Resultaat inkooptraject Sociale Zaken 1
Inleiding ................................................................................................................................. 1
2
Planning.................................................................................................................................. 2
3
Beleid ...................................................................................................................................... 2
4
Lokale bereikbaarheid .......................................................................................................... 5
5
ICT ........................................................................................................................................... 5
6
Financiën ................................................................................................................................ 6
7
Personeel ................................................................................................................................ 8
8
Juridisch kader....................................................................................................................... 9
9
Advies ..................................................................................................................................... 9
Bijlage 1 Notitie juridische samenwerkingsvorm.................................................................... 10 Bijlage 2 Financiën ............................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 3Toelichting financiën .................................................................................................... 12
1
Inleiding De gemeente Rozenburg treedt vanwege gemeentelijke herindeling per 1 januari 2011 uit het samenwerkingsverband ISD Voorne Putten Rozenburg. Deze samenwerking van de gemeenten Bernisse, Brielle en Rozenburg zoals die bestond vanaf 2004, houdt in zijn huidige vorm daarmee op te bestaan. Begin 2010 heeft o.a. de gemeente Spijkenisse op verzoek van Brielle en Bernisse een offerte uitgebracht voor het uitvoeren van de taken die tot op heden bij de ISD zijn ondergebracht. De offertes zijn beoordeeld door IPR Normag; het adviesbureau dat door Brielle en Bernisse is ingeschakeld voor het begeleiden van het inkooptraject. Naar aanleiding van de offerte en het positieve advies van IPR Normag is door Brielle en Bernisse het besluit genomen de onderhandelingsdialoog met de gemeente Spijkenisse aan te gaan. Brielle en Bernisse streven ernaar uiterlijk per 1 januari 2012 te komen tot inkoop van (een deel) van de taken en de diensten zoals die nu nog door de ISD worden verricht. In dit advies worden de verschillende deelonderwerpen relevant voor besluitvorming behandeld. Op ieder deelonderwerp is de uitkomst van de verdere onderhandeling beschreven. De deelonderwerpen zijn: 1
Beleid;
Lokale bereikbaarheid;
ICT;
Financiën;
Personeel;
Juridische zaken.
Er zijn verschillende notities gemaakt die dieper ingaan op de inhoud van een besluit. Deze notities zijn als bijlagen bijgevoegd.
2
Planning Onderhandelingsproces Eind september 2010 is er een projectgroep gestart. Daarnaast is er een stuurgroep die het bestuurlijk proces bewaakt. De bestuursopdracht is in oktober 2010 vastgesteld. De projectgroep is op 13 oktober 2010 bij elkaar geweest. Dit overleg stond in het teken van het inventariseren van alle belangrijke deelonderwerpen. Op 29 oktober 2010 is aan Brielle en Bernisse de gevraagde aanvullende informatie verstrekt voor zover beschikbaar op dat moment. Op 11 november 2010 en 24 november 2010 is de projectgroep opnieuw bij elkaar gekomen. Tijdens deze bijeenkomsten zijn de resterende discussiepunten behandeld, en is gekomen tot een gezamenlijk resultaat. Alle informatie en afspraken vindt u terug in dit advies. Vervolg Het vervolg valt uiteen in twee delen: de fase van besluitvorming en de implementatiefase. De eerste fase is gestart in september en wordt afgesloten met de besluiten van Bernisse, Brielle en Spijkenisse om over te gaan tot inkoop van Bernisse en Brielle bij Spijkenisse. Na een positief besluit in de drie gemeenten vangt de tweede fase van het project aan: de implementatie. De implementatie wordt uiterlijk in december 2011 afgerond. Eind december (2010) wordt een plan van aanpak opgesteld, inclusief een tijdspad. Hierin worden onder andere de verschillende werkgroepen beschreven.
