ONDERZOEKSRAPPORT EEN FUNCTIE MET INHOUD 2004 VERSLAG VAN EEN ENQUÊTE VOOR MANAGEMENT SUPPORT EN FNV BONDGENOTEN

ONDERZOEKSRAPPORT EEN FUNCTIE MET INHOUD 2004

VERSLAG VAN EEN ENQUÊTE VOOR MANAGEMENT SUPPORT EN FNV BONDGENOTEN

Kea G. Tijdens Amsterdam Instituut voor ArbeidsStudies, AIAS Universiteit van Amsterdam

O K T O B E R 2004

Inhoudsopgave

Voorwoord: Het onderzoeksproject...........................................................................1 A De functie ...............................................................................................................2 De functiebenaming ...................................................................................................... 2 Functiebeschrijving en functiewaardering .................................................................... 3

B

Opleiding en cursussen .........................................................................................5 Opleidingen................................................................................................................... 5 Dag- of avondopleidingen tot secretaresse.................................................................... 6 Cursussen ...................................................................................................................... 6 Computergebruik........................................................................................................... 8 Cursussen voor de computer ......................................................................................... 9

C De inhoud van de functie ....................................................................................10 Clusters........................................................................................................................ 11 Postverwerken ............................................................................................................. 14 Correspondentie en tekstverwerking........................................................................... 15 Agenda beheer............................................................................................................. 17 Vergaderen .................................................................................................................. 18 Archiveren................................................................................................................... 20 Administreren.............................................................................................................. 21 Organiseren ................................................................................................................. 22 Organiseren werkzaamheden op secretariaat .............................................................. 25 Communiceren ............................................................................................................ 26 Functioneren in sociale situaties ................................................................................. 28 Beheer apparatuur ....................................................................................................... 29 Computer..................................................................................................................... 30

D De organisatie van het werk ...............................................................................32 De persoon waarvoor men werkt ................................................................................ 32 De organisatie van het secretariaat.............................................................................. 34 De planning van werkzaamheden van het secretariaat................................................ 36 Uw opinie over het werk op uw secretariaat ............................................................... 38

E

De loopbaan .........................................................................................................40 Arbeidsgeschiedenis.................................................................................................... 40 Arbeidscontract en promotie ....................................................................................... 41 Toekomstverwachtingen ............................................................................................. 43 Mobiliteit..................................................................................................................... 43 Opinie over ontwikkelingen in de taakinhoud ............................................................ 44

F

Arbeidstijden en beloning...................................................................................46 Arbeidstijden ............................................................................................................... 46 Beloning ...................................................................................................................... 48 Stellingen .................................................................................................................... 49

G De organisatie ......................................................................................................51 H Verdieping van het secretaressevak ..................................................................53 Opinie over het beroep van secretaresse ..................................................................... 53

I

De deelnemers aan het onderzoek......................................................................56

Literatuur ...................................................................................................................58 I

Bijlage Functiebenaming...........................................................................................59 Bijlage De verspreiding van de vragenlijsten 2004, 2000, 1994.............................60 Bijlage De vragenlijst.................................................................................................61 Bijlage Takenlijsten ...................................................................................................71 Bijlage Frequentie van clusters, 2004, 2000, 1994 ..................................................76

II

VOORWOORD: HET ONDERZOEKSPROJECT In februari 2004 heeft Management Support Magazine in haar vakblad een vragenlijst opgenomen voor een volgende editie van het boekje ‘Een functie met inhoud’, dat in 2005 zal verschijnen. Dit boekje was eerder verschenen in 1994 en in 2000 (zie de literatuurlijst). Ook toen was het gebaseerd op informatie uit een vragenlijst. De vragenlijst was alle drie keren vrijwel hetzelfde. Daarom bevat dit onderzoeksrapport niet alleen het verslag van de laatste enquête, maar worden ook vergelijkingen gemaakt met de eerdere twee enquêtes. Alle drie enquêtes adresseerden degenen in een secretaresse-functie, maar ze verschilden enigszins in de wijze waarop de vragenlijst is verspreid (zie hiervoor de bijlage). Dit rapport gaat over de functie van secretaresse. Hiermee worden alle functiebenamingen op het gebied van managementondersteuning bedoeld. Welke functiegroepen onderscheiden worden, komt aan de orde in het eerste hoofdstuk. We spreken hier van deelnemers of invullers als we de totale groep bedoelen die de vragenlijst heeft ingevuld. In februari 2004 is aan de lezeressen van Management Support Magazine en aan de bezoekers van de website van het blad gevraagd de vragenlijst in te vullen. Dat duurde naar schatting een half uur. In totaal zijn 1.432 geretourneerde vragenlijsten verwerkt. De data-invoer is verzorgd door bureau Datamatch te Utrecht. Dit bureau heeft ook gezorgd voor de koppeling van deze data met die van de onderzoeken uit 1994 en 2000. In 2000 vulden 1.712 deelnemers de vragenlijst in, in 1994 waren dit er 563. Dit rapport volgt de opbouw van de vragenlijst, die in de bijlage is opgenomen. In elke subhoofdstukje worden eerst de resultaten van de vragenlijst van 2004 gepresenteerd, en daarna wordt in een alinea samengevat wat de overeenkomsten of verschillen zijn met de resultaten van de vragenlijsten uit 2000 en 1994. Op 15 oktober 2004 is een bijeenkomst gehouden met secretaressen en opdrachtgevers van dit rapport, waarin een concept-versie is besproken. Voor u ligt de definitieve versie van het rapport. Hierin zijn de opmerkingen van 15 oktober verwerkt. Dit onderzoek is mogelijk gemaakt dank zij de inzet van Management Support Magazine, FNV Bondgenoten en de Universiteit van Amsterdam. Kea Tijdens Universiteit van Amsterdam 29 oktober 2004

Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

1

A DE FUNCTIE De functiebenaming In de enquête is natuurlijk gevraagd naar de functiebenaming (zie tabel A.1.1). Een deelnemer kon meer dan één functiebenaming noemen. In totaal zijn 1663 benamingen aangekruist door 1432 deelnemers. In de bijlage zijn de aantallen en de precieze benamingen te zien, alsmede hoeveel functies de deelnemers hebben aangekruist. Voor dit rapport en voor de vergelijkbaarheid met de vorige onderzoeken is een lijst van de zeven meest genoemde functienamen gemaakt. In dit rapport gebruiken we steeds het woord functiegroepen om deze zeven functies aan te duiden. De grootste groep invullers is directiesecretaresse (26%), waartoe we ook de kleine groepen secretaressen van de Raad van Bestuur en executive assistant hebben gerekend. Daarna volgen in grootte de groepen secretaressen en management-assistenten (beide 17%). Dan is er een kleine groep office managers (7%) en de afdelingssecretaressen sluiten de rij (4%). Het was mogelijk om meer dan één functie aan te kruisen. Een op de zeven invullers heeft dit gedaan. We noemen deze groep de combi-secretaresse functie (11%). Veel voorkomende combinaties zijn management-assistente / directiesecretaresse, management-assistente / secretaresse, en office manager / directiesecretaresse. Ten slotte is er een groep met een andere functie (16%). Hiertoe rekenen we de administratief medewerkster, de assistant to the manager, personal assistant en de groep die zelf ‘anders’ heeft aangekruist. Deze zijn tot één categorie gerekend, omdat in elke functie afzonderlijk erg weinig invullers werkten. Het is, zoals zal blijken uit de resultaten in de volgende hoofdstukken, ook een zeer gevarieerde groep. Bedacht moet worden dat we de combinatie van een secretaressefunctie en een ‘andere’ functie niet hebben gerangschikt onder de combi-functie, maar onder de aangekruiste secretaresse-functie. Vergeleken met vier en tien jaar geleden lijkt een verschuiving gaande waarbij het aandeel van de ‘gewone’ secretaresse in sterke mate en dat van de afdelingssecretaresse in enige mate afneemt. Daarentegen neemt het aandeel van de management-assistente en van de office manager toe. Het aandeel van de directiesecretaresse blijft redelijk constant. Deze ontwikkelingen moet men echter met een korrel zout nemen, omdat de populaties waaruit de vragenlijsten zijn voortgekomen, enigszins verschillen tussen de drie jaren.


UvA/AIAS

2

Tabel A.1.1

Functienaam in procenten (2004, 2000 en 1994)

Functiegroepen secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretaresse directiesecretaresse anders combi-functie Totaal in % Totaal in aantallen

2004 17% 17% 7% 4% 27% 16% 11% 100% 1432

2000 21% 12% 6% 4% 29% 11% 17% 100% 1712

1994 39% 5% 2% 10% 30% 11% 2% 100% 563

Functiebeschrijving en functiewaardering Ruim acht op de tien invullers hebben een functiebeschrijving voor hun functie (80%). Bijna twee op de tien hebben geen functiebeschrijving (16%). De resterende kleine groep weet niet of er een functiebeschrijving is (3%). De secretaresse heeft veruit het vaakst een functiebeschrijving (87%), gevolgd door de management-assistente en de directiesecretaresse (86% en 82%). Daarentegen heeft de office manager opvallend vaak geen functiebeschrijving (73%). Gevraagd is of de inhoud van het werk overeen komt met datgene waarvoor de deelnemer aan het onderzoek is aangenomen. Ruim vier op de tien zeggen dat dit inderdaad het geval is (43%). De overigen zeggen vooral dat ze meer doen (49%). Slechts een zeer kleine groep zegt dat ze minder doet (3%) en een iets grotere groep doet andere dingen dan waarvoor ze aangenomen is (4%). Bij de directie-secretaressen komt de inhoud van het werk het meest overeen met datgene waarvoor ze is aangenomen. Vooral de afdelingssecretaresse zegt meer en andere dingen te doen dan waarvoor ze aangenomen is (59% zegt dat ze meer doet en 7% zegt dat ze andere dingen doet). De office managers geven enerzijds aan meer dingen te doen (57%), maar anderzijds ook opvallend vaak minder te doen (5%).

Tabel A.1.2

Komt inhoud werk overeen met functiebeschijving, uitgesplitst naar secretaresse-groep

Inhoud werk komt overeen

ja

nee, doe meer

nee, doe minder

nee, doe anders

secretaresse

42

53

2

3

Totaal 100

management-assistente

45

50

2

3

100

office manager

39

57

3

1

100

afdelingssecretaresse

32

59

2

7

100

directiesecretaresse

49

43

4

5

100

anders

45

49

4

3

100

combi-functie

40

55

1

4

100

Totaal (%)

44

50

3

4

100


UvA/AIAS

3

In 2004 is ook gevraagd of de functie veranderd is ten opzichte van drie jaar geleden. Slechts een op de vijf zegt dat dit niet het geval is (19%). Een grote groep zegt dat er verschuiving van taken is opgetreden (39%). Een op de tien zegt dat er meer managers zijn gekomen (11%). Bezuinigingen spelen slechts bij een zeer kleine groep een rol (4%). En dan is er nog een groep van een op de vijf die zegt dat er wel veranderingen in de functie zijn opgetreden, maar dat dit door andere dan de hiervoor genoemde redenen komt. Tenslotte is gevraagd of de functie is ingedeeld via een functiewaarderingssysteem. Ja, zeggen zeven op de tien invullers (68%). Nee, zeggen ruim twee op de tien (22%), terwijl de resterende groep dit niet weet (10%). Het zal niemand verbazen dat functiewaarderingssystemen in de grote bedrijven aanmerkelijk vaker voorkomen. De invullers die zeggen dat hun functie gewaardeerd is, werken in een bedrijf dat gemiddeld iets meer dan 2.700 werknemers telt. Daarentegen werken de invullers wier functie niet gewaardeerd is, in een bedrijf met gemiddeld 1.400 medewerkers. Opvallend is dat vooral de office managers aangeven niet ingedeeld te zijn in een functiewaarderingssysteem (48%), terwijl de management-assistente juist wel vaak is ingedeeld (79%). Vergeleken met vier en tien jaar geleden blijken de veranderingen vooral bij de functiebeschrijving. Hier zien we een toename van 68% naar 80%. Het zijn echter nog wel steeds dezelfde functiegroepen die vaker een functiebeschrijving hebben. Ook de indeling via een functiewaarderingssysteem is enigszins toegenomen. Opvallend is dat tien jaar gelden slechts 39% zei dat ze deed waarvoor ze was aangenomen, nu is dat 44%. Het percentage dat zegt dat ze meer doet is ongeveer gelijk gebleven. In het eerste boekje Functie met inhoud werd gewezen op het ontbreken van de taak ‘Functioneren in sociale omgeving’ in de functiebeschrijvingen. Dat blijkt terecht, omdat deze taak een substantieel onderdeel uitmaakt van de taakinhoud, zoals verderop zal blijken.

Tabel A.1.3

Functiebeschrijving en functiewaardering, uitgesplitst naar jaar functiebeschrijving

functiewaarderingssysteem

werk komt overeen

doet meer

2004

80%

68%

44%

50%

2000

70%

62%

42%

52%

1994

68%

65%

39%

50%


UvA/AIAS

4

B OPLEIDING EN CURSUSSEN Opleidingen Als eerste is in de enquête gevraagd naar de hoogst afgeronde schoolopleiding. De grootste groep secretaressen heeft – zo blijkt uit tabel B.1.1 - een opleiding van het middelbaar beroepsonderwijs (33%), gevolgd door secretaressen met een opleiding in het hoge beroepsonderwijs (24%). Berekenen we het gemiddeld aantal opleidingsjaren na de basisschool, dan blijkt dat de functiegroep 6,4 opleidingsjaren na de basisschool heeft gehad. Hierbij gaan we uit van de opleidingsjaren die voor een opleiding staan. Een HBO-opleiding staat voor 4 jaar, ook al heeft een individuele secretaresse daar misschien 5 jaar over gedaan. In vergelijking met vier en tien jaar geleden is het opleidingsniveau van de deelnemers gestegen, gemiddeld van 5,2 via 6,1 naar 6,4 opleidingsjaren na de basisschool. De deelnemers hebben veel vaker een beroepsopleiding gevolgd op MBO- of HBO-niveau. Dat wordt niet alleen veroorzaakt doordat de functiegroep een langere opleiding is gaan volgen. Ook heeft het MBOen HBO-onderwijs zich in de afgelopen tien jaren nadrukkelijker geprofileerd met secretaresseopleidingen, terwijl de typische secretaresse-opleiding via Schoevers zich in de markt nadrukkelijker als HBO-opleiding heeft neergezet.

Tabel B.1.1

De opleidingen, uitgesplitst naar jaar

opleiding

2004

2000

1994

LBO

0%

1%

4%

MAVO/MULO/VMBO

9%

10%

22%

MBO

33%

29%

18%

HAVO/MMS

20%

26%

33%

VWO/HBS/atheneum/gymnasium

9%

13%

15%

HBO

24%

17%

6%

WO

3%

3%

2%

Anders

2%

2%

2%

Totaal

100%

100%

100%

N

1432

1712

563

6,4

6,1

5,2

Gemiddeld aantal opleidingsjaren na basisschool


UvA/AIAS

5

Dag- of avondopleidingen tot secretaresse In de enquête is uitgebreid gevraagd welke dag- of avondopleidingen tot secretaresse men heeft gevolgd. Er konden meerdere opleidingen worden aangekruist. Bijna een derde van de secretaressen heeft een opleiding tot management-assistente gehad (31%). Ruim een kwart heeft een opleiding tot directie-secretaresse gevolgd (26%) en bijna een kwart een opleiding tot secretaresse (22%). Veel minder secretaressen hebben een opleiding tot office manager gevolgd (9%). Bijna een op de vijf secretaressen heeft geen enkele dag- of avondopleidingen tot secretaresse gehad (18%). Gemiddeld hebben de deelnemers 1,43 dag- of avondopleidingen tot secretaresse gevolgd. Dat was in 2000 nog maar 1,17. Ook hier zien we weer een stijging van de opleidingen.

Cursussen In de enquête is ook gevraagd welke cursussen de deelnemer aan het onderzoek heeft gevolgd. In de tabel is te zien welke cursussen vaak en welke minder vaak worden gevolgd. Men had de mogelijkheid meerdere cursussen aan te kruisen. Bijna de helft van de invullers heeft een cursus Typen gevolgd (49%). Daarmee is dit veruit de meest gevolgde cursus. Ongeveer een derde van de invullers heeft een cursus Persoonlijke groei gedaan (36%), een cursus Notuleren gevolgd (34%), een cursus voor een vreemde taal gevolgd (33%) of een cursus Time management gedaan (29%). Cursussen als Marketing, Personeel en organisatie en Public relations zijn door veel kleinere groepen gevolgd. Slechts een heel kleine groep heeft geen enkele cursus gevolgd (5%). Dit komt vooral voor bij de ouderen. Een analyse welke groepen geen cursus hebben gevolgd laan zien dat er drie belangrijke factoren zijn, dat is de leeftijd, opleidingsniveau en bedrijfsgrootte. Des te ouder de invuller, des te groter de kans dat hij/zij een cursus heeft gevolgd. Des te lager het opleidingsniveau, des te groter de kans dat hij/zij een cursus heeft gevolgd. Des te groter het bedrijf waar men werkt, des te groter de kans dat hij/zij een cursus heeft gevolgd. De functiegroep is in dit verband niet relevant.


UvA/AIAS

6

Tabel B.1.2

Percentage deelnemers dat een bepaalde cursus heeft gevolgd, uitgesplitst naar functiegroep Soort cursus

Typen

Vreemde taal

Marketing

Functie secretaresse

48%

30%

8%

Personeel en orga nisatie 7%


48%

32%

14%

14%

Mana gement cursussen 16%

Cursussen persoonlijke groei 35%

29%

43%

office manager

51%

29%

15%

15%

27%

36%


51%

19%

2%

8%

15%

37%


49%

37%

11%

10%

29%

33%

anders

45%

35%

11%

8%

25%

37%

combi-functie

53%

35%

11%

12%

30%

36%

49%

33%

11%

10%

26%

36%

ns

ns

ns

ns

*

ns

secretaresse

Notu leren 33%

Public relations 8%

Commu nicatie 17%

Time mana gement 24%

Andere cursus 35%

Geen enkele cursus 6%


36%

14%

18%

35%

26%

4%

office manager

24%

19%

11%

25%

33%

7%


44%

3%

17%

22%

29%

7%

Totaal Sign. verschil

1


33%

11%

13%

28%

33%

4%

anders

34%

12%

16%

31%

38%

6%

combi-functie

33%

10%

21%

30%

33%

5%

Totaal

34%

12%

16%

29%

33%

5%

ns

**

ns

ns

ns

ns

Sign. verschil

Gemiddeld hebben de invullers 2,8 cursussen gevolgd. De management-assistente heeft met gemiddeld 3,1 het hoogste en de secretaresse met 2,5 het laagste aantal cursussen gevolgd. In 2000 lagen deze cijfers ietsje hoger. Toen hadden de invullers gemiddeld 2,9 cursussen gevolgd, maar ook toen had de management-assistente het hoogste en de secretaresse het laagste aantal cursussen gevolgd (gemiddeld respectievelijk 3,3 en 2,6 cursussen). Vergeleken met tien jaar geleden heeft het cursusgedrag van de deelnemers geen noemenswaardige veranderingen ondergaan. Hierbij moet aangetekend worden dat de lijst van mogelijk gevolgde cursussen in 1993 iets korter was dan in 2000 en 2004.

1

Met de significantie toets wordt gemeten of er significante verschillen zijn tussen de functiegroepen, die niet aan het toeval kunnen worden verweten. ns betekent niet significant, * betekent significant op 5%-niveau, dus licht significant, ** is significant op 1%-niveau, dus redelijk significant, en *** is significant op 0,1%-niveau ofwel sterk significant.


UvA/AIAS

7

Tabel B.1.3

Gemiddeld aantal gevolgde cursussen, uitgesplitst naar jaar en functiegroep 2004

2000

secretaresse

2.5

2.6

1994 2.7


3.1

3.3

3.8

office manager

2.8

2.8

2.1


2.5

3.1

3.2


2.9

3.0

2.9

anders

2.9

3.0

2.8

combi-functie

3.0

2.7

3.0

Totaal

2.8

2.9

2.9

*

**

ns

Sign. verschil

Computergebruik Gemiddeld werken de invullers 5,4 uren per dag met de computer. Daarbij zijn er weinig verschillen tussen de functiegroepen. De directiesecretaresse werkt met gemiddeld 5,2 uur het minst met de computer en de secretaresse met 5,6 uur het meest. Het zal niet verbazen dat in de afgelopen vier en tien jaren het computergebruik is toegenomen (tabel B.1.4). In 1994 werkten de invullers nog 4,2 uren per dag met de computer, in 2000 was dit 5,1 uren en nu is dat 5,4 uur. In alle jaren werkt de directiesecretaresse gemiddeld het minst met de computer. In 2000 en 1994 werkte de afdelingssecretaresse het meest met de computer, nu de secretaresse.

Tabel B.1.4

Gemiddeld aantal uren per dag met de computer, uitgesplitst naar jaar en functiegroep 2004

2000

1994

secretaresse

5.6

5.2

4.4


5.4

5.2

4.0

office manager

5.4

5.2

3.7


5.5

5.4

4.5


5.2

4.8

3.8

anders

5.5

5.1

4.0

combi-functie

5.4

5.4

4.1

totaal

5.4

5.1

4.2

Sign. verschil

***

***

***


UvA/AIAS

8

Cursussen voor de computer In de enquête is ook gevraagd welke computercursussen gevolgd zijn (zie tabel B.1.5). De meest gevolgde cursussen zijn voor spreadsheet, tekstverwerking, Windows en presentaties (lees Powerpoint). Ongeveer de helft van de invullers heeft een of meer van deze cursussen gevolgd. Ongeveer een kwart heeft een cursus gevolgd voor Outlook of een databaseprogramma. Ongeveer een op de zeven heeft een cursus gevolgd voor gebruik van Internet en websitebeheer. En tenslotte heeft een op de zeven geen enkele cursus gevolgd (17%). Gemiddeld hebben de invullers 3 computercursussen gevolgd, waarbij er weinig verschillen zijn tussen de functiegroepen, met uitzondering van de office manager die minder cursussen heeft gevolgd.

