RINGKASAN RENCANA PROGRAM KEGIATAN LPJM TAHUN 2015
NO 1
NAMA KEGIATAN Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) untuk Akreditasi Prodi
RASIONAL TUJUAN Program studi merupakan penataan - Mengetahui program akademik bagi bidang kesiapan program studi tertentu yang melaksanakan studi dalam fungsi Tridarma Perguruan Tinggi menyiapkan serta mengelola Ipteks selaras dokumen akreditasi dengan bidang studi yang program studi ke dikelolanya. Agar fungsi tersebut BAN PT dapat berjalan dengan baik, - Simulasi program studi harus mampu penghitungan skor mengatur diri sendiri dalam upaya akreditasi prodi meningkatkan dan menjamin mutu secara berkelanjutan. Untuk itu, program studi harus secara aktif membangun sistem penjaminan mutu internal yang dibuktikan dengan akreditasi oleh lembaga penjaminan mutu eksternal. Akreditasi program studi merupakan proses evaluasi dan penilaian secara komprehensif atas komitmen program studi terhadap mutu dan kapasitas penyelenggaraan program tridarma perguruan tinggi, guna menentukan kelayakan program studi untuk menyelenggarakan program akademiknya. Dengan sistem penjaminan mutu yang baik dan benar, program studi akan mampu meningkatkan mutu, menegakkan otonomi, dan mengembangkan diri sebagai penyelenggara program akademik/profesional sesuai
SASARAN LUARAN 10 program 1) Tersusunny studi a dokumen evaluasi diri program studi 2) Tersusunny a dokumen Borang Akreditasi Program Studi yang lengkap dan diperkiraka n layak mendapat grade minimal B dari BANPT 3) Tersusunny a dokumen borang Fakultas penyelengg ara program studi yang akan mengajukan akreditasi 4) Mampunya program studi untuk mendapat grade minimal B
DAMPAK WAKTU Meningkatnya April s/d jumlah program Oktober 2015 studi di UNJ yang mendapatkan grade akreditasi A (> 30%)
dengan bidang studi yang dikelolanya, dan turut serta dalam meningkatkan kekuatan moral masyarakat secara berkelanjutan.
2
3
Audit Mutu Internal (AMI) Unit Kerja
Penilaian Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu
Salah satu tahap penting dalam implementasi siklus penjaminan mutu di UNJ adalah dilaksanakannya kegiatan audit mutu internal (AMI) pada seluruh unit kerja yang ada. Audit mutu internal merupakan kegiatan menghimpun informasi melalui berbagai metode dan instrumen untuk menilai pelaksanaan sistem manajemen dan capaian program kerja. Pada AMI ini dilakukan pemeriksaan yang sistematis dan independen pada setiap unit kerja untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan. Kegiatan AMI di UNJ dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu (LPjM) di bawah koordinasi Pusat Monitoring dan Evaluasi. Melalui AMI ini diharapkan akan diperoleh data tentang capaian kinerja setiap unit kerja yang selanjutnya dapat digunakan untuk melakukan peningkatan kualitas kinerja di masa datang serta perbaikan berkelanjutan (continous quality improvement). Salah satu program penjaminan mutu yang menjadi landasan keberhasilan adalah ketersediaan dokumen-dokumen mutu yang
Mengetahui ada tidaknya ketidaksesuaian pada sistem manajemen unit kerja
Memilih fakultas terbaik dalam melaksanakan sistem penjaminan mutu
dari akreditasi yang dilakukan oleh BANPT 10 unit 1) Terkumpul kerja, nya yaitu: informasi - 3 dan data lembag tentang permasalah a - 3 biro an yang ada di setiap - 2 UPT unit kerja - 2 fakultas 2) Dirumuska nnya rekomendas i dan tindakan yang harus dilakukan untuk meningkatk an kualitas layanan di setiap program studi dan unit kerja di UNJ
7 fakultas
Dipilihnya fakultas terbaik dalam melaksanakan
Meningkatnya Mei 2015 mutu layanan unit kerja karena terlaksananya sistem manajemen mutu secara efektif dan efisien
Meningkatnya mutu layanan akademik dan non akademik fakultas
April s/d Mei 2015
4
Monev Perkuliahan
memuat standar-standar capaian sebagai indikator keberhasilan pelaksanaan penjaminan mutu. Setiap fakultas memiliki permasalahan yang berbeda dan memiliki prioritas pengembangan yang berbeda. Prioritas pengembangan setiap fakultas memerlukan perencanaan yang baik, komprehensif dan tersistematik. Pada proses pelaksanaannya diperlukan berbagai perangkat, diantaranya adalah standar-standar ketercapaian program dan indikator-indikator keberhasilan program. Penilaian pelaksanaan sistem penjaminan mutu ini untuk menilai seberapa jauh usaha fakultas jurusan dan program studi dalam meningkatkan mutu kinerja lembaganya. Penilaian dimulai dari tahap penetapan standar, pelaksanaan standar, pengendalian dan peningkatan standar mutu atau yang dikenal dengan Siklus Penjaminan Mutu. Penilaian ini juga dilakukan untuk lebih mengoptimalkan fungsi gugus penjaminan mutu fakultas. Fakultas yang mendapat nilai terbaik akan mendapatkan penghargaanseperti yang telah dilakukan LPjM sejak tahun 2006. Monitoring dan evaluasi (monev) merupakan salah satu tahap penting yang harus dilaksanakan oleh UNJ dalam rangka implementasi siklus sistem penjaminan mutu. Salah satu kegiatan yang harus dimonitoring dan dievaluasi adalah kegiatan
sistem penjaminan mutu
Terlaksananya monitoring dan evaluasi pelaksanaan perkuliahan secara online dalam upaya pemenuhan standar proses perkuliahan
Seluruh 1) Adanya program data hasil studi S1 monev dan D3 di 7 perkuliahan fakultas secara online 2) Rekomenda si evaluasi
Meningkatnya mutu pembelajaran oleh dosen
Feb dan Juli 2015
perkuliahan.