3
Beleid Op basis van een verschillenanalyse is er een verdeling gemaakt naar relevante beleidsverschillen. Uitgangpunt is dat Brielle en Bernisse het beleid van Spijkenisse overnemen. Handhaven van eigen Bernisser en Briels beleid is een optie. In die gevallen dat de wens bestaat eigen beleid te handhaven, wordt gestreefd naar een zo eenvoudig mogelijke uitvoering. 2
Toeslagen en verlagingen Bernisse sluit aan op het beleid van Spijkenisse. Er wordt een ‘uitfasering’ gehanteerd voor bestaande klanten. Voor nieuwe klanten wordt beleid van Spijkenisse toegepast. Als voor handhaven ven eigen beleid wordt gekozen, wordt eenmalig kosten in rekening gebracht in verband met het vaststellen van een verordening en het opstellen van werkinstructies. Brielle handhaaft het eigen beleid. Tijdens de implementatie kan alsnog worden bekeken of op punten kan worden aangesloten op het beleid van Spijkenisse. Beleid en inburgering Bernisse en Brielle handhaven het eigen beleid. Te allen tijde kan worden aangeven of zij gebruik willen maken van trajecten van Spijkenisse. Vanaf 2012 volgt voor inburgering een beleidswijziging. Dit wordt gezamenlijk opgepakt. Specifieke participatievoorzieningen ISD In verband met de bezuinigingen volgt in Spijkenisse een heroverweging over de inzet van het Participatiebudget. In 2011 wordt deze heroverweging samen met Brielle en Bernisse gedaan. Op basis daarvan worden keuzes gemaakt over de besteding van het Participatiebudget, waarbij Bernisse en Brielle kunnen besluiten de eigen instrumenten te handhaven. Voor Spijkenisse is het realiseren van uitstroom prioriteit. Dit blijft ook de nr. 1 doelstelling. Bernisse en Brielle delen dit uitgangspunt. Spijkenisse werkt Bernisse heeft deelname aan ‘Spijkenisse werkt’ opgenomen in het collegeprogramma. De BTW‐constructie is hierbij nog een belangrijk uitzoekpunt. In principe geldt voor Bernisse en Brielle dat zij willen aansluiten, voor zover dat financieel haalbaar is. Dit wordt daarom meegenomen als keuze bij de besteding van het Participatiebudget. Verzuimbeleid ISD Uitgangspunt is aansluiten bij Spijkenisse. Bernisse en Brielle werken met een verzuimcoördinator. Spijkenisse kent deze niet, maar zal bezien of deze werkwijze kan worden overgenomen. Bijzondere bijstand Het Armoedebeleid van Spijkenisse wordt in 2011 heroverwogen. Dat wordt gezamenlijk met Brielle en Bernisse opgepakt. Doel is aansluiten bij Spijkenisse. Brielle heeft hierbij wel een kanttekening geplaatst, omdat hun beleid royaler is dan dat van Spijkenisse. Uitkomst kan na de heroverweging alsnog zijn dat Brielle het eigen beleid handhaaft. Voor handhaven eigen beleid worden eenmalig kosten in rekening gebracht in verband met het vaststellen van een verordening en het opstellen van werkinstructies. Uitgangspunt is de uitvoering dan zoveel mogelijk op één lijn te krijgen om het risico op fouten te beperken. Schuldhulpverlening
3
In Spijkenisse wordt de uitvoering van schuldhulpverlening opnieuw bekeken. De verwachting is dat het nieuwe beleid uiterlijk 1‐1‐2011 wordt vastgesteld. In 2011 is er voldoende tijd om dit met Brielle en Bernisse door te spreken. Bernisse en Brielle besluiten in 2011 ze al of niet (volledig) aansluiten bij het Spijkenisser. Eén overweging die hierbij in ieder geval wordt meegenomen is het belang van de integrale aanpak met de Wwb. Debiteuren Bernisse en Brielle handhaven het eigen beleid, tenzij dat uitvoeringstechnisch problematisch is. De cliëntenraad van Brielle en Bernisse hecht grote waarde aan handhaving van dit beleid. Wet educatie en beroepsonderwijs Spijkenisse investeert hier veel tijd in. De investering levert uiteindelijk wel een besparing op het participatiebudget op, omdat het Zadkine cursussen niet altijd terecht in rekening brengt. Er wordt daarom veel tijd gestoken in controle. Brielle en Bernisse werken met het Albeda en ervaren hier minder problemen. Het kan een overweging zijn voor Spijkenisse om over te gaan van het Zadkine naar het Albeda. Een besluit over dit punt is uitgesteld. Bezwaar en Beroep Bernisse en Brielle sluiten aan bij