Onderzoeksrapport. Sturing en beheersing van grote projecten

Onderzoeksrapport Sturing en beheersing van grote projecten Rekenkamer Diemen

Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten

Directeur: Drs. G.T. (Geeske) Wildeman Onderzoekers: Drs. J. H. W. (Hans) Oostendorp W.P. (Peter) Joosten MSc.

Contactpersoon: W.P. (Peter) Joosten T. 06 – 265 127 73 E. [email protected] Kenmerk: RI 12624 Datum: 15-12-2011

Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten

Inhoudsopgave Bestuurlijke Nota

1

1 Centrale boodschap

2

1.1 / Centrale boodschap

2

1.2 / Conclusies

2

1.3 / Aanbevelingen

2

1.4 / Leeswijzer

3

2 Reactie College van B&W

4

3 Nawoord rekenkamer

6

4 Onderzoeksverantwoording

7

4.1 / Aanleiding

7

4.2 / Doelstelling, afbakening en vraagstelling

7

4.3 / Conceptueel model en normenkader

8

4.4 / Uitvoering van het onderzoek

9

Nota van bevindingen

10

1 Kaders bij projecten

11

1.1 / Inleiding

11

1.2 / Eerste borging van projectmatig werken

11

1.3 / Huidige borging van projectmatig werken

11

1.4 / Leidraad

12

1.5 / Maatregelen ter bevordering van onderlinge controle

14

1.6 / Aansluiting tussen ambtelijke organisatie, college en raad

14

1.7 / Externe omgeving

15

1.8 / Beoordeling

16

2 Casus Plantage de Sniep

19

2.1 / Inleiding

19

2.2 / Reconstructie van het projectverloop tot nu toe

20

2.3 / Bevindingen

26

2.4 / Beoordeling

29

3 Casus Catalpa

31

3.1 / Inleiding

31

3.2 / Reconstructie van het projectverloop

32

3.3 / Bevindingen

34

3.4 / Beoordeling

35

4 Casus Berkenstede

37

4.1 / Inleiding

37

4.2 / Reconstructie van het projectverloop

37

4.3 / Bevindingen

40

4.4 / Beoordeling

42

Bijlage 1. Bronnen

44

Bestuurlijke Nota

Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 1

1 Centrale boodschap 1.1 / Centrale boodschap In het Team Projecten is veel kennis aanwezig over projectmatig werken maar de overdracht hiervan naar andere afdelingen en de controle op de naleving van vereisten uit de Leidraad Projectmatig Werken kan beter. Bovendien is de afstand tussen ambtelijke organisatie en raad bij projecten vrij groot. Deze afstand legt een sterke nadruk op de politieke signaalgevoeligheid van wethouders. Ook is intern en extern beter te communiceren over de precieze positionering van de gemeente Diemen bij projecten. Projecten vinden immers altijd plaats in een krachtenveld van betrokkenen. Het is dan noodzakelijk om ondubbelzinnig duidelijk te zijn over de precieze taak, rol en verantwoordelijkheid van de gemeente.

1.2 / Conclusies Het voorgaande leidt tot de volgende conclusies: 1 Sturing & beheersing van projecten is voldoende geborgd in de gemeente Diemen. 2 Sturing & beheersing van projecten komt in de relatie tussen ambtelijke organisatie en college beter tot uitdrukking dan in het verkeer tussen college en raad. 3 Verbetering van sturing & beheersing bij projecten zit niet zozeer in het verder verfijnen of nader uitwerken van de methodiek voor projectmatig werken. 4 Verbetering is wel te verwachten door de principes van projectmatig werken in de organisatie actiever te delen en de toepassing hiervan door projectleiders/programmamanagers actiever te monitoren. 5 Ook valt winst te boeken door vaste momenten te creëren waarbij ambtelijke projectleiding en projectwethouders met raadsleden in contact treden over de voortgang van projecten. Op die manier is beter na te gaan welke opvattingen leven en of deze beelden stroken met de werkelijkheid.

1.3 / Aanbevelingen Aan het college 1.

Faciliteer de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol door periodiek een projectenupdate op te stellen. a. Zorg dat deze informatie uitgebreider is dan in het kader van de reguliere P&C-cyclus en veelomvattender dan wanneer een specifiek besluit van de raad wordt gevraagd. b. Neem hiertoe in ieder geval op wat de beslismomenten van respectievelijk raad en college zijn. c. Overweeg een update in te richten aan de hand van de projectfasering in de Leidraad en de voortgang via stoplichtkleuren te markeren. d. Ga uit van maximaal twee A4 per project. e. Neem in de standaardagenda van de stuurgroep een kopje ‘voor wat en wanneer naar de raad’ op en gebruik de resultaten en de informatie uit de driemaandelijkse voortgangsrapportages over projecten als input voor de projectenupdate

2.

Faciliteer de raad in de kaderstellende en controlerende rol door (parallel aan de projectenupdate) periodiek een informatiebijeenkomst te organiseren voor raadsleden. Licht hierin als projectwethouder en intern projectleider de status van projecten toe en ga hierover in gesprek met raadsleden.


Aan de raad 3.

Geef richting aan de gewenste vormgeving, inhoud en frequentie van de voorgestelde projectenupdate en informatiebijeenkomst. Ga hierover ook in gesprek met het college. Overweeg te kiezen voor: a. een halfjaarlijkse projectenupdate voor, te benoemen, gevoelige projecten b. een jaarlijkse projectenupdate voor overige projecten c. een jaarlijkse informatiebijeenkomst. d. het gebruik van maquettes en 3D-tekeningen in een vroegtijdig stadium om de (ruimtelijke) implicaties van een project scherp te houden e. een jaarlijkse werkbezoek aan de belangrijkste externe betrokkenen bij een project.

4.

Gebruik de updates en informatiebijeenkomsten vanuit het college om grip te houden op het projectverloop (zeker bij projecten die een lange doorlooptijd kennen of waarin bijzondere omstandigheden een rol spelen) en maak op basis hiervan een politieke afweging over de inzet van (in)formele sturingsinstrumenten. Besef daarbij dat de projectenupdate en informatiebijeenkomst gelden als extra stuurinformatie om de rollen van kadersteller en controleur scherper in te vullen.

1.4 / Leeswijzer Dit rapport bestaat uit twee delen: een Bestuurlijke Nota en een Nota van Bevindingen. De Bestuurlijke Nota bestaat uit twee hoofdstukken. In dit eerste hoofdstuk heeft u onze boodschap gelezen. Het tweede hoofdstuk geeft de onderzoeksverantwoording weer. De Nota van Bevindingen bestaat uit vier hoofdstukken. Hoofdstuk 1 gaat in op het gemeentelijk beleid voor sturing & beheersing van projecten, hoofdstuk 2 handelt over het project Plantage De Sniep, hoofdstuk 3 over project Catalpa en hoofdstuk 4 gaat over project Berkenstede. In bijlage 1 staan de gebruikte bronnen.


2 Reactie College van B&W



3 Nawoord rekenkamer De Rekenkamer Diemen is content dat het college de bestuurlijke boodschap in essentie onderschrijft. De rekenkamer waardeert het dat het college enkele kritiekpunten expliciet ter harte neemt. Wij denken hierbij aan de aankondiging om in 2012 de principes van projectmatig werken actiever te delen in de organisatie en het besef dat de P&C-cyclus vooral een vorm van kwantitatieve controle is. Op twee aspecten uit de bestuurlijke reactie wil de rekenkamer nog kort reageren. Ten eerste maakt het college een onderscheid naar de kaderstellende en de controlerende rol als het gaat om onze aanbeveling verbeteringen aan te brengen in het faciliteren van de raad. Het college acht dat minder goed mogelijk voor de kaderstellende rol omdat dit niet cyclisch maar lineaire verloopt in projecten(gekoppeld aan bijvoorbeeld go/no go-momenten en/of projectfasering) en het dus soms langere tijd kan duren voordat er weer relevante informatie is om aan de raad te sturen. Wij begrijpen het gemaakte onderscheid maar achten het principe dat hier ten grondslag aan ligt, namelijk dat de raad te allen tijde mogelijkheden heeft om informatie te vragen (in het kader van welke rol dan ook), belangrijker. We hebben overigens geen reden om aan te nemen dat het college die gedachte niet zou onderschrijven. Het voorstel van het college om gezamenlijk met de raad invulling te geven aan een jaarlijkse, inhoudelijke bespreking van projecten spreekt ons dan ook zeer aan. Wij zien de uitwerking hiervan met vertrouwen tegemoet en zullen deze met belangstelling volgen. Ten tweede geeft het college een toelichting op de inhoudelijke meerwaarde van de vastgoedspecialisten en de supervisor binnen het project Plantage de Sniep. De rekenkamer betwist die meerwaarde geenszins, maar vindt dat in de evaluatie en in het dossier wel beter moet zijn terug te vinden wat er zakelijk met dergelijke betrokkenen is afgesproken. Tot slot kijken wij terug op een zeer voortvarende en goede samenwerking met alle betrokkenen (zowel binnen de gemeente als extern) in dit onderzoek. Mede namens de onderzoekers, Geeske Wildeman Directeur Rekenkamer Diemen


4 Onderzoeksverantwoording 4.1 / Aanleiding In oriënterende gesprekken met raadsleden bespeurde de rekenkamer nieuwsgierigheid naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente bij grote projecten. Vraagpunten zijn bijvoorbeeld: Is het projectmatig werken voldoende ingebed in de organisatie om (grote) projecten adequaat te sturen en beheersen? Is de informatievoorziening aan de raad slim, tijdig en slank ingericht? Uit eerdere onderzoekservaringen wisten wij dat dergelijke vragen momenteel bij veel gemeenteraden leven. Zeker nu de ‘goede tijden’ voorbij zijn, groeit de interesse van raadsleden voor de wijze waarop gemeenten grote projecten inrichten en beheersen. Kostenbeheersing en tijdigheid van informatievoorziening zijn voor raadsleden cruciaal om de kaderstellende en controlerende rollen bij grote projecten krachtig in te vullen. Om deze redenen besloot de Rekenkamer Diemen onderzoek te verrichten naar sturing en controle bij (grote) projecten.

4.2 / Doelstelling, afbakening en vraagstelling De doelstelling van het onderzoek luidde als volgt: Inzicht bieden in de wijze waarop er in de gemeente Diemen sturing en controle bij grote projecten plaatsvindt. Inzicht te verkrijgen in de doelmatigheid en de doeltreffendheid van (risico)beheersing bij grote projecten. De werkwijze om deze doelstelling te bereiken is neergelegd in de definitieve onderzoeksopzet van 31 augustus 2011.1 Uit die opzet blijkt dat het onderzoek zowel betrekking heeft op het gemeentelijk beleidskader bij projecten en projectmatig werken alsook op de toepassing van dat kader in de praktijk. Voor de praktijktoets selecteerde de rekenkamer op verzoek van de auditcommissie maar liefst drie casussen, namelijk Plantage de Sniep, Catalpa en Berkenstede.2 De centrale vraag luidde: Welke waarborgen zijn er in de praktijk voor een adequate sturing, informatievoorziening en beheersing van grote projecten en in welke mate functioneert dit doelmatig en doeltreffend?

Deelvragen Om tot een antwoord op deze centrale vraag te komen, hanteert de rekenkamer acht deelvragen. De deelvragen zijn geclusterd naar vier vragen over beleid en vier vragen over de uitvoering van de kaders in de praktijk van de casussen. De deelvragen staan in tabel 1.

1

Op 25 augustus 2011 legde de rekenkamer een conceptversie van de onderzoeksopzet ter consultatie voor aan de auditcommissie. 2

In de nota van bevindingen beschrijft de rekenkamer de precieze inhoud van deze casussen. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 7

Tabel 1. Deelvragen per niveau Niveau

Bijbehorende vraag

Beleid

1. Welke kaders hebben college en raad vastgesteld voor de wijze waarop sturing en verantwoording plaatsvindt ten aanzien van grote projecten?

2. Welke voorschriften bevatten deze kaders over de interne rolverdeling tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie?

3. Welke voorschriften bevatten deze kaders over de sturing op externe partijen? 4. In hoeverre zijn deze kaders ingebed in de gemeentelijke organisatie (zowel bestuurlijk als ambtelijk)? Uitvoering

5. Op welke wijze geven college en raad invulling aan de voorbereiding van grote projecten?

6. In hoeverre wordt de uitvoering van grote projecten door het college adequaat beheerst?

7. In hoeverre worden afwijkingen in de uitvoering van grote projecten teruggekoppeld aan de raad?

8. Is in de informatievoorziening, sturing en beheersing een verbinding gelegd met de algemene kaders ten behoeve van navolgbaarheid en transparantie?

4.3 / Conceptueel model en normenkader In de uitvoering van het onderzoek maakte de rekenkamer gebruik van een conceptueel model. Essentieel is dat de rekenkamer onderscheid maakt naar interne en externe sturing. Bij interne sturing staan de taakverdeling en verantwoordingsprocessen tussen raad, college en ambtelijke organisatie centraal. Bij externe sturing gaat het vooral om de (in)formele relaties met extern betrokken partijen zoals omwonenden of private partijen.3 De figuur op de volgende pagina toont het conceptueel model. Conceptueel model interne en externe sturing

Gemeente

Sturing

Controle

Externe organisatie College van B&W Sturing

Controle

Ambtelijke organisatie

uitvoering en verantwoording

Binnen de gemeente

Sturing Raad

Gemeente (opdrachtgever) – Extern (opdrachtnemer)

3

Een nadere toelichting op het conceptueel model is opgenomen in de definitieve onderzoeksopzet van 31 augustus 2011. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 8

Op basis van het conceptueel model heeft de rekenkamer normen vastgesteld om het beleidskader en de toepassing hiervan in de praktijk te beoordelen. Aan het eind van elk hoofdstuk in de Nota van Bevindingen staan de normen overzichtelijk weergegeven inclusief het oordeel van de rekenkamer. Zodoende genereert de rekenkamer antwoorden op de vraagstelling van dit onderzoek.

4.4 / Uitvoering van het onderzoek Aanpak Dit onderzoek voerden wij uit aan de hand van vijf fasen. In fase 1 zijn werkafspraken gemaakt tussen rekenkamer en de organisatie tijdens een startbijeenkomst op 27 september 2011. In fase 2 zijn de gemeentelijke kaders over projecten en projectmatig werken geanalyseerd. In fase 3 reconstrueerde en beoordeelde de rekenkamer het projectverloop van drie projecten. In fase 4 sprak de rekenkamer tijdens een rondetafelbijeenkomst met raadsleden over sturing & beheersing van projecten. De bijeenkomst vond plaats op 17 november. In fase 5 is ons onderzoeksrapport opgesteld. Op 24 november 2011 zonden wij de Nota van Bevindingen aan de gemeentesecretaris voor ambtelijk wederhoor. Op 5 december 2011 hebben wij het volledige rapport toegezonden aan het college voor een bestuurlijke reactie.

Methoden De rekenkamer maakte gebruik van drie onderzoeksmethoden, namelijk: /

Interviews (8);

/

Document- en dossieranalyse;

/

Rondetafelbijeenkomst met raadsleden.4

In bijlage 1 staat een verantwoording van de gebruikte bronnen.