Tabel B.1.5

Percentage dat een cursus heeft gevolgd, uitgesplitst naar functiegroep Windows

Tekstverwe Spreadsheet Presentatiepro Databaseprog rking progr. gramma ramma 59% 60% 42% 26%

Boekhoud progr. 5%

secretaresse

49%


54%

53%

61%

47%

21%

office manager

41%

51%

55%

38%

27%

7%


47%

51%

63%

61%

26%

2%


54%

59%

54%

52%

21%

3%

anders

46%

54%

60%

55%

25%

7%

combi-functie

50%

53%

57%

45%

25%

11%

Totaal

50%

56%

58%

48%

23%

6%

5%

Sign. verschil

ns

ns

ns

*

ns

*

Outlook 33%

Gebruik internet 15%

Website beheer 12%

Geen cursussen 18%

Gemiddeld

secretaresse

DTP pro gramma 1% 3%

29%

20%

21%

18%

3.1


3.0

office manager

3%

25%

11%

12%

22%

2.7


5%

33%

16%

19%

16%

3.1


3%

32%

17%

12%

15%

3.1

anders

4%

27%

16%

13%

18%

3.0

combi-functie

4%

27%

15%

11%

16%

3.0

Totaal

50%

56%

58%

48%

23%

3.0

ns

ns

*

ns

ns

ns

Sign. verschil


UvA/AIAS

9

C DE INHOUD VAN DE FUNCTIE In de enquête zijn in totaal 105 taken opgesomd die tot het takenpakket van de deelnemer aan het onderzoek zouden kunnen behoren. Deze zijn in 12 clusters gegroepeerd. De bijlage bevat de volledige lijst van taken, zowel die van 2004 als van 2000 en 1994. Gevraagd is of men per taak wilde aangeven hoe vaak men deze uitvoerde: dagelijks, wekelijks, maandelijks, hooguit paar keer per jaar, of nooit. Dit heeft een score gekregen van 1=dagelijks aflopend naar 0=nooit. Voor iedere taak wordt de gemiddelde score gepresenteerd. Let op, een score van 0,5 kan betekenen dat alle invullers de taak wel uitvoeren, maar weinig frequent, óf dat slechts een kleine groep de taak dagelijks uitvoert en de anderen nooit. Er is niet alleen gevraagd hoe vaak een taak uitgevoerd wordt, maar ook met welke mate van verantwoordelijkheid. Daarbij zijn drie niveaus onderscheiden: 1. volgens instructie, dat wil zeggen dat het werk een uitvoerend karakter heeft met voornamelijk standaard werkzaamheden; 2. zelfstandig, dat wil zeggen dat het werk een voorbereidend en verantwoordelijk karakter heeft, toestemming is slechts noodzakelijk bij ingrijpende veranderingen; 3. leidinggevend, dat wil zeggen dat het werk een zelfstandig karakter heeft, terwijl ook (bege)leiding wordt gegeven aan één of meer personen. In dit hoofdstuk beantwoorden we per cluster steeds de volgende vragen: 1. Hoe vaak wordt een taak en een cluster uitgevoerd (frequentie)? 2. Verschilt de frequentie van taken tussen de functiegroepen? 3. Met welk niveau van verantwoordelijkheid wordt een taak en een cluster uitgevoerd? 4. Verschilt de mate van verantwoordelijkheid tussen de functiegroepen? 5. Wat zijn de belangrijkste verschillen met de enquêtes van 2000 en 1994? Voor de beantwoording gebruiken we een aantal methoden. Voor de eerste en de derde vraag geven we met percentages aan hoe vaak en met welk niveau van verantwoordelijkheid een taak wordt uitgevoerd. Voor de tweede en de vierde vraag gebruiken we een zogenaamde ANOVAanalyse. Bij de analyse van de mate van verantwoordelijkheid beperken we ons tot de invullers die de taak tenminste maandelijks uitvoeren. Voor invullers die een taak nooit of jaarlijks doen of dit niet hebben aangekruist kan uiteraard ook niet worden aangegeven onder welke verantwoordelijkheid dat gebeurt. Tenslotte beantwoorden we vraag 5 door de resultaten van 2004 met die van 2000 en 1994 te vergelijken. Deze vergelijking beperken we tot de clusters, omdat anders de resultaten niet meer overzichtelijk zijn.


UvA/AIAS

10

Clusters De 105 taken zijn in 12 clusters gegroepeerd. Voordat we ingaan op de afzonderlijke taken in de clusters, presenteren we hier de antwoorden op de vragen voor de clusters. We bespreken ze in volgorde van meest naar minst frequente cluster. Uit tabel C.3.1 blijkt dat het cluster agendabeheer het meest frequent wordt uitgevoerd, want op een schaal van 0=nooit tot 1=dagelijks heeft ze een gemiddelde waarde van 0,88. Daarbij zijn er significante verschillen tussen de functiegroepen. De directiesecretaresse voert dit cluster het vaakst en de office manager het minst. Daarna volgt het cluster postverwerken die gemiddeld 0,77 wordt uitgevoerd. Bij dit cluster zijn er vrijwel geen significante verschillen tussen de functiegroepen. Als derde volgt het cluster fungeren in sociale situaties (0,67). De afdelingssecretaresse doet dit het minst. Dan volgt een zestal clusters die elkaar niet veel ontlopen als we kijken naar de frequentie waarmee ze worden uitgevoerd. Het gaat om communiceren (0,54), computer (0,54), vergaderen (0,47), archiveren (0,45), organiseren werkzaamheden secretariaat (0,44) en beheer gebouwen, apparatuur en inventaris (0,42). Er zijn steeds aanzienlijke verschillen tussen de functiegroepen, behalve bij het cluster archiveren. Daar zijn er geen verschillen. De clusters correspondentie (0,35), administreren (0,27) en organiseren (0,21) worden het minst vaak uitgevoerd. Ook hier zijn evenwel weer aanzienlijke verschillen tussen de functiegroepen. Kijken we naar de gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee de clusters worden uitgevoerd, dan is te zien dat de office managers vrijwel steeds Het cluster met de meeste zelfstandigheid uitvoeren, terwijl de afdelingssecretaresse bij vrijwel alle clusters deze met de minste zelfstandigheid uitvoert.

Tabel C.3.1 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmeede De clusters worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroepen. frequentie secretaresse management-ass

Postver werken 0.76

Correspon dentie 0.32

Agenda beheer 0.86

Vergaderen

Archiveren

Administreren

0.40

0.45

0.28

0.77

0.34

0.88

0.50

0.44

0.28

office manager

0.77

0.35

0.85

0.44

0.49

0.43


0.77

0.29

0.90

0.48

0.47

0.29


0.80

0.37

0.92

0.53

0.46

0.22

anders

0.75

0.35

0.86

0.43

0.44

0.25

combi-functie

0.79

0.36

0.87

0.45

0.46

0.30

gemiddeld

0.77

0.35

0.88

0.47

0.45

0.27

verschil aantal


*

***

***

***

ns

***

1329

1265

1386

1253

1369

1343

UvA/AIAS

11

verantwoordelijkheid secretaresse management-ass

Postver werken 0.47

Correspon dentie 0.41

Agenda beheer 0.49

Vergaderen

Archiveren

Administreren

0.42

0.49

0.47

0.53

0.48

0.52

0.47

0.54

0.50

office manager

0.63

0.61

0.61

0.55

0.66

0.61


0.49

0.44

0.50

0.44

0.50

0.48


0.52

0.46

0.52

0.47

0.53

0.52

anders

0.54

0.52

0.56

0.49

0.55

0.55

combi-functie

0.55

0.49

0.54

0.48

0.54

0.54

gemiddeld

0.53

0.48

0.53

0.47

0.54

0.52

verschil aantal

frequentie

***

***

***

***

***

***

1250

1168

1270

1179

1158

1075

Organiseren

Communi ceren

0.54

secretaresse

0.18

Organiseren werkzaamh. secretariaat 0.36

management-ass

0.22

0.44

0.50

Fungeren in Beheer geb., sociale app. en invent. situaties 0.60 0.42 0.69

0.41

Computer

0.54 0.54

office manager

0.28

0.56

0.53

0.70

0.61

0.61


0.17

0.41

0.50

0.62

0.43

0.55


0.21

0.45

0.56

0.70

0.37

0.53

anders

0.21

0.44

0.53

0.66

0.40

0.53

combi-functie

0.24

0.43

0.57

0.70

0.48

0.56

gemiddeld

0.21

0.44

0.54

0.67

0.42

0.54

verschil aantal verantwoordelijkheid

***

***

***

***

***

***

1237

1336

1241

1321

1355

1319

Organiseren

Communi ceren

0.50

secretaresse

0.40

Organiseren werkzaamh. secretariaat 0.49

management-ass

0.44

0.60

0.45

Fungeren in Beheer geb., sociale app. en invent. situaties 0.47 0.50 0.51

0.53

Computer 0.50 0.52

office manager

0.55

0.78

0.59

0.60

0.66

0.64


0.36

0.53

0.48

0.47

0.52

0.51


0.43

0.61

0.49

0.51

0.55

0.51

anders

0.48

0.64

0.52

0.54

0.57

0.56

combi-functie

0.47

0.62

0.54

0.54

0.57

0.56

gemiddeld

0.44

0.60

0.50

0.52

0.55

0.53

verschil aantal

NB

***

***

***

***

***

***

1111

958

1193

1232

1106

1213

De frequentie is gemeten op een schaal van 0=nooit tot 1=dagelijks. De verantwoordelijkheid is gemeten op een schaal van 0=volgens instructie tot 1=leidinggevend.


UvA/AIAS

12

Voordat we in detail de verschillende clusters uitwerken voor 204, beantwoorden we hier eerst vraag 5: “Wat zijn de belangrijkste verschillen met de enquêtes van 2000 en 1994?” Tabel C.3.2. geeft de gemiddelde frequentie scores op de clusters, uitgesplitst naar jaar. Uit de tabel blijkt dat de meeste taken opvallend weinig schommelingen laten zien over de tijd. Er zijn enkele uitzonderingen, die voornamelijk met de technologische vooruitgang te maken hebben. Zo worden de taken van Het cluster Computer aanmerkelijk frequenter uitgevoerd, terwijl de taken van De clusters Correspondentie en Communiceren juist minder frequent worden uitgevoerd.

Tabel C.3.2 Gemiddelde frequentie score op clusters, uitgesplitst naar jaar 2004

2000

1994

Postverwerken

0.77

0.76

0.80

Correspondentie

0.35

0.42

0.45

Agenda beheer

0.88

0.81

0.87

Vergaderen

0.47

0.44

0.46

Archiveren

0.45

0.42

0.51

Administreren

0.27

0.26

0.33

Organiseren

0.21

0.26

0.23

Organiseren werkzaamh. secretariaat

0.44

0.46

0.39

Communiceren

0.54

0.57

0.65

Fungeren in sociale situaties

0.67

0.68

0.71

Beheer geb., app. en invent.

0.42

0.48

0.45

Computer

0.54

0.47

0.27

NB

De frequentie is gemeten op een schaal van 0=nooit tot 1=dagelijks.


UvA/AIAS

13

Postverwerken Het cluster Postverwerken bestaat uit zes taken (zie tabel C3.3). Het ontvangen, verspreiden, prioriteren en afhandelen van de post wordt vrijwel dagelijks gedaan door de invullers. Toezien op postafhandeling en bewaken van de follow-up wordt vooral wekelijks gedaan, terwijl post inschrijven in een elektronisch brievenboek gemiddeld weinig wordt gedaan. De frequentie is gemeten op een schaal van 0=nooit tot 1=dagelijks. Het cluster postverwerken scoort 0,7 voor alle functiegroepen samen. Het ontvangen, verspreiden en inschrijven van de post verschilt niet tussen de functiegroepen. Het beoordelen, zelf afhandelen en toezien op de postafhandeling verschilt wel. De directiesecretaressen beoordelen vaker de post dan de andere functiegroepen, terwijl de groep ‘anders’ dit het minst doet. De combi-functie handelt het meest zelf de post af, terwijl dit weinig gebeurt bij de afdelingssecretaressen. De directiesecretaressen zien ook het vaakst toe op de afhandeling van de post, terwijl opnieuw de afdelingssecretaressen dit het minst doen. Als het gaat om het cluster postverwerken, dan worden deze taken het meest door de directiesecretaressen en het minst door de afdelingssecretaressen gedaan. Het cluster Postverwerken wordt met een gemiddelde score van 0,71 regelmatig uitgevoerd, waarbij de directiesecretaresse deze taken het vaakst doet (0,77) en de afdelings secretaresse het minst vaak (0,61). De office manager heeft de hoogste score op zelfstandigheid (0,63) en de secretaresse de laagste score (0,47).

Tabel C.3.3

Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘postverwerken’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroepen.

frequentie

secretaresse management-ass. office manager afdelingssecretar directiesecretar anders combi-functie totaal verschil


Ontv. + verspr. post

Ontv. + verspr. elektr post

0.92 0.91 0.88 0.93 0.92 0.88 0.90 0.91 ns

0.92 0.91 0.91 0.89 0.93 0.91 0.91 0.92 ns

Inschr. post in elektr briev boek 0.37 0.29 0.28 0.44 0.35 0.31 0.32 0.33 ns

UvA/AIAS

Beoord. post op relevantie/ prioriteit 0.89 0.88 0.90 0.92 0.94 0.85 0.93 0.90 ***

Zelf afhande len post 0.84 0.89 0.90 0.84 0.92 0.87 0.93 0.89 ***

Toezien postafhand eling / follow-up 0.63 0.72 0.74 0.61 0.77 0.68 0.75 0.71 ***

Totaal postver werken 0.63 0.72 0.74 0.61 0.77 0.68 0.75 0.71 *

14

verantwoordelijkheid

Ontv. + verspr. post

Ontv. + verspr. elektr post

Inschr. post in elektr briev boek

Beoord. post op relevantie/ prioriteit

Zelf afhande len post

Toezien postafhand eling / follow-up

Totaal postver werken

secretaresse

0.46

0.46

0.47

0.46

0.45

0.45

0.47

management-ass.

0.53

0.52

0.49

0.56

0.52

0.57

0.53

office manager

0.63

0.61

0.64

0.62

0.63

0.71

0.63

afdelingssecretar

0.53

0.50

0.50

0.49

0.48

0.56

0.49

directiesecretar

0.55

0.53

0.55

0.54

0.50

0.55

0.52

anders

0.53

0.53

0.55

0.57

0.56

0.61

0.54

combi-functie

0.58

0.55

0.58

0.54

0.53

0.59

0.55

totaal

0.53 ***

0.52 ***

0.53 **

0.54 ***

0.52 ***

0.56 ***

0.53

verschil

NB

***


Correspondentie en tekstverwerking In het cluster Correspondentie en tekstverwerking worden de taken ‘zelf opstellen brieven/teksten in het Nederlands’ en ‘bewerken brieven of teksten in het Nederlands’ het meest frequent verricht, wel enkele keren per week (0,80 en 0,78). Daarna volgt de taak ‘bewaken huisstijl’ (0,73). Daarentegen worden de taken ‘brieven of notities opnemen in steno’, ‘brieven of notities opnemen (dictafoon)’ en ‘opnemen en uitwerken brieven in een andere taal dan Nederlands of Engels’ vrijwel nooit uitgevoerd (0,07, 0,07 en 0,08). Bij de helft van de taken is sprake van aanzienlijke verschillen tussen functiegroepen, vooral bij taken die te maken hebben met het opstellen van brieven of teksten. Daarentegen wordt een taak als ‘bewaken huisstijl’ net zo vaak door de ene als door de andere functiegroep uitgevoerd. Gemiddeld worden de taken in dit cluster minder zelfstandig uitgevoerd dan die in het vorige cluster. Opvallend is dat de taak ‘bewerken brieven/teksten in het Nederlands’ zeer zelfstandig geschiedt. Net als in het vorige cluster scoort de office manager vaak hoog en de afdelingssecretaresse vaak laag op verantwoordelijkheid. Het cluster wordt met een gemiddelde score van 0,35 niet erg regelmatig uitgevoerd, waarbij de directiesecretaresse deze taken het vaakst doet (0,37) en de afdelingssecretaresse het minst vaak (0,29). De office manager heeft wel de hoogste score op zelfstandigheid (0,61) en de secretaresse de laagste score (0,41).


UvA/AIAS

15

Tabel C.3.4 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘correspondentie en tekstverwerking worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroepen. frequentie

Opn. br/ Opn. br/ Opn. en Opn. en Opn. en Bewerken Bewerken Bewerken not steno not (dictaf) uitw. br NL uitw. br EN uitw. br AT br/tekst NL br/tekst EN br/tekst AT

secretaresse

0.04

0.07

0.55

0.18

0.07

0.82

0.25

0.07

management-ass.

0.05

0.07

0.46

0.17

0.08

0.78

0.30

0.10

office manager

0.05

0.07

0.50

0.19

0.06

0.75

0.30

0.09

afdelingssecretar

0.08

0.04

0.46

0.15

0.02

0.70

0.21

0.04

directiesecretar

0.11

0.06

0.52

0.21

0.11

0.80

0.33

0.15

anders

0.05

0.05

0.47

0.23

0.07

0.74

0.34

0.11

combi-functie

0.06

0.09

0.48

0.23

0.11

0.80

0.38

0.17

totaal

0.07 **

0.07 ns

0.50 ns

0.20 ns

0.08 **

0.78 ***

0.31 ***

0.12 ***

verschil verantwoordelijkheid

Opn. br/ Opn. br/ Opn. en Opn. en Opn. en Bewerken Bewerken Bewerken not steno not (dictaf) uitw. br NL uitw. br EN uitw. br AT br/tekst NL br/tekst EN br/tekst AT

secretaresse

0.28

0.30

0.40

0.35

0.42

0.43

0.39

0.40

management-ass.

0.38

0.40

0.44

0.49

0.53

0.49

0.50

0.51

office manager

0.43

0.54

0.52

0.50

0.58

0.61

0.56

0.61

afdelingssecretar

0.58

0.17

0.33

0.24

0.50

0.45

0.41

0.25

directiesecretar

0.36

0.36

0.42

0.39

0.35

0.51

0.47

0.46

anders

0.50

0.36

0.47

0.41

0.52

0.52

0.52

0.54

combi-functie

0.50

0.36

0.46

0.44

0.34

0.51

0.46

0.48

totaal

0.40 ns

0.37 ns

0.43 ns

0.41 ns

0.43 ns

0.50 ***

0.47 **

0.48 ns

verschil

frequentie secretaresse

Zelf opst. Zelf opst. Zelf opst br/tekst NL br/tekst EN br/tekst AT

Vertalen br Toezien op en nota's afh. corresp.

Bewaken huisstijl

Totaal corre spondentie

0.77

0.22

0.07

0.13

0.67

0.72

0.32

management-ass.

0.82

0.31

0.12

0.18

0.70

0.73

0.34

office manager

0.84

0.34

0.08

0.16

0.70

0.77

0.35

afdelingssecretar

0.74

0.25

0.03

0.12

0.57

0.64

0.29

directiesecretar

0.82

0.33

0.15

0.20

0.72

0.75

0.37

anders

0.79

0.38

0.11

0.19

0.68

0.75

0.35

combi-functie

0.79

0.40

0.16

0.21

0.68

0.69

0.36

totaal

0.80 **

0.32 ***

0.11 ***

0.18 ***

0.69 ns

0.73 ns

0.35 ***

Bewaken huisstijl

verschil

0.48

0.41

0.39

0.40

0.44

0.47

Totaal corre spondntie 0.41

management-ass.

0.55

0.55

0.54

0.51

0.54

0.53

0.48

office manager

0.62

0.57

0.69

0.56

0.68

0.66

0.61

afdelingssecretar

0.50

0.45

0.25

0.43

0.56

0.57

0.44

directiesecretar

0.53

0.49

0.50

0.46

0.56

0.55

0.46

anders

0.54

0.54

0.54

0.51

0.60

0.57

0.52

combi-functie

0.55

0.53

0.56

0.49

0.59

0.64

0.49

totaal

0.54 ***

0.51 ***

0.52 ***

0.48 *

0.55 ***

0.55 ***

0.48

verantwoordelijkheid secretaresse

verschil

NB

Zelf opst. Zelf opst. Zelf opst br/tekst NL br/tekst EN br/tekst AT

Vertalen br Toezien op en nota's afh. corresp.

***

De frequentie is gemeten op een schaal van 0=nooit tot 1=dagelijks. De verantwoordelijkheid is gemeten op een schaal van 0=volgens instructie tot 1=leidinggevend. NL=Nederlands; EN=Engels; AT=andere taal; br=brieven;uitw.=uitwerken; opn.=opnemen; afh.=afhandelen


UvA/AIAS

16

Agenda beheer Het bijhouden van de agenda doen de invullers vrijwel dagelijks (0,95). Ook de overige taken in dit cluster worden heel regelmatig gedaan. Vooral de directiesecretaresse voert deze taken vrijwel dagelijks uit. Het beheren van meerdere agenda’s wordt het minst gedaan in dit cluster (0,75), maar zeker nog frequent in vergelijking met de vorige clusters. De taken in dit cluster worden vrijwel steeds zelfstandig uitgevoerd. Er is in dit opzicht weinig verschil tussen de taken. Er is wel een significant verschil tussen de functiegroepen. Bij vrijwel alle taken scoort de office manager het hoogst en de secretaresse het laagst wat betreft zelfstandigheid. Het cluster Agenda beheer wordt met een gemiddelde score van 0,88 zeer regelmatig uitgevoerd, waarbij de directiesecretaresse deze taken het vaakst doet (0,92) en de office manager het minst vaak (0,85). De office manager heeft wel de hoogste score op zelfstandigheid (0,61) en de secretaresse de laagste score (0,49).

Tabel C.3.5 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘agendabeheer’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroepen. frequentie

Bijhouden agenda 0.95

Organiseren afspraken 0.88

Bewaken gemaakte afspraken 0.85

Beheren meerdere agenda's 0.75

Totaal agenda beheer 0.86

management-ass.

0.94

0.92

0.92

0.75

0.88

office manager

0.93

0.87

0.84

0.74

0.85

afdelingssecretar

0.95

0.92

0.88

0.83

0.90

secretaresse

directiesecretar

0.98

0.96

0.96

0.77

0.92

anders

0.92

0.88

0.87

0.74

0.86

combi-functie

0.95

0.90

0.89

0.75

0.87

totaal

0.95

0.91

0.90

0.75

0.88

*

***

***

ns

***

Bijhouden agenda 0.51

Organiseren afspraken 0.49

Bewaken gemaakte afspraken 0.48

Beheren meerdere agenda's 0.48

Totaal agenda beheer 0.49

management-ass.

0.55

0.53

0.54

0.53

0.52

office manager

0.63

0.58

0.62

0.60

0.61

afdelingssecretar

0.52

0.49

0.48

0.51

0.50

verschil verantwoordelijkheid secretaresse

directiesecretar

0.54

0.54

0.54

0.54

0.52

anders

0.56

0.57

0.56

0.55

0.56

combi-functie

0.56

0.55

0.56

0.53

0.54

totaal

0.55

0.53

0.54

0.53

0.53

**

**

***

***

***

verschil

NB



UvA/AIAS

17

Vergaderen De taken in het cluster Vergaderen worden veel minder vaak uitgevoerd dan de taken in de voorgaande clusters. Het organiseren van vergaderingen vindt het meest frequent plaats (0,68), terwijl het ‘leiden vergadering/werkoverleg’ en het ‘organiseren van een telefonische vergadering of van een video-conferentie’ gemiddeld vrijwel nooit plaatsvindt (0,17 en 0,18). Bij alle taken zijn er grote verschillen tussen functiegroepen te zien. Gemiddeld

worden

de

taken

in

dit

cluster

zelfstandig

uitgevoerd.

Het

‘leiden

vergadering/werkoverleg’ vindt – het spreekt vanzelf - het meest zelfstandig uitgevoerd. Daarentegen wordt het ‘Organiseren van een telefonische vergadering’ het minst zelfstandig uitgevoerd. De meeste taken binnen dit cluster verschillen significant tussen de functiegroepen wat betreft de zelfstandigheid waarmee ze worden uitgevoerd. Het cluster Vergaderen wordt met een gemiddelde score van 0,47 regelmatig uitgevoerd, waarbij de directiesecretaresse deze taken het vaakst doet (0,53) en de secretaresse het minst vaak (0,40). De office manager heeft de hoogste score op zelfstandigheid (0,55) en de secretaresse de laagste score (0,42). Tabel C.3.6 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘vergaderen’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

Bijh. vergader agenda's 0.59

Org. vergade ringen 0.63

management-ass.

