Rekenkamercommissie Apeldoorn. Onderzoeksrapport Jaarstukken 2010

Rekenkamercommissie Apeldoorn

Onderzoeksrapport Jaarstukken 2010

10 mei 2011

Rekenkamercommissie Onderzoeksrapport jaarstukken 2010

Inhoudsopgave 0.

Samenvatting en aanbevelingen

2

1.

Inleiding en werkwijze

4

2.

Kwaliteit verantwoording jaarstukken

4

3.

Realisatie van doelen

5

3.1 Resultaten algemeen 3.2 Specifiek de programma’s 8, 13 en 14 3.3 Overige programma’s

4.

5 6 7

Financieel beheer 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Financiële resultaat Informatievoorziening Paragraaf Weerstandsvermogen Paragraaf Bedrijfsvoering Financieel beheer – overige punten

8 8 9 9 10 11

Bijlage : 1 2

Checklist uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport jaarstukken 2009 12 Ambtelijke beantwoording schriftelijke vragen rekenkamercommissie (exclusief bijgevoegd voor de gemeenteraad)

Rekenkamercommissie Apeldoorn Onderzoeksrapport Jaarverslag en jaarrekening 2010 – mei 2011

1

0.

Samenvatting en aanbevelingen

De gemeente Apeldoorn is in 2010 in financieel opzicht diep in de gevarenzone beland. Dat concludeert de rekenkamercommissie na bestudering van de jaarstukken 2010. Het voorstel van het college om de kapitaallastenreserve Omnisport en een deel van de reserve VNB-gelden op te heffen is een onorthodoxe maatregel. Die acht het college nodig om de gemeente het hoofd boven water te laten houden. De zwaarste klappen krijgt de gemeente door verliezen bij het grondbedrijf. Lange tijd was het grondbedrijf binnen de gemeente een donor. Jaarlijks konden miljoenen winst worden afgedragen aan het Apeldoornse investeringsprogramma, de BROA. In 2010 is het grondbedrijf te vergelijken met een patiënt op de intensive care die alleen dankzij een zware transfusie kan overleven. Daarvoor moet de gemeente de financiële reserves fors aanspreken. Overigens is Apeldoorn met een stagnerende uitgifte van bouwgrond niet uniek. Veel gemeenten worstelen met dezelfde problemen. Ook in de sociale sector hebben zich in 2010 tegenvallers voorgedaan die de gemeente met een beroep op de reserves moest opvangen. De financiële situatie is zorgwekkend. Kijken we vooruit, dan raken de mogelijkheden om reserves aan te spreken uitgeput. Nu al stelt het college voor om twee reserves (gedeeltelijk) op te heffen hetgeen een wissel trekt op de toekomst en de bezuinigingsopgave met structureel € 3,2 miljoen verzwaart. Bij verdere tegenslagen zal de gemeente nog harder moeten bezuinigen. De zorgwekkende financiële situatie stemt tot nadenken over de vraag hoe de raad sturing en controle wenst uit te oefenen. Op dat punt heeft de commissie 2 hoofdaanbevelingen: Aanbeveling 1 De commissie adviseert de gemeenteraad bij de komende Voorjaarsnota en de MPB heldere besluiten te nemen over het realiseren van de bezuinigingen. De raad zal zich tevoren moeten vergewissen van de hardheid van bezuinigingsmaatregelen en de uitvoering van de maatregelen intensief moeten volgen. Risicomanagement verdient een permanent alerte opstelling van de gemeenteraad. In de huidige omstandigheden houdt de verantwoordelijkheid van de raad niet op de bij de recente vaststelling en uitvoering van de geactualiseerde nota risicomanagement. Aanbeveling 2 De commissie geeft de gemeenteraad in overweging om ten aanzien van een of enkele risicodossiers (dynamische majeure risico’s) met het college specifieke afspraken te maken over de uitwisseling van voortgangsinformatie, los van de systematiek van de tussentijdse rapportages (turaps). De commissie verwijst naar de beschouwing daarover in paragraaf 4.2 van dit rapport. Ondanks de moeilijke omstandigheden heeft de gemeente in 2010 prestaties geleverd die de toets der kritiek kunnen doorstaan. Zo is de grotere toeloop op sociale voorzieningen naar behoren verwerkt. Ook heeft Apeldoorn bij de uitgifte van bedrijfsterrein en de bouwstart van nieuwe woningen relatief - in vergelijking met andere gemeenten - behoorlijke volumes gehaald. De nieuwbouw draagt ertoe bij dat de ‘jonge vlucht’ in 2010 is gekeerd en er weer sprake is van een positief migratiesaldo in de leeftijdscategorie van 25-39 jaar. In hoofdstuk 3 van dit rapport belicht de rekenkamercommissie enkele resultaten van beleid. In hoofdstuk 4 van dit rapport gaat de commissie dieper in op het financiële beheer. De commissie heeft veel waardering voor de manier waarop de organisatie haar tijdens het onderzoek van informatie heeft voorzien. Een illustratie daarvan is de korte en heldere beantwoording op schriftelijke vragen die exclusief voor de raadsleden als bijlage bij dit rapport is gevoegd.