4

Bij deze bijeenkomst waren het afdelingshoofd Ruimte en de coördinator projecten aanwezig als toehoorders. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 9

Nota van bevindingen


1 Kaders bij projecten In dit hoofdstuk leest u welke kaders de gemeente Diemen hanteert bij het inrichten, sturen en beheersen van projecten. De Rekenkamer Diemen toetst de bevindingen aan vooraf gestelde normen en spreekt daarover een oordeel uit. De kaders bevatten voldoende waarborgen voor sturing & beheersing van projecten. De wijze van informatievoorziening aan de raad en de momenten waarop dat plaatsvindt is minder goed geborgd.

1.1 / Inleiding Sturing & beheersing van projecten valt op verschillende manieren te regelen. Een sprekend voorbeeld is het vastleggen van gemeentelijk beleid voor projectmatig werken. Een ander voorbeeld is het voeren van gestructureerd overleg over projecten. Ook is belangrijk dat ‘checks and balances’ bestaan. Een uiting hiervan is dat binnen de keten ambtelijke organisatie, college van B&W en gemeenteraad ieder orgaan in zijn kracht staat én dat ieder orgaan goed op elkaar aansluit. Een andere uiting is dat de gemeente oog houdt voor de externe omgeving en haar positie hierin. De kwaliteit van kaders bij projecten wordt bepaald in het samenspel van de genoemde aspecten. Hoe beter de balans tussen de genoemde aspecten, hoe hoger de kwaliteit van de kaders.

1.2 / Eerste borging van projectmatig werken Projectmatig werken is een werkwijze om werkzaamheden, die aan bepaalde eisen voldoen, adequaat uit te voeren. Projectmatig werken is in Diemen in 2001 voor het eerst verankerd door het aanstellen van twee fulltime projectleiders binnen de afdeling Ruimtelijke Ordening. Toen is ook een start gemaakt met een methode voor projectmatig werken. In 2002 is deze methode verder uitgewerkt in een Leidraad Projectmatig Werken. Met een reorganisatie in 2005 (introductie van het zogenoemde sectorenmodel) zijn projecten uit de lijnafdelingen ondergebracht in een zogenoemd projectenteam. Dit projectenteam was hiërarchisch ondergebracht bij het sectorhoofd Ruimte. Daarmee is bewust gekozen voor een bijzondere organisatorische positie, namelijk geen zuivere stafafdeling noch een volledige lijnafdeling. Door het nieuwe projectenteam is de Leidraad Projectmatig Werken geactualiseerd (verder: Leidraad). Input hiervoor is een format van adviesbureau Twynstra Gudde (dat was toen in gemeenteland de meest gebruikte methode van projectmatig werken) en ook is gebruik gemaakt van goede elementen uit soortgelijke leidraden van andere gemeenten. Na die reorganisatie is ook een cursus projectmatig werken gegeven aan ongeveer 80 medewerkers. In 2001 is dus een eerste basis gelegd voor projectmatig werken, die daarna is uitgebouwd waarbij het jaar 2005 een belangrijke was. Een belangrijke verklaring hiervoor is dat de toenmalige gemeentesecretaris als aanjager fungeerde. Bovendien is de noodzaak hoog om kennis en kunde over projectmatig werken samen te brengen, omdat de gemeente participeert in omvangrijke en ingewikkelde projecten zoals Plantage de Sniep en het Centrumplan. Met name de Leidraad bood veel duidelijkheid. Toch zijn er ook verbeterpunten. Zo kreeg de cursus projectmatig werken beperkt vervolg in de jaren erna. Daardoor zakte de aandacht bij de ambtelijke medewerkers voor projectmatig werken weg, vooral bij de medewerkers die in de praktijk niet projectmatig werkten.

1.3 / Huidige borging van projectmatig werken Sinds 1 maart 2009 is de ambtelijke organisatie gestructureerd volgens een directiemodel. Ten opzichte van 2005 is de organisatorische positie van het Team Projecten duidelijker. Een gevolg hiervan is wel dat de nadruk ligt op ruimtelijke projecten. De projectleiders voor de BAG (Basisadministratie Adressen en Gebouwen) en Brede Scholen werken wel nauw samen met de projectmanagers van het Team Projecten. Voor de projectleider Brede Scholen betekent die samenwerking dat ze ook fysiek op de kamer van dit Team werkt. De achterliggende sturingsprincipes bij het directiemodel zijn neergelegd in de Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 11

besturingsfilosofie ‘Koers op Kwaliteit’. In paragraaf 6.2 staat dat projectmatig werken ‘steeds belangrijker wordt om flexibel in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de omgeving en om te komen tot een betere sturing en samenhang in de organisatie’ (pagina 13). Een richtingaanwijzer is dat projecten die de status ‘project’ hebben gekregen van het managementteam, moeten voldoen aan alle eisen uit de Leidraad. In paragraaf 6.2 staat ook: ‘Ondersteuning bij het opzetten en uitvoeren van projecten vindt plaats vanuit het projectenteam dat is ondergebracht binnen de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling’. Het Team Projecten heeft dus een aanjaagfunctie voor projectmatig werken. Hiertoe helpen ze collega-projectleiders uit de organisatie om structuur aan te brengen in hun project. Deze ondersteuning vindt vooral plaats ‘op verzoek’. Er vindt bijvoorbeeld geen controle plaats door Team Projecten of projectleiders de beschikbare sjablonen gebruiken. Heel recent is een in company-training gegeven door het Team Projecten aan 12 medewerkers. In december volgt een sessie met het Managementteam. Voor 2012 staan twee cursussen gepland (een inleidende en een verdiepende cursus).

1.4 / Leidraad De Leidraad is het belangrijkste document voor de sturing & beheersing van projecten in de gemeente Diemen. In andere documenten is een verbinding gelegd met de Leidraad zoals in de budgethoudersregeling 2011 en de genoemde besturingsfilosofie. De Leidraad gaat in op een aantal onderwerpen, zoals de definitie van een project, de regeling van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, projectfasering en projectbeheersing. Zodoende is een basis gelegd voor eenduidigheid in gemeentelijk projecten programmamanagement. De genoemde vier onderwerpen lichten we kort toe.

Definitie van een project In de Leidraad staan acht kenmerken waaraan een project moet voldoen.5

1. een omvangrijke taak met een definieerbaar begin (het probleem/de wens) en een definieerbaar eind (het resultaat); 2. er zijn (beperkte) middelen (geld, tijd, capaciteit) beschikbaar; 3. de taak is nieuw, uniek (eenmalig) en complex (waaronder ook politieke gevoeligheid valt) en dus niet routinematig uit te voeren; 4. aan de taak zitten risico´s verbonden, bijvoorbeeld in tijd en geld of imagoschade; 5. er wordt binnen een bepaalde tijd door meerdere personen binnen de gemeentelijke organisatie aan gewerkt (tenminste 500 uur interne inzet); 6. er zijn meerdere disciplines (vakgebieden) bij betrokken; 7. de taak wordt projectmatig aangepakt, met een aparte projectorganisatie; 8. de geraamde kosten van het project komen boven het drempelbedrag van: €50.000,-- (Indien sprake is van een verhoogd projectrisico kan het zijn dat besloten wordt om een klus beneden dit bedrag toch als project aan te merken). De beslissing om een taak daadwerkelijk de status van project te geven, is in de Leidraad belegd bij het Managementteam, maar in de praktijk is het een beslissing van de directie omdat alleen de directie volgens het organisatiemodel hiertoe bevoegd is. Als dat het geval is, wordt vanuit de lijnorganisatie een projectleider aangewezen en moet het project conform de Leidraad worden aangepakt. De fulltime projectleiders van het Team Projecten heten projectmanagers, zoals destijds ook in hun functieomschrijving is vastgesteld. Voor het gemak spreken wij verder over projectleider.

5

Leidraad Projectmatig Werken, gemeente Diemen, pagina 4. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 12

Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap De opdrachtgever van een project bepaalt de voortgang van het project. Het opdrachtgeverschap bestaat in de regel uit een bestuurlijke projectwethouder en een ambtelijk opdrachtgever. Gezamenlijk nemen zij

zitting in een Stuurgroep. In het geval dat bij een project wordt samengewerkt met een private partner, is ook het bestuur van de private partij opdrachtgever en moet als zodanig vertegenwoordigd zijn. De Stuurgroep neemt besluiten op basis van aangeleverde informatie in een concreet daartoe opgesteld voorstel of in een voortgangsrapportage. Die rapportage wordt opgesteld door de projectleider. De projectleider is ook de opdrachtnemer van een project. De projectleider is secretaris van de Stuurgroep en voorzitter van de Projectgroep. In de projectgroep verzamelt de projectleider de benodigde deskundigen voor de inhoudelijke werkzaamheden. Zijn taken zijn verder om regelmatig overleg te voeren met de projectwethouder en ambtelijk opdrachtgever. Hij is gemachtigd om opdrachten te verlenen tot maximaal 50.000 euro na overleg met de projectwethouder.6 Daarnaast dient de projectleider zich te houden aan het inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente.7

Projectfasering Een project doorloopt een aantal stappen of fasen. Het gaat om de volgende: Projectstap

Fase

0.

Projectmelding

1.

Projectopdracht

Initiatieffase

2.

Projectplan

Definitiefase

3.

Projectontwerp

Projectfase

4.

Realisatieprogramma

Voorbereidingsfase

5.

Projectresultaat

Realisatiefase

6. 7.

Beheer en onderhoudsplan Projectevaluatie

Nazorgfase

Aan het einde van elke fase weegt de projectorganisatie of het project door kan gaan (‘go’ of ‘no go’), zo staat te lezen in de Leidraad. Voor elke projectfase zijn ondersteunende sjablonen en werkdocumenten beschikbaar. De Leidraad bevat zodoende de uitgangspunten en normen voor projectmatig werken en geldt als basisdocument. De Leidraad gaat niet zozeer in op de bevoegdheden van de gemeentelijke bestuursorganen vanuit de Gemeentewet of bijzondere wetten. Het college en/of de raad kunnen formeel bevoegd gezag zijn (zoals de raad bij het vaststellen van een bestemmingsplan). Dit wordt, zo blijkt uit de verkregen informatie, als bekend verondersteld.

De plannen, die samenhangen met een projectfase, worden door de projectleider ter beoordeling voorgelegd aan de Stuurgroep en gaan zo nodig voor verdere besluitvorming door naar het college en 8 de raad. Voor, met name, de routering naar de raad bestaan geen afwegingscriteria (in de zin van: voor wat en wanneer moet een plan of voorgenomen sowieso naar de raad). Vastgelegd is dat in ieder geval het projectontwerp in de raad wordt besproken en ook is er een passage die stelt dat het college en/of de raad worden ingeschakeld bij “majeure” besluiten. De beoordeling van de noodzaak hiertoe is aan de stuurgroep.9 6

Leidraad Projectmatig Werken gemeente Diemen, pagina 6.

7

Nota aanbestedingsbeleid gemeente Diemen.

8


9

Pagina 6 van de Leidraad. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 13

Projectbeheersing De Leidraad bevat handreikingen voor de beheersing van projecten. Hiertoe zijn zeven beheeraspecten genoemd: geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit, communicatie en risico’s. Per beheeraspect staan tussen de twee en zes voorbeelden genoemd van beheerinstrumenten. Voor deze beheerinstrumenten zijn ondersteunende sjablonen beschikbaar. Op pagina 11 van de Leidraad staat dat beheerinstrumenten in iedere fase van het project worden ingezet om het project beheersbaar te laten blijven. De Leidraad stelt dat alle aspecten moeten worden toegepast. Er is dus geen prioritering aangebracht binnen de zeven beheeraspecten. De rekenkamer stelt vast dat binnen de raad vooral behoefte bestaat aan een risicotaxatie. In de Leidraad staat bij het aspect ‘informatie’ expliciet vastgelegd dat het Managementteam en college ten minste via een driemaandelijkse voortgangsrapportage worden geïnformeerd. Bovendien staat voor het aspect ‘organisatie’ expliciet aangegeven dat een standaard projectorganisatie in ieder geval bestaat uit een stuurgroep en een projectgroep. Naast de afzonderlijke projecten, functioneert een zogenoemde projectenstaf. Dit is een vorm van intern overleg. De taken van de projectenstaf zijn het bewaken van de voortgang van projecten en de kwaliteit van projectmatig werken in de organisatie. De projectenstaf stond tot voor kort onder voorzitterschap van de afdelingsmanager Ruimtelijke Ontwikkeling. Na de evaluatie is het voorzitterschap nu belegd bij de directeur bedrijfsvoering om het organisatiebrede belang van deze staf te onderschrijven.

1.5 / Maatregelen ter bevordering van onderlinge controle In 2010 hebben de projectmanagers de verankering van sturing & beheersing van (ruimtelijke) projecten geëvalueerd. Dit vond plaats tegen de achtergrond van de vraag of het toenmalige risicomanagement voldeed. Daarvoor vonden evaluatie plaats in 2001, 2005 en 2009. Een belangrijke bevinding is dat de aansturing en het kritisch volgen van de projectleiders en -managers te beperkt is geregeld. Een andere bevinding is dat projectwethouders (als voorzitter van de stuurgroep) en betrokken projectleiders (als secretaris van de stuurgroep en voorzitter van de projectgroep) soms te veel als tandem werken. Hieruit volgt een behoefte aan meer ambtelijk toezicht (controlerend en sturend) richting de projectleiders én meer betrokkenheid van de ambtelijke top (directie) bij projecten dan de accordering van een projectmelding en het reageren op de voortgangsrapportages. Vervolgens is, mede ook naar aanleiding van een rapportage van Ernst & Young over risicomanagement bij project Plantage de Sniep, in 2010 een interne memo aan het college van B&W uitgebracht met vijf verbetervoorstellen.10 De meeste van deze voorstellen gaan over het nadrukkelijker inbouwen van checks and balances. Zo is de zogenoemde projectenstaf (een gestructureerd overleg over de voortgang van projecten) verbreed door deelname van de directeur bedrijfsvoering en de afdelingsmanager financiën. Op die manier moet de projectenstaf weer een steviger betekenis krijgen (zoals was bedoeld in de Leidraad). Een andere maatregel is het organiseren van een tweemaandelijks onderling vakoverleg voor projectleiders, waarin het krijgen en geven van feedback centraal staan.

1.6 / Aansluiting tussen ambtelijke organisatie, college en raad De gemeentelijke organisatie is op te vatten als een keten van de schakels: ambtelijke organisatie, college van B&W en gemeenteraad.

De Leidraad biedt houvast voor de ambtelijke organisatie. De Leidraad is, zo blijkt uit verkregen informatie, ook bedoeld voor de ambtelijke organisatie maar die adressering is niet evident in het document. Bovendien bevat de Leidraad wel degelijk ook informatie over de toepassing van principes van projectmatig werken op politiek-bestuurlijk niveau en in relatie met de externe omgeving, zo stelt de rekenkamer vast. Bovendien zijn er bijvoorbeeld via regulier werkoverleg, de aangepaste projectenstaf en periodiek vakoverleg waarborgen voor sturing & beheersing van projecten aanwezig.

