VOORWOORD
SAC heeft met voldoening kunnen vaststellen dat ook in 2009 de statutaire doelstelling – het faciliteren van onderwijs voor kansarme jongeren in drie deelstaten van India – via door haar ter beschikking gestelde middelen is gerealiseerd. SAC blijft van mening dat onderwijs voor deze jongeren een van de belangrijkste mogelijkheden biedt om uiteindelijk de armoede cirkel te doorbreken. Het bestuur van SAC is er zich van bewust dat mede dankzij de vele (onbezoldigde) vrijwilligers de aan SAC ter beschikking gestelde gelden voor nagenoeg 100% naar India kunnen worden overgemaakt. Voor de inzet van deze vrijwilligers spreekt het bestuur haar dank en waardering uit! Het jaar 2009 heeft bij SAC (Stichting Actie Calcutta) vooral in het teken gestaan van diverse bestuurswisselingen. De penningmeester en twee andere bestuursleden waren toe aan een andere uitdaging en zijn vervangen door drie andere bestuursleden. SAC prijst zich gelukkig dat de ontstane vacatures onmiddellijk konden worden ingevuld. De ontwikkelingen in India zijn voor SAC aanleiding geweest zich te bezinnen op het tot nu toe gevoerde beleid. Met name daar waar sprake is van reeds lange tijd ter beschikking gestelde sponsorschappen is SAC van mening dat in het kader van duurzaamheid meer en meer gestreefd zal moeten worden naar “zelfredzaamheid” . De betrokkenheid van de gemeenschap vormt daarbij een essentiële voorwaarde ter vervulling van dit streven, waarbij sprake is van een “Community Based Organisation” De door de overheid aanbevolen samenwerkingsverbanden met andere NGO’s worden door SAC volledig onderschreven. Ook SAC is van mening dat de effectiviteit van de hulpverlening kan worden vergroot door meer met andere NGO’s op te trekken en eventuele projecten gezamenlijk te realiseren. Het bestuur dankt alle sponsors die de ondersteuning van kansarme jongeren en/of de realisatie van projecten mogelijk hebben gemaakt. Dankzij u allen blijven wij in staat deze kinderen een toekomst te geven met een verantwoord perspectief.
SAC Jaarverslag 2009 Inhoud 1. 2. 3. 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
BESTUURSVERSLAG ..................................................................................................... 2 OVERIGE BESTUURSACTIVITEITEN ......................................................................... 5 DOELSTELLING EN STRATEGIE ................................................................................. 8 GOVERNANCE .............................................................................................................. 10 Sponsorschappen...................................................................................................... 10 Projecten................................................................................................................... 11 Marketing & Communicatie..................................................................................... 12 Financiële rapportage uit India................................................................................. 13 Vergoedings- en declaratiebeleid ............................................................................. 13 Samenwerkingsverbanden........................................................................................ 13 Financieel verslag............................................................................................................. 14 Algemeen ................................................................................................................. 14 Baten......................................................................................................................... 14 Lasten ....................................................................................................................... 14 Begroting.................................................................................................................. 15 Fondsenwerving ....................................................................................................... 15 BELEIDSPLAN 2010 – 2015 .......................................................................................... 16 Inleiding ................................................................................................................... 16 Huidige ontwikkelingen in de markt........................................................................ 16 Veranderingen in India............................................................................................. 16 Waarmee wordt SAC geconfronteerd ...................................................................... 17 Sterke kanten van SAC ............................................................................................ 17 Verbeterpunten van SAC ......................................................................................... 17 Waar liggen kansen voor SAC ................................................................................. 17 Bedreigingen ............................................................................................................ 18 DE KOMENDE JAREN………………… ...................................................................... 19 PROGRAMMA VOOR DE KOMENDE JAREN........................................................... 20 PRIORITEITEN / ACTIEPUNTEN 2010 ....................................................................... 21 JAARREKENING 2009 .................................................................................................. 22 BEGROTING 2010.......................................................................................................... 36 ACCOUNTANTSVERKLARING .................................................................................. 37 VERANTWOORDINGSVERKLARING BESTUUR .................................................... 39
1
1.
BESTUURSVERSLAG
Statutaire naam van SAC : Stichting Actie Calcutta Vestigingsplaats SAC
: Eindhoven
Rechtsvorm van SAC
: Stichting
Stichting Actie Calcutta staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Eindhoven onder nummer 41197980. Statutenwijzigingen hebben in 2009 niet plaatsgevonden. De laatste statutenwijziging was in 2006. De samenstelling van het algemeen bestuur was op 31 december 2009 als volgt : Mevr. J. Jansen, Eindhoven Hr. P. Rooimans, Eindhoven Hr. W. de Jongh, Eindhoven Hr. G.Vijverberg, Eindhoven Mevr. D. Prinsen, De Bilt Mevr. M. Hillenaar, Eindhoven Hr. L. Hoogendam, Eindhoven
Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid Projecten Bestuurslid Marketing&Communicatie Bestuurslid Sponsoring Bestuurslid Bureauzaken
Het bestuur heeft in de Algemeen Bestuur vergadering van 22 juni 2009 mevr. D. Prinsen en mevr. M. Hillenaar benoemd tot bestuurslid Marketing&Communicatie c.q. Sponsoring van SAC. Tijdens een op 28 september 2009 gehouden extra vergadering van het Algemeen Bestuur is de heer W. de Jongh benoemd tot penningmeester van SAC. Bovengenoemde bestuursleden zijn voor de eerste keer benoemd in de volgende jaren : Mevr. J. Jansen Hr. P. Rooimans Hr. W. de Jongh Hr. G. Vijverberg Mevr. D. Prinsen Mevr. M. Hillenaar Hr. L. Hoogendam
maart oktober september januari juni juni juni
2008 2005 2009 2003 2009 2009 2006
De benoeming geschiedt voor een periode van 3 jaar. Bestuursleden zijn herbenoembaar. Voor wat betreft de nevenfuncties kan worden vermeld dat mevr. Jansen werkzaam is als adjunct-directeur van Fontys hogeschool ICT, de heer De Jongh als zelfstandig accountant en als penningmeester van de Stichting Jonge Onderzoekers Eindhoven, terwijl mevr. Prinsen zelfstandig een praktijk voor acupunctuur heeft. De overige bestuursleden vervullen geen nevenfuncties. 2
Het door de overheid in gang gezette beleid tot het meer gezamenlijk optrekken van Non Gouvernementele Organisaties om het uiteindelijke effect van ontwikkelingshulp te optimaliseren heeft geleid tot een verdere samenwerking met Calcutta Rescue Nederland in het bijzonder, maar ook tot een verder overleg met andere organisaties die in meer of mindere mate in dezelfde regio’s in India voor kansarme jongeren werkzaam zijn. Vandaar dat in 2009 verdere contacten zijn gelegd met onder andere Partnership Foundation Nederland, Stichting Raya, Stichting Kinderhulp Bodghaya. Stichting Pastoor Vekemansfonds en Stichting Pandilla. Het jaar 2009 is – mede door een (tweetal) reizen van bestuursvertegenwoordigers – voor het bestuur aanleiding geweest zich te gaan bezinnen op de manier waarop de doelstelling c.q. de missie van SAC het best kan worden gerealiseerd. Onderwijs aan kansarme jongeren in de regio’s West Benghalen. Orissa en Jharkhand kan op meer – en soms ook betere – manieren dan alleen via een hostel worden aangeboden. SAC is tot de conclusie gekomen dat de betrokkenheid, de medezeggenschap en de medeverantwoordelijkheid van de gemeenschap rondom een hostel, een school(tje) of een coaching centre veel meer dan tot nu toe het geval was dient te worden bevorderd. Hier geldt meer en meer het principe van de “Community Based Organisation”. De inspraak van de gemeenschap bij de besluitvorming vormt daarbij een belangrijk element. Bovenstaande betekent niet dat de steun aan hostels en scholen op zou houden te bestaan. Wel is SAC van mening dat de manier van ondersteuning en de criteria waaraan voldaan moet worden, kritisch tegen het licht gehouden moeten worden. Veel hostels worden al meer dan 15 jaar gesponsord zodat het risico niet denkbeeldig is dat de ondersteuning als een “vanzelfsprekendheid” wordt ervaren. Het begrip “duurzaamheid”, waarbij instituten (zoals hostels) er naar streven uiteindelijk zichzelf te kunnen onderhouden dient echter in de nieuwe beleidsvisie als maatgevend te worden beschouwd. Duurzaamheid wil zeggen dat SAC zich in de tijd uiteindelijk overbodig maakt. Daarbij gaat het er tevens om dat gestreefd wordt naar meer samenwerking met lokale organisaties die maatschappelijk betrokken zijn, alsmede met lokale overheden. Aansluiten bij de nieuwe ontwikkelingen zal het nieuwe credo moeten zijn! Hoewel sponsoring van locaties aan strikte regels is gebonden kan ook hier in het licht van de veranderde lokale omstandigheden – dan wel het niet voldoen aan duurzaamheids criteria - een aanpassing van het tot nu toe gevoerde beleid noodzakelijk zijn. De financiële terugrapportage vanuit India en de monitoring lokaal door afgevaardigden van het bestuur kunnen zeker een aanleiding zijn het bestaande beleid te bezien. Ook zal SAC in de toekomst meer gebruik gaan maken van lokale “auditors” om de effectiviteit en de betrouwbaarheid van de (financiële) berichtgeving vanuit de locaties nog beter te maken. De eerste contacten zijn daarvoor reeds gelegd. Tijdens gesprekken in India met vertegenwoordigers van Caritas India is door hen heel expliciet naar voren gebracht dat “hostels” hun functie hebben in een bepaalde tijd, een bepaalde context en in bepaalde gebieden. Caritas bepleitte het opstellen van een “road map” voor hostels die al erg lang door SAC gesponsord worden, waardoor de sponsoring geleidelijk kan worden afgebouwd.