5
Pelatihan Persiapan ISO
Sejumlah kendala dan keterbatasan telah ditemukan oleh LPjM dalam pelaksanaan kegiatan monev perkuliahan ini, salah satu di antaranya adalah kurang validnya data yang diberikan oleh mahasiswa karena tidak adanya kontrol dalam pengisian instrumen. Masalah lain adalah kurangnya partisipasi mahasiswa dalam mengisi instrumen. Agar tingkat partisipasi mahasiswa dalam melaksanakan monev perkuliahan semakin tinggi serta data yang dihasilkan valid, maka mulai tahun 2013 kegiatan monev dilaksanakan secara online menggunakan dukungan internet. Cara online ini diduga akan dapat memperbaiki kualitas hasil monev, sehingga direncanakan seluruh mata kuliah akan dimonev secara online pada masa datang. Dalam rangka meningkatkan mutu sistem manajemen UNJ, pada tahun 2015 LPjM direncanakan akan melaksanakan sertifikasi ISO 9001:2008 bagi beberapa unit kerja. Untuk mendapatkan sertifikasi ISO tersebut, terlebih dahulu perlu dilakukan pelatihan tentang persiapan ISO dan pelatihan terkait lainnya. Diharapkan hasil pelatihan tersebut dapat mendorong kinerja tiap-tiap bagian di UNJ sesuai dengan standar-standar yang telah ditentukan, sehingga pencapaian Renstra UNJ tahun 2006-2017 Tahap Kedua (Pemantapan dan Pemandirian) dapat terlaksana
pelaksanaa n perkuliahan semester 102
Meningkatkan kemampuan staf unit kerja terkait dalam menyusun dan menyiapkan dokumen ISO 900:2008
20 orang staf unit kerja yang akan menerapka n ISO 9001:2008
1) Pemahama n klausul ISO 9001:2008 2) Penyusuna n dokumen Mutu ISO 9001 : 2008. 3) Pelatihan Audit Mutu Internal dan Implement asinya
Meningkatnya mutu kinerja unit kerja sesuai dengan standar ISO 9001: 2008
Maret s/d Mei 2015
6
Evaluasi Mutu Internal (EMI) Prodi
7
Pelaksanaan ISO 9001:2008 LPjM
8
Benchmarking
dengan baik. Dalam rangka memastikan terlaksananya setiap unsur Tri Dharma Perguruan Tinggi oleh sivitas akademika pada program studi yang ada di UNJ, maka LPjM perlu melaksanakan monitoring dan evaluasi mutu internal (EMI) terhadap kegiatan yang telah dilakukan guna mengetahui tingkat ketercapaian target yang telah ditetapkan. Kegiatan EMI di program studi dilakukan dalam bentuk pengumpulan data menggunakan instrumen EMI yang berisi pertanyaan/pernyataan tentang capaian sistem penjaminan mutu. Dasar pengembangan instrumen EMI tersebut adalah standar mutu, Renstra UNJ, serta standar yang ditetapkan oleh BAN PT dan Dikti. Data yang diperoleh sangat diperlukan oleh program studi untuk melakukan pengembangan, perbaikan, dan peningkatan mutu di masa datang. Dengan demikian, proses perbaikan mutu berkelanjutan dapat diimplementasikan pada setiap program studi di UNJ. Beberapa unit kerja yang ada di UNJ telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008. Sebagai konsekuensi dari sertifikasi ISO tersebut, maka unit kerja harus menerapkan seluruh prinsip ISO dalam sistem manajemennya. Setiap 6 bulan sekali, unit kerja yang telah mendapatkan sertifikat ISO juga harus diaudit secara internal dan eksternal. Sebagai sebuah institusi yang telah
Mendapatkan peta mutu setiap program studi dan UNJ berdasarkan pemenuhan standar nasional pendidikan
Seluruh program studi S1 dan D3 di 7 fakultas
Dihasilkannya peta mutu setiap program studi dan UNJ
Adanya perbaikan mutu setiap program studi berdasarkan pemetaan akar masalah dan faktor penunjang yang ditemukan
Agustus s/d September 2015
Menerapkan sistem manajemen berbasis ISO 9001:2008
Seluruh unsur pimpinan dan staf LPjM
Terlaksananya audit internal dan audit eksternal ISO 9001:2008
Meningkatnya mutu layanan LPjM kepada seluruh pengguna
Feb s/d Desember 2015
1) Memperoleh