10

Interne memo d.d. 1 september 2011 Organisatorische maatregelen sturing en controle van Ruimtelijke Projecten. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 14

De Leidraad gaat tamelijk uitgebreid in op de aansluiting tussen de schakels van ambtelijke organisatie en college van B&W (in het bijzonder: de projectwethouder), met name de driemaandelijkse voortgangsrapportages. Bovendien zijn er reguliere portefeuillehoudersoverleggen en ontvangt het college de verslagen van de Stuurgroepvergaderingen en de notulen van de 11 projectenstaf. De Leidraad besteedt daarentegen summiere aandacht aan de aansluiting tussen de schakels college van B&W en gemeenteraad. In de Leidraad zijn weinig expliciete normen of eisen opgenomen voor de informatievoorziening aan de gemeenteraad zoals wel is gedaan voor de genoemde zeven beheeraspecten. In de stuurgroep kan de wijze van informeren van de raad aan bod komen, maar uiteindelijk is het aan de politiek-bestuurlijke sensitiviteit van de bestuurlijk opdrachtgever (projectwethouder) om de raad wel/niet en op welke wijze tussentijds te informeren over het verloop van een project. Ook in de interne memo uit 2010 met verbetervoorstellen voor sturing en controle van 12 projecten (zie paragraaf 1.5) komt deze aansluiting beperkt tot uitdrukking. Een gevolg hiervan is eveneens dat wordt verondersteld dat ambtenaren voldoende politiek signaalgevoelig zijn in plaats van dat dit is gewaarborgd via de kaders bij projecten. Betrokkenen geven aan dat het bij projecten van strategisch belang gebruikelijk is dat het projectplan naar de raad gaat. Dit is niet vastgelegd in de Leidraad. De rekenkamer stelt vast dat de Leidraad geldt als een bedrijfsvoeringsinstrument. Tegelijk is het wel het enige schriftelijke beleidskader waarin de verhoudingen bij projecten zijn neergelegd en hoe projectmatig werken moet worden opgevat. De relatie tussen college en raad is daarbij, aldus de rekenkamer, wel degelijk aan de orde en van belang. Die relatie wordt deels bepaald door wettelijke taken en bevoegdheden, maar niet uitsluitend. In de praktijk gaat het ook om gegroeide verhoudingen. Op basis van de principes van projectmatig werken en projecten is de rekenkamer van oordeel dat de Leidraad, als basisdocument, hierop nadrukkelijker moet ingaan omdat gemeentelijke projecten juist plaatsvinden in een politiek-bestuurlijke context. De raad wordt geïnformeerd binnen de reguliere planning & control cyclus, maar die cyclus richt zich alleen op de relatie met een grondexploitatie of de gemeentelijke begroting. Deze informatie is daarom partieel en door de hoeveelheid informatie over een veelheid aan onderwerpen globaal.

1.7 / Externe omgeving Projecten hebben een direct effect (bijvoorbeeld in de fysieke ruimte of in het denken van betrokken, zoals bij een beleidsproject). In het kader van het beheeraspect ‘communicatie’ uit de Leidraad (pagina11) dient bij de uitwerking van een project verplichte aandacht uit te gaan naar een krachtenveldanalyse en een communicatieplan. In het achterliggende werkboek zijn hiervoor werkdocumenten beschikbaar. Op pagina 6 van de Leidraad staat bovendien ‘dat, wanneer in een project wordt samengewerkt met een private partner, ook het bestuur van de private partij opdrachtgever is en als zodanig in de stuurgroep vertegenwoordigd moet zijn’. Hierbij plaatst de rekenkamer een kanttekening omdat het juist in het belang van de gemeente kan zijn om ook eigenstandig overleg te voeren, dus zonder de private partner. Uit verkregen informatie maakt de rekenkamer op dat soms sprake is van een interne en externe stuurgroep. Hiervan wordt echter geen melding gemaakt in de Leidraad. In achterliggende documenten bij de Leidraad staan overeenkomsten genoemd die nodig zijn in geval van intensieve samenwerking met externe partners.

11


12

Overigens met uitzondering van het voorstel om de Planning & Control-cycli van de gemeentelijke begroting en projecten beter op elkaar af te stemmen waardoor tussentijdse wijzigingen in een grondexploitatie sneller zijn te verwerken in de gemeentelijke begroting. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 15

Al met al gaat de Leidraad vrijwel volledig in op het projectmatig werken binnen de gemeentelijke organisatie van Diemen. Ook liggen er verbindingen met relevant beleid. Zo zijn projectleiders in de uitvoering van hun werkzaamheden gebonden aan de budgethoudersregeling 2011 en de nota aanbestedingsbeleid. Bovendien heeft de raad bij motie het college opgeroepen om bij het aangaan van externe overeenkomsten met een waarde van € 250.000 of meer de raad nadrukkelijk te informeren. In de praktijk van projecten maar ook van grote klussen (zoals de reconstructie van een weg) is steeds vaker sprake van specifieke afbakening van risico’s, taken en bevoegdheden tussen gemeente en private partijen. Denk bijvoorbeeld aan de toepassing van innovatieve aanbestedingsvormen als Design & Build.13 Een ander voorbeeld is het aangaan van een alliantie met een projectontwikkelaar of woningstichting. Onderlinge afspraken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden dan neergelegd in (verschillende) privaatrechtelijke overeenkomsten. De Leidraad besteedt hieraan enige aandacht door typen overeenkomsten te benoemen.

1.8 / Beoordeling In de onderstaande tabellen staat de toetsing van de kaders voor projectmatig werken aan hiervoor gestelde normen. Tabel 1.1: Kaderstelling interne sturing op projecten (beleid) Norm: 1

Beoordeling:

De gemeente heeft algemene regels en richtlijnen opgesteld over de wijze waarop projecten intern worden ingericht en uitgevoerd.

Voldaan. De Leidraad is het basisdocument voor de inrichting en uitvoering van projecten. De Leidraad is nader uitgewerkt in werkdocumenten/sjablonen.

Meer specifiek heeft de gemeente Diemen regels en richtlijnen opgesteld die ingaan op: a

de inhoudelijke omschrijving van een project. Voorgeschreven dient te zijn welke elementen minimaal in de beschrijving van een project moeten terugkomen (doel, budget, tijdsplan etc.), wie deze projectomschrijving moet inzien of formeel moet goedkeuren en in welke (deel)plannen raad en/of het college expliciet dienen te worden gekend ter instemming (bijvoorbeeld specifieke projecten of deelprojecten waarmee een hoog bedrag is gemoeid).

Grotendeels voldaan. Voor alle fasen en beheeraspecten in een project zijn sjablonen beschikbaar. In ieder geval bij projecten van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling worden de sjablonen ook gebruikt. Het Team Projecten heeft een interne aanjaagfunctie maar voert geen controles uit op de juiste toepassing van gestelde normen en eisen in de Leidraad en werkdocumenten. Die rol is belegd bij de (integraal verantwoordelijke) afdelingsmanagers.

De wijze waarop de gemeenteraad wordt gekend en geïnformeerd, is

13

Een traditionele aanbesteding voor de bouw van bijvoorbeeld een sportaccommodatie vindt plaats op basis van werken bestekstekeningen. Bij Design & Build besteedt een gemeente zowel het ontwerp als de feitelijk bouw tegelijk aan op basis van een Programma van Eisen. De marktpartijen zijn dan veel eerder betrokken en dragen daarmee meer risico maar hebben ook veel meer zeggenschap tijdens de fasen van ontwerp en realisatie. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 16

minder expliciet vastgelegd dan de communicatie en contacten binnen de ambtelijke organisatie en tussen de ambtelijke organisatie en het college van B&W. b

de inrichting van de projectorganisatie.

Grotendeels voldaan.

Voorgeschreven dient te zijn hoe de sturing op het project eruit moet zien, wanneer een werkgroep en/of een stuurgroep ingericht moet worden, welke leden hier zitting in hebben en welke taken deze leden hebben. Ook moet duidelijk worden welke bevoegdheden door bestuur zijn gemandateerd of gedelegeerd en onder welke voorwaarden. Tot slot moet staan beschreven hoe de AO/IC is ingericht en in hoeverre er gebruik gemaakt wordt van projectaudits.

De Leidraad beschrijft de standaard projectorganisatie in detail.

Tussentijdse controle en aansturing is geregeld via voortgangsrapportages en diverse vormen van gestructureerd overleg. Onlangs is dit stelsel van werkafspraken aangescherpt.

Audits zijn niet beschreven. De interne controle is aan de betrokken afdelingsmanagers. c

de informatiestromen die vanuit de (ambtelijk) verantwoordelijke naar de verschillende betrokkenen (directie, college, raad) dienen te gaan. Voorgeschreven moet zijn op welke momenten (bij budgetoverschrijding, bij inhoudelijke knelpunten, bij overschrijding van termijnen enz.) welke betrokkenen door wie van welke informatie moeten worden voorzien.

Deels voldaan. In het verkeer tussen de ambtelijke organisatie en de stuurgroep / het college is de informatiestroom helder beschreven. Dit geldt in veel mindere mate voor de tussentijdse informatievoorziening naar de gemeenteraad. Hier bestaat een sterke afhankelijkheid van de politiekbestuurlijke sensitiviteit van de projectwethouder. Specifiek Diemense normen of uitgangspunten zijn hiervoor niet vastgelegd.

Tabel 1.2: Kaderstelling externe sturing op projecten (beleid)

1

Norm:

Beoordeling:

De gemeente heeft regels en richtlijnen opgesteld over de wijze waarop projecten extern worden ingericht en uitgevoerd.

Beperkt voldaan. De Leidraad gaat over het projectmatig werken binnen de gemeente Diemen. Wel zijn vormen van overeenkomsten met derden opgenomen en de relatie met omwonenden. De nadruk ligt echter sterk op projectmatig werken als intern bedrijfsvoeringsinstrument.

Meer specifiek heeft de gemeente Diemen regels en richtlijnen opgesteld die ingaan op: a

de aard en inhoud van de contracten die de gemeente met externe partijen overeenkomt, waarin staat vastgelegd dat contractuele afspraken minimaal in dienen te gaan op de te behalen prestaties en beschikbare budgetten. Ook dient

Beperkt voldaan. Voor het aangaan van overeenkomsten met externe partijen in het kader van


voorgeschreven te worden dat er een koppeling dient te bestaan tussen de door de gemeente beoogde doelen en het overeengekomen contract. b

c

de wijze waarop de (ambtelijk) verantwoordelijke dient toe zien op de prestaties van externe partijen waarmee de gemeente in het desbetreffende project samenwerkt. Voorgeschreven dient te zijn welke informatie de externe partij moet aanleveren en op welk moment.

de wijze waarop externe verantwoordingsinformatie verwerkt dient te worden in relevante informatie voor interne opdrachtgevers (bijvoorbeeld de raad en/of het college).

projecten is beperkte aandacht in de Leidraad maar meer aandacht in de achterliggende documenten. Deels voldaan. De Leidraad en het gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid gaan beperkt in op de wijze van omgaan met externe partijen. De samenwerking met externe partijen wordt vastgelegd in een overeenkomst. Beperkt voldaan. Het is voor een belangrijk deel aan de projectleider en de projectwethouder om bewust te zijn van signalen uit de omgeving. Hiervoor zijn geen expliciete normen neergelegd, behalve dat de aandacht voor risicoanalyse is aangescherpt.


2 Casus Plantage de Sniep Voor haar onderzoek naar de sturing en beheersing van (grote) projecten in Diemen heeft de Rekenkamer drie casussen onderzocht. Het gaat om de casussen Plantage de Sniep, Catalpa en Berkenstede. Na een korte inleiding op de casus, volgt een reconstructie op hoofdlijnen van het projectverloop. Op basis de reconstructie presenteert de Rekenkamer haar bevindingen. Ten slotte toetst de Rekenkamer de casus aan vooraf gestelde normen over sturing & beheersing van projecten. De casus Plantage de Sniep is in meerdere opzichten een gevoelig project. De gemeente draagt financieel risico, de looptijd is lang, de afhankelijkheid van marktomstandigheden is groot. In het projectverloop tot nu toe valt op dat geen vaste, herkenbare lijn valt te ontdekken in de onderlinge positionering tussen ambtelijke organisatie, college van B&W en gemeenteraad.

2.1 / Inleiding Plantage de Sniep is een nieuw te ontwikkelen wijk. Het plangebied van Plantage de Sniep bevindt zich tussen sportpark De Diemen in het noorden, de provinciale weg S113 in het oosten, de Weespertrekvaart in het zuiden en de punt Sniep in het westen. Zie figuur 2.1 voor de plankaart. Het project behelst de realisatie van appartementen, eengezinswoningen, bedrijfsruimten en een Brede School door de gemeente Diemen in samenwerking met een ontwikkelcombinatie. De ontwikkelcombinatie bestaat uit de private partijen Bouwfonds Ontwikkeling (voorheen Rabo Vastgoed maar in het vervolg consequent te noemen: Bouwfonds Ontwikkeling) en Dura Vermeer. Tijdens het projectverloop tot nu toe zijn verschillende benamingen gehanteerd, zoals de Sniep en Plantage van Diemen. Uiteindelijk is gekozen voor Plantage de Sniep. Dit was de uitkomst van een prijsvraag. Deze naam voorkomt bovendien verwarring met het naastgelegen bedrijventerrein de Sniep. In het vervolg van dit hoofdstuk kiest de rekenkamer, voor het gemak, consequent voor de benaming Plantage de Sniep.

Figuur 2.1 Plankaart Plantage de Sniep


2.2 / Reconstructie van het projectverloop tot nu toe De tijdlijn hierna is geen volledige opsomming. Ook zijn niet alle informatiemomenten richting de 14 gemeenteraad opgenomen, maar wel de belangrijkste momenten in de voortgang van het project. De casus Plantage de Sniep beslaat meerdere bestuursperioden. Periode tot 2000 Om verdere verpaupering op het voormalige terrein van een meubelboulevard en diverse bedrijven te voorkomen, koopt de gemeente Diemen midden jaren negentig gronden, opstallen en woonboten aan.15 Het is bekend dat de grond vervuild is en bodemsanering nodig is voordat een herontwikkeling kan plaatsvinden. De intentie van de gemeente is aanvankelijk om enkele strategische aankopen te doen. Na verloop van tijd verwerft de gemeente dermate veel grond dat de gemeente zichzelf welhaast verplicht om de rest van het gebied ook aan te kopen en te ontwikkelen. Dit is dan tevens de wens van de meerderheid van de gemeenteraad. In het coalitieprogramma van voorjaar 1998 staat dat het gebied zich zou moeten ontwikkelen als een nieuwe entree van de oostelijke kant van Diemen.16 Op 10 november 1998 besluit het college om een verkenning uit te voeren naar woningbouw op het terrein van de voormalige meubelboulevard.17 Op 25 november 1999 stemt de raad in met de voorwaarden voor de voorbereiding en uitvoering van het project Plantage de Sniep, zoals is aangegeven in het ontwerpbesluit Bestuursopdracht project Plantage de Sniep.18 Voor de realisatie in de periode 2005-2008 stelt de raad de volgende uitgangspunten vast: / / /

hoofdaccent leggen op de woonfunctie en daarbij circa een derde deel van de woningen realiseren in de goedkopere sector de mogelijkheden van actief bodembeheer, het beheren van structureel aanwezige bodemverontreiniging, optimaal benutten duurzaam bouwen, met extra aandacht voor de geluidsisolatie tussen woningen, en duurzaam herinrichten van de openbare buitenruimte.

De eerste exploitatiebegroting laat een negatieve eindwaarde zien door de noodzaak van grondaankopen én -saneringen. De verwachting bij ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad is dat de grondprijzen aantrekken en dat de eindwaarde daardoor uiteindelijk positief uitpakt. Dit was namelijk ook de ervaring met een ontwikkeling in Diemen-Noord.

