Cultureel ondernemerschap in Nederlandse musea
Schoenmaker blijf bij je leest! Door Wouter Hijnberg en Jaap van der Burg, Helicon Conservation Support
Nederland heeft de grootste museumdichtheid ter wereld. We kunnen wel stellen dat wij Nederlanders gek zijn op verzamelen van erfgoed en het vertellen van verhalen over onze collecties. Aan cultuurhistorisch besef geen gebrek. Onze musea hebben dan ook niet bepaald te klagen over bezoekersaantallen en tot voor kort de inkomsten. Maar een museum heeft meer taken dan alleen bezoekers naar collecties trekken. De collectie moet ook beheerd worden. En op dat gebied valt volgens Helicon Conservation Support veel te winnen. Een museum is veel meer dan een gebouw waarin een collectie tentoongesteld staat. Een museum is vaak een complete organisatie, die enerzijds zorg draagt voor communiceren van een verhaal en anderzijds zorg draagt voor het behoud van een collectie. Deze twee taken zijn vaak tegenstrijdig. Niet alleen in doelstelling, waarbij gebruik bijna altijd ten koste gaat van behoud, maar ook in instelling, benadering en persoonlijkheid. Met de tegenstrijdigheid van die twee taken worstelen organisaties. In de basis heeft het overbrengen van een verhaal niets te maken met het beheer van een collectie. De collectie, vaak aangevuld met of geheel bestaand uit bruiklenen, wordt gebruikt om een verhaal te vertellen. De meeste musea zetten hun medewerkers in op deze communicatiefunctie. Hieronder valt het voor het publiek zichtbare gedeelte van het museum. Dus niet alleen het gebouw of de expositieruimte, maar ook de tentoongestelde collectie, de routing langs die collectie, de toelichting via brochures of (vrijwillige) gidsen, de website van het museum, de souvenirwinkel enzovoorts. Het beheer van de collectie is er op gericht de objecten zo lang als mogelijk te behouden en beschikbaar te stellen aan gebruikers. Deze gebruikers kunnen uit de ‘eigen’ organisatie komen, maar veelal zijn de gebruikers externe onderzoekers en bruikleennemers. Bij de beheerfunctie zijn vaak slechts enkele medewerkers betrokken, of zij doen dit naast hun communicatiefunctie. Hieronder valt het, voor bezoekers, vaak onzichtbare gedeelte van het museum; het depot of
www.helicon-cs.com
1
archief en de algehele zorg voor de collectie, zoals preventieve conservering, registratie, klimaatbeheersing, schadeherstel en restauratiewerkzaamheden. Onevenredig verdeeld Het is niet vreemd dat musea zich richten op de meer publieke communicatiefunctie, dan op de ‘achter de schermen’ beheerfunctie. Hier worden de musea in de praktijk op afgerekend. Een goed draaiend museum met voldoende bezoek bewijst haar bestaansrecht. Om dit te behalen moet de communicatieve kant van het museum goed op orde zijn. Het is echter niet zo vanzelfsprekend dat een voor het publiek goed draaiend museum ook het beheer op orde heeft. De technische zorg voor de collectie heeft nu eenmaal niet zoveel te maken met het verhaal van het museum. Door dit verschil zijn bij veel musea de aandacht voor communicatie en beheer onevenredig verdeeld. Het zwaartepunt ligt op communicatie, dat meer zichtbaar is en waar ook meer verdiend wordt. Beheer en behoud zijn een structurele kostenpost. Ook al wordt de zorg voor de collectie vaak onder de variabele kosten als ‘inzet eigen personeel’, ‘energiekosten’ en ‘huisvesting’ weggeschreven. Volgens de kabinetsplannen moet op het onderdeel beheer en behoud niet bezuinigd worden. In de praktijk echter worden structurele kosten als budgetten voor collectiebeheer en zelfs collectiebeheerders wegbezuinigd ten gunste van de lucratievere communicatiefunctie. De adviezen van de Raad voor Cultuur zijn met name gericht op de beoordeling over alles wat met de communicatieve kant van het museum te maken heeft. Vaak komt de beheerstaak helemaal niet aan bod. Opvallend is ook dat vanuit het Museumregister nogal wat eisen worden gesteld betreffende de conservering en dat veel musea hier onvoldoende rekening mee houden. Zelfs organisaties waar officieel niet wordt bezuinigd op beheer, worden afgerekend op bezoek. Omdat beheer vaak ‘erbij’ gedaan wordt, ontstaat de behoefte naar ‘waarheden’ en ‘kapstokken’ die de beheerder kan hanteren zonder zelf iets toe te voegen. Zolang die waarheid, intern, onbetwist blijft bestaat ook geen behoefte om nieuwe kennis op te doen of aanvullende kennis in te huren. Concurrentie Er zijn goede redenen voor musea om de beheerfunctie serieus te nemen. Een hoogwaardige, goed onderhouden en toegankelijke collectie wordt eerder geraadpleegd en gevraagd dan een
www.helicon-cs.com
2