Tim LPjM
1) Rekomend
Semakin
Nov 2015
9
Pelatihan Audit Sarana dan Prasarana Tingkat Dasar
menetapkan standar mutu, UNJ wawasan melalui LPjM juga perlu pengembangan melakukan benchmarking dalam SPMPT dari PT upaya perbaikan berkelanjutan lain. pada sistem pendidikan yang 2) Mengetahui sistem dikembangkan. Pada tahun 2015, organisasi kegiatan benchmarking akan penjaminan mutu dilaksanakan secara eksternal, di PT lain. yaitu melihat implementasi sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi lain di Indonesia. Benchmarking yang dilakukan LPjM merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kegiatan proses pemantapan organisasi LPjM UNJ. Kegiatan benchmarking dapat membuka wawasan terhadap implementasi SPMPT yang dikembangkan di Perguruan Tinggi lain. Selain itu, benchmarking juga dapat meningkatkan motivasi pengelola LPjM untuk memperbaiki dan meningkatkan kapasitas serta kinerja, sehingga LPjM berkembang menjadi organisasi yang lebih baik. Audit mutu internal merupakan Membekali peserta salah satu tahap penting dalam pelatihan dalam: implementasi siklus penjaminan - Menjelaskan mutu di UNJ. Kegiatan audit di paradigma dan UNJ dilaksanakan oleh Lembaga peran auditor Penjaminan Mutu (LPjM) di internal (termasuk bawah koordinasi Pusat tugas auditor) Monitoring dan Evaluasi. Selain - Memahami audit mutu internal, sampai saat ini tentang gambaran ada 2 jenis kegiatan audit lainnya umum audit yang dilaksanakan oleh LPjM, - Menjelaskan kode yaitu audit manajemen ISO etik dan standar 9001:2008 dan audit terhadap audit persiapan program studi dalam - Menjelaskan melaksanakan akreditasi. persiapan audit Meskipun telah memiliki sejumlah dan
dan PD 1
asi pengemban gan SPMA di UNJ. 2) Perbaikan proses pelaksanaa n siklus penjamina n mutu di UNJ. 3) Sebagai masukan terhadap perbaikan kinerja LPjM dalam meningkat kan mutu UNJ.
terbukanya pengetahuan dan wawasan peserta tentang pengelolaan penjaminan mutu di Perguruan Tinggi lain, sehingga termotivasi untuk menjadi lebih baik sesuai dengan kemampuan LPjM
20 orang dosen dan karyawan
Dibentuknya tim auditor internal yang memiliki kemampuan untuk memahami dan melaksanakan audit yang efektif dan efisien, sehingga dapat menyusun simpulan hasil audit
Meningkatnya efektivitas, efisiensi, dan utilitas penggunaan sarana dan prasarana pendukung pembelajaran
Mei 2015
auditor, baik auditor ISO maupun auditor untuk akreditasi, LPjM memandang perlunya ditingkatkan jumlah auditor di UNJ di masa datang mengingat luasnya cakupan audit yang akan dilaksanakan oleh LPjM. Berkaitan dengan itu, bermaksud untuk mengadakan pelatihan auditor tingkat dasar bagi dosen di lingkungan UNJ yang belum pernah mengikuti pelatihan serupa. Pada pelatihan ini diharapkan dosen dapat memahami paradigma dan peran auditor internal dalam melaksanakan audit, gambaran umum proses audit, kode etik dan standar audit, persiapan audit, survei pendahuluan, evaluasi sistem pengendalian internal (SPI), audit lanjutan, serta penyusunan simpulan dan temuan hasil audit. 10
Pelatihan Manajemen Barang Milik Negara
Barang milik negara merupakan salah satu unsur aset negara yang memiliki nilai terbesar dan memiliki peran penting dalam kegiatan penyelenggaraan negara. Ruang lingkup manajemen barang milik negara meliputi kegiatan perencanaan sampai dengan pelepasan dan pertanggungjawabannya. Kegagalan pengelolaan barang milik negara tidak hanya sekedar berdampak tidak diperolehnya opini Wajar Tanpa Pengecualian dari BPK, namun juga dapat mengakibatkan kerugian negara. Pelaksanaan penertiban barang milik negara dengan arah penertiban adalah bagaimana pengelolaan aset negara di setiap
