Modul 3 Tata Kearsipan
Diklat Teknis Administrasi Umum (General Administration)
Eselon III
i
SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.
i
Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.
ii
KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH
Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004, telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah, yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat, dan meningkatkan daya saing daerah. Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara, salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. Dengan demikian, dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah, pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem, kelembagaan, dan individu, yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang, menengah, dan pendek, serta mencakup multistakeholder, bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah, dan mengacu pada kebijakan nasional. Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, Departemen Dalam Negeri, dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda, Bank Pembangunan Asia (ADB), dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem, kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). iii
Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah, dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test), juga melibatkan pejabat daerah, agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini, selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri, dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat, maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah, khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah, telah siap untuk dilaksanakan. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula, yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi.
iv
DAFTAR ISI
Sambutan Deputy IV - LAN .......................................................................................... i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah - Depdagri ................................................iii Daftar Isi ........................................................................................................................ v BAB I
PENDAHULUAN .......................................................................................... 1 A. Deskripsi Singkat...................................................................................... 1 B. Hasil Belajar ............................................................................................. 2 C. Indikator Hasil Belajar.............................................................................. 3 D. Pokok Bahasan ......................................................................................... 3
BAB II PROSES PENGURUSAN SURAT .............................................................. 5 A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat .......................................................... 5 B. Prosedur Pengurusan Surat..................................................................... 10 C. Latihan .................................................................................................... 22 D. Rangkuman............................................................................................. 23 BAB III PENGERTIAN, TIPOLOGI, FUNGSI ARSIP DINAMIS, DAN SIKLUS ARSIP .................................................................................. 25 A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip.................................................... 25 B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis.................................................. 27 C. Sistem Arsip ........................................................................................... 29 D. Latihan .................................................................................................... 31 E. Rangkuman............................................................................................. 32 BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING) .............................................................. 33 A. Organisasi dan Filing.............................................................................. 33 B. Penataan Berkas (Filing) ........................................................................ 34 C. Peralatan Filing....................................................................................... 42 D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip ......................................... 46 E. Latihan .................................................................................................... 49 F. Rangkuman............................................................................................. 49 v
BAB V
PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL ................... 51 A. Pengertian Arsip Vital ............................................................................ 51 B. Identifikasi Arsip Vital ........................................................................... 52 C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia ....................... 54 D. Pemeiiharaan Arsip Vital........................................................................ 55 E. Metode Perlindungan.............................................................................. 57 F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital.................................... 58 G. Pencegahan terhadap Bencana................................................................ 59 H. Latihan .................................................................................................... 60 I.
Ringkasan ............................................................................................... 61
BAB VI PENYUSUTAN ARSIP ............................................................................... 62 A. Konsep Penyusutan Arsip....................................................................... 62 B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip .................................................. 63 C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip .............................................................. 64 D. Penetapan Jangka Simpan ...................................................................... 66 E. Latihan .................................................................................................... 66 F. Rangkuman............................................................................................. 67 Daftar Pustaka
vi
BAB I PENDAHULUAN A. Deskripsi Singkat Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah, seperti sekretariat lembaga tinggi negara, kementerian, dan lembaga pemerintah nondepartemen serta lembaga pemerintah lainnya di pusat dan daerah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemeritnah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum berdasarkan surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36/M.PAN/2/2002, tanggal 8 Februari 2002 tentang Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum di Lingkungan Aparatur Negara, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/M.PAN/07/2003 meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, tata kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintah pusat, daerah maupun bisnis. Keseluruhan organisiasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan pelaksnanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Menurut Schwartz dan Hemon (1993), informasi pada saat sekarang merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Di samping itu, proses pengolahan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki kuantitatif yang dapat dikukur secara ekonomi. Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded information) memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Masalah yang kemudian timbul dari kondisi dan keadaan ini adalah semakin menumpuknya arsip-arsip secara tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan cara pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan (decision making), arsip jadi sulit atau memerlukan waktu relatif lama untuk menemukan kembali (retrival). Dalam konteks inilah sesungguhnya arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat, sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan 1
2 produktivitas bagi organisiasi. Untuk itu, diperlukan suatu Tata Kearsipan. Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor 36/M.PAN/02/2002, tanggal 8 Februari 2002, tentang Tata Laksana Administrasi Umum di Lingkungan Aparatur Negara, menegaskan bahwa dalam rangka menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna, serta kelancaran komunikasi tertulis antarinstansi pemerintah, maka ditetapkan Pokok-pokok Materi Tata Laksana Administrasi Umum di Lingkungan aparatur Negara. Pada butir 4 menyatakan bahwa Tata Kearsipan adalah pengelolaan naskah/catatan yang dibuat dan diterima dalam bentuk corak apapun oleh Aparatur Negara dalam pelaksanaan kegiatan administrasi, bukti transaksi, serta penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara. Surat Mmenpan tersebut mengimperasikan bahwa pengololaan arsip (arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, arsip statis) di lingkungnan Instansi Pemerintah, baik pusat maupun daerah, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, dan lembaga negara lainnya mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selama ini, penyelenggaraan tata kearsipan, di lingkungan instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah kurang ditata dengan baik dan benar. Keterpaduan tata kearsipan di berbagai instansi pemerintah sangat diperlukan, dalam menyelenggarakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna. Untuk itu, mengingat pentingnya peranan arsip untuk meningkatkan kapasitas pemda, dalam angka peningkatan efisiensi dan perwujudan administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, serta pelayanan publik inilah yang menjadi dasar pertimbangan diselenggarakannya Diklat Teknis Administrasi Umum sebagai bagian dari sejumlah Diklat lainnya dalam Paket C.1 (Curriculum Development, Training of Trainers, and Training of Training Managers). Paket C.1 merupakan salah satu kegiatan dari serangkaian kegiatan dengan menggunakan dana loan dari Asian Development Bank (ADB) dengan Loan No. 1964-IN, yang ditujukan guna membiayai proyek Membangun Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Projek Desentralisasi atau Sustainable Capacity Building for Decentralization Project (SCB-DP). Diklat Administrasi Umum untuk Eselon III dan IV, khususnya mata Diklat Tata Kearsipan ini, dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap para pejabat Eselon III dan IV tentang tata kearsipan, yang ruang lingkupnya terdiri atas pengurusan surat baik surat masuk mapun surat keluar; pengertian, tipologi dan fungsi arsip, penataan arsip (filing), pengamanan dan pemeliharaan, sera penyusutan arsip. B. Hasil Belajar Setelah mempelajari Modul Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan mampu untuk menata arsip sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
3 C. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai, peserta dapat: 1.
Mengurus atau menangani surat masuk maupun surat keluar
2.
Menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip.
3.
Menjelaskan hubungan antara organisasi dan filing;
4.
Menjelaskan bebagai macam sistem filing,
5.
Melaksanakan prosedur filing,
6.
Menjelaskan serta menggunakan peralatan filing,
7.
Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,
8.
Mengamankan dan memelihara arsip
9.
Menyusutkan arsip
D. Pokok Bahasan Setelah mempelajari Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan dapat: 1.
Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip;
2.
Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip.
3.
Hubungan antara organisasi dan filing;
4.
Bebagai macam sistem filing,
5.
Prosedur filing,
6.
Peralatan filing dan penggunaannya
7.
Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,
8.
Penangamanan dan pemeliharaan arsip,
9.
Penyusutan arsip
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat ”Tata Persuratan Dinas” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: A. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. B. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab IV. C. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. D. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri maupun
4 berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat melakukan seorang diri, berdua atau berkelompok dengan peserta lain yang memiliki paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam hal kearsipan. E.
Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-segan bertanya kepada kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam bidang kearsipan.
Baiklah, selamat belajar!, semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon III dan IV.
BAB II PROSES PENGURUSAN SURAT
Setelah Anda mempelajari Proses Pengurusan Surat, Anda diharapkan dapat : menjelaskan pengertian surat dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan pengurusan surat, permasalahan dalam pengurusan surat, pertimbangan asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
Selamat! Anda telah mempelajari Modul – 2 tentang Tata Persuratan Dinas dengan baik, sejak mengonsep surat sampai surat ditandatangani dan diberi cap, kemudian dikirim ke alamat dituju. Di samping instansi Anda mengirim surat dinas, juga menerima surat dari instansi lain harus ditangani sesuai dengan tata kerja dan prosedur yang baik dan benar. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 72/KEP/P.PAN/07/2003 Tanggal 24 Juli 2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinasdisebutkan bahwa yang disebut dengan surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain diluarinstansi/ organisasi yang bersangkutan. Jadi dengan demikian, surat itu meliputi surat dinas antar organisasi, memorandum, nota dinas, telegram, faksimile, bahanbahan publikasi dan komunikasi tertulis. Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga. A. Asas dan Tujuan Pengurusan Surat Kegiatan pengurusan surat menyangkut kegiatan organisasi untuk meneruskan informasi tertulis dari tempat yang satu ke tempat yang lain. Adapun tujuan pengurusan surat menurut Boedi Martono dalam bukunya yang berjudul "Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan" mengatakan bahwa tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman, serta dengan biaya yang sekecil mungkin. Dengan perkataan lain, agar tercapai efisiensi dan penghematan. Pengalaman menunjukkan, bahwa permasalahan-permasalahan yang sering timbul dalam pengurusan surat adalah sebagai berikut : 1.
Keterlambatan penyampaian surat
2.
Lokasi surat tidak diketahui, bahkan kadang-kadang hilang
3.
Kekeliruan dalam pengarahan surat ke meja kerja
4.
Terjadi kebocoran informasi yang dapat menimbulkan kerugian organisasi
5
bagi
6 1.
Pengorganisasian dalam pengurusan surat Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu diatur sistem pengendalian yang tepat. Untuk itu, mengingat bahwa pada dasarnya kegiatan pengurusan surat tidak dapat sama dilaksanakan pada semua instansi, ada beberapa asas pengurusan surat yang dapat dipertimbangkan untuk diterapkan pada organisasi yang bersangkutan. Penentuan asas tersebut, tentu saja harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut : a.
Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan
b.
Beban kerja serta volume surat
c.
Jumlah pegawai
d.
Bangunan fisik (satu atap/terpencar)
Yang dimaksud dengan asas pengurusan surat adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi. Pada prinsipnya, ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu : a.
Asas Sentralisasi Yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi. Keuntungan dari asas ini adalah : 1) Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya; 2) Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja. Dengan asas sentralisasi ini maka : 1) Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan; 2) Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan dan baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya; 3) Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien, baik kartu kendali maupun lembar pengantar karena cukup dengan rangkap dua. Pengendalian surat dengan asas sentralisasi hanya akan tepat apabila dilaksanakan oleh suatu organisasi yang lingkup kerjanya sempit dan unit-unit kerjanya ada pada satu lokasi (satu atap), dan volume suratnya relatif kecil. Mengapa? karena kecenderungan bahwa organisasi kecil memiliki struktur organisasi yang sederhana, jumlah pegawainya sedikit,
7 serta volume suratnya sedikit. Organisasi semacam ini cocok untuk menerapkan asas sentralisasi dalam pengendalian surat-suratnya. Organisasi yang ruang lingkupnya luas, dan struktur organisasinya kompleks, asas tersebut kurang tepat untuk diterapkan. Penerapan asas sentralisasi pada organisasi yang besar akan menimbulkan berbagai masalah, di antaranya adalah surat akan lambat sampai ke unit kerja serta kesulitan dalam pengendalian pekerjaan. b.
Asas Desentralisasi Asas desentraliasi yaitu apabila pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk, maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Masing-masing unit kerja dalam organisasi melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengelolaan suratnya masing-masing, dari penerimaan, pencatatan sampai dengan pengiriman surat keluar. Asas desentralisasi dapat dilaksanakan pada instansi yang mempunyai ruang lingkup dan volume kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi ini, maka: 1) Pengelolaan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengolah; 2) Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat keluar dan pengelolaan, serta penyimpanan arsip inaktif; 3) Penggunaan sarana pencatatan surat, baik kartu kendali maupun lembar pengantar surat, cukup dengan rangkap dua. Keuntungan dari diterapkannya asas ini adalah, penyampaian surat ke meja-meja kerja semakin cepat, dan kecepatan pemrosesan surat juga akan semakin meningkat. Kekurangan dari asas ini adalah kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur, termasuk peralatannya, akan semakin besar. Dengan demikian, asas desentralisasi hanya akan dapat berjalan secara baik, apabila terdapat satu kebijakan pengelolaan surat yang tunggal. Dengan cara demikian, keseragaman dapat diusahakan/ dimungkinkan dengan pengawasan yang dilaksanakan secara terpusat. Untuk melaksanakan hal tersebut, perlu adanya unit kerja yang diberi tugas untuk melaksanakannya. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa untuk menetapkan asas kebijakaan tersebut sangat bergantung pada kondisi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan asas ini adalah :
8 1) Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan; 2) Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi; 3) Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar; 4) Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi; 5) Jumlah surat yang dikelola. Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, maka sebuah organisasi yang besar dapat menerapkan asas desentralisasi terkendali. Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, di mana masing-masing unit kerja dapat melaksanakan pengurusan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Dengan cara demikian, sungguh pun masing-masing unit kerja melaksanakan pengurusan suratnya sendiri, namun masih dimungkinkan adanya keseragaman prosedur dan tata kerja, serta lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya. 2.
