BIJLAGENBOEK Onderzoek beheersing grote projecten. Opdrachtgever Rekenkamercommissie Apeldoorn

Van Rapport

Postbus 60055, 6800 JB Arnhem Velperplein 8, 6811 AG Arnhem Telefoon (026) 355 13 55 Fax (026) 355 13 99 [email protected] www.kplusv.nl

BIJLAGENBOEK Onderzoek beheersing grote projecten Opdrachtgever Rekenkamercommissie

Referentie

Apeldoorn

Arnhem, 21 oktober 2009 Ons kenmerk 1010758-025b/hpo/tjo

21 oktober 2009 Ons kenmerk 1010758-025b/hpo/tjo


Inhoud 1

Gefaseerde onderzoeksaanpak

1

2

Overzicht grote projecten

3

3

Quick scan

7

3.1

Omnizorg

7

3.2

Triënnale

13

3.3

Zuidbroek

16

3.4

Invoering Wet Werk en Bijstand

20

3.5

Osseveld Oost

21

3.6

Station Zuid

26

3.7

Station Noord

29

3.8

Dienstverlening

32

3.9 4

Parkeergarage Catharine Amaliapark Diepteonderzoek vier projecten

34 41

4.1

De Haere

41

4.1.1

Beschrijving project

41

4.1.2

Besluitvorming en uitvoering

43

4.1.3

Politiek en bestuur

45

4.1.4

Organisatie

47

4.1.5

Beheersinstrumenten

48

4.1.6

Externe omgeving

49

4.2

Omnisport

51

4.2.1


51

4.2.2


53

4.2.3

Politiek en bestuur

58

4.2.4

Organisatie

61

4.2.5

Beheersinstrumenten

62

4.2.6

Externe omgeving

65

4.3

Invoering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo)

71

4.3.1


71

4.3.2


73

4.3.3

Politiek en bestuur

77

4.3.4

Organisatie

77

4.3.5

Beheersinstrumenten

78

4.3.6

Externe omgeving

79

4.4

Groot Zonnehoeve

80

4.4.1


80

4.4.2


83

4.4.3

Politiek en bestuur

85

4.4.4

Organisatie

86

4.4.5

Beheersinstrumenten

88

4.4.6

Externe omgeving

90

4.5 5

Samenvatting met normenkader Lijst geïnterviewde personen

92 95

6

Geraadpleegde documenten

97

6.1

Projectbeheersing Apeldoorn

97

6.2

Planning & controlcyclus

98

6.3

Dossier Omnisport

99


6.4

Dossier Invoering Wet Werk en Bijstand

101

6.5

Dossier De Haere

102

6.6

Dossier Triënnale

103

6.7

Dossier Omnizorg

105

6.8

Dossier Station Noord

107

6.9

Dossier Station Zuid

108

6.10

Dossier Zuidbroek

109

6.11

Dossier Groot Groot Zonnehoeve

110

6.12

Dossier Parkeergarage Catharina Amaliapark

111

6.13

Dossier Osseveld Oost

112

6.14

Dossier Dienstverlening

114

6.15

Dossier Wmo

115

6.16 7

Overige literatuur Verantwoording verwerking hoor en wederhoor

117 119


1

Gefaseerde onderzoeksaanpak Startbijeenkomsten Met begeleidingscommissie rekenkamercommissie. Met projectleiders en controllers. Workshop Normenkader Met een vertegenwoordiging van projectleiders en controllers. Vaststelling Normenkader door de Begeleidingscommissie. Quick scan twaalf grote projecten Dossieronderzoek van door de organisatieaangereikte dossiers. Tussenrapportage Rapportage van dossieronderzoek aan begeleidingscommissie Selectie door begeleidingscommissie van vier grote projecten voor nader onderzoek. De beschrijvingen van de acht projecten uit de quick scan die niet nader worden onderzocht, worden voorgelegd aan de projectleiders. Diepteonderzoek vier grote projecten Op basis van aangereikte dossiers en aanvullingen daarop en interviews met betrokken wethouders, directeuren, controllers, projectleiders, projectmedewerkers, externen. Interview verslagen worden voorgelegd aan geïnterviewde personen. Analyse Gericht op resultaten van het diepte-onderzoek en de quick scan. Halverwege de analyse een presentatie van tussentijdse resultaten aan de begeleidingscommissie met voorlopige antwoorden op de vragen van de rekenkamercommissie. Formuleren van conclusies en leerpunten. Bespreking van de conceptrapportage door de begeleidingscommissie. Conceptrapportage en hoor en wederhoor Begeleidingscommissie legt resultaten voor aan de gemeentelijke organisatie. Eindrapportage aan Rekenkamercommissie

Pagina 1


Pagina 2


2

Overzicht grote projecten Meerjarig overzicht dashboard onderwerpen Apeldoorn en relatie met grote projecten B&W.

Dashboard '06

Dashboard '07

Amb voorstel 14-1-08

Dashboard '08

Dashboard '09

Onderwerp

Dienst

1

1

Apeldoorn geeft antwoord

pd / mid

niet fysiek niet fysiek

Besluit B&W

17

15

2

2

Cultuurverandering

mid

19

16

3

3

Invulling taakstelling gem.

mid

41

17

4

4

Proces oud voor nieuw

mid

niet fysiek

1

1

5

5

Parkeergarage Catharina Amaliapark

mmo

fysiek

6

6

Deltaplan verhardingen

mmo

fysiek

18

7

7

Uitbreiding HBO / WO

sam

niet fysiek

5

8

8

Onderwijshuisvesting 2006-16

sam

fysiek

21

9

9

Herijking minimabeleid

sam

niet fysiek

10

10

Modernisering WSW

sam

niet fysiek

11

11

Omnizorgcentrum

sam

fysiek

23

12

12

Wet Maatschappelijke Ondersteuning

sam

niet fysiek

22

13

13

Regionaal Kompas

sam

niet fysiek

35

25

14

14

Pardonregeling

sam

niet fysiek

7

6

15

15

Omnisportcentrum

sam

fysiek

16

16

Triënnale

sam

7

17

17

Park Berg&Bos

mmo

fysiek

8

18

18

Zuidbroek

ro

fysiek

27

19

19

Radio Kootwijk

ro

niet fysiek

11

9

21

21

Kanaalzone

ro

fysiek

12

11

22

22

Herstructurering Zevenhuizen

ro

fysiek

23

26

38

10

x

x

niet fysiek

x

Pagina 3

niet fysiek


Dashboard '06


Dashboard '07

Dashboard '08

Dashboard '09

Onderwerp

Dienst

12

23

23

Herstructurering Zuid

ro

13

13

24

24

Regionaal bedrijventerrein Apeldoorn Zuid / AGOVV stadion

ro

14

14

25

25

Binnenstad

ro

fysiek

43

29

26

26

Nieuwe wetgeving RO

ro

niet fysiek

27

27

De Haere

ro

30

28

28

Versnelling woningbouwproductie

ro

niet fysiek

32

29

29

Duurzaamheid

mmo

niet fysiek

28

30

30

Reesink

ro

44

20

fysiek x

x

x

x

Plattelandsontwikkeling

fysiek

fysiek

niet fysiek niet fysiek

2

2

Deregulering

pd

3

4

Stadsdeelaanpak

pd

4

31

Basisbrandweerzorg

brw

5

Regiorail

mmo

6

Ring / Zutphensestraat

mmo

8

Uitvoeringsnota lucht

mmo

9

Hoofdriool Vlijtseweg

mmo

15

MFC-centrum binnenstad / doelgroepenbad

sam

16

invoering wet inburgering

sam

18

Cultuurkwartier o.a. Huis Schoone Kunsten

sam

20

Besluit B&W

ontwikkeling evenementenbeleid

mid

21

19

ruimtelijke visie netwerkstad / stedendriehoek

ro

22

20

agenda vitaal platteland

ro

24

revitalisering Beekbergen en MFC

ro

25

Herstructurering Zevenhuizen

ro

27

Zuidbroek (incl. Groene Mal)

ro

28

Station -Noord (OV strook)

ro

Pagina 4


Dashboard '06

Dashboard '07

Dashboard '08

Dashboard '09

Onderwerp

Dienst

29

Station-Zuid (incl. ROC)

ro

30

Zuidwestpoort (De Veldekster)

ro

31

Groot Zonnehoeve

ro

32

Kanaalovers (Haven-centrum)

ro

33

Kanaaloevers (Veldhuis)

ro

34

PWA-zone (P-fase)

ro

36

Bedrijventerrein Ecofactorij

ro

37

Bedrijventerrein A1 / Malkenschoten

ro

39

Noordoostpoort / Stadhoudersmolen

ro

40

Locatie Willem III Kazerne

ro

42

Marktstraat / Beekstraat

ro

45

Winkelcentra (algemeen)

ro

46

Reesink / Ecofactorij

ro

47

Fibroned / Ecofactorij

ro

3

Integriteit

mid

24

Zuidwestpoort (stadion AGOVV)

ro

26

Regionaal bedrijventerrein Apeldoorn Zuid

ro

10

Samenhangend jeugdbeleid

sam


Besluit B&W

Pagina 5


Pagina 6


3

Quick scan 3.1 Omnizorg Quick scan op basis van aangereikt dossier, december 2008 Het project Omnizorg betreft een multifunctioneel opvangcentrum voor daklozen,verslaafden en ggzpatiënten. Eind februari 2002 heeft de gemeenteraad Haven-Centrum als toekomstig gebied aangewezen om tenslotte, naar aanleiding van een verrichte inpassingsstudie, op 15 april 2003 Stationsstraat 30 aan te wijzen als definitieve bouwlocatie. In oktober 2003 was het voorlopige ontwerp (VO) gereed en na enkele tussenstudies is in februari 2005 het definitieve ontwerp (DO) opgeleverd. Na een Europese aanbesteding zijn eind december 2005 de contracten gesloten met de bouwkundige, de elektrotechnische en de werktuigbouwkundige aannemers (in totaal drie partijen). Bouwbedrijf Klaassen is de hoofdaannemer. De bouwperiode zou 15 maanden duren (april 2006 - juli 2007). Aangezien er vertraging optrad in het bouwrijp opleveren van het kavel, moeilijkheden bij het aanleggen van de bouwstroom etc. is de bouw daadwerkelijk pas later gestart en is via een supplement aannemingovereenkomst (o.g.v. art. 5 van de aannemingsovereenkomst van 20 december 2005: 'bij onverhoopt vertraagde start bouw, schuift de opleverdatum dienovereenkomstig op en wordt de nieuwe opleverdatum in een aparte overeenkomst vastgelegd') de overeengekomen nieuwe opleveringsdatum bepaald op 8 oktober 2007. Gedurende de bouw ontstond echter vertraging. Dit leidde tot extra kosten. De uiteindelijke oplevering was negen maanden na de geplande datum in juli 2008. Het opvangcentrum werd vervolgens in september 2008 in gebruik genomen. Budget Het budget voor de investering van € 10,7 miljoen is vastgesteld met het collegebesluit van 25 januari 2006. Vervolgens is op 16 februari 2006 door de raad daarmee ingestemd. Daadwerkelijke kosten Na aftrek van de verhaalbaarheid bij de aannemer resteert een kredietoverschrijding van ca. € 1,5 mln. ten opzichte van het raadskrediet van € 10,7 mln. Deze overschrijding komt door: Uitloop van het project: € 0,6 mln.: uitloopkosten nevenaannemers; extra adviseurs- en projectmanagementkosten; juridische ondersteuning vanwege de discussie tussen aannemer en gemeente; extra bouwrente. Andere oorzaken € 0,9 mln.: meerwerk waarbij actuele extreem gestegen prijzen worden gerekend; meerkosten door bouwbesluit, detaillering ontwerp, hogere kosten warmteleiding et cetera; planschadevergoedingen die niet binnen het project waren geraamd.

Pagina 7


De aannemer wordt verantwoordelijk gehouden voor de vertraging en er wordt in het najaar van 2007 een projectbemiddeling opgestart, om het bouwproces te versnellen (de aannemer kwam niet met een afbouwplanning). In ieder geval kan de boeteclausule vanwege de te late oplevering in werking treden. De raad wordt met een brief indicatief geïnformeerd over de beoogde dekking van het tekort. Naar verwachting kan de dekking van de kredietoverschrijding van € 1,5 miljoen budgettair neutraal verlopen door: verhoging van de huisvestingsvergoeding (ambtelijk al overeengekomen met exploitanten); extra onttrekking aan voorziening rijksbijdrage; het niet aanspraak hoeven maken op de beschikbare en al ingecalculeerde post niet verrekenbare btw; verhaalbaarheid van de kosten op de hoofdaannemer. Dit is de stand van zaken per 28 oktober 2008, bij de tweede tussentijdse rapportage 2008. Toelichting: in de niet openbare brief van 24 april 2008 van de wethouder aan de raad zijn de oorzaken van de vertraging, de oorzaken van hogere uitgaven, de dekking van de meerkosten en de aansprakelijkheid gemeld aan de raad. In de tweede tussenrapportage 2008 (niet openbare bijlage) is juist de sterke afhankelijkheid van de afwikkeling met de aannemer genoemd voor wat betreft de hoogte van de overschrijding. Tijd Er ontstond bij de bouw een vertraging van uiteindelijk 9 maanden (juli 2008 in plaats van oktober 2007). Uit de turap's blijkt dat de planning gaandeweg opschoof. De raad werd geïnformeerd over de vertraging in de bouw. In het jaarverslag van 2006 werd gemeld dat ingebruikname zou verschuiven naar januari 2008 (risico: code blauw, tijd en geld: geel, prestatie: groen). In september 2007 werd de raad nader geïnformeerd door de wethouder. Dit was direct nadat de gemeente een nieuwe verwachte opleverprognose van de aannemer had ontvangen. Het betrof het aanbrengen van verbeteringen in de personele bezetting bij de aannemer. Dit werd achteraf echter niet waar gemaakt. In deze periode is projectbemiddeling opgestart. De bouwperiode zou 15 maanden duren; in eerste instantie april 2006 - juli 2007, later gewijzigd in oktober 2007. Tijdens het dagelijkse bouwproces trad ABT bv te Velp op richting aannemers als directievoerder, namens opdrachtgever gemeente Apeldoorn. In het opdrachtcontract werden onder andere de functies, de taken en verantwoordelijkheden van opdrachtgever (projectleider), gedelegeerd opdrachtgever (DHV), directievoerder en opzichters (ABT) beschreven, evenals de overlegstructuren: directie-, bouwen werkvergaderingen. Er werden voortgangs-, kwaliteits- en financiële rapportages gemaakt. Citaat: "Bij de uitoefening van de, namens de opdrachtgever uit te voeren, taken van de directievoering en toezicht is er een taakverdeling en afstemming nodig tussen de medewerkers van de opdrachtgever en/of FBW/ABT. De directievoering oefent FBW/ABT uit in opdracht van de gemeente Apeldoorn. ABT behartigt de directievoering en het toezicht en daarmee de uitvoering van het contract en is de formele schakel met de aannemer". Gelet op de problemen die zijn ontstaan in het bouwproces en daarmee samenhangend de vertraging, is het bouwdossier zeer omvattend. Het dossier bevat een viertal verklaringen, namelijk van de directievoerder ABT, DHV BV projectmanagement en de nevenaannemers Hollander Techniek en Wolter & Dros, waarin enerzijds het falen in de bouwplanning en coördinatie van Klaassen tot uitdrukking wordt gebracht en anderzijds blijkt dat zeer intensief en veel tijd is besteed in de aansturing van de hoofd-

Pagina 8


aannemer. Niet alleen met betrekking tot het falen van de hoofdaannemer in de coördinatie van het bouwproces, ook geeft dit document tevens enig inzicht in de inspanningen die de directievoerder heeft verricht om de bouw tot een oplevering te krijgen. Het opvangcentrum werd in juli 2008 opgeleverd en in september 2008 in gebruik genomen. Sturing college en raad Op 27 oktober 1998 stemt het college in met het plan van de Instelling Verslavingszorg Tekendriehoek (IVS) om een "laagdrempelige voorziening voor opvang van verslaafde dak- en thuislozen" te realiseren. Op 24 juni 1999 besluit het college tot vestiging van een gebruiksruimte voor dak- en thuisloze verslaafden op een van twee locaties: Kanaal Noord 25 of Spoorstraat 23. Op 22 augustus 2000 stelt het college het Beleidskader sociale verslavingszorg vast en houdt de twee locaties Kanaal Noord 25 of Spoorstraat 23 beide beschikbaar. Er wordt op dit moment nog geen keuze gemaakt voor Spoorstraat 23. Dat was wel de locatie die in het Beleidskader sociale verslavingszorg, juni 2000, werd voorgesteld. Vervolgens besluit het college op 4 juli 2001 een derde locatie te onderzoeken: de driehoek Kanaaloever, Molenstraat, Stationsstraat (later aangeduid als Haven-Centrum). Op 20 november 2001 wijst het college Kanaal Noord 25 aan als locatie voor de multifunctionele opvangvoorziening. Het raadsbesluit van 28 februari 2002 wijkt af van het eerdere collegebesluit. De raad besluit de locatie Haven-Centrum als locatie aan te wijzen. Via raadsdiscussie en aanname amendement "Beste keus", te weten Haven Centrum, hoofdelijke stemming 20 voor en 19 tegen, besluit de raad, na hoofdelijke stemming het gewijzigde voorstel (27 stemmen voor en 12 stemmen tegen) over te nemen. Op 16 juli 2002 besluit het college N.O. het voorstel over de zoekrichting Omnizorg aan de Stationsstraat te situeren aan te houden: zowel fysiek als qua veiligheidseffecten kan Omnizorg zowel op Kanaal Noord als in het Gebied Haven Centrum gerealiseerd worden. In januari 2003 neemt college en raad kennis van de procedure m.b.t. het uitvoeringsbesluit m.b.t. de locatiekeuze (inpassing in gebied Haven Centrum), het programma, de financiële onderbouwing en het planontwikkelingstraject. Maart 2003 besluit het college de inpassingstudie in principe vast te stellen en van het programma Omnizorg in Haven Centrum kennis te nemen en beide stukken ter bespreking voor te leggen aan de raadscommissie. Definitieve besluitvorming heeft medio april 2003 plaatsgevonden, na bespreking in de raadscommissie, waarbij Stationsstraat 30 wordt aangewezen als nieuwe bouwlocatie voor Omnizorg. Oktober 2003 is het Voorlopig Ontwerp gereed. Alvorens opdracht te geven tot het DO werden enkele tussenstudies verricht, o.a. naar de bezonning van het binnenterrein. Februari 2005 kwam het Definitief Ontwerp gereed, waarna met de bouwvoorbereidingsfase is gestart. Het bestemmingsplan werd door de gemeenteraad in november 2004 goedgekeurd, eind juni 2005 verleende de provincie hieraan goedkeuring.

Pagina 9


Bij voorlopige voorziening deed de Raad van State eind november 2006 uitspraak in het voordeel van de gemeente en op 31 mei 2006 verklaarde de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State in bodemprocedure het door verweerder ingediende beroep ongegrond, waarmee het bestemmingsplan vigerend werd. Op 25 januari 2006 besluit het college om de raad te vragen het investeringskrediet van € 10,7 miljoen ter beschikking te stellen, waarna de raad op 16 februari 2006 dit krediet ter beschikking stelt. De verwachte start van de bouw, onvoorziene omstandigheden nagelaten, is in maart 2006, de verwachte oplevering 16 maanden later, medio 2007. e

Op 3 mei 2007 komt bij een interne bespreking van de voortgang van projecten (1 turap 2007) een mogelijke vertraging van de bouw met 1 of 2 maanden aan de orde. Geconstateerd is dat planning met betrekking tot de oplevering - november 2007 - nagenoeg past binnen het dienstplan 2007 (planning oplevering oktober 2007) en geen substantiële afwijking vormt. Er wordt besloten dit nog niet te melden in de eerste turap 2007 omdat het nog onzeker is. Er wordt gemeld dat de ruimte in het krediet beperkt is, maar dat er geen aanwijzing is voor een te verwachten overschrijding. Het budget staat onder druk, waarbij betreffende het niet halen van de gecontracteerde opleverdatum de boeteclausule gaat gelden voor de aannemer. Dit hoeft per saldo geen direct kostenverhogend effect te hebben op het projectbudget, waarbinnen een post onvoorzien van 0,5 mln. aanwezig is. Op 12 september 2007 informeert wethouder Blokhuis de raad per brief over de vertraging in de bouw. De oplevering verschuift van november 2007 naar het voorjaar van 2008. De wethouder geeft aan dat de raad op een nader tijdstip zal worden geïnformeerd over de financiële gevolgen van de vertraging. e

In oktober 2007 wordt in de 2 turap gerapporteerd dat het aspect tijd de code blauw heeft: er is e

sprake van een serieuze afwijking. Bij de behandeling 2 turap door de raad op 12 november 2007 stellen raadsleden vragen over de meerkosten in het kader van brandveiligheidseisen en planschades, en in welke mate er een voorziening moet worden opgenomen. De wethouder geeft aan dat hij geen uitspraken in het openbaar kan doen over planschades, maar zegt toe vertrouwelijke informatie toe te zenden over de risico's. Dit gebeurt ook. De wethouder geeft inzicht in de verwachting met betrekking tot claims van aannemers en planschade. De totaal in te schatten meerkosten voor deze twee onderdelen bedragen totaal € 375.000. Het zicht op de totale omvang van de meerkosten komt in het voorjaar van 2008. Bij de beoordeling van de jaarstukken 2007 in april 2008 stelt de rekenkamercommissie vragen over de wijze waarop de raad geïnformeerd is over de hogere kosten. In antwoord daarop, in april 2008, wordt het bedrag van € 1,5 miljoen genoemd. De rekenkamercommissie stelt daarop vast dat ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen bij de realisatie van Omnizorg het college de raad parallel aan het uitbrengen van de jaarstukken vertrouwelijk informeerde. De wethouder informeert de raad op 24 april 2008 in een niet openbare brief over de oorzaken van de vertraging in de bouw en de hogere uitgaven. Dit is een verdere uitleg ten opzichte van de brief van 12 september 2007. Na aftrek van de verhaalbaarheid bij de aannemer resteert een kredietoverschrijding van ca. € 1,5 mln. ten opzichte van het raadskrediet van € 10,7 mln. De uiteindelijke oplevering is negen maanden na de geplande datum: in juli 2008. Het opvangcentrum wordt vervolgens in september 2008 in gebruik genomen.

Pagina 10


Beheersaspecten De raad is met name in de initiatieffase betrokken. Op 28 februari 2002 besluit de raad tot een gebied (Haven-Centrum) dat afwijkt van een eerder collegebesluit over de locatie. Besluitvorming over de inpassing in dit gebied vindt plaats, na principebesluit en bespreking in de raadscommissie, medio april 2003 en resulteert in een definitief besluit, waarbij Stationsstraat 30 wordt aangewezen als bouwlocatie. Voor de realisatiefase stelt de raad op 16 februari 2006 het krediet van € 10,7 miljoen beschikbaar. De projectopdracht van 6 maart 2006 benoemt als resultaat van het project: beperkte sloop van het tijdelijke Politiemuseum; aanleg van het informatiecentrum in het voormalige VVV-onderkomen; portiekverbetering van het appartementengebouw Koningsstaete; bouw van Omnizorg, inclusief parkeergarage en semicommerciële plint (= Omniplaza); afsluiten van overeenkomsten met het consortium Omnizorg en Omniplaza. Afbakening: realisatie van het Omnizorg-concept valt wel binnen het gemeentelijke project, maar buiten de scope van dit document. Deze projectopdracht is uitsluitend gericht op de bouwfase (realisatiefase). Deze projectopdracht heeft de kenmerken van een projectplan, met daarin opgenomen alle relevante onderdelen. De risicoparagraaf in de projectopdracht signaleert risico's op het vlak van budget, contracten die nog moeten worden afgesloten, planologische procedures (planschadeprocedure door KvK en een bodemprocedure), btw, leegstandrisico (dit ligt bij de gemeente), exploitatierisico parkeergarage (beoogd is dat dit bij Omniplaza ligt). De raad wordt door middel van turap's tussentijds op de hoogte gehouden. De turap's geven een wisselend beeld. De vertraging van het project wordt gesignaleerd, maar dit signaal is zeer wisselend in de realisatiefase 2006-2008: de status van het aspect "tijd" verschuift van geel naar groen naar blauw en weer naar groen. Dit heeft te maken met de wijze hoe de kleurencodering tot stand komt. Het gaat om afwijkingen ten opzichte van het vigerend dienstplan, wat elk jaar (2006, 2007 en 2008) anders qua kaderstelling is (namelijk aangepaste planning qua oplevering). De wijze waarop de raad uiteindelijk controleert blijkt niet duidelijk. De afwijking in de tijd wordt relatief laat gesignaleerd en aan de raad gemeld. Kort voor de opleverdatum is de raad geïnformeerd over meerwerkkosten. Vanuit het project is getracht de raad op de vaste momenten (turap / jaarrekening) zo volledig mogelijk te informeren en niet met losse flarden en onzekerheden te confronteren. Daarnaast is de raad geïnformeerd op de momenten die daartoe aanleiding gaven dit extra te doen, zoals de hiervoor aangehaalde brieven van 12 september 2007 en 24 april 2008. In de praktijk bij dit project is het zo gelopen dat - door de zeer moeizame relatie met de aannemer en daardoor nevenaannemers - de verwachte meerkosten zeer lastig waren in te schatten. De organisatie heeft gestuurd op het beheersen van de meerkosten en het beheersen van het tijdsaspect. Er zijn in de laatste fase van het project beslissingen genomen die duiden op situationeel handelen.

Pagina 11


Organisatie De projectleiding lag bij de dienst SAM en is tijdens het project niet veranderd. De externe betrokken organisaties zijn aannemers en andere aan bouwen gerelateerde organisaties evenals een consortium van drie zorgstichtingen die de Stichting Omnizorg hebben opgericht en ten slotte Foenix, de organisatie die de arbeidsrehabilitatie t.b.v. de cliënten van Omnizorg ter hand heeft genomen en daarvoor een B.V. Omniplaza heeft opgericht. Vanuit de interne projectorganisatie is ABT bv te Velp aangewezen als directievoerder en toezichthouder op de bouw. Het projectmanagement werd door DHV BV gedaan. De projectleider werd steeds geïnformeerd over de voortgang. De projectleider nam daarnaast deel aan de directievergaderingen (deelnemers: ABT, FBW architecten en DHV). De projectleider koppelde terug naar de projectgroep. Er werd gericht gecommuniceerd met omwonenden daaraan ligt een communicatiestrategie ten grondslag. Slotsom Het project heeft een lange aanloop gehad: tussen het eerste besluit (1998) en de locatiekeuze (2002) zat vier jaar. In de periode zijn diverse locaties beoordeeld en heeft de raad uiteindelijk een locatie gekozen die afweek van de suggestie van het college. De projectdocumenten van 15 april 2004 (ontwerpfase) en 6 maart 2006 (realisatiefase) geven een redelijk omvattend beeld van alle projectbeheersingsaspecten. Deze zijn te zien als fasedocumenten in de IPOR-systematiek, maar worden niet als zodanig aangeduid. De vertraging en de kostenoverschrijding hebben voor een belangrijk deel te maken met de taakuitvoering door de hoofdaannemer. De aannemer heeft coördinatie- en planningsfouten gemaakt. Dit wordt bevestigd door verklaringen van de door de gemeente ingeschakelde directievoerder en onderaannemers. Er lijkt voor de gemeente een relatief grote afhankelijkheid van de directievoerder en de aannemer te zijn ontstaan. De gemeente vertrouwde op de directievoerder. De aannemer presteerde niet naar behoren en is daarop aangesproken door de directievoerder. Het heeft de vertraging en meerkosten niet kunnen voorkomen. De gemeente gaat er vanuit dat de aannemer aansprakelijk is en minimaal een deel van vertragingskosten voor zijn rekening zal nemen. Er werden meerdere malen inschattingen gemaakt van de verwachte vertraging in de bouw. De financiële gevolgen van de vertraging kwamen pas helemaal aan het eind van het project e

in beeld. Najaar 2007, na de 2 turap 2007 wordt de raad geïnformeerd over meerkosten ter hoogte van € 375.000. Rond april 2008, bij de jaarrekening 2007 (paragraaf weerstandvermogen) en de vragen hierover door de rekenkamercommissie is aangegeven dat er meerkosten zijn (€1,5 mln.) te dekken uit hogere vergoedingen en bijdrage rijksuitkering. De meerkosten zijn aan de raad gemeld op het moment dat een inschatting gemaakt kon worden van de omvang van de overschrijding. Deze inschatting werd verder toegelicht op 24 april 2008, enkele maanden voor oplevering in juli 2008. In de realisatiefase, in relatief korte tijd, een procentueel grote overschrijding van de kosten ontstaan.

Pagina 12


3.2 Triënnale Quick scan op basis van aangereikt dossier, december 2008 Algemeen Het project Triënnale is voortgekomen uit de Cultuurvisie 2004-2014 waarin onder meer is getracht het stedelijk cultuurbeleid te verbinden met de ruimtelijke en landschappelijke kwaliteiten van Apeldoorn. Het is een beoogd driejaarlijks evenement van 100 dagen op het grondgebied van de gemeente, waarin de bezoeker kennis kan maken met allerlei facetten van tuinen landschapsarchitectuur. In de periode 2004-2006 heeft de gemeente met inbreng van externe adviseurs het concept voor de Triënnale ontwikkeld en is men begonnen met het verwerven van financiële middelen voor het project. Er is voor de Triënnale een stichting opgericht die het evenement verder heeft georganiseerd en uitgevoerd. Daarin namen ook vertegenwoordigers van de gemeente deel. Nadat duidelijk werd dat het project vanwege de financiën kon doorgaan is vanaf augustus 2007 gestart met de concrete voorbereiding van het evenement dat is gehouden van 11 juni tot eind september 2008. Het evenement Triënnale is met enige vertraging gehouden. Het is een evenement waar vooraf veel politieke steun voor heeft bestaan. Na een aanloop van enkele jaren waarin het concept werd ontwikkeld en de middelen werden verworven is het project uiteindelijk in korte tijd werkelijk georganiseerd. Het is een complex project geworden met activiteiten van verschillende soort op verschillende plaatsen op het grondgebied van de gemeente Apeldoorn. De bezoekersaantallen waren vooraf hoger ingeschat dan zijn gerealiseerd. In evaluaties is onder meer de korte voorbereidingstijd van het evenement aangehaald als een bron van onzekerheid en suboptimale uitvoering. De late start van de feitelijke voorbereiding wordt vooral geweten aan de late besluitvorming over het laten doorgaan van het evenement. Lange tijd heeft onzekerheid bestaan of voldoende middelen konden worden verworven. Ten tijde van dit onderzoek (begin 2009) bestaat nog onduidelijkheid over een deelbijdrage vanuit EFRO. Het uitblijven van die deelbijdrage zou een tekort op de rekening te zien geven. Het project Het project bestaat uit een aanloopfase onder verantwoordelijkheid van de gemeente (Initiatieffase, Programmafase en deel van Ontwerpfase) en een overname van de verantwoordelijkheid door een stichting (deel van ontwerpfase en realisatiefase). De stichting wordt al in 2004 opgericht met het doel subsidies te verwerven. In het bestuur neemt de burgemeester aan voorzitter deel. Dat verandert in 2007. Omdat de gemeente met de Stichting een subsidierelatie aan zal gaan, kan een bestuurder van het gemeentebestuur nu eenmaal geen deel uitmaken van het Stichtingsbestuur. De gemeente sluit met de stichting een subsidieovereenkomst, waarin de relatie met de gemeente wordt geregeld. De gemeente blijft betrokken, doordat zij onder meer capaciteit levert voor het projectbureau van de stichting. De gemeente is tevens voor diverse programmaonderdelen opdrachtnemer van de stichting. Binnen de gemeente zijn er voor de bovengenoemde fasen projectleiders voor Triënnale aangewezen. In de periode 2004-2008 zijn er drie projectleiders geweest. Eveneens zijn achtereenvolgens drie wethouders verantwoordelijk geweest.

Pagina 13


Budget In de initiatieffase werd in 2004 uitgegaan van een benodigd budget van € 2 à 2,5 mln. Dit is binnen een jaar opgelopen naar € 4 à 5 mln. en in het Dienstplan 2007 tot € 5 à 8 mln. Het bedrijfsplan van april 2007 rekent met een budget van € 7 mln. Met name in 2006 zijn de verwachtingen omtrent het budget opgelopen. De oorzaken hiervan zijn niet te achterhalen uit het dossier. In 2007 is er een Go-besluit van de raad op basis van het minimale programma; omvang waar van uit wordt gegaan is dan € 5 mln. Begin 2005 is er een startkapitaal (Werkbudget voor voorbereiding) van € 1mln., bestaande uit bijdragen van OCW, Gelderland en gemeente. Het bedrijfsplan van april 2007 geeft aan dat moet worden uitgegaan van een gemeentelijke bijdrage van € 1,5 mln.: € 0,5 mln. voorbereiding en € 1 mln. realisatie. Dit budget is door de raad geaccordeerd (besluit niet in dossier). Daadwerkelijke kosten Voorbereidingskosten In de aanloop wordt een aantal malen door B&W voorbereidingsbudgetten ter beschikking gesteld: 2003: € 45.000 voor planuitwerking en marktverkenning (dekking Cultuurreserve en Actieprogr. Cultuurbereik); 2004: voorbereidingskrediet van € 60.000; april 2004: € 120.000,- tlv progr. Kunst en Cultuur; 2005 € 17.195 voor haalbaarheidsverkenning (begrotingspost actieprogr. Cultuurbereik / Triennale). De voorbereidingskosten lopen uiteindelijk op tot € 0,5 mln. (conform bedrijfsplan). Uit dossier valt niet af te leiden of de hierboven genoemde bedragen onder dit bedrag zijn geschaard. Uitvoeringskosten Raadskrediet en Go-besluit: € 1 mln. ten behoeve van realisatie (24 mei 2007). De realisatiefase is ingegaan met een beschikbaar budget van € 4,95 mln. (overeenkomst met stichting) waarbij verdergaande verplichtingen door de stichting kunnen worden aangegaan als daarvoor voldoende dekking aanwezig is. De voorlopige eindafrekening van de Stichting laat zien dat de totale kosten zijn uitgekomen op € 6,46 mln. Aan de inkomstenkant is er een onzekere bijdrage van EFRO van € 0,35 mln. Hierover ontstaat in het voorjaar van 2009 duidelijkheid. De gemeente heeft inzet van ambtelijke uren en extra overige kosten slechts ten dele doorberekend aan de stichting. Het gaat hierbij om een totaalbedrag van € 0,397 mln. Minus verplichting van de stichting resteert een tekort voor de gemeente van € 0,297 mln. De totale bijdrage van de gemeente komt daarmee op € 1,79 mln. Tijd In 2004 werd voorzien dat de Triënnale in 2007 kon worden gehouden. Deze planning wordt in 2005 verlaten en richt men zich op 2008. Oorzaak van de verschuiving was dat er sprake was van onvoldoende hardheid van subsidie- en sponsordeelname.

Pagina 14


Sturing college en raad In de periode 2004 is de gemeenteraad een aantal malen betrokken bij het project. vaststelling Cultuurvisie met daarin idee voor Triënnale (2004); raadscommissie in kennis gesteld over beleidsplan (2004); informatie aan raad over plancontouren (9/2005); politieke Markt over triënnale (6/2005); go-besluit en raadskrediet (5/2007): € 1 mln. voor uitvoering; motie over opname stadsprogramma (9/2007); omvang minimaal € 1 mln. Het effect van de relatief late interventie van de raad op het project (de motie over het stadsprogramma) wordt niet duidelijke uit het dossier. Het college heeft diverse malen besluiten genomen in de voorbereiding naar het evenement. planontwerp en opzet (5/2003); beleidsplan + voorbereidingskrediet + vervolgopdracht (2/2004); voorstel opstellen bidbook (3/2005); opdracht haalbaarheidsverkenning (4/2005); akkoord initiatieffase + start programmafase (7/2006); bedrijfsplan + krediet voor uitvoering (4/2007); subsidierelatie met Stichting (10/2007); evaluatie (12/2008). Beheersaspecten Er zijn rond het projectbeheer enkele opvallende zaken. Organisatie: in een relatief korte periode van ruim vier jaar zijn er verschillende personele wisselingen geweest zowel op bestuurlijk als ambtelijk vlak: 3 verantwoordelijke wethouders en 3 projectleiders. De gemeente en Stichting kennen een hybride verhouding wat betreft opdrachtgever en opdrachtnemerschap (wederkerig) en personele unies c.q. toelevering vanuit de gemeente van capaciteit voor het projectbureau van de stichting. Projectopzet: Het bedrijfsplan dat wordt opgesteld, bevat weinig aanknopingspunten voor sturing op proces. Het accent ligt op de inhoud van het project. In de initiatieffase en programmafase maakt de gemeente gebruik van externe adviseurs. Zij geven vorm aan het inhoudelijk kader van het project. De risicoanalyse richt zich op het verkrijgen van voldoende financiële middelen vooraf in de vorm van subsidies en bijdragen. Eventuele tegenvallende inkomsten vanwege bezoekersaantallen werken niet door in de begroting voor 2008. De middelen die zo binnen komen worden besteed voor de Triënnale 2011. Door de overeenkomst tussen gemeente en stichting kon de gemeente zich opstellen als subsidieverstrekker. Door feitelijke betrokkenheid van medewerkers en het niet doorbelasten van gemaakte uren werd de betrokkenheid van de gemeente weer groter.

Zoals ook in de evaluaties is geconstateerd, is de uitvoeringsfase laat van start gegaan. Daardoor was er een korte voorbereidingstijd van het evenement. De oorzaak hiervoor is gelegen in een laat 'go'-besluit, dat pas is genomen nadat voldoende zekerheid bestond over de middelen voor het evenement. In Dienstplan 2007 is nog geen zekerheid over het doorgaan van het evenement.

Pagina 15


Slotsom Het project Triënnale is een project met een aantal aspecten die het tot een groot en complex project maken. Het evenement is groots opgezet met activiteiten die ruimtelijk gespreid zijn. De financiële verhouding is wel eenduidig, zij het dat de gemeente bepaalde kosten niet doorrekent en nog niet duidelijk is wat de gemeente doet met een mogelijk tekort op de uiteindelijke rekening van de stichting. Hoewel lang onzeker is geweest of het evenement doorgang zou vinden (besluitvorming daarover door raad en niet door Stichtingsbestuur), is het evenement in relatief korte tijd georganiseerd en is de uiteindelijke datum in beperkte mate afwijkend van de oorspronkelijk gedachte datum. De totale kosten zijn hoger uitgevallen dan oorspronkelijk geraamd. Niet duidelijk is uit het dossier op te maken of dit het gevolg is van te optimistische ramingen aan het begin of van onvoldoende beheersing van de kosten. Gelet op het feit dat vrij kort na de ideevorming over dit project de kosten hoger werden ingeschat, kan worden afgeleid dat er geen sprake is van onbeheerst oplopen van de kosten gedurende het verloop van het project; te optimistische schattingen uit 2004 werden in 2006 snel bijgesteld. In 2006 werd ook expliciet besloten over de gemeentelijke bijdrage: € 1,5 mln. In de aanloop van het project werden relatief kleine bedragen voor verkenning en uitwerking beschikbaar gesteld. De risicobenadering richt zich op het risico van het verwerven van middelen. Dit risico wordt echter geneutraliseerd doordat het succesvol verwerven van middelen is gekoppeld aan het besluit over go / no go. In feite werd er zo a priori geen financieel risico gelopen. Achteraf gezien gaf de risicoanalyse geen zicht op bijvoorbeeld de effecten van de ruimtelijke spreiding van evenementen, de effecten van tegenvallende bezoekersaantallen.

3.3 Zuidbroek Quick scan op basis van aangereikt dossier, december 2008 Het project Het project Zuidbroek behelst de realisatie van circa 3.100 woningen, circa 65 ha. uitgeefbaar bedrijventerrein en een park. Het plan is opgedeeld in vijf deelgebieden. De eerste plannen dateren van eind jaren zeventig. Medio jaren negentig is daadwerkelijk gestart met de planvoorbereiding. Op 25 september 2003 heeft de raad het Masterplan Zuidbroek vastgesteld en daarmee de kaders vastgelegd. In november 2006 is het bestemmingsplan onherroepelijk geworden en in 2007 is de bouw gestart. In de loop van 2008 werd duidelijk dat de huizenmarkt verslechterde. Dit heeft grote gevolgen voor Zuidbroek. De bouwproductie loopt aanzienlijke vertraging op. Ook is sprake van herontwikkeling waarmee niet meer gerealiseerd wordt wat oorspronkelijk was beoogd. Herontwikkeling leidt niet tot een afwijking van het beoogde resultaat. De uitgangspunten van het Masterplan (woonprogramma, beeldkwaliteit) staan vooralsnog niet ter discussie. Budget De bekostiging loopt via de grondexploitatie. De begrote totale kosten bedragen € 302 miljoen, de begrote totale opbrengsten € 332 miljoen. De contante waarde van de winst bedroeg € 20,8 miljoen per 1-1-2008 en is door de marktontwikkeling in 2008 met € 1,3 miljoen naar beneden bijgesteld (circa - 6%).

Pagina 16


Daadwerkelijke kosten De totale kosten tot en met 2008 bedragen € 111 miljoen, de opbrengsten € 18 miljoen. Er is dus vooralsnog een negatief resultaat van € 93 miljoen. Dit moet nog goedgemaakt worden door opbrengsten uit de woningbouw. Op dit moment (eind 2008) is nog een positief resultaat van € 28 miljoen begroot. Naarmate de tijd verstrijkt zullen de rentelasten oplopen. Op korte termijn is er, in 2008, een voordeel omdat de bestedingen meer achterblijven ten opzichte van de ramingen dan de ontvangsten. Tijd In meerdere fasen zijn al tijdoverschrijdingen gebleken. Uitgaande van het Masterplan (2003) zou eind 2008 van 2240 woningen de bouw gestart moeten zijn. Dit is 72% van het totaal van e

3100 woningen. Uit een bijlage van de dienst RO bij de 2 turap blijkt dat eind 2008 de bouw van circa 654woningen is gestart (21%). In 2008 ging de verslechterende situatie op de huizenmarkt een rol spelen. Dit zal zich naar verwachting in 2009 en verder doorzetten. Sturing college en raad Op 25 september 2003 stelde de gemeenteraad het Masterplan Zuidbroek vast. In 2003 had de gemeente 193 ha van het plangebied van 280 verworven; er was nog 87 ha. te verwerven. In de niet openbare samenvatting van de grondexplotatie was daarbij aangegeven dat de verwerving van de resterende 87 ha. "vrij problematisch" zou zijn. In 2004 en 2005 zijn voor 1.400 e

woningen (van de 3.100) overeenkomsten getekend. De verwachting was dat in het 2 kwartaal 2006 in het Mozaïek met de bouw kon worden begonnen. Daarbij was sprake van een vertraging van ca 4 maanden met name als gevolg van de luchtkwaliteitproblematiek. e

De 2 bestuursrapportage 2005 vermeldde als aandachtspunten voor dit project de problematiek rondom de luchtkwaliteit (fijnstof) en de uitvoering van de dubo richtlijnen. Op 27 april 2006 stelde de gemeenteraad het bestemmingsplan Zuidbroek vast. In 2006 zijn gronden voor 12 woningen afgezet terwijl dit voor 702 woningen was voorzien. Deze lagere afzet van woningen in 2006 was onder andere veroorzaakt door de langer dan geplande procestijd bij de gemeente en bij de ontwikkelaars. Voor de woningen kwam daar de vertraging als gevolg van de waterproblematiek bij. Uit het dossier blijkt niet wat deze problematiek is. Probleem was dat de verleende grondwateronttrekkingsvergunning niet toereikend was en dat de aanvraag en verlening van een nieuwe vergunning enige maanden in beslag nam. In november 2007 werd het bestemmingsplan onherroepelijk. In het Dienstplan voor 2008 werd een aantal risico's gesignaleerd: De bouwkosten zijn in 2007 meer gestegen dan de vrij-opnaam-prijzen. Naar verwachting zou dit ook in 2008 gaan spelen. De betrokken corporaties en ontwikkelaars wilden lagere grondprijzen en hogere vrij-op-naam-prijzen. Dit zou een nadelig effect op de grondexploitatie van de gemeente kunnen hebben maar tot nu toe is dit niet gebleken. Het tempo waarin de verkoop van grond door de gemeente kon plaatsvinden stond onder druk doordat de ontwerpprocessen langer duurden en doordat de verwerving moeizaam liep (in 2003 was al aangegeven dat de verwerving lastig zou zijn). Met de tweede Tussenrapportage 2008 werd voor het deelplan het Mozaïek de verwachte e

bouwproductie verlaagd van 440 (1 turap 2008) naar 270 woningen. De vertraging kwam voor 63 woningen door een grondpositie van Ekoma die de start belemmerde en voor 100 woningen doordat woningen en kavels in het duurdere segment langer dan verwacht te koop stonden.