14

Algemene informatievoorziening verloopt bijvoorbeeld via de planning & controlcyclus (jaarrekening, voorjaarsnota, kadernota, begroting, najaarsnota). De rekenkamer baseert de reconstructie op het inhoudelijke dossier zoals samengesteld binnen de ambtelijke organisatie. Dit dossier bevat specifieke, vakinhoudelijk documenten met een status binnen de keten van ambtelijke organisatie – college van B&W – gemeenteraad.

15

Hoofdlijnennotitie 4.

16

Collegeprogramma 1998-2002.

17

Collegevoorstel woningbouwverkenning meubelboulevard e.o. d.d. 29 oktober 1998.

18

Brief College d.d. 9 januari 2003 betreffende Ontwikkelingen project Plantage de Sniep. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 20

2000 Op 22 februari is de projectopdracht Bestuursopdracht project Plantage de Sniep opgeleverd.19 Hierin staat onder meer dat: / / / /

de gemeentesecretaris de Projectgroep Plantage de Sniep instelt de raad één keer per kwartaal een schriftelijke hoofdlijnennotitie ontvangt de locatie in de periode 2005-2008 geheel zal zijn ontwikkeld de globale exploitatieopzet halfjaarlijks wordt bijgesteld.

De Projectgroep coördineert de planning en kostenbewaking. In de projectgroep nemen projectwethouders, de gemeentesecretaris, loco-secretaris en een afdelingshoofd zitting. Naast de Projectgroep functioneert een Werkgroep voor de praktische gang van zaken. In de bestuursopdracht staat dat bestuurlijke instemming en besluitvorming plaatsvindt in het college, raadscommissies en gemeenteraad. Op 12 december ontvangt de raadscommissie voor ruimtelijke zaken (GREV) de eerste hoofdlijnennotitie.20

2001 Op 26 april stelt de raad het raadsvoordracht Keuzen op hoofdlijnen project Plantage de Sniep deel 1 vast.21 Hiermee is het besluit genomen om de locatie te herontwikkelen. Naast eerder aangekochte gronden maakt de zogenoemde AGO-strook nu ook onderdeel uit van de planontwikkeling.22 Op 31 mei stelt de raad het raadsvoordracht Keuzen op hoofdlijnen project Plantage de Sniep deel 2 vast.23 Hiermee neemt de raad besluiten over het programma van eisen en het ontwerp-stedenbouwkundig plan. 2002 Begin maart zijn er gemeenteraadsverkiezingen en treedt de Wet dualisering gemeentebestuur in werking. De politieke (verkiezings)debatten gaan vooral over het Centrumplan Diemen. Over dit project lopen de opvatting sterk uiteen. Ook wijzigt het politiek landschap in Diemen door de komst van een nieuwe politieke partij in de raad. In april ontvangt de raad de derde hoofdlijnennotitie.24 Bij het vaststellen van de programmabegroting in november wijzigt de raad de exploitatiebegroting van het project.25 De verlaagde grondkosten voor de bouw van 140 goedkope flatwoningen worden geschrapt en omgezet naar grondkosten middelduur. Hierdoor neemt het berekende exploitatietekort af. In deze tijd stijgen de huizenprijzen en daarmee de grondprijzen explosief. De verwachting is nog steeds dat de eindwaarde van Plantage de Sniep uiteindelijk wel positief zal zijn.

19

Raadsvoorstel ‘Keuzen op hoofdlijnen project Sniep deel 1’ d.d. 3 april 2001.

20

Project Sniep Hoofdlijnennotitie 1 december 2000. Keuzen op hoofdlijnen Project Sniep deel 1, pagina 2. 22 De AGO-strook is het gedeelte van het plangebied aan de noordkant (ten opzichte van de Straatweg). 23 Project Sniep Hoofdlijnennotitie 2. 24 Project Sniep Hoofdlijnennotitie 3. 25 Project Sniep Hoofdlijnennotitie 4 , januari 2003. 21


2003 Op 9 januari stuurt het college een brief om de raad globaal te informeren over de ontwikkelingen in de afgelopen jaren betreffende het project Plantage de Sniep. Een bijlage bij deze brief is hoofdlijnennotitie 4. De brief markeert de afronding van de voorbereiding en het zetten van een volgende stap, namelijk het selecteren van een private partij om de ontwikkeling van de woonwijk mee te realiseren. Met publiekprivate-samenwerking had de gemeente Diemen al ervaringen opgedaan bij Diemen-Noord en het Centrumplan Diemen. Op 27 januari ontvangt de raad de hoofdlijnennotitie nummer 5.26 In deze notitie staat dat de eindwaarde van het project tussen de 22 en 25 miljoen euro negatief is. Daarnaast informeert het college de raad dat een extern bureau opdracht heeft gekregen om een marktverkenning uit te voeren voor potentiële private partners. In een besloten vergadering op 10 april stemt de raadscommissie Ruimtelijke Infrastructuur in met de procedure (spelregelreglement) voor de aanbesteding.27 Aanvankelijk is het idee om te starten met een consultatieronde maar uiteindelijk is gekozen om direct een gunningstraject in te gaan. De gekozen marktpartij zou het gehele project moeten gaan trekken: van bodemsanering via ontwikkeling tot oplevering. Een externe vastgoedspecialist begeleidt de projectgroep bij de onderhandelingen. De projectgroep benadert vijf marktpartijen waarvan er twee een tijdige bieding doen. De financiële resultaten van de biedingen vallen tegen, mede door een hoge risicoreservering voor de bodemsanering. Als reactie daarop zou de gekozen marktpartij niet meer het gehele project trekken. Het gemeentebestuur besluit namelijk om de bodemsanering zelf uit te voeren, hoewel dit eerder expliciet onderdeel uitmaakte van de prijsvraag (aspect: bieding op de grond). Reden is ook dat de gemeente in aanmerking komt voor een subsidie voor de grondsanering. De externe begeleider van de projectgroep maakt een match tussen twee partijen uit de inschrijving, namelijk Dura Vermeer en Bouwfonds Ontwikkeling. Met deze combinatie starten de voorbereidingen voor een samenwerkingsovereenkomst.

2004 Op 27 mei ligt het raadsvoordracht ’besluitvorming voortgang Plantage de Sniep’ in de raad voor.28 Het voorstel gaat over de verdere uitwerking van plannen van de ontwikkelcombinatie voor de woonwijk. De raad neemt geen besluit. In plaats daarvan bedingt hij per motie dat het aantal woningen per hectare tussen de 30 en 50 is. Via de motie gaat de raad wel akkoord met de uitgangspunten uit het oorspronkelijke voorstel.29 In september breekt een bestuurscrisis uit over het Centrumplan/megabioscoop. Daarop is een nieuw college gevormd en de projectorganisatie gewijzigd. De wijziging komt erop neer dat uitvoerende werkzaamheden nadrukkelijker plaatsvinden binnen de ambtelijke organisatie in samenspraak met de projectwethouders (en niet langer door de projectgroep waarin met name de ambtelijke top en externe ondersteuning vertegenwoordigd waren). 2005 Op 14 juli vindt een besloten raadsvergadering plaats over een voortgangsrapportage. In de rapportage staat dat de voortgang van het project Plantage de Sniep om diverse redenen stagneert.30 Op dit moment is sprake van een verwacht exploitatietekort van 40 miljoen euro. In oktober stuurt het college een toelichting over de voortgang van Plantage de Sniep aan de raad.31

26

Project Sniep Hoofdlijnennotitie 4 , februari 2003. B&W notitie Project Sniep: Aandachtspunten voor verbetering financiële bieding en het stedenbouwkundig plan. 28 Raadsvoordracht ‘besluitvorming voortgang Sniep’ nr. 04-28 d.d. 27 mei 2004. 29 Idem. 30 Tussentijdse rapportage Sniep juni 2005. 27


2006 Op 6 januari ontvangt de raad van de projectwethouder een vertrouwelijke brief over de voortgang project Plantage de Sniep.32 Hierin wordt de raad geïnformeerd over de actiepunten die het college in gang heeft gezet met betrekking tot Plantage de Sniep. Op 26 januari stelt de raad het stedenbouwkundig plan vast.33 Op 29 juni consulteert de raad het college over het voornemen om een samenwerkingsovereenkomst te tekenen met de ontwikkelingscombinatie. Uit de interviews komt naar voren dat de raad de overeenkomst per artikel behandelt. Dit strookt met een eerdere motie (aangenomen rond het onderwerp megabioscoop) die het college oproept om bij overeenkomsten waarbij een uitgave boven 250.000 euro is gemoeid de raad nadrukkelijk te betrekken. Op 21 juli is de samenwerkingsovereenkomst door vertegenwoordigers namens de gemeente en de ontwikkelcombinatie getekend.34 Het dossier bevat geen relevante documenten uit het jaar 2007. 2008 In de samenwerkingsovereenkomst staat dat betrokken partijen voor de daadwerkelijke realisatie een realisatieovereenkomst sluiten. Op 29 april stelt het college de realisatieovereenkomst vast.35 De raad is hierover geïnformeerd met een brief.36 Op 15 mei vindt ondertekening plaats. Vanwege de omvang van het project bevat de realisatieovereenkomst brede afspraken die de partijen nader uitwerken in zogenoemde ‘allonges op de realisatieovereenkomst’.37 Er zit dus een trechtering in de privaatrechtelijke overeenkomsten (via samenwerkingsovereenkomst en realisatieovereenkomst naar allonges). Na het sluiten van de realisatieovereenkomst is gestart met de verkoop en ontwikkeling van deelplan A. Dit deelplan betreft de realisatie van 88 woningen. De verkoop start in 2008 en in september is het drempelpercentage van 70% verkocht. Op 5 juni stuurt de projectleider aan de projectwethouders een interne memo inzake vertragende factoren bij de voortgang van Plantage de Sniep.38 Het gaat hierbij om het anticiperen op gevolgen voor luchtkwaliteit en geluidsoverlast als gevolg van de ontsluiting van IJburg en de verbreding van de rijksweg A1. Later in juni stelt het college een besluit vast over de voortgang van het project. Bij dit besluit is opgenomen dat bij de raad geïnformeerd moet worden bij een toename van het exploitatietekort (als gevolg van rentederving).39 Medio september/oktober geldt als globaal startpunt voor de kredietcrisis.40 In het vervolg van 2008, 2009 en het beging van 2010, leidt dit tot intensieve en vaak stevige discussies tussen de gemeente en de ontwikkelcombinatie over de naleving van de gesloten overeenkomsten.41

31

Toelichting voortgang Sniep oktober 2005 . Brief dhr. Worm d.d. 6 januari 2006 betreffende voortgang project Sniep (vertrouwelijk). 33 091021 Voortgangsrapportage (project Plantage de Sniep). 34 Collegevoorstel Samenwerkingsovereenkomst de Sniep. 35 Collegevoorstel Realisatieovereenkomst Plantage de Sniep. 36 Brief College van B&W d.d. 7 mei 2008 betreffende realisatieovereenkomst Plantage de Sniep. 37 Een allonge is een verlengstuk bij een overeenkomst. 38 Interne memo vertragende factoren voortgang Plantage de Sniep. 39 Bestuursvoorstel voortgang Plantage de Sniep juni 08. 40 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/kredietcrisis/chronologisch-overzicht-enkele-ontwikkelingen-kredietcrisis. 32


2009 In maart is (net zoals elk jaar bij de jaarrekening) de grondexploitatie herzien. De voorziening moest daarbij opgehoogd. Vanaf dit moment is duidelijk dat ‘financieel optimaliseren’ een absolute noodzaak is. In april stuurde het college een boze brief aan Bouwfonds Ontwikkeling (vanaf dit moment is Rabo Vastgoed onderdeel van Bouwfonds Ontwikkeling) over deelplan B.42 Deelplan B is de bouw van een appartementencomplex, maar de verkoop hiervan vlot totaal niet. In mei stelt het college een bestuursvoorstel vast met maatregelen om de financiële risico’s van de woningmarktcrisis te beheersen.43 Deze brief bespreekt het college in een besloten bijeenkomst met de gemeenteraad. De raad is over de financiële stand van zaken ook geïnformeerd via de reguliere planning&control-cyclus. Op 21 november is een voortgangsrapport opgeleverd door de projectorganisatie.44 Deze rapportage is besproken in de stuurgroep en de projectenstaf. In deze rapportage staan zeven risicofactoren opgesomd. Een voorbeeld is dat het moeilijk blijkt om afspraken te maken met de ontwikkelcombinatie. 2010 In maart vinden gemeenteraadsverkiezingen plaats. Bij de coalitieonderhandelingen hebben ambtenaren van de afdeling Ruimtelijke Ordening, op verzoek van de onderhandelaars, een toelichting gegeven over Plantage de Sniep . Op 19 maart is voor de projectorganisatie een nieuw voortgangsrapport beschikbaar.45 In deze rapportage wordt de aard van de financiële problemen duidelijk: “De risico´s die eerder zijn aangeduid in de toelichting op de grondexploitatie zijn de afgelopen periode bewaarheid geworden. De werkzaamheden in het project laten zich nu karakteriseren als ‘crisismanagement’.” De maanden april tot en met juni staan in het teken van nieuwe afspraken tussen de ontwikkelcombinatie en de gemeente. Dit komt naar voren in verschillende brieven en bijvoorbeeld in een memo waarin staat dat in de Samenwerkingsovereenkomst een onevenwichtigheid bestaat wat betreft de verdeling van de risico’s en de grip op de planning en opbrengsten tussen beide partijen.46 Uit interviews komt naar voren dat de onevenwichtigheid er met name uit bestond dat de financiële risico’s voor de gemeente waren. Op 1 juni heeft Ernst & Young de risicoanalyse van Plantage de Sniep afgerond.47 De raad had het college opgedragen een onderzoek uit te voeren bij de behandeling van de jaarrekening 2009. Het onderzoek van Ernst & Young was al opgestart en sloot hier goed op aan. De risico’s waren vooral gerelateerd aan de samenwerking met de ontwikkelcombinatie, de consequenties die voortvloeien uit het economisch neergaande tij en de omvang van het project in relatie met de kennis en capaciteit bij de gemeente Diemen. Op 3 juni is een voortgangsrapport opgeleverd aan de raad.48 Vanaf dit moment wordt gerekend met een verwacht tekort van € 34 miljoen.

