Projectaanvraag grote projecten Contactpersoon Projectenbureau: Dick Bouman E-mail en telefoon:
[email protected] 030 606 9430
Met onderstaande informatie en bijlagen heeft u de belangrijkste informatie die nodig is om een aanvraag in te dienen voor een groot project (vanaf € 25.000) bij Aqua for All.
Grote projecten Wanneer organisaties en bedrijven een project met een water en sanitatiebudget van meer dan €25.000 indienen, wordt deze in de procedure voor ‘grote projecten’ opgenomen. Anders dan bij de procedure voor kleine projecten, kunnen grote projectvoorstellen gedurende het gehele jaar worden aangereikt. In de regel wordt verwacht dat de helft van het budget door de indiener wordt ingebracht. Deze eigen bijdrage bestaat meestal uit particuliere fondsen. In sommige gevallen kunnen ook personele inzet en andere in kind bijdragen worden meegeteld. Aqua voor All kan wel ondersteuning bieden bij het vinden van additionele financiering. Zo biedt de campagne Wandelen voor Water (zie ook: www.wandelenvoorwater.nl) u bijvoorbeeld de mogelijkheid om samen met Aqua for All een fondsenwervende actie op te zetten. Aqua for All ondersteunt projecten op de vier volgende thema’s: 1. Watsan /directe armoedebestrijding Verreweg het grootste gedeelte van de projecten die Aqua for All ondersteunt zijn (gecombineerde) drinkwater en sanitatie projecten die direct bijdragen aan MDG 7 target 10 (zie bijlage 3). 2. Nieuwe Sanitatie Met de term nieuwe sanitatie worden alle vormen van sanitatie bedoeld anders dan eenvoudige latrines en watergespoelde toiletten met aansluiting op een gemengd riool of beerput / septic tank, met mogelijk hergebruik voor bijvoorbeeld agrarische doeleinden. 3. Regenwater en waterconservering Projecten gericht op het opvangen en vasthouden van regenwater als drinkwatervoorziening of om grondwateropslag aan te vullen met daaraan gekoppelde drinkwaterwinning. 4. Business development en Appropriate Technology Aqua for All kan opstart subsidies verlenen aan interessante businessplannen voor ‘the bottom of the pyramid’. De nadruk ligt op technieken die passend zijn bij de lokale situatie en die ter plaatse kunnen worden gemaakt en gerepareerd.
Project indienen Als u een groot project wilt indienen, volgt u dan het onderstaande stappenplan en lees de daarin genoemde documenten, die als bijlage in dit dossier zijn opgenomen, zorgvuldig door . Stappenplan Stap 1 U doet een check op de drempelcriteria (bijlage 1). Alleen als uw project en betrokken organsiatie in grote mate aan deze criteria voldoen kan de projectaanvraag in behandeling worden genomen. Stap 2 U stuurt een bestaand projectvoorstel of een korte projectschets naar Aqua for All voor een eerste beoordeling. Geef daarbij aan of uw project en uzelf aan de drempelcriteria voldoen en geef een toelichting als dit niet zo is. Neem ook bijlage 3 over MDG 7 door en reflecteer op de passendheid van uw voorstel bij deze doelstelling. Stap 3 U hoort zo snel mogelijk of Aqua for All vertrouwen heeft in de haalbaarheid van uw projectvoorstel en of het zinvol is om de aanvraag verder uit te werken. Stap 4 U stuurt een uitgewerkte projectaanvraag in samen met een ingevuld Summary Information Sheet (bijlage 4). U houdt daarbij rekening met de door Aqua for All gehanteerde beoordelingscriteria (bijlage 2). Stap 5 Eventueel wordt uw voorstel samen met een expert van Aqua for All nog verbeterd of verduidelijkt. Stap 6 Aqua for All beoordeelt uw projectaanvraag aan de hand van de genoemde beoordelingscriteria. Daarvoor wordt advies ingewonnen bij twee leden van de onafhankelijke Project Selectie Advies Commissie van Aqua for All. Dit duurt 2 tot 4 weken. Stap 7 U ontvangt bericht over de uitkomst van de beoordeling. Dit kan zijn een gemotiveerde afwijzing, een goedkeuring of een goedkeuring onder voorwaarden. Bij goedkeuring wordt er een contract opgesteld waarin alle afspraken worden vastgelegd. Stap 8 U ontvangt het door Aqua for All getekende contract in tweevoud, inclusief de algemene voorwaarden (bijlage 5) en stuurt één door u getekend exemplaar retour. Stap 9 U doet een schriftelijk betalingsverzoek bij Aqua for All voor de 1e betaling zoals in het contract afgesproken. Dit bedrag wordt zo snel mogelijk betaald. Stap 10 Nadat de door u opgestelde inhoudelijke en financiële eindrapportage van het project wordt goedgekeurd door Aqua for All wordt op basis van werkelijke kosten de laatste betaling gedaan.
