VERSLAG BIJEENKOMST NIAGGZ HET NETWERK I&A MANAGERS IN DE GGZ
AANWEZIGEN Dimence GGNet GGZ Centraal GGZ Eindhoven Lentis GGZ Westelijk Noord-Brabant Mediant Pro Persona Reinier van Arkel Groep
Rene Rust Arnoud Vaanholt Bert van der Ham Wim Karkdijk Dirk Kanters Paul van Geldrop Johan Kok Jaap Veerhoek Robin Hof Vincent van Antwerpen Sijbrand van der Schans Linda Mattheij-Vos
THEMA 1. PROCESOPT IM ALISATIE IN DE ZORG, DOO R VERONIQUE KRUIZE De vorige NIAGGZ bijeenkomst hebben we gekeken naar procesoptimalisatie, we deden dat vanuit een softwareoplossing en vanuit een aanpak die M&I/Partners hanteert in ‘gemeenteland’. In deze sessie heeft Veronique Kruize, senior adviseur bij M&I/Partners, de aanwezigen meegenomen langs verschillende theorieën/methoden om naar processen te kijken: Theory of contraints, Lean, Six Sigma. Veronique heeft de verschillende theorieën/methoden naast elkaar gezet en heeft verteld wat je er in een zorginstelling mee kunt. Eén van de succesverhalen van Veronique is het verbeteren van het proces ‘lopen van visites door de specialist op de afdeling’. Door eerst de knelpunten te inventariseren is daarna, met op zich simpele veranderinterventies, het proces zodanig verbeterd dat dit ten goede komt aan de patiëntenzorg. Veronique heeft de groep aan de hand van het proces ‘aanvragen van een laboratoriumonderzoek’ zelf aan het werk gezet en laten ervaren hoe de M&I-aanpak met stroken werkt. Eerst zijn de processtappen in kaart gebracht daarna is gekeken wat er in alle stappen fout kan gaan. Veronique vertelde dat ‘in het echt’ bij deze methodiek blijkt dat er stappen verwijderd kunnen worden en dat snel inzichtelijk wordt hoe er verbeteringen zijn aan te brengen in de processtappen. Enkele reacties van de deelnemers “Erg leuk om te doen.” “Als je een proces probeert op te schrijven merk je dat er veel meer stappen zijn te beschrijven.” “Samen weet je meer”. Veronique vertelde dat ‘in het echt’ mensen heel vaak verrast zijn over de stappen die een ander allemaal moet doen. Het draagt enorm bij aan onderling begrip voor elkaars werk.
Veronique Kruize Senior adviseur M&I/Partners
[email protected] Of bel (033) 4 220 220
THEMA 2: FLEXIBILITE IT VAN ICT, DOOR BART GROOTHUIS Na een korte pauze heeft Bart Groothuis het onderwerp ‘flexibiliteit’ bij de kop gepakt. Dit onderwerp was de vorige sessie ‘met stip’ gekozen als meest favoriete onderwerp. Bart is begonnen met het begrip ‘flexibiliteit’ van verschillende kanten te belichten, onder andere aan de hand van het model van Tracey en Wiersema. Allereerst staan we stil bij wat we onder flexibiliteit verstaan. Kan ICT eigenlijk wel flexibel zijn? Uit welke aspecten moet deze flexibiliteit dan bestaan? Een flexibeler aanpak, kosten, doorbelasting, serviceniveaus, producten, diensten, meedenken? Wanneer ben je als ICT/ICT-afdeling flexibel? Wanneer is de RvB tevreden? Allemaal vragen die raken aan het thema flexibiliteit, een goed uitgangspunt voor een discussie, de deelnemers hebben daar nog de volgende opmerkingen aan toe te voegen: Flexibiliteit is dat ICT makkelijk aangepast kan worden in geval (kleine) procesmatige wijzigingen. Kan de ICT deze wijzigingen volgen of nog ambitieuzer faciliteren. Standaardisatie staat niet haaks op flexibiliteit, neem bijvoorbeeld de stopcontacten. Door deze standaardisatie ben je flexiberen geworden. One size fits all is echt een IT term. Het gaat laag in de OSI, hoe hoger je komt hoe moeilijker het wordt. Het gaat juist met name over de standaardisatie in het proces. Hogere kosten altijd relateren aan baten. Dit moet de afweging zijn bij flexibiliteit. Budget gerelateerde organisatie, flexibilisering van ICT. Wat doe je met een investeringsstop. Vervolgens is in twee groepen het thema ‘flexibiliteit’ verder uitgediept:
Groep 1: flexibiliteit betekent in een vroeg stadium betrokken zijn bij de business Als je flexibel wilt zijn moet je vroeg betrokken zijn bij ontwikkelingen. Praktijk is nu wel dat een afdeling bezig is iets te ontwikkeling en ‘opeens’ bij de IT-afdeling op de stoep staat en morgen ‘iets’ nieuws moet werken. Wat voorwaardelijk is: Begrip van elkaar, betrokkenheid, goede relatie met bestuur en uitvoering, goede basis van infrastructuur en applicaties.