Pagina 17


Reeds geplande uitgaven (en inkomsten) schoven op in de tijd. Per saldo resulteert eind 2008 een verslechtering van het exploitatieresultaat van € 1,3 miljoen (contante waarde per 1-12008). Er wordt in de tussenrapportage als risico benoemd dat het financiële resultaat met name wordt beïnvloed door het tempo van de verkoop van grond voor woningen en bedrijven door de gemeente. Daarnaast speelt het rente-effect op de reeds gemaakte kosten voor bouwrijp maken als de voortgang stagneert. Er wordt gesignaleerd dat de afzet van met name duurdere woningen achterblijft bij de verwachtingen. Ook wordt aangegeven dat de marktsituatie de komende jaren zo kan blijven of zelfs kan verslechteren. Het kan grote gevolgen hebben voor de woningbouwproductie en het financiële resultaat van Zuidbroek. De implicaties hiervan of een herziene meerjarenprognose zijn niet opgenomen. Met andere woorden: uit het dossier blijkt niet dat de impact van de veranderende huizenmarkt is ingeschat en/of dat de plannen zijn bijgesteld. Het aangeleverde dossier loopt tot en met 2008. De effecten van de kredietcrisis zijn begin 2009 in beeld gebracht en hebben geleid tot maatregelen. Uit het dossier blijkt niet duidelijk hoe de raad specifiek over Zuidbroek geïnformeerd is. Wel wordt de raad met de Pre-voorjaarsnota 2009 op de hoogte gebracht dat de woningmarkt in Apeldoorn in het algemeen onder ernstige druk staat door de kredietcrisis. In heel Apeldoorn werd aangestuurd op realisatie van 1.000 woningen in 2008. Het zijn er 700 geworden (-30%). De Pre-voorjaarsnota geeft aan dat de neerwaartse druk op de vastgoedmarkt betekenis heeft voor de inkomsten bij grondexploitaties. De resultaten van het grondbedrijf staan onder druk. e

e

Middels de 1 en 2 tussentijdse rapportage en de jaarrekening wordt de raad 3x per jaar geïnformeerd. Daarbij wordt de raad alleen geïnformeerd op het moment dat daar aanleiding voor is. Op basis van de gekozen 'kleurstelling' voor het project t.a.v. de onderdelen, prestatie, tijd, geld en risico wordt bij de kleuren 'geel' en 'blauw' de raad nader geïnformeerd. Dit is een systematiek die voor alle dashboardprojecten gemeentebreed wordt gehanteerd. Intern RO hanteren we dit daarnaast ook voor de binnen de dienst benoemde 'dienstrelevante projecten'. Deze systematiek zorgt ervoor dat er alleen wordt gerapporteerd op het moment dat er afwijkingen zijn t.o.v. hetgeen voor dat jaar was voorgenomen (zoals opgenomen in het dienstplan 2009). Voor Zuidbroek is de afgelopen jaren conform bovenstaande systematiek gerapporteerd. In 2008 is de raad aangegeven dat de verwachtingen t.a.v. woningbouw en financieel resultaat e

fors onder druk zijn komen te staan. Bij de 2 TTR 2008 is daarbij al aangegeven dat het resultaat (met de informatie van toen) met € 1,3 miljoen zou verslechteren. Daarnaast is de raad een aantal malen mondeling over inhoudelijke thema's als verkeer, duurzaamheid, openbare ruimte en woningbouwprogramma geïnformeerd. Omgeving Het project kent een groot aantal extern betrokken projectontwikkelaars, bouwers en corporaties. De samenwerkingsstructuur en de sturingsrelaties blijken niet uit het dossier. Beheersaspecten Het Masterplan Zuidbroek is vastgesteld door de gemeenteraad op 25 september 2003. Het plan beschrijft de huidige situatie, de bestuurlijke kaders, de stedenbouwkundige opzet en het programma inclusief het woningbouwprogramma en de uitgifte van bedrijventerreinen. De

Pagina 18


financiële opzet is niet in dit plan opgenomen. Samen met het Masterplan is ook de grondexploitatie Zuidbroek door de raad vastgesteld. Er is in het onderzoeksdossier geen omvattend projectplan aangetroffen, of projectplannen voor delen van het project Zuidbroek.

1

Het Masterplan is uitgangspunt. Daarnaast zijn per deelgebied beeldkwaliteitsplannen opgesteld (Mozaïek, Bedrijventerrein, Rooster) en zijn plannen opgesteld voor b.v. de openbare ruimte, speelvoorzieningen, groenstructuur etc. Bij de start worden risico's benoemd: verwervingsrisico's, renterisico's en een aanzienlijk tekort bij het voorzieningencluster Het Kristal. Onderzocht wordt hoe dit tekort onder andere door kostenreductie teruggebracht kon worden. Slotsom Zuidbroek is een veelomvattend en complex bouwproject. De complexiteit zit onder meer in het grote aantal partijen waar de gemeente mee te maken heeft en deels van afhankelijk is. De turaps geven geen inzicht in welke mate de realisatie afwijkt van de oorspronkelijke plannen. Dit inzicht ontbreekt structureel. Er wordt vergeleken met de vorige turap, waardoor driemaal per jaar (ook bij het jaarverslag) de bijstelling aangeduid wordt. Uitgaande van het Masterplan (2003) zou eind 2008 de bouw van 72% van het totaal van 3100 woningen gestart zou moeten zijn. In werkelijkheid is het circa 21%. Het is niet duidelijk of deze informatie ook op overzichtelijke wijze aan de raad is gecommuniceerd. De intern gehanteerde risicoaanduiding wijkt af van de aan de raad gemelde risicoaanduiding. Het komt meerdere malen voor dat intern met een hoger afwijkingsrisico rekening wordt gehouden dan aan de raad wordt gemeld. Er worden risico's benoemd, maar de mate van afwijking en de consequenties daarvan komen beperkt aan bod. De marktsituatie verslechtert in 2008. Dit wordt gesignaleerd en ook is duidelijk dat deze situatie mogelijk nog verder verslechtert. De verwachte productie wordt per turap bijgesteld. Het dossier bevat echter maar heel beperkt herziene meerjarenprognoses op basis van deze nieuwe marktomstandigheden. Een visie op de lange termijn ontwikkeling van het project is niet aangetroffen. Met andere woorden: het is niet duidelijk of er met de blik op de langere termijn wordt bijgestuurd. Het project is er een met een lange aanloop. Al voor de kredietcrisis moesten prognoses neerwaarts worden bijgesteld. De bijstellingen zijn op korte termijn gericht en ontberen een vooruitblik naar de verdere toekomst. De raad is over dit project diverse malen bijgepraat in een informatieve bijeenkomst. Er leeft echter geen duidelijk beeld over de toekomstige ontwikkelingen bij de raadsleden.

1

In de ambtelijke wederhoor is aangegeven dat de projectplannen er wel zijn.

Pagina 19


3.4 Invoering Wet Werk en Bijstand Quick scan op basis van aangereikt dossier, december 2008 Algemeen De Wet Werk en Bijstand (WWB) is per 1 januari 2004 ingevoerd. Gemeenten hadden de gelegenheid om tot een volledige invoering over te gaan per 1 januari 2005. Apeldoorn heeft gekozen om van die mogelijkheid gebruik te maken en 2004 te gebruiken om de beleidskaders en verordeningen op te stellen en vast te stellen. De behandeling van het wetsvoorstel heeft doorgelopen tot eind 2003. De gemeente is in 2003 gestart met het opzetten van een projecorganisatie voor de invoering van de WWB. In het najaar van 2003 zijn college en raad geïnformeerd over het wetsvoorstel en de consequenties voor de gemeente en is aangegeven hoe de gemeente de invoering zou oppakken. Eind 2004 zijn door de raad de beleidskaders en de betreffende verordeningen vastgesteld. Invoering is geschied per 1 januari 2005. Het project Het project Invoering WWB is uitgevoerd binnen de Dienst Samenleving in de periode medio 2003-eind 2004. Het eerste concept van het projectplan is van juli 2003. Daarin staat de organisatie (4 deelprojecten) beschreven en is aangegeven welke producten (beleidskader, verordeningen) gemaakt dienen te worden en wanneer die voor besluitvorming door de raad geleverd zullen worden. Het plan is opgezet volgens IPOR (met expliciete verwijzing naar de bron van IPOR, namelijk Twijnstra / Gudde - volgens het boekje dus). Alle aspecten die binnen een projectplan verwacht kunnen worden, zijn er in op genomen (geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit). Het plan bevat een format voor het projectplan van de verschillende werkgroepen. De aantallen uren die nodig zijn voor de totstandbrenging van de producten zijn niet geraamd. In het projectplan zijn de projectrisico's niet beschreven. Deze zouden betrekking kunnen hebben op de consequenties van het niet tijdig gereed hebben van de (deel)producten. Deze situatie heeft zich in het project niet voorgedaan. De productie is opgesplitst in deelproducten. Er is sprake van inhoudelijke afstemming tussen deze producten. In het project is gebruik gemaakt van de inbreng van twee externe doelgroeporganisaties: Cliëntenraad en Ouderenraad. Budget Uit het dossier valt niet op te maken welke kosten er aan dit project zijn verbonden. Het dossier bevat geen informatie over de inzet van ambtelijke medewerkers. De projectorganisatie bestond uit een projectgroep en diverse werkgroepen op relevante beleidsvelden en is bemenst door beleidsadviseurs van de betrokken gemeenten (Apeldoorn, Epe, Voorst, Heerde en Brummen). Het betrof hier voor alle betrokken gemeenten inzet van regulier personeel, wat in het kader van het project niet separaat financieel inzichtelijk is gemaakt. Tijd In het projectplan wordt uitgegaan van oplevering van producten in het tweede en derde kwartaal van 2004. Vrijwel alle producten zijn in het tweede, derde en vierde kwartaal geleverd, op tijd voor de invoering per 1 januari 2005.

Pagina 20


Sturing college en raad De raad heeft in december 2003 de raadsopdracht gegeven. De gedachtewisseling in de raad ging met name over de inhoud van de gemeentelijke taak in het kader van de WWB en niet over het proces van invoering. In de loop van 2004 heeft de raad over de producten besluiten genomen. In 2005 is een APM geweest over het Re-integratiebeleid 2005. Beheersaspecten De dienst SAM heeft de invoering van de WWB voortvarend en nagenoeg binnen de gestelde tijd opgepakt en uitgevoerd. De planning uit het projectplan die uitgaat van besluitvorming door de raad in juli 2004 keert op latere tijdstippen niet terug in de stukken. Niet duidelijk is in hoeverre de planning expliciet is bijgesteld. Door een strakke planning en sturing tijdens de rit is het project uitgevoerd binnen de planning. Lastig was in dat verband de openbare inspraakprocedure, die voor een deel tijdens de zomermaanden moest plaatsvinden. Met als gevolg een langere doorlooptijd dan gepland. Uiteindelijk is het toch gelukt om op tijd bij college en raad aan te landen. Uit het dossier blijkt niet duidelijk wat het project heeft gekost in termen van inzet van capaciteit van de dienst. In het projectplan is aangegeven dat in de deelprojecten risico's zijn bekeken. De inhoud daarvan wordt niet duidelijk in het projectplan. Als risico werd aangegeven dat de voorbereiding langer zou kunnen duren dan vooraf gedacht. De uitloop in de tijd heeft zich nauwelijks voorgedaan. Slotsom Invoering van de WWB is een relatief eenvoudig project geweest dat geheel binnen één dienst (SAM) is uitgevoerd en dat buiten personele inzet geen hoge kosten kende. Het project is 'volgens het boekje' opgezet in het projectplan en kent ook nauwelijks overschrijdingen in de tijd. Over inzet van capaciteit kan geen uitspraak worden gedaan in deze quick scan. Het project lijkt voldoende beheerst te zijn verlopen. Externe groepen zijn in beeld gebracht en geraadpleegd. De gemeente heeft de tijd benut die de wetgever voor invoering heeft geboden.

3.5 Osseveld Oost Quick scan op basis van het aangereikte dossier, december 2008 Het project Osseveld Oost is een grootschalige VINEX-gebiedsontwikkeling die bestaat uit 14 deelprojecten. De verkenning is gestart in 1992, de bouwplanontwikkeling is in 1994 gestart. In het oorspronkelijke plan werd gesproken over 2.200 woningen. Tien deel(plan)gebieden zijn gerealiseerd, twee (deel)plangebieden zijn nog gedeeltelijk in uitvoeringsfase en twee (deel) plangebieden nog gedeeltelijk in de ontwikkelingsfase. De vastgestelde bestemmingsplannen gaan uit van 2.050 woningen. De quick scan van dit project richt zich op de periode vanaf 2004. In 1994 is gestart met de uitvoering van de eerste bouwprojecten. Voortschrijdend inzicht en veranderingen op de woningmarkt leidden gedurende het traject tot stedenbouwkundige en programmatische aanpassingen.

Pagina 21


Zo is er in 't Fort Zuid een aangepast programma gerealiseerd waarbij het accent niet is gelegd op kantoren maar meer op onderwijs-, speel- en groenvoorzieningen. Gedurende het project zijn de hoge duurzaamheidsambities van Apeldoorn geformuleerd. Dit heeft geleid tot gedeeltelijke herontwikkeling van deelgebieden. De nieuwe bewoners (verenigd in de wijkraad) hebben een kritische houding ten opzichte van de nog te realiseren ontwikkelingen (dit uit zich vooral in relatie tot het MultiFunctioneel Centrum in de periode vanaf 2004). De toenemende verkeersdruk en de als te beperkt ervaren ontsluitings- en parkeermogelijkheden in de wijk waren hierbij belangrijke factoren. Dit heeft geleid tot weerstand en bezwaren tegen de nog te realiseren woningbouw. Daarnaast hebben twee, nu in ontwikkeling zijnde projecten, vertraging opgelopen als gevolg van planaanpassing door de ontwikkelaar in een laat stadium en (tijdelijke) stopzetting als gevolg van de economische situatie. In totaal zijn er nu 1.870 woningen gerealiseerd. Resteren nog 130 te bouwen woningen in het gebied. Inschatting is dat het oorspronkelijk beoogde aantal van 2.050 niet zal worden gehaald. Hiermee is in de huidige exploitatieopzet rekening gehouden. De oorzaak is gewijzigde inzichten in woningbehoefte, maar ook het tegemoetkomen aan de parkeer- en ontsluitingsknelpunten die door de wijkraad zijn gesignaleerd. Het project wordt uitgevoerd onder ambtelijke verantwoordelijkheid van de dienst ruimtelijke ordening door een projectleider die werkzaam is bij de afdeling projectontwikkeling. Budget In de periode 2001-2006 is 7,7 mln. € krediet aangevraagd voor bouwen woonrijp maken en de ontwikkeling van de openbare ruimte. Deze kosten zijn ten laste van het exploitatiebudget Osseveld Oost gebracht. Daarnaast is er voor twee onderdelen aanvullend budget gevraagd: tijdelijke onderwijshuisvesting (niet ten laste van de exploitatiebegroting Osseveld-Oost, maar ten laste van het budget onderwijshuisvesting) en de ontwikkeling van 6 woonwagenplaatsen. Hiermee was 0,5 mln. € gemoeid. Ambtelijk is aangegeven dat de noodzaak tot tijdelijke onderwijshuisvesting maar gedeeltelijk veroorzaakt door de vertraging. Nieuwbouw gaat altijd gepaard met tijdelijke huisvesting en gaandeweg de planontwikkeling bleek dat de leerlingaantallen te laag waren ingeschat. Er bleek extra onderwijscapaciteit van 16 lokalen, een kinderdagverblijf en een gymzaal. Dit heeft geleid tot de bouw van Zonnewende 2. Deze achtergrond blijkt niet uit de schriftelijke stukken. Daadwerkelijke opbrengsten Osseveld Oost is tot eind 2008 een winstgevend project gebleken. De winstverwachting en winstuitname is gedurende de projectperiode fors gestegen, met name door de ontwikkelingen in de markt. Ook heeft Apeldoorn in 2005 de berekeningsmethode van de grondexploitatie gestandaardiseerd en geactualiseerd. In 2003 was de verwachte winst van het project 17,5 mln. € (contante waarde). Eind 2008 was het totaal van de winstuitname (sinds 2003) en de verwachte winst 27,4 mln. €. Hoewel deze bedragen niet volledig vergelijkbaar zijn (contante waarde versus nominale waarde), betekent dit grosso modo een toename van de winst met 55%. De huidige vertraging in de bouw (als gevolg van de recessie en planaanpassing om reden van gewijzigde woningbehoefte) leidt tot een verlaging en vertraging in de opbrengsten. Daarbij wordt een deel gedragen door de ontwikkelaars van twee planonderdelen (Laan van Osseveld / Deventerstraat en De Terrassen). Deze ontwikkelaars dragen de kosten van bouwen woonrijpmaken. Dit betreft de helft van de nog te realiseren woningen.

Pagina 22


De kosten die samenhangen met gewijzigde inzichten of de prioriteit duurzaamheid worden niet zichtbaar in het projectbudget. Deze zijn onderdeel van de exploitatie en worden niet inzichtelijk gemaakt. Tijd In de oorspronkelijke planning stond complete afronding van Osseveld in 2010. Dit wordt minimaal een jaar later. Belangrijkste oorzaken zijn de planaanpassing door de ontwikkelaar in een laat stadium en (tijdelijke) stopzetting als gevolg van de economische situatie in 2008 en 2009. In 2004 bleek de bouw van het Multifunctioneel Centrum (en daarmee de nieuwe school) vertraging op te lopen. De uiteindelijke vertraging was 2 jaar. Oorzaak lag in de grote complexiteit van de bouwopgave en de beperkte kavelruimte voor opvang van aanpassingen. Belangrijke complicerende factor was de verbondenheid tussen het onderwijsgebouw en de sociale woningbouw. Deze verbondenheid vloeide voort uit een collegebesluit in 2001 (integratie van de woningbouw en onderwijsvoorzieningen). Dit betekent ontwerptechnische (hoogbouw versus het karakter van de wijk en de weerstand van bewoners), bouwtechnische (integrale bouw, meerdere eigenaars) en ruimtelijke (nabijheid spoor, toezegging voor speelvoorzieningen) complexiteit. De kosten van herontwikkeling en huur voor de school hebben geleid tot meerkosten van ruim 1 mln. €. Sturing college en raad In 2001 heeft de raad besloten over de kredietverleningen voor het bouwen woonrijpmaken (in een aantal rondes) en het inrichten van een speelveld zonder beraadslaging en zonder hoofdelijke stemming. Eind 2002 is de bekrachtiging van het verkoopcontract bouwterreinen "De Terrassen" bekrachtigd door het college van B&W. In 2004 is de bouw van het Multifunctioneel onderwijs gebouw het belangrijkste onderwerp in de raad in relatie tot Osseveld-Oost. Op 9 februari is gesproken over de tijdelijke huisvesting van de onderwijsvoorziening en de financiële consequenties. Op 7 april heeft het college ingestemd met een kredietoverschrijding ten behoeve van de pleininvulling "Fort Osseveld-Oost", ter hoogte van 170.000€. Dit is vervolgens in de begroting verwerkt. Op 7 juni stond de uitwerking van het Multifunctioneel Onderwijscentrum op de agenda van het college. In het voorwoord wordt gemeld dat de portefeuillehouder niet achter het ambtelijk voorstel staat. Daarom wordt het ter bespreking in het college voorgelegd. De vragen die tijdens de bespreking rijzen, worden op 21 juni beantwoord met een interne mededeling aan het college. Het college besluit in te stemmen met het ambtelijk voorstel. Twee wethouders plaatsen een aantekening bij het besluit. De portefeuillehouder Metz laat aantekenen dat hij de hoogte van de bebouwing niet passend vindt. De heer Wortman laat aantekenen dat het voorstel te veel op gespannen voet staat met de oorspronkelijke uitgangspunten. De raad is tijdens de politieke markt, bij gelegenheid van de behandeling van de zienswijzennota geïnformeerd over de onderzochte varianten en de gemaakte afweging. Op 21 juni wordt tevens een voorstel tot een uitwerkings- c.q. wijzigingsplan Osseveld-Oost besproken en aangenomen, wat leidt tot een nadere invulling van het bestemmingsplan Osseveld Oost. Het definitief voorontwerp voor de voorstadhalte Osseveld wordt op 8 november door het college aangenomen. Tegelijkertijd wordt besloten opdracht te geven voor een Veiligheidseffectrapportage voor de voorstadhaltes De Maten en Osseveld. Via het presidium wordt de

Pagina 23


raad verzocht in te stemmen met de voorgestelde financieringsstrategie en deze te betrekken bij de actualisatie van de BROA in het voorjaar van 2005. Besluitvorming door raad zonder beraadslaging en hoofdelijke stemming. Op 29 november 2004 stemt het college in met de uitbreiding van de opdrachtformulering aan de stedebouwkundig supervisor van Osseveld-Oost. Voor de laatste te ontwikkelen bouwlocaties wordt een beeldkwaliteitsplan gemaakt, dat nadere invulling geeft aan de kadernota "Over welstand geschreven". De notitie wordt gebruikt voor overleg met opdrachtgevers en architecten. Voor de reeds bestaande bebouwing wordt besloten dat het concept gebiedsgericht welstandsbeleid aan de wijkraad Osseveld-Woudhuis voor overleg wordt voorgelegd. Na besluitvorming over het concept door het college zal het vervolgens in de zomer van 2005 aan de raad worden voorgelegd. Op 11 mei 2005 wordt het college voorgesteld de inspraaknota voor de herziening bestemmingsplan Osseveld-Oost te accorderen, de Commentaarnota inspraak aan het presidium van de raad aan te bieden voor bespreking in de politieke markt en over te gaan tot e

het volgen van een vrijstellingsprocedure ex artikel 19, 2 lid WRO voor het bouwen van het multifunctionele centrum Zonnewende. Op 8 juli 2005 staat de aanbestedingsprocedure Multifunctioneel Centrum Osseveld-Oost op de agenda van het college. Daar wordt ingestemd met integrale meervoudige onderhandse aanbesteding van het gemeentelijk deel en het deel van de woningstichting Ons Huis. De finale van de vrijstellingsprocedure volgt op 14 november 2005, als het college instemt met de zienswijzennota en de stukken aanbiedt aan het presidium van de raad ter bespreking in de politieke markt. De kredietaanvraag voor aanleg van de woonwagenlokatie Hellend Veld in Osseveld Oost wordt op 26 januari 2006 besloten door het college. De raad krijgt dit voorstel op 16 februari toegezonden. Het wordt aangenomen zonder beraadslaging en zonder hoofdelijke stemming. Het college besluit op 9 juni over een realisatieovereenkomst. Hierin wordt de verhouding tussen de gemeente en Woningstichting Ons Huis geregeld rondom de bouw van het Multifunctioneel centrum en de woontoren. Een voorstel tot toepassing van de vrijstellingsprocedure volgens artikel 19.2 WRO voor een woningbouwplan op de hoek Laan van Osseveld-Deventerstraat wordt aangenomen door het college op 6 oktober 2006 en vervolgens ter inzage gelegd. Op 18 maart 2008 hebben leden van de raad (Leefbaar Apeldoorn) schriftelijke vragen gesteld over de veiligheid rondom scholen in Osseveld Oost. De beantwoording is op 22 mei door de raad aangenomen. Resumerend: De raad is beperkt betrokken bij het project en is beperkt tot de wettelijke rol. De raad besluit over nieuwe kredietaanvragen. De raad besluit over aanpassingen van de bestemmingsplannen. De kaderstellende rol uit zich ook in het beleid rondom duurzaamheid of hoogbouw. De consequenties hiervan worden in het project Osseveld-Oost vertaald, maar er vindt geen specifieke terugkoppeling plaats aan de raad. Besluitvorming over de nadere invulling vindt op collegeniveau plaats. Osseveld is geen dashboard project en maakt geen onderdeel uit van de reguliere rapportage via de TURAPS aan de raad. Vanaf 2007 wordt het binnen de dienst behandeld als een groot project en vindt rapportage aan de wethouder plaats in de TURAP systematiek. In de voor het onderzoek geraadpleegde stukken wordt geen melding gemaakt van informatie aan de raad.

Pagina 24


Het project vormt een van de onderliggende stukken in de reguliere begrotings- en verslagleggingscyclus. Tegenvallers (bouw MFC) en meevallers worden in de begroting verwerkt. In eerste instantie worden de mee- en tegenvallers gesaldeerd in de exploitatie. Dit bemoeilijkt in het inzicht in de financiële resultaten van het project. Beheersaspecten Osseveld Oost is een langlopend project, waardoor er sprake is van verschuiving in de kaders. Voor een deel worden deze verschuivingen extern veroorzaakt. Aanscherping van milieuwetgeving leidt ook tot onzekerheid over de mogelijkheden om verantwoord te bouwen en daarmee tot vertraging. Over het beoogde industrieterrein lopen hoogspanningsleidingen. Onduidelijk is in hoeverre in de nabije omgeving mag worden gebouwd. De mogelijkheden om dicht tegen de spoorlijn aan te bouwen (Multifunctioneel Centrum) zijn in de loop van de tijd minder geworden, waardoor er grotere druk ontstond op de inpassing van dit gebouw. Voor een deel zijn de kaders van Apeldoorn zelf verschoven. Duurzaamheid is een belangrijke. In de stukken wordt aangegeven dat de nieuwe eisen op het terrein van duurzaamheid hebben geleid tot aanpassingen in de financiële verwachtingen en herontwikkeling van deelprojecten. Voor een deel wordt planaanpassing geïnitieerd door de ontwikkelaars zelf. In de laatste fase van het project hebben een aantal planaanpassingen plaatsgevonden. Het initiatief daarbij kwam in alle gevallen van de ontwikkelaars. De aanleidingen waren veelal van financiële aard en vonden soms plaats nadat het definitief ontwerp al was vastgesteld. Het was niet alleen de economische recessie die hieraan ten grondslag lag, maar ook budgettaire redenen op grond van een niet sluitende begroting. Het gaat daarbij om de projecten;Laan van Osseveld / Veenhuizerweg, project Talma Borgh, project Laan van Osseveld / Deventerstraat. Daarnaast speelden ook marktconforme aspecten een rol. Zo heeft de ontwikkelaar in geval van het project Laan van Osseveld / Veenhuizerweg in een eerder stadium aangedrongen op programmatische aanpassing en in een later stadium alsnog besloten voor een conceptuele aanpassing om reden van een begrotingstekort. De oorspronkelijk gestelde kaders blijken te leiden tot grote complexiteit in de realisatie. De kaderstelling voor het multifunctioneel centrum in 2001 door de raad bracht veel complexiteit met zich mee met grote onderlinge afhankelijkheid (meerdere eigenaren, een geïntegreerd gebouw, waardoor er ook geïntegreerde bouw moet plaatsvinden). De tijd is een andere factor. De woningbehoefte is verschoven sinds de start in 1994. Dit leidt tot aanpassingen in de hoeveelheid en functionaliteit gedurende het project. Het project wordt de laatste jaren in aansluiting op de IPOR systematiek uitgevoerd. Hoewel de projectplanningsstukken zelf niet zijn ingezien, maken wij uit de verwijzingen naar deze stukken op dat hiermee wordt gewerkt. De rapportagesystematiek van de TURAP wordt intern gevolgd. De risico's bevinden zich sinds 2007 met name op geld en risico's. Eind 2007 komt daar het aspect tijd bij. De risico's vloeien voort uit de RO procedure, het ambitieniveau en de afhankelijkheid van derden. Slotsom Het project in Osseveld-Oost is een langlopend project, dat in deelprojecten wordt gemanaged. Het project bevindt zich in een eindfase, waarbij de mogelijkheden voor aanpassing fors beperkt zijn. Hierdoor is het lastiger om nieuwe wensen of ontwikkelingen in te passen. Het werken in projecten is te typeren als 'going concern' in de sector RO. De projectplanningsstukken maken geen deel uit van het dossier, uit de verwijzingen constateren wij dat deze stukken in de laatste

Pagina 25


jaren conform IPOR systematiek zijn opgesteld (of maximaal wordt benaderd, gelet op eerdere afspraken bij deelprojecten). De interne rapportages maken een degelijke indruk. Per deelproject is transparant hoe op uitvoeringsniveau wordt gestuurd en gereageerd op nieuwe ontwikkelingen. De analyse van de tijdplanning, de productieplanning, de financiën en de risico's wordt systematisch uitgevoerd. Besluitvorming vindt vooral op collegeniveau plaats. De betrokkenheid van de raad is beperkt tot de wettelijke taak. Opmerkelijk aan de discussie over het Multifunctioneel centrum is dat een verschil van opvatting tussen verantwoordelijk wethouder en ambtelijk verantwoordelijke transparant wordt gemaakt in het college. Het college neemt uiteindelijk een besluit, waarin de verantwoordelijk wethouder zich niet volledig kan vinden. Het project is zeer omvangrijk en heeft een lange looptijd. De toename in de winstverwachting geeft veel ruimte om tegenvallers in de exploitatie op te vangen. Opvallend is in dit kader dat een aantal zaken niet duidelijk wordt in het dossier: de consequenties van verschuivingen in de gemeentelijke kaders: de impact van de prioriteit duurzaamheid, het besluit rondom de voorstadhalte; de consequenties van de aanpassingen in de bouwplannen voor de doelen van de gemeente. Zowel in beoogde bouwrealisatie (aantal woningen sociale huur) als in de functionaliteit van een wijk (van kantoren naar onderwijs); de confrontatie tussen plan en realisatie. Stapsgewijs wordt geschoven en aangepast, zowel in planning, inhoud (categorieën gebouwen en woningen, functionaliteit) en financiën, waardoor het zicht op het totaal en de onderlinge samenhang niet eenduidig blijkt uit de stukken.

3.6 Station Zuid Quick scan op basis van aangereikt dossier Het project Het stationsgebied speelt een belangrijke rol in de Ontwikkelingsvisie Apeldoorn 2020. Het project bestaat uit drie deelprojecten: Station Noord, OV-strook en Station Zuid. Station Zuid betrof de vestiging van het ROC aan de zuidzijde van het station. Drie regionale opleidingscentra spraken in 1998 de wens uit om te gaan fuseren en een nieuwe gezamenlijke locatie te realiseren aan de zuidzijde van het station. Hierover is een zogeheten package deal met de gemeente gesloten; het omvatte naast verkoop van grond ten zuiden van het station ten behoeve van een nieuw schoolgebouw ook de inspanningsverplichting van de zijde van de gemeente om de te verlaten locaties (7 stuks) een herbestemming te geven overeenkomstig hetgeen in de deal was vastgelegd. Los van deze package deal is één schoolgebouw aan de gemeente verkocht. De school werd met een vertraging van één schooljaar in gebruikgenomen. Budget Het taakstellend saldo van de grondexploitatie is € 0. De raad stemt op 14 oktober 2004 in met een beperkt financieel risico van € 950.000. Ook wordt ingestemd met een krediet van € 1.660.000 voor de aankoop van één van de acht te verlaten oude schoolgebouwen van het ROC en een krediet van € 300.000 voor de aanleg van een kunstgrasveld voor voetbalvereniging Apeldoornse Boys die in kan krimpen ten behoeve van de herhuisvesting van kermisexploitanten (bewoners van der vm. Kraanvogelhof, nu gedeeltelijk ROC).

Pagina 26


Daadwerkelijke kosten e

Aangegeven wordt (in de 2 turap 2008) dat het exploitatieresultaat per 1-1-2008 van € 0 gerealiseerd kan worden waarmee het gestelde doel behaald is. Tijd Het gebouw is later in gebruik genomen dan beoogd (B&W-voorstel d.d. 20 september 2004). Het plan van het ROC was om het pand voor het schooljaar 2006-2007 in gebruik te nemen (dus voor augustus 2006). Dit is niet gelukt; de oplevering zelf heeft zo goed als op het geplande tijdstip plaats gevonden, maar de inhuizing vanuit 7 locaties elders in Apeldoorn heeft bijna een vol jaar geduurd. Dit heeft volgens de organisatie voor de gemeente geen enkele consequentie. Sturing college en raad Met het collegebesluit van 22 oktober 1998 besloot het college met het ROC een gesprek aan te gaan om te komen tot een definitief voorstel voor de realisering van de scholen aan de Laan van de Mensenrechten. Op 10 februari 1999 besloot het college onder meer tot een stedenbouwkundige studie voor de inpassing van het ROC aan de zuidzijde van het station. Er wordt een viertal locaties genoemd. Twee locaties waren reëel: het Edison-college en de Van de Bunte / Bemog-locatie. Om praktische redenen moest de eerste locatie afvallen (zie interne mededeling d.d. 10 februari 1999). Op 20 september 2004 besloot het college tot een zogeheten package deal met het ROC. De overeenkomst betrof de verkoop vaneen stuk grond ten zuiden van het station ten behoeve van de realisatie van een nieuw gebouw in combinatie met een inspanningsverplichting van de zijde van de gemeente om de te verlaten locaties (netto zeven stuks) een herbestemming te geven overeenkomstig hetgeen in de deal was vastgelegd. Los van deze package deal is één schoolgebouw aan de gemeente verkocht. Het betekende ook dat kermisexploitanten moesten verhuizen van hun huidige locatie. De raad heeft met het raadsbesluit van 14 oktober 2004 een kader aangegeven, het bestemmingsplan werd door de raad vastgesteld. De raamovereenkomst met het ROC werd daarop in november 2004 ondertekend. Aansluitend is de bouwvergunning afgegeven en in januari 2005 is de grond overgedragen aan het ROC. De kermisexploitanten zijn op verzoek van het ROCeerst tijdelijk naar een depot verplaatst; zulks opdat het ROC naar de aannemer conform de afspraken in de Europese aanbesteding de bouw kon laten starten per 1 mei 2005. Daarna zijn de kermisexploitanten (april 2005) definitief verplaatst werden naar Malkenschoten. Voor beide verplaatsingen hebben de exploitanten van het ROC een vergoeding gekregen. Het jaarverslag 2005 vermeldde dat voor het project Station Zuid veel zaken eind 2004 / begin 2005 succesvol zijn afgerond. De bouw van het ROC was in volle gang en de kermisexploitanten waren op de nieuwe locatie gevestigd. Daarmee waren voor het ROC de voornaamste risico's uit de begroting eveneens vervallen. e

De 2 turap van 2006 vermeldde dat extra opbrengsten (ca. € 2 mln.) met betrekking tot te verlaten ROC-locaties (a.g.v. meevallende verkopen van te verlaten locaties aan derden) zijn ingezet voor de fietsbrug, de verplaatsing van de kermisexploitanten en extra onvoorzien. Onderzocht is of binnen het exploitatiegebied nog bezuinigingen konden worden gevonden,

Pagina 27


waardoor een kleiner beroep hoefde te worden gedaan op de extra opbrengsten uit de package deal met het ROC. Op dat moment waren echter geen verantwoorde bezuinigingen mogelijk. Het aspect geld was een aandachtspunt. Het gereed zijnde ontwerp van het openbaar gebied was gebaseerd op het beschikbare budget. Bij een tegenvallende aanbesteding zou het ambitieniveau moeten worden bijgesteld. Het jaarverslag 2006 vermeldde dat de bouw van het ROC bijna afgerond is en dat het gebouw voorjaar 2007 zou worden opgeleverd. Aanbesteding van de inrichting van de ruimten rond het schoolgebouw vond medio februari 2007 plaats. Uitvoering van het plein vond plaats in de 1

e

helft van 2007, terwijl het park in het plantseizoen van 2007- 2008 werd afgerond. Het ROC is met ingang van het nieuwe schooljaar 2007 / 2008 formeel in zijn geheel, en per 1 november 2007 ook officieel in gebruik genomen. Beheersaspecten De IPOR-fasering is herkenbaar. Het dossier verschaft ook inzicht in beslismomenten. Met name de package deal is van belang. Er zijn projectoverzichten in de vorm van turaps, maar deze bieden een beperkt overzicht van mijlpalen, afwijkingen, risico's en ondernomen acties. Slotsom De raad heeft een kaderstellend besluit genomen over de package deal met het ROC. Inhoudelijk is voor zover bekend gerealiseerd wat beoogd was: het project is binnen de inhoudelijke kaders gebleven. Het is niet inzichtelijk in hoeverre de raad de voortgang gemonitord heeft. Een kanttekening daarbij is dat dit gezien moet worden in het licht van de inhoud van de afspraken tussen de gemeente en het ROC. Deze beperken het belang voor de gemeente tot: een juiste grondoverdracht, zowel juridisch als notarieel, en het juiste moment (met de daaruit voortvloeiende financiële afwikkeling (is gebeurd); de realisatie van de inrichting van de ruimtes om het nieuwe schoolgebouw conform de afspraken met het ROC en binnen de daartoe beschikbare budgetten (is gebeurd); het realiseren van de in de package deal overeengekomen bestemmingen van verlaten locaties (verloopt tot nu toe naar wens). De aangeleverde interne projectadministratie biedt niet veel overzicht waardoor het moeilijk is een beeld te vormen over de kwaliteit van het projectmanagement. De financiële gang van zaken is niet te achterhalen uit de jaarrekening. Ook de aangeleverde financiële projectoverzichten lijken niet compleet. Er wordt aangegeven dat het exploitatie-resultaat van € 0 behaald gaat worden. De oplevering is een jaar later dan gepland. De raad heeft geen kaders gesteld voor de oplevertermijn. Het niet halen van de termijnen is niet als "blauwe" code gemeld, maar slechts als "geel": niet passend binnen de kaders van het college, maar wel binnen de kaders van de raad. De vertraging heeft, gelet op het hierboven beschreven beperkte belang voor de gemeente, geen consequenties voor de kosten en opbrengsten.

Pagina 28


3.7 Station Noord Quick scan op basis van aangereikt dossier, december 2008

2

Het project Het stationsgebied speelt een belangrijke rol in de Ontwikkelingsvisie Apeldoorn 2020. Het project bestaat uit twee deelprojecten: Station Noord en Station Zuid. Station Noord behelsde de sloop van het oude station en de nieuwbouw van het stationsgebouw. Er werd gekozen voor een integraal ontwerp van busstation en treinstation. Het project betreft: renovatie van het station, het maken van een OV-strook, realisatie van een interwijktunnel en een bewaakte fietsenstalling. Voor de realisatie zijn diverse samenwerkingsovereenkomsten gesloten met NS Stations BV en Prorail. Het totale project werd door Prorail aangestuurd voor rekening en risico van de gemeente. De NS droeg bij in de (eenmalige) kosten voor de herbouw van het stationsgebouw. Prorail droeg (eenmalig) bij in de bouw van de bewaakte fietsenstalling. Uiteindelijk is het geheel met ruim een jaar vertraging opgeleverd. Opgemerkt wordt dat het Stationsplein geen onderdeel is van de rapportage (betreft een parallel doorlopen project met gelijktijdige oplevering). Budget Het projectbudget bedroeg circa € 22 miljoen. Een begroting of een kredietaanvraag is niet gedocumenteerd in het aangereikte dossier. In de hoor- en wederhoor is aangegeven dat de begroting wel aanwezig is. Daadwerkelijke kosten Het verwacht exploitatieresultaat per 1-1-2008 bedroeg € 0,4 miljoen, maar dit is afhankelijk van onder meer claims en vertragingsboete. Het totale projectbudget OV-strook bedroeg € 22 miljoen, te financieren vanuit de andere stationsprojecten Stationsplein, Station Zuid, Station Noord, Rijk, NS en Prorail. Onduidelijk is de mate waarin deze inkomsten zeker zijn, aangezien de stationsontwikkeling nog niet helemaal afgerond was. In de hoor- en wederhoor is aangegeven het verwacht exploitatieresultaat per 1-1-2009 nagenoeg kostenneutraal is. Het totale projectbudget OV-strook bedroeg € 22 miljoen, te financieren vanuit stationsprojecten Stationsplein, Station Noord , Station Zuid, Rijk, NS en Prorail. De hoogte van deze bijdragen zijn duidelijk en betaling heeft plaatsgevonden. De afrekening van de MIT-subsidie moet nog komen. Er worden geen verschillen verwacht. Tijd De oplevering van de OV-strook was gepland voor september 2006, het is uiteindelijk 2007 geworden. Prorail / Movares meldden in juni 2006 aan de gemeente dat de toestand van het stationsgebouw aanzienlijk slechter is dan destijds door hen verondersteld. Om het gebouw in een zodanige staat te brengen dat de komende 50 jaar geen extra restauratieonderhoud noodzakelijk zou zijn, waren extra werkzaamheden benodigd die tot een vertraging van een jaar hebben geleid..

2

In de ambtelijke wederhoor is aangegeven dat het dossier veel uitgebreider is dan is aangeleverd.