het beleid van Spijkenisse. De vraag is alleen op welke termijn, omdat Bernisse hiervoor momenteel formatie in zet. Doel is aansluiting per 1‐1‐ 2012. Brielle sluit qua snelheid aan op Bernisse. Klachtenprocedure Brielle en Bernisse zitten voor klachten bij de nationale ombudsman. Spijkenisse zit bij de ombudsman Rotterdam. Deze houdt om de twee weken inloopspreekuur op het Werk‐ en Zorgplein. Brielle en Bernisse sluiten, als dat mogelijk is, zich wat de klanten van sociale zaken betreft, aan bij de Ombudsman Rotterdam. Ellemeetfonds Betreft een eenmalige jaarlijkse uitkering aan een geselecteerde groep inwoners van Brielle (in principe klanten van de ISD). Vraag is aan Spijkenisse de uitbetaling te verzorgen. Spijkenisse ontvangt daarvoor de middelen van het fonds van Brielle. Premiebeleid, maatregelenbeleid en langdurigheidstoeslag Bernisse en Brielle sluiten aan bij het beleid van Spijkenisse. Overige punten: -
Betaaldatum van de Wwb‐uitkering en inkomensvoorziening WIJ is in Brielle en Bernisse de 31e van de maand. In Spijkenisse is dit de 24e van de maand. Omdat uitbetaling op de 31e handiger is in verband met verrekening van inkomsten, zal Spijkenisse bekijken of de betaaldatum naar de 31e kan worden verschoven.
4
-
Het cliëntenplatform van Bernisse en Brielle heeft aangegeven te willen aansluiten bij de cliëntenraad SoZaWe en WMO‐adviesraad van Spijkenisse. Dat betekent geen aparte raad voor Brielle en Bernisse. Het is aan de cliëntenraad SoZaWe en WMO‐ adviesraad zelf om hierover te besluiten. In geval van aansluiting, worden geen kosten in rekening gebracht voor de ambtelijke ondersteuning. Wel ontvangen de cliëntenraadsleden een kleine vergoeding en ontvangt de voorzitter een kostenvergoeding als hij aanwezig is bij de vergaderingen van de commissie SZW. De vergoeding voor de cliëntenraadsleden is €25,‐ per persoon per maand, voor de voorzitter €50,‐ per maand. Hierop moeten Brielle en Bernisse dan aansluiten. Als het gewenst is dat de voorzitter ook bij de commissievergaderingen in Brielle en Bernisse aanwezig is, ontvangt de voorzitter hiervoor een extra vergoeding (incl. vergoeding reiskosten).
-
Fraudepreventie: op dit moment geldt dat de formatie in Spijkenisse voor fraudepreventie slechts tijdelijk beschikbaar is. Maar er mag worden verwacht dat formatie hiervoor structureel in 2011 beschikbaar zal komen. Brielle en Bernisse zullen hierin volledig gaan participeren.
4
Lokale bereikbaarheid Huisbezoeken Conform de wens van Brielle en Bernisse worden dienstverlenende en andere soorten huisbezoeken na inkoop gehandhaafd. Als uitgangspunt hierbij geldt dat de kwaliteit van dienstverlening zo goed mogelijk wordt gewaarborgd. Klanten die niet of niet makkelijk in staat zijn zich te verplaatsen, zullen in ieder geval thuis worden bezocht of uitgenodigd worden in het stadhuis/gemeentehuis van Brielle of Bernisse. Klanten die afhankelijk zijn van werk zullen zich in principe moeten richten tot het Werk‐ en zorgplein. Werk‐ en Zorgplein Brielle en Bernisse zullen volledig gebruik maken van alle diensten zoals die op het Werk‐ en Zorgplein zijn gesitueerd. De twee gemeenten ondernemen de noodzakelijke stappen om de overgang van diensten, zoals die op dit moment nog plaatsvinden op het Werk‐ en zorgplein in Hellevoetsluis, naar het Werk‐ en zorgplein van Spijkenisse mogelijk te maken.
5
ICT In de bijlage ICT wordt gedetailleerd ingegaan op de producten en bijbehorende kosten. Uitgangspunt is dat de uitvoering volledig zal opgaan in de reguliere werkzaamheden zoals die in Spijkenisse bestaan. De belangrijkste onderwerpen zijn: 5
Om in Spijkenisse gebruik te kunnen maken van de basisregistraties van Bernisse en Brielle is aansluiting op datadistributiesystemen noodzakelijk. Bij voorkeur zal er worden aangesloten op het interne datadistributiesysteem, zodat de gemeenten Brielle en Bernisse interne afnemers worden, voor zover de juridische status dit mogelijk maakt. Een andere optie is het leggen van beveiligde netwerkverbindingen met betrokken gemeenten. In 2011 zal hierover een besluit worden genomen.