3
Eigenlijk voltrekken de ontwikkelingen zich volgens een “viertraps raket” nl. : -
hostels families meer betrekken bij ontwikkelingen community based organisation ontwikkeling beroepsonderwijs
Belangrijk uitgangspunt bij dit alles is : zorg er voor dat de hulp die je als organisatie verleent complementair is aan datgene wat de lokale organisaties of de Indiase overheid bieden ! De algemene situatie in de deelstaat Orissa heeft zich na de verkiezingen in mei 2009 enigszins verbeterd. Het Kandhamal district waar ook SAC ten behoeve van kansarme jongeren werkzaam is, is weer toegankelijk. De vergoeding van de schade die vooral in 2008 aan gebouwen en huizen werd aangebracht - maar ook aan individuele personen – komt langzaam op gang. Probleem is dat veel mensen zijn weggetrokken uit het district en niet meer terug willen omdat bij hen de vrees overheerst dat de gewelddadigheden weer zullen uitbreken. Velen zijn dan ook naar andere staten verhuisd. De regering is voorstander van de terugkeer van de mensen naar de dorpen, maar de (hindoe) fundamentalisten eisen vaak van de christenen dat ze zich bekeren tot hindoe. Vandaar de grote angst om terug te keren. Om na te gaan wat de gevolgen van de gewelddadigheden zijn geweest voor de door SAC gesteunde hostels hebben wij gevraagd om een overzicht van ieder hostel met een korte beschrijving van de situatie van het onderwijs en de toestand van de kinderen. De communicatie met India blijft een voortdurend punt van zorg. Hoewel internetverbindingen de communicatie met een aantal locaties aanzienlijk heeft verbeterd moet toch worden geconstateerd dat in veel gevallen de discipline ontbreekt om snel en effectief te reageren op gestelde vragen. Anderzijds ligt het ook nogal eens aan de onmogelijkheid om gebruik te kunnen maken van internetverbindingen omdat die er eenvoudig niet zijn. Dit geldt evenzeer voor de financiële terugrapportage en de bevestiging dat men de door SAC gestuurde gelden heeft ontvangen. Daar komt nog bij dat we ons in een overgangsjaar bevinden voor wat betreft het betalingsverkeer, omdat de regelgeving in India sinds medio 2009 voorschrijft dat gelden voortaan rechtstreeks naar banken in de buurt van de locaties moeten worden gestuurd en niet meer centraal vanuit Kolkata (Calcutta). Deze verandering brengt met zich mee dat SAC op de hoogte moet worden gebracht van SWIFT en IBAN codes van de desbetreffende banken om de diverse transfers effectief te kunnen uitvoeren. Begin 2010 moeten wij helaas constateren dat van enkele locaties deze gegevens nog steeds niet kunnen worden verstrekt. Wij doen ons best om de ontbrekende gegevens alsnog zo snel mogelijk te weten te komen. Uit bovenstaande moge blijken dat SAC er veel aan gelegen is de door de Verenigde Naties geformuleerde tweede millennium doelstelling – ieder kind dient goed onderwijs te kunnen krijgen – te helpen verwezenlijken. Het is een van de uitdagende mogelijkheden om de armoede cirkel te doorbreken !
4
2.
OVERIGE BESTUURSACTIVITEITEN
In de loop van 2009 hebben zich een aantal wijzigingen voorgedaan in de samenstelling van het bestuur. De penningmeester (Jan Santegoeds) heeft na ruim 10 jaar afscheid genomen van SAC en is opgevolgd door de heer Wim de Jongh. Wij zijn de heer Santegoeds veel dank verschuldigd voor de voortreffelijke wijze waarop hij in die tijd zijn functie heeft vervuld. De bestuursleden die binnen het bestuur als aandachtsgebied hadden : “Sponsoring” (Eddie van den Nieuwenhoven) en “Marketing en Communicatie” (Annette van der Meer) zijn eveneens afgetreden nadat zij beiden gedurende een aantal jaren een grote toegevoegde waarde voor het bestuur betekenden. Voornoemde taken worden nu ingevuld door de dames Mieke Hillenaar en Désiree Prinsen. De SAC organisatie bestond ook in 2009 uit louter (onbezoldigde) vrijwilligers. Het beleid van het bestuur is er op gericht om dit in de toekomst zo te blijven houden. Wel zal rekening gehouden moeten worden met het (tijdelijk) inhuren van kennis indien specifieke (software) problemen dit noodzakelijk maken. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan de noodzakelijke upgrading van de sponsor software.
Hogere kaste meisjes helpen tribale kinderen met lezen. Loreto congregatie, Calcutta
5
De organisatiestructuur zag er in 2009 als volgt uit : Voorzitter
Secretaris
Bureaumanager
Penningmeester
Bestuurslid Sponsor Commissie
Bestuurslid Commissie Projecten
Sponsor Commissie
Projecten Commissie
Bestuurslid M&C Commissie M&C Commissie
Kerngroep Twente
Kerngroep Nijmegen
Kerngroep Alkmaar
Kerngroep Sticht
Zoals uit bovenstaand organigram blijkt is de organisatiestructuur een logisch gevolg van de missie/doelstelling van SAC. De verantwoordelijkheid voor de werving van middelen en de besteding van gelden ligt weliswaar bij het gehele bestuur, maar binnen het bestuur hebben afzonderlijke bestuursleden een eigen aandachtsgebied. Er wordt naar gestreefd om besluiten unaniem te nemen.
IJverig aan het werk in de klas
6
In 2009 werden de volgende activiteiten door het bestuur geïnitieerd / in gang gezet /gerealiseerd : • • • • • • • • • • • • • • • • •
Bijstelling “Rules and Regulations” voor locaties in India (gerealiseerd) Vastleggen “Procedure SAC Sponsorcommissie” (gerealiseerd) Concentratie Naam Sponsorschappen op enkele locaties (gerealiseerd) Classificatie van locaties in India (gerealiseerd) Meerjarenplan 2010 – 2015 (geïnitieerd) Beschrijving geschiedenis SAC (in gang gezet) Benoeming nieuwe bestuursleden (gerealiseerd) Beschrijving criteria goedkeuring projecten (gerealiseerd) Instelling Dagelijks Bestuur ter vergroting slagvaardigheid bestuur (gerealiseerd) Korte video impressie SAC activiteiten op “You Tube”(gerealiseerd) via de zoekbalk : “actie calcutta” Mogelijk maken “on line” doneren (gerealiseerd) Organisatie “brainstormings sessies” (gerealiseerd) Overleg met andere NGO’s (gerealiseerd) Ontwikkeling moderne huisstijl (geïnitieerd) Vereenvoudigen/aanpassen financiële terugrapportage uit India (gerealiseerd) Kwaliteit criteria voor locaties formuleren (gerealiseerd) Aanzet nieuw beleid t.a.v. bestedingen (geïnitieerd)
7
3.
DOELSTELLING EN STRATEGIE
De bestedingen zoals die zijn gerealiseerd in 2009 vonden hun oorsprong in de statutair verwoorde doelstelling van SAC : de sponsoring van kansarme jongeren die een opleidingsmogelijkheid krijgen in een hostel of separate school, alsmede het faciliteren ervan. Het bestuur is van mening dat hieronder ook de medische zorg valt, voor zover er maar een relatie is met SAC projecten. Daarom kunnen ook projecten die met medische zorg te maken hebben worden gefinancierd, zolang het maar om kansarme jongeren gaat binnen de regio’s waar SAC in India actief is. Te denken valt daarbij aan medicijnen, een apotheek etc. De samenwerking met Calcutta Rescue Nederland (CRN) resulteerde ook in 2009 in een deelname van CRN in de sponsoring van een “Drop Out Prevention Project” in Kolkata (Calcutta) samen met SAC. Dit alles naast de sponsoring van ca. 3500 jongeren door SAC zelf. Bovendien namen de bedragen die gemoeid waren bij de uitvoering van projecten ook in 2009 aanzienlijk toe. Zoals reeds verwoord in het jaarverslag over het jaar 2008 hecht het bestuur grote waarde aan het opzetten van dorpsschooltjes (Balwadies) om er voor te zorgen dat onderwijsachterstanden al vanaf het begin worden ondervangen. In feite is hier sprake van een familie gericht sponsor programma, waarbij de verantwoordelijkheid bij de ouders is gelegd om de kinderen naar dit soort schooltjes te sturen. Een voorbeeld van een dergelijk project, opgestart in januari 2009, is het Balwadiprogramma in Balasore. Hier zijn 1219 kinderen in de leeftijd van 3 tot 6 jaar, in 33 dorpen, betrokken bij het kleuteronderwijs. Voordeel: de kinderen hoeven niet naar een internaat, kunnen thuis wonen bij de ouders en alle kinderen van het dorp, ongeacht kaste, religie, afkomst kunnen naar het kleuteronderwijs. Ze worden hier spelenderwijs geconfronteerd met het onderwijs en ook de ouders zijn via de ouderraad betrokken bij het onderwijs van hun kinderen. De hele gemeenschap doet mee. Een eenvoudig voorbeeld van een Community Based Organisation (CBO), maar wel erg belangrijk voor het hele dorp. De volgende stap is het opzetten van kleine dorpsscholen voor kinderen in de leeftijd van 6 tot 10 jaar. De risico’s waarmee de organisatie geconfronteerd wordt concentreren zich vooral op het gebied van het verlies van (vooral particuliere) sponsors. Omdat dit een reeds enige tijd ingezette tendens is heeft SAC zich de vraag gesteld of de sponsoring van kinderen – met name het aantal – niet naar beneden zou moeten worden bijgesteld. Het bestuur heeft echter besloten het aantal sponsorschappen voorlopig voor een aantal jaren op 3500 te consolideren en eventuele tekorten als gevolg van teruglopende sponsors uit andere inkomsten aan te vullen. Een ander risico is de onvolledige of onjuiste financiële rapportage vanuit India. Door het grote aantal locaties (90) blijkt een persoonlijke monitoring niet altijd haalbaar. Vandaar dat besloten is om in de toekomst via een bevriende organisatie lokale auditors de monitoring van de bestedingen ter plekke te laten controleren. In de afgelopen jaren hebben de projectactiviteiten een grote ontwikkeling doorgemaakt. Het is voor SAC een belangrijke ontwikkeling omdat met de steun aan de projecten veel meer kinderen naar school gaan. Er zijn veel voorbeelden te noemen waar het aantal kinderen dat naar school gaat de laatste 4 à 5 jaar met 50% tot 100% is toegenomen.
8
Met de monitoring van de projecten letten we vooral op de groei van de onderwijsactiviteit in de betreffende regio. Het bewaken en volgen van de projecten geschiedt deels via de communicatie met lokale organisaties in India, maar ook met de regelmatige bezoeken die leden van SAC aan de locaties brengen.