2

Naast de twee genoemde hoofdpunten komt de commissie in het rapport nog tot enkele specifieke aanbevelingen: Aanbeveling 3 De rekenkamercommissie vraagt de raad bij de bespreking van de nieuwe begrotingsopzet rekening te houden met de suggesties en aanbevelingen die de commissie in het onderzoeksrapport jaarstukken 2009 heeft gedaan. Zonder daarmee vooruit te willen lopen op de raadsenquête naar het grondbedrijf concludeert de commissie op basis van gesprekken met de organisatie en het verslag van bevindingen van de accountant dat de bouwontwikkeling op grote bouwlocaties intensiever aandacht van de raad verdient. Aanbeveling 4 De commissie geeft de raad in overweging zich dit najaar specifiek te laten informeren over de mate waarin de gemeente regie kan voeren op de bouwontwikkeling van grote bouwlocaties als Zuidbroek. Aanbeveling 5 De commissie adviseert de raad het onderwerp actualisering bestemmingsplannen, inclusief de gevolgen voor mogelijke inkomstenderving van bouwleges binnenkort apart te agenderen in de politieke markt. Aanbeveling 6 Gemeenteraad, maak afspraken dat het college u de ontwikkeling van formatie, bezetting en inhuur van personeel en de daarmee gemoeide personele kosten en dekkingswijze periodiek transparant in beeld brengt. Aanbeveling 7 Vraag van het college beter inzicht in de algemene werkdruk en de keuzes en gevolgen van taakstellingen op de interne organisatie.


3

1.

Inleiding en werkwijze De rekenkamercommissie heeft opdracht van de gemeenteraad om onderzoek te doen naar de jaarstukken. Met dit rapport brengt de commissie haar advies uit aan de gemeenteraad. Rekenkamercommissie en accountant onderzoeken de jaarstukken elk met hun eigen invalshoek. De accountant onderzoekt of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële situatie en of er een rechtmatig financieel beheer is gevoerd. Het jaarverslag is geen object van controle. Wel kijkt de accountant of de financiële gegevens van het jaarverslag in overeenstemming zijn met de jaarrekening. De rekenkamercommissie kijkt primair naar het jaarverslag, beoordeelt de kwaliteit van de verantwoordingsinformatie en de beleidsprestaties in relatie tot de besteding van middelen. De commissie heeft met de accountant over zijn bevindingen gesproken en heeft dit rapport daarop afgestemd. Accenten De rekenkamercommissie heeft dit jaar specifiek gekeken naar de prestaties op het gebied van werk en inkomen (programma 8) en van ruimtelijke projecten en woningbouw (programma’s 13 en 14). Daarnaast is ingezoomd op de het risicomanagement en weerstandsvermogen (paragraaf 7.1) en de bedrijfsvoering (paragraaf 7.7). Referentiekader Referentiekader voor het onderzoek van de jaarstukken zijn: - de begroting (MPB 2010-2013), - de tussentijdse informatie aan de raad, vooral in de tweede tussentijdse rapportage; - het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); en - het door de raad vastgestelde controleprotocol 2010; dit jaar heeft de raad geen extra aandachtspunten in het controleprotocol benoemd. Daarnaast is bekeken of er voortgang is gemaakt ten aanzien van de verbeterpunten uit het rekeningonderzoek 2009. Wijze van uitvoering In de periode van 10 april tot 10 mei 2011 is het onderzoek uitgevoerd. De rekenkamercommissie heeft analyses gemaakt van de jaarstukken 2010 en kennis genomen van het rapport van bevindingen van de accountant (waarin de reactie van het college is verwerkt) en van het college- en raadsvoorstel ter vaststelling van de jaarstukken. De commissie heeft schriftelijke vragen gesteld aan de organisatie en aan de accountant. Na beantwoording is met het controllersoverleg en de accountant mondeling overleg gevoerd. De beantwoording van de schriftelijke vragen aan de organisatie is exclusief ter informatie van de raadsleden als bijlage 2 bij dit rapport gevoegd.

2.

Kwaliteit verantwoording jaarstukken De commissie bekijkt van jaar op jaar hoe de kwaliteit van de jaarstukken zich ontwikkelt. Met de jaarstukken legt het college aan de gemeenteraad integraal verantwoording af over het gevoerde beleid. De jaarstukken hebben ook een functie in de verantwoording van het gemeentebestuur aan de Apeldoornse bevolking. In voorgaande onderzoeksrapporten heeft de raad kritiek geleverd op de aard en omvang van de verantwoordingsinformatie. Kort samengevat luidde het oordeel: - de verantwoordingsinformatie is te sterk intern gericht; de rekenkamercommissie heeft gepleit voor betere verantwoording naar de Apeldoornse burger;


4

-

de verantwoordingsinformatie is te omvangrijk; een pleidooi voor beknoptere meer dynamische verantwoording; en de verantwoordingsinformatie op effecten van beleid kan beter; de jaarstukken in voorgaande jaren gaven veelal een beschrijving van wat de gemeente gedaan had, nog te weinig wat was bereikt.