Prosedur Kerja dan Tata Kerja Sesuai dengan tujuan pengurusan surat, yaitu agar surat sampai ke alamat yang dituju dengan cepat, tepat dan aman, maka harus dibuat suatu rencana prosedur kerja yang baku, sehingga apabila terjadi pergantian pimpinan atau staf, tidak terjadi perubahan prosedur dalam pengurusan surat. Untuk menyusun prosedur kerja yang baik, perlu dipertimbangkan beberapa faktor sebagai berikut : a.
Pengelompokan surat Merupakan cara seleksi surat guna memperoleh surat-surat penting saja yang perlu dicatat dan dikendalikan. Surat yang bersifat rutin hanya sekedar untuk diketahui, tidak perlu dicatat
b.
Pencatatan surat Maksud dilakukan pencatatan surat adalah dalam rangka pengendalian informasi. Dengan demikian, surat yang perlu dicatat adalah surat yang dikategorikan sebagai surat penting saja, sedangkan surat yang informasinya tidak penting dan bersifat rutin, tidak perlu dicatat. Hal yang demikian dengan pertimbangan bahwa surat yang informasinya tidak penting, jika terlambat atau hilang tidak akan mengganggu aktivitas organisasi. Dengan cara demikian, efisiensi dapat dicapai.
9 c.
Penanganan surat keluar Di muka telah diuraikan, bahwa pemilihan asas pengurusan surat dapat dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi dan karakteristik masingmasing organisasi. Dengan pertimbangan bahwa jumlah surat keluar relatif banyak, maka suatu organisasi besar dapat juga menerapkan asas desentralisasi dalam pengelolaan dan pencatatan surat keluarnya. Dengan demikian, pencatatan surat keluar dan penyiapan kelengkapan lain, dapat dilakukan oleh masing-masing unit kerja sedang untuk pengiriman dapat dilakukan bersama-sama (satu pintu). Dengan asas desentralisasi dalam pengelolaan surat keluar, suatu organisasi yang besar dengan volume surat keluar yang relatif banyak, dapat mengurangi kemungkinan terjadi keterlambatan dalam pemrosesannya. Dalam pengurusan surat keluar, penyiapan kelengkapan seperti misalnya : penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penandatanganan dan sebagainya dilakukan sesuai dengan standar Tata Persuratan Dinas (Correspondence Management)
d.
Pendisposisian Adakalanya, sebuah surat harus disampaikan kepada lebih d satu unit kerja atau pejabat. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yang akan digunakan. Apakah semua surat beserta disposisi perlu difotokopi atau tidak. Pertimbangan yang demikian perlu dilakukan mengingat penggandaan melalui fotokopi akan berakibat bertambahnya duplikasi serta kurang terjaminnya keamanan informasi yang terdapat dalam surat tersebut.
3.
Pedoman Kerja Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan baik, maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di dalamnya memuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja yang diterapkan pada instansi/ organisasi tersebut. Pedoman kerja tersebut akan memuat hal-hal sebagai berikut : a.
Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi Penjelasan yang lengkap dan tererinci, mengenai asas pengorganisasian, prosedur kerja dan tata kerja.
b.
Tugas dan tanggung jawab pengorganisasain surat Sesuai dengan asas yang telah ditetapkan untuk dipergunakan pada organisasi yang bersangkutan, maka tanggung jawab pengorganisasian dan tanggung jawab dan tugas dari unit kerja harus jelas.
10 Keterangan yang terperinci mengenai prosedur pengurusan surat , termasuk didalamnya mengenai tata cara pencatatan, pengarahan dan sebagainya. 4.
Sumber Daya Manusia Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam upaya meningkatkan kemampuan kerja dapat dilakukan dengan mengikutsertakan pegawai yang bertugas dalam Diklat-diklat Kerasipan. Hal ini perlu dilakukan untuk mendudkung efektifitas dan keberhasilan pekerjaan.
B. Prosedur Pengurusan Surat 1.
Prosedur Surat Masuk Sebelumnya telah dibahas bahwa tujuan pengurusan surat masuk adalah agar surat masuk dapat sampai pada alamat yang dituju dengan cepat, tepat, aman dan lengkap. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka perlu disusun perencanaan rancangan surat masuk, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: a.
Asas yang akan dianut dalam prosedur surat masuk
b.
Cara/prosedur apa yang akan diterapkan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan penghematan
c.
Jenis surat-surat apa saja yang harus dikendalikan dan prosedur apa yang harus ditempuh untuk mengendalikannya
d.
Cara apa yang akan ditempuh untuk mengurangi resiko hilangnya surat ketika sedang diproses
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat masuk; yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan pengarahan surat masuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan tujuan pengurusan surat. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur pengurusan surat masuk. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut : a.
Penerimaan surat masuk Telah diuraikan pada pembahasan sebelumnya, bahwa pemilihan asas pengurusan surat harus mempertimbangkan kondisi dan karateristik organisasi yang bersangkutan. Hal ini penting dilakukan, mengingat masing-masing organisasi memiliki fungsi dan tugas serta kompleksitas masing-masing.
11 Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil dengan struktur organisasi yang sederhana, beban kerja dan volume surat relatif sedikit, dan pada umumnya hanya memiliki sejumlah kecil pegawai, bisa menerapkan asas sentralisasi. Dengan pertimbangan yang sama, sebuah organisasi besar dapat menerapkan asas desentralisasi dalam pengelolaan surat masuknya. Hal ini dilakukan mengingat organisasi yang besar, pada umumnya memiliki beban kerja dan volume surat yang cukup banyak, serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada dalam satu lokasi. b.
Penyampaian surat secara langsung Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah surat disampaiakan kepada alamat yang dituju dalam keadaan masih terutup (belum dibuka lebih dahulu). Surat yang dapat disampaikan secara langsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yang tidak memerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan proses lebih lanjut. Surat-surat semacam ini, bisa dlihat dari sampulnya. Surat yang dapat digolongkan dalam jenis ini antara lain adalah surat-surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan surat-surat rutin. Surat yang bersifat rutin biasanya informasinya sekedar untuk diketahui dan resiko keterlambatan penyampaian, atau apabila surat hilang, tidak mengganggu jalannya organisasi atau pribadi pejabat. Pengecualian dilakukan atas surat yang bersifat terbatas dan rahasia. Surat jenis ini, disampaikan dalam keadaan tertutup, tetapi perlu pengendalian.
c.
Penyampaian surat secara terkendali Apabila surat-surat rutin dan surat-surat pribadi dapat disampaikan langsung kepada alamat yang dituju tanpa perlu dikendalikan, hal ini tidak dapat dilakukan terhadap surat-surat yang informasinya penting , serta memerlukan tindak lanjut. Surat semacam ini, misalnya: surat-surat yang menyangkut masalah keuangan, hukum atau kebijakan organisasi perlu dilakukan pengendalian. Ada dua jenis surat yang dapat dikendalikan, yaitu : 1) Surat yang langsung disampaikan kepada pimpinan Meskipun tidak semua surat harus disampaikan kepada pimpinan secara langsung, namun ada beberapa surat yang harus secara langsung disampaikan kepada pimpinan. Surat semacam ini biasanya adalah surat-surat yang menyangkut tentang kebijakan dan memiliki resiko tinggi, serta berpengaruh terhadap pejabat atau organisasi.
12 2) Surat yang langsung ke unit kerja Surat yang secara langsung diserahkan ke unit kerja adalah surat yang informasinya menyangkut teknik operasional, Surat semacam ini diproses oleh unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing serta informasinya disampaikan kepada pimpinan dalam keadaan sudah diolah. d.
Penyampaian surat atas dasar derajat pengiriman dan sifatnya Berdasarkan pada derajat pengirimannya, surat dapat dibagi dalam tiga kelompok, yaitu : surat biasa, surat yang bersifat segera dan kilat. Surat Segera dan Kilat harus lebih diutamakan dalam pengirimannya daripada surat biasa. Surat yang dikelompokkan rahasia dan terbatas, pengirimannya dalam kondisi tertutup, dan sesegera mungkin.
e.
Pendisposisian Surat Pendisposisian dilakukan oleh pimpinan dengan maksud memberikan wewenang dan tugas kepada bawahannya sesuai dengan instruksi yang simuat di dalamnya. Instruksi dari atasan tersebut dapat berupa perintah untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi perhatian, dan sebagainya. Untuk itu, agar tugas dan wewenang yang diberikan kepada bawahannya dapat diterima dengan jelas, diperlukan formulir (lembar) disposisi. Tujuan lain adanya lembar disposisi adalah untuk menjaga agar surat terhindar dari corat-coret. Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak harus selalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan mengkopi surat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan jumlah fotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak, biaya fotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi akan lebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada halaman selanjutnya.
13 Gambar 2-1. Lembar Disposisi
NAMA INSTANSI .............................................................................. ................................Unit Kerja ............................ ...................................alamat ..................................
LEMBAR DISPOSISI
Agno
:
Tanggal Penerimaan :
Tkt. Keamanan :
SR / R / K / B
Tgl. Penyelesaian :
Tanggal dan Nomor Surat : ............................................................................. Dari
: .............................................................................
Ringkasan Isi
: ............................................................................. ............................................................................. .............................................................................
Lampiran
DISPOSISI
: .............................................................................
Diteruskan Kepada
1......................................... 2. ....................................... 3. ....................................... 4. ....................................... 5. ....................................... 6. ....................................... 7. ....................................... 8. ....................................... 9. ......................................
Paraf
14 Cara Pengisian Lembar Disposisi : 01. 02.
Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuai dengan kode klasifikasi Kolom kode diisi dengan kode klasifikasi masalah dari surat
03.
Sifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v) sesuai dengan klasifikasi surat.
04.
Tanggal/Nomor, diberi tanggal dan nomor yang terdapat dalam surat Asal diisi dengan instansi/pengirim surat.
05.
Isi Ringkas diisi sesuai dengan maksud dalam surat
06.
Kolom tanggal penyelesaian diisi dengan tanggal yang merupakan batas waktu pelaksanaan disposisi.
07.
Lampiran-lampiran dari surat yang didisposisi. 08.
Kolom instruksi/informasi diisi dengan disposisi itu sendiri
09.
Kolom diteruskan kepada, diisi dengan nama pejabat (dan jabatannya) yang ditugasi melaksanakan disposisi
Selanjutnya, lembar disposisi yang kedua disimpan ke dalam kotak lembar disposisi sesuai dengan batas waktu penyelesaiannya. Gambar 2-2. Kotak Lembar Disposisi
15 f.
Mildex Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam menetapkan arah surat serta kesalahan dalam penggolongan surat, perlu disusun Mildex. Mildex merupakan pedoman yang dipakai oleh petugas untuk menetapkan surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang perlu formulir/lembar disposisi, dan sebagainya. Sebuah Mildex yang sederhana dapat dibuat dengan mencantumkan sebuah daftar subjek yang disusun secara abjad. Subjek tersebut akan memberikan gambaran fungsi unit kerja masing-masing organisasi. Daftar subjek tersebut sekurangkurangnya berisi nama subjek, nama unit kerja yang mengelola serta perlu atau tidaknya surat tersebut dikendalikan. Contoh Mildex No
Subjek
Unit Kerja
Dikendalikan Ya
Bantuan mengajar Kunjungan
UPT.Diklat
Lamaran
Humas
Tidak
V
Disposisi Ya
Tidak
V V
V
V
V
Kepeg. Dari uraian yang telah disampaikan di atas , maka dapat disimpulkan secara singkat bahwa Prosedur surat masuk dilakukan sebagai berikut : 1) Penerimaan surat masuk melalui pos atau kurir 2) Memeriksa kemungkinan surat salah alamat. 3) Menyortir surat. Kegiatan ini dilakukan untuk membedakan surat dinas dengan bahan penerbitan, majalah, leaflet, dan sebagainya. 4) Menggolongkan surat menjadi surat tertutup (rahasia,terbatas) dan surat terbuka (surat yang dapat dibuka). 5) Surat terbuka penggolongannya didasarkan pengirimannya, seperti kilat, segera, biasa. 2.
atas
derajat
Prosedur Surat Keluar Agar surat keluar dapat disampaikan kepada yang dituju dengan cepat, perlu disusun sebuah prosedur surat keluar yang harus dirancang secara cermat. Untuk keperluan itu, maka perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut
16 a.
