GRIFFIE
Samenvattend verslag PRE AUDIT bijeenkomst 24 september 2014 16.00 – 17.00 uur. Aanwezige Auditcommissieleden:
P. Blom P. Kleuters W. Hiddink R. Rote
VOC Hoorn VVD D66 GrL
Secretaris Jan Hoek, loco-griffier Overige aanwezigen P. Schouten Deloitte Accountants B.V.
Opening De secretaris opent de vergadering en heet iedereen welkom. De voorzitter de heer Renckens meldt zich af, evenals de heer Stuifbergen en mw. Van Diepen. De voorzitter heeft enkele punten ingebracht per mail, die komen later aan bod. Er kan nog een lid later komen, maar niet iedereen hoeft per se aanwezig te zijn, want het is geen formele commissievergadering. Het woord is eerst aan de heer Schouten van Deloitte voor een korte toelichting bij de belangrijkste punten van zijn kant. 1. opdracht 2014 De opdracht tot de accountantscontrole van het jaar 2014 aan de accountant wordt elk jaar opnieuw bevestigd, binnen de randvoorwaarden van het meerjarencontract. De inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoorn zijn hierbij leidend. De eerste check is inmiddels geweest. De bestuurlijke aanvliegroute richting raad vergt mogelijk nog wat aanpassingen, die worden nog besproken. Hoe vroeger e.e.a. naar de raad kan, hoe beter dit uiteraard is. Uitgangspunt blijft de 1% grens foutenmarge bij de goedkeuringstolerantie en een rapporteringstolerantie van 100.000. Er wordt kort gediscussieerd of de grens van een ton goed is. Volgens de heer Schouten is dit in vergelijking met andere gemeenten wel een goede grens. De reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole blijft hetzelfde t.o.v. 2013. Over het Normenkader en Controleprotocol (normaal alleen ter kennisname naar de a.c.) wordt nog even teruggevraagd bij de ambtelijk verantwoordelijke of hier nog wijzigingen aan staan te komen na aanstelling van het nieuwe college. Bij het normenkader worden normaalgesproken wijzigingen in de kaders doorgevoerd. 1
GRIFFIE
ACTIE. de secretaris checkt even welke wijzigingen er eventueel aankomen bij Normenkader en Controleprotocol. Reactie: afgerond, er zijn geen grote wijzigingen op dit moment, wel in 2015. Komt ter informatie langs. Veranderingen in de controleomgeving: regionalisatie en de Decentralisaties. Hierbij wordt vastgesteld dat er steeds meer in regioverband gaat gebeuren, en dat dit ook (meer?) andere risico’s met zich meebrengt. Hiervoor is aandacht nodig, ook vanuit de controlerol van zowel auditcommissie als rekenkamercommissie. Er zou nog een regiosessie van de auditcommissies komen, met de gemeenten Alkmaar, Purmerend, Den Helder en Heerhugowaard. De regionale aanpak geldt met name voor de Decentralisaties, waar ook veel financiële stromen anders gaan lopen. Ook komt er veel budget bij richting gemeenten. Maar veel wordt ook direct doorgesluisd naar externe verbonden partijen zoals WerkSaam. De accountant geeft aan dat ondanks het op afstand zetten, de eigen gemeente toch uiteindelijk verantwoordelijk blijft voor het bestede geld. Dit is een aandachtspunt, waar niet te licht over mag worden gedacht. Hierop komt een voorstel van de heer Blom om eens met andere auditcommissies te gaan praten in de regio WF. Misschien is het een goed idee om ook met de Westfriese auditcommissies om tafel te gaan om te kijken hoe zij werken, en wat de aandachtspunten regionaal zijn. Zo kan men elkaar helpen in de controlerol. ACTIE. de secretaris onderzoekt welke lokale auditcommissies momenteel functioneren, en probeert over enkele maanden tot een halfjaar een afspraak te plannen om te spreken over regionalisatie in relatie tot de controlerol van de auditcommissies. Reactie: er is contact geweest met de regiogriffies uit Den Helder, Alkmaar, Heerhugowaard en Purmerend voor een nieuwe intervisiebijeenkomst in 2015. Eerste voorbespreking door de secretarissen voor een agenda: 5 februari a.s. Inventarisatie alleen de regio Westfriesland volgt. De secretaris wijst nog op de taak van de RKC. De RKC komt binnenkort met een Rapport ‘participatiewet en verantwoording’ dat ingaat op de verantwoordingsplicht richting gemeenteraden op het gebied van de Participatiewet. In dit verband vraagt de heer Hiddink of wat een RKC doet niet dubbel is met wat de auditcommissie doet, ondanks dat een auditcommissie meer op de rechtmatigheidstoets zit. De secretaris geeft aan dat een RKC inderdaad meer zal kijken naar of de budgetten doelmatig en doeltreffend besteed zijn. De auditcommissie zit meer op de beheersing, de sturing en de controlekant. Idee is dat als men weet van elkaar wat de onderzoeksvelden zijn, dat men dan elkaar kan versterken. De heer Hiddink zou wel eens wat van gedachten willen wisselen, op enig moment, over hoe dit in elkaar grijpt.