Bijlage 1: Drempelcriteria Deze lijst geeft de drempelcriteria die door Aqua for All worden gehanteerd. U kunt de lijst gebruiken om te bekijken of uw project geschikt is om in te dienen bij Aqua for All. Aanvrager 1. Bent u een in Nederland geregistreerde rechtspersoon (stichting, organisatie of bedrijf)? Individuen kunnen geen project indienen. 2. Bent u bereid om de begeleiding van het project op u te nemen? Inclusief opstellen van een goed voorstel, begeleiding van de lokale partner, gedegen inhoudelijke en financiële rapportage en waarborgen v/d duurzaamheid. 3. Heeft u voldoende kennis van water en sanitatie? Voldoende kennis om het project te begeleiden en eventuele adviezen van Aqua for All experts te kunnen implementeren. 4. Heeft u voldoende kennis van de lokale situatie? Bent u goed bekend met het land / de regio waar het project plaatsvindt, de lokale partner en de specifieke situatie? 5. Kunt u instaan voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de lokale uitvoerende organisatie? Hieronder vallen ook maatregelen om corruptie te minimaliseren 6. Kunt u zorgdragen voor de inbreng van de helft van het budget via A4A? Aqua for All hanteert het zogenaamde verdubbelingprincipe. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken. Projectvoorstel 7. Vindt uw project plaats in een ontwikkelingsland? Landen als China, Rusland en Turkije komen niet in aanmerking. 8. Is het project gericht op de allerarmsten op het platteland of in sloppenwijken? De focus van Aqua for All is gericht op deze doelgroep. 9. Gaat het budget voor het grootste gedeelte naar een fysieke investering voor water en/of sanitatie voorzieningen? Bijvoorbeeld een put of latrines. Projecten die zich alleen richten op workshops en trainingen komen alleen na overleg met Aqua for All in aanmerking. 10. Wordt de uitvoering door een partnerorganisatie in het betreffende land gedaan? Bijvoorbeeld een lokale NGO, school, kerk of bedrijf. 11. Ligt de ownership van het project in het betreffende land en is het voorstel op initiatief / met voldoende inspraak van de doelgroep tot stand gekomen? Hoe goed bedoeld ook, plannen die vanuit Nederland worden geïnitieerd en niet ontwikkeld en gedragen door de lokale mensen hebben weinig kans van slagen. 12. Is het project kostenefficiënt? Er wordt specifiek gekeken naar de investering per persoon. Gemiddeld gaan wij uit van ongeveer 10-15 euro per persoon voor water en eenzelfde bedrag voor sanitatie. 13. Is het budget niet lager dan € 25.000,- ? (indien het watsan budget lager is dan € 25.000,- maar hoger dan € 2.000, dan kan het project bij het KIOSK loket van Aqua for All worden ingediend).