Asas yang akan diterapkan Untuk sebuah organisasi kecil, asas satu pintu yang relatif lebih sederhana untuk dapat diterapkan. Dengan perrtimbangan volume surat yang lebih banyak, sebuah organisasi besar sebaiknya menggunakan asas desentralisasi untuk menghindari keterlambatan dalam pengurusan surat keluar. Untuk mencapai hasil yang maksimal, perlu diatur kewenangan masing-masing terminal surat yang berada di unit kerja maupun terminal pusat.Pembagian tugas tersebut dapat dilakukan sebagai berikut 1) Terminal surat di unit kerja 2)
Menyiapkan surat, yaitu sejak dari konsep sampai surat itu diketik, pemberian nomor dan tanda tangan
3) Pencatatan surat dan penyampulan 4) Terminal Pusat
b.
a)
Menerima surat dari unit kerja
b)
Memeriksa kelengkapan surat seperti tanggal dan tanda tangan
c)
Menggolongkan surat berdasarkan sifat clan derajat pengirimannya. Misalnya Surat rahasia, terbatas, biasa, segera, kilat clan sebagainya.
d)
Menstempel surat clan mengirimkannya.
Batas waktu dalam menjawab surat Penetapan batas waktu dalam menjawab surat sangat mebantu dalam kecepatan proses surat keluar. Unsur-unsur yang terkait langsung dengan kegiatan ini adalah : 1) Keterlibatan unit kerja yang meproses surat. 2) Sifat surat : kilat, biasa 3) Tingkat penting tidaknya informasi yang ada
c.
Pendelegasian wewenang Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya dilakukan pimpinan kepada bawahannya. Dengan cara demikian pimpinan tidak perlu menandatangani semua surat keluar. Surat-surat keluar yang bersifat tehnis operasional, penandatanganannya dapat didelegasikan kepada bawahannya. Pimpinan dapat menandatangani surat-surat yang informasinya berisi kebijaksanaan an hal-hal penting lainnya. Dengan cara demikian, kesibukan pimpinan untuk menandatangani surat-surat keluar dapat dikurangi.
17 d.
Penulisan tanggal surat Yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah jangan menuliskan tanggal surat lebih awal daripada tanggal penandatanganannya. Tanggal surat harus ditentukan sesuai dengan tanggal penandatanganannya. Hal ini dimaksudkan, agar ketika surat tersebut sampai kepada alamat yang dituju, waktu yang ditempuh surat tersebut dari saat pengiriman sampai dengan yang berhak adalah "waktu yang sebenarnya". Cara yang demikian untuk menghindari kesalahpahaman, bahwa surat tersebut sampai kepada alamat yang dituju jauh lebih lama daripada waktu yang seharusnya.
e.
Faktor pengamanan Faktor pengamanan perlu diperhatikan mengingat sering terjadi kebocoran informasi karena kurangnya kehati-hatian petugas. Untuk mengatasi masalah tersebut maka pengamanan surat, sejak dari pembuatan kosep sampai pengetikannya harus diperlakukan dengan hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat rahasia dan terbatas. Untuk keperluan tersebut , pimpinan dapat memproses surat itu sendiri atau mempercayakan kepada seorang sta` yang dapat dipercaya.
f.
Pengiriman surat Dalam merancang pengelolaan surat keluar, pengiriman surat perlu mendapat perhatian yang besar. Masalah- masalah dalam pengiriman surat yang memerlukan pertimbangan adalah yang berkaitan dengan volume surat keluar, tenaga yang harus disediakan dan sarana serta prasarana yang diperlukan. Untuk organisasi yang lokasinya satu atap, pengiriman surat dapat dilakukan secara terpusat. Hal ini akan lebih efisien dan efektif karena
3.
Sarana Dan Prasarana Dalam kegiatan pengurusan surat ada beberapa sarana yang digunakan dalam pencatatan, yaitu buku agenda, formulir (takah) dan kartu (kartu kendali). Ketiga bentuk sarana pencatatan ini satu sama lain ada keuntungan dan kerugiannya serta dapat digunakan sesuai dengan kepentingan instansi yang bersangkutan. a.
Buku Agenda Buku Agenda adalah suatu daftar yang berisi keluar masuknya surat secara urut nomor. Pencatatan yang pertama baik surat masuk atau pun surat keluar ada di dalam buku ini. Keuntungan clan kekurangan mengguna~fan buku agenda adalah :
18 1) Dengan penggunaan buku agenda akan terjadi pencatatan yang berulang-ulang. 2) Buku agenda sukar untuk dilakukan penataan. 3)
Buku agenda tidak dapat membantu da'am penelusuran lokasi penyimpanan dan penemuan kembali.
4) Buku agenda tidak dapat digunakan untuk instansi yang volume surat serta organisasinya besar. 5) Buku agenda dapat digunakan untuk instansi yang volume surat serta organisasinya kecil. b.
Formulir (Takah) Pengurusan surat yang prasarana dan sarananya menggunakan formulir takah, adalah bila organisasi tersebut menggunakan sistem tata naskah (takah) di dalam kegiatan administrasinya. Sistem ini dipakai oleh Mabes ABRI. Sarana takah adalah : 1) Map Takah Dipakai untuk memberkaskan dan memproses suatu persoalan tertentu. Map takah memiliki dua penjepit naskah. Di bagian kanan untuk menjepit naskah, sedangkan di bagian kiri dipakai untuk lembar catatan. 2) Buku Indeks Persoalan Bentuk buku ini adalah semacam pola klasifikasi dan disusun berdasarkan fungsi-fungsi organisasi, tidak berdaarkan struktur organisasi. 3) Buku Takah Digunakan sebagai tempat untuk mencatat tulisan dinas yang sedang diproses dengan takah, baik untuk tulisan dinas yang masuk maupun keluar. 4) Lembar Catatan Dipakai untuk mencatat disposisi, tanggapan/saran dari staf, mencatat penyetesaian suatu tulisan dinas.
pengarahan pimpinan, pembicaraan mengenai
5) Buku Harian Takah Digunakan untuk membuat catatan harian atas semua takah yang dibuka, diedarkan dan dikendalikan oleh sekretaris/tata
19 usaha/pembuka takah serta tanggal pengembaliannya. Oleh sebab itu, jumlah buku harian takah disesuaikan dengan hari kerja yang ada 6) Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT) Digunakan untuk mencatat dan mengenda(ikan peredaran takah. 7) Buku Ekspedisi Takah Dipakai sebagai sarana untuk mengirimkan takah 8) Buku Daftar Pembukaan Takah Digunakan untuk mencatat pembukaan takah setiap harinya. 9) Sampul Takah Rahasia Dipakai ssebagai sampul pertama pengiriman takah rahasia. Selanjutnya sampul takah rahasia dimasukkan lagi kedalam suatu map, sehingga ciri-ciri rahasia tidak terlihat lagi. Keuntungan dan kekurangan menggunakan 1) Digunakan untuk surat-surat yang mempunyai informasi tinggi serta berkesinambungan 2) Terlalu banyak formulir pengendalian yang meliputi buku takah, lembar pengendalian takah sampai dengan lembar catatan takah. c.
Kartu Kendali Sistem kartu kendali diperkenalkan oleh Arsip Nas;onal RI (ANRI) danLembaga Administrasi Negara (LAN). Sarana yang digunakan adalah : 1) Kartu kendali rangkap 3 (tiga) Dipakai untuk mencatat surat-surat penting. baik saat masuk maupun keluar. Kartu ini berfungsi sebagai pengganti buku agenda atau kartu korespondensi, pengganti surat yang sedang diproses di unit pengolah, sehingga ada pengendalian di unit kearsipan. Kartu Kendali dapat berfungsi sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai sarana kontrol untuk unit kearsipan dimana surat sedang diproses.
20 Gambar 2-3. Kartu Kendali Tgl. No. Urut
INDEKS :
M/K Kode
Isi Ringkas :
10 cm
Lampiran : Kepada : Dari : No. Surat : Tanggal : Paraf : Pengolah : Catatan :
15 cm Keuntungan dan kekurangan menggunakan kartu kendali a)
Mudah ditata sesuai dengan tipe dan kegunaan karena bentuknya kecil dan luwes
b)
Pemberkasan tidak tergantung pada nomor agenda
c)
Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang
d)
Membantu dalam penelusuran lokasi penyimpanan surat
e)
Dapat berfungsi sebagai arsip pengganti
f)
Apabila kurang hati-hati, bisa hilang.
2) Lembar Pengantar Surat biasa dan rahasia dicatat pada lembar pengantar surat biasa dan rahasia rangkap dua, baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
21 Gambar 2-4 Lembar Pengantar Surat Biasa LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit Pengolah :
No. Urut
Asal Surat/ Ditujukan Kepada
Disampaikan pukul : Tanggal : Tanggal/ Nomor
Perihal
Keterangan
Diterima Pukul :………………………….. Tanggal ……… Tanda Tangan Penerima : …………………………. Nama Terang : ………………………….
Pengurusan surat tertutup (surat rahasia) berbeda dengan penanganan surat penting terbuka. Surat tertutup harus tetap tertutup sampai pada yang berhak menerimanya. Dengan demikian, juga tidak meungkin mencatat berdasarkan informasi yang terkandung di dalam surat. Yang paling utama ialah agar surat-surat tertutup tersebut penyampaiannya dapat dipertanggungjawabkan Surat tertutup pad aumumnya surat-surat rahasia, dan biasanya teridriatas dua sampul (amplop). Yang pertama ( di luar) tidak terdapat tanda-tanda kerahasiannya. Tanda-tanda tersebut lazimnya terdapapt pada sampul yang kedua (dalam), yang dibubuhi stempel dengan tulisian “Rahasia” (RHS) yang dibubuhkan pada ujung kiri atas sampul dalam. Pengurusan sekanjutnya seperti pdalam pengurusan surat biasa. Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia sebagai berikut:
22 Gambar 2-5 Lembar Pengantar Surat Rahasia. LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA Disampaikan pukul : Tanggal :
Unit Pengolah : No. Urut
Asal Surat/ Ditujukan Kepada
Tanggal/ Nomor
Perihal
Keterangan
Diterima Pukul :………………………….. Tanggal ……… Tanda Tangan Penerima : …………………………. Nama Terang : ………………………….
C. Latihan 1.
2.
Surat dinas adalah informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/ organisasi yang bersangkutan. Pengertian surat di atas tertuang/ terdapat dalam : a.
UU No. 7 Tahun 1971
b.
Keputusan Menpan No. 72 Tahun 2003
c.
Keputusan Ka. ANRI No. 26 Tahun 1974
d.
Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1974
e.
Surat Edaran No. SE/01/Tahun 1981
Kegiatan-kegiatan dalam pengurusan surat, kecuali : a.
Menerima surat
b.
Menyortir surat
c.
Menetapkan dan menentukan arah surat
d.
Mencatat surat keluar
e.
Memberkaskan surat
23 3.
4.
5.
Dalam daur hidup arsip pengurusan surat termasuk mengelola : a.
Penciptaan (Creation)
b.
Penggunaan dan Pemeliharaan (Maintenance & Use)
c.
Penyusutan (Disposal)
d.
Referensi
e.
a dan b. benar
Pada umumny,a ada dua asas dalam pengendalian surat, yaitu : a.
Asas Sentralisasi
b.
Asas Dekosenralisasi
c.
Asas Desen:ralisasi
d.
Asas Otomatisasi
e.
a dan c. benar
Penerimaan. pengarahan, pencatatan serta pengelolaan adalah merupakan kegiatan prosedur pengurusan surat : a.
Surat masuk
b.
Surat penting
c.
Surat keluar
d.
Surat biasa
e.
Surat rahasia
D. Rangkuman 1.
Surat merupakan pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan infomrasi kedinasan kepada pihak lain.
2.