Bevindingen De omvang en uitgebreidheid van de verantwoordingsinformatie is niet veranderd. Bij eerder onderzoeken heeft de commissie aangegeven dat een verbetering van de cyclische producten begint bij de begroting op hoofdlijnen. Naar aanleiding van het bestuursakkoord zijn voorstellen tot vereenvoudiging van de begroting gemaakt die binnenkort in de politieke markt worden besproken. De rekenkamercommissie heeft er begrip voor dat gewacht is met het doen van voorstellen, omdat de uitkomsten kerntakendiscussie van invloed zijn op een herschikking van begrotingsprogramma’s. Een en ander betekent dat een vernieuwing van het jaarverslag uitstel krijgt de cyclus 2012 (het jaarverslag 2011 dat in 2012 uit komt, volgt nog de oude begrotingsopzet 2011). De rekenkamercommissie onderstreept nog eens het advies om meer te doen aan analyse en het trekken van lessen uit de verantwoording (in plaats van het passief beschrijven wat er gedaan is). Op dat punt is in de jaarstukken zeker vooruitgang te bereiken. Aanbeveling 3 De rekenkamercommissie vraagt de raad bij de bespreking van de nieuwe begrotingsopzet rekening te houden met de suggesties en aanbevelingen die de commissie in het onderzoeksrapport jaarstukken 2009 heeft gedaan.

3.

Realisatie van doelen Inleiding De gemeenteraad stelt via de begroting (MPB) de kaders en controleert of het beleid doeltreffend is. De rekenkamercommissie maakt analyses van de jaarstukken met het doel de raad meer inzicht te geven in de effecten en resultaten in het verslagjaar. Onderstaande bevindingen en conclusies zijn te zien als een handreiking voor bespreekpunten in de politieke markt Apeldoorn. 3.1 Resultaten algemeen De nota van aanbieding (jaarstukken p. 7-20) biedt een goed samenvattend beeld van de in 2010 bereikte resultaten. De kredietcrisis van 2008 heeft langdurig effect op de economische ontwikkeling en de bestaanszekerheid van mensen. Nog sterker dan 2009 laat het jaarverslag 2010 laat zien hoe zwaar de klappen zijn voor de gemeentelijke taken en de financiële situatie. Enkele voorbeelden uit het jaarverslag 2010: de uitgifte van gronden voor woningbouw en bedrijfsterrein blijft sterk achter bij de eerdere prognoses en zal dat ook de komende jaren doen. Op het beleidsproduct Grondexploitaties is in 2010 een nadeel geboekt van € 49,8 miljoen. een groter aantal mensen doet een beroep op de sociale voorzieningen. Het voor 2010 geraamde budget minimabeleid is met € 1,8 miljoen overschreden. Ook was er meer vraag dan verwacht naar de WMO voorzieningen (Wet Maatschappelijke Ondersteuning huishoudelijke verzorging en individuele verstrekkingen). Het budget op deze WMO-posten werd per saldo met € 2,8 miljoen overschreden.


5

de investeringen in het kader van de BROA zijn eveneens sterk achtergebleven bij de verwachtingen. Dit houdt o.a. verband met een latere afrekening van kosten aanleg tunnel Zutphense straat. Zie jaarverslag p. 335 e.v. Overzicht investeringen BROA 2007-2010 (mln euro)

Begroot primair Begroot na wijziging Realisatie

2007

2008

2009

2010

38,9 22,7 15,3

41,8 31,0 16,0

25,9 17,0 9,9

24,4 17,9 6,7

de inkomsten van een aantal leges is in 2010 teruggelopen. Overzicht afname enkele legesinkomsten 2010 (x 1.000 euro) geraamd Afvalstoffenheffing 1 Parkeerbelasting2 Precario3 Bouwleges4 Vergunningen Publiek domein (horeca, evenementen, etc.) Marktgelden

gerealiseerd

Afname

17.918 4.844 623 5.074 241

17.302 4.683 530 4.599 180

- 3,4 % - 3,3 % -17,9% - 9,4 % - 25,3 %

362

339

- 6,4 %

Zie jaarverslag, paragraaf Lokale heffingen p. 309 e.v. De gemeente heeft dus op diverse fronten met een zwaardere opdracht en financiële tegenvallers te maken. En dan heeft de gemeente de echte bezuinigingsoperatie nog voor de boeg waarbij het totale budget – zoals in het bestuurakkoord aangekondigd – met structureel € 30 miljoen moet krimpen. Voor de rekenkamercommissie is dit een reden om specifiek het risicomanagement en weerstandsvermogen van de gemeente onder de loep te nemen. (zie paragraaf 4.2 van dit rapport).