Groep 2: standaardisatie is een belangrijke voorwaarde voor flexibiliteit. Is de juiste wijze van standaardisatie (denk aan stekker en stopcontact) niet juist een voorwaarde om heel flexibel te zijn. Hoe hoger in de piramide hoe meer afhankelijkheid er is tussen zorg en ICT. Dit vereist grote betrokkenheid over en weer. Denken in ‘Lego-blokjes’ die op een slimme manier zijn gedefinieerd en koppelbaar zijn. Heldere definitie van koppelvlakken is een voorwaarde. ICT wil flexibiliteit leveren aan de klant, dit heeft tot gevolg dat ICT aan leveranciers vraagt om flexibeler (en juist meer gestandaardiseerde) modules (en koppelvlakken) te ontwikkelen.
Op de vraag ‘Waar begin je morgen aan’? wordt het volgende antwoord geformuleerd: Functionele beschrijving van de blokken en beschrijving van de koppelvlakken. Er moet een goede afweging zijn hoeveel blokjes en flexibiliteit je wilt. Wil je 1 blok die de functionaliteit van 5 blokjes heeft, of wil je 5 losse blokjes. Te veel kleine blokjes levert ook een beheers issue op. Hoe groter een blok, hoe groter de kosten en omstelkosten zijn om een blok te vervangen. Dat is nu te zien bij de monolitische EPD’s. Instellingen willen wellicht wel overstappen naar een ander EPD, maar de omstelkosten zijn extreem hoog.
Wilt u meer weten over het NIAGGZ of wilt u zich aanmelden voor het lidmaatschap? Neem dan contact op met Bart Groothuis:
[email protected] Of bel (033) 4 220 220
THEMA 3. FUNCTION ASSERTIVE C OMMUNITY TREATME NT, DOOR RICHARD NEERVOORT ’s Middags heeft Richard Neervoort, clustermanager wijkgerichte zorg van Arkin, de aanwezigen meegenomen in de wereld van FACT (Functie Assertive Community Treatment). Richard begon zijn bijdrage met het presenteren van macro-cijfermateriaal van GGZ-gebruik. Eerst wereldwijd en daarna inzoomend op de Nederlandse situatie. Richard laat een term EPA vallen. EPA staat voor: Ernstige Psychiatrische Aandoeningen Richard vertelde dat ACT in New York is ontwikkeld om mensen te helpen met ernstige psychiatrische en verslavingsproblemen op straat. Tegelijkertijd was in Italië een ontwikkeling op gang gekomen om dit type patiënt niet meer op te nemen in instellingen maar ambulant te behandelen. Een FACT team bestaat uit zo’n 10 FTE en heeft een caseload van zo’n 100 patiënten. Altijd een psychiater, psycholoog een ervaringswerker, iemand met agogische achtergrond, veel verpleegkundigen. Deze laatsten dragen de cases. Hulpverlener wil straks wel vanuit de wijk snel en veilig communiceren met de huisarts, de gemeente, de apotheek, de zus van de patiënt, de maatschappelijk werkende. Wat betreft de FACT-borden: Richard vertelde dat dit eigenlijk eenvoudige ‘spreadsheets’ zijn met daarop actuele casussen waarop gehandeld moet worden. Op het bord staan zo’n 25 – 30 patiënten. Met deze groep is echt iets aan de hand. Hele team bemoeit zich dan met de patiënt. Vraag uit de groep: Is deze aanpak niet veel duurder dan traditionele aanpak met crisisopname in de kliniek. Uit onderzoek in 2010 blijkt deze aanpak even duur als opname in de kliniek. Verwachting is dat FACT goedkoper gaat worden; zeker is dat het voor patiënten veel prettiger is dan een acute opname. Film op Youtube van TedEx, Bas Bloem, ‘From God to Guide’ https://www.youtube.com/watch?v=LnDWt10Maf8
Stelling van Richard: De klassieke IT-afdeling zal innoveren naar een service afdeling.
NIAGGZ 2014 Volgend jaar gaan we wederom twee bijeenkomsten organiseren, de volgende thema’s zijn alvast geïdentificeerd:
hoe houden we de kikkers in de kruiwagen (Hoe houden we de organisatie aangehaakt); meer doen met minder middelen; hoe krijgen we het proces beter ondersteund (flexibiliseren); goed om vanuit de zorg thema’s op de agenda te hebben staan; gezamenlijke stem/standpunten richting leverancier; blokjes in kaart brengen (Referentiearchitectuur voor koppelvlakken EPD functionaliteit); techniek op de agenda; tips voor flexibiliseren van ICT (harde kant), Robin heeft hier nog wel tips voor; tips voor het implementeren van trends binnen de organisatie; daarnaast nog de thema’s op het bord van afgelopen jaar.
OVER NIAGGZ Het NIAGGZ organiseert twee keer per jaar een bijeenkomst, op de derde donderdag in maart en de derde donderdag in september van 10.00-15.00 uur. Tijdens elke bijeenkomst behandelt het NIAGGZ twee inhoudelijke thema’s, waarbij we zowel de ‘zachte’ informatiekant als de ‘harde’ technische kant binnen het vakgebied aan bod laten komen. Zo komen in de aankomende bijeenkomsten onderwerpen aan bod als: Het Nieuwe Werken, Organisatie IM/ICT, Functioneel beheer, E-MentalHealth en EPD’s. Binnen het programma is voldoende ruimte om te discussiëren en te netwerken met collega’s. De bijeenkomsten worden gehouden bij M&I/Partners in Amersfoort. Maar het behoort ook tot de mogelijkheid om een kijkje in de keuken te nemen bij een collega GGZinstelling. Meer informatie? Kijk op www.niaggz.nl