Surat-surat yang berisi informasi kedinasan ini harus dikelola secara efektif dan tepat.
3.
Pengurusan surat adalah merupakan kegiatan menerima dan mengirimkan surat masuk dan surat keluar serta juga mengarahkan serta menyalurkan surat ke unit-unit dalam lingkungan suatu organisasi.
4.
Asas Sentralisasi yaitu asas pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.
5.
Asas Desentralisasi yaitu suatu asas pengendalian pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.
6.
Selain itu, pengurusan surat harus dirancang sedemikian rupa sehingga memberi kemungkinan untuk mempercepat proses pendistribusian informasi.
24 Hal yang penting dalam proses ini adalah memperhatikan bobot informasi yang ada dalam surat dinas, sehingga kegiatan pengurusan surat juga meliputi pengarahan serta menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi.
BAB III PENGERTIAN, TIPOLOGI, FUNGSI ARSIP DINAMIS, DAN SIKLUS ARSIP
Setelah Anda mempelajari Bab III ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip
Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan, dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang fungsinya mengelola informasi. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. Sistem penyimpanan dan penyimpanan informasi tersebut disebut pula filing. A. Pengertian Arsip dan Tipologi Arsip Banyak konsep dasar diberikan tentang arsip atau records. Dalam subbab ini akan dikemukakan tiga pendapat tentang pengetian arsip (records) ialh dari Lundgren dan Lundgren dan Milburn D. Smith III, serta Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan. Baiklah kita bahan terlebih dahulu pengertian arsip menurut Ludgren dan Lundgren (1989), dalam bukunya Record Management in The Computer Age, arsip merupakan buti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk nyata atau bersifat tangible , sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali. Dari pengertian ini dapat diambil beberapa kesimpulan dasar. Pertama, arsip itu merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti tersebut merupakan bukti bagi lebih dari satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sesara sosial. Dalam konteks ini, arsip seringkali diartikan sebagai dasar untuk pegambilan keputusan, pengukuran dan penghitungan. Data yang telah diproses sehingga lebih bermakna dapat diartikan sebagai informasi. Kedua, arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata. Tiga bentuk atau media secara umum terdiri atas kertas (paper), film dan media magnetik (magnetic media). Arsip berbasis kertas berupa data, gambar atau teks yang disimpan dalam sesuatu yang tekomposisi kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau beerat kertas. Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dalam film, termasuk
25
26 pula bentuk khusus film, seperti microfilm. Sementara arsip media magnetik merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemubalikkan (retrival) melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer. Ketiga, adalah bahwa arsip dapat ditemubalikkan (retrievable). Setiap bentuk arsip baikapakah berbasis kertas, film, maupun media magnetik harus dapat ditemubalikkan secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan nonarsip (nonrecord), karena nonarsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Salah satu contoh nonarsip adalah percakapan biasa. Nonarsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi “arsip” Milburn D. Smith III (1986) memberikan pengertian arsip hampir sama seperti Lundgren, dia menyatakan bahwa arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk informamsi terekam. Media arsip yang menurut Smith III dapat berupa kertas, mikrofilm, media magnetik atau disk optic. Pendapat Smith III ini agak berbeda dengan Lundgern dan Lundgern, mengapa? Karena media optik telah dimasukkan sebagai salah satu media arsip. Lebih lanjut, Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa kategori. Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media) yang meliputi disk magnetik, diskettes, pita magnetik dan disk optik. Umumnya, media elektronik digunakan untuk meyimpan informasi arsip dalam jenis dan jumlah yang besar. Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang meliputi mikrofilm atau microfiche dan computer output microforms (COM). Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama. Bentuk media yang ketiga, adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip ini Umumnya berbentuk hard-copy seperti memo-memo, surat, kontrak-kontrak dan berkas projek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untuk referensi jangka pendek dan sering digunakan untuk arsip vital (vital records). Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai audio-visual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan terakhir mengarah kea media digital seperti laser disk, video compact disk (VCD) yang menyimpan arsip-arsip multi data, teks, gambar, grafik dan suara. Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun jenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan informasi terekam, (2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan evidence atau memiliki suatu legalitas tertentu yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi pemerintahan dan juga bisnis. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan memberikan batasan : Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang
27 digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. B. Signifikansi dan Fungsi Arsip Dinamis Informasi yang terekam pada dasarnya merupakan darah kehidupan bagi organisasi (Smith III, 1986). Karena keseluruhan aktivitas di dalam organisasi, baik itu pemerintahan atau bisnis, membutuhkan informasi. Tanpa informasi sebagai masukan, suatu oorganisasi tidak dapat beradaptasi dengan lingkungan, maka pada gilirannya organisasi tersebut akan cenderung menuju ke negative entrophy atau kematian, atau tidak akan berfungsi secara optimal. Di Indonesia, dilihat dari segi fungsinya, arsip sebagai informasi terekam, mempunyai pengertian peranan yang dapat dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis (Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan). Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis di Amerika yang disebut sebagai records, sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti dari archives. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara itu, arsip statis tidak lagi dipergunakan dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip dinamis, berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan, arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip di mana frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah semakin berkurang atau berkurang. Menurut Betty R. Ricks (1992), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun. Frekuensi penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi penggunaan terhadap arsip berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama. Serara umum, setiap organisasi baik itu pemerintahan maupun perusahaan memiliki arsip aktif dan inaktif. Persentase kuantitas arsip dinamis yang disimpan atau dimusnahkan, secara umum terdiri atas: 1.
25% arsip dinamis disimpan dalam bentuk arsip aktif.
28 2.
30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif.
3.
35% arsip dinamis dapat dimusnahkan.
4.
Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat disimpan di Arsip Nasional sebagai arsip statis.
Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi, kelompok atau individu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan tercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki beberapa fungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Fungsi arsip ialah: 1.
Mendukung proses pengambilan keputusan Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi. Informasi yang dibutuhkan merupakan rekaman proses kegiatan yang telah dilakukan. 1nformasi ini sesungguhnya berasal dari arsip dinamis.
2.
Menunjang proses perencanaan Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam rencana-rencana. Untuk menyusun perencanaan dibutuhkan banyak informasi yang mendukung perkiraan yang akan dicapai. Informasi ini dapat diperoleh dari arsip dinamis.
3.
Mendukung pengawasan Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa yang belum dilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis.
4.
Sebagai alat pembuktian Dalam proses pengadilan, banyak dibutuhkan informasi yang mendukung pembuktian. Kegiatan di dalam pengadilan itu sendiri akan banyak menghasilkan informasi terekam, yang nantinya dapat digunakan kembali oleh pengadilan. Seluruh informasi ini merupakan arsip dinamis yang dapat digunakan dalam proses pembuktian.
5.
Memori organisasi/perusahaan Keseluruhan kegiatan organisasi atau perusahaan, baik itu berupa transaksi, aktifitas internal organisiasi/perusahaan atau keluaran yang dibuat oleh organisiasi/perusahaan dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis. Informasi terekam ini nantinya dapat digunakan oleh organisasi/ perusahaan dalam menjalankan kegiatannya di masa yang akan datang.
29 6.
Arsip untuk kepentingan Politik dan Ekonomi Kegiatan politik dan ekonomi akan banyak menghasilkan dan membutuhkan informasi. Beragam informasi ini dapat diperoleh dari berbagai sumber, dan salah satunya adalah berasal dari arsip dinamis.
C. Sistem Arsip 1.
Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien.
2.
Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a.
Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan, pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan
c.
Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip
30 dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. d.
Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find.
e.
Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor
f.
Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. TAHAP PENCIPTAAN TAHAP PEMANFAATAN
TAHAP PENYUSUTAN
TAHAP PENYIMPANAN
Gambar 3.1. Siklus Hidup Arsip Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan; 2) Hilangnya arsip yang penting;
31 3) “Banjir arsip”, arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan, atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan; 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip, tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan, cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip. D. Latihan Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling benar dengan cara melingkari huruf a, b, c, atau d. 1.
2.
3.
4.
Arsip yang masih digunakan dengan frekuuensi tinggi untuk kebutuhan perencanaan pengambilan keputusan dan pengawasan disebut arsip... a.
Aktif
b.
Inaktif
c.
Vital
d.
Statis
Salah satu sifsat arsip dinamis adalah a.
Intangible
b.
Tangeble
c.
Invisible
d.
Imposible
Arsip dapat dibedakan dengan perlustakaan, karena arsip memiliki karakteristik, kecuali: a.
Bersifat unit
b.
Tidak dapat ditemukan di tempat lain
c.
Bersifat akumulatif
d.
Tercetak
Sekitar 25% keseluruhan arsip yang ada dalam suautu organisasii merupakan arsip.. a.
Aktif
b.
Inaktif
c.
Yang dapat dimusnahkan
d.
Semi aktif
5.
32 Pada dasarnya, manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup arsip yang dapat disederhanakan dalam tiga tahap/fase, yakni.. a.
Penciptaaan,dan pendistribusian, penyimpanan dan penyusutan
b.
Penciptaan, pendistribusian, penyimpanan dan pemindahan
c.
Penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, dan penyusutan
d.
Penciptaan, penggunaan dan penyimpnan dan penyusutan
E. Rangkuman Arsip adalah salah satu sumber informasi terekam, pada dasarnya memiliki fungsi dan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan administrasi negara dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Karena pentingnya informamsinya, arsip harus dikelola di dalam suatu sistem yang disebut dengan manajemen arsip dinamis. Manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan tehadap keseluruhan daur hidup (life cycle) arsip.
BAB IV PENATAAN BERKAS (FILING)
Setelah mempelajari Bab IV ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan hubungan antara organisasi dan filing; menjelaskan bebagai macam sistem filing, melaksanakan prosedur filing, menjelaskan serta menggunakan peralatan filing, mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip
A. Organisasi dan Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan, karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. Di sisi lain, organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya, karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat, sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. Pentingya filing secara visualisasi dapat digambarkan, yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk, sedang berbicara melalui pesawat telepon, dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah, tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. Beberapa kalimat dilontarkan kepada sekretarisnya memintanya untuk menemukan surat tersebut, sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut. Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua 33
34 catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah. B. Penataan Berkas (Filing) 1.
Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Kemudian, dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing: menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman, dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. “File to find”, adalah suatu ungkapan klise, yang paling tepat. Tanpa pengorganisasian yang cermat, filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi , yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/ perusahaan yang modern. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. Apa yang lebih
35 bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal, tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing. Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal, keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan. Tidak semua harus di-file, hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak, katalog, pernyataan, tagiahan; dan (2)arsip yang berasal dalam organisasi/perusahaan, seperti surat keluar, laporan, kontrak, tagihan dan semacamnya. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli, arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. 2.
Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan, arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip - menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. Seorang Sekretaris misalnya, tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada. “Saudari Gaharani, berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru.,” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan, tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing, teknik, dan manajemen arsip. Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan, filing adalah kegiatan purna waktu. Karena organisasi/perusahaan tumbuh, fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut. File sering disimpan dalam lokasi sentral, terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar, sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral ini, arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan. Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Supervisor file, tentu saja. diperlukan untuk mengawasi file pegawai.
36 Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi, Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon, atau sering kita kenal dengan buku telepon, Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis, dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebuah contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. 3.
Sistem Filing Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama , 2) angka 3) nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian, alpabet adalah dasar dari semua sistem filing, bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing , yaitu a.
Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. Dinamakan sistem abjad, karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan, nama orang, nama instansi, nama tempat atau nama barang. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. Manfaat utama adalah langsung dan sederhana, sesederhana kita mengucapkan a, b, dan c. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka, karena adanya prosesing melalui komputer, tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad , misalnya surat-surat, formulir-formulir, laporan, daftar alamat, arsip kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. Melalui sistem abjad, arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok, sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. 1)
Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar, maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad
37 dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z, tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama, seperti nama orang, perusahaan, departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan. 2)
Kata Tangkap (Caption) dan Aturan mengindeks Istilah mengindeks, yang digunakan dalam filing, mencakup dua kegiatan pertama, memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile; dan kedua, menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. Jelas, aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan, mengakibatkan kekacauan; hanya orang yang melaksanakan benarbenar filing dapat menemukan arsip tersebut. Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing, jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja, nama perusahaan adalah kata tangkap. Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi, dalam sistem geografis, nama-nama tempat. Dalam sistem subyek, kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah, sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. Paling tidak, ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting.
