verantwoordelijkheid waarmee de taak wordt uitgevoerd: •

volgens instructie, dat wil zeggen dat het werk een uitvoerend karakter heeft met voornamelijk standaard werkzaamheden;

•

zelfstandig, dat wil zeggen dat het werk een voorbereidend en verantwoordelijk karakter heeft, toestemming is slechts noodzakelijk bij ingrijpende veranderingen;

•

leidinggevend, dat wil zeggen dat het werk een zelfstandig karakter heeft, terwijl ook (bege)leiding wordt gegeven aan één of meer personen;

•

als een taak nooit wordt uitgevoerd, kon uiteraard ook niet worden aangegeven onder welke

verantwoordelijkheid

dat

gebeurde;

daarom

kon

verantwoordelijkheid geen discriminant analyse worden uitgevoerd.

9

voor

de

mate

van

Postverwerken Het ontvangen, verspreiden, beoordelen prioriteit en afhandelen van de post wordt vrijwel dagelijks gedaan door de respondenten. Toezien op postafhandeling en bewaken follow-up wordt vooral wekelijks gedaan, terwijl post inschrijven in een brievenboek gemiddeld weinig wordt gedaan. De management-assistenten, de office managers en de directiesecretaressen houden zich het vaakst bezig met de taken in die cluster ‘postverwerken’. De vijf onderzochte functiegroepen verschillen aanzienlijk in de mate waarin ze taken in dit cluster uitvoeren. Alleen de taak post inschrijven in een brievenboek discrimineert niet tussen de functies. Over het algemeen worden alle taken met betrekking tot de post zelfstandig uitgevoerd door de respondent. Ze worden in gelijke mate van verantwoordelijkheid uitgevoerd, met uitzondering van de taak ‘zelf post afhandelen’, die vaker volgens instructie wordt uitgevoerd. Gemiddeld heeft de office manager de hoogste en de secretaresse en de afdelingssecretaresse de laagste score op verantwoordelijkheid (2,3 en 1,9). POSTVERWERKEN

HOE VAAK (1=dagelijks, 2=wekelijks, 3=maandelijks, 4=jaarlijks, 5=nooit) sec. man. off. afd. and com gem. coeffi tar. ass. man. sec. dir. sec. ers bi cient

ontvangen en verspreiden van de post

1,3

1,4

1,5

1,2

1,3

1,6

1,4

1,3

-0,49

inschrijven post in (elektronisch) brievenboek

3,6

3,6

3,5

3,3

3,4

3,5

3,3

3,5

-0,09

beoordelen post op relevantie en prioriteit

1,5

1,1

1,3

1,7

1,2

1,6

1,4

1,3

0,56

zelf afhandelen post

1,6

1,2

1,3

1,8

1,4

1,6

1,5

1,5

0,32

toezien op postafhandeling en bewaken follow-up

2,3

1,7

1,8

2,9

1,9

2,5

2,2

2,1

0,48

gemiddeld

2,1

1,8

ontvangen en verspreiden van de post

1,9

2,1

2,3

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1

inschrijven post in (elektronisch) brievenboek

1,9

2,2

2,3

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1

beoordelen post op relevantie en prioriteit

1,9

2,1

2,2

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1

zelf afhandelen post

1,8

2,0

2,1

1,8

1,9

2,0

1,9

1,9

toezien op postafhandeling en bewaken follow-up

1,9

2,1

2,4

2,0

2,1

2,2

2,0

2,1

gemiddeld

1,9

2,1

2,3

1,9

2,1

2,1

2,0

2,0

1,9 2,2 1,8 2,2 1,9 1,9 VERANTWOORDELIJKHEID (1= volgens instructie, 2=zelfstandig, 3 = leidinggevend)

10

Correspondentie en tekstverwerking In het cluster ‘correspondentie’ worden de taken ‘bewerken brieven of teksten in het Nederlands’ en ‘zelf opstellen brieven of teksten in het Nederlands’ het meest frequent verricht, wel enkele keren per week. Daarentegen worden de taken ‘in steno brieven of notities opnemen’ en ‘opnemen en uitwerken brieven in een andere taal dan Nederlands of Engels’ vrijwel nooit uitgevoerd. Bij de meeste taken is sprake van aanzienlijke verschillen tussen functiegroepen. Vooral bij de taak ‘zelf opstellen van brieven of teksten in het Nederlands’ is het grootste verschil tussen de groepen te zien. Daarentegen wordt een taak als ‘bewaken huisstijl’ niet vaker door de ene of door de andere functiegroep uitgevoerd. Gemiddeld worden de taken in het cluster ‘correspondentie en tekstverwerking’ minder zelfstandig uitgevoerd dan die in het cluster ‘postverwerken’. Dat komt vooral omdat de taak ‘opnemen en bewerken van brieven of teksten’veelal volgens instructie geschiedt. Net als in het vorige cluster heeft de office manager de hoogste en de afdelingssecretaresse de laagste score op verantwoordelijkheid (2,1 en 1,7). CORRESPONDENTIE EN TEKSTVERWERKING


in steno brieven of notities opnemen

4,6

4,4

4,7

4,8

4,3

4,7

4,5

4,5

0,31

opnemen en uitwerken brieven in het Nederlands

2,7

2,9

3,1

3,1

2,6

3,3

2,6

2,8

-0,46

opnemen en uitwerken brieven in het Engels

4,2

3,9

4,1

4,2

3,7

4,1

3,7

3,9

0,45

opnemen en uitwerken brieven in een andere taal

4,7

4,4

4,6

4,9

4,3

4,7

4,4

4,5

0,32

bewerken brieven/teksten in het Nederlands

1,6

1,8

1,8

1,9

1,6

1,9

1,8

1,7

-0,34

bewerken brieven/teksten in het Engels

3,7

3,3

3,3

3,5

3,3

3,3

3,2

3,4

-0,29

bewerken brieven/teksten in een andere taal

4,5

4,2

4,3

4,5

4,2

4,4

4,2

4,3

0,23

zelf opstellen brieven/teksten in het Nederlands

1,9

1,5

1,6

2,0

1,6

1,7

1,6

1,7

0,70

zelf opstellen brieven/teksten in het Engels

3,8

3,2

3,3

3,5

3,3

3,2

3,2

3,4

0,05

zelf opstellen brieven/teksten in een andere taal

4,6

4,2

4,4

4,7

4,2

4,4

4,2

4,3

-0,25

vertalen brieven en nota’s

4,4

3,9

4,1

4,4

4,1

4,2

4,0

4,2

0,25

toezien op afhandeling van correspondentie

2,2

2,0

1,8

2,7

2,1

2,4

2,0

2,1

0,16

bewaken huisstijl

2,0

1,9

1,5

2,4

2,1

2,3

2,0

2,0

0,01

gemiddeld

3,5

3,2

in steno brieven of notities opnemen

1,7

1,9

2,0

1,7

1,6

2,0

1,8

1,7

opnemen en uitwerken brieven in het Nederlands

1,6

1,7

1,9

1,6

1,7

1,8

1,7

1,7

opnemen en uitwerken brieven in het Engels

1,6

1,7

1,8

1,5

1,6

1,7

1,7

1,7

opnemen en uitwerken brieven in een andere taal

1,7

1,8

1,9

1,6

1,6

1,8

1,6

1,7


11

bewerken brieven/teksten in het Nederlands

1,8

2,0

2,0

1,6

1,9

1,9

1,9

1,9

bewerken brieven/teksten in het Engels

1,7

1,9

1,9

1,6

1,8

1,8

1,8

1,8

bewerken brieven/teksten in een andere taal

1,8

1,9

2,0

1,6

1,8

1,8

1,9

1,8

zelf opstellen brieven/teksten in het Nederlands

1,9

2,1

2,2

1,8

2,0

2,0

2,0

2,0

zelf opstellen brieven/teksten in het Engels

1,9

2,1

2,0

1,8

1,9

2,0

2,0

1,9

zelf opstellen brieven/teksten in een andere taal

1,9

2,0

2,1

1,7

1,9

1,9

1,9

1,9

vertalen brieven en nota’s

1,8

2,0

2,0

1,6

1,9

1,9

1,9

1,9

toezien op afhandeling van correspondentie

2,0

2,2

2,4

1,9

2,1

2,1

2,1

2,1

bewaken huisstijl

1,9

2,2

2,5

1,8

2,1

2,1

2,1

2,1

gemiddeld

1,8

2,0

2,1

1,7

1,8

1,9

1,9

1,9

12

Agenda beheer Het bijhouden van de agenda is een taak die de respondenten vrijwel dagelijks uitvoeren (1,4). Ook gemaakte afspraken worden vrijwel dagelijks bewaakt. Daarentegen vindt het organiseren van afspraken of het overleggen over geschikte data veel minder vaak plaats. De managementassistenten voeren de taken in dit cluster het meest frequent uit, terwijl de groep andere functies dit het minst vaak doet. Vooral de taak ‘bewaken van gemaakte afspraken’ maakt verschil tussen de functies. De taken in dit cluster worden vrijwel steeds zelfstandig uitgevoerd. Er is in dit opzicht weinig verschil tussen taken. Net als in de vorige clusters heeft ook hier de office manager de hoogste score op verantwoordelijkheid (2,2). Nu hebben de secretaresse en de afdelingssecretaresse de laagste score (1,9). AGENDABEHEER

bijhouden agenda

HOE VAAK (1=dagelijks, 2=wekelijks, 3=maandelijks, 4=jaarlijks, 5=nooit) sec. man. off. afd. and com gem. coeffi tar. ass. man. sec. dir. sec. ers bi cient 1,5