3.2 specifiek de programma’s 8, 13 en 14 De commissie heeft in de vraagstelling aan de organisatie extra aandacht besteed aan de programma’s 8, 13 en 14 van het jaarverslag. Programma 8 Inkomensvoorziening, dienstverlening en activering Enkele relevante ontwikkelingen binnen programma 8: • Het bestand aan uitkeringsgerechtigden (WWB/WIJ) is in 2010 met 11,6 % toegenomen. Voor zover er vergelijkingscijfers zijn (tm oktober 2010) liep de groei in Apeldoorn in de pas met de landelijke trend. • De werkgeversbenadering in het kader van het re-integratiebeleid is succesvol. De gemeente is na minder gunstige ervaringen gestopt met het inschakelen van particuliere re-integratiebedrijven. Met een eigen team werkgeversdiensten zijn in 2010 354 personen met een WWB-uitkering aan het werk geholpen. Per

1 2 3 4

Gerealiseerd bruto, voor restitutie € 1,5 miljoen aan alle bewoners in Apeldoorn. Gerealiseerd bruto, voor afdracht opbrengst parkeergarage € 0,6 miljoen aan Orpheus Cijfers 2009 omdat precario 1 jaar na gebruik worden opgelegd. Verlaging inkomsten ondanks tariefsverhoging van 1,65% naar 1,95%


6

•

• •

klantmanager bedroeg de uitstroom het dubbele van de target (geraamd: 25 plaatsingen 25 per fte, gerealiseerd: 51 plaatsingen per fte). De aanvragen voor Regelrecht namen met 17% toe. Het beroep op bijzondere bijstand groeide (excl. collectieve zorgverzekering) met 19% naar 19.000 aanvragen. De budgetoverschrijding (€ 1,8 miljoen) kon eenmalig deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve Armoedebestrijding (die daarmee is uitgeput). Het aantal mensen met een schuldenprobleem dat bij de Stadsbank aanklopte steeg met 11 %. De gemiddelde schuld per aanvraag nam fors toe. Er melden zich veel huizenbezitters met een betalingsachterstand op de hypotheek. Ook melden zich meer mensen met een modaal inkomen die door een inkomensachteruitgang schulden hebben gemaakt.

Programma 13 en 14 – ruimtelijke ordening, woningbouw en bedrijfsterreinen Enkele relevante ontwikkelingen binnen de programma’s 13 en 14: • In 2010 heeft de gemeente te 7,8 ha bedrijfsterrein uitgegeven tegen 18 ha begroot. • Op de locatie Zuidbroek is in 2010 slechts de helft van de geplande gronduitgifte voor woningbouw gerealiseerd. • Van 723 nieuwbouwwoningen kon in 2010 de bouw worden gestart; vooraf was startbouw geraamd op een bandbreedte van 600-1.000 woningen. Het accent lag op goedkope en middeldure woningen en grondgebonden woningen in plaats van gestapelde bouw. Afgezet tegen de zwakke marktsituatie zijn deze cijfers opmerkelijk goed. • De uitvoering van bouwplannen wordt geremd door diverse knelpunten, o.a. terughoudendheid van banken t.a.v. de financieringsmogelijkheden van kopers, maar ook de bouwclaims op een locatie als Zuidbroek. • De inzet van corporaties om de bouwstroom op gang te houden is over het algemeen goed. Tegen de trend in hebben zij de durf om een aantal bouwprojecten te starten. Daar staat tegenover dat het overleg over de prestatieafspraken stroef verloopt. De raad zal naar verwachting pas na de zomer door het college over de prestatieafspraken worden geconsulteerd. • De commissie uit haar bezorgdheid over de snelheid van actualisering van bestemmingsplannen. Probleem is ondermeer dat voor sommige bestemmingplannen een voortoets of MER noodzakelijk is. De raad is voor het laatst in september 2010 over de voortgang geïnformeerd. In bijlage 2 treft de raad antwoord op nadere vragen van de commissie. Volgens de ambtelijke dienst loopt de gemeente een risico van maximaal € 0,5 miljoen aan inkomstenderving bouwleges, indien per 1 juli 2013 niet alle plannen op tijd geactualiseerd zijn. Aanbeveling 4 De commissie geeft de raad in overweging zich specifiek te laten informeren over de mate waarin de gemeente regie kan voeren op de bouwontwikkeling van grote bouwlocaties als Zuidbroek. Aanbeveling 5 De commissie adviseert de raad het onderwerp actualisering bestemmingsplannen, inclusief de gevolgen voor mogelijke inkomstenderving van bouwleges binnenkort apart te agenderen in de politieke markt.