3)
Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat, Nama Achmad, Chairuddin, dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar, karena dalam albabet, A mendahului C, dan C mendahului D. Darmanto, Dewayanti, Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar; meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama, huruf yang kedua, yang berbeda dalam masing-masing nama, adalah urutan alpebetis yang benar, huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti, dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. Dan seterusnya, untuk huruf yang ketiga, keempat, dan kelima .
38 Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit. Nama Sondang P. Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang; (2) P.dan (3) Siagian. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara, tiga unit. Perusahaan Batubara Bukit Asam, empat unit. Aturan Mengindeks Urutan alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama, huruf demi huruf. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama. Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama, dan sebagainya. Nama Orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga, marga atau nama akhir , pertama; nama pertama, dan nama tengah; kedua, kalau ada ;yang ketiga. Contoh : Lisa Nurena, SE ✟ Nurena, Lisa, SE Nama yang menggunakan nama keluarga, marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga, marga, maka nama marga sebagai urutan pertama. Contoh : Risson P. Sihotang ✟ Sihotang, Risson, P. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ✟ Nasution, Adnan, Buyung (&), Associates PT. PUSRI Jakarta ✟ PUSRI, Jakarta, Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain, yang tidak sempat dibahas di sini, misalnya nama orang yang bergelar, mempunyai nama suci, wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. b.
Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad, karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
39 yang berkenaan dengan organisasi Anda, maka Anda dapat menerapkan filing sistem subjek dalam menyimpan arsip-arsipnya. Untuk menerapkan sistem subyek ini, Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subjek. Misalnya, masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”, masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. Selanjutnya, masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. Keuangan Gaji Hadiah Lembaran Lembur dsb. Demikian seterusnya, semua pokok masalah dijadikan subyek, dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang, maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek, misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”, sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”, dan seterusnya. c.
Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi, sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). Pada prinsipnya, sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad, hanya saja nama-nama orang atau isntansi diganti dengan kode nomor. Misalnya, surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000,
40 atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. Nomor tersebut akan berlaku selamanya, tidak diubah. Banyak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor, seperti di rumah sakit, puskesmas, asuransi, bank, dan lain-lain, karena sudah memahami tata caranya, serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. Tetapi, masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. Namun demikian, sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. Misalnya nasabah Tabanas, pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit, pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. Oleh karena itu, untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks, yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah, atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. Karena itu, sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system), lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. Oleh kasrena itu, hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya, sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan, baik dari segi waktu, tenaga, bahkan uang. Pelayanan mengecewakan, hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. 1)
Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu map campuran dan map perorangan. Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file. File ini disebut file campuran. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml;ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan, dan disimpan dalam file nomor (file utama)
2)
Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu
41 koresponden atau nama, jika nomor yang bersangkutan belum/tidak diketahui. Indeks tersebut disusun secara urut abjad, agar mudah dicari. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu, sehingga dapat luwes dalam menambah, maupun dalam mengurutkan abjadnya. 3)
Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima, tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini. Untuk memfile kartu, maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Sedangkan untuk file surat, kartu indeksnya ada dua macam, yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5), maka kartu indeksnya belum diberi nomor, tetapi diberi tanda berupa huruf C, singkatan dari Campuran. Selanjutnya, jika suratnya sudah mencapai lima. maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register).
Dalam sistem filing nomor, ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen, dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : 1) Nomor Berurutan (Consecutive) 2) Nomor Tengah ( Middle Digit) 3) Nomor Akhir (Terminal Digit) d.
Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis, maka Anda dapat menggunakan sistem georafis. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan, biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption), kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut, dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi, perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut.
42 e.
Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan, sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing, jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak, sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan. Tetapi, jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat, sehingga menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. Di antara sistem yang telah diuraikan, maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. Artinya, meskipun Anda memilih sistem subyek, sistem angka maupun sistem geografis, Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. Mencermati hal tersebut, Anda harus memahami secara mendalam, jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing. Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut, tergantung dari : a)
Ukuran organisasi/perusahaan, perkembangannya
b)
Jumlah catatan kantor/arsip
c)
Jenis/tipe arsip
d)
Cara penggunaan arsip
e)
Sifat kerahasiaan arsip
aktivitas
kantor
dan
C. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip peralatannnya, yaitu :
dilaksanakan,
perlu
disiapkan
lebih
dahulu
43 1.
Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip. Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga, dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci, yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. Tetapi, karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri, juga folder-folder dan guide-guide, yang diatur tidak ketat padat, maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3.500 - 4,000 lembar kertas. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering, sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Di dalam filing cabinet, arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing, bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belaknng sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Lihat gambar di bawah ini.
Gambar 4.1. Filing Cabinet
44 2.
Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide sebagi berikut:
A
B
Gambar 4.2. Sekat Petunjuk (Guide) Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar), yang disebut dengnan tab. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. Tab ke 2 berada lebih ke kanan, tab ke 3 lebih ke kanan lagi, tab ke 4 makin ke kanan, dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Satu guide mempunyai satu tab. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya, guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama, guide ke 2, dan seterusnya guide ke 3, ke 4 dan ke 5. Tentu saja makin banyak tab, tentu saja ukuran tab makin kecil. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor, atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga bahannya dari plastik. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung, agar tidak melukai tangan. Demikian pula tabnya dapat dibeli, kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide.
45
Gambar 4.3. Susunan Guide 3.
Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi tanpa daundaun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahanyapun sama, dibuat dari kertas karton manila. Folder juga mempunyai tap. Lihat gambar di bawah ini.
Gambar 4.4. Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide, yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya.
Gambar 4. 5. Susunan Guide, Folder dalam Filing Cabinet
46
Gbr.4.6. File Vertikal , File Lateral, Shelf-Filing Unit D. Penyimpanan (filing) dan Temu Balik Arsip 1.
Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana, tetapi sering kurang mendapat perhatian, yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan, karena salah penemnpatan. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a.
Pemeriksaan arsip, untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat, apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark, file, simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain, jangan sampai masuk dalam trempat penyimpanan. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”, dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan.
b.
Mengindeks (nama, subyek, geografis, kronologis, nomor), sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa, atau subyek apa, atau kata tangkap lainnnya, surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk, ataupun nama alamat yang dituju
47 untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk, dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap, maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting, sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann, karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c.
Memberi Tanda, langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana, yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap. Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Di samping itu, jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file, Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada.
2.
d.
Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan berdasar apakah abjad, nomor yang sama. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak, sehingga memudahkan penyimpanan
e.
Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet), sesuai dengan sistem filing yang dipilih.
Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu, arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat, tepat, dan lengkap. Untuk itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a.
Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali
48 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapa pun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali, harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”. b.
Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil, atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya. Tujuannyaa dalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam.
c.
Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip.
d.
Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam, seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam.
Gambar 4.9. Penemuan Kembali Arsip Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif, artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan, dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan
=
Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------- x 100% Jumlah arsip
49 Misalnya, dari dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan 56 arsip, maka rasio penemuan = 97,7% a.
Jika rasio > 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik
b.
Jika rasio penemuan 97% - 99,5% ✟ memuaskan.
c.
Jika rasio , < 97% ✟
yang disimpan dalam kondisi
tehnik penimpanan perlu dibenahi, mungkin :
1) Pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi kurang tepat 2) Prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) Prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) Arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder E. Latihan
F.
1.
Berikan alasan mengapa filing sebagai suatu pusat ingatan organisiasi?
2.
Menurut Anda, syarat-syarat apa saja yang harus dimiliki oleh seorang petugas filing?
3.
Berikan batasan atau difinisi filing!
4.
Sistem filing apa saja yang anda ketahui? Dan Sistem filing apa yang digunakan di kabupaten/kota Anda? Berikan penjelasan secukupnya.
5.
Anda diminta untuk mem-file sebuah surat/arsip, bagaimana prosedur yang harus dilaksanakan?
6.
Siapkan sebuah filing cabinet, guide, dan map, dan surat-surat atau arsip yang akan Anda file. Kemudian, aturlah peralatan tersebut dalam laci filing cabinet, beri tanda-tanda penunjuk.
7.
Bagaimana langka-langkah yang harus Anda tempuh jika ada seseorang meminjam selembar arsip dari Anda, di mana arsip tersebut menjadi tanggung jawab anda?
Rangkuman 1.
Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” .
2.
Orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi.
3.
Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif.
50 Sifat-sifat tersebut anatara lain : ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Petugas harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. 4.
Filing dapat diberikan definisi : Filing adalah proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
5.
Pengendalian surat sudah dimulai sejak pengurusan atau penangan surat masuk maupun surat keluar agar surat dapat ditelusuri dan ditemukan balik apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
6.
Arsip dapat disimpan (di-file) berdasarkan 1) nama atau alphabitis, 2) angka 3) nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Namun demikian, alpabet adalah dasar dari semua sistem filing, bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor sekalipun.
7.
Peralatan filing terdiri atas antara lain : filing cabinet, sekat penunjuk (guide), folder (map).
8.
Prosedur menyimpan arsip terdiri atas memeriksa, mengindek, tanda, mensortir arsip, dan kahirnya menyimpan arsip.
9.
Arsip yang telah disimpan harus dapat ditemukan kembali (retrievel).
memberi
BAB V PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL
Setelah selesai mempelajari modul VI ini, peserta dapat mendefinisikan arsip vital, menemukenali arsip vital organisasi, merencanakan program arsip vital, memilih metode yang tepat di tempat penyimpanan data vital, dan menulis manual arsip vital
Dalam pemeliharaan arsip terkandung dua pengertian yaitu (1) Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamana terhadap arsip. (2) Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan terhadap lingkungan, ruangan kerja, peralatan, tempetur, dan kelembaban). Kenyataannya memang kita jarang memperhatikan pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip ini, dan dalam pelaksanaan banyak kita jumpai, bahwa terutama sekali arsip inaktif: ditumpuk-tumpuk di gudang-gudang be:rsamaan dengan kursi-kursi bekas, ban bekas dan sebagainva. Sedangkan pengamannya pun jarang pula diperhatikan, sehingga akibatnya banyak arsip-arsip yang dicuri clan dijualbelikan untuk kertas bung, kus. Akibatnya, dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak akan dapat terjamin, akan lenyap pula, sehingga kehilangan jejak untuk melanjutkan pekerjaan selanjutnya. Maka, berdasarkan pada kejadian tersebut di atas, pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Apalagi kalau kita memperhatikan Undang-undang Nomor 7/1971, pasal 3, tujuan kearsipan, ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. Lebih lanjut, ditegaskan, bahwa setiap Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik di Pusat maupun Daerah wajib pula mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip (pasal 10 Undang-undang Nomor 7/1971). Pada dewasa ini wujud arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip film, rekaman (pita tape), peta, foto-foto, gambar, gambar, sehingga pemeliharaan dan pengamanan pun tidak sama dengan pemeliharaan arsip yang berbentuk kertas, suhu penyimpanan kertas dan film, foto, akan berbeda sekali, maka sebab itu pula ruang penyimpanan film, gambar, foto tidak dapat dicampur dengan ruangan penyimpanan arsip yang berbentuk kertas. A. Pengertian Arsip Vital Arsip vital adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan kegiatan operasional suatu organisasi. Untuk mengetahui lebih jelas kategori arsip vital, maka 51
52 diperlukan kegiatan identifikasi yang menyangkut pada pengertian arsip vital, ciriciri arsip vital, dan keberadaannya dalam suatu organisasi. Hal lain yang akan terkait dengan arsip vital yaitu perencanaan, perlindungan, dan pencegahan terhadap bencana. Seluruh kegiatan tersebut merupakan satu kesatuan yang disebut dengan Program Arsip vital. Arsip vital adalah arsip dalam media apa pun yang isinya berkaitan dengan kelangsungan hidup organisasi, yang keberadaannya dapat di central file karena bersifat aktif , dan di record centre karena bersifat inaktif. Definisi tersebut mengandung pengertian bahwa arsip vital merupakan bagian dari arsip dinamis, yang harus mendapat perlakuan khusus dibandingkan arsip-arsip lainnya. Betty R. Ricks (1992:245) mengatakan bahwa jumlah arsip vital hanya 35 persen dari seluruh arsip yang tercipta di suatu organisasi; sedangkan Susan Diamond (1983:63) dan Patricia Wallace (1992:280) menyebutkan bahwa hanya 2 persen dari arsip perusahaan yang dapat digolongkan sebagai arsip vital. Jika diteliti dengan cermat maka akan diketahui bahwa arsip vital milik organisasi berkisar antara 2- 5 persen, tergantung pada besar kecilnya organisasi. Pengelolaan arsip vital harus dilakukan tersendiri untuk menjamin hanya orang atau instansi tertentu yang memiliki akses, terjaga kelestariannya di saat terjadi musibah, dan terdapat rincian tanggung jawab yang jelas pada waktu terjadi kebocoran informasi atau terjadi musibah. Selain itu, ada hal-hal lain yang mendasar mengenai arsip vital, yaitu bahwa arsip vital : 1.