1,4

1,7

1,5

1,2

1,6

1,4

1,4

0,02

organiseren afspraken/overleggen geschikte data

2,8

2,2

2,5

2,2

2,8

3,0

2,6

2,7

-0,22

bewaken gemaakte afspraken

1,6

1,2

1,5

1,6

1,3

1,7

1,5

1,5

0,65

bijhouden elektronische agenda

1,6

1,2

1,4

1,8

1,3

1,7

1,5

1,5

0,48

gemiddeld

1,9

1,5

bijhouden agenda

1,9

1,8 1,8 1,6 2,0 1,8 1,7 VERANTWOORDELIJKHEID (1= volgens instructie, 2=zelfstandig, 3 = leidinggevend) 2,1

2,2

1,9

2,0

2,0

2,0

2,0

organiseren afspraken/overleggen geschikte data

1,9

2,1

2,2

1,9

2,0

2,0

2,0

2,0

bewaken gemaakte afspraken

1,9

2,0

2,2

1,8

2,0

1,9

1,9

1,9

bijhouden elektronische agenda

2,0

2,1

2,3

1,9

2,1

2,1

2,0

2,0

gemiddeld

1,9

2,1

2,2

1,9

2,0

2,0

2,0

2,0

13

Vergaderen De taken in het cluster ‘vergaderen’ worden veel minder vaak uitgevoerd dan de taken in de voorgaande clusters. Gemiddeld worden ze minder dan eens per maand uitgevoerd. Het organiseren van vergaderingen vindt het meest frequent plaats, terwijl het organiseren van een telefonische vergadering of van een video-conferentie gemiddeld vrijwel nooit plaatsvindt. Ook het leiden van een vergadering of werkoverleg vindt zelden plaats. Bij de taak ‘notuleren’ zijn de grootste verschillen tussen functiegroepen te zien. Gemiddeld worden de taken in dit cluster iets minder zelfstandig uitgevoerd dan de taken in het cluster ‘agendabeheer’. Het organiseren, inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen, en samenstellen vergadermappen worden van alle taken in dit cluster het minst zelfstandig uitgevoerd. Daarentegen wordt het leiden van een vergadering of werkoverleg zelfstandig uitgevoerd door degenen die aangeven deze taak te verrichten. Opnieuw heeft de office manager de hoogste score op zelfstandigheid (2,1) en de afdelingssecretaresse de laagste score (1,7). VERGADEREN


bijhouden vergaderagenda

2,8

2,2

2,7

2,9

2,2

2,9

2,7

2,5

0,16

organiseren vergaderingen

2,7

2,1

2,7

2,3

2,1

2,7

2,5

2,4

0,23

organiseren telefonische vergadering/videoconf.

4,5

4,3

4,5

4,4

4,3

4,3

4,2

4,4

0,02

inhoudelijk voorbereiden agendapunten

3,8

2,9

3,3

4,0

3,2

3,5

3,4

3,4

0,18

samenstellen vergadermappen

3,6

3,0

3,6

3,8

2,9

3,6

3,4

3,3

0,20

rondsturen vergaderstukken

2,9

2,4

3,1

2,7

2,4

3,0

2,8

2,7

-0,10

notuleren

3,2

2,5

3,0

3,0

2,6

3,1

3,1

2,9

0,52

uitwerken notulen

3,0

2,5

3,0

2,9

2,5

3,0

2,9

2,8

-0,29

opstellen besluitenlijsten

3,5

2,7

3,2

3,4

2,8

3,3

3,2

3,1

0,17

bewaken uitvoering van besluiten

3,7

2,8

3,1

3,8

2,9

3,4

3,3

3,2

0,33

deelnemen aan vergadering of werkoverleg

3,0

2,4

2,5

2,6

2,8

2,8

2,8

2,8

-0,42

leiden van een vergadering of werkoverleg

4,7

4,2

3,9

4,7

4,3

4,3

4,3

4,4

0,20

deel uitmaken van werkgroepen/commissies

4,2

3,6

3,7

4,3

3,9

3,8

3,8

3,9

0,05

gemiddeld

3,5

2,9

bijhouden vergaderagenda

1,8

1,9

2,0

1,7

1,9

1,9

1,9

1,9

organiseren vergaderingen

1,8

1,9

2,0

1,6

1,8

1,8

1,8

1,8


organiseren telefonische vergadering/videoconf.

1,8

1,9

1,9

1,4

1,7

1,7

1,9

1,8

inhoudelijk voorbereiden agendapunten

1,7

1,8

2,1

1,5

1,7

1,8

1,8

1,8

samenstellen vergadermappen

1,7

1,9

2,0

1,5

1,9

1,9

1,8

1,8

rondsturen vergaderstukken

1,8

2,0

2,1

1,9

1,9

1,8

1,9

1,9

14

notuleren

1,9

2,0

2,1

1,9

2,0

2,0

2,0

2,0

uitwerken notulen

1,9

2,0

2,1

1,8

2,0

1,9

2,0

2,0

opstellen besluitenlijsten

1,9

2,0

2,1

1,8

1,9

1,9

1,9

1,9

bewaken uitvoering van besluiten

1,8

1,9

2,2

1,8

1,9

2,0

1,9

1,9

deelnemen aan vergadering of werkoverleg

1,9

2,0

2,2

1,9

2,0

2,0

2,0

2,0

leiden van een vergadering of werkoverleg

2,1

2,3

2,4

1,9

2,3

2,2

2,3

2,3

deel uitmaken van werkgroepen/commissies

1,8

2,0

2,1

2,0

2,0

2,0

2,0

2,0

gemiddeld

1,8

2,0

2,1

1,7

1,9

1,9

1,9

1,9

15

Archiveren De taken in dit cluster worden gemiddeld weinig frequent uitgevoerd. Er zijn echter wel grote verschillen tussen de taken. Zo is het opzoeken of opbergen van stukken een vrijwel dagelijkse activiteit. Daarentegen komt bibliotheekbeheer en het maken van uittreksels van dossiers gemiddeld zelden voor. Wel scoort vooral de taak bibliotheekbeheer hoog op de discriminantanalyse, hetgeen betekent dat in een functiegroep deze taak frequent wordt uitgevoerd (de office manager) en in de overige groepen nooit. De meeste taken in dit cluster worden zelfstandig uitgevoerd. Een aantal taken worden soms gemiddeld iets vaker als leidinggevende uitgevoerd, zoals archiefbeheer en bibliotheekbeheer. Net als in de voorgaande clusters heeft opnieuw de office manager de hoogste score op zelfstandigheid (2,3). En opnieuw heeft de afdelingssecretaresse de laagste score (1,8). ARCHIVEREN

opzoeken of opbergen van stukken

HOE VAAK (1=dagelijks, 2=wekelijks, 3=maandelijks, 4=jaarlijks, 5=nooit) sec. man. off. afd. and com gem. coeffi tar. ass. man. sec. dir. sec. ers bi cient 1,6

1,7

1,8

1,7

1,5

1,8

1,6

1,6

-0,54

opzet en onderhoud archiefsysteem

2,5

2,3

2,4

2,8

2,4

2,7

2,3

2,5

0,08

bibliotheekbeheer

4,3

4,3

4,1

4,4

4,5

4,5

4,3

4,4

0,61

uittreksels maken van dossiers

4,8

4,8

4,9

4,7

4,8

4,7

4,7

4,8

-0,13

actueel houden van het archief

2,7

2,6

2,7

3,0

2,6

2,9

2,6

2,7

-0,24

elektronisch archiefbeheer

3,9

3,9

3,7

3,8

4,2

3,8

3,6

3,9

0,61

gemiddeld

3,3

3,3

opzoeken of opbergen van stukken

1,9

2,1

2,3

1,8

2,0

2,1

2,0

2,0

opzet en onderhoud archiefsysteem

1,9

2,1

2,3

1,9

2,1

2,1

2,1

2,1

bibliotheekbeheer

2,0

2,1

2,4

1,8

2,1

1,9

2,2

2,1


uittreksels maken van dossiers

2,0

2,1

2,3

1,6

2,0

1,9

2,0

2,0

actueel houden van het archief

2,0

2,1

2,3

1,9

2,1

2,0

2,1

2,1

elektronisch archiefbeheer

2,0

2,1

2,2

1,9

2,1

2,0

2,1

2,1

gemiddeld

2,0

2,1

2,3

1,8

2,0

2,0

2,1

2,0

16

Administreren Over het algemeen houden de respondenten niet erg regelmatig administraties bij. Het bijhouden van het adressenbestand of het relatiebestand wordt nog het meest frequent uitgevoerd (2,4). Het bijhouden van de salarisadministratie en de EHBO-voorraad vindt vrijwel nooit plaats (4,7). Er zijn in dit cluster weinig verschillen tussen functiegroepen. Het bijhouden van de administratie van de werkuren is het meest geclusterd, namelijk bij de office manager. De meeste taken in dit cluster worden zelfstandig uitgevoerd. Dat geldt vooral het bijhouden van de kleine kas en het bijhouden van het adressenbestand, van de kantoorvoorraad en van de voorraadadministratie. Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager de hoogste score op zelfstandigheid (2,2). En opnieuw heeft de afdelingssecretaresse de laagste score (1,8). ADMINISTREREN