Randvoorwaardelijk is dat de papieren dossiers van de gemeenten Brielle en Bernisse worden gedigitaliseerd. De kosten zijn begroot.
Conversie blijkt nodig om alle historische gegevens van de cliënten van Brielle en Bernisse in GWS4all onder te brengen. De kosten van deze werkzaamheden zijn opgenomen in de begroting.
Los van de inkoop van de ISD‐taken bij Spijkenisse, overweegt Bernisse vanaf 2012 de automatisering rond de GBA te gaan onderbrengen bij Spijkenisse. Voor zover mogelijk zal hiermee bij dit project al rekening worden gehouden.
Werken op locatie is mogelijk met laptops, waarbij ter plaatse verbinding wordt gemaakt met de server in Spijkenisse.
Bernisse en Brielle zullen meegaan met de mogelijkheden zoals die bestaan voor het indienen van een aanvraag via de website met gebruikmaking van Digid.
6
Financiën In april 2010 heeft Spijkenisse een offerte ingediend ten behoeve van het onderzoek van Bernisse en Brielle naar de toekomst van de uitvoering van sociale zaken. De huidige offerte is vergeleken met de offerte die in april is ingediend. Hieronder worden de belangrijkste verschillen toegelicht. In de nieuwe offerte zijn opgenomen c.q. van bedragen voorzien:
stijging beleidscapaciteit
fraudepreventiemedewerker
bezwaarschriften
extra werkzaamheden SISA (verantwoording)
indexatie 2010
volwasseneneducatie
huisbezoeken conform huidig beleid Bernisse en Brielle
Daarnaast zijn de kosten van schuldbemiddeling niet in de nieuwe offerte opgenomen, omdat Bernisse en Brielle hebben besloten daar in 2011 een besluit over te nemen, nadat het nieuwe beleid van Spijkenisse op dit punt bekend is. Verder zijn er verschuivingen 6
geweest van directe kosten naar de overhead en zijn enkele kosten naar beneden bijgesteld. Wat betreft de transitiekosten zijn nagenoeg alle posten ingevuld, in tegenstelling tot april 2010. De nog niet geraamde transitiekosten, naar verwachting een bedrag van hooguit € 10.000, zullen worden gedekt uit de raming van frictie‐ en transitiekosten. E.e.a. heeft geresulteerd in de volgende kostenvergelijking: Bernisse
Offerte december
Offerte april
Structurele kosten
333.003
Optioneel huisbezoeken cf. huidig beleid
8.448
0
8.448
Transitiekosten
132.388
86.210
46.178
Brielle
Offerte december
Offerte april
Verschil
Structurele kosten
520.154
523.669
-3.515
Optioneel huisbezoeken cf. huidig beleid
13.920
0
13.920
Transitiekosten
192.048
146.790
45.258
313.444
Verschil 19.559
Een uitgebreid financieel overzicht is als bijlage bijgevoegd. Alle kosten zijn berekend exclusief btw. De salarislasten voor het uitvoerend en ondersteunend personeel zijn gebaseerd op de eindschalen 2010 die de gemeente Spijkenisse hanteert. Voor de overhead wordt als basisbedrag uitgegaan van het overheadbedrag dat de gemeente Spijkenisse hanteert voor 2010, te weten € 19.458. Na bekendmaking van de septembercirculaire zal ieder jaar binnen een maand de kosten voor het komende jaar worden berekend voor de gemeenten Bernisse en Brielle. Bij afwijking van 10% of meer van het aantal aanvragen en/of klanten vindt een opwaartse en/of neerwaartse bijstelling plaats van het benodigd aantal fte voor de uitvoering van de betreffende regeling. Binnen de gemeente Spijkenisse is men bezig schuldhulpverlening om te zetten naar schuldbemiddeling. In 2011 besluiten Bernisse en Brielle of ze die dienstverlening geheel of gedeeltelijk gaan overnemen en de contracten met Plangroep beeindigen. Er is gekozen om de uitvoering van de volwasseneneducatie voor de gemeenten Bernisse en Brielle door Spijkenisse te laten doen. Wijze van verrekening Elke maand betalen de gemeenten Bernisse en Brielle de bijdrage voor de structurele kosten aan de hand van facturen verstuurd door de gemeente Spijkenisse. Het jaarlijks te betalen bedrag wordt derhalve in 12 gelijke bedragen onderverdeeld. 7
