Evaluatie uitwerking aanbevelingen Grote projecten Gemeente Heusden

Evaluatie uitwerking aanbevelingen ‘Grote projecten’ Gemeente Heusden

18 juni 2012 Rekenkamercommissie Heusden

1. Inhoud 1.

Inhoud ....................................................................................................................2

2.

Voorwoord .............................................................................................................3

3.

Inleiding ..................................................................................................................4

4. 4.1. 4.2. 4.3.

Conclusies en aanbevelingen .................................................................................6 Kaderstelling en SMART-formulering niet van toepassing ....................................6 Onvoldoende inzicht in de voortgang van majeure projecten ...............................6 Er kan beter en systematischer geformuleerd worden in begroting en beraps .....6

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

Hoe zou het kunnen? .............................................................................................8 Hanteer heel strak de fase indeling bij alle rapportages .......................................8 Hanteer eventueel een projectprogramma met diverse projecten ........................9 Extra aandacht voor de risico’s ............................................................................10 Zorg voor een programmabeheer van de majeure projecten ..............................10

6.

Aanvullende reactie van rekenkamercommissie Heusden ..................................11

7.

Bestuurlijke reactie ..............................................................................................13

8.

Nawoord rekenkamercommissie Heusden ..........................................................16

Bijlage 1: Bestudeerde nota’s en rapporten ...................................................................17 Bijlage 2: Projectsheets Majeure projecten ....................................................................18 Bijlage 3: Onderzoeksopzet: Evaluatie uitwerking aanbevelingen ‘Grote projecten’ Gemeente Heusden ........................................................................................................34 Bijlage 2: Checklist grote projecten voor de Raad (normenkader).................................40

H12.033 Evaluatie rapportages over majeure projecten

Pagina 2

2. Voorwoord De raadswerkgroep Grote projecten heeft aan de rekenkamercommissie gevraagd om een onderzoek te doen naar haar adviezen van 18 mei 2011. De rekenkamercommissie heeft deze vraag opgepakt en een onderzoek verricht naar de planning & controlcyclus en de behandeling van majeure projecten in informatie- en raadsvergaderingen. Het idee was dat de rekenkamercommissie dit zelf zou doen en Nol van Drunen heeft dan ook het onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek is begeleid door de andere leden van de rekenkamercommissie Heusden. In de laatste bespreking is Nol van Drunen als onderzoeker bij de overgebleven 2 rekenkamercommissieleden aangeschoven. Het zou een korte en krachtige evaluatie zijn die op één A4 gerapporteerd zou kunnen worden. In principe als u naar hoofdstuk 4 kijkt dan is er iets meer één pagina besteed aan de conclusies en aanbevelingen. De rekenkamercommissie heeft gezien dat er ontwikkelingen zijn in de lijn van het advies van de raadswerkgroep, maar is van oordeel dat het veel beter kan en veel beter moet gezien de risico’s die er kunnen zijn bij majeure projecten. Echter, als je als rekenkamercommissie vindt dat het beter moet, dan is het belangrijk om aan te geven hoe dat zou kunnen. Vandaar dat er in hoofdstuk 5 uitvoerig wordt ingegaan op wat de rekenkamercommissie precies bedoelt. Ook is bij het project ‘Geluidshinder A59’ aangegeven hoe de uitwerking had kunnen zijn. De rekenkamercommissie gaat er vanuit dat door deze concrete uitwerkingen er meer beeld ontstaat hoe het zou kunnen. We laten het natuurlijk aan de raad of zij vindt dat het op de voorstelde manier van de rekenkamercommissie dient te worden uitgevoerd of dat er door de raadswerkgroep nog een eigen uitwerking komt. Graag licht de rekenkamercommissie haar uitwerking toe aan de raadswerkgroep. Nadat de rapportage is opgestuurd aan het college voor een technische en bestuurlijke reactie is er tussentijds contact geweest met de organisatie. De vraag van de organisatie was of alle stukken voldoende waren doorgekomen daar zij zagen dat bepaalde onderdelen niet beoordeeld waren. Deze onderdelen zijn na afsluiting van het hoofdonderzoek onderzocht. De uitwerking van dit onderzoek vindt u terug in hoofdstuk 6 en kan gezien worden als een verwerking van de technische/ambtelijke reactie. De conclusies en aanbevelingen heeft dit tussenonderzoek niet beïnvloed. Vlijmen, 14 juni 2012 Drs. S. van Hout - Van Eck Vice-voorzitter rekenkamercommissie Heusden


Pagina 3

3. Inleiding Naar aanleiding van het rekenkameronderzoek ‘Sturing grote projecten’ uit september 2009 is er een raadswerkgroep geformeerd. Op 18 mei 2011 is deze raadswerkgroep met haar advies gekomen. De werkgroep heeft aangegeven dat er twee belangrijke projectinformatiestromen zijn naar de raad: 1. De reguliere planning en controlcyclus; 2. De informatie- en raadsvergaderingen. Bovendien gaf de werkgroep aan dat het advies niet met terugwerkende kracht hoefde plaats te vinden en dat ten tijde van het advies er 11 majeure projecten in de gemeente Heusden in uitvoering waren. Op verzoek van de raadswerkgroep Grote Projecten heeft de rekenkamercommissie Heusden een onderzoek Evaluatie majeure projecten uitgevoerd. Er is een onderzoeksopzet (zie bijlage 3) gemaakt wat er precies onderzocht moest worden en daarbij zijn de volgende onderzoeksvragen gesteld: Centrale vraagstelling De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Is er een volledig en op een voldoende niveau uitwerking gegeven aan aanbevelingen van de raadswerkgroep Grote projecten in relatie tot de aanbeveling van de rekenkamercommissie in haar rapport Grote Projecten van 2009?

Afgeleide onderzoeksvragen A. Afbakeningsvragen 1. Zijn er door de raad nog majeure projecten toegevoegd aan de 11 projecten die in mei 2011 zijn vastgesteld? 2. In welke stadium bevond zich ieder majeur project in mei 2011? 3. In welk stadium bevindt zich nu ieder majeur project? 4. Welke onderdelen dienen er per majeur project te worden getoetst gezien het stadium in mei 2011 en het huidige stadium? 5. In welke informatievergaderingen Bestuur en Beheer vanaf mei 2011 zijn er majeure projecten besproken?


Pagina 4

B. Toetsing van: kaderstelling, SMART-formulering en controle op afwijkingen 6. Is de kaderstelling juist uitgevoerd voor die majeure projecten waar dit van toepassing is geweest?1 7. Is de SMART-formulering voldoende uitgewerkt voor die majeure projecten waar dit van toepassing is geweest? 8. Heeft de raad voldoende inzicht (geld, organisatie, kwaliteit, informatie, tijdsplanning, resultaat en risico’s) gekregen in de voortgang van de majeure projecten waar dit van toepassing is? C. Verbeteringen 9. Op welke punten is er nog onvoldoende uitwerking gegeven en kunnen verbeteringen plaatsvinden?

Vervolgens is er een inventarisatie gemaakt wat er per project aangeleverd moest worden door de organisatie. Dit is per project verzameld en kunt u terugvinden in de projectsheets van bijlage 2. Dit is knip en plakwerk zodat er op eenvoudige wijze in korte tijd per project een totaal overzicht kwam. Daarna zijn de projectsheets (van bijlage 2) gerelateerd aan de vraagstelling en aan het normenkader dat uit het rapport van de rekenkamercommissie “Grote Projecten” is gehaald. In de volgende paragrafen vindt u de conclusies en aanbevelingen (3) en tenslotte een verdere uitwerking van de aanbevelingen (4).

1

Vraag 6 tot en met 9 is een conversie van de vragen die door de raadswerkgroep zijn gesteld. Op zich zijn de vragen 1 tot en 4 van de raadswerkgroep goede vragen, maar onderzoekstechnisch lastiger te onderzoeken omdat binnen een vraag direct al meerdere vragen gesteld worden en er hier en daar overlap aanwezig is tussen de vragen.

1

Vragen van de raadwerkgroep Vraag 1

2

Vraag 2

3

Vraag 3

4

Vraag 4

Vragen van de rekenkamercommissie Vraag 6 gaat in op eerste gedachte streepje m.b.t. kaderstelling; Vraag 8 gaat in op het eerste gedachte streepje m.b.t. verantwoording; Vraag 7 gaat in op tweede gedachte streepje Vraag 9 gaat in op derde gedachte streepje In de reikwijdte van het onderzoek wordt al aangegeven wat precies onderzocht wordt. Dus met de beantwoording van vraag 5, 6 en 7 wordt vanuit de onderzochte documenten een oordeel gegeven of aan de gestelde voorwaarden van de raadswerkgroep wordt voldaan. Vraag 8 van de rekenkamercommissie gaat hier vooral op in. Daarnaast geeft het normenkader en dus de checklist bij het rekenkamerrapport voldoende mogelijkheden om deze vraag te beantwoorden. Vraag 9 overlapt volledig de vraag van de raadswerkgroep.


Pagina 5

4. Conclusies en aanbevelingen 4.1. Kaderstelling en SMART-formulering niet van toepassing In de randvoorwaarden die de raadswerkgroep heeft aangebracht staat dat er geen hersteloperaties behoeven te worden uitgevoerd. Dat wil zeggen dat voor mei 2011 de status quo wordt aangenomen en dat vanaf mei 2011 de aanbevelingen van de raadswerkgroep uitgevoerd dienen te worden. Doordat er geen nieuwe majeure projecten zijn gestart sinds mei 2011 en ook doordat alle majeure projecten van voor mei 2011 dateren betekent dit dat de vragen 6 en 7 van de onderzoeksopzet (over de kaderstelling en SMART-formulering van het project) niet van toepassing zijn op de lopende projecten. De kaderstelling en de SMART-formulering vallen namelijk buiten de reikwijdte (mei 2011 tot mei 2012) van het onderzoek als het gaat over de projectkaderstelling en -doelstelling. Wel kan geconstateerd worden dat bij de begroting van 2012 er doelstellingen zijn geformuleerd voor dat jaar, maar dat deze doelstellingen zeker SMART’er geformuleerd kunnen worden. De doelstellingen die nu geformuleerd staan in de begroting zijn bovendien niet gerelateerd aan de fase van het project.