bijhouden administratie van zieken of verlofdagen

3,5

3,0

2,5

2,9

3,5

3,3

3,1

3,3

-0,01

bijhouden financiële administraties

4,2

4,1

3,6

4,0

4,5

4,1

4,0

4,2

0,14

bijhouden personeelsadministratie

4,2

3,7

3,0

4,2

4,2

4,2

3,8

4,0

0,20

bijhouden salarisadministratie

4,9

4,7

4,3

4,9

4,8

4,8

4,6

4,7

0,17

bijhouden kleine kas

4,3

4,1

3,3

4,2

4,4

4,2

4,0

4,2

0,25

opstellen reisdeclaraties

4,2

3,9

4,0

4,0

4,0

4,2

4,0

4,1

-0,25

bijhouden adressenbestand/relatiebestand

2,3

2,4

2,1

2,5

2,5

2,4

2,3

2,4

0,00

bijhouden kantoorvoorraad

3,1

3,4

2,5

2,9

3,5

3,2

3,0

3,2

0,15

bijhouden voorraadadministratie

4,3

4,3

3,4

4,2

4,5

4,3

4,0

4,3

0,15

bijhouden administratie werkuren

4,1

4,1

3,3

4,1

4,3

4,1

4,1

4,1

0,32

bijhouden EHBO-voorraad

4,7

4,7

4,0

4,7

4,8

4,7

4,6

4,7

0,44

gemiddeld

4,0

3,8

bijhouden administratie van zieken of verlofdagen

2,0

2,1

2,2

1,8

2,0

2,0

2,1

2,0

bijhouden financiële administraties

1,9

1,9

1,9

1,7

1,9

1,9

2,0

1,9

bijhouden personeelsadministratie

1,8

2,0

2,1

1,7

2,0

1,9

2,0

1,9

bijhouden salarisadministratie

2,0

1,9

2,1

1,3

1,9

1,8

1,9

1,9

bijhouden kleine kas

2,0

2,0

2,2

1,9

2,0

2,1

2,1

2,1

opstellen reisdeclaraties

1,8

1,9

2,0

1,8

1,9

1,9

2,0

1,9

bijhouden adressenbestand/relatiebestand

2,0

2,1

2,3

1,9

2,1

2,1

2,1

2,1

bijhouden kantoorvoorraad

2,1

2,3

2,4

2,0

2,2

2,1

2,1

2,2

bijhouden voorraadadministratie

2,1

2,2

2,3

1,8

2,2

2,2

2,1

2,2

bijhouden administratie werkuren

1,9

2,1

2,3

1,9

2,1

2,0

2,1

2,0

bijhouden EHBO-voorraad

2,0

2,1

2,3

1,9

2,1

2,1

2,0

2,1


17

gemiddeld

2,0

18

2,1

2,2

1,8

2,0

2,0

2,0

2,0

Organiseren De meeste taken in dit cluster worden niet erg frequent uitgevoerd. De organisatie zakenlunches of diners wordt gemiddeld nog het meest gedaan, terwijl het organiseren van de bedrijfshulpverlening vrijwel nooit aan de orde is. De organisatie van de huisvesting laat het grootste verschil zien tussen de functiegroepen. Over het algemeen worden de taken in dit cluster volgens instructie verricht. Het beheren van vergaderzalen of werkruimtes wordt met de meeste zelfstandigheid uitgeoefend. Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste score op zelfstandigheid (2,1). En opnieuw heeft de afdelingssecretaresse de laagste score (1,7). ORGANISEREN


reserveren reizen in binnen- of buitenland

4,0

3,4

3,9

3,6

3,4

3,7

3,4

3,6

0,01

beheren vergaderzalen of werkruimtes

3,6

3,1

3,1

3,5

3,1

3,4

3,3

3,3

-0,11

organisatie huisvesting

4,6

4,0

3,4

4,6

4,3

4,4

4,0

4,2

0,60

bedrijfshulpverlening

4,8

4,6

4,5

4,6

4,7

4,8

4,7

4,7

0,08

onderhouden procedures kwaliteitscontrole

4,5

4,3

3,6

4,1

4,4

4,3

4,2

4,3

0,24

organiseren van (eenmalige) evenementen

4,1

3,8

3,9

4,1

3,9

4,0

3,9

3,9

-0,08

ontwikkelen van systemen en procedures

4,4

4,0

3,6

4,5

4,4

4,2

4,1

4,2

0,39

maken werkplanningen

4,3

3,9

3,5

4,4

4,2

4,0

3,9

4,0

0,16

organisatie zakenlunches of diners

3,6

3,0

3,3

3,5

2,9

3,5

3,2

3,2

-0,08

kopen cadeautjes of kerstpakketten

4,1

3,7

3,5

3,8

3,8

4,0

3,8

3,9

0,27

gemiddeld

4,2

3,8

reserveren reizen in binnen- of buitenland

1,7

1,8

2,0

1,6

1,7

1,8

1,8

1,8

beheren vergaderzalen of werkruimtes

1,9

2,1

2,3

2,0

2,1

2,1

2,0

2,1

organisatie huisvesting

1,7

1,8

2,1

1,6

1,8

1,8

1,8

1,8

bedrijfshulpverlening

1,9

2,0

2,3

1,6

1,8

1,9

1,9

1,9

onderhouden procedures kwaliteitscontrole

1,8

1,8

2,2

1,6

1,7

1,9

1,8

1,8

organiseren van (eenmalige) evenementen

1,7

1,8

1,8

1,6

1,7

1,8

1,8

1,8

ontwikkelen van systemen en procedures

1,9

1,8

2,2

1,6

1,9

2,0

1,8

1,9

maken werkplanningen

1,9

2,0

2,2

1,7

2,1

2,1

2,0

2,0

organisatie zakenlunches of diners

1,8

1,9

2,0

1,8

1,8

1,8

1,8

1,8

kopen cadeautjes of kerstpakketten

1,8

2,0

2,0

1,9

1,9

1,9

1,9

1,9

gemiddeld

1,8

1,9

2,1

1,7

1,9

1,9

1,9

1,9


19

Organiseren werkzaamheden op secretariaat De taken in het cluster ‘organiseren van werkzaamheden op het secretariaat’ worden in vergelijking met de taken uit de andere clusters weinig uitgevoerd. Het plannen van de taken van het secretariaat wordt gemiddeld wekelijks tot maandelijks uitgevoerd. Het delegeren van taken en het controleren van de uitvoering wordt gemiddeld minder dan maandelijks uitgevoerd. Ook het overnemen van taken van andere secretaressen gebeurt relatief weinig. Leidinggeven aan secretariaatmedewerk(st)ers

en

het

houden

van

werkoverleg

van

secretaressen

of

secretariaatmedewerk(st)ers gebeurt gemiddeld iets vaker dan eens per jaar. Over het algemeen worden deze taken wel onder een grote eigen verantwoordelijkheid uitgevoerd. De taken in dit cluster scoren hoog bij de discriminant-analyse. Hier is er dus sprake van een behoorlijk verschil tussen de vijf onderzochte functiegroepen. Over het algemeen worden de taken in dit cluster zelfstandig uitgevoerd, vooral het leidinggeven aan secretariaatmedewerk(st)ers. De cijfers bevestigen wat voor de hand ligt. Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste score op zelfstandigheid (2,6). En opnieuw heeft de afdelingssecretaresse de laagste score (2,0). ORGANISEREN WERKZAAMH. SECRETRIAAT


plannen taken van het secretariaat

2,6

2,4

2,1

2,8

2,3

delegeren van taken en controleren uitvoering

3,6

2,7

2,3

3,7

2,8

leidinggeven aan secretariaatmedewerk(st)ers

4,3

3,2

2,4

4,4

3,4

overnemen taken andere secretaressen werkoverleg secretaressen of secretariaatmedewerk(st)ers

2,9

3,2

3,2

2,9

3,2

3,7

3,4

3,4

3,5

3,6

gemiddeld

3,4

3,0

plannen taken van het secretariaat

2,1

2,2

delegeren van taken en controleren uitvoering

2,2

2,4

leidinggeven aan secretariaatmedewerk(st)ers

2,4

2,6

overnemen taken andere secretaressen werkoverleg secretaressen of secretariaatmedewerk(st)ers