3.3 Overige programma’s Programma 4 Verkeersprojecten Van de 26 geplande verkeersprojecten is in 2010 65% gerealiseerd of was in uitvoering. Dat 35 % nog niet in uitvoering is genomen heeft diverse oorzaken: vertraging in besluitvorming en bestemmingplanprocedures, maar ook onvoldoende financiële dekking. Rekenkamercommissie Apeldoorn Onderzoeksrapport Jaarverslag en jaarrekening 2010 – mei 2011

7

Programma 6 Beheer openbare ruimte Op grond van de besluitvorming rond de kadernotitie Beheer Openbare Ruimte is bekend dat de gemeentelijke middelen ontoereikend zijn om de gehele openbare ruimte op orde te houden. De situatie is in 2010 verslechterd omdat het wegennet tijdens twee achtereenvolgende winter veel vorstschade opliep. Het percentage verhardingen dat technisch niet voldoet is in 2010 gestegen van 14 naar 22%. Er is voorrang gegeven aan het onderhoud van hoofdwegen en herstel van asfaltwegen. De wegen met elementverhardingen gaan continue in kwaliteit achteruit. Zie ook bijlage 2, beantwoording schriftelijke vragen. Programma 11 Jeugd en sport De organisatie kan op grond van nu beschikbare informatie geen sluitende verklaring geven voor de daling van het ledental van sportverenigingen en de terugloop van het aantal jeugdsporters in 2010. Een deel van de verklaring kan liggen in het feit dat de leeftijdsgroep jeugd in 2010 licht is afgenomen.

4.

Financieel beheer en verplichte paragrafen Inleiding De controle op rechtmatigheid en getrouwheid van het financiële beeld is primair de opdracht aan de accountant. De voorwaarden voor de controle zijn opgenomen in het controleprotocol 2010 dat de gemeenteraad op 2 december 2010 heeft vastgesteld. In dat protocol heeft de raad geen aparte aandachtspunten benoemd. Wel heeft de gemeenteraad PwC gevraagd systematisch te toetsen hoe de boodschappen in het controlerapport 2009 zijn opgevolgd. De rekenkamercommissie heeft kennis genomen van de verantwoording over de financiën en van de bevindingen van de accountant en heeft onduidelijkheden met de accountant besproken. Specifiek heeft de rekenkamer de paragrafen weerstandvermogen (7.1) en bedrijfsvoering (7.7) onderzocht. Ten aanzien van het grondbedrijf heeft de commissie terughoudendheid betracht omdat het functioneren van grondbedrijf onderwerp is van een raadsenquête en het Meerjarenperspectief Grondexploitaties een aparte behandeling krijgt van de gemeenteraad.. Bevindingen 4.1 Financiële resultaat De financiële situatie van de gemeente Apeldoorn is zorgelijk. Het college heeft zowel gedurende het jaar als bij de jaarafsluiting forse ingrepen in de financiële huishouding moeten doen om een sluitende jaarrekening te presenteren. De begroting 2010 voorzag bij vaststelling al in een tekort van € 9,9 miljoen, te dekken door een onttrekking aan de algemene reserve. Bij de vaststelling van de MPB 2011 heeft de raad besloten het grondbedrijf te versterken met € 10 miljoen en een afdracht van € 1 miljoen vanuit het grondbedrijf achterwege te laten. Beide bedragen worden gedekt uit de algemene reserve van de gemeente. In 2010 was dat mogelijk dankzij een eenmalige opschoning van bestemmingsreserves ten gunste van de algemene reserve van € 20,3 miljoen. Nu bij het afsluiten van de jaarrekening is het college gedwongen een verliesneming en afwaardering op de bezittingen van het grondbedrijf in te boeken van netto € 49,8 miljoen. Daarvan wordt per saldo € 7,7 miljoen verrekend met de algemene reserve van het grondbedrijf. Voor het resterende bedrag € 42,1 miljoen worden voorzieningen getroffen ten koste van de algemene reserve. Omdat de algemene reserve dit niet kan