41

Brief College van B&W d.d. 4 februari 2009 betreffende naleving samenwerkingsovereenkomst/realisatieovereenkomst Plantage de Sniep te Diemen. 42 Brief College van B&W aan Bouwfonds Ontwikkeling d.d. 21 april 2009 betreffende Plantage de Sniep, deelplan B . 43 Bestuursvoorstel Effecten woningmarktcrisis op woningbouwprojecten in Diemen mei 2009. 44 091021 Voortgangsrapportage 1 De Sniep. 45 100319 Voortgangsrapportage 2 De Sniep. 46 Memo d.d. 1 juni 2010 betreffende Stand van zaken en vervolg Plantage de Sniep. 47 Risicoanalyse Plantage De Sniep d.d. 1 juni 2010 Ernst & Young. 48 100603 Voortgangsrapportage 3 Plantage De Sniep. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 24

Op 1 september is een nieuw intern voortgangsrapport beschikbaar voor de projectorganisatie.49 Hierin staat dat de projectgroep intensief overleg voert met de afdeling financiën over de wijze van begroten van het project. Op 28 oktober dient de projectwethouder een raadsvoordracht in, betreffende de stand van zaken en het vervolg Plantage de Sniep.50 Het beslispunt luidt: “Het Projectplan Plantage de Sniep - aanpak op hoofdlijnen, de Risicoanalyse en de bijbehorende beschreven acties voor kennisgeving aannemen”. De raad stemt in meerderheid in. Uit interviews komt naar voren dat de inhoud en strekking van de hoofdlijnen uit het projectplan al eerder intensief waren besproken met de raad. Ook over de belangrijkste wijzigingen in de grondexploitatie was al eerder besloten bij de vaststelling van stukken binnen de planning & control cyclus. 2011 Op 13 januari informeert het college de raad welke maatregelen het heeft genomen naar aanleiding van de risicoanalyse van Ernst & Young uit 2010.51 Op 16 februari is een interne voortgangsrapportage opgesteld door de projectorganisatie.52 Deze rapportage is in de Projectenstaf (7 maart) besproken en vervolgens ter kennisname aan het college voorgelegd. Op 17 februari neemt de raad het globale bestemmingsplan Plantage de Sniep met algemene stemmen aan. Op 3 maart is een thema-avond georganiseerd voor raadsleden over de projecten in de gemeente Diemen. Hiervoor is een folder opgesteld. De avond staat met name in het teken van Plantage de Sniep. Op 7 maart vergadert de projectenstaf over de verschillende projecten, onder andere Plantage de Sniep. Dit is de eerste projectenstaf in een nieuwe samenstelling waarbij ook de directeur bedrijfsvoering en de afdelingsmanager financiën participeren. De notulen worden vastgesteld in het directieoverleg.53 De nieuwe samenstelling is één van de maatregelen naar aanleiding van de risicoanalyse van Ernst & Young. Op 6 april wordt een raadsvoordracht ‘meerjarenperspectief grondzaken’ ingediend. De beslispunten zijn om het ‘meerjarenperspectief grondzaken jaarrekening 2010’ vast te stellen en de voorziening Plantage de Sniep ter hoogte van 29 miljoen euro op te heffen. Het raadsvoordracht wordt met 13 stemmen voor en 3 tegen aangenomen. Op 21 april bespreekt het college de planschaderisicoanalyse Plantage de Sniep.54 Hieruit komt naar voren dat er geen of weinig aanvragen tot planschade verwacht worden. Op 28 april krijgt de raad het meerjarenperspectief grondzaken bij de jaarrekening 2010.55 Hierin wordt de raad ingelicht over de (financiële en inhoudelijke) ontwikkelingen rondom de projecten, waaronder Plantage de Sniep. Op 19 mei stelt de raad het gewijzigde Stedenbouwkundig Plan voor de zuidzijde van Plantage de Sniep vast.56 Dit voorstel wordt met algemene stemmen aanvaard, in afwezigheid van de fractie van de VVD. Dit 49

100901 Voortgangsrapportage 4 Plantage de Sniep. Raadsvoordracht Stand van zaken en vervolg de Sniep d.d. 28 oktober 2010. 51 110113.Informatie_aan_de_raad_Projectplan_Risicoanalyse_Plantage_de_Sniep. 52 110216 Voortgangsrapportage 5 nieuwe stijl. 53 110324directievoorstel projectenstaf. 54 Collegeadvies Planschaderisicoanalyse Plantage De Sniep d.d. 21 april 2011. 55 Meerjarenperspectief Grondzaken Jaarrekening 2010. 50


stedenbouwkundig plan is globaler en daarmee flexibeler van opzet dan het eerdere. Het oogmerk is om beter te kunnen aansluiten bij veranderende marktomstandigheden. De raad bespreekt op dit moment ook een voorstel tot aanpassing van de overeenkomst met de ontwikkelcombinatie (met name een wijziging van het verdienmodel). De taxatie is dat de plannen voor De Sniep Noord op korte termijn niet leiden tot afzet. De focus verplaatst zich daarom naar de zuidflank (215 woningen). Op 8 juni is binnen de projectorganisatie een nieuw voortgangsrapport beschikbaar.57 Deze rapportage is in de Projectenstaf besproken en vervolgens ter kennisname aan het college voorgelegd. Dezelfde dag bespreekt het college tien maatregelen naar aanleiding van een ambtelijke beschouwing van Plantage de Sniep58. Eén van de voorgestelde maatregelen is dat er tussen raad en college duidelijke spelregels moeten komen om inhoudelijke discussies op het juiste moment en de juiste plaats te voeren. “Deze constatering heeft met name betrekking op een fase in het plantraject waarbij de gemeenteraad zich nadrukkelijk met diverse details bezig hield, waardoor de communicatie tussen gemeente en externe partijen over veel schijven verliep. De voortgang in de planvorming werd hier behoorlijk mee vertraagd”. Met deze passage wordt gedoeld op de periode 1999 tot medio 2004. Op 5 juli stuurt de projectwethouder een intern memo naar de gemeenteraad met de stand van zaken.59 Op 14 augustus verschijnt een herziene grondexploitatie van Plantage de Sniep.60 De netto contante eindwaarde bedraagt 285.000 euro positief. Dit komt door de boekwaarde van de grondexploitatie enorm te verlagen (c.q. de gemeente neemt direct een miljoenenverlies) en door de kapitaalinvestering in de openbare ruimte over een langere periode uit te smeren. Hierover is de raad geïnformeerd. In september ondertekent de gemeente met de ontwikkelcombinatie een akkoord over de aanvullingen op de samenwerkingsovereenkomst. De herziene overeenkomst met een vernieuwd verdienmodel is getekend op 14 september 2011. Hier eindigt de reconstructie van het projectverloop door de rekenkamer. De globale planning is nu dat de wijk in 2020 klaar is.

2.3 / Bevindingen Positionering van de gemeente Diemen Deze casus is een project van de gemeente Diemen in het kader van de Leidraad Projectmatig Werken. De casus voldoet aan alle acht kenmerken (zoals genoemd in paragraaf 1.4 van deze Nota van Bevindingen). Toch is deze casus niet zomaar langs de meetlat van de Leidraad te leggen. Ten eerste is het project Plantage de Sniep gaandeweg ontstaan. Aanvankelijk wil de gemeente met enkele aankopen de verloedering van het terrein van de voormalige meubelboulevard tegengaan, vervolgens is de potentie van het gebied als entree aan de oostelijke kant van Diemen erkent en vervolgens is er het voornemen tot de ontwikkeling van een woonwijk. Ten tweede ligt de oorsprong van het project in het midden van de jaren negentig terwijl het principe van projectmatig werken pas in 2001 wordt ingevoerd in Diemen en dit project pas begin 2005 een interne projectleider krijgt die alsdan het principe van projectmatig werken ook op dit project toepast.

56

Raadsvoordracht Stedenbouwkundig plan zuidkant Plantage de Sniep d.d. 19 april 2011. 110608 Voortgangsrapportage 6. 58 Collegeadvies Aanbevelingen en maatregelen naar aanleiding van de ambtelijke beschouwing Plantage de Sniep d.d. 1 juli 57

2011.

59 60

Interne memo Plantage De Sniep d.d. 5 juli 2011. 110914 grex Plantage De Sniep. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 26

Opvallende zaken in de reconstructie Vier zaken vallen de rekenkamer op in de reconstructie: / / / /

koerswendingen in het projectverloop sterke mede-afhankelijkheid van externe omstandigheden wisselende zwaartepunten in de keten van ambtelijke organisatie – college – raad ambigue relatie met externe partijen

Hieronder lichten we deze vier bevindingen, die elkaar onderling versterken en in elkaar grijpen, kort toe.

Koerswendingen in het projectverloop Het projectverloop kent verschillende koerswendingen. Toch zijn dit geen momenten van reflectie in de zin van een fundamentele heroverweging (wel of niet doorgaan met de ontwikkeling van woonwijk Plantage de Sniep). Het project begint, zoals hierboven aangegeven, al op een bijzondere wijze: het streven van enkele, strategische aankopen eindigt in de volledige aankoop van een plangebied in verband met ontwikkeling van een woonwijk. Zonder dat hieraan een voldragen visie over het grondbeleid en een breed gedragen stedenbouwkundige opzet ten grondslag liggen. Een ander voorbeeld van een koerswending is rond de selectie van een marktpartij in 2003. Afgeweken wordt van de oorspronkelijke opzet om eerst een consultatieronde uit te voeren én de grondsanering maakt uiteindelijk geen deel uit van de aanbesteding. Op 14 juli 2005 blijkt dat het exploitatietekort voor Plantage de Sniep is opgelopen naar € 40 miljoen negatief. Het leidt tot koerswijzigingen. Zo wordt de projectorganisatie anders ingericht. Nadrukkelijker wordt de ambtelijke organisatie (en in minder mate de ambtelijke top) betrokken bij de uitvoering van werkzaamheden. De sturing & beheersing van het project vindt veel meer plaats in het verkeer tussen projectwethouder en projectleider. Waar de raad eerder (globaal in de periode 1999 tot medio 2004) heel intensief was betrokken is de raad dat nu niet meer. Sterke mede-afhankelijkheid van interveniërende omstandigheden Het verloop van het project Plantage de Sniep is in grote mate afhankelijk van gebeurtenissen die buiten de directe beïnvloedingssfeer van betrokkenen liggen. Vanaf het begin is het project verliesleidend, oplopend tot taxaties van ruim 40 miljoen euro negatief. Desondanks bestaat er tijdens het projectverloop heel lang een brede consensus bij alle betrokkenen (zowel gemeentelijk als privaat) dat de eindwaarde positief zal zijn. Er leeft een sterke en breed gedragen overtuiging dat het project uiteindelijk zal profiteren van prijsstijgingen in de markt, net zoals bij DiemenNoord het geval was. Met prijsdalingen houdt niemand rekening. Dat beeld werd bevestigd bij de verkoop van het eerste deelplan (deelplan A). De woningprijzen en de daarvan afgeleide grondopbrengsten waren zodanig dat bij een voortzetting van die tendens, de verwachting van een positieve eindwaarde ook zou uitkomen. Een ander voorbeeld is dat de politiek-bestuurlijke aandacht in Diemen rond 2002 sterk uitgaat naar het Centrumplan. Mede door de tactiek van het wachten op prijsstijgingen heeft Plantage de Sniep weinig prioriteit om echt stappen te zetten waardoor een gerichtheid ontstaat op details. Medio 2008 breekt de kredietcrisis uit. De gemeente participeert sterk risicodragend in dit project. Wisselende zwaartepunten in de keten van ambtelijke organisatie – college – raad In de periode 1999 tot medio 2004 is de raad zeer betrokken bij het project. Hierbij is sprake van een tweerichtingsverkeer met de toenmalige projectgroep. Die projectgroep (bestaande uit de ambtelijke top en projectwethouders) bedient de raad via hoofdlijnennotities. Ofschoon de naamgeving anders doet vermoeden is de mate van detaillering in die notities erg groot, wat terugkomt in de betrokkenheid van de raad. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 27

Na de bestuurscrises in het derde kwartaal van 2004 wijzigt het zwaartepunt in de keten van ambtelijke organisatie – college – raad. De raad en het college geven de projectwethouder (in samenwerking met de ambtelijke organisatie) de ruimte om maatregelen te nemen. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de informatievoorziening die vooral plaatsvindt vanuit het college naar de raad (en niet zozeer andersom). Ook stelt de raad zonder veel discussie het stedenbouwkundig plan vast. Bovendien blijkt uit interviews dat het project Plantage de Sniep weinig ter tafel komt in het college, maar des te meer in de dagelijkse afstemming tussen projectleider en projectwethouder. In de jaren 2009/2010 gaat de aandacht van de raad uit naar financiële risicobeheersing. Hierop stuurt de raad ook (bijvoorbeeld door bij de bespreking van de jaarrekening 2009 het college op te dragen om een risicoanalyse te laten maken). Vanaf november 2009 verschijnen voor het eerst periodieke voortgangsrapportages binnen de interne projectorganisatie van projectgroep en stuurgroep (conform de eisen uit de interne Leidraad Projectmatig Werken uit 2005). Het jaar 2011 staat in het teken van het vastleggen van nieuwe uitgangspunten. Zo stelt de gemeenteraad nieuwe kaders via het bestemmingsplan en het stedenbouwkundig plan. Het college en de ontwikkelcombinatie ronden een periode van jarenlange onderhandelingen af met aanvullingen op de eerder aangegane overeenkomsten. Kenmerkend voor alle, nieuwe uitgangspunten is dat ze een meer globaal en flexibel karakter kennen dan voorheen met als doel om snel te kunnen inspelen op marktomstandigheden.

Ambigue relatie met externe partijen De gemeente Diemen ontwikkelt Plantage de Sniep met Bouwfonds Ontwikkeling en Dura Vermeer. Daarnaast maakt de gemeente gebruik van advisering door vastgoedspecialisten van een extern bureau en treedt het stedenbouwkundig bureau ook op als supervisor. Gezien de lange duur van het project Plantage de Sniep zijn ook de externe partijen al lang betrokken. In het dossier treft de rekenkamer geen kosten/baten-afweging van de voortdurende samenwerking met de supervisor/stedenbouwkundige en de externe begeleiding van de gemeente in de relatie met de private partners. Noch vinden wij in het dossier of de aard van de afspraken met deze partijen zijn gewijzigd, terwijl tijdens de duur van het project de zwaartepunten binnen de gemeentelijke keten wel zijn aangepast. Uit verkregen informatie leidt de rekenkamer af dat de afspraken met de externe vastgoedspecialisten in de praktijk wel zijn aangepast. In september 2011 tekenen de gemeente en de ontwikkelcombinatie voor aanvullingen van de samenwerkingsovereenkomst. Hieraan gaan langdurige onderhandelingen vooraf die globaal starten in 2008. Aanvankelijk lijken de partijen op zoek naar een zo goed mogelijke uitgangssituatie gegeven de crisis. Later komt er meer het besef dat de gemeente en de ontwikkelcombinatie elkaar sowieso nodig hebben en ligt de focus meer op de toekomst van het project. Hierover vindt veelvuldig afstemmingsoverleg plaats tussen de gemeente (projectwethouder, projectleider en afdelingshoofd Ruimtelijke Ontwikkeling), de externe begeleiding van de gemeente en de private ontwikkelpartners. Daarnaast is er veel bilateraal overleg, bijvoorbeeld tussen de projectwethouder en de projectleider. Toekomst Project Plantage de Sniep is op veel fronten een gevoelig dossier: lange doorlooptijd, verschillende invullingen van het politiek-bestuurlijk samenspel, grote financiële risico’s, medeafhankelijkheid in publiekprivate-samenwerking en afhankelijkheid van ongewisse marktomstandigheden. De rekenkamer taxeert dat die gevoeligheid zal blijven tot definitieve afronding van het project Plantage de Sniep in welke vorm dan ook. Zolang de economische situatie moeilijk blijft in te schatten, blijft het zoeken naar (creatieve) mogelijkheden om het project verder te brengen met een acceptabele inhoud en rendement. De geschiedenis van dit project leert onder meer dat de verhoudingen en contacten in de keten van ambtelijke organisatie – college van B&W – gemeenteraad, nogal uiteenliepen. De kunst is om hierin een modus te vinden die recht doet aan de uitvoerende rol van het college en aan de kaderstellende en


controlerende rol van de raad. Een belangrijke toetssteen hierbij is dat het projectverloop voor alle schakels in de keten navolgbaar blijft en dat er een balans bestaat tussen de schakels.