Pagina 29


Sturing college en raad Op 24 februari 1998 werd de Nota van uitgangspunten van NS Railinfrabeheer opgeleverd. Deze nota beschreef de randvoorwaarden en uitgangspunten van de NS over het station. De NS was uitgesproken voorstander van sloop van het huidige stationsgebouw (slechte gebruikswaarde, geen historische waarde). Op 14 september 1999 werd het Masterplan Openbaar vervoerstrook opgeleverd. Dit was een ontwerpstudie door Holland Railconsult en Zwarts & Jansma Architecten. Dit masterplan bevatte een integraal ontwerp voor treinstation en busstation. Op 10 mei 2000 werd met het Rapport Masterplan Openbaar Vervoerstrook van Oranjewoud Bouw & Infra duidelijk dat de bouwkosten hoger zouden uitkomen. Door hen werd geconstateerd dat de geschatte bouwkosten van het Masterplan met fl. 65 miljoen ver af lagen van het beschikbare budget van circa fl. 35 miljoen. Tot welke aanpassingen dit heeft geleid is niet gedocumenteerd. Op 19 november 2003 sloten Prorail en de gemeente Apeldoorn een overeenkomst over de voor rekening en risico van de gemeente door Prorail te realiseren onderdoorgang. In de overeenkomst werd verwezen naar een raadsbesluit van 17 of 18 november 2003 waarin het budget hiervoor is toegekend. 3

In augustus 2004 sloten Prorail en de gemeente Apeldoorn een overeenkomst over voor rekening en risico van de gemeente door Prorail te realiseren fietsenstallingen. De NS heeft in 2004 duidelijkheid gegeven over de invulling van het stationsgebouw. In 2004 is gestart met de aanleg van de fiets- / voetgangerstunnel in combinatie met het casco voor de ondergrondse fietsenstalling. Gestreefd werd naar een oplevering van de ondergrond voor het plein eind 2005. In december 2004 kwam een definitief ontwerp van de gehele OV-strook. Dit is voorgelegd aan de CRK en op onderdelen werd het ontwerp nader uitgewerkt. In het voorjaar 2005 vond finale besluitvorming plaats. Aansluitend op de besluitvorming van begin 2005 werd bij het project Station Noord gestart met de inrichting van het stationsplein en de dynamische lichtwand. De oplevering was gepland voor september 2006. Op 10 november 2005 besloten B&W tot bekrachtiging van de samenwerkingsovereenkomst met Prorail en NS Stations om het nog door partijen te ondertekenen definitief ontwerp (DO) te realiseren. Dit kwam voor rekening en risico van de gemeente (de overeenkomst tussen partijen is ook op 10 november 2005 ondertekend). Overeengekomen werd dat de NS € 1,8 miljoen zou bijdragen aan de realisatie. In juni 2006 bleek dat de aannemer de geplande realisatie eind 2006 niet kon halen (o.a. stationsgebouw, tunnel, perron, luifels). Intensief directieoverleg leidde tot o.a. een geheel nieuwe en uitgebreide bemensing door de aannemer. Desondanks was een vertraging voor alle projectonderdelen aan de orde aangezien oplevering in 2006 niet meer haalbaar is. Medio september 2006 werd een nieuwe planning tussen betrokken partijen (Gemeente, ProRail) vastgesteld.

3

Het dossier bevat een ondertekend exemplaar van de overeenkomst, status en datum onbekend.

Pagina 30


e

Dit werd in de 2 turap van 2006 gemeld met een "blauwe" code: signaal aan de raad dat er een afwijking is van de afspraken. In het jaarverslag 2006 werd aangegeven dat de aannemer inderdaad een nieuwe planning had opgesteld, maar een nieuwe oplevertermijn werd daarbij e

niet genoemd. Dit terwijl in de 2 turap 2006 was gemeld dat de nieuwe planning intern en extern zou worden gecommuniceerd. In 2007 is de OV-strook opgeleverd. De fietstunnel is gerealiseerd en feestelijk geopend. Beheersaspecten De IPOR-fasering is herkenbaar, maar het dossier verschaft geen inzicht in beslismomenten. Er zijn projectoverzichten in de vorm van turaps, maar deze bieden geen duidelijk overzicht van e

mijlpalen, afwijkingen, risico's en ondernomen acties. De 1 turap van 2003 vermeldt: "Er liggen geen formele beslisdocumenten conform Projectmatig Werken aan dit project ten grondslag". Ook in latere jaren is onduidelijk welke raadsbesluiten ten grondslag hebben gelegen aan de ontwikkeling van het station. Met andere woorden: het kader van de raad is niet aangetroffen. e

Met de turaps wordt de voortgang gemonitord. In de 2 turap 2008, dus na oplevering, wordt als risico aangeduid of de gemaakte meerkosten gedekt kunnen worden door claims en boetes in te dienen bij opdrachtnemende partijen. Inmiddels zijn afspraken tussen partijen gemaakt, waardoor een deel van de meerkosten worden gedekt door claims bij opdrachtnemende partijen. Slotsom De kaderstelling door de raad is niet aangetroffen in het aangereikte dossier. Dit maakt het niet mogelijk om te beoordelen in welke mate dit project voldoet aan de wensen van de raad. De interne projectadministratie die is aangereikt aan de rekenkamercommissie biedt niet veel overzicht waardoor het moeilijk is een beeld te vormen over de kwaliteit van het projectmanagement. De financiële gang van zaken is niet te achterhalen uit de jaarrekening. Ook de aangeleverde financiële projectoverzichten lijken niet compleet. Er wordt gesproken over een projectbudget van € 22 miljoen, maar dit bedrag is in de stukken niet te achterhalen. Na afronding van het project restten nog claims bij de aannemer. Ook de financiële afhandeling daarvan is niet gedocumenteerd in het aangereikte projectdossier. De oplevering is ruim een jaar later dan gepland doordat de aannemer gemaakte afspraken niet kon nakomen. Het is niet duidelijk waar het precies aan heeft gelegen en in hoeverre de gemeente hierover op de hoogte is gehouden c.q. had kunnen bijsturen. De vertraging heeft nog onbekende consequenties voor de kosten en opbrengsten. In de interne Turaps wordt hieraan de status "groen" gegeven; geen probleem verwacht. Achteraf na afhandeling van de claims blijkt deze kleur terecht te zijn aangegeven.

Pagina 31


3.8 Dienstverlening Quick scan op basis van het aangereikte dossier, december 2008 Het project Doel van het project is het realiseren van verbetering van de dienstverlening en vermindering administratieve lasten door integrale ondersteuning van bedrijfsprocessen en communicatiekanalen met ict. Dit vergt aanpassing van alle bedrijfsprocessen onder voorwaarde van het functioneren van de nieuwe ict-structuur. Dit project is in eerste instantie een intern bedrijfsvoeringsproject. Apeldoorn heeft hierbij de positie van voorhoedegemeente in nationaal verband. In het programma-akkoord is 4 mln € beschikbaar gesteld voor vier speerpunten: elektronische dienstverlening, éénmalige verstrekking en vastlegging van gegevens, digitalisering van documenten en flexibilisering van de ICT infrastructuur. Het project heeft een looptijd van 4 jaar (2007-2010). Apeldoorn maakt hiermee moderne, vraaggerichte en geïntegreerde dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen mogelijk via vier communicatiekanalen (post, telefoon, mail, internet). In nationaal verband wordt gewerkt aan één klantcontactcentrum voor de overheid. De gemeenten hebben daarin een portaalfunctie voor producten en diensten van de overheid en daarmee samenhangende producten en diensten. De realisatie daarvan is voorzien in 2015. Het totale dienstverleningsproject wordt uitgevoerd onder ambtelijke verantwoordelijkheid van de directeuren Publieksdienst, Samenleving en Middelen. De projectleiding is in handen van de Concern Information Manager (werkzaam bij Middelen) en de Stadsregisseur (werkzaam bij de Publieksdienst). Budget Voor het project is €4 mln prioriteitenbudget uit het bestuursakkoord Apeldoorn Verandert beschikbaar. Daarnaast is er sprake van reguliere productbudgetten van gemeentelijke diensten en bedrijfsreserves. De taakstelling de publieksdienst is in 2008 en 2009 met €100.000 verminderd, waardoor financiële ruimte is gecreëerd voor de verdere invoering van het KCC. In de stukken is geen integrale begroting opgenomen, de informatie beperkt zich tot het prioriteitenbudget. Tijd Het project zit op de helft van de realisatie. Er is geen integraal projectplan beschikbaar, waardoor in de quick scan niet kan worden bepaald in hoeverre het project op schema ligt. Met name in de technische hoek van het project zijn resultaten bereikt. De Europese aanbesteding voor een nieuw ICT platform is eind 2008 succesvol afgerond, maar kent een vertraging van een half jaar. Wel zijn er technische aanpassingen gerealiseerd. Zo staan bijvoorbeeld de digitale formulieren op internet, zijn BSN en DigiD geïmplementeerd en is het RAS voor raadsleden is in gebruik. Per februari 2009 is het nieuwe 14055 nummer in gebruik. Hieraan is een publiekscampagne gekoppeld. Op de landelijke ranglijst van organisaties waar het gebruik van DIGId is toegenomen staat Apeldoorn in 2008 op de tweede plaats. Meer specifiek wordt in de jaren 2007 en 2008 in de tweede TURAP vertraging gemeld. In de tweede turap van 2007 wordt vertraging gemeld in de planning. Oorzaak is de afhankelijkheid van de herinrichting en automatisering van werkprocessen. De uitbreiding van het

Pagina 32


afsprakensysteem is later ingevoerd dan gepland en ook de afspraak via de website is vertraagd. Het volledig digitaal afhandelen van een aantal producten wordt een half jaar later gerealiseerd. Het digitaliseringsproces voor de post is een jaar vertraagd. De aanbesteding van de unieke telefonische ingang (14055) in samenwerking met 10 andere gemeenten heeft ook vertraging van minimaal een half jaar opgelopen. In de tweede turap van 2008 wordt opnieuw melding gemaakt van vertraging als gevolg van het juridisch geschil (waarbij Apeldoorn door de rechter op alle punten in het gelijk is gesteld) over de aanbesteding. De volledige digitale afhandeling vertraagt naar 2009. In het jaarverslag 2007 staat dat de belangrijkste doelstelling van de strategie voor publieke dienstverlening is dat in 2010 er een volwaardig klantcontactcentrum (KCC) is gerealiseerd. In een recent stuk wordt aangegeven dat uiterlijk in 2015 het klantcontactcentrum het portaal voor inwoners, bedrijven en instellingen zal zijn voor alle producten en diensten van Apeldoorn en de overheid en de daarmee samenhangende producten en diensten van ketenpartner. In de stukken wordt geen duidelijk onderscheid gemaakt tussen het KCC voor de Apeldoornse diensten en het KCC voor alle overheidsdiensten. Sturing college en raad De rol van de raad is zeer beperkt in dit project. Dit hangt samen met de aard van het project: verbetering van de bedrijfsvoering met een accent op de ICT-facilitering van de bedrijfsvoering. Ook de rol van het college is beperkt. Naast de informatie in de begroting, de tussenrapportages en het jaarverslag heeft er één discussie op collegeniveau plaatsgevonden. Deze discussie had betrekking op de definitie van de focus van dienstverlening. Beheersaspecten Het dienstverleningsproject is feitelijk meer een programma dan een project. Het project is binnen de lijn gepositioneerd en wordt aangestuurd door drie directeuren. De inhoud van het project is bij de start niet duidelijk afgegrensd ten opzichte van de lijn. Alle betrokkenen waren doordrongen van de randvoorwaarde van het nieuwe ICT platform. De speerpunten zijn ook sterk ICT gerelateerd. In de begroting 2007-2010 wordt aangegeven dat de technische component een noodzakelijke randvoorwaarde is, maar dat de aanpassing van de werkprocessen het meest ingrijpend is. De projectstukken concentreren zich primair op het ICT fundament. Medio juni 2007 hebben er in het MT strategie discussies plaatsgevonden en zijn er jaarthema's bepaald. De overhandigde dossierstukken hebben het karakter van bespreekstukken. Onduidelijk is op welke wijze besluitvorming is vastgelegd en vertaald in prestaties of deelprojecten. Voor het overige zijn in het dossier geen projectstukken aangetroffen die de verschillende ontwikkelingen in de diensten bij elkaar brengen en in een kader zetten. In de interne stukken in het kader van de planning en control cyclus eind 2008 wordt de scheiding tussen project - 4 mln en de reguliere lijn duidelijker aangebracht. De projectnaam is gewijzigd in "Apeldoorn Heeft Antwoord", er zijn prestaties gedefinieerd voor 2009 (waaronder kaders in de vorm van een visie op dienstverlening, een consistent programma en een klantencontactstrategie voor alle producten), er is een planning en de risico's en financiën worden toegelicht. De ruimte om binnen de reguliere lijn de capaciteit te richten op de verbeteringen wordt benoemd als risico. Sturing vindt vooral plaats in de discussie over bespreekvoorstellen in de stuurgroep. In de stukken wordt gerefereerd aan doelen en subdoelen. Het doel verbetering dienstverlening wordt ingevuld met deelprojecten. Op het doel efficiencyverbetering vindt geen expliciete sturing plaats vanuit het project. Beslismomenten worden ingeleid door bespreking in de stuurgroep.

Pagina 33


De uiteindelijke beslissing is niet herkenbaar in de dossierstukken. IPOR of een variant daarop is niet duidelijk herkenbaar. Borging van de kwaliteit van de resultaten vindt plaats langs een aantal lijnen: positionering van het project in de lijn, waardoor 'zorgeloze' implementatie van de projectuitkomsten mogelijk wordt; aansluiting bij de landelijke ondersteuning en ontwikkeling van voorhoedegemeente; regionale samenwerking rondom ICT ondersteuning en dienstverleningskanalen; aannemen van ICT expertise in de vorm van een CIO (Concern Information Officer). In de rapportages wordt aan twee risico's gerefereerd: de snelle ontwikkeling van ICT en de beschikbaarheid van interne capaciteit. Onduidelijk blijft in hoeverre de gemeente hierop beheersmaatregelen heeft geformuleerd. Slotsom Dienstverlening is een intern project, dat nauw is verweven met de reguliere organisatie. Het project levert resultaten op in de vorm van stapsgewijze invoering van ICT gelieerde verbeteringen. De relatie met de overige aspecten van verbetering van dienstverlening wordt in de beschikbare informatie niet nader uitgewerkt. De eerste jaren heeft de aandacht zich geconcentreerd op de noodzakelijke ICT-middelen. Nu die beschikbaar is, ontstaat er ruimte voor verdergaande implementatie en aanpassing van de werkprocessen. Het interne plandocument eind 2008 geeft een systematisch overzicht van de verschillende deelaspecten. De organisatievorm voor het traject is volledig in de lijn gepositioneerd. De feitelijke projectorganisatie is daardoor niet zichtbaar in de stukken.

3.9 Parkeergarage Catharine Amaliapark Quick scan op basis van het aangereikte dossier, december 2008 Quick scan op basis van het aangereikte dossier, december 2008, de raadstukken over de besluitvorming over de voorbereiding begin 2008, enkele aanvullende stukken aan de raad uit 2009 en een aanvullend dossier, aangereikt op 25 mei 2009. Het project Doel van het project is het Brinkpark het groene uiterlijk terug te geven en er de Grift door te laten stromen, waardoor de centrumentree aan de zuidwestkant vergroent. Dit vloeit voort uit het beleid gericht op verbetering van de ruimtelijke kwaliteit. Onderdeel hiervan is het realiseren van een parkeergarage onder het park ter vervanging van de huidige 240 maaiveldplaatsen. Het Kadaster heeft, conform alle bedrijven in het gebied op basis van oppervlak het recht op parkeervergunningen binnen de gemeentelijke capaciteit. Met de 120 vergunningen blijft zij binnen de gemeentelijke parkeernorm voor de binnenstad. Deze rechten zijn verdeeld over het maaiveldterrein Brinkpark en de garage Koningshaven. Het Kadaster is daarmee een belangrijke partij bij de realisatie van een nieuwe parkeeroplossing. Over de herinrichting wordt sinds de jaren '90 gedacht. In 2005 is het project opnieuw gestart met een schetsontwerp en kostenraming. Omwonenden zijn in juli 2007 geraadpleegd over de opzet van de garage inclusief de omliggende infrastructuur. De omwonenden zijn georganiseerd

Pagina 34


in een wijkraad en zijn vertegenwoordigd in een klankbordgroep. Het belangrijkste bezwaren van omwonenden liggen in de verkeersaanpassingen, de drukte en mogelijk verlies aan verkeersveiligheid en bereikbaarheid door dienstverleners en hulpverleners. Januari 2008 besluit de raad tot het beschikbaar stellen van voorbereidingskredieten van € 200.000 voor de garage en € 200.000 voor het park. Vervolgens wordt ambtelijk een projectorganisatie ingericht, die vanaf maart 2008 functioneert binnen de dienst MMO. Vanaf juni 2008 wordt gewerkt op basis van een afgerond projectplan. Het voorbereidingskrediet is onderdeel van het uitvoeringskrediet voor de garage van € 9,8 mln. onder voorbehoud van het verkrijgen van een EFRO subsidie van 750.000 €, een BDU-subsidie van € 150.000 en het sluiten van een definitieve overeenkomst met het kadaster. Voor het park wordt een uitvoeringskrediet beschikbaar gesteld van minimaal €1,52 mln. te verhogen met een mogelijke te ontvangen bijdrage van het waterschap (maximaal 480.000 €) en een mogelijke EFRO subsidie van € 250.000. De raad plaats in het debat over de financiering een aantal kanttekeningen bij het principe akkoord met het Kadaster. Grosso modo gaat het om twee punten. Het eerste punt betreft de inhoud van de afspraken waarbij een renteloze lening van het Kadaster aan de gemeente is gekoppeld aan een afspraak over de exploitatie, waarbij de exploitatierisico's bij de gemeente liggen, terwijl mogelijke winst ten gunste van het Kadaster komt. Het tweede punt betreft de reikwijdte van het besluit, een deel van de raad vraagt om tijdig inzicht in de afspraken met het Kadaster. De conclusie hierover is niet eenduidig. Doordat het uitvoeringskrediet onder voorwaarden beschikbaar is, moet de wethouder over de invulling van de voorwaarden de raad informeren. Hierop kan de raad besluiten het uitvoeringskrediet daadwerkelijk beschikbaar te stellen. Onderdeel van de informatie over de invulling van de voorwaarden is het totale dekkingsplan, inclusief de definitieve afspraken met het Kadaster. In 2008 wordt door de raad van Bestuur van het Kadaster aangegeven dat men liever over gaat op een hogere vaste bijdrage dan de verstrekking van een renteloze lening. Dit sluit aan op de inbreng van de raad. Besloten werd de lening van € 2,3 mln. om te zetten in een bijdrage van 1,0 extra van het Kadaster (van € 2,2 naar 3,2 miljoen) en van gemeentezijde €1,0 miljoen van de opbrengsten in te leggen die voorheen als terugbetaling waren ingecalculeerd. In de zomer van 2008 wordt, terwijl de architect bezig is met het ontwerp van een garage, een verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden voor uitbreiding van de garage met 40 plaatsen. Dit in reactie op een verzoek uit een ander ontwikkelproject. Uitkomst was dat vergroten in principe niet mogelijk is. September 2008 worden de onderhandelingen met het Kadaster afgerond. De renteloze lening is combinatie met afspraken over exploitatieresultaten is vervangen door een eenmalige bijdrage. Het resterende deel van de financiële dekking wordt gerealiseerd door onder meer aanpassing van veronderstellingen in de afschrijvingsduur van de garage en de exploitatieopbrengsten van de garage (hieraan is een hoger risicoprofiel voor de gemeente verbonden). In het voorjaar van 2008 wordt duidelijk dat op nationaal niveau een nieuwe NEN-norm voor brandveiligheid wordt ontwikkeld. Nadere analyse leert dat het open garageconcept niet binnen de aangescherpte eisen kan worden gerealiseerd. Hiervoor zijn in de zomer van 2008 een aantal scenario's doorgerekend. Daarnaast blijkt uit detailberekeningen dat de constructie in het open concept zwaarder moet worden dan voorzien.

Pagina 35


4

De raad wordt hierover op 26 januari 2009 geïnformeerd in de pre voorjaarsnota. Daarin wordt gemeld dat de huidige inzichten van het ontwerp en rekening houdend met onder andere wensen van omwonenden en nieuwe eisen voor de brandveiligheid 1,1 €miljoen extra nodig is in 2010. In februari pakte de Stentor dit bericht op, waarna de raad op 24-3-2009 nader is geïnformeerd over de stand van zaken Brinkpark. Uit de raadsinformatie d.d. 24 maart 2009 blijkt dat omwonenden bezwaren hebben tegen de ingang van de garage. Uit extra geluid- en luchtonderzoek blijkt dat de situatie op deze plek niet voor 100% zeker te stellen is in juridische zin. De consequenties van de brandveiligheidseisen, de gebleken onderhoudsgevoeligheid van de constructie door bomen op het dak van de garage en de mogelijke overschrijding van grenzen voor lucht- en geluid leiden tot de conclusie is dat er binnen de raadskaders geen oplossing voorhanden is. Het college bezint zich op voortgangsrichtingen. De uitkomst hiervan zal aan de raad worden voorgelegd (hiervoor is geen tijdsaanduiding opgenomen). Het project wordt uitgevoerd onder ambtelijke verantwoordelijkheid van de directeur Milieu, Mobiliteit en Openbare Ruimte (MMO). Er is een stuurgroep geformeerd waarin, naast de directeur, het hoofd van de afdeling Mobiliteit en het hoofd van de afdeling Groen zitting hebben. De ambtelijk projectleider werkt bij de afdeling Wegen en riolering. Zowel de leden als de ambtelijk projectleider werken bij de dienst MMO. Voor het project is een externe projectorganisatie ingericht, onder leiding van de ambtelijk projectmanager. De externe projectorganisatie bestaat uit twee deelprojecten. In het deelproject parkeergarage geeft een externe projectleider leiding aan een projectgroep bestaande uit o.a. de architect, installatieadviseur en constructeur. Aan het deelproject park en wegen, onder ambtelijke leiding van een medewerker van openbare ruimte, neemt de landschapsarchitect deel. Vanuit de projecten wordt overleg gevoerd met bouwen woningtoezicht, de brandweer, omwonenden etc. De externe projectgroep is verantwoordelijk voor het uitwerken van het voorlopig ontwerp tot een bestek met bijbehorende besteksraming en de communicatie met de omwonenden. Er is een klankbordgroep van externe betrokkenen voor het project, bestaande uit de wijkraad, omwonenden en de exploitant en eigenaar van de in het park gevestigde poffertjeskraam. Budget In de uitwerking die in januari 2008 door de raad is besproken is voor de garage een budget van 9,8 mln. € uitvoeringskrediet voorzien. Voor het park in de sobere uitvoering 1,52 mln. €. Voor hogere kwaliteit van de ruimtelijke invulling is een aanvullend budget nodig van 0,5 mln. €. Aangezien hiervoor geen dekking was, werd een sobere invulling van het park voorgesteld. In deze opstelling was een bijdrage van externen voor zien 4,5 mln. € door het Kadaster en 1,63 mln. € als subsidiebijdrage vanuit de brede doeluitkering verkeer en vervoer, de provinciale EFRO subsidie en de bijdrage van het Waterschap. Uitkomst van de onderhandelingen in 2008 met het Kadaster is dat zij 3,2 mln. € bijdraagt en geen betrokkenheid meer heeft bij de exploitatie. De relatie met het Kadaster is hiermee in beheersmatige zin vereenvoudigd. Uit de brede doeluitkering verkeer en vervoer (BDU) wordt 350.000 € extra ter beschikking gesteld voor de garage. Het resterend verschil is gedekt door een incidentele meevaller in de parkeeropbrengsten van de huidige parkeervoorziening, het

4

Ambtelijk is aangegeven dat het college de nota later dan destijds voorzien heeft verzonden aan de raad. Daardoor is deze informatie later dan voorzien bij de raad gekomen.

Pagina 36


wegvallen van de overdracht van exploitatieopbrengsten aan het Kadaster en een aanpassing van de exploitatieverwachting en de afschrijvingsduur van de garage. In februari 2009 publiceert de Stentor een artikel met de kop "Brinkpark 1,1 miljoen duurder". In de pre-voorjaarsnota in januari 2009 is voor de Brinkparkgarage dit bedrag opgevoerd. De stijging wordt veroorzaakt door de nieuwe brandveiligheidseisen en de noodzakelijke aanpassingen van de constructie. De raad wordt hierover op 24-3-2009 nader geïnformeerd. Tijd In de opstelling werd uitgegaan van een start van de keuze van een definitief ontwerp in oktober 2008. In de loop van 2008 is een vertraging van 3 maanden ontstaan als gevolg van de analyse van de consequenties van de gewijzigde brandveiligheidseisen. In het raadsvoorstel uit januari 2008 staat geen tijdplanning opgenomen voor realisatie van de garage. Sturing college en raad Raad In 2005 heeft de raad ingestemd met de verkenning van de mogelijkheden voor parkontwikkeling en bouw van een ondergrondse parkeergarage op basis van een PPS constructie met het Kadaster. Deze verkenning heeft plaatsgevonden. In de zomer van 2007 zijn omwonenden betrokken bij de verkenning. Vervolgens heeft de raad op 10 januari 2008 tijdens de politieke markt gesproken over het ontwikkelde plan, waarin een schetsontwerp met bijbehorende financiële onderbouwing is gepresenteerd. De uitkomst is dat de parkeerplaatsen in het kwadrant van de stad nodig zijn (op basis van de parkeerbalans), de samenwerking met het Kadaster dubbel gebruik mogelijk maakt (met lagere kosten) en de financiering haalbaar wordt geacht met de bijbehorende onzekerheden. Drie oppositie partijen (ChristenUnie, Gemeentebelangen en Leefbaar Apeldoorn) vinden het voorstel niet besluitrijp (i.v.m. financiële risico's). Met de besluitvorming door de raad wordt een uitvoeringskrediet onder voorwaarden beschikbaar gesteld voor de garage en het park (van 9,8 mln. € resp. € 1,52 mln. minimaal). Daarvan is 400.000 € zonder voorwaarden beschikbaar als dekking voor de voorbereidingskosten (opstellen definitief ontwerp, bestek, communicatie omwonenden) voor het park en de garage. Hiervan wordt 200.000€ gedekt uit de reserve bereikbaarheid binnenstad en 200.000€ uit de BROA. De wethouder heeft tijdens het debat aangegeven dat het volledige dekkingsplan, inclusief de overeenkomst met het Kadaster, voor start van de uitvoering aan de raad zal worden voorgelegd. Dit als onderdeel van de besluitvorming over definitieve beschikbaarstelling van het uitvoeringskrediet. Het raadsbesluit bevat geen eenduidige financiële kaderstelling, aangezien over twee typen budgetten is gesproken: krediet zonder voorwaarden en krediet onder voorwaarden. Het voorbereidingskrediet wordt door het college en ambtelijke organisatie beschouwd als het financieel kader in relatie tot de turaps. De kaderstellende werking van de hoogte en dekking van het uitvoeringskrediet is minder eenduidig. Voor het college is het geen onderdeel van het financieel kader, maar van de inhoudelijke randvoorwaarden. De besluitvorming in de raad en de uitspraak van de Raad van Commissarissen van het Kadaster markeert de start van nadere onderhandeling over de overeenkomst met het Kadaster. Over het hieruit voortvloeiende onderhandelings- en aanpassingstraject is de raad niet geïnformeerd via de tussenrapportages in 2008. Vanuit het perspectief van het financieel kader was dit ook niet nodig: het college bleef binnen het voorbereidingskrediet. Vanuit de inhoud ook niet: één van de inhoudelijke randvoorwaarden is nader ingevuld.

Pagina 37


In de zomer van 2008 werd de klankbordgroep van omwonenden en wijkraad geïnformeerd over de grote twijfels bij de haalbaarheid van het open garage concept. In augustus / september e

werden deze signalen op stuurgroep niveau geuit. In de 2 turap van oktober 2008 staan de signalen echter nog steeds op groen. Pas bij de pre voorjaarsnota eind januari wordt de raad voor het eerst geïnformeerd in de lopende tekst van deze nota (geen kleurtjes, geen dashboardsignaal) dat er sprake is van tegenvallers op inhoud, planning, financiën en risico's. In het kader van de actieve informatieplicht is de raad op 24 maart 2009 geïnformeerd over de ontwikkelingen vanaf het besluit in januari 2008. Hierin wordt melding gemaakt van de problematiek rondom de brandveiligheid en de constructie, de bewaren van omwonenden en het feit dat betrokken derden (Kadaster, provincie, Waterschap) zijn geïnformeerd over de ontstane situatie. De raad is niet geïnformeerd over de overeenkomst met het Kadaster, dit zal onderdeel vormen van het besluit tot daadwerkelijke beschikbaarstelling van het uitvoeringskrediet. College Wethouder Metz is projectwethouder. Op 3 december 2007 bespreekt het college het plan en de financiering. Het college besluit conform de beslispunten en markeert expliciet dat de opbrengsten van de indexering van parkeertarieven kunnen worden ingezet ter dekking van een resterend tekort. Beheersaspecten In vervolg op het raadsbesluit begin 2008 is besloten meer capaciteit in te zetten op de realisatie van het park en de garage. Het project concentreert zich in de dienst MMO. Er wordt een integraal projectteam geformeerd, bestaande uit een projectmanager uit de dienst wegen en riolering, een externe projectleider bouw voor de garage en een projectleider openbare ruimte uit de afdeling groen. De projectgroep wordt aangevuld met een projectcontroller. De projectgroep functioneert dicht in en op de lijn. Zeker gezien het feit dat de stuurgroep die uit 1/3 van het management van de dienst bestaat. Er is geen projectplan gemaakt waarmee een integrale start van de nieuwe fase wordt gemarkeerd. Het lopende werk is in de nieuwe projectgroep opgepakt en doorgezet. Deze projectgroep heeft haar start en aanpak nader uitgewerkt. De interne projectgroep bestaande uit alle beheersaspecten heeft expliciet een richtinggevende, faciliterende en toetsende rol gekregen. Het inhoudelijke werk wordt verricht door een externe projectgroep bestaande uit de bouwtechnisch projectleider, de architect, de constructeur, de landschapsarchitect, de installatieadviseur en de gemeentelijk projectleider. De externe projectgroep werkt op basis van een uitgewerkt plan van aanpak. Bij de start is besloten om te werken op basis van risicomanagement. Dit betekent dat eerst de grootste risico's worden opgewerkt voor nadere uitwerking en beheersing. In deze fase kwamen de brandveiligheid, constructieproblemen en de benodigde aanpassing van het bestemmingsplan kwamen al snel in beeld. In de risicoparagraaf van het collegevoorstel Besluitvorming Brinkpark eind 2007 wordt melding gemaakt van risico's voortvloeiend uit de renteontwikkeling, stijgende kosten bij detaillering van voorlopig ontwerp naar bestektekeningen, bodemsanering en aanbesteding. Ook wordt melding gemaakt van onzekerheid rondom de onderdelen BDU subsidie en EFRO subsidie en de afspraken met het waterschap. In het voorstel is rekening gehouden met alle bekende ramingen en risico's.

Pagina 38


Er wordt niet expliciet ingegaan op de complexiteit van de bouwopdracht en daaruit voortvloeiende risico's voor de haalbaarheid (met als belangrijk onderdeel de brandveiligheid), de mogelijke bezwaren van omwonenden of de haalbaarheid van de afspraken met het Kadaster. e

In de turaps staan vanaf 2008 op groen. In 2007 wordt in de 2 turap en bij het jaarverslag melding gemaakt van een gele indicatie op risico en geld. De nieuwe afspraken met het Kadaster zijn geen aanleiding tot melding aan de raad. Ook zijn de risico's voortvloeiend uit de brandveiligheidseisen intern en in de klankbordgroep een half jaar eerder bekend dan de uiteindelijke melding aan de raad. De melding in de pre voorjaarsnota is vervolgens beperkt herkenbaar (geen kleurensignaal, een van de 74 onderwerpen). Slotsom De herinrichting van het Brinkpark en de bouw van een parkeergarage is sinds 2006 een dashboardonderwerp. Tot eind 2007 is het primair een zoektocht naar een haalbaar ontwerp dat de wensen van parkontwikkeling, watergang en ondergrondse parkeergarage verenigt, voldoende tegemoet komt aan de belangen van omwonenden en bovenal financieel haalbaar is. Vanaf het raadsbesluit begin 2008 zijn de signalen in de turap groen. Wel bleken er tegenvallers. De uitkomst van de onderhandelingen met het Kadaster betekende een grotere financiële opdracht voor de gemeente en de brandveiligheidseisen ondergingen een aanpassing met forse consequenties voor de garage. De kaderstelling vanuit de raad is niet eenduidig. De tijdplanning ontbreekt, er is ruimte voor discussie over de financiële dan wel inhoudelijke kaders. Ook zijn er geen eenduidige afspraken over het moment van doorgeven van een signaal: om dit politiek door te geven moet er zekerheid zijn over een risico of tegenvaller, richting externe partijen start de communicatie eerder, gebaseerd op sterke vermoedens. De samenstelling van het externe team is sinds de zomer van 2008 primair gericht op realisatie van bouw en herinrichting van het park. Het interne team is gericht op de toetsing van de voorstellen aan de regelgeving en het faciliteren van de externe projectgroep met informatie. De externe en interne projectleider functioneren als linking pin (nemen deel aan de interne en externe projectgroep). Twee leden van de externe projectgroep nemen deel aan de klankbordgroep. De stuurgroep heeft primair contact met de projectleider. De risico's zijn de afgelopen maanden scherp in beeld gebracht. De raad zal de komende periode, op basis van gewijzigde inzichten, opnieuw een besluit moeten nemen over de Brinkparkgarage.

Pagina 39


Pagina 40


4

Diepteonderzoek vier projecten De begeleidingsgroep van de rekenkamercommissie heeft in eerste instantie twaalf projecten geselecteerd voor het onderzoek. Vervolgens heeft zij daaruit vier grote projecten geselecteerd voor nader onderzoek. In dit hoofdstuk geven we een beschrijving van de vier projecten die voor dit rekenkameronderzoek zijn geselecteerd (in willekeurige volgorde): De Haere; Omnisport; Invoering Wet Maatschappelijke Ondersteuning Wmo; Groot Zonnehoeve. In de verdiepende uitwerking van de projecten worden na een inleidende beschrijving de thema's uit het normenkader als leidraad gebruikt.

4.1 De Haere 4.1.1 Beschrijving project De Haere is een woonwagencentrum aan de Zwolse weg. Het project voor herinrichting van het centrum kent een lange voorgeschiedenis die begint in de jaren negentig, toen landelijk een beleid werd voorgestaan van deconcentratie van woonwagencentra in kleine centra. Op locaal niveau veroorzaakte dit beleid de nodige spanningen. Bewoners van veel woonwagencentra verzetten zich tegen dit beleid. In 1998 is de landelijke visie op woonwagencentra veranderd. Dit maakte de weg vrij voor herinrichting en waar nodig sanering van woonwagencentra in Apeldoorn. De Haere was met ongeveer 170 plaatsen het grootste centrum in Apeldoorn. In overleg met bewoners is in 1998 een schets gemaakt voor een herinrichting van het centrum tot een centrum met 66 standplaatsen, met alleen de functie Wonen. Vanaf 1999 is de ruimtelijke planvorming voor de herinrichting gestart. Dit resulteerde in vaststelling van het bestemmingsplan door de gemeenteraad in mei 2001 en goedkeuring door Gedeputeerde Staten van Gelderland in augustus van dat jaar. De Awb-beroepsprocedure die daarop volgde heeft in eerste instantie geen beroep op geleverd. Op grond daarvan werd het plan onherroepelijk van kracht. In latere instantie hebben bewoners zich toch nog eens tot de raad van State gericht, doch het beroep werd niet ontvankelijk verklaard. Het project behelst behalve het opstellen van het bestemmingsplan, de concrete herinrichting van standplaatsen en bodemsanering op diverse plekken in het centrum. Voor de bodemsanering ontvangt de gemeente bijdragen van de rijksoverheid en de provincie. Het project behelst verder overdracht van het eigendom van woonwagens en standplaatsen voor zover dat bij de gemeente ligt, aan een woningbouwcorporatie. Ook het beheer van het centrum wordt overgedragen aan de corporatie. Aanleidingen om tot renovatie van het centrum over te gaan waren onder meer de brandveiligheidssituatie, de beperkte leefruimte per woonwagen, illegale bouwwerken en de slechte kwaliteit van de openbare ruimte. De herinrichting betekende dat met name voor de groep jongere bewoners met een eigen wagen, een andere plaats buiten het kamp diende te worden gezocht. Hiertegen bestond veel weerstand bij deze zogenaamde 'overstaanders'. Dit heeft er in geresulteerd dat de over-

Pagina 41


staanders in eerste instantie een aparte plek op het centrum hebben gekregen. Deze tijdelijke plaatsen worden naar verwachting in de loop van 2009 verruild voor definitieve plaatsen op een nieuw centrum in Zuidbroek. Het project is altijd met de nodige commotie omringd geweest. Bij raadsbehandelingen van het bestemmingsplan was er de nodige publieke belangstelling van bewoners en die roerden zich ook nadrukkelijk tijdens de vergaderingen. Rond 2003 ontstond er actieve weerstand en dreiging met geweld van de kant van de bewoners. In dat jaar is de projectorganisatie en de projectaanpak opnieuw opgezet en zijn er personele wisselingen geweest. De organisatie werd gereed gemaakt voor de uitvoering en de consequenties van de vastgestelde plannen werden voor de betrokkenen duidelijk. Bewoners klaagden dat zij tot dan toe onvoldoende betrokken waren geweest bij de planvorming en voorbereiding van de uitvoering en uitten hun ongenoegen expliciet via de media en rechtstreeks naar raadsleden, bestuurders en medewerkers van de gemeente. Het project kreeg daardoor ook aspecten van veiligheid en openbare orde. De commotie rond het project bereikte van de kant van de bewoners rond 2003 zijn hoogtepunt. De krant de Stentor spreekt in dat verband van excessen. Bestuurders en politici in Apeldoorn voelden zich ernstig bedreigd door bewoners. De politie heeft in 2003 op het punt gestaan een grootscheepse inval in het centrum 5

te doen en wagens weg te slepen. Uiteindelijk heeft het bestuur bij monde van burgemeester De Graaf besloten om niet de weg van politioneel ingrijpen op te gaan, maar om via de minnelijke weg te komen tot verdere uitvoering van de plannen. In de plannen heeft het centrum een woonfunctie. Dat betekende dat bedrijfsmatige activiteiten uitgeplaatst moesten worden. De gemeente heeft laten onderzoeken welke bedrijfsactiviteiten levensvatbaar waren. Dat heeft er in geresulteerd dat de gemeente zich inspant om twee bedrijven verplaatst te krijgen. De onderhandelingen daarover zijn langjarig geweest en hebben begin 2009 in één geval nog niet tot een concreet resultaat geleid. Vanaf 2004 is het project in uitvoering op basis van een projectplan. Op het kamp wordt een aantal hofjes gecreëerd. De aanpak van de inrichting ervan is fasegewijs opgepakt. De uitvoering heeft langer geduurd dan oorspronkelijk werd voorzien. De uitvoering wordt gekenmerkt door onderhandelingen tussen gemeente en bewoners over verplaatsing, door procedures van enkele bewoners tegen de plaatsingsbesluiten van gemeente en door vertraging in de feitelijke uitvoering van sanering, aanleg en verplaatsing. In de uitvoering bleek het niet mogelijk om delen van het centrum in één keer opnieuw in te richten, maar moest dit bijna standplaats voor standplaats worden aangepakt, waarbij er onderbrekingen van de werkzaamheden zijn geweest. In 2007 zijn werkzaamheden in september stopgezet nadat een uitvoerder fysiek was aangevallen door een bewoner. Dat heeft de uitvoering tot een langjarig proces gemaakt. In gestage uitvoering lijkt het sanerings- en herinrichtingsproject in 2010 zijn voltooiing te krijgen. De gemeente draagt dan de wagens en standplaatsen die zij in eigendom heeft over aan de woningbouwcorporatie.

6

5

De Stentor van 27 september 2007.

6

Bijeenkomst gemeenteraad 2 april 2009.

Pagina 42


4.1.2 Besluitvorming en uitvoering Besluitvorming De besluitvorming door de gemeenteraad richt zich in dit project primair op het beschikbaar stellen van kredieten en de vaststelling van het bestemmingsplan voor De Haere. In het ruimtelijk spoor zijn de volgende besluiten genomen door de gemeenteraad: voorbereidingsbesluit (maart 1999); bijgesteld Voorbereidingsbesluit (februari 2000); ontwerp Bestemmingsplan (mei 2001). Het uitvoeringskrediet van € 3,86 mln. (in guldens 8,5 mln.) wordt door de raad in december 2000 beschikbaar gesteld. Eind 2004 ligt er een bijgestelde kredietaanvraag in de raad van € 11,82 mln. De raad stelt het krediet vast. De oorzaken daarvoor zijn onder meer gelegen in het feit dat diverse uitvoeringskosten niet waren meegenomen bij de aanvankelijke kredietaanvraag. Dit zijn de belangrijkste besluitvormingsmomenten in de raad. De raadsbetrokkenheid is verder, dat hij vanaf 2003 regelmatig formeel en informeel wordt geïnformeerd. Deze informatievoorziening vindt plaats aan de betrokken raadscommissie of aan de fractievoorzitters, al dan niet in beslotenheid. Het college van B&W neemt de besluiten tot ruimtelijke voorstellen en kredietvoorstellen aan de raad. Daarnaast zijn de volgende besluiten relevant: geen afbouw van De Haere naar 25 plaatsen (december 1998); beleidsplan woonwagenzaken 2000 - 2003 (februari 2001); huuropzegging van de werkterreinen (juni 2001); plaatsingsplan (september 2003); aanvaarding juridisch eigendom van het centrum voor de uitvoering van de herinrichting en sanering door het college (2003); plan van aanpak voor de uitvoering en instelling projectstructuur (maart 2003). Dit zijn de belangrijkste besluitvormingsmomenten in het project geweest. Daaraan kan worden toegevoegd het besluit van de burgemeester eind 2003 om na overleg met een vertegenwoordiging van de bewoners, te kiezen voor de minnelijke weg in de uitvoering, waarbij bewoners na afspraken en ondertekening van overeenkomsten zelf overgaan tot verplaatsing en niet via 7

bestuursdwang hoeft te worden opgetreden (wegslepen van woonwagens ). Resumé Met de vaststelling van het bestemmingsplan en het plaatsingsplan zijn de belangrijkste formele beslissingen genomen. Daarna is er sprake van uitvoering, tot dat in de uitvoering een nieuw besluit moet worden genomen over het beschikbaar stellen van extra krediet. In termen van IPOR is er sprake van een ineenvloeien van initiatief, programma, en ontwerp in de periode tot en met 2003. De besluitvorming over het plaatsingsplan in 2003 door het college is de start van de realisatiefase. Vanaf dat moment (2003) wordt het project daadwerkelijk projectmatig aangepakt en worden belangrijke beslissingen over het feitelijk verloop genomen. Er is een projectplan en er wordt een aanvullend krediet aan de raad gevraagd.

7

Apeldoornse Courant 1 oktober 2003.