2
GRIFFIE
In verband met de komende controle van het jaar 2014 wordt nog afgesproken aan de RKC als suggestie mee te geven dat een onderwerp voor de RKC kan zijn: onderhoud huisvesting basisonderwijs. De auditcommissie geeft dit mee aan de accountant, maar niet op het punt van de doelmatigheid maar in financiële zin (zie hieronder 4.f.). Misschien kan de RKC dit voor een eigen onderzoek eens op een groslijst plaatsen. Er is geen nieuws te melden rond de SiSa regelingen. 2. Team en onafhankelijkheid Deloitte Accountants. De regeling ViO (Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants) geldt onverkort. Er mogen geen dubbele petten zijn. Hieraan wordt voldaan. Deloitte voert geen andere diensten uit anders dan de controle. Niemand die van het Hoornse team heeft een andere binding met (de gemeente) Hoorn. 3. planning van de controle 2014. Er hebben al gegevensgerichte werkzaamheden plaatsgevonden. Jaarrekening controle vindt plaats vanaf week 12 in 2015, drie weken (twee weken met een week ertussen). In verband met de aanlevering en agendering van stukken richting auditcommissie en raad, wordt nog even contact opgenomen met mw. Zandbergen-Kriller. ACTIE. de secretaris neemt voor de auditcommissie (en raad) door hoe de planning 2015 er uit moet komen te zien, uitgaande van de start van de controlewerkzaamheden in week 12. Reactie na overleg: voor het aanleveren van de Jaarstukken is 13 mei 2015 de streefdatum, uiterlijk vrijdag 15 mei gaan de Jaarstukken naar de auditcommissie. Op do. 4 juni volgt bespreking in de auditcommissie, 23 juni in de Raad. Interimcontrole: een begin is dus gemaakt, de afronding volgt. Agendering en bespreking in de auditcommissie volgt als alles goed verloopt op do. 22 januari 2015. Dit ligt ook aan de bestuurlijke reactie e.a. interne zaken. Er is wel een hardclose in december 2014. En er zit zoals gebruikelijk een follow-up van de aanbevelingen/adviezen uit 2013 in. Werkwijze. Bij de Interimcontrole is de verbijzonderde interne controle (VIC) aan het wijzigen. De VIC heeft meer aandacht voor processen achteraf, terwijl de trend is om meer op de keycontroles te gaan sturen. Die worden belangrijker. Het gaat bij de key-controls in principe om vier: 1. 2. 3. 4.
Betalingsverkeer. Volledigheid van opbrengsten. Levering van diensten. Schattingen in grote plannen en projecten.