Engelse les.
9
4.
GOVERNANCE
Zoals al eerder vermeld, de door SAC ontvangen gelden worden zowel uitgegeven aan sponsorschappen in India als aan projecten die worden gerealiseerd om het onderwijs aan kansarme kinderen te faciliteren. 4.1 Sponsorschappen Sponsorschappen dienen te worden beschouwd als financiële rekeneenheden van € 100,- per jaar. Alleen die kinderen worden geholpen, die deelnemen aan georganiseerde onderwijsactiviteiten in gestructureerde groepen in bepaalde locaties in een beperkt aantal regio’s in India. Individuele kinderen buiten groepsverband worden niet gesponsord. SAC acht het van groot belang dat enerzijds de leerlingenpopulatie een afspiegeling vormt van de lokale gemeenschap in de (verre) omgeving van het opleidingsinstituut, maar ook dat het onderwijs past binnen de op de gemeenschap gerichte ontwikkeling zoals die zich nu al op vele plaatsen/locaties in het oosten van India manifesteert. Het is van het grootste belang dat de betrokkenheid, de medezeggenschap en de medeverantwoordelijkheid van de gemeenschap rond om een hostel, een school(tje) of een coaching centre veel meer dan tot nu toe, wordt bevorderd ! Als uitgangspunt dient ook hier het principe van de “Community Based Organisation”. SAC verwacht van elke locatie een duidelijke rapportage van de besteding van de gelden. Bestuurlijke monitoring volgens vastgestelde planning, dan wel het inschakelen van lokale auditors moeten de garantie bieden van een adequate en juiste rapportage voor zover eventuele vragen al niet via internet zijn beantwoord/opgelost. In de grafiek hieronder is de ontwikkeling van het aantal sponsorschappen in de laatste 10 jaar weergegeven.
Ontwikkeling sponsorschappen SAC
Aanvulling SAC
10
09 20
07 20
05 20
03 20
01
Algemeen Naam + Hostel
20
19
99
4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0
4.2
Projecten
Voor de uitvoering van de projecten stelt het bestuur een jaarbudget ter beschikking. De Projectencommissie is actief in het werven van fondsen, het aanvragen van subsidies, het benaderen van scholen en sportverenigingen etc. Hierbij wordt nauw samengewerkt met de Marketing en Communicatie commissie. Voor iedere projectaanvraag verwachten wij dat een aanbeveling van een lokale autoriteit de aanvraag vergezelt. Het project moet goed onderbouwd zijn, aangeven welke resultaten verwacht worden en voor wie het bestemd is. Dit is ook van belang om potentiële donateurs te informeren. Daarnaast moeten projectaanvragen passen binnen het beleid van de Community Based Organisation (CBO) strategie. Ervaring van voorgaande projecten uit de zelfde regio en van de zelfde locatie wegen mee. Controle geschiedt door financiële terugrapportage, bereikte resultaten en informatie uit de reisverslagen van bezoekers (bestuursleden). Duurzaamheid staat bij de projecten hoog in het vaandel! Het jaar 2009 was een levendig jaar voor de projectengroep. In totaal hebben we 48 projectaanvragen ontvangen met een grote variatie aan onderwerpen. Om er een paar te noemen: •
• •
•
•
• •
de Brick Field Schools: het opzetten van schooltjes bij de steenbakkerijen voor de families die daar als seizoenarbeiders werken. Op deze manier hopen we een bijdrage te leveren aan het onderwijs van deze kinderen en kinderarbeid te verminderen. Een waterpomp installatie in Kamarchowki, in de deelstaat West-Bengalen. Schoon drinkwater is nog steeds een essentiële voorwaarde voor een goede gezondheid. Het Balwadi programma in Kattingia. Steun aan 240 kinderen in drie dorpen rond Kattingia. Balwadi onderwijs, in feite kleuteronderwijs, aan kinderen in de leeftijd van 3 tot 6 jaar, gegeven in de dorpen. De kinderen blijven dus gewoon thuis wonen. Bouw van keuken en droogruimte voor het meisjeshostel in Garhdeulia, deelstaat Orissa. De keukens in de internaten zien er vaak slecht uit. Naast het onderwijs dat de kinderen krijgen zijn keukenvoorzieningen erg belangrijk voor de hygiëne. Er zijn 4 stoomkook installaties in de regio Berhampur opgeleverd. Deze leveren een enorme besparing op brandstof, maar bovenal is het koken met een stoomkoker veel hygiënischer dan op open vuren. Geen vervuilende rook, milieu vriendelijker en veel bedieningsgemak. In Dumka hebben we met steun van Canisius college uit Almelo, Stichting Wilde Ganzen en NCDO, het meisjes college internaat uitgebreid. Nu kunnen daar ca 50 meisjes hun verdere studie voortzetten. In Ghatiduba, deelstaat Orissa, is de school uitgebreid met de highschool voor de opleiding tot klas 10. De kinderen hoeven nu niet meer na klas 6 naar een andere locatie.
Al met al is er veel gebeurd in 2009 voor de projecten groep van SAC. We zijn iedereen erg dankbaar die daar een bijdrage aan geleverd heeft.
11
4.3
Marketing & Communicatie
De commissie marketing & communicatie probeert de communicatie strategie en middelen die gericht zijn op het vergroten van bekendheid en doelstelling van SAC en het werven van fondsen voor deze doelstelling zoveel mogelijk te optimaliseren. Tevens is ze verantwoordelijk voor vormgeving, inhoud (actualiteit, juistheid) en tijdigheid van alle door SAC uitgegeven publicaties (gedrukt, via de websites en andere digitale netwerken). De concurrentie van organisaties op de markt van sponsorwerving is toegenomen als gevolg van gebruik van nieuwe media. De snelle veranderingen op mediagebied vragen een ander type actiegerichtheid .Daarom is SAC nu ook te vinden via de nieuwe digitale netwerken: • • •
Hyves http://sac-nederland.hyves.nl/ Facebook: www.facebook.com Stichting Actie Calcutta Sac (Sac Schoolandcare) Sportclubs doen nog steeds veel voor het goede doel bijv. “Geef Samen”, sporten voor het goede doel http://www.geefsamen.nl/
De omgeving vraagt ook om een andere benadering. Het is belangrijk om de diverse doelgroepen en hun belang goed te onderscheiden en de aard en omvang van de gewenste communicatie te bepalen. Internet is een effectief medium om zonder te veel investeringen de achterban (bestaande klanten) maar ook nieuwe donateurs te bereiken. Een heldere analyse van de diverse doelgroepen, het vaststellen van het belang van de diverse geldgevers en hun rendement en de inzet van effectieve communicatie per groep is belangrijk. Daar zullen we het komende jaar verder aan werken. Scholen zoeken lesprojecten bijvoorbeeld via Amnesty International ( Movies that matter) . SAC is dit jaar enkele malen via Movies that Matter ingeschakeld om voorlichting te geven n.a.v. deze filmvoorstellingen .Deze manier van draagvlakversterking werkt zeer positief voor de leerlingen . Deze vormen van samenwerking met andere organisaties willen we verder uitbreiden de komende jaren. Bedrijven en maatschappelijke organisaties worden steeds vaker bij elkaar gebracht. We zien een ontwikkeling dat bedrijven zich verbinden aan een goede doelen organisatie en er samen met haar een succes van willen maken. Dus de verbinding van commerciële en ideële doelstellingen. Voorbeeld zijn de ‘Beursvloeren’ via de gemeenten. SAC heeft dit jaar deelgenomen aan de beursvloer in gemeenten De Bilt en Enschede, hetgeen de nodige naamsbekendheid en samenwerking heeft opgeleverd. Communicatiebureau Van Eldik en Partners, ontwikkelde vrijwillig een promotieplan en een geheel nieuwe huisstijl voor SAC naar aanleiding van een match bij Beursvloer de Bilt. Het komende jaar zullen we deze nieuwe huisstijl gaan gebruiken voor alle promotiematerialen, incl. Website. Transparantie Geldgevers worden steeds kritischer en willen meer en meer concrete resultaten zien die bereikt worden met de inleg van hun gelden. Bij het aanbod dat we doen beloven we transparantie. We proberen dit de komende jaren nog meer te benadrukken.
12
Kerngroepen De kerngroepen SAC-Alkmaar, SAC-Nijmegen, SAC-Twente Salland en SAC-hetSticht zijn ieder op zijn eigen mannier actief en vallen onder de M&C commissie. Speerpunt voor de komende jaren is om het aantal kerngroepen verder uit te breiden. Met name een goedlopende kerngroep SAC-regio Eindhoven staat boven aan het lijstje. 4.4
Financiële rapportage uit India
SAC is tot de conclusie gekomen dat het format van de vereiste financiële rapportage moet worden aangepast om de gesponsorde hostels/scholen te helpen eenvoudiger de benodigde gegevens in te vullen/op te sturen. Alleen dié informatie zal gevraagd worden die SAC nodig heeft ter controle van de totale financiële huishouding enerzijds, of voor een zinvolle terugkoppeling naar onze sponsors anderzijds. Daar staat tegenover dat het niet of niet goed invullen c.q. opsturen van de vereiste rapportage met sancties gepaard kan gaan ! 4.5
Vergoedings- en declaratiebeleid
Het bestuur fungeert tevens als toezichthouder. Aangezien alle vrijwilligers – dus ook het bestuur – onbezoldigd opereren worden geen vergoedingen voor werkzaamheden toegekend. Wel worden er voor maximaal twee keer per jaar voor een bestuurslid de reiskosten naar India vergoed. SAC streeft er naar een Raad van Advies in het leven te roepen die haar kan helpen toekomstig beleid verder te ontwikkelen en te toetsen. Het toezicht op de effectiviteit van de bestedingen is gewaarborgd door de financiële rapportages. De lokale monitoring door bestuur c.q. lokale auditors. 4.6
Samenwerkingsverbanden
Samenwerkingsverbanden manifesteerden zich in 2009 via onder andere : • • • • • • • •
Calcutta Rescue Nederland (financiering projecten en sponsoring kinderen) Stichting Kinderhulp Bodghaya (informatie uitwisseling) Stichting Actie Calcutta Uden (Financiering projecten en sponsoring kinderen) Partnership Foundation Nederland (zoeken naar samenwerkingsvormen) Stichting Pastoor Vekemansfonds (sponsoring kinderen) Stichting Pandilla (financiering projecten) Landelijke India Werkgroep (informatie uitwisseling) Stichting Liliana Fonds (informatie uitwisseling)
Zoals uit bovenstaand overzicht blijkt is SAC aan het aftasten of en zo ja in hoeverre een intensievere vorm van samenwerking met verschillende stichtingen kan worden gerealiseerd. Het streven daarbij blijft de effectiviteit van de hulpverlening verder te optimaliseren ten behoeve van de kansarme jongeren in India.