Harus ada demi kelanjutan operasional instansi
2.
Tetap dijaga kelestariannya dari bencana yang akan mengancam
3.
Diperlukan bagi setiap organisasi atau perusahaan peninjauan status hukum atau keuangan organisasi
5.
Untuk menjamin keabsahan hak clan kewajiban terhadap pemegang saham atau pekerja saat terjadi musibah
6.
Biasa disebut arsip tingkat satu.
B. Identifikasi Arsip Vital Bagaimana jika sebuah kantor rusak akibat bencana alam atau disebabkan oleh kecerobohan pegawainya, dan di sana terdapat arsip-arsip esensial (sangat mendasar) bagi kelangsungan organisasi. Pertanyaan tersebut perlu dipikirkan secara serius. Arsip-arsip yang bersifat esensial bagi kelanjutan operasional bisnis perusahaan diidentifikasi sebagai arsip vital. Arsip vital organisasi di antaranya adalah hak cipta, perjanjian sewa, rekening tanda terima, formulir pajak, dokumendokumen legal, formulir , anggaran rumah tangga, monopoli, arsip perorangan, lisensi , dan polis asuransi. Di setiap organisasi, selain ada arsip vital biasanya ada arsip-arsip lainnya yang tergolong ke dalam arsip penting, arsip bernilai guna, clan arsip kurang penting.
1.
53 Arsip penting, seperti data bank pada komputer. Bertambahnya arsip penting adalah untuk memperlancar operasional organisasi/perusahaan, dan dapat diduplikasi sebagai cadangan jika hilang atau rusak karena suatu bencana. Arsip-arsip tersebut meliputi dokumen yang dapat dibutuhkan guna menunjang atau menjaga kepentingan bisnis legal, laporan-laporan untuk diserahkan kepada pemerintah.
2.
Arsip bernilai guna, adalah arsip yang dapat dengan mudah diambil; dan jika hilang maka tidak akan menghalangi kelanjutan kegiatan operasional suatu organisasi. Arsip-arsip jenis ini tidak dianggap esensial karena datanya dapat diperoleh atau dibuktikan dari sumber-sumber lain, baik dari dalam atau pun dari luar organiisiasi/perusahaan. Contohnya adalah permintaan untuk alatalat dan daftar pesanan atau daftar penjualan.
3.
Arsip kurang penting, adalah arsip yang tidak esensial untuk operasional organisasi; kalau rusak atau hilang maka tidak mengganggu organisasi. Contohnya adalah memorandum, korespondensi, keterangan nasabah, daftar surat, surat-surat pesanan, buku perjanjian, brosur dan buku katalog.
Kegiatan identifikasi arsip menjadi awal kegiatan dalam program arsip vital. Ada beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk mengetahui arsip vital. 1.
2.
Analisis Institusional a.
Analisis dilakukan dengan menyeleksi fungsi-fungsi vital organisasi. Selanjutnya analisis tersebut dituangkan dalam bentuk bagan mengenai bagian-bagiannya sehingga tergambar secara jelas fungsi vital tersebu, dan akan terlihat fungsi-fungsi vital tugas organisasi.
b.
Analisis yang sama juga dapat dilakukan terhadap aspek operasional organisasi swasta maupun instansi pemerintah.
c.
Gabungan dari analisis tersebut harus dapat diperoleh jawaban mengenai informasi atau arsip, jenis arsip yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan hidup instansi segera setelah terjadi musibah.
Analisis Untung Rugi Untuk menentukan jenis arsip vital juga dapat dilakukan dengan analisis untung rugi yang meliputi : a.
Aspek Fisik, seberapa jauh pengaruh keberadaan arsip vital tersebut terhadap keamanan sarana / prasarana dan materi instansi.
b.
Aspek Pemasaran, seberapa jauh berpengaruh terhadap penyusutan nasabah.
c.
Aspek Hukum, seberapa jauh akibatnya terhadap jaminan hak/ kewajiban Instansi.
54 3.
Analisis Ciri-ciri Arsip Vital Selain kedua analisis yang sudah disebutkan di atas, maka upaya yang dapat dilakukan sebagai pegangan untuk mengidentifikasi arsip vital adalah dengan mempelajari ciri-ciri sebagai berikut: a.
Bila terjadi kesalahan dalam pemanfaatannya akan membuat setiap kegiatan mendapat hambatan dan tidak lancar.
b.
Bila terjadi kesalahan dalam pengelolaannya akan mengakibatkan setiap kegiatan mengalami kemacetan.
c.
Kerusakan dan kehilangan arsip vital dapat mengakibatkan organisasi/ perusahaan akan menghentikan kegiatannya.
C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia 1.
Penyebab Terjadinya Bencana Arsip perlu dilindungi dari ancaman banjir, angin topan, gempa bumi, api dan nuklir. Selain adanya ancaman dari alam, arsip juga perlu dilindungi dari resiko bahaya yang dibuat oleh manusia seperti pencurian, kebocoran, keamanan, atau karena salah simpan. Dalam kegiatan sehari-hari, arsip perlu dijaga dari bahaya air, serangga, binatang pengerat, jamur, lumut, bahan kimia, cahaya, debu, temperatur clan kelembaban harus tepat.
2.
Perlindungan terhadap Arsip Vital Ada beberapa alasan penting untuk melakukan perlindungan terhadap arsip vital, yaitu :
3.
a.
Melanjutkan operasional bisnis setepat mungkin
b.
Untuk menghidupkan kembali status hukum dan keuangan dalam kegiatan/bisnis
c.
Untuk menyelesaikan obligasi karyawan, pelanggan, pemegang saham, agen pemerintah, clan lainnya.
Langkah-langkah dalam Program Arsip Vital Di dalam melakukan program arsip vital, ada langkah-langkah yang perlu diperhatikan demi kelancaran pelaksanaannya, yaitu : a.
Menjamin adanya persetujuan dan dukungan dari pimpinan tertinggi. Pimpinan unit kearsipan harus menyertakan pimpinan tertinggi lebih tepat dalam memberikan dukungan terhadap perubahan-perubahan tersebut sesuai dengan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Dukungan pimpinan tertinggi terutama penting pada saat unit kearsipan
55 membutuhkan anggaran untuk melaksanakan perubahanperubahan dalam program arsip. b.
Memilih satu orang dari setiap unit kerja untuk bertanggung jawab dalam mengidentifikasi arsip vital yang dihasilkan oleh unit kerja tersebut.
c.
Menentukan lokasi untuk penyimpanan arsip vital. Arsip vital dapat disimpan di dalam atau di luar tempat penyimpanan arsip dinamis aktif.
d.
Apabila hendak menyimpan arsip vital di luar lokasi, maka diperlukan pertimbangan yang seksama dalam hal pemilihan fasilitas dan lokasi yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis organisasi.
e.
Menentukan metode penyimpanan data. Setelah menetapkan metode penyimpanan data, maka program arsip vital sudah dapat dilaksanakan. Dengan berjalannya sistem yang digunakan untuk mengatur arsip aktif maka dapat sekaligus mengontrol arsip vital. Dokumen yang diklasifikasikan vital tidak perlu dibedakan sistemnya dengan arsip aktif, kecuali rahasia. Kode rahasia digunakan untuk melindungi arsip vital seperti blueprints, formula, clan arsip perorangan.
f.
Jadwal Retensi Arsip Vital Arsip vital suatu organisasi hendaknya diuraikan dan dicatat dalam formulir yang biasa disebut jadwal retensi arsip vital. Formulir tersebut meliputi hal-hal sebagai berikut: 1) Kode arsip vital 2) Judul arsip vital 3) Tujuan arsip vital 4) Distribusi arsip vital 5) Metode perlindungan atau petunjuk-petunjuk arsip vital 6) Ketentuan frekuensi pemakaian arsip vital 7) Periode Retensi
D. Pemeiiharaan Arsip Vital Di dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip vital terdapat dua aspek penting, yaitu : 1.
Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak.
2.
Pemeliharaan dan pengamanan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
3.
Pemeliharaan dan pengamanan merupakan suatu kegiatan untuk melindungi dan mengawasi agar arsip tetap terjamin keselamatan fisik mau pun informasinya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan penyimpanannya, berarti menjamin kelestarian arsip. Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip dari kerusakan, kemusnahan mau pun kebocoran terhadap informasinya, terutama bagi arsip vital. Untuk melindungi dan
56 mengamankan informasi yang terkandung di dalam arsip, setiap organisasi perlu melakukan tindakan agar arsip yang menjadi khasanahnya selamat dari segala faktor bahaya. Perlindungan terhadap arsip tersebut sangat erat kaitannya dengan kepentingan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. 4.
Perlindungan terhadap instansi pemerintah, dilakukan untuk melindungi rahasia negara, mengingat arsip yang diciptakannya merupakan dokumen negara. Dengan demikian, diperlukan adanya upaya untuk melindungi rahasia negara dari segala pencurian clan kebocoran. Sedangkan, organisasi swasta, agar perusahaan dapat melaksanakan tugas dan fungsinya, serta untuk melindungi kepentingan usahanya, terutama yang menyangkut kepentingan keuangan.
Bagaimana pun bentuk organisasi tidak ada yang luput dari ancaman bahaya seperti kebocoran rahasia negara bagi instansi pemerintah; maupun rahasia perusahaan bagi organisasi swasta. Kebocoran rahasia perusahaan dapat terjadi karena adanya persaingan dengan perusahaan lain, seperti pencurian desain (mobil, kapal terbang, bangunan) atau formula suatu produk tertentu (parfum, obat-obatan, makanan dan minuman). Semuanya merupakan aset yang paling berharga bagi perusahaan yang harus di'lindungi. Di rumah sakit, arsip yang termasuk vital adaiah rekam medik (arsip pasien). Jika rekam medik rusak atau hilang, maka rumah sakit tersebut tidak akan marnpu melakukan perawatan medis secara efektif. Di lembaga pendidikan jika berkas peserta, mahasiswa, murid atau berkas penting iainnya yang berkaitan dengan proses belajar mengajar hilang, maka akan menimbulkan hambatan yang sangat berarti terhadap proses belajar mengajar. Program perlindungan terhadap arsip vital meliputi sebagai berikut : 1.
Mengidentifikasi dan menetapkan arsip vital
2.
Menganalisis resiko untuk menetapkan arsip vital yang terancam oleh berbagai bahaya.
3.
Menetapkan metode perlindungan
Agar dapat melindungi arsip vital secara tepat perlu melakukan analisis resiko yaitu untuk menentukan dan mengevaluasi resiko yang dapat menyebabkan kerusakan, kehancuran atau kehilangan arsip. Hasil analisis tersebut dapat digunakan sebagai dasar perlindungan terhadap arsip vital serta penetapan pengelolaan arsip lainnya. Analisis resiko diawali dengan mengidentifikasi terhadap ancaman yang sangat peka. Ancaman terhadap arsip vital dapat dibagi dalam enam kelompok, yaitu : 1.
Kerusakan Kerusakan terhadap arsip elektronik atau konvensional (kertas) dapat disebabkan karena perang, atau kerusuhan; bencana alam seperti banjir dan
57 gempa bumi; atau karena kecerobohan manusia yang menyebabkan terjadinya kebakaran, ledakan, dan sebagainya. 2.
Hilang Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri, salah meletakkan dalam menyimpan atau karena sebab lain.
3.
Pemalsuan Disket magnetik, optikal disk, magnetic tape, sangat mudah dipalsukan. Pemalsuan dapat dilakukan dengan merubah informasi.
4.
Penyingkapan Penyingkapan arsip elektronik dan konvensional yang vital dapat disebabkan karena aktivitas spionase, penyadapan elektronik atau dengan cara menyuap.
E. Metode Perlindungan Untuk melindungi arsip vital pada umumnya terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan, di antaranya adalah : 1.
