GRIFFIE
Samenvattend verslag Auditcommissie. Do. 5 juni aanvang 20.00 uur. Aanwezige Auditcommissieleden J. Renckens P. Kleuters J. Stuifbergen J. van Diepen W. Hiddink A. Posthuma
voorzitter, D66 VVD afwezig PvdA HSP D66 SP
Overige aanwezigen P. Schouten en N. Fritz van Deloitte Accountants B.V. Secretaris J. Hoek. Namens het college van B&W, overige aanwezigen ambtelijke org. J. de Jong (PvdA, wethouder Financiën) , F. Mencke, S. Pannemans, R. Zandbergen-Kriller, Jasper Eschweiler.
1. Opening en mededelingen Kennismakingsronde. Toelichting bij de nieuwe verordening op de Auditcommissie, afgesproken wordt eventuele opof aanmerkingen digitaal te verwerken en per mail af te handelen. Actie: afronding concept verordening auditcommissie per mail, agenderen verordening Auditcommissie op de raadsagenda. 2. Verslag januari wordt vastgesteld. 3. Jaarstukken 2013. JOS RENCKENS: de cijfers van de Jaarrekening 2013 zijn niet zo rooskleurig. Er is sprake van een negatief saldo. Er zijn ook bestuurlijke voorstellen in de maak om dit te gaan aanpakken. Er liggen dekkingsvoorstellen voor het negatieve resultaat. En er zijn bij deze rekening ook resultaatbestemmingen. Verder liggen er voorstellen voor om enkele reserves op te heffen. De reactie van het college ligt er, en we zullen het verslag van de accountant per pagina doorspreken en de reactie van het college daarbij betrekken.
GRIFFIE
JAN STUIFBERGEN meldt dat een berekening bij de paragraaf grondzaken niet helemaal goed is. Actie: aanpassen op blz.146 tabel 85, tweede kolom 2013 jaarschijf 0 voor fase 3. Deloitte, de heer NIELS FRITS meldt dat hij digitaal inzage kan geven in het “Deloitte Insight” document. Hierin staat veel over vergelijkingen van grondverliezen tussen gemeenten en oplossingen voor komende tijd, alsmede strategische keuzes die mogelijk zijn. Actie: PDF plaatsen in iBABS. ANDRIES POSTHUMA geeft aan dat op blz. 201 onder de garantstellingen een achtervang van staat van € 375 miljoen voor woningbouwcorporaties. Hij vraagt zich af of en zo ja hoe we onze risico’s hier in de greep hebben. RAMONA ZANDBERGEN geeft aan dat dit in het verleden is afgesproken maar dat dit nog beantwoord zal worden. Actie: antwoord volgt nog via mail. JOS RENCKENS wijst op de voorziening Bangert Oosterpolder en de grondexploitatie tekorten ten laste van de algemene reserve. Eind van het jaar staat er wel nog een algemene bedrijfsreserve grondzaken terwijl die er in zijn beleving niet meer zou zijn. RAMONA ZANDBERGEN antwoord dat dat de voorzieningen zijn voor de grondprojecten Bobeldijkerweg en De Oude Veiling. Daar moet rekening mee worden gehouden. JOS RENCKENS stelt dat op bl. 177 de balans algemene reserve iets boven de € 20 mlj. uitkomt. Bij weerstandvermogen staat € 15,8 mlj. algemene reserve, maar