13
5
Financieel verslag
5.1
Algemeen
Voor het jaar 2009 had SAC een tekort begroot ad € 82.000, dit als gevolg van een lagere verwachting opbrengsten kindsponsoring en een hogere begroting projectuitgaven dan de verwachting van baten uit giften voor projecten. In tegenstelling tot het begrote tekort is het jaar vervolgens toch met een overschot afgesloten groot € 87.000. Dit is met name te danken aan een grotere nalatenschap van ruim € 266.000, welke tegen einde 2009 werd ontvangen. De besteding daarvan wordt nu begroot voor het komende jaar (de komende jaren). Mede hierdoor en door enkele grotere baten in het verleden, heeft de Stichting reserves op kunnen bouwen waardoor de gebruikelijke sponsoring van kinderen in India nog niet neerwaarts hoefde te worden bijgesteld. Zonder deze incidenteel grotere bate zou het jaar echter afgesloten zijn met een tekort van circa € 180.000. 5.2
Baten
De baten uit eigen fondsenwerving kwamen uit op ruim € 650.000, dit was iets lager dan in 2008 maar € 199.000 hoger dan begroot. De donatiegelden kindsponsoring daalden licht ten opzichte van 2008. Het aantal donateurs voor kindsponsoring blijft echter een dalende tendens vertonen en dit blijft een bron van zorg. De giften voor projecten waren in 2008 incidenteel hoog, ruim € 276.000. In 2009 waren deze giften lager en bedroegen ruim € 90.000 ten opzichte van begroot € 110.000. Met name door eerder genoemde grote stijging van de ontvangen nalatenschappen waren de baten in totaal toch nagenoeg op het peil van 2008 en fors hoger dan de verwachting in de begroting van 2009. 5.3 Lasten Voor kindsponsoring werd in 2009 circa € 348.000 betaald aan India voor bijna 3.500 kinderen. Voor dit doel werd in 2009 circa € 238.000 ontvangen. De ontbrekende € 110.000 werd voor € 50.000 betaald uit een reservering in het verleden voor toegezegde verplichtingen en voor bijna € 60.000 uit eigen middelen van de Stichting, alsmede uit in het verleden voor 2009 vooruit ontvangen kindsponsoring. De uitvoering van projecten bedroeg in 2009 ruim € 260.000. Hiervoor was begroot € 200.000. Voor projecten werden giften ontvangen groot circa € 90.000, de bestemmingsreserve voor projecten aan het begin van 2009 bedroeg € 53.000 en uit het bestemmingsfonds giften voor projecten was in 2009 hiervoor per saldo € 130.000 beschikbaar. In totaal was voor de uitvoering van projecten derhalve € 273.000 beschikbaar. De kosten voor werving baten en voor beheer en administratie zijn relatief gering van omvang. Dit is vooral te danken aan de inzet van vele vrijwilligers. Hierdoor konden alle werkzaamheden verricht worden zonder dat daarvoor arbeidsbeloning betaald hoefde te worden. De kosten van werving en baten bedroegen slechts 2,0% van de baten en de kosten beheer en administratie 2,4%. In totaal werd in 2009 83,0% van de baten besteed aan de doelstelling. De besteding van de in 2009 ontvangen grotere nalatenschap is gepland voor de komende jaren. Zonder deze incidentele
14
bate zou het bestedingspercentage groter geweest zijn dan de baten, reserveringen in het verleden zouden daarvoor dan meer zijn aangewend, zoals ook was begroot. 5.4 Begroting SAC doet er alles aan om te bereiken dat de dalende tendens voor kindsponsoring wordt gestopt en weer een stijgende trend te zien gaat geven. In de begroting is voorzichtigheidshalve toch rekening gehouden met een licht dalende tendens. Giften voor projecten en giften zonder specifieke bestemming zijn voor 2010 begroot op het niveau van 2009. Voor te ontvangen nalatenschappen is € 50.000 begroot. Per saldo zijn de baten begroot op € 439.000 tegenover 2009 effectief bijna € 695.000. Ondanks deze fors lagere baten is door SAC geen neerwaartse bijstelling van kindsponsoring begroot en bestaat de hoop en de verwachting dat opnieuw een aanzienlijk bedrag aan projecten kan worden besteed. De vrijwilligers van de Stichting blijven zich ten volle inzetten hiervoor de nodige baten te werven en een deel kan bestreden worden uit reserveringen voor deze doelen in het verleden. 5.5
Fondsenwerving
Binnen SAC kan gesproken worden van enerzijds sponsors en anderzijds van donateurs. Sponsors zijn diegenen die via hun jaarlijkse bijdrage SAC in staat stellen kindsponsoring ten behoeve van het onderwijs voor kansarme jongeren in India mogelijk te maken. Verder ontvangen we van donateurs een of meerdere keren per jaar een bedrag ten behoeve van een al dan niet vooraf bekend project of locatie. Los van bovengenoemde twee inkomsten bronnen ontvangt SAC ook jaarlijks gelden uit lijfrenteschenkingen, erfenissen en legaten. Binnen SAC staat de sponsorcommissie opgesteld om eventuele wensen / klachten met sponsors of donateurs persoonlijk te bespreken en op te lossen. Dit alles geschiedt via persoonlijk (telefonisch) contact. Hoewel deze benadering erg arbeidsintensief is, blijkt over het algemeen dat dit erg op prijs wordt gesteld. Een bijkomend voordeel is dat eventuele aanpassingen direct in het sofware systeem kunnen worden ingevoerd. Behalve persoonlijke toelichting wordt de informatie over de activiteiten van SAC ook verspreid via folders, posters, films, you tube, facebook en hyves en niet in de laatste plaats via onze websites: www.actie-calcutta.nl
en
15
www.schoolandcare.org
6.
BELEIDSPLAN 2010 – 2015
6.1
Inleiding
Terugkijkend op het “Meerjarenplan 2006 – 2010” kunnen we constateren dat een aantal in het plan geformuleerde doelstellingen inmiddels zijn gerealiseerd. Dat we hier moeten spreken van “een aantal” vindt zijn oorzaak in de opgetreden gewijzigde inzichten op een aantal beleidsterreinen zoals die zich binnen SAC inmiddels hebben ontwikkeld Zo is SAC tot de conclusie gekomen dat het beleid ten aanzien van de hoogte van de aangehouden reserves zal moeten worden aangepast en dat consolidatie van het aantal gesponsorde kinderen voor een vast te stellen aantal jaren op 3500 als uitgangspunt dient te worden gehanteerd. Marketing en Communicatie vormen daarbij belangrijke instrumenten voor de verwezenlijking van deze (gewijzigde) beleidsdoelstellingen. SAC is een flexibele organisatie, wat in houdt dat het beleid op een aantal deelterreinen zich heeft aangepast aan de ontwikkelingen zoals die zich in India inmiddels hebben gemanifesteerd. Dit geldt ook voor de Nederlandse thuismarkt, waar het streven naar een intensievere samenwerking met andere NGO’s steeds actueler wordt 6.2
Huidige ontwikkelingen in de markt • • • • • • •
6.3
Sponsorwerving is de afgelopen jaren speerpunt van beleid geweest, maar de concurrentie is steeds meer toegenomen. Inspelen op nieuwe media is noodzaak. Het blijkt lastig om vrijwilligers langere tijd te binden. Transparantie is belangrijk. Sponsors willen meer en meer resultaten zien. De overheid bezuinigt steeds meer op subsidies. “Duurzaamheid” (zelfredzaamheid) als paraplu waaronder toekomstig beleid zich dient te manifesteren. Website als middel om klanten te informeren. Meer samenwerking met andere NGO’s in Nederland en India. Veranderingen in India
De investeringen die SAC de afgelopen decennia in India heeft verricht waren vooral gericht op de hulp aan kansarme jongeren. Met name de mogelijkheid om onderwijs te gaan volgen in een hostel, dan wel separate school, vormden de basis voor de verdere ontwikkeling van deze jongeren en sloten goed aan bij de diverse millennium doelstellingen. Binnen SAC is de vraag gerezen of de traditionele investeringen die SAC heeft gedaan, nog wel aansluiten bij het veranderende India en of de koers niet meer verlegd moet worden naar een meer op de gemeenschap gerichte ontwikkeling zoals die zich nu al op vele plaatsen/locaties in het oosten van India manifesteert. Deze denkrichting heeft een aantal consequenties:
16
• • • • • • 6.4
Familie gericht sponsor programma (verantwoordelijkheid bij ouders) Community Based sponsor programma Hostel sponsoring indien niet anders mogelijk Geleidelijke afbouw van al lange tijd door SAC gesponsorde hostels Leerlingen populatie dient afspiegeling te zijn van omgeving Scholen in relevante gevallen naar kinderen toe brengen (Brick Schools bv.) Waarmee wordt SAC geconfronteerd
• • • • • • 6.5
Ontwikkelingen met de moderne media Nieuwe web sites van goede doelen Voorlichting voor scholen Samenwerking met andere NGO’s Combinatie bedrijven en goede doelen Communicatie met geldgevers Sterke kanten van SAC
• • • • • • • • 6.6
Betrouwbaarheid Flexibiliteit Onbezoldigde / professionele vrijwilligers Vrijwel geen overheadkosten Communicatie via nieuwsbrief, digitaal en persoonlijk Goede contacten in India Samenwerking met Nederlandse en Indiase NGO’s Monitoring van gelden via financiële terugrapportage en lokaal Verbeterpunten van SAC
• • • • • 6.7
Naamsbekendheid Innovatiekracht Meten van effectiviteit van hulp Te weinig gebruik van moderne media Bewerken van de markt Waar liggen kansen voor SAC
• • • • • • • • •
Classificatie van belangrijke klanten Ontwikkelen van benaderingsplan belangrijke klanten Opvoeren interactie met belangrijke klanten Aanpassing software van het sponsorprogramma Zorgen voor ambassadeur(S) van SAC Geldgevers Betrekken bij speciale gelegenheden Benchmarking eigen aanbod ten opzichte van andere NGO’s Meten tevredenheid met betrekking tot kwaliteit Financiers faciliteren in keuze proces
17
6.8
Bedreigingen • • • • • •
Niet voldoende innoveren Verlies van (vooral particuliere) sponsors Onvoldoende medewerking Indiase overheid Onvolledige terugrapportage Concurrentie andere NGO’s Wegvallen lokale infrastructuur die nu gebruikt wordt
18
7.