0.68

0.72

0.18

office manager

0.54

0.59

afdelingssecretar

0.64

0.66

secretaresse

Org. tele Inh voorber. fonische agenda vergadering punten 0.13 0.35

Samenst. vergader mappen 0.38

Rondsturen vergader stukken 0.54

Notuleren

0.49

0.48

0.63

0.62

0.13

0.50

0.30

0.51

0.51

0.15

0.40

0.46

0.61

0.61

0.52

directiesecretar

0.71

0.74

0.24

0.50

0.56

0.66

0.64

anders

0.56

0.65

0.17

0.40

0.38

0.51

0.52

combi-functie

0.60

0.64

0.20

0.44

0.43

0.54

0.53

totaal

0.63

0.68

0.19

0.45

0.45

0.58

0.58

***

***

***

***

***

***

***

Bijh. vergader agenda's

Org. vergade ringen

Samenst. vergader mappen

Rondsturen vergader stukken

Notuleren

secretaresse

0.42

0.40

0.33

0.35

0.41

0.44

0.49

management-ass.

0.49

0.50

0.39

0.44

0.46

0.49

0.52

office manager

0.57

0.54

0.44

0.51

0.55

0.52

0.58

afdelingssecretar

0.46

0.42

0.38

0.46

0.41

0.43

0.49

directiesecretar

0.50

0.49

0.39

0.43

0.49

0.50

0.50

anders

0.48

0.53

0.45

0.49

0.46

0.49

0.53

combi-functie

0.49

0.47

0.47

0.48

0.43

0.47

0.54

totaal

0.48 ***

0.48 ***

0.40

0.44 ***

0.46 **

0.48

0.52 **


verschil


Org. tele Inh voorber. fonische agenda vergadering punten

ns

UvA/AIAS

ns

18

frequentie

Uitwerken notulen

secretaresse

0.55

Opstellen besluiten lijsten 0.45

Bewaken Deeln. aan Leiden Deel uitm. Totaal uitvoering vergadering/ vergadering/ werkgroepen vergaderen besluiten werkoverleg werkoverleg /commissies 0.36 0.48 0.06 0.21 0.40

management-ass.

0.64

0.57

0.53

0.56

0.16

0.34

office manager

0.51

0.43

0.44

0.59

0.27

0.33

0.44

afdelingssecretar

0.64

0.56

0.45

0.57

0.15

0.29

0.48

0.50

directiesecretar

0.66

0.60

0.58

0.52

0.20

0.31

0.53

anders

0.54

0.46

0.44

0.54

0.20

0.31

0.43

combi-functie

0.55

0.50

0.44

0.57

0.17

0.35

0.45

totaal

0.59

0.52

0.48

0.54

0.17

0.30

0.47

***

***

***

***

***

***

***

Uitwerken notulen

Opstellen besluiten lijsten

secretaresse

0.50

0.45

management-ass.

0.52

0.50

0.47

0.52

0.69

0.51

0.47

office manager

0.58

0.51

0.54

0.57

0.75

0.54

0.55

afdelingssecretar

0.50

0.47

0.44

0.50

0.58

0.44

0.44

directiesecretar

0.50

0.49

0.48

0.52

0.66

0.50

0.47

anders

0.51

0.53

0.51

0.54

0.74

0.54

0.49

combi-functie

0.53

0.53

0.50

0.55

0.74

0.54

0.48

totaal

0.51 *

0.50 *

0.48 ***

0.52 ***

0.69 **

0.51

0.47

ns

***


verschil

NB

Bewaken Deeln. aan Leiden Deel uitm. Totaal uitvoering vergadering/ vergadering/ werkgroepen vergaderen besluiten werkoverleg werkoverleg /commissies 0.42 0.40 0.46 0.54 0.48

De frequentie is gemeten op een schaal van 0=nooit tot 1=dagelijks. De verantwoordelijkheid is gemeten op een schaal van 0=volgens instructie tot 1=leidinggevend. Toelichting: Bijh.=bijhouden; org.=organiseren; inh=inhoudelijk; samenst=samenstellen; deeln=deelnemen


UvA/AIAS

19

Archiveren De taken in dit cluster worden gemiddeld weinig frequent uitgevoerd. Er zijn echter wel grote verschillen tussen de taken. Zo is het opzoeken of opbergen van stukken vrijwel een dagelijkse activiteit (0,80). Daarentegen komt het maken van uittreksels van dossiers vrijwel niet voor (0,06) en het bibliotheekbeheer weinig voor (0,27). Wel laat bibliotheekbeheer als enige taak significante verschillen tussen functiegroepen zien. Deze taak wordt wel frequent uitgevoerd door de office manager, maar door de overige groepen heel weinig. De meeste taken in dit cluster worden zelfstandig uitgevoerd. Er is daarbij vrijwel geen verschil tussen de taken. Ook zijn er tussen de functiegroepen geen significante verschillen in zelfstandigheid. Het cluster Archiveren wordt met een gemiddelde score van 0,45 regelmatig uitgevoerd. Daarbij zijn er geen significante verschillen tussen de fucntiegroepen. De office manager heeft de hoogste score op zelfstandigheid (0,66) en de afdelingssecretaresse de laagste (0,50). Tabel C.3.7 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘archiveren’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

0.27

Uittreksels maken van dossiers 0.06

management-ass.

0.79

0.58

0.24

0.05

0.58

office manager

0.76

0.53

0.45

0.09

0.61

0.49

afdelingssecretar

0.81

0.63

0.31

0.07

0.56

0.47

secretaresse

Opzoeken of Opzet en opbergen van onderh. archief stukken systeem 0.81 0.56

Bibliotheek beheer

Actueel houden van het archief 0.56

Totaal archiveren

0.44

0.45

directiesecretar

0.82

0.55

0.25

0.05

0.61

0.46

anders

0.78

0.57

0.24

0.06

0.54

0.44

combi-functie

0.81

0.60

0.29

0.07

0.56

0.46

totaal

0.80

0.57

0.27

0.06

0.58

0.45

ns

ns

***

ns

ns

ns

Bibliotheek beheer

Uittreksels maken van dossiers

Actueel houden van het archief

Totaal archiveren


Opzoeken of Opzet en opbergen van onderh. archief stukken systeem

secretaresse

0.51

0.50

0.49

0.50

0.48

0.49

management-ass.

0.56

0.56

0.57

0.54

0.55

0.54

office manager

0.69

0.69

0.62

0.50

0.66

0.66

afdelingssecretar

0.52

0.50

0.46

0.58

0.50

0.50

directiesecretar

0.53

0.53

0.51

0.49

0.52

0.53

anders

0.55

0.56

0.59

0.53

0.56

0.55

combi-functie

0.55

0.57

0.59

0.45

0.57

0.54

totaal

0.55 ***

0.55 ***

0.55 ***

0.50

0.54 ***

0.54

verschil

NB

ns

***



UvA/AIAS

20

Administreren Over het algemeen houden de invullers niet erg regelmatig administraties bij. Het bijhouden van een adressenbestand of relatiebestand wordt nog het meest frequent uitgevoerd (0,63). Het bijhouden van een salarisadministratie gebeurt vrijwel nooit door de beroepsgroep (0,04). Ook het bijhouden van de administraties van werkuren, financiën, kleine kas, voorraden en personeel komt weinig voor (tussen 0,23 en 0,16). Er zijn bij bijna alle taken significante verschillen tussen de functiegroepen. Vooral de office manager doet relatief vaak taken uit dit cluster. De meeste taken in dit cluster worden zelfstandig uitgevoerd. Dat geldt echter in iets mindere mate voor het opstellen van reisdeclaraties, terwijl het bijhouden van kantoorvoorraad, de administratie werkuren en de kleine kas wel vaker zelfstandig gebeurt. Het cluster wordt met een gemiddelde score van 0,27 weinig uitgevoerd, waarbij de office manager de taken het vaakst doet (0,43) en de directiesecretaresse het minst vaak (0,22). Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste score op zelfstandigheid (0,61), en heeft de secretaresse de laagste score (0,47).

Tabel C.3.8 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘administreren’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

Bijhouden ziekte of verlofdagen 0.42

Bijhouden financiele administratie 0.21

management-ass.

0.46

0.20

0.24

0.05

office manager

0.55

0.43

0.41

0.16

0.48

0.28

afdelingssecretar

0.51

0.17

0.22

0.01

0.17

0.24

secretaresse

Bijhouden Bijhouden personeelsad salarisadminist ministratie ratie 0.19 0.02

Bijhouden kleine kas

Opstellen reisdeclaraties

0.23

0.21

0.20

0.24

directiesecretar

0.36

0.13

0.20

0.04

0.13

0.23

anders

0.35

0.20

0.21

0.04

0.19

0.24

combi-functie

0.43

0.21

0.26

0.03

0.27

0.25

totaal

0.41

0.20

0.23

0.04

0.21

0.23

***

***

***

***

***

ns

Bijhouden ziekte of verlofdagen

Bijhouden financiele administratie



secretaresse

0.44

0.47

0.40

0.32

0.47

0.40

management-ass.

0.53

0.49

0.49

0.42

0.51

0.42

office manager

0.65

0.57

0.52

0.60

0.64

0.53

afdelingssecretar

0.48

0.42

0.42

0.50

0.43

0.43

directiesecretar

0.51

0.51

0.47

0.50

0.54

0.45

anders

0.59

0.44

0.66

0.46

0.56

0.48

combi-functie

0.56

0.51

0.55

0.56

0.59

0.39

totaal

0.53 ***

0.50

0.50 ***

0.49

0.54 ***

0.44


verschil


ns

Bijhouden Bijhouden personeelsad salarisadminist ministratie ratie

UvA/AIAS

ns

ns

21

frequentie

secretaresse management-ass.

Bijhouden Bijhouden Bijhouden adressenbestand/ kantoorvoorraad voorraadadministr relatiebestand atie 0.66 0.49 0.21 0.59

0.44

0.20

Bijhouden administratie werkuren 0.19

Totaal administreren

0.16

0.28

0.28

office manager

0.73

0.61

0.43

0.20

0.43

afdelingssecretar

0.62

0.52

0.27

0.18

0.29

directiesecretar

0.63

0.34

0.14

0.11

0.22

anders

0.64

0.38

0.18

0.18

0.25

combi-functie

0.64

0.49

0.27

0.17

0.30

totaal

0.63

0.43

0.21

0.16

0.27

*

***

***

*

***

Bijhouden administratie werkuren

Totaal administreren


Bijhouden Bijhouden Bijhouden adressenbestand/ kantoorvoorraad voorraadadministr relatiebestand atie

secretaresse

0.49

0.53

0.49

0.44

0.47

management-ass.

0.52

0.56

0.51

0.53

0.50

office manager

0.68

0.71

0.67

0.55

0.61

afdelingssecretar

0.53

0.51

0.52

0.36

0.48

directiesecretar

0.53

0.59

0.56

0.50

0.52

anders

0.57

0.63

0.64

0.59

0.55

combi-functie

0.57

0.61

0.60

0.55

0.54

totaal

0.55 ***

0.59 ***

0.57 ***

0.51 *

0.52

verschil

NB

***


Organiseren Onder Het cluster Organiseren vallen een groot aantal taken. De meeste taken in dit cluster worden niet erg frequent uitgevoerd. Het beheren van vergaderzalen of werkruimtes en de organisatie zakenlunches of diners wordt gemiddeld nog het meest gedaan (0,47 en 0,42), terwijl de voorselectie van sollicitanten P&O of de activiteiten in het kader van de Wet Poortwachter vrijwel nooit aan de orde zijn (0,08 en 0,09). Bij alle taken is er tussen de functiegroepen een significant verschil in de frequentie waarin de taken worden uitgevoerd.. Over het algemeen worden de taken zelfstandig verricht. Het beheren van vergaderzalen of werkruimtes wordt met de meeste zelfstandigheid uitgeoefend, terwijl de ondersteuning bij marketing activiteiten met de minste zelfstandigheid uitgeoefend. Het cluster Organiseren wordt met een gemiddelde score van 0,21 weinig uitgevoerd, waarbij de office manager ze het vaakst doet (0,28) en de afdelingssecretaresse het minst vaak (0,17). Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste score op zelfstandigheid (0,55). En opnieuw heeft de afdelingssecretaresse de laagste score (0,36).


UvA/AIAS

22

Tabel C.3.9 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘organiseren’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

secretaresse

Reserveren Organisatie Beheren reizen binnen- uitgebreide vergaderzalen of buitenland buitenl reizen of werkruimtes 0.23 0.09 0.41

Organisatie huisvesting 0.13

Bedrijfshulpve Onderhouden rlening procedures kwaliteitscontr 0.11 0.17

management-ass.

0.31

0.14

0.51

0.20

0.10

office manager

0.27

0.11

0.49

0.43

0.17

0.18 0.30

afdelingssecretar

0.21

0.06

0.49

0.15

0.08

0.17

directiesecretar

0.37

0.16

0.47

0.15

0.09

0.15

anders

0.32

0.15

0.40

0.18

0.06

0.17

combi-functie

0.40

0.20

0.54

0.24

0.13

0.16

totaal

0.32

0.14

0.47

0.19

0.10

0.17

***

***

**

***

**

***


Reserveren Organisatie Beheren reizen binnen- uitgebreide vergaderzalen of buitenland buitenl reizen of werkruimtes

Organisatie huisvesting

Bedrijfshulpve Onderhouden rlening procedures kwaliteitscontr

secretaresse

0.36

0.48

0.50

0.51

0.42

0.42

management-ass.

0.45

0.52

0.53

0.46

0.39

0.49

office manager

0.60

0.59

0.62

0.55

0.60

0.53

afdelingssecretar

0.33

0.50

0.43

0.36

0.30

0.36

directiesecretar

0.45

0.44

0.57

0.47

0.41

0.41

anders

0.50

0.50

0.58

0.57

0.46

0.62

combi-functie

0.50

0.47

0.62

0.56

0.55

0.53

totaal

0.46 ***

0.48

0.51

0.46

ns

0.56 ***

ns

ns

0.49 ***

Organiseren interne evenementen 0.20

Organiseren externe evenementen 0.11

Voorselectie sollicitanten P&O 0.05

management-ass.

0.24

0.12

0.09

0.12

0.19

office manager

0.29

0.20

0.15

0.17

0.30

0.36

afdelingssecretar

0.20

0.09

0.04

0.04

0.11

0.19

verschil

frequentie

secretaresse

Activiteiten in Ontwikkelen kader Wet van systemen Poortwachter en procedures 0.05 0.13

Maken werkplanningen 0.20 0.23

directiesecretar

0.22

0.16

0.08

0.07

0.12

0.22

anders

0.20

0.14

0.10

0.10

0.18

0.28

combi-functie

0.24

0.17

0.07

0.10

0.18

0.23

totaal

0.22

0.14

0.08

0.09

0.16

0.24

***

***

***

***

***

Organiseren interne evenementen

Organiseren externe evenementen

Voorselectie sollicitanten P&O

secretaresse

0.48

0.40

0.38

0.33

0.47

0.48

management-ass.

0.53

0.47

0.37

0.39

0.49

0.51

office manager

0.60

0.53

0.46

0.61

0.56

0.60

afdelingssecretar

0.45

0.37

0.22

0.30

0.36

0.29

directiesecretar

0.48

0.44

0.39

0.42

0.47

0.49

anders

0.58

0.47

0.52

0.58

0.55

0.61

combi-functie

0.60

0.49

0.47

0.48

0.54

0.59

totaal

0.53 ***

0.46

0.42

0.50

ns

ns

0.46 *

0.53 ***


verschil


UvA/AIAS

Activiteiten in Ontwikkelen kader Wet van systemen Poortwachter en procedures

ns

*** Maken werkplanningen

23

frequentie


Organistatie zakenlunches of diners 0.31

Kopen cadeautjes of kerstpakketten 0.21

0.42

0.25

Ondersteuning Vervangen bij marketing manager in activiteiten bepaalde situaties 0.26 0.15 0.21

0.24

Totaal organiseren 0.18 0.22

office manager

0.39

0.34

0.36

0.30

0.28

afdelingssecretar

0.34

0.26

0.24

0.14

0.17

directiesecretar

0.49

0.29

0.21

0.19

0.21

anders

0.41

0.25

0.23

0.21

0.21

combi-functie

0.47

0.28

0.27

0.24

0.24

totaal

0.42

0.27

0.24

0.21

0.21

***

***

***

***

Organistatie zakenlunches of diners

Kopen cadeautjes of kerstpakketten


Ondersteuning Vervangen bij marketing manager in activiteiten bepaalde situaties

*** Totaal organiseren

0.46

0.47

0.34

0.44

0.40

management-ass.

0.48

0.48

0.42

0.48

0.44

office manager

0.55

0.58

0.46

0.52

0.55

afdelingssecretar

0.43

0.38

0.28

0.26

0.36

directiesecretar

0.46

0.45

0.40

0.40

0.43

anders

0.52

0.50

0.46

0.47

0.48

combi-functie

0.49

0.56

0.46

0.48

0.47

totaal

0.48 *

0.49 ***

0.41 **

0.45 *

0.44

secretaresse

verschil

NB

***



UvA/AIAS

24

Organiseren werkzaamheden op secretariaat Binnen de taken in het cluster Organiseren werkzaamheden van het secretariaat komt het plannen van de taken van het secretariaat het meest voor (0,65). Het delegeren van taken en overnemen van taken van andere secretaressen worden gemiddeld minder dan maandelijks uitgevoerd (0,46 en 0,43). Leidinggeven aan secretariaatmedewerk(st)ers en het houden van werkoverleg van secretaressen of secretariaatmedewerk(st)ers komt weinig voor (0,29 en 0,32). Over het algemeen worden de taken in dit cluster zelfstandig uitgevoerd (0,60), vooral het leidinggeven aan secretariaatmedewerk(st)ers. Het cluster Organiseren werkzaamheden van het secretariaat wordt met een gemiddelde score van 0,43 regelmatig uitgevoerd, waarbij de office manager ze het vaakst doet (0,56) en de secretaresse het minst vaak (0,36). Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste score op zelfstandigheid (0,78). En opnieuw heeft de afdelingssecretaresse de laagste score (0,49).

Tabel C.3.10 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘organiseren werkzaamheden van het secretariaat’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

secretaresse

Plannen taken Delegeren Leidinggeven Overnemen van het taken/controler secretariaats taken andere secretariaat en uitvoering medew secretaressen 0.62 0.33 0.14 0.45

Werkoverleg secretariaat (smedew) 0.27

Totaal organ. werkzaamh. secretariaat 0.36 0.44

management-ass.

0.66

0.49

0.27

0.46

0.31

office manager

0.78

0.63

0.55

0.45

0.38

0.56

afdelingssecretar

0.58

0.40

0.16

0.54

0.39

0.41

directiesecretar

0.67

0.49

0.34

0.46

0.33

0.45

anders

0.63

0.50

0.32

0.46

0.35

0.44

combi-functie

0.65

0.49

0.34

0.47

0.31

0.43

totaal

0.65

0.47

0.29

0.46

0.32

0.43

**

***

***

ns

**

***

Werkoverleg secretariaat (smedew)


secretaresse

0.55

0.57

0.74

0.44

0.45

Totaal organ. werkzaamh. secretariaat 0.49

management-ass.

0.62

0.67

0.84

0.54

0.60

0.60

office manager

0.73

0.81

0.89

0.74

0.77

0.78

afdelingssecretar

0.57

0.62

0.75

0.48

0.52

0.53

directiesecretar

0.61

0.68

0.77

0.54

0.63

0.61

anders

0.66

0.71

0.85

0.53

0.65

0.64

combi-functie

0.65

0.71

0.81

0.57

0.65

0.62

totaal

0.62 ***

0.68 ***

0.81 *

0.53 ***

0.61 ***

0.60

verschil

NB

Plannen taken Delegeren Leidinggeven Overnemen van het taken/controler secretariaats taken andere secretariaat en uitvoering medew secretaressen

***



UvA/AIAS

25

Communiceren In het cluster Communiceren behoren het beantwoorden en afhandelen van de telefoon en het aannemen en eventueel doorverbinden van de telefoon tot de dagelijkse taken van de deelnemers (0,99 en 0,97). Taken als het onderhouden van contacten met interne afdelingen, belanghebbenden voorzien van informatie, ontvangen van bezoekers en onderhouden van externe contacten worden zeer regelmatig – enkele keren per week - uitgevoerd. Spreken in het Engels komt maandelijks voor (0,51). Het voorbereiden presentaties en het spreken in een andere taal dan Engels komen minder vaak voor (0,37 en 024). Tenslotte komt het zelf houden van presentaties, het staan op beurzen en de verkoop van producten of materialen vrijwel nooit voor. De meeste taken, vooral als ze dagelijks voorkomen, worden zelfstandig uitgevoerd. Het voorbereiden van een presentatie en het staan op beurzen worden vaker volgens instructie uitgevoerd. Opnieuw heeft de office manager de hoogste score op zelfstandigheid (0,59) en de secretaresse de laagste score (0,45). Dit cluster wordt met een gemiddelde score van 0,54 regelmatig uitgevoerd, waarbij de directiesecretaresse

de

taken

het

vaakst

doet

(0,56)

en

de

secretaresse

en

de

afdelingssecretaresse het minst vaak (beide 0,50). Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste (0,59) en de afdelingssecretaresse de laagste score (0,45) op zelfstandigheid.


UvA/AIAS

26

Tabel C.3.11 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘communiceren’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

Telefoon aannemen

secretaresse

0.98

Telefoon beantw. en afhandelen 0.98

Spreken in Spreken in het engels een andere taal 0.43 0.15

Ontvangen Belangh. Onderh. van voorzien van contacten bezoekers informatie interne afd 0.77 0.79 0.88

management-ass.

0.96

0.99

0.48

0.23

0.78

0.82

office manager

0.92

0.97

0.54

0.20

0.79

0.81

0.87

afdelingssecretar

0.99

0.99

0.43

0.11

0.75

0.75

0.91 0.94

0.94

directiesecretar

0.97

0.99

0.54

0.28

0.84

0.84

anders

0.97

0.99

0.54

0.24

0.77

0.80

0.89

combi-functie

0.96

1.00

0.60

0.33

0.86

0.84

0.90

totaal

0.97

0.99

0.51

0.24

0.80

0.82

0.91

*

ns

***

***

***

ns

***

Telefoon aannemen

Telefoon beantw. en afhandelen

secretaresse

0.50

0.50

0.48

0.48

0.48

0.48

0.50

management-ass.

0.55

0.56

0.54

0.54

0.52

0.53

0.55

office manager

0.64

0.65

0.60

0.56

0.62

0.62

0.66

afdelingssecretar

0.52

0.50

0.50

0.45

0.48

0.47

0.51

directiesecretar

0.54

0.54

0.52

0.52

0.51

0.51

0.54

anders

0.56

0.56

0.55

0.55

0.53

0.55

0.55

combi-functie

0.57

0.59

0.54

0.55

0.57

0.57

0.58

totaal

0.55 ***

0.55 ***

0.53 ***

0.53

0.52 ***

0.53 ***

0.55 ***


verschil

frequentie


Onderhouden externe contacten 0.64 0.76

Spreken in Spreken in het engels een andere taal

ns

Voorbereiden Zelf houden van van presentaties presentaties 0.30 0.03 0.40

Ontvangen Belangh. Onderh. van voorzien van contacten bezoekers informatie interne afd

0.08

Op beurzen staan

Totaal communiceren

0.04

Verkoop producten of materialen 0.03

0.04

0.01

0.54

0.50

office manager

0.77

0.33

0.11

0.05

0.09

0.53

afdelingssecretar

0.65

0.29

0.06

0.01

0.02

0.50

directiesecretar

0.80

0.39

0.05

0.04

0.02

0.56

anders

0.74

0.35

0.09

0.04

0.03

0.53

combi-functie

0.76

0.41

0.08

0.05

0.07

0.57

totaal

0.75

0.37

0.07

0.04

0.03

0.54

***

***

***

ns

***

***

Op beurzen staan

Verkoop producten of materialen

Totaal communiceren


Onderhouden externe contacten

Voorbereiden Zelf houden van van presentaties presentaties

secretaresse

0.45

0.33

0.48

0.33

0.25

0.45

management-ass.