4.2. Onvoldoende inzicht in de voortgang van majeure projecten Indien de raad middels de voorjaarsnota’s, de beraps en de begrotingen geïnformeerd moet worden over de voortgang van de majeure projecten dan is de rekenkamercommissie van mening dat dit veel helderder en systematisch kan. Er wordt wel kort geformuleerd in de begroting wat er bereikt moet worden, maar een goede SMART-formulering is niet aanwezig. In de berap wordt een kort verhaaltje gegeven over de voortgang, echter de raad dient zelf te interpreteren of dit qua voortgang, geld, organisatie, kwaliteit, informatie, tijdsplanning, resultaat en risico’s in de pas loopt.

4.3. Er kan beter en systematischer geformuleerd worden in begroting en beraps Aanbeveling 1: Neem SMART-formulering op in de begroting met daarbij bestuurlijke mijlpalen In de begroting staat nu een verhaal, echter er kan heel concreet geformuleerd worden wat er betreffende een majeur project bereikt dient te worden in dat begrotingsjaar. Het betekent een SMART-formulering toepassen en het benoemen van bestuurlijke mijlpalen. Voor het project Geluidhinder A59 is hiervoor een aanzet/voorbeeld gegeven (zie pagina 13 en 14). De rekenkamercommissie is onvoldoende thuis in het betreffende project maar heeft een fictief voorbeeld gegeven.


Pagina 6

Belangrijk is ook dat precies aangegeven wordt in welke fase (initiatieffase tot nazorgfase) van het project gewerkt wordt met de tijdsfasering van die fase (bijvoorbeeld, realisatiefase: mei 2011 tot juni 2012). Tenslotte als we het project ‘geluidhinder A59’ bezien dan heeft de rekenkamercommissie het idee dat ‘de groencompensatie’ een apart deelproject dient te zijn, met alle fasen en alle elementen van projectbeheersing (resultaat, voortgang, geld, kwaliteit, organisatie, informatie en risico’s). Aanbeveling 2: Geef systematisch een voortgangsrapportage Over de voortgang wordt ook een verhaal gegeven. Volgens de rekenkamercommissie gaat het om concrete punten: voortgang, geld, kwaliteit, organisatie, informatie, resultaat en risico’s. De volgende vragen dienen beantwoord te worden: 1. Wat was het doel (dit jaar), ligt men voor, achter of op tijdschema? 2. Wordt nog steeds de afgesproken kwaliteit gerealiseerd of zijn er problemen? 3. Is de (project)organisatie qua omvang en deskundigheid nog steeds op orde? 4. Blijft men binnen budget of gaat men over het budget heen? 5. Krijgt de raad tijdig de juist informatie? 6. Zijn er bepaalde risico’s opgedoken die niet voorzien waren? Zo, ja welke beheersmaatregelen worden er genomen? In principe zou men op bovenstaande punten met een stoplicht, +/- symbolen of smilies kunnen rapporten, zodat de raad direct gealarmeerd is indien het sein op rood of de smilie treurig staat. Ook hier is bij het project Geluidhinder A59 een aanzet voor een uitwerking gegeven. Door het te systematiseren worden er geen elementen van de rapportage vergeten. Bij de verantwoording is het steeds belangrijk om de fase van het betreffende project aan te geven (zie pagina 13 en 14).


Pagina 7

5. Hoe zou het kunnen? In dit hoofdstuk wil de rekenkamercommissie verder inhoudelijk ingaan op de kaderstelling, SMART-formulering en voortgangsrapportages. Doordat de rekenkamercommissie inhoudelijk naar alle 11 majeure projecten heeft gekeken en gezien heeft dat deze majeure projecten toch ook weer verschillend van inhoud zijn, is het van belang specifiek hier voorstellen voor te doen.

5.1. Hanteer heel strak de fase indeling bij alle rapportages De gemeente heeft de volgende fase indeling van haar projecten: 1. Initiatief 2. Definitie 3. Ontwerp 4. Voorbereiding 5. Realisatie 6. Nazorg De rekenkamercommissie vindt dat van ieder (majeur) project bekend moet zijn in welke fase het betreffende project zich bevindt. Zowel bij de voorjaarnota en begroting als bij de beraps en jaarrekening. Aan het eind van iedere fase dient er iets opgeleverd te worden: 1. Initiatieffase: Wat wil de gemeente Heusden in globale zin gaan realiseren? (Voorbeeld: sporthal in Drunen, met 3 tot 5 zalen, nieuwbouw met een globale investering van 4 tot 6 miljoen euro en in het centrum, etc. ; er dient een bestemmingsplanwijziging te komen) Bij de initiatieffase dient de raad betrokken te worden. De raad bepaalt de koers. Dit kan bijvoorbeeld in een thema-avond of een informatievergadering. 2. Definitiefase: In de definitiefase wordt het plan van eisen gemaakt. Wat wil men precies realiseren tegen welke kwaliteit? Hier komt dus ook een onderbouwing en een uitwerking van het precieze aantal zalen met de onderbouwing van welke sporten er gebruik van kunnen maken. De sportzalen worden aangepast aan de sporten die plaatsvinden. Ook hier is de raad sterk bij betrokken en een thema-avond of informatievergadering kan hiervoor gebruikt worden. 3. Ontwerpfase In de ontwerpfase worden tekeningen gemaakt op basis van het plan van eisen over hoe het precies er uit kan zien. De raad dient op de hoogte te worden gebracht of de ontwerpfase de uitkomsten geeft conform het plan van eisen van de definitiefase. 4. De voorbereidingsfase De voorbereidingsfase gaat vooral over de aanbestedingen en de oprichting van een beheersorganisatie voor de realisatiefase. De raad dient op de hoogte te zijn van de voortgang. Loopt alles nog conform het plan van eisen en het ontwerp? H12.033 Evaluatie rapportages over majeure projecten

Pagina 8

Bovendien wordt alles uitgevoerd volgens planning. Zijn bepaalde risico’s die juist nu en in de realisatiefase gaan spelen? 5. Realisatiefase: In de realisatiefase dient de raad op de hoogte te zijn van of de realisatie conform planning en conform afgesproken kwaliteit wordt gerealiseerd. Zijn er nieuwe risico’s? 6. Nazorg: De raad dient op de hoogte te zijn of bijzondere zaken spelen bij de nazorg. Dus de rekenkamercommissie vindt dat de uitkomsten van de initiatieffase vooral binnen een informatievergadering van de raad aan de orde moeten komen. Ook het plan van eisen kan in een dergelijk vergadering besproken worden. In deze twee vergaderingen dienen in principe de kaders gesteld te worden, aanvankelijk globaal (initiatieffase) en daarna specifiek (definitiefase) ten aanzien van: 1. resultaat (wat is het uiteindelijke doel); 2. tijdsplanning (om te kunnen rapporteren over voortgang); 3. geld (om te kunnen rapporteren over onderschrijding of overschrijding budget); 4. kwaliteit (om te kunnen rapporteren of de afgesproken kwaliteit gerealiseerd wordt); 5. organisatie (om helder te hebben wie voor wat verantwoordelijk is); 6. informatie (welke informatiestromen vinden plaats, wie wordt wanneer waarover geïnformeerd?); 7. risico’s (inschatting van risico’s financieel, organisatorisch, juridisch, voortgang, kwaliteit). Als de kaderstelling heeft plaatsgevonden (initiatief- en definitiefase) dan kan het college via de planning en controlcyclus, de plannen per fase en resultaten per fase aangeven. Daarbij gaat het steeds om voortgang, geld, kwaliteit, organisatie, informatie en risico’s waarover gerapporteerd dient te worden.

5.2. Hanteer eventueel een projectprogramma met diverse projecten Het blijkt dat regelmatig een complex project uit meerdere deelprojecten bestaat (daarom is het ook zo complex). (In bijlage 2 ziet u ook dat sommige projecten niet in een bepaalde fase2 gedefinieerd kunnen worden. Soms hebben we de indruk dat er geen goede fase afsluiting is en soms lopen er verschillende deelprojecten door elkaar.) Bij een complex project is het belangrijk de verschillende deelprojecten goed te definiëren en daarbij wederom de verschillende fase te hanteren. Zo zijn er waarschijnlijk verschillende deelprojecten binnen het majeure project “Hart voor OudHeusden”. Maar ook kan het zijn dat een wijziging van een bestemmingsplan als een afzonderlijk deelproject wordt gezien en de werkelijke bouw als een ander deelproject. Door een apart deelproject te definiëren lopen verschillende fases niet door elkaar. Ook zal het deelproject regelmatig 2

De rekenkamercommissie heeft aan de organisatie gevraagd om aan te geven in welke fase de verschillende projecten verkeren, zowel in mei 2011 als in mei 2012. De rekenkamercommissie is van mening dat een project maar in één fase kan zitten. U ziet in bijlage 2 dat soms meerdere fasen zijn aangegeven. H12.033 Evaluatie rapportages over majeure projecten

Pagina 9

een andere projectorganisatie vragen, etc. Het majeure project wordt dan een programma met verschillende (deel)projecten; ieder (deel)project met zijn eigen planning, financiën, resultaat, etc. Er is een apart programmabeheer, dat zorgt voor de afstemming tussen de verschillende (deel)projecten.

5.3. Extra aandacht voor de risico’s Uit de bestudeerde stukken blijkt dat risico’s nauwelijks schriftelijk worden benoemd. Het blijkt wel dat er door de wethouder regelmatig mondeling meer risico’s worden geduid in de thema-avond, informatie- of raadsvergaderingen. Extra aandacht voor welke risico’s er zijn is erg belangrijk, omdat daarmee mogelijk verrassingen worden voorkomen en de raad ook kan vaststellen of ze bepaalde risico’s wel wil nemen. Van de andere kant kan de rekenkamercommissie zich voorstellen dat er over bepaalde risico’s niet openlijk maar vertrouwelijk wordt gerapporteerd. Door risico’s openlijk te rapporteren kan het soms zijn dat ‘slapende honden worden wakker gemaakt’ waardoor de risico’s juist gaan uitkomen. Een schriftelijke (vertrouwelijke)rapportage heeft voordelen; raadsleden die niet op de vergadering kunnen zijn worden ook geïnformeerd, een schriftelijke rapportage zal extra aandacht krijgen bij het opstellen daarvan omdat hierop gemakkelijker teruggepakt kan worden en de verantwoording over de risico’s is scherper.