DE KOMENDE JAREN…………………
De komende jaren zullen naar verwachting in het kader staan van een ombuiging van het tot nu toe gevoerde beleid. SAC is zich de laatste tijd meer en meer gaan bezinnen op de manier waarop de doelstelling c.q. de missie het beste kan worden gerealiseerd. Onderwijs aan kansarme jongeren in de regio’s West Bengalen, Orissa en Jharkhand kan op meer – en soms ook betere – manieren dan alleen via een hostel of door ons gesteunde school worden aangeboden. SAC streeft er naar dat alle kansarme kinderen in de deze regio’s een kans krijgen om onderwijs te volgen. SAC is tot de conclusie gekomen dat de betrokkenheid, de medezeggenschap en de medeverantwoordelijkheid van de gemeenschap rond om een hostel, een schooltje of een coaching centre veel meer dan tot nu toe het geval was dient te worden bevorderd. Hier geldt het principe van de “Community Based Organisation”. De inspraak van de gemeenschap bij de besluitvorming vormt daarbij een belangrijk element. Het zal duidelijk zijn dat de nieuwe benadering een aanpassing van het bestaande beleid met zich mee brengt. Lag de nadruk tot nu toe vooral op de ondersteuning van de hostels en scholen sec, het nieuwe beleid richt zich vooral op de gemeenschap als basis voor het ontstaan van draagvlak voor deze nieuwe ontwikkeling. Doel is dat uiteindelijk eenieder van dit alles profijt heeft ! Bovenstaande betekent niet dat de steun aan hostels en scholen op zou houden te bestaan. Wel is SAC van mening dat de manier van ondersteuning en de criteria waaraan voldaan moet worden, kritisch tegen het licht gehouden moeten worden. Veel hostels en scholen worden al meer dan 15 jaar gesponsord zodat het risico niet denkbeeldig is dat de ondersteuning als een “vanzelfsprekendheid” wordt ervaren. SAC is daarom voorstander van het opstellen van een “road map” die in relevante gevallen als wegwijzer voor geleidelijke afbouw van de ondersteuning kan dienen. Het begrip “duurzaamheid”, waarbij instituten (bv. hostels) er naar streven uiteindelijk zich zelf te kunnen onderhouden dient in de nieuwe beleidsvisie als maatgevend te worden beschouwd. Duurzaamheid wil zeggen dat SAC zich in de tijd uiteindelijk overbodig maakt. Daarbij gaat het er tevens om dat gestreefd wordt naar meer samenwerking met lokale organisaties die maatschappelijk betrokken zijn, evenals met lokale overheden. Aansluiten bij de nieuwe (lokale) ontwikkelingen zal het nieuwe credo moeten zijn !
19
8.
PROGRAMMA VOOR DE KOMENDE JAREN •
Uitdragen van naam, missie en kracht centraal te regelen
•
Bewerking van de markt van geldgevers en andere geïnteresseerden
•
Rendement en perspectief van verschillende categorieën bepalen
•
Verbeteren duurzaamheid / zelfredzaamheid
•
Effecten meten
•
Samenwerking met NGO’s op gebied van ontwikkelingshulp Bewerking geldgevers Opbouw know how Informatie rendement geldgevers Benchmarking
20
9.
PRIORITEITEN / ACTIEPUNTEN 2010 Vaststellen waar SAC behoefte aan heeft (behalve aan geld) •
Interne en externe communicatie (extern naar klanten)
•
Expliciteren wat SAC te bieden heeft
•
Inhoud van wat SAC te bieden heeft actief aanbieden aan bedrijven
•
Heldere, aantrekkelijke presentatie voor benadering bedrijven en andere potentiële sponsors waardoor : -
Een bedrijf zich verbonden acht met een project of andere doelstelling van SAC.
-
Informatie teruggekoppeld krijgt over dat zelfde project.
-
Een grote betrokkenheid blijft tonen.
-
Wellicht ter plekke kan bezien hoe is omgegaan met het gesponsorde geld.
•
De komende jaren streven naar consolidatie van 3500 sponsorschappen
•
Inventarisatie van hostels die voor geleidelijke afbouw van ondersteuning in aanmerking komen
•
Facilitering organisatie
21
10. JAARREKENING 2009 Inhoudsopgave: -
Balans per 31 december 2009
pag. 23
-
Staat van Baten en Lasten 2009
pag. 24
-
Toelichtingen
pag. 25
-
Begroting 2010
pag. 36
-
Accountantsverklaring
pag. 37
-
Verantwoordingsverklaring bestuur
pag. 39
-
Bijlagen projectspecificaties
pag. 40
22
BALANS PER 31 DECEMBER 2009 (in euro’s) 31-12-2009
31-12-2008
16 766.797
16 685.802
766.813
685.818
13.550 464.394
11.502 377.061
477.944
388.563
1.244.757
1.074.381
Toelichting ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa
4 5
Totaal vaste activa Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa Liquide middelen
6 7
Totaal vlottende activa TOTAAL ACTIVA
PASSIVA Eigen vermogen Reserves Continuïteitsreserve Bestemmingsreserves Overige reserves
8 9 10
100.000 350.000 66.225
100.000 53.275 66.913
Fondsen Bestemmingsfondsen
11
194.803
403.604
711.028
623.792
300.000
350.000
300.000
350.000
154.009 50.000 29.720
50.505 50.000 84
233.729
100.589
1.244.757
1.074.381
Totaal eigen vermogen Langlopende schulden Sponsorverplichtingen lange termijn India
12
Totaal langlopende schulden Kortlopende schulden (ten hoogste 1 jaar) Verplichtingen projecten India Sponsorverplichtingen India Overige schulden en nog te betalen kosten
13 12 14
Totaal kortlopende schulden TOTAAL PASSIVA
23
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2009 (in euro’s) 2009
2009
2008
Toelichting
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
16 17
650.559 44.389
461.000 20.000
660.911 25.812
694.948
481.000
686.723
BATEN Baten uit eigen fondsenwerving Baten uit beleggingen Totaal baten LASTEN Besteed aan de doelstelling Sponsoring kinderen en hostels in India Uitvoering projecten in India
18 19
316.046 260.897
325.000 200.000
332.148 127.019
Totaal besteed aan de doelstelling
20
576.943
525.000
459.167
21 21
11.402 2.480
14.000 1.000
13.470 1.726
13.882
15.000
15.196
14.193 2.693
20.000 3.000
19.019 2.283
16.886
23.000
21.302
Kosten werving baten Kosten eigen fondsenwerving Kosten beleggingen Totaal kosten werving baten Beheer en administratie Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India
21 21
Totaal kosten beheer en administratie Hergroepering 2008 van schulden naar fondsen Vooruit ontvangen van donateurs Bestemmingsfonds giften voor kinderen
1 1
-254.616 -873
Totaal hergroepering 2008 Totaal lasten
-255.489 22
RESULTAAT
RESULTAATBESTEMMING:
23
Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve voor kindsponsoring Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds overige giften Bestemmingsfonds kindsponsoring Algemene reserve
9 9 11 11 11 10
TOTAAL RESULTAATBESTEMMING
24
607.711
563.000
240.176
87.237
-82.000
446.547
146.725 150.000 -129.550 -2.089 -77.162 -687
pm pm pm pm pm pm
53.275 146.205 2.783 254.616 -10.332
87.237
pm
446.547
TOELICHTINGEN 1. Algemeen Statutaire naam en doelstelling Stichting Actie Calcutta is statutair gevestigd te Eindhoven en houdt kantoor in Geldrop. De Stichting heeft statutair ten doel het verlenen van geldelijke en materiële steun aan instellingen in India, werkzaam op het gebied van opvang, verpleging en opvoeding van en onderwijs aan kinderen wier ouders of verzorgers daartoe zelf niet bij machte zijn. Stelselwijziging en vergelijkingscijfers De jaarrekening wordt ingaande 2008 opgesteld in overeenstemming met de herziene richtlijn 650 voor fondsenwervende instellingen. Als gevolg daarvan heeft in 2008 een hergroepering van gelden plaatsgevonden van schulden naar fondsen. Deze wijziging is in 2008 afzonderlijk in de staat van baten en lasten gepresenteerd. In de jaarrekening 2009 zijn de cijfers voor 2008, waar nodig, geherrubriceerd teneinde vergelijkbaarheid met 2009 mogelijk te maken. 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en voor resultaatbepaling Algemene Grondslagen voor de waardering van activa en passiva en voor resultaatbepaling De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van nominale waarde c.q. historische kosten, tenzij bij de betreffende post op de balans anders wordt vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Resultaten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend geworden zijn. Bijdragen van donateurs en overige bijdragen worden verantwoord in het jaar waarin deze worden ontvangen. Voor zover deze bedragen betrekking hebben op bestemmingen in komende boekjaren worden de bedragen via de resultaatbestemming toegevoegd aan de daarop betrekking hebbende bestemmingsfondsen. Baten uit nalatenschappen worden opgenomen in het boekjaar waarin de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld, tot op heden was dat gelijk aan het jaar van ontvangst. Het bestuur van Stichting Actie Calcutta beoordeelt alle bestaande en nieuwe projecten en keurt de te betalen bedragen goed alvorens tot daadwerkelijke betaling wordt overgegaan. De financiële verplichting tot het bijdragen aan projecten wordt als verplichting onder de schulden in de balans opgenomen zodra het bestuur deze heeft goedgekeurd en de toezegging van deze verplichting aan de begunstigde heeft plaatsgevonden. Ontvangen bedragen met een specifieke bestemming, waarvoor deze goedkeuring door het bestuur nog niet heeft plaatsgevonden, worden verantwoord onder de bestemmingsfondsen. Omrekening vreemde valuta Transacties in vreemde valuta gedurende het jaar en vorderingen en schulden in vreemde valuta aan het einde van het boekjaar, worden omgerekend tegen respectievelijk de koersen op het tijdstip van de transactie en tegen de koersen geldend aan het einde van het boekjaar. Koersverschillen worden verantwoord in de Staat van baten en lasten, zoveel mogelijk onder de rubrieken van de transacties waarop de koersverschillen betrekking hebben. 3. Directe kosten en uitvoeringskosten Teneinde te voldoen aan de eisen van het CBF dienen de kosten van de organisatie toegerekend te worden aan de hoofddoelstelling, aan wervingskosten baten en aan beheer en administratie, alvorens het ‘kostenpercentage eigen fondsenwerving’ kan worden bepaald. Bij deze toerekening wordt voor een aantal kosten een verdeelsleutel gehanteerd. Na toepassing van deze verdeelsleutel komen de kosten uit eigen fondsenwerving in 2009 uit op 2,0% van de ontvangen bijdragen en de kosten van administratie en beheer op 2,4%.