0.52

0.37

0.52

0.53

0.42

0.50

office manager

0.58

0.46

0.59

0.50

0.54

0.59

afdelingssecretar

0.47

0.32

0.50

0.17

0.75

0.48

directiesecretar

0.51

0.37

0.54

0.38

0.44

0.49

anders

0.53

0.47

0.67

0.42

0.50

0.52

combi-functie

0.56

0.48

0.68

0.41

0.63

0.54

totaal

0.51 ***

0.40 ***

0.58 ***

0.41

0.48 *

0.50

verschil

NB

ns

***



UvA/AIAS

27

Functioneren in sociale situaties Een aantal taken in dit cluster wordt gemiddeld dagelijks tot wekelijks verricht. Het omgaan met vertrouwelijke informatie (0,92), de vraagbaakfunctie (0,90) en het omgaan met informatie over personen (0,87) vindt het meest frequent plaats. Op de derde plaats in de rij van meest voorkomende taken staat de praatpaalfunctie (0,75), gevolgd door de sparringpartner voor manager (0,70). Het regelen van privé-zaken van leidinggevende of medewerkers en het bemiddelen bij persoonlijke conflicten worden veel minder frequent uitgevoerd (0,29 en 0,27). Vrijwel alle taken worden in vrijwel alle functiegroepen zelfstandig uitgevoerd. Het regelen van privé-zaken wordt het vaakst volgens instructie uitgevoerd. Het cluster Functioneren in sociale situaties wordt met een gemiddelde score van 0,67 regelmatig uitgevoerd, waarbij de office manager en de directie-secretaresse ze het vaakst doen (beide 0,70) en de afdelingssecretaresse het minst vaak (0,62). Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste (0,60) en de afdelingssecretaresse en de secretaresse de laagste score (beide 0,47) op zelfstandigheid. Tabel C.3.12 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘functioneren in sociale situaties’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

secretaresse

Vraag baak functie 0.86

Praat paal Omgaan Omgaan Bemidd. functie m. vertrou m. inform. bij pers. welijke info over pers. conflicten 0.68 0.85 0.82 0.19

Regelen Sparring Totaal prive partn. voor fungeren zaken manager in soc. sit. 0.21 0.62 0.60

management-ass.

0.92

0.78

0.94

0.90

0.27

0.27

0.73

office manager

0.95

0.75

0.94

0.91

0.34

0.31

0.71

0.69 0.70

afdelingssecretar

0.89

0.77

0.89

0.83

0.22

0.16

0.56

0.62

directiesecretar

0.92

0.75

0.96

0.90

0.27

0.34

0.75

0.70

anders

0.89

0.74

0.90

0.83

0.28

0.28

0.71

0.66

combi-functie

0.90

0.80

0.94

0.89

0.32

0.35

0.72

0.70

totaal

0.90

0.75

0.92

0.87

0.27

0.29

0.70

0.67

**

***

***

***

***

***

***


** Vraag baak functie

Praat paal Omgaan Omgaan Bemidd. functie m. vertrou m. inform. bij pers. welijke info over pers. conflicten

Regelen Sparring Totaal prive partn. voor fungeren zaken manager in soc. sit. 0.47 0.37 0.49

secretaresse

0.52

0.52

0.48

0.47

0.50

management-ass.

0.56

0.54

0.54

0.55

0.56

0.43

0.51

0.51

office manager

0.64

0.63

0.62

0.61

0.62

0.49

0.55

0.60

afdelingssecretar

0.50

0.52

0.45

0.44

0.48

0.44

0.50

0.47

directiesecretar

0.56

0.54

0.52

0.51

0.57

0.41

0.52

0.51

anders

0.59

0.59

0.55

0.57

0.60

0.49

0.56

0.54

combi-functie

0.59

0.58

0.56

0.55

0.57

0.43

0.55

0.54

totaal

0.56 ***

0.56 ***

0.53 ***

0.53 ***

0.57 *

0.43

0.53 *

0.52

verschil

NB

ns

***



UvA/AIAS

28

Beheer apparatuur Het bedienen van kantoorapparatuur wordt door alle functiegroepen regelmatig uitgevoerd. Taken als de inkoop van kantoor verbruiksartikelen, het regelen van onderhoud van apparatuur en het regelen van onderhoud van gebouw worden gemiddeld minder dan maandelijks verricht (0,32, 0,30 en 0,21). De office managers bedienen en onderhouden gemiddeld het vaakst de apparatuur, terwijl de directiesecretaresse dit het minst doet. Vrijwel alle apparatuur wordt zelfstandig bediend en het onderhoud ervoor zelfstandig geregeld. Het cluster Beheer gebouw, apparatuur en inventaris wordt met een gemiddelde score van 0,42 min of meer regelmatig uitgevoerd, waarbij de office manager ze het vaakst doet (0,61) en de management-assistente het minst vaak (0,41). Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste (0,66) en de afdelingssecretaresse de laagste score (0,50) op zelfstandigheid.

Tabel C.3.13 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘beheer gebouw, apparatuur en inventaris’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

Regelen onderhoud gebouw 0.16

Bedienen kantoor apparatuur 0.86

Regelen onderhoud apparatuur 0.30

management-ass.

0.18

0.86

0.29

0.32

office manager

0.47

0.91

0.53

0.53

0.61

afdelingssecretar

0.13

0.89

0.35

0.35

0.43

secretaresse

Inkoop kantoor Totaal beheer verbruiksartikelen gebouw, app. en inventaris 0.36 0.42 0.41

directiesecretar

0.17

0.83

0.23

0.25

0.37

anders

0.23

0.87

0.27

0.27

0.40

combi-functie

0.28

0.86

0.38

0.40

0.48

totaal

0.21

0.86

0.30

0.32

0.42

***

ns

***

***

***

Regelen onderhoud gebouw

Bedienen kantoor apparatuur

Regelen onderhoud apparatuur

secretaresse

0.43

0.50

0.47

management-ass.

0.55

0.52

0.53

0.59

0.53

office manager

0.63

0.67

0.64

0.67

0.66

afdelingssecretar

0.55

0.51

0.50

0.54

0.52

directiesecretar

0.53

0.54

0.54

0.59

0.55

anders

0.61

0.57

0.57

0.63

0.57

combi-functie

0.60

0.57

0.59

0.63

0.57

totaal

0.56 ***

0.55 ***

0.55 ***

0.59 ***

0.55


verschil

NB

Inkoop kantoor Totaal beheer verbruiksartikelen gebouw, app. en inventaris 0.50 0.50

***



UvA/AIAS

29

Computer Onder het cluster Computer vallen een groot aantal taken die op de computer worden uitgevoerd. Tekstverwerking, Outlook en Internet zijn vrijwel dagelijkse activiteiten (0,99, 0,96 en 0,96), onmiddellijk gevolgd door het spreadsheetprogramma (0,86). Daarentegen vindt het werken met een presentatieprogramma en een database programma minder frequent plaats (0,54 en 0,30). Het beheer van applicaties of van software vindt sporadisch plaats (0,13 en 0,12). Opvallend is dat er in dit cluster slechts enkele significante verschillen tussen de functiegroepen zijn. Vrijwel alle taken worden zelfstandig uitgevoerd. Het cluster Computer wordt met een gemiddelde score van 0,54 regelmatig uitgevoerd, waarbij er grote verschillen zijn tussen de taken: sommige worden zeer regelmatig en andere vrijwel nooit uitgevoerd. Opnieuw doet de office manager ze het vaakst (0,61) en de directiesecretaresse het minst vaak (0,53). Net als in de voorgaande clusters heeft de office manager opnieuw de hoogste (0,64) en de secretaresse de laagste score (0,50) op zelfstandigheid.


UvA/AIAS

30

Tabel C.3.14 Gemiddelde frequentie en gemiddelde verantwoordelijkheid waarmee taken uit ‘computer’ worden uitgevoerd, uitgesplitst naar functiegroep. frequentie

Werken met tekstverwerkings programma 0.99

Werken met spreadsheet programma 0.87

Werken met presentatie programma 0.49

Werken met database programma 0.34

Werken met dtp programma 0.04

management-ass.

1.00

0.87

0.56

0.27

0.05

office manager

0.99

0.92

0.51

0.46

0.09

afdelingssecretar

1.00

0.89

0.53

0.36

0.04

secretaresse

directiesecretar

0.99

0.82

0.56

0.25

0.05

anders

0.99

0.85

0.51

0.29

0.05

combi-functie

0.99

0.89

0.56

0.31

0.05

totaal

0.99

0.86

0.54

0.30

0.05

ns

**

ns

***

ns

Werken met tekstverwerkings programma

Werken met spreadsheet programma

Werken met presentatie programma

Werken met database programma

Werken met dtp programma

secretaresse

0.52

0.52

0.51

0.50

0.50

management-ass.

0.53

0.52

0.50

0.53

0.55

office manager

0.65

0.65

0.64

0.65

0.59

afdelingssecretar

0.52

0.51

0.48

0.46

0.38

directiesecretar

0.53

0.52

0.50

0.51

0.53

anders

0.58

0.56

0.54

0.52

0.53

combi-functie

0.57

0.55

0.55

0.52

0.54

totaal

0.55 ***

0.54 ***

0.52 ***

0.53 ***

0.53

Werken met Outlook 0.95

Werken met Internet 0.98

Beheer software

Totaal computer

0.09

Beheer applicaties 0.11

0.96

0.96

0.12

0.14

0.54


verschil

frequentie secretaresse management-ass.

ns

0.54

office manager

0.97

0.97

0.32

0.24

0.61

afdelingssecretar

0.95

0.97

0.11

0.07

0.55

directiesecretar

0.97

0.96

0.10

0.12

0.53

anders

0.95

0.96

0.12

0.13

0.53

combi-functie

0.98

0.96

0.14

0.14

0.56

totaal

0.96

0.96

0.12

0.13

0.54

ns

ns

***

***

***

Werken met Outlook

Werken met Internet

Beheer software

Beheer applicaties

Totaal computer

0.52

0.51

0.47

0.49

0.50

management-ass.

0.54

0.53

0.56

0.52

0.52

office manager

0.65

0.65

0.65

0.66

0.64

afdelingssecretar

0.51

0.51

0.56

0.33

0.51

directiesecretar

0.53

0.52

0.51

0.51

0.51

anders

0.57

0.54

0.57

0.59

0.56

combi-functie

0.57

0.57

0.53

0.49

0.56

totaal

0.55 ***

0.54 ***

0.55

0.53 ***

0.53


secretaresse

verschil

NB

ns

***



UvA/AIAS

31

D DE ORGANISATIE VAN HET WERK De persoon waarvoor men werkt In de vragenlijst is ook gevraagd naar de functie van de persoon of personen waarvoor de invuller werkt. Daarbij was het mogelijk meerdere antwoorden aan te kruisen. De gepresenteerde lijst liep van salesmanager tot CEO. Opvallend is dat de grootste groep invullers voor een andere persoon werkt dan in de lijst genoemd (46%). Slechts 3 tot 7% van de invullers werkt voor managers die op een deelgebied werkzaam zijn, zoals de salesmanager, de P&O manager, de financieel manager, de marketing manager, of de communicatiema manager. Een op de zeven werkt voor de afdelingsmanager (15%), ruim een op de vier werkt voor de algemeen directeur (27%) en een op de drie voor de directeur (32%). Het zal niet verbazen dat vooral de directiesecretaressen werken voor de directeur of de algemeen directeur.

Tabel D.1.1

Voor wie werkt de invuller, uitgesplitst naar functiegroep

secretaresse

Sales Afd. P&O mnger mnger mnger 8% 26% 11%

Finan. Market. Comm.. Algem. Direc Algem CEO FFO mnger mnger mnger mnger teur . direct. 7% 5% 4% 14% 21% 11% 1% 1%

An ders 51%

management-ass. 8%

21%

6%

6%

5%

0%

9%

29%

22%

2%

1%

office manager

10%

9%

7%

9%

7%

6%

8%

42%

38%

3%

2%

48% 44%

afdelingssecretar

9%

54%

0%

4%

9%

2%

7%

9%

0%

0%

0%

51%

directiesecretar

3%

4%

3%

8%

4%

1%

4%

45%

42%

5%

3%

32%

anders

6%

12%

7%

5%

3%

5%

5%

23%

21%

7%

1%

58%

combi-functie

7%

14%

7%

11%

5%

2%

6%

40%

35%

7%

2%

48%

totaal

6%

15%

6%

7%

5%

3%

7%

32%

27%

4%

2%

46%

Gevraagd is of de deelnemer aan het onderzoek werkt voor één persoon, voor enkele personen of voor een afdeling. Bijna drie op de tien invullers werkt voor één persoon (27%). Dit komt vooral voor bij de directiesecretaresse. Bijna vier op de tien invullers werkt voor twee of meer personen. Ook dit komt veel voor bij de directiesecretaresse. Slechts een op de tien invullers werkt voor een afdeling. Het gaat dan bij uitstek over de afdelingssecretaresse. De resterende groep, drie op de tien invullers, werkt deels voor één of enkele personen en deels voor een afdeling. In deze groep is opnieuw de afdelingssecretaresse te vinden, maar ook de office manager. Als secretaressen voor meer dan één persoon werken, dan gaat het meestal om twee tot vijf personen. Secretariaten voor grotere groepen personen komen vrijwel niet voor.


UvA/AIAS

32

Tabel D.1.2 Organisatie van het secretariaat, uitgesplitst naar functiegroepen voor 1 persoon secretaresse management-assistente office manager afdelingssecretaresse directiesecretaresse anders combi-functie Totaal

14 30 20 7 40 26 23 27

voor 2 of meer personen 36 40 42 5 43 34 41 38

voor een afdeling 12 4 9 40 2 13 5 8

deels voor personen, deels voor afdeling 37 26 29 47 15 28 31 27

totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Vervolgens is gevraagd of de invuller in de laatste drie jaar voor meer of minder personen is gaan werken. Meer dan de helft van de invullers is voor meer personen gaan werken (56%). Dat geldt vooral voor de afdelingssecretaresse en in mindere mate voor de office manager. Een kwart is voor minder personen gaan werken (25%) en de resterende groep is voor hetzelfde aantal personen blijven werken (19%). Tabel D.1.3 Veranderingen in personen waarvoor invuller werkt, uitgesplitst naar functiegroep meer personen

hetzelfde aantal personen

secretaresse

58

14

minder personen 27

Totaal % 100

management-ass.

58

13

29

100

office manager

61

17

22

100

afdelingssecretar

78

8

14

100

directiesecretar

49

27

25

100

anders

52

21

27

100

combi-functie

58

21

21

100

totaal

56

19

25

100

Tenslotte is gevraagd hoe de werkwijze op het secretariaat is, met name of ieder voor de eigen leidinggevende werkt. Ruim vier op de tien invullers doet dit. Bij nog eens een derde van de invullers werkt men deels gezamenlijk, deels apart voor de leidinggevenden. Bij een op de vijf invullers werkt men gezamenlijk voor een afdeling. In vergelijking met vier en tien jaar geleden is de organisatie van het werk veranderd (tabel D.1.4). Het percentage dat voor één persoon werkt is in de loop van tien jaar fors afgenomen ten gunste van secretariaten met twee of meer personen. Dat klopt met de enquête uit 2004, waarin de deelnemers zeggen dat ze de laatste drie jaar voor meer personen zijn gaan werken. Het percentage dat voor een afdeling werkt is stabiel gebleven met zo’n 10%. Ook het percentage dat zowel voor één/enkele personen als een afdeling werkt is stabiel gebleven. Tabel D.1.4 Organisatie van het secretariaat, uitgesplitst naar jaar voor 1 persoon 1994 2000 2004


41 33 27

voor 2 of meer personen 22 35 38

UvA/AIAS

voor een afdeling 10 10 8

deels voor personen, deels voor afdeling 28 22 27

totaal 100% 100% 100%

33

De organisatie van het secretariaat Gevraagd naar de grootte van het secretariaat waar de invuller werkt, dan gaat het in één op de drie secretariaten om een eenpersoonssecretariaat (39%). Daarbij scoren de managementassistenten het hoogst (44%). Bij nog eens ruim een kwart gaat het om een tweepersoonssecretariaat (26%). Dit komt het meest voor bij de office managers (31%). Bij de resterende groep gaat het meestal om een secretariaat van drie of vier personen. Secretariaten van vijf of meer personen komen weinig voor en grotere secretariaten zijn een zeldzaamheid, zoals tabel D.1.5 laat zien.

Tabel D.1.5 Aantal personen op het secretariaat, uitgesplitst naar functiegroep (2004) 1

2

3

4

5

6-10

11-20

secretaresse

37

26

14

10

5

6

2

Totaal 5 100

management-ass.

44

26

11

5

6

7

1

100

office manager

34

31

13

7

6

8

1

100

afdelingssecretar

39

16

11

14

7

7

7

100

directiesecretar

39

30

14

7

3

5

1

100

anders

36

19

10

12

6

12

4

100

combi-functie

40

28

11

12

4

5

0

100

totaal

39

26

13

9

5

7

2

100

Tenslotte is ook gevraagd of het secretariaat in de laatste drie jaar is toe- of afgenomen. Ruim een kwart van de invullers geeft aan dat de omvang van het secretariaat is afgenomen (26%). Dat geldt vooral voor de secretaresse (29%). Ruim vier op de tien invullers zegt dat het secretariaat hetzelfde is gebleven (42%). Dat is vooral bij de directiesecretaresse het geval (46%). Bij een derde van de invullers is het secretariaat groter geworden (32%). Dat is vooral het geval bij de office manager en bij de afdelingssecretaresse (38 resp. 37%).

Tabel D.1.6 Veranderingen in omvang van het secretariaat, uitgesplitst naar functiegroep (2004) afgenomen

hetzelfde gebleven

toegenomen

Totaal %

secretaresse

29

41

30

100

management-ass.

28

40

32

100

office manager

24

39

38

100

afdelingssecretar

27

36

37

100

directiesecretar

23

46

31

100

anders

26

39

36

100

combi-functie

27

46

27

100

totaal

26

42

32

100


UvA/AIAS

34

Hoe zit het met deeltijdarbeid op het secretariaat? Het gemiddeld aantal personen op een secretariaat is 2,4. Het gemiddeld aantal deeltijders op een secretariaat is 1,3. Bijna de helft van de werknemers op het secretariaat werkt in deeltijd. In een op de drie eenpersoonssecretariaten werkt de werknemer in deeltijd. Op een kwart van de tweepersoonssecretariaten werkt niemand in deeltijd, op bijna de helft werkt een op de twee personen in deeltijd en op ruim een derde werken beide personen in deeltijd. Op het merendeel van de grotere secretariaten werkt ongeveer de helft van de personen in deeltijd.

Tabel D.1.7 Percentage deeltijders op het secretariaat, uitgesplitst naar grootte secretariaat (2004) totaal personen op secr. w.v. deeltijders 0 1

1

2

3

4

5

6-10

11-20

21 en mr

Totaal

67

23

13

13

4

5

9

40

35

33

42

28

22

12

4

9

35

35

22

16

8

25

23

31

17

21

25

22

10

23

9

20

55

2 3 4 5 6-10 11-20

17 5

21 of meer 100%

100%

100% 100% 100%

100%

8 5

14

totaal %

30

100%

2 2 40

0

20

0

100%

100%

Tenslotte is gevraagd of er duobanen voorkomen op het secretariaat. Dat is slechts bij een op de vijf secretariaten het geval. En dan gaat het in veruit de meeste gevallen ook nog om slechts één duobaan. Op 2% van de secretariaten zijn er twee of meer duobanen. In vergelijking met vier en tien jaar geleden is de bemensing van het secretariaat nauwelijks (tabel D.1.8). Het percentage eenpersoonssecretariaten blijft rond de 40% schommelen. Het percentage tweepersoonssecretariaten blijft rond de 25% schommelen. Ook bij de grotere secretariaten hebben weinig veranderingen plaatsgevonden in de afgelopen tien jaar.

Tabel D.1.8 De bemensing van het secretariaat, uitgesplitst naar jaar 1

2

3

4-10

11 en meer

Totaal

1994

41

28

13

14

3

100%

2000

37

24

15

20

3

100%

2004

39

26

13

21

2

100%


UvA/AIAS

35

De planning van werkzaamheden van het secretariaat Ruim vier op de tien invullers heeft administratieve ondersteuning op het secretariaat, bijv. van receptiemedewerkers (42%). Grotere secretariaten hebben vaker administratieve ondersteuning dan kleinere. Zo heeft een derde van de eenpersoonssecretariaten administratieve ondersteuning (32%) tegenover de helft van de vier- of vijfpersoonssecretariaten (50%). Op de vraag of deze ondersteuning in de afgelopen drie jaar een wijziging heeft ondergaan zegt ruim zes op de tien invullers dat dit niet het geval is (62%). Op de secretariaten met administratieve ondersteuning komen de veranderingen vooral voor als gevolg van reorganisatie en nauwelijks als gevolg van invloed ICT. Op ongeveer een op de acht secretariaten die zonder administratieve ondersteuning zijn veranderingen opgetreden door reorganisaties. Vermoedelijk betekent dit dat deze secretariaten vroeger wel administratieve ondersteuning hadden, mar dat deze is weggevallen.

Tabel D.1.9 Veranderingen in administratieve ondersteuning op het secretariaat, uitgesplitst naar aanwezigheid van administratieve ondersteuning, in percentages van het totaal (2004) veranderingen ondersteuning nee ja totaal

nee

ja, door reorganisatie

ja, door invloed ICT

ja, andere reden

niet ingevuld

totaal

37

6

0

2

13

58%

25

8

2

6

1

62%

14%

2%

8%

13%

42% 100%

Er is ook gevraagd hoe vaak op het secretariaat werk extern wordt ingehuurd. Wordt er gebruik gemaakt van uitzendkrachten? Nooit, zegt een meerderheid (67%). Jaarlijks, geeft een kwart aan (24%). De resterende kleine groep maakt vaker gebruik van uitzendkrachten (6%). Op de secretariaten van de invullers wordt vrijwel nooit gebruik gemaakt van secretaressen uit een pool (91% zegt ‘nooit’). Ook gebruik van zelfstandige secretaressebureaus of freelance secretaressen (zzp’ers) vindt zeer weinig plaats, want ruim negen op de tien invullers zegt dat dit op hun secretariaat nooit gebeurt (92% resp. 94%). De voicemail of antwoordapparaat wordt bij één op de vier secretariaten dagelijks gebruikt en bij ruim de helft nooit (25% resp. 59%). Doorschakelen van de telefoon van het secretariaat naar een privé-nummer gebeurt zelden (87% kruist aan ‘nooit’). Daarentegen gebeurt het doorschakelen van de telefoon van het secretariaat naar een ander secretariaat wel frequent. Bij ruim de helft gebeurt dit dagelijks, wekelijks of maandelijks, bij de resterende helft gebeurt het nooit. In tabel D.1.10 staat de gemiddelde frequentie waarmee werk extern wordt ingehuurd. Er is weinig verschil tussen de functiegroepen. Een uitzondering vormen de office managers, die veel vaker de voicemail gebruiken. Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

36

Tabel D.1.10 Gemiddelde frequentie waarmee werk extern wordt ingehuurd, uitgesplitst naar functiegroep. Gebruik uitzend krachten

Gebruik Gebruik Gebruik Gebruik Gebruik Gebruik door secret. uit zelfstandige freelance voicemail/ant doorschakele schakelen arbeidspool secretaresse secret. (zzp) woordapparaat n naar prive- naar ander bureaus nummer nummer 0.03 0.02 0.01 0.34 0.04 0.41

secretaresse

0.14

management-ass.