Pagina 43


In de realisatiefase vindt de voorbereiding plaats en vindt de feitelijke uitvoering op het centrum (fysieke werkzaamheden van aanleg, verplaatsing en sanering) plaats vanaf 2005. De beslismomenten zijn in de loop van het traject ontstaan en gekoppeld aan de formele positie van de gemeenteraad: het orgaan dat bestemmingsplannen vaststelt en kredieten verstrekt. Vanaf 1998 is De Haere niet als project ingericht. Daardoor is er ook geen duidelijk formeel beginmoment met een kaderstellende beslissing door de raad. De IPOR systematiek werd in die tijd nog niet toegepast in de gemeente. Uitvoering De fysieke uitvoering van het project loopt vanaf 2005. De technische voorbereiding start al in 2000 als door een extern bureau bestekken en tekeningen worden gemaakt. In de aanloop naar de uitvoering wordt diverse malen overlegd met vertegenwoordigers van de bewoners. In het voorjaar van 2001 ontstaat er een impasse doordat er geen overeenstemming komt met bewoners over een herplaatsingsplan. Daardoor loopt de besteksvoorbereiding vertraging op. Verder verzet en vertraging ontstaan als er geen overeenstemming komt in het overleg dat vanaf juni 2002 plaatsvindt met de groep jongeren (de overstaanders) voor de medewerking aan verhuizing naar tijdelijke standplaatsen elders. Het blijkt in een overleg met de 'Vereniging tot behoud van De Haere' dat de bewoners ontevreden zijn over de wijze waarop het proces tot dan toe loopt. Daarnaast vinden in de aanloop naar de uitvoering bilaterale overleggen met bewoners plaats over hun wensen inzake verplaatsing en de herinrichting. Tijd Rond 2000 werd er binnen de gemeentelijke organisatie vanuit gegaan dat de herinrichting in 2004 zou kunnen worden afgerond. Hoewel de bestemmingsplanprocedure relatief snel wordt afgerond, is de aanloop naar de uitvoering langer dan voorzien. Zoals aangegeven wordt pas in juli 2004 worden de eerste tijdelijke standplaatsen binnen De Haere opgeleverd. Dat is het begin van de daadwerkelijke uitvoering van herinrichting, aanleg, verplaatsing en sanering. De woonwagens worden stuk voor stuk verplaatst, met vaak tussenpozen, omdat met de bewoners onderhandeld moet worden over de voorwaarden. De juridische procedures tegen de besluiten, overleggen en onderhandelingen met de bewoners gaan door tijdens de uitvoering en hebben invloed op het daadwerkelijke tempo van de uitvoering. Dit is de situatie eind 2008. Voorzien wordt dat de daadwerkelijke uitvoering in elk geval tot eind 2009 voortduurt, tenminste 5 jaar langer dan van tevoren is ingeschat. De sanering is noodgedwongen gefaseerd uitgevoerd, in plaats van dat deze in één keer zou kunnen worden opgepakt. De wijze van uitvoering is een andere dan was voorzien, mede vanwege de interactie tussen uitvoerders en bewoners. Kosten Ondertussen wordt voor bewoners rond 2002-2003 steeds inzichtelijker wat de consequenties zijn van de herinrichting. Ook wordt duidelijker welke aspecten daarin moeten worden meegenomen en wat daarvan de kosten zijn. Er ontstaat zicht op de wijze waarop vanaf 2000 binnen de gemeente is geopereerd om tot de plannen te komen en de uitvoering voor te bereiden. De wethouder constateert dat dit te geïsoleerd binnen de organisatie is gebeurd. Dat is reden om in 2002 een plan van aanpak voor te bereiden en een projectstructuur op te zetten.

Pagina 44


Er ontstaat in dat jaar inzicht de wijze waarop met de bewoners is gecommuniceerd en wat de benodigde financiën zijn. In november 2002 maakt de verantwoordelijke wethouder in het college melding van het feit dat de uitvoeringskosten veel hoger zullen uitvallen. Dit wordt onder meer toegeschreven te lage inschatting van de kosten van de verplaatsingen, verwijdering van (resten) asbest en de stortkosten van vervuilde grond. Het college neemt in april 2003 een voortgangsrapportage sanering en herinrichting voor kennisgeving aan. Daarin staat aangegeven dat de kosten oplopen tot € 10,27 mln. Als eind 2004 de raad een kredietaanvraag wordt voorgelegd is dat bedrag opgelopen tot € 11,86 mln. Naast de hierboven genoemde extra kosten, worden er vanaf 2002 ook kosten gemaakt voor de inhuur van projectleidings- en projectuitvoeringscapaciteit. Ook ontstaat dan zicht op de kosten die moeten worden gemaakt om tot uitvoering over te gaan. Doordat bewoners zich vanaf 2003 juridisch verzetten, moeten proceskosten worden gemaakt en vallen de kosten van verplaatsing hoger uit, doordat hogere vergoedingen worden uitonderhandeld. Door de vertraging in de start van de uitvoering en de uitvoering stijgen de kosten omdat voortdurend externe capaciteit blijvend moet worden ingehuurd. In 2003 ontstaat er veel commotie rond het centrum die van invloed is op de operationele voorbereiding van de uitvoering en de start van de uitvoering uitstelt. De problemen spitsten zich toe op verplaatsing van de overstaanders. Er wordt een wegsleepregeling voorbereid. Eind 2003 is aan de orde of deze moet worden geëffectueerd. Dit leidt tot een overleg op 8 december 2003 tussen burgemeester en een groep overstaanders, waarin een oplossing wordt gevonden en de tijdelijke plaatsen op De Haere worden gesitueerd. In juli 2004 wordt de eerste tijdelijke standplaats binnen De Haere opgeleverd. Resumé Door in de volgende paragrafen te behandelen oorzaken is er sprake van uitloop van de uitvoering van het project De Haere in tijd en geld. In feite is er tot dat in 2002 een projectorganisatie wordt opgezet en een Plan van Aanpak wordt opgesteld, geen sprake van een project. Na vaststelling van het plan van aanpak gaat het project direct de realisatiefase in, waarbij de realisatie uitloopt en duurder wordt door allerlei oorzaken. De aanpassingen van de uitvoering gebeuren door de projectleiding 'naar beste vermogen' en naar bevind van zaken, vanwege de bijzondere omstandigheden rond De Haere. De raad wordt regelmatig vertrouwelijk op de hoogte gehouden van afwijkingen van eerdere berichten over de uitvoering.

4.1.3 Politiek en bestuur College 8

In dit 'project' zijn college en raad op verschillende momenten betrokken. In de aanloop naar het project was er binnen het college primair betrokkenheid van de portefeuillehouders voor huisvesting en ruimtelijke ordening (de heer Gutteling en mevrouw Van der Tas). Deze legden zich toe op de voorbereiding van de planvorming. De eerst verantwoordelijke portefeuillehouder Gutteling werd daarbij ondersteund door een projectleider binnen de afdeling Woonwagenzaken binnen de toenmalige dienst ROW. Hij fungeerde tevens als projectleider. Het bestemmingsplan is binnen de dienst opgesteld. 8

Tot 2003 in feite geen sprake van een project.

Pagina 45


Tot 2002 ligt het accent in de bestuurlijke aandacht op het tot stand brengen van de inhoudelijke plannen en het verwerven van middelen bij provincie, rijk en regio voor de sanering van de bodem op het centrum. In 2002 ontstaat aandacht voor het beheer van het project en de wijze waarop tot dan toe is omgegaan met de bewoners, naar aanleiding van klachten daarover van bewoners tijdens een overleg met de wethouder. De wethouder is ontevreden over de gang van zaken en uit dit naar de ambtelijke organisatie. Uit ons onderzoek blijkt dat de informatie waarover de wethouder tot dat moment beschikte onvoldoende was om zich een betrouwbaar en evenwichtig beeld te kunnen vormen over de situatie. Vanaf dat moment wordt op bestuurlijk initiatief De Haere als project gestructureerd. Vanaf 2003 is er een stuurgroep waaraan verschillende portefeuillehouders deelnemen. Er is bestuurlijk het besef dat dit project niet op de schouders van één of twee portefeuillehouders kan rusten. Deze brede stuurgroep wordt na de collegevorming in 2006 weer versmald tot de portefeuillehouder en de burgemeester (vanwege openbare orde en veiligheid). De wethouder kan regelmatig en indien nodig het project agenderen in de collegevergaderingen; het college is nauw aangesloten c.q. de brede betrokkenheid blijft. Deze samenstelling stuurt niet alleen de noodzakelijke afstemming in de uitvoering, maar drukt ook naar buiten toe de brede bestuurlijke betrokkenheid uit. Raad Ook de gemeenteraad richt zich aanvankelijk op de planvorming. Het beleidsplan Woonwagenzaken 200-2003 krijgt steun, het krediet wordt in 2000 zonder hoofdelijke stemming verstrekt en de besluitvorming over de Voorbereidingsbesluiten en het ontwerp-bestemmingsplan verloopt voorspoedig. Vertegenwoordigers van de raad worden op verschillende momenten bijgepraat: beleidslijn inzake beëindiging deconcentratiebeleid (december 1998); aanvraag van BWS gelden bij de Regio Stedendriehoek (januari 2001); bezoek van raadsleden De Haere en informatie over de stand van zaken (november 2002); informatie aan fractievoorzitters en woordvoerders over een ruimere kredietaanvraag (april 2003); bespreking voortgangsrapportage (juni 2003); informatie over extra kredietaanvraag in PMA (oktober 2003); besprekingen in de raad over De Haere en raadsvoorstel over kredietverruiming (november en december 2004); vanaf 2004 wordt de raad vertrouwelijk 2 à 3 maal per jaar bijgepraat over de voortgang en stand van zaken. De gemeenteraad toont zich in 2003 verrast door het hogere budget dat nodig is voor de herinrichting van De Haere en wijdt er een debat aan, waarbij de vertrouwenskwestie jegens de portefeuillehouder aan de orde is. De raad geeft in 2004 steun aan de hernieuwde aanpak van het project door de wethouder. Vanaf dat moment is er bij de raad veel aandacht voor voortgang en budget. Resumé De inhoudelijke kaders worden door college en raad in een vroeg stadium gevormd. Deze kaders blijven sindsdien ongewijzigd. Ze zijn al gevormd voordat er sprake is van een project. In gesprekken in het kader van dit onderzoek is gesteld, dat eventuele wijziging van de kaders eveneens zou hebben geleid tot langdurige planvorming en uitvoering. Na besluitvorming over formele documenten, waarin inhoudelijke kaders zijn gesteld, neemt de raad de positie in van het orgaan dat op de hoogte gehouden wil worden en wil controleren.

Pagina 46


Concrete aanleidingen daarvoor zijn de verrassende verhoging van het benodigde krediet en het feit dat de raadsleden in het dossier De Haere werden 'getrokken' door het als intimiderend gekenschetste opereren van een deel van de bewoners naar de raadsleden in 2003. Het college geeft de raad de gelegenheid de controlerende rol te vervullen, door hem regelmatig te informeren over voortgang en stand van zaken. De Haere is gestart vóór de invoering van het dualisme in de gemeenten. De wijziging in de aanpak komt voort uit de aard van het project en de omstandigheden en geeft geen indicatie dat de raad zich na invoering van de dualisering in dit dossier anders opstelt. In dit onderzoek is dit door raadsleden bevestigd.

4.1.4 Organisatie Binnen de voormalige dienst Ruimtelijke Ordening en Wonen (ROW) was de afdeling Woonwagenzaken belast met alle zaken die de fysieke kant van woonwagencentra betreffen. De voorbereiding van de kaderstelling in de vorm van bestemmingsplannen wordt binnen deze dienst vorm gegeven. Voor het verwerven van middelen voor de bodemsanering wordt samengewerkt met Milieu. De projectleider voor herinrichting van De Haere is afkomstig van de genoemde afdeling. In de visie ontwikkeling en communicatie met bewoners opereert hij in hoge mate alleen. Dit wordt door de organisatie in 2002 als een probleem beschouwd op het moment dat blijkt dat er onduidelijkheid is over de toereikendheid van het beschikbare krediet. Korte tijd later wordt dit versterkt nadat in een overleg tussen de wethouder en een vertegenwoordiging van de bewoners onvrede over de gang van zaken wordt geuit en de bewoners aangeven niet meer te willen overleggen met de projectleider. Dan wordt door de dienstleiding externe capaciteit gezocht om de projectleiding over te nemen. Nadat dit in september 2002 is gerealiseerd, verdwijnt de ambtelijke projectleider uit beeld. Met de komst van de nieuwe projectleider wordt De Haere als project opgezet. Er wordt een plan van aanpak opgesteld en er komt een brede stuurgroep van portefeuillehouders en dienstmanagement en een projectgroep, waarin verschillende diensten deelnemen. Na de gemeentelijke reorganisatie van 2006 zijn dit de diensten Publieksdienst, RO en MMO. Bij die reorganisatie neemt de betrokken directeur het project mee van de dienst ROW naar de dienst Publieksdienst. Verder zijn er taakgerichte werkgroepen in de projectorganisatie. Naast de overleggen binnen de projectstructuur vindt periodiek overleg plaats tussen portefeuillehouder, dienstdirecteur, projectleider en dienstcontroller. Daarnaast is er regelmatig overleg tussen de directeuren van de drie betrokken diensten. Vanaf 2004 is er ook periodiek bilateraal overleg tussen de projectleider en de dienstcontroller om de uitgaven te monitoren. In juli 2003 vindt er een startbijeenkomst plaats voor alle medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie die een taak krijgen in de uitvoering. Deze wijze van organiseren benadrukt de samenwerking en het samen optrekken en het in control willen zijn inzake dit project. Er is sprake van een hoge overlegdichtheid in een fase dat er sprake is van uitvoering van vastgesteld beleid. Het bijzondere karakter van de gang van zaken, met veel weerstand bij de betrokken bewoners, ervaring met intimidatie van medewerkers en bestuurders en het moeilijk beheersbaar zijn van tijds- en kostenaspecten zijn op zich een logische verklaring voor deze organisatie. Er is een directe en nauwe betrokkenheid van de wethouder bij dit project.

Pagina 47


Resumé Dit dossier De Haere kenmerkt zich door een lage organisatiegraad binnen een dienst in de eerste drie jaren na 1998 en afwezigheid van enige vorm van projectorganisatie en een hoge organisatiegraad van wat vanaf 2003 een uitvoeringsproject is; doel en kader liggen vast, ze moeten worden gerealiseerd in de werkelijkheid. Er is een korte directe relatie tussen de projectleiding en het opdrachtgevend lijnmanagement. Door de directe betrokkenheid van de dienstleiding is ook de betrokkenheid van de overige lijnorganisatie georganiseerd en gewaarborgd. Evenzo is er tot 2002 geen sprake van een projectopzet en projectplanning en vanaf dat jaar wel. De afspraken zijn gemaakt in het vastgestelde projectplan. De verschillende actoren handelen dienovereenkomstig. De interventies vanuit de omgeving (juridische procedures tegen plaatsingsbesluiten, langlopende onderhandelingen, niet nakomen van afspraken, onderbreking van de werkzaamheden ter plekke vanwege ervaren intimidaties), maken dat onvermijdelijk wordt afgeweken van de planningsafspraken.

4.1.5 Beheersinstrumenten Tot 2002 is de herinrichting en sanering van De Haere niet projectmatig aangepakt. Er is een budget vastgesteld. Dat budget is in 2004 verhoogd. In 2002 is de projectplanning opgenomen in het plan van aanpak. De projectplanning wordt in de praktijk niet gevolgd, omdat er te veel verstorende externe factoren zijn. De handelingen die moeten worden verricht (herinrichting, aanleg van plaatsen, aanleg van voorzieningen, verplaatsing van wagens en bodemsanering) zijn activiteiten die zich goed lenen voor een projectmatige aanpak en het werken volgens projectplanning. Door de eerder genoemde interactie tussen bewoners en gemeente en uitvoerders wordt de planning losgelaten. Er wordt gehandeld naar bevind van zaken en met betrekking tot de omstandigheden; er wordt situationeel gehandeld. Doordat bij de start van de herinrichting en sanering geen sprake was van projectmatige aanpak, zijn daarbij ook geen elementen gehanteerd die daarop van toepassing zijn. Zo is er geen analyse vooraf gedaan, die betrekking zou kunnen hebben op het krachtenveld waarin moet worden geopereerd: de betrokken bewoners, hun wensen, verwachtingen en belangen, de aantallen, de onderlinge verhoudingen en de verhouding tot de overheid, de wijze van opereren in onderhandelingssituaties en dergelijke. Daardoor is ook niet in beeld gekomen voor wiens probleem een oplossing wordt gezocht. Het oorspronkelijke vraagstuk van de noodzaak van concentratie of deconcentratie van woonwagencentra is een algemeen maatschappelijk vraagstuk en niet een vraagstuk dat leeft bij de betrokken bewoners. Zij zijn tegen die concentratie. Evenzo is het vraagstuk van brandveiligheid en het vraagstuk van leefruimte rond de wagens meer een algemeen maatschappelijk vraagstuk dan een probleem voor de bewoners.

9

Vanuit de gemeente is vanaf het begin geopereerd op basis van ervaringen met de doelgroep. Herinrichting en sanering op het centrum van deze omvang was echter nieuw in Nederland en ook niet aan de orde elders in de gemeente Apeldoorn. Inschatting van mogelijke consequenties, door bewoners ervaren gevolgen en mogelijke houding en handelingen van bewoners in reactie daarop, heeft niet plaatsgevonden. Er is geen risicoanalyse gemaakt.

9

Stentor 7 september 2007.

Pagina 48


Er was wel een visie op de ontwikkeling van het centrum en uiteindelijk een bestemmingsplan als kader opgesteld, maar er was geen strategie en tactiek om tot realisatie te komen. Uit het onderzoek blijkt dat er in de bilaterale overleggen in de jaren tot 2002 mogelijk toezeggingen zijn gedaan en overeenkomsten zijn afgesloten die de verdere uitvoering hebben bemoeilijkt. Deze toezeggingen vinden geen basis in een vooraf uitgedachte en geanalyseerde strategie en tactiek. In de samenstelling van de budgetten zijn niet alle kosten meegenomen. Zo is in het krediet dat de raad in 2004 heeft vastgesteld (€ 11,86 mln.) bewust en expliciet geen rekening gehouden met de kosten van verplaatsing van de overstaanders naar Zuidbroek. Voor deze actie die onlosmakelijk verbonden is met de herinrichting van De Haere, is dus geen dekking. Ook is geen rekening gehouden met prijsstijgingen vanaf 2006. Dit is gedaan op basis van de inschatting dat de inrichting en sanering in 2005 zou zijn afgerond. Daarmee wordt het risico gelopen (en is het ook daadwerkelijk gebeurd) dat het verstrekte krediet tekort schiet vanwege de prijsstijging bij uitloop van het project. Budgetoverschrijding is daarmee ingebakken. Ook bij de budget-bepaling heeft risicoanalyse een onvoldoende rol gespeeld. Vanaf 2002 is de gemeente er toe overgegaan om deskundigheid in de uitvoering van trajecten op woonwagencentra extern in te huren. Ook onderhandelingscapaciteit is extern ingehuurd. Daarmee heeft de gemeente een bepaalde kwaliteit ingehuurd, terwijl tegelijkertijd door directe aansturing door het bestuur en de ambtelijke top grip op het proces werd gehouden. Door de frequente overleggen tussen projectleider en dienstcontroller en de betrokkenheid van de dienstcontroller in de overleggen, werd het proces op interne aspecten beheerst. De rapportage over de voortgang en financiën werd er door gewaarborgd (via de Turaps).

4.1.6 Externe omgeving Bewoners De externe omgeving speelt in het dossier De Haere een zeer dominante rol als het gaat om de beheersing van het project. Het gaat om de bewoners van De Haere. Oorspronkelijk ging het om de aantallen bewoners die ruim 170 standplaatsen bezetten. In 1998 blijkt dat zij tegen het deconcentratiebeleid van het rijk zijn en dat zij zich lijken te kunnen vinden in een andere benadering die de gemeente voorstaat, namelijk herinrichting van De Haere tot een centrum met ruime woonplaatsen en beëindiging van bedrijfsactiviteiten. Zowel op ambtelijk niveau als op bestuurlijk niveau zijn er overleggen met vertegenwoordigers van de bewoners. De gemeente gaat met dit gegeven vervolgens aan de slag en komt in 1999 met een visie en met plannen. Vanaf dat moment is er sprake van een gemeentelijk plan en voornemen en niet van een gezamenlijk voornemen. In latere instantie geven bewoners aan het niet eens te zijn met de wijze waarop de gemeente wil renoveren. Dit leidt er toe dat men in november 2003 de 'Republiek De Haere' uitroept. Als uit de concretisering van de plannen blijkt dat de jonge gezinnen (de overstaanders) weg moeten, dan wil men liever 81 plaatsen dan 66 plaatsen. Men is tegen tijdelijke standplaatsen. De gemeente houdt vast aan het bestemmingsplan met 66 plaatsen, al heeft een gemeentelijke woordvoerder volgens de Apeldoornse Courant aangegeven dat over de inrichting van het kamp op bepaalde punten valt te praten.

10

10

Apeldoornse Courant 19 december 2002.

Pagina 49


De gemeente wil voor de overstaanders in eerste instantie tijdelijke plaatsen elders creëren. In oktober dreigen de bewoners volgens de krant met oorlog.11 Na overleg tussen burgemeester en vertegenwoordigers van de bewoners worden op De Haere zelf tijdelijke plaatsen ingericht. De gemeente heeft het initiatief genomen tot herinrichting en sanering. Daarmee heeft zij zich in de positie gemanoeuvreerd van de partij die iets wil. De gemeente is de probleemhouder. De bewoners beschouwen zich niet als probleemhouders. Het vraagstuk van brandveiligheid en beperkte ruimte rond de woonwagens is door hen zelf geschapen. Zij hebben niet om herinrichting gevraagd. Het zijn deze actoren in de omgeving van de gemeente (de doelgroep van het beleid) die van invloed zijn op de voortgang van het proces en daarmee op de beheersing van het project in termen van tijd en geld: zij gaan langdurige onderhandelingen met de gemeente aan; zij zijn het die acties ondernemen ter beïnvloeding van politiek, bestuur en uitvoerders; zij vechten voornemens van de gemeente in juridische procedures aan. In april 2008, vier jaar na de aanvang van de werkzaamheden is nog steeds met 8 gezinnen geen akkoord bereikt. Eind 2008 zijn er drie gezinnen en één bedrijf nog niet akkoord met de gemeente. De start van de overleggen met de bewoners eind jaren negentig past in de wijze waarop vanuit de afdeling Woonwagenzaken met woonwagenbewoners wordt omgegaan. Er is niet gewerkt vanuit projectkaders over omgaan met externe partijen. Ook als vanaf 2003 externe onderhandelaars met ervaringen met deze doelgroep worden ingezet, wordt gecommuniceerd en onderhandeld op basis van professionele deskundigheid. Gemeentelijke projectkaders spelen hier geen rol. Aannemers en nutsbedrijven Tot de omgeving behoren ook de aannemers en nutsbedrijven die worden ingeschakeld in de uitvoering. Zij hebben in wezen ten opzichte van de bewoners dezelfde positie als de uitvoerders van de gemeente. De wijze waarop zij moeten werken, wijkt af van de wijze waarop zij werken bij de herinrichting van (delen van) woonwijken. Het blijkt dat zij mede onder invloed van de opstelling van bewoners of verwachte opstelling van de bewoners veel improductieve uren maken. Deze worden in rekening gebracht bij de opdrachtgevende gemeente. Dit werkt kostenverhogend. In de loop van de uitvoering verandert de wijze van benadering van de werkzaamheden, waardoor de kans op het aantal improductieve uren afneemt. Daar staat echter tegenover dat in toenemende mate vanwege het afnemende aantal resterende gevallen, voor elke standplaats apart werkzaamheden moeten worden opgestart. Dat werkt inefficiënt. De kosten per aanleg, verplaatsing en sanering nemen daardoor relatief en absoluut toe.

11

Apeldoornse Courant 2 oktober 2003.

Pagina 50


4.2 Omnisport 4.2.1 Beschrijving project Eind jaren negentig heeft de gemeente een haalbaarheidsonderzoek laten uitvoeren naar de ontwikkeling van een sportcentrum met een aantal sport- en topsportfuncties. Apeldoorn wilde een topaccommodatie voor baanwielrennen, indooratletiek en volleybalen zo ontstond het idee voor een topsportcentrum. Eind 1999 werd door het college het besluit genomen om de mogelijkheden verder te verkennen naar aanleiding van een haalbaarheidsonderzoek van de bureaus Oranjewoud en IPMMC Vastgoed. In het haalbaarheidsonderzoek kwam De Voorwaarts als geschikte locatie naar voren. Het college wilde echter meer dan één locatie onderzocht hebben, vandaar dat begin 2000 tot een locatieonderzoek werd besloten waarbij twee locaties met elkaar werden vergeleken. Dit leidde tot bevestiging van de keuze voor de locatie De Voorwaarts. In oktober van dat jaar werd aan de gemeenteraad het voorstel voor het sportcentrum voorgelegd, met daarbij voorstellen voor commerciële en aan de sport gerelateerde voorzieningen. De raad stemde in. Naast het sportcentrum werd ook voorzien dat op de openbare ruimte rond het gebouw een skeelerbaan zou worden aangelegd. Na het positieve besluit door de gemeenteraad kon de voorbereiding worden voortgezet en werd een gedetailleerd ontwikkelingsprogramma opgesteld, dat onder meer diende om subsidies bij andere overheden te verwerven en als basis voor de Europese aanbesteding voor de ontwikkeling van het centrum. De Europese aanbesteding is in twee fasen uitgevoerd. Zij bleef zonder resultaat. Daarom heeft de gemeente het initiatief genomen om met een consortium van twee van de oorspronkelijke aanbieders verder te gaan: Libéma en Giesbers Groep. In een publiek-privaat samenwerkingsverband met de gemeente zou deze groep de ontwikkeling, bouw en exploitatie op zich nemen. Daarover werd tussen de gemeente en het consortium een hoofdlijnen akkoord bereikt in juli 2003. Medio 2004 werd de raamovereenkomst en de bouwteamovereenkomst tussen de gemeente en het consortium gesloten. Die overeenkomsten vormden de basis voor het maken van het definitief ontwerp, bestek en directiebegroting. De uitvoeringsovereenkomsten (bouw, exploitatie en programmaontwikkeling) volgden na onderhandelingen in december 2005. Het programma is in de loop der tijd bijgesteld. In het aanvankelijke programma was een megasuper voorzien. Deze werd door de opstelling van de gemeenteraad in 2003 uit het masterplan verwijderd. Tevens was er in 2003 sprake van het feit dat volleybalvereniging Piet Zoomers Dynamo niet zou overgaan naar het sportcentrum, maar voor een eigen accommodatie zou kiezen. Uiteindelijk heeft de vereniging zich weer aangesloten. Het ROC Aventus meldde zich om gebruik te maken van de accommodatie tijdens schooluren. Voor de realisatie van het sportcentrum dienden het op De Voorwaarts gelegen sportvelden van de Omnisportvereniging WSV te verhuizen. Nadat de gemeente de vereniging verschillende locaties als mogelijkheid had aangedragen, werd in onderling overleg besloten tot verplaatsing van de velden binnen de locatie De Voorwaarts. Daardoor kon de vereniging zijn wijkfunctie behouden. In 2002 werd besloten tot aanleg van de nieuwe sportaccommodatie van WSV op De Voorwaarts. Medio 2004 kon de sportaccommodatie van WSV in gebruik worden genomen en kwamen de gronden vrij voor de realisatie van het Omnisportcentrum Apeldoorn.

Pagina 51


De realisatie van het sportcentrum met daarbij het commerciële programma zou leiden tot een sterk verkeersaantrekkende werking. De verkeersintensiteit op de Zutphensestraat die de oostelijke toegang van Apeldoorn vanaf de A50 en de A1 is, zou daardoor toenemen. Reeds bestaande voornemens tot verbreding van deze straat op termijn, werden onder invloed van de plannen voor De Voorwaarts naar voren gehaald. De gemeente boog zich met vertegenwoordigers van de betrokken wijkraden over varianten voor de verbreding van deze toegangsweg en de aanpassingen van de Laan van Erica en de Laan van Osseveld. De besprekingen over de plannen hebben ruim een jaar geduurd waarna ze werden opgenomen in de ruimtelijke plannen. Nadat het college eind 2002 een besluit over het milieueffectrapport had genomen en de gemeenteraad dat in februari 2003 had geaccepteerd, kon verder worden gewerkt aan het bestemmingsplan. Dat plan omvatte het gebied van De Voorwaarts (met onder meer het sportcentrum, winkelfuncties en woonfuncties) en de Zutphensestraat c.a. Het werd in oktober 2005 vastgesteld door de gemeenteraad. Tegen de vaststelling en de goedkeuring door gedeputeerde staten is beroep aangetekend. Dat werd gedaan door zowel bewoners in de buurt van de Zutphensestraat als door vertegenwoordigers van de nabij gelegen Meubelboulevard. De Raad van State vernietigde het goedkeuringsbesluit van gedeputeerde staten in januari 2007, op grond van procedurele gebreken inzake de ter inzage legging van documenten bij het bestemmingsplan. Dat betekende dat een nieuw bestemmingsplan moest worden vastgesteld. Daarvoor moest een nieuw MER worden opgesteld waarin weer rekening moest worden gehouden met de gewijzigde weten regelgeving op het vlak van de luchtkwaliteit. Er is voor gekozen om het nieuw op te stellen bestemmingsplan te verbreden en ook het gebied van de Meubelboulevard er bij te betrekken. Eind 2008 was het bestemmingsplan nog in voorbereiding. De ontwikkeling van de woonfuncties en de commerciële functies zullen ter hand worden genomen als er een nieuw bestemmingsplan is vastgesteld. Vanwege het ingestelde beroep tegen het bestemmingsplan is begin 2006 besloten om met behulp van een artikel 19 procedure (op grond van de toen vigerende Wet op de ruimtelijke ordening) de bouwvergunning aan te vragen. Daarbij is om de start van de bouw te bespoedigen, een knip gemaakt tussen de aanvraag voor de bouw van de fundatie van het sportcentrum en voor de bovengrondse bouw. De eerste vergunning kwam af in april 2006, waarna de bouw op 24 mei 2006 kon beginnen. In oktober van dat jaar volgde de vergunning voor het gehele gebouw. In oktober 2007 werd het eerste deel van het sportcentrum opgeleverd. Dat was het deel voor de zaalsport Volleybal, het bewegingsonderwijs van het ROC en voor overige breedtesportactiviteiten. Uit onderhandeling en overleg tussen de gemeente en de volleybalvereniging Piet Zoomers / Dynamo was gebleken dat het voor de vereniging noodzakelijk was dat zij in 2007 de hal in gebruik kon nemen voor wedstrijden. Het overige deel van het sportcentrum, de wielerbaan en atletiekbaan, kon ruim een jaar later worden opgeleverd. Op 14 november 2008 werd Omnisport feestelijk geopend. De plannen voor de skeelerbaan werden in de loop der tijd verruimd tot plannen voor een skeelerbaan annex ijsbaan (gedurende 6 weken per jaar). Voor de aanleg was grond van Intratuin nodig. Intratuin zelf had uitbreidingsplannen en had vervolgens grond nodig van de gemeente en een particulier. Via diverse aankoop- en ruiltransacties is een en ander mogelijk gemaakt.

Pagina 52


Door aankoop- en ruiltransacties eind 2007, kon op de voorwaarts een nieuw en groter tuincentrum worden gerealiseerd naast de plek waar de skeelerbaan / ijsbaar moest komen. Het tuincentrum is begin 2009 geopend. De skeelerbaan / ijsbaan wordt in 2009 aangelegd. De woonfuncties en commerciële functies konden vanwege de vernietiging van de goedkeuring van het bestemmingsplan nog niet worden opgepakt. Los daarvan bleek in 2005 en de jaren daarna, het voor het consortium lastig om marktpartijen te interesseren voor de ontwikkeling van winkels en woningen. Begin 2008 heeft de Libéma / Giesbers Groep de ontwikkelingsportefeuille overgedaan aan IPMMC Vastgoed, een dochterbedrijf van projectontwikkelaar AmstelMeerlanden. Begin 2008 is de gemeenteraad door het college geïnformeerd over een tekort op de ontwikkeling van Omnisportcentrum van € 5,5 mln. Daarbij spreekt het college de verwachting uit dat dit tekort kan worden weggewerkt door het commerciële programma op De Voorwaarts

12

en

hogere bijdragen van andere overheden. Op 23 april 2009 is de raad in een niet-openbare bijeenkomst geïnformeerd over de huidige stand van zaken. Daarbij zijn naast de financiële aspecten ook de voortgang rondom het bestemmingsplan en de nog te ontwikkelen functies (waaronder de schaats- en skeelerbaan) besproken.

4.2.2 Besluitvorming en uitvoering Start en besluitvorming Kaders De start van het project wordt gevormd door dat in de Meerjarenbegroting 1999-2002 een opwaarderingsonderzoek voor de wielerbaan wordt aangekondigd. De opwaardering betrof de combinatie met indooratletiek en een gecombineerde vloei-ijsbaan / skeelerbaan. Het college neemt in 1999 het initiatief en het voornemen ontwikkelt zich tot een haalbaarheidsstudie naar een Omnisportcentrum (een sportcentrum voor meer dan één topsport) die in oktober 1999 wordt gepresenteerd. In dat onderzoek is er één locatie in beeld: De Voorwaarts. In een interne mededeling aan B&W wordt aangegeven dat dit sportcentrum er in 2005 kan zijn.

13

Het college wil deze locatie vergelijken met een andere locatie, te weten Malkenschoten. Naar aanleiding van die vergelijking wordt in 4 april 2000 door het college besloten tot vestiging op De Voorwaarts. De gemeenteraad komt in 2000 in beeld als hij zich buigt over de eindrapportage Omnisportcentrum waarin wordt gevraagd in te stemmen met de bouw op de locatie De Voorwaarts, het bijbehorende commercieel programma en de financiële kaders voor de ontwikkeling van het gebied. Raad De start van het project is helder: het college bereidt voor en de gemeenteraad besluit over het al dan niet doorgaan van de ontwikkeling en bouw van het sportcentrum en het overige programma op De Voorwaarts en over het financiële kader. Over het programma voor De Voorwaarts wordt door de raad een aantal malen een besluit genomen. Verder is er helderheid over de wettelijke functies van de raad.

12

In april 2009 is de Raad geïnformeerd dat toch een aanvullend krediet nodig is. Dit valt buiten de periode van het onderzoek.

13

Maart 1999.

Pagina 53


De raad neemt in totaal 5 besluiten: instemmen met bouw en ontwikkeling van Omnisportcentrum c.a. (oktober 2000); vaststelling van het commercieel programma op De Voorwaarts (januari 2001); besluit over het resultaat van de Europese aanbesteding en het gedetailleerd ontwikkelingsprogramma (maart 2001); aanvaarding van het Milieu Effectrapport (februari 2003); vaststelling van het bestemmingsplan (oktober 2005). Sinds oktober 2005 zijn er geen besluiten meer gevraagd van de raad. De financiële kaders die in 2000 werden meegegeven aan het college voldeden tot 2008. Ook in dat jaar is er geen nieuw besluit inzake het benodigde krediet voorgelegd aan de raad. Het tekort wordt gepresenteerd als een virtueel tekort dat binnen de kaders zal worden opgevangen.

14

College Het college van B&W heeft in de periode 1999-2008 een groot aantal besluiten genomen in het kader van de ontwikkeling van Omnisport en De Voorwaarts. Het gaat hierbij zowel om publiekrechtelijke besluiten om de ontwikkeling en bouw van het centrum mogelijk te maken en de ruimtelijke plannen te realiseren als om privaatrechtelijke overeenkomsten met het consortium Libéma / Giesbers groep in het kader van de publiek-private samenwerking. Het gaat in totaal om 22 besluiten, verdeeld over de 10 jaar. De inhoudelijke kaders worden door het college vastgelegd in het gedetailleerd ontwikkelingsprogramma in 2001 en een actualisatie daarvan in 2003. De ontwerpen voor de bouw van Omnisport zijn beoordeeld door commissies van (externe) deskundigen en belanghebbenden. De beoordeling en de keuzes zijn voorgelegd aan het college. De gemeenteraad is geïnformeerd over de ontwerpen. Resumé De start van het project wordt gekenmerkt door expliciete besluitvorming in college en raad. Uitvoering In de haalbaarheidsstudie van het bureaus Oranjewoud en IPMMC Vastgoed uit 1999 werd nog voorzien dat Omnisportcentrum in 2003 zou kunnen zijn gerealiseerd. Dit is overgenomen in het raadsvoorstel van oktober 2000; opening van het complex werd voorzien in augustus 2003. Dat is opmerkelijk want in een interne memo van maart 1999 werd ambtelijk uitgegaan van opening in 2005. Opening in 2005 zou met zich mee brengen dat voor een aantal sportverenigingen moest worden omgezien naar tijdelijke accommodaties tot die tijd, met bijbehorende kosten. In dit onderzoek is geen indicatie gevonden dat om deze reden de doorlooptijd te kort is ingeschat. Vertraging De bouw van het complex is veel later begonnen dan de in 2000 voorziene oplevering, namelijk in 2006. Voordat er met de bouw kon worden begonnen is er meer tijd nodig geweest voor de voorbereiding dan was voorzien. Voor de realisatie van de andere functies werden geen termijnen gesteld. Eind 2008 was naast Omnisport de sportaccommodatie van WSV gerealiseerd en was het tuincentrum bijna gereed. De direct al voorziene realisatie van de skeelerbaan wordt niet meer binnen 10 jaar na de haalbaarheidsstudie gerealiseerd.

14

Inmiddels is in april 2009 in een PMA aangekondigd dat een aanvullend krediet nodig is.

Pagina 54


Het woningbouw- en het commerciële programma wachten op een formele basis in een onherroepelijk geworden bestemmingsplan (nog onduidelijk is wanneer dat het geval zal zijn) en heeft daarnaast anno 2009 te maken met een economische recessie en recessie in de bouw. Onduidelijk is wanneer dat programma zal worden gerealiseerd. Toename kosten Naast vertraging in de planvorming en uitvoering is er ook sprake van toename in de kosten. In 2000 worden middelen beschikbaar gesteld door de gemeenteraad. Het kader dat de raad meegeeft bedraagt in guldens 84,9 mln., dit is € 38,5 mln. De totale sportinvestering wordt in 2003 ingeschat op € 63 mln. waarvan de gemeente € 33 mln. voor haar rekening neemt. Dit bedrag bevat de bouwkosten, aanpassing van de infrastructuur en verplaatsing van de sportvelden van WSV. Bij de stand van zaken in 2008 is het benodigde bedrag opgelopen tot € 69,85 mln. Dit betekent een overschrijding van het in 2006 beschikbaar gestelde krediet van € 6,5 mln. De kosten zijn met name gestegen in 2007 tijdens de bouw van het sportcentrum. Tot dan toe dacht men binnen de financiële kaders te kunnen blijven. Zoals aangegeven wordt dekking gezocht voor het tekort (meer inkomsten uit het programma, nadere onderhandelingen met aannemer over de kosten en met andere overheden over hogere bijdragen). Oorzaken Er zijn verschillende oorzaken voor de vertragingen. Vooraf moet worden opgemerkt dat de inschatting van Oranjewoud en IPMMC Vastgoed dat de oplevering in 2003 zou kunnen plaatsvinden als onrealistisch moet worden gekwalificeerd. De inschatting is vooral gericht op het realiseren van het sportcentrum en de productie en logistieke vraagstukken die daarbij een rol spelen (opstellen MER, vergunningtermijnen, duur van de bouw). Er is niet in beeld gebracht welke andere factoren een rol spelen die tijd kosten. Voor de beschrijving van oorzaken voor de realisatie die langer heeft geduurd dan in 2000 werd voorzien, kan een onderscheid worden gemaakt in stappen die moeten worden gezet om een dergelijk bouwwerk in zijn omgeving te realiseren en die tijd kosten enerzijds en factoren die hebben geleid tot vertraging in de voortgang en kostenstijging anderzijds. Tijd en complexiteit De volgende factoren hangen samen met het realiseren van Omnisport en hebben tijd nodig om uit te ontwikkelen. Omnisport hangt samen met de ontwikkeling van een commercieel ontwikkelingsprogramma. Dat programma omvat verschillende onderdelen (wonen, kantoren, winkelfuncties) die elk op zich specifieke vraagstukken kennen die tijd kosten, zoals verkrijgen van belangstelling van marktpartijen en de relatie met programma's elders in de gemeente; voor de financiële dekking dienen middelen te worden gezocht en verkregen, zoals bijdragen en subsidies van andere overheden en instellingen (i.c. sportbonden); niet alle gronden op De Voorwaarts waren in eigendom van de gemeente en konden dus niet direct worden ingezet; ze moesten worden verworven en dat vergde onderhandelingstijd; de gronden van De Voorwaarts waren reeds in gebruik door bedrijven en een sportvereniging; het beschikbaar krijgen die gronden betekent dat met die functies geschoven moest worden. Dat vergt onderhandelingen en kost tijd. Aan de bouw van het Omnisportcentrum kon pas worden nadat voor WSV een nieuw complex was gerealiseerd; bij de ontwikkeling van het WSV complex is de vereniging nadrukkelijk betrokken. Dat kost tijd;

Pagina 55


de ontwikkeling van De Voorwaarts heeft gevolgen op het vlak van verkeersinfrastructuur: parkeergelegenheid en aanvoerroutes; dat vergde een zorgvuldig proces naar omwonenden van zowel het gebied als de aanvoerroute, in casus met name de Zutphensestraat. Dat proces van overleg en consultatie is de gemeente ingegaan en heeft meer dan een jaar gekost; gelet op de omvang van het project was een Europese aanbestedingstraject nodig. Een zorgvuldig en rechtmatig traject kost tijd; de realisatie van De Voorwaarts vergde een ruimtelijke procedure voor het tot stand brengen van een nieuw bestemmingsplan. De ervaring leert dat in een omgeving waarin tegengestelde belangen een rol spelen de ruimtelijke procedures inclusief bezwaar en beroep risicovol zijn en tot lange doorlooptijd kunnen leiden. Al deze zaken leiden er toe dat a priori kon worden ingeschat dat realisatie van het Omnisportcentrum op De Voorwaarts veel meer tijd in beslag zou nemen dan de drie à vijf jaar die in 2000 werden voorzien. De tijdsinschattingen die zijn gecommuniceerd zijn te optimistisch geweest. Door al deze factoren kan het project als een zeer complex en meerdimensionaal project worden aangeduid. Vertragende factoren In aanvulling op het voorgaande hebben zich in het project de volgende vertragende factoren voorgedaan: procedure; relatie met private partner; grondverwerving. Wat betreft de procedures: het MER is in november 2002 door het college aangehouden. Na consultatie van een deskundige en overleg met de wijkraden is het MER bijgesteld en in februari 2003 aan de raad aangeboden. Aanleiding voor de aanhouding vormde een second opinion die in opdracht van de wijkraden is uitgevoerd naar met name de verkeersontsluiting; B&W willen hieraan niet voorbijgaan; de bouwvergunningaanvraag werd in november 2005 aangehouden omdat het aantal onderliggende documenten (brandbeveiligingsrapport, constructieve tekeningen) nog niet compleet was (in het onderzoek is niet naar voren gekomen wat daarvan de oorzaak was). In 2006 is in twee fasen de vergunningaanvraag ingediend en afgehandeld; voor het programma met grootschalige detailhandel; diende het Streekplan door de provincie te worden gewijzigd ten behoeve van het bestemmingsplan; dit betekende een vertraging van een half jaar; het bestemmingsplan dat zowel De Voorwaarts als de Zutphensestraat omvatte, is in 2005 vastgesteld en in 2007 door de Raad van State vernietigd; hierdoor diende een nieuw bestemmingsplan te worden opgesteld; dit werkt vertragend naar de realisatie van het ontwikkelingsprogramma op De Voorwaarts en op de verkeersinfrastructuur. Ondertussen wijzigde de regelgeving op het vlak van de bepaling van de luchtkwaliteit zich verder; een vrijstellingsprocedure voor de Zutphensestraat en een kapvergunning voor bomen langs die straat beoogde het tijdsverlies te bekorten; vrijstellingsbesluit en kapvergunning zijn geschorst door de rechtbank (uit het dossier blijkt niet op welke gronden de rechtbank hiertoe oordeelde); het verwerven van subsidies en bijdragen en subsidies van andere overheden en instellingen heeft meer tijd in beslag genomen dan was voorzien.