25
BALANS 4. Materiële vaste activa Betreft inventarissen en kantoorapparatuur. Investeringen boven € 1.000 worden onder de materiële vaste activa geactiveerd en in meerdere jaren afgeschreven. In het boekjaar zijn geen investeringen boven € 1.000 gedaan. Activa welke van derden om niet in natura worden verkregen worden niet in de balans gewaardeerd. De restwaarde van in het verleden geactiveerde en afgeschreven materiële vaste activa bedraagt ongewijzigd € 16. 5. Financiële vaste activa Betreft effecten, belegd in met name obligaties, aandelen in rente- en obligatiefondsen alsmede nog een relatief gering deel in overige meer risicodragende aandelen welke afkomstig zijn uit een nalatenschap, verkregen in de vorm van deze aandelen. Het ligt in de bedoeling dat laatstgenoemde aandelen in het komende boekjaar worden verkocht. De beleggingen in obligaties en aandelen in rente- en obligatiefondsen hebben een defensief karakter en zijn verdeeld over verschillende bedrijfstakken. Debiteuren van obligatieleningen dienen minimaal een “A” rating te hebben. Aandelen worden gewaardeerd tegen de beurswaarde per balansdatum. Ten aanzien van de obligaties is het beleid er op gericht te wachten op de uitloting en in de praktijk is dat ook de bestendige gedragslijn. Deze obligaties worden gewaardeerd tegen de aflossingswaarde (nominale waarde), in overeenstemming met de mogelijkheid daartoe binnen richtlijn 650. Deze effecten worden op lange termijn aangehouden ter financiering van meerjaren verplichtingen en reserves. De samenstelling van de beleggingen is als volgt: (in euro’s) Beurswaarde 31-12-2009
Balanswaarde Balanswaarde 31-12-2009 31-12-2008
Obligaties Aandelen in rente- en obligatiefondsen Overige aandelen
542.498 155.275 16.522
595.000 155.275 16.522
520.000 152.485 13.317
Totaal beleggingen
714.295
766.797
685.802
De samenstelling van de vorderingen en overlopende activa is als volgt: (in euro’s) 31-12-2009
31-12-2008
6. Vorderingen en overlopende activa
Debiteurenvordering donateurs Verstrekte voorschotten Te ontvangen rente
0 0 13.550
9.903 220 1.379
Totaal vorderingen en overlopende activa
13.550
11.502
Met ingang van 2009 worden herinneringen aan donateurs met betalingsachterstand, op de door hen toegezegde bijdragen, al enkele maanden voor afloop van het boekjaar verzonden. Bijdragen welke op balansdatum toch nog niet zijn ontvangen worden voorzichtigheidshalve niet meer als debiteurenvordering opgenomen.
26
7. Liquide middelen De samenstelling van de liquide middelen is als volgt: (in euro’s) 31-12-2009
31-12-2008
Deposito’s ABN-AMRO rekening-courant ABN-AMRO spaarrekeningen ING rekening-courant (voorheen Postbank)
0 1.262 455.198 7.934
353.494 14.798 0 8.769
Totaal liquide middelen
464.394
377.061
2009
2008
100.000
100.000
De liquide middelen staan ter vrije beschikking van de Stichting. 8. Continuïteitsreserve (In euro’s) Stand per 31 december
Ter dekking van risico’s op korte termijn en om zeker te stellen dat de Stichting ook in de toekomst aan haar verplichtingen kan voldoen is in 1996 bij bestuursbesluit hiervoor een reserve gevormd. Onder de huidige voorwaarden van het CBF kan hiervoor een reserve worden gevormd ter grootte van 1,5 maal de jaarlijkse kosten van de werkorganisatie van de Stichting. De Stichting kan thans haar werkzaamheden vrijwel geheel uitvoeren met vrijwilligers tegen zeer lage kosten. Voor de bepaling van de hoogte voor continuïteitsreserve is voorzichtigheidshalve uitgegaan van een geschat normatief hoger kostenpatroon, ingeval er minder gerekend zou kunnen worden op de inzet van vrijwilligers. Daarvan uitgaande wordt de continuïteitsreserve geacht te voldoen aan de norm van het CBF. In het boekjaar heeft geen mutatie plaatsgehad. 9. Bestemmingsreserves De samenstelling van en toelichting op de bestemmingsreserves is als volgt: (in euro’s) 31-12-2009
31-12-2008
Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve kindsponsoring
200.000 150.000
53.275 0
Totaal bestemmingsreserves
350.000
53.275
Bestemmingsreserve voor projecten Betreft een bestemmingsreserve voor de uitvoering van projecten in India. Bij bestuursbesluit worden uit de resultaatbestemming bedragen gereserveerd voor dit doel. Hiervoor zijn nog geen verplichtingen aangegaan. Het aangaan van verplichtingen vindt in beginsel plaats in het komende jaar. De extra reservering in 2009 is gedaan vanwege de ontvangst van een grote nalatenschap einde 2009. Voor de besteding daarvan vindt nog overleg plaats binnen het bestuur en met partijen in India. Het verloop van de reserve is als volgt: (In euro’s)
2009
2008
53.275
0
Besteed of toegezegd voor projecten in het boekjaar Gereserveerd uit resultaatbestemming, jaarbudget Gereserveerd uit resultaatbestemming, extra Per saldo mutatie via de resultaatbestemming
-53.275 50.000 150.000 146.725
0 53.275 0 53.275
Stand per 31 december
200.000
53.275
Stand per 1 januari
27
Bestemmingsreserve voor kindsponsoring In verband met de ontvangst van een grote nalatenschap in 2009 en in verband met het daartegenover sterk teruglopen van kindsponsoring door donateurs, heeft het bestuur besloten om een deel van deze nalatenschap als bestemmingsreserve voor kindsponsoring te reserveren. De gebruikelijke sponsoring van kinderen in India wordt hierdoor langer gewaarborgd. Het verloop van de reserve is als volgt: (In euro’s)
2009
2008
0
0
Gereserveerd uit resultaatbestemming
150.000
0
Stand per 31 december
150.000
0
Stand per 1 januari
10. Overige reserves Betreft een algemene reserve welke wordt aangehouden ter dekking van exploitatietekorten nadat via de resultaatbestemming bedragen zijn bestemd voor bestemmingsreserves en -fondsen. Exploitatieoverschotten worden aan de algemene reserve toegevoegd. In 2002 is bij bestuursbesluit vastgesteld dat deze reserve mag fluctueren tussen € 50.000 en € 150.000. Het verloop van de reserve is als volgt: (In euro’s) Stand per 1 januari Resultaatbestemming boekjaar Stand per 31 december
2009
2008
66.913
77.245
-688
-10.332
66.225
66.913
11. Bestemmingsfondsen Hieronder zijn fondsen opgenomen waarvan de beperking in de bestedingsmogelijkheden door derden is bepaald, of fondsen welke het gevolg zijn van speciale acties. De Stichting zal deze bestemmingsfondsen pas uitkeren op het moment dat er zekerheid kan worden geboden dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de wens of eisen van de gever. De samenstelling van en toelichting op de bestemmingsfondsen is als volgt: (in euro’s) 31-12-2009
31-12-2008
Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds giften voor kinderen Bestemmingsfonds kindsponsoring
16.655 694 177.454
146.205 2.783 254.616
Totaal bestemmingsfondsen
194.803
403.604
Bestemmingsfonds giften voor projecten Hieronder worden opgenomen de giften van donateurs waarbij de geldgever de specifieke bestemming voor projecten heeft bepaald, maar waarvoor nog geen verplichtingen richting India zijn aangegaan. In het opvolgende boekjaar worden deze bedragen als verplichting besteed of verschuldigd, dit na het kenbaar maken aan de locatie in India van de goedkeuring van de projecten door het bestuur.