Bijlage 2: Projectvoorstel en criteria Heeft u alle vragen in Bijlage 1 met ‘ja’ beantwoord dan kunt u een projectvoorstel indienen. Onderstaand vindt u een opsomming van de elementen die in het voorstel aan de orde dienen te komen. Tevens hebben we de criteria op een rijtje gezet waarop gelet wordt in uw projectvoorstel. Noodzakelijk op te nemen in projectvoorstel U kunt een voorstel schrijven of een bestaand voorstel gebruiken, maar het dient in ieder geval de volgende elementen te bevatten: • • • • • • • •
Context / voorgeschiedenis / locatie / kaart/ baseline informatie Beschrijving doelgroep, waarbij het precieze aantal begunstigden wordt vermeld Projectlogica (probleemstelling, keuzes, strategie, verwachte resultaten) Specificatie van de te realiseren faciliteiten, technische informatie, tekening, offertes etc. Duidelijk en overzichtelijk budget in euro’s Denk ook aan aandacht voor gender, duurzaamheid, milieu en capaciteitsopbouw Informatie over de aanvragende en uitvoerende organisaties Beschrijf de eventueel benodigde expertise voor de uitvoering van het project
Tenslotte vragen we u om een projectsamenvatting te geven in de Summary Application Sheet (bijlage 4 – ook in word format te vinden onder downloads).)
Beoordelingscriteria Bij de beoordeling van de definitieve projectaanvraag wordt gelet op een aantal criteria. Ter informatie staan deze hieronder zodat u er bij de aanvraag rekening mee kunt houden. Ook als een project voldoet aan alle criteria kan het worden afgewezen. Er is per jaar een beperkt budget beschikbaar. De criteria bij de beoordeling van water en sanitatieprojecten zijn: 1. Compleetheid en logica van de aanvraag en de gekozen strategie 2. Kwaliteit van het ontwerp (technisch, gebruiksgemak, aangepastheid aan de lokale situatie) 3. Bijdrage aan het 7e millenniumdoel (drinkwater, sanitatie) en aansluitend bij de daarvoor opgestelde criteria (zie bijlage 3) 4. Aansluiting van doelgroep bij Aqua for All focus (pro-poor) 5. Aantal begunstigden binnen de zogenaamde MDG-criteria (zie bijlage 3) 6. Investering per direct bereikte begunstigde 7. Aantal indirecte begunstigden binnen een periode van 5 jaar na projectafsluiting. Dat zijn de mensen die onder invloed van projectactiviteiten zelf hun water- of sanitatievoorziening gaan verbeteren (bijv. door de aankoop van huisfilters of het zelf aanleggen van latrines). 8. Capaciteitsopbouw en hygiëne voorlichting zijn beide geïntegreerd in het projectplan 9. Duurzaamheid van het resultaat: • Fysieke duurzaamheid • Ingesteld op mogelijke bevolkingsgroei en veranderende milieu-invloeden • Duidelijke afspraken over organisatie van beheer en onderhoud binnen lokale institutionele setting • Bekostiging van beheer en onderhoud • Ownership door lokale partij • Beperking mogelijke milieuschade door het project (o.a. drainage, grondwaterstandsdaling, erosie) 10. Evenwichtige betrokkenheid mannen en vrouwen (gender) 11. Meerwaarde voor Aqua for All (vernieuwing, expertisevraag, betrokkenheid watersector) 12. Capaciteit van Nederlandse aanvrager en lokale uitvoerende partij(en) 13. Inbreng van eigen bijdrage uit particuliere fondsen
Bijlage 3: Millenniumdoel 7 (MDG 7) In het jaar 2000 hebben 189 staatshoofden zich uitgesproken voor het behalen van 8 millenniumdoelen. Deze doelen zijn erop gericht de mensonterende achterstanden van grote groepen mensen in ontwikkelingslanden te verminderen. Het 7e millenniumdoel is gericht op een betere en duurzame leefomgeving. Dat doel is specifiek gemaakt door te streven naar een ‘halvering in 2015 ten opzichte van 1995 van het aantal mensen dat geen gebruik maakt van betrouwbare en duurzame drinkwater- en/of sanitatie voorzieningen’ (target 10) en op ‘een aanzienlijke verbetering van de leefomstandigheden van ten minste 100 miljoen bewoners van krottenwijken in 2020’ (target 11). Doelstelling Aqua for All Aqua for All heeft tot doel om de watersector te motiveren aan deze doelstellingen bij te dragen. Voor de periode 2006-2010 ontvangt Aqua for All 16 miljoen Euro van het Ministerie en probeert nog eens 12 miljoen Euro uit