1,9

2,1

1,9

gemiddeld

2,1

2,6

2,3

2,4

-0,10

3,1

2,8

3,0

0,39

3,5

3,4

3,5

0,78

3,2

3,2

3,1

-0,45

3,6

3,6

3,6

-0,11


20

2,5

2,1

2,2

2,2

2,2

2,2

2,7

2,1

2,4

2,4

2,3

2,4

2,8

2,3

2,5

2,5

2,5

2,5

2,2

1,7

2,1

2,0

2,0

2,0

2,3

2,6

1,8

2,3

2,2

2,2

2,2

2,3

2,6

2,0

2,3

2,3

2,3

2,3

Communiceren Het beantwoorden en afhandelen van de telefoon en het aannemen en eventueel doorverbinden van de telefoon behoren tot de dagelijkse taken van de respondenten. Taken als het onderhouden van contacten met interne afdelingen, belanghebbenden voorzien van informatie, het onderhouden van externe contacten en het ontvangen van bezoekers worden enkele keren per week uitgevoerd. Spreken in het Engels komt gemiddeld iets meer dan maandelijks voor. Het voorbereiden presentaties en het spreken in een andere taal dan Engels worden gemiddeld minder dan eens per maand uitgevoerd. Tenslotte komt het zelf houden van presentaties, het staan op beurzen en de verkoop producten of materialen vrijwel nooit voor. De meeste taken, vooral die taken die dagelijks voorkomen, worden zelfstandig uitgevoerd. Het voorbereiden van een presentatie, staan op beurzen en de verkoop producten of materialen worden veel vaker volgens instructie uitgevoerd. Anders dan in de voorgaande clusters hebben nu vier van de zeven functiegroepen gelijke score op zelfstandigheid (2,0). Wel heeft opnieuw de afdelingssecretaresse de laagste score (1,8). COMMUNICEREN


telefoon aannemen en eventueel doorverbinden

1,1

1,2

1,2

1,1

1,1

1,2

1,1

1,1

-0,22

telefoon beantwoorden en afhandelen

1,0

1,1

1,0

1,1

1,0

1,1

1,0

1,0

0,13

spreken in het Engels

3,0

2,5

2,5

2,5

2,6

2,5

2,4

2,6

-0,34

spreken in een andere taal

3,9

3,5

3,8

4,0

3,4

3,6

3,3

3,6

0,64

ontvangen van bezoekers

2,0

1,6

1,7

2,0

1,6

2,0

1,7

1,8

0,35

belanghebbenden voorzien van informatie

1,7

1,5

1,6

2,0

1,5

1,6

1,5

1,6

0,02

onderhouden contacten met interne afdelingen

1,5

1,2

1,4

1,5

1,2

1,5

1,3

1,3

0,03

onderhouden externe contacten

1,9

1,5

1,4

2,5

1,5

1,8

1,7

1,7

0,48

voorbereiden presentaties

3,6

3,0

3,3

3,6

3,2

3,5

3,3

3,4

0,27

zelf houden van presentaties

4,8

4,6

4,7

4,8

4,8

4,7

4,7

4,7

0,09

op beurzen staan

4,8

4,7

4,8

4,8

4,9

4,8

4,7

4,8

-0,21

verkoop producten of materialen

4,8

4,8

4,6

4,8

4,9

4,7

4,6

4,8

-0,16

gemiddeld

2,9

2,6

telefoon aannemen en eventueel doorverbinden

2,0

2,1

2,1

2,0

2,1

2,0

2,1

2,1

telefoon beantwoorden en afhandelen

2,0

2,1

2,2

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1


spreken in het Engels

2,0

2,1

2,1

2,0

2,0

2,1

2,1

2,1

spreken in een andere taal

2,0

2,0

2,2

2,0

2,1

2,0

2,1

2,1

ontvangen van bezoekers

1,9

2,0

2,2

1,9

2,0

2,0

2,1

2,0

21

belanghebbenden voorzien van informatie

1,8

1,9

2,1

1,8

1,9

2,0

2,0

1,9

onderhouden contacten met interne afdelingen

2,0

2,0

2,2

2,0

2,0

2,0

2,1

2,0

onderhouden externe contacten

1,9

1,9

2,1

2,0

1,9

2,0

2,0

1,9

voorbereiden presentaties

1,6

1,7

1,7

1,4

1,6

1,7

1,7

1,6

zelf houden van presentaties

1,9

2,0

2,2

1,7

2,0

2,0

2,0

2,0

op beurzen staan

1,6

1,6

1,5

1,4

1,7

1,8

1,8

1,7

verkoop producten of materialen

1,8

1,7

1,7

1,6

1,9

1,9

2,0

1,8

gemiddeld

1,9

1,9

2,0

1,8

2,0

2,0

2,0

1,9

22

Functioneren in sociale situaties Een aantal taken in dit cluster wordt gemiddeld dagelijks tot wekelijks verricht. De vraagbaakfunctie en omgaan met vertrouwelijke (bedrijfs)informatie vindt het meest frequent plaats, direct gevolgd door de taak ‘omgaan met informatie over personen’ (1,4 en 1,6). Op de vierde plaats in de rij van meest voorkomende taken staat de praatpaalfunctie (emotionele ondersteuning) (1,9). Het regelen privé-zaken van leidinggevende of medewerkers en het bemiddelen bij persoonlijke conflicten worden gemiddeld minder dan eens per maand uitgevoerd. De management -assistente, de office manager en de directiesecretaresse verrichten de taken in dit cluster het vaakst, terwijl de secretaresse ze het minst vaak uitvoert. Het omgaan met vertrouwelijke informatie discrimineert het meest tussen de functiegroepen. Opnieuw worden vrijwel alle taken in vrijwel alle functiegroepen zelfstandig uitgevoerd. Het regelen van privé-zaken wordt het vaakst volgens instructie uitgevoerd. Opnieuw heeft de office manager de hoogste score op zelfstandigheid (2,1) en de secretaresse en de afdelingssecretaresse de laagste score (1,9). FUNCTIONEREN IN SOCIALE NETWERKEN


Vraagbaakfunctie

1,6

1,2

1,2

1,5

1,3

1,4

1,4

1,4

0,10

praatpaalfunctie (emotionele ondersteuning)

2,2

1,6

1,8

2,2

1,8

2,0

1,9

1,9

0,05

omgaan met vertrouwelijke (bedrijfs)informatie

1,6

1,2

1,2

1,8

1,2

1,5

1,4

1,4

0,49

omgaan met informatie over personen

1,9

1,3

1,4

2,0

1,4

1,8

1,6

1,6

0,24

bemiddelen bij persoonlijke conflicten

4,1

3,3

3,4

4,2

3,8

3,7

3,7

3,7

0,29

regelen privé-zaken van leidinggevende/medew.

4,0

3,5

3,6

4,2

3,4

3,8

3,7

3,7

0,33

gemiddeld

2,6

2,0


vraagbaakfunctie

2,0

2,1

2,2

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1

praatpaalfunctie (emotionele ondersteuning)

2,0

2,1

2,2

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1

omgaan met vertrouwelijke (bedrijfs)informatie

1,9

2,0

2,1

1,9

2,0

2,0

2,0

2,0

omgaan met informatie over personen

1,9

2,0

2,1

2,0

2,0

2,0

2,0

2,0

bemiddelen bij persoonlijke conflicten

1,9

2,0

2,2

1,9

2,1

2,1

2,1

2,1

regelen privé-zaken van leidinggevende/medew.

1,7

1,8

1,9

1,6

1,7

1,8

1,8

1,7

gemiddeld

1,9

2,0

2,1

1,9

2,0

2,0

2,0

2,0

23

Beheer apparatuur Het kopieerapparaat en de fax worden door alle functiegroepen vrijwel dagelijks gebruikt. Taken als het onderhoud van apparatuur en het repareren van apparatuur worden gemiddeld minder dan één keer per maand verricht. De telex wordt vrijwel nooit gebruikt. De office managers bedienen en onderhouden gemiddeld het vaakst de apparatuur, terwijl de afdelingssecretaresse dit het minst doet. Deze taak scoort heeft de hoogste coëfficiënt op de discriminant-analyse en is daarmee het sterkst geconcentreerd bij een functiegroep. Vrijwel alle apparatuur wordt zelfstandig bediend door de respondenten. De office manager heeft opnieuw iets vaker een leidinggevende verantwoordelijkheid (2,1) dan de andere functiegroepen. BEHEER APPARATUUR


bedienen telex

4,7

4,7

4,6

4,7

4,8

4,7

4,8

4,7

0,27

bedienen fax

1,2

1,2

1,2

1,5

1,2

1,3

1,2

1,2

-0,11

kopiëren

1,1

1,2

1,2

1,2

1,1

1,2

1,2

1,1

-0,35

onderhouden apparatuur

3,8

3,8

3,1

3,9

3,9

3,8

3,5

3,8

0,69

repareren apparatuur

4,4

4,4

4,0

4,5

4,5

4,3

4,3

4,4

0,28

gemiddeld

3,0

3,1

bedienen telex

2,0

2,0

2,2

1,9

2,0

2,0

2,1

2,0

bedienen fax

2,0

2,1

2,2

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1

kopiëren

2,0

2,1

2,2

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1

onderhouden apparatuur

1,9

2,1

2,2

2,1

2,1

2,0

2,1

2,1

repareren apparatuur

2,0

2,1

2,3

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1

gemiddeld

2,0

2,1

2,2

2,0

2,1

2,1

2,1

2,1


24

Computer Alle functiegroepen werken dagelijks met een tekstverwerkingsprogramma. Dagelijks tot wekelijks werken ze met Outlook of e-mailen ze. Taken als het werken met een spreadsheetprogramma zoals Excel, met een presentatieprogramma zoals Powerpoint, met een databaseprogramma zoals Access of met Internet worden gemiddeld iets minder dan eens per week uitgevoerd. Taken als het beheer applicaties, waaronder het wijzigen macro’s, en het beheer software worden vrijwel nooit verricht. Werken met DTP-programma komt vrijwel niet voor. Opvallend is dat de respondenten in vrijwel alle functiegroepen en vrijwel alle taken zelfstandig uitvoeren. De directiesecretaresse, secretaresse en afdelingssecretaresse voeren de taken het vaakst volgens instructie uit (1,7) en de office manager het meest zelfstandig (1,9). COMPUTER


werken met tekstverwerkingsprogramma

1,0

1,0

1,0

1,0

1,0

1,0

1,0

1,0

0,84

werken met spreadsheetprogramma (bijv Excel)