5.4. Zorg voor een programmabeheer van de majeure projecten Doordat de rekenkamercommissie nu inzicht heeft gekregen in alle majeure projecten is er ook financieel gekeken naar deze projecten. Een globale inschatting geeft aan dat het hier om omvangrijke bedragen gaat, mogelijk tezamen 100 miljoen euro. Gezien deze omvang is het van groot belang dat niet alleen de afzonderlijke risico’s worden beheerst, maar ook de risico’s in samenhang. Optelling van risico’s van de verschillende majeure projecten kan extra alertheid geven. Ook kan het soms zijn dat het nadeel van het ene project juist een voordeel kan zijn voor een ander project (bijvoorbeeld vertraging bij het ene bouwproject kan voordelen geven bij de verkoop van huizen in een ander project). De onderbouwing van het benodigde weerstandsvermogen wordt hierdoor ook duidelijker. Dit zal zeker noodzakelijk zijn in deze tijd waarin aannemers failliet gaan en verkoop van huizen moeizaam gaan.


Pagina 10

6. Aanvullende reactie van rekenkamercommissie Heusden

Notitie Datum: Aan: Van: Betreft: CC:

29 mei 2012 College van Burgermeesters & Wethouders Rekenkamercommissie Heusden Reactie op aanvullende informatie

1. Inleiding Vandaag, 29 mei 2012, is de rekenkamercommissie benaderd naar aanleiding van de rapportage Evaluatie uitwerking aanbevelingen „Grote Projecten‟. Er zouden twee projecten zijn die extra aandacht hebben gekregen naar aanleiding van de aanbevelingen van de raadswerkgroep „Grote Projecten‟: Voorste Venne en Metal Valley. De rekenkamercommissie Heusden heeft het volgende gezien: a. Voorste Venne; er is een risicovolle en een risicomijdende variant. Er wordt gekozen voor de risicovolle variant, echter verder is niet duidelijk wat dit precies betekent. b. Metal Valley, in het raadsvoorstel staat bij risico‟s: er zijn geen risico‟s. Echter, het blijkt dat er toch een bijlage met verantwoording van risico‟s is bijgevoegd. Dit was de rekenkamercommissie niet opgevallen. Deze bijlage is alsnog bestudeerd en in deze notitie zijn de bevindingen hiervan terug te lezen. Daarnaast was er het nodige aangeleverd door de organisatie met betrekking tot de jaarrekening 2010, echter door een misverstand dacht de rekenkamercommissie dat dit al de vertrouwelijk informatie was, echter dit was de openbare informatie van de jaarrekening. Als extra is ook naar de vertrouwelijke toelichting bouwexploitatie gekeken van de jaarrekening 2010. 2. Metal Valey In het raadsvoorstel staan onder de paragraaf: Risico‟s, „Er zijn geen risico‟s verbonden aan dit voorstel.‟ Volgens de organisatie is er juist een bijlage bijgevoegd om de vragen van de raadswerkgroep „Grote Projecten‟ te beantwoorden. In de bijlage: Geschiedenis gewijzigde vaststelling bestemmingsplan Groenwoud I “Metal Valley” zijn drie punten uitgewerkt: - voorgeschiedenis; - financiële geschiedenis; - risico‟s In de voorgeschiedenis wordt aangegeven hoe de ontwikkelingen zijn geweest en wat de weg is geweest naar het bestemmingsplan dat op dat moment voor lag. De financiële geschiedenis geeft vooral aan welke kredieten de gemeenteraad van Heusden in het verleden heeft gegeven. De raad heeft 6 miljoen in totaal aan krediet verstrekt. De Babantsontwikkelingsmaatschappij (BOM) en Brabantse Herstructurering Bedrijfsterrein (BHB) staan voor een maximum van € 2 miljoen garant voor een derde van de exploitatie van de locatie Groenewoud Zuidwest. De belangrijkste bestuurlijke mijlpalen worden in een tabel genoemd. H12.033 Evaluatie rapportages over majeure projecten

Pagina 11

Onder het punt risico‟s wordt wederom gemeld „Er zijn geen risico‟s verbonden aan dit voorstel‟. Er zouden de normale financiële risico‟s zijn en de risico‟s worden gedeeld met BOM/BHB, ook bij positief saldo. Er worden daarna wel risico‟s genoemd, zoals langere termijn voor de uitgifte van grond in verband met recessie (er is al rekening gehouden met een langere termijn). Daarnaast zou er ook onverwachts zaken optreden tijdens het bouwrijp maken van de gronden. In het Noordelijke gedeelte is de bodemverontreiniging nog niet geheel in beeld. Conclusie van de rekenkamercommissie Heusden naar aanleiding van het bovenstaande: a. Door de bijlage wordt er een beeld gegeven aan de raad wat er rondom het project kan spelen en wat precies de geschiedenis is. Deze formatie geeft zeker meer inkijk. De rekenkamercommissie vindt dit dan ook een eerste uitwerking die de raadswerkgroep heeft bedoeld. De eerste stappen zijn gezet; b. In de bijlage wordt een aantal zaken benoemd maar de rekenkamercommissie denkt dat dit concreter zou kunnen. Er zouden geen risico‟s zijn (dan de normale gebruikelijke risico‟s bij dergelijke projecten). Echter, eigenlijk spreekt men zich tegen in diezelfde bijlage want door de recessie zouden de termijnen verder kunnen uitlopen. Ook was de bodemverontreiniging nog niet volledig in kaart. De vragen die hierbij gesteld kunnen worden zijn: Welke extra rentekosten en mogelijk afwaarderingskosten zouden er kunnen zijn als de gronden niet op de normale (al langere) termijn uitgegeven kunnen worden en welke kosten gaan gepaard met de mogelijk extra verontreiniging. Kan door de extra verontreiniging de voortgang van het project in gevaar lopen met de renterisico‟s van dien? 3.Vertrouwelijke toelichting op de jaarrekening bouwgrondexploitatie 2010. In deze vertrouwelijk toelichting worden regelmatig zaken genoemd met betrekking tot de complexe projecten, zoals Centrumplan Vlijmen, de Grassen, Geerpark, Poort van Heusden. Deze informatie is per complex project niet altijd helemaal overzichtelijk. Soms wordt er een overzicht per complex project gegeven en soms wordt er in de tekst aangegeven welke risico‟s een bepaald project heeft. Zeker is het lastig om de risico‟s naar de toekomst in beeld te krijgen. Volgens de toelichting zou de Poort van Heusden de grootste risico‟s met zich meebrengen indien dit bijvoorbeeld één jaar stageert. Conclusie van de rekenkamercommissie naar aanleiding van de vertrouwelijke toelichting op de jaarrekening bouwgrondexploitatie 2010: c. Er wordt veel informatie gegeven maar de rekenkamercommissie denkt dat het moeilijk is om de gewenst informatie per complex project uit deze toelichting te halen. Deze toelichting is natuurlijk ook niet bedoeld om alle risico‟s in beeld te brengen van alle complexe projecten. Dus rekenkamercommissie Heusden vindt dat dit beter per complex project gerapporteerd kan worden volgens een vast stramien. U ziet voorbeelden in de uitwerking in de rapportage.


Pagina 12

7. Bestuurlijke reactie Reactie op de RKC-evaluatie uitwerking aanbevelingen grote projecten

Voorgeschiedenis: In 2009 heeft de Rekenkamercommissie van de gemeente Heusden onderzoek gedaan naar de ‘sturing en beheersing van grote projecten in de gemeente Heusden’. De algemene conclusie was dat de gemeente Heusden haar projecten steeds beter stuurt en beheerst. De Rekenkamercommissie heeft destijds tevens een aantal suggesties gedaan ter verdere verbetering. In onze reactie op dat eerste rapport over de grote projecten heeft het college aangegeven te blijven werken aan het verder ontwikkelen en borgen van projectmatig werken. Aanleiding: Op 18 mei 2011 is er vervolgens een advies verschenen van de raadswerkgroep grote projecten. Het college heeft sinds die tijd invulling gegeven aan dat advies. Onlangs heeft de raadswerkgroep grote projecten aan de Rekenkamercommissie gevraagd om een onderzoek te doen met name naar haar adviezen van 18 mei 2011. In mei 2012 heeft de Rekenkamercommissie daartoe een brede ‘Evaluatie uitwerking aanbevelingen grote projecten gemeente Heusden’ uitgebracht. Hieronder treft u onze reactie op deze evaluatie aan. Inhoudelijke reactie: De Rekenkamercommissie geeft als belangrijkste conclusie aan dat zij ontwikkelingen heeft geconstateerd in de lijn van het advies van de raadswerkgroep. Anderzijds geeft de Rekenkamercommissie aan dat de informatievoorziening over de grote projecten verder verbeterd kan worden. Wij herkennen ons in dat beeld en vinden het positief dat de rekenkamercommissie onze inspanningen op onder andere de volgende punten op waarde inschat: in de begroting zijn doelstellingen geformuleerd; in de berap wordt de voortgang weergegeven; in een door de Rekenkamercommissie bestudeerd raadsvoorstel zijn punten uitgewerkt als: voorgeschiedenis, financiële geschiedenis, risico’s, belangrijke bestuurlijke mijlpalen3. De Rekenkamercommissie geeft aan dat deze informatie inderdaad meer inzicht geeft; 3

Dit is conform het advies van de raadswerkgroep van 18 mei 2011 waarin voorgesteld wordt in nieuwe raadsvoorstellen aan deze punten aandacht te besteden. Overigens had de raadswerkgroep grote projecten al in een eerdere fase aangegeven, het als testcase gebruikte raadsvoorstel ‘revitalisering De Voorste Venne’, verhelderend te vinden. In dit voorstel wordt ingegaan op: voorgeschiedenis, financiële middelen, risico’s, besluitvorming en planning.