Pagina 56


Wat betreft de relatie met private partner: de Europese aanbesteding van de bouw, ontwikkeling en exploitatie is in twee ronden uitgevoerd; de tweede ronde leverde geen resultaat op; daarop heeft de gemeente het initiatief genomen om onderhandelingen te starten met een consortium samengesteld uit twee van de oorspronkelijke aanbieders; het resultaat van de aanbesteding heeft langer op zich laten wachten dan vooraf was ingepland; ook in de tweede ronde van de aanbestedingsprocedure was al een vertraging geslopen, doordat de aanbieders aangaven meer tijd nodig te hebben voor het aanbieden dan stond ingepland;

15

voor de wijze van handelen rond de aanbesteding is juridische ondersteuning gezocht bij advocatenkantoor Loyens&Loeff te Amsterdam; zorgvuldig opereren in dezen vergde enige tijd, omdat uitgezocht moest worden of door de handelwijze geen Europese regels werden overtreden; de onderhandelingen met het consortium dat door de gemeente was benaderd na de aanbestedingsprocedure Libéma en Giesbers groep vergden tijd. Er zijn overeenkomsten gesloten in drie ronden: hoofdlijnenovereenkomst (2003), raamovereenkomst en bouwteamovereenkomst (2004) en uitvoeringsovereenkomsten (2006). Met name het afsluiten van de laatste categorie overeenkomsten vergde meer tijd dan voorzien, omdat het consortium zekerheden wilde rond het bestemmingsplan en geconfronteerd werd met beperkte belangstelling van marktpartijen voor het realiseren van het commerciële programma. De looptijd van de raamovereenkomst en bouwteam overeenkomst werd verlengd. Deze waren tussen gemeente en het consortium aangegaan in juli 2004 met een looptijd tot juni 2005 wanneer de uitvoeringsovereenkomsten zouden worden vastgelegd (aanneemovereenkomst, ontwikkelovereenkomst commerciële functies en de huur- en exploitatieovereenkomst Omnisportcentrum). De datum van juni 2005 is niet gehaald, omdat de onderhandelingen over de overeenkomsten werden opgehouden, mede doordat er nog geen duidelijkheid in het bestemmingsplan was gegeven over het aspect luchtkwaliteit. Door de vaststelling in oktober 2005 van het bestemmingsplan ontstond deze duidelijkheid er wel, doch toen was er nog geen overeenstemming over de hoogte van de aanneemsom. Verder was het consortium er nog niet in geslaagd marktpartijen voor de winkels en woningen te contracteren en daarmee het risico voor de marktpartijen te spreiden. Het college besluit tot verlenging van de duur van de raamovereenkomst en bouwteamovereenkomst tot 14 december 2005, op voorwaarde dat de onderhandelingen 30 november 2005 succesvol zijn afgerond. Indien er geen overeenstemming zou zijn geweest op die datum dan zou de gemeente de vrijheid nemen om uit te kijken naar andere marktpartijen voor de verdere samenwerking. De gemeente zet het consortium onder druk. Wat betreft grondverwerving en ruil: met de sportvereniging WSV moest worden onderhandeld over het beschikbaar krijgen van de gronden waarop de sportvelden waren gevestigd. Dit vergde overleg en onderhandeling over de nieuwe locatie (eerst elders, later op De Voorwaarts), de inrichting van het nieuwe sportcomplex van WSV en de aanleg en kosten van het nieuwe sportcomplex; voor de realisatie van de skeelerbaan / ijsbaan diende te worden onderhandeld met het bestaande tuincentrum en daarna met de eigenaren van stukken grond waardoor het tuincentrum kon opschuiven en uitbreiden. Tussentijds was er sprake van onderhandelingsronde tussen het tuincentrum en de particulieren. Door een sterfgeval is het tuincentrum van eigenaar veranderd. De totale doorlooptijd van de onderhandelingen rond het tuincentrum is drie jaar geweest;

15

Interne voortgangsrapportage 4 april 2001.

Pagina 57


de realisatie van de skeelerbaar / ijsbaan was afhankelijk van de vorderingen rond de verschuiving en uitbreiding van het tuincentrum. De beoogde grondruil moest wachten op het succesvol afronden van de onderhandelingen over de gronden voor het tuincentrum; voor het realiseren van een transferium dicht bij de A50 dienden gronden te worden verworven nadat er weerstand was ontstaan tegen realisatie aan de noordkant van de Zutphensestraat. Pas in tweede instantie lukte het om over gronden aan de zuidzijde van de straat in onderhandeling te komen met een private partij. Kostenstijging De oorzaken van de kostenstijging liggen op verschillend vlak. Ze hangen voor een deel samen met de vertraging van de realisatie van het sportcentrum. Daar er diverse ingehuurde adviseurs deelnamen, namen de kosten van die inhuur toe naarmate het project langer duurde (technische adviseurs, juridische adviseurs, procesadviseurs). Daarnaast zijn er kostenstijgingen die verband houden met het vernietigde bestemmingsplan. Er diende een nieuw bestemmingsplan gemaakt te worden, bij gewijzigde regelgeving onder meer op het vlak van de luchtkwaliteit in relatie tot verkeersinfrastructuur. Dat vergt nieuwe onderzoeken en een nieuw milieueffectrapport. Ook leidt het uitstel van het bestemmingsplan en uitstel van verkoop van gronden tot hogere (rente) kosten en derving van inkomsten. De kosten van de bouw zijn met name rond 2007 opgelopen vanwege: prijsstijgingen bij een gespannen arbeidsmarkt; duurdere installaties vanwege eisen van brandveiligheid en duurzaamheid; optimalisaties in de bouw: nadere eisen op basis van voortschrijdend inzicht (onder meer de constructie van de houten vloer; warmte koudeopslag; vervallen aansluiting op Ecofactorij, toepassing asfaltcollectoren; verlichting, losse volleybalvloer). Op grond van het dossier moet worden opgemerkt dat de kostenstijgingen achteraf worden meegedeeld aan de raad. Er wordt in beschrijvende zin over gerapporteerd. Er was geen sprake van informatie over prognose van kostenoverschrijdingen vóór 2008. Resumé De gemeenteraad is regelmatig bijgepraat over de inhoud en vorderingen van de plannen voor Omnisport en de uitvoering. Over de kosten is zij pas geïnformeerd, toen de overschrijdingen een feit waren. Daarbij is aangegeven dat de overschrijding virtueel is en kan worden opgevangen, zodat de uitgaven binnen de financiële kaders blijven.

16

4.2.3 Politiek en bestuur Bij Omnisportcentrum is er sprake van een nauwe betrokkenheid van het college en specifiek de projectwethouder en zijn collega voor verkeersinfrastructuur. Ook de gemeenteraad is gedurende de afgelopen tien jaar regelmatig in beeld geweest in dit project. Raad In de aanloop naar de besluitvorming door de raad over het sportcomplex met bijbehorend programma, is door de raad in 2000 gesproken over het commerciële programma. Er was zorg over de relatie met de detailhandel in de omliggende wijken. Een Megasuper die een deel van de bekostiging van het programma zou kunnen dragen, werd uit het programma geschrapt. De raad zijn wettelijke bevoegdheden uitgeoefend in dit traject.

16

Zie noot 5.

Pagina 58


Bij de besluitvorming over het doorgaan van het project werd door drie kleine fracties tegengestemd om uiteenlopende redenen. Voor het overige was er brede steun in de raad. Na de eerste besluitvorming werd de raad regelmatig geïnformeerd over de voortgang van het project. Dat gebeurde na de invoering van het dualisme op de politieke markten (PMA's). Ook werden vanaf april 2001 Omnisportcafé georganiseerd waarbij belangstellende en politici werden geïnformeerd over het project. Daarnaast wordt incidenteel actief informatie verstrekt aan de raad, bijvoorbeeld: over de overeenstemming met het consortium over de raamovereenkomst besluit het college in 2004 de fractievoorzitters te informeren, nog voor de overeenkomst wordt ondertekend; het besluit tot bouwrijp maken wordt de raad in het PMA van februari 2006 geïnformeerd; start van de Europese aanbesteding in (januari 2001). Bij het al dan niet verstrekken van informatie aan de raad is telkens binnen het project de afweging gemaakt of: er over een onderwerp keuzeruimte was voor de raad; bekendmaking in de raad van invloed zou zijn op de onderhandelingspositie van de gemeente naar externe partner; informatie naar de raad vertraging voor het project met zich mee bracht. De eerste overweging impliceert dat de raad alleen behoeft te worden geïnformeerd als er keuzes in het geding zijn. Het tweede argument is moeilijk controleerbaar op zijn geldigheid. Het derde argumenten is een kwestie van organiseren. Al met al wordt er hier voor de Raad besloten of hij geïnformeerd moet en wil worden of niet. De oorsprong van deze werkwijze ligt in het raadsvoorstel voor vergadering van 12 oktober 2000 (voorstel van 29-9-2000). Voorgesteld wordt het college te machtigen om in de vervolgfase, binnen de budgettaire kaders van het verleende krediet, besluiten te nemen om te komen tot een verdere (financiële en ruimtelijke synthese van ontwikkelingsmogelijkheden) optimalisering van het te ontwikkelen model. In de toelichting staat aangegeven dat er voldoende mate van flexibiliteit en bestuurlijke bewegingsvrijheid moet zijn bij de verdere vervolgstappen: "Vervolgstappen waarvan, zoals duidelijk zal zijn, een deel nog gedurende het traject verder duidelijk zal moeten worden in overleg- en onderhandelingsituaties met diverse externe organisaties, instellingen en bedrijven. Wij stellen uw raad voor ons college in de gelegenheid te stellen binnen de budgettaire kaders deze vervolgstappen voortvarend te kunnen nemen, om daarmee slagvaardig te kunnen opereren in diverse onderhandelings- en overlegsituaties." Het college realiseert zich dat de totale financiële dekking nog niet sluitend is. In het vervolgtraject zal duidelijk moeten worden of aan alle condities kan worden voldaan, of dat eventueel negatieve effecten optreden. De ChristenUnie is met name tegen dit deel van het voorstel van het college. Gemeentebelangen, GroenLinks en SGP stemmen tegen het gehele voorstel voor de bouw en inrichting van het Omnisportcentrum. Begin 2008 is de raad geïnformeerd over budgetoverschrijdingen. Deze hebben zich met name in 2007 ontwikkeld. Gemeenteraadsleden tonen zich verrast over de omvang van de over-

Pagina 59


schrijdingen en vragen zich af of het college en de projectleiding deze overschrijdingen niet hadden kunnen zien aankomen en hadden kunnen melden. De mededelingen over overschrijdingen worden gedaan nadat ze een feit zijn. Tegelijkertijd worden wel wegen aangegeven hoe het college denkt met dit tekort, dat wordt aanduid als een 'virtueel tekort' ongedaan kan worden gemaakt: via onderhandeling met de aannemer, overleg met andere overheden over bijdragen en via het realiseren van het ontwikkelingsprogramma. Het college heeft er niet voor gekozen om al in 2007 met 'winstwaarschuwingen' te komen over mogelijke tekorten. Tot het moment dat men binnen de financiële kaders bleef is de raad niet actief geïnformeerd. De opdracht van de raad met de financiële kaders is strikt geïnterpreteerd. Er is over de op handen zijnde tekorten niet tijdig en niet vooraf (met prognoses) gecommuniceerd. College Het college heeft vanaf het begin veel waarde gehecht aan de realisatie van Omnisportcentrum. Uit besluitvorming in 2000 valt op te maken dat het college voortvarend aan de slag wilde. In de vergadering van 9 mei 2000 bespreekt het college het voorstel voor de realisatie van Omnisport. Hert college wenste op krachtdadige wijze gezamenlijk met de ambtelijke organisatie invulling te geven aan het project Omnisportcentrum en verzoekt de gemeentesecretaris daartoe binnen de ambtelijke organisatie de (organisatorische) randvoorwaarden te creëren. Eventuele knelpunten kunnen wekelijks via een collegevoorstel worden voorgelegd. Het college wil dus nauw betrokken worden.

17

Binnen het college zijn twee wethouders betrokken bij het project: de projecthouder voor Omnisportcentrum en de wethouder voor verkeerszaken vanwege de Zutphensestraat en andere verkeersinfrastructurele maatregelen (Laan van Erica en Laan van Osseveld, aanleg Transferium bij A50). In de loop van het project zijn er drie verschillende portefeuillehouders geweest die zich met Omnisportcentrum hebben bezing gehouden: Van der Glind, Ober en Spoelstra, De laatste was vanaf 2004 betrokken en heeft daarmee de cruciale onderdelen van het project bestuurlijk voor zijn verantwoording genomen: overeenstemming met het consortium en andere partijen op De Voorwaarts en de realisatie van de voorzieningen. De projectwethouder is nauw betrokken. In tweewekelijkse overleggen is hij tijdens het gehele project geïnformeerd door de projectleiding en verantwoordelijke directeur. Op een aantal momenten heeft de wethouder direct deelgenomen aan overleggen, wanneer deze moeizaam verliepen. Zo heeft hij met WSV gesproken en met Piet Zoomers / Dynamo. Ook hebben de betrokken wethouders bijeenkomsten bijgewoond met omwonenden over de verkeersinfrastructuur. De wethouders worden geïnformeerd en kunnen hun bestuurlijke rol spelen. Waar nodig worden zij gevraagd om knopen door te hakken van vraagstukken die ambtelijk worden voorgelegd. Zij nemen hun verantwoordelijkheid tegenover externe betrokken partijen (burgers en organisaties) en informeren de raad. Door op verschillende momenten de raad te informeren geven zij de raad te gelegenheid te reageren op de voortgang van het project: op het ontwerp van het gebouw, op de overeenkomsten die worden gesloten. De informatie gaat vooral over de inhoud en veel minder over de beheersaspecten. De komst van het dualisme heeft geen wijziging gebracht in de wijze waarop het college en de organisatie de raad heeft geïnformeerd. Al voor 2002 had de raad de financiële kaders gesteld en aangegeven dat het college de ruimte kreeg om binnen die kaders te opereren. Dat is niet gewijzigd. De komst van het dualisme heeft die gegroeide verhouding verder aangescherpt.

17

Besluitenlijst 9 mei 2000.

Pagina 60


Er is op grond van het onderzoek geen indicatie voor het feit dat hierdoor de overschrijding niet tijdig in beeld is gebracht.

4.2.4 Organisatie De projectorganisatie voor Omnisportcentrum kent een gemeente-interne organisatie en een externe organisatie. Van belang voor de projectorganisatie is de samenwerking met het consortium voor de realisatie van het complex. Daarvoor is een projectorganisatie opgetuigd met: stuurgroep: (gemeente intern: wethouder, directeuren en projectmanager); directieoverleg van gemeente en consortium, met als opdrachtnemer de procesmanager van het consortium en de projectmanager van de gemeente; ambtelijk opdrachtgeverschap van directeur SAM. In de periode 2002-eind 2008 heeft de directeur SAM zijn taken gedelegeerd aan een projectdirecteur. Dit was de voormalig directeur SAM. De opdrachtnemer was de projectmanager van de gemeente; projectbureau van de projectmanager; projectwerkgroepen aangestuurd door de projectmanager. De projectmanager van de gemeente en de procesmanager van het consortium hebben een rechtstreekse afstemmingslijn. De relatie tussen de gemeente en het consortium is in de periode 2003-2006 te kenschetsen als een onderhandelingsrelatie. De projectdirecteur (gedelegeerd opdrachtgever) richtte zijn aandacht primair op de relatie met het consortium van Libéma en Giesbers groep. Daarin trok hij samen op met de ambtelijke projectmanager. Voor de overige aspecten was de Directeur SAM de opdrachtgever. Rapportage aan de opdrachtgever gebeurde door de projectmanager simultaan aan de opdrachtgever en de gedelegeerd opdrachtgever. Beslissingen die boven het niveau van de projectmanager moesten worden genomen, werden genomen door de betrokken directeuren en vanwege het frequente overleg in afstemming met de projectwethouder. In de onderhandelingen met het consortium traden projectdirecteur en projectmanager, ondersteund door externe adviseur gezamenlijk op. De projectmanager werd bijgestaan door een extern adviseur van het bureau IPMMC. Deze nam deel in het projectbureau en ondersteunde bij de onderhandelingen met het consortium. Verder bestond het projectbureau uit interne medewerkers. De gemeentelijke werkgroepen waren ingesteld voor de onderwerpen: bouw van Omnisport; (ontwikkeling van het) Gebied De Voorwaarts; bestemmingsplan en vergunningen; gebruik van Omnisport. De eerste en laatst genoemde werkgroep bestaan behalve uit medewerkers van de gemeente ook uit externe leden. De organisatie is ingegeven door de vraagstukken die speelden rond de ontwikkeling van Omnisportcentrum en De Voorwaarts. De projectorganisatie fungeerde als zodanig. De zienswijzen die bijvoorbeeld werden ingebracht werden in de projectorganisatie behandeld en niet in de lijnorganisatie van de dienst RO.

Pagina 61


Gekoppeld aan het project voor Omnisportcentrum en De Voorwaarts lopen twee aparte projecten: project verkeersinfrastructuur; project Transferium. De projectleiders van de drie projecten stemmen nauw met elkaar af. De projectleiders van beide genoemde projecten nemen deel in de werkgroep Gebied De Voorwaarts die wordt getrokken door de projectmanager van Omnisportcentrum. De projectleiding Omnisport neemt deel in het Project verkeersinfrastructuur. Planning Bij de start van het totaalproject Omnisportcentrum is in de projectopdracht geen eenduidige planning opgenomen. De kaderstelling is daarmee weinig specifiek op dit vlak. In documenten waarin de haalbaarheid van het project is aangegeven en die ten grondslag hebben gelegen aan de besluitvorming worden wel termijnen gegeven voor de realisatie van Omnisportcentrum. In de gedetailleerde ontwikkelingsprogramma's uit 2001 en 2003 is beperkt aandacht voor het planningsaspect. In het geactualiseerde plan van 2003 staan termijnen voor op te pakken activiteiten genoemd, terwijl die termijnen reeds zijn verstreken. Op projectniveau is, in toenemende mate met gedetailleerde projectplanningen gewerkt. De documenten gericht op informatie en communicatie richting college en raad worden de consequenties van wijzingen (vanwege onder meer wijziging masterplan, aanhaken ROC, terugloop kantorenmarkt, afhaken van Piet Zoomers Dynamo) niet uitgewerkt richting de datum van realisatie. Het Startdocument Project Omnisportcentrum c.a. van november 2004 bevat geen projectplanning op hoofdlijnen. De planning en organisatie zijn opgenomen de plandocumenten voor concrete bouwen aanlegactiviteiten: plan van aanpak nieuwbouw WSV (november 2002); programma voor de bouw van Omnisport ('Procesinformatie' opgesteld door de externe bouwmanager – december 2003); plan van aanpak voor de aanleg van de skeeler / schaatsbaan (juni 2006).

4.2.5 Beheersinstrumenten Plan van Aanpak In het geactualiseerd Gedetailleerd Ontwikkelingsprogramma 2003 wordt vooral ingegaan op de inhoudelijke bijstellingen van het programma, vanwege ontwikkelingen in de periode 2001-2003. De paragraaf over planning en fasering is niet geactualiseerd. De termijnen die er in staan genoemd zijn dan achterhaald. Er is een plan van aanpak nieuwbouw WSV (november 2002). Daarin is onder meer de betrokkenheid van de vereniging geregeld (organisatie en rolverdeling). Het bevat geen andere aspecten van projectplanning. Het bedrijf SBM bouwmanagement heeft in opdracht van de gemeente een document opgesteld met 'Procesinformatie' voorde organisatieopzet voor de bouw van het sportcentrum (december 2003). De ontwikkeling van de commerciële functies (woonappartementen, winkels, horeca, sportgerelateerde commerciële functies en de exploitatie) vallen buiten het document met Procesinformatie. In het document komen alle aspecten die in een projectplan mogen worden verwacht aan de orde: geld / budget, kwaliteit, projectplanning, tijd, informatie en organisatie.

Pagina 62


Het document bevat geen risicoparagraaf. Voor de bouw van het sportcentrum wordt een taakstellend budget geraamd van € 39 mln., waarvan € 31,7 voor zaken die contractueel via het consortium zullen lopen (vooral bouwkosten) en € 7,2 mln. voor zaken die contractueel direct via de gemeente lopen (voorbereidingskosten, bouwkosten en bijkomende kosten). De projectplanning gaat uit van de start van de bouw medio 2005 en oplevering vanaf begin 2007. De voorbereidingsactiviteiten zijn eerder gepland, namelijk in 2004 en 2005 (ruimtelijke procedures en vergunningprocedures en de doorlooptijd van de bouwactiviteiten wordt ingeschat op 1,5 jaar. In werkelijkheid zijn de vergunningprocedures in 2006 afgerond en heeft de bouw een doorlooptijd gehad van in totaal bijna 2,5 jaar, waarbij een deel van het centrum na ruim een jaar is opgeleverd. Voor de schaats- en skeelerbaan is een projectplan opgesteld. De tijdsplanning van de skeelerbaan wordt achterhaald doordat de benodigde grondruil voor het tuincentrum langer op zich laat wachten dan in het plan van aanpak werd voorzien. Rapportages In 2004 wordt het startdocument opgesteld voor Omnisportcentrum c.a. De inhoud daarvan is de basis voor de onderwerpen die in de rapportages vanaf dat jaar worden uitgebracht in de vorm van tussenrapportages (Turaps) en de rapportages in het kader van de jaarrekeningen. Daarnaast komt de stand van zaken en de voortgang aan de orde in het Dashboard vanaf 2005 en in de Dienstplannen van de dienst Samenleving. In de laatste documenten worden de beoogde resultaten benoemd, de te leveren producten en de risico's. De rapportages bevatten ook informatie over de gerealiseerde en de te boeken resultaten, de tijdsplanning van mijlpalen, de beheersing van geld, kwaliteit, informatie en communicatie, organisatie en de risico's. Daarmee zijn de documenten gericht op de beheersingsaspecten die op het vlak van projectmanagement gangbaar zijn. De timing van de rapportages is gekoppeld aan de planning- & controlcyclus van de gemeente. De rapportages geven de gang van zaken weer; zij doen daarvan verslag. Zij bevatten geen aanknopingspunten voor bijsturing. Bijsturing is qua timing afhankelijk van momenten in het project en niet van de rapportagemomenten in het kader van de P&C cyclus. Risicobeheersing in de rapportages In de rapportages staan de risico's benoemd en staat aangegeven welke activiteiten ten aanzien van die risico's worden ondernomen. De risico's die aan de orde komen zijn: kostenramingen, contracten, planologische procedures, BTW, lening van de provincie en de voortgang van individuele dossiers, zoals de skeelerbaan / ijsbaan en PZ Dynamo. De rapportages zijn beschrijvend. Er blijkt niet uit dat er sprake is geweest van een uitgebreide risico analyse. Risicobeheersing: Juridische contracten In het kader van het project Omnisportcentrum zijn diverse overeenkomsten gesloten met externe partijen: WSV, PZ / Dynamo, Tuincentrum en consortium. De samenwerking tussen de gemeente en het consortium Libéma / Giesbersgroep is in verschillende documenten vastgelegd. Deze overeenkomsten zijn de uitkomsten van (soms lange) onderhandelingen tussen beide partijen. Voor de juridische vastlegging heeft de gemeente gebruik gemaakt van de diensten van het advocatenkantoor Loyens&Loeff uit Amsterdam. Van verschillende kanten wordt aangegeven dat het hierbij om contracten van

Pagina 63


hoge kwaliteit staat, waarbij alle relevante onderwerpen zijn afgedekt. De verplichtingen van het consortium en de verwachte uitkomsten van de activiteiten van het consortium staan er nadrukkelijk in aangegeven. De juridische risicobeheersing is optimaal ingevuld door de inhuur van een topadvocatenbureau. De noodzaak van beheersing van juridische risico's was ook al onderkend door de gemeente bij de afwikkeling van de Europese aanbesteding. Toen men na twee rondes zonder resultaat zat en men een andere weg wilde bewandelen, is genoemde advocatenkantoor ingehuurd om de mogelijke risico's van gerechtelijke procedures naar aanleiding van de afwikkeling te beheersen. Beheersing via onderhandeling Onderhandeling is een belangrijk beheersings- en sturingsinstrument in dit project. Ze vonden plaats tussen gemeente en: consortium Libéma / Giesbersgroep; sportvereniging WSV; tuincentrum Intratuin; particuliere grondeigenaren; volleybalvereniging Piet Zoomers Dynamo. Van verschillende kanten wordt aangegeven dat deze onderhandelingen stevig en zakelijk waren. De gemeente heeft onderhandeld vanuit kaders en in de onderhandelingen de exit-optie in beeld gehouden. Dat komt onder meer tot uiting in de onderhandelingen in 2005 met het consortium. De raamovereenkomst en bouwteamovereenkomst moesten worden verlengd omdat men nog geen overeenstemming had over de uitvoeringsovereenkomsten. Nadat het bestemmingsplan in de gemeenteraad was vastgesteld, heeft het college de onderhandelaars expliciet meegegeven dat overeenstemming op korte termijn zou leiden tot breuk met het 18

consortium.

Ook op andere momenten in de onderhandelingen was de exit-optie een nadrukkelijke mogelijkheid voor de gemeente. Dat beïnvloedde de onderhandelingspositie van de gemeente. Dit komt ook tot uiting in de onderhandelingsrelatie met Piet Zoomers Dynamo. Dit leidde in 2004 tot een breuk met de volleybalvereniging, in de zin dat deze opteerde voor een andere optie dan huisvesting in het OMNISPORTCENTRUM. Toen de vereniging anderhalf jaar later toch weer aanschoof, was de overeenkomst snel beslecht. De gemeente willigde de eis in dat de sporthal in de loop van 2007 gereed zou zijn, vooruitlopend op de afbouw van het deel van de wielerbaan / atletiekbaan. De gemeente heeft die gesplitste oplevering opgenomen in de bouwovereenkomst met het consortium. Overleg met omwonenden De overleggen met omwonenden over de verkeersinfrastructuur kan ook worden opgevat als een vorm van risicobeheersing, namelijk het beperken van de weerstand en het aantal bezwaarden tegen de voorgenomen plannen (zie paragraaf 3.6.2). Dergelijke overleggen laten de rechten van burgers tot bezwaar en beroep ongemoeid. Het is niet aan te geven in hoeverre de gekozen weg van overleg heeft geleid tot vermindering van het aantal potentieel bezwaarmakers. Gelet op de gerechtelijke uitspraken is de beoogde tijdwinst in de fase van bezwaar en beroep niet gerealiseerd.

18

In de hoor en wederhoor is aangegeven dat er geen relatie was tussen het aangaan van contracten en de vaststelling van het bestemmingsplan door de gemeenteraad.

Pagina 64


Kwaliteitsborging De kwaliteitsborging betreft in de eerste plaats de bouwwerken. De ontwerpen voor Omnisport zijn besproken door commissies met onder meer onafhankelijke deskundigen, waaronder de rijksbouwmeester. Voor de voorbereiding en de begeleiding van het bouwproces en de feitelijke uitvoering is gebruik gemaakt van de diensten van een extern bureau dat actief en erkend is op dit vlak. In het kader van de ruimtelijke procedures heeft de gemeente gepoogd de onzekerheden rond nieuwe wet en regelgeving op het vlak van luchtkwaliteit (fijn stof) te ondervangen door twee bureaus berekeningen te laten maken. Toen deze bureaus met verschillende uitkomsten kwamen heeft dit een negatieve rol gespeeld in beoordeling door de rechter. Onduidelijkheden in de landelijke berekeningsmethodiek en verandering van landelijke regels ten tijde van de onderzoeken is daar mede debet aan. Dit is op te vatten als een poging tot kwaliteitsborging die mede door de omstandigheden is mislukt. Afwijzing door de rechter van de berekeningen en het opnieuw moeten laten berekeningen van luchtkwaliteitsaspecten, hebben geleid tot vertragingen in de voorbereiding van ruimtelijke plannen en vergunningverlening. In het bouwproces zijn diverse deskundigen geraadpleegd, onder meer op het vlak van installaties en brandveiligheid. In de loop van het bouwproces bleek dat detailonderwerpen niet waren voorzien en leidden tot bijstelling van de maatregelen. Brandveiligheid was in het ontwerp op hoofdlijnen bekeken. Bij realisatie tijdens het bouwproces stuitte de brandweerinspectie op details in de uitvoering die nadere maatregelen noodzakelijk maakten. Dit heeft een kostenopdrijvend effect gehad.

4.2.6 Externe omgeving Het project Omnisportcentrum kent een groot aantal externe partijen die een belangrijke rol spelen in het project en wier handelen van invloed is op de inhoud en voortgang van het project: consortium Libéma / Giesbers groep; sportvereniging WSV; volleybalvereniging Piet Zoomers / Dynamo; overige Sportverenigingen; ROC Aventus; tuincentrum; overige particuliere grondbezitters op De Voorwaarts; eigenaren Americahal; wijkraden en individuele omwonenden; ondernemers detailhandel Meubelboulevard overige Apeldoornse detailhandelorganisaties. Al deze externe personen en organisaties hebben in de project verschillende posities, belangen en handelingsopties. Daarop moet de gemeente inspelen. Ook dat maakt het project Omnisportcentrum tot een zeer complex project. De gemeente is op verschillende wijzen met de omgeving omgegaan. Consortium Libéma / Giesbers groep De gemeente is na de Europese aanbesteding een publiek private samenwerking met het consortium aangegaan. Dit komt tot uiting in de projectorganisatie. De relatie tussen gemeente en consortium kenmerkt zich in de periode 2003-2005 door een onderhandelingsrelatie, uitmondend in juridisch dichtgetimmerde uitvoeringsovereenkomsten.

Pagina 65


Illustratief voor de relatie in die periode is de gang van zaken rond de uitvoeringscontracten. Het college besluit in oktober 2005 tot verlenging van de duur van de raamovereenkomst en bouwteamovereenkomst tot 14 december 2005, op voorwaarde dat de onderhandelingen 30 november 2005 succesvol zijn afgerond. Indien er geen overeenstemming zou zijn geweest op die datum dan zou de gemeente de vrijheid nemen om uit te kijken naar andere marktpartijen voor de verdere samenwerking. De gemeente zet het consortium onder druk. Sportvereniging WSV De sportvereniging WSV was op verschillende wijzen in beeld: als eigenaar van een deel van de locatie waarop het OMNISPORTCENTRUM mogelijk kon worden gevestigd en als potentiële participant in het sportcentrum. Het initiatief tot contact is eind 2000 van de gemeente uitgegaan. WSV heeft altijd de positie ingenomen dat men op de bestaande locatie wilde blijven in verband met de wijkfunctie. Toen er nog alternatieve locaties in beeld waren, was WSV niet bereid tot deelname voor een andere locatie. In het begin waren de contacten met de gemeente in de beleving van WSV moeizaam; de gemeente was er primair op gericht om de locatie De Voorwaarts vrij te krijgen voor het nieuwe sportcentrum. Nadat duidelijk was geworden dat De Voorwaarts de locatie voor het sportcentrum zou zijn, kwamen er verbeterde perspectieven voor WSV. In 2002 deed de gemeente het aanbod op basis van calculaties van de adviseur SBM tot verplaatsing van het sportcomplex van WSV binnen De Voorwaarts. Er was nog enige aarzeling bij WSV over de voorwaarden, maar nadat de vereniging een contra expertise had laten uitvoeren, kwamen WSV en gemeente snel tot overeenstemming. De relatie met de gemeente wordt vanaf 2002 positief beoordeeld en het wordt gewaardeerd dat de vereniging mee vorm kon geven aan de opzet en inrichting van het sportcomplex. De vereniging wilde met een eigen bijdrage van circa € 7 ton, over naar de nieuwe locatie. Dat is gerealiseerd, De gemeente heeft de bouwkosten voor haar rekening genomen en het nieuwe complex overgedragen aan WSV. In ruil daar voor kreeg de gemeente de beschikking over de benodigde gronden voor de bouw van het Omnisportcentrum. In de beleving van beide partijen is hierover stevig onderhandeld. De planvorming en procedures voor de aanleg zijn gescheiden van die voor het Omnisport c.a. Daardoor kon in 2002 met de aanleg worden begonnen en kon het complex in 2004 worden geopend, vrij kort nadat in juli van dat jaar de overeenkomst met de gemeente was ondertekend. Er kwamen van omwonenden geen bezwaren tegen de plannen voor verplaatsing van het complex. De aanvankelijke weerstand bij de vereniging komt voort uit ervaren onduidelijkheid over wat de gemeente met de sportvereniging voor had. Na wisseling van spelers op ambtelijk en bestuurlijk niveau aan de kant van de gemeente, werd het proces versneld. Het samenwerkingsproces is een zakelijk maar open proces geweest. Volleybalvereniging Piet Zoomers / Dynamo De betrokkenheid van de volleybalvereniging Piet Zoomers / Dynamo (PZ / Dynamo) kenmerkt zich door beoogde deelname in het begin, afhaken van de vereniging en tenslotte toch weer deelname. PZ / Dynamo beschikte over een eigen accommodatie die echter niet meer voldeed voor topvolleybal op internationaal niveau. Op uitnodiging van de gemeente had PZ / Dynamo belangstelling voor het OMNISPORTCENTRUM als nieuw onderkomen. De onderhandelingen over de voorwaarden waaronder PZ / Dynamo zou deelnemen verliepen in de periode tot 2003 moeizaam, waarbij de gemeente aangaf dat de vereniging te veel eiste - onder meer een eigen clubhuis, businessruimte en kantoor en een hogere prijs voor de verkoop van de Dynamohal

Pagina 66


dan de gemeente er voor wilde betalen. Bij de vereniging bestond onder meer weerstand tegen het opgaan in de exploitatieconstructie de Libéma voorstond. Daardoor zou PZ / Dynamo bepaalde vrijheden, eigen identiteit en inkomsten verliezen ten opzichte van hetgeen men gewend was in de eigen hal. Uit een intern memo van april 2001 blijkt dat de gemeente niet bereid was tot het ingaan op de verlangens van PZ / Dynamo. Het ambtelijk overleg liep vast, waarna het op bestuurlijk niveau is getrokken. Dat leidde in 2001 niet tot overeenstemming, met name vanwege de verkoopprijs van de Dynamohal aan de gemeente. In 2002 heeft de gemeente nadere voorstellen gedaan. Overeenstemming lijkt in de zomer van 2002 bereikt, maar PZ / Dynamo komt na de zomervakantie terug op de bestuurlijke overeenstemming. Verder overleg leidt niet tot overeenstemming en in 2003 haakt PZ / Dynamo af. De gemeente geeft aan dat zij de sporthal naar eigen inzichten zal ontwikkelen zonder dat rekening wordt gehouden met de wensen en eisen van de vereniging. Uiteraard blijft de mogelijkheid 19

bestaan dat PZ / Dynamo in de toekomst gebruik gaat maken van sportcentrum.

PZ / Dynamo heeft onderzocht of zij een eigen accommodatie zou kunnen betrekken. Na anderhalf jaar bleek dat dit niet te realiseren viel en klopte de vereniging in 2004 bij wethouder Spoeltra aan en keerde zij terug aan de onderhandelingstafel. Uitkomst van die onderhandeling was dat het clubgebouw alsnog zou worden ingepast in het sportcentrum en dat de volleybalhal in 2007 gereed moest zijn in verband met deelname aan de Champions League. De relatie tussen gemeente en volleybalvereniging kende de nodige onderhandelingstijd en de voorbereiding van de bouw moest vanaf 2005 worden aangepast aan de deelname van PZ / Dynamo. Gevolg was ook een oplevering van het sportcentrum in twee fasen: eerst de Volleybalhal annex gymnastiekhal in 2007 voorafgaand aan de oplevering van het totale sportcentrum in 2008. In de aannemingsovereenkomst met het consortium begin 2006 is de gefaseerde oplevering vastgelegd. De betrokkenheid van PZ / Dynamo betekende extra tijdsbeslag in de voorbereiding en tweemaal verandering van perspectief van de bouwplannen. De oplevering in twee fasen vergde extra maatregelen die kosten verhogend hebben gewerkt. Overige Sportverenigingen Andere sportverenigingen die een rol hebben gespeeld in de voorbereiding en waarmee de gemeente veelvuldig heeft moeten communiceren en waarmee rekening diende te worden gehouden zijn onder meer de wielersportverenging De Adelaar en de schaatsverenging DNY. Ook de nationale sportbonden voor wie het sportcomplex met A-status van groot belang was, waren gesprekspartner voor de gemeente en kwamen met verlangens voor de inrichting van het complex. De sportbonden verleenden ook financiële bijdragen aan de bouw van het complex. De betrokkenheid van de overige sportverenigingen en bonden heeft weinig invloed gehad op de aspecten tijd en geld van het project.

19

Managementrapportage juli 2003

Pagina 67


ROC Aventus Het ROC Aventis wilde voor het bewegingsonderwijs van zijn leerlingen ook deelnemen in het sportcomplex en heeft daartoe in 2001 een intentieovereenkomst ondertekend. Net als PZ / Dynamo had het ROC in de loop der jaren als nadrukkelijke wens opening van het complex in 2007 in verband met oplevering van nieuwbouw elders in de stad. Deze wens heeft tot extra maatregelen tijdens de bouw geleid, wat kostenverhogend heeft gewerkt. Tuincentrum Het tuincentrum Intratuin dat al was gevestigd op De Voorwaarts had gronden in eigendom die de gemeente wilde inzetten voor realisatie van de Skeelerbaan / ijsbaan. De gemeente was afhankelijk van het tuincentrum voor de realisatie van de baan. Er was een grondverkoop of grondruil nodig. De eigenaar van het tuincentrum had zelf plannen met ontwikkeling van het centrum en wilde uitbreiden, wat behalve ruimtebeslag voor die uitbreiding ook leidde tot vraagstukken inzake de ontsluiting. Door deze wens moest worden aangekoerst op grondruil tussen gemeente en tuincentrum. In 2002 moest het overleg worden gestaakt, vanwege het overlijden van de eigenaar in dat jaar. Na enige tijd zijn de gesprekken met die nieuwe eigenaar opgepakt. Het tuincentrum raakte in overleg met particuliere eigenaren van stukken grond op De Voorwaarts. De onderhandelingen daarover hadden geen succes. Nadat die grondeigenaren zelf initiatieven namen tot ontwikkelingen op De Voorwaarts en een projectontwikkelaar inschakelden, is de gemeente met die eigenaren in overleg getreden en zijn de gronden na onderhandelingstijd verworven. Daardoor kon de grondruil met het tuincentrum in april 2007 bij overeenkomst worden vastgelegd. In de Turaps vanaf 2004 wordt op verschillende momenten overeenstemming over de grondruil aangekondigd, voor eind 2004, 2005 respectievelijk 2006. Het voortdurende uitstel ontstond met name door de langdurige onderhandelingen met de particuliere grondeigenaren. Overige particuliere grondbezitters op De Voorwaarts Voor de gewenste grondruil voor realisatie van de skeelerbaan, was de gemeente dus afhankelijk van de eigenaren van kleine stukken grond aan de Zutphensestraat. Deze grondeigenaren hadden daardoor een sterke onderhandelingspositie, die niet werd verminderd doordat de tijd vorderde. De opstelling van de grondeigenaren heeft geleid tot vertraging van de grondruilmogelijkheid en tot het uiteindelijk later dan gepland was, realiseren van de skeeler / ijsbaan (na 2008). De realisatie van de baan was in de plannen uit 1999 al voorzien. In de loop der jaren verschuift het perspectief voor de realisatie van de baan voortdurend. De invloed op de rentelasten van de gemeente zijn beperkt. Wel heeft de gemeente tijdelijke oplossingen moeten zoeken voor de betrokken verenigingen. De kosten hiervan zijn in dit onderzoek niet in beeld gebracht. Eigenaren Americahal De Americahal is een evenementenhal. De voormalige eigenaar had zorg over de komst van het Omnisportcentrum met als mogelijkheid het organiseren van evenementen. Het sportcentrum werd daardoor voor hem een concurrerende voorziening. De eigenaar verzette zich daarom tegen het programma dat werd voorzien voor het sportcentrum. Dit heeft onder meer geleid tot bezwaren tegen het bestemmingsplan. De eigenaar voerde onder meer aan dat de bouw van sportcentrum mede werd bekostigd met subsidies van overheden en sportbonden.

Pagina 68


Daardoor was er volgens hem ook sprake van subsidiëring een commercieel uit te baten evenementenhal. Dat beschouwde hij als concurrentievervalsing. Het consortium Libéma / Giesbers groep wilde het vraagstuk met de Americahal oplossen door een integrale ontwikkeling van het nieuwe complex met de bestaande hal. De onderhandelingen daarover bleven zonder resultaat, omdat de eigenaar in de beleving van het consortium een te hoge prijs vroeg. Het perspectief veranderde toen in 2007 de hal van eigenaar verwisselde. De nieuwe eigenaar Elizen, zag wel mogelijkheden tot een integrale benadering. De nieuwe eigenaar had een zakelijke relatie met het adviesbureau IPMMC dat fungeerde als adviseur van de gemeente. Dat heeft er toe geleid dat IPMMC een actieve rol is gaan spelen en de ontwikkelingsportefeuille van de Giesbersgroep heeft overgenomen door overdracht van aandelen in januari 2008. Uiteraard werd de adviesrelatie met de gemeente beëindigd. Het college heeft in januari ingestemd me die overdracht.

20

Wijkraden en individuele omwonenden De Voorwaarts is gelegen tussen een aantal woonwijken. Belangrijker

21

voor de betrokkenheid

van omwonenden en wijkraden is de ontsluiting van De Voorwaarts door voorgenomen verbreding van de Zutphensestraat en de voorzieningen op de laan van Erica en de Laan van Osseveld. Tegen de verkeerstechnische consequenties (geluid, verkeersveiligheid, snelheid van ontsluiting van de wijken, overlast) bestond bij de wijkraden veel weerstand. Dat is voor de gemeente aanleiding geweest om al in een vroeg stadium heeft geleid tot intensief te overleggen met de wijkraden over de verbreding van de straat en de overige verkeersvoorzieningen. Die overleggen hebben in de eerste helft van het decennium meer dan een jaar geduurd. Diverse varianten voor ontsluiting van de wijken en De Voorwaarts zijn doorgenomen daarin doorgenomen. Er is veel informatie verstrekt en er is ruimte gelaten voor inbreng van allerlei varianten. Over diverse aangelegenheden is overeenstemming bereikt. Desondanks werden zienswijzen (45 in totaal) ingediend en zijn acht personen in beroep gegaan tegen het bestemmingsplan dat in 2005 is vastgesteld. Behalve weerstand tegen de verbreding van de Zutphensestraat, bestond er weerstand tegen de aanleg van een Transferium aan de A50 aan de noordzijde van de Zutphensestraat. De weerstand bij een aantal bewoners heeft er toe geleid dat ook tegen de vrijstellingsprocedure voor verbreding van de Zutphensestraat en tegen de kapvergunning die nodig was om die verbreding te kunnen realiseren, door drie personen bezwaren zijn ingediend bij de rechter. In een uitspraak van 31 juli 2007 zijn de betreffende besluiten vernietigd. Hoger beroep van de gemeente tegen de vernietiging bij de Raad van State heeft die vernietiging niet ongedaan 22

gemaakt.

De werkzaamheden konden daardoor niet beginnen. Ze worden opgepakt na vast-

stelling van het nieuwe bestemmingsplan dat ook toeziet op het gebied van de meubelboulevard. Intern is besloten rond de verdere ontwikkelingen rond De Voorwaarts geen gebruik meer te maken van vrijstellingsprocedures op grond van Wet op de ruimtelijke ordening.