dan zitten er ‘claims’ in. O.a. onttrekking onderwijshuisvestingsgelden. Hoe moet hij dit zien? RAMONA ZANDBERGEN geeft aan dat besluitvorming in verleden van het bedrag van de €20 mlj. wordt afgetrokken. Die uitgaven zijn nog niet gedaan en er volgt nog aanvullende besluitvorming, maar er zal toch rekening moeten worden gehouden met besluiten uit het verleden. Er is een specificatie gemaakt om welke besluiten het gaat, indien gewenst kan de auditcommissie dat inzien. JUDITH DE JONG geeft aan dat de coalitie het weerstandsvermogen weer op peil wil krijgen. De AR moet weer omhoog naar een minimaal aanvaardbaar peil. Hier komen voorstellen voor naar de raad. JOS RENCKENS: aanvullend daarop: daar zitten wel de Nuongelden bij, in 2015. JAN STUIFBERGEN leest bij de reserves dat er stille reserves zijn. Hij vraagt zich af waarom die niet gelabeld zijn en meegenomen worden in de cijfers. Deze vertegenwoordigen toch ook een zekere waarde. JOS RENCKENS geeft aan dat als de gemeente een pand zou kopen, dit in de boeken komt. Vervolgens schrijf je af op dat pand, en na een bepaalde periode kan de boekwaarde lager zijn dan de feitelijke waarde. Dit is geen aanleiding om hogere waarde in de boeken te verwerken. DELOITTE geeft aan dat dit op grond van de BBV-regels voor overheden ook niet mag. Je moet het bedrag als gemeente alleen vermelden wanneer je het liquide gaat maken. JAN STUIFBERGEN bij de erfpacht en de bijbehorende calculaties lees ik dat een taxatie voor een pand is meegenomen. Maar bij andere gevallen niet. Waarom is er die ongelijkheid in aanpak? RAMONA ZANDBERGEN geeft aan dat erfpacht niet wordt meegenomen in de paragraaf weerstandvermogen. Alleen voor de Huesmolen geldt dat. JAN STUIFBERGEN: waarom bij de Huesmolen wel? Bij de Grote Beer b.v. niet. Is dat alleen afhankelijk van het feit of er een taxatie ligt of niet? JUDITH DE JONG geeft aan dat het te maken kan hebben met het feit dat bij de Huesmolen erfpacht deels is afgekocht, maar dat dat niet voor iedereen geldt. JOS RENCKENS wijst op het feit dat er wel een waarde aan gekoppeld is, maar dat die voorzichtig
GRIFFIE
wordt ingeschat. Daarom de 70%. Hij is het eens dat het niet helemaal gelijk lijkt qua aanpak in de Jaarrekening en begrijpt ook niet goed waarom niet getaxeerde erfpachten geheel buiten beschouwing zijn gebleven. Actie: er volgt nog een antwoord op de vraag over het vermelden van erfpacht in relatie tot de taxaties en de gelijke aanpak. JOS RENCKENS wijst op blz. 109, de risico´s van € 439 mlj. zouden bij een zekerheidspercentage van 80 met € 7,6 mlj afgedekt kunnen worden. Graag een toelichting daarop. Antwoord: dit wordt uitgelegd in de presentatie over risicomanagement. ADVIES: De Auditcommissie geeft positief advies aan de raad over de Jaarstukken.