Pagina 13

met betrekking tot de toelichting op de jaarrekening bouwgrondexploitatie concludeert de Rekenkamercommissie dat risico’s worden weergegeven, maar dat dat naar de smaak van de commissie niet altijd helemaal overzichtelijk gebeurt. Om op het element risico’s in te zoomen: risico’s worden benoemd in; raadsvoorstellen, begroting en jaarrekening. Verder wordt gewezen op de specifieke paragraaf weerstandsvermogen. Ook wordt het document met betrekking tot de bouwgrondexploitatie vertrouwelijk ter inzage gelegd. In dat document worden per grondexploitatie risico’s benoemd en bovendien is het document voorzien van een specifieke risicoparagraaf; kansen en bedreigingen. Naar aanleiding van dat overzicht bouwgrondexploitatie concludeert de Rekenkamercommissie vervolgens dat er veel informatie wordt gegeven, maar dat de commissie denkt dat het moeilijk is om de gewenste informatie per project uit de toelichting te halen. Het college leest in deze conclusie in feite de kern van de huidige stand van zaken: er zijn goede stappen gemaakt met betrekking tot het beheer en de informatievoorziening van de grote projecten. De raad krijgt behoorlijk veel informatie over de grote projecten. Anderzijds wordt de behoefte uitgesproken tot het verder verbeteren van de informatievoorziening rondom deze grote projecten. Het college spreekt dan ook de intentie uit de informatievoorziening verder te verbeteren. Daarbij valt bij een drietal punten het volgende op te merken: verhouding smart-kader – smart-rapporteren. De raadswerkgroep heeft aangegeven dat er geen “hersteloperaties” uitgevoerd hoeven te worden voor lopende projecten. Dit heeft als afgeleide dat als doelstellingen en kaders van lopende projecten destijds niet smart geformuleerd zijn, het vervolgens de vraag is in hoeverre hierover smart gerapporteerd kan worden; complexiteit van de projecten. De grote projecten van de gemeente Heusden zijn vaak complex; er is bij de majeure projecten vaak geen sprake van een standaard rechtlijnig-gefaseerd (implementatie)project maar veelal van complexe ontwikkelprojecten (bijvoorbeeld vanwege wijzigende omgevingsfactoren en een veelheid aan stakeholders). Het college wil deze complexe trajecten samen met de raad begaan en haar blijvend zorgvuldig over de grote projecten informeren; kwaliteit vs. format. Het is de vraag of verbetering vervolgens gezocht moet worden in formats of kostbare systemen o.i.d. Het college denkt veeleer aan verdere inhoudelijke verbeteringen. Het college heeft dan ook het streven de raad verder in positie te brengen voor zijn kaderstellende en controlerende taak door het verstrekken van informatie op het niveau van de raad. Het is naar onze mening niet direct voor de hand liggend om alle projectinformatie in één format te bundelen. Immers de volgende nuance dient aangebracht te worden:


Pagina 14

de BBV verplicht tot een paragraaf Weerstandsvermogen; de grondexploitatie zal vanwege de gevoeligheid een vertrouwelijk document moeten blijven; er wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen anders omgegaan met risico’s dan in de grondexploitatie (waarvoor voorzieningen worden gevormd). Over de wijze waarop verdere verbetering van de informatievoorziening over grote projecten vormgegeven kan worden, gaan wij graag in gesprek met de raadswerkgroep.

Samenvatting: Het college zal in lijn met de evaluatie van de rekenkamercommissie nader uitwerking geven aan de informatievoorziening betreffende de majeure projecten. Daarbij heeft het college het streven de raad zo veel mogelijk te faciliteren in haar kaderstellende en controlerende rol. Het streven is waar mogelijk en op het niveau van de raad, zo helder en smart mogelijk te informeren.


Pagina 15

8.

Nawoord rekenkamercommissie Heusden

De rekenkamercommissie is van mening dat de gemeente Heusden op de goede weg is maar dat het scherper kan. De rekenkamercommissie gaat ook voor de inhoudelijke verbeteringen en heeft met haar gedetailleerde uitwerkingen hieraan invulling gegeven. We willen graag even stil staan bij de laatste drie punten die het college aanstipt vlak voor de samenvatting. Smartformulering Natuurlijk zijn ‘hersteloperaties’ niet noodzakelijk. Het initiatief van het college om in de begroting per majeur project doelstellingen voor dat jaar te formuleren juicht de rekenkamercommissie zeer toe. De rekenkamercommissie vindt dat de doelstellingen in de begroting wel smart geformuleerd kunnen worden los van de smartformulier van het gehele project. Complexiteit van projecten De rekenkamercommissie ziet ook dat de organisatie moeite heeft met een goede fase indeling. Zij denkt dat een goede fase indeling erg belangrijk is omdat dit een betere beheersing van het project geeft. Wat volgens de rekenkamercommissie de oplossing kan zijn voor dit probleem is om waar nodig majeure projecten als een programma te zien waarin verschillende projecten met wel altijd een vaste fase-indeling zitten. Het programma heeft dan natuurlijk niet de gebruikelijke vaste fasering van een project. Het huidige majeure project Hart voor Oudheusden is volgens de rekenkamercommissie eigenlijk een programma waarin verschillende (deel)projecten zitten met ieder zijn eigen doorlooptijd en projectfasen. De (deel)projecten zitten ieder in hun eigen fase van voortgang, en het programma zit dan niet gelijktijdig in een voorbereidingsfase en uitvoeringsfase omdat twee verschillende deelprojecten hierin zitten. Format Het format dat de rekenkamercommissie bedoeld is vooral dat over alle items wordt gerapporteerd die relevant zijn en liefst in een vaste volgorde. Met items wordt bedoeld: voortgang, financiën, kwaliteit, risico’s, etc. Welke items dit moeten zijn kan in overleg met de werkgroep Grote Projecten worden bepaald. De rekenkamercommissie denkt daarbij in het geheel niet aan een kostbaar systeem, maar aan een vaste structuur van rapporteren waardoor de inhoudelijke informatie gestructureerd, op de juist plek en het juist moment ter tafel komt. Wij wensen de raad, het college en de organisatie veel succes met de verdere implementatie van de rapportages over de majeure projecten. Namens de rekenkamercommissie Drs. S. van Hout-Van Eck Vice-voorzitter


Pagina 16

Bijlage 1: Bestudeerde nota’s en rapporten

-

Rekenkamerrapport: Sturing grote projecten, september 2009. Handleiding, Projectmatig Werken, gemeente Heusden, november 2010. Advies raadswerkgroep grote projecten, 18 mei 2011 Begroting 2012 Berap 2-2011

Per majeure project: 1. Geluidshinder A59 Geen 2. Hart voor Oudheusden Raadsbesluit 1 november 2011 3. Operatie Hartje Vlijmen Raadsbesluit 27 maart 2012 4. Geerpark Geen4 5. Herontwikkeling van de Poort van Heusden Geen5 6. Programma Dillenburg Informatievergadering 26 april 2012 7. De Grassen Geen 8. Ontwikkeling gebiedsvisie Heusden Vesting Geen 9. Revitalisering Voorste Venne Informatievergadering 6 december 2011 Raadsvergadering 20 december 2011 10. Gebiedsversterking Oostelijke Langstraat Informatievergadering 23 november 2011 Raadsvergadering 20 december 2011 11. Herontwikkeling Groenewoud 1 Raadsvergadering 20 december 2011 Informatievergadering 25 april 2012

4 5

Er zijn wel collegebesluiten geweest echter dit is niet in de raads- of informatievergadering geweest. idem


Pagina 17

Bijlage 2: Projectsheets Majeure projecten

8

Geluidshinder A59

Algemene gegevens Portefeuille h. M. Buijs Start April 2008 Einddatum 31-12-2012 Mei 2011 Voorbereidingsfase Mei 2012 Realisatiefase Gegevens uit documenten 22-09-2011 Als gevolg van stagnatie is in juni 2011 in overleg met Berap 2-2011 RWS besloten de einddatum van het project te verplaatsen naar november 2011. Daarna is er brand ontstaan bij de leverancier van de panelen. Als gevolg daarvan kan november 2011 niet gehaald worden. De leverancier zal half oktober de productie weer gedeeltelijk kunnen opstarten. Het gevolg is dat het project waarschijnlijk pas in april 2012 afgerond kan worden. RWS is op de hoogte van deze situatie die overigens voor de gemeente geen financiële consequenties heeft.

Begroting 2012

Projectomschrijving Het -in overleg met Rijkswaterstaat- verminderen van de geluidshinder van de A59 (gekoppeld aan de ontwikkelingen rond de A59).

Beoogde resultaten 2012 Het project bevindt zich in de uitvoeringsfase. In 2012 worden de geluidswerende maatregelen gerealiseerd en wordt gestart met de groencompensatie.


Pagina 18

Suggestie en concretisering rekenkamercommissie 8

Geluidshinder A59

Algemene gegevens Portefeuille h. M. Buijs Start April 2008 Einddatum 31-12-2012 Berap Fase: Realisatiefase Start realisatiefase Einde realisatiefase

Item

Resultaat 6

Voortgang Geld

Organisatie Kwaliteit Informatie Resultaat Risico’s

Begroting

Maart 2011 (fictieve datum van rkc Heusden) 31 juli 2012 (fictieve datum van rkc Heusden)

- n.v.t.

+ + + + -

Toelichting afwijking Stagnatie en brand leverancier panelen Externe kosten. Risico Rijkswaterstaat. Extra inzet eigen personeel vanwege uitloop project.

Alleen in tijd loopt het project uit. Dit betekent dat onze interne projectleider langer met project bezig is. Inschatting extra uren 50. Kosten € 5.000,--

Fase project: realisatiefase Start realisatiefase: maart 2011 Einde realisatiefase: 31 juli 2012 Beoogde resultaten 2012 In 2012 zijn de geluidswerende maatregelen conform de afspraken d.d. ….. op 31 juli 2012 gerealiseerd langs heel A59 op het grondgebied van Heusden. (SMART-geformuleerd).

6

Alle termen en symbolen dienen goed gedefinieerd te worden. B.v. + is conform afgesproken afspraken. ++ is snelle of beter dan de afspraken, - is langzamer of slechter dan de afspraken, +/- is twijfelachtig/nog niet duidelijk. Organisatie gaat zowel om kwantitatieve als kwalitatieve bemensing. Risico’s gaat om financiële, juridische, organisatorische, kwalitatief/inhoudelijke, voortgangsrisico’s. Etc. H12.033 Evaluatie rapportages over majeure projecten

Pagina 19

Vanaf 31 juli 2012 wordt een start gemaakt met de realisatie(fase) groencompensatie zoals beschreven is in …. welke op …. gereed zal zijn (Dit kan specifieker maar de rekenkamercommissie weet niet precies wat het beoogde doel is en waar de groencompensatie plaatsvindt. In principe kan hiervoor een apart projectplan worden gemaakt, dus met alle fasen. Bijvoorbeeld: Initiatieffase: januari 2012 (globale definiëring); Definitiefase: maart 2012 (plan van eisen); Ontwerpfase: april 2012 (uitwerking plan van eisen); Voorbereidingsfase: juni 2012 (aanbesteding); Realisatiefase: november 2012 (uitvoering); Nazorgfase: december 2012). De rapportage in beraps van 2012 wordt vervolgens op twee elementen gegeven over het project de A59: 10. De geluidswering; 11. De groencompensatie. Wederom over: voortgang, geld, organisatie, kwaliteit, informatie, etc.