2.4 / Beoordeling In de onderstaande tabel staat de toetsing van casus Plantage de Sniep aan de hiervoor gestelde normen. Tabel 2.1: Uitvoering interne sturing in de praktijk (sturing en controle)

Norm: a

Beoordeling:

de raad heeft vooraf duidelijke kaders voor het project geformuleerd, waarin minimaal een projectdefinitie, een probleemanalyse, het doel en de beschikbare (financiële) middelen staan aangegeven. Daarnaast staat aangegeven aan welke door de raad vastgestelde doelstelling het project moet bijdragen en welke alternatieven zijn overwogen. De geformuleerde doelen zijn toetsbaar (meetbaar, specifiek en tijdgebonden) geformuleerd. Tot slot is aangegeven binnen welke (financiële) bandbreedte het project uitgevoerd dient te worden.

b

c

d

de door raad opgestelde kaders zijn uitgewerkt in een specifieke opdrachtomschrijving, waarin minimaal staat vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, welke verantwoordelijkheidsverdeling van toepassing is en welke acties ondernomen dienen te worden. Daarnaast dient deze opdrachtomschrijving duidelijk te maken welke mijlpalen het project bevat en wanneer de raad geïnformeerd moet worden over de voortgang. Tot slot dient hier een omschrijving van de planning, scope en een financiële raming in te staan. de specifieke opdrachtomschrijving bevat een risicoinventarisatie waarin is aangegeven welke risico’s met het project gemoeid zijn en welke beheersmaatregelen zijn ingesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van een risicoclassificatie, waarbij de kans en de impact van de risico’s als uitgangspunt zijn genomen. raad en/of college ontvangen tussentijds en achteraf periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal eventuele knelpunten, dreigende budget- en termijnoverschrijdingen en de mate van doelrealisatie zijn opgenomen.

Beperkt voldaan. In 1999/2000 neemt de raad besluiten over een ontwerp-bestuursopdracht en een projectopdracht. Hierin legt de raad weliswaar kaders vast, maar geen sprake is van een voldragen projectplan. Bovendien loopt het project al vanaf midden jaren negentig. In oktober 2010 stemt de raad in met het Projectplan Plantage de Sniep – aanpak op hoofdlijnen, de risicoanalyse en de beschreven acties. Dit projectplan kan niet los gezien van de kredietcrisis en wijze van omgaan hiermee. Beperkt voldaan. Het zwaartepunt in de keten tussen ambtelijke organisatie – college – raad kent verscheidene wisselingen tijdens het projectverloop. Daardoor is er geen vaste lijn herkenbaar in de uitwerkingen van de diverse planfasen.

Beperkt voldaan. De aandacht voor risicoanalyses komt vanaf 2010 duidelijk tot uitdrukking.

Beperkt voldaan. In het projectverloop is geen sprake van een vaste werkwijze of expliciete afspraak over de wijze van tussentijds en achteraf informeren. In het projectverloop zijn uiteenlopende invullingen zichtbaar van de informatievoorziening binnen de keten van ambtelijke organisatie – college – raad.


Tabel 2.2: Uitvoering externe sturing in de praktijk (sturing en controle) Norm: a

b

c

d

Beoordeling:

het projectplan maakt inzichtelijk welke externe partijen en beoogde doelgroepen in beeld zijn, hoe deze partijen betrokken zullen worden en hoe naar deze partijen gecommuniceerd dient te worden.

de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht (afdelingshoofd of verantwoordelijke) heeft vooraf een contract of opdrachtomschrijving opgesteld waarin minimaal staat vastgesteld wat de externe partij moet leveren (SMART geformuleerd), welke budget hij hiervoor krijgt en binnen welke termijn hij dit moet leveren. de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht draagt er zorg voor dat hij periodiek op de hoogte blijft van: i.

eventuele knelpunten die zich voordoen tijdens de uitvoering van de opdracht;

ii.

de mate waarin de kosten binnen de beschikbaar gestelde budgetten blijven;

iii.

de vraag in hoeverre het vooraf beoogde tijdspad aangehouden wordt;

iv.

de mate waarin het doel van het project reeds is gerealiseerd en welke stappen nog gezet moeten worden ter realisering.

de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht verwerkt de aan hem toegestuurde informatie in een verantwoordingsrapportage voor college en / of raad.

Beperkt voldaan. Het dossier maakt de verhouding tussen gemeente en ontwikkelcombinatie duidelijk (bijvoorbeeld aan de hand van de overeenkomsten waarover raad en college zijn gekend). Het dossier is minder duidelijk over de positie en meerwaarde van de externe vastgoedspecialisten en de supervisor. Niet te beoordelen op basis van het dossier Plantage de Sniep

Niet te beoordelen op basis van het dossier Plantage de Sniep

Deels voldaan. Het dossier maakt duidelijk dat in de periode 2008 tot het derde kwartaal van 2010 maar ook daarna veelvuldig afstemming plaatsvindt binnen de stuurgroep (inclusief de ontwikkelcombinatie). Via periodieke voortgangsrapportages en interne overleg vindt verantwoording plaats binnen de projectorganisatie en tussen de projectorganisatie en het college. De raad ontvangt de voortgangsrapportages niet en staat, mede daardoor, meer op afstand.


3 Casus Catalpa Voor haar onderzoek naar de sturing en beheersing van (grote) projecten in Diemen heeft de Rekenkamer drie casussen onderzocht. Het gaat om de casussen Plantage de Sniep, Catalpa en Berkenstede. Na een korte inleiding op de casus, volgt een reconstructie op hoofdlijnen van het projectverloop. Op basis van de reconstructie presenteert de Rekenkamer haar bevindingen. Ten slotte toetst de Rekenkamer de casus aan vooraf gestelde normen over sturing & beheersing van projecten. In de casus Catalpa speelt de wijze van communiceren namens de gemeente richting omwonenden een belangrijke rol (én de wijze waarop die communicatie over komt).

3.1 / Inleiding Aan de Rode Kruislaan realiseert woningstichting De Key een kindercentrum voor de landelijk werkende organisatie Catalpa Kinderopvang, namelijk vestiging Toversteen (verder te noemen: Catalpa). De verwachting is dat de oplevering van het gebouw eind 2011 plaatsvindt. Vanaf 2004 huurde Catalpa een ruimte op de begane grond in gebouw De Kiezel. Woningstichting De Key (verder te noemen: De Key) is eigenaar van De Kiezel en wil dat gebouw slopen en daarna herontwikkelen tot een nieuw appartementencomplex. In die ontwikkeling ziet De Key geen toekomstige plek voor Catalpa. Deze casus gaat over de nieuwe huisvesting van Catalpa aan de Rode Kruislaan (en dus niet om de herontwikkeling van gebouw De Kiezel aan de Ouddiemerlaan).

Een impressie van kinderdagverblijf de Toversteen Bron: http://www.fore-installatieadviseurs.nl/web/info/impressies/?artikel_id=15& (architect: DMV Architecten, Kerkrade)


3.2 / Reconstructie van het projectverloop De casus Catalpa beslaat meerdere bestuursperioden. Via deze reconstructie maakt de rekenkamer het verloop op hoofdlijnen inzichtelijk. De onderstaande tijdlijn beoogt geen volledige opsomming te 61 geven. Het gaat erom bepalende momenten te schetsen en de posities van betrokkenen inzichtelijk te maken. Uitgangssituatie In 1997 koopt De Key het gebouw De Kiezel aan de Ouddiemerlaan in het centrum van Diemen. Het voornemen is om dit gebouw na tien jaar exploitatie te slopen en dan te herontwikkelen. In 2004 maakt De Key een ruimtelijke verkenningsstudie van locaties in Diemen die ze wil ontwikkelen. De Rode Kruislaan is één van de drie locaties in deze studie (naast het Bergwijkpark en De Kiezel). In hetzelfde jaar 2004 vestigt Catalpa zich in gebouw De Kiezel. Catalpa heeft een tijdelijk huurcontract afgesloten met De Key dat jaarlijks verlengd kan worden. De gemeente Diemen en De Key voeren op bestuurlijk niveau met regelmaat overleg over lopende zaken (zoals over doelgroepenbeleid, woonruimteverdeling en over woonbehoeftes). Toen de intenties van De Key met gebouw De Kiezel duidelijk werden, heeft de wethouder Welzijn aandacht gevraagd voor een goede huisvesting van Catalpa. De gemeente Diemen draagt namelijk een zorgplicht voor de beschikbaarheid van voorzieningen tot maatschappelijk nut. Bovendien vangt de gemeente signalen op dat Catalpa niet wil verhuizen, maar dat een plek in het nieuwe gebouw voor De Key geen optie is in verband met de beoogde opzet en verdienmodel.

Alternatieve locatie Catalpa Rond 2006 gaat De Key op zoek naar mogelijkheden voor herhuisvesting van Catalpa. Die mogelijkheden zijn beperkt. Catalpa is namelijk een binnenstedelijke voorziening (in verband met spreiding van kinderdagverblijven over de gemeente Diemen) en de locatiekeuze is afhankelijk van het grondeigendom van De Key. Uit een nadere studie van De Key volgt het voornemen om Catalpa te huisvesten in een nieuw te bouwen pand aan de Rode Kruislaan en het gebouw De Kiezel te herontwikkelen tot appartementencomplex. Catalpa gaat met deze locatie akkoord en beide partijen (Catalpa en De Key) tekenen tegelijkertijd de beëindigingsovereenkomst van het huurcontract in De Kiezel en de intentieovereenkomst tot huisvesting aan de Rode Kruislaan (inclusief een afspraak over de nieuwe huurprijs). Vanaf dit moment trekken Catalpa en De Key samen op in de planvorming (bijvoorbeeld bij het opstellen van het Programma van Eisen en de selectie van een architect voor een pand aan de Rode Kruislaan). Beide partijen willen rekening houden met een goede inpassing in het gebied (bijvoorbeeld door in het ontwerp te kiezen voor een groen dak, groene gevels en de positionering van de route voor halen/brengen van kinderen). Bij deze planvorming is de gemeente Diemen niet betrokken. Op 23 juni 2006 stelt het college het besluit vast om de raad te informeren over de stand van zaken rond De Kiezel en kinderdagverblijf Catalpa conform een daartoe opgestelde memo.62

61

Algemene informatievoorziening verloopt immers ook via de planning & controlcyclus (jaarrekening, voorjaarsnota, kadernota, begroting, najaarsnota). In de reconstructie focust de rekenkamer op specifieke informatie over het projectverloop.

62

Collegevoorstel d.d. 23 juni 2006 Stand van zaken rond de nieuwbouw De Kiezel en kinderdagverblijf De Rode Kruislaan. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 32

Publiekrechtelijke procedures Voor realisatie van de plannen van De Key (bouw van het kinderdagverblijf aan de Rode Kruislaan en herontwikkeling van De Kiezel) is toestemming van de gemeente nodig. Hiervoor moet De Key publiekrechtelijke ruimtelijke ordeningsprocedures doorlopen bij de gemeente. De rekenkamer richt zich, zoals gezegd, op Catalpa en niet op de herontwikkeling van gebouw De Kiezel. In 2007 organiseert De Key een informatiebijeenkomst voor omwonenden van de beoogde bouwlocatie aan de Rode Kruislaan. Hierbij zijn werknemers van De Key en Catalpa aanwezig. Tijdens de avond blijkt duidelijk dat de locatie Rode Kruislaan een zwaarbelaste is. In de zogenoemde studentenflats is al tijden sprake van problematiek zoals illegale onderverhuur en (geluids)overlast. Veel omwonenden vrezen extra overlast bij huisvesting van Catalpa. Van deze bijeenkomst is door De Key een verslag gemaakt en zijn nog enkele kleinere aanpassingen gemaakt in het schetsontwerp (zoals het plaatsen van een hek). Hierna start De Key een vrijstellingsprocedure op het bestemmingsplan bij de gemeente Diemen. Zo’n procedure is nodig als de realisatie van een plan een wijziging betekent ten opzichte van het geldende bestemmingsplan. Daarvan is in deze casus sprake omdat het gebied waarop nieuwbouw van Catalpa gepland is een functie ‘groen’ heeft waar een functie ‘rood’ is vereist. Om als gemeente in deze procedure een afgewogen oordeel te vellen over wel of niet verlenen van een vrijstelling is een ruimtelijke onderbouwing nodig. Aan het einde van een vrijstellingsprocedure kunnen belanghebbenden hun zienswijze indienen. De gemeente schrijft hier een reactienota op. De Key ontvangt hiervan een afschrift. De gemeente besluit een vrijstelling te verlenen. Hierna vraagt De Key een bouwvergunning aan. Ook in deze publiekrechtelijke procedure treedt de gemeente op als toetser en beoordelaar. Enkele belanghebbenden zijn in beroep gegaan tegen deze bouwvergunning maar de gemeente heeft dit beroep beargumenteerd afgewezen.

Richting realisatie Op 22 april 2008 stelt het college het besluit ‘herontwikkeling gebouw De Kiezel, Ouddiemerlaan’ vast.63 De Key heeft een belang om het gebouw De Kiezel snel te slopen. Het gebouw verpaupert en kost tegelijkertijd geld (bijvoorbeeld in verband met anti-kraak). Door tussenkomst van de wethouder Welzijn van de gemeente Diemen blijkt een mogelijkheid om Catalpa tijdelijk te huisvesten in een leegstaande school. Hiermee zijn De Key en Catalpa geholpen. In september 2009 dienen verscheidene buurtbewoners van de Rode Kruislaan een zogenoemd raadsadres in. Een raadsadres is een schriftelijk bericht aan de gemeenteraad met een verzoek. De buurtbewoners betogen dat de gemeente en De Key al vóór de publiekrechtelijke procedures (vrijstellingsprocedure bestemmingsplan en aanvraag bouwvergunning) hebben afgesproken om voor de locatie Rode Kruislaan te kiezen. Uit interviews maakt de rekenkamer op dat het raadsadres feitelijk is aangeboden aan een lid van het college van B&W. Op aanwijzing van deze portefeuillehouder hebben de bewoners vervolgens het stuk overhandigd aan de balie en daarvoor een ontvangstbevestiging gekregen. Hierna heeft de brief de gemeenteraad niet bereikt via de formele routering via de griffie maar is blijven liggen. Op 17 december 2009 dient een raadsfractie een motie in om het ongenoegen uit te spreken over de handelwijze van de verantwoordelijke wethouder binnen het dossier Catalpa. Een tweede beslispunt is om

63

Collegevoorstel d.d. 22 april 2008 Herontwikkeling gebouw de Kiezel, Ouddiemerlaan. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 33

het college te verzoeken de zienswijzen van omwonenden opnieuw te beoordelen en dit op korte termijn aan de gemeenteraad voor te leggen. Deze motie is aangenomen.

Start bouw en oplevering De bouw van het kinderdagverblijf voor huurder Catalpa is gestart in 2010. Rond ‘start bouw’ heeft de gemeente Diemen de betrokken uitvoerende partijen bij elkaar geroepen om boven- en benedengrondse werkzaamheden door te spreken (riolering, inrichting openbare buitenruimte, infrastructuur). De gemeente draagt namelijk de verantwoordelijkheid voor de inrichting en het beheer van de openbare ruimte (zowel boven- als beneden het maaiveld). De planning is dat in november 2011 het nieuwe gebouw wordt opgeleverd. Op het moment van schrijven heeft de oplevering nog niet plaatsgevonden. De verwachting is dat Catalpa in januari 2012 de deuren opent.