andere fondsen te verkrijgen. Met 28 miljoen Euro kunnen bijna 2 miljoen mensen worden voorzien van water of sanitatie. Rapportage-eis Om die bijdrage te leveren wil Aqua for All van haar projectpartners precies weten hoeveel mensen er met het geld van Aqua for All zijn bereikt. Maar dat is niet eenvoudig. Want het 7e millenniumdoel geeft eigenlijk aan dat mensen die al een goede voorziening gebruikten niet mee mogen tellen. Bovendien telt niet iedere voorziening mee en ook niet iedere gebruiker. Internationale criteria watervoorziening Bij het tellen van voorzieningen en mensen gebruikt Aqua for All de criteria die opgesteld zijn door het Joint Monitoring Programma van UNICEF en de Wereld Gezondheid Organisatie (WHO). Daarbij ligt de nadruk op toegankelijkheid, betrouwbaarheid en veiligheid. Verbeterde watervoorzieningen kunnen bestaan uit: • beschermde natuurlijke bronnen • afgedekte putten met (hand)pompen • waterleiding met (publieke) kranen • afgeschermde regenwateropvang Watervoorzieningen op basis van transport via tankers of waterverkopers tellen formeel niet mee. Net zo min als waterzuivering op het niveau van een huisgezin. Bovendien mogen gebruikers niet verder dan 1 km van het waterpunt wonen en moet er per persoon dagelijks minimaal 20 liter schoon water per persoon beschikbaar zijn. Over het algemeen kunnen niet meer dan 500 mensen gebruik maken van één handpomp of waterkraan. Toevoegingen Aqua for All volgt in grote mate deze criteria, maar met de volgende toevoegingen (punt 1 t/m 3 en beperkingen 4 en 5) 1. Huishoudfilters en water uit gecontroleerde watertankers tellen apart mee. 2. Wanneer mensen door een verbetering in een bestaand systeem toegang krijgen tot veilig drinkwater, terwijl dat voordien niet betrouwbaar of te weinig was, dan tellen de bereikte mensen naar rato mee. De omrekenfactor bestaat uit de verhouding tussen de deelinvestering en de investering die nodig zou zijn voor het gehele systeem. 3. Gerehabiliteerde systemen die voorheen onbetrouwbaar waren (in kwaliteit en/of levering) tellen volwaardig mee.
4. Indien er minder water beschikbaar is dan 20 liter per persoon, wordt het aantal bereikte mensen naar rato verminderd. 5. Van waterleidingsystemen wordt geëist dat het water een betrouwbare kwaliteit heeft of, als de kwaliteit niet kan worden gegarandeerd, er daarnaast ook huisfilters worden aangeboden voor drinkwater. 6. Voorzieningen voor dagscholen tellen apart mee Internationale criteria sanitaire voorzieningen Ook bij sanitatie gebruikt Aqua for All de criteria die opgesteld zijn door het Joint Monitoring Programma van UNICEF en de Wereld Gezondheid Organisatie (WHO). Verbeterde sanitaire voorzieningen zijn hygiënische voorzieningen op huishoudniveau waarbij sprake is van afgeschermde opslag of afvoer van afvalwater en menselijke uitwerpselen. De voorzieningen kunnen bestaan uit: • veilige latrines • ecosanitatie of • spoeltoiletten waarbij het afval(water) in een gesloten systeem wordt afgevoerd. Ook de toevoeging van een afvalwatersysteem en afvalwaterverwerking draagt bij aan het millenniumdoel, voor zover er eerder sprake was van onveilige en ongezonde situaties. Systemen gebaseerd op losse emmers tellen formeel niet mee, net zo min als onhygiënische publieke voorzieningen zonder toezicht. Bovendien geldt dat er niet meer dan 25 mensen gebruik kunnen maken van 1 (huis)toilet. Toevoegingen Aqua for All volgt in grote mate deze criteria, maar met de volgende toevoegingen: 1. Publieke toiletten tellen apart mee, als ze permanent toezicht hebben en dagelijkse reiniging; maar met een maximum van 25 gebruikers per eenheid en met gescheiden toiletten voor mannen en vrouwen. 2. Schooltoiletten tellen apart mee, maar alleen indien hygiënisch en met een maximum van 75 leerlingen per toilet en aparte toiletten voor meisjes. Wanneer aan bestaande toiletvoorzieningen een (gesloten) afvalwatersysteem wordt toegevoegd, tellen de bereikte mensen naar rato mee. De omrekenfactor is gebaseerd op de verhouding tussen de deelinvestering en de investering die nodig zou zijn voor het gehele systeem.