8

dragen stelt het college voor de kapitaallastenreserve Omnisport op te heffen als ook een deel van de exploitatiereserve Veluws Nuts Bedrijf. De keuze voor opheffing van juist deze reserves is niet expliciet in de jaarstukken gemotiveerd. Naar aanleiding van vragen van de commissie is toegelicht dat als eerste is gekeken naar reserves waar geen risico’s tegenover staan en die geen egaliserend karakter hebben. Kortom reserves die bij opheffing uitsluitend effect hebben op de exploitatie. Daarnaast moesten de reserves voldoende omvang hebben. Tenslotte heeft het college ook mee laten wegen welke reserves bij opheffing relatief de minste exploitatielasten tot gevolg hebben. De gekozen maatregelen verleggen de opgave naar de toekomst, omdat de gemeente in de komende bezuinigingsopgave structureel € 3,2 miljoen extra dekking moet vinden. Vanuit de optiek van risicomanagement (handhaving van een verantwoord niveau van algemene reserve) is dit voorstel een noodzakelijke ingreep. Het tekent eens te meer de zorgelijke financiële situatie van de gemeente. 4.2 Informatievoorziening De financiële huishouding is in algemene zin in de jaarstukken 2010 inzichtelijk in beeld gebracht. Het jaarresultaat is helder gepresenteerd en verschillen met de begroting zijn op hoofdlijnen duidelijk. Op postniveau is de commissie met de accountant van oordeel dat de toelichting op over- en onderschrijdingen veelal constaterend van aard is. Meer analyse en verklaring van oorzaken is gewenst. De uitkomsten van het meerjarenperspectief grondexploitaties (MPG) is in de jaarstukken geconsolideerd. Het heeft het college opnieuw moeite gekost het opstellen van de MPG op tijd af te ronden. Verdere versnelling van het MPG-proces is nodig. De accountant heeft zijn goedkeurende verklaring afgegeven zonder beperkingen. Bij de controlewerkzaamheden heeft de accountant enkele onzekerheden vastgesteld waarvoor het college een verbeteraanpak heeft toegezegd. Kijkend nar het aspect rechtmatigheid, hebben de tekortkomingen in de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen voornamelijk betrekking op procedures die in voorgaande jaren zijn ingezet en bij de verscherpte controle in 2010 aan het licht zijn gekomen. Van belang is de constatering dat het college ten aanzien van de overschrijdingen in de sociale sector in de loop van het jaar aan de actieve informatieplicht heeft voldaan. De bestemmingsvoorstellen zijn in het raads- en collegevoorstel voldoende toegelicht. 4.3 Paragraaf Weerstandsvermogen De raad heeft op 16 december 2010 een nieuwe nota risicomanagement vastgesteld. In lijn daarmee is de paragraaf weerstandsvermogen opgesteld. Een vooruitgang is de verbeterde kwantificering – voor zover mogelijk – van de verschillende risico’s en het benodigde weerstandvermogen. Dat geeft meer zekerheid aan de raad over de bepaling van het weerstandvermogen (Algemene Reserve, belastingcapaciteit en ruimte op de begroting). Omdat enkele risicoposten onvermijdelijk pro memorie zijn geraamd, stelt het college terecht dat uit een vergelijking van totale risico’s en weerstandscapaciteit geen absolute conclusies te trekken zijn. De rekenkamercommissie heeft in het overleg met de ambtelijke organisatie en met de accountant uitgebreid stil gestaan bij de risico’s en de praktijk van het risicomanagement. Met de scorekaart van de risico’s (jaarverslag p.254/255) brengt het college in de begroting, het jaarverslag en de beide turaps de risico’s doorlopend uniform in beeld. Zo is voor de raad overzichtelijk te volgen welke mutaties in het risicoprofiel zich voordoen. Daarnaast functioneert voor majeure risico’s het systeem van actieve informatieplicht dat in de nota risicomanagement en in een verordening is verankerd. Rekenkamercommissie Apeldoorn Onderzoeksrapport Jaarverslag en jaarrekening 2010 – mei 2011