Deze iets andere insteek vergt mogelijk ook aanpassing van de interim VIC, qua werkwijze. Vraag van de secretaris is of dan de managementletter ook een hele andere opbouw krijgt, dat zou jammer zijn voor het vergelijken met eerdere jaren. De heer Schouten geeft aan dat dit enig effect kan hebben, maar dat er dezelfde gegevens over processen in zullen staan. 3
GRIFFIE
4. risico’s en prioriteiten De auditcommissie geeft mee de volgende prioriteiten c.q. aandachtspunten, waarbij enkele al door Deloitte in de planning stonden: a. Voortgang, afwaardering en risico’s grondexploitatie. Hierbij geldt dat er in het meerjarenperspectief MJP inzicht wordt gegeven in de laatste financiële stand van zaken/actualisatie. Dit wordt normaal gesproken in mei gedaan. Vraag is of dit inzicht niet eerder kan worden gegeven. Mei is bijzonder dicht op de behandeling van de Jaarstukken en Kadernota in juni. Dit zal voornamelijk toegespitst moeten worden op Bangert Oosterpolder waar het nieuwe college momenteel naar kijkt. Dit is toegelicht in een besloten parallelle (informatieve) sessie met de raad op 23 september. Eventuele gevolgen voor de jaarstukken worden later bekend. Dit blijft een zorgelijk dossier dat volle aandacht verdient. Zijn er al nieuwe actualisaties of scenario’s bekend, is nog een vraag die leeft. b. Voorbereiding van de decentralisatie van rijkstaken (3D) Dit punt heeft een sterke relatie met de regionalisatie van taken en dus met verbonden partijen. Het gaat hier om de voorbereidende kant van de drie decentralisaties (Jeugdzorg, WMO/AWBZ en Participatie): achter de schermen worden vanwege de verplichting tot zorgcontinuïteit die het Rijk oplegt al aanbestedingen in gang gezet en is en wordt met zorgverzekeraars en andere partijen over contracten onderhandeld. Dit is al gaande in 2014 maar heeft ook zijn doorwerking naar 2015. Als in 2014 bij de controle van de jaarstukken al aandachtspunten te melden zijn, dan is het goed als de raad die tijdig hoort. Dat zou eventuele problemen in 2015 mogelijk voorkomen. Bovendien is het zaak hier als raad en auditcommissie vanaf het begin af aan goed op te letten. Dit zou ook een onderwerp kunnen zijn dat in overleg in de regio met andere auditcommissies meegenomen wordt. Hoe hou je grip op de budgetten? Met name ook de budgetten die vrijwel een op een worden doorgesluisd naar verbonden partijen zoals de GR WerkSaam. Er wordt gevraagd welke grip de raad houdt/heeft op de ontwikkelingen. De heer Hoek legt uit dat er een gezamenlijke werkgroep is, met negen raadsleden en een verantwoordelijke wethouder erin: de werkgroep decentralisaties. Hij is ook secretaris van die werkgroep. Voor de werkgroep is een overzichtelijke bestuurlijke planning gemaakt waarin alle momenten van overdracht en formele besluitvorming staan. De heer Hiddink verzoekt dit te mogen ontvangen. Actie Actie secretaris: Bestuurlijke planning werkgroep decentralisaties naar de auditcommissie sturen.