Memencarkan salinan arsip vital baik di dalam mau pun di luar organsasi/perusahaan. Ada dua alasan utama melakukan ini pertama, untuk kelancaran kegiatan organisasi. Setiap bagian atau divisi organisiasi/perusahaan yang memerlukan informasi tersebut tidak perlu datang ke lokasi penyimpanan arsip vital. Mereka cukup memanfaatkan informasi yang terkandung di dalam salinannya yang berada di unit kerja. Kedua, adalah untuk keamanan. Adanya penyebaran arsip memungkinkan untuk meminimalkan resiko kerusakan. Jika terjadi musibah pada satu lokasi yang mengakibatkan seluruh arsipnya musnah, maka pada lokasi lain yang tidak terjadi musibah masih memiliki arsip vital serupa.
2.
Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan untuk organisasi tanpa harus khawatir akan kehilangan arsip aslinya. Pertimbangan untuk melakukan duplikasi arsip vital adalah bahwa informasi yang ada di dalam arsip tersebut sangat penting bagi kelancaran kegiatan operasional organisasi. Jika arsip tersebut sering digunakan sebagai pedoman kegiatan, maka dikhawatirkan akan mudah rusak atau hilang, yang akhirnya akan mengganggu kegiatan organisasi. Dengan demikian, penduplikasian ini merupakan salah satu cara untuk melindungi arsip vital yang asli.
3.
Menyimpan pada ruang khusus. Perlindungan terhadap bencana alam seperti gempa bumi, kebakaran, banjir, dan sebagainya dapat dilakukan dengan menyimpan pada ruangan khusus sepelti lemari besi tahan api . Khusus untuk arsip vital dalam bentuk mikrofilm berbahaya disimpan dalam lemari besi, sebab jika terjadi kebakaran, maka uap akan menaikkan suhu dalam ruangan,
58 sehingga sama dengan suhu di luar ruangan. Dengan demikian, akan melemahkan (melumerkan ) mikrofilm, dan memisahkan emulsi dari dasar mikrofilm selulosa asetat, sehingga menyebabkan mikrofilm rusak. Untuk mencegah kemungkinan tersebut perlu dibuatkan salinannya dan disimpan pada tempat lain.
F.
4.
Menyimpan arsip asli pada pusat penyimpanan arsip vital. Penggunaan untuk bahan kerja dapat memakai salinannya. Arsip vital dalam bentuk media elektronik seperti disket, film, rekaman video, sangat peka terhadap lingkungan. Media magnetik dan sinar optik merupakan bahan kimia yang dapat menurun jika terkena panas dan lembab. Oleh karena itu, penanganan arsip vital media elektronik harus dilakukan secara hati-hati. Penggunaan perangkat lunak yang kurang tepat merupakan penyebab yang potensial terhadap jenis arsip tersebut.
5.
Arsip vital pada saat tertentu akan menurun kadarnya. Dalam kaitannya dengan penyusutan, jika sudah tidak diperlukan lagi maka perlu dinilai untuk ditetapkan simpan permanen atau musnah. Pada dasarnya tidak semua arsip vital akan disimpan secara permanen. Sebagai contoh arsip pasien atau nasabah bank, tidak semua arsip jenis tersebut akan mencapai masa statis. Oleh karena itu perlu penilaian terhadap arsip vital jenis tertentu.
Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital Filing cabinetyang biasa tidak dapat menjamin keselamatan arsip vital. Oleh karena itu, diperlukan filing cabinet berlapis baja tahan api guna melindungi arsip vital jika terjadi kebakaran: Ada beberapa model dari filing cabinet yang digunakan dalam perkantoran, seperti filing cabinet berlaci 2, 3, atau 4. Arsip vital dapat disimpan di dalam mau pun di luar organisasi. Penempatan dalam lokasi-lokasi tersebut tentu dengan memperhatikan beberapa pertimbangan. 1.
Penyimpanan arsip vital di dalam lingkungan organisasi Penyimpanan arsip vital dapat dilakukan di ruang arsip tersendiri, di ruang bawah tanah, atau di lemari besi. Organisasi kecil dengan jumlah arsip sedikit, maka penyimpanan arsip vitalnya cukup pada lemari besi yang biasa digunakan untuk menyimpan uang. Organisasi besar dengan volume arsip vital cukup banyak, maka disarankan untuk membuat tempat penyimpanan khusus, misalnya di bawah tanah dengan konstruksi bangunan dan peralatan yang tahan api.
2.
Penyimpanan di luar Organisasi Penyimpanan semacam ini dilakukan berdasarkan beberapa pertimbangan : a.
Lokasi yang digunakan memakan biaya yang lebih murah jika dibandingkan dengan menggunakan lokasi di kantornya;
b.
Fasilitas keamanan biasanya lebih terjamin;
59 c.
Tanggung jawab perawatan dan pengawasan perorangan akan jelas.
G. Pencegahan terhadap Bencana Pencegahan terhadap kerusakan arsip memiliki tujuan sebagai berikut : 1.
Mencegah Kerusakan Arsip Vital secara Efektif dan Efisien Media arsip vital terdiri dari kertas, film, pita, atau disket. Adanya media yang beraneka-ragam tersebut menyebabkan adanya perbedaan perlakuan dalam pemeliharaannya. Pengetahuan tentang karakteristik setiap media arsip vital harus dimiliki oleh pegawai arsip tingkat manajer. Keterbatasan sumbersumber seperti dana, waktu, dan tenaga pelaksana merupakan alasan dari pentingnya kegiatan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien.
2.
Mempermudah Koordinasi dalam Pelaksanaan Tugas Organisasi adalah suatu wadah untuk melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya guna mencapai tujuan. Pada umumnya organisasai besar mempunyai unit kerja yang bertugas sesuai dengan kekhususannya. Untuk mencapai tujuan organisasi seperti yang diharapkan, perlu adanya koordinasi di antara unit kerja satu dengan unit kerja lainnya guna menghindari adanya tumpang tindih kegiatan. Selain itu, untuk mencegah adanya kesenjangan komunikasi yang dapat menyebabkan inefisiensi dan inefektivitas.
3.
Memperkecil Gangguan terhadap Kegiatan Organisasi Kehilangan arsip vital dapat mengganggu pelaksanaan kerja organisasi. Salah satu cara menghindari hal tersebut adalah duplikasi arsip vital.
4.
Mencegah Terjadinya Bencana Siapa pun tidak dapat mencegah terjadinya gempa bumi, gunung meletus atau kebakaran. Pengadaan alat pemadam kebakaran, pemasangan water sprinkler pada ruang tempat penyimpanan arsip vital merupakan salah satu upaya pengamanan.
5.
Mencegah Kerugian bagi Pegawai dan Masyarakat Musnahnya arsip vital milik suatu organisasi/peprusahaan dapat mengakibatkan kerugian, baik bagi pegawai organisasi itu sendiri, mau pun masyarakat atau orang yang memiliki ikatan dengan organisiasi/perusahaan tersebut. Misalnya, arsip milik organisiasi/perusahaan asuransi. Hal ini akan mengakibatkan kerugiaan organisasi mau pun nasabahnya. Perencanaan yang baik dalam menyelamatkan arsip vital dapat mencegah terjadinya bencana yang akan menimpa.
60 6.
Melindungi Hak Milik Organisiasi/Perusahaan Sertifikat tanah, surat izin usaha, polis asuransi, bukkti-bukti kemelikan, merupakan sebagian dari kekayaan yang dimiliki perusahaan. Jika tidak dilakukan pemeliharaan terhadap aset perusahaan dengan baik, maka akan mengalami kerugian yang besar. Penyediaan lemari besi tahan api atau penyediaan tempat penyimpanan arsip yang aman dapat mencegah terjadinya musibah yang akan menimpa perusahaan atau organisasi.
H. Latihan 1.
2.
3.
4.
5.
Pengertian dari arsip vital adalah : a.
Penting
b.
Bernilai guna
c.
Esensial
d.
Kurang Penting
Di bawah ini yang termasuk salah satu dari arsip vital yaitu : a.
Undangan
b.
Memo
c.
Anggaran rumah tangga
d.
Brosur
Arsip Vital perlu dilindungi dari bencana yang disebabkan oleh : a.
Manusia
b.
Alam
c.
Hewan
d.
Manusia, alam, dan hewan/binatang
Program Arsip Vital perlu diketahui dan disetujui oleh : a.
Pegawai
b.
Pelanggan
c.
Pimpinan tertinggi
d.
Petugas kebersihan
Tempat khusus penyimpanan arsip vital adalah : a.
Lemari kayu
b.
Lemari besi
c.
Filing kabinet
d.
Lemari plastik
61 I.
Ringkasan 1.
Arsip vital adalah arsip yang bersifat esensial untuk kelangsungan operasional organisasi, dan dapat masuk ke dalam kategori arsip aktif atau inaktif. Duplikasi atau copy dibuat bagi pengguna arsip vital.
2.
Mikroformulir adalah media yang baik untuk retensi jangka panjang data vital, dan ruang penyimpanannya pun tidak memakan banyak tempat.
3.
Semua arsip vital organisasi hendaknya didaftar dan disebutkan, termasuk perlindungan pada jadwal retensi arsip vital. Program arsip vital hendaknya dievaluasi setiap tahun untuk memastikan keefektifannya dalam keadaan krisis.
4.
Arsip vital perlu dilindungi sebaik-baiknya dari kecerobohan yang dibuat oleh manusia clan bahaya alam. Metode perlindungan untuk arsip vital terhadap pencemaran, duplikasi, maka diperlukan ruang khusus dan pusat penyimpanan arsip vital.
BAB VI PENYUSUTAN ARSIP
Setelah mempelajari Bab VI ini, peserta diharapkan dapat medefinisikan penyusutan arsip, menjelaskan dasar hukum penyusutan, merencanakan orogram penyusuan arsip, menilai arsip, membedakan arsip primer dan sekunder, serta membuat jadwal retensi arsip.
Penyusutan arsip (records disposal) merupakan upaya untuk mengurangi volume atau jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa setiap saat arsip meningkat volumenya. Tentu saja dapat Anda pastikan, bahwa meningkatnya volume arsip akan menimbulkan pula permasalahan jika tidak dibarengi dengnan kebijakan pengurangan volume arsip. Masalah yang dihadapi antaranya ialah ruang penyimpanan, pemborosan biaya, khususnya untuk pengadaan peralatan untuk penyimpanan, tenaga yang mengelolanya, serta biaya untuk pemeliharaan dan perawatannya. Hal yang tidak kalah pentingnya ialah temu balik arsip jika sewaktuwaktu diperlukan. Mngapa? Karena mengalami kesulitan. Dengan mencermati permasalahan tersebut, maka program penyusutan harus dilaksnakan. A. Konsep Penyusutan Arsip Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip dalam Bab I, pasal 2 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara : 1.
2.
Memindahkan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah masingmasing; a.
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah masing-masing menyelenggarakan pemindahan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secaa teratur dan tetap.
b.
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktip diatur oleh masing-masing Lembaga Negara dan Badan Pemerintah
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku; a.
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan, dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip mmasing-masing.
b.
Pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai jangka retensi 10 tahun atau lebih diteapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau badanbadan Pemerinta setelah mendengar pertimbangan Panitian Penilai Arsip yang dbentuk olehnya dengan terlebih dahulu mempeprhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Kkeuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan, dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara 62
63 Sekarang Badan Kepegawaian Negara), sepanjang menyangkut arsip kepegawaian.
3.
c.
Pimpjnan Lembaga negara atau Badan Pemmerintah menetapkan keputusan setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional.
d.
Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksian oleh dua pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah yang bersangkutan.
e.
Untuk melaksnakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita acara Pemusnahan Arsip.
Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional Republik indonesia. a.
Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpannya, ditetapkan sebagai berikut: 1) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badanbadan Pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip nnasional Pusat. 2) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintah tingkat Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah sekarang Badan Kearsipan Daerah)
b.
Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud (di atas) dilakukan sekurangkurangnya satru kali dalam 10 tahun, serta dilaksnakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.
Dengan demikian, Anda dapat mengambil kesimpulan dari pengertian penyusutan arsip sebagaimana diatur dalam Pertaturan Pemerinah No. 34 Tahun 1979 ialah bahwa upaya pengurangan arsip yang tercipta dengan cara baik melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip. B. Jadwal Retensi dan Inventarisasi Arsip Penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya subjektif, dan berbeda pada setiap organisiasi yang disebakan karena tugas dan fungsinya berlainan. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, maka Jadwal Retensi Arsip (JRA) disusun oleh suatu panitia/tim yang terdiri atas para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan organisasinya masingmasing.