Bijlage 4: Summary information sheet A4A summary information sheet large projects Version 2 August 2009
(Required for application, next to original project proposal)
Project number
Will be filled in by A4A
This A4A summary information sheet is required for a funding application to A4A for budgets over € 25.000. Procedure, entry criteria and project criteria can be found on the A4A website. Apart from this summary information sheet, A4A should receive the original project proposal, a detailed (full) budget and, possibly, technical design report and drawings. This sheet is in English, to facilitate coresponsibility of a local partner. It is allowed to answer in Dutch. Please remain short in the description (it is a summary). Much emphasis is put on numbers of beneficiaries, number of facilities, budget break down and sustainability aspects. Part E and F are optional. For later reporting, contracted partners are requested to use the format of section B and C to report on progress, apart from their standard project reporting. This information is required for A4A to report to the main back-donor.
A. APPLICATION INFORMATION Date of application Project proposal (Title/date) Design report (Title/date) (optional) Other provided documents (optional) Is application part of a framework agreement with A4A? Have you submitted an application to A4A before? Please explain shortly. Have you submitted an application regarding this project to other funding org.? If yes, please explain who, for what and likeliness of funding To which extend do you fulfil the entry criteria (drempelcriteria)?
B. SUMMARY SHEET Name applicant (Dutch) Name local organisation(s) Title project (short) Country/location Main role(s) of applicant If project has infrastructural component; is this an improvement of existing scheme or new? Project Period (from.. to ..) Total nr direct beneficiaries (see C 1.1) Rural, peri-urban, small town Full project budget (€)
€
W&S related part of budget (€)
€
Requested support A4A (€) (including own contribution)
€
Budget distribution of full WatSan related part of budget (not only the A4A part) (this information can also be provided in a separate excel file) please redistribute ‘general costs’ percent wise over the 5 mentioned categories
General costs *
€
Budget distribution
Water supply Sanitation
Water Resources Management
Education, awareness raising
Capacity Dev. Training, Business development
Sub-total
€
€
€
€
€
€
Redistribution General costs *
€
€
€
€
€
€
Sub-Total
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
Budget distribution WatSanMan (see attachment) Percentage
Direct beneficiaries (see C1.1) Investment per actual beneficiary (€/capita) * If General costs are over 10% of total budget; please specify Other remarks
Short term (immediate) project objective(s) (SMART) Long term aim (intended impact) (SMART)
Short explanation for good understanding (50-100 words for use on website)
C. PME-FORM All questions need to be responded to, even if already responded elsewhere. This form is the basis for monitoring and evaluation during and after project implementation
C0. Base line information Present situation water supply (% of target group that has already access to improved water supply) Present situation sanitation (% of target group that has already access to improved sanitation) Other relevant base line info (health, water management etc)
C1.1 Information on beneficiaries (please consult explanationbelow) Water supply
Direct beneficiaries * Indirect beneficiaries * For sanitation: please specify how many people will have constructed their own improved facility at the end of the project without direct material support from the project Nr. Direct Beneficiaries that use facility permanently ** Nr. of pupils In case of day-school project
Rural (%) Nr. of livestock using facility Nr. Farmer families that use water for substantial irrigation
Sanitation
Water Resources management
Education, awareness raising
Capacity Dev; Business development
Explanation to Box C1.1 *
**
Direct is used in a very strict manner: only those who get the concrete improvement (drinking water and/or sanitation) directly from the project or have made latrines themselves, because the project has imposed that as a pre-condition for intervention. Indirect beneficiaries are people who are expected to take over latrine or well construction after demonstration (but without direct support from project), people reached by general education etc. In case of CLTS projects 1/3 of the assumed beneficiaries may be counted as direct, the other 2/3 as indirect. Non permanent or partial users are, for example, pupils/teachers from non-boarding schools, irregular user using the facilities on markets, bus stops, churches, community centres etc. For hospitals the nr. of beds is considered to be permanent.