28
Het verloop van het bestemmingsfonds is als volgt: (In euro’s) Stand per 1 januari Herrubricering in 2008 als gevolg van stelselwijziging Besteed of toegezegd voor projecten in het boekjaar Ontvangen giften met bestemming projecten welke nog niet zijn goedgekeurd dan wel nog niet zijn kenbaar gemaakt Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december
2009
2008
146.205
0
-146.205
146.205 pm
16.655 -129.550
pm 146.205
16.655
146.205
Voor een specificatie per project wordt verwezen naar bijlage 1 bij de jaarrekening. Bestemmingsfonds giften voor kinderen Hieronder worden opgenomen de giften van donateurs waarbij de geldgever de bestemming voor specifieke kindsponsoring of specifieke hostelsponsoring heeft bepaald en welke voor het einde van het boekjaar nog niet konden worden doorbetaald. Het betreft de giften uit de laatste maanden van het jaar, doorbetaling vindt plaats in het opvolgende jaar. Het verloop van de reserve is als volgt: (In euro’s)
2009
2008
Stand per 1 januari
2.783
0
-2.783 694 -2.089
2.783 pm pm 2.783
694
2.783
Herrubricering in 2008 als gevolg van stelselwijziging Doorbetaald in het boekjaar Ontvangen giften laatste maanden, nog door te betalen Per saldo mutatie via de resultaatbestemming Stand per 31 december Bestemmingsfonds kindsponsoring
Betreft vooruit ontvangen bedragen van kindsponsors. Indien een kindsponsor meer doneerde dan € 100 per kind, dan werd tot en met 2008 dit meerdere beschouwd als vooruit ontvangen en als zodanig gereserveerd. Met ingang van 2009 wordt dit meerdere beschouwd als vrij besteedbare gift, tenzij de donateur specifiek aangeeft dat het meerdere bestemd is voor toekomstige jaren. De vrijval van de vooruit ontvangen bedragen vindt plaats op basis van € 100 per kind waarvoor is vooruitbetaald. Ontvangen donaties worden integraal verantwoord onder de baten, mutaties in het bestemmingsfonds kindsponsoring vinden plaats via de resultaatbestemming. Het verloop van het bestemmingsfonds is als volgt: (In euro’s) Stand per 1 januari
2009
2008
254.616
0
Herrubricering in 2008 als gevolg van stelselwijziging
254.616
Vrijval in het boekjaar Vooruit ontvangen donaties in het boekjaar Per saldo mutatie via de resultaatbestemming
-95.725 18.563 77.162
pm pm 254.616
Stand per 31 december
177.454
254.616
29
12. Sponsorverplichtingen lange termijn India Een kind wordt gewoonlijk gesponsord van 6 tot 18 jaar. Om reden van continuïteit heeft het bestuur in het verleden besloten om een bedrag van € 500.000 beschikbaar te stellen voor het sponsoren van 500 kinderen gedurende 10 jaar in de regio’s Jharkhand en Bhubaneshwar. Deze sponsoring loopt tot 2016. Het verloop van deze sponsorverplichting is als volgt: (In euro’s)
2009
2008
Stand per 1 januari
350.000
400.000
Naar verplichtingen op korte termijn
-50.000
-50.000
Stand per 31 december
300.000
350.000
De kortlopende verplichting valt in het opvolgende boekjaar vrij ten gunste van de staat van baten en lasten onder het hoofd ‘Sponsoring kinderen en hostels in India’. 13. Verplichtingen projecten India Hieronder worden opgenomen het nog niet betaalde deel van de verplichtingen voor projecten welke door het bestuur zijn goedgekeurd en deze goedkeuring tevens aan de locatie in India kenbaar is gemaakt. Het verloop van deze verplichtingen is als volgt: (In euro’s) Verplichtingen per 1 januari Toegezegd uit bestemmingsfonds giften voor projecten uit voorgaand jaar Toegezegd uit giften en eigen middelen dit jaar Afgerekend met begunstigden in India en deelbetalingen inclusief koersverschillen Verplichtingen per 31 december
2009
2008
50.505
pm
146.205 120.721
pm pm
-163.422
pm
154.009
50.505
Voor een specificatie per project wordt verwezen naar bijlage 1 bij de jaarrekening. 14. Overige schulden en nog te betalen kosten De specificatie is als volgt: (in euro’s) 31-12-2009
31-12-2008
Nog te betalen aan locaties in India Te betalen accountantskosten Bankkosten Reiskosten India
26.945 1.190 0 1.585
0 0 84 0
Totaal
29.720
84
Als gevolg van een gewijzigde procedure voor betalingen aan India en het nog niet beschikken over de betrouwbare juiste bankgegevens, kon een deel van de sponsorbijdragen einde 2009 nog niet worden doorbetaald.
30
15. Niet uit de balans blijkende verplichtingen Huur De jaarlijkse huurverplichting bedraagt circa € 6.000 per jaar.
Lunchpauze !
31
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 16. Baten uit eigen fondsenwerving De baten uit eigen fondsenwerving kunnen als volgt worden gespecificeerd: (in euro’s) 2009
2009
2008
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
Donatiegelden kindsponsoring Giften voor hostels en kindsponsoring Giften voor projecten Giften zonder specifieke bestemming Nalatenschappen Overige baten
238.173 8.588 90.405 30.729 282.526 138
225.000 5.000 110.000 55.000 65.000 1.000
243.437 6.852 276.499 59.193 74.475 455
Totaal
650.559
461.000
660.911
17. Baten uit beleggingen Betreft: (in euro’s) 2009
2009
2008
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
Rente en dividenden Ongerealiseerde koersresultaten effecten
38.394 5.995
20.000 0
Totaal
44.389
20.000
25.812
18. Sponsoring kinderen en hostels in India (in euro’s) 2009
2009
2008
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
Betaalde gelden kindsponsoring Waarvan uit sponsorverplichting lange termijn zie toelichting 12. Doorbetaalde giften kindsponsoring en hostels
348.044
pm
pm
-50.000 18.003
pm pm
pm pm
Betaalde sponsoring kinderen en hostels in India
316.047
325.000
332.148
In beginsel bedraagt de donatie per kind € 100 per jaar. Donaties voor kinderen kunnen door de donateur bestemd zijn op naam van de kinderen of van een hostel, waarbij de donatie wordt doorbetaald aan dat specifieke hostel of waar dat kind verblijft, of de donatie kan algemeen zijn waarbij de Stichting zelf kan bepalen naar welk hostel wordt doorbetaald. Daarnaast vult de Stichting de doorbetalingen veelal nog aan tot een toegezegde garantiebetaling welke wordt bepaald op basis van een toegekend garantieaantal kinderen tegen eveneens € 100 per kind. Deze aanvulling vindt plaats uit eigen middelen, uit vrije giften en uit reserveringen in het verleden welke ten behoeve van dit doel zijn gedaan. Deze aanvulling uit eigen middelen is als volgt te specificeren (in euro’s): Ontvangen donatiegelden kindsponsoring 238.173 Betaalde kindsponsoring 348.044 Waarvan uit verplichting -50.000 298.044 Aanvulling uit eigen middelen en eerder gereserveerde vooruitontvangsten 59.871
32
19. Uitvoering projecten in India De kosten van alle projecten worden vooraf gebudgetteerd. Projectaanvragen door de locaties in de regio’s welke de Stichting steunt, worden door het Bestuur beoordeeld. Indien aan de aanvraag tegemoet wordt gekomen, wordt door het Bestuur de gewenste bijdrage bepaald en goedgekeurd en wordt dit aan de locatie in India kenbaar gemaakt. Teneinde een strakke discipline ten aanzien van de kostenbeheersing te bereiken, wordt vastgehouden aan vooraf opgestelde begrotingen. Aanvullende begrotingen worden eveneens vooraf door het Bestuur beoordeeld en goedgekeurd. Indien een nieuw project door het Bestuur wordt goedgekeurd en kenbaar gemaakt aan de locatie, en er geen of nog onvoldoende giften voor het betreffende project zijn ontvangen, dan komt het ontbrekende saldo van de verplichting voor dit project in beginsel ten laste van de Stichting. Dit wordt gefinancierd uit de bestemmingsreserve voor de uitvoering van projecten of uit de vrije giften. Indien later alsnog giften op de projecten met eerdere financieringstekorten worden ontvangen, dan worden deze weer bestemd als reserve of financiering van saldotekorten op nieuwe projecten. Hiermee bereikt de Stichting dat projecten kunnen worden gestart en gefinancierd voordat alle giften zijn ontvangen en dat uiteindelijk toch alle giften aangewend zijn voor de daarvoor bestemde projecten. In 2009 is € 17.628 ontvangen op projecten waarvoor het financieringstekort in voorgaand boekjaar door de Stichting is voorgefinancierd (art. 321 RJ 650). (in euro’s) Besteed c.q. toegezegd voor uitvoering projecten
2009
2009
2008
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
260.897
200.000
127.019
Voor een specificatie per project wordt verwezen naar bijlage 2 bij de jaarrekening. 20. Bestedingspercentage Besteed aan de doelstelling (in euro’s)
2009
2009
2008
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
18. Sponsoring kinderen en hostels in India 19. Uitvoering projecten in India
316.047 260.897
325.000 200.000
332.148 127.019
Totaal besteed aan de doelstelling
576.944
525.000
459.167
83,0%
>100%
66,9%
In % van de totale baten
In de laatste maanden van 2009 is een grote nalatenschap ad ruim € 266.000 ontvangen welke uiteraard nog niet in 2009 werd besteed. Indien deze bate wordt geëlimineerd dan is in 2009 meer besteed dan de baten, zoals ook werd begroot. 21. Kosten werving baten, beheer en administratie (in euro’s) 2009
2009
2008
Toelichting
Werkelijk
Begroot
Werkelijk
Kosten eigen fondsenwerving Kosten beleggingen
22 22
11.402 2.480
14.000 1.000
13.470 1.726
Totaal kosten werving baten In % van de totale baten
22
13.882 2,0%
15.000 3,1%
15.196 2,2%
Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India
22 22
14.193 2.693
20.000 3.000
19.019 2.283
Totaal kosten beheer en administratie In % van de totale baten
22
16.886 2,4%
23.000 4,8%
21.302 3,1%
Kosten werving baten
Beheer en administratie
33
22. Specificatie en verdeling lasten naar bestemming (in euro’s) Doelstelling Sponsoring kinderen en hostels Uitvoering projecten in India Bureaukosten Calcutta Uitvoeringskosten werving Nieuwsbrief Reiskosten Nederland Reiskosten India Huisvestingskosten kantoor Afschrijving inventaris Kosten bestuur en beheer Verzekeringen en contributies Accountantskosten 2008 Accountantskosten 2009 Kantoorbenodigdheden Porti Kosten telefoon en internet Overige kosten kantoor Bankkosten Kosten van beleggingen
316.046 260.897
Totaal
576.943
Eigen fondsen Beheer en werving administratie
Kosten van beleggingen
2009 Werkelijk
2009 Begroot
2008 Werkelijk
325.000 200.000
332.148 127.019
2.480
316.046 260.897 2.693 2.262 3.762 1.160 2.662 7.201 0 286 2.104 1.190 1.190 860 722 800 994 402 2.480
2.480
607.711
2.693 2.262 3.762 580 2.662
430 361 600 745
11.402
580 7.201 0 286 2.104 1.190 1.190 430 361 200 249 402 16.886
) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) )
38.000
563.000
) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) )
36.498
495.665
De toerekening van kosten is enigszins aangepast ten opzichte van 2008, de vergelijkende cijfers zijn daaraan niet aangepast. Voor zover kosten niet voor 100% aan een categorie konden worden toegerekend is de verdeelsleutel voor 2009 als volgt geweest: Eigen fondsen werving Reiskosten Nederland 50% Kantoorbenodigdheden 50% Porti 50% Kosten telefoon en internet 75% Overige kosten kantoor 75%
Beheer en Administratie 50% 50% 50% 25% 25%
23. Resultaatbestemming Het bestuur heeft de navolgende bestemming aan het resultaat gegeven. De resultaatbestemming is al in de balans per 31 december 2009 verwerkt:
Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve voor kindsponsoring Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds overige giften Bestemmingsfonds kindsponsoring Algemene reserve Totaal resultaatbestemming
2009
2008
146.725 150.000 -129.550 -2.089 -77.162 -687
53.275 146.205 2.783 254.616 -10.332
87.237
446.547
Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de betreffende toelichtingen op de balans onder punt 9, 10 en 11.
