Samenvattend verslag: Projectmanagement Blok 3

Samenvattend verslag: Projectmanagement Blok 3

Student: Bedrijf: Hogeschool: Opleiding: Klas: Document: Versie:

Roy Krabbenborg WSi-techniek Haagse Hogeschool Ad Projectleider Techniek TP29 Proj. Management Blok 3 1.0

Roy Krabbenborg

TP11

Contextbeschrijving Blok 1

Voorwoord Mijn naam is Roy Krabbenborg, 20 jaar en woonachtig in Harreveld. Momenteel ben ik werkzaam bij WSi-techniek te Groenlo. Hier ben ik werkvoorbereider op de afdeling Beheer en Onderhoud. In blok 3 van mijn opleiding Associate Degree Projectleider Techniek (AdPt) kreeg ik het vak Appreciative Inquiry / Projectmanagement. Bij dit vak leerde ik een aantal vaardigheden op het gebied van communiceren en projectmanagement. In dit verslag vat ik mijn uitgevoerde taken en opdrachten samen die ik voor het vak Projectmanagement in blok 3 heb uitgevoerd.

2

Roy Krabbenborg

TP11


Inhoudsopgave Titelblad……………………………………………………………………………………………….. Voorwoord……………………………………………………………………………………………

2

Inhoudsopgave……………………………………………………………………………………..

3

Samenvatting………………………………………………………………………………………..

4

Verklarende woordenlijst……………………………………………………………………..

5

Appreciative Inquiry………….…………………………………………………………………..

6

Onderhandelen………………………………………………………………………………………

7

Left-Hand Right-Hand Column………………………………………………………………

9

Pitch t.b.v. Zonnepomp-project…….………………………………………………………

12

Reflectieverslag Sharkworld…………………………………………………………………..

13

Bijlagen………………………………………………………………………………………………….

17

3

Roy Krabbenborg

TP11


Samenvatting Dit rapport behandelt de uitgevoerde taken en werken die ik afgelopen Blok (10 weken) heb uitgevoerd voor het vak projectmanagement. Hierin ligt ik toe welke onderwerpen er aan bod kwamen tijdens de les, welke leermethodes werden toegepast en hoe ik dit heb ingevuld. In wezen is dit een gebundeld verslag van al mijn afzonderlijke opdrachten voor het bovengenoemde vak. Hierin hoop ik in een oogopslag duidelijk te maken wat ik heb geleerd het afgelopen blok. De lessen hebben om de week op de woensdagmorgen plaatsgevonden en werden geleidt door de Heer M.N.M. Kras.

4

Roy Krabbenborg

TP11


Verklarende woordenlijst

AI

Appreciative Inquiry > Onvoorwaardelijke positieve benadering

Pitch

De (elevator) pitch is een kort maar krachtige presentatie waarin je jezelf in ongeveer zestig seconden presenteert

Left-Hand Right-Hand Column Een oefening waarin een reeds plaatsgevonden conversatie wordt geëvalueerd. Hier wordt opgeschreven wat men zij en wat men werkelijk dacht.

5

Roy Krabbenborg

TP11


Appreciative Inquiry Appreciative Inquiry (AI) is een aanpak voor organisatieverandering waarbij mensen samen onderzoeken wat er werkt in plaats van wat er verkeerd gaat. AI verlegt de focus van problemen naar perspectief en van ontkennen, klagen en kritiek geven naar verantwoordelijkheid nemen, eigenaarschap en samenwerken. Dit levert de creativiteit, betrokkenheid, acties en initiatieven op die nodig zijn om veranderingen succesvol te realiseren. AI brengt mensen in of tussen organisaties in gesprek met elkaar over onderwerpen die ertoe doen. Bijvoorbeeld over samenwerking, marktpositionering of leiderschap. Dat gebeurt altijd op waarderende wijze, met respect voor verschillen in opvattingen, achtergronden en ambities. In het veranderingsproces leren mensen van en met elkaar en creeren ze nieuw perspectief voor de toekomst. Dat perspectief vertaalt zich in acties en initiatieven, waarin mensen de volle verantwoordelijkheid voor de toekomst van hun organisatie en die van zichzelf nemen. AI werkt goed in situaties waar het succes van een verandering of vernieuwing afhangt van de actieve betrokkenheid en inzet van de mensen. Typische situaties waar AI wordt ingezet zijn cultuurverandering, productinnovatie, strategische planning, management development, organisatie- en persoonlijke ontwikkeling, auditing en visitatie en proces- en kwaliteitsverbetering. Op het maatschappelijke vlak wordt AI ingezet bij vraagstukken over buurt- en wijkontwikkeling, samenwerking, conflicthantering en interactieve beleidsvorming. Het palet aan mogelijkheden is groot en omvat meer dan wat we hierboven noemen. Wilt u weten of AI geschikt is voor uw situatie, neem dan contact met ons. We helpen u graag verder.