2,2

1,8

1,9

1,8

2,3

2,2

2,1

2,1

0,60

werken met presentatieprogramma (bijv Powerpoint)

3,4

2,8

3,1

3,3

3,1

3,1

3,2

3,2

0,58

werken met databaseprogramma (bijv Access)

3,7

3,8

3,5

3,8

4,0

3,8

3,7

3,8

0,22

werken met DTP-programma

4,9

4,8

4,8

4,9

4,9

4,8

4,8

4,9

0,12

werken met Outlook/e-mailen

1,8

1,6

1,5

1,6

1,8

1,9

1,7

1,7

0,26

werken met Internet

2,7

2,2

1,6

2,4

2,6

2,5

2,2

2,4

0,29

beheer software

4,5

4,5

3,4

4,6

4,6

4,4

4,3

4,4

0,17

beheer applicaties (bijv wijzigen macro’s)

4,4

4,3

3,7

4,5

4,5

4,2

4,3

4,3

-0,02

gemiddeld

3,1

2,9

werken met tekstverwerkingsprogramma

2,0

2,1

2,2

2,0

2,0

2,1

2,1

2,0

werken met spreadsheetprogramma (bijv Excel)

1,9

2,1

2,1

2,0

2,0

2,1

2,0

2,0

werken met presentatieprogramma (bijv Powerpoint)

1,9

2,0

2,1

1,9

2,0

2,0

2,0

2,0

werken met databaseprogramma (bijv Access)

2,0

2,1

2,1

1,9

2,0

1,9

2,0

2,0

werken met DTP-programma

1,8

1,9

2,2

1,8

1,8

2,0

2,1

1,9

werken met Outlook/e-mailen

2,0

2,1

2,1

2,0

2,0

2,1

2,1

2,0

werken met Internet

2,0

2,0

2,1

2,0

2,0

2,0

2,0

2,0

beheer software

1,8

1,9

2,2

1,8

1,9

2,0

2,0

2,0

beheer applicaties (bijv wijzigen macro’s)

2,0

2,0

2,2

1,8

1,9

2,0

2,0

2,0

gemiddeld

1,7

1,8

1,9

1,7

1,7

1,8

1,8

1,8

COMPUTER

2,6 3,0 3,1 3,0 2,9 3,0 VERANTWOORDELIJKHEID (1= volgens instructie, 2=zelfstandig, 3 = leidinggevend) sec. man. off. afd. and com gem. tar. ass. man. sec. dir. sec. ers bi

25

D)

DE ORGANISATIE VAN HET WERK

De organisatie van het secretariaat staat centraal in deze paragraaf. Gevraagd is of de respondent secretaresse is voor één of enkele personen of voor een afdeling. Een op de drie respondenten werkt voor één persoon. Het gaat dan vooral om de directiesecretaresse. Nog eens één op de drie respondenten werkt voor twee of meer personen. Ook hier zien we de directiesecretaresse opnieuw. Slechts één op de tien respondenten werkt voor een afdeling. Het gaat dan bij uitstek over de afdelingssecretaresse. De resterende groep, twee op de tien respondenten, werkt deels voor één of enkele personen en deels voor een afdeling. In deze groep is opnieuw de afdelingssecretaresse te vinden, maar ook de office manager. Als secretaressen voor meer dan één persoon werken, dan gaat het meestal om twee tot vijf personen. Secretariaten voor grotere groepen mensen komen vrijwel niet voor. Tabel 6

Organisatie van het secretariaat, uitgesplitst naar functiegroepen (N=1712) voor 1 persoon


24% 38% 25% 12% 45% 28% 33% 33%

voor 2 of meer personen 38% 33% 30% 15% 39% 31% 35% 35%

voor een afdeling 14% 5% 10% 36% 3% 15% 11% 10%

deels voor personen, deels voor afdeling 25% 24% 36% 38% 13% 27% 21% 22%

totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Gevraagd naar de grootte van het secretariaat waar de respondent werkt, dan gaat het in één op de drie secretariaten om een eenpersoonssecretariaat (35%). Bij nog eens één op de drie gaat het om een tweepersoonssecretariaat. Bij de resterende groep gaat het meestal om een secretariaat van drie of vier personen. Grotere secretariaten zijn een zeldzaamheid. Gevraagd naar de werkwijze op het secretariaat dan blijkt dat bijna vier op de tien secretaressen ieder voor een eigen leidinggevende werken. Voor minder dan drie op de tien secretaressen wordt deels gezamenlijk, deels apart voor een afdeling gewerkt. Gezamenlijk voor een afdeling werken komt het minst voor.

26

De planning van werkzaamheden van het secretariaat In de enquête is gevraagd of men volgens een dienstrooster werkt. Dat is slechts bij één op de tien respondenten het geval. Als er volgens dienstrooster gewerkt wordt, is dit in vrijwel alle gevallen meer dan een maand van tevoren bekend. Ruim één op de vier respondenten heeft administratieve ondersteuning op het secretariaat (28%). In vrijwel alle gevallen gaat het dan om één persoon die deze ondersteuning levert. Er is ook gevraagd hoe vaak op het secretariaat gebruik gemaakt wordt van uitzendkrachten. Nooit, zegt een meerderheid (53%). Jaarlijks, geeft een derde aan (34%). De resterende groep maakt vaker gebruik van uitzendkrachten, één op de twintig zelfs dagelijks (5%). Op de secretariaten van de respondenten wordt nooit gebruik gemaakt van secretaressen uit een pool (92% zegt ‘nooit’). Ook gebruik van zelfstandige secretaressebureaus vindt zeer weinig plaats, want ruim negen op de tien respondenten zegt dat dit op hun secretariaat nooit gebeurt (92%). De voice mail of antwoordapparaat wordt bij één op de vier secretariaten dagelijks gebruikt, en bij ruim de helft nooit (26% en 62%). Doorschakelen van de telefoon van het secretariaat naar een privé-nummer gebeurt zelden (92% kruist aan ‘nooit’). Daarentegen gebeurt het doorschakelen van de telefoon van het secretariaat naar een ander secretariaat wel frequent. Bij de helft gebeurt dit dagelijks, wekelijks of maandelijks, bij de resterende helft gebeurt het nooit.

Uw opinie over het werk op uw secretariaat Tenslotte is in dit vragenblok de opinie over de werkzaamheden op het secretariaat gepeild. Veel steun ondervindt de uitspraak dat de werksfeer op het secretariaat prettig is (zie tabel 7). Vooral de office manager is het hiermee eens. De secretaresse geeft minder vaak aan dat de werksfeer prettig is. Ook de uitspraak dat de onderlinge arbeidsverdeling op het secretariaat goed is, vindt duidelijke steun, al is de gemiddelde score iets lager. Hier zijn de directiesecretaressen het vaakst en de secretaressen het minst vaak deze mening toe gedaan. Op een uitspraak over de huidige bezetting op het secretariaat, geeft de meerderheid aan dat die toereikend is. De directiesecretaressen vinden de bezetting het vaakst toereikend, terwijl de afdelingssecretaressen dit juist het minst vaak vinden. Gevraagd naar de uitspraak of op een secretariaat administratieve ondersteuning noodzakelijk is, neigt de opinie naar neutraal. De management-assistenten en de 27

combinatiefuncties vinden het vaakst van wel en de directiesecretaressen juist het minst vaak. Tabel 7

Opinies over de werkzaamheden op het secretariaat, uitgesplitst naar functiegroepen (gemiddelde waarde op een schaal van 1=zeer mee eens tot 5 = geheel mee oneens) (N=1712)


de werksfeer is prettig 1,66 1,55 1,43 1,58 1,52 1,65 1,57 1,57

de huidige bezetting is toereikend 2,50 2,56 2,58 2,74 2,34 2,52 2,52 2,48

28

administratieve onder- de onderlinge arbeidssteuning is noodzaak verdeling is goed 2,86 2,45 2,77 2,29 2,81 2,32 2,87 2,35 3,01 2,22 2,78 2,35 2,75 2,25 2,86 2,31

E)

DE LOOPBAAN

Arbeidsgeschiedenis Gemiddeld zijn secretaressen ruim 14 jaar actief op de arbeidsmarkt (zie tabel 8). Ruim een derde verricht minder dan 10 jaar betaalde arbeid, meer dan een derde werkt tussen de 10 en 19 jaar, terwijl de resterende groep al meer dan 20 jaar werkt. Gemiddeld hebben de respondenten bij vier werkgevers gewerkt, inclusief de huidige werkgever. Bijna de helft heeft tot nu toe 3 werkgevers gehad, de andere helft heeft 4 of meer werkgevers gehad, oplopend tot meer dan 20. Vier op de vijf respondenten heeft ononderbroken gewerkt sinds ze op de arbeidsmarkt kwam (79%). Eén op de vijf heeft wel eens langer dan een jaar geen betaald werk gehad. In bijna tweederde van de gevallen was dat vanwege de zorg voor kinderen en huishouding. De resterende groep noemt als reden voor de onderbreking in ongeveer even grote mate ontslag of werkloosheid, opleiding, ziekte of arbeidsongeschiktheid, of nog een andere reden. De respondente met het langste dienstverband werkt sinds 1964 onafgebroken bij haar werkgever. Met haar zijn nog enkele andere respondenten in de jaren ’60 bij hun huidige werkgever komen te werken. Nog eens zo’n 5% van de respondenten is in de jaren ’70 in dienst getreden. Zo’n 15% is in de jaren ’80 in dienst getreden en de resterende groep werkt sinds 1990 bij de huidige werkgever. Meer dan de helft van de respondenten werkt overigens pas sinds 1996 bij de huidige werkgever. De helft van de respondenten is bij indiensttreding direct in de huidige functie komen te werken. Zij hebben dus geen andere functies bij de huidige werkgever gehad. Nog eens een kwart van de respondenten is binnen drie jaar na indiensttreding in de huidige functie komen te werken. De resterende groep heeft hier een langere periode tussen zitten, oplopend tot meer dan 20 jaar. Bij de management-assistenten is er gemiddeld de meeste jaren tussen indiensttreding en begin van de huidige functie, bij de respondenten in de gecombineerde functie het minste aantal (zie tabel 8). De directiesecretaressen zijn gemiddeld het langst in dienst én het langst werkzaam in de huidige functie. De office manager is gemiddeld het kortst in dienst en het kortst werkzaam in de huidige functie. Tabel 8