-
-
-
-
-
mengidentifikasi sasaran audit potensial Melaksanakan program kerja audit survei pendahuluan dan merumuskan sasaran audit sementara Melaksanakan program kerja audit SPI dan merumuskan sasaran audit tetap Melaksanakan program kerja audit lanjutan (rinci) dalam rangka mengumpulkan bukti audit Memberikan pemahaman kepada para peserta tentang pengelolaan barang milik negara secara umum yang meliputi perencanaan, penggunaan, pemanfaatan, pemeliharaan, pengamanan, dan pemindahtangana n. Menyusun perencanaan terkait dengan penetapan standar
20 orang dosen dan karyawan
Dibentuknya tim pengelola barang milik negara UNJ yang telah dibekali dengan kemampuan mengelola barang milik negara secara akuntabel, optimal, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Meningkatnya efektivitas dan efisiensi pengelolaan barang milik negara UNJ yang selanjutnya dapat memberikan keuntungan bagi UNJ, bagi dari aspek material maupun non material
Juni 2015
pengguna barang menjadi lebih akuntabel dan transparan, sehingga aset-aset negara mampu dioptimalkan penggunaan dan pemanfaatannya untuk menunjang fungsi pelayanan kepada masyarakat (stakeholders).
11
Audit Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasana yang dimiliki UNJ harus digunakan untuk seluruh kepentingan akademik dan non akademik secara akuntabel. Untuk mengetahui apakah setiap sarana dan prasarana telah digunakan sesuai dengan fungsi dan manfaatnya, maka perlu dilakukan audit sarana dan prasarana di seluruh unit kerja yang ada di UNJ.
kebutuhan, standar barang, dan standar harga. - Menganalisis kasus‐kasus pengelolaan barang milik negara. - Menganalisis kasus‐kasus penghapusan barang milik negara. - Melaksanakan penatausahaan dan akuntansi barang milik negara Mengetahui ada tidaknya ketidaksesuaian pada perencanaan, pengadaan, penerimaan, penggunaan, dan pemeliharaan sarana dan prasarana di unit kerja
10 unit kerja, yaitu: - 3 lemba ga - 3 biro - 2 UPT - 2 fakult as
-
-
Terkumpul nya informasi dan data tentang permasalah an yang ada di setiap unit kerja Dirumuska nnya rekomenda si dan tindakan yang harus dilakukan untuk meningkat kan kualitas layanan di setiap program studi dan
Meningkatnya kualitas layanan pembelarajan melalui penggunaan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien
Juli s/d September 2015
12
Workshop Hasil EMI
13
Pelatihan Pengembangan Staf
Pada tahun 2014, LPjM telah mengembangkan instrumen Evaluasi Mutu Internal (EMI) sebagai alat evaluasi diri program studi yang ada di UNJ. Instrumen EMI tersebut harus diisi oleh program studi guna mengetahui peta mutu setiap program studi. Data EMI selanjutnya perlu dianalisis dan dievaluasi agar seluruh informasi yang telah dihimpun dapat digunakan untuk kepentingan pengembangan program studi dan UNJ di masa datang. Agar seluruh fakultas dapat mengetahui hasil EMI dari setiap program studi, maka perlu dilakukan kegiatan diseminasi hasi EMI dalam bentuk workshop. Salah satu sumberdaya manusia yang dimiliki UNJ adalah staf. Kualitas seluruh staf UNJ harus terus ditingkatkan agar kinerjanya menjadi semakin optimal. Peningkatan kualitas staf dapat dilakukan dalam bentuk pelatihan yang terkait dengan bidang keahlian dari staf tersebut.
Melakukan diseminasi hasil EMI
7 fakultas
Meningkatkan mutu sumberdaya manusia unit kerja
20 orang karyawan
unit kerja di UNJ Mengetahui peta mutu program studi di setiap fakultas
Meningkatnya kinerja karyawan
Meningkatnya mutu program studi baik mutu akademik maupun non akademik
Oktober 2015
Meningkatnya mutu layanan setiap unit kerja di UNJ
Juli 2015