Toepassing in de praktijk Appreciative Inquiry werkt ook bij de communicatie met collega’s. Benader een collega niet altijd met een moeilijk vraagstuk of een probleem, maar zie het ook als een uitdaging. Ook is het goed niet altijd alleen maar werkgerelateerde gesprekken te voeren, maar ook eens gezonde interesse te tonen. Dit heb ik bij een nieuwe collega laatst gedaan en ik kan merken dat we vlotter met elkaar praten. Ook is het leuk om iets over zijn privé leven te weten te komen, ook weer handig om gesprekken aan te knopen. Op werkvlak vinden we elkaar goed , maar dat komt ook deels omdat we elkaar positief benaderen en niet zoals sommigen doen alleen maar negatief of met werkgerelateerde vragen.

6

Roy Krabbenborg

TP11


Onderhandelen, Appreciative Inquiry Harvard basisprincipes van onderhandelen 1. Scheid inhoud en relatie 2. Benadruk belangen en zienswijzen ipv standpunten. 3. Bedenk zoveel mogelijk opties alvorens te beslissen. 4. Eis toetsing aan objectieve criteria. 5. Denk aan BAZO. 1. Scheid de mensen van het probleem. - zien als zakelijk probleem dat moet worden opgelost; - relatie niet beschadigen. Er kunnen drie soorten menselijke problemen optreden: 1. Verschillen in perceptie tussen beide partijen; dus: verplaatsen in de ander teneinde meespelende emoties te begrijpen en hoe de ander de feiten interpreteert. 2. Emoties die meespelen. emoties accepteren en willen begrijpen waar ze vandaan komen; dus: verplaatsen in de ander. 3. Communicatieproblemen. m.n. de neiging om tegenargumenten te bedenken i.p.v te luisteren en je te verplaatsen; dus: actief luisteren, en visie en gevoelens van de ander proberen samen te vatten. N.B. Andermans standpunt begrijpen is niet hetzelfde als het er mee eens zijn! 2. Focus op belangen in plaats van op posities of standpunten. a. Dus: identificeer belangen spoor onderliggende belangen op d.m.v. doorvragen. b. Verduidelijk je eigen belangen de ander zal dan meer geneigd zijn daarmee rekening te houden. c. Hiermee vergroot je de oplossingsruimte. 3. Bedenk creatieve oplossingen die aan de belangen van beide partijen tegemoet komen = verzamel opties. Hierbij kunnen vier problemen optreden: a. vastpinnen op één optie, geen alternatieven willen overwegen. b. opties vernauwen, waardoor er maar één goede oplossing meer mogelijk is. c. probleem definiëren in win- en verliestermen. d. afwachtende houding ander met oplossing laten komen. Probeer daarentegen: - te focussen op gemeenschappelijke belangen - het verzinnen van oplossingen te scheiden van het evalueren ervan. - veel oplossingen te verzinnen en je niet vast te pinnen op één een flexibele en open houding. 4. Gebruik objectieve criteria en word het eens over objectieve criteria. 5. Denk aan BAZO (Beste Alternatief Zonder Overeenkomst) Wat zijn jouw alternatieven en wat zijn de alternatieven van de tegenpartij?

