Tips en aandachtspunten voor het indienen van een intentieverklaring/projectaanvraag
Uitgangspunten en doelstellingen van de sessie: Wat is een project? Inzicht in de projectfasen Basisonderdelen van een SoEprojectaanvraag Het probleem ontrafelen: waartoe dient dit project? Een wervend doel voor je project opstellen: achtergrond en technieken
Stel jezelf voor aan de hand van je hand (vijf zaken): naam, instelling, job, projectervaring… Schrijf een aantal meetbare, specifieke en positieve doelen neer Wat levert het jou op om deze doelen te bereiken? Wat gebeurt er als je je doelen niet haalt? Zijn er negatieve gevolgen?
“Een project is een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren.” (PMI, PMBOK1996) SoE-projecten zijn samenwerkingsprojecten binnen de Associatie KU Leuven en de CVO’s verbonden aan het Expertisenetwerk School of Education • Met een demonstratieve kracht; • Die duurzame resultaten nastreven; • Die op een innoverende manier een meerwaarde voor de lerarenopleidingen binnen het expertisenetwerk SoE nastreven; • Of die duidelijk zichtbaar belangwekkende inzichten en/of aanpakken implementeren in de lerarenopleidingen.
Prioriteiten werden samengebundeld in vijf actieterreinen:
Opleiding en opleidingsinnovatie Interne en externe kwaliteitszorg Navorming Onderzoek Infrastructuur;
Kernprojecten: vanaf 2013-2014 niet meer, wel eventueel nadien mogelijkheid van prioritaire thema’s.
Opstart
Doelstelling Strategie Waarom
Planning
Wat Wie Wanneer Hoe Intentieverklaring/ projectaanvraag: PROJECTCHARTER + PROJECTPLAN
Uitvoering
Hoe Opvolging Bijsturing
Afsluiten
Afronding Feest
Geef voorbeelden van wat goed ging in projecten waarbij jij betrokken was. Wat maakte deze projecten succesvol?
16%
53%
Why Projects Succeed
31%
Why Projects are
Why Projects Fail
Challenged 1. Lack of User Input
12,8%
1. Incomplete Req’s
13,1%
2. Exec. Mgmt. Support 13,9%
2. Incomplete Req’s
12,3%
2. Lack of User Involv.
12,4%
3. Clear requirements
3. Changing Req’s
11,8%
3. Lack of Resources
10,6%
1. User Involvement
15,9%
13,0% 9,6%
4. Lack of Exec. Support 7,5%
4. Unrealistic Expectations9,9%
5. Realistic Expectations 8,2%
5. Techn. Incompetence 7,0%
5. Lack of Exec. Support 9,3%
6. Smaller Milestones
7,7%
6. Lack of Resources
6. Changing Req’s
8,7%
7. Competent Staff
7,2%
7. Unrealistic Expectations5,9%
7. Lack of Planning
8,1%
8. Ownership
5,3%
8. Unclear Objectives
8. Didn’t need any longer 7,5%
4. Proper Planning
6,4%
5,3%
9. Clear Vision & Object. 2,9%
9. Unrealistic Timeframes4,3%
9. Lack of IT Mgmt.
10. Hard work/Focused
10. New Technology
10. Technology Illiteracy 4,3%
2,4%
4,3%
Source: The Standish Group Project Leadership Conference Chicago Presentation, June 1995
6,2%
Motivatie
Visie
Beide moeten van bij de start aanwezig zijn
Naam van project Wie? Projectmanager en team bepalen Wat? In vijf zinnen korte samenvatting Vijf thematische blokken: uitdieping van ‘wat’ Beginanalyse/probleemstelling Situering en innovatief karakter Doelstellingen Haalbaarheid Beknopt actieplan
DUIDELIJKE FORMULERING/AFBAKENING VAN HET PROBLEEM: MOTIVERING/WAAROM
Aanleiding voor het project: vertrekpunt De vragen/problemen waarop het project een antwoord wil bieden De discrepantie tussen de huidige en de gewenste situatie
Techniek: 5x Waarom
Brainstormtechnieken: twee interessante boeken Creativiteit. Hoe? Zo! (I. Byttebier)
• Six Thinking Hats (E.De Bono)
The White Hat The White Hat calls for information known or needed. The Yellow Hat The Yellow hat symbolizes brightness and optimism. The Black Hat The Black hat is judgment—the devil’s advocate or why something may not work.
The Red Hat The Red Hat signifies feelings, hunches, and intuition. The Green Hat The Green hat focuses on creativity: the possibilities, alternatives, and new ideas. The Blue Hat The Blue Hat is used to manage the thinking process.
• Noodzakelijk
maar dikwijls overgeslagen • Definitie van probleem of opportuniteit ◦ 5 x Waarom?
◦ Nadruk op ‘oorzaak’/vertrekpunt, niet op ‘oplossing’ • Keuze
van op te lossen ‘deelproblemen’
WAT BESTAAT ER AL? WAAR LIGT INNOVATIE?
Opsommen van soortgelijke initiatieven (refereren!) Aangeven hoe het eigen project zich hiertoe verhoudt én het innoverende karakter aangeven Situering binnen beleidskader School of Education: http://schoolofeducation.eu/centraal/structuur-enorganisatie
Hoe vind je andere projecten?