C1.2 Information on MDG-beneficiaries (please consult explanation below) Water supply
Sanitation
Water Resources management
Nr. Direct Beneficiaries that fulfil formal MDG criteria, not counted under A4A support before * Reason for not fulfilling the MDG criteria
Explanation to Box C1.2 * Beneficiaries directly related to the project , that fulfil the MDG-criteria and use the facility permanently. This table summarizes the number of beneficiaries within MDG 7, as a result of project implementation. For reporting, A4A needs to know which of the beneficiaries can be counted as formal ‘MDGs’. The MDG criteria were defined as the best compromise between what is good and what is easily measurable at a large scale. They cannot, however, define what is the best solution in a certain place. Therefore, A4A’s support is wider than formal MDGs, and includes for example point of use systems (house filters), which do not fulfil MDG criteria, if the water is not taken from a protected source. The criteria also do not incorporate the real water quality. Some Governments may have stricter policies for walking distance and maximum users per facility, but in this Box we have to follow the international criteria: •
•
For Water supply the criteria say, that the direct beneficiary should have got access to an ‘improved/protected’ water supply within 1.000 m walk from the dwelling (but not spending more than 30 minutes for walking (there and back) and waiting) from which (s)he can get at least 20 litres/capita/day; whereas these criteria were not met before. An ‘improved/protected’ water source is piped water, borehole, protected dug well (lined and covered, with at least a hand pump), protected spring and rainwater collection from a rooftop or clean surface. Water, distributed by tanker or cart is not within the criteria. Also bottled water (and SODIS) is excluded, because it’s feared that unprotected water is used for food preparation etc.
Please be realistic in the calculation. An example: if a water point delivers 12 litre per minute, only 480 buckets of 20 litre can be filled during day light, which lasts 800 minutes on the average. Hence, the formal MDG cannot be higher than 480, even if the surrounding village has 1.800 inhabitants. •
For Sanitation, the criteria say that the direct beneficiary should have got access to a non-shared improved sanitation facility, whereas (s)he did not have before. ‘Non-shared’ means at household level, with the exception for boarding schools, hospitals, other boarding institutions and public latrines with constant supervision. ‘Improved sanitation’ means (ventilated) improved pit latrine with slab, composting toilet and/or (pour) flush without open drainage, all of which prevents direct contact with waste(water).