Voor de structurele kosten wordt onderscheid gemaakt tussen a) structurele kosten voor uitvoerend en b) structurele kosten ondersteunend personeel en overige kosten. Het structureel uitvoerend personeel valt elk jaar onder de herijking. Hiervoor wordt het gemiddeld aantal klanten en/of aanvragen genomen over de periode 1 juli‐ 30 juni. Bij een afwijking groter of kleiner dan 10% per regeling per gemeente wordt de nieuwe personele inzet toegerekend. Voor de kosten van het ondersteunend personeel en overige kosten worden de kosten gefixeerd. De kosten worden elk jaar geïndexeerd met het afgesproken indexpercentage. De gemeenten Bernisse en Brielle hevelen maandelijks de budgetten over voor de specifieke regelingen (o.a. inkomensdeel, participatiebudget en armoederegelingen). Betaling loopt via Spijkenisse. Na afsluiting van het jaar vindt de eindafrekening plaats.
7
Personeel Spijkenisse zal 9,5 fte inruimen bij het overnemen van de ISD‐taken (eventueel uit te breiden met formatie behorende bij additioneel af te nemen taken). De formatie behorende bij de medewerkster van de ISD die in december 2010 is benoemd bij de gemeente Spijkenisse wordt gelet op de bijzondere omstandigheden eenmalig in mindering gebracht op genoemde 9,5 fte. Voor formatie behorende bij andere medewerkers van de ISD die voorafgaand aan de vaststelling van het sociaal plan door het bestuur van de ISD op eigen kracht in Spijkenisse benoemd worden, geldt deze in minderingbrenging niet. Er wordt een plaatsingscommissie ingesteld, die tevens dienst zal doen als sollicitatiecommissie. Spijkenisse zal aan de nieuwe medewerkers een vast dienstverband aanbieden, indien de betreffende medewerker al een vast dienstverband had. Dienstjaren opgebouwd voor en bij de ISD VPR worden gelijkgesteld aan dienstjaren opgebouwd bij de gemeente Spijkenisse. Na drie maanden vindt een evaluatiegesprek over het functioneren van de voormalige ISD medewerkers plaats tussen de gemeenten Spijkenisse, Bernisse en Brielle. Zo nodig wordt i.v.m. een (nog) niet goed functionerende medewerker een stappenplan gemaakt. In dat geval gebeurt dat in samenwerking met de gemeenten Bernisse en Brielle, die dan inzage krijgen in de op de betreffende medewerker betrekking hebbende stukken. Indien na een jaar functioneren, deelnemen aan het personeelsinstrumentarium van BFO (BFO = Beoordelen, Functioneren en Ontwikkelen) en het afwerken van het stappenplan onverhoopt blijkt dat de nieuwe medewerker niet voldoet, zal gebruik worden gemaakt van de terugkeergarantie. De terugkeergarantie staat beschreven in het sociaal plan, waartoe het bestuur van de ISD in 2011 gaat besluiten. In geval van gebruikmaking van voornoemde terugkeergarantie terugkeer in 2013 door een medewerker, maken Bernisse en Brielle gebruik van de 8
loopbaanbegeleidingsinstrumenten van de gemeente Spijkenisse. De kosten die t.b.v. dit personeelslid in dit kader worden gemaakt, zijn 1/3 voor vanaf 2012 rekening van de gemeente Bernisse en 2/3 voor rekening van de gemeente Brielle. De kosten die daartoe gemaakt worden in 2012 zijn voor rekening van Spijkenisse. Zowel Bernisse en Brielle als Spijkenisse hebben uitgesproken zich te zullen inspannen voor een goede oplossing in geval van terugkeer als gevolg van niet functioneren.