23

20

Besluit 14 januari 2008.

21

Omwonenden hebben bijvoorbeeld geen bezwaar gemaakt tegen de verplaatsing van het WSV terrein als onderdeel van de ontwikkeling van De Voorwaarts.

22

Uitspraak van 4 juni 2008.

23

Rapportage 2e tranche 2008 Omnisportcentrum, augustus 2008.

Pagina 69


Er bestond bij een aantal omwonenden ook weerstand tegen de situering van het transferium aan de noordzijde van de Zutphensestraat. In eerste instantie zag de gemeente geen mogelijkheden om de plannen te veranderen. Toen die mogelijkheid zich wel voordeed vanwege de komst van een projectontwikkelaar voor ontwikkeling van de Barnewinkel aan de A50, is de gemeente hierop ingegaan en heeft zij de plannen gewijzigd en daarmee de weerstand weggenomen. Het transferium wordt nu gesitueerd aan de zuidzijde van de Zutphensestraat op meer afstand van de huidige woningen. De gemeente heeft initiatieven genomen om tot overeenstemming te komen met de omwonenden van met name de Zutphensestraat. In dit onderzoek is geen ruimte geweest voor een belevingsonderzoek onder omwonenden, doch uit de beschrijving van ondernomen activiteiten kan nauwelijks anders worden geconcludeerd, dan dat de gemeente er alles aan heeft gedaan om samen met de belanghebbenden uit het lastige verkeersvraagstuk te komen. Zij heeft dit ook tijdig gedaan. Uit de aard van de zaak zijn er omwonenden die qua ervaren woongenot zich benadeeld blijven voelen. Sommige plannen kennen geen win-winsituatie, maar kennen naast winnaars ook verliezers. Deze laatsten kunnen gebruik maken van de juridische mogelijkheden die zij hebben tot bezwaar maken en in beroep gaan tegen plannen. Uitkomst kan zijn dat die dan geen doorgang vinden of sterk vertraagd worden. In dit geval vonden de Raad van State en de rechter te Zutphen aanknopingspunten in de besluiten van de gemeente om tot vernietiging over te gaan. Ondernemers detailhandel De meubelboulevard en De Voorwaarts liggen aan weerszijden van de Zutphensestraat. Op de meubelboulevard kan volgens het beleid van Apeldoorn perifere detailhandel worden gevestigd. In de plannen voor De Voorwaarts was grootschalige detailhandel voorzien. De mogelijkheden voor vestiging van bedrijven op De Voorwaarts zijn daardoor ruimer. Ook de ondernemers en eigenaren van de meubelboulevard hadden eerder bij de gemeente aangedrongen op verruiming van de vestigingsmogelijkheden. Daarin was de gemeente niet tegemoet gekomen. Met het bekend worden van de plannen voor de commerciële functies op De Voorwaarts ontstond bij de eigenaren van de meubelboulevard verzet. Zij gingen in beroep tegen de goedkeuring van het bestemmingsplan door gedeputeerde staten en werden door de Raad van State op procedurele gronden (het niet ter visie hebben gelegen van bepaalde documenten) in januari 2007 in het gelijk gesteld. Verzet van de gemeente tegen deze beslissing mocht niet baten; het bestemmingsplan werd vernietigd en moest opnieuw worden opgesteld. Ook andere detailhandelorganisaties in Apeldoorn hadden zich geroerd en hadden bezwaren tegen de vestiging van bepaalde vormen van detailhandel die een concurrentie zouden betekenen voor de reeds gevestigde detailhandel. Men vreesde sterke concurrentie voor de detailhandel in de binnenstad. De gemeente heeft initiatieven genomen om hierin oplossingen te vinden. In juli 2007 is een onderzoek van het bureau DHV 'Kansen voor winkelontwikkelingen in binnenstad en periferie' door het college vrijgegeven voor reacties van ondernemers en andere betrokkenen. In april 2008 heeft de gemeenteraad de koersbepaling winkelontwikkeling en centrum en periferie vastgesteld. Overigens is de aandacht voor het effect van commerciële functies rond Omnisport op de overige detailhandel in Apeldoorn niet nieuw. Al in 2000 had de gemeenteraad immers besloten dat er geen megasupermarkt zou mogen gevestigd die ten koste zou kunnen gaan van de detailhandel in de wijken.

Pagina 70


Toch is de aandacht voor de detailhandelondernemers in het project laat opgekomen, namelijk toen duidelijk werd dat er veel weerstand tegen de plannen voor de commerciële functies op De Voorwaarts betstond. De weerstand is overigens breder en niet alleen gericht tegen dit project. Uit gesprekken in het kader van dit onderzoek blijkt dat de gemeente Apeldoorn op veel plekken leisure en detailhandel functies toestaat, zoals bijvoorbeeld ook bij de plannen voor het AGOVV stadion. Daardoor bestaat er bij exploitanten zorg over de spreiding van veel commerciële functies over de gemeente, waardoor er een versnipperd winkelpatroon ontstaat dat nadelig is voor de exploitatie van de detailhandel vestigingen. De weerstand tegen de commerciële functies bij de Apeldoornse ondernemers lijkt in de eerste jaren van het project te zijn onderschat.

4.3 Invoering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) 4.3.1 Beschrijving project Met de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) werd de gemeente verantwoordelijk voor zorgdienstverlening die daarvoor via de AWBZ waren georganiseerd. Ook werden grote delen van de Welzijnswet en de Wet Voorzieningen Gehandicapten opgenomen in de Wmo. De gemeente werd in een regierol gebracht voor de keten wonen-welzijn-zorg. Een van de meest in het oog springende onderdelen was de gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de huishoudelijke hulp aan mensen met een zorgbehoefte. De eerste ontwerpen van de nieuwe wet kwamen in 2004 beschikbaar. De gemeente heeft in reactie hierop in september 2004 besloten tot het inrichten van een projectgroep. De wet was nog volop in ontwikkeling. Met het project werd georganiseerd dat de lopende trajecten in Apeldoorn op het terrein van zorg en de nieuwe taken uit de Wmo geïntegreerd konden worden aangepakt. In de startfase werden de budgetten van een aantal zorggerelateerde projecten in Apeldoorn samengebracht om zo de startkosten van de Wmo ontwikkeling te dekken. In december 2004 werd de raad tijdens een politieke markt geïnformeerd over de nieuwe ontwikkelingen. De uitgangspunten van de Wmo zijn: eigen verantwoordelijkheid van de burger, Wmo als vangnet en de gemeente als regisseur wonen-welzijn-zorg. Daarbinnen worden negen prestatievelden onderscheiden waarbij nog onduidelijkheid bestaat over de gemeentelijke taak bij ieder prestatieveld en de bevoegdheden en middelen die daaraan worden gekoppeld. Over een onderwerp zijn de contouren al duidelijker: de enkelvoudige huishoudelijke hulp is de eerste taak die overgaat. Daaraan gekoppeld worden een 1-loket principe voor de zorgverlening (alles via de gemeente) en de noodzaak van een traject met ruimte voor lokale belangenbehartiging. Qua proces werden de raad een aantal voorstellen gedaan. Apeldoorn had op veel terreinen haar sociaal beleid recent herijkt, advies was de Wmo implementatie smal te houden, alleen nieuwe taken op de rails zetten en gaandeweg de oude taken herijken. Ook werd ervoor gepleit om, in aansluiting op de Wmo en de opgedane ervaringen in de stedendriehoek, met een regionale aanpak de Wmo te implementeren. Qua consequenties werd ingegaan op de overgang van RIO (regionaal indicatie orgaan) naar CIZ (centrale indicatiestelling zorg) en de inrichting van het één loket wonen-welzijn-zorg en de brochure wonen-welzijn-zorg per september 2005.

Pagina 71


Voor de Wmo werd aangegeven dat er nog veel onduidelijk was over de beleidsruimte van de raad. Dit is vertaald in een aanpak waarbij op basis van inventarisatie van de huidige situatie en een conferentie met gebruikersgroepen de uitgangspunten werden geformuleerd in een nota (inhoudelijk en financieel). Maart 2005 lag er een projectplan Wmo vanuit de dienst SAM in het college. Daarmee werd het project Vermaatschappelijking van de Zorg afgerond en het project Wmo gestart. Het plan geeft inhoudelijke toelichting op de prestatievelden, een voorstel tot financiële ruimte, een fasering van het jaar 2005 bestaande uit beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling en uitvoering en organisatie resulterend in vaststelling van een nota en verordening Wmo door de raad in 2005 en een organogram Wmo. Kenmerkend voor de organisatie is het parallel organiseren van de Apeldoornse projectstructuur (wethouder-directeur-projectleider-projectgroep Wmo & deelprojecten) en een stedendriehoek structuur (bestuurlijk afstemmingsoverleg Wmo stedendriehoek en een projectgroep stedendriehoek Wmo). Ook werden externe ketenpartners en lokale belangengroeperingen nadrukkelijk in het traject gepositioneerd. Het college hield besluitvorming aan, er was behoefte aan meer inzicht in de zekerheid van de financiën, de urgentie van besluitvorming en de procesgang en de mogelijkheid om de interne organisatie te versterken via de managementpoule. In de periode mei-juni 2005 vinden er workshops plaats met vertegenwoordigers van Wmo relevante instellingen in de gemeente Apeldoorn en in de andere gemeenten van de stedendriehoek. Aan de hand van vier scenario's: de zelfredzame burger, de zorgzame samenleving, steun voor zwakkeren en een hoogwaardig publiek-privaat pakket is de discussie gestructureerd. Het debat is door een extern bureau begeleid. De raad is voorafgaand aan de workshops geïnformeerd op de politieke markt in mei 2005. Eind oktober waren de resultaten van het maatschappelijk debat en het onderzoek naar de huidige situatie van vraag en aanbod gereed. Deze stukken vormden de basis voor het vervolgtraject. De planning werd geconcretiseerd. In december 2005 oriëntatiebijeenkomsten met de raad en bespreking van de resultaten in het college. Vervolgens de kadernota in januari naar de raad, waarna een inspraak en adviestraject volgt van drie maanden. De kadernota zou vervolgens in april 2006 worden verzonden naar de nieuwe raad. De kadernota "Meedoen voor iedereen" is in juni 2006 door het college vastgesteld, waarna de inspraakfase is gestart. In oktober is de concept kadernota gereed voor verzending aan de raad. Naast de kadernota wordt de inspraaknota en een nota van wijzigingen Wmo toegezonden aan der raad. In het collegevoorstel wordt tevens het traject tot 1 juli 2007 geschetst. In de tussenliggende periode moeten de verordeningen worden vastgesteld en de uitvoeringsorganisatie worden ingericht. De kadernota is het tevens het uitgangspunt voor de Europese Aanbesteding, dat per 1 juli moet worden afgerond. Zowel de kadernota Wmo (23-11-2006) als de verordening maatschappelijke ondersteuning (22-3-2007) zijn zonder beraadslaging en zonder hoofdelijke stemming aangenomen door de raad. De omvang van de nieuwe budgetten voor de prestatievelden was indicatief € 47 mln., waarvan € 15 mln. voor nieuwe taken. De nieuwe wet Wmo trad per 1 januari 2007 in werking. Gemeenten kregen de ruimte 2007 als overgangsjaar te benutten. Apeldoorn heeft ervoor gekozen deze ruimte te benutten tot 1 juli 2007. In 2006 zijn tevens de overgangscontracten met de 'oude' uitvoerders van inkoop, persoonsgebonden budgetten en indicatiestelling aangegaan voor de overgangsperiode in 2007.

Pagina 72


Het jaar 2007 stond in het teken van de aanbesteding en de uitwerking van de verordening, beleidsregels en financieel besluit. De kadernota Wmo bevatte een aantal richtinggevende uitspraken: handhaving van het voorzieningenniveau, gefaseerde aanpak voor invoering, de zorgontvanger mag geen last ervaren als gevolg van de overgang (geen integrale nieuwe indicatiestelling, behoud van meerdere aanbieders in de gemeente). Deze zijn in de verordeningen vertaald. De uitgangspunten voor de Europese aanbesteding huishoudelijke verzorging waren in het college november 2006 vastgesteld. De wethouder werd gemandateerd voor ondertekening van de raamovereenkomsten en het besluit tot gunning. Daarbij is de kanttekening gemaakt dat het mandaat tot besluitvorming vervalt als de gemeente wordt gedagvaard. De aanbesteding is in stedendriehoek verband uitgewerkt. Het college van Apeldoorn heeft besloten met tien zorgaanbieders een contract te willen sluiten om zo de burgers maximaal te kunnen laten kiezen. Begin 2007 is het zorgloket gestart met de implementatie. Per mei 2007 is de reorganisatie geëffectueerd, capaciteit is uitgebreid, inhoudelijk is samengewerkt met de gemeente Zwolle aan een beslisboom. De overdracht van het cliëntenbestand van het zorgkantoor zorgde in het voorjaar van 2007 voor veel problemen. Dit is een van de redenen voor de verschuiving van de 1 juli datum naar 1 september voor daadwerkelijke overgang. Medio 2008 bleken een aantal Apeldoornse aanbieders op het randje van faillissement te staan, omdat er was ingeschreven tegen te lage tarieven. Vooruitlopend op een nieuwe Europese aanbesteding is het uurtarief voor huishoudelijke verzorging categorie 1 verhoogd met een loonkostensubsidie van € 2,- per uur voor alle Apeldoornse aanbieders. Parallel daaraan is een nieuwe aanbesteding gestart.

4.3.2 Besluitvorming en uitvoering Start en besluitvorming Met de Wmo wordt de verantwoordelijkheid van de gemeente op het terrein van Welzijn en Zorg uitgebreid en in een algemener kader gesteld. De gemeente was reeds een aantal jaren bezig met het formuleren van beleid op haar bestaande verantwoordelijkheden rondom Welzijn en Zorg (traject Vermaatschappelijking). De Wmo betekende een groot project dat circa 10% van de reguliere gemeentebegroting betreft (€ 47 miljoen), waarvan € 14 mln. de nieuwe verantwoordelijkheid rondom huishoudelijke verzorging betrof. Het was politiek relevant vanwege de omvang en omdat het ging om het voorzieningenniveau voor de burger. Binnen de dienst Samenleving waren meerdere afdelingen betrokken. Invoering Wmo was een meerjarig traject, met veel externe spelers. Het traject vergde een sterk interactief karakter. De benodigde inzet en capaciteit gingen de reguliere lijnaansturing te boven. Vandaar dat is gekozen voor een projectvorm met een projectleider die zorg draagt voor de inhoud en coördinatie van de werkzaamheden en de informatie structureert. Het project kenmerkt zich door een proces en ontwikkelingskarakter. De initiatieffase lag extern, bij de landelijke wetgever. Het project vergde veel situationeel handelen, aangezien de landelijke kaders gedurende het project nog werden uitgewerkt. De globale kaders zijn gerealiseerd: succesvolle implementatie in het overgangsjaar 2007. De karakteristiek succesvol wordt afgeleid uit de klanttevredenheidsonderzoeken.

Pagina 73


In het najaar van 2005 is gestart met het project. De projectvorm is een aspect van interne organisatie. Voor de raad was de aandacht beleidsinhoudelijke gericht op de zorg in Apeldoorn en de randvoorwaarden aan het proces (veel interactie met en betrokkenheid van betrokken organisaties). De raad is gedurende het traject frequent geïnformeerd. Het Wmo project begeeft zich binnen de reguliere begroting. Hiervoor zijn geen aparte kredietbesluiten aan de orde. De kadernota is een belangrijk document geweest in het project. In de aanloop naar de kadernota is de raad regelmatig geïnformeerd en gehoord. De politiek geuite wensen sloten goed aan bij het denken in de organisatie en de ervaringen die waren opgedaan tijdens het traject Vermaatschappelijking. Onderdeel van die ervaring was het werken met de gemeenten uit de Stedendriehoek. De mogelijkheid die dit biedt om visies aan te scherpen, in collegiale samenwerking te ontwikkelen en kritisch te beschouwen en meer doelmatigheid te realiseren in onderzoek en aanbestedingsprocessen is ook bij het Wmo traject doorgezet. De Kadernota gaf algemene vertrekpunten, financiële kaders (budgettair neutraal, opbouw Wmo reserve), kaders rondom indicatie, eigen bijdragen en kwaliteit in aansluiting op de bestaande werkwijze, de aanbesteding voor huishoudelijke voorziening (voortzetting breed aanbod), de overige velden van de Wmo (gericht op doorontwikkeling van bestaande structuren) en kaders rondom de uitvoering (door het zorgloket). Tussen de kaders bestond inhoudelijk weinig spanning. De tijdskaders waren ruim (1 jaar overgangsjaar), net als de financiële kaders (stelpost van € 1 mln., opbouwen van reserve, voldoende projectmiddelen). De Kadernota is door de raad besloten, net als de verordeningen die hierop zijn gebaseerd. Beide zijn door de raad aangenomen, zonder beraadslaging of hoofdelijke stemming. De nadere uitwerking en invulling zijn vooral op collegeniveau besproken. Buiten de kadernota, die grondig is besproken in het college is de nadere uitwerking vooral een traject van de portefeuillehouder met de ambtelijke organisatie geweest. De bespreking van het projectplan in het college leidde tot een aantal aanvullende vragen en opmerkingen. Het besluit in maart is aangehouden. Uit de overlegde stukken is niet duidelijk geworden in hoeverre dit heeft geleid tot bijstelling van het stuk dan wel definitieve besluitvorming. Het projectplan is in uitvoering genomen. Resumé In Apeldoorn is een uitgesproken en gedeelde visie op het terrein van welzijn en zorg. Met het interactieve traject dat aan de kadernota is voorafgegaan, is geborgd dat de kaderstelling van de gemeente kon aansluiten op de wensen en noden in de Apeldoornse samenleving. De bestuurlijke en ambtelijke samenwerking in regionaal verband maakte dat het beleid goed aansloot op de omliggende gemeenten. De kadernota bevat geen tegenstrijdigheden in de kaderstelling. De inhoudelijke, financiële en tijdskaders gaven voldoende ruimte en richting voor een succesvolle implementatie. Uitvoering De uitvoering van het project kent een aantal fasen. 2005 was gericht op het voeren van debatten, het doen van onderzoek en het richting geven aan de regionale aanpak. Zowel de debatten als het onderzoek werden met behulp van externe inzet gerealiseerd. Succesfactor in de debatten was het werken met de scenario's. Deze faciliteerden een open discussie zonder dat de gemeente voortijdig tot een stellingname kon worden gebracht.

Pagina 74


Het onderzoek gaf zicht op de omvang van gebruik en problematiek in Apeldoorn. Beide trajecten werden regionaal aangepakt. In deze fase is de klankbordgroep met externen (vragers en aanbieders van wonen, welzijn en zorgdiensten) en het platform cliëntenparticipatie ingericht. Deze klankbordgroep heeft gedurende het gehele project regelmatig gefunctioneerd. De bestuurlijke en ambtelijke samenwerking in regio verband kenmerkt zich door vrijwilligheid. Ieder voor zich blijft verantwoordelijk voor de besluitvorming en implementatie binnen de gemeente. In de voorbereiding en formulering van aanpak wordt samengewerkt. Apeldoorn heeft hierin een voortrekkersrol. Waar zij zaken oppakt in regionaal verband, worden de meerkosten door de andere gemeenten vergoed. Het overleg wordt voorgezeten door Apeldoorn. Apeldoorn is verantwoordelijk voor de agenda en het secretariaat. De samenwerking maakt dat het eenvoudiger is om zaken onderling af te stemmen. Tevens faciliteert het collegiale toetsing en kritische bespreking van voorstellen en ideeën buiten de eigen gemeente. In 2006 werd in vervolg op de debatten en inspraak de kadernota tot besluitvorming in de raad gebracht. De daarin opgenomen keuze voor benutting van het overgangsjaar werd geconcretiseerd in de overgangscontracten met AGIS (inkoop en pgb), CIZ (indicatiestelling), Menzis (pgb 2007) en SVB (ondersteuning pgb). Ook startte de Europese aanbesteding huishoudelijke verzorging. Vanaf het moment dat de Europese aanbesteding startte, is de inhoudelijke communicatie met de aanbieders gestaakt. De gemeente kwam in een andere rol te zitten en moest daaraan consequenties verbonden. De kadernota kwam later dan oorspronkelijk gepland in de raad. In eerste instantie was er sprake van een kadernota eind 2005 (planning eind 2004), in de tweede helft van 2005 wordt gekoerst op definitieve vaststelling van de kadernota door de nieuwe raad in april 2006. De kadernota is uiteindelijk in november 2006 door de raad vastgesteld. Deze vertraging niet problematisch gelet op de voorziening van het overgangsjaar. In de Turaps werd als reden voor spanning rondom de tijdsplanning gewezen op de vertraging in de landelijke kaderstelling. In de eerste Turap 2006 werd aangegeven dat de zorgvuldige voorbereiding van de uitvoeringsverordening het voeren van een verantwoord aanbestedingstraject, het scholen van medewerkers en het opzetten van een goed functionerend automatiseringssysteem aanzienlijk meer tijd kosten dan tussen de kaderstelling door de raad (okt. / nov. 2006) en implementatie op 1 januari 2007. Daarom wordt gebruik gemaakt van het overgangsrecht en zal Apeldoorn naar verwachting medio 2007 Wmo-gereed zijn. Het jaar 2007 stond in het kader van de vaststelling verordening MO door de raad, het vaststellen van het financieel besluit en beleidsregels, afronding aanbesteding, scholing medewerkers, formatieplan zorgloket en het aantrekken van nieuwe medewerkers zorgloket. Tevens werd een start gemaakt met het vierjarenplan MO. De Europese aanbesteding leidde ook in Apeldoorn tot onrust bij de aanbieders van huishoudelijke verzorging. Het was een nieuwe aanpak, waarbij de gemeente ineens in een andere rol stond. In de aanloop naar de aanbesteding waren de zorgorganisaties voldoende betrokken bij het besluitvormingsproces en via het platform V&V en de klankbordgroep Wmo. Hoewel de kadernota expliciet spreekt van handhaving meerdere aanbieders, budgettaire neutraliteit en in het bestek 60% van de waardering op andere factoren dan de tarieven betrekking had, ontstond er een situatie van onzekerheid. De interne administratieve organisatie van de zorgaanbieders was ook op andere principes georganiseerd dan de cliëntoriëntatie uit de gemeentelijke aanbesteding.

Pagina 75


De overgangsperiode tussen 1 januari en 1 september 2007 in combinatie met de Europese aanbesteding (met gunning in mei 2007) heeft op de arbeidsmarkt geleid tot onzekerheid en onduidelijkheid waardoor relatief veel medewerkers in andere sectoren zijn gaan werken. Dit gebrek aan capaciteit en de financiële tekorten (te laag geoffreerd door zorgaanbieders, geen mogelijkheid tot reiskostenvergoeding) leidde tot wachtlijsten in 2008. Begin 2007 is binnen het zorgloket systematisch gestart met de voorbereiding op de implementatie. In de voorgaande periode was er wel betrokkenheid in de vorm van deelname aan de projectgroep en interne bespreking en verkenning. De beoogd projectleider implementatie viel uit door ziekte, waarna vervolgens een nieuwe projectleider is aangetrokken die de implementatie heeft georganiseerd. Dit traject is niet gemarkeerd met een deelprojectopdracht. Feitelijk is binnen de lijn door het hoofd zorgloket gekozen voor een projectaanpak. De tijdsplanning was ambitieus, met name op de aspecten geautomatiseerde ondersteuning en de overdracht / omzetten van de dossiers. De overdracht van het cliëntenbestand van het zorgkantoor zorgde voor veel onzekerheid en problemen. De hiermee samenhangende onzekerheden gaven aanleiding om uitstel van de start naar 1.9.2007 te overwegen. Directe aanleiding voor uitstel van de start naar 1.9.2007 was echter de onzekerheid of het aanbestedingstraject voor inkoop van huishoudelijke verzorging tijdig kon worden afgerond. Door het uitstel is het risico weggenomen dat de levering van huishoudelijke verzorging niet op tijd zou kunnen starten. Het aantal aanvragen verdubbelde van 4.000 naar 8.000. Het verschil was groter dan verwacht. Dit is opgepakt door inzet van veel tijdelijk personeel. Er was voldoende ruimte in het uitvoeringsbudget (circa € 500.000) om de tijdelijke ondersteuning te financieren. Hierover heeft geen discussie plaatsgevonden. Ook is een coach ingezet (scholing, coaching, training). Inhoudelijk is samengewerkt met de gemeente Zwolle. Met hen is een beslisboom ontwikkeld die daarna met systematische begeleiding is overgedragen aan de medewerkers (eerst training/scholing, nu coaching). In 2008 werd het project afgerond en het vierjarenplan MO vastgesteld. Halverwege het jaar werd duidelijk dat de zorgaanbieders in financiële problemen kwamen terecht kwamen als gevolg van te lage inschrijving bij de aanbesteding. Een belangrijke oorzaak is gelegen in de overgang naar op cliëntniveau gebaseerde vergoedingensystematiek. Dit onderwerp was gedurende het onderzoek volop in beweging en maakt geen onderdeel uit van de case studie. Gedurende het project was er wekelijks overleg tussen portefeuillehouder en de ambtelijke kerngroep. De uitgebreide projectgroep in Apeldoorn en het regio-overleg vonden maandelijks plaats. Resumé In de startfase van het project is veel geïnvesteerd in een uitgebreide uitwerking van de kaders. Dit past ook bij het beleidsvormende karakter van het project. Resultaat was dat de kaders onderling een samenhangend geheel vormen en dat er voldoende ruimte was om tegenvallers op te vangen. Zowel qua tijdsplanning als qua financiering.

Pagina 76


4.3.3 Politiek en bestuur Op de formele besluitvorming is in paragraaf 3.1.3 ingegaan. In de aanloop naar de kadernota is de raad regelmatig geïnformeerd over de Wmo en de beleidsruimte van de gemeente. De raad gaf daarbij aan groot belang te hechten aan betrokkenheid van belanghebbenden. Dit is vervolgens geëffectueerd via het discussietraject en de inrichting van de klankbordgroep en het platform. De kadernota zelf was zeer duidelijk over de inhoud van de kaders. Er was ruimte voor uitloop binnen de ambities. De raad gaf duidelijke prioriteiten aan voor afweging. Voor de portefeuillehouder en de ambtelijke organisatie gaven deze prioriteiten voldoende aanknopingspunten voor nadere uitvoering. De raad is geïnformeerd over de start van de aanbesteding. Dit was voor één raadslid reden om het bestek te willen inzien, vanuit de controlerende taakopvatting. Hiervoor is een arrangement getroffen om dit mogelijk te maken. Binnen het college heeft de bespreking zich geconcentreerd op het projectplan (werd kritisch besproken en terugverwezen voor aanvulling) en het kadernota. Vervolgens is de uitvoering primair overgelaten aan de portefeuillehouder. Tussen portefeuillehouder en projectgroep was wekelijks contact. Het project kenmerkte zich door een dynamisch ontwikkelproces, waarin onderling minder behoefte was aan nadere planning, belegging verantwoordelijkheden en opdrachtverlening, expliciete besluitvormingsmomenten, risicoanalyse etc. Daarover werd wekelijks gesproken, besloten en gehandeld. Behoud van ruimte om situationeel te handelen en daaraan de besluitvormende momenten koppelen wordt terugkijkend ervaren als een voordeel van deze handelswijze. Gedurende het traject is men steeds meer gebruik gaan maken van aspecten van de IPORsystematiek. Met name de rapportagestructuur bleek nuttig. Daarmee werd de politieke interactie met de raad gestructureerd en stond de basis van de informatiecyclus vast. Resumé De inhoudelijke kaders zoals die door de raad zijn vastgesteld zijn sturend, bevatten geen interne tegenstrijdigheden en geven voldoende ruimte voor aanpassing van ambities met behoud van resultaat. Zij waren daarmee sturend voor de verdere uitvoering van het project. De wekelijkse projectvergaderingen met de portefeuillehouder leiden tot uitgesproken prioriteit en grote besluitvaardigheid en wendbaarheid.

4.3.4 Organisatie Het project is hoofdzakelijk uitgevoerd binnen de dienst Samenleving. Er waren verschillende afdelingen bij betrokken. Waar nodig is expertise uit andere diensten betrokken (bijvoorbeeld rondom de aanbesteding). De projectleider is zowel binnen Apeldoorn als binnen de regio trekker van het project. De verantwoordelijkheden blijven formeel in aansluiting op de bestaande organisatie. Zo wordt bijvoorbeeld de overgang naar de implementatiefase gemarkeerd met een overgang van verantwoordelijkheid naar het hoofd Zorgloket.

Pagina 77


De rolneming verloopt met enthousiasme en overtuiging. De Wmo is een zeer belangrijk project binnen de dienst. De politieke belangstelling is groot, er moet in relatief korte tijd een nieuwe situatie worden gerealiseerd en er zijn vele partners bij betrokken. De organisatievorm: interne kerngroep, projectgroep Apeldoorn en regio overleg (zowel ambtelijk als bestuurlijk) wordt gedurende het hele project onderhouden en nu, in afgeslankte vorm, ook toegepast voor het vervolgtraject.

4.3.5 Beheersinstrumenten Een meerjarige projectplanning is alleen op hoofdlijnen gemaakt. Gedurende het project is van jaar op jaar met deelplanningen gewerkt, die vaak in mondelinge afstemming bleven hangen. De frequentie van de Turap en de interne documenten die hieronder lagen hebben bijgedragen aan meer systematisch inzicht in planning. De financiële kaders zijn in het begin van het project vastgesteld. Deze bevatten enerzijds een stelpost van 1 mln., anderzijds de afspraak dat overschotten in de Wmo reserve worden geplaatst. Dit gaf voldoende bewegingsruimte om de uitvoering te faciliteren. Ook hiervoor geldt dat de Turaps aanleiding waren voor meer systematische monitoring van de financiële situatie. Het project in financiële termen binnen de kaders gebleven. De mate waarin inzicht bestond in de interne tijdsbesteding is niet duidelijk geworden uit de stukken. De aandacht gaat vooral uit naar de budgetten die extern worden besteed. De interne communicatie wordt gesystematiseerd via de Turaps. Waar de communicatie met de portefeuillehouders zowel ingaat op de groene als de andere coderingen, is de communicatie met college en raad beperkt tot de code en een toelichting bij de niet-groene signalen. De problemen van de aanbieders van huishoudelijke verzorging geven aanleiding voor een gele code op financiën. Terwijl met de oplossing (verhoging met € 2,- van het uurtarief) binnen de budgettaire kaders wordt gebleven. Het feitelijke signaal past lastig in de systematiek, er is een risico op de extern te leveren inhoudelijke prestatie. De problematiek wordt in ieder geval gemeld. Kwaliteitsborging vindt primair plaats via de frequente overleggen, de inzet van specifieke expertise, de bespreking van ontwikkelingen in de interne projectgroep, de regionale projectgroep en de klankbordgroep Wmo. Dit, in combinatie met de duidelijke kaderstelling, maakt dat tunnelvisie of te lang zoeken naar een oplossing wordt voorkomen. Risicoanalyse heeft niet systematisch plaatsgevonden. Tegelijkertijd, de intensieve sturingsvorm maakte dat er nauwelijks onderscheid was tussen situationeel handelen en een systematiek waarbij risico's worden geïnventariseerd en van beheersmaatregelen voorzien. Een moment waarbij dit passend was geweest is de overgang van de beleidsfase naar de implementatie fase. Implementatie staat verder af van de beleidsactiviteiten. In dit stadium werd bedrijfsvoering en administratie van groot belang, zowel aan de zijde van de gemeente als aan de zijde van de zorgaanbieders. De signalen over problemen die reeds bij andere gemeenten ontstonden zijn een aantal maanden niet in de volle breedte opgepakt. De nieuwe verhoudingen betekenen noodzakelijkerwijs een meer zakelijke opstelling door de gemeente. De nieuwe facturering op cliëntniveau bleek meer consequenties te hebben voor de zorgaanbieders dan aanvankelijk door een van de betrokken partijen is gerealiseerd.

Pagina 78


4.3.6 Externe omgeving De externe omgeving heeft een duidelijke rol gekregen in het Wmo project. De betrokkenheid van de belanghebbenden en organisaties in de keten was een uitgangspunt voor het project. Dit uitgangspunt is in het programma-akkoord van het college in 2006 vastgelegd met de zin: Wij willen het beleid ten aanzien van de Wmo in samenspraak met de instellingen en de doelgroepen vormgeven. Het beleidstraject kenmerkt zich door een grote mate van interactiviteit. Daarbij zijn de volgende groepen te onderkennen: platform Cliëntenparticipatie, de vertegenwoordigers van de zorgvragers; breed samengestelde Klankbordgroep, bestaande uit 30 organisaties op het terrein van wonen, welzijn en zorgdiensten. Het gaat hierbij zowel om vragers als aanbieders van wonen, welzijn en zorgdiensten. De leden van het platform V&V maakten ook onderdeel uit van de klankbordgroep; platform Verzorging en Verpleging (V&V) Apeldoorn. De deelnemers zijn Vérian, De Goede Zorg, Atlant Zorggroep, De Woonmensen, Talma Borgh, Zorggroep Apeldoorn, Rumah Saya. Dit is een informeel platform van aanbieders van zorg in Apeldoorn. De particuliere thuiszorg en organisaties van buiten Apeldoorn vallen buiten dit platform; regio: ambtelijke en bestuurlijke samenwerking tussen de stedendriehoek gemeenten. Gedurende het project valt op dat de gemeente haar verandering in rol of positie duidelijk markeert voor de extern betrokken partijen. Met de verschillende betrokkenen werd regulier overleg gevoerd, waarbij de frequentie werd verhoogd bij de noodzaak tot bespreking van stukken. De communicatie vond plaats langs een aantal lijnen: maatschappelijk debat; periodieke overleggen; formele inspraak op basis van concept nota's en verordeningen; informatiebijeenkomsten; nieuwsbrieven (de eerste verscheen in februari 2006, de zevende en laatste nieuwsbrief in maart 2007; directe brief aan klanten van zorgvoorzieningen over de consequenties van de e

aanbesteding, 2 kwartaal 2007; internetsite Apeldoorn; telefonische vraagbaak; vanaf medio 2007 waren folders beschikbaar over de Wmo in Apeldoorn, huishoudelijke verzorging, individuele voorzieningen, eigen bijdrage en persoonsgebonden budget. In het kader van het beleidsproces is het interactieve karakter van de communicatie van groot belang. De wijze waarop dit heeft plaatsgevonden wordt hieronder nader toegelicht. 2005: Peiling meningen burgers, betrokken aanbieders en cliënten In september 2005 heeft de gemeente Apeldoorn eerst de mening van burgers, van betrokken aanbieders en cliënten gepeild door een maatschappelijk debat te organiseren. Hierbij stonden vier scenario's ter discussie. Daarbij ging het onder meer om de vraag wat je van de burger en van de overheid kunt verwachten. Het debat is door een extern bureau gefaciliteerd. Het debat is zowel in Apeldoorn als in de overige gemeenten van de stedendriehoek vorm gevoerd.

Pagina 79


Door de inhoudelijke discussie over het Wmo beleid te voeren aan de hand van scenario's, was er ruimte om inzicht te krijgen in de externe prioriteiten en belevingen, zonder dat de gemeente vroegtijdig tot positiekeuzes moest overgaan. Hierdoor bleef ook in bestuurlijk / politieke zin ruimte bestaan voor duidelijke inkleuring van positionering in vervolg op de discussie in de Kadernota.

4.4 Groot Zonnehoeve 4.4.1 Beschrijving project De planontwikkeling voor het plangebied Groot Zonnehoeve is in 1997 gestart. In dat jaar gaf het college opdracht om het gebied Groot Zonnehoeve te ontwikkelen tot een nieuwe woonwijk. Het gebied had een landschappelijk karakter. Kenmerkend was de locatie Schuylenburg van zorginstelling 's Heeren Loo, midden in het plangebied. Het college ging in eerste instantie nog uit van realisatie van circa 1.000 woningen in het plangebied, later is dat bijgesteld. De initiatieffase van het project Groot Zonnehoeve liep van 1997 tot 2002. In de initiatieffase zijn het Masterplan Groot Zonnehoeve (1998) en het Masterplan+ Groot Zonnehoeve (1999) opgesteld. In oktober 1999 is het concept van de Ruimtelijke Ontwikkelingsvisie 2020 gepresenteerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Met het vaststellen van deze Ruimtelijke Ontwikkelingsvisie kwam er een ander kader voor Groot Zonnehoeve. De nadruk werd gelegd op het landelijk wonen, in lage dichtheden. Het oorspronkelijke aantal van circa 1.000 woningen werd in 2002 teruggebracht naar circa 600 woningen. Het programma Voor het project Groot Zonnehoeve is op 7 juni 2002 een projectopdracht vastgesteld in het directeurenoverleg. Deze projectopdracht vormde de opdracht voor de programmafase (20022004). De projectopdracht beschreef het plan om 200 woningen in Schuylenburg te realiseren en 400 in de overige delen van het plangebied. De centrale inhoudelijke randvoorwaarden voor Groot Zonnehoeve waren: integratie tussen Zonnehoeve en Schuylenburg: 's Heeren Loo was al jaren bezig met het realiseren van huisvesting voor bewoners van de zorginstelling buiten het eigenlijke terrein van de locatie Schuylenburg. Het idee was om 72 bewoners te laten verhuizen van de locatie Schuylenburg naar nieuwe woningen in het plangebied Groot Zonnehoeve. Hierdoor zou op het terrein van de zorginstelling ruimte vrij komen om 200 woningen te realiseren. Voor de bewoners van de zorginstellingen betekende het een integratie in de nieuwe woonwijk Groot Zonnehoeve; duurzaamheid: De projectopdracht vermeldde letterlijk "Groot Zonnehoeve wordt een voorbeeld voor duurzaamheid, vooral in de fysieke sfeer". Dit werd uitgewerkt door een warmtenet gevoed door warmte van de Ecofactorij en door duurzaam omgaan met water (o.a. wadi's); particulier opdrachtgeverschap: Als mogelijkheden werden kavels voor individuele opdrachtgevers aangegeven, maar ook collectief opdrachtgeverschap; het project had een financiële taakstelling: Er werd in de beginfase uitgegaan van een positief resultaat van € 4,5 miljoen (later is dat bijgesteld naar € 10 miljoen positief resultaat); verwerving van gronden: In het plangebied zijn diverse grondeigenaren waarvan nog gebieden aangekocht moeten worden; diverse stedenbouwkundige uitgangspunten: Het betrof uitgangspunten met betrekking tot De Groene Mal, wonen in en aan het landschap en het woningbouwprogramma.

Pagina 80


In de projectopdracht werd uitgegaan van een definitief ontwikkelingsplan in het najaar van 2002. Het was op voorhand al duidelijk dat dit een ambitieus tijdpad was. Het werd ruim een jaar later, maart 2004. Het Ontwikkelingsplan Groot Zonnehoeve is vastgesteld op 3 maart 2004 in het college van burgemeester en wethouders. Op 13 april 2004 heeft de raadscommissie Ruimtelijke Ontwikkeling het ontwikkelingsplan besproken. Dit ontwikkelingsplan verving het eerdere Masterplan. Het plan vormde het kader voor de ontwikkeling. Het legde bijvoorbeeld vast dat de wijk nagenoeg energieneutraal moest worden met een EPL van 9.9. Hiervoor was het warmtenet cruciaal. Met de vaststelling van het ontwikkelingsplan werd de programmafase afgerond. Ontwerp In de ontwerpfase speelde een vraagstuk rond het beoogde warmtenet. In 2002 was met Nuon overeengekomen dat Nuon de warmte zou leveren die door Fibroned (op de Ecofactorij) zou worden opgewekt. De komst van Fibroned was ongewis en omdat Nuon niet in staat bleek om tijdig duidelijkheid te geven over de warmtevoorziening, heeft het college op 8 november 2004 besloten het contract met Nuon te beëindigen. Het niet realiseren van het warmtenet betekende ook dat de EPL ambitie moest worden bijgesteld van 9,9 naar 7,7. Het was niet mogelijk om in dat late planstadium zonder extra kosten de EPL van 9,9 te handhaven. Het college informeerde de gemeenteraad hierover door middel in april 2005 door middel van een mededeling. Op 25 april 2005 besloot het college voor Groot Zonnehoeve uit te gaan van warmtevoorziening op basis van collectieve warmtepompen. Voordelen ten opzichte van een systeem van individuele warmtepompen waren: lagere kosten, ruimtegebruik in woning, meer flexibiliteit met betrekking tot toekomstige energietechnieken en met mogelijkheden om in de toekomst energieneutraliteit te bereiken. Een nadeel was dat er geen vrijheid zou zijn met betrekking tot de keuze van de leverancier. Voor Groot Zonnehoeve speelde tijdsdruk een rol. De bouw van de eerste 200 woningen stond op stapel en elke maand vertraging zou een netto renteverlies van € 25.000 inhouden. Op 15 augustus 2005 zijn zes marktpartijen uitgenodigd om in te schrijven op de energievoorziening van Groot Zonnehoeve. Er is gekozen voor Dubotechniek (later aangeduid als Gedu) vanwege de kosteneffectiviteit, de verhouding tussen kosten voor de bewoner en EPL. De aanbieding van Gedu behelsde toch met name individuele warmtepompen. Deze leverden een betere bijdrage aan de ambities ten aanzien van de EPL dan collectieve warmtepompen. Dit traject betekende wel een gedwongen keuze om af te nemen van een door de gemeente vastgelegde leverancier. Dit was een lastige beslissing en plaatst ook nu de gemeente in een lastige positie, omdat de leverancier onvoldoende inzet op klanttevredenheid, waarbij de gemeente ongewild in een bemiddelende positie wordt gebracht (want zij hebben immers de leverancier uitgekozen). In de ontwerpfase, in 2004, werd begonnen met het opstellen van het beeldkwaliteitplan en het concept voorontwerp bestemmingsplan. In 2005 is het woningbouw-programma voor het project vastgesteld. In de loop van 2005 werden het stedenbouwkundig en beeldkwaliteitplan nagenoeg afgerond. Wel liep de bestemmingsplanprocedure uit door onder meer de verwervings- en fijnstofproblematiek. Bovendien liepen de gesprekken rond de deelprojecten Zonnetuin west en Centrum extra vertraging op. In 2005 is een groot aantal risico's weggenomen door de raamovereenkomst met Groot Schuylenburg en onderhandelingen over diverse verwervingen. De resterende risico's betroffen met name het warmtenet, de fijnstofproblematiek en de afspraken over duurzaamheid met de coöperaties. In 2006 wezen diverse onderzoeken naar de luchtkwaliteit uit dat voor de realisatie van het plan geen belemmeringen meer zijn.