7

Roy Krabbenborg

TP11


Toepassing in de praktijk Op werkgebied kan ik deze methode van onderhandelen niet altijd goed toepassen. Ik onderhandel vaak over prijzen van diverse offertes van partijen. Dit zijn onderaannemers, leveranciers en groothandelaren. Hier is het niet altijd mogelijk om op de Harvard methode te onderhandelen omdat men anders te lief overkomt en de prijs is toch waar het altijd om draait. Vaak probeer ik de tegenpartij wel aan mijn kant te halen door bijvoorbeeld te zeggen dat wij erg graag de klus met hen willen doen, maargoed dan moeten we van die €26.221,- wel naar de 25 rond gaan. De Harvard methode van onderhandelen pas ik wel vaak met succes toe bij mijn vriendin. Niet op standpunten ingaan, de BAZO weet ik altijd al en ik probeer vaak creatief tot een overeenkomst te komen. Soms lukt dit niet altijd maar dat zal dan wel niets met de onderhandelingsstrategie te maken hebben…

8

Roy Krabbenborg

TP11


Left-Hand / Right-Hand Column Inleiding Linker-/rechterkolom cases zijn een krachtig en veelzijdig leerinstrument. Door een case te schrijven over een actuele situatie focus je op wat op dit moment het meest belangrijk en relevant is voor jou om te leren. De reconstructie van wat jij en anderen hebben gezegd in de rechterkolom helpt om het leren concreet en toepasbaar te maken. Het reconstrueren van wat je dacht en voelde in de linkerkolom maakt het mogelijk om te reflecteren op je redeneringen in de situatie, wat het voor jou logisch maakte om te doen wat je deed, en om kansen te zien voor double loop leren, dat wil zeggen tegen het licht houden van de aansturing van je gedrag en deze zonodig bijstellen. Het uitwerken van een linker-/rechterkolom casus helpt meer keuzes te identificeren en vervolgens uit te proberen, zodat in de praktijk een ander resultaat kan worden bereikt.

Case: Clash met de heer Vermeer betreffende een oliegevulde convector in een dagcentrum In een ruimte(nachtverblijf / receptie) van een dagcentrum voor gehandicapten wordt verwarmd met radiatoren met thermostaatknoppen. Ze willen bepaalde ruimtes apart verwarmen en ales zit op één leidingnet. Omdat er ‘s nachts nachtverlaging wordt toegepast (men draait de knopen namelijk niet terug), valt alle verwarming uit mits de overwerktimer niet bediend wordt. Er is een ruimte die ‘s nachts verwarmd moet worden, dit kan dus niet (goedkoop) op het CV-systeem. Ik droeg in overleg met een collega een oliegevulde convector aan (elektrisch). Dit is een tamelijk goedkope oplossing en heeft veel voordelen t.o.v. een gewone elektrische radiator. Zo is het veiliger en vindt er geen stofverbranding plaats, wat kan leiding tot verbrandingslucht. De opdrachtgever gaf ons opdracht. De heer Vermeer is van een adviesbureau die meedenkt met de opdrachtgever. Wij hebben de radiator geplaatst en de CV-radiator gedemonteerd, om hier de nieuwe radiator te monteren (ik was er zelf niet van op de hoogte dat dit al gebeurd was!). Een dag later werd ik door de Heer Vermeer gebeld of de radiator nog geannuleerd kon worden omdat men er toch niet een goed gevoel bij had. Ik gaf aan dat MITS we nog geen werkzaamheden verricht hebben, de radiator retour kan. Normaal kan dit namelijk als de radiator onbeschadigd in de verpakking zit. Hierna gaf ik aan dat ik er nog op terug zou komen. Echter heeft de heer Vermeer direct de opdrachtgever gebeld en aangegeven dat hij het nog heeft kunnen annuleren. Later belde ik hem op met het bericht dat wij dus al wel werkzaamheden hebben uitgevoerd, waarna het volgende gesprek volgde:

9

Roy Krabbenborg

TP11

Dialoog Wat ik voelde en dacht en niet zei


Wat we zeiden

Nou, nu krijgen we het (het is een vervelende man die zich erg formeel opstelt en gauw van zich afbijt).