8
Juridisch kader Voorgesteld wordt om op basis van het bepaalde in de memo ‘ISD‐juridische samenwerkingsvorm’ van 12 november 2010, als samenwerkingsvorm te kiezen voor de centrumgemeente op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling. Deze vorm staat op basis van de huidige informatie het dichtst bij de gewenste samenwerking. Uitgangspunt is dat de gemeente Spijkenisse een aantal bevoegdheden van de gemeenten Bernisse en Brielle gemandateerd krijgt. Met de keuze voor een centrumgemeente wordt een (lichte) vrije vorm van een GR gekozen, die in een volgende fase verder uitgewerkt wordt. Een onderdeel van de volgende fase is het opstellen van een dienstverleningsovereenkomst, waarin onder andere afspraken over de omvang van de mandaatverlening, de prestaties en verantwoordingmomenten worden vastgelegd en die een opzegtermijn van 2 jaar heeft. In het 3e jaar vindt er een evaluatie plaats, waaronder op basis van prestatie‐ en prijsindicatoren. Meer informatie over deze vorm treft u in de bijlage
9. communicatieparagraaf De stuurgroep zal nader besluiten over communicatie naar de interne‐ en externe klanten van de drie gemeentes.
10. Advies De gemeentebesturen wordt voorgesteld a. in principe te besluiten om t.b.v. de uitvoering sociale zaken samen te gaan werken onder de in het document ʺResultaat inkooptraject Sociale Zakenʺ genoemde voorwaarden en kaders; b. als samenwerkingsvorm te kiezen voor een gemeenschappelijke regeling met een centrumgemeente‐constructie. 9
BIJLAGE 1 NOTITIE JURIDISCHE SAMENWERKINGSVORM Gemeenten kunnen kiezen voor vormen van publiekrechtelijke en privaatrechtelijke samenwerking. Publiekrechtelijke samenwerking gebeurt op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), bijvoorbeeld in de vorm van een openbaar lichaam of centrumgemeente. Vormen van privaatrechtelijke samenwerking zijn bijvoorbeeld BV’s, NV’s, stichtingen en (samenwerkings‐)overeenkomsten. De keuze voor een vorm hangt samen met het doel van de samenwerking. Daarbij zijn de verschillen tussen publiek‐ en privaatrecht vaak van doorslaggevend belang. Uitgangspunt is dat bestuursorganen, indien mogelijk, kiezen voor de door de wetgever gegeven publiekrechtelijke mogelijkheid voor samenwerking, namelijk op basis van de Wgr. Privaatrechtelijke samenwerking De keuze voor privaatrechtelijke samenwerking is meestal gebaseerd op financiële en/of fiscale (efficiency) voordelen. Ook wordt veelal voor de private vorm gekozen in het geval, gezien de aard van de activiteiten, de uitvoering op afstand van de overheid kan plaatsvinden. Deze vorm biedt de partners bovendien flexibiliteit bij het aangaan, wijzigen op opheffen van de samenwerking. Daarbij kan het gaan om kortlopende projecten c.q. contracten. Het komt echter ook voor dat er sprake is van samenwerking met een meer structureel karakter. Publiekrechtelijke samenwerking Publiekrechtelijke samenwerking op basis van de Wgr wordt in het algemeen niet voor de duur van een contract of een project, maar voor onbepaalde tijd aangegaan. De wettelijke basis is de Wgr. Er zijn diverse samenwerkingsvormen mogelijk. Gemeenten kiezen hiervoor uit kostenoverwegingen of omdat de gemeenteraad samenwerking op basis van de Wgr beter kan controleren dan een private vorm van samenwerking. Ook hier gelden overigens nuances: zo kan de raad bijvoorbeeld eveneens inzicht hebben in de voorwaarden waaronder een private overeenkomst tot stand komt. Gemeenten die op basis van de Wgr willen samenwerken, hebben de keuze uit vier mogelijkheden:
Openbaar lichaam
Gemeenschappelijk orgaan
Centrumgemeente
Regeling zonder meer
De eerste twee, tevens de zwaarste, mogelijkheden zijn in casu niet aan de orde. In het nu volgende zullen de mogelijkheden centrumgemeente en regeling zonder meer nader uitgewerkt: 10