64 Jadwal Retensi Arsip (JRA) berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah. Dalam JRA terkandung unsur-unsur: 1.
Judul subyek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang dimiliki organisasi.
2.
Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif
3.
Penetapan simpan permanen dan musnah.
Jadwal retensi arsip tersebut diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, dan sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta. Untuk menyusun JRA diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang dimiliki organisasi. Data yang diperlukan tidak hanya isi (nonfisik), tetapi juga fisik arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun JRA adalah inventarisasi dan penjadwalan. Inventarisasi arsip adalah upaya pendataan atau pencatatan fisik arsip maupun nonfisik yang ada dalam organisasi. Data fisik arsip berkaitan dengan jenis fisik arsip (seperti foto, film, rekaman), sedangkan nonfisik meliputi isi arsip, kurun waktu, jumlah atau volume arsip, kegunaan dan frekuensinya, tingkat akumulasi, sistem penataan berkas, sarana penemuan kembali, persyaratan hukum yang berlaku. Dalam melakukan inventarisasi diperlukan formulir untuk mempermudah analisis data. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar inventarisasi berhasil baik dan lengkap sebagai berikut: 1.
Perlu mendapat dukungan dari atasan
2.
Lebih baik dilakukan di lapangan daripada menggunakan kuesioner.
3.
Petugasnya memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang manajemen kearsipan.
4. Dilakukan terhadap seluruh unit kerja. Jika organisasi mempunyai sejumlah cabang dengan fungsi dan menyimpan arsip yang sama, maka inventarisasi hanya dilakukan pada satu atau dua cabang saja. 5.
Pendataan atas rangkaian berkas atau seri berkas.
6.
Membuat jadwal kegiatan dan urutan kerja, clan penanggung jawab arsip di unit-unit kerja harus ada di tempat ketika akan didata.
C. Penilaian dan Nilai Guna Arsip Penilaian adalah tindakan analisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya. Penilaian dilakukan dalam rangka penetapan jangka simpan, serta menentukan simpan permanen clan musnah. Menilai arsip selain untuk kepentingan organisasi, juga untuk penelitian di masa mendatang.
65 Penentuan nilai guna dan jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan pada kajian terhadap arsip, penataannya dan hubungnannya dengnan arsip-arsip lainnya. Isi arsip atau informasi yang terkandung di dalam arsip merupakan unsur yang paling menentukan dalam penilaian arsip, sedangkan penataan arsip dapat memudahkan/membantu dalam menentukan jangka waktu simpan arsip. Menurut Betty R Rick ( 1992), penilaian srsip (records appraisal) adalah suatu pengujian terhadap sekelompok dat melalui daftar arsip dalam menentukan nilaiguna setiap series arsip organisasi. Sedangkan penilaian menurut F. Gerald Ham ( 1993), mengartikan penilaian ialah suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapam memberi kontribusi kepada tujuan kebijakan akuisisi. Mengingat bahwa penilaian arsip merupakan suatu hang yang sangat esensial dan mutlak dalam menjamin penyelamatan onformasi yang tertuang dalam arsip. Oleh karena itu, dalam penilaian arsip hal-hal berikut ini perlu diperhatikan : 1.
Memperhatikan hubungan antara seri berkas yang satu dengan yang lain.
2.
Atas dasar pengetahuan seluruh dokumentasi organisasi yang bersangkutan.
3.
Memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan, clan memperhatikan kedudukan masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan clan kegiatannya.
4.
Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.
Arsip memiliki dua nilai, yaitu nilai primer dan sekunder. Nilai Primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk penggunaan administratif, hukum, fiskal, pengendalian, teknologi, dan sebagainya. 1.
Nilai Administratif, yaitu kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan organisasi. Contoh arsip struktur organisasi, fungsi dan kebijakan organisasi, kepegawaian, pedoman kerja.
2.
Nilai Hukum, yaitu arsip yang mengandung informasi tentang hal dan kewajiban pemerintah atau warganegara dan merupakan hasil proses pengadilan. Contoh arsip hak patent, kontrak, keputusan hukurn, klaim.
3.
Nilai Fiskal, adalah arsip yang memiliki informasi tentang bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan.
4.
Nilai Ilmiah dan Teknologi , adalah arsip yang mengandung data teknis sebagai hasil penelitian terapan atau murni. Seri berkas ini akan disimpan sampai dipublikasikan.
5.
Nilai Perseorangan, arsip yang mengandung informasi tentang seseorang. Contoh : arsip kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, adopsi, rekam medik, tuntutan ganti rugi.
6.
Nilai Sekunder, adalah nilai kegunaan arsip di luar kepentingan organisasi. Informasi yang terkandung di dalamnya diperlukan untuk berbagai
66 kepentingan masyarakat di luar organisasi yang menciptakannya, seperti sumber penelitian, bahan bukti mengenai asal usul seseorang, legitimasi. Nilai sekunder memiliki dua tipe yakni : Nilai kebuktian, dan nilai informasional. 7.
Nilai Kebuktian, arsip yang menjelaskan tentang bukti keberadaan suatu organisasi beserta fungsinya, asal usul, struktur organisasi dan peranan operasionalnya, keputusan kebijakan, clan prosedur.
8.
Nilai Informasional, adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang terkandung di dalam seri berkas yang tercipta sebagai hasil dari program suatu organisasi. Informasi yang terkandung di dalam arsipnya tentang orang, tempat, badan usaha, gejala, peristiwa, tempat atau kondisi lain di dalam organisasi atau perusahaan.
D. Penetapan Jangka Simpan Penetapan jangka simpan berkaitan erat dengan penetapan simpan permanen atau musnah terhadap seri berkas yang merupakan khasanah organisasi. Penetapan jangka simpan arsip perlu memperhatikan hal-hal berikut 1.
Penetapan jangka simpan berdasarkan seri berkas
2.
Faktor yang mempengaruhi penetapan jangka simpan seperti biaya, kegunaan, akumulasi berkas yang tercipta, jenis fisik arsip, peraturan perundangundangan.
3.
Menyatakan jangka simpan, seperti tigapululuh tahun untuk seri berkas personal, enam tahun untuk berkas pasien.
4.
Penetapan musnah clan simpan permanen
E. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat, namun jelas! 1.
Berikan pengertian apa yang disebut dengan penyusutan arsip?
2.
Diskusikan secara berkelompok yang beranggotakan lima orang tentang pelaksanaan penyusutan, dengan memperhatian instansi Anda : Unit Arsip, Unit Pengolah dan Badan/Kantor Arsip Daerah, kemudian secara bergilir tiap=tiap kelompok menyajikan hasil diskusi, dan kelompok lain memberikan tanggapan.
3.
Mengapa perlu dibuat Jadwal Retensi Arsip? Apakah di instansi Anda sudah ada JRA? Kalau belum Ada apa saran Anda. Kalau sudah ada bagaimana pelaksanaannya?
4.
Apa saja persyaratan agar inventarisasi arsip dapat berjalan dengan baik? Sebutkan! Dan Mengapa? Berikan alasan Anda!
5.
Apa saja nilai guna arsip dan berikan contoh-contohnya!
6.
Rancanglah sebuah JRA yang memenuhi syarat!
67 F.
Rangkuman 1.
Penyusutan arsip adalah pemindahan arsip inaktip dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI
2.
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berupa tabel yang terdiri atas jalur-jalur yang digunakan untuk menuliskan subjek utama, nomor urut, judul seri berkas, deskripsi singkat atas seri berkas, keterangan.
3.
Penilaian arsip adalah menganalisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya. Penilaian dilakukan dalam rngka penetapan jangka simpan serta menentukan sempan permanen dan musnah.
4.
Arsip primer adalah arsip yang hanya memiliki nilai guna bagi organisasi yang bersangkutan, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang memiliki nilai guna bagi orang banyak di luar organisasi yang menciptakannya.
DAFTAR PUSTAKA A. Buku Amansyah, Zulkifli. (1990), Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia:Jakarta Bassett, Ernest D. And David G. Goodman, (1974), Business Filing and Records Control, Cincinnati, Ohio : South-Western Publising and Co. Basuki, Sulistyono, (2003) Manajemen Arsip Dinamis, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama Diamond, Susan Z, (1983), Records Management, A Practical Guide New York :Amacom Gunarto, Imam."Sekilas tentang Pengelolaan Arsip Vital," dalam BeritaArsip Nasional Rl. Ham, F Gerald, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago : The Society of American Archivist. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Lundgren, Terry D and Carol A. Lundgren, (1989), Record Management in The Computer Age, Boston: Kent Publishing. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Negara.
Administrasi
Perkantoran,
Jakarta:
Lembaga
Martono, Boedi. (1997), Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyiapan,; Jakarta, Sinar Harapam Martono, Boedi. , (1994) Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital, Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. Penn, Ira A et.all (1992), Record Management Hand Book, London: British Library Cataloging in Publication Data. Ramelan, Latar Belakang Lahirnya Sistem Kartu Kendali. Berita Arsip Nasional RI No. 11 Juni 1982. Ricks, Betty R, Swafford, Ann, J., and Gow, Kay E. (1992), Information and Image Management, Ohio: South-Western Publishing. Schwartz, Candy and Peter Hernon, (1993) Records Management and Library : Issues and Practices, New-Jersey : Ablex Publish. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGraw-Hill Book Co. Smith III, Milburn D., (1986) Information and Record Management, New-York: Greenwood Press Inc. Soetrisno, (2005) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara
The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Liberty dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi. Wallace, Patricia E. dkk (1992), Records Management, Integrated Information System. Englewood Cliffs, New Jersey : Prentice Hall, B. Dokumen Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Pokok-pokok Kearsipan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun Penyusutan arsip
1979 Tentang
SE Kepala ANRI Nomor : SE/02/1983 Tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilaiguna Arsip
LAMPIRAN : KASUS-KASUS DI BIDANG KEARSIPAN KASUS I SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.
PERTANYAAN 1.
Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut, apakah sentralisasi arsip akan menjamin?
2.
Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi?
3.
Jika Anda mempunyai pemikiran demikian, tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut?
KASUS II KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya, baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya, sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya, pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik, tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya, tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut, akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri, hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1.
Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan, akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya, dan daripada menggangur, orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran.
2.
Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. Dengan adanya anggapan ini banyak orangorang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan di Bagian Arsip.
Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu, mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. 3.
Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah, seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri.
4.
Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang, maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak, hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip.
5.
Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
PERTANYAAN: 1.
Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a.
Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif
b.
Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif
2.
Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda.
3.
Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut.
KASUS III “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi, maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur, sekali setiap tahun, yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian, bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan, maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut. Demikianlah, untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya, pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan, karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian, Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. Pegawainya pada duduk berdempetan, bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai. Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. Karena terlalu sempitnya ruangan, maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat, dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat, baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. Bukan tidak mungkin, kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus, maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus, yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen, warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi, kecuali apabila ada yang diperlukan. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus.
Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya, namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. Bundel tersebut di mana, siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya. PERTANYAAN: 1.
Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut, apa pula subsub masalahnya. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah
2.
Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. Jelaskan penyebab masalah tersebut.
3.
Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu.
KASUS IV TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut, Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X, dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten, namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain. Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali, lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Kepribadiannya keras, kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Sepak terjangnya dinamis, lincah, gesit, rajin, tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik, pintar bicara. Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana), tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Tetapi karena ia adalah seorang
yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. Di samping itu salah satu unit utama lainnya, yakni “BADAN DL”, secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan, tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya. Sementara itu, sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas, Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1.
Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation), yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Arsip-arsip/berkas in-aktif harus
disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. 2.
Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi, kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah).
3.
Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan, keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan, jadwal retensi, penyusutan dan selanjutnya.
TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y, seperti yang diuraikan terdahulu). Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X, meskipun demi efektivitas, efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui, mengerti, serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif, efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode, apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain, nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan, sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya, para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak, menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama, Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. Alasan yang diajukannya mirip
dengan Wakil Dinas Y , meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. Padahal sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y, agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak. Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan, mengupas tentang perlunya praktik koordinasi, integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K.I.S.S.) pada Kabupaten, lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas, Badan dan lain-lain, di dalam lingkungannya. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin, sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh, di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat. Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak, dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama. Ketua tim berkepribadian lemah lembut, manusiawi, menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan, dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan, namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar. PERTANYAAN: 1.
Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut.
2.
Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim, maka apa tindakan yang harus diambil.
3.
Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim.
Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda.
This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.