9

Hoe goed het risicomanagement op papier ook is uitgetekend, er blijven in de optiek van de rekenkamercommissie enkele specifieke aandachtspunten die de raad bij de behandeling van de jaarstukken bij het college aan de orde kan stellen: - de bewaking van open einde regelingen; Deze risico’s doen zich voornamelijk voor in de sociale sector en kennen allen een hoog risicoprofiel: het beroep op WWB en WIJ, het minimabeleid en de WMOvoorzieningen en -verstrekkingen. De ervaring van het afgelopen jaar leert dat de vraag naar de voorzieningen zeer moeilijk te ramen is en ombuigingen politiek niet van vandaag op morgen te realiseren. Het college dient het instrument van de actieve informatieplicht voor deze open einde regelingen ten volle te benutten en niet enkel gebruik te maken van de turaps om de raad over risicoontwikkelingen te informeren. De raad kan zelf door middel van agendering belangrijke maatschappelijke thema’s met financiële gevolgen actief bespreekbaar maken in de politieke markt. - de risico’s van verbonden partijen; In diverse verbonden partijen participeert de gemeente via een gemeenschappelijke regeling of via aandeelhouderschap. Ook hier is een snelle inzet van de actieve informatieplicht geboden, ook al zijn oplossingen voor bepaalde risico’s vanuit bestuur of raad van commissarissen nog niet direct voorhanden. Recente ontwikkelingen zoals met NV Schouwburg Orpheus en NV Luchthaven Teuge zijn daarvan voldoende illustratie. Overigens heeft de accountant aangegeven vanuit de interne beheersing en eigen controle op dit moment geen aanleiding te zien tot een ander waardering of verantwoording van balansposten met betrekking tot verbonden partijen. - enkele hoogriskante grondbedrijfdossiers; De dynamiek van enkele grondbedrijfcomplexen waarin veel geld is geïnvesteerd is en blijft groot en de mogelijkheden tot compensatie van verdere tegenvallers gering. De commissie verwijst naar het verslag van bevindingen van de accountant waarin enkele grondbedrijfcomplexen en de niet in exploitatie genomen gronden nader worden beschouwd. Volgens de rekenkamercommissie verdient het voor de raad overweging om zich periodiek door het college te laten bijpraten over dossiers als Zuidbroek. Dat kan gecombineerd worden met vormen van schriftelijke informatieoverdracht. - de invoering en uitvoering van voorgenomen bezuinigingsmaatregelen; De raad ontkomt er niet aan om bij de komende Voorjaarsnota en de MPB 20122015 te besluiten tot ingrijpende bezuinigingen. De raad doet er verstandig aan zich vooraf terdege te vergewissen van de hardheid van te treffen maatregelen. Ook zal de raad uiterlijk bij de begroting afspraken moeten maken over de wijze waarop de raad de invoering van bezuinigingen wenst te volgen. Informatievoorziening en verantwoording in de reguliere planning en control cyclus ligt voor de hand, maar de vraag is of dat alleen voldoende is. Denkbaar is dat de stand van de bezuinigingen – vergelijkbaar met het dashboard – apart in beeld wordt gebracht in de turaps en de jaarstukken. Bij (grote) afwijkingen kan het college dat toelichten en zo nodig met een afzonderlijke rapportage vervangende dekkingsvoorstellen aan de raad voorleggen. Samenvattend pleit de commissie bij de majeure risico’s voor een actieve opstelling van de gemeenteraad in termen van sturing en controle, vertaald in adequate informatieverschaffing door het college. 4.4 Paragraaf Bedrijfsvoering In mei 2010 is een vacaturestop ingesteld. In de paragraaf bedrijfsvoering doet het college beknopt verslag met betrekking tot de ontwikkeling van de formatie en personele bezetting (jaarverslag p.316/317). Op verzoek van de rekenkamercommissie is aanvullend een gedetailleerd overzicht per dienst geleverd over alle maanden van 2010 (zie beantwoording bijlage 2 exclusief voor raadsleden). Rekenkamercommissie Apeldoorn Onderzoeksrapport Jaarverslag en jaarrekening 2010 – mei 2011

10

Deze cijfers wijken licht af van de jaarstukken. Vanaf de vacaturestop tot het eind van 2010 is de bezetting met 23 fte gedaald en de vrije ruimte in de formatie met 26 fte gestegen. Eind 2010 is de vrije ruimte binnen de formatie 100 fte (6,5% van de totale formatie). De commissie deelt de mening van de accountant dat het wenselijk is ook een financiële analyse van de totale ontwikkeling van de personeelskosten op te nemen in de jaarstukken (verslag van bevindingen p.15). In het kader van de aanstaande bezuinigingen mag een dergelijk inzicht niet ontbreken. Niet omdat de raad daarop zou moeten sturen, maar wel omdat de raad recht heeft op transparantie. Bij het instellen van de vacaturestop heeft het college toegezegd op het punt van inhuur derden inzicht te geven. In het jaarverslag beperkt dat zich tot de mededeling dat de inhuur in december 2010 circa 54 fte bedroeg en dat dit aantal “als een redelijk gemiddelde omvang per maand kan worden bezien”. Uit de nadere beantwoording is wordt duidelijk dat de financiering van inhuur zowel uit het reguliere personeelsbudget als uit programma- en projectbudgetten plaats vindt. Het is goed bij een verbetering van de informatievoorziening aan de raad dat onderscheid te blijven maken. Uit het overleg met de organisatie komt naar voren dat gemiddeld genomen de werkdruk toeneemt en de gevraagde inzet de grenzen van de ambtelijke capaciteit bereikt. De organisatie moet college en raad ondersteunen in de voorbereiding van bezuinigingsplannen, heeft te maken met extra toeloop op sociale regelingen, werkt hard aan planaanpassingen om woningbouw en economische ontwikkeling in gang te houden, moet anticiperen op decentralisaties (denk aan de herziening van wetgeving voor werk en inkomen en de jeugdzorg) en heeft te maken met de vacaturestop die al een voorschot neemt op een krimpende formatie. Hoewel niet primair de verantwoordelijkheid van de raad is het goed dat het college de raad periodiek deelgenoot maakt van het personeelbeleid en de “rek” in de ambtelijke organisatie. De commissie heeft navraag gedaan naar de stand van zaken met betrekking tot de navolging van het rekenkameronderzoek ‘beheersing grote projecten’. Gemeld is dat naar aanleiding van het onderzoek de nota actieve informatievoorziening en de nota risicomanagement zijn geactualiseerd en het interne cursusaanbod projectmanagement is verbeterd. Een raadsvoorstel voor projectaftrap Grote Projecten, waarvan het college had toegezegd die najaar 2010 voor te leggen, heeft de raad nog niet bereikt. Aanbeveling 6 Gemeenteraad, maak afspraken dat het college u de ontwikkeling van formatie, bezetting en inhuur van personeel en de daarmee gemoeide personele kosten en dekkingswijze periodiek transparant in beeld brengt. Aanbeveling 7 Vraag van het college beter inzicht in de algemene werkdruk en de keuzes en gevolgen van taakstellingen op de interne organisatie.