Pagina 20

43

Hart! Voor Oudheusden

Algemene gegevens Portefeuille h. M. Mulder Start 22-9-2009 Einddatum 31-12-2014 Mei 2011 Ontwerp-,Voorbereidings- of realisatiefase Mei 2012 Ontwerp-,Voorbereidings- of realisatiefase Gegevens uit documenten 21-09-2011 Het sociaal plan is vastgesteld door het college. Berap 2-2011 Procedureel staat vaststelling van het sociaal plan door de raad als kaderstelling gepland voor de vergadering van november 2011. Het sociaal plan is een uitwerking van de opgestelde sociale index en betreft vnl. de thema's leefbaarheid, overlast en jeugd. Elke activiteit, toevoeging, wijziging of verandering in Oudheusden wordt getoetst aan het sociaal plan.

Begroting 2012

Jaarlijks wordt de raad geïnformeerd over de stand van zaken van het uitvoeringsprogramma. Projectomschrijving Oudheusden wordt als landelijke kern gekenmerkt door een stadse problematiek. Deze problematiek is verwoord in de nota Hart! voor Oudheusden, waarin de ambities voor Oudheusden zijn beschreven. Het programma Hart! voor Oudheusden kenmerkt zich voornamelijk door aandacht voor en versterking van de sociale banden tussen de inwoners. Op basis hiervan is een sociale index ontwikkeld en nader uitgewerkt in een sociaal plan. Het sociaal plan is gekoppeld aan een uitvoeringsprogramma op de thema’s; leefbaarheid, overlast en jeugd en ingedeeld naar korte termijn (jaarprogramma), middellange termijn en lange termijn. Fysieke ingrepen zijn ondersteunend. Ook het wijk- en buurtgericht werken helpt mee initiatieven te benutten die de openbare ruimte betreffen. Belangrijk wordt de transformatie van de Kasteellaan tot woonservicezone, waarmee aan de kern een nieuw hart en identiteit gegeven wordt. Beoogde resultaten 2012 Het sociaal plan wordt naar verwachting eind 2011 als kaderstellende notitie aan de raad aangeboden. Het sociaal plan vormt het toetsingskader voor de maatregelen die tot verbetering moeten leiden. Het jaarlijkse uitvoeringsprogramma wordt in overleg met de sociale partners besproken in de regiegroep wijk- en buurtgericht werken. Hierdoor is zeker gesteld dat flankerend beleid en beleidsdocumenten onderdeel uitmaken van de te nemen maatregelen. Voor wat betreft het uitvoeringsprogramma 2012 valt te denken aan het herinrichten van de openbare ruimte tot


Pagina 21

Raadsvoorstel 1 november 2011

sociale ontmoetingsplaatsen, het instellen van zogeheten straatcontactpersonen, het verbeteren van de onderlinge contacten en het vergroten van betrokkenheid bij de leefomgeving. Voor de ontwikkeling van de Kasteellaan wordt momenteel de grondexploitatie opgesteld en zijn de voorzieningen gepositioneerd. De gesprekken met de Schakelring over het nieuwe zorgcentrum aan de Kasteellaan verlopen voorspoedig. Besluit: in te stemmen met het ‘ Sociaalplan Oudheusden’ als richtinggevend document voor handelen op sociaal en fysiek gebied in Oudheusden.


Pagina 22

49

Operatie Hartje Vlijmen

Algemene gegevens Portefeuille h. M. Buijs Start Eind 2004 Einddatum 2014 Mei 2011 Initiatieffase Mei 2012 Initiatief/ontwerpfase Gegevens uit documenten 13-07-2011 Nadat het gewijzigde Programma van eisen door de Berap 2-2011

Begroting 2012

raad op 10-5-2011 is vastgesteld zijn de onderhandelingen voortgezet. Verwacht wordt voor het einde van het jaar een "best and final offer" van de ontwikkelaars aan de raad voor te kunnen leggen. Projectomschrijving In het nieuwe centrum zullen wonen, winkelen en verblijven hand in hand gaan. Het Van Greunsvenpark, inclusief kinderdagverblijf, wordt harmonisch geïntegreerd in het nieuwe dorpshart. Beoogde resultaten 2012 De raad heeft het programma van eisen vastgesteld en een krediet van € 10 miljoen gereserveerd. In de raadsvergadering van 10 mei 2011 heeft de raad ingestemd met enkele -niet wezenlijkeaanpassingen van het programma van eisen. De aanbesteding van dit project vindt plaats op basis van een concurrentiegerichte dialoog. Ervan uitgaande dat in 2011 een realisatieovereenkomst tot stand zal komen, zal/zullen in 2012: - een stedenbouwkundig-, beeldkwaliteits-, groen-, verkavelings- en inrichtingsplan worden vastgesteld; - alle onderzoeks- en ontwerpactiviteiten rond verkeer, milieu, natuur en civiele- en cultuurtechnische aspecten worden afgerond; - een begin worden gemaakt met de minnelijke verwerving van de nog benodigde onroerende zaken; - worden gestart met het bestemmingsplantraject; - vooruitlopend op het bestemmingsplan een structuurvisie voor het centrumgebied worden vastgesteld. 2.7 Grondbeleid Bij het centrumplan Vlijmen is feitelijk meer sprake van een dorpsvernieuwingsproject dan van een bouwgrondexploitatie. In september 2009 heeft de gemeenteraad besloten een aanbestedingstraject voor de ontwikkeling van dit plan op te starten met een drietal projectontwikkelaars. Hierbij is aangegeven dat de gemeente bereid is tot een bijdrage van € 10 miljoen. Momenteel wordt nog met 2 partijen onderhandeld. Dit traject moet er toe leiden dat het centrum van Vlijmen die invulling en functionaliteit krijgt die wordt voorgestaan. Voor de


Pagina 23

reeds in het verleden gemaakte kosten, o.a. terzake van vorige ontwerpen, die niet bij de projectontwikkelaars ingebracht kunnen worden en voor mogelijke te korten op in het verleden verworven panden, die buiten het huidige plangebied vallen, is een reserve gevormd. Gezien de langere doorlooptijd en de negatieve prijsontwikkeling op de woningmarkt, wat van belang is voor de buiten het plangebied liggende af te stoten panden, zal de toereikendheid van deze reserve in 2011 nader worden onderzocht. Raadsvergadering Besluit: de structuurvisie Centrum Vlijmen vast te stellen.

27 maart 2012


Pagina 24

88

Geerpark

Algemene gegevens Portefeuille h. M. Buijs Start 2006 Einddatum 2021 Mei 2011 Ontwerpfase Mei 2012 Ontwerpfase Gegevens uit documenten 22-09-2011 Het voorontwerp bestemmingsplan heeft in Berap 2-2011 september ter inzage gelegen. In het bestemmingsplan is een fasering van de bouw van 7 jaar opgenomen (van zuid naar noord). Afhankelijk of er bezwaar en beroep komt zal er vanaf eind 2012 of eind 2013 gestart kunnen worden met bouwrijp maken van de 1e fase.

Begroting 2012

Projectomschrijving In Geerpark, gelegen aan de westzijde van Vlijmen, worden circa 750 woningen ontwikkeld in een groene, waterrijke, duurzame nieuwbouwwijk. De gemeente Heusden, wooncorporatie Woonveste, de provincie Noord-Brabant en Waterschap Aa en Maas zijn een samenwerkingsverband aangegaan om van Geerpark één van de meest duurzame nieuwbouwwijken van Nederland te maken. Duurzaam in drie opzichten: economisch, ecologisch en sociaal. Beoogde resultaten 2012 Begin 2012 is de vaststelling van het bestemmingsplan gepland. Afhankelijk van mogelijke bezwaar- en beroepprocedures kan in 2012 of anders in 2013 gestart worden met het bouwrijp maken van de 1e fase. 2.7 Grondbeleid Dit gebied wordt in samenwerking met de woningcorporatie ontwikkeld. De woningcorporatie heeft een deel van de gronden in haar bezit, de gemeente en overige derden hebben ook een grondpositie. Het ligt in de bedoeling hier een duurzame woonwijk met ca. 730-800 woningen te realiseren. De provincie ondersteunt deze ambitie en heeft Geerpark opgenomen als proeftuin duurzame nieuwbouwwijk in het bestuursprogramma “Vertrouwen in Brabant”. Begin 2012 is de vaststelling van het bestemmingsplan gepland. Afhankelijk van mogelijke bezwaar- en beroepsprocedures kan 2012 of anders in 2013 gestart worden met het bouwrijpmaken. Binnen het plan zullen (sociale) huur/koopwoningen, twee onder een kap woningen, alsmede vrijstaande woningen en kavels voor particulier opdrachtgeverschap gerealiseerd gaan worden. Uitgangspunt bij het plan is een minimaal kostendekkende grondexploitatie.


Pagina 25

382

Herontwikkeling Poort van Heusden

Algemene gegevens Portefeuille h. M. Buijs Start 2008 Einddatum Onbekend, hangt af van de markt Mei 2011 Definitiefase Mei 2012 Definitiefase Gegevens uit documenten 04-10-2011 13 september is de raad geïnformeerd via een Berap 2-2011 besloten bijeenkomst. Toegezegd is dat in januari 2012 de raad een voorstel krijgt voor de herontwikkeling van de Poort van Heusden, zodat deze behandeld kan worden in de vergadering van 14 februari 2012.

Begroting 2012

Projectomschrijving De aankoop van het voormalige Land van Ooit heeft het mogelijk gemaakt bepaalde beleidsdoelen te realiseren, zoals de doortrekking van de Spoorlaan en de aansluiting “Ei van Drunen”. Doel is om minimaal de gedane investeringen terug te verdienen door een hoogwaardige ruimtelijke ontwikkeling, waarbij gestreefd wordt naar het toegankelijk houden van de landschappelijke zone. Beoogde resultaten 2012 Ervan uitgaande dat in 2011 de kaders en ontwikkelingsrichting voor de herontwikkeling vastgesteld worden, wordt in 2012 hieraan nadere invulling gegeven. 2.7 Grondbeleid Voor dit gebied, bestaande uit o.a. het voormalige Land van Ooit, geldt o.a. als uitgangspunt, dat de boekwaarde moet worden terugverdiend. Nu is gebleken, dat dit uitgaande van een toeristische en recreatieve bestemming niet lukt worden conform het raadsbesluit van maart 2011 onderzoeken verricht naar de haalbaarheid van alternatieve ontwikkelmogelijkheden, met behoud van de hoogwaardige ruimtelijke kwaliteit en het toegankelijk houden van de landschappelijke zone (middengebied). Bij dit onderzoek wordt uitdrukkelijk de markt betrokken. Er wordt van uitgegaan dat in 2011 op basis van de uitkomsten van dit onderzoek de kaders en ontwikkelrichting voor de herontwikkeling van dit gebied worden vastgesteld, zodat in 2012 nadere invulling hieraan kan worden gegeven. De insteek blijft dat de boekwaarde moet en kan worden terugverdiend.