Werkervaring en dienstjaren uitgesplitst naar functiegroepen (N=1712) werkzaam sinds

bij huidige werkgever

29

in huidige functie

gemiddeld aantal jaren

19.. secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretaresse directiesecretaresse anders combi-functie Totaal

85,6 84,3 85,7 87,2 82,6 82,1 85,5 84,2

sinds 19.. 93,6 92,7 95,0 94,0 92,4 93,4 93,9 93,3

sinds 19.. 96,2 96,2 97,3 97,1 95,2 95,9 96,2 96,0

tussen indiensttreding en begin huidige functie 2,5 3,2 2,2 2,3 2,3 2,3 2,0 2,4

Arbeidscontract en promotie Bijna negen op de tien respondenten hebben een vast arbeidscontract (87%). Nog eens een op de tien heeft een tijdelijk contract (10%). Een zeer kleine groep werkt als uitzendkracht of via detachering (2%). Andere contractvormen, zoals oproepcontracten, invalkrachten of min-max contracten komen niet voor, evenmin als banenpoolers. Een enkeling werkt als stagiaire en een enkeling heeft geen schriftelijk contract. De vraag of men bij de huidige werkgever promotie heeft gemaakt en of dit al dan niet met salarisverhoging gepaard is gegaan, levert de volgende resultaten. Bijna zes op de tien respondenten heeft bij de huidige werkgever geen promotie gemaakt (58%). Ongeveer tweederde van deze groep heeft overigens wel salarisverhoging gehad. Ruim vier op de tien respondenten heeft wel promotie gemaakt en deze is vrijwel steeds gepaard gegaan met salarisverhoging. Promotie zonder salarisverhoging is een uitzondering. In tabel 9 is te zien dat de respondenten gemiddeld 2,3 dienstjaren bij de huidige werkgever hebben, als ze in de groep vallen die geen promotie en geen salarisverhoging hebben gehad. Uitgesplitst naar functiegroep is te zien dat het gemiddeld aantal dienstjaren van de managementassistente het laagst is en dat van de directiesecretaresse het hoogst. Gemiddeld werken de respondenten die geen promotie hebben gemaakt maar wel salarisverhoging kregen, 4,5 jaar bij hun huidige werkgever. De groep die wel promotie maar geen salarisverhoging kreeg, heeft een dienstverband van 7,5 jaar. Tenslotte werkt de groep die én promotie én salarisverhoging kreeg, het langst bij de werkgever, namelijk 8,5 jaar. Een langer dienstverband leidt dus tot een hogere kans op promotie. Tabel 9

Gemiddeld aantal dienstjaren uitgesplitst naar functiegroepen en naar promotie/salarisverhoging (N=1712)

Gemiddeld aantal

geen promotie en

geen promotie, wel

30

wel promotie, geen

wel promotie, wel

dienstjaren secretaresse managementassistente office manager afdelingssecretaresse directiesecretaresse anders combi-functie Totaal

geen salarisverhoging 2,8 2,5

salarisverhoging 4,7 4,1



0,5 2,2 3,1 1,2 1,3 2,3

3,0 2,7 5,2 5,0 4,3 4,6

2,3 7,0 13,8 5,3 7,5 7,6

6,2 9,9 9,2 8,0 7,8 8,5

Bijna driekwart van de respondenten heeft bij de huidige werkgever altijd als secretaressen gewerkt (73%). Bijna een kwart heeft nog in één andere functie dan secretaresse gewerkt, en de resterende kleine groep heeft twee, drie of meer andere functies gehad. De secretaresse blijft dus vooral werkzaam in het eigen beroep. In iets mindere mate blijft ze ook werkzaam op de eigen afdeling (64%). Twee van de tien heeft op twee verschillende afdelingen in de organisatie gewerkt en de resterende groep heeft op drie, vier of meer andere afdelingen gewerkt. De cijfers bevestigen dat naarmate men langer bij de huidige werkgever in dienst is, men ook op meer afdelingen heeft gewerkt.

Toekomstverwachtingen Verwacht u over drie jaar nog bij uw huidige werkgever te werken, zo is gevraagd in de enquête. Meer dan de helft van de respondenten verwacht dat dit het geval is (55%). Een kwart verwacht niet meer bij de werkgever te werken (25%) en de resterende groep weet het niet. De meerderheid van degenen die verwachten te blijven werken, denken dat dit voornamelijk in dezelfde functie en op dezelfde afdeling zal zijn. Een minderheid verwacht dat ze dan in een andere functie zal werken. Slechts een enkeling van de groep die over drie nog bij de huidige werkgever denkt te werken, verwacht dat dit in dezelfde functie maar op een andere afdeling zal zijn. Aan degenen die denken over drie jaar niet meer bij de huidige werkgever te werken, is gevraagd wat daarvoor de reden is. De meerderheid van deze groep zegt dat ze dan bij een andere werkgever werkt of voor zichzelf is begonnen. Een kleine groep respondenten zegt te willen stoppen om voor gezin of familie te zorgen en een nog kleinere groep zegt te stoppen met werken vanwege pensioen of vervroegde uittreding.

31

Mobiliteit Drie op de tien respondenten heeft het afgelopen jaar gesolliciteerd naar een functie bij een andere werkgever (29%). Dat was in ruim twee van de drie gevallen naar een functie als secretaresse en in de overige gevallen naar een andere functie dan secretaresse. De afdelingssecretaresse heeft het vaakst gesolliciteerd, de office manager en de directiesecretaresse het minst. In de enquête is ook gevraagd of men het afgelopen jaar benaderd is voor een functie bij een andere werkgever. Bijna vier op de tien respondenten zegt inderdaad benaderd te zijn (39%). Merendeels ging het om een functie als secretaresse, maar in ongeveer één op de drie gevallen ging het om andere functie dan secretaresse. De office manager is het vaakst benaderd en de secretaresse het minst vaak. Er is een samenhang tussen solliciteren en gevraagd worden voor een functie. Naarmate een respondent vaker gesolliciteerd heeft, is de kans groter dat deze persoon ook benaderd is voor een functie.

Opinie In de laatste vraag in dit vragenblok is gevraagd naar de opinie over het werk. Veel steun ondervindt de uitspraak dat werk de afgelopen jaren gevarieerder is geworden (zie tabel 10). Vooral de office manager is het hiermee eens. De secretaresse geeft veel minder vaak aan dat het werk gevarieerder is geworden. Ook de uitspraak dat het werk de afgelopen jaren complexer is geworden, vindt duidelijke steun, al is de gemiddelde score iets lager. Ook hier zeggen de office managers het vaakst en de secretaressen het minst vaak deze stelling te ondersteunen. Gevraagd naar de mening of je als secretaresse gemakkelijk kunt doorstromen, neigt de opinie naar neutraal. De secretaressen en directiesecretaressen vinden het minst vaak dat doorstroming mogelijk is, maar de office manager ziet zeker mogelijkheden om door te stromen. Tabel 10 Opinies over het werk, uitgesplitst naar functiegroepen (gemiddelde waarde op een schaal van 1=zeer mee eens tot 5 = geheel mee oneens) (N=1712)


werk is gevarieerder geworden 2,1 1,7 1,6 1,9 1,9 1,8 1,8 1,9

32

werk is complexer geworden 2,2 1,8 1,8 2,2 2,0 1,9 2,0 2,0

als secretaresse kun je gemakkelijk doorstromen 2,9 2,6 2,2 2,9 2,7 2,7 2,5 2,7

F)

ARBEIDSTIJDEN EN BELONING

Hoeveel uur telt de voltijdse werkweek in de organisatie waar u werkt, zo is gevraagd. Bijna de helft van de respondenten geeft aan dat dit 40 uur is (49%). Ruim een kwart geeft aan een 36urige werkweek te kennen (28%), en een kleine groep kent een werkweek van 38 uur (12%). De resterende groep heeft veelal een werkweek van 35 of van 37 uur, afgerond op volle uren. Een zeer kleine groep werkt in een organisatie met kortere werkweken, vooral 32 uur of nog minder. Dat betreft veelal organisaties met beperkte openingstijden. Ruim tweederde van de respondenten werkt voltijds en bijna een derde werkt in deeltijd (69% en 30%). Van degenen die nu voltijds werken zegt de overgrote meerderheid dat ze dat altijd hebben gedaan, slechts één op de zes heeft voorheen in een deeltijdbaan gewerkt. Van degenen die nu in deeltijd werken, geeft de overgrote meerderheid aan dat ze voorheen voltijds hebben gewerkt. Slechts één op de vijf heeft altijd in deeltijd gewerkt. Gevraagd naar het aantal arbeidsuren volgens het arbeidscontract, dan blijkt inderdaad dat zeven van de tien respondenten per week 35 uur of meer werken. De deeltijders werken veelal tussen de 30 en 34 uur en in mindere mate tussen de 20 en 24 uur per week. Werkweken van 19 uur of minder komen vrijwel niet voor (3%). Ook werkweken van 25 tot en met 29 uur komen niet zoveel voor. Uitgesplitst naar functiegroep is in de tabel 11 te zien dat vooral de office managers veel uren maken met een gemiddelde werkweek van bijna 37 uur en 54% die 40 uur of meer per week werkt. De secretaressen werken gemiddeld 34 uur en bij hen komen grote deeltijdbanen vaker voor dan bij de office managers. Tabel 11 Functiegroepen bij arbeidsuren secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretaresse directiesecretaresse anders combi-functie Totaal