Website SoE OnderwijsOntwikkelingsFonds Associatie KU Leuven (OOF) http://associatie.kuleuven.be/onderwijs/oofinfo/projecten Praktijkgericht Wetenschappelijk Onderzoek (PWO) Eigen instelling Partnerinstellingen binnen de SoE en daarbuiten VLHORA, VLOR, … Nederland Literatuur Departement onderwijs
DOEL die het project zal realiseren
Doelstelling is een duidelijke omschrijving van het toetsbare, evt. zichtbare resultaat op het einde van het project. Algemene en concrete doelstellingen (concrete output, toetsbare eindresultaten)
Techniek: SMART + ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
Specifiek Meetbaar Aanvaard Realistisch Tijd + Positief verwoord
SCOPE: wat maakt deel uit van het project en wat niet wat zijn de grenzen van het project IN versus OUT (tijdens/na project)
RISICO-ANALYSE: techniek ◦ Stap 1: bepaal de risico’s: brainstorm ◦ Stap 2: Risico-analyse: kans versus impact-matrix: weten waar je grote risico’s liggen KANS klein
IMPACT
medium
groot
klein
medium groot
◦ Stap 3: respons plan ontwikkelen: uitsluiten, verkleinen, transfer, plan B, aanvaarden ◦ Stap 4: impact op je projectplan
Brainstorm: wat zou ons kunnen beletten om vandaag met een tevreden gevoel naar huis te gaan? Stap 1: risico’s bepalen: als … dan … formulering Stap 2: analyseer impact (dan) en waarschijnlijkheid (als), stel risicomatrix op Stap 3: antwoorden formuleren, kostenbatenanalyse: hoe verhoudt de inspanning zich ten opzichte van de kosten? Wat zullen de voordelen zijn? Stap 4: impact op het actieplan
Projectnaam Beschrijving/korte samenvatting Projectmanager + partners Vertrekpunt/beginanalyse Doelstelling Beperkingen en voorwaarden: risicoanalyse/haalbaarheid
“If you fail to plan, you plan to fail.”
Tijd
Kosten
Kwaliteit
EEN GOEDGEKEURD ACTIEPLAN MET DAARIN: Mijlpalen Tijdsschema Verantwoordelijkheden: matrix
TECHNIEKEN: ◦ Mijlpalen: POST-IT proces ◦ Tijdsschema: GANTT-chart ◦ Verantwoordelijkheden matrix: RACI-schema
In kleine stukjes…. maar welke stukjes?
Efficiënte mijlpalen: • Tussentijdse resultaten, geen activiteiten •
Controlepunten in tijd en inhoud
•
Belangrijke beslissingen
•
Beperkt aantal (10 tot 15)
•
Leiden alle samen tot doelstelling
POST-IT proces: ◦ Start met de doelstelling = laatste mijlpaal ◦ Brainstorm over wat nodig is om doel te bereiken: één idee per post-it ◦ Groepeer de post-its in 10 à 15 clusters ◦ Omschrijf de mijlpalen ◦ Bepaal de sequentie: netwerk-diagram ◦ Evalueer het plan
Project Start
Communicatie en controle
• Visueel • Op 1 A4 • Sequentie • Overzicht • Bruikbaar voor opvolging Project Doelstelling
Verantwoordelijkheidsmatrix RACI:
Responsible (verantwoordelijk) Accountable (aansprakelijk) Consult (adviseert) Inform (informeren)
XLI: X= execute: voert werk uit L= leader: heeft leiding, is verantwoordelijk voor resultaat I= inform: moet informatie krijgen over deze taak
• X voert uit • L is verantwoordelijk
Menu bepaald Inkopen gedaan Diner bereid
XL L
X
X
XL
Diner beëindigd
X
XL
X
Afwas gedaan
L
X
X
X
de Va r de r Zo on Do 6 ja ch ar t W er 4 in ke jaa r lie r
M oe
XL 5
Menu bepaald Inkopen gedaan Diner bereid Diner beëindigd
L
1. Inspanning = mandagen
1X
2X
XL X XL
X
2
X
Afwas gedaan
3
L
X
X
2. Beschikbaarheid 3. Wachttijd
4. Gantt-schema ID 1
T a s k Na m e M e nu b e p aa l d
2
In k op e n g ed a a n
3
Di n er b e re id
4
Di n er b e ë i nd i g d
5
Afwas g e d aa n
03 Mar '03 M T W T
F
S
10 Mar '03 S M T W T
F
S
17 Mar '03 S M T W T
F
S
24 Mar '03 S M T W T
F
Timing
Gantt-chart: www.Ganttproject.biz Microsoft Project Excell-sheet www.tomsplanner.com
Algemene tips •Werk samen •Probeer je zoveel mogelijk mentaal te verplaatsen in de positie van de beoordelaar •Laat het projectvoorstel lezen door nietbetrokkenen •Kies een goede titel
Deadline intentieverklaring/projectaanvraag= 16 december 2013 Geen éénmalige inspanning
Bedankt voor jullie aandacht en medewerking!
Succes!
[email protected]