Pagina 26

386

Programma Dillenburg

Algemene gegevens Portefeuille h. W. van Engeland Start 01-01-2009 Einddatum 2015 Mei 2011 Definitiefase Mei 2012 Definitiefase Gegevens uit documenten 27-09-2011 Het d'Oultremontcollege heeft zich teruggetrokken uit Berap 2-2011 de toekomstige MFA. Daarmee richt de nieuwbouw zich op jeugd en sport. De voorbereiding voor de besluitvorming m.b.t. investering en exploitatie van de nieuwbouw is in gang gezet.

Begroting 2012

Projectomschrijving Een integrale gebiedsvisie over hoe wonen en werken op en rond de Dillenburg in samenhang met economische, ecologische en sociale belangen vorm kan worden gegeven.

Beoogde resultaten 2012 In de eerste helft van 2012 wordt het bestemmingsplan Dillenburg ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Afhankelijk van mogelijke bezwaar- en beroepprocedures kan in de tweede helft van 2012 worden begonnen met de nieuwe ontsluitingsweg ten behoeve van de nieuwe sporthal/jeugdcentrum en zorgcomplex. De aanbesteding met betrekking tot “build en design” van de nieuwe sporthal wordt afgerond en de voorbereiding van de bouw van de sporthal wordt gestart. Informatievergaderin25 In te stemmen met de uitwerking van scenario 1C in een bouwkundig ontwerp voor de te realiseren sportaccommodatie. april 2012 en In te stemmen met de voorgestelde procedure. raadsvergadering 15

mei 2012


Pagina 27

387

De Grassen

Algemene gegevens Portefeuille h. C. van Bokhoven Start 01-03-2006 Einddatum 2022 Mei 2011 Initiatieffase Mei 2012 Initiatieffase Gegevens uit documenten 03-10-2011 Ervan uitgaande dat in 2011 een raadsbesluit voor het Berap 2-2011

Begroting 2012

project GOVO is genomen, volgt een aanpassing en presentatie van een grove stedenbouwkundige opzet aan de raad. Vervolgens kan een gedetailleerde exploitatie worden opgesteld alsook een stedenbouwkundig-, beeldkwaliteits- , groen-, verkavelings- en inrichtingsplan. Daarna zal het bestemmingsplantraject starten. Projectomschrijving De ontwikkeling van een wijk met ± 750 woningen aan de oostzijde van Vlijmen (op het voormalige terrein van Innoseeds/Van Engelen zaden). Hiervoor is een samenwerkingsverband met een bouwbedrijf aangegaan. Beoogde resultaten 2012 Ervan uitgaande dat in 2011 een raadsbesluit voor het project Gebiedsontwikkeling Vlijmen Oost (GoVO) is genomen, volgt een aanpassing en presentatie van een grove stedenbouwkundige opzet aan de raad. Vervolgens wordt een gedetailleerde exploitatie opgesteld, evenals een stedenbouwkundig-, beeldkwaliteits- , groen-, verkavelings- en inrichtingsplan. Daarna start het bestemmingsplantraject. 2.7 Grondbeleid Dit moet een woongebied met ongeveer 750 woningen worden, dat hoog kwalitatief en duurzaam zal worden ingericht. Er is een overeenkomt gesloten met een projectontwikkelaar, die een deel van de woningen zal bouwen. Begin 2011 is het waterstructuurplan vastgesteld. Voor de realisatie van dit plan is de verkeersafwikkeling in de kern Vlijmen van groot belang. In het kader hiervan is de verwachting dat in 2011 middels het project gebiedsontwikkeling Vlijmen Oost een raadsbesluit wordt genomen. Hierna kan u als raad een stedenbouwkundige opzet worden aangeboden. Als vervolg hierop kan een gedetailleerde exploitatieopzet, een stedenbouwkundigplan, beeldkwaliteitsplan , groenplan, verkavelingsplan en inrichtingsplan worden opgesteld. Hierna zal het bestemmingsplantraject starten. Er wordt ingeschat dat in 2016 de eerste woningen zullen worden gebouwd. In 2011 is de globale exploitatie verkenning van dit plan herzien, waarbij o.a. de fasering is aangepast. Voor dit plan wordt een positief resultaat verwacht.


Pagina 28

395

Ontwikkeling gebiedsvisie Heusden Vesting

Algemene gegevens Portefeuille h. W. van Engeland Start 13-2-2007 Einddatum 1-10-2014 Mei 2011 Initiatieffase Mei 2012 Initiatieffase Gegevens uit documenten 04-07-2011 In overleg met de wethouder is de planning Berap 2-2011 opgeschoven.

Begroting 2012

Projectomschrijving Voor de Vesting Heusden bestaat behoefte aan een beeld van de gewenste toekomstige identiteit. Dit beeld kan ons in het hier en nu helpen keuzes te maken wanneer we voor ruimtelijke opgaven staan. Door uit te gaan van wat mensen in het gebied willen doen, ligt de nadruk op het gebruik van het gebied. In de visie (streefbeeld) Vesting Heusden worden deze ambities beschreven. Beoogde resultaten 2012 Op structuurvisieniveau wordt gekeken naar Heusden Vesting in zijn omgeving. De ambities zullen nog vertaald worden in een project en concrete projectopdracht.


Pagina 29

418

Revitalisering Voorste Venne

Algemene gegevens Portefeuille h. W. van Engeland Start 13-2-2007 Einddatum 01-10-2014 Mei 2011 Definitiefase Mei 2012 Ontwerpfase Gegevens uit documenten 20-09-2011 Er is extern advies ingewonnen over het toekomstige Berap 2-2011 beheer en de exploitatie van De Voorste Venne. De verwerking van dit advies alsmede het overleg hierover met gebruikers vergt meer tijd waardoor het totaalplan voor de revitalisatie niet op 1 november aan de raad voorgelegd kan worden. Gezien recente ontwikkelingen t.a.v. beëindiging van het gebruik van Utopia en poppentheater wordt de inhuizing van de bibliotheek in de zuidoost-vleugel onderzocht. Het totaalplan zal nu op 20 december 2011 aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

Begroting 2012

Projectomschrijving De Voorste Venne wordt kwalitatief op een eigentijds niveau gebracht, met aandacht voor een verhoogde functionaliteit, verbetering van de exploitatie, aandacht voor duurzaamheid en energiebesparing. Beoogde resultaten 2012 In 2012 volgt de uitwerking van het in 2011 voorziene vlekkenplan in een Voorlopig ontwerp en een Definitief ontwerp.

Raadsvergadering 1.In te stemmen met het totaalplan voor de revitalisering van De Voorste Venne en de verplaatsing van de bibliotheek naar De 20 december Voorste Venne op basis van het vlekkenplan d.d. 11 2011

oktober 2011 zonder fasering (optie 5). 2. Uit te gaan van uitvoering van het totaalplan zonder fasering en van het risicodragende scenario, met een geraamde investering van € 7.050.000,--. 3. Het rapport „Onderzoek beheer en exploitatie De Voorste Venne‟ van Synarchis als onderliggend advies voor verdere uitwerking van de toekomstige exploitatie van De Voorste Venne te hanteren inclusief de optie tot ruimere openstelling van de centrale horeca. 4. Voor de berekening van de kapitaallasten van de gebouwrenovatie, in afwijking van de „Financiële verordening gemeente Heusden‟ uit te gaan van een afschrijvingsduur van 40 jaar. 5. Voor de dekking van de structurele lasten de stelposten 2010 t/m 2014 en de opbrengst van de huidige bibliotheeklocatie, middels toevoeging van deze opbrengst aan de Reserve kapitaallasten, aan te wenden.


Pagina 30

419

Gebiedsversterking Oostelijke Langstraat

Algemene gegevens Portefeuille h. M. Buijs Start 2009 Einddatum 2025 Mei 2011 Definitiefase Mei 2012 Definitie/ontwerpfase Gegevens uit documenten Berap 2-2011 06-07-2011 Op 30 juni 2011 is bij behandeling in de Tweede Kamer bevestigd dat er geen prioriteit wordt gegeven aan het project GOL. Projectomschrijving Begroting 2012 Het in regionaal verband opstellen van de Gebiedsversterking Oostelijke Langstraat (GOL). Dit is een gebiedsvisie voor het gebied op en langs de A59 tussen de A2 (Empel) en de N261 (Provinciale weg van Waalwijk naar Tilburg). Beoogd is de integrale verbetering van hoogwaterbescherming, verkeer, landschap en ecologie, landbouw en recreatie en het generieke thema wonen, werken en recreëren. Het doel is realisatie van goede aansluitingen op de A59 in combinatie met o.a. de realisering van ecologische verbindingszones, een goede parallelwegenstructuur en een waterbergingsgebied. Beoogde resultaten 2012 Er is gestart met de planvoorbereiding voor de Gebiedsontwikkeling Vlijmen-Oost (GoVO) in combinatie met de realisering van een klimaatbuffer in dit gebied. Begin 2013 moet de klimaatbuffer door Staatsbosbeheer zijn uitgevoerd. Realisering van de Oostelijke Randweg moet in de periode 2014-2016 zijn beslag krijgen. Verder heeft het Rijk een bedrag van € 5 miljoen gereserveerd voor een ecoduct of een ecologische doorgang onder de A59. Realisering hiervan is voorzien in de periode 2012-2014. Van Rijkswaterstaat wordt nog een schriftelijke toezegging verwacht om gezamenlijk met de provincie en de gemeente Heusden de aansluiting van het Ei van Drunen te realiseren. De uitvoering hiervan moet in 2011/2012 zijn beslag krijgen. In de Baardwijkse Overlaat moet de brug over het Drongelens kanaal vervangen worden in 2014 – 2016. De doelstellingen uit het GOL voor het gebied Baardwijkse Overlaat worden zoveel mogelijk in de planvorming verwerkt. Raadsvergadering 1. vooruitlopend op de definitieve volledige aansluiting 45 een tijdelijke situatie op aansluiting 45 te realiseren en daarnaast de 20 december mogelijkheden te onderzoeken om de toerit van de bestaande 2011 aansluiting 44 (Vlijmen-oost) in westelijke richting te verschuiven naar een locatie ter hoogte van de Vendreef; 2. de randweg tussen de Tuinbouwweg en aansluiting 45 (‟sHertogenbosch-west) als volgt te laten lopen: Noord: Polder (oostzijde Voorste Zeedijk) H12.033 Evaluatie rapportages over majeure projecten

Pagina 31

Midden: Westzijde Bossche Sloot Zuid: Westzijde Gemeint; 3. de aansluiting van De Grassen op de randweg te laten lopen via De Vijfhoevenlaan. 4. De interne verkeersstructuur van De Grassen dusdanig vorm te geven dat de omvang het “doorgaande verkeer” optimaal wordt gereguleerd. Dit zal verder worden uitgewerkt in het stedenbouwkundig ontwerp van De Grassen.