Pagina 81


Oorspronkelijk was het positieve resultaat van het project begroot op circa € 4,5 mln. De 1

e

tussentijdse rapportage 2006 (11-5-2006) maakt melding dat het positieve resultaat is bijgesteld naar € 10 mln. als gevolg van aanpassingen van de marges. Over een aanpassing van het risico wordt niet gesproken. De besluitvorming over deze aanpassing is via de P&C-cyclus gelopen. e

De 2 Turap 2006 vermeldde een vertraging van minimaal een kwartaal in het bouwrijp maken als gevolg van ingediende zienswijzen tegen de art.19 procedure(s) Zonnetuin-west (Bemog). De gemeente benoemt dat verdere vertraging onder meer ontstond doordat Bemog weinig haast leek te hebben. Het ontwerpproces moest in 2006 nog worden opgestart. De bouw van de circa 75 woningen zou later starten, naar verwachting in het derde kwartaal van 2007. De startdatum was afhankelijk van het aantal verkochte woningen. Voor Centrum, de locatie centraal gelegen in gebied Zonnehoeve, is het bouwplanproces opgestart met de selectie van architecten. Ook dit had vertraging opgelopen, ook werd aangegeven dat Ons Huis niet veel haast leek te hebben met de ontwikkelingen. De verwachting was dat niet eerder dan in het derde kwartaal van 2007 kan worden gestart met de bouw. De gemeente verwachtte met betrekking tot het Schuylenburgdeel dat in het vierde kwartaal 2006 een partij geselecteerd zou worden die alle circa 200 woningen op het terrein van Schuylenburg zou ontwikkelen. In het kader van de aanbestedingsprocedure voor het terrein van Schuylenburg is vervolgens gebleken dat de civiele werkzaamheden op het terrein van Schuylenburg door een aantal marktpartijen hoger is ingeschat dan door Schuylenburg was geraamd (en hoger dan het Europese drempelbedrag). Daarop is door juristen bekeken wat de consequenties zijn van een overschrijding van het drempelbedrag. Uiteindelijk bleek een Europese aanbesteding niet nodig. Eind 2006 is in de deelgebieden de Boskamers en Zonnetuin-west gestart met het bouwrijp maken. De verwachting in 2006 was dat medio 2007 de woningen in de verkoop zouden gaan e

en dat in het 1 kwartaal van 2008 zou worden gestart met de bouw. Op de Schuylenburglocatie zou de bouw starten vanaf 2008. Later bleek de verdere vertraging. Realisatie Het is niet mogelijk een scherp onderscheid aan te geven tussen ontwerpen realisatiefase. Met de start van de bouw van de eerste woningen in 2007 is de realisatiefase in feite gestart. Tegelijkertijd liep de ontwerpfase nog door. e

In de 2 Turap 2007 werd gemeld dat diverse ontwikkelingen met een aantal grondeigenaren en ontwikkelaars tot risico's leiden wat betreft tijd, programma, bestemmingsplan en resultaat grondexploitatie. Er werden maatregelen getroffen, maar aangegeven werd dat enige vertraging onvermijdelijk is. Het jaarverslag 2007 vermeldde dat het bestemmingsplan in 2007 niet ter vaststelling is voorgelegd aan het college omdat eerst de resultaten van het luchtkwaliteitsonderzoek bekend moesten zijn. Hierdoor kon een aantal projecten in 2007 niet worden opgestart. Ook de bouwkostenontwikkeling zorgde ervoor dat ontwikkelaars moeite hadden om plannen financieel rond te krijgen waardoor projecten doorschoven. Per saldo waren eind 2007 13 woningen in aanbouw. Het financiële resultaat was toegenomen omdat onder andere de verkoopprijzen van kavels in de exploitatie naar een realistischer prijsniveau zijn gebracht.

Pagina 82


De stand van zaken met betrekking tot het bestemmingsplan is eind 2008 nog onduidelijk. In het meest positieve scenario kan het bestemmingsplan in 2009 worden vastgesteld. Omdat het bestemmingsplan nog niet is vastgesteld is er - vooruitlopend op goedkeuring - gebouwd op basis van artikel 19-procedures. Alle huizen die er nu staan, zijn op basis van artikel 19-procedures gebouwd. Daarnaast liggen nog 12 artikel 19-procedures voor andere percelen. De huidige vertraging in de uitgifte wordt voornamelijk veroorzaakt door de vernietiging van het bestemmingsplan (van Omnisport) in verband met het luchtkwaliteitsonderzoek. Daarnaast is in het verleden ook vertraging ontstaan door verwervingsproblemen. Op dit moment is één perceel in Groot Zonnehoeve nog niet in eigendom, waar wel ontwikkelingen gedacht zijn. De vaststelling van het bestemmingsplan Groot Zonnehoeve kan pas plaatsvinden als de actualisatie van de MER heeft plaatsgevonden (oplevering juni 2009). Naar verwachting kan de verdere uitgifte in maart 2010 starten. Met betrekking tot de 12 nog liggende artikel 19-procedures, is een risicoafweging gemaakt. Er waren drie scenario's: ofwel alle 12 procedures stopzetten, ofwel alles laten doorgaan vooruitlopend op goedkeuring van het bestemmingsplan, ofwel alleen dat deel laten doorgaan waarbij geen problemen worden verwacht. Er is op bestuurlijk niveau ( combinatie wethoudersoverleg) gekozen voor de middenweg, waarbij een deel van de 12 wordt doorgezet. Voor de kavels die in beeld zijn voor de alternatieve ontsluitingsroute parallel aan het spoor (de tracé zone), wordt gewacht op het nieuwe bestemmingsplan. De verwachting is nu dat het hele project in 2015 gereed is.

4.4.2 Besluitvorming en uitvoering Start en besluitvorming De geschiedenis van de besluitvorming over Groot Zonnehoeve gaat zo'n tien jaar terug. Het eerste formele kader voor Groot Zonnehoeve was het Masterplan uit november 1998. In die fase werd nog uitgegaan van een relatief dichte bebouwing op het terrein van Schuylenburg en het plangebied Zonnehoeve. Dit gebied werd later aangeduid als Groot Zonnehoeve. Het Masterplan uit 1998 ging uit van 1.100 woningen. In oktober 1999 is het concept van de Ruimtelijke Ontwikkelingsvisie 2020 gepresenteerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Met het vaststellen van deze Ruimtelijke Ontwikkelingsvisie kwam er een ander kader voor Groot Zonnehoeve. De nadruk werd gelegd op het landelijk wonen, in lage dichtheden. Het betekende dat het eerder bedachte aantal van 1.100 woningen werd teruggebracht naar circa 600. Het centrale kader voor de nu beoogde opzet van Groot Zonnehoeve is het Ontwikkelingsplan. Dit Ontwikkelingsplan gaat uit van 595 woningen in Groot Zonnehoeve: 425 in Zonnehoeve en 170 in Schuylenburg. Dit Ontwikkelingsplan Groot Zonnehoeve is op 3 maart 2004 door het college van B&W vastgesteld. Op verzoek van de Commissie Ruimtelijke Ontwikkeling is het besproken in de raadscommissie van 13 april 2004. Het ontwikkelingsplan is niet door de raad vastgesteld. De raad heeft wel invloed uitgeoefend. Het ging met name om de kavelgrootte en de aantallen woningen op het terrein: Een motie van de PvdA tijdens de raadsvergadering van 27 mei 2004 over verkleining van de kavelgrootte in Groot Zonnehoeve is niet aanvaard. De raad is verder betrokken in de besluitvorming door middel van de informatie over de vaststelling van het bestemmingsplan (voorontwerp en ontwerpfase), het stedenbouwkundig plan en het beeldkwaliteitplan.

Pagina 83


Een van de belangrijke ambities van de gemeenteraad betreft de duurzaamheid. De uitgangspunten van duurzame ontwikkeling binnen Apeldoorn zijn vastgelegd in de nota's "Apeldoorn ontwikkelt Duurzaam, Aanpasbaar, Flexibel (DAF-nota) en "Apeldoorn Duurzaam, zo doen we dat hier" uit 2001. Vooraf was beoogd dat een EPL van 9,9 gerealiseerd kon worden. Daarmee zou Groot Zonnehoeve als energieneutrale wijk een bijdrage kunnen leveren aan Apeldoorn als energieneutrale stad. Dit ambitieniveau van een EPL van 9,9 bleek niet meer haalbaar omdat het warmtenet niet gerealiseerd werd. De EPL ambitie moest als gevolg daarvan worden bijgesteld van 9,9 naar 7,7. De raad is hierover in april 2005 geïnformeerd door middel van een mededeling en een raadsvoorstel hierover is besproken in de raadsvergadering van 2 juni 2005. Resumé De besluitvorming over de start van Groot Zonnehoeve is voor college, raad en organisatie duidelijk geweest. Ten aanzien van de inhoudelijke doelen zoals duurzaamheid en woningbouwprogramma zijn kaders gesteld. Het kader ten aanzien woningbouw geldt nog steeds, maar het kader ten aanzien van duurzaamheid moest in samenspraak met de raad naar beneden worden bijgesteld. De kaders geven enerzijds voldoende richting en bieden anderzijds voldoende ruimte voor college en organisatie. Uitvoering In de programmafase liep het project al ruim een jaar vertraging op. In de projectopdracht werd uitgegaan van een definitief ontwikkelingsplan in het najaar van 2002. Het werd uiteindelijk voorjaar 2004: op 8 maart 2004 stelde het college het ontwikkelingsplan vast. De belangrijkste redenen voor de vertraging waren: de procedure rond om de ontsluiting van Apeldoorn-Oost (Omnisportcentrum); de financiële optimaliseringslag; de onderhandelingen met 's Heeren Loo over de locatie Schuylenburg. In de ontwerpfase ontstond verdere vertraging. In de projectopdracht (2002) was indicatief uitgegaan van een start van de bouw in het vierde kwartaal van 2003. De start van de bouw van de eerste woningen was begin 2007. Het project had daarmee een vertraging van minimaal drie jaar. Het bestemmingsplan voor Groot Zonnehoeve was gekoppeld aan dat voor Omnisport (zie ook de betreffende paragrafen). Het omvatte zowel De Voorwaarts als de Zutphensestraat. Dit bestemmingsplan is in 2005 vastgesteld en in 2007 door de Raad van State vernietigd; hierdoor diende een nieuw bestemmingsplan te worden opgesteld; dit werkt vertragend naar de realisatie van het ontwikkelingsprogramma op De Voorwaarts, op de verkeersinfrastructuur, maar ook vertraagt het de ontwikkeling van Groot Zonnehoeve. Uit het document Planning en productie (10 april 2008) was af te leiden dat het eerste deelproject begin 2010 zou worden opgeleverd en het laatste in 2013. Deze planning dateerde nog van voor de economische recessie (zomer 2008) en de perikelen rond het bestemmingsplan. Daarnaast had de Raad van State het luchtkwaliteitsonderzoek als onvoldoende beoordeeld. De koppeling aan het bestemmingsplan van Omnisport zorgt voor een vertraging in de ontwikkeling van Groot Zonnehoeve. Tot en met najaar 2008 had dit nog geen gevolgen voor het door de raad vastgestelde financiële kader: het positieve resultaat van € 10 miljoen (contante waarde) ligt op dat moment nog binnen de mogelijkheden. Het Plan van aanpak van 10 november 2008 vermeldt echter wel dat er op termijn grote gevolgen zullen zijn. Het tempo is een expliciet

Pagina 84


aandachtspunt in dit document: "Het grootste risico is gelegen in de fasering in de tijd; indien alle opbrengsten een jaar naar achteren schuiven, betekent dit € 2 miljoen minder resultaat". In het Dienstplan 2009 wordt gesignaleerd dat de planning nog verder opschuift. Dit is nog afhankelijk van de vaststelling van het bestemmingsplan door de raad. Daarnaast is in het verleden ook vertraging ontstaan door verwervingsproblemen. Op dit moment is één perceel in Groot Zonnehoeve nog niet in eigendom, waar wel ontwikkelingen gedacht zijn. Op dit moment gaat de projectleiding uit van oplevering in 2015. Resumé In de programmafase is een jaar vertraging ontstaan, in de ontwerpfase nog eens drie jaar, waarmee het project vóór de realisatiefase ten opzichte van de eerste planningen al vier jaar vertraging had. Daarna is door de bestemmingsplanperikelen de huidige vertraging ontstaan. De projectorganisatie heeft berekend wat de verwachte financiële gevolgen zijn van verdere vertraging.

4.4.3 Politiek en bestuur In de programmafase heeft de raad zijn input kunnen leveren op het Ontwikkelingsplan Groot Zonnehoeve. Dit is op 3 maart 2004 door het college van B&W vastgesteld. Op 14 april 2004 heeft de raadscommissie het ontwikkelingsplan besproken. Het ontwikkelingsplan is niet door de raad vastgesteld. De raad heeft wel invloed uitgeoefend. Het ging met name om de kavelgrootte en de aantallen woningen op het terrein: Een motie van de PvdA tijdens de raadsvergadering van 27 mei 2004 over verkleining van de kavelgrootte in Groot Zonnehoeve is niet aanvaard. In de ontwerpfase speelde dat niet meer gewacht kon worden op het warmtenet. Dit maakte dat de duurzaamheidsambities van een EPL van 9,9 niet meer gehandhaafd konden worden en moest worden bijgesteld naar 7,7. Deze duurzaamheidsambitie was niet als specifiek kader voor Groot Zonnehoeve vastgesteld. De gemeenteraad is over de afwijking per brief geïnformeerd. De raad is in de ontwerpfase verder betrokken door middel van de informatie over het bestemmingsplan (voorontwerp en ontwerpfase), het stedenbouwkundig plan en het beeldkwaliteitplan. Er is geen systeem om nieuwe raadsleden specifiek te informeren over dit grote project. De informatievoorziening loopt via de reguliere verantwoording in de tussenrapportages waarbij Groot Zonnehoeve overigens niet als dashboardproject is aangemerkt. De raad wordt daarnaast geïnformeerd via de P&C-cyclus. Afwijkingen worden gerapporteerd, maar er wordt geen relatie gelegd met het oorspronkelijke plan. De raad vraagt ook niet om een voortgangsrapportage; het gaat de raad om de afwijkingen ten opzichte van de (bijgestelde) verwachting. De raadsleden zijn op de hoogte van de achtergrond van de huidige vertraging in de bouw op Groot Zonnehoeve. In de tweede tussenrapportage van 2008 is onder meer gemeld dat het project Groot Zonnehoeve nagenoeg stil ligt. Als gevolg hiervan zijn bouwplannen vertraagd en is het positieve exploitatieresultaat met € 0,6 miljoen naar beneden bijgesteld. Ook wordt gemeld dat het risico op verdere vertraging en een neerwaartse bijstelling van het exploitatieresultaat blijft bestaan.

Pagina 85


Wel is duidelijk dat de raad bij de controle op dit grote project het motto "geen nieuws, goed nieuws" hanteert. Met andere woorden: de raad controleert op hoofdlijnen, niet op de details rond de inhoudelijke invulling en tijdsplanning. Resumé De inhoudelijke kaders zoals die door de raad zijn vastgesteld bieden voldoende houvast en geven voldoende ruimte voor aanpassing van ambities met behoud van resultaat. De raad wordt tijdig geïnformeerd over belangrijke afwijkingen en risico's. Voor de raad geldt echter ook "geen nieuws is goed nieuws. Er vindt in beperkte mate controle door de raad plaats als er geen signalen zijn dat de kaders overschreden worden.

4.4.4 Organisatie Initiatieffase Het project wordt uitgevoerd binnen de dienst Ruimtelijke Ontwikkeling (voorheen GEP). Over de organisatie in de initiatieffase (1997-2002) bevat het dossier maar beperkt informatie. Er was in die periode een projectgroep, maar deze is in de programmafase nieuw leven ingeblazen. In de programmafase, in 2002, heeft de ambtelijk projectleider de uitvoerende verantwoordelijkheid voor het project gekregen. Programmafase Het eerste formele projectdocument dateert uit 2002: de projectopdracht. In de projectopdracht is de opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie gedefinieerd. Er is vastgelegd dat de directeur Ruimtelijke Ontwikkeling de rol van ambtelijk opdrachtgever vervult. Hij is verantwoordelijk voor het projectbudget en de beslisdocumenten en neemt indien nodig beslissingen over inhoud, financiën en voortgang van het project. De opdrachtgever is formeel verantwoordelijk voor de terugkoppeling richting bestuur en is aanspreekpunt voor de opdrachtnemer. Hij kan in overleg met bestuur of directieoverleg wijzigingen aanbrengen in de projectopdracht. De ambtelijke projectleider heeft de rol van opdrachtnemer. Zij is verantwoordelijk voor de aansturing van de projectgroep en draagt ook verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het eindresultaat. Binnen de bevoegdheid van de ambtelijke projectleider valt het inhuren van de benodigde interne en externe capaciteit op basis van het ter beschikking gestelde budget. De ambtelijke projectleider rapporteert per fase aan de directeur Ruimtelijke Ontwikkeling (voorheen GEP). Een belangrijke stap tussen 2002 en 2004 was het vervaardigen van het ontwikkelingsplan. Hiervoor is een ambtelijke projectgroep ingesteld onder leiding van de ambtelijke projectleider. Deze ambtelijke projectgroep bestond uit een interdisciplinair samengestelde groep, waarbij vast vertegenwoordigd waren: een stedenbouwkundige (dienst ROW), een landschapsarchitect (DHV in opdracht van de dienst MMO), een verkeerskundige (dienst MMO), een planeconoom (dienst GEP), een woningbouwdeskundige (dienst ROW) en een milieudeskundige (dienst MMO). Daarnaast waren vertegenwoordigers van 's Heeren Loo als externe betrokkenen ook vast een plek in de projectgroep. De projectgroep werd op ad hoc basis aangevuld met specifieke deskundigen zoals een archeoloog en een bestemmingsplanjurist. In een intentieovereenkomst was afgesproken een stuurgroep te formeren die vanuit bestuurlijke invalshoek een functie had. Vanwege de samenwerking met 's Heeren Loo hadden ook twee managers vanuit Groot-Schuylenburg zitting in de stuurgroep. De stuurgroep bestond

Pagina 86


daarnaast uit onder meer uit de projectwethouder, de wethouder ruimtelijke ontwikkeling, de wethouder grondbedrijf en grondzaken, de directeur GEP en de ambtelijke projectleider. De ambtelijke projectleider vormde in de deze en in de volgende fase de linking pin tussen de diverse overlegstructuren. Ontwerpfase In de ontwerpfase (vanaf 2004) moest een aantal producten worden opgeleverd. Dit werd vastgelegd in meerdere fasedocumenten. De producten zijn onder meer: een beeldkwaliteitsplan / stedenbouwkundig plan; een grondexploitatie; een bestemmingsplan voor het hele plangebied; bouwplanontwikkeling inclusief ontwerp en aanleg van de openbare ruimte voor vier van de zes plangebieden (Zonnetuin-Oost en Villahoeve worden later opgepakt); uitgewerkt warmtenet; diverse onderzoeken: luchtkwaliteit, bodem, flora en fauna, akoestisch et cetera. Om deze producten te realiseren werden diverse overleggen regulier opgepakt. De overkoepelende projectgroep Groot Zonnehoeve kwam om de zes weken bij elkaar. Daarnaast vond eens per drie weken overleg van de kerngroep plaats over de dagelijkse gang van zaken. Voor het beeldkwaliteitsplan en het stedenbouwkundig plan werd een ontwerpteam opgericht. Deze werd geleid door de stedenbouwkundige. Terugkoppeling vond plaats in de kerngroep, projectgroep en bilateraal met de ambtelijk projectleider. De in de vorige fase opgerichte stuurgroep werd voortgezet als bestuurlijk overleg. In het bestuurlijk overleg vond onder voorzitterschap van de projectwethouder terugkoppeling plaats over de voorgang van het project en vond voorbereiding plaats van de bestuurlijke besluitvorming door het college van B&W, gemeenteraad, college bouw en college sanering ziekenhuisvoorzieningen. Realisatiefase In 2008 is de projectorganisatie opnieuw vastgesteld. De huidige projectstructuur voor Groot Zonnehoeve bestaat uit: een projectgroep; een kernteam; een contractteam; zes bouwteams en werkgroepen voor de diverse plandelen; kerngroep 's Heeren Loo. Er is een kernteam Groot Zonnehoeve. Dit is het beslissingsbevoegde orgaan. Het kernteam is verantwoordelijk voor de beheersing van het project (tijd, geld, kwaliteit, organisatie en informatie). Het kernteam vergadert elke vier tot zes weken. De projectgroep Groot Zonnehoeve vormt een overkoepelend integraal adviesorgaan voor het kernteam. In de projectgroep wordt de voortgang vanuit de verschillende bouwteams en werkgroepen besproken en getoetst aan de kaders vanuit het bestemmingsplan, het ontwikkelingsplan en het stedenbouwkundig plan. De projectgroep vergadert elk kwartaal. Het contractteam richt zich op het opstellen van de contracten en overeenkomsten. Dit team heeft geen beslissingsbevoegdheid in de projectstructuur.

Pagina 87


De bouwteams en werkgroepen zijn samengesteld uit de verantwoordelijken binnen de gemeente voor de specifieke plandelen. De groepen komen maandelijks bijeen voor overleg over de ontwikkeling in de plandelen. De kerngroep 's Heeren Loo is het overkoepelende orgaan dat gaat over de nieuwbouwplannen van 's Heeren Loo in het plangebied Groot Zonnehoeve. Het is geen gemeentelijke projectgroep. Niettemin neemt de ambtelijke projectleider deel aan dit overleg om de wederzijdse afstemming te bewaken. Met de verschillende projectleiders van de gemeente op de geografisch aangrenzende projecten (Omnisport, Barnewinkel, verdubbeling Zutphensestraat) is zeer recent een formeel afstemmingsoverleg opgestart. Eerder was er geen geformaliseerd overleg tussen gerelateerde projecten. Dit nieuwe overleg werkt volgens betrokkenen naar tevredenheid. Tot slot is er in deze fase tweemaandelijks een overleg tussen de wethouder en de ambtelijk projectleider. De ambtelijke projectleider was tussen 2002 en begin 2009 dezelfde persoon. De overige leden van de projectorganisatie wisselden. Deze vrij frequente wisselingen werden door externe partijen als minpunt ervaren. Met ingang van voorjaar 2009 heeft de ambtelijke projectleider van de afgelopen zeven jaar een andere functie binnen de gemeente. Resumé De ontwikkeling van Groot Zonnehoeve is projectmatig georganiseerd. Er werd gericht aangestuurd op de projectmatige ontwikkeling van diverse deelproducten door specifieke teams. Er is daarbij ook onderscheid in de diverse IPOR-fasen te herkennen. Het is als projectorganisatie binnen de dienst RO te herkennen. Diverse specialismen vanuit de lijnorganisatie schuiven aan in de projectstructuur. Ook de externe betrokkenen zoals 's Heeren Loo draaien mee in de voor hen toepasselijke overleggremia. De ambtelijk projectleider fungeert als linking pin tussen de diverse overleggen en tussen de projecten de lijnorganisatie. De ambtelijk projectleider is de stabiele factor geweest in de afgelopen zeven jaar, maar heeft voorjaar 2009 een nieuwe functie binnen de gemeente. Dit terwijl de continuïteit van de projectorganisatie voor de externe betrokkenen al een punt van aandacht was.

4.4.5 Beheersinstrumenten Projectplanning en tijdsbewaking De ontwikkeling van Groot Zonnehoeve is projectmatig aangepakt. De projectplanning gaat op hoofdlijnen volgens de IPOR-systematiek. Bij het project Groot Zonnehoeve is een aantal fasedocumenten opgesteld: fasedocument programmafase d.d. 7 juni 2002 (projectopdracht); fasedocument ontwerpen realisatiefase d.d. 28 april 2005, deelproject 0. Algemeen; fasedocument ontwerpen realisatiefase d.d. 28 april 2005, deelproject 1. Boskamers, 2. Centrum en 3. Westelijk Zonnetuin; fasedocument realisatiefase d.d. 10 november 2008 (uitvoeringsplan). Het Handboek Projectmatig Werken is in april 2002 uitgebracht. De projectopdracht van het reeds lopende project Groot Zonnehoeve is in juni 2002 opgesteld, gebaseerd op dit handboek. Het project liep al sinds 1997 en bevond zich in feite al in de programmafase. Niettemin is de

Pagina 88


projectopdracht is te zien als de opdracht voor de programmafase. De projectopdracht geeft inzicht in doelstelling, resultaat, projectafbakening, randvoorwaarden en een plan van aanpak. Dit plan van aanpak ging nog uit van start van de bouw eind 2003 en oplevering van het project circa 2006 (start bouw laatste woningen eind 2005). Ook komen de projectbeheersingsaspecten kwaliteit, tijd, geld, organisatie en communicatie aan de orde in dit document. De projectopdracht is gestructureerd opgezet. De programmafase werd afgesloten met de vaststelling van het ontwikkelingsplan op 3 maart 2004. In het project overlappen de ontwerpen realisatiefase van de deelprojecten. In de fasedocumenten werd geen onderscheid gemaakt in ontwerpfase en realisatiefase. Met de nietigverklaring van het bestemmingsplan is de ontwerpfase voorlopig nog niet afgerond en is de realisatiefase voor de diverse deelprojecten stilgezet. De tijdsbewaking is in het project problematisch gebleken. Er was sprake van een intrinsiek complex project met diverse deels tegenstrijdige belangen: duurzaamheid, luchtkwaliteit, woningbouwopgave, kavelgroottes, grondexploitatie, collectief privaat opdrachtgeverschap zogeheten omgekeerde integratie van bewoners van een zorginstelling. In de programmafase is een jaar vertraging ontstaan, in de ontwerpfase nog eens drie jaar, onder meer door de problematiek rond het warmtenet, door onderhandelingen met 's Heeren Loo en andere grondeigenaren, door de discussie rond de ontsluiting van Apeldoorn-Oost. Hierdoor had het project vóór de realisatiefase ten opzichte van de eerste planningen al vier jaar vertraging. Daarna is door de bestemmingsplanperikelen de huidige vertraging ontstaan. Zo ongeveer gelijk met de vertraging in de bestemmingsplanprocedure is ook de woningmarkt ingestort. Dit maakt dat de betrokken projectontwikkelaars nieuwe marktanalyses maken en op basis daarvan de reeds gemaakte ontwerpen opnieuw bezien. Hiermee heeft de ene vertraging invloed op de volgende vertraging. Budgetten Groot Zonnehoeve is een project dat gefinancierd wordt vanuit de grondexploitatie, tevens een zogeheten BROA-project. Het project had in eerste instantie, tot eind 2005, een financiële taakstelling van € 4,5 miljoen. Dat wil zeggen: er werd in de beginfase uitgegaan van een positief resultaat van € 4,5 miljoen. Later is dat bijgesteld naar € 10 miljoen positief resultaat. Dit onder meer als gevolg van aanpassing van de marges. Volgens het overzicht uit augustus 2008 ligt het financiële resultaat nog binnen de kaders. Hier wordt ook op gestuurd, maar het financiële resultaat is sterk afhankelijk van de voortgang van de ontwikkeling. Rapportages De rapportage over Groot Zonnehoeve vindt plaats door middel van: de tussenrapportages (3x per jaar); 6-wekelijks overleg van het kernteam inclusief de betrokken planeconoom. Een punt van aandacht is dat er in het kernteam en in de projectgroep aardig wat wisselingen zijn geweest; 1x per twee maanden is er een overleg tussen de projectleider en de verantwoordelijke wethouder. De wethouder is goed op de hoogte van het project; De interne projectrapportages van het project conform het standaardformat van de dienst RO.

Pagina 89


Kwaliteitsborging De kwaliteitseisen aan de deelprojecten zijn neergelegd in de stedenbouwkundige programma's van eisen. Deze komen voort vanuit het stedenbouwkundig plan en het beeldkwaliteitsplan voor Groot Zonnehoeve. Dit laatste document is vertaald in een welstandsnotitie die bij het bestemmingsplan wordt vastgesteld. De stedenbouwkundige treedt op als bewaker van de ruimtelijke kwaliteit. De bouwplannen worden daarnaast voorgelegd aan de commissie ruimtelijke kwaliteit. De kwaliteitsborging vindt daarmee plaats aan de hand van de kwaliteitscontrole op de diverse deelproducten zoals het beeldkwaliteitsplan et cetera. De ambtelijk projectleider en in het verlengde daarvan de projectgroep dragen de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit. Een voorbeeld van een aanpassing van de kwaliteiteisen volgt uit de ontwikkeling rond het warmtenet. Eerder was sprake van een centrale warmtevoorziening vanaf het terrein van de Ecofactorij. Daar ontstond vertraging en de inschatting was dat een centrale warmtevoorziening niet tijdig zou worden gerealiseerd. Daarop is gekozen voor individuele warmtepompen af te nemen van een door de gemeente vastgelegde leverancier. Dit was een lastige beslissing en plaatst ook nu de gemeente in een lastige positie, omdat de leverancier onvoldoende inzet op klanttevredenheid, waarbij de gemeente ongewild in een bemiddelende positie wordt gebracht, want zij hebben immers de leverancier uitgekozen. Risicoanalyse In de fasedocumenten worden de risico's benoemd. In het dashboard van de dienst RO zijn sinds het jaarverslag 2007 voor Groot Zonnehoeve alle aspecten prestatie, tijd, geld, risico, geel gemarkeerd (= aandacht van de raad gevraagd). De afwijking op het aspect prestatie komt door de herontwikkeling, onder meer van 44 woningen van ontwikkelaar Bemog. De eindsituatie gaat afwijken van wat oorspronkelijk was beoogd. De gele markering op de aspecten tijd, geld en risico komt door het bestemmingsplan en de onzekerheden rond het tempo van de gronduitgifte. De risicoanalyse wordt afdelingsbreed gemaakt. Gekeken wordt waar de aandacht op gericht moet worden. Voor Groot Zonnehoeve is bijvoorbeeld bepaald dat vanuit de gemeente niet gestuurd gaat worden op realisatie van 200 woningen in Groot Schuylenburg. Voordat de financiële risico's van herontwikkeling kunnen worden gecommuniceerd, wordt er eerst een nieuw voorlopig ontwerp bouwplan opgesteld. Dit is een vereiste om te kunnen becijferen wat de nieuwe verwachting is. Het heeft geen zin om de risico's te communiceren als nog niet duidelijk is wat het stedenbouwkundig en woningbouwprogrammatisch betekent. De gemeenteraad vraagt daar ook niet om zolang de afwijking binnen gestelde kaders blijft. Het meest recente fasedocument (10 november 2008) benoemt: "Het grootste risico is gelegen in de fasering in de tijd; indien alle opbrengsten een jaar naar achteren schuiven, betekent dit € 2 miljoen minder resultaat"

4.4.6 Externe omgeving De invloed van externe belanghebbenden komt met name naar voren in de bestemmingsplanprocedure. De bestemmingsplanprocedure voor Groot Zonnehoeve is complex geworden doordat meerdere plannen aan elkaar gekoppeld werden (zie de paragrafen over Omnisport). Alle betrokken partijen in Groot Zonnehoeve hebben nu te maken met de vertraagde bestemmingsplanprocedure. De externe partijen zijn kritisch over de gang van zaken en stellen dat de gemeente meer had kunnen anticiperen. Hoe complexer het plan, hoe meer ruimte voor bezwaren.

Pagina 90


Er zijn per deelproject in Groot Zonnehoeve verschillende externe betrokkenen: woningcorporatie Ons Huis; twee projectontwikkelaars: Plegt-Vos en Bemog; zorginstelling 's Heeren Loo; drie stichtingen voor collectief particulier opdrachtgeverschap (CPOG); leverancier van warmtepompen Gedu; diverse grondeigenaren. De communicatie vindt plaats langs verschillende lijnen: via de reguliere overleggen met ontwikkelaars (contractbesprekingen, overleg over ontwerpen); met de particulieren van diverse Cpog-projecten is frequent (o.a. telefonisch) contact over allerlei zaken, waaronder ook praktische details; in oktober / november 2008 is een informele voorlichtingsavond gehouden over de bestemmingsplanprocedure; de website geeft informatie, maar is door tijdgebrek niet zo actueel als vooraf bedacht; de nieuwsbrief is oorspronkelijk bedacht als een 'nieuwsflits', maar is nog maar tweemaal uitgekomen. Ook hier speelt tijdgebrek een rol. De communicatie is planmatig opgezet, maar vervolgens zijn er ook andere prioriteiten gekomen, bijvoorbeeld de gang van zaken rond bestemmingsplan en de onderhandeling met projectontwikkelaars. We belichten onderstaand kort de relatie met twee externe partijen: 's Heeren Loo en Bemog. 's Heeren Loo 's Heeren Loo is als eigenaar van het plandeel Schuylenburg een belangrijke contractpartner voor de gemeente. Op het terrein van de locatie Schuylenburg van 's Heeren Loo worden 200 van de 700 woningen gerealiseerd, waarvan 25% sociale woningbouw. Deze maken onderdeel uit van het plan, maar worden voor rekening en risico van de zorginstelling gebouwd. De gemeente heeft slechts beperkte sturingskracht met betrekking tot deze woningen. Concreet betekent het dat het aan 's Heeren Loo is om de woningen al dan niet te realiseren. Er is regelmatig overleg; de ambtelijke projectleider van de gemeente heeft zitting in de projectstructuur van 's Heeren Loo. In 2005 hebben de gemeente en 's Heeren Loo een mantelovereenkomst (raamovereenkomst) getekend voor het ontwikkelingsplan. Hierin zijn de uitgangspunten voor de ontwikkeling en de exploitatie en de daaraan gerelateerde condities vastgelegd (onder meer eisen aan de infrastructuur en kwaliteit). Hierin werd uitgegaan van een nieuw bestemmingsplan per eind 2006. Ook is de onderlinge verrekening vastgelegd van de prijzen waartegen ´s Heeren Loo bouwkavels buiten het eigen terrein kon overnemen. De mantelovereenkomst geldt niet alleen voor ´s Heeren Loo, maar wordt door 's Heeren Loo ook doorvertaald in de afspraken met haar contractpartijen. Er is nog geen definitief contract met een ontwikkelaar, wel een voorlopige gunning. Het ontbreken van een onherroepelijk bestemmingsplan is hierbij een vertragende factor. Zowel in Zonnetuin-Oost als in Zonnetuin-West is nog niets met de bouwkavels van ´s Heeren Loo gedaan. Door de onzekere goedkeuring van het bestemmingsplan moet rekening gehouden worden met een alternatief voor verbreding van de Zutphensestraat. Dit alternatief behelst een weg door het plangebied van Groot Zonnehoeve.

Pagina 91


De planning van ´s Heeren Loo was om in 2008-2009 te kunnen starten met de bouw. Nu is dat bijgesteld en is het idee dat het pas na 2013 klaar zal zijn: een vertraging van vijf jaar. De vertraging door de perikelen rond het bestemmingsplan en de economische crisis hebben voor 's Heeren Loo al voor een beduidend verlies op het project gezorgd. Bemog Bemog is een projectontwikkelaar die 76 woningen in het plangebied gaat bouwen. Bemog heeft een aantal jaren geleden zelf gronden gekocht van agrariërs in het gebied. In februari 2004 zijn deze gronden overdragen aan de gemeente in het kader van een bouwclaimovereenkomst. Voorheen was er regelmatig projectteamoverleg met de gemeente. Nu vindt dat meer plaats op ad hoc-basis; de overlegfrequentie en -opzet is minder gestructureerd. Wel is er op initiatief van de verantwoordelijke wethouder een kennismakingsoverleg geweest. Bemog en de gemeente zijn in overleg over de opzet en inrichting van het plandeel van Bemog. Elementen daarin zijn het opknippen en faseren van projectdelen als gevolg van de veranderde marktsituatie. De gemeente bewaakt het afgesproken ambitieniveau (beeldkwaliteit, duurzaamheid, prijsstelling) en de projectontwikkelaar bewaakt de haalbaarheid op basis van eigen marktanalyses. Zowel 's Heeren Loo als Bemog kijken kritisch naar het keuzeproces rond de leverancier van de warmtepompen. Zij zijn niet betrokken bij de overwegingen en de keuze. De gedwongen winkelnering wordt als negatief ervaren.

4.5 Samenvatting met normenkader Samenvattend presenteren we de belangrijkste bevindingen uit de vier projecten aan de hand van het normenkader. Beheersingsinstrumenten Projectorganisatie

Eenduidig en algemene bekendheid

Dit wordt niet op eenduidige wijze

van verdeling taken en bevoegd-

in de projecten vastgelegd.

heden. Voldoende disciplines betrokken.

Er worden geen disciplines gemist.

Budget

Budget vastgelegd.

In geval van kredietverstrekking door raad gebeurt dit expliciet. Sinds Turap-systematiek is dit

Informatie en communicatie

Onderdeel jaarlijkse cyclus.

structureel het geval.

Gebruik handboek en info-map.

Dit gebeurt in beperkte mate; men handelt op pas van eigen kennis en ervaring en afhankelijk van de waargenomen omstandigheden.

Communicatiestrategie.

Deze wordt niet systematisch vastgelegd. Er is wel aandacht voor de communicatie.

Planning&control

Projectopdracht expliciet.

Aantal projecten mist herkenbare en eenduidige opdracht. Daar waar projectplannen

Pagina 92


Beheersingsinstrumenten Doel, reikwijdte, tijd etc.

opgesteld, bevatten deze de

gedefinieerd.

relevante aspecten. Mijlpalen worden buiten de

Mijlpalen expliciet.

formele beslismomenten op grond van de wet, niet aangegeven. IPOR systematiek was ten tijde

IPOR herkenbaar.

van het begin van de projecten nog niet operationeel. Het projectverloop is achteraf wel in termen van IPOR te duiden. Rapportage en bespreek-

Kwaliteitsborging

Rapportage en bespreekmomenten

momenten liggen niet vooraf vast

expliciet.

(behalve de reguliere Turaps).

Eisen aan resultaat beschreven.

In wisselende mate en op inhoud (bijv. gebouwontwerp, inhoudelijke beleidslijn) gericht.

Risico's en beheersmaatregelen in

Risico's beperkt in beeld

beeld.

gebracht.

Niveau medewerkers geborgd.

Geen projectspecifieke waarborging van kwaliteitsniveau. Wel ingrepen bij tekort aan niveau.

Monitoring.

In Turaps geborgd. Kwaliteit van de informatie (in kleuren) komt niet altijd overeen met de onderliggende problemen.

Rapportage bij afwijkingen.

In Turaps geborgd. Kleuren niet altijd juist.

Politiek en bestuur Rol, positie, college en raad

Projectopdracht B&W.

Expliciete besluitvorming door B&W.

Bespreek en beslismomenten

Momenten niet van tevoren

bekend.

ingepland. Volgend op voortgang van het project.

Mandatering geregeld.

Afspraken over betrokkenheid wethouders.

Raad kaderstellend en controlerend

In enkele projecten is raad kader-

in aansluiting op projectfase.

stellend op grond van wat wordt voorgelegd. Geen eigen initiatief bij raad. Behalve in situaties dat er informatie van buiten komt, baseert men zich op informatie van college (raad is volgend).

Besluitvorming

Cultuur

Beslismomenten in verschillende

Beslismomenten niet gekoppeld

fasen.

aan projectfasen.

Belangstelling bij raad voor

Belangstelling van de raad is

voortgang.

volgend. Voor beheeraspecten

Pagina 93


Beheersingsinstrumenten ontstaat belangstelling bij vermoede overschrijding. Informatievoorziening is er regelTijdige en actieve

matig. Is niet proactief, daardoor

informatievoorziening aan raad.

achteraf in combinatie met inhoud niet tijdig. raad wordt verrast door onderdelen.

Organisatie Verantwoordelijkheden

Relatie tussen

Lijn is leidend; directe koppeling

verantwoordelijkheden helder.

wethouder-directeur; projectleiders nauw aangesloten.

Bevoegdheden

Relatie tussen bevoegdheden

Geen documenten met expliciete

helder.

bevoegdhedenverdeling aangetroffen (bijvoorbeeld een projectstatuut).

Rol en rolneming

Rolverwachting gedeeld.

Niet expliciet gemaakt. Afhankelijk van inrichting project en optreden projectleider. Opererend vanuit de lijntaak.

Cultuur

Doel- en resultaatgericht.

Spanning tussen lijnoriëntatie en projectoriëntatie c.q. tussen beleidsoriëntatie en projectoriëntatie.

Gedrag

Afsprakencultuur.

Geen informatie.

Commitment.

Loyaliteitvraagstuk tussen project en lijn / beleid.

Situationeel handelend.

In project wordt sterk naar bevind van zaken en situatieafhankelijk gehandeld.

Samenwerking.

Men is op samenwerking gericht; door oriëntatie op de eigen lijn is samenwerking soms kwestie van onderhandeling.

Externe omgeving Werkrelaties

Verwachtingen gedefinieerd.

In geval van contracten zijn de verwachtingen helder gedeeld. In projecten met geïnstitutionaliseerde doelgroepen is er samenwerking en consultatie. Betrokkenheid van burger is functioneel bepaald.

Betrokkenheid gedefinieerd.

Geen brede krachtenveldanalyses.

Externe communicatie

Transparant voor burger.

Er is aandacht voor communicatie. Daar waar daarover klachten zijn, worden maatregelen genomen.

Pagina 94


5

Lijst geïnterviewde personen Algemeen Dhr. K.H.N. Dekker, gemeentesecretaris Dhr. R.N. de Boer, concerncontroller en directeur Middelen Mevr. N. Smedes, bestuursadviseur Dhr. H.N.M. van den Broek, plv. raadsgriffier Mevr. S.M. Stam, raadsgriffie Dhr. J.H. Leuverman, raadsgriffie Dhr. A.W. Wattel, managementpool Dhr. R.A. Iedema, managementpool Dhr. M.G.J. Beimer, jurist gemeente Apeldoorn Dhr. H.J. Verhoef, Concerncontrol gemeente Apeldoorn Raadsleden Dhr. A.H.M. Kunneman (PvdA) Dhr. B. Hendrikse (GB) Dhr. H. van den Berge (SGP) Mevr. E.A. Schmahl (VVD) Dhr. A. van de Woestijne (CU) Dhr. M.J.P. Sandmann (D66) Mevr.. A. Talsma-Adema (CDA, tot 20.00 uur) Dhr. B. Koers (GroenLinks) Dhr. H.J. Schutte (Leefbaar Apeldoorn) Project Wmo Dhr. P. Blokhuis, wethouder Dhr. T. Berben, directeur Samenleving Dhr. G. Eggermont, dienstcontroller Samenleving Dhr. J.A.V.M. Peters, projectleider Wmo Mevr. F.C.J.A. Kruitbosch, inhoudelijk beleidsmedewerker Wmo Dhr. H. Koops, hoofd zorgloket Dhr. B. Blaauw, directeur De Goede Zorg Dhr. A. Noordam, projectleider Wmo, gemeente Zutphen Project Omnisportcentrum Dhr. F. Spoelstra, wethouder Dhr. T. Berben, directeur Samenleving Dhr. G. Eggermont, dienstcontroller Samenleving Dhr. G.J.M. Gillissen, projectleider Samenleving Mevr. A.H. Sluis, hoofd mobiliteit Dhr. H. Beekhuis, bestuurslid WSV Dhr. H. Copier, voormalig directeur Giesbersgroep

Pagina 95


Project De Haere Mevr. J. Reitsma-Buitenweg, wethouder Mevr. A.M. de Vries, directeur Publiekszaken Mevr. M.I. Zoontjes-Bregman, dienstcontroller Publiekszaken Dhr. J. Smeulders, projectleider De Haere Dhr. P.W. van Huffelen, projectleider openbare werken, dienst MMO Project Zonnehoeve Dhr. R.T. Metz, wethouder Dhr. Ph. Salm, directeur Ruimtelijke Ontwikkeling Dhr. V.F. Thunnissen, hoofd projectontwikkeling Mevr. M.M. Bijker, projectleider Zonnehoeve Dhr. H. Bergman, projectontwikkelaar Bemog Dhr. E. van de Werfhorst, projectontwikkelaar Bemog Dhr. Uitentuis, directeur vastgoed 's Heeren Loo

Pagina 96


6

Geraadpleegde documenten 6.1 Projectbeheersing Apeldoorn Gemeentelijke documenten omgang met grote projecten collegevoorstel Eindrapportage Taskforce Woningbouw, 29 november 2007; concept-notulen vergadering B&W, 21 januari 2008, sturing op zware dossiers; collegevoorstel Sturing op zware dossiers, 14 januari 2008; interne mededeling Actualisatie dashboardonderwerpen voor het college 2009, d.d. 14-08-2008. Interne werkwijze kwaliteitshandboek projecten openbare ruimte, 3 december 2008; training projectmatig werken en projectmanagement Apeldoorn; handboek aanpak I&A projecten, april 2006.