34
24. Overige informatie Beloning Bestuur De bestuursleden ontvangen geen beloning. Kostenvergoedingen vinden plaats op basis van declaratie van werkelijk voor de Stichting gemaakte kosten. Vrijwilligers Alle medewerkers van de Stichting verlenen hun diensten op vrijwillige basis, zij ontvangen geen beloning. Kostenvergoedingen vinden plaats op basis van declaratie van werkelijk voor de Stichting gemaakte kosten.
Geldrop, 10 juni 2010 STICHTING ACTIE CALCUTTA Namens het Bestuur
Was getekend ir. J. Jansen
35
11. BEGROTING 2010 (in euro’s) 2010
2009
2009
Begroot
werkelijk
Begroot
Baten uit eigen fondsenwerving Baten uit beleggingen
409.000 30.000
650.559 44.389
461.000 20.000
Totaal baten
439.000
694.948
481.000
Sponsoring kinderen en hostels in India Uitvoering projecten in India
315.000 240.000
316.046 260.897
325.000 200.000
Totaal besteed aan de doelstelling
555.000
576.943
525.000
Kosten eigen fondsenwerving Kosten beleggingen
15.600 2.000
11.402 2.480
14.000 1.000
Totaal kosten werving baten
17.600
13.882
15.000
Beheer en administratie in Nederland Beheer en administratie in India
15.700 3.000
14.193 2.693
20.000 3.000
Totaal kosten beheer en administratie
18.700
16.886
23.000
Totaal lasten
591.300
607.711
563.000
RESULTAAT
-152.300
87.237
-82.000
4,0% 4,2%
2,0% 2,4%
3,1% 4,8%
Bestemmingsreserve voor projecten Bestemmingsreserve voor kindsponsoring Bestemmingsfonds giften voor projecten Bestemmingsfonds overige giften Bestemmingsfonds kindsponsoring Algemene reserve
pm pm pm pm pm pm
146.725 150.000 -129.550 -2.089 -77.162 -687
pm pm pm pm pm pm
TOTAAL RESULTAATBESTEMMING
pm
87.237
pm
BATEN
LASTEN Besteed aan de doelstelling
Kosten werving baten
Beheer en administratie
Kosten werving baten in % van totale baten Kosten beheer en administratie in % van totale baten RESULTAATBESTEMMING:
21
36
12. ACCOUNTANTSVERKLARING
37
38
13. VERANTWOORDINGSVERKLARING BESTUUR De Stichting werkt enkel met vrijwilligers, er zijn geen betaalde medewerkers. Gezien de relatief beperkte omvang is er naast het bestuur geen afzonderlijk toezichthoudend orgaan en is er geen afzonderlijke directie. De interne controle en toezicht wordt gewaarborgd door het scheiden van functies zowel binnen het bestuur als tussen de verschillende werkgroepen van vrijwilligers. Het bestuur bestaat uit een 7 tal leden en vergadert 5 maal per jaar of zoveel meer als wenselijk wordt geacht. In 2009 heeft het bestuur 6 maal vergaderd. Binnen het bestuur is een dagelijks bestuur geformeerd dat bestaat uit twee leden van het bestuur. Zij vervullen veelal de met directietaken vergelijkbare handelingen op basis van een vooraf verkregen mandaat van het bestuur en zij bereiden de bestuursvergaderingen voor. De projectgroepen bestaan uit vrijwilligers en minstens één vertegenwoordiger uit het bestuur. Zo kent de Stichting de projectgroep Sponsoring welke belast is met de sponsoradministratie, de contacten met de sponsors de contacten met de hostels en kinderen in India en zij doen voorstellen aan het bestuur voor de locaties en omvang van de kindsponsoring. De werkgroep projecten behandelt alle projecten in India. Dit vanaf aanvraag tot voorstel tot goedkeuring door het bestuur en ook is deze werkgroep actief bij het werven van baten voor projecten en de controle op de uitvoering in India. Het bestuur keurt alle uitgaven voor zowel kindsponsoring, projectuitgaven, algemene kosten en andere uitgaven vooraf goed. De penningmeester verzorgt op basis van deze besluiten het betalingsverkeer. Hij verzorgt de financiële administratie en stelt de concept jaarrekening op. Het bestuur stelt de jaarrekening vast alvorens deze ter controle wordt voorgelegd aan de externe accountant. De Stichting houdt toezicht op de juiste besteding van de middelen door de gesponsorde locaties in India. De locaties verstrekken hiervoor periodieke financiële verslaglegging aan de Stichting. Twee keer per jaar bezoekt een bestuursdelegatie roulerend een aantal locaties ter plaatse, alle locaties worden in een aantal jaren in het bezoekschema opgenomen. Samen met de locatieleiding wordt dan de voortgang van de activiteiten geëvalueerd. Van de bezoeken worden verslagen opgesteld en nieuwe afspraken voor de toekomst worden vastgelegd en deze worden op naleving getoetst. Periodiek worden door het bestuur intern beleidsplannen opgesteld, zowel voor de korte termijn als voor de lange termijn. Het bestuur is van mening dat, ondanks de relatief beperkte omvang van de Stichting, op voorgaande wijze een transparante organisatie is opgezet, met een kwalitatief goed beheer over de aan de Stichting gedoneerde middelen alsmede controle op de besteding daarvan.
39
Bijlage 1 Bestemmingsfonds giften voor projecten Nummer p07-42 P08-25 P08-26 P09-01 P09-01 P09-14 P09-14 p09-18 p09-21 p09-38 p09-42
Plaats Rautpur Belpahari Basmata
Gunupur Gunupur Jatni Baligeria Kolkata Dumka
Omschrijving Stoomkoker Bouw jongenshostel Multipurpose hall Mini giften Mini giften Stoomkook keuken Marillac hostel Stoomkook keuken Marillac hostel Vincent House Construction of kitchen in hostel Brick Field schools Donatie St Paul's Convent
INR 109.710 39.600 33.000 12.210 1.650 59.400 2.637 46.200 446.688 84.150 264.000 1.099.245
EUR 1.662 600 500 185 25 900 40 700 6.768 1.275 4.000 16.655
Verplichtingen projecten India Nummer p07-28 p07-48 p07-57 p08-05 p08-06 p08-16 p08-20 p08-25 p08-26 p08-33 p09-07 p09-10
Plaats Asanbani Geonkhali Kalikanon Balasore, BSSS Berhampur Jhatioda Dumka Belpahari Basmata Dumka Dumka Chilimpur
Omschrijving Bouw highschool Multip. Hall Bouw meisjeshostel Balwadi program voor 33 dorpen Balwadi programma voor 10 dorpen Slaapzaal en uitbreiding toiletten Bouw girls hostel Bouw jongenshostel Multipurpose hall Empowerment Balwadi onderwijs 10 dorpen Medical aid for leprosy patients
INR 500.600 396.800 823.600 3.043.926 627.400 451.926 600.000 3.049.377 260.000 224.000 291.000 50.000 10.318.629
40
EUR 7.472 5.922 12.293 45.432 9.364 6.745 8.955 45.513 3.881 3.343 4.343 746 154.009
Bijlage 2
UITVOERING PROJECTEN TEN LASTE VAN 2009
Betaald in
Betaald in
INR
EUR
Nummer
Plaats
Omschrijving
p06-28
Vikas S. Balasore
Coaching 60 tribale meisjes
312.000
4.780
p07-08
Dumka
Uitbr. M.hostel met eetzaal etc
336.224
5.151
p07-28
Asanbani
Bouw highschool
600.000
9.193
p07-48
Geonkhali
Multip. Hall
400.000
6.128
p07-57
Kalikanon
Bouw meisjeshostel
318.000
4.872
p08-02
Calcutta, CSP
Sponsoring high school kinderen
135.000
2.068
p08-05
Balasore, BSSS
Balwadi program voor 33 dorpen
1.518.000
23.258
p08-10
Ghatiduba
Upgrading marshall school
330.000
5.056
p08-12
Kuruda Balasore
25 Tribal girls in nursing school Jyothi
848.600
13.002
p08-16
Jhatioda
Slaapzaal en uitbreiding toiletten
500.000
7.661
p08-17
Nuapadhi, Vikas Sadan
Generator 10 KV
122.000
1.869
p08-18
Balasore, Vikas Sadan
40 Almirahs for Vikas Sadan
166.280
2.548
p08-20
Dumka
Bouw girls hostel
900.000
13.789
p08-21
Mariampahar
Boundary wall meisjeshostel
249.540
3.823
p08-22
Mariampahar
Huishoudschool ondersteuning
200.000
3.064
p08-23
Hathimara
Laptop en beamer
80.000
1.226
p08-24
Jiapani
Waterpompsysteem
100.000
1.532
p08-25
Belpahari
Bouw jongenshostel
1.200.000
18.386
p08-26
Basmata
Multipurpose hall
280.000
4.290
p08-28
Chilimpur
Ondersteuning huishoudschool
238.000
3.646
p08-31
Belpahari
Schoolmeubilair
618.750
9.480
p08-32
Chilimpur
TV set en abonnement
32.500
498
p08-33
Dumka
Empowerment
224.000
3.432
p08-35
Baruipur
Spoken english course
155.000
2.375
p09-02
Balasore
Relief camp project, Utkal Vani
230.000
3.524
p09-07
Dumka
Balwadi onderwijs 10 dorpen
140.000
2.145
p09-08
Kolkata
Septic Tank
110.000
1.685
p09-10
Chilimpur
Medical aid for leprosy patients
25.000
383
p09-14
Gunupur
Stoomkook keuken Marillac hostel
297.500
4.558
10.666.394
163.423
Betaald in 2009
Retour ontvangen op niet doorgegaan project vorig jaar
-6.030
Waarvan verplichting 31 december 2008
-50.505
Verplichting 31 december 2009 (bijlage1)
154.009
Totaal uitvoering projecten ten laste van 2009
260.897
41