0.10

0.02

0.01

0.01

0.33

0.07

office manager

0.13

0.01

0.03

0.01

0.48

0.13

0.37

afdelingssecretar

0.14

0.03

0.00

0.00

0.25

0.08

0.45

directiesecretar

0.09

0.03

0.02

0.01

0.24

0.07

0.43

anders

0.13

0.03

0.03

0.01

0.34

0.08

0.41

combi-functie

0.13

0.03

0.03

0.02

0.41

0.06

0.43

totaal

0.11

0.03

0.02

0.01

0.33

0.07

0.43

*

ns

ns

ns

***

*

ns

verschil

NB

0.47


Tenslotte is nog gevraagd of er in de laatste drie jaar meer of juist minder extern is ingehuurd. Bijna een op de drie invullers zegt dat er minder is ingehuurd (32%). Ruim een op de vier invullers geeft aan dat zij het antwoord niet weten (28%). Een op de vijf zegt dat de externe inhuur gelijk is gebleven (21%). De resterende kleine groep zegt dat het meer is geworden (11%). De onderwerpen in deze paragraaf kunnen we niet goed vergelijken met de situatie van tien jaar geleden, omdat de vragen niet overeenkomen. Wel kunnen we voor de vraag naar het extern inhuren van werk de situatie van 2004 met die van 2000 vergelijken (tabel D.1.11). Dan blijkt dat het gebruik van uitzendkrachten in 2000 hoger lag dan in 2004, maar dat zal niet verbazen gezien het feit dat Nederland in 2000 nog een zeer krappe arbeidsmarkt kende. De overige vormen om werk uit te besteden zijn daarentegen nauwelijks veranderd.

Tabel D.1.11 Gemiddelde frequentie waarmee werk extern wordt ingehuurd, uitgesplitst naar functiegroep.

2004

Gebruik uitzend krachten 0.11

Gebruik secret. uit arbeidspool 0.03

Gebruik zelfst. secretaresse bureaus 0.02

2000

0.18

0.04

0.03

NB

Gebruik Gebruik door Gebruik door voicemail/ant schakelen n schakelen naar woordapparaat prive-nummer ander nummer 0.33 0.07 0.43 0.32

0.05

0.36



UvA/AIAS

37

Uw opinie over het werk op uw secretariaat Tenslotte is in dit vragenblok de opinie gepeild over de werkzaamheden op het secretariaat op een schaal van 1=zeer mee eens tot 5 = geheel mee oneens (zie tabel D.1.12). Veel steun ondervindt de uitspraak dat de werksfeer op het secretariaat prettig is (gemiddelde score 1,6). Er is geen verschil tussen de functiegroepen. Ook de uitspraken dat de huidige bezetting toereikend is en dat de onderlinge arbeidsverdeling op het secretariaat goed is, vindt duidelijke steun, al is de gemiddelde score iets lager dan bij de werksfeer (beide 2,3). De directiesecretaressen vinden het vaakst en de afdelingssecretaressen het minst vaak dat de onderlinge arbeidsverdeling goed is. Gevraagd naar de uitspraak of op een secretariaat administratieve ondersteuning noodzakelijk is, neigt de opinie naar neutraal (2,9). De management-assistenten vinden het vaakst van wel en de directiesecretaressen en secretaressen juist het minst vaak. Tenslotte is de mening gevraagd over de uitspraak dat het secretariaat steeds meer niet-typische secretariaatswerkzaamheden krijgt toebedeeld (2,4). De invullers zijn het hier mee eens. Met de uitspraak dat het secretariaat steeds meer (voorbereidende) taken van managers overneemt zijn de invullers het nog meer eens (2,2).

Tabel D.1.12 Opinies over de werkzaamheden op het secretariaat, uitgesplitst naar functiegroepen Werksfeer is prettig secretaresse

1.6

Huidige bezetting toereikend 2.3

management-ass.

1.6

2.4

2.7

2.3

2.4

office manager

1.6

2.4

2.8

2.3

2.1

2.1

afdelingssecretar

1.8

2.4

2.8

2.5

2.4

2.2

directiesecretar

1.6

2.2

3.0

2.1

2.5

2.2

anders

1.6

2.4

2.7

2.3

2.4

2.1

combi-functie

1.5

2.3

2.8

2.2

2.3

2.2

totaal

1.6

2.3

2.9

2.3

2.4

2.2

verschil

ns

ns

***

***

*

ns

NB

Administratieve ondersteuning noodzaak 3.0

Onderlinge arbeidsver deling goed 2.4

Steeds meer toe bedeeld 2.4

Steeds meer taken manager

2.1

2.2

De opinie is gemeten op een schaal van 1=zeer mee eens tot 5 = geheel mee oneens.

Vier jaar geleden zijn dezelfde items deels ook gevraagd. In 1994 zijn ze niet opgenomen in de vragenlijst. Uit de tabel D.1.13 blijkt dat de meningen van de deelnemers in vier jaar niet veranderd zijn, met uitzondering van het item ‘bezetting is toereikend’. Hier wordt in 2004 iets positiever over gedacht dan in 2000. Dat is in lijn met de grotere inhuur van uitzendkrachten in 2000, hetgeen duidt op een destijds krappere bezetting dan nu.

Samenvattend zouden we kunnen concluderen dat in de afgelopen tien jaren de organisatie van Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

38

het secretariaat aanzienlijk is veranderd, terwijl hiervoor bleek dat de taakinhoud vrijwel niet veranderd is.

Tabel D.1.13 Opinies over de werkzaamheden op het secretariaat, uitgesplitst naar jaar Werksfeer is prettig 2004

1.6

Huidige bezetting toereikend 2.3

2000

1,6

2,5

NB

Administratieve ondersteuning Onderlinge arbeidsver noodzaak deling goed 2.9 2.3 2,9

2,3



UvA/AIAS

39

E DE LOOPBAAN Arbeidsgeschiedenis Gemiddeld zijn secretaressen sinds 1986, dus ruim 17 jaar, actief op de arbeidsmarkt (zie tabel E.1.1). Ruim een kwart verricht minder dan 10 jaar betaalde arbeid, meer dan een derde werkt tussen de 10 en 19 jaar, terwijl de resterende groep al meer dan 20 jaar werkt. Gemiddeld hebben de invullers bij 3,4 werkgevers gewerkt, inclusief de huidige. Zes op de tien invullers hebben tot nu toe 3 werkgevers gehad, vier op de tien hebben 4 of meer werkgevers gehad, oplopend tot meer dan 20.

Tabel E.1.1

Werkervaring en dienstjaren, uitgesplitst naar functiegroepen werkzaam sinds 19..

in secreta ressefunctie sinds 19..

bij huidige werk gever sinds 19..

in huidige functie sinds 19..

gemiddeld aantal jaren tussen indiensttreding huidige werkg. en begin huidige functie

secretaresse

89,0

94,1

97,4

99,7

2,8

management-ass.

86,1

91,1

96,0

99,4

3,8

office manager

87,7

91,6

97,4

99,9

3,0

afdelingssecretar

87,2

92,5

96,9

99,9

3,3

directiesecretar

84,3

88,9

96,0

98,5

2,9

anders

87,5

91,8

98,0

0,4

2,5

combi-functie

85,4

91,2

97,3

99,7

2,0

totaal

86,4 ns

91,2 **

96,9 ***

99,5 ***

2,9 ***

verschil

Ruim vier op de vijf invullers heeft ononderbroken gewerkt sinds ze op de arbeidsmarkt kwam (81%). Eén op de vijf heeft wel eens langer dan een jaar geen betaald werk gehad. In driekwart van de gevallen was dat vanwege de zorg voor kinderen en huishouding. De resterende groep noemt als reden voor de onderbreking in ongeveer even grote mate ontslag of werkloosheid, opleiding, ziekte of arbeidsongeschiktheid, of nog een andere reden. De invuller met het langste dienstverband werkt sinds 1960 onafgebroken bij haar werkgever. Zij werkt overigens pas sinds 1998 als secretaresse. Met haar zijn nog enkele andere invullers in de jaren ’60 bij hun huidige werkgever komen te werken. Nog eens zo’n 3% van de invullers is in de jaren ’70 in dienst getreden. Zo’n 10% is in de jaren ’80 in dienst getreden en zo’n 34% is in de jaren ’90 in dienst getreden. Ongeveer de helft van de invullers werkt pas sinds 2000 bij de huidige werkgever.


UvA/AIAS

40

Vier op de tien invullers is bij indiensttreding direct in de huidige functie komen te werken. Zij hebben dus geen andere functies bij de huidige werkgever gehad. Nog eens een kwart van de invullers is binnen vijf jaar na indiensttreding in de huidige functie komen te werken. De resterende groep heeft hier een langere periode tussen zitten, oplopend tot meer dan 20 jaar. Bij de management-assistenten zijn er gemiddeld de meeste jaren tussen indiensttreding en begin van de huidige functie, bij de invullers in de gecombineerde functie de minste (zie tabel 32). De directiesecretaressen zijn gemiddeld het langst in dienst én het langst werkzaam in de huidige functie. De secretaresse is gemiddeld het kortst in dienst en het kortst werkzaam in de huidige functie. Vergelijken we de resultaten met die van vier en tien jaar geleden, dan zien we dat de deelnemers nu een langer dienstverband hebben dan vier en tien jaar geleden. Tabel E.1.2

Werkervaring en dienstjaren, uitgesplitst naar jaar werkzaam sinds 19..

in secreta ressefunctie sinds 19..

bij huidige werk gever sinds 19..

in huidige functie sinds 19..

gemiddeld aantal jaren tussen indiensttreding huidige werkg. en begin huidige functie

2000

86,4 84,2

91,2 -

96,9 93,3

99,5 96,0

2,9 2,4

1994

78.3

-

-

-

-

2004

Arbeidscontract en promotie Bijna negen op de tien invullers hebben een vast arbeidscontract (91%). Nog eens een op de twintig heeft een tijdelijk contract (5%). Een zeer kleine groep werkt als uitzendkracht of via detachering (3%). Andere contractvormen, zoals oproepcontracten, invalkrachten of min-max contracten komen niet voor, evenmin als banenpoolers. Een enkeling werkt als stagiaire en een enkeling heeft geen schriftelijk contract.

Tabel E.1.3

Arbeidscontract en promotie, uitgesplitst naar functiegroepen vast contract

secretaresse

88%

salarisverhog gehad 78%

promotie gemaakt 34%

op andere afdeling gewerkt 43%

in andere functie gewerkt 31%

management-ass.

93%

82%

46%

42%

31%

office manager

90%

81%

54%

25%

29%

afdelingssecretar

90%

63%

42%

42%

31%

directiesecretar

95%

82%

41%

37%

23%

anders

90%

79%

41%

38%

24%

combi-functie

89%

82%

43%

28%

29%

totaal

91%

80%

42%

37%

28%

ns

ns

*

**

ns

verschil


UvA/AIAS

41

De vraag of men bij de huidige werkgever promotie heeft gemaakt en of dit al dan niet met salarisverhoging gepaard is gegaan, levert de volgende resultaten op. Bijna zes op de tien invullers heeft bij de huidige werkgever geen promotie gemaakt (58%). Ruim tweederde van deze groep heeft overigens wel salarisverhoging gehad. Ruim vier op de tien invullers heeft wel promotie gemaakt (42%) en deze is vrijwel steeds gepaard gegaan met salarisverhoging. Promotie zonder salarisverhoging is een uitzondering. Overigens zijn er geen significante verschillen tussen de functiegroepen in dit opzicht. De enige uitzondering vormen de office managers, die vaker promotie hebben gemaakt. Bijna driekwart van de invullers heeft bij de huidige werkgever altijd als secretaressen gewerkt (73%). Bijna een kwart heeft nog in één of twee andere functies dan secretaresse gewerkt, en de resterende kleine groep heeft drie of meer andere functies gehad. Er zijn geen significante verschillen tussen de functiegroepen. De cijfers bevestigen dat naarmate men langer bij de huidige werkgever in dienst is, men ook op meer afdelingen heeft gewerkt. Degenen die drie of meer functies hebben gehad, werken gemiddeld sinds 1988 bij de huidige werkgever. Daarentegen zijn degenen die nog in dezelfde functie werken gemiddeld in 1998 bij de werkgever begonnen te werken. Bijna tweederde van de invullers heeft bij de huidige werkgever altijd op dezelfde afdeling gewerkt (63%). Bijna een derde heeft nog op één of twee andere afdelingen gewerkt en de resterende kleine groep heeft drie of meer andere afdelingen gewerkt. Er zijn significante verschillen tussen de functiegroepen. De afdelingssecretaressen hebben veel vaker op verschillende afdelingen gewerkt, terwijl de office manager dit juist veel minder heeft gedaan. Vergeleken met vier en tien jaar geleden hebben de invullers nu even vaak een vast contract als tien jaar geleden. Alleen in 2000 was dit wat lager, hetgeen mogelijk komt omdat er toen meer mobiliteit op de arbeidsmarkt was. Het percentage dat promotie heeft gemaakt is in 2000 en 2004 stabiel, maar was in 1994 iets hoger. Het percentage dat een salarisverhoging heeft gehad is eveneens stabiel, net als het percentage dat altijd als secretaresse heeft gewerkt bij de huidige werkgever.

Tabel E.1.4

Werkervaring en dienstjaren, uitgesplitst naar jaar vast arbeids contract

promotie gemaakt

salarisverhoging gehad

bij werkg. altijd als secretaresse gewerkt

91% 87%

42%

79%

2000

42%

73% 72%

1994

91%

48%

77% -

2004


UvA/AIAS

-

bij werkg. altijd op zelfde afdeling gewerkt 63% -

42

Toekomstverwachtingen Verwacht u over drie jaar nog bij uw huidige werkgever te werken, zo is gevraagd in de enquête. Meer dan de helft van de invullers verwacht dat dit het geval is (67%). Een vijfde verwacht niet meer bij de werkgever te werken (20%) en de resterende groep weet het niet. De meerderheid van degenen die verwachten te blijven werken, denken dat dit voornamelijk in dezelfde functie en op dezelfde afdeling zal zijn. Een minderheid verwacht dat ze dan in een andere functie of op een andere afdeling zal werken. Aan degenen die denken over drie jaar niet meer bij de huidige werkgever te werken, is gevraagd wat daarvoor de reden is. De meerderheid van deze groep zegt dat ze dan bij een andere werkgever werkt of voor zichzelf is begonnen. Een kleine groep invullers zegt te willen stoppen vanwege pensioen of vervroegde uittreding, een nog kleinere groep om voor gezin of familie te zorgen en een zeer kleinere groep vanwege een opleiding. Vergeleken met vier en tien jaar geleden zijn de deelnemers honkvaster geworden (tabel E.1.5). Verwachtte tien en vier jaar geleden nog slechts 27% respectievelijk 55% dat ze over drie jaar bij de huidige werkgever te werken, nu is dat 67%. Evenzo is het percentage dat zeker weet dat ze over drie jaar niet meer bij de huidige werkgever werkt gedaald.

Tabel E.1.5

Werkt over drie jaar bij de huidige werkgever, uitgesplitst naar jaar werkt over 3 jr bij werkgever

werkt over 3 jr niet meer bij werkgever

2004

67%

20%

2000

55%

25%

1994

27% NB

29%

NB

In 1994 is de toekomstverwachting over vijf jaar gevraagd, niet over drie jaar.

Mobiliteit Een kwart van de invullers heeft het afgelopen jaar gesolliciteerd naar een functie bij een andere werkgever (24%). Dat was in ruim twee van de drie gevallen naar een functie als secretaresse en in de overige gevallen naar een andere functie dan secretaresse. Er zijn significante verschillen tussen de functiegroepen. Daar waar de secretaresse het vaakst heeft gesolliciteerd, deden de directiesecretaresse en de combi-functie dat het minst. In de enquête is ook gevraagd of men het afgelopen jaar benaderd is voor een functie bij een andere werkgever. Ruim een op de vijf invullers zegt inderdaad benaderd te zijn (21%). Merendeels ging het om een functie als secretaresse, maar in ongeveer één op de drie gevallen ging het om andere functies. Daarbij zijn er geen significante verschillen tussen de functiegroepen. Gevraagd door wie men dan benaderd was, werden genoemd – in deze volgorde - een ander bedrijf, headhunter, vriendin/collega en Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

43

uitzendbureau. Naarmate een deelnemer aan het onderzoek vaker gesolliciteerd heeft, is de kans groter dat deze persoon ook benaderd is voor een functie. In vergelijking met vier jaar geleden is de mobiliteit op de arbeidsmarkt bij de secretaressen veel lager. Had in 2000 nog 27% gesolliciteerd, nu is dat 24%. Werd toen 39% benaderd voor een functie bij een andere werkgever, nu is dat nog maar 21%. In 1994 had 39% in het jaar voorafgaand gesolliciteerd.

Tabel E.1.6

Verdieping van het secretaressevak, uitgesplitst naar jaar heeft gesolliciteerd

is benaderd

2004

24%

21%

2000

27%

39%

1994

39%

-

Opinie over ontwikkelingen in de taakinhoud In de laatste vraag in dit vragenblok is gevraagd naar de opinie over de taakinhoud (zie tabel E.1.7). Veel steun ondervindt de uitspraak dat werk de afgelopen jaren gevarieerder is geworden (1,9). Vooral de office manager is het hiermee eens, maar de verschillen tussen de functiegroepen zijn nauwelijks significant. De opinie dat het takenpakket de afgelopen jaren breder is geworden, vindt evenveel steun (1,9). Ook hier bestaan nauwelijks verschillen tussen de functiegroepen. Ook de uitspraak dat het werk de afgelopen jaren complexer is geworden, vindt duidelijke steun, al is de gemiddelde score iets lager (2,1). Ook hier nauwelijks verschillen. De opinie dat het werk gespecialiseerder is geworden, kan ook op redelijke steun rekenen (2,3). Hier zijn er wel verschillen tussen de groepen, want vooral de office manager is het hiermee eens, terwijl de afdelingssecretaresse de opinie veel minder steunt. Gevraagd naar de mening of je als secretaresse gemakkelijk kunt doorstromen, neigt de opinie naar neutraal (3,0). Ook hier zijn geen verschillen tussen de functiegroepen. Opvallend is dat de invullers de opinie ondersteunen dat de taken van de functiegroep vooral breder en in iets mindere mate complexer zijn geworden, maar dat deze tendens in de analyse van de taken nauwelijks is bevestigd, met uitzondering van het computergebruik.


UvA/AIAS

44

Tabel E.1.7

Opinies over ontwikkelingen in de taakinhoud, uitgesplitst naar functiegroepen Werk gevarieer der geworden 2.0

secretaresse

Werk complexer Takenpakket geworden breder geworden 2.3 2.0

Werk gespecia liseerder geworden 2.5

Gemakkelijk doorstromen 3.0

management-ass.

1.9

2.1

1.9

2.2

2.9

office manager

1.8

2.0

1.6

2.0

3.0

afdelingssecretar

2.0

2.2

2.0

2.5

3.1

directiesecretar

2.0

2.2

1.9

2.4

3.1

anders

1.8

2.1

1.8

2.2

3.0

combi-functie

1.7

2.0

1.8

2.2

2.8

totaal

1.9

2.1

1.9

2.3

3.0

*

*

*

***

ns

verschil

NB


In vergelijking met vier jaar geleden zijn de opinies nauwelijks veranderd. Toen en nu is de score 1,9 voor de opinie dat het werk gevarieerder is geworden. Toen kreeg de uitspraak dat het werk complexer is geworden een score van 2,0, nu van 2,1. Toen waren de invullers nog wel wat positiever over de doorstromingskansen. Toen scoorde het item 2,7, nu is dat gedaald tot een neutrale 3,0.