minder onderhouden en minder toegankelijke collectie. Wanneer de zorg voor een collectie niet op peil is en beslissingen daarover uitgesteld worden, zal dit in de toekomst voor een hogere kostenpost zorgen, dan wanneer collectiezorg structureel wordt toegepast. Uiteindelijk zal blijken dat het vooruit schuiven van inzet, kosten en aandacht leidt tot grote financiële problemen. Het museum heeft de taak om zo goed mogelijk voor een stuk maatschappelijk kapitaal te zorgen. Geen goede zorg staat gelijk aan het afboeken van financiële en culturele waarde. Indien dit afboeken bewust gebeurd is dit misschien geen probleem. Zodra dit echter gebeurd vanuit een onbewuste keuze dan is dit wel een probleem. Dit is ook het geval daar waar geen of onvoldoende wettelijke bepalingen zijn en bij toepassing van richtlijnen waar de meetbaarheid en toetsbaarheid arbitrair is. Collectiebeheer is voor behoud en gebruik van de collectie van vitaal belang. Omdat de inzet hiervan niet centraal geregeld is, heeft ieder museum de mogelijkheid om het geld voor collectiebeheer naar eigen inzicht te besteden. Hierdoor kan het voorkomen, dat vijf musea tegelijkertijd bezig zijn met een aanleggen van een depot en daarvoor vijf keer dezelfde kosten maken. Terwijl één depot met vijf verschillende ingangen goedkoper is en waarschijnlijk zelfs beter voldoet. Zelfs als een depotconcept op 5 verschillende locaties wordt neergezet zullen de kosten al aanzienlijk lager uitvallen. Musea zijn niet verplicht om samen te werken op beheergebied. Omdat ze zelfs elkaars concurrenten zijn als het gaat om bezoekers trekken is het zelfs tegennatuurlijk om intensief samen te werken. Als het om de zorg voor een collectie gaat, zou dit geen issue mogen zijn. Musea hebben immers dezelfde wensen op het gebied van collectiebeheer: op een zo efficiënt mogelijke manier de collectie beheren en behouden. Musea gebruiken zelfs vaak elkaars collectie voor het vertellen van het verhaal. Door de focus op communicatie zien musea niet wat er te winnen valt op beheergebied en gaat er veel geld verloren aan irrelevante beheermaatregelen. Verschillende werelden Waarom zijn musea niet in staat het cultuurverschil tussen communicatiefunctie en beheerfunctie te overbruggen? Omdat het twee verschillende werelden zijn, waar verschillende mensen werken. Communicatie is een vak en beheer is een vak. Beheer vraagt andere competenties van medewerkers en verdieping in technische zaken, die vaak ver af staan van het verhaal vertellen. Museumorganisaties moeten dit verschil erkennen en zien dat hun kracht op communicatiegebied
www.helicon-cs.com
3
ligt. Voor het beheer zullen musea hulp moeten inroepen van externe specialisten op dit gebied. Musea kunnen ervoor kiezen om externen te consulteren of medewerkers door specialisten te laten scholen. Maar het meest efficiënt is om de beheerfunctie compleet uit te besteden. Door duidelijke afspraken te maken in een ‘service level agreement’ zijn de kosten voor het beheer van een collectie inzichtelijk te maken. Bovendien is een museum dan niet afhankelijk van een medewerker of vrijwilliger die beheer en zorg over de collectie als neventaak heeft. De museale wereld zou veel kunnen leren van het bedrijfsleven. Succesvolle bedrijven doen vaak precies waar ze goed in zijn en besteden andere taken op een efficiënte manier uit. Kreten als corebusiness en outsourcing zullen ook in deze branche intrede moeten doen. ‘Schoenmaker, blijf bij je leest’ is de gouden regel. In plaats van de commerciële wereld op armlengte te houden zou omarming raadzamer zijn. Dan kunnen we spreken van echt cultureel ondernemerschap. Preferred user Het uitbesteden van collectiebeheer is bedrijfsmatig niet vreemd, maar toch zijn de meeste musea nog niet zo ver. Er wordt geopperd dat met het uit handen geven van collectiebeheer een museum het eigendom uit handen geeft. Maar dat is een gevoel en geen waarheid. In Nederland zijn de meeste collecties namelijk in bezit van een overheid. Deze overheid geeft, als juridisch eigenaar, de collectie in bruikleen aan een museum. Bedrijfsmatig is een museum een preferred user van een collectie. In dat opzicht is het uitbesteden van collectiebeheer niet vreemd, integendeel, het is al standaard. De overheid zou daarin een rol kunnen spelen door niet alle verantwoordelijkheid bij de musea te leggen. Het enige dat een museum dan moet opgeven, is het gevoel van eigendom over een collectie.
Centraal collectiebeheer Helicon Conservation Support houdt zich al twaalf jaar bezig met het conserveren van collecties en het relatief jonge zelfstandige vak van collectiebeheer. Hierdoor reikt onze kennis en ervaring in de wereld van cultureel erfgoed ver. Helicon weet waar de fysieke gevoeligheden bij musea en collecties liggen, maar ziet ook de organisatorisch conservatieve benadering van knelpunten. Door kritisch te blijven en nieuwe inzichten te ontwikkelen, zijn wij in staat om verfrissende ideeën en producten in de markt te introduceren. De diensten van Helicon gaan dan ook veel verder dan adviseren over het beheer van collecties. Nauwlettend houden wij de trends in de museale wereld in de gaten. Ging het enkele jaren geleden bij musea www.helicon-cs.com
4
voornamelijk over de inhoud van een collectie of het verhaal dat erbij verteld wordt, tegenwoordig erkennen de meeste musea de noodzaak van collectiebeheer. Alleen, met die erkenning is een museum nog niet geholpen. Want wie bepaalt wat goed collectiebeheer is? Betekent dat permanent een restaurateur in dienst nemen? Of een vrijwilliger aanstellen die de collectie op een verantwoorde manier afstoft? Hoort de taak collectiebeheer op het bordje van de historici die werkzaam zijn bij een museum? Of is een IT-er nodig die ervoor zorgt dat de collectie digitaal geregistreerd staat? Volgens Helicon is de situatie waarin collecties zijn losgekoppeld van musea of instellingen ideaal. Zo kan bepaald worden welke collecties van belang zijn, welk cultureel erfgoed bewaard moet blijven en is het beheer van collecties centraal uit te voeren door specialisten.
www.helicon-cs.com
5