3.3 / Bevindingen Positionering van de gemeente Diemen Deze casus is geen project van de gemeente Diemen in het kader van de Leidraad Projectmatig Werken. Het is feitelijk een project van De Key als eigenaar en ontwikkelaar. Het startpunt is dat De Key haar gebouw De Kiezel wil slopen en herontwikkelen. Een direct belanghebbende bij dit voornemen is Catalpa als huurder in gebouw De Kiezel. De gemeente reageert pro-actief wanneer zij verneemt dat huurder Catalpa en eigenaar De Key onenigheid hebben in verband met het voornemen van De Key om het pand De Kiezel te herontwikkelen. De gemeente is geen formele partij in deze privaatrechtelijke kwestie tussen Catalpa en De Key. Echter, de gemeente draagt wel een zorgplicht voor maatschappelijke voorzieningen. Vanuit die hoedanigheid roept de wethouder Welzijn De Key op om te zorgen voor een goede nieuwe huisvesting van Catalpa. Formeel gezien is het dan ook begrijpelijk dat de gemeente Diemen niet participeert in een informatiebijeenkomst voor omwonenden van de Rode Kruislaan in 2007. In het dossier treft de rekenkamer geen onderbouwing aan voor deze keuze. Uit ambtelijk verstrekte informatie leiden wij af dat wel sprake was van een bewuste keuze. Het college wilde voorkomen dat de suggestie werd gewekt dat het plan al omarmd zou zijn geweest door de gemeente, terwijl inspraak nog moest plaatsvinden. De organisatie van de informatiebijeenkomst is in handen van De Key met medewerking van Catalpa. De rekenkamer oordeelt echter dat het vanuit de beeldvorming richting omwonenden beter was geweest om tijdens deze informatiebijeenkomst wel degelijk de gemeentelijke positie feitelijk toe te lichten en het belang van zowel Catalpa als de omwonenden te benoemen. Een dergelijke pro-actieve houding richting bewoners zou passen in de lijn van een toegankelijke en responsieve gemeentelijke overheid. Immers, de gemeente Diemen onderhoudt wel dergelijke contacten met De Key. Door niet in contact te treden met omwonenden maar wel geregeld met de directie van De Key te spreken, kan een beeld ontstaan van asymmetrie in de wijze waarop de gemeente De Key en de omwonenden bejegend. Namelijk formeel/juridisch richting omwonenden en meer open/responsief richting De Key. Door niet aanwezig te zijn bij de informatiebijeenkomst heeft het college (de wethouder Welzijn) zijn formele positie laten prevaleren boven de mogelijkheid in contact te treden met de omwonenden over deze casus en voor deze bewoners bereikbaar te zijn als overheid. Uit interviews leidt de rekenkamer af dat het college in een later stadium nog een informatieronde heeft ingelast. In het aangeleverde dossier heeft de rekenkamer hierover geen nadere informatie gevonden.

Ruimtelijke ordeningsprocedures Het is en blijft de verantwoordelijkheid van De Key om te zorgen voor een goede oplossing van het geschil met Catalpa. Die oplossing vindt De Key in de wens om op de locatie Rode Kruislaan een nieuwbouw te realiseren voor Catalpa. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 34

Hier heeft de gemeente Diemen een directe verantwoordelijkheid, namelijk voor het adequaat uitvoeren van ruimtelijke ordeningsprocedures. In dit geval gaat het om het beoordelen van een vrijstellingsprocedure en, in geval van verlenen, het beoordelen van een aanvraag voor een bouwvergunning. De rekenkamer stelt op basis van interviews en documentanalyse vast dat de publiekrechtelijke toetsing van gemeentewege zeer zorgvuldig is gebeurd. De gemeente Diemen heeft bijvoorbeeld herhaaldelijk gevraagd naar nadere specificaties door De Key op specifieke aspecten uit de ruimtelijke onderbouwing (zoals geluidsbelasting). Deze procedure heeft daardoor ook lang geduurd. Rolinvulling van de raad De rol van de raad is in essentie beperkt in deze casus tot, met name, de volksvertegenwoordigende rol. Het raadsadres van buurtbewoners heeft de raad in eerste instantie niet via de formele routering via de griffie bereikt. Dat is ongelukkig en de raad heeft hierover ongenoegen geuit. Uit ambtelijk verstrekte informatie maakt de rekenkamer op dat de raad ook excuses aan de buurtbewoners heeft aangeboden (in de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de raadsgriffie). Feitelijk was sprake van een breder punt, zo blijkt ons tijdens een rondetafelgesprek met raadsleden. De raad vindt dat het college teveel redeneerde vanuit de formeel-juridische positie van de gemeente. Dat is op zichzelf juist, maar komt richting omwonenden wat afstandelijk en mechanisch over. Het college had dezelfde positie in kunnen nemen, maar zich toch meer invoelend en betrokken kunnen tonen naar de buurtbewoners. De rekenkamer stelt vast dat het college een vergelijkbare taxatie heeft gemaakt en nu werkt met een meer interactieve vorm van contact met belanghebbenden.

3.4 / Beoordeling In de onderstaande tabel staat de toetsing van casus Catalpa aan de hiervoor gestelde normen. Tabel 3.1: Uitvoering interne sturing in de praktijk (sturing en controle) Norm: a

b

c

Beoordeling:

de raad heeft vooraf duidelijke kaders voor het project geformuleerd, waarin minimaal een projectdefinitie, een probleemanalyse, het doel en de beschikbare (financiële) middelen staan aangegeven. Daarnaast staat aangegeven aan welke door de raad vastgestelde doelstelling het project moet bijdragen en welke alternatieven zijn overwogen. De geformuleerde doelen zijn toetsbaar (meetbaar, specifiek en tijdgebonden) geformuleerd. Tot slot is aangegeven binnen welke (financiële) bandbreedte het project uitgevoerd dient te worden. de door raad opgestelde kaders zijn uitgewerkt in een specifieke opdrachtomschrijving, waarin minimaal staat vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, welke verantwoordelijkheidsverdeling van toepassing is en welke acties ondernomen dienen te worden. Daarnaast dient deze opdrachtomschrijving duidelijk te maken welke mijlpalen het project bevat en wanneer de raad geïnformeerd moet worden over de voortgang. Tot slot dient hier een omschrijving van de planning, scope en een financiële raming in te staan.

de specifieke opdrachtomschrijving bevat een risicoinventarisatie waarin is aangegeven welke risico’s met het

Niet van toepassing. Deze casus is geen project van de gemeente in de betekenis van de Leidraad Projectmatig Werken.

Vanuit de volksvertegenwoordigende rol hebben raadsfracties aandacht gevraagd voor de communicatie met omwonenden. Niet van toepassing. De uitvoering van ruimtelijke ordeningsprocedures is gebonden aan publiekrechtelijk vastgelegde eisen.

Het inrichten en beheer van de openbare ruimte is wel een directe verantwoordelijkheid maar ook dit is geen project in de betekenis van de Leidraad Projectmatig Werken. Niet van toepassing.


project gemoeid zijn en welke beheersmaatregelen zijn ingesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van een risicoclassificatie, waarbij de kans en de impact van de risico’s als uitgangspunt zijn genomen.

De (financiële) risico’s in deze casus lagen bij De Key.

Het college had wel explicieter richting omwonenden en raad kunnen zijn over de (formele) positiebepaling en in de communicatiestrategie. d

raad en/of college ontvangen tussentijds en achteraf periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal eventuele knelpunten, dreigende budget- en termijnoverschrijdingen en de mate van doelrealisatie zijn opgenomen.

Niet van toepassing. De informatievoorziening naar de raad was afhankelijk van de taxatie van de portefeuillehouder enerzijds én de expliciete wensen van de raad anderzijds.


b

c

d

Beoordeling:

het projectplan maakt inzichtelijk welke externe partijen en beoogde doelgroepen in beeld zijn, hoe deze partijen betrokken zullen worden en hoe naar deze partijen gecommuniceerd dient te worden.

de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht (afdelingshoofd of verantwoordelijke) heeft vooraf een contract of opdrachtomschrijving opgesteld waarin minimaal staat vastgesteld wat de externe partij moet leveren (SMART geformuleerd), welke budget hij hiervoor krijgt en binnen welke termijn hij dit moet leveren. de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht draagt er zorg voor dat hij periodiek op de hoogte blijft van: v.


vi.


vii.


viii.



Niet van toepassing. De gemeente had directe verantwoordelijkheid voor (her)inrichting van de openbare ruimte. Dit is een ‘klus’ waarvoor conform de Leidraad Projectmatig Werken geen projectplan benodigd is. Voldaan. In verband met de herinrichting van de openbare ruimte zijn contracten opgesteld conform het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voldaan. De betrokken projectleider vanuit de gemeente en de directievoerder namens de gemeente hebben toegezien op adequate uitvoering van werkzaamheden ten behoeve van de openbare ruimte.

Deels voldaan. Het college ontving incidenteel een interne memo en is tijdens portefeuillehoudersoverleg geïnformeerd over de herinrichting van de openbare ruimte.


4 Casus Berkenstede Voor haar onderzoek naar de sturing & beheersing van grote projecten in Diemen heeft de Rekenkamer drie casussen onderzocht. Het gaat om de casussen Plantage de Sniep, Catalpa en Berkenstede. Na een korte inleiding op de casus, volgt een reconstructie op hoofdlijnen van het projectverloop. Op basis van de reconstructie presenteert de Rekenkamer haar bevindingen. Ten slotte toetst de Rekenkamer de casus aan vooraf gestelde normen over sturing & beheersing van projecten. Deze casus onderscheidt zich doordat de risico’s voor de gemeente beperkt zijn. De nadruk in de sturing & beheersing ligt op afstemming & communicatie tussen de projectwethouder en de projectleider. Zij hebben zitting in de stuurgroep respectievelijk projectgroep van het project Berkenstede.

4.1 / Inleiding De casus Berkenstede betreft de sloop van verzorgingshuis Onze Woning plus bijbehorende aanleunwoningen en vervolgens de realisatie van een omvangrijke nieuwbouw. Het nieuwe woonzorgcentrum bestaat uit vier torens, die op de begane grond met elkaar zijn verbonden. Het woonzorgcentrum bevat onder andere serviceappartementen, verzorgingshuisappartementen en voorzieningen zoals voor dagbehandeling en een apotheek. Het woonzorgcentrum vormt een fase in een omvangrijker masterplan dat ook bestaat uit de realisatie van twee woontorens.

Een impressie van het project Berkenstede Bron: http://rijnboutt.nl/projects/96 (Masterplan Berkenstede 1998, ontwerp Matthijs en Kees Rijnboutt i.s.m. Lodewijk Baljon landschapsarchitecten)

4.2 / Reconstructie van het projectverloop De casus Berkenstede beslaat meerdere bestuursperioden. Via deze reconstructie maakt de rekenkamer het verloop op hoofdlijnen inzichtelijk. De onderstaande tijdlijn beoogt geen volledige 64 opsomming te geven. Het gaat erom bepalende momenten te schetsen en de posities van betrokkenen inzichtelijk te maken.

64

Algemene informatievoorziening verloopt immers ook via de planning & control-cyclus (jaarrekening, voorjaarsnota, kadernota, begroting, najaarsnota). In de reconstructie focust de rekenkamer op specifieke informatie over het projectverloop. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 37

Voor 1998 De casus Berkenstede ontstaat doordat verschillende aanleidingen bij elkaar komen: / /

/

Cordaan (de voormalige stichting Verenigde Amstelhuyzen) was eigenaar van het verpleeghuis Amstelhof, maar dit gebouw was sterk gedateerd op de locatie Berkenstede stonden aanleunwoningen en een verzorgingshuis (Onze Woning). Woningstichting De Key (verder te noemen: De Key) was hiervan eigenaar. Ook deze gebouwen waren gedateerd de gemeente Diemen had geen verpleeghuis binnen de gemeentegrenzen terwijl wel vraag was naar huisvesting voor ouderen en ‘zorg naar behoefte’.

De gemeente Diemen neemt het initiatief om verbanden te leggen tussen deze partijen. Daarbij is ook een ziektekostenverzekeraar (later: Awbz) betrokken vanwege een vereiste toestemming over het aantal te realiseren zorgplaatsen en de provincie Noord-Holland (later: Rijksoverheid) in verband met subsidieverlening. Voor Cordaan (als belangrijke toekomstige afnemer/gebruiker) en woningstichting De Key (ontwikkelaar en eigenaar) is nieuwbouw interessant omdat zorginstellingen een integrale vergoeding krijgen voor de kapitaallasten; renovatie van een gebouw wordt dan alleen goedgekeurd als dit niet meer dan 60% van nieuwbouw zou kosten. In het huidige regime is deze kapitaallastenvergoeding afgeschaft.65

1998 Op 3 maart is een voorstel naar het college gestuurd over een geïntegreerde ontwikkeling van een zorgcentrum op de locatie Onze Woning.66 Aanvankelijk zijn ook andere locatie/opties in beeld, zoals de vestiging van verpleeghuis Amstelhof op het voormalig sportpark Spoorzicht en renovatie van Onze Woning. De kern van het voorstel is dat de gemeente uit zorgoverwegingen en stedenbouwkundige overwegingen welwillend staat tegenover de ontwikkeling van een nieuw zorgcentrum op de locatie Onze Woning. De ontwikkelingen zijn ook voorgelegd aan de raadscommissie Welzijn, Volksgezondheid en Maatschappij (WVM). Op 11 juni 1998 tekenen de betrokken partijen een intentieverklaring. Via een collegebesluit is de wethouder Welzijn gemachtigd om de overeenkomst te ondertekenen.67 De betrokkenheid van de partijen is als volgt: / / /

/

De Key: eigenaar en ontwikkelaar van het nieuwe woonzorgcentrum plus verhuurder van zestig serviceappartementen68 Cordaan: afnemer/gebruiker van het nieuwe woonzorgcentrum Gemeente Diemen: zorgplicht richting oudere bewoners van Diemen, voorfinancier (in verband met subsidieaanvraag door Diemen bij medeoverheden), medeverantwoordelijkheid voor het toewijzingssysteem van woningen en de woonruimteverdeling (verhouding tussen huur en koop), verantwoordelijk voor de herinrichting en het toekomstig beheer van de openbare ruimte en publiekrechtelijk betrokken in verband met planologische procedures Overige partijen: co-financiers.