Ik: Goedemorgen R. Vermeer. Ik bel om aan te geven dat wij al WEL werkzaamheden hebben uitgevoerd aan de radiator. Er zitten dus al uren in en de radiator hangt al, deze kan derhalve niet retour.

De toon staat me nu al niet aan. Ik heb helemaal niks toegezegd, ik wou erop terugkomen! Het enige wat ik zei is dat het normaal wel kan, je verdraaid het hele verhaal zoals altijd, ballenwipper..

Hij: Dit is niet wat we hebben afgesproken Roy, ik ben erg teleurgesteld. Ik heb de opdrachtgever al aangegeven dat het geannuleerd kan worden en nu kom je hiermee. Nou zeg het maar, wat gaan we doen we hebben nu toch wel een vervelend probleem…

Zo is het gegaan!

Ik: Volgens mij verdraaid u nu het verhaal. Ik gaf aan dat zo’n radiator normaal wel retour kan, mits onbeschadigd in de verpakking. En als wij er nog geen uren in hebben zitten.

Daar gaan we weer…

Hij: Zo is het niet gegaan, je gaf aan het kan wel en dus heb ik de opdrachtgever geïnformeerd. Wat moet ik hem nu gaan vertellen?

Ik had misschien beter niets kunnen zeggen en eerst informatie moeten inwinnen.. Maargoed ik zit niet fout.

Ik: Nee, ik gaf aan dat ik erop terug zou komen. Ik heb hier niets fout gedaan

Nou, lekker dan.

Hij: Denk er maar eens over na hoe we dit gaan oplossen.

Dan maar op een andere boeg gooien.

Ik: We moeten toch tot een oplossing komen. Aangezien we hier nu toch zo niet uitkomen, mag ik vragen wat de klacht was over de oliegevulde convector?

Hmm… Vaag verhaal maargoed, lijkt me prima

Hij: Het gevoel was niet goed en ze wilden het niet. Maar ik stel voor dat we samen op locatie even afspreken om te kijken wat we hiermee

10

Roy Krabbenborg

TP11


kunnen.

Nou, komt het dan toch nog goed?

Ik: Is prima. We hebben bewust voor een oliegevulde gekozen vanwege de voordelen en het aanpassen van de CV-installatie kost veel geld, dus ik denk dat dit de beste oplossing is. Laten we morgen afspreken om het zo snel mogelijk te kunnen tackelen.

Pff.. Ja hoor alsof jij zo perfect bent..

Hij: Lijkt me goed, maar wees ervan bewust dat men niet zo met haar klanten om moet gaan, dingen beloven en niet waar kunnen maken. Ik zie je morgen.

Niet inhoudelijk reageren, heeft geen zin.

Ik: Goed, tot morgen.

Hoe het is afgelopen.. Uiteindelijk heb ik samen met mijn collega de opdrachtgever kunnen overtuigen van het voordeel van de radiator. Uiteindelijk zijn zij de eindbeslissers dus wanneer wij hen over hadden, stemde Dhr. Vermeer ook in. Eind goed al goed.

11

Roy Krabbenborg

TP11


Pitch Roy Krabbenborg, TP29 Mijn naam is Roy Krabbenborg, 20 jaar en werkzaam als projectvoorbereider bij WSi-techniek, een middelgrote installateur in het oosten van Gelderland. Bij mijn werkgever werken we in totaal met 80 man vast personeel. Hiernaast lenen wij gemiddeld 20-40 man in. Zelf ben ik vanaf school het bedrijf binnengestroomd. Via diverse stages kwam ik bij het bedrijf terecht, dat sinds kort is samengevoegd. In de tijd dat ik stage liep bij het bedrijf waren het nog 3 separate bedrijven. In 2012 ben ik begonnen met mijn MBO 4 studie middenkader engineering: Technicus. Na mijn school met succes te hebben afgerond ben ik het bedrijf binnengestroomd bij de afdeling Beheer en Onderhoud. Hier heb ik mij met diverse projecten bezig gehouden. Zo ben ik onder andere mede verantwoordelijk geweest voor een project voor de Koninklijke Marechaussee. Hier hebben wij namens WSi paspoortcontrolehokjes gemaakt, waarin alle installaties (elektrotechnisch) voortijd werden ontworpen, ge-engineerd en geprefabt (zie foto’s). Verder heb ik de gehele projectcyclus hier meerdere malen doorlopen > Aanvraag > opname > calculeren/begroten > offreren > opdracht > engineering > werkvoorbereiding/ontwerpen > projectbegeleiding > afhandelen. Ook heb ik diverse kleine projecten zelfstandig gedaan. Na mijn MBO 4 opleiding ben ik mijn huidige opleiding Ad Projectleider Techniek begonnen. Middels deze opleiding wil ik mijn projectleiderskills verder implementeren. Mijn technische kennis, communicatie en projectmanagement ga ik de komende 2 jaar verder ontwikkelen. Sinds februari jl. ben ik werkzaam bij de afdeling Projecten en houdt ik mij bezig met de projectvoorbereiding van de grotere projecten. Momenteel ben ik samen met collega’s bezig met onder andere de volgende projecten: -