<=19 uur 5% 2% 0% 2% 2% 4% 2% 3%

20-24 10% 7% 7% 13% 8% 13% 6% 9%

25-29 7% 3% 2% 5% 4% 4% 3% 4%

30-34 14% 13% 15% 8% 14% 16% 16% 14%

35-39 32% 34% 22% 33% 36% 26% 30% 32%

40 en meer 33% 42% 54% 39% 35% 38% 43% 38%

totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

gemiddeld 34,0 36,1 36,9 34,8 35,3 34,0 35,8 35,1

Gevraagd hoeveel dagen per week men meestal werkt, dan blijkt bijna driekwart van de respondenten vijf dagen te werken (73%). Eén op de zes werkt vier dagen en een zeer kleine groep werkt drie dagen (18% en 7%). Twee of één werkdag per week komt vrijwel niet voor. Een 33

zeer kleine groep heeft een wisselend aantal werkdagen (2%). Veruit de meeste respondenten werken 8 uur per dag en een aanzienlijke groep maakt werkdagen van 9 uur (57% en 25%). Gevraagd waar de werkplek zich bevindt, geeft vrijwel iedereen aan een vaste werkplek te hebben (98%). Een kleine groep heeft een flexibele werkplek of kan thuis werken (3% en 3%). De mogelijkheid om thuis te telewerken is gering. Slechts één op de acht respondenten heeft een werkgever die hiertoe mogelijkheden biedt (12%). Bij de helft van de groep die kan telewerken zijn thuis voldoende mogelijkheden geïnstalleerd om dit ook daadwerkelijk te doen. Een derde van de telewerkgroep mag wel thuis werken, maar er zijn geen faciliteiten geïnstalleerd. Bij de overigen zijn de faciliteiten onvoldoende of worden ze binnenkort gerealiseerd. Er wordt lang en veel gewerkt onder secretaressen. Gevraagd of men de afgelopen maand meer uren heeft gewerkt dan volgens het contract zegt ongeveer tweederde dat dit voor hen het geval is (66%). Dit overwerk kan oplopen tot tien uur per week. Eenderde geeft aan geen overwerk te hebben verricht. De belangrijkste reden is dat dit bij hen in het bedrijf nauwelijks gebeurt. Een kleine groep zegt zelf geen overuren te willen maken. Gevraagd hoe vaak men het afgelopen jaar meer uren gewerkt dan volgens het contract, zegt bijna vier op de tien respondenten dat zij minstens elke week hebben overgewerkt (41%). Bijna een kwart zegt minstens elke maand over te werken en ruim een kwart heeft in het afgelopen jaar enkele keren overgewerkt (23% en 25%). Slechts één op de tien zegt vrijwel nooit over te werken. Krijgt u compensatie voor overwerk, zo is in de enquête gevraagd. Ja, dat is het geval geeft bijna zeven op de tien respondenten aan (70%). In meer dan de helft van de gevallen gaat het om compensatie in tijd. Bij meer dan een kwart betreft het een combinatie van compensatie in tijd en in geld en bij minder dan een kwart is er financiële compensatie. Een zeer kleine groep heeft nog andere vormen van compensatie. Het gemiddelde bruto inkomen maandinkomen van de respondenten is fl. 4.509,= gecorrigeerd voor arbeidsuren (tabel 12). Daarbij is het bruto maandinkomen van deeltijders omgerekend naar voltijd. Met fl. 4.828,= heeft de directiesecretaresse het hoogste en de afdelingssecretaresse met fl. 3.755,= het laagste bruto maandinkomen. Tabel 12 Functiegroepen naar salarisgroepen (bruto maandinkomen gecorrigeerd voor arbeidsuren) < fl. 3000 fl. 3-4000 fl. 4-5000 fl. 5-6000

34

> fl. 6000

totaal

gemiddeld


7% 3% 4% 12% 1% 4% 5% 4%

37% 16% 13% 44% 13% 21% 28% 23%

43% 53% 42% 39% 46% 38% 43% 44%

10% 21% 33% 5% 26% 26% 16% 20%

4% 6% 8% 0% 13% 11% 8% 9%

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

4092 4522 4755 3755 4828 4684 4372 4509

We hebben een statistische analyse gedaan om te voorspellen welke respondenten een grotere en welke een kleinere kans hebben om bruto op voltijdsbasis meer dan fl 4.000,= per maand te verdienen. Daarbij zijn vier factoren gezamenlijk in beschouwing genomen, namelijk de functiegroep, de sector, de leeftijdsgroep en de bedrijfsgrootte. De belangrijkste conclusies zijn dat de office manager en de directiesecretaresse een grotere kans hebben op een bruto maandinkomen van meer dan fl 4.000,=, terwijl de secretaresse juist een kleinere kans heeft daarop. De invloed van de sectoren op het loon is aanmerkelijk kleiner dan die van de functiegroep. Respondenten werkzaam in de industrie hebben een grotere kans op een hoger loon, terwijl dat in de gezondheidszorg juist niet het geval is. Jongeren onder de 25 jaar hebben een kleinere kans op een bruto maandinkomen van meer dan 4.000 gulden. Dit geldt ook nog voor de leeftijdsgroep van 25 tot en met 34 jaar. Tenslotte is gekeken naar de invloed van bedrijfsgrootte. Dan blijkt dat in bedrijven met minder dan 100 werknemers de kans op een lager loon significant is. Tenslotte zijn in dit blok over arbeidstijden en beloning een vijftal stellingen geponeerd. De respondent kon bij elke uitspraak op een vijfpuntsschaal het antwoord aankruisen dat het beste zijn of haar mening weergaf: zeker wel, ja, neutraal, nee, zeker niet. Met de stelling ‘ik wil liever meer uren per week werken dan nu’ is de overgrote meerderheid van de respondent het niet eens (87%). Slechts een zeer kleine groep wil meer uren werken en de rest kruist het antwoord ‘neutraal’ aan (3% en 7%). De stelling ‘ik wil liever minder uren per week werken dan nu’ kan wel op veel steun rekenen. Vier op de tien respondenten is het hier wel of zeker wel mee eens (40%). Twee op de tien is neutraal (21%). De resterende groep van drie op de tien zeggen dat ze niet minder willen werken (33%). Gevraagd of men zelf graag de begin- en eindtijden van de werkdag bepaalt, geeft tweederde aan het hiermee eens of helemaal eens te zijn (66%). Eén op de vijf is neutraal (20%). De resterende groep zegt het hier niet mee eens te zijn (13%). 35

Verdient u genoeg in vergelijking met personen in vergelijkbare functies bij andere organisaties, zo luidde de volgende stelling. Bijna de helft van de respondenten is het eens of zeker eens met deze stelling (45%). Ruim een kwart kruist het antwoord ‘neutraal’ aan (30%). Tenslotte vindt bijna een kwart dat ze niet genoeg verdienen (24%). Als laatste is gevraagd of men genoeg verdient in vergelijking met personen in vergelijkbare functies in de eigen organisatie. Dit is nog iets vaker het geval dan bij de vorige stelling. Nu vindt bijna de helft dat ze genoeg verdient (46%). Nu is een derde neutraal over de stelling (33%). Nu zegt minder dan één op de vijf dat ze te weinig verdient (19%).

36

G) DE ORGANISATIE WAAR U WERKT Gevraagd is tot welke sector behoort de organisatie waarvoor de respondent werkt. Het aantal antwoordmogelijkheden bij zo’n vraag zijn noodzakelijkerwijs gering. Het zal dan ook geen verbazing wekken dat bijna een derde van de respondenten aangeeft in de sector ‘anders’ werkt. Tweederde heeft wel een sector aangekruist. Daarvan is de groep die werkzaam is in de commerciële dienstverlening, vooral het bank- en verzekeringswezen, het grootst. Op de tweede tot en met vierde plaats staan de industrie, gezondheidszorg en overheid. Ook in de bouw en de detailhandel werken nog wel secretaressen. Er is slechts een heel klein percentage van de respondenten werkzaam in de agrarische sector, de horeca, het vervoer en de grafische sector. Gemiddeld heeft de organisatie waarvoor de respondent werkt 1.517 medewerkers. Daarbij zijn er grote verschillen tussen de functiegroepen. Zo werkt de office manager bij een bedrijf met gemiddeld nog geen 400 werknemers, terwijl de management-assistente bij een bedrijf werkt met gemiddeld bijna 2.500 werknemers. Tabel 13 Secretaressen naar bedrijfsgrootteklasse en gemiddelde bedrijfsgrootte (N=1712) secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretaresse directiesecretaresse anders combi-functie Totaal

< 100 werknemers 34% 25% 69% 23% 28% 37% 49% 36%

100-500 wns 25% 39% 16% 40% 43% 28% 25% 32%

>=500 wns 42% 35% 15% 36% 29% 35% 26% 32%

totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

gemiddeld 1713 2463 397 1340 1217 1900 1386 1517

Vier op de tien respondenten werken bij een organisatie met één vestiging. Zes op de tien bij een organisatie met meer dan een vestiging. Gemiddeld werken op zo’n vestiging 267 personen. Opnieuw werkt de office manager bij de vestiging met gemiddeld het minste aantal werknemers, namelijk 146.