Centrumgemeente De centrumgemeente is een vorm van samenwerking op basis van de Wgr. Hierbij komen de deelnemers overeen dat bevoegdheden van een bestuursorgaan van de ene gemeente worden uitgeoefend door een bestuursorgaan van een andere gemeente. Er is sprake van het mandateren van bestuursbevoegdheden door het ene gemeentebestuur aan het andere. Er wordt geen apart (bestuurs)orgaan ingesteld. Het is de centrumgemeente die handelt. Dat houdt onder andere in dat wettelijke mogelijkheden om het beleid van die gemeente te beïnvloeden niet bestaan. Wel kunnen in de regeling over dergelijke onderwerpen nadere afspraken worden gemaakt. De centrumgemeente kan niet door de bestuursorganen van de andere gemeente ter verantwoording worden geroepen. De centrum gemeente heeft wel een inlichtingenplicht aan de deelnemende gemeenten. Indien nodig kan het mandaat worden ingetrokken. Voordeel: De constructie is relatief gemakkelijk te organiseren, er hoeft geen regiodienst te worden opgezet. Nadeel: gemeenten zijn niet snel geneigd hun bestuurlijke bevoegdheden in handen te geven van het bestuur van een andere gemeente. Regeling zonder meer De regeling zonder meer is een lichte vorm van samenwerking tussen gemeenten. In deze lichte regeling kan niet worden gedelegeerd of gemandateerd aan de regeling. Het is een manier om op basis van de Wgr samen te werken, zonder een van de drie andere varianten te gebruiken. De regeling zonder meer wordt in werking gesteld door een overeenkomst tussen gemeenten. Voorbeelden hiervan zijn convenanten, intentieverklaringen en bestuursafspraken Voordeel: Gemeenten kunnen binnen de kaders van de Wgr bestuursafspraken maken; de samenwerking blijft zo publiekrechtelijk Nadeel: De regeling biedt gemeenten beperkte mogelijkheden. Conclusie Voorgesteld wordt om als samenwerkingsvorm te kiezen voor de centrumgemeente op grond van de Wgr. Deze vorm staat het dichtst bij de gewenste samenwerking. Het is de bedoeling dat de gemeente Spijkenisse een aantal bevoegdheden van de gemeente Brielle en Bernisse krijgt overgedragen. De gemeente Brielle en Bernisse willen daarnaast zelf ook lokaal beleid kunnen maken. In de regeling zullen hierover dan nadere afspraken gemaakt kunnen worden.
11
BIJLAGE 3 TOELICHTING FINANCIËN Structurele kosten De salarislasten voor het uitvoerend en ondersteunend personeel zijn gebaseerd op de eindschalen 2010 die de gemeente Spijkenisse hanteert. De salarislasten worden elk jaar geïndexeerd met het indexatiepercentage voor salarissen in de septembercirculaire van het Rijk. Hiermee wordt gestand gedaan aan het vermelden hierover in de eerste offerte van 29 maart 2010. In de septembercirculaire 2010 bedroeg het indexatiepercentage 2% voor het jaar 2011. Dit betekent dat in de offerte de salarislasten met 2% zijn verhoogd. Voor 2012 zal op basis van de septembercirculaire 2011 de salarislasten verder worden verhoogd met het indexatiepercentage. Voor de overhead wordt als basisbedrag uitgegaan van het overheadbedrag dat de gemeente Spijkenisse hanteert voor 2010, te weten € 19.458. De overhead wordt net als de salarislasten elk jaar geïndexeerd met het indexatiepercentage voor salarissen in de septembercirculaire. Na bekendmaking van de septembercirculaire zal telkens binnen een maand het kostenplaatje voor komend jaar worden berekend voor de gemeenten Bernisse en Brielle. Voor het uitvoerend personeel zal dan gekeken worden naar het huidige klantenaantal en/of aantal aanvragen voor de specifieke regelingen. Bij afwijking van 10% of meer bij een bepaalde regeling vindt een opwaartse en/of neerwaartse bijstelling plaats van het benodigde aantal fte voor de uitvoering van de specifieke regelingen. Binnen de gemeente Spijkenisse wordt als beleid gehanteerd dat wanneer werkzaamheden worden verricht voor een andere gemeente een risicopremie van 5% wordt opgelegd bovenop de kosten. Gezien de grootschalige omvang van de samenwerking is besloten deze risicopremie voor de gemeenten Bernisse en Brielle in dit geval niet op te leggen. Om duidelijkheid over tijdsbesteding en tarieven te verkrijgen dienen nog nadere afspraken te worden gemaakt over periode van evaluatie, verrekening en verdere voortgang. Binnen de gemeente Spijkenisse is men bezig schuldhulpverlening om te zetten naar schuldbemiddeling. Als gevolg hiervan is niet inzichtelijk te maken wat dat betekent voor het benodigd aantal fte voor de gemeenten Bernisse en Brielle. Wanneer hier meer duidelijkheid over is zullen de gemeenten Bernisse en Brielle zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd over het benodigd aantal fte en de bijbehorende kosten. De inzet van een klantmanager en beleidsmedewerker volwasseneneducatie is optioneel voor de gemeenten Bernisse en Brielle. Evenals de inzet van het team AO/IC voor het beschrijven van processen.