C1.3 Improved facilities
Type of facility
Quantity
Expected life span/Design period (years) Design population at end of life span Remarks
C2. Sustainability aspects C2.1a Division of roles and responsibilities for Operation and Maintenance and future monitoring C2.1b Institutional and organizational development (please make distinction between levels; describe capacity development) C2.2 Appropriateness technology C2.3a Beneficiary involvement in (future) management of operation and maintenance C2.3b Financial sustainability for Operation and Maintenance C2.4a Pre-Evaluation of possible impact of intervention on the environment (e.g. waste water; groundwater drawdown) C2.4b Pre-evaluation of possible impact of environment on project sustainability (e.g. climate change, decline ground water levels, water quality risks) C2.5 Dissemination and up-scaling potential and activities
Water supply
Sanitation/ Drainage / Treatment
Water Resources management
Nr. beneficiaries
Nr. beneficiaries
Nr. beneficiaries
C3. Risk assessment and preventive measures Risk
Importance
Preventive measures in proposal
C4. Supposed Added values for A4A C4.1 Innovative aspects of project, if compared to normal practice (Appropriate technology or in approach) C4.2 Perspectives for business involvement C4.3 Promotion of gender issues C4.4 Potential for Expert input from Dutch water sector for preparation, implementation or monitoring C4.5 Information activities to Dutch public (no. of people) C4.6 Other added values
C5. Monitoring and Evaluation Frequency review and impact surveys; by whom Main progress indicators
Methods of verification
D. CONTACT DETAILS (if already provided once, please fill in only the project specific info and changes)
Name applicant in the Netherlands residential address Street + No town Postal address (if different) Tele info E-info Contact person for this project (in NL)
Postal code
P.O. box town phone e-mail Web-site Surname st
Postal code fax
function
1 name
Initials
Phone
Mobile
m/f
E-mail Name sign-competent
Surname st
1 name Bank details (NL)
function Initials
Account Nr Address acc holder Acc holder Bank Address If bank outside the Netherlands (IBAN for Euro country;otherwise Swift) IBAN Code SWIFT Currency Other info
Type organization Reg. Nr. chamber of commerce Name Local organisation residential address
City of Reg.
street
Nr.
town
Postal code
Country Postal address (if different)
m/f
P.O.Box town
Postal code
Tele info
phone
fax
E-info
e-mail
Website
Type organization Legal Registration Relation between applicant in the Netherlands and local counterpart?
E. CHECKLIST PROJECT INFORMATION (please check whether the original application is complete by using the check-list. Info can be in proposal or else in this A4A file. If information is missing; please add in last column if short or in last box if lengthy)
Yes Management summary Geographical info Socio-economic info Nr. Beneficiaries Type beneficiaries Problem/challenge analysis Stakeholder analysis Strategy/approach Beneficiary participation Overall aim Project objective Immediate project results Activities Capacity Building Needs
(Where?) See B
See B and C1
See B See B
See C2.1
Technical design Ownership assets Operation and maintenance Future running costs Cost recovery Gender aspects Environmental aspects Expected spin off Other impacts
See C2.2 and C2.3 See C2.3 See C2.3 See C4.3 See C4.4 See C4.5
Project organisation Description local organisation Description Dutch organisation Division of responsibilities Planning/phasing Monitoring and evaluation Reporting Progress indicators
See C5 See C5 See C5
Detailed budget Applicants contribution Beneficiary contribution Other donors
See A
Risk assessment Additional information
See C3
No
Explain (NA=Not applicable)
F. SPECIMEN OF BUDGET BREAK DOWN (€) (not obligatory for small projects; but recommended for complex projects) Table is not meant to repeat the original budget, but to summarize the division in the budget over different categories, which are relevant for a4a reporting to back donor. Table is also available in excel format.