37

H) HET BEROEP VAN SECRETARESSE In de beroepsgroep is sinds kort certificering mogelijk. Secretaressen die al enige tijd werken kunnen een certificaat verwerven als ze aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. In de enquête is gevraagd of men certificering van vakbekwaamheid belangrijk vindt. Dat blijkt inderdaad het geval. Twee derde van de respondenten vindt certificering belangrijk (65%). Daarvan zou het grootste deel zelf ook wel willen opgaan voor een certificaat (46%). Een kleine kwart vindt certificering niet belangrijk, terwijl een achtste over dit onderwerp geen mening heeft (23% en 12%). De managemen-tassistenten en de groep ‘anders’ vinden certificering het meest belangrijk, terwijl de office managers certificering juist naar verhouding onbelangrijk vinden (69% respectievelijk 56%). Kijken we naar degenen die certificering belangrijk vinden, dan zeggen de afdelingssecretaressen het vaakst van de functiegroepen dat ze zelf ook zouden willen opgaan voor een certificaat. De management-assistenten, hoewel ze certificering zeer belangrijk vinden, zeggen daarentegen het minst vaak dat ze zelf dat ze zelf ook zouden willen opgaan voor een certificaat. Ruim vier op de tien respondenten meldt dat er een secretaressen-overleg op hun werk is (43%). Dat is opvallend hoog. De overgrote meerderheid van deze respondenten neemt ook nog eens actief deel aan dat netwerk. Verwacht mag worden dat vooral op de grote bedrijven een secretaressen-overleg is. Dat blijkt inderdaad het geval te zijn. Er is op bijna de helft van de bedrijven met meer dan 500 medewerkers een secretaressen-overleg, terwijl dit maar op een derde van de bedrijven met minder dan 100 medewerkers het geval is. Ruim een op de tien respondenten is lid van een beroepsvereniging (12%). De helft van hen is lid van de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen. Ruim een vijfde is lid van het Secretaresse Netwerk (recent samengegaan met LMSV). Minder dan een tiende is lid van European Management Assistant (EUMA, voorheen EAPS). En de resterende groep van ongeveer een vijfde is lid van nog een andere vereniging. In de enquête is ook gevraagd of men lid is van een vakbond. Bijna één op de vijf respondenten is lid (18%). Tweederde van deze respondenten is lid van een vakbond van de FNV. Een kleine minderheid is lid van een vakbond van het CNV. Een nog kleinere groep is lid van een vakbond voor midden- en hoger personeel. En de resterende groep zegt van en andere vakbond lid te zijn. Hoe denken de respondenten over het beroep van secretaresse? Er zijn drie stellingen geponeerd 38

waar men op een vijfpuntsschaal, lopend van ‘zeker wel’ naar ‘zeker niet’, kon antwoorden. De steun voor de stelling dat de beroepsgroep zich beter zou moeten organiseren, is niet overweldigend. De meerderheid van de respondenten kruist hier de mogelijkheid ‘neutraal’ aan (55%). Een kwart is het ‘wel’ eens met de stelling (25%) en een kleine groep is het er ‘zeker wel’ dat de beroepsgroep zich zou moeten organiseren (8%). Een ongeveer even grote groep zegt ‘nee’ tegen de stelling (8%). Zou de beroepsgroep striktere kwalificatie-eisen moeten stellen? Ook hier geeft een meerderheid ‘neutraal’als mening (48%). Drie op de tien zegt ‘wel’ en een kleine minderheid zegt ‘zeker wel’ (30% respectievelijk 9%). Een iets grotere groep zegt ‘nee’ tegen de stelling (9%). Voelt u zich sterk verbonden met het beroep van secretaresse, zo luidt de laatste stelling. Een aanzienlijke meerderheid is het hiermee eens. Ja, dat voel ik me ‘zeker wel’ zegt één op de vijf respondenten en nog eens twee op de vijf zeggen dat ze zich ‘wel’ verbonden voelen (21% respectievelijk 39%). Dan is ruim één op de vijf de mening ‘neutraal’ toegedaan (28%). Tenslotte is een kleine groep het ‘niet’of ‘zeker niet’ met de stelling eens (9% respectievelijk 2%).

39

I)

DE DEELNEMERS AAN HET ONDERZOEK

Het beroep van secretaresse is bij uitstek een vrouwenberoep. Dat blijkt ook uit de enquête. Ruim 97% van de respondenten is vrouw, ruim 1% is man en ruim 1% heeft de vraag niet beantwoord. De mannen in het beroep zijn gemiddeld iets jonger dan de vrouwen, 34 om 35 jaar. Splitsen we de leeftijd uit naar functiegroep, dan is in tabel 14 te zien dat de afdelingssecretaresse bij uitstek een jonge functiegroep is. Bijna een kwart van de afdelingssecretaressen zijn 24 jaar of jonger. De gemiddelde leeftijd is 32,4 jaar. Daarentegen zijn de directiesecretaresse een oudere functiegroep. Hier valt slechts 6% in deze jonge leeftijdsgroep en is 24% ouder dan 45 jaar. De gemiddelde leeftijd is 36,8 jaar. Tabel 14 Secretaresse naar leeftijdsgroep en naar gemiddelde leeftijd (N=1712) secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretaresse directiesecretaresse anders combi-functie Totaal

<24 jaar 13% 9% 10% 23% 6% 7% 10% 10%

25-34 43% 46% 52% 44% 42% 38% 50% 44%

35-44 27% 28% 28% 23% 31% 31% 22% 28%

45-54 15% 17% 10% 8% 19% 20% 17% 17%

> 55 jaar 1% 1% 1% 3% 3% 4% 1% 2%

totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

gemiddeld 34,3 35,0 34,0 32,4 36,8 37,2 34,9 35,4

Ruim een kwart van de respondenten woont zonder en bijna driekwart woont met een partner (26% en 72%). Deze partners hebben in overgrote meerderheid een baan en vrijwel steeds is dit een voltijdse baan. Slechts een zeer klein deel van de partners met een baan werkt minder dan 32 uur per week. Ruim drie op de tien respondenten heeft zelf kinderen (31%). Het merendeel van deze kinderen wonen nog thuis (25%). Bijna steeds gaat het om één of twee kinderen. Respondenten met drie kinderen vormen een kleine minderheid en slechts een enkeling heeft vier of meer kinderen. Een kleine groep respondenten woont met andere personen in huis. Zo woont 4% met ouders of schoonouders in huis en 3% met andere volwassenen. In het blok met vragen naar de thuissituatie is tenslotte gevraagd naar de verdeling binnen het huishouden. Gevraagd is of de respondent in het eigen huishouden degene is die hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor de huishouding. Dat is inderdaad het geval voor bijna zeven op de tien respondenten (68%). Ook is gevraagd of men naast het werk voldoende tijd overhoudt voor zichzelf en voor gezin, familie of vrienden. Dat vindt inderdaad de meerderheid van de 40

respondenten (66%). Tenslotte is gevraagd of de respondent degene is die hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor het huishoudinkomen. Dat geldt voor ruim een derde van de respondenten (35%). Als allerlaatste is gevraagd of men een dagblad leest. Ja, ik lees een regionaal dagblad zegt bijna de helft van de respondenten (49%). Ja, ik lees een landelijk dagblad zegt eveneens bijna de helft van de respondenten (49%). Een minderheid van 14% zegt dat ze geen dagblad leest. Van de groep die een landelijk dagblad leest, is de Telegraaf het meest gelezen, gevolgd door de Volkskrant en het Algemeen Dagblad. Op de vierde plaats staat het NRC.

41

BIJLAGE FUNCTIENAMEN Tabel 15 Overzicht van de uitgebreide lijst met functienamen) V7AUITG functienaam 0 niet ingevuld 1 secretaresse 2 assistent secretaresse 3 management-assistente 4 office manager 5 assistant to the manager 6 afdelingssecretaresse 7 directiesecretaresse 8 personal assistant 9 medisch secretaresse 10 juridisch secretaresse 13 receptioniste 15 administratief medewerkster 16 anders 17 combi secretaresse/adm 18 combi secretaresse/dirsecr 19 combi manass/dirsecr 20 combi offman/dirsecr 21 overige combis Total

Frequency 3 358 3 205 106 10 62 502 10 5 11 2 21 122 23 15 44 37 173 1712

42

Percent ,2 20,9 ,2 12,0 6,2 ,6 3,6 29,3 ,6 ,3 ,6 ,1 1,2 7,1 1,3 ,9 2,6 2,2 10,1 100,0

SECRETARESSEN OVER DE INHOUD VAN HUN FUNCTIE VERSLAG VAN EEN ENQUÊTE VOOR FNV BONDGENOTEN, SAMSOM EN SCHOEVERS

Recommend Documents