Herontwikkeling Slaadreef Aalten, fase 3; Koning Willem III Kazerne te Apeldoorn; Onderwijsplein te Neede; Nieuwbouw Saxion College te Apeldoorn.

Goedgekeurde paspoortcontrolehokjes, gereed voor transport

| Volledig stekerbaar installeren (eigen ontwerp i.s.m. Isolectra)

Herontwikkeling Slaadreef Aalten

| Nieuwbouw Saxion College te Apeldoorn

12

Roy Krabbenborg

TP11


Reflectieverslag Sharkworld

Student: Hogeschool: Opleiding: Klas: Document: Versie:

Roy Krabbenborg Haagse Hogeschool Ad Projectleider Techniek TP29 Refl. verslag Sharkworld 1.0

Achtergrond

13

Roy Krabbenborg

TP11


In blok 3 van mijn opleiding Associate Degree Projectleider Techniek (AdPt) krijg ik het vak Appreciative Inquiry / Projectmanagement. Bij dit vak leer ik een aantal vaardigheden op het gebied van communiceren en projectmanagement. Appreciative Inquiry betekend het onvoorwaardelijk positief benaderen van personen. Bij projectmanagement leer ik het leiden van projecten en omgaan met projectteams, verschillende partijen en hoe een project in elkaar zit, wat er bij komt kijken. Een van de opdrachten is het Sharkworld project. Sharkworld is een door OTIB bedacht “spel” om je projectmanagementskills te testen. Het Spel Sharkworld biedt ambitieuze projectmanagers de mogelijkheid om ervaring op te doen met verschillende aspecten van projectmanagement in een uitnodigende en motiverende setting. Het spel creëert een overtuigende virtuele omgeving waarin projecten zich real-time ontwikkelen (versneld). De speler wordt gedwongen om direct en op de juiste manier in te grijpen als er zich problemen voordoen. Het spel wordt gedreven door een onderliggende, spannende verhaallijn. Het vervaagt expres de scheidingslijn tussen realiteit en fictie door het een levensecht vraagstuk te laten vormen voor ambitieuze projectmanagers. Het spel zal voornamelijk online gespeeld worden, maar zal ook gebruik maken van andere communicatiemiddelen om met de speler in contact te komen. De tijd die normaal gesproken nodig is om een project als Sharkworld succesvol af te ronden is vele malen langer dan de vijf dagen speeltijd in het spel. Om het gevoel van tijdsverloop te vergroten, zal de tijd in het spel op strategische momenten ingekort worden. Een tripje van het hotel naar een afspraak gaat in een sneltreinvaart. Beelden van de stad met versnelde verkeersstromen, zonsopgang en zonsondergang illustreren het verstrijken van dagen en nachten. Premisse Een Olympische locatie vlakbij de stad Sha Cheng wordt herbouwd in het eerste en grootste haaien aquarium ter wereld, gecombineerd met een zwemparadijs: "Sharkworld". Het Nederlandse (internationale) installatiebedrijf "Spector Install" heeft dit project binnen gehaald. Het bedrijf heeft veel ervaring met zwembaden, congreszalen, ziekenhuizen en dolfijnenaquaria, maar heeft nog nooit met haaien gewerkt. De website van het bedrijf geeft een goed overzicht van verscheidene installatie en constructie projecten in de industriële sector met een diversiteit aan issues. De laatste projectmanager op locatie is op mysterieuze wijze verdwenen. U, de speler, solliciteert voor zijn baan en wordt direct naar China gestuurd. U komt terecht middenin een lopend project en moet zorgen dat het project naar een goed einde gebracht wordt. Wat de speler niet weet aan het begin van het spel is dat niet alles in het spel is wat het lijkt. Sommige gebeurtenissen blijken proeven of tests te zijn om uw projectmanagement kwaliteiten te testen.