In project country (in €)
Water Supply
Sanitation
Water Resources management
Water Supply
Sanitation
Water Resources manageme nt
Hygiene Education
Capacity & Business Developm
TOTAL WATSAN
Capacity & Business Developm
TOTAL WATSAN
Activity Activity Activity Activity General costs; redistributed over WATSAN headings* Total project costs in project country In the Netherlands (in €)
Hygiene Education
Activity Activity Activity Activity General costs; redistributed over WATSAN headings* Total project costs in the Netherlands Total Percentage distribution * If general costs are over 10% of project costs; please specify Additional information/ explanation
100%
Bijlage 5: Algemene Voorwaarden 1. Deze algemene voorwaarden regelen een aantal basisafspraken tussen de contractpartner en Aqua for All (hierna te noemen A4A). Uitgangspunt bij deze afspraken is het aanvraagdossier van de contractpartner. Indien in tegenspraak, dan zijn de rapportage afspraken in het specifieke contract leidend. 2. Omdat A4A voor financiering van projecten volledig afhankelijk is van (subsidie)bijdragen van derden is de volgende beperkende voorwaarde van kracht. Indien de aan A4A feitelijk toegezegde (subsidie)bijdragen onverhoopt niet of niet tijdig kunnen worden geïnd, dan behoudt A4A zich het recht voor om de bevoorschotting en/of afrekening van dit project te beëindigen dan wel tijdelijk op te schorten. Dit geldt ook als de door contractpartner toegezegde bijdrage van derden niet worden ingebracht. A4A informeert de eindbegunstigde binnen redelijke termijn als deze situatie zich onverhoopt voordoet. Verplichtingen na 2010 lopen hierbij een groter risico. 3. Op haar beurt informeert de contractpartner A4A binnen redelijke termijn, wanneer overeengekomen afspraken onvoldoende kunnen worden nagekomen wat betreft planning, uitvoering, rapportage en budget. 1 Formele toestemming is nodig bij majeure bijstellingen . Het niet nakomen van verplichtingen kan leiden tot een voortijdige ontbinding van deze overeenkomst en tot een naar redelijkheid terugvorderen van verstrekte middelen. 4. Contractpartner verricht zorgvuldige monitoring en voert voldoende financiële controle ten aanzien van haar eigen en betrokken uitvoerende organisatie(s), zodat een getrouw beeld van gebruik van A4A fondsen kan worden gegarandeerd. Contractpartner verplicht zich tot een inspanning, waarbij de duurzaamheid en het gebruik van de te realiseren drinkwater en sanitatievoorzieningen tot 10 jaar na aanleg redelijkerwijs kan worden verzekerd. 5. Contractpartner verstrekt ten minste jaarlijks een inhoudelijke en financiële verantwoording binnen een termijn van 4 maanden na afloop van de verslagperiode. Daarbij wordt het verslag van de uitvoerende organisatie(s) vergezeld van een toelichting/reflectie van de contractpartner. Rapportage formats kunnen worden opgevraagd bij A4A. In de verslaggeving dient minimaal een opgave te worden gedaan van het aantal aangelegde voorzieningen, het aantal mensen dat met deze voorzieningen wordt bereikt (per soort e voorziening) en het aantal mensen dat daarvan binnen de criteria van het 7 millenniumdoel past, en hoeveel spin-off er waarneembaar is en nog wordt verwacht. De verslaggeving dient aan te geven in welke mate is gewerkt aan de duurzaamheid van het gebruik, vooral middels capaciteitsopbouw, betrokkenheid begunstigden (gender specifiek), technologiekeuze, regelingen ten aanzien van onderhoud en de bekostiging daarvan en milieueffecten. In financiële verslaggeving zijn de inkomsten van A4A herleidbaar, zijn uitgaven gepresenteerd in relatie tot de oorspronkelijke begroting en zijn tabellen voorzien van een toelichting. 6. Betalingen kunnen alleen worden verricht na een schriftelijk betaalverzoek met het in het contract opgenomen betaalschema als leidraad. In principe kan een laatste betaling pas worden verricht na goedkeuring van de eindrapportage over de voorafgaande perioden (inhoudelijk en financieel). 7. A4A streeft naar een betrokkenheid van de Nederlandse watersector bij projecten. Contractpartner staat in principe open voor de inzet van (vrijwillige) professionals bij het project, welke invulling nader dient te worden geregeld. Voor specifieke expert input dient aanvrager een apart verzoek te doen. 8. Contractpartner zal aan A4A alle gelegenheid bieden voor de uitvoering van evaluaties en steekproeven, voor zover het de besteding van de gelden van A4A betreft. Bekostiging daarvan komt niet ten laste van het lopende projectcontract. 9. A4A en contractpartner zullen waar mogelijk elkaars betrokkenheid op een positieve manier uitdragen en daarbij de regels van zorgvuldigheid naleven. 10. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Klachten over de uitvoering van deze overeenkomst kunnen worden gericht aan de voorzitter van het bestuur van A4A (zie website).
1
Voorbeelden zijn overschrijding totaal budget, grote verschuivingen binnen de hoofdonderdelen van het budget (zeg >10%), verandering van projectgebied, vertragingen van meer dan enkele maanden