Tabel E.1.8

Ontwikkelingen in de taakinhoud, uitgesplitst naar jaar

2004

Werk gevarieer der geworden 1.9

2000

1.8

2.0

-

-

2.7

1994

-

-

-

-

-

NB

Werk complexer Takenpakket geworden breder geworden 2.1 1.9

Werk gespecia liseerder geworden 2.3

Gemakkelijk doorstromen 3.0



UvA/AIAS

45

F ARBEIDSTIJDEN EN BELONING Arbeidstijden Hoeveel uur telt de voltijdse werkweek in de organisatie waar u werkt, zo is gevraagd. Bijna de helft van de invullers geeft aan dat dit 40 uur is (45%). Ruim een derde geeft aan een 36-urige werkweek te kennen (36%), en een kleine groep kent een werkweek van 38 uur (13%). De resterende groep heeft veelal een werkweek van 35 of van 37 uur, afgerond op volle uren. Een enkeling werkt in een organisatie met kortere werkweken, bijvoorbeeld 32 uur of nog minder. Ruim tweederde van de invullers werkt voltijds en bijna een derde werkt in deeltijd (57% en 43%). Vooral in de horeca en in mindere mate in de gezondheidszorg wordt in deeltijd gewerkt. Dit is niet specifiek voor secretaressen, want ook onder andere groepen werknemers zijn dit typisch de sectoren waar veel in deeltijd wordt gewerkt. Van degenen die nu voltijds werken zegt de ruim driekwart dat ze dat altijd heeft gedaan, slechts één op de zes heeft voorheen in een deeltijdbaan gewerkt. Van degenen die nu in deeltijd werken, geeft de overgrote meerderheid aan dat ze voorheen voltijds hebben gewerkt. Gevraagd naar het aantal arbeidsuren volgens het arbeidscontract blijkt zes op de tien invullers per week 35 uur of meer werken (61%). De deeltijders werken veelal tussen de 30 en 34 uur en in mindere mate tussen de 20 en 24 uur per week. Werkweken van 19 uur of minder komen vrijwel niet voor (2%). Uitgesplitst naar functiegroep is in tabel F.1.1 te zien dat vooral de combi-functie veel uren maakt met een gemiddelde werkweek van 35 uur en dat 33% van hen 40 uur per week of meer werkt. De secretaressen hebben met gemiddeld 32 uur de kortste werkweek en bij hen komen grote deeltijdbanen vaak voor. Tabel F.1.1

Arbeidstijden, uitgesplitst naar functiegroepen

secretaresse management-ass. office manager afdelingssecretar directiesecretar anders combi-functie totaal

<=19 uur 5 1 1 3 1 1 2

20-24 18 13 13 14 13 11 11 13

25-29 7 5 3 7 6 6 4 6

30-34 20 18 24 20 17 17 15 18

35-39 29 40 24 34 35 36 36 34

40 en meer 22 24 36 25 26 29 33 27

totaal 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

gemiddeld 32.3 34.0 34.4 34.1 33.8 34.5 35.0 33.9

Gevraagd hoeveel dagen per week men meestal werkt, blijkt ruim de helft van de invullers vijf dagen te werken (57%). Eén op de zes werkt vier dagen en een zeer kleine groep werkt drie dagen (24% en 10%). Twee of één werkdag per week komt vrijwel niet voor. Een zeer kleine groep heeft een wisselend aantal werkdagen (3%). Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

46

Gevraagd waar de werkplek zich bevindt, geeft vrijwel iedereen aan een vaste werkplek te hebben (98%). Een kleine groep heeft een flexibele werkplek of kan thuis werken (2% en 2%). De mogelijkheid om thuis te telewerken is gering. Bijna één op de vijf invullers heeft een werkgever die hiertoe mogelijkheden biedt (19%). Bij ruim een derde van de groep die kan telewerken zijn thuis voldoende mogelijkheden geïnstalleerd om dit ook daadwerkelijk te doen. Let wel, de aanwezigheid van een technische infrastructuur betekent nog geenszins dat de werkgever ook een telewerkregeling heeft! Ook al zijn er dus wel mogelijkheden om te telewerken, het wordt slechts minimaal gedaan. Hoewel hierover niet doorgevraagd is in de enquête lijkt het voor de hand liggen te veronderstellen dat dit komt omdat de opdrachtgever(s) van de beroepsgroep juist aanwezigheid op de werkplek voorop stellen. Er wordt lang en veel gewerkt onder secretaressen. Gevraagd of men de afgelopen maand meer uren heeft gewerkt dan volgens het contract zegt ruim de helft dat dit voor hen het geval is (55%). Gemiddeld gaat het bij de overwerkers om 4,1 uur per week. Bijna de helft geeft aan geen overwerk te hebben verricht. De belangrijkste reden is dat dit bij hen in het bedrijf nauwelijks gebeurt. Een kleine groep zegt zelf geen overuren te willen maken. Krijgt u compensatie voor overwerk, zo is in de enquête gevraagd. Ja, dat is het geval geeft ruim zeven op de tien invullers aan (73%). Bij bijna tweederde gaat het om compensatie in tijd. Bij bijna een derde betreft het een combinatie van compensatie in tijd en in geld. Een kleine groep heeft nog andere vormen van compensatie. Tenslotte is gevraagd of men meer of minder uren zou willen werken dan nu. Ruim een derde zou minder uren willen werken (36%), terwijl slechts een zeer kleine groep meer uren zou willen werken (5%). De wens om minder te werken hangt vooral samen met de huidige werkweek. Vooral degenen die nu volgens hun contract 36 tot 40 uur werken hebben een voorkeur voor minder uren, want ongeveer vier op tien uit deze groep zegt dit te willen. Degenen die nu 30 uur of minder werken hebben nauwelijks een wens om nog minder te gaan werken, maar bijna een vijfde van hen zou wel meer uren willen werken. In vergelijking met vier en met tien jaar geleden valt op dat de arbeidsduur van de beroepsgroep korter is geworden. Er wordt veel minder in voltijd gewerkt, en er wordt minder 5 dagen per week gewerkt. Het overwerk is afgenomen. In 1994 was deeltijdarbeid nog een onderwerp van discussie, tien jaar later blijkt deeltijdarbeid geheel geaccepteerd te zijn in de beroepsgroep. Daarmee haalt de beroepsgroep de tendens in van deeltijdwerken, die al langer gaande is in de vrouwelijke beroepsbevolking.


UvA/AIAS

47

Tabel F.1.2

Arbeidstijden, uitgesplitst naar jaar Werkt voltijds

Uren pw

5 dagen pw Kan telewerken Verricht overwerk

2004

57%

57%

19%

55%

2000

69%

33.9 35,1

Overwerk compensatie 73%

73%

12%

66%

70%

1994

70%

36,1

-

-

-

-

Beloning Het gemiddelde bruto maandinkomen van de invullers is euro 2457.45, niet gecorrigeerd voor arbeidsuren. De gemiddelde inkomens van de secretaresse en de afdelingssecretaresse zijn het laagst, waarbij aangetekend moet worden dat in deze groepen ook het meest in deeltijd wordt gewerkt. De directiesecretaresse en de office manager verdienen het meest. In tabel F.1.3. staat de verdeling over vijf groepen bruto maandlonen. Daarbij is het bruto maandinkomen van deeltijders niet omgerekend naar voltijd. Uit de tabel blijkt dat een groep van 11% van de secretaressen minder dan 1500 euro bruto verdient. Dit hangt samen met de deeltijd.

Tabel F.1.3

Procentuele verdeling over bruto maandlonen in vijf groepen (niet gecorrigeerd voor deeltijd), uitgesplitst naar functiegroepen <1500

1500-2000

2000-2500

2500-3000

>=3000

Totaal %

Gemiddeld

secretaresse

11

24

48

15

3

100

2157.55

management-ass.

1

12

53

24

11

100

2466.52

office manager

2

8

39

36

15

100

2557.83

afdelingssecretar

4

24

57

8

6

100

2161.92

directiesecretar

2

10

31

40

16

100

2590.05

anders

3

18

34

28

16

100

2488.74

combi-functie

4

14

29

37

16

100

2534.22

totaal

4

15

39

29

12

100

2457.45


UvA/AIAS

48

Stellingen Tenslotte zijn in dit blok over arbeidstijden en beloning tien stellingen geponeerd waar men op een vijfpuntsschaal, lopend van ‘zeker wel’ (1) naar ‘zeker niet’ (5), kon antwoorden (tabel F.1.4). Opvallend is dat de verschillen tussen de functiegroepen slechts bij enkele stellingen licht significant zijn. Tabel F.1.4

Opinie over arbeidstijden en beloning, uitgesplitst naar functiegroepen Bepaal zelf Zou graag meer begin eind tijden willen verdienen

secretaresse

2.31

2.34

Verdien genoeg ivm vergelijkb functies 2.77

Verdien genoeg ivm andere organisaties 2.77

Verdien genoeg ivm andere functies 2.94

management-ass.

2.18

2.37

2.57

2.62

office manager

2.40

2.31

2.65

2.61

2.79 2.90

afdelingssecretar

2.28

2.32

2.82

2.63

2.98

directiesecretar

2.28

2.56

2.50

2.59

2.74

anders

2.15

2.32

2.68

2.61

2.96

combi-functie

2.19

2.45

2.57

2.57

2.75

totaal

2.25

2.41

2.62

2.63

2.84

ns

**

*

ns

*

Liever minder uren werken

verschil

secretaresse

3.27

Zou graag meer pensioen opbouwen 3.75

management-ass.

3.14

3.75

Zou graag meer Heb auto van de Liever meer uren vakantiedagen zaak nodig werken opnemen 3.86 4.15 4.05 3.76

4.17

4.26

office manager

2.91

3.66

3.65

4.07

4.24

afdelingssecretar

3.18

3.58

3.72

4.04

4.23

directiesecretar

2.99

3.66

3.68

4.03

4.18

anders

3.00

3.66

3.77

4.03

4.28

combi-functie

3.04

3.76

3.80

3.91

4.22

totaal

3.07

3.70

3.75

4.06

4.20

*

ns

ns

*

*

verschil

NB


In tabel F.1.5. bevat per stelling de gemiddelde scores in volgorde waarin ze de meeste steun ondervinden. Een aantal stellingen zijn ook in 2000 voorgelegd. In 1994 zijn ze jammer genoeg niet bevraagd. De meeste steun krijgt de stelling dat men graag zelf de begin- en eindtijden van de werkdag bepaalt. De deelnemers zijn het licht eens met de stelling dat men genoeg verdient in vergelijking met personen in vergelijkbare functies in de eigen organisatie. De mening over vermindering van arbeidsuren is neutraal in 2004, terwijl er in 2000 nog een zeer lichte voorkeur was voor minder uren. In een vorige paragraaf hebben we gezien dat de feitelijke Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

49

arbeidsuren in de afgelopen vier jaar gemiddeld zijn verminderd. Dit kan verklaren waarom er nu minder steun is voor een verkorting van de werkweek. Tenslotte is er nu en vier jaar geleden geheel geen steun voor de stelling dat men liever meer uren zou willen werken.

Tabel F.1.5

Gemiddelde scores op stellingen over arbeidstijden en beloning, uitgesplitst naar jaar 2004

2000

1994

Ik bepaal graag zelf de begin- en eindtijden van mijn werkdag

2.25

2.26

-

Ik zou graag meer willen verdienen (want ik doe meer)

2.41

Ik verdien genoeg in vergelijking met personen in vergel. functies in de eigen org.

2.62

2.70

-

Ik verdien genoeg in vergelijking met personen in vergel. functies bij andere org.

2.63

2.80

-

Ik verdien genoeg in vergelijking met personen in andere functies in de eigen org.

2.84

Ik wil liever minder uren per week werken dan nu

3.07

Ik zou minder willen verdienen en meer pensioen opbouwen

3.7

-

Ik zou minder willen verdienen en meer vakantiedagen opnemen

3.75

-

Ik vind dat ik een auto van de zaak nodig heb

4.06

Ik wil liever meer uren per week werken dan nu

4.20

NB

-

2.93

-

4.23

-



UvA/AIAS

50

G DE ORGANISATIE Gevraagd is tot welke sector de organisatie behoort waarvoor de deelnemer aan het onderzoek werkt. Het aantal antwoordmogelijkheden bij zo’n vraag zijn noodzakelijkerwijs gering. Het zal dan ook geen verbazing wekken dat ruim vier op de tien invullers aangeeft in de sector ‘anders’ te werken (43%). De groep die wel een sector heeft aangekruist, is werkzaam in de gezondheidszorg (14%), bij de overheid (12%), bij de banken (9%), in de industrie (9%), in de bouw (5%) en in de detailhandel (3%). Er is slechts een klein percentage werkzaam in de agrarische sector, de horeca, het vervoer en de grafische sector. Helaas is de verdeling naar sector niet goed te vergelijken met de eerdere enquêtes, omdat het aandeel van de groep ‘anders’ destijds veel kleiner was dan nu. Wel zijn er in 2000 substantieel meer invullers uit de banken dan in 2004. Gemiddeld heeft de organisatie waarvoor de deelnemer aan het onderzoek werkt 1.646 medewerkers (tabel G.1.1). Daarbij zijn er grote verschillen tussen de functiegroepen. Zo werkt de office manager bij een bedrijf met gemiddeld nog ruim 1.000 werknemers, terwijl de management-assistente bij een bedrijf werkt met gemiddeld ruim 2.300 werknemers. Overigens zeggen de gemiddelden in dit geval niet zoveel, want de standaard deviatie is erg groot, wat betekent dat de spreiding in de omvang van het bedrijf ook erg groot is. Dat verklaart ook waarom de verschillen tussen de functiegroepen niet significant zijn.

Tabel G.1.1 De organisatie, uitgesplitst naar functiegroepen < 100 wns 100-500 wns

>=500 wns

totaal %

gemiddeld

Std. Deviation

secretaresse

39

24

37

100

1946

5889

management-ass.

27

28

45

100

2307

6092

office manager

74

12

14

100

1043

5448

afdelingssecretar

23

35

42

100

1994

5154

directiesecretar

30

37

34

100

1263

3805

anders

31

33

37

100

1436

4458

combi-functie

43

32

25

100

1728

6841

totaal

35

30

35

100

1646

5281

verschil


ns

UvA/AIAS

51

In vergelijking met vier jaar geleden is de gezondheidszorg en de overheid nu beter vertegenwoordigd, terwijl toen de invullers vaker uit de commerciële dienstverlening kwamen. In vergelijking met vier en tien jaar geleden is de spreiding over de bedrijfsgrootteklassen nauwelijks veranderd. In 2000 werkten de deelnemers iets vaker bij een bedrijf met 100-500 werknemers en iets minder vaak bij een bedrijf met meer dan 500 werknemers in vergelijking met 2004. In 1994 werkten de deelnemers nog iets minder vaak bij een groot bedrijf.

Tabel G.1.2

Verdieping van het secretaressevak, uitgesplitst naar jaar < 100 wns

100-500 wns

>=500 wns

totaal %

gemiddeld

2004

35

30

35

100

1646

2000

35

32

30

100

1.517

1994

41

29

29

100

-


UvA/AIAS

52

H VERDIEPING VAN HET SECRETARESSEVAK Ruim vier op de tien invullers meldt dat er een secretaressen-overleg op hun werk is (45%), en dan vindt dit meestal maandelijks plaats. Vooral onder de afdelingssectaressen komt zo’n overleg veel voor (66%). Daarentegen kennen de office managers dit beduidend minder (40%). Verwacht mag worden dat vooral op de grote secretariaten een secretaressen-overleg is. Op eenpersoonssecretariaten houdt 24% een secretaressen-overleg, terwijl dit op een secretariaat van 6-10 personen 80%. In de enquête is ook gevraagd of men lid is van een beroepsvereniging. Bijna één op de tien invullers is lid (12%). Daarbij zijn er aanzienlijk verschillen tussen de functiegroepen. Van de directiesecretaressen is 18% lid, van de management assistenten 14% en van de office managers 13%. Daarentegen is 0% van de afdelingssecretaresse en 6% van de secretaresse lid van een beroepsvereniging. De Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD) is veruit het meest genoemde beroepsvereniging. Van degenen die geen lid zijn van een beroepsvereniging zegt ruim tweederde dat zij er geen belangstelling voor hebben. Een derde zegt er nooit van gehoord te hebben. Vergeleken met vier en tien jaar geleden zijn er geen veranderingen opgetreden. Het percentage deelnemers met een secretaressen-overleg blijft stabiel rond de 44%. Het percentage deelnemers dat lid is van een beroepsvereniging blijft op 12%. In 1994 is niet gevraagd naar lidmaatschap.

Tabel H.1.1 Verdieping van het secretaressevak, uitgesplitst naar jaar secretaressen-overleg

lid beroepsvereniging

2004

45%

12%

2000

43%

1994

44%

12% -

Opinie over het beroep van secretaresse Hoe denken de invullers over het beroep van secretaresse? Er zijn elf stellingen geponeerd waar men op een vijfpuntsschaal, lopend van ‘zeker wel’ (1) naar ‘zeker niet’ (5), kon antwoorden (tabel H.1.2). Hieronder volgen per stelling de gemiddelde score in volgorde waarin ze de meeste steun ondervinden: 1.62

‘Het secretaressevak zal altijd blijven bestaan’

1.95

‘De secretaresse denkt steeds meer mee met het management’

2.06

‘De eisen die aan het beroep worden gesteld worden steeds hoger’


UvA/AIAS

53

2.11

‘Het secretaressevak wordt juist steeds breder (meer verschillende taken)’

2.31

‘Het secretaressevak wordt steeds specialistischer (branchegerichte verdieping)’

2.40

‘Een hbo-opleiding of het volgen van extra cursussen zijn noodzakelijk om het management goed te kunnen ondersteunen’

2.53

‘Door technologische ontwikkelingen zal de secretaresse steeds sneller kunnen werken en meer tijd hebben voor andere werkzaamheden’

2.77

‘De beroepsgroep zou striktere kwalificatie-eisen moeten stellen’

2.89

‘De beroepsgroep moet zich beter organiseren (vakbond)’

2.91

‘De secretaresse zal steeds minder uitvoerend werk (notuleren etc.) gaan doen’

3.27

‘De secretaresse zal steeds vaker thuis kunnen werken’

Opvallend is dat de verschillen tussen de functiegroepen bij geen enkele stelling significant zijn. Onderling verschillen de functiegroepen wat deze stellingen aangaat dus nauwelijks van mening.

Tabel H.1.2 Opinie over het beroep van secretaresse, uitgesplitst naar functiegroepen Secretaria Denkt steeds atsvak zal meer mee met altijd blijven management

Eisen aan beroep steeds hoger

Secretaresse Secretaress HBOvak steeds e vak steeds opleiding / breder specialistisch cursussen er noodzakelijk 2.13 2.24 2.45

secretaresse

1.62

2.02

2.10

management-ass.

1.67

1.91

2.01

2.16

2.31

office manager

1.54

1.86

1.97

2.00

2.23

2.32

afdelingssecretar

1.69

2.05

2.15

2.07

2.34

2.53

2.35

directiesecretar

1.63

1.97

2.06

2.12

2.37

2.36

anders

1.63

1.92

2.05

2.04

2.32

2.42

combi-functie

1.56

1.91

2.14

2.13

2.26

2.48

totaal

1.62

1.95

2.06

2.11

2.31

2.40

ns

ns

ns

ns

ns

verschil

secretaresse

ns

Steeds Striktere sneller door kwalificatietechnologis eisen stellen che ontw 2.61 2.86

Zou zich beter moeten organiseren 2.81

Steeds minder Steeds uitvoerend vaker thuis werk kunnen werken 2.90 3.29

management-ass.

2.49

2.81

2.96

2.91

3.24

office manager

2.56

2.66

2.73

2.82

3.30

afdelingssecretar

2.39

2.75

2.72

2.97

3.19

directiesecretar

2.56

2.72

2.91

2.93

3.25

anders

2.40

2.77

2.97

2.94

3.34

combi-functie

2.64

2.75

2.93

2.90

3.29

totaal

2.53

2.77

2.89

2.91

3.27

ns

ns

*

ns

ns

verschil

NB



UvA/AIAS

54

Vergeleken met vier jaar geleden is de mening dat de beroepsgroep zich beter zou moeten organiseren minder sterk geworden. Dat geldt ook voor de mening dat de beroepsgroep striktere kwalificatie-eisen zou moeten stellen.

Tabel H.1.3 Ontwikkelingen in de taakinhoud, uitgesplitst naar jaar Zou zich beter moeten organiseren

Striktere kwalificatie- eisen stellen

2004

2.9

2.8

2000

2.6

2.6

-

-

1994

NB



UvA/AIAS

55

I

DE DEELNEMERS AAN HET ONDERZOEK

Het beroep van secretaresse is bij uitstek een vrouwenberoep. Dat blijkt ook uit de enquête. Ruim 99% van de invullers is vrouw. Een paar mannen hebben de vragenlijst ingevuld. De gemiddelde leeftijd is 38 jaar. Splitsen we de leeftijd uit naar functiegroep, dan is in tabel I.1.1 te zien dat de secretaressen en de afdelingssecretaresse gemiddeld jonger zijn. Hun gemiddelde leeftijden zijn 35,2 en 36,4 jaar. Daarentegen zijn de directiesecretaressen met een gemiddelde leeftijd van 40,0 jaar ouder.

Tabel I.1.1

Leeftijd van de deelnemers aan het onderzoek, uitgesplitst naar functiegroepen <24 jaar

25-34

35-44

45-54

> 55 jaar

totaal

secretaresse

10

41

29

18

2

100%

gemiddeld 35.2

management-ass.

2

40

34

18

7

100%

38.0

office manager

2

35

41

17

6

100%

38.0

afdelingssecretar

10

34

34

19

3

100%

36.4

directiesecretar

4

27

36

24

8

100%

40.0

anders

9

33

37

16

4

100%

36.9

combi-functie

5

28

30

31

6

100%

39.6

totaal

6

33

34

21

6

100%

38.0

verschil

***

Ruim een kwart van de invullers woont zonder en bijna driekwart woont met een partner (25% en 75%). Deze partners hebben in overgrote meerderheid een baan en vrijwel steeds is dit een voltijdse baan. Slechts een zeer klein deel van de partners met een baan werkt minder dan 32 uur per week. Ruim drie op de tien invullers heeft zelf kinderen (32%). Het merendeel van deze kinderen wonen nog thuis (25%). Bijna steeds gaat het om één of twee kinderen. Invullers met drie kinderen vormen een kleine minderheid en slechts een enkeling heeft vier of meer kinderen. Een kleine groep invullers woont met andere personen in huis. Zo woont 3% met ouders of schoonouders in huis en 3% met andere volwassenen. In het blok met vragen naar de thuissituatie is tenslotte gevraagd naar de verdeling binnen het huishouden. Gevraagd is of de deelnemer aan het onderzoek in het eigen huishouden degene is die hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor de huishouding. Dat is inderdaad het geval voor ruim zeven op de tien invullers (72%). Ook is gevraagd of men naast het werk voldoende tijd overhoudt voor zichzelf en voor gezin, familie of vrienden. Dat is voor driekwart van de invullers het geval (75%). Tenslotte is gevraagd of de deelnemer aan het onderzoek degene is Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

56

die hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor het huishoudinkomen. Dat geldt voor een derde van de invullers (33%). Vergeleken met vier jaar geleden zijn de deelnemers ouder geworden. De gemiddelde leeftijd is in tien jaar tijds met ruim vier jaar omhoog gegaan van 33,9 naar 38,0 jaar. Toch is de thuissituatie van de invullers niet veranderd. Steeds is ongeveer driekwart van de deelnemers gehuwd of samenwonend. Echter, het percentage deelnemers met kinderen is wel toegenomen van 23% naar 32% tien jaar later.

Tabel I.1.2

Leeftijd en huishoudensituatie, uitgesplitst naar jaar vrouw

<24 jr

25-34

35-44

45-54

> 55 jr

totaal

lft gem. % met partner

2004

99%

6

33

34

21

6

100%

38,0

75

% met kinderen 32

2000

98%

10

44

28

17

2

100%

35,4

72

31

1994

99%

10

48

28

13

1

100%

33,9

75

23

In 1994 is de verdeling van de taken in het huishouden niet bevraagd, maar in 2000 en 2004 wel. Daaruit blijkt dat deze veranderd is, maar mogelijk hangt dit samen met de oudere leeftijd. Onder de invullers is in 2004 een groter deel verantwoordelijk voor de huishouding dan in 2000 (toen 68%, nu 72%). Tegelijkertijd is een kleiner deel verantwoordelijk voor het huishoudinkomen (toen 35%, nu 33%). Tenslotte, invullers vinden dat ze nu meer tijd overhebben dan toen (toen 66%, nu 75%).


UvA/AIAS

57

LITERATUUR Lansdorp, E.R. & Romeijn, Th.M.W. (1988). Instituut Schoevers 75 jaar. Den Haag: Uitgeverij Schoevers. Sloep, M. & Tijdens, K.G. 1993. Een functie met inhoud. Onderzoek naar de taakinhoud van vier secretaressefuncties. Onderzoeksrapport voor de FNV Dienstenbond Tijdens, K.G. & Baaijens, C. 1997. Professionalisering in het secretaressenberoep 1980-1995. Drie strategieën om het secretaressenberoep op te waarderen. Tijdschrift voor Arbeidsvraagstukken, 13/3, p. 240-254 Tijdens, K.G. & Baaijens, C. 1997. Secretaries in the Netherlands 1980-1995. Den Haag: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Werkdocument nr. 40. Tijdens, K.G. & Vliet, M. van, 2000. Secretaressen over de inhoud van hun functie. Onderzoeksrapport voor FNV Bondgenoten. Uffelen, A. van & Sloep M. (red.). 1994. Een functie met inhoud. Alphen a/d Rijn: Samsom


UvA/AIAS

58

BIJLAGE FUNCTIEBENAMING Tabel I.1.3

Functiebenamingen, genoemd door 1432 secretaressen (2004) 1

2

3

4

6

Totaal

Administratief medewerkster

Functie

\

Aantal functies

13

18

5

2

0

38

Secretaresse

232

43

10

4

1

290

5

1

0

0

0

6

Management assistente

215

47

11

5

1

279

Management secretaresse

25

12

2

3

1

43

Executive assistant

10

3

3

1

0

17

Junior secretaresse

Assistant to the manager

9

9

3

0

0

21

Office manager

98

31

11

3

0

143

Afdelingssecretaresse

55

10

3

1

1

70

Directiesecretaresse

343

83

18

5

1

450

Secretaresse raad van bestuur

25

10

5

0

0

40

Personal assistant

21

14

7

1

1

44

Anders

176

31

12

3

0

222

1227

312

90

28

6

1663

Totaal

NB

Een deelnemer kon meer dan een functiebenaming noemen. In totaal zijn 1663 benamingen aangekruist door 1432 deelnemers.