4
GRIFFIE
Actie secretaris: is afgerond, stand van zaken bij de drie decentralisaties tevens meenemen in een regio-overleg met de Westfriese auditcommissies. Bij dit aandachtspunt wil de auditcommissie graag de stand van zaken in de uitvoering van de decentralisaties weten, in relatie tot de controle van de financiële jaarstukken en rechtmatigheid. Maar indien mogelijk ook in het kader van governance: beheersbaarheid, sturing, controle en verantwoording. De auditcommissie zou de namens de raad inzicht willen krijgen in of de stelling dat Hoorn gereed is voor invoering inderdaad klopt. Dit is niet bedoeld als ‘vingertje’ achteraf, maar juist als mogelijkheid om nog bij te sturen indien nodig. Men denkt aan: feitelijke beschrijving van de stand van zaken, terugkoppeling op de grote punten, zoals rechtmatigheid en kwaliteit van de contracten, implementatie van de diverse trajecten. En eventueel een vergelijking met andere gemeenten. c. Naleving aanbestedingsbeleid. Akkoord. d. Automatisering / opvolging adviezen IT 2013 Deloitte geeft aan dat IT is steeds meer van belang wordt. Bevindingen en aanbevelingen uit het verleden zullen hierbij worden meegenomen. Het gaat om interne werkwijzen zoals autorisaties en beveiligingssystemen. e. (Digitale) verwerking inkoopfacturen / controle levering Ook hier geldt: functiescheiding, autorisatie, sluit deels aan op d. Van belang is dat er intern een waarborg is dat de levering vastgesteld is. Als accountant is het niet in alle gevallen meer mogelijk om de levering achteraf vast te stellen. f. Huisvestingskosten basisonderwijs. Dit is een voorstel van de voorzitter. Het zou volgens Deloitte kunnen gaan om een bijzondere factuurcontrole, waarbij wij vaststellen of de uitgaande geldstroom rechtmatig is voor deze facturen (dus pas het binnen de geldende verordening). Het gaat wel om een groot financieel belang. g. Parkeeropbrengsten: volledigheid. Deze suggestie wordt voor het moment niet overgenomen, ook omdat de gemeente middenin een wijziging in de systemen (digitaal kenteken lezen) zit waar volgens Deloitte vooral technische zaken spelen. Zou later nog kunnen terugkomen als onderwerp. h. Reclamebelasting. Hier is de gemeente weliswaar de innende partij van de gelden, maar sluist deze volgens de contracten direct door naar een externe partij die namens de ondernemers dit budget beheert. Maar loopt dit conform de afspraken die we met HOF en LOF bij de invoering gemaakt hebben (rekening houdend met de aanpassingen nadien)? 5. Fraudebestrijding 5
GRIFFIE
Op het onderwerp fraude en fraudebeheersing/bestrijding is meer actie van de auditcommissie nodig in de toekomst, is de conclusie. Het is niet de verantwoordelijkheid van de accountant om fraude te ontdekken. Van de accountant mag wel verwacht worden dat fraude groter dan de materialiteitsgrens (i.c. 2 miljoen) door ons ontdekt wordt. Als er iets ontdekt wordt, wordt dat uiteraard wel geconstateerd. De auditcommissie zou meer moeten nagaan wat er binnen de gemeente wordt gedaan aan bestrijding van fraude. Er is bij gemeente vaak wel een Misbruik en Oneigenlijk gebruik-beleid (MIOG) maar dat is vooral extern gericht. Het zou verstandig zijn om het onderwerp ‘beheersing en bestrijding van fraude’ een keer op de agenda te zetten. Het gaat dan om interne maatregelen. Deloitte heeft een flyer over fraude die wordt doorgemaild voor de leden van de auditcommissie. Vraag aan Deloitte in dit verband: heeft men een lijst van zaken waar zwakke plekken zitten? Onderwerp komt in januari terug. Actie: Actie secretaris: agendapunt op 22 januari 2015: fraudebestrijding in Hoorn. Hoe ga je ermee om? Noot JH: Presentatie is gemaakt en voorbesproken en kan worden ingepland op 22 januari. 6 verbonden partijen Er wordt gesproken aan de hand van een viertal onderwerpen: a. Inventarisatie / volledigheid verbonden partijen kwaliteit. b. Risico’s c. Transacties d. Toezicht op verbonden partijen; wordt de informatievoorziening en de afspraken nageleefd? Afspraak is al gemaakt om hier meer aandacht aan te besteden in het kader van de regionalisatie. 7. Group audit (WSW) v.k.a. 8. Claims Er zijn momenteel geen claims bekend die al concreet zijn. 9. Actuele thema’s en ontwikkelingen Het besluit begroting en verantwoording (BBV) wordt slechts marginaal aangepast. 10. Overig Significante communicaties met regelgevers of toezichthouders: geen bijzonderheden. Aandacht voor fraudegevallen: er is geen bekendheid met fraudegevallen intern bij aanwezige leden. versie 6 januari 2015 JH 6