65

Nu is de huisvestingsvergoeding gerelateerd aan zogenoemde zorgzwaartepakketten. Collegevoorstel d.d. 3 maart 1998 Voorstel inzake geïntegreerde ontwikkeling verzorgingstehuis en verpleegtehuis. 67 Collegevoorstel d.d. 8 juni 1998 intentieverklaring nieuwbouw Onze Woning-Amstelhof. 68 De ontwikkelaar is de huidige projectontwikkelafdeling van de Key. Toentertijd heette dit De Principaal bv wat 100% eigendom was van woningstichting De Key. 66


1999 Tijdens de vergadering van 24 juni 1999 neemt de raad het ‘voorstel tot instemming met het masterplan Berkenstede, inhoudende een herontwikkeling van Berkenstede en omgeving ten behoeve van de bouw van een verzorgingstehuis en een verpleegtehuis’ aan, nadat eerder de raadscommissies voor ruimtelijke ordening en welzijn positief adviseren.69 Het masterplan Berkenstede is gefinancierd door De Key, Cordaan en de gemeente Diemen aan de hand van een onderlinge kostenverdeling. In het masterplan staat onder andere de projectorganisatie beschreven, de geplande fasering en de stedenbouwkundige schetsen. Het is een kwalitatief hoogstaande planontwikkeling waarvan Woningstichting De Key de trekker is als eigenaar / ontwikkelaar.70 Het masterplan is uiteindelijk niet helemaal gerealiseerd zoals in 1999 beoogd. Juli 1999 – december 2002 Na het vaststellen van het masterplan in 1999 vinden uitwerkingen plaats door de betrokken partijen richting een samenwerkingsovereenkomst die in december 2002 wordt getekend. Deze periode duurt lang, zeker gezien de intenties van eenieder om het project te realiseren. De verklaring hiervoor is dat binnen De Key en Cordaan organisatieveranderingen plaatsvonden waardoor de aandacht meer intern was gericht. De Key is de leading partner in het project. In 2002 is er een externe aanleiding waardoor het project weer vaart kreeg. De gemeente Amsterdam wilde namelijk het gebouw ‘ Amstelhof’ ontwikkelen tot dependance van het Hermitagemuseum, waardoor herhuisvesting van bewoners acuter wordt. Op 17 december 2002 stelt het college een besluit vast om in te stemmen met de samenwerkingsovereenkomst Berkenstede tussen De Key, Cordaan en gemeente Diemen. Onder artikel 22 van de samenwerkingsovereenkomst staat dat de gemeenteraad in de gelegenheid is gesteld om kennis te nemen van deze overeenkomst en haar wensen en bedenkingen aangaande deze bijeenkomst aan het College kenbaar te maken.71 Dit voorstel is eerst in de stuurgroep en in het college besproken.72 De raad brengt geen bedenkingen naar voren. De samenwerkingsovereenkomst is vervolgens getekend in het verzorgingshuis Onze Woning. De gemeenteraad van Diemen stelt op 19 december 2002 een krediet beschikbaar voor het project Berkenstede.73 Dat krediet is opgesplitst in een voorbereidingskrediet van € 120.000 en een uitvoeringskrediet van € 813.000. Eigenlijk is sprake van een voorfinanciering omdat deze kosten geheel worden gedekt door een subsidie in het kader van het Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV).

2002 – 2006 In deze periode vindt de uitwerking plaats van het masterplan (in termen van voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, werken bestekstekeningen), worden planologische procedures uitgevoerd, vinden aanbestedingen van de sloop en nieuwbouw plaats en wordt de realisatie ter hand genomen. In maart 2005 start de bouw van het woonzorgcentrum.

69

Raadsvoorstel d.d. 18 mei 1999 ontwikkeling Berkenstede en omgeving. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat een vermaarde stedenbouwkundige en landschapsarchitect zijn ingeschakeld. 71 Collegevoorstel d.d. 17 december 2002 Samenwerkingsovereenkomst Berkenstede. 72 Collegevoorstel d.d. 19 november 2002 voortgang project Berkenstede. 73 Collegevoorstel 2006 informatie over voortgang project Berkenstede. 70


Op 5 oktober 2006 is een presentatie aan de raad gegeven over de voortgang van het project met behulp van maquettes.74 In dit jaar is ook de eerste woontoren opgeleverd en in gebruik genomen. Het project bevindt zich eind 2006 volledig in de realisatiefase. 2007 In mei 2007 is het woonzorgcentrum in gebruik genomen. In juni 2007 informeert het college de raad schriftelijk in verband met een interne fout. Geoormerkte gelden voor het project Berkenstede waren abusievelijk toegekend aan de algemene dienst.75 Deze gelden hebben betrekking op de herinrichting van de openbare ruimte in het plangebied van project Berkenstede.

2008 In dit jaar zijn de bestek- en werktekeningen beschikbaar voor de herinrichting van de openbare ruimte in het plangebied van project Berkenstede. De gemeente is verantwoordelijk voor het openbaar groen in de gemeente. Vanuit die verantwoordelijkheid is de gemeente Diemen opdrachtgever en directievoerder. 2009 Op 3 november 2009 draagt de interne projectorganisatie Berkenstede over aan de lijnorganisatie (namelijk de afdeling Ruimtelijk Beheer) door middel van een collegevoorstel.76 De afdeling Ruimtelijk beheer is nu verantwoordelijk voor het (meerjarig) onderhoud van de openbare ruimte bij Berkenstede.

4.3 / Bevindingen Positionering van de gemeente Diemen Berkenstede behoorde samen met het Centrumplan en het project Tolbrug tot de eerste projecten waarop de methode van projectmatig werken is toegepast. Er waren een projectgroep en een zelfstandig opererende stuurgroep in het leven geroepen. Gemeente, De Key en Cordaan trokken echt gezamenlijk op in dit project. De voorbereidingskosten werden gedeeld. Hier is De Key de formele opdrachtgever van het project als het om de bebouwing gaat. Zij is ontwikkelaar en eigenaar van het zorgcentrum. De gemeente is formele opdrachtgever als het om de buitenruimte gaat (eigendom van zowel De Key als de gemeente). De gemeente Diemen heeft ook een ruimere betrokkenheid bij Berkenstede dan bij Catalpa. De gemeente is betrokken bij Berkenstede vanuit de volgende posities: / / / / /

74 75 76

initiator vanuit de zorgplicht richting oudere bewoners van Diemen medeverantwoordelijkheid voor het toewijzingssysteem van woningen en de woonruimteverdeling (verhouding tussen huur en koop) voorfinancier van proceskosten (zij het zonder financieel risico door de dekking uit subsidies) financieel en inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de (her)inrichting en het toekomstig onderhoud van de openbare ruimte (wat een veel groter ruimtelijk beslag kent dan bij de casus Catalpa) bewaker van de stedenbouwkundige kwaliteit van het geheel die vervolgens werd vertaald in de: formeel-juridische positie in verband met planologische procedures.

Idem. Collegevoorstel juni 2007 Vaststelling reserve voor uitvoering van het project Berkenstede. Collegevoorstel d.d. 28 oktober 2009 beëindiging projectorganisatie Berkenstede. Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 40

De ruimere betrokkenheid van de gemeente Diemen bij Berkenstede dan bij Catalpa komt tot uitdrukking in de projectorganisatie en de werkwijze conform de Leidraad.

Projectorganisatie Voor het project Berkenstede is gewerkt met een stuurgroep en een projectgroep. In de stuurgroep zaten de directeur van De Key (ondersteund door een gebiedsontwikkelaar namens de projectontwikkelingsafdeling van De Key), de wethouder Welzijn van de gemeente Diemen (ondersteund door de gemeentelijk projectleider) en de projectdirecteur van Cordaan. De stuurgroep is gedurende het proces ongeveer eenmaal per maand bijeen. Uit de interviews maakt de rekenkamer op dat de leden van de stuurgroep en projectgroep intensief en goed contact hadden. In de gemeentelijke organisatie van Diemen is de daadwerkelijke uitvoering van de herinrichting van de buitenruimte in 2009 overgedragen aan de lijnorganisatie en is de status van Berkenstede als project beëindigd. In dit proces is aantoonbaar sprake van lerend vermogen. Achteraf is intern geconstateerd dat de kwaliteit van het bestek en de werktekeningen van het hiervoor ingehuurde bureau te wensen over lieten. De lijn is nu bij aanbestedingen voor werken dat de gemeente bij de specificatie van de inkoopbehoefte zwaarder laat wegen of een uit te nodigen partij reeds ervaring heeft met vergelijkbare werken. In het geval Berkenstede was de gemeente te veel afgegaan op goede referenties van de betrokken landschapsarchitect terwijl dat om andersoortige werkzaamheden ging.

Rolinvulling van de raad De raad heeft in dit project vooral invulling gegeven aan de kaderstellende rol. In 1998 stemt de raad in met het masterplan Berkenstede; in 2002 heeft de raad geen bedenkingen bij de samenwerkingsovereenkomst en aan het einde van datzelfde jaar 2002 voteert de raad krediet voor het project (dat is gedekt door verkregen subsidie). De raad heeft niet actief gecontroleerd of bijgestuurd gedurende het projectverloop. Dit valt toe te schrijven aan de aard van het project en de positie van de gemeente. Uit onze analyse blijkt dat daar drie factoren voor aan te wijzen zijn: / / /

de gemeente liep geen financieel risico en had met De Key een krachtige trekker (die staat voor hoge kwaliteit, realisatieambitie en die beschikte over ruime financiële middelen) het project voorziet in een behoefte die breed is erkend (namelijk het voorzien in een ruim aanbod voor huisvesting van en zorg aan ouderen in de gemeente Diemen) de bouw van het zorgcentrum is minder omstreden in de buurt dan bijvoorbeeld Catalpa, zo leidt de rekenkamer af uit gehouden interviews. Bezwaren die waren zijn adequaat opgepakt door hierop direct (en zo nodig bij mensen thuis) te reageren. Ook De Key en Cordaan konden veel vrees wegnemen. Dit komt mede doordat veel belanghebbenden het vooruitzicht hadden van betere huisvesting tegen eenzelfde huurprijs.

De relatie tussen raad en college valt te kenschetsen als een wederzijds ‘geen bericht is goed bericht’.


4.4 / Beoordeling In de onderstaande tabel staat de toetsing van casus Berkenstede aan de hiervoor gestelde normen. Tabel 4.1: Uitvoering interne sturing in de praktijk (sturing en controle) Norm: a

b

c

d

Beoordeling:

de raad heeft vooraf duidelijke kaders voor het project geformuleerd, waarin minimaal een projectdefinitie, een probleemanalyse, het doel en de beschikbare (financiële) middelen staan aangegeven. Daarnaast staat aangegeven aan welke door de raad vastgestelde doelstelling het project moet bijdragen en welke alternatieven zijn overwogen. De geformuleerde doelen zijn toetsbaar (meetbaar, specifiek en tijdgebonden) geformuleerd. Tot slot is aangegeven binnen welke (financiële) bandbreedte het project uitgevoerd dient te worden.

de door raad opgestelde kaders zijn uitgewerkt in een specifieke opdrachtomschrijving, waarin minimaal staat vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, welke verantwoordelijkheidsverdeling van toepassing is en welke acties ondernomen dienen te worden. Daarnaast dient deze opdrachtomschrijving duidelijk te maken welke mijlpalen het project bevat en wanneer de raad geïnformeerd moet worden over de voortgang. Tot slot dient hier een omschrijving van de planning, scope en een financiële raming in te staan. de specifieke opdrachtomschrijving bevat een risicoinventarisatie waarin is aangegeven welke risico’s met het project gemoeid zijn en welke beheersmaatregelen zijn ingesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van een risicoclassificatie, waarbij de kans en de impact van de risico’s als uitgangspunt zijn genomen. raad en/of college ontvangen tussentijds en achteraf periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal eventuele knelpunten, dreigende budget- en termijnoverschrijdingen en de mate van doelrealisatie zijn opgenomen.

Niet van toepassing / voldaan. De gemeente heeft weliswaar initiatief genomen om partijen bij elkaar te brengen, maar Diemen is niet de trekker van het project Berkenstede. Een projectplan was dus niet nodig.

De raad heeft kaders gesteld door in te stemmen met het masterplan, geen bedenkingen te hebben bij de samenwerkingsovereenkomst en krediet te voteren. Niet van toepassing / voldaan. Zie boven

Niet van toepassing. De (financiële) risico’s in dit project liggen voornamelijk bij De Key.

Beperkt voldaan. De gemeente participeert in de stuurgroep en projectgroep. De interne afstemming vindt vooral plaats tussen projectwethouder en projectleider. In dit project is niet gewerkt met periodieke, schriftelijke voortgangsrapportages. De raad heeft vooraf niet zijn informatiebehoefte bepaald.



b

c

d

Beoordeling:

het projectplan maakt inzichtelijk welke externe partijen en beoogde doelgroepen in beeld zijn, hoe deze partijen betrokken zullen worden en hoe naar deze partijen gecommuniceerd dient te worden;

de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht (afdelingshoofd of verantwoordelijke) heeft vooraf een contract of opdrachtomschrijving opgesteld waarin minimaal staat vastgesteld wat de externe partij moet leveren (SMART geformuleerd), welke budget hij hiervoor krijgt en binnen welke termijn hij dit moet leveren; de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht draagt er zorg voor dat hij periodiek op de hoogte blijft van: ix.


x.


xi.


xii.



Voldaan. Betrokken partijen hebben een intentieverklaring en een samenwerkingsovereenkomst getekend. Daarin zijn concrete afspraken gemaakt over taken en bevoegdheden. Voldaan. Zie boven.

Voldaan. Vanwege de regelmatige overleggen tussen de projectgroep en de stuurgroep kwamen problemen vroegtijdig aan het licht. De Key was in organisatorisch, inhoudelijk en financieel opzicht de trekker. Zij nam die verantwoordelijkheden ook.

Beperkt voldaan. In 2006 is de voortgang van het nieuwe woonzorgcentrum aan de raad gepresenteerd. Dit is in de periode 2003 – heden het enige moment dat de raad expliciet is geïnformeerd. De raad heeft hier ook niet verder om gevraagd. Tussen de ambtelijke organisatie (projectleider) en het college (projectwethouder) vond regelmatig contact plaats zowel binnen de projectorganisatie als via regulier en incidenteel overleg.


Bijlage 1. Bronnen Datum interview

Naam

Functie

27 september 2011

dhr. R. van Veen

Coördinator team projecten

19 oktober 2011

dhr. M. Cornelissen en dhr. R. van Veen

Afdelingshoofd ruimte en coördinator team projecten

19 oktober 2011

dhr. M. Cornelissen en mevr. L. Kleijbeuker

Afdelingshoofd ruimte en projectmanager

19 oktober 2011

dhr. M. Cornelissen en dhr. C. Struik

Afdelingshoofd ruimte en directievoerder herinrichting buitenruimte Berkenstede

19 oktober 2011

mevr. L. Fels

Oud ontwikkelaar De Key

26 oktober 2011

dhr. L. Scholten

Wethouder

26 oktober 2011

dhr. B. Sijmonsbergen

Projectontwikkelaar Dura Vermeer

26 oktober 2011

mevr. M. Hagedorn

Gebiedsontwikkelaar De Key

17 november 2011

Ronde tafelbijeenkomst met raadsleden

Raadsleden en griffier plus de Coördinator team projecten en het afdelingshoofd Ruimte als toehoorders

Documenten

Datum

Ambtelijk samengesteld dossier Plantage de Sniep (dit en hierna te noemen dossiers bevatten raads- en collegevoorstellen, verslagen en notulen van overleggen, documenten binnen de projectorganisatie en andere documenten met een status binnen het betreffende project)

Ontvangen: derde week september

Ambtelijk samengesteld dossier Catalpa


Ambtelijk samengesteld dossier Berkenstede


Interne memo: organisatorische maatregelen sturing en controle van Ruimtelijke Projecten

1 september 2010

Leidraad Projectmatig Werken in Diemen en bijbehorende werkboeken

2005

Nota aanbestedingsbeleid gemeente Diemen 2008-2009

April 2008

Risicoanalyse Plantage de Sniep (Ernst & Young)

1 juni 2010

Besturingsfilosofie ‘Koers op kwaliteit’

December 2008

Budgethoudersregelingen 2009 respectievelijk 2011 gemeente Diemen

Maart 2009 respectievelijk ongedateerd voorstel


Onderzoeksrapport. Sturing en beheersing van grote projecten

Recommend Documents