UvA/AIAS

59

BIJLAGE DE VERSPREIDING VAN DE VRAGENLIJSTEN 2004, 2000, 1994 De drie enquêtes adresseerden alle drie degenen in een secretaresse-functie, maar ze verschilden enigszins in de wijze waarop de vragenlijst is verspreid: 1994

Bij dit onderzoek is gekozen voor een combinatie van vier verspreidingswijzen. Ten eerste zijn er oproepen geplaatst in de vakbladen Secretaresse Magazine (november 1992, oplage 14.000), Secretariaat Management (december 1992, oplage 10.000), FNV Magazine (28 november 1992, oplage 650.000) en in de dagbladen IJmuider Courant en het Haarlemsch Dagblad (in januari 1992). Ten tweede hebben de leden van twee beroepsorganisaties die beiden betrokken zijn bij het deskundigenoverleg, namelijk het Secretaresse Netwerk (400 leden) en het Secretaresse Platform (200 leden), de vragenlijst toegezonden gekregen. Ten derde zijn op de Secretaresse Manifestatie van 16 tot en met 18 februari 1993 (bijna 6.000 bezoekers) ongeveer 500 vragenlijsten aan secretaressen overhandigd. Tenslotte hebben de 30 vrouwengroepen van de ABVA/KABO in totaal 150 vragenlijsten uitgezet.

2000

Nu is de vragenlijst opgenomen in Management Support Magazine (12.000 abonnees, dec. 1999) en heeft FNV Bondgenoten via de post 1.000 enquêtes aan haar leden gestuurd waarvan bekend was dat ze secretaresse waren

2004

Nu is de vragenlijst opgenomen in Management Support Magazine (feb. 2004) en op de website van Management Support Magazine geplaatst.


UvA/AIAS

60

BIJLAGE DE VRAGENLIJST A. OPLEIDING EN CURSUSSEN

1. Wat is uw hoogst afgeronde opleiding? 0 LBO (lager beroepsonderwijs) 0 VWO/HBS/atheneum/gymnasium 0 MAVO/MULO/VMBO 0 HBO (hoger beroepsonderwijs) 0 MBO (middelbaar beroepsonderwijs) 0 WO (universitaire opleiding) 0 HAVO/MMS 0 Anders 2. Welke dag- of avondopleidingen tot secretaresse heeft u gevolgd? (meerdere antwoorden mogelijk) 0 Secretaresse 0 Managementassistente 0 Europees secretaresse 0 Directiesecretaresse 0 HBO-secretarieel 0 MBO-secretarieel 0 Juridisch secretaresse 0 Medisch secretaresse 0 Secretaresse PZ 0 Office manager 0 Register managementassistente 0 Geen opleiding 0 Andere opleiding, namelijk ............................................................. 3. Welke cursussen heeft u gevolgd? (meerdere antwoorden mogelijk) 0 Typen 0 Notuleren 0 Vreemde talen (Engels, Frans, Duits, Spaans) 0 Public relations (NGPR-A/NIMA PR-A) 0 Marketing (NIMA-A/B) 0 Communicatie 0 Personeel & organisatie 0 Time management 0 Managementcursussen 0 Geen enkele cursus 0 Cursussen op het gebied van persoonlijke groei (zoals assertiviteit, conflicthantering) 0 Andere cursus, namelijk ............................................................. 4a. Heeft u het afgelopen jaar van bedrijfswege opleidingen of cursussen gevolgd? 0 Ja ---> 0 Onder werktijd 0 In atv-tijd/roostervrije tijd 0 In eigen tijd 0 Nee ---> 0 Onvoldoende tijd/te hoge werkdruk 0 Onvoldoende financiële middelen 0 Aanbod opleidingen niet interessant 0 Andere redenen 4b. Is de opleiding/cursus betaald door uw werkgever? 0 Ja 0 Nee 5. Hoeveel uren per dag bent u daadwerkelijk achter de computer bezig? ______ uur 6. Welke cursussen heeft u gevolgd om met de computer te werken? (meerdere antwoorden mogelijk) 0 Windows 0 Tekstverwerking 0 Spreadsheetprogramma (bijv. Excel) 0 Presentatieprogramma (bijv. PowerPoint) 0 Databaseprogramma (bijv. Access) 0 Boekhoudprogramma 0 DTP-programma 0 Outlook 0 Gebruik van internet 0 Gebruik van intranet of websitebeheer 0 Geen cursussen gevolgd B. FUNCTIE


UvA/AIAS

61

7. Wat is uw functiebenaming? (Meerdere antwoorden mogelijk) 0 Administratief medewerkster 0 Secretaresse 0 Junior secretaresse 0 Managementassistente 0 Management secretaresse 0 Executive assistant 0 Assistant to the manager 0 Office manager 0 Afdelingssecretaresse 0 Directiesecretaresse 0 Secretaresse Raad van Bestuur 0 Personal assistant 0 Anders, namelijk 8. Is er een functiebeschrijving voor uw functie? 0 Ja 0 Nee 0 Niet bekend 9a. Komt de inhoud van uw werk overeen met datgene waar u voor bent aangenomen? 0 Ja 0 Nee, ik doe meer 0 Nee, ik doe minder 0 Nee, ik doe andere dingen, namelijk 9b. Is de inhoud van uw functie gewijzigd ten aanzien van ongeveer drie jaar geleden? 0 Nee 0 Ja, wegens bezuinigingen/inkrimpingen 0 Ja, wegens een verschuiving van het takenpakket 0 Ja, doordat meer managers ondersteuning nodig hadden 0 Andere reden 10. Is uw functie ingedeeld via een functiewaarderingssysteem? 0 Ja 0 Nee 0 Niet bekend C. FUNCTIE-INHOUD

Hierna volgt een aantal taken die tot uw takenpakket zouden kunnen behoren. Wilt u per taak aangeven HOE VAAK u deze taak uitvoert: dagelijks, wekelijks, maandelijks, hooguit een keer per jaar of nooit. Daarna geeft u de mate van VERANTWOORDELIJKHEID aan: volgens instructie; (d.w.z. dat het werk een uitvoerend karakter heeft met voornamelijk standaardwerkzaamheden); zelfstandig (d.w.z. dat het werk een voorbereidend en verantwoordelijk karakter heeft, toestemming is slechts noodzakelijk bij ingrijpende veranderingen); leidinggevend (d.w.z. dat het werk een zelfstandig karakter heeft, terwijl ook (bege)leiding wordt gegeven aan een of meer personen). dagelijks wekelijks maandelijks jaarlijks nooit

11. Postverwerken Ontvangen en verspreiden van de post (papier) Ontvangen en verspreiden elektronische post (e-mail) Inschrijven/inscannen post in (elektronisch) brievenboek Beoordelen post op relevantie en prioriteit Zelf afhandelen post Toezien op postafhandeling en bewaken follow-up 12. Correspondentie en tekstverwerking Brieven of notities opnemen in steno Brieven of notities opnemen (dictafoon) Opnemen en uitwerken brieven in het Nederlands Opnemen en uitwerken brieven in het Engels Opnemen en uitwerken brieven in een andere taal Bewerken brieven/teksten in het Nederlands Bewerken brieven/teksten in het Engels Bewerken brieven/teksten in een andere taal Zelf opstellen brieven/teksten in het Nederlands Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

vlgs instructie zelfstandig leidinggevend

0 0

0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0

0

0

0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

62

Zelf opstellen brieven/teksten in het Engels Zelf opstellen brieven/teksten in een andere taal Vertalen brieven en nota’s Toezien op afhandeling van correspondentie Bewaken huisstijl 13. Agendabeheer Bijhouden (elektronische) agenda Organiseren afspraken/overleggen geschikte data Bewaken gemaakte afspraken Beheren van meerdere agenda’s 14. Vergaderen Bijhouden vergaderagenda’s Organiseren vergaderingen Organiseren telefonische vergadering/videoconferencing Inhoudelijk voorbereiden agendapunten Samenstellen vergadermappen Rondsturen vergaderstukken Notuleren (eventueel op laptop) Uitwerken notulen Opstellen besluitenlijsten Bewaken uitvoering van besluiten Actief deelnemen aan vergaderingen/werkoverleg Leiden van een vergadering/werkoverleg Actief deel uitmaken van werkgroepen/commissies 15. Archiveren Opzoeken of opbergen van stukken Opzet en onderhoud van een (elektronisch) archiefsysteem Bibliotheek/tijdschriftenbeheer Uittreksels maken van dossiers Actueel houden van het archief 16. Administreren Bijhouden administratie van ziekte- en verlofdagen Bijhouden van financiële administraties Bijhouden personeelsadministratie Bijhouden salarisadministratie Bijhouden kleine kas Opstellen reisdeclaraties Bijhouden adressenbestand/relatiebestand Bijhouden kantoorvoorraad Hoe vaak? Verantwoordelijkheid Bijhouden voorraadadministratie Bijhouden administratie declarabele uren 17. Organiseren Reserveren binnen- en buitenlandse reizen Organisatie van uitgebreide buitenlandse reizen Beheren vergaderzalen of werkruimtes Organisatie huisvesting Bedrijfshulpverlening Onderhouden procedures kwaliteitscontrole/-handboek Organiseren van interne personeelsfeesten/uitjes Organiseren van externe evenementen (relaties) Voorselectie sollicitanten voor P&O Activiteiten in kader Wet Poortwachter voor P&O Ontwikkelen van systemen en procedures (projecten) Maken werkplanningen Organisatie zakenlunches of diners Kopen cadeautjes of kerstpakketten Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

0

0 0

0 0

0

0

0 0 0

0 0 0

63

Ondersteuning bij marketingactiviteiten (mailings) Vervangen van manager in bepaalde situaties

0

0

0

0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

18. Organiseren werkzaamheden op secretariaat Plannen taken van het secretariaat Delegeren van taken en controleren uitvoering Leidinggeven aan secretariaatsmedewerk(st)ers Overnemen taken andere secretaressen Werkoverleg secretaressen en secretariaatsmedewerk(st)ers

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

19. Communiceren Telefoon aannemen en eventueel doorverbinden Telefoon beantwoorden en afhandelen Spreken in het Engels Spreken in een andere taal, namelijk _______________ Ontvangen van bezoekers Belanghebbenden voorzien van informatie Onderhouden contacten met interne afdelingen

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

Hoe vaak? Verantwoordelijkheid Onderhouden externe contacten Voorbereiden van presentaties Zelf houden van presentaties Op beurzen staan Verkoop van producten of materialen

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

0

0

0

0

0 0 0 0

0 0 0 0

0

0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0 0

0

0

0 0 0

0 0 0

0

0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0

20. Fungeren in sociale situaties Vraagbaakfunctie Praatpaalfunctie (emotionele ondersteuning) Omgaan met vertrouwelijke (bedrijfs)informatie Omgaan met informatie over personen Bemiddelen bij persoonlijke conflicten Regelen privé-zaken van leidinggevende/medewerkers Sparringpartner voor manager (meedenken) 21. Beheer gebouw, apparatuur en inventaris Regelen onderhoud gebouw (schoonmaak en reparaties) Bediening kantoorapparatuur (bijv. fax, kopieerapparaat, printer, telefooncentrale, beamer, scanner, computers, tv, dvd en video) Regelen onderhoud aan bovengenoemde apparatuur Inkoop kantoorverbruiksartikelen (papier, schrijfwaren etc.) 22. Computer Werken met tekstverwerkingsprogramma Werken met spreadsheetprogramma (bijv. Excel) Werken met presentatieprogramma (bijv. PowerPoint) Werken met databaseprogramma (bijv. Access) Werken met DTP-programma Werken met Outlook (e-mail/agendabeheer) Werken met internet/intranet Beheer software Beheer applicaties (bijv. wijzigen macro’s)

0

0

0 0

0 0

0

0

D. ORGANISATIE VAN HET WERK

23a. Bent u secretaresse voor een of enkele personen of voor een afdeling? 0 Voor 1 persoon 0 Voor 2 of meer personen 0 Voor een afdeling 0 Ik werk deels voor 1 of enkele personen en deels voor een afdeling Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

64

23b. Wat is de functiebenaming van deze perso(o)n(en)? 0 Sales manager n Afdelingsmanager 0 P&O manager n Financieel manager 0 Marketing manager n Communicatiemanager 0 Algemeen manager n Directeur 0 Algemeen directeur n CEO 0 CFO n Anders, namelijk 23c. Bent u in de laatste drie jaar voor meer of minder personen gaan werken? 0 Meer 0 Minder 24a. Hoe groot is het secretariaat waar u werkt, inclusief uzelf? 0 1 persoon 0 2 personen 0 Meer personen, namelijk ______ personen 24b. Is het aantal personen op het secretariaat waar u werkt in de afgelopen drie jaar afgenomen of toegenomen? 0 Afgenomen 0 Toegenomen 25. Hoeveel personen werken parttime en hoeveel personen werken fulltime op het secretariaat waar u werkt? ______ parttime ______ fulltime 26. Hoeveel personen werken in een duobaan op het secretariaat? 0 Geen 0 Twee 0 Meer dan twee 27a. Heeft u administratieve ondersteuning op het secretariaat (bijv. van receptiemedewerkers)? 0 Ja 0 Nee 27b. Heeft deze ondersteuning in de afgelopen drie jaar een wijziging ondergaan? 0 Nee 0 Ja, door reorganisatie 0 Ja, door de invloed van ICT 0 Ja, door (reden invullen) 28. Hoe is de werkwijze op uw secretariaat? 0 Werken ieder voor eigen leidinggevende 0 Werken deels gezamenlijk, deels apart voor een afdeling 0 Werken gezamenlijk voor een afdeling 29a. Hoe vaak wordt op uw secretariaat gebruikgemaakt van: Uitzendkrachten Secretaressen uit een pool Zelfstandige secretaressebureaus Freelance secretaressen (zzp) Voicemail of antwoordapparaat Doorschakelen telefoon secretariaat naar een privé-nummer Doorschakelen telefoon secretariaat naar een ander nummer

dagelijks wekelijks maandelijks jaarlijks nooit 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

29b. Is er in de laatste drie jaar meer of juist minder extern ingehuurd? 0 Meer 0 Minder 0 Gelijk 0 Onbekend 30. Uw opinie over het werk op het secretariaat (bij elke uitspraak het antwoord aankruisen dat het beste uw mening weergeeft)

De werksfeer is prettig Functie met inhoud 2004

0 UvA/AIAS

zeker wel ja neutraal nee zeker niet 0 0 0

0

65

De huidige bezetting op het secretariaat is toereikend 0 0 0 0 0 Op een secretariaat is administratieve ondersteuning noodzaak 0 0 0 0 0 De onderlinge arbeidsverdeling op het secretariaat is goed 0 0 0 0 0 Het secretariaat krijgt steeds meer niet-typische secretariaatswerkzaamheden toebedeeld 0 0 0 0 0 Het secretariaat neemt steeds meer (voorbereidende) taken van managers over 0 0 0 0 0 E. LOOPBAAN

31a. Sinds welk jaar verricht u betaalde arbeid (exclusief vakantie/weekendbaantjes)? Sinds ______ (jaartal) 31b. Sinds welk jaar werkt u als secretaresse? Sinds ______ jaartal) 32. Bij hoeveel werkgevers heeft u sindsdien gewerkt (inclusief huidige werkgever)? 0 Bij ______ werkgever(s) Niet bekend 0 33. Heeft u wel eens langer dan een jaar geen betaald werk gehad? 0 Nee 0 Ja ---> 0 Wegens ontslag/werkloosheid 0 Ziekte/arbeidsongeschikt 0 Opleiding 0 Zorg voor kinderen/huishouding 0 Andere redenen 34. Sinds welk jaar werkt u bij uw huidige werkgever en in uw huidige functie? 0 Bij huidige werkgever sinds ______ (jaartal) In huidige functie sinds ______( jaartal) 0 Niet bekend 0 35. Wat voor arbeidscontract heeft u? 0 Vast contract 0 Stage / leerling 0 Geen schriftelijk contract 0 Uitzendkracht / detachering

0 0 0 0

Tijdelijk contract Oproepcontract/invalkracht/min-max contract Meer dan een contract Anders

36. Heeft u bij uw huidige werkgever promotie gemaakt of salarisverhoging gehad? 0 Geen promotie en geen salarisverhoging 0 Geen promotie, wel salarisverhoging 0 Wel promotie, geen salarisverhoging 0 Wel promotie en ook salarisverhoging 37. Heeft u bij uw huidige werkgever nog in een andere functie dan secretaresse gewerkt? 0 Nee 0 Ja, in 2 andere functies 0 Ja, in 1 andere functie 0 Ja, in 3 of meer andere functies 38. Heeft u bij uw huidige werkgever nog op een andere afdeling gewerkt? 0 Nee 0 Ja, op 2 andere afdelingen 0 Ja, op 1 andere afdeling 0 Ja, op 3 of meer andere afdelingen 39. Verwacht u over drie jaar nog bij uw huidige werkgever te werken? 0 Ja ---> 0 In dezelfde functie op dezelfde afdeling 0 In dezelfde functie maar op een andere afdeling 0 In een andere functie 0 Nee ---> 0 Vanwege pensioen of vervroegde uittreding 0 Vanwege arbeidsongeschiktheid 0 Dan werk ik bij een andere werkgever of voor mezelf 0 Dan ben ik gestopt om voor mijn gezin of familie te zorgen 0 Dan ben ik gestopt om een opleiding te volgen 0 Vanwege andere redenen 0 Niet bekend 40. Heeft u het afgelopen jaar gesolliciteerd naar een functie bij een andere (of uw eigen) werkgever? Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

66

0 Nee 0 Een of meer keren naar een soortgelijke functie 0 Een of meer keren naar een andere functie dan secretaresse, namelijk naar een functie als ......... 41a. Bent u het afgelopen jaar benaderd voor een functie bij een andere werkgever? 0 Nee (ga door naar vraag 42) Een of meer keren voor een soortgelijke functie 0 0 Een of meer keren voor een andere functie dan secretaresse, namelijk als als ......... 41b. Door wie werd u benaderd voor een andere functie? 0 Uitzendbureau n Headhunter 0 Ander bedrijf n Vriendin/collega 0 Anders, namelijk als ......... 42. Uw opinie over uw loopbaan (bij elke uitspraak het antwoord aankruisen dat het beste uw mening weergeeft.)

Mijn werk is de afgelopen jaren gevarieerder geworden Mijn werk is de afgelopen jaren complexer geworden Mijn takenpakket is de afgelopen jaren breder geworden Mijn werk is de afgelopen jaren steeds gespecialiseerder geworden (meer de diepte in) Als secretaresse heb ik goede doorgroeimogelijkheden

0 0 0

zeker wel ja neutraal nee zeker niet 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0

0

0

0

0

0 0

0 0

0 0

F. ARBEIDSTIJDEN EN BELONING

43. Hoeveel uren telt de voltijdse werkweek in uw organisatie? 0 ______ uren 0 niet bekend 44. Werkt u voltijds of in deeltijd? 0 Voltijds ---> 0

0 0 0 0

In deeltijd --->

Dat heb ik altijd gedaan Ik heb voorheen ook in deeltijd gewerkt Dat heb ik altijd gedaan Ik heb voorheen ook voltijds gewerkt

45a. Hoeveel uren werkt u gemiddeld volgens uw arbeidscontract? 0 ______ uren per week 45b. Indien u minder dan 100% werkt, wat is hiervan de reden? 0 Zorg voor (schoon)ouders / kinderen n Studie 0 Vrijwilligerswerk n Ander werk 0 Meer vrije tijd n Ziekte / Arbeidsongeschikt 0 Anders, namelijk 46. Hoeveel dagen per week werkt u meestal? 0 5 dagen 0 4 dagen 0 3 dagen 0 2 dagen 0 1 dag 0 Wisselend, gemiddeld ______ dagen per week 47a. Hoeveel uren per dag werkt u gemiddeld meestal? 0 ______ uren per dag 47b. Is dit de afgelopen drie jaar toegenomen of afgenomen? 0 Toegenomen 0 Afgenomen 0 Niet bekend 48. Waar bevindt uw werkplek zich? (meerdere antwoorden mogelijk)


UvA/AIAS

67

0

0 0

Ik heb een vaste werkplek Ik heb een flexibele werkplek Ik werk thuis (telewerken) (ga naar vraag 50)

49. Biedt uw werkgever u de mogelijkheid thuis te werken (telewerken)? 0 Ja 0 Nee (ga naar vraag 51) Niet bekend (ga naar vraag 51) 0 50a. Zijn hiervoor door uw werkgever faciliteiten geïnstalleerd in uw huis? 0 Voldoende faciliteiten 0 Onvoldoende faciliteiten 0 Geen faciliteiten (ga door naar vraag 51) Faciliteiten worden binnenkort gerealiseerd 0 50b. Welke faciliteiten zijn dat? 0 Computer n Internetaansluiting 0 Telefoon n Fax 0 Printer n Scanner 0 Anders, namelijk 51. Heeft u de afgelopen maanden meer uren gewerkt dan volgens uw contract? 0 Ja ---> Gemiddeld ______ uren per week 0 0 Nee ---> Dat gebeurt nauwelijks 0 0 Ik wil geen overuren maken 52. Hoe vaak heeft u het afgelopen jaar meer uren gewerkt dan volgens uw contract? 0 Minstens elke week 0 Minstens elke maand 0 Enkele keren 0 Nooit 53. Krijgt u compensatie voor overwerk? 0 Nee 0 Ja --->

0 0 0 0

Financiële compensatie Compensatie in tijd Keuze tussen beide Anders

54. Wat is uw bruto maandinkomen op basis van een veertig-urige werkweek? _ ______ (afronden op hele euro’s) 55. Uw opinie over uw arbeidstijden en inkomen (bij elke uitspraak het antwoord aankruisen dat het beste uw mening weergeeft)

Ik wil liever meer uren per week werken dan nu Ik wil liever minder uren per week werken dan nu Ik bepaal graag zelf de begin- en eindtijden van mijn werkdag Ik verdien genoeg in vergelijking met personen in vergelijkbare functies bij andere organisaties Ik verdien genoeg in vergelijking met personen in vergelijkbare functies in de eigen organisatie Ik verdien genoeg in vergelijking met personen in andere functies in de eigen organisatie Ik zou graag meer willen verdienen (want ik doe meer) Ik zou minder willen verdienen en meer vakantiedagen opnemen Ik zou minder willen verdienen en meer pensioen opbouwen Ik vind dat ik een auto van de zaak nodig heb

zeker wel ja neutraal nee zeker niet 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0 0 0