Pagina 97


6.2 Planning & controlcyclus e

14 juni 2004

1 bestuursrapportage 2004, versie Raad.

11 oktober 2004

2 bestuursrapportage 2004, versie College B&W.

maart 2005

Jaarrekening en jaarverslag 2004.

14 juni 2005

1 bestuursrapportage 2005, versie College B&W en versie Raad,

e

e

inclusief niet openbare bijlage. 11 oktober 2005

e

2 bestuursrapportage 2005, versie College B&W, en versie Raad, inclusief niet openbare bijlage.

29 maart 2006

Jaarverslag 2005.

6 juni 2006

1 bestuursrapportage, versie College B&W.

19 juni 2006

1 bestuursrapportage, versie Raad.

27 september 2006

2 tussentijdse rapportage versie College B&W.

23 februari 2007

Jaarverslag 2006.

4 juni 2007

1 tussentijdse rapportage 2007, inclusief niet openbare bijlage.

18 oktober 2007

2 tussentijdse rapportage 2007, inclusief niet openbare bijlage.

3 april 2008

Jaarrekening 2007.

10 juni 2008

1 tussentijdse rapportage 2008, versie Raad, inclusief niet openbare

e e e

e e

e

bijlage. 8 september 2008

Raadsvoorstel Meerjarenprogrammabegroting 2009-2012

28 oktober 2008

2 tussentijdse rapportage 2008, versie Raad, inclusief niet openbare

e

bijlage. 26 januari 2009

Pre Voorjaarsnota 2009.

Pagina 98


6.3 Dossier Omnisport Collegebesluiten 29 maart 1999

Haalbaarheidsonderzoek Omnisportcentrum (plus interne memo's).

27 september 1999

Rapportage haalbaarheidsonderzoek Omnisportcentrum.

23 februari 2000

Locatiekeuze Omnisportcentrum.

7 september 2000

Omnisportcentrum; afsluiting tweede onderzoeksfase.

18 januari 2001

Commercieel programma Omnisportcentrum.

25 januari 2001

Tweede fase Europese aanbesteding Omnisportcentrum.

25 februari 2002

Omnisportcentrum; MER De Voorwaarts.

29 oktober 2002

Omnisportcentrum; meest milieuvriendelijke alternatief uit MER …

23 juni 2003

Gedetailleerd ontwikkelingsprogramma Omnisportcentrum + bijlagen.

27 oktober 2005

Omnisportcentrum; verlengen duur raamovereenkomst en bouwteamovereenkomst.

21 december 2005

Omnisportcentrum; aangaan uitvoeringsovereenkomsten.

1 februari 2006

Bouwrijpmaken van DV.

26 april 2006

Bouwvergunning verlenen voor oprichting fundatie + bijlagen.

19 oktober 2006

Bouwvergunning Omnisportcentrum Apeldoorn + bijlagen.

1 februari 2007

Realiseren (beperkte) kuntsijsbaanfunctie bij schaats- en skeelerbaan DV.

30 mei 2007

Uitspraak Raad van State Verzetsprocedure bestemmingsplan + daaraan voorafgaande correspondentie, collegevoorstellen en overige documenten.

9 januari 2008

Omnisportcentrum; overdracht portefeuilleontwikkeling commerciële functies De Voorwaarts + bijlagen.

11 maart 2008

Stand van zaken De Voorwaarts / Omnisport.

Collegebesluiten (zonder voorstel in dossier) 9 januari 2001

Start Europese aanbesteding Omnisportcentrum.

16 juli 2002

Budgetverlening De Voorwaarts.

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 26 september 2000

Omnisportcentrum.

18 januari 2001

Commercieel programma Omnisportcentrum.

9 februari 2001

Omnisportcentrum Europese aanbesteding.

27 november 2002

Plan van aanpak nieuwbouw WSV.

14 februari 2003

Aanvaarden MER De Voorwaarts.

16 december 2003

SBM Bouwmanagement, Procesinformatie Organisatieopzet etc.

8 juli 2004

Raamovereenkomst Omnisportcentrum Apeldoorn. Bouwteamovereenkomst Omnisportcentrum Apeldoorn (concept z.j.)

13 juli 2004

Ruilovereenkomst Wormense Sport Vereniging en gemeente. Afspraken Piet Zoomers en gemeente Ad (concept z.j.).

11 januari 2006

Huur- en exploitatieovereenkomst Omnisportcentrum.

11 januari 2006

Aannemingsovereenkomst Omnisportcentrum

20 juni 2006

Projectplan Schaats en skeelerbaan in De Voorwaarts.

24 april 2007

Overeenkomst van ruiling/grondexploitatieovereenkomst, Vreeman (tuinscentrum) - gemeente.

Pagina 99


28 juni 2007

Realisatieovereenkomst Omnisportcentrum-Clubhuis PietZoomers.

14 maart 2008

Stand van zaken De Voorwaarts / Omnisportcentrum. Omnisportcentrum.

Planning en control-documenten MBP 2005 Dashboard Omnisportcentrum. Dienstplan 2006 Omnisportcentrum. Dienstplan 2007 Omnisportcentrum. Dienstplan 2008 Omnisportcentrum. Voortgangsrapportages Omnisportcentrum (intern) 2001 en 2002. Managementrapportage Omnisportcentrum, juli 2003. Rekeningrapportage 2004 Omnisportcentrum, 1 februari 2005. Rekeningrapportage 2005 Omnisportcentrum, jan 2006, plus 2 trancherapportages. Rekeningrapportage 2006 Omnisportcentrum, 23 januari 2007, plus 2 trancherapportages. Rekeningrapportage 2007 Omnisportcentrum, 22 januari 2008, plus 2 trancherapportages. e

Rapportage 1 tranche 2008, 18 april 2008. e

Rapportage 2 tranche 2008, augustus 2008. e

Dashboard 1 TR 2008 t.b.v. Dir. SAM. e

Dashboard 2 TR 2008 t.b.v. Dir. SAM.

Pagina 100


6.4 Dossier Invoering Wet Werk en Bijstand Collegebesluiten 26 juni 2003

Wet Werk en Bijstand.

10 november 2003

Plus notulen 17 november 2003, Kaderstelling Wet Werk en Bijstand.

10 mei 2004

Verordening verhoging of verlaging bijstandsnorm.

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 10 maart 2003

Projectplan projectgroep Wet Werk en Bijstand.

25 november 2003

Brief seniorenraad, Kaderstelling Wet Werk en Bijstand.

18 mei 2004

Notitie voor overleg met de wethouder, Verordeningen en beleidsplan Werk boven inkomen.

24 juni 2004

Raadsbesluit 54-2004 inzake Verordening verhoging of verlaging van de bijstand.

21 juli 2004

Brief van Adj. Directeur SAM aan geadresseerden in kader van inspraak op Beleidskader en verordeningen Wet Werk en Bijstand.

September 2004

Kaderstelling Wet Werk en Bijstand (nota).

8 september 2004

Nota van inspraakreacties.

5 oktober 2004

Beleidskader re-integratie en handhaving, Re-integratie- en Maatregelenverordening.

5 oktober 2004

Nota financiële toelichting op het beleidskader re-integratie.

21 oktober 2004

Brief van directeur SAM aan geadresseerden inzake besluitvorming Apeldoorns re-integratiebeleid.

17 november 2004

Boeteverordening Wet inburgering Nieuwkomers.

1 december 2004

Werk boven Uitkering, Beleidskader re-integratie en handhaving.

1 december 2004

Re-integratieverordening Gemeente Apeldoorn, Wet Werk en Bijstand 2004.

1 december 2004

Maatregelenverordening Gemeenten Apeldoorn, Wet Werk en Bijstand 2004.

15 december 2005

Politieke Markt Apeldoorn, Re-integratiebeleid 2004, Aarde en effecten.

5 oktober 2006

Politieke Markt Apeldoorn, Re-integratiebeleid 2005, Aarde en effecten.

Pagina 101


6.5 Dossier De Haere Collegebesluiten 20 maart 2003

Voortgang sanering en herinrichting van het woonwagencentrum De Haere (inclusief concept plannen van aanpak voor herinrichting, overdracht en projectorganisatie en financiële bijlage).

11 oktober 2003

Besluit college 11 oktober 2004, Kredietaanvraag sanering en herinrichting woonwagencentrum De Haere.

9 december 2004

De Haere: chronologisch overzicht procesgang en wijziging Raadsvoorstel voor sanering en herinrichting De Haere.

25 maart 2008

Voortgang en financiën project De Haere 2008.

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 11 oktober 2004

Sanering en herinrichting woonwagencentrum De Haere.

16 november 2004

Brief van Directeur ROW aan Raad, Kredietaanvraag De Haere; beantwoording vragen uit de vertrouwelijke behandeling in de PMA.

15 december 2004

Gewijzigd voorstel; Sanering en herinrichting woonwagencentrum De Haere.

16 december 2004

Moties en amendementen raadsvergadering inzake Sanering en herinrichting woonwagencentrum De Haere.

10 april 2008

Presentatie voor PMA, Voortgang en Financiën Woonwagencentrum De Haere: bespreekvoorstel.

27 mei 2008

Interne Mededeling aan Raadspresidium, handelwijze voorziene kredietoverschrijding De Haere.

Overige documenten 21 juni 1999

Tauw, De Haere S.O., kostenoverzicht.

Agenda's Marap-besprekingen afd. Woonwagenzaken (agenda, verslag en producten). Interne mededelingen (niet openbaar) inzake kosten, overdracht en aanschaf middelen.

Pagina 102


6.6 Dossier Triënnale Collegebesluiten 21 februari 2003

Ontwikkelingsplan en Marktverkenning.

26 februari 2004

Internationale Triënnale Tuin- en landschapsarchitectuur Apeldoorn (beleidsplan, plus begroting).

31 maart 2005

Project internationale Triënnale Tuin- en landschapsarchitectuur, (haalbaarheidsverkenning).

27 juni 2006

Project Triënnale (afronding I-fase, start P-fase, stuurgroep).

12 april 2007

Triënnale Apeldoorn (met o.a. Bedrijfsplan van 10 april 2007).

28 september 2007

Relatie gemeente- stichting Triënnale Apeldoorn.

4 december 2008

Triënnale Apeldoorn 2008, (bloemlezing etc.).

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 21 mei 2007

Triënnale Apeldoorn.

24 mei 2007

CDA Motie, Alle Apeldoorners ambassadeurs van de Triënnale.

24 mei 2007

CU motie, Behoud de groene omgeving.

24 mei 2007

Notulen openbare vergadering van de gemeenteraad Apeldoorn.

29 januari 2009

Politieke Markt, Triënnale Apeldoorn - evaluatie en vervolgstap.

15 december 2008

Brief college aan Raad, (aanbieding, Bloemlezing, Bezoekersonderzoek en Terugblik van sponsoren en subsidiënten).

Overige documenten 22 december 2004

Prestatieoverzicht Actieplan Cultuurbereik. Aanvraag Actieplan Cultuurbereik 2005-2008 (aanvraag betreft Triënnale).

29 april 2005

Ministerie van OCW, Beschikking Actieplan Cultuurbereik, (subsidie).

Augustus 2006

J. Hoekstra en B. van Meggelen, Triënnale Apeldoorn, Bidboek voor een manifestatie van 100 dagen internationale tuinen landschapsarchitectuur.

25 april 2007

Bedrijfsplan Triënnale Apeldoorn 2008.

7 mei 2007

Brief Apenheul aan Raad.

13 december 2007

Provincie Gelderland, Subsidieverlening en bevoorschotting, Triënnale2008.

1 februari 2008

Gemeente Apeldoorn, Brief aan Stichting Triënnale, Subsidie Triënnale 2008.

22 oktober 2008

Brief Stichting Triënnale, Activiteitenverslag Internationale Triënnale Apeldoorn 2008 en Verzoek uitstel financiële verantwoording.

2008

Stichting Economie & Cultuur, Bezoekersonderzoek Triënnale Apeldoorn 2008, Hilversum 2008.

2008

Bloemlezing Evaluatie Internationale Triënnale Apeldoorn 2008.

2008

Stichting Economie & Cultuur, Terugblik Sponsoren en Subsidiënten op de Triënnale Apeldoorn, Hilversum 2008.

11 december 2008

Activiteitenverslag Internationale Triënnale tuinen landschapsarchitectuur Apeldoorn 2008, concept.

Pagina 103


Planning en control-documenten Dienstplannen 2006, 2007, 2008 Dienst Samenleving, onderdeel Triënnale. Dienstrekening Dienst Samenleving 2006. Dienstrekening Dienst Samenleving 2007.

Pagina 104


6.7 Dossier Omnizorg Collegebesluiten 27 oktober 1998

Besluit B&W: het college stemt in met het plan van de Instelling Verslavingszorg Stedenbriehoek (IVS) om een "laagdrempelige voorziening voor opvang van verslaafde dak- en thuislozen" te realiseren.

24 juni 1999

Besluit B&W: het college besluit tot vestiging van een gebruiksruimte voor dak- en thuisloze verslaafden op een van twee locaties: Kanaal Noord 25 of Spoorstraat 23.

22 augustus 2000

Besluit B&W: het college stelt het Beleidskader sociale verslavingszorg vast en houdt de twee locaties Kanaal Noord 25 of Spoorstraat 23 beide beschikbaar.

4 juli 2001

Besluit B&W: het college besluit een derde locatie te onderzoeken: de driehoek Kanaaloever, Molenstraat, Stationsstraat (later aangeduid als Haven-Centrum).

20 november 2001

Besluit B&W: het college wijst Kanaal Noord 25 aan als locatie voor de multifunctionele opvangvoorziening.

16 juli 2002

Besluit B&W: besluit aangehouden. Het voorstel van de Dienst SAM was onder meer om kennis te nemen van de Notitie Stand van Zaken Omnizorgcentrum en om kennis te nemen van de zoekrichting om het centrum aan de Stationsstraat te vestigen.

7 januari 2003

Besluit B&W: het college neemt kennis van de Notitie Tussenstand Omnizorgcentrum Apeldoorn d.d. 20 december 2002. Ook wordt kennisgenomen van de beoogde besluitvormingsprocedure met een integraal uitvoeringsbesluit locatie op 4 maart 2003 (na de inpassingsstudie in februari 2003).

4 maart 2003

Besluit B&W: het college stelt de notitie Inpassing en programma Omnizorg in Haven-Centrum vast en kiest in principe voor de locatie tussen Stationsstraat 32-34a/b en een nieuw binnenstadsplein.

15 april 2003

Besluit B&W: na de bespreking in de commissies Maatschappelijke Ontwikkeling en Ruimtelijke Ontwikkeling stelt het college de locatie definitief vast. Ook besluit het college het programma Omnizorg als uitgangspunt te nemen voor de verdere uitwerking.

9 februari 2004

Besluit B&W: het college neemt de Voortgangsrapportage Voorlopig Ontwerp van de Dienst SAM d.d. 13 januari 2004 voor kennisgeving aan.

25 juli 2005

Besluit B&W: het college neemt de Voortgangsrapportage Definitief ontwerp / Bouwvoorbereidingsfase Omnizorg van de Dienst SAM d.d. 20 juni 2005 voor kennisgeving aan. Het college besluit uit te gaan van het scenario waarbij de gemeente de eigenaar van de nieuwbouw wordt. Dit omdat dit het meest eenvoudige en (voorlopig) meest kostenefficiënte financierings- en exploitatiemodel oplevert.

25 januari 2006

Besluit B&W: het college besluit om de raad te vragen het investeringskrediet van € 10,7 miljoen ter beschikking te stellen.

Pagina 105


Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 28 februari 2002

Raadsbesluit: de raad besluit de locatie Haven-Centrum als locatie aan te wijzen.

16 februari 2006

Raadsbesluit: de raad stelt het investeringskrediet van € 10,7 miljoen ter beschikking.

Overige documenten 6 maart 2006

Projectopdracht, de projectopdrachtgever is de directeur van de dienst SAM (de heer T. Berben), opdrachtnemer is de interne projectleider (de heer W. Voortman). De projectopdracht benoemt het resultaat van het project.

6 juni 2006

Eerste bestuursrapportage raad.

3 mei 2007

Besprekingsverslag interne bespreking voortgang projecten 1 turap

e

2007. Een mogelijke vertraging van de bouw met 1 of 2 maanden komt aan de orde. Er wordt besloten dit nog niet te melden in de turap omdat het nog onzeker is. Er wordt gemeld dat de ruimte in het krediet beperkt is, maar dat er geen aanwijzing is voor een te verwachten overschrijding. Juni 2007

Eerste tussentijdse rapportage 2007.

12 september 2007

Brief aan de raad van wethouder Blokhuis, de wethouder informeert de raad over de vertraging in de bouw. De oplevering verschuift van november 2007 naar het voorjaar van 2008. De wethouder geeft aan dat de raad op een nader tijdstip zal worden geïnformeerd over de financiële gevolgen van de vertraging.

18 oktober 2007

Tweede tussentijdse rapportage 2007 CONCERN.

12 november 2007

Behandeling Tweede tussentijdse rapportage 2007 in de PMA.

16 april 2008

Brief wethouder aan de Raad (niet openbaar), met deze brief informeert de wethouder de Raad over de oorzaken van de vertraging in de bouw (verdere uitleg t.o.v. de brief van 12-9-2007) en de oorzaken van de hogere uitgaven. Na aftrek van de verhaalbaarheid bij de aannemer resteert een kredietoverschrijding van ca. € 1,5 mln. t.o.v. het raadskrediet van € 10,7 mln.

April 2008

Beantwoording vragen rekenkamercommissie over de jaarrekening 2007 met betrekking tot Omnizorg.

Mei 2008

Onderzoeksrapport rekenkamercommissie Apeldoorn Jaarverslag en jaarrekening 2007.

10 juni 2008

Eerste tussentijdse rapportage 2008.

28 oktober 2008

Tweede tussentijdse rapportage 2008.

12 november 2008

Huurovereenkomsten, de huurovereenkomsten tussen OmniplazaApeldoorn BV en de gemeente voor de bedrijfsruimte aan de Stationsstraat 32 en de parkeergarage aan de Stationsstraat 32.

Pagina 106


6.8 Dossier Station Noord Collegebesluiten 10 november 2005

Besluit B&W: bekrachtiging van de samenwerkingsovereenkomst met Prorail en NS Stations om het nog door partijen te ondertekenen definitief ontwerp (DO) te realiseren, voor rekening en risico van de gemeente (de overeenkomst tussen partijen is ook op 10 november 2005 ondertekend).

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 17 of 18 november 2003 Raadsbesluit waarin het budget hiervoor is toegekend (raadsbesluit niet in dossier). Overige documenten 24 februari 1998

Nota van uitgangspunten van NS Railinfrabeheer: deze nota beschrijft de reeds bekende randvoorwaarden en uitgangspunten: de NS is uitgesproken voorstander van sloop van het huidige stationsgebouw (slechte gebruikswaarde, geen historische waarde).

14 september 1999

Masterplan Openbaar vervoerstrook, een ontwerpstudie door Holland Railconsult en Zwarts & Jansma Architecten: dit masterplan bevat een integraal ontwerp voor treinstation en busstation.

10 mei 2000

Rapport Masterplan Openbaar Vervoerstrook van Oranjewoud Bouw & Infra: de geschatte bouwkosten van het Masterplan van fl. 65 miljoen liggen ver af van het beschikbare budget van circa fl. 35 miljoen.

e

1 turap van 2003

"Er liggen geen formele beslisdocumenten conform Projectmatig Werken aan dit project ten grondslag".

19 november 2003

Overeenkomst tussen Prorail en de gemeente Apeldoorn over het voor rekening en risico van de gemeente door Prorail te realiseren onderdoorgang. In de overeenkomst wordt verwezen naar een raadsbesluit van 17 of 18 november 2003 waarin het budget hiervoor is toegekend (raadsbesluit niet in dossier).

augustus 2004

Overeenkomst tussen Prorail en de gemeente Apeldoorn over het voor rekening en risico van de gemeente door Prorail te realiseren fietsenstallingen (niet ondertekend exemplaar, status en datum onbekend).

Medio september 2006 Nieuwe planning vastgesteld tussen betrokken partijen (Gemeente, ProRail en Movares). Planning en control-documenten Dienstplannen 2005, 2006, 2007, 2008 Dienst RO, onderdeel stationsomgeving (Noord en Zuid).

Pagina 107


6.9 Dossier Station Zuid Collegebesluiten 22 oktober 1998

Besluit B&W: het college besluit met het ROC een gesprek aan te gaan om te komen tot een definitief voorstel voor de realisering van de scholen aan de Laan van de Mensenrechten.

9 februari 1999

Besluit B&W inzake nieuwe vestiging ROC.

20 september 2004

Besluit B&W over de package deal.

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 14 oktober 2004

Vaststelling package deal.

Overige documenten 22 april 2008

Financieel meerjarenoverzicht.

Planning en control-documenten Dienstplannen 2005, 2006, 2007, 2008 Dienst RO, onderdeel stationsomgeving (Noord en Zuid).

Pagina 108


6.10 Dossier Zuidbroek Collegebesluiten 8 maart 2001

Collegevoorstel tussenbalans Zuidbroek, Masterplan Zuidbroek

12 februari 2003

Collegevoorstel masterplan Zuidbroek.

14 mei 2003

Collegevoorstel definitief masterplan Zuidbroek.

20 mei 2003

Uittreksel van de notulen van de B&W-vergadering.

26 juni 2003

Vaststelling Masterplan Zuidbroek.

25 september 2003

Vaststelling Masterplan Zuidbroek (gewijzigd).

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 16 maart 2003

Collegevoorstel vaststelling bestemmingsplan Zuidbroek.

12 april 2006

Vaststellen bestemmingsplan Zuidbroek (politiek markt Apeldoorn).

Overige documenten 2 november 2005

Model gronduitgiftecontract.

27 januari 2006

Realisatieovereenkomst 'Deelgebied Mozaïek projectgebied AM Wonen.

9 december 2008

Rapportage transacties.

Planning en control-documenten Interne rapportage ten behoeve van Dienstplan 2007. e

Interne rapportage ten behoeve van 1 TTR 2007. e

Interne rapportage ten behoeve van 2 TTR 2007. Interne rapportage ten behoeve van jaarrekening 2007. Interne rapportage ten behoeve van Dienstplan 2008. e

Interne rapportage ten behoeve van 4 TTR 2008. e

Interne rapportage ten behoeve van 2 TTR 2008. Interne rapportage ten behoeve van Dienstplan 2007.

Pagina 109


6.11 Dossier Groot Groot Zonnehoeve Collegebesluiten 19 januari 2004

Collegevoorstel dienst GEP: bekrachtiging bouwclaimovereenkomst.

3 februari 2004

Collegevoorstel ontwikkelingsplan Groot Zonnehoeve.

18 april 2005

Collegevoorstel aangevuld bekostigingsbesluit Groot Zonnehoeve.

19 december 2005

Collegevoorstel keuze marktpartij warmtevoorziening Groot Zonnehoeve.

25 augustus 2006

Collegevoorstel verlenen vrijstelling op grond van artikel 19, lid 2 WRO voor bouwrijp maken Zonnehoeve fase 1.

11 oktober 2006

Collegevoorstel bekrachtiging exploitatieovereenkomst Groot Zonnehoeve.

21 augustus 2007

Collegevoorstel welstandskader Groot Zonnehoeve, inclusief experiment welstandsluw.

13 september 2007

Collegevoorstel procesbesluit overeenkomst boscompensatie Groot Zonnehoeve.

1 april 2008

Collegevoorstel realisatieovereenkomst CPOG vereniging zonneentree / Groot Zonnehoeve deelplangebied Villahoeve / Spoorzone

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 18 mei 2005

Aangevuld bekostigingsbesluit Groot Zonnehoeve.

Planning en control-documenten Projectrapportage t.b.v. rekening 2005. Projectrapportage P9350 Groot Zonnehoeve (grondbedrijf). e

Projectrapportage t.b.v. 2 TTR 2005. e

Interne rapportage ten behoeve van 1 Tussentijdse rapportage 2006. e


Interne rapportage ten behoeve van 2 Tussentijdse rapportage 2007. Interne rapportage ten behoeve van Dienstplan 2008. e


Interne rapportage ten behoeve van 2 Tussentijdse rapportage 2008.

Pagina 110


6.12 Dossier Parkeergarage Catharina Amaliapark Collegevoorstellen 12 november 2007

Besluitvorming Brinkpark, incl. toelichting (besproken op 3-12-2007).

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 10 januari 2008

Bespreekvoorstel PMA, Financiën Brinkpark en verslag bespreking.

17 januari 2008

Notulen raadsvergadering, onderwerp Financiën Brinkpark.

26 januari 2009

Pré voorjaarsnota 2009, melding vertraging en overschrijding Brinkparkgarage.

24 maart 2009

Raadsinformatie, stand van zaken Brinkpark.

Overige documenten ..-7/8-2008

Opdrachtverlening definitief ontwerp Brinkpark aan OKRA Landschapsarchitekten b.v.

..-7/8-2008

Opdrachtverlening VO+ fase en bestekfase Brinkpark en garage, Bartels ingenieursbureau b.v.

..-7/8-2008

Opdrachtverlening onderzoek CFD-berekening aanpassing voorontwerp en definitief ontwerp parkeergarage Brinkpark, Zwart& Jansma architecten.

7 mei 2008

Interne mededeling inrichting projectorganisatie Brinkpark / C.A. park.

13 mei 2008

Startoverleg stuurgroep Brinkpark, incl. bijlage projectorganisatie.

20 mei 2008

Financieel overzicht project Brinkpark.

9 juli 2008

Interne mededeling aan wethouder Metz: vraag uitbreiding parkeergarage Brinkpark.

9 juli 2008

Advies Witteveen+Bos, quick scan uitbreiding parkeergarage Brinkpark.

23 juli 2008

Financieel overzicht / kostenraming Brinkpark Garage Apeldoorn.

30 september 2008

Actie en besluitenlijst Brinkpark project.

25 september 2008

Interne mededeling aan wethouder Metz: aanpassingen financiering Brinkpark.

26 februari 2009

Artikel Stentor Brinkpark 1,1 miljoen duurder.

Pagina 111


6.13 Dossier Osseveld Oost Collegevoorstellen 3 januari 2001

Krediet woonrijp maken in Osseveld Oost voor het deelgebied Buitentuin-Noord en Zuid.

27 maart 2001

Krediet bouwrijp maken van de kantorenlocatie in het Zuidelijk deelgebied van 't Fort-Noord in Osseveld-Oost.

18 mei 2001

Krediet inrichting Speelveld in Osseveld-Oost (deelgebied 't Fort Zuid).

6 december 2002

Verkoop bouwterreinen De Terrassen aan Heijmans vastgoed realisatie b.v.

9 februari 2004

Tijdelijke opvang onderwijsvoorzieningen Osseveld-Oost.

3 juni 2004

Planontwikkeling Multi Functioneel Centrum, Osseveld-Oost.

16 juni 2004

Interne mededeling aan college, planontwikkeling MFC, OsseveldOost.

16 juni 2004

Uitwerkings- c.q. wijzigingsplan Osseveld-Oost: Tussen de Eiken-Oost.

8 november 2004

Regiorail Stedendriehoek inclusief Voorontwerp voorstadshalte Osseveld.

24 november 2004

Beeldkwaliteit ontwikkelingsgebieden Osseveld-Oost.

3 mei 2005

Inspraaknota herziening bestemmingsplan Osseveld-Oost, 5de partiële herziening en vrijstellingsprocedure ex art. 19 lid 2 voor het bouwen van een multifunctioneel centrum aan de Zonnewende.

28 juni 2005

Aanbestedingsprocedure Multi Functioneel Centrum Osseveld Oost.

8 november 2005

Vrijstelling ex art. 19 lid 2 voor het bouwen van een multifunctioneel centrum aan de Zonnewende.

24 januari 2006

Kredietaanvraag aanleg woonwagenlokatie Hellend Veld Osseveld Oost.

15 mei 2006

SPOED Voorstel tot instemmen met realisatieovereenkomst Hellend Veld (betreft MFC).

19 september 2006

Toepassing vrijstellingsprocedure ex art 19.2 WRO t.b.v. woningbouwplan hoek Laan van Osseveld-Deventerstraat.

9 april 2008

Reactie inzake schriftelijke ragen "Leefbaar Apeldoorn" betreffende veiligheid rondom scholen d.d. 18-03-2008.

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten 22 februari 2001

Krediet woonrijp maken in Osseveld Oost voor het deelgebied Buitentuin-Noord en Zuid.

5 juni 2001

Krediet inrichting Speelveld in Osseveld-Oost (deelgebied 't Fort Zuid)

22 november 2001

Krediet bouwen woonrijp maken van resterende deelgebieden in

23 mei 2002

Krediet bouwrijp maken van de kantorenlocatie in het Zuidelijk deel-

Osseveld-Oost. gebied van 't Fort-Noord in Osseveld-Oost. 16 februari 2006

Kredietaanvraag aanleg woonwagenlokatie Hellend Veld Osseveld Oost.

Pagina 112


Overige documenten 16 november 2004

planontwikkelingsovereenkomst Osseveld-Oost met Kuiper Compagnons. Overzicht transacties aankoop / verkoop 2001-2008.

Planning en control-documenten e


Interne rapportage ten behoeve van 2 Tussentijdse rapportage 2003. Interne rapportage ten behoeve van Rekening 2003. e









Interne rapportage ten behoeve van 1 Tussentijdse rapportage 2008. Interne rapportage ten behoeve van Jaarrekening 2007. e

Interne rapportage ten behoeve van 2 Tussentijdse rapportage 2008. 27 maart 2009

uitdraai P&C systeem projecten.

Pagina 113


6.14 Dossier Dienstverlening Interne stukken en overige documenten December 2006

Organisatiebeschrijving en functieprofiel t.b.v. werving & selectie van Concern Information Officer gemeente Apeldoorn.

15 januari 2007

Gemeente geeft antwoord, het klantcontactcentrum van gemeenten als frontoffice voor de hele overheid, van Vereniging directeuren Publieksdiensten, Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Programma Contactcenter Overheid.

12 juni 2007

Bespreekvoorstel management team, Strategie en realisatie publieke

11 september 2007

Bespreekvoorstel managementteam, Uitrol programma Publieke

dienstverlening. Dienstverlening. 2 oktober 2007

Bespreekvoorstel managementteam, Uitrol programma Publieke Dienstverlening.

29 april 2008

Europese aanbesteding SOA Platform gemeente Apeldoorn.

8 december 2008

Bespreekvoorstel Stuurgroep Antwoord: besteding antwoord budget.

Eind 2008

Interne onderlegger dashboard project Apeldoorn geeft Antwoord, bestaande uit omschrijving, planning en inhoud prestaties in 2009 (en doorloop naar 2010), risico's en financiën.

Pagina 114


6.15 Dossier Wmo Collegebesluiten 30 maart 2005

Afronding project Vermaatschappelijking van de zorg & start project implementatie Wmo, incl. projectplan Wmo in Apeldoorn en projectorganisatie Wmo.

12 oktober 2006

Nota van wijzigingen en inspraaknota t.b.v. raadsbehandeling Kadernota Meedoen voor Iedereen.

13 december 2006

Wet maatschappelijke ondersteuning en indicatiestelling huishoudelijke verzorging in overgangsperiode 2007.

13 december 2006

Wet maatschappelijke ondersteuning en organisatie uitvoering persoonsgebonden budget in overgangsperiode 2007.

1 februari 2007

Wmo subsidieregeling Coördinatie Vrijwillige Thuiszorg en Mantelzorgondersteuning (CVTM).

16 februari 2007

Inspraaknota t.b.v. raadsbehandeling Verordening Maatschappelijke Ondersteuning.

4 mei 2007

Europese aanbesteding huishoudelijke verzorging: voorgenomen gunning en definitieve gunning.

15 juni 2007

Vervanging art. 1.1 ad i en art. 2.4 van de Verordening Maatschappelijke Ondersteuning.

7 november 2007

Nulmeting, tevredenheid Wmo prestatieveld 3 en 6, incl. benchmark Wmo 2007.

20 november 2007

Persoonsgebonden budget huishoudelijke verzorging na 1 januari 2008.

27 november 2007

Subsidieregeling Diensten bij Wonen met Zorg inpassen in Wmo.

1 april 2008

Vierjarenplan Wmo.

Collegebesluiten (zonder voorstel in dossier) 7 juli 2008

Wmo ontwikkeling tarieven Huishoudelijke Verzorging.

11 juli 2008

Wmo verhoging uurtarief Huishoudelijke Verzorging.

Raadsvoorstellen en andere raadsdocumenten December 2004

PMA presentatie Wmo.

19 mei 2005

Verslag PMA, presentatie Plan van Aanpak Wmo.

24 mei 2006

Raadsinformatie: antwoord op vragen n.a.v. Wmo presentatie d.d. 11-5-2006.

12 oktober 2006

Raadsvoorstel Kaderstelling Wet Maatschappelijke Ondersteuning.

23 november 2006

Nota Meedoen voor Iedereen, Apeldoorns beleid voor maatschappelijke ondersteuning.

Pagina 115


Overige documenten Oktober 2004

Bespreekvoorstel DT: opstarten voorbereiding Wmo.

8 december 2004

Overleg met Wethouder: concept presentatie Wmo.

17 mei 2005

Uitnodiging voor workshop Wmo d.d. 24 mei 2005.

31 oktober 2005

Overleg met Wethouder: rapportage over maatschappelijk debat en toonzetting concept kadernota.

29 november 2005

presentatie MT: Wmo aanpak in Apeldoorn, integrale uitvoering Wonen, Welzijn en Zorg.

14 mei 2007

Organisatierapport en formatieplan Zorgloket. Samenstelling Klankbordgroep.

Planning en control-documenten e

Interne toelichting 2 turap 2006. Interne toelichting Jaarrekening 2006. e

17 april 2007

Onderbouwing 1 turap 2007.

20 augustus 2007

Onderbouwing 2 turap 2007.

8 februari 2008

Uitvoeringplan 2008.

e

Pagina 116


6.16 Overige literatuur M. Otten, Verstrikt in grote projecten, Verstrikt in grote projecten. Hoe de stadhuizen in Amsterdam en Apeldoorn tot stand kwamen, Leiden 2000 H. Geuzendam e.a. Naar beheerste ambitie bij grote projecten, in: Overheidsmanagement, nr. 9, 2009 Leiden stad van ambities, Raadsonderzoek naar overschrijding bij grote projecten, Leiden 2008 C. Sengers e.a., Weet waar je aan begint … Onderzoek naar het proces rond de bouw van Pantarijn, Wageningen, 2007 Deloitte Accountants, Onderzoek grote projecten Gemeente Haarlem, Voorburg 2004. Rekenkamer Gemeente Den Haag, Checklist Grote projecten, 2009 KplusV, Onderzoek grote projecten Hoogeveen, Arnhem 2008 KplusV, Feitenonderzoek Overeenkomst Deltioncollege - gemeente Zwolle, Arnhem 2005 M. van Staveren, Risk, Innovation & Change: Design Propositions for Implementing Risk Management in Organizations', Enschede, 2009.

Pagina 117


Pagina 118


7

Verantwoording verwerking hoor en wederhoor In de maanden juli en augustus van 2009 heeft de gemeentelijke organisatie de gelegenheid gekregen te reageren op het conceptonderzoeksrapport (versie juni) in het kader van hoor- en wederhoor. Er is een groot aantal opmerkingen vanuit de verschillende diensten en projecten gemaakt. De belangrijkste opmerkingen hadden betrekking op: De rapportage doet te weinig recht aan de doorwerking van de keuze binnen de gemeentelijke organisatie voor integraal management in de diensten waarbij een zekere mate van autonomie van diensten hoort, inclusief decentrale kaderstelling voor projectmatig werken. De rapportage doet te weinig recht aan de bewuste keuze in de gemeente om de lijnorganisatie leidend te laten zijn en projecten altijd te plaatsen in de lijn. Onduidelijkheid in de samenvattende tabel aan het begin van hoofdstuk 3 die ook geen evidente relatie heeft met het normenkader uit hoofdstuk 1. De planning en controlcyclus levert meer informatie op en geeft meer inzicht in afwegingen binnen de organisatie, risico's en budgetontwikkelingen dan in de rapportage wordt aangegeven. De Turaps geven niet een te rooskleurig beeld. Verschuiving in kleuren zijn verklaarbaar en verdedigbaar. Ten aanzien van het project De Haere wordt geen recht gedaan aan de herstart van het project in 2002. Er is in een aantal projecten intensiever met de raad gecommuniceerd dan uit het rapport blijkt. De rapportage schenkt te weinig aandacht aan de voordelen van de nauwe betrokkenheid van de projectcontrollers bij de projecten en noemt ten onrechte rolvervaging als nadeel. De externe oriëntatie c.q. de oriëntatie op extern belanghebbenden is veel groter dan in het rapport wordt gesuggereerd. De informatie in de quick scan in het bijlagenboek is niet volledig voor een aantal projecten. De documentatie waarop de onderzoekers zich baseren is onvolledig. Voorts worden er op details correcties aangegeven in formuleringen en enkele feiten en cijfers. De opmerkingen bieden aanknopingspunten voor verbetering van de rapportage. Het onderzoek is gebaseerd op de twaalf dossiers die in december 2008 door de ambtelijke organisatie (in veel gevallen de projectleiders) zijn aangeleverd op grond van een uitgebreide vraag van de secretaris van de rekenkamercommissie in november. Gelet op de omvang van het onderzoek en de beschikbare tijd, was het nog slechts beperkt mogelijk om later aangeleverde informatie en gegevens te verwerken. Wel zijn de beschrijvingen analyses van de 12 projecten, gebaseerd op het dossieronderzoek, apart ter verificatie voorgelegd aan de projectleiders. Daarnaast zijn gesprekken gevoerd met een beperkt aantal personen uit de vier geselecteerde projecten. De periode van hoor en wederhoor geeft de gelegenheid om de onvolkomenheden die in een onderzoek met deze opzet, recht te zetten.

Pagina 119


Feitelijke onjuistheden op details zijn overgenomen, tenzij de vermeende onjuistheden voortkwamen uit een verschil van interpretatie (dat was slechts op een beperkt aantal punten het geval). De onderzoekers plaatsen de kanttekening dat de diverse reacties voorbij gaan aan de nuanceringen in de tekst. Toch is getracht zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de opmerkingen die zijn gemaakt. De teksten zijn op onderdelen opnieuw geredigeerd. Formuleringen die bij nader inzien te kort door de bocht waren zijn geschrapt of bijgesteld. Doel van de rekenkamercommissie is te komen tot leerpunten voor beheersing van projecten. Aanleiding voor het onderzoek is mede geweest de zorg die bij de raad bestaat over overschrijding projectbudgetten en uitloop in de tijd. Het onderzoek gaat op zoek naar mogelijke oorzaken daarvan. Door expliciet daarnaar op zoek te gaan, worden de positieve kanten van de huidige wijze van werken onvermijdelijk relatief onderbelicht. Het onderzoek is geen organisatie onderzoek; er wordt ook geen uitspraak over de organisatieontwikkeling in Apeldoorn gedaan. In het bijgestelde rapport wordt wel expliciet melding gemaakt van de consequenties van het gekozen organisatiemodel. Over het organisatiemodel worden, anders dan men er in meende te lezen, geen kwalificerende opmerkingen gemaakt. Consequenties worden alleen zichtbaar gemaakt. De gemeentesecretaris heeft de achtergrond van de organisatieontwikkeling en de keuzes toegelicht aan de onderzoekers. De samenvattende tabel aan het begin van hoofdstuk 3, die een andere opzet had dan het normenkader, was verwarrend en deed geen recht aan de nuances in de tekst, is geschrapt. De hoofdstructuur van de tekst van hoofdstuk 3 heeft een volledig redactionele verandering ondergaan; de onderzoekers zijn weer teruggekeerd naar de indeling die voortkomt uit het normenkader uit hoofdstuk 1. Daaraan zijn wel elementen en accenten toegevoegd die in het onderzoek gaandeweg naar voren zijn gekomen. Over de Turaps is een apart gesprek gevoerd met de concerncontroller. Naar aanleiding van de commentaren en het gesprek zijn de teksten verder genuanceerd. Hoewel in de tekst van het conceptrapport voortdurend met taalkundige tijdsaanduidingen een onderscheid wordt gemaakt tussen het project De Haere vanaf eind jaren negentig en het verloop van het project sinds 2002, was dit kennelijk nog niet helder genoeg. Met kleine redactionele aanpassingen, kan er nu geen misverstand meer bestaan. Het pleidooi om het project te laten starten in 2002 en niet in 1998 wordt niet gevolgd. In de periode tot 2002 zijn de inhoudelijke keuzen voor de herinrichting en sanering gemaakt en die keuzen werken door de jaren daarna. In IPOR-termen hebben de initiatieffase, programmafase en ontwerpfase plaats voor 2002 gevonden. Na de herstart lag het accent op de realisatie, waarbij uiteraard aspecten van initiatief, programmering en nader ontwerp zijn aan te wijzen. De onderzoekers wijzen in dat verband ook op het cyclisch karakter van veel grote projecten. Wat betreft de informatievoorziening naar de raad is er een verschil in beleving van de geïnterviewde ambtelijke medewerkers en de geïnterviewde raadsleden. Raadsleden geven aan dat zij ondanks de informatie die zij kregen, zij toch in een aantal verrast te zijn geweest door tegenvallers qua tijd en budget. Die verschillende perspectieven zijn meegenomen in het onderzoek. Waar daar naar het inzicht van de onderzoekers op basis van de signalen aanleiding toe was, is de tekst op een aantal plaatsen verder genuanceerd. De rapportage noemt wel voordelen van de nauwe betrokkenheid van verschillende actoren bij een project. Er wordt echter ook gewezen op mogelijke risico's van deze nauwe betrokkenheid vanuit het bestaande kennis van het functioneren van personen in organisaties: rolvervaging en verlies aan kritische distantie. Daarvan bewust zijn, houdt dat nadeel buiten de deur.

Pagina 120


De externe oriëntatie van de gemeente en de betrokkenheid van verschillende groepen komt in ruime mate aan bod in het rapport. In het onderzoek is echter ook geconstateerd, dat sommige groepen zich niet of te weinig gehoord voelden. Als zij daar vervolgens naar handelen, is het niet relevant of dat gevoelen wel of niet terecht is; de consequentie is weerstand (bijvoorbeeld via juridische procedures). De aanlevering van aanvullende informatie met betrekking tot de projecten die alleen onderdeel uitmaakten van de Quick scan (i.c. Station Noord en Parkeergarage), kwam voort uit de behoefte aan aanvulling van het in december 2008 aangeleverde dossier.

Pagina 121

BIJLAGENBOEK Onderzoek beheersing grote projecten. Opdrachtgever Rekenkamercommissie Apeldoorn

Recommend Documents