Pagina 32

474

Herontwikkeling Groenewoud 1

Algemene gegevens Portefeuille h. M. Buijs Start 18-012011 Einddatum 31-12-2012 Mei 2011 Ontwerpfase Mei 2012 Voorbereiding/Realisatiefase Gegevens uit documenten 23-09-2011 De stedenbouwkundige visie en het bestemmingsplan Berap 2-2011

Begroting 2012

voor Groenewoud zijn nog niet van voldoende kwaliteit om ter inzage te leggen en vervolgens voor te leggen aan de raad. De plannen worden zorgvuldig met de betrokken bedrijven besproken, dit kost meer tijd dan verwacht. Om de plannen in de raad van december vast te stellen bleek te ambitieus. We lopen hiermee enkele weken vertraging op; de planning is nu de raadsvergadering in februari. Projectomschrijving Op het bedrijventerrein Groenewoud I wordt 20 hectare opnieuw ontwikkeld in het licht van het Metaal-kennis-cluster. Het gaat hierbij met name om de gronden op het voormalige SAPA- en Wärtsilä-terrein. Beoogde resultaten 2012 Begin 2012 wordt aan de raad het bestemmingsplan voor Groenewoud ter vaststelling voorgelegd en kan gestart worden met bouwrijp maken. De verwachting is dat medio 2012 de eerste bedrijven zullen gaan bouwen op het zuidwestelijke gedeelte. Het bedrijvenpark Groenewoud I vormt de basis voor het concept Metal Valley in Noord Brabant. In 2012 zal het programma Metal Valley actief van start gaan met ondernemers, overheid en onderwijs.

Raadsvergadering 1. in te stemmen met de beantwoording van de zienswijzen, zoals 6 december 2011 voorgesteld in de zienswijzennota;

2. in te stemmen met het gewijzigd vaststellen van bestemmingsplan Bedrijventerrein Groenewoud I “Metal Valley”, zoals dat is aangegeven op de bij dit besluit behorende voorschriften, toelichting en verbeelding, vervat in het digitale gebiedsgerichte besluit met identificatie: NL.IMRO.0797.BPbedrijven04-ON01; 3. Het vaststellen van een exploitatieplan is niet nodig, omdat voor de locaties waar een nieuw bouwplan is voorzien, kostenverhaal anderszins is verzekerd dan wel de verhaalbare kosten minder dan € 10.000 bedragen. Daarnaast is het stellen van locatie-eisen of faseringseisen voor dit bestemmingsplan niet noodzakelijk. 4. in te stemmen met het vaststellen van het beeldkwaliteitsplan voor de bedrijventerreinen Nieuwkuijk en Groenewoud.


Pagina 33

Bijlage 3: Onderzoeksopzet: Evaluatie uitwerking aanbevelingen ‘Grote projecten’ Gemeente Heusden 1. Achtergrond en aanleiding In 2009 heeft de rekenkamercommissie Heusden een onderzoeksrapport uitgebracht ‘Sturing grote projecten’ met als subtitel ‘Door ’n beter proces, meer zicht op de inhoud’. De volgende aanbevelingen zijn toen door de rekenkamercommissie gegeven: 1. Versterk de kaderstellende en controlerende rol van de Raad door als Raad expliciet aan te geven op welke onderwerpen er informatie wordt gewenst over grote projecten. 2. Maak projecten meer onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus, door ieder groot project expliciet op te nemen in de programmabegroting bij die beleidsdoelstellingen waar het project op is gericht. 3. Versterk de rol van risicomanagement bij grote projecten. 4. Ontwikkel het projectmatig werken verder binnen de gemeente Heusden. 5. Faciliteer met name de projectleiders beter in hun rol als projectmanager. Naar aanleiding van dit rapport is er een raadswerkgroep grote projecten ingesteld. Op 18 mei 2011 is deze raadswerkgroep met een rapportage gekomen waarbij vooral aanbeveling 1 tot en met 3 aan de orde zijn gekomen, omdat de andere aanbevelingen meer op de interne organisatie zijn gericht en waarbij aanbeveling 3 een overlap kent, dus zowel voor de raad als voor de interne organisatie is bedoeld. De lijst van majeure projecten zou kunnen worden teruggebracht naar 11. Zie bijlage voor deze 11 projecten. Daarnaast is aangegeven dat er twee belangrijke projectinformatiestromen zijn voor de raad: 1. Reguliere planning & control-cyclus - De opdracht en de kaders van het project dienen te herkennen zijn; - Voorjaarsnota en begroting wordt vooruit gekeken en bij de jaarrekening wordt teruggekeken. bij de bestuursrapportages komen de standen van zaken aan de orde; - De focus op de beraps naar grote projecten dient scherper en duidelijker te worden (bijvoorbeeld in een apart hoofdstuk). In ieder geval moeten risico’s en afwijkingen gemeld worden. Dit kan alleen met een SMART opdracht en heldere kaders. 2. Informatie- en raadsvergaderingen - De raad dient tijdig betrokken te worden bij een initiatief zodat de raad bij de start van een groot initiatief tijdig kaders kan stellen bij een duidelijke opdracht. Het opnemen van een voorbereidingskrediet in de meerjarenbegroting is daarbij onvoldoende. - Vanaf mei 2011 wordt er via de nieuwe werkwijze gewerkt, dus niet met terugwerkende kracht. Bij de bespreking van de diverse onderwerpen die de rekenkamercommissie zou kunnen onderzoeken is de raadswerkgroep ‘grote projecten’ met een voorstel gekomen om een evaluatie uit te voeren. De rekenkamercommissie heeft hierin toegestemd en zelf eigenstandig dit onderzoek uitvoeren. Het volgende citaat komt uit de voorstel voor onderzoek. “Aan de rekenkamercommissie wordt daarom verzocht om de volgende vragen, door beoordeling van de 2e bestuursrapportage 2011 en begroting 2012, te beantwoorden. Deze sluiten aan bij de eerste drie aanbevelingen uit het onderzoeksrapport en het advies van de raadswerkgroep.


Pagina 34

1. Zijn in de planning- en verantwoordingsrapportage de door de raad gestelde kaders en de concrete opdracht van het project voldoende te herkennen? - Zijn deze voldoende SMART geformuleerd? - Is opdracht en kader volledig beschreven? Zo niet, op welke wijze kan dit worden verbeterd? 2. De raadswerkgroep stelt in haar advies dat de focus (in de berap) naar grote projecten scherper en duidelijk moet worden (bijv. In een apart hoofdstuk). Wordt hieraan voldaan, gelet op - de wijze waarop de bovenstaande besturingsdocumenten zijn aangepast, - de wijze zoals deze in de raadsvergadering worden behandeld ? 3. De RKC stelt dat de rol van risicomanagement bij grote projecten moet worden versterkt. De werkgroep vindt dat risico’s en afwijkingen (m.b.t. opdracht, geld, tijd en verwacht resultaat) gemeld moeten worden. - Voldoen de besturingsdocumenten aan de eisen van risicomanagement ? - Komen mogelijke risico’s hierin voldoende aan bod? - Is de behandeling in de raad van dermate kwaliteit dat risicomanagement voldoende wordt geborgd? 4.Algemeen: zijn voldoende voorwaarden ingevuld om de rol van de raad te versterken? Zo niet, wat zijn uw aanbevelingen in deze?” De raadswerkgroep vraagt dus alleen een controle op de 2e berap 2011 en de begroting 2012. De rekenkamercommissie Heusden vindt dit gezien het advies van de raadswerkgroep 18 mei 2011 iets te beperkt. Ook de informatievergaderingen Bestuur en Beheer (en raadsvergaderingen) worden in het onderzoek betrokken, zodat er een volledig beeld ontstaat.

2. Doelstelling en reikwijdte Het onderzoek heeft tot doel: Onderzoek naar de effectiviteit van de uitwerkingen van de raadswerkgroep Grote Projecten o Zijn de aanbevelingen van de raadswerkgroep volledig terug te vinden in de 2e berap 2011, de begroting 2012 en in de informatievergaderingen Bestuur en Beheer mede in het licht van de aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft uitgebracht in 2009? Aanbevelingen: o het doen van suggesties en aanbevelingen ten behoeve van mogelijke verbeteringen m.b.t. doeltreffendheid. Reikwijdte: o Alleen de 11 majeure projecten worden gemonitord en de projecten die tussen 18 mei en heden door de raad zijn toegevoegd aan de lijst van majeure projecten. o Het onderzoek heeft alleen betrekking op de informatievergaderingen Bestuur en Beheer waar majeure projecten zijn behandeld vanaf mei 2011. o Alleen de 2e berap 2011 en begroting 2012 wordt onderzocht op de onderdelen die betrekking hebben op majeure projecten.


Pagina 35

Centrale vraagstelling De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt: Is er een volledig en op een voldoende niveau uitwerking gegeven aan aanbevelingen van de raadswerkgroep Grote projecten in relatie tot de aanbeveling van de rekenkamercommissie in haar rapport Grote Projecten van 2009?

Afgeleide onderzoeksvragen A. Afbakeningsvragen 1. Zijn er door de raad nog majeure projecten toegevoegd aan de 11 projecten die in mei 2011 zijn vastgesteld? 2. In welke stadium bevond zich ieder majeur project in mei 2011? 3. In welk stadium bevind zich nu ieder majeur project? 4. Welke onderdelen dienen er per majeur project te worden getoetst gezien het stadium in mei 2011 en het huidige stadium? 5. In welke informatieve vergaderingen van Bestuur en Beheer vanaf mei 2011 zijn er majeure projecten besproken? B. Toetsing van: kaderstelling, SMART-formulering en controle op afwijkingen 6. Is de kaderstelling juist uitgevoerd voor die majeure projecten waar dit van toepassing is geweest?7 7. Is de SMART-formulering voldoende uitgewerkt voor die majeure projecten waar dit van toepassing is geweest? 8. Heeft de raad voldoende inzicht (geld, organisatie, kwaliteit, informatie, tijdsplanning, resultaat en risico’s) gekregen in de voortgang van de majeure projecten waar dit van toepassing is? C. Verbeteringen 9. Op welke punten is er nog onvoldoende uitwerking gegeven en kunnen verbeteringen plaatsvinden? 7

Vraag 6 tot en met 9 is een conversie van de vragen die door de raadswerkgroep zijn gesteld. Op zich zijn de vraag 1 tot en 4 van de raadswerkgroep goede vragen maar onderzoekstechnisch lastiger te onderzoeken omdat binnen een vraag direct al meerdere vragen gesteld worden en er hier en daar overlap aanwezig is tussen de vragen.