0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

G. DE ORGANISATIE WAAR U WERKT

56. Tot welke sector behoort de organisatie waarvoor u werkt? (graag 1 antwoord) Agrarische 0

0

sector -> Industrie ->


0 visserij 0 landbouw 0 metaalnijverheid UvA/AIAS

0 bosbouw

0 veeteelt

68

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Nutsbedrijven Bouw -> Detailhandel -> Horeca -> Vervoer -> Banken -> Grafische sector -> Gezondheidszorg -> Overheid -> Anders

0 0 0 0 0 0 0 0

toeleverancier bouw n installatiebedrijven groothandel hotels n restaurantbedrijven transport 0 communicatie- en opslagbedrijven verzekeringsbedrijven n commerciële dienstverlening media 0 public relations maatschappelijke dienstverlening 0 welzijnswerk provincies 0 gemeenten 0 rechtspraak 0 politie

57. Hoeveel medewerkers heeft de organisatie waarvoor u werkt? 0 Ongeveer ______ personen 0 Niet bekend H. VERDIEPING VAN HET SECRETARESSEVAK

58a. Is er een secretaresseoverleg op uw werk? 0 Ja ---> 0

0 0

Ik neem daarin actief deel Ik neem daarin niet actief deel

Nee (ga door naar 59)

58b. Hoe vaak neemt u deel aan het secretaresseoverleg? 0 Wekelijks 0 0 Maandelijks n 0

Vaker dan 1x per week Minder

59. Bent u lid van een beroepsvereniging 0 Ja ---> 0 Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD) 0 Secretaresse Netwerk 0 Secretaresse Platform Noord (SPiN) 0 European Management Assistants (EUMA) 0 Vereniging van Register Management Assistants (VRMA) 0 Anders, namelijk ------------------------0 Nee ---> 0 Geen belangstelling 0 Nooit van gehoord 60. Uw opinie over het beroep van secretaresse (u kunt bij elke uitspraak het antwoord aankruisen dat het beste uw mening weergeeft) zeker wel ja neutraal nee zeker niet De eisen die aan het beroep worden gesteld worden steeds hoger 0 0 0 0 0 Het secretaressevak wordt steeds specialistischer (branchegerichte verdieping) 0 0 0 0 0 Het secretaressevak wordt juist steeds breder (meer verschillende taken) 0 0 0 0 0 De secretaresse zal steeds minder uitvoerend werk (notuleren etc.) gaan doen 0 0 0 0 0 De secretaresse denkt steeds meer mee met het management 0 0 0 0 0 Door technologische ontwikkelingen zal de secretaresse steeds sneller kunnen 0 0 0 0 0

werken en meer tijd hebben voor andere werkzaamheden De secretaresse zal steeds vaker thuis kunnen werken Een hbo-opleiding of het volgen van extra cursussen zijn noodzakelijk om het management goed te kunnen ondersteunen De beroepsgroep zou striktere kwalificatie-eisen moeten stellen De beroepsgroep moet zich beter organiseren (vakbond) Het secretaressevak zal altijd blijven bestaan

0 0

0 0

0

0

0

0

0 0

0 0

0 0

0 0 0 0 0

0 0 0

0 0 0

I . ALGEMENE VRAGEN

61. Wanneer bent u geboren? ______ (jaartal) 62. Bent u ... 0 Vrouw 0 Man Functie met inhoud 2004

UvA/AIAS

69

63. Woont u ... 0 Zonder partner 0 Met partner --->

0 Die heeft geen betaald werk 0 Die werkt ongeveer ______ uur per week 0 Die heeft af en toe betaald werk

64. Woont u met (nog) andere personen in huis? 0 Ja ---> 0

Met ______ kinderen Met (schoon)ouders Met andere volwassenen

0 0

Leeftijd oudste ______ jaar Leeftijd jongste ______ jaar

Nee

65. Heeft u zelf kinderen? 0 Ja ---> 0

0 0 0

Nee

66. In uw huishouden... Bent u degene die hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor de huishouding Heeft u naast uw werk voldoende tijd over voor uzelf, uw gezin, familie, vrienden Bent u degene die hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor het inkomen

ja 0 0 0

nee 0 0 0

******* Hartelijk dank voor uw medewerking! Als u in aanmerking wilt komen voor een van de honderd gratis exemplaren van de Werkwijzer ‘Jezelf en anderen motiveren’, dan kunt u hieronder uw gegevens invullen. U ontvangt het boekje zo spoedig mogelijk. Organisatie Naam Adres Postcode Woonplaats De enquête is volledig anoniem. Dit betekent dat uw gegevens op geen enkele wijze met de antwoorden in de enquête worden gecombineerd.


UvA/AIAS

70

BIJLAGE TAKENLIJSTEN 1994

1994

2000

2000

2004

2004

1. Postverwerken INH1A INH1B

ontvangen en vespreiden van de post

V11.1.1

ontvangen en verspreiden van de post

v11aa

Ontvangen en verspreiden van de post

v11ba

Ontvangen en verspreiden elektr post

schrijven van de post

V11.1.2

inschrijven post in elektronisch brievenboek

v11ca

Inschrijven post in elektr brievenboek

INH1C

inhoud bekijken en zelf actie ondernemen

V11.1.3

beoordelen post op relevantie en prioriteit

v11da

Beoordelen post op relevantie/prioriteit

INH1D

post zelf afhandelen

V11.1.4

zelf afhandelen post

v11ea

Zelf afhandelen post

INH1E

toezien op afhandeling en realisatie van

V11.1.5

toezien op postafhandeling en bewaken follow-up

v11fa

Toezien op postafhandeling / follow-up

INH7G

(in steno) opnemen en uitwerken van teks

V12.1.1

in steno brieven of notities opnemen

v12aa

In steno brieven of notities opnemen

2. Correspondentie en tekstverwerking

V12.1.2

opnemen en uitwerken brieven in het nederlands

v12ba

Opnemen brieven / notities (dictafoon)

v12ca

Opnemen en uitwerken brieven nederlands

INH3A

(in steno) opnemen van brieven in het ne

INH3B

(in steno) opnemen van brieven in een mo

V12.1.3

opnemen en uitwerken brieven in het engels

v12da

Opnemen en uitwerken brieven engels

INH3C

(in steno) opnemen van brieven in meer m

V12.1.4

opnemen en uitwerken brieven in een andere taal

v12ea

Opnemen en uitwerken brieven andere taal Bewerken brieven/teksten nederlands

INH3D

typen van brieven in Nederlandse taal (m

V12.1.5

bewerken brieven/teksten in het nederlands

v12fa

INH3E

typen van de brieven in een moderne taal

V12.1.6

bewerken brieven/teksten in het engels

v12ga

Bewerken brieven/teksten engels

INH3F

typen van brieven in meer moderne talen

V12.1.7

bewerken brieven/teksten in een andere taal

v12ha

Bewerken brieven/teksten andere taal

INH3J

zelf brieven opstellen

V12.1.8

zelf opstellen brieven/teksten in het nederlands

v12ia

Zelf opstellen brieven/teksten nederl

INH3G

bewerken van brieven en nota's

V12.1.9

zelf opstellen brieven/teksten in het engels

v12ja

Zelf opstellen brieven/teksten engels

INH3H

bewerken van werk van anderen

V12.1.10

zelf opstellen brieven/teksten in een andere taal

v12ka

Zelf opst brieven/teksten andere taal

INH3K

brieven volgens aanwijzing opstellen Vertalen brieven en nota's

INH3I

vertalen van brieven en nota's

V12.1.11

vertalen brieven en nota's

v12la

INH3L

toezien op afhandeling van correspondent

V12.1.12

toezien op afhandeling van correspondentie

v12ma Toezien op afhandeling correspondentie

INH3M

bewaken van huisstijl

V12.1.13

bewaken huisstijl

v12na

Bewaken huisstijl

3. Agendabeheer INH5A

agenda bijhouden

V13.1.1

bijhouden agenda

v13aa

Bijhouden agenda

INH5B

afspraken organiseren

V13.1.2

bijhouden elektronische agenda

v13ba

Organiseren afspraken

INH5C

overleg over geschikte data +eigen initi

V13.1.3

organiseren afspraken/overleggen geschikte data

INH5D

bewaking van gemaakte afspreken

V13.1.4

bewaken gemaakte afspraken


UvA/AIAS

71

v13ca

Bewaken gemaakte afspraken

v13da

Beheren meerdere agenda's

4. Vergaderen INH7K

bijkhouden vergaderagenda's

V14.1.1

bijhouden vergaderagenda's

v14aa

Bijhouden vergaderagenda's

INH7A

organiseren van vergaderingen

V14.1.2

organiseren vergaderingen

v14ba

Organiseren vergaderingen

V14.1.3

organiseren telefonische vergadering/videoconferencing

v14ca

Organiseren telefonische vergadering

INH7C

agendapunten voorbereiden

V14.1.4

inhoudelijk voorbereiden agendapunten

v14da

Inhoudelijk voorbereiden agendapunten

INH7B

vergadermappen samenstellen

V14.1.5

samenstellen vergadermappen

v14ea

Samenstellen vergadermappen

V14.1.6

rondsturen vergaderstukken

v14fa

Rondsturen vergaderstukken

V14.1.7

notuleren

v14ga

Notuleren

INH7D

notuleren vergaderingen

INH7F

uitwerken notuleren

V14.1.8

uitwerken notulen

v14ha

Uitwerken notulen

INH7E

besluiten van besprekingen weergeven

V14.1.9

opstellen besluitenlijsten

v14ia

Opstellen besluitenlijsten

INH7J

bewaken van uitvoering van overeengekome

V14.1.10

bewaken uitvoering van besluiten

v14ja

Bewaken uitvoering van besluiten

INH7L

deelnemen aan werkoverleg

V14.1.11

deelnemen aan vergadering of werkoverleg

v14ka

Deelnemen aan vergadering of werkoverleg

INH11Q leiden van een werkoverleg

V14.1.12

leiden van een vergadering of werkoverleg

v14la

Leiden van een vergadering/werkoverleg

INH7N

deel uitmaken van een werkgroep

V14.1.13

deel uitmaken van werkgroepen/commissies

v14ma Deel uitmaken van werkgroepen/commissies

INH7M

participeren bij vergaderingen

INH9A

opzoeken en/of opbergen van stukken

V15.1.1

opzoeken of opbergen van stukken

v15aa

Opzoeken of opbergen van stukken

INH9B

archiefbeheer

V15.1.2

opzet en onderhoud archiefsysteem

v15ba

Opzet en onderhoud archiefsysteem

INH9C

bibliotheekbeheer

V15.1.3

bibliotheekbeheer

v15ca

Bibliotheekbeheer

INH9D

systeembheer

INH9E

maken van uittreksels en compilaties van

V15.1.4

uittreksels maken van dossiers

v15da

Uittreksels maken van dossiers

INH9F

actueel houden van het archief

V15.1.5

actueel houden van het archief

v15ea

Actueel houden van het archief

V15.1.6

elektronisch archiefbeheer

5. Archiveren

6. Administreren V16.1.1

bijhouden administratie van ziekte of verkofdagen

v16aa

Bijhouden ziekte of verlofdagen

INH11H bijhouden financiele administratie

V16.1.2

bijhouden financiele administratie

v16ba

Bijhouden financiele administratie

INH11I

V16.1.3

bijhouden personeelsadministratie

v16ca

Bijhouden personeelsadministratie

V16.1.4

bijhouden salarisadministratie

v16da

Bijhouden salarisadministratie

V16.1.5

bijhouden kleine kas

v16ea


INH11J

bijhouden van personeelsadministraties boekhouding en verantwoordelijkheid m.b.

INH11K reisdeclaraties opstellen

V16.1.6

opstellen reisdeclaraties

v16fa


INH11L bijhouden adressenbestand

V16.1.7

bijhouden adressenbestand/relatiebestand

v16ga

Bijhouden adressenbestand/relatiebestand

INH11C bijhouden van kantoorvoorraad

V16.1.8

bijhouden kantoorvoorraad

v16ha

Bijhouden kantoorvoorraad

INH11D bijhouden van voorraad-administratie

V16.1.9

bijhouden voorraadadministratie

v16ia

Bijhouden voorraadadministratie


UvA/AIAS

72

INH11G bijhouden eenvoudige administratie

V16.1.10

bijhouden administatie werkuren

INH11E zorgen voor EHBO-spullen

V16.1.11

bijhouden ehbo-voorraad

v16ja

Bijhouden administratie werkuren

v17aa

Reserveren reizen binnen- of buitenland

7. Organiseren INH11A reserveren reizen, binnen en buitenland

V17.1.1

reserveren reizen in binnen- of buitenland

v17ba

Organisatie uitgebreide buitenl reizen

v17ca

Beheren vergaderzalen of werkruimtes

INH11F verhuur van werkruimtes aan derden

V17.1.2

beheren vergaderzalen of werkruimtes

INH11O huisvesting afdelngsleden

V17.1.3

organisatie huisvesting

v17da

Organisatie huisvesting

V17.1.4

bedrijfshulpverlening

v17ea

Bedrijfshulpverlening

V17.1.5

onderhouden procedures kwaliteitscontrole/-handboek

v17fa

Onderhouden procedures kwaliteitscontr

INH11P verzorgen van de logistieke procesbeheer INH11M organiseren van eenmalige evenementen

V17.1.6

INH11N ontikkelen van systemen en procedures en

organiseren van (eenmalige) evenementen

v17ga

Organiseren interne evenementen

v17ha

Organiseren externe evenementen

v17ia

Voorselectie sollicitanten P&O

v17ja

Activiteiten in kader Wet Poortwachter

V17.1.7

ontwikkelen van systemen en procedures

v17ka

Ontwikkelen van systemen en procedures

V17.1.8

maken werkplanningen

v17la

Maken werkplanningen

INH11B organisatie van zakenlunches en diners

V17.1.9

organistatie zakenlunches of diners

v17ma Organistatie zakenlunches of diners

INH17E cadeautjes kopen

V17.1.10

kopen cadeautjes of kerstpakketten

v17na

Kopen cadeautjes of kerstpakketten

v17oa

Ondersteuning bij marketingactiviteiten

v17pa

Vervangen manager in bepaalde situaties Plannen taken van het secretariaat

8. Organiseren werkzaamheden op secretariaat INH11R plannen van alle voorkomende taken van h

V18.1.1

plannen taken van het secretariaat

v18aa

INH11T delegeren van taken en het controleren v

V18.1.2

delegeren van taken en controleren uitvoering

v18ba

Delegeren taken/controleren uitvoering

INH11V leidinggeven aan secretariaatmedewerk(st

V18.1.3

leidinggeven aan secretariaatsmedewerk(st)ers

v18ca

Leidinggeven aan secretariaatsmedew

v18da

Overnemen taken andere secretaressen

V18.1.4

overnemen taken andere secretaressen

V18.1.5

werkoverleg secretaressen secretariaatsmedewerk(st)ers 9. Communiceren

of v18ea

Werkoverleg secretariaat(smedew)

INH13L telefoon aannemen en doorverbinden

V19.1.1

telefoon aannemen en eventueel doorverbinden

v19aa

Telefoon aannemen

INH13M telefoon aannemen, beantwoorden en meded

V19.1.2

telefoon beantwoorden en afhandelen

v19ba

Telefoon beantwoorden en afhandelen

INH13B gebruik maken van de nederlandse taal

V19.1.3

spreken in het engels

v19ca

Spreken in het engels

INH13C gebruik maken van een of meer moderne ta

V19.1.4

spreken in een andere taal

v19da

Spreken in een andere taal

INH13A ontvangen van bezoekers

V19.1.5

ontvangen van bezoekers

v19ea

Ontvangen van bezoekers

INH13D informeren van belanghebbenden van relev

V19.1.6

belanghebbenden voorzien van informatie

v19fa

Belanghebbenden voorzien van informatie


UvA/AIAS

73

INH13E contacten met diverse interne afdelingen

V19.1.7

onderhouden contacten met interne afdelingen

v19ga

Onderhouden contacten met interne afd

INH13F contacten met uitzendbureaus onderhouden

V19.1.8

onderhouden externe contacten

v19ha

Onderhouden externe contacten

INH13K verzorgen presentaties

V19.1.9

voorbereiden van presentaties

v19ia

Voorbereiden van presentaties

V19.1.10

zelf houden van presentaties

v19ja

Zelf houden van presentaties

V19.1.11

op beurzen staan

v19ka

Op beurzen staan

V19.1.12

vrekoop producten of materialen

v19la

Verkoop producten of materialen Vraagbaakfunctie

INH11U materiaalverkoop + bijbehorende werkzaam

10. Fungeren in sociale situaties INH13G vraagbaakfunctie

V20.1.1

vraagbaakfunctie

v20aa

INH13H praatpaalfunctie

V20.1.2

praatpaalfunctie (emotionele ondersteuning)

v20ba

Praatpaalfunctie

INH13I

correct omgaan met vertrouwelijke inform

V20.1.3

omgaan met vertrouwelijke (bedrijfs)informatie

v20ca

Omgaan met vertrouwelijke info

INH13J

coordineren van informatiestromen

V20.1.4

omgaan met informatie over personen

v20da

Omgaan met informatie over personen

V20.1.5

bemiddelen bij persoonlijke conflicten

v20ea

Bemiddelen bij persoonlijke conflicten

V20.1.6

regelen privezaken van ledinggevende/medewerkers

v20fa

Regelen privezaken

v20ga

Sparringpartner voor manager

v21aa

Regelen onderhoud gebouw

v21ba

Bedienen kantoorapparatuur

v21ca

Regelen onderhoud apparatuur

v21da

Inkoop kantoorverbruiksartikelen

INH17B reglen prive zaken van superieur

11. Beheer gebouw, apparatuur en inventaris INH15A telex

V21.1.1

bedienen telex

INH15B fax

V21.1.2

bedienen fax

INH15D copieren

V21.1.3

kopieren

INH15E apparatuur onderhouden

V21.1.4

onderhouden apparatuur

INH15F apparatuur repareren

V21.1.5

repareren apparatuur 12. Computer

INH15G werken met rekenprogramma's

V22.1.1

werken met tekstverwerkingsprogramma

v22aa

Werken met tekstverwerkingsprogramma

INH15H werken met spreadsheet-programma's

V22.1.2

werken met spreadsheetprogramma

v22ba

Werken met spreadsheetprogramma

INH15I

werken met grafische programma's

INH15J

werken met opmaakprogramma's


UvA/AIAS

V22.1.3

werken met presentatieprogramma

v22ca

Werken met presentatieprogramma

V22.1.4

werken met databaseprogramma

v22da

Werken met databaseprogramma

V22.1.5

werken met dtp-programma

v22ea

Werken met dtp-programma

V22.1.6

werken met outlook

v22fa

Werken met outlook

V22.1.7

werken met internet

v22ga

Werken met internet

V22.1.8

beheer software

v22ha

Beheer software

74

INH15K bestandsbeheer van computerprogramma's

V22.1.9

beheer applicaties

v22ia

13. Niet onder te brengen INH17A serveren van koffie en thee INH17C planten verzorgen voor iemand INH15C electronisch netwerk INH17F inzamelen geld voor verjaardagen e.d. INH11S achterhalen van adressen en telefoonnumm INH17D persoonlijke verzorging van iemand INH7H


INH7I



UvA/AIAS

75

Beheer applicaties

BIJLAGE FREQUENTIE VAN CLUSTERS, 2004, 2000, 1994 Tabel I.1.4

Gemiddelde frequentie waarmeede De clusters worden uitgevoerd, 1994.

frequentie

secretaresse

0.78

0.44

0.85

0.43

0.49

0.33

Organiseren Organiseren Communi werkzaamh. ceren secretariaat 0.20 0.34 0.65

management-ass

0.93

0.48

0.96

0.56

0.52

0.37

0.30

0.50

0.67

0.78

0.46

0.37

office manager

0.90

0.59

0.84

0.36

0.54

0.56

0.25

0.71

0.66

0.81

0.52

0.30

afdelingssecretar

0.76

0.41

0.81

0.42

0.50

0.34

0.20

0.30

0.64

0.67

0.41

0.31

directiesecretar

0.84

0.47

0.94

0.53

0.52

0.30

0.25

0.45

0.67

0.75

0.45

0.26

anders

0.76

0.44

0.79

0.43

0.52

0.33

0.23

0.36

0.64

0.65

0.44

0.27

combi-functie

0.75

0.38

0.78

0.37

0.48

0.33

0.20

0.49

0.66

0.70

0.47

0.23

gemiddeld

0.80

0.45

0.87

0.46

0.51

0.33

0.23

0.39

0.65

0.71

0.45

0.27

verschil

**

**

ns

ns

Tabel I.1.5

Postver werken

Correspon Agenda dentie beheer

***

Vergaderen Archiveren

***

ns

Admini streren

***

***

***

ns

Fungeren in sociale situaties 0.70

***

Beheer geb., app. en invent. 0.45

Computer

0.26


frequentie

Postver werken



Admini streren


Fungeren in Beheer sociale geb., app. situaties en invent. 0.61 0.49

Computer

secretaresse

0.73

0.38

0.78

0.37

0.41

0.24

management-ass

0.79

0.43

0.87

0.52

0.43

0.27

0.30

0.50

0.59

0.74

0.47

0.50

office manager

0.78

0.42

0.80

0.43

0.43

0.43

0.35

0.57

0.58

0.72

0.55

0.57

afdelingssecretar

0.69

0.36

0.81

0.39

0.40

0.28

0.21

0.38

0.53

0.59

0.45

0.47

directiesecretar

0.79

0.44

0.84

0.50

0.41

0.22

0.26

0.47

0.59

0.71

0.47

0.45

anders

0.71

0.38

0.73

0.40

0.39

0.25

0.23

0.44

0.56

0.67

0.47

0.47

combi-functie

0.76

0.44

0.81

0.42

0.45

0.30

0.28

0.48

0.59

0.68

0.50

0.48

gemiddeld

0.76

0.42

0.81

0.44

0.42

0.26

0.26

0.46

0.57

0.68

0.48

0.47

***

***

***

***

*

***

***

***

***

***

***

***

verschil


UvA/AIAS

76

0.45

Tabel I.1.6


frequentie

Postver werken



0.4

0.45

Admini streren 0.28


Fungeren in Beheer sociale geb., app. situaties en invent. 0.6 0.42

Computer

secretaresse

0.76

0.32

0.86

0.54

management-ass

0.77

0.34

0.88

0.5

0.44

0.28

0.22

0.44

0.54

0.69

0.41

0.54

office manager

0.77

0.35

0.85

0.44

0.49

0.43

0.28

0.56

0.53

0.7

0.61

0.61

afdelingssecretar

0.77

0.29

0.9

0.48

0.47

0.29

0.17

0.41

0.5

0.62

0.43

0.55

directiesecretar

0.8

0.37

0.92

0.53

0.46

0.22

0.21

0.45

0.56

0.7

0.37

0.53

anders

0.75

0.35

0.86

0.43

0.44

0.25

0.21

0.44

0.53

0.66

0.4

0.53

combi-functie

0.79

0.36

0.87

0.45

0.46

0.3

0.24

0.43

0.57

0.7

0.48

0.56

gemiddeld

0.77

0.35

0.88

0.47

0.45

0.27

0.21

0.44

0.54

0.67

0.42

0.54

*

***

***

***

ns

***

***

***

***

***

***

***

verschil


UvA/AIAS

77

ONDERZOEKSRAPPORT EEN FUNCTIE MET INHOUD 2004 VERSLAG VAN EEN ENQUÊTE VOOR MANAGEMENT SUPPORT EN FNV BONDGENOTEN

Recommend Documents