4.5 Financieel beheer – overige punten Het is de commissie opgevallen dat het volume Overlopende projecten de afgelopen twee jaar erg hoog is gebleven. Een belangrijke verklaring daarvoor is dat het rijk via de algemene uitkering specifieke middelen toekent die meerjarig mogen worden besteed. Het is nu regel deze via de overlopende projecten te boeken en niet meer bij de overlopende passiva.


11

Bijlage 1 Checklist uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport jaarstukken 2009 De rekenkamercommissie heeft getoetst of en in hoeverre raad, college en organisatie en de commissie zelf uitvoering hebben gegeven aan de aanbevelingen, vorig jaar, naar aanleiding van het onderzoek van de jaarstukken 2009.

Aanbeveling 1

Uitgevoerd

Toelichting

Richt in aansluiting op de plannen voor een nieuwe begrotingsindeling de kaderstelling in de begroting meer op hoofdlijnen in en dynamiseer de begroting en de jaarstukken Sta de komende raadsperiode apart stil bij het kostenniveau van diverse activeringstrajecten.

NOG NIET VAST TE STELLEN

Voorstel nieuwe begrotingsindeling in voorbereiding (mei 2011 in de politieke markt Apeldoorn)

NEE

Er is geen apart inzicht gevraagd of geboden in het kostenniveau van diverse activeringstrajecten. Indirect is het onderwerp wel aan de orde bij de voorstellen voor afbouw van de ID- en Wiw-regeling en de voorbeschouwing op de halvering van participatiebudgetten (toekomst reintegratie – kerntakendiscussie en Voorjaarsnota 2011)

3

Agendeer het onderwerp prestatieafspraken met de woningbouwcorporaties op korte termijn in de politieke markt zodat de raad duidelijkheid krijgt over de afronding van nieuwe kaderafspraken.

NEE

4

Stel op grond van de verantwoording in de jaarstukken de doelen en streefcijfers in de komende begroting tot een realistisch niveau bij en communiceer hierover helder met de bevolking. Voorbeeld: het streefcijfer ‘Oordeel van burgers over onderhoud van wegen en fietspaden’ Besteed mede in het licht van het nieuwe bestuursakkoord de komende tijd specifiek aandacht aan een optimalisering van het gebruik van wijkvoorzieningen.

NEE

Wordt in samenhang met de uitvoering van aanbeveling 1 aangepakt.

JA

In de kerntakendiscussie is de sociale infrastructuur en de voorzieningen in de wijken een thema. Dit krijgt uitwerking in de Voorjaarsnota 2011.

6

Maak afspraken dat de raad op korte termijn voorstellen voor een verbeterde kaderstelling van het grondbeleid voorgelegd krijgt.

JA DEELS

7

Maak afspraken ten aanzien van de verbetering van de financiële transparantie (mutaties reserves) zodat de raad daarover voor het begin van het begrotingsjaar 2011 een besluit kan nemen.

JA

Het college heeft de raad najaar 2010 een nieuwe nota grondbeleid voorgelegd. Deze is op 14 oktober 2010 technisch informatief in de politieke markt besproken en zal later (na afronding van keuzes over de kerntaken) ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Dit sluit aan bij de opmerkingen van de accountant in zijn verslag van bevindingen 2011 dat nog aanvullende kaderstelling nodig is om de sturing van de raad te completeren. De raad heeft is op 16 december 2010 een geactualiseerde nota reserves en voorzieningen vastgesteld.

2

5


12

Bijlage 2 Ambtelijke beantwoording schriftelijke vragen rekenkamercommissie– exclusief voor raadsleden bijgevoegd bij de raadsstukken


13

Rekenkamercommissie gemeente Apeldoorn Samenstelling mei 2011 Voorzitter: J.M. (Joop) Roebroek Vice-voorzitter/lid: J.G. (Johan) Kruithof Overige leden: D. (David) van As A.C. (Sjanie) Donker M. (Menno) van Erkelens M. (Martin) Fransen M. (Maaike) Moulijn J.A.J. (Jos) Reijerink M.J.P. (Mark) Sandmann Secretaris: H. (Herman) van den Broek Postadres: Telefoon: E-mail: Website:

Postbus 9033 7300 ES Apeldoorn (055) 580 1563 [email protected] www.apeldoorn.nl


14

Rekenkamercommissie Apeldoorn. Onderzoeksrapport Jaarstukken 2010

Recommend Documents