Reflectie Sharkworld

14

Roy Krabbenborg

TP11


Ik ben afgelopen week begonnen met Sharkworld. Al gauw kwam ik erachter dat men met allerlei aspecten te maken krijgt. Zo zijn er diverse locaties in het spel, zijn er achter de labtop diverse functies zoals het plannen, bewaken, mailen en de takenlijst. Ook is het gehele spel uitgelegd in de Engels taal, wat een leuke uitdaging met zich meebrengt. Zoals genoemd is de speler, in dit geval ik, de nieuwe projectleider van het bedrijf Spector Install voor het project Sharkworld. Ik heb te maken gehad met de volgende partijen: - Adviseur Spector Install(collega); - De Chinese overheid (betreffende vergunningen); - Uitvoerder op de bouw; - Persoonlijk assistent; - Projectmanager van de opdrachtgever; - Professor / haaien expert; - Barman. Aan de start van het project krijg ik te maken met Sammi (persoonlijk assistent), Mr. Wu (Projectmanager van de opdrachtgever), Mr. Stuwer (collega / adviseur) en Mr. Xianing (professor). Later ook met de overige personages. Het leuke aan het spel is dat het de werkelijkheid goed nabootst. Men moet snel en correct handelen. Ook is het belangrijk om op verschillende manieren met personen om te gaan. Zo is Sammi een informeel kinderlijker type en is Mr. Wu een zakelijke formele man waar men bepaalde dingen beter niet kan zeggen. Dit is zoals het in de werkelijkheid ook is. Ook leerde ik bepaalde personen kennen die zich anders voordoen dan ze werkelijk zijn. Later in het spel komt men hierachter en moeten er belangrijke keuzes worden gemaakt. In het spel is het de bedoeling om binnen de planning en het budget te blijven alsmede toch voor kwaliteit te zorgen. Dit wordt met name duidelijk in het begin van het spel als er over nieuw gereedschap wordt gesproken. Dit betekend een investering (budgetoverschrijding) maar daarmee wel kwalitatief en sneller (loopt in op de planning) werk. Ook is er in het werk aandacht voor contact met de lokale overheden als blijkt dat er voor het graven in de grond een vergunning aangevraagd dient te worden en ter plaatse in het café met een vrouwelijk personage moet regelen…..hard op de inhoud, zacht op de relatie. Dit zijn allemaal perfecte weerspiegelingen van de welbekende bermuda driehoek van projectmanagement:

Ook bij dit project kwam duidelijk aan bod dat wanneer een van de drie veranderd, het altijd gevolgen heeft voor de overige 2. Tijdens het spel moesten belangrijke keuzes worden gemaakt met betrekking tot deze duivelsdriehoek. Ik vind zelf dat ik het spel goed heb doorlopen en de scores wijzen uit dat ik alles redelijk stabiel heb kunnen houden. Men start op 50% als alles goed gaat en hier ben ik uiteindelijk ook geëindigd.

Resultaten per periode (in totaal zijn er 3 spelperiodes)

15

Roy Krabbenborg

TP11


16

Roy Krabbenborg

TP11


Literatuur en links Hoogland, W., Dik, R. & Brand, I. (2015). Rapport over Rapporteren, 7e druk. Groningen: Noordhoff Uitgevers Internet: http://www.wimhoogland.nl/ http://www.sharkworld.nl http://www.google.nl

17

Samenvattend verslag: Projectmanagement Blok 3

Recommend Documents