Accountantsverslag. JOS RENCKENS meldt dat het wat aan de late kant was, ook de collegereactie. Vragen en opmerkingen uit de commissie: DELOITTE geeft aan dat het positieve is dat er een goedkeurende verklaring is afgegeven, zowel wat betreft de getrouwheid als de rechtmatigheid. Significante risico’s liggen vooral op het gebied van de grondzaken. Hoorn is daar niet uniek in, dit speelt in heel veel gemeentes. Vandaar de aanbeveling aan het college om het bureau IM&C in de verbijzonderde controle daar een rol in te geven. De reactie van het college daarop was dat de mogelijkheden voor controles al ruim voldoende zijn. De auditcommissie vraagt hierover bevestiging van de wethouder dat het standpunt in de brief helder toegelicht is. Mw. DE JONG bevestigt dit. Over de governance stelt DELOITTE dat men de processen van controle en beheersing weer heeft bekeken. Dit is ook al gemeld bij de Managementletter aan de auditcommissie in januari. Het gaat dan om gebreken in de beheersing en bij de volledigheid van de opbrengsten. Er zijn enkele fouten geconstateerd, maar minder dan de materialiteit van 1% van de lasten. Dit is ruim binnen de marges. Wel ligt er nog het aandachtspunt van de inkoop en aanbestedingen, zoals vorig jaar ook al is geconstateerd. JOKE VAN DIEPEN vraagt zich af als het gaat om de 80% dekking van de weerstandcapaciteit die niet wordt gehaald: wanneer gaan we dat beoordelen? Moeten we er nu iets van vinden? JOS RENCKENS geeft aan dat dit percentage door de raad is besloten. JOKE VAN DIEPEN vraagt zich af of er een moment komt van aanpassen. JUDITH DE JONG geeft aan dat dit aan de raad is. We zitten onder het beoogde niveau, maar dat ligt ook aan al genomen besluiten door de raad. Je kunt die heroverwegen. Maar er is wel uitzicht om er boven uit te komen. Dat zal bijvoorbeeld bij de Kadernota aan de orde komen, en bij de begrotingsbehandeling. Het inzicht is nu gegeven bij de jaarrekening. Dat is duidelijk. Als de raad tot het oordeel komt dat het feit dat je onder de 80% zit niet goed is, dan moet je bijvoorbeeld resultaatbestemmingen gaan heroverwegen. ANDRIES POSTHUMA geeft aan dat het hier gaat over de rekening 2013. De voorzitter geeft aan dat duidelijk is dat hier raadsbesluiten aan ten grondslag liggen maar dat er wel actie op zal komen om de weerstandscapaciteit op peil te brengen. Die discussie volgt nog in de raad op diverse momenten, dus dan kan de discussie erover op dit moment stoppen.
GRIFFIE
JAN STUIFBERGEN wijst op het woordje ‘redelijk’ als het gaat om de inschattingen en de werkwijze door het college bij de financiële positie van de gemeente en met name de grondexploitaties op blz. 4. Wat betekent die kwalificatie? DELOITTE: dit zijn de door het college gebruikte inschattingen: zijn die redelijk, de inschattingen die ze hebben gedaan? Hierop toetsen wij en dit is de conclusie die normaal is als het goed is. JUDITH DE JONG vult aan dat het geen kwalificatie is in de zin van matig, redelijk, voldoende, goed. Het is redelijk in de zin van ‘ligt in de rede’. De accountant bevestigt dit. JOS RENCKENS wijst erop dat op blz. 7 onderaan staat dat er een voordeel is van € 380.000 na correcties en na bestemmingen. Er staat echter dat er sprake is van een negatieve invloed, terwijl dit volgens hem positieve invloed moet zijn. De accountant bevestigt dit. JAN STUIFBERGEN vraagt bij blz. 10. over het afboeken van €12,6 mlj. waarom er dan toch nog een extra voorziening nodig is geweest. De voorzitter geeft aan dat dit aan de orde is geweest bij de bijeenkomst ver het MJP (Meerjarenperspectief grondzaken), op een moment dat de heer STUIFBERGEN nog geen raadslid was. De secretaris geeft aan dat het wel om geheime gegevens gaat, maar dat het altijd mogelijk is om een overleg in te plannen met degene die willen om de presentatie nog eens te herhalen. Dit kan met de betrokken ambtenaar worden afgesproken. Dit zal door de griffie bilateraal worden geregeld op enig gewenst moment. Hetzelfde geldt voor constateringen over de twee scenario’s uit de risicoanalyse op blz. 11 van het verslag. Het gaat dan om de range en hoe je dan op een resultaat van 2,3 negatief komt. Dit is niet het gemiddelde. JUDITH DE JONG meldt hierover aanvullend nog dat het hier gaat om een inschatting op basis van de huidige gegevens. In de loop van volgend jaar is er weer een momentopname, en dan kom je weer op een conclusie, en daar acteer je dan op. De range van de scenario’s is ook afhankelijk van de zekerheid of een bepaalde ontwikkeling zich gaat voordoen. Actie inplannen overleg over eerdere presentatie van het MJP door bureau Grondzaken/vastgoedontwikkeling. JAN STUIFBERGEN wijst verder op de zin ‘wij kunnen die redenering volgen, maar…’ dat klinkt hem niet goed in de oren. DELOITTE stelt dat in het Bangert Oosterpolderproject goedkopere woningen goed gaan. Als je dat weet, ga dan na welke scenario’s je hebt, en leg die voor aan de raad. Wat is dan de impact ervan als je de fasering aan passen. Volgens de accountant moet je wel in overweging nemen de fasering aan te pakken, en hoe je naar de markt krijgt. Als je dit niet doet, loop je later weer tegen een voorziening aan. JUDITH DE JONG meldt dat het college hier wel degelijk naar kijkt. Er is sprake van een herprogrammering. Het vorig college heeft dit ook al gedaan. Er is een bedrijf dat een advies voorbereid heeft. Dit advies komt in het najaar af, en daarmee gaat het college naar de raad. Het gaat dan om herprogrammering, een nieuwe marktstrategie, welke categorieën ga je bouwen, welke effecten heeft dit op het financiële plaatje. DELOITTE: als je niets doet, krijg je mogelijk een cumulatie van verliezen. Ga je wel wat doen, dan krijg je minder opbrengst per m2. Wij hebben als accountant becijferd wat dit aan financiële resultaten oplevert, en het past binnen onze marges. Wij zien hier dus mogelijkheden en hebben dat aangegeven in ons verslag. ANDRIES POSTHUMA ziet dat op blz. 11. garantstelling staat bij monitoren van de stichting onderwijshuisvesting Hoorn. Hoe gaat dat in zijn werk?
GRIFFIE
DELOITTE: wij adviseren om de overname van het eigendom van de onderwijsgebouwen goed te monitoren, omdat er voorwaarden zijn gesteld bij het garantstellen door de gemeente. De bestedingen van de middelen moeten in lijn liggen met die voorwaarden. De gemeente zou dit moeten monitoren, is ons advies. JOS RENCKENS vult aan dat het college in de reactie ook aangeeft dit advies over te nemen. DELOITTE geeft verder aan dat de prioriteiten zoals door de auditcommissie genoemd verwerkt zijn. Bij SISA zijn geen fouten geconstateerd. Op blz. 17 staat welke gegevens naar het Ministerie gaan. Bij de rechtmatigheidscontrole zitten de fouten mb.t. Europese aanbesteding. Die belopen in totaal € 1,3 mlj. en dat is deels aangekondigd dat dit in het huidige jaar zou doorlopen. Dit klopt ook. Advies van de accountant is hier strak op te zitten. SUZANNE PANNEMANS legt uit dat hierop extra wordt toegezien. Het gaat relatief wel om een klein aantal problemen. JOS RENCKENS stelt dat het wel elk jaar terugkomt. Het is dan wel intern opgelost. Maar hij heeft niet het gevoel dat het probleem daarmee helemaal uit de wereld is. JUDITH DE JONG geeft aan dat dit een legitieme opmerking is. Er is wel actie op ondernomen. Het bewustzijn is vergroot. Het blijft wel een lastige materie. WILLEM HIDDINK vraagt of de criteria wellicht niet duidelijk zijn. JUDITH DE JONG antwoordt dat dit wel het geval is, maar de inschatting of de waarde van een opdracht de grens voor Europese aanbesteding net haalt, is soms lastig. Er zijn 166 crediteuren die mogelijk boven de grens uitkomen en die onderzocht zijn. Het lijstje waar het dan mis gaat, is dan niet heel groot. WILLEM HIDDINK stelt zich voor dat de centrale afdeling inkoop beter gecentraliseerd toezicht kan houden, beter nog misschien dan een afdelingshoofd. SUZANNE PANNEMANS geeft aan dat dit van een afdeling wel verwacht wordt. Managementinformatie moet goed zijn. JUDITH DE JONG vult aan dat het ontwerp inkoopproces wordt hierop aangepast, er wordt dus goed naar gekeken. JOS RENCKENS stelt voor namens de commissie dat de plannen en de aanpak wordt gedeeld met de Auditcommissie. Dit lijkt goed. Ook omdat die zo een beter gevoel krijgt wat er dan exact aan wordt gedaan. Actie presentatie over het herontwerp hoe om te gaan met inkoop en Europese aanbestedingsprocessen. Komt in de volgende reguliere bijeenkomst van de auditcommissie aan de orde. JOKE VAN DIEPEN meldt over regionaal inkopen: zitten daar ook regels op, waar zien we dat terug. De beoordeling of dit rechtmatig is gegaan. SUZANNE PANNEMANS meldt dat een steekproef ook het Hoornse gedeelte van elke regionale besteding wordt gedaan. Men kijkt dan vanuit diverse gemeenten naar de rechtmatigheid. JOKE VAN DIEPEN vraagt waar de controle dan zit? Bij meerdere gemeenten? Kan dit niet geclusterd worden? JOS RENCKENS geeft aan dat rechtmatigheid natuurlijk wel voor alle gemeenten afzonderlijk aan de orde is. SUZANNE PANNEMANS meldt dat de toets niet heel arbeidsintensief is. DELOITTE bevestigt dat wij gaan over Hoorn, dus er moet hier getoetst worden of de Hoornse euro’s goed besteed zijn. Kan zijn dat er dan 5 keer apart wordt gekeken. JAN STUIFBERGEN vraagt zich af of het bedrag op Blz. 20 € 31,3 mlj bij de onderrealisatie klopt. JOS RENCKENS: Gelet op de genoemde getallen zal dit een schrijffout zijn. Het moet € 13,3 mlj.
GRIFFIE
(210,9 -/- 197,6) zijn. DELOITTE meldt dat in Hoorn geen problemen zijn met Fraude, en de nieuw Wet Normering Topinkomens (WNT). Die is verplicht opgenomen, en de auditcommissie constateert dat dit hier goed gaat. ER is geen sprake van te hoge topsalarissen. De Follow up in de bijlage van het accountantsverslag wordt ter kennisname aangenomen. De reactie van het college wordt geaccepteerd, dus geen advies hierover. En conclusie is een positief advies bij de Jaarstukken 2013 aan de raad. Actie: positief advies uitbrengen aan de raad conform bespreking en over de raadsbesluiten zoals die voorliggen.
ACTIELIJST 5 juni
Actie 1: afronding concept verordening Auditcommissie Griffie per mail, agenderen verordening Auditcommissie op de raadsagenda. Actie 2: aanpassen op blz.146 tabel 85, tweede kolom Ambtelijke organisatie 2013 jaarschijf 0 voor fase 3. Actie 3: PDF plaatsen in iBABS. Gaat om Deloitte Insight Griffie over financiële posities en mogelijke te nemen maatregelen. Actie 4: antwoord op vraag Posthuma over achtervang Corporaties volgt nog via mail.
Ambtelijke organisatie
Actie 5: er volgt nog een antwoord op de vraag over het College/ Ambtelijke organisatie vermelden van erfpacht in relatie tot de taxaties en de gelijke aanpak. Actie 6: inplannen overleg over eerdere presentatie van het MJP door bureau Grondzaken/vastgoedontwikkeling. Actie 7: presentatie over het herontwerp hoe om te gaan met inkoop en Europese aanbestedingsprocessen. Komt in de volgende reguliere bijeenkomst van de auditcommissie aan de orde. Actie 8: positief advies uitbrengen aan de raad conform bespreking en over de raadsbesluiten zoals die voorliggen.
Griffie (na het reces)
College/ambtelijke organisatie Agenderen a.c. december/januari door griffie
Griffie/secretaris & voorzitter a.c.
GRIFFIE
Jh6juni2014