12
Bij de overige kosten structureel vallen vooral de onderhoudskosten voor de verschillende applicaties. Voor de applicaties die vooral betrekking hebben op de sociale dienst is als verdeling voor de kosten het aantal bijstandsklanten genomen. Dit betekent dat Bernisse 3% en Brielle 6% betaalt aan de onderhoudskosten voor de applicaties gerelateerd aan het huidige cliëntenbestand. Deze percentages kunnen elk jaar fluctueren aan de hand van de op dat moment werkelijk aantal bijstandsklanten voor de drie verschillende gemeenten. Voor de applicaties die gemeentebreed worden ingezet (bijv. Coda en Corsa) betalen zowel de gemeente Bernisse als de gemeente Brielle structureel 1% van de onderhoudskosten. Elke maand betalen de gemeenten Bernisse en Brielle de bijdrage voor de structurele overige en personeelskosten aan de hand van facturen verstuurd door de gemeente Spijkenisse. Het jaarlijks te betalen bedrag wordt derhalve in 12 gelijke bedragen onderverdeeld. De gemeenten Bernisse en Brielle hevelen maandelijks hun budgetten over voor de specifieke regelingen (o.a. inkomensdeel, participatiebudget en armoederegelingen), zodat de gemeente Spijkenisse deze regelingen kan uitvoeren en betalen. Na afsluiting van het jaar vindt de eindafrekening plaats en wordt het verschil verrekend tussen de vooruitontvangen bedragen en de werkelijk gerealiseerde uitgaven. Bij overschrijding van de budgetten dienen de gemeenten Bernisse en Brielle de overschrijdingen aan te vullen met de inzet van gemeentelijke middelen. Bij een overschot op de budgetten stort de gemeente Spijkenisse het teveel ontvangen bedrag terug aan de gemeenten Bernisse en Brielle. Transitiekosten Voor de personele inzet betreffende de transitie is voor medewerkers van de sector Inwoners een inschatting gemaakt van het benodigd aantal uren op basis van ervaringen in het verleden. Het benodigd aantal uren wordt vermenigvuldigd met de uurtarieven voor de verschillende schalen die gehanteerd worden binnen de gemeente Spijkenisse. Voor de inzet van personeel van de sector Concernzaken is een totale inschatting gemaakt van de verwachte personele kosten. Zowel de bijdrage van Bernisse als Brielle bedraagt hierin € 25.000 als vast bedrag. Wanneer de kosten hoger uitvallen is dit voor rekening van de gemeente Spijkenisse. Voor de installatie en aanschaf van GWS heeft Centric een prijsopgave gedaan van € 92.000 inclusief conversies. Op basis van het aantal bijstandsklanten betaalt Bernisse 33% en Brielle 67% hiervan (Bernisse 50 en Brielle 100 bijstandsklanten).
13
Voor de digitalisering van de dossiers wordt in het kostenoverzicht uitgegaan van een bedrag van € 57.000 (waarvan € 19.000 voor Bernisse en € 38.000 voor Brielle). Hierbij wordt het gehele dynamische archief gedigitaliseerd, oftewel 50 strekkende meters. Er is een optie om alleen de meest recente delen van de dynamische dossiers te digitaliseren, oftewel 35 strekkende meters. De totaalprijs in dat geval wordt € 42.000 (waarvan € 14.000 voor Bernisse en € 28.000 voor Brielle). Na voltooiing van de transitie zullen de transitiekosten worden verrekend met de gemeenten Bernisse en Brielle. Dit zal bij een start op 1 januari 2012 plaatsvinden in januari 2012.
14