1

Vragen van de raadwerkgroep Vraag 1

2

Vraag 2

3

Vraag 3

4

Vraag 4

Vragen van de rekenkamercommissie Vraag 6 gaat in op eerste gedachte streepje m.b.t. kaderstelling; Vraag 8 gaat in op het eerste gedachte streepje m.b.t. verantwoording; Vraag 7 gaat in op tweede gedachte streepje Vraag 9 gaat in op derde gedachte streepje In de reikwijdte van het onderzoek wordt al aangegeven wat precies onderzocht wordt. Dus met de beantwoording van vraag 5, 6 en 7 wordt vanuit de onderzochte documenten een oordeel gegeven of aan de gestelde voorwaarden van de raadswerkgroep wordt voldaan. Vraag 8 van de rekenkamercommissie gaat hier vooral op in. Daarnaast geeft het normenkader en dus de checklist bij het rekenkamerrapport voldoende mogelijkheden om deze vraag te beantwoorden. Vraag 9 overlapt volledig de vraag van de raadswerkgroep.


Pagina 36

3. Aanpak en te verwachten resultaat De Rekenkamercommissie Heusden volgt een aanpak die bestaat uit acht stappen om de doelstelling van het onderzoek te kunnen realiseren. Deze stappen zijn: 1. Projectvoorbereiding 2. Opstellen normenkader 3. Dataverzameling 4. Uitvoering analyse 5. Opstellen conclusies en aanbevelingen 6. Bestuurlijke reactie 7. Opleveren eindrapportage De technische reactie wordt achterwege gelaten omdat dit maar een beperkt onderzoek is. Deze stappen worden hierna kort toegelicht door per stap aan te geven wat het doel, de uit te voeren activiteiten en het te verwachten resultaat zijn. Stap 1. Projectvoorbereiding Het doel van deze stap is om het onderzoek op een professionele wijze voor te bereiden. De activiteiten die in dit kader uitgevoerd worden zijn: – het opstellen van de onderzoeksaanpak; – het opstellen van de detailplanning; – het verzamelen van de benodigde informatie (dossiers, werkprocessen etc); Het concrete resultaat is een professioneel voorbereid onderzoek, dat in de startblokken staat om uitgevoerd te gaan worden. Stap 2. Opstellen normenkader Het doel van deze stap is om het zogenaamde normenkader te bepalen en te beschrijven. Dit normenkader dient voor de toetsing van de centrale vraagstelling en de daaraan gekoppelde deelvragen. De activiteit die in het kader van stap 2 moeten worden uitgevoerd is de beschrijving van dit normenkader op een zodanige wijze dat het normenkader bij de analyse als referentie kan worden gebruikt. Het resultaat is het normenkader voor de beantwoording van de onderzoeksvragen. Het normenkader is in de vorm van checklist bij dit onderzoeksplan bijgevoegd. Deze checklist was in het rekenkamerrapport bijgevoegd, als bijlage 2. Stap 3. Dataverzameling Het doel van deze stap is om gegeven de reikwijdte van het onderzoek de gegevens voor de onderzoeksvragen te inventariseren en deze qua uitvoering in beeld te brengen. De activiteiten zijn hier dan ook volledig op gericht en bestaan uit het boven tafel krijgen van de feiten van de uitvoering. Het resultaat zijn de geïnventariseerde feiten met betrekking tot het majeure projecten. Stap 4. Uitvoering analyse Het doel van de uitvoering van de analyse is gegevens inzake de uitvoering van proces in de praktijk te analyseren om daarmee conclusies en aanbevelingen te kunnen geven. De activiteiten betreffen het analyseren van de gegevens in relatie tot het normenkader. Het resultaat is een analyse van en inzicht de uitvoering van majeure projecten. Stap5. Opstellen conclusies en aanbevelingen H12.033 Evaluatie rapportages over majeure projecten

Pagina 37

Het doel is het volledig beantwoorden van de onderzoeksvragen, het trekken van conclusies en het uitbrengen van aanbevelingen over de uitvoering van de majeure projecten. Nu de feiten naast de normen zijn gelegd, kan de Rekenkamercommissie zich hierover buigen en komen tot conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraad van Heusden. Dit zijn dan ook de activiteiten van deze vijfde stap. Het resultaat van deze stap zijn conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie aan de gemeenteraad van Heusden. Stap 6. Bestuurlijke reactie De analyse en de conclusies en aanbevelingen worden voorgelegd aan het college van B&W. De rekenkamercommissie vraagt het college om haar reactie te geven binnen een periode van 1 week. Het resultaat is de bestuurlijke reactie, die wordt toegevoegd aan het onderzoeksrapport in een bijlage. Stap 7. Opleveren eindrapportage Het doel van deze stap is om het onderzoeksresultaat op schrift te stellen in een rapportage en deze met inachtneming van het eigen reglement van orde in besluitvorming te brengen binnen de gemeente Heusden. De uit te voeren activiteiten zijn naast het schrijven van het rapport procesmatig van aard en gericht op politieke oordeelsvorming in de gemeenteraad. De bestuurlijke reactie wordt aan het rapport toegevoegd en de rekenkamercommissie kan haar reactie op de bestuurlijke reactie eveneens in een bijlage aan het rapport toevoegen. Het concrete resultaat is dan ook de oplevering van het eindrapport aan de raad en daarmee de afronding van het onderzoek. Met het doorlopen van deze zeven stappen wordt de doelstelling van het onderzoek gerealiseerd.

4. Organisatie en planning Organisatie De rekenkamercommissie is voor inhoudelijke informatie afhankelijk van de organisatie van de gemeente. De gemeentesecretaris van de gemeente Heusden wordt officieel op de hoogte gesteld van dit onderzoeksplan. De direct betrokkenen bij het onderzoek zullen schriftelijk en mondeling geïnformeerd worden door de gemeentesecretaris zodat zij goed op de hoogte zijn van het doel en de werkwijze van de rekenkamercommissie en een maximale bereidheid tot samenwerking wordt verkregen. De intentie is om iets van dit onderzoek te leren. Zonder de medewerking van alle partijen kan de rekenkamercommissie haar doelstelling niet realiseren. Planning In onderstaande tabel staat aangegeven welke planning wordt gehanteerd voor het onderzoek. Stap 1. Voorbereiding 2. Normenkader 3. Dataverzameling 5. Uitvoering analyse 6. Conclusies en aanbevelingen 7 Bestuurlijke reactie 8. Eindrapportage

Planning/Start/Afgerond april april april/mei mei mei mei 1 juni 2012


Planning in commissie 24 april 24 april 14 mei 14 mei 14 mei Per Email Per Email Pagina 38

Bijlage 1: Lijst van majeure projecten

nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

ID BAB 8 S 43 49 88 382 386 387 395 418 419 474

Onderwerp Geluidshinder A59 Hart! voor Oudheusden verbeterOOudheusdenOudheusden) Operatie Hartje Vlijmen Geerpark Herontwikkeling van de Poort van Heusden Programma Dillenburg de Grassen Ontwikkeling gebiedsvisie Heusden Vesting Revitalisering Voorste Venne Gebiedsversterking Oostelijke Langstraat (GOL) Herontwikkeling Groenewoud I


Portefeuillehouder M. Buijs M. Mulder M. Buijs M. Buijs M. Buijs W. van Engeland C. van Bokhoven W. van Engeland W. van Engeland M. Buijs M. Buijs

Pagina 39

Bijlage 2: Checklist grote projecten voor de Raad (normenkader)

Algemene Kaders

Reikwijdte

Projectsturing

Geld

Organisatie

Kwaliteit

Informatie/Controle

Tijdsplanning

Is duidelijk welk maatschappelijk probleem met het project wordt aangepakt? Waarom zou het werken? Zijn er alternatieven ? Zijn die onderzocht? Zijn de doelstellingen meetbaar genoeg geformuleerd? Zijn de projectresultaten meetbaar genoeg geformuleerd? Is er een duidelijke communicatiestrategie? (burgers, bewoners, marktpartijen, belangenorganisaties). Is het duidelijk wat wel en wat niet binnen het project valt? Is er een duidelijk projectplan? Kan de reikwijdte worden gewijzigd? Zo ja, door wie onder welke voorwaarden? Is duidelijk wat vanaf de start en gedurende het hele project de besluitmomenten zijn voor de Raad? Wat zijn de items waarop wordt gestuurd? (Geld, organisatie, kwaliteit, informatie, tijdsplanning, resultaat en risico’s) Is duidelijk vastgelegd wat de verschillende verantwoordelijkheden zijn tussen de gemeente en de uitvoerende marktpartijen en eventueel andere overheidsinstanties (andere gemeenten, provincie, Rijk)? Is er goed zicht op de te verwachten kosten en opbrengsten? Zijn die ramingen voldoende gemaakt? (Hoe zijn die ramingen gemaakt? Is er expertise ingehuurd?). Wat is de manier waarop het project wordt gefinancierd? Wat is het aandeel van eventuele andere partijen (in geval van Publiek Privaat Samenwerken) en hoe is dat zeker gesteld? Welke overwegingen lagen aan de keuze voor de andere partijen en de manier van samenwerken ten grondslag? Is de projectorganisatie omschreven conform de richtlijnen van de gemeente Heusden? Is de administratieve organisatie duidelijk? (wie is waarvoor verantwoordelijk) Hoe is de interne controle geregeld? In geval van PPS: hoe houdt de gemeente toezicht? Zijn de verschillende projectfases conform de geldende richtlijnen benoemd? Zijn die fases voorzien van ‘go-no go’ beslismomenten? Wordt de Raad geïnformeerd over de voortgang van het project, steeds inzichtelijk gepresenteerd in relatie met het geldende projectplan? Is er een concrete tijdsplanning gemaakt per fase van het project? Is er aangegeven wat de verwachte minimum en maximum doorlooptijd is? Is er rekening gehouden met tijd voor inspraak ?


Pagina 40


Pagina 41

Evaluatie uitwerking aanbevelingen Grote projecten Gemeente Heusden